Faktury cykliczne są funkcją w module CRM stworzoną głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają te same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. W tym celu wprowadzono możliwość tworzenia wzorców faktur oraz automatycznego generowania faktur na ich podstawie.

Lista faktur cyklicznych jest dostępna w menu CRM/ Faktury cykliczne. 

Lista zbudowana jest z następujących kolumn:

• Kod – kod wzorca faktury cyklicznej
• Nazwa – nazwa wzorca faktury cyklicznej
• Data ostatniej generacji – data, w której ostatni raz była generowana faktura cykliczna
• Typ – kolumna informująca, czy na podstawie wzorca tworzona jest Faktura sprzedaży (FA) czy Faktura Pro Forma (FPF)
• Data kolejnego generowania faktur – data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem, Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.
• Waluta – zawiera symbol waluty wzorca. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.

Ponadto w oknie dostępne są pola:

• Filtr i konstruktor filtra
• Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce, jeśli odznaczony tylko te wykorzystywane
• Faktury cykliczne – filtr umożliwiający wyświetlenie listy względem terminowości wzorców: Faktury cykliczne: wszystkie/ na dziś/ przeterminowane. Filtr działa przez porównanie daty kolejnego generowania oraz daty bieżącej.
• Kontrahent – wzorce dla poszczególnych podmiotów. Listę faktur cyklicznych można filtrować dla każdego rodzaju podmiotu.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Propozycje faktur cyklicznych – umożliwia otwarcie listy zawierającej propozycje faktur cyklicznych

Dodaj – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego wzorca

Usuń – umożliwia usunięcie wzorca z listy

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Generuj Faktury cykliczne –  umożliwia wygenerowanie faktur wg zaznaczonych wzorców.

Generowanie faktur cyklicznych

Faktury cykliczne generowane są za pomocą przycisku   z poziomu listy wzorców faktur cyklicznych jak również z formularza danego wzorca na każdej z zakładek. Jeśli generujemy faktury cykliczne z listy możliwe jest zaznaczenie kilku wzorców i ich wygenerowanie.

W przypadku wzorców w walucie obcej, aby zmniejszyć ryzyko wstawienia niewłaściwego kursu przeliczenia na dużej ilości dokumentów, podczas ręcznego generowania faktur cyklicznych, użytkownik ma możliwość zweryfikowania, czy zastosowane notowanie jest zgodne z oczekiwaniami.

Stosowne okno pojawi się wyłącznie w sytuacji ręcznego generowania faktur cyklicznych (z jednego wzorca jak i z kilku jednocześnie) pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr: Wyświetlaj ustawienia kursu waluty podczas ręcznego generowania faktur. Parametr ten nie ma wpływu na generowanie automatycznie faktur cyklicznych.

Po kliknięciu w przycisk pioruna (zarówno na liście wzorców jak i bezpośrednio na wzorcu) pojawi się okno z ustawieniami kursu waluty dla dokumentów wynikowych:

Standardowo data kursu jest z dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia lub datę sprzedaży (program porównuje te daty i wybiera wcześniejszą). W przypadku nieprawidłowości użytkownik może edytować datę kursu oraz jego typ (w tym zmienić na typ ręczny i wpisać jego notowanie). Zmiany wprowadzone bezpośrednio na tym oknie przenoszą się odpowiednio na faktury wygenerowane z wzorca.

Podczas generowania faktur cyklicznych program sprawdza następujące dane:

• schemat numeracji – pobrany ze wzorca FC
• magazyn – jeśli na wzorcu wybrany jest konkretny magazyn to wszystkie generowane faktury mają ten magazyn. Jeśli wybrany jest domyślny to na magazyn wprowadzany jest magazyn określony jako domyślny dla operatora/ dla stanowiska (jeśli obydwa są zdefiniowane wtedy wyższy priorytet ma magazyn operatora).Jeśli została ustalona cena sprzedaży dla magazynu a na wzorcu FC jest wybrana cena domyślna dla kontrahenta, to program generując Fakturę pobierze cenę dla magazynu.
• algorytm liczenia netto/brutto – pobrany ze wzorca faktury cyklicznej
• kontrahent – pobrany z zakładki [Kontrahenci], wg listy

Uwaga

Jeśli kontrahent będzie miał status Nieaktywny – faktury nie będą generowane.

• kategoria – pobrana ze wzorca lub z karty kontrahenta (w zależności od wybranej opcji). Dla podmiotów innych niż kontrahent w przypadku wybrania opcji kategoria kontrahenta, na fakturach kategoria nie jest uzupełniana.
• data wystawienia i data sprzedaży – w zależności od wybranej na wzorcu opcji, na dokumenty wprowadzana jest:
  • data bieżąca z chwili generowania faktury lub
  • wskazana konkretna data lub
  • ustawiona na – data ustawiona na konkretny dzień miesiąca, najbliższy dacie generowania faktur.
• płatność – program sprawdza ustawienie na wzorcu faktury. Jeśli zaznaczona jest opcja kontrahenta – na generowanych fakturach podstawiana jest forma płatności z karty kontrahenta (również termin, jeśli jest ustawiony indywidualny termin na karcie kontrahenta). Dla podmiotów innych niż kontrahent ustawiana jest wtedy gotówka. Jeśli zaznaczona jest opcja stała – na fakturach wprowadzana jest forma płatności ze wzorca faktury.
• waluta – pobierana zawsze z wzorca, bez względu na walutę domyślną kontrahenta wskazaną na jego karcie.

Podczas tworzenia pozycji faktury program sprawdza dla każdego elementu kolejno:

• Ilość – w zależności od ustawień:
  • podstawia wartość stałą (ze wzorca) lub
  • jeśli ilość jest indywidualna – sprawdza jaka wartość jest ustawiona dla danego podmiotu na zakładce [Ilości indywidualne] i podstawia wartość atrybutu
• Cena – w zależności od ustawień:
  • podstawia wartość stałą ze wzorca lub
  • podstawia cenę dla kontrahenta (uwzględniającą grupę cenową i rabaty), a w przypadku podmiotów innych niż kontrahenta – cenę domyślną towaru, lub
  • jeśli cena jest indywidualna – sprawdza wartość atrybutu ustawioną dla danego podmiotu na zakładce [Ceny indywidualne] i podstawia ją na dokument lub
  • podstawia cenę w oparciu o wskazaną na wzorcu grupę cenową

Uwaga

W przypadku gdy na wzorcu występują pozycje z ceną zerową – w trakcie generowania faktury cyklicznej zostaną one przeniesione lub pominięte w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry.

Uwaga

W przypadku gdy na wzorcu występują wyłącznie pozycje z ceną zerową to  w zależności od ustawienia parametru FA cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry – faktura nie zostanie utworzona albo powstanie faktura bez pozycji.

Uwaga

W przypadku gdy na wzorcu przypisany jest nieaktywny schemat numeracji to Faktury nie zostaną wygenerowane. Pojawi się odpowiedni komunikat.

Ponadto:

• generowane FC są zapisywane na stałe lub do bufora, w zależności od ustawienia parametru na wzorcu.
• FC generowane są zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Grup kontrahentów / Podmiotów. Najpierw generowane są faktury dla Podmiotów indywidualnych (zgodnie z kolejnością ustawioną na wzorcu), następnie faktury dla Kontrahentów z Grup kontrahentów (zgodnie z kolejnością grup na wzorcu).
• Podczas tworzenia FC ignorowane są ustawienia dotyczące kontroli limitu kredytu kontrahenta oraz płatności przeterminowanych, sprzedaży poniżej marży itp.
• Cena ustalona z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na FC przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji i dokumentu zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
• W przypadku zapisu Faktur Sprzedaży na stałe nie mogą być wystawiane dokumenty płatne gotówką z bieżącym terminem płatności (co wiąże się z równoczesnym tworzeniem zapisów KP). Zapisywane na stałe mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności. Zasada ta nie dotyczy Faktur Pro Forma, które nie tworzą płatności i mogą być zapisywane na stałe niezależnie od wybranej formy płatności.
• Podczas kopiowania wzorca faktury cyklicznej przenoszone są pozycje wraz z wartościami indywidualnymi (jeśli takie są), kontrahenci oraz pozostałe ustawienia, również te dotyczące waluty.
• Ponadto na dokumenty walutowe generowane z wzorca przenoszą się następujące ustawienia w module Handel:
  • jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie, to dla kontrahentów o statusie krajowy zostanie naliczony VAT na fakturach wynikowych,
  • dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny lub pozaunijny stawka VAT zostanie ustawiona zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ręcznym wystawianiu dokumentów (czyli 0% lub NP w zależności od wybranej Kategorii na pozycji dokumentu),
  • jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, to dla kontrahentów krajowych kwota netto faktury do zapłaty będzie widoczna w walucie obcej, natomiast płatność za naliczony VAT będzie w PLN.

Po utworzeniu faktur cyklicznych wyświetlane jest okno z informacją z przebiegu operacji.

Uwaga

Jeżeli na fakturze wygenerowanej z wzorca FC w walucie obcej, zostanie zmieniony kurs waluty, to na nowo zostanie przeliczona cena towaru pobrana z jego karty! Cena ustalona bezpośrednio na wzorcu faktury cyklicznej w walucie obcej zostanie w tej sytuacji pominięta!

Jeśli w Konfiguracji na karcie operatora (zakładka [Informacje bieżące]) zaznaczona będzie opcja Faktury cykliczne na dziś to w sekcji Informacje o firmie pojawi się informacja, dla których wzorców w dniu dzisiejszym powinny być wygenerowane faktury. Z tego miejsca jest możliwość przejścia na listę wzorców i wygenerowania potrzebnych faktur.

Uwaga

W Oknie Informacji Bieżących pojawią się tylko te wzorce Faktur cyklicznych na dziś, które nie były jeszcze generowane. Wzorce wszystkich faktur na dziś znajdują się na liście wzorców faktur cyklicznych po zaznaczeniu parametru.

Automatyczne generowanie faktur wg wzorca

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM dostępna jest gałąź Automat faktur cyklicznych. Funkcja umożliwia automatyczne generowanie faktur cyklicznych z możliwością ich równoczesnej wysyłki poprzez e-mail bez ingerencji operatora.

Aby funkcja działała, w pierwszym kroku należy uruchomić Serwis operacji automatycznych, odpowiedzialny za automatyczne wysyłanie faktur – Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis operacji automatycznych/ Parametry. Szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

W kolejnym kroku, po zaznaczaniu Automatyczne generowanie faktur cyklicznych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat faktur cyklicznych  należy:

• określić operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
• wskazać, o której godzinie mają być generowane faktury cykliczne,
• jeśli w ramach automatycznego generowania faktury cyklicznych mają być równocześnie wysyłane faktury do klientów, należy wybrać konto e-mail, z którego będą wysyłane (z pośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail) oraz określić, czy tworzone maile z wydrukiem mają być od razu wysłane do klienta czy zapisane w folderze roboczym (wtedy operator musi je wysłać do klientów po zalogowaniu do programu).

Więcej informacji na temat ustawień automatycznego generowania faktur znajduje się w artykule Formularz faktury cyklicznej – zakładka Ogólne

Blokady na ponowne wygenerowanie faktur na podstawie wzorca faktury cyklicznej.

W Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry, w panelu faktury cykliczne dostępny jest parametr: Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona. 

Od wersji 2015 oprócz daty ostatniego generowania faktur na wzorcu pamiętana jest data kolejnego generowania. Po wygenerowaniu faktur wg wzorca automatycznie wyliczana jest data kolejnego generowania.

Jeśli parametr Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona jest  zaznaczony, a użytkownik zaznaczy wzorzec, gdzie data kolejnego generowania jest różna od daty bieżącej, pojawia się komunikat: Dokumenty nie zostaną wygenerowane. Data generowania faktur na wzorcu (data z wzorca)jest inna niż data bieżąca.

Przy seryjnym generowaniu faktur wg kilku wzorców zaznaczonych na liście, dla wzorców, gdzie data kolejnego generowania jest różna od bieżącej, faktury nie zostaną wygenerowane, natomiast dla wszystkich pozostałych, spełniających warunek, faktury są tworzone.

Zastosowanie makra w nazwie pozycji

Na tej zakładce należy uzupełnić informacje o okręgu sądowym, mieście i rewirze komornika. Zaznaczenie parametru Komornik umożliwia wybranie danego podmiotu na liście zajęć wynagrodzenia pracownika w module Płace i Kadry Plus

Zakładka [e-Sklep] jest dostępna, jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ e-Sklep/e-Handel skonfigurowano kartę w odniesieniu do Comarch e-Sklep.

[e-Sklepy]

Lista wykorzystywana do określenia dla każdego sklepu z osobna, jaka cena domyślna ma być obowiązująca dla kontrahenta we wskazanym sklepie. Jeśli na karcie kontrahenta nie zostanie wskazana cena domyślna dla poszczególnych sklepów, wówczas dla danego kontrahenta będzie proponowana cena wybrana na karcie konfiguracji sklepu (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ e-Sklep/e-Handel – Cena domyślna).

Lista atrybutów skojarzonych z kontrahentem jest obsługiwana przez standardowe przyciski.

Dodając atrybut dla kontrahenta należy wskazać:

Atrybut – kod atrybutu wybrany spośród wcześniej utworzonych definicji. Lista jest dostępna po wciśnięciu przycisku.

Wartość – wartość atrybutu dla danego kontrahenta.

Dokleić do opisu dokumentu – atrybut może być automatycznie kopiowany w pole Opis na dokumentach wystawianych dla danego kontrahenta (parametr zaznaczony). Jeśli parametr jest odznaczony – atrybut będzie widoczny na formularzu kontrahenta, ale nie będzie pojawiał się na wystawianych dla niego dokumentach. Wartość parametru jest kopiowana z definicji atrybutu, ale na potrzeby danego kontrahenta można ją zmienić.

Kod atrybutu przed wartością – jeśli atrybut ma być kopiowany na dokumenty oprócz jego wartości w polu Opis może pojawić się również kod atrybutu.

Po ustaleniu listy atrybutów skojarzonych z danym kontrahentem należy zatwierdzić (przycisk z dyskietką) jego kartę ewidencyjną.

Podczas wystawiania dokumentu dla danego kontrahenta – atrybuty skojarzone z kontrahentem, które mają zaznaczony parametr Dokleić do opisu dokumentu są automatycznie kopiowane w pole Opis.

W dolnej części zakładki znajdują się pola:

Pokazuj nieaktywne- po zaznaczeniu parametru pokazywane są nieaktywne atrybuty przypisane do kontrahenta

Wprow. – identyfikator operatora, który założył kartotekę kontrahenta, oraz data założenia kartoteki.

Zmod. – identyfikator operatora, który jako ostatni dokonywał zmian na karcie kontrahenta oraz data dokonania tej zmiany.

 Lista duplikatów karty – przycisk znajdujący się na karcie kontrahenta głównego umożliwiający przeglądanie powiązanych kart kontrahentów.

Przedstawiciele:

Na tej liście możemy wprowadzać dane o przedstawicielach kontrahenta, z którymi się kontaktujemy. Lista przedstawicieli dostępna w górnej części okna i zawiera podstawowe dane: nazwisko, tytuł oraz numery telefonów (komórkowego i stacjonarnego) oraz adres e-Mail.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodatkowo na liście znajduje się przycisk  Wyślij pocztę do wybranego przedstawiciela. Wciśnięcie przycisku powoduje otwarcie formularza nowej wiadomości z uzupełnionym adresem e-mail (jeśli jest uzupełniony na formularzu przedstawiciela).

Parametr Pokazuj nieaktywnych znajdujący się pod listą przedstawicieli umożliwia wyświetlenie/ukrycie nieaktywnych przedstawicieli.

Lista przedstawicieli jest dostępna/ wykorzystywana m.in.:

• w module Comarch ERP Optima Faktury na formularzu faktury, jako osoba odbierająca fakturę proponowany jest kontrahent określony jako domyślny.
• w module Comarch ERP Optima CRM na formularzu kontaktu/ zadania widoczna jest lista przedstawicieli.

Na formularzu przedstawiciela na zakładce [Ogólne] znajduje się takie informacje jak:

Imię i nazwisko – imię i nazwisko przedstawiciela kontrahenta.

Tytuł – tytuł przedstawiciela używany w formalnych kontaktach.

Miasto, kod pocztowy, adres, województwo – dane dotyczące adresu przedstawiciela. W zależności od potrzeb można tam wpisywać adres prywatny lub firmowy, np. ten, na który będziemy kierować korespondencję. Podczas wpisywania adresu można korzystać ze słownika miejscowości (Ogólne/ Inne/ Miejscowości).

Dodatkowe – pole umożliwiające charakterystykę przedstawiciela.

Telefon – bezpośredni telefon do przedstawiciela firmy. W zależności od potrzeb można pole to wykorzystać do wpisywania telefonu prywatnego lub bezpośredniego telefonu służbowego.

GSM – numer telefonu komórkowego przedstawiciela

Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu przedstawiciela, wykorzystywanego przy wysyłaniu wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM. Szczegółowy opis tej funkcjonalności jest dostępny w podręczniku do modułu CRM.

E-mail – osobisty adres elektroniczny przedstawiciela. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk  – wyślij pocztę. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny kontrahenta, a jego wciśnięcie powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w programie pocztowym lub w module CRM (jeżeli w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail zostało zdefiniowane konto pocztowe oraz Operator należy do użytkowników takiego konta) z automatycznie wpisanym adresem.

Płeć – pole służące do określenia, czy przedstawiciel jest kobietą, czy mężczyzną. Informacja ta może być wykorzystywana np. do wybrania odpowiedniej formy (Szanowna Pani/ Szanowny Pan) przy drukowaniu adresu, korespondencji itp.  W przypadku, kiedy jako przedstawiciel wskazywany jest dział kontrahenta, można wskazać opcję Inne.

Informacje – pole służy do zaznaczenia, czy przedstawiciel ma być uwzględniany przy drukowaniu np. korespondencji seryjnej.

Domyślny – zaznaczenie parametru powoduje, że właśnie ten przedstawiciel jest proponowany m.in. na fakturach jako osoba uprawniona do odbioru. Należy pamiętać, że tylko jeden z przedstawicieli może być zaznaczony jako domyślny. W menu kontekstowym dla tabeli Przedstawicieli znajduje się opcja Ustaw jako domyślny. Wybranie opcji spowoduje odznaczenie parametru Domyślny, na karcie Przedstawiciela który dotychczas był Przedstawicielem domyślnym (program wymusza ustawienie jednego z Przedstawicieli jako domyślnego).

Mailing seryjny – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas wywołania z listy kontrahentów seryjnej wysyłki wiadomości („Seryjny E-mail bez wydruku” i odpowiednia opcja: „Przedstawiciele”, „Wszyscy”) do listy mailingowej (na formularzu wiadomości) zostaje ujęty adres email danego przedstawiciela.

Nieaktywny – przedstawiciel z zaznaczonym tym parametrem nie będzie dostępny do wyboru na dokumentach i listach dokumentów.

Dotyczy wersji: 2018.5.1

Na zakładce [Zgody] formularza przedstawiciela widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez przedstawiciela. Operatorzy z zaznaczonym na swojej karcie parametrem Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu mają możliwość modyfikacji danych na tej zakładce (dodawania, edycji oraz usuwania zgód). Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla przedstawiciela, ich przeglądanie oraz edycję (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody przedstawiciela.

Możliwy jest eksport danych osobowych przedstawiciela do pliku XML za pomocą dostępnej na zakładce [Dodatkowe] formularza kontrahenta ikony  Eksport danych osobowych do XML. Jej kliknięcie powoduje otwarcie okna na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku. Plik XML z danymi osobowymi przedstawiciela może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z imieniem i nazwiskiem przedstawiciela.

Pod listą przedstawicieli znajdują się pola:

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Domena e-mail kontrahenta – po uzupełnieniu pola, dla wszystkich wiadomości otrzymanych z adresu z taką domeną zostanie przypisany jako podmiot kontrahent, na którego karcie wskazano tę domenę. Jeżeli ta sama domena jest wpisana dla kilku kontrahentów, wówczas przy odbieraniu wiadomości zostanie podstawiony pierwszy podmiot z takim adresem (pod warunkiem że na żadnym podmiocie nie jest wskazany dokładnie ten adres e-mail, z którego przyszła wiadomość).

Operator (lub Pracownik) – pole wykorzystywane w module CRM oraz Comarch e-Sklep. Pozwala określić opiekuna, który jest odpowiedzialny za kontakty dotyczące tego klienta.
Dla Comarch e-Sklep wybrany operator będzie prezentowany w e-Sklepie jako Opiekun towaru. Z poziomu konfiguracji: Firma/Program/Użytkowe/Operatorzy należy wprowadzić dane operatora – imię i nazwisko, adres e-mail, telefon oraz zdjęcie.

Login Comarch Cloud – pole służące do określenia loginu na który będą udostępniane wydruki wysyłane na Comarch IBARD. Podany login powinien być unikalny dla każdego kontrahenta.

Odbiorcy – Tutaj możemy dodać informacje o odbiorcach kontrahenta. Na dokumentach dane nabywcy i odbiorcy mogą być takie same. Istnieją jednak przypadki, gdy kto inny jest nabywcą (na niego wystawiamy dokument), a kto inny odbiera towar.

Lista odbiorców zawiera następujące kolumny:

Ostatnią kolumnę tabelki – Domyślny ustawiamy na Tak/Nie za pomocą menu dostępnego pod prawym klawiszem myszki – Ustaw jako domyślny/Odznacz domyślnego.

Tylko jeden odbiorca może mieć status Domyślny.

Dane odbiorcy domyślnego będą proponowały się przy wystawianiu dokumentów handlowych i do momentu ostatecznego zapisania dokumentu można je modyfikować.

Zakładka jest widoczna jeżeli: w konfiguracji ustawiono rodzaj księgowości – księgowość kontowa i/lub gdy baza danych została wybrana jako baza firmowa Biura rachunkowego.

Klient Biura Rachunkowego – pole aktywne gdy w menu Konfiguracja Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry wybrano daną bazę jako bazę firmową Biura Rachunkowego. Za pomocą tego pola można powiązać kontrahenta z odpowiadającą mu bazą danych prowadzoną przez Biuro rachunkowe. Informacja ta jest wykorzystywana w module Operacje wielofirmowe do pobierania do atrybutów danych bezpośrednio z karty kontrahenta obsługiwanego przez Biuro rachunkowe (np. telefony, adres e-mail, strona www).

Status zamknięcia miesięcy w roku – lista zawierająca kolumny: Miesiąc, Status (Zamknięty lub Otwarty) oraz Data zamknięcia.

W kolumnie Status mogą być wskazane dwie opcje: Otwarty i Zamknięty. Domyślnie Status dla wszystkich miesięcy to Otwarty. Status Otwarty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia lub Biuro otworzyło miesiąc klientowi poprzez zmianę daty zamknięcia. Status Zamknięty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli została odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia lub Biuro zamknęło miesiąc Klientowi ustawiając datę zamknięcia.

Pole w kolumnie Data zamknięcia może być puste lub może być wskazana data zamknięcia. Domyślnie pole jest puste. Pole w kolumnie Data zamknięcia jest puste jeżeli nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z informacją o dacie zamknięcia lub Biuro samodzielnie nie zamknęło Klientowi miesiąca. Pole w kolumnie Data zamknięcia będzie uzupełnione jeżeli biuro zaimportuje paczkę od Klienta, w której będzie informacja o dacie zamknięcia lub Biuro ręcznie ustawi datę zamknięcia. Data zamknięcia zostaje zablokowana, jeżeli status miesiąca został ustawiony jako zamknięty.

Obok tabeli dostępna jest ikona Zmień . Naciśnięcie przycisku pozwala na zmianę pola ze statusem oraz na zmianę daty zamknięcia.  Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą z kalendarza, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.

Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Podczas próby zmiany statusu oraz daty zamknięcia dla miesiąca bieżącego oraz dla miesięcy przyszłych na karcie kontrahenta w bazie Biura rachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zamknąć miesiąca bieżącego lub przyszłego.

Lista opiekunów – pole aktywne gdy w menu Konfiguracja Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry wybrano daną bazę jako bazę firmową Biura Rachunkowego i użytkownik ma uprawnienia do modułu CRM oraz Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe. Parametry te wykorzystywane są do obsługi Skrzynki operatora w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe. Po naciśnięciu na przyciski „Księgowość” oraz „Płace i Kadry” należy wybrać z listy operatorów – właściwych pracowników zajmujących się księgowością danej firmy oraz płacami i kadrami. Jeden z opiekunów konta musi być opiekunem domyślnym. Po wybraniu opiekuna księgowego jako opiekun kadrowy przypisywany jest ten sam operator.

Automatyczne zamykanie miesiąca u Klienta – możliwość zaznaczenia jednej z 3 opcji:

• Zgodnie z ustawieniami w Program/Internetowa Wymiana Dokumentów
• W kolejnym miesiącu w dniu
• Brak

Domyślnie jest ustawiona opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów. W takim przypadku data zamknięcia dla danego klienta będzie zależna od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. Jeżeli parametr w Konfiguracji będzie zaznaczony, to miesiąc u Klienta będzie automatycznie zamykany w terminie wskazanym w Konfiguracji. Jeżeli parametr w Konfiguracji nie będzie zaznaczony, to miesiąc u Klienta nie będzie automatycznie zamykany.

Po zaznaczeniu opcji W kolejnym miesiącu na dzień [ ] uaktywnia się pole z opcją wyboru dnia. Zaznaczenie tej opcji pozwala na ustawienie indywidulanego terminu zamknięcia dla danego Klienta, niezależnego od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].

Po zaznaczeniu opcji Brak Klient nie będzie korzystał z funkcjonalności zamykania miesięcy.

Ustawienia parametru o automatycznym zamykaniu miesiąca na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] mają pierwszeństwo nad ustawieniami parametru w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].

Udostępniaj dane w BI Point – zaznaczenie tego parametru umożliwi pobranie danych z bazy programu Comarch ERP Optima do Chmury Comarch celem ich prezentacji w BI Point. Jest to nowoczesna platforma analityczna posiadająca funkcjonalność prezentacji danych analitycznych pobieranych z baz Comarch ERP Optima, umożliwiając m.in. Klientom Biur Rachunkowych podgląd danych w swoich bazach. Biuro Rachunkowe chcąc udostępniać swoim Klientom dane w BI Point powinno po zalogowaniu się do bazy Biura Rachunkowego otworzyć w niej formularz kontrahenta odpowiadającego Klientowi Biura i zaznaczyć wspomniany parametr.  Parametr jest aktywny tylko w przypadku wskazania na tej zakładce formularza kontrahenta bazy danych klienta Biura Rachunkowego.

Login Comarch Cloud  – na ten login będą udostępniane wydruki wysyłane na Comarch IBARD. W przypadku zaznaczenia parametru Udostępniaj dane w BI Point pole to musi zostać uzupełnione. Wskazane konto Comarch Cloud musi być unikalne w obrębie Klientów Biura Rachunkowego, czyli może być przypisane tylko do jednego aktywnego kontrahenta w bazie Biura Rachunkowego.

Domyślne konta

Przychód – wpisane tutaj konto będzie się podpowiadało na dokumentach wpłaty w zapisach kasowych/bankowych po wybraniu kontrahenta; może być również wykorzystywane w schematach księgowych. Należy tu wskazać konto rozrachunków z odbiorcami.

Rozchód – wpisane tutaj konto będzie się podpowiadało na dokumentach wypłaty w zapisach kasowych/bankowych po wybraniu kontrahenta; może być również wykorzystywane w schematach księgowych. Należy tu wskazać konto rozrachunków z dostawcami.

Istniejące konta księgowe kontrahenta – lista zawierająca wszystkie konta słownikowe skojarzone z danym kontrahentem. Tworzona jest na podstawie planu kont istniejącego w module Księga Handlowa.

Zakładka [Handlowe] zawiera takie informacje o kontrahencie, jak status czy warunki płatności.

Statusy – istnieje możliwość określenia statusu kontrahenta:

Podmiot gospodarczy/ Osoba fizyczna – określenie kontrahenta jako odbiorca finalny spowoduje, że w trakcie wystawiania dla niego faktury automatycznie zaproponowany będzie algorytm liczenia od brutto (jednocześnie przypisana cena sprzedaży również musi być brutto). Umożliwi to również uwzględnianie obrotów z tym kontrahentem w zestawieniach sprzedaży dla odbiorców finalnych.

Jako rodzaj transakcji można określić:

Wybór konkretnego rodzaju transakcji na karcie kontrahenta – zakładka [Handlowe] ma głównie wpływ na stawki podatku VAT, jaki jest naliczany na dokumentach, oraz w efekcie również na zakwalifikowanie odpowiednich kwot w konkretnych pozycjach na Deklaracji VAT-7

KRAJOWY – stosujemy dla kontrahentów krajowych. Stawki VAT dla takiego kontrahenta pobierane są na dokumenty zgodnie z ustawieniami na karcie towaru/usługi. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks PL bądź pusty.

PODATNIKIEM JEST NABYWCA – stosujemy gdy mamy do czynienia z przypadkiem, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 5,7,8 ustawy o podatku VAT. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT n/p dla towarów i usług. Na wydruku Faktury Sprzedaży w stawce VAT drukowana jest adnotacja: „Odwrotne obciążenie”. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks PL bądź pusty.

W rejestrze VAT, Faktura Sprzedaży dla takiego kontrahenta na zakładce Kontrahent w polu „rodzaj transakcji” automatycznie przyjmuje wartość: Krajowa- podatnikiem jest nabywca.

WEWNĄTRZUNIJNY – stosujemy dla kontrahentów unijnych. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. Wybierając taki rodzaj transakcji , jeśli dodatkowo w Konfiguracji Firmy/Dane firmy/Intrastat zaznaczono parametr Intrastat, wówczas na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe], można ustawić domyślny kod transakcji dla deklaracji Intrastat. Na dokumentach wystawionych dla kontrahentów wewnątrzunijnych, na zakładce [Dokumenty] widoczna jest sekcja Intrastat.  W deklaracji Intrastat uwzględniane są transakcje, które spełniają następujące warunki: są wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego, mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju, mają status towar i na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN (pozycje o statusie usługa są pomijane podczas wyliczania deklaracji).

W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Dostawa wewnątrzunijna oraz ma zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

WEWNĄTRZUNIJNY TRÓJSTRONNY: stosujemy jeśli w transakcji wewnątrzunijnej trójstronnej kontrahent występuje w roli pośrednika. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. Na wydruku Faktury Sprzedaży w lewym dolnym rogu drukowana jest adnotacja:

„VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”.

W rejestrze VAT, Faktura Sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Dostawa wewnątrzunijna trójstronna oraz ma zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

PROCEDURA OSS – ten rodzaj powinien zostać wybrany dla tych kontrahentów będących osobami fizycznymi z innego kraju UE, dla których realizowana jest sprzedaż towarów na odległość. Pozwoli to na skorzystanie z uproszczonej procedury OSS w przypadku przekroczenia limitu 10 tys. EUR.

Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

POZAUNIJNY – rodzaj transakcji dotyczy kontrahentów spoza UE, z którymi prowadzony jest obrót. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług.

W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Eksport. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

W module Faktury dokument importowy od dostawcy wprowadzany jest w systemie z poziomu listy Faktur Zakupu. Wszystkie koszty dodatkowe np. transport, można wprowadzić wykorzystując FZKG – Korektę graniczną. Jeśli kontrahent jest pozaunijny na FZKG możliwa jest edycja tabeli VAT, aby możliwe było uwzględnienie zobowiązań wobec urzędu wynikających z dokumentu SAD.

POZAUNIJNY (ZWROTY  VAT) – rodzaj transakcji taki ustawia się automatycznie w przypadku wystawiania dokumentu TaxFree. W rejestrze VAT sprzedaży transakcja na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość:  Eksport – zwrot VAT. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

POZA TERYTORIUM KRAJU/ POZA TERYTORIUM KRAJU (STAWKA NP) – taki rodzaj transakcji należy stosować w przypadku, gdy prowadzony jest z kontrahentem obrót, który zgodnie z przepisami powinien pojawiać się na deklaracji VAT w pozycji: Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju). W polu tym, wykazuje się dostawę towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju, w stosunku do których przysługuje podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, o którym mowa w rat. 86 ust.8 pkt 1 ustawy, lub prawo do zwrotu kwoty podatku naliczonego, o którym mowa w art. 87 ust. 5 ustawy. ). W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce Kontrahent w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Dostawa poza terytorium kraju/ Poza terytorium kraju (stawka NP). Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

WEWNĄTRZUNIJNY – PODATNIKIEM JEST NABYWCA – rodzaj transakcji związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów wewnątrzunijnych, zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

POZAUNIJNY – PODATNIKIEM JEST NABYWCA – rodzaj transakcji związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów pozaunijnych, zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług.

W przypadku dokumentów FZ i PZ dla kontrahentów o rodzaju transakcji Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca odwrotne obciążenie jest stosowane bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na to czy parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru jest ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Stawka VAT na wszystkich pozycjach dokumentu jest ustawiana na NP. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

Dla dokumentów sprzedaży odwrotne obciążenie jest stosowane tylko dla pozycji ze stawką VAT NP (bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na ustawienie parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Stawki VAT na pozycjach dokumentów są ustawiane w identyczny sposób jak dla transakcji wewnątrzunijnych i pozauniijnych, z tym że na wydrukach dla pozycji ze stawką VAT NP widnieje adnotacja dotycząca odwrotnego obciążenia.

Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES – pole służące do zaznaczania, czy podatnik jest płatnikiem podatku od towarów i usług. Parametr możliwy do zaznaczenia tylko pod warunkiem, że na karcie kontrahenta zaznaczony został status Podmiot gospodarczy.

Rolnik – parametr służy do zaznaczenia, czy dany kontrahent jest rolnikiem. Po jego zaznaczeniu program automatycznie ustawia domyślną formę płatności dla kontrahenta jako przelew.

Metoda kasowa VAT: Sprzedaż/Zakup – parametr określający czy kontrahent jest małym podatnikiem rozliczającym się wg metody kasowej. Parametr ma wpływ na kwalifikowanie zapisów z rejestrów sprzedaży/zakupów VAT do deklaracji VAT-7 / pliku JPK_V7 na podstawie płatności. Parametr Zakup możliwy do zaznaczenia wyłącznie dla kontrahentów o statusie Krajowy bądź Podatnikiem jest nabywca i zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.

Nie uwzględniaj przychodów w kasowym PIT – parametr jest automatycznie zaznaczany jeżeli na kontrahencie wybrano status: Osoba fizyczna. W przypadku zmiany statusu kontrahenta na Podmiot gospodarczy, parametr ten jest automatycznie odznaczany.

VAT wg daty wystawienia – zaznaczenie parametru powoduje, że dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 data deklaracji VAT-7  ustawiana jest wg terminu płatności na dokumencie. Dla dokumentów wystawionych od 01.01.2014, data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu.

Kontrahent powiązany -parametr archiwalny, wykorzystywany wcześniej przy zawiadomieniu VAT-ZD. Obecnie może być używany podczas księgowania dokumentów w księgowości kontowej (przy wykorzystaniu odwołania do pola w bazie danych). Po zaznaczeniu tego parametru, na dokumentach sprzedażowych w module Handel/Faktury oraz w Rejestrach VAT, na których wskazany został ten kontrahent, dodawany jest kod JPK_V7: TP.

Nie publikuj danych kontrahenta – opcja służy do oznaczania kontrahentów, którzy nie wyrazili zgody na publikowanie swoich danych.

Blokada wystawiania dok. rozchodowych – Przy zaznaczonym parametrze program nie pozwala wpisać kodu kontrahenta na dokumentach związanych ze sprzedażą (rozchodem).

Parametr jest związany z dokumentami: Faktury Sprzedaży, Paragon, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury proforma, Wydania Zewnętrzne, Wydanie kaucji oraz Rozchody Wewnętrzne. Parametr nie dotyczy wystawiania dokumentów korygujących, które można wystawiać nawet przy zaznaczonym parametrze.

Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.

Parametr przenoszony jest na dokument sprzedażowy z możliwością ręcznej zmiany przez operatora. Jeśli jest zaznaczony, na pozycji dokumentu na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia. Szczegóły dotyczące zwolnienia z akcyzy znajdują się w artykule: Podatek akcyzowy na wyroby węglowe.
Parametr jest również wymagany do utworzenia dokumentu dostawy (DD). Proces tworzenia dokumentu opisano w artykule: Elektroniczne dokumenty dostawy eDD.

Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.

Parametr przenoszony jest na dokument sprzedażowy z możliwością ręcznej zmiany przez operatora. Jeśli jest zaznaczony, na pozycji dokumentu na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia. Szczegóły dotyczące zwolnienia z akcyzy znajdują się w artykule: Podatek akcyzowy na wyroby węglowe.
Parametr jest również wymagany do utworzenia dokumentu dostawy (DD). Proces tworzenia dokumentu opisano w artykule: Elektroniczne dokumenty dostawy eDD.

Nie uwzględniaj w ewidencji wyrobów węglowych – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.
Po zaznaczeniu parametru w ewidencji wyrobów węglowych nie będą ujmowane dokumenty wystawione na takiego kontrahenta.

Umowa na dostawy węgla – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.
Parametr przenosi się na dokument sprzedaży, z możliwością ręcznej zmiany przez operatora. Jeśli jest zaznaczony na fakturze sprzedaży, wówczas na wydruku Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza nie jest drukowane oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia. W przeciwnym wypadku, przy sprzedaży węgla powyżej 200 kg, oświadczenie zostanie wydrukowane na fakturze.

Nie naliczaj opłaty cukrowej – parametr jest widoczny dla kontrahentów o rodzaju transakcji krajowy lub podatnikiem jest nabywca po zaznaczeniu parametru Opłata cukrowa znajdującego się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa. Parametr należy zaznaczyć, jeśli opłata podatku cukrowego spoczywa na kontrahencie. W programie skutkuje to tym, że na dokumentach wystawianych dla takich kontrahentów nie zostanie naliczona opłata cukrowa.

Parametr można ustawić seryjnie dla kontrahentów zaznaczonych na liście. W tym celu należy wybrać Operacje seryjne – Zmień warunki handlowe, następnie należy zaznaczyć parametr Zmień kontrahenta opłacającego podatek cukrowy. Zaznaczenie parametru Kontrahent opłaca podatek cukrowy skutkuje zaznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta, pozostawienie parametru Kontrahent opłaca podatek cukrowy niezaznaczonego skutkuje odznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta.

Naliczanie opłaty cukrowej jest dostępne w module Handel Plus. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Opłata cukrowa.

Nieaktywny – pole to można wykorzystać do zaznaczania kontrahentów, z którymi aktualnie nie prowadzimy transakcji handlowych. Pole to może być następnie wykorzystywane w filtrze na liście kontrahentów lub przy dostępie do danych za pomocą innych narzędzi. Kontrahent, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym.

Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – parametr dedykowany zwłaszcza jednostkom budżetowym, ponieważ są one zobowiązane do wysyłania Faktur do Platformy Elektronicznego Fakturowania (KSEF nie przyjmuje Faktur wysyłanych do PEF). Jeśli zostanie zaznaczony, Faktury wystawiane na danego kontrahenta nie będą wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Pozostawienie nie zaznaczonego parametru skutkuje wysyłaniem dokumentów wystawionych na tego kontrahenta do KSeF zgodnie z ustawieniami z karty operatora.

Opis – jest to pole służące do wpisywania dodatkowych uwag o kontrahencie.

W sekcji Warunki handlowe znajdują się parametry:

Limit kredytu – do określenia limitu kredytu służą dwa pola:

  – zaznaczamy, czy tego kontrahenta w ogóle dotyczy limitowanie kredytu. Jeżeli pole Limit kredytu jest zaznaczone możemy wprowadzić kwotową wartość maksymalnego kredytu udzielanego kontrahentowi. Jeżeli pierwsze pole nie jest zaznaczone, wówczas pole drugie (kwota kredytu) jest nieaktywne.

Limit wykorzystany – jeśli kontrahent korzysta z limitu kredytowego, wówczas pole zawiera informację o aktualnym zadłużeniu kontrahenta.

– zaznaczenie parametru oraz określenie limitu dla przeterminowanych płatności umożliwia użytkownikowi kontrolę nad zadłużeniem kontrahenta. Zgodnie z ustawieniami na karcie operatora istnieje możliwość wyświetlenia ostrzeżenia lub blokowania sprzedaży podczas zatwierdzania dokumentu na trwałe lub do bufora w sytuacji, gdy klient ma przeterminowane płatności.

Cena domyślna – określa domyślną cenę sprzedaży dla kontrahenta (wykorzystywane w module sprzedaży).

Dokument liczony od – możliwość wyboru pomiędzy netto i brutto. Wybrany algorytm będzie domyślnie ustawiany na dokumentach handlowych i magazynowych.

Rabat standardowy – pole pozwala na określenie domyślnego, procentowego upustu udzielanego kontrahentowi standardowo, przy każdej sprzedaży.

Kaucje – grupa zawiera parametry dotyczące obrotu opakowaniami kaucjonowanymi. Dla poszczególnych kontrahentów można określić nie tylko domyślny termin zwrotu opakowań, ale również informację o tym, czy kontrahent płaci za wydane opakowania.

Zlecenia serwisowe – w obszarze tym użytkownik ma możliwość wskazania domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych dla danego kontrahenta. Panel Zlecenia serwisowe pojawia się na formularzu kontrahenta pod warunkiem, że praca z programem odbywa się przy pobranej licencji na moduł Comarch ERP Optima Serwis i jednocześnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry, w obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję Kontrahenta.

 Połącz kontrahentów – funkcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy – Prawo do łączenia kart kontrahentów. Służy ona do łączenia zduplikowanych kart kontrahentów, ustawiając jedną kartę jako „nadrzędną”, a pozostałe jako „podrzędne”. W momencie łączenia kontrahentów zostanie przeniesiona część informacji z kontrahentów podrzędnych na kartę główną (np. atrybuty, rachunki bankowe, odbiorców itd.), a na wybranych dokumentach (w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis) zduplikowany kontrahent zostanie podmieniony na kontrahenta głównego. Po jej wywołaniu należy wybrać jednego kontrahenta z zaznaczonych, który zostanie kontrahentem głównym i określić jakie dane mają zostać przeniesione na kartę głównego

kontrahenta:

Uwaga

Nie można wykonać operacji łączenia kart kontrahentów, w której kontrahent o kodzie !NIEOKREŚLONY! stałby się  kontrahentem podrzędnym.

Jeżeli na karcie „podrzędnej” będzie dodany atrybut, rachunek bankowy, odbiorca lub przedstawiciel którego nie ma na karcie kontrahenta głównego, wówczas te dane zostaną przepisane. Po połączeniu kartotek kontrahentów, w przypadku zaznaczonego parametru Przepisuj rachunki bankowe, na kontrahenta nadrzędnego przenoszony jest numer rachunku bankowego wraz z historią jego weryfikacji. Jeżeli odpowiednie dane już będą na karcie „głównej”, wówczas nie zostaną one przeniesione. Podobnie z numerem telefonu oraz adresem e-mail – zostanie przeniesiony z karty kontrahenta podrzędnego tylko w przypadku kiedy na karcie kontrahenta głównego pola będą nieuzupełnione.

Podczas łączenia kart kontrahentów możliwe jest przenoszenie zgód  z kontrahentów podrzędnych na kontrahenta głównego. Służy temu parametr Przepisuj zgody kontrahenta.

Podczas przenoszenia przedstawicieli kontrahentów podrzędnych (zaznaczony parametr Przepisuj przedstawicieli) razem z przedstawicielem przepisywane są jego zgody (bez względu na zaznaczenie parametru dotyczącego przepisywania zgód kontrahenta).

W przypadku łączenia kontrahentów, którzy byli weryfikowani w VAT i mają zapisane raporty widoczne na zakładce [Historia weryfikacji statusu VAT], na kontrahenta głównego przenoszone są wszystkie weryfikacje z kontrahentów podrzędnych. W związku z tym po połączeniu historia weryfikacji w VAT kontrahenta głównego zawierała będzie całą historię weryfikacji jego oraz kontrahentów zduplikowanych, natomiast na formularzach kontrahentów podrzędnych historia weryfikacji będzie pusta.

Po wykonaniu operacji połączenia kontrahentów nie będzie możliwości wystawienia nowego dokumentu na kontrahenta duplikującego (nowa faktura, nowy WZ, nowy paragon, nowy dokument w rejestrze VAT, nowy kontakt CRM, noty odsetkowe itd.). Jeżeli jednak przekształcany będzie dokument, na którym zapisany jest kontrahent podrzędny, wówczas na generowanym dokumencie akronim kontrahenta nie zostanie zmieniony. Takie działanie podyktowane jest tym, aby faktura i jej korekty wystawione były na jednego kontrahenta, a przez to księgowane były na to samo konto księgowe.

Na dodanych wcześniej dokumentach z kontrahentem podrzędnym przy kodzie kontrahenta widnieje ostrzeżenie, że wybrany kontrahent jest kontrahentem podrzędnym. Podobnie po wybraniu słownikowego konta księgowego przypisanego do kontrahenta podrzędnego pojawia się ostrzeżenie, że wybrane konto dotyczy kontrahenta duplikującego.

Podczas kopiowania dokumentu wystawionego na zduplikowanego kontrahenta, podmiot zostaje zmieniony na kontrahenta głównego (zarówno podmiot, jak i płatnik na dokumencie).

Mechanizmy wyliczające dane dla kontrahenta również uwzględniają funkcjonalność łączenia kontrahentów. Wyszukiwanie danych w oparciu o wybranego kontrahenta głównego powoduje wykonanie tej operacji również dla kontrahentów „podrzędnych”. Dotyczy to m.in. limitu odwrotnego obciążenia, wystawiania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda, wyliczania zaległości na formularzu kontrahenta czy kontroli duplikacji dokumentów. Również wydruki oraz mechanizmy pobierające dane na oknie Historia kontrahenta i analiza Struktura wiekowa w module Kasa/Bank uwzględniają kontrahentów podrzędnych.

W przypadku faktur cyklicznych, nie będą one generowane dla kontrahentów duplikujących. Podczas generowania dokumentów na podstawie ofert, kontrahent podrzędny z oferty zostanie zmieniony na kontrahenta głównego.

Jeżeli chodzi o automat generowania zleceń cyklicznych, w trakcie łączenia kontrahentów kontrahent podrzędny zostaje podmieniony na kontrahenta głównego. W związku z tym dla kontrahenta duplikującego nie są generowane automatycznie zlecenia serwisowe.

Przed wykonaniem operacji połączenia kart kontrahentów, w przypadku współpracy z Comarch e‑Sklep, należy zrealizować zamówienia dla kontrahentów, którzy zostaną oznaczeni jako podrzędni.

Jeżeli połączeni kontrahenci byli synchronizowani z Comarch e-Sklep, należy zweryfikować poprawność wykonanej operacji połączenia i w razie potrzeby wykonać funkcję Przenieś konta e-sklep na wskazanego kontrahenta, dostępną w menu kontekstowym na liście kontrahentów. Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikującego na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce [Blokady dostępu].

Ponieważ może się zdarzyć, że w bazie pojawią się znowu zapisy na kontrahenta podrzędnego (np. w wyniku działania zewnętrznej aplikacji lub innych dodatków), umożliwione zostało wykonanie operacji samego przepisania dokumentów. W tym celu obok funkcji Połącz kontrahentów widnieje również opcja  Przepnij dokumenty CRM, OBD i Serwis. Funkcja uwzględnia dokumenty znajdujące się w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis, pozostałe dokumenty nie są przepinane.

Występujący na liście kontrahentów parametr Pokaż duplikaty umożliwia przeglądanie zduplikowanych kontrahentów. Na karcie kontrahenta głównego znajduje się przycisk  Lista duplikatów karty umożliwiający przeglądanie powiązanych kart kontrahentów. Na karcie zduplikowanego kontrahenta widoczna jest informacja: To jest karta duplikująca kontrahenta [Kod kontrahenta głównego]. Używaj karty głównej. Karta oznaczona w ten sposób jest nieaktywna (nie można wprowadzać na niej żadnych zmian).

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na import i eksport danych

Aby zminimalizować ryzyko dodania dokumentu do bazy danych na kontrahenta duplikującego, istnieją mechanizmy blokujące importowanie takich kontrahentów do bazy danych. Przy imporcie dokumentów, na których wybrany jest kontrahent podrzędny, wstawiany jest kontrahent główny.

Podczas importu kontrahentów z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych przenoszeni są tylko kontrahenci nadrzędni (kontrahenci duplikujący są pomijani). Podobnie w przypadku eksportu kontrahentów za pomocą pracy rozproszonej – eksportowani są tylko kontrahenci nadrzędni. Kontrahenci podrzędni wysyłani są do Mobile jako nieaktywni.

W przypadku importu kontrahentów za pomocą pracy rozproszonej znaczenie ma parametr Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry. Opcja Blokuj powoduje, że kontrahent nie zostanie zaimportowany, jeżeli w bazie występuje już inny kontrahent o tym samym numerze NIP. Pozostałe opcje (Brak i Ostrzegaj) nie blokują importu takiego kontrahenta.

Podczas importu dokumentów za pomocą pracy rozproszonej oraz z pliku VAT_R.txt dokumenty na kontrahentów będących podrzędnymi importowane są na kontrahenta nadrzędnego. Jeżeli w bazie docelowej nie zostanie odnaleziony kontrahent o identyfikatorze i kodzie, jaki jest na importowanym dokumencie, następuje weryfikacja kontrahenta na podstawie numeru NIP:

• Wyszukanie wśród aktywnych kontrahentów w bazie takiego, którego numer NIP zgadza się z przesyłanym w pliku.
• Jeżeli takie wyszukiwanie zwróci jednego kontrahenta, wówczas na importowanym dokumencie przypisywany jest znaleziony w bazie kontrahent.
• Jeżeli nie znaleziono żadnego kontrahenta o podanym numerze NIP lub jest ich więcej niż jeden – wówczas dokument zapisywany jest na kontrahenta o kodzie !NIEOKREŚLONY!.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Handel

Łączenie kartotek ma duży wpływ na dokumenty wystawione w module Handel:

• Wystawianie nowych, niepowiązanych dokumentów – na nowym dokumencie, niepowiązanym z innymi dokumentami nie ma możliwości wybrania kontrahenta duplikującego.
• Wystawianie dokumentów powiązanych – jeżeli dokument powiązany wystawiany jest do dokumentu, na którym znajduje się duplikat kontrahenta, wówczas nowy dokument tworzony jest na tego samego kontrahenta.
• Edycja dokumentów wystawionych na kontrahenta duplikującego – na istniejących dokumentach oraz na dokumentach powiązanych, gdzie wskazany jest kontrahent „podrzędny” istnieje możliwość edycji kontrahenta, uniemożliwia ona jednak ponowny wybór kontrahenta duplikującego na tym dokumencie.
• Import dokumentów handlowo-magazynowych – podczas importu dokumentów z pliku XML, jeżeli w polu Nabywca lub Odbiorca miałby zostać wstawiony kontrahent duplikujący, zamiast niego wstawiany jest kontrahent nadrzędny.
• Limit w odwrotnym obciążeniu – w związku z wyliczaniem limitu kwotowego na transakcjach związanych z odwrotnym obciążeniem dla kontrahenta zmodyfikowano mechanizmy wyliczające. Limit wyliczany jest na podstawie dokumentów wystawionych dla kontrahenta głównego, jak również dla kontrahentów „podrzędnych”.
• Sprzedaż dedykowana – na oknie sprzedaży dedykowanej wyliczanie wartości z pól związanych z zaległościami, zadłużeniami i zaliczkami odbywa się w oparciu o dokumenty wystawiane na kontrahenta głównego i na kontrahentów „podrzędnych”. Jeżeli wybrano kontrahenta głównego, to na oknie prezentowane są wszystkie dokumenty wystawione na scalonych kontrahentów.
• Historia kontrahenta – dane na oknie Historii kontrahenta są pobierane dla wszystkich scalonych kartotek.
• Na oknie Sprzedaży dedykowanej i Historii kontrahenta, dla odróżnienia poszczególnych kontrahentów z transakcji, występuje kolumna Kontrahent pokazująca kod kontrahenta; kolumna domyślnie jest ukryta.
• Historia towaru – otwierając Historię towaru z poziomu dokumentu w przypadku zaznaczonego na karcie operatora parametru: Ustawiaj kontrahenta i magazyn, jeżeli na dokumencie wybrany jest kontrahent podrzędny, historia otwierana jest dla dokumentów wystawionych na niego i na kontrahenta nadrzędnego. Gdy parametr nie jest zaznaczony, to działa jak dotychczas (lista otwierana jest z parametrami ostatnio ustawionymi w filtrze).
• Limit kredytu – Na kontrahenta głównego przenoszone są kwoty wykorzystanego limitu z kontrahentów podrzędnych. Na kontrahentach duplikujących limit ten ustawiany jest na zero. Po rozliczeniu płatności dla kontrahenta „podrzędnego” aktualizowana jest kwota wykorzystanego limitu na kontrahencie głównym.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Detal

Jeżeli w module Detal wystawione zostały dokumenty na kontrahenta, który przed synchronizacją został ustawiony w Comarch ERP Optima jako podrzędny, przy synchronizacji dokument zostanie wczytany do Comarch ERP Optima na kontrahenta podrzędnego, ale będzie jednocześnie powiązany z kontrahentem nadrzędnym. Oznacza to, że podczas filtrowania dokumentów na kontrahenta nadrzędnego, wyświetlone zostaną również te powiązane z kontrahentem podrzędnym.

Po scaleniu kontrahentów w Comarch ERP Optima i wykonaniu synchronizacji kontrahenci podrzędni nie będą widoczni w Detalu.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Kasa/Bank

Przy rozliczaniu płatności widocznych na kontrahenta duplikującego funkcją Rozlicz pojedynczo lub Operacje seryjne/ Rozlicz z poziomu Preliminarza, na powstałym zapisie kasowym/bankowym ustawiony zostanie kontrahent główny.

W przypadku gdy podzielimy płatność wprowadzoną na kontrahenta podrzędnego – funkcja Podziel dostępna w preliminarzu w menu kontekstowym – wówczas na zapisie oryginalnym pozostaje duplikat, a zapis nowy jest już tworzony na kontrahenta głównego.

W przypadku gdy zrealizujemy płatność wprowadzoną na kontrahenta podrzędnego – funkcja Zrealizuj dostępna w preliminarzu w menu kontekstowym – wówczas na powstałym dokumencie ustawiany jest kontrahent główny.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł CRM

W przypadku tworzenia Oferty Handlowej, jeżeli dodano do niej kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako kontrahent podrzędny, to na dokumencie wynikowym zostanie podmieniony jego kod na kod kontrahenta głównego, przy czym pozostałe dane kontrahenta ustalone na Ofercie pozostaną bez zmian. W związku z tym, jeżeli na Ofercie występował kontrahent główny i podrzędny, to dokument wynikowy powstanie dwa razy.

Jeżeli na wzorcu Faktury Cyklicznej wskazano tylko kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to na wzorcu zostanie dopisany kontrahent główny, przy czym warunki generowania (ceny, ilości indywidualne, zakres obowiązywania) będą pochodziły z kontrahenta podrzędnego. Jeśli na wzorcu dodano dwóch kontrahentów duplikujących  połączonych z jednym kontrahentem głównym, to wówczas warunki wzorca będą przepisywane z pierwszego dodanego kontrahenta podrzędnego.

Procesy w ramach windykacji należności będą realizowane zawsze na kontrahenta głównego, nawet jeżeli zaległość dotyczyła kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako podrzędny.

Jeżeli do zadania lub kontaktu CRM dodano kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to po przeprowadzeniu łączenia, na formularzu zadania zostanie zmieniony nie tylko jego kod na kod kontrahenta głównego, ale podmienią się także pozostałe dane wskazane na zakładce [Kontrahent].

Jeżeli utworzono e-mail lub sms na kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to po przeprowadzeniu łączenia, na zapisanych wiadomościach zaktualizuje się nazwa podmiotu, przy czym adres mailowy oraz numer telefonu będą pochodziły z kontrahenta podrzędnego. W książce adresowej będą widoczne dane przedstawicieli zarówno kontrahenta głównego jak i kontrahenta duplikującego.

Dodaj/ zmień/ usuń atrybut – opcja „Dodaj atrybut” umożliwia dopisanie atrybutu wraz z uzupełnioną wartością na zakładkę [Atrybuty] na kartach wszystkich zaznaczonych kontrahentów, opcja Zmień atrybut, pozwala na aktualizację wartości atrybutu przypisanego na formularzach wskazanych kontrahentów, natomiast opcja „Usuń atrybut” usunie z kart kontrahentów wszystkie atrybuty o wskazanym kodzie.

Zweryfikuj status VAT i rachunki bankowe – dla zaznaczonych na liście kontrahentów można przeprowadzić weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Po wyborze tej opcji następuje seryjne sprawdzanie statusu VAT dla zaznaczonych kontrahentów. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów w programie są zmieniane,  dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl.

Jeżeli kontrahent posiada polski numer NIP, wówczas wykonywane jest również sprawdzenie każdego rachunku bankowego znajdującego się na jego karcie – czy znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje dotyczące weryfikacji statusu podatnika VAT i numeru rachunków bankowych, jak również ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta i rachunków bankowych dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.