Księgowość kontowa

W tej części jest możliwe skonfigurowanie programu pod kątem księgowości kontowej. Wszystkie poniższe opcje są widoczne (z wyjątkiem Bieżący okres obrachunkowy) pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry został wcześniej wybrany rodzaj księgowości właśnie jako Księgowość kontowa

Lista podzielona jest na dwie zakładki: [Parametry] oraz [Konta różnic kursowych].

Zakładka [Parametry] zawiera następujące informacje:

Bieżący okres obrachunkowy – z listy zdefiniowanych okresów obrachunkowych należy wybrać aktualny. Parametr jest widoczny także, jeżeli użytkownik pracuje w module Księga Handlowa tylko do odczytu (włączony jest moduł Księga Podatkowa, a w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry ustawiony jest rodzaj księgowości na „Księgowość kontowa”).

Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT – parametr dotyczy wyłącznie modułu Księga Handlowa. Zaznaczenie parametru powoduje, że program księguje Faktury Sprzedaży i Faktury Zakupu najpierw do rejestru VAT, skąd można je przenieść do dzienników księgowań. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas Faktury Sprzedaży i Zakupu są przenoszone bezpośrednio do dzienników księgowań, a do rejestrów VAT dokumenty te można przenosić niezależnie.

Automatyczne zakładanie kont słownikowych – parametry dotyczą automatycznego zakładania brakujących kont słownikowych w trakcie księgowania. Parametr jest widoczny tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości została zaznaczona księgowość kontowa:

W przypadku kontrahentów, pracowników, wspólników – możliwe jest zaznaczenie jednej z opcji: Identyfikator, Kod, NIP/PESEL. W zależności od ustawienia w trakcie księgowania na konta syntetyczne o statusie słownikowe program automatycznie zakłada brakujące konta analityczne o numeracji zgodnej z zaznaczonym parametrem tj. wg identyfikatora (numeracja cyfrowa kont), wg nadanego w programie kodu lub wg numeru NIP/PESEL (jeśli na formularzu podmiotu pole NIP jest puste to konto słownikowe zakładane jest wg numeru PESEL, jeśli NIP jest uzupełniony to do numeru konta pobierany jest NIP).
W przypadku banków, urzędów, towarów i środków trwałych – możliwe jest zaznaczenie jednej z opcji: Identyfikator lub Kod/ Nr inwentarzowy. W zależności od ustawienia brakujące konta analityczne są oznaczone zgodnie z numerem ID (numeracja cyfrowa) lub zgodnie z nadanym kodem (banki, urzędy, towary)/ numerem inwentarzowym (środki trwałe). W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych – ma powiązanie z księgowaniem raportów kasowych/bankowych, ustalaniem kont przeciwstawnych na zapisach kasowych/bankowych, z segmentami księgowymi na kategoriach i inicjalizacją bilansu otwarcia na podstawie Preliminarza płatności. W momencie księgowania odpowiednim schematem, jeśli wpisane w polu konto przeciwstawne nie istnieje, program będzie próbował je założyć.

Automatyczne rozliczenia i rozrachunki – zaznaczenie parametru po spełnieniu kilku warunków powoduje, że w momencie rozliczania dokumentów w module Kasa/Bank generowany jest rozrachunek na kontach księgowych (jeżeli dokumenty zostały już zaksięgowane lub w momencie ich księgowania) i analogicznie podczas dokonywania rozrachunku dekretów na kontach księgowych generowane jest rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank. Więcej na temat rozrachunków w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Uwaga

Decydując się na połączenie rozliczeń z rozrachunkami należy:

Uporządkować bazę danych poprzez uzgodnienie stanu nierozliczonych dokumentów z nierozliczonymi dekretami na kontach księgowych, w przeciwnym wypadku stan na kontach i w kasie/banku może nie być spójny. W celu odszukania ewentualnych różnic można posłużyć się wydrukiem dostępnym z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone, zakładka [Na dzień] – Rozliczenia/Rozrachunki – Zestawienie rozliczeń i rozrachunków.
Zmodyfikować schematy księgowe, tak aby odnosiły się w Kwocie do płatności (Kwota – Płatności – Kwota płatności).
Jeżeli dodatkowo zaznaczany jest w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Generowanie zapisów księgowych kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków należy:

uzupełnić dzienniki księgowań i datę księgowania dla kompensaty i/lub różnicy kursowej z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe),
ustawić Domyślne konta dla różnic kursowych na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).

Automatycznie zaznaczaj Rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych – wybranie tej opcji powoduje automatyczne zaznaczanie parametru Rozrachunek przy wprowadzaniu dekretu (po wybraniu konta rozrachunkowego).

Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych – opcja umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w Preliminarzu płatności podczas wprowadzania zapisów bezpośrednio w dziennikach księgowych.

Automatycznie zaznaczaj generowanie płatności – parametr dostępny po wybraniu opcji Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie powoduje automatyczne zaznaczanie parametru Generowanie płatności na ręcznie wprowadzanych dekretach.

Dla nowo tworzonych baz parametr jest odznaczony. Dla baz konwertowanych – jeśli Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych było zaznaczone to Automatycznie zaznaczaj generowanie płatności też jest zaznaczone, analogicznie z odznaczeniem.

Generowanie płatności dla pozycji zapisu księgowego powstałego z księgowania schematem – umożliwia generowanie płatności w Preliminarzu płatności do zapisów księgowych powstałych z księgowania schematem księgowym. Jeśli parametr jest zaznaczony to na zapisach księgowych powstałych na skutek księgowania schematem lub księgowaniem okresowym na utworzonych pozycjach jak i podczas rozbudowywania dekretu o kolejne pozycje dostępny jest parametr Generowanie płatności.

Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych – wybranie tej możliwości pozwala na generowanie płatności w Preliminarzu płatności podczas dodawania zapisów w dokumentach BO.

Usuwaj predekretację przy usuwaniu księgowania – zaznaczenie parametru powoduje usunięcie predekretacji z dokumentu w momencie usuwania księgowania. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas podczas usuwania księgowania zakładka [Predekretacja] pozostaje uzupełniona a dokument nadal jest blokowany do edycji (za wyjątkiem tej zakładki).

Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków – zaznaczenie parametru powoduje, że w momencie rozliczania rozrachunków dla różnych kont księgowych i/lub dla kont walutowych zostanie otwarte odpowiednie okno Księgowanie różnicy kursowej i/lub kompensaty. Okno będzie zbudowane z jednej lub dwóch zakładek, w zależności od tego czy będzie generowany zapis księgowy różnicy kursowej i kompensaty czy tylko jednego z tych dokumentów.

Kontrola kręgu kosztów – włączenie tego parametru uaktywnia dla modułu Księga Handlowa mechanizmy kontroli kręgu kosztów. Definicje kontroli kręgu kosztów są dostępne w menu Księgowość/ Księgowość/Plan kont/ Definicje kręgu kosztów.

Wymuszaj zatwierdzanie zapisów księgowych – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas wprowadzania zapisu do bufora księgowego program sprawdza, czy zapis ten nie jest wcześniejszy od „najmłodszego” zapisu w buforze (lub też czy nie jest późniejszy od „najstarszego” zapisu w buforze) o więcej niż 2 miesiące. W takim wypadku dodawanie dokumentu jest blokowane.

Wymuszaj bilansowanie cząstkowe zapisów księgowych – zaznaczenie tej opcji powoduje, że przy zapisie polecenia księgowania (PK) wielopozycyjnego uruchamiany jest mechanizm kontrolny, sprawdzający czy istnieje jednoznaczne powiązanie pomiędzy zapisami po stronie Winien i Ma. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to nie można zapisać dekretu, na którym istnieje więcej niż po jednym księgowaniu jednostronnym równocześnie po obu stronach. Innymi słowy, księgowanie jest traktowane jako poprawne, jeśli:

Wszystkie pozycje są dwustronne,
Istnieje jedno księgowanie jednostronne po Winien i dowolna ilość po Ma (mogą też istnieć równocześnie księgowania dwustronne),
Istnieje jedno księgowanie jednostronne po Ma i dowolna ilość po Winien (mogą też istnieć równocześnie księgowania dwustronne).

Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się – zaznaczenie parametru sprawia, że zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian.

Obsługa kont walutowych – zaznaczenie parametru spowoduje, że w systemie możliwe jest księgowanie na kontach walutowych. Parametr jest widoczny tylko, jeśli użytkownik wykupił moduł Księga Handlowa Plus. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym.

Data rozrachunku jako późniejsza z dat: wystawienia, operacji, księgowania, termin płatności, bieżąca” – użytkownik określa, która z dat będzie przyjmowana jako data rozrachunku. Data ta pobierana jest z nagłówka dokumentu. Jeżeli w konfiguracji jako datę rozrachunku ustawiono „datę księgowania” i zapis pochodzi z dokumentu bilansu otwarcia, pobierana jest data „Data” z pozycji BO, a nie data księgowania z nagłówka dokumentu.

Subanalityki walutowe na kontach słownikowych – parametr pojawi się tylko, jeśli użytkownik zaznaczy obsługę kont walutowych. Jeśli parametr jest zaznaczony, podczas księgowania dla konta analitycznego kontrahenta tworzone są konta subanalityczne dla poszczególnych walut. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – dla każdej waluty tworzone jest konto analityczne o kolejnym numerze.

Przeszacowanie walut na koniec – parametr określa za jaki okres ma zostać wykonane przeszacowanie. Użytkownik ma możliwość wskazania opcji: miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego. Zaznaczenie opcji jest możliwe jeżeli zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych. Domyślnie dla parametru wskazana jest opcja okresu obrachunkowego.

Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu – parametr określa w jaki sposób ma zostać zaksięgowane przeszacowanie na początek okresu. Użytkownik ma możliwość wskazania opcji:

stornem czerwonym – umożliwia księgowanie przeszacowania walut na początek okresu po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus. Opcja domyślnie zaznaczona.
stornem czarnym – umożliwia księgowanie przeszacowania walut na początek okresu po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.

Zaznaczenie opcji jest możliwe jeżeli zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.

Zakładka [Konta różnic kursowych]

Na zakładce [Konta różnic kursowych] istnieje możliwość wskazania domyślnych kont księgowych dla różnic kursowych indywidualnie dla każdej firmy. Na zakładce dostępna jest lista walut wprowadzonych w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty, za wyjątkiem waluty systemowej. Nie ma możliwości dodania oraz usuwania walut z listy. Dodanie nowej waluty w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty powoduje dodanie tej waluty na zakładce [Konta różnic kursowych] (bez uzupełnionych kont dla różnic kursowych). Usunięcie waluty w Konfiguracji Programu/ Ogóle/ Waluty powoduje usunięcie tej waluty z zakładki [Konta różnic kursowych].

Kolumny Symbol oraz Nazwa waluty nie podlegają edycji.

Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dowolnego konta księgowego, niezależnie od okresu obrachunkowego.

Dzienniki

Lista dzienników księgowań wykorzystywanych w księgowości kontowej. Zestaw dzienników jest unikalny dla okresu obrachunkowego, w Konfiguracji wyświetlane są wyłącznie dzienniki bieżącego okresu obrachunkowego.

Lista obsługiwana jest przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w artykule Podstawowe elementy programu.

Usunięcie dziennika jest możliwe tylko w przypadku, gdy w danym dzienniku nie ma żadnego zapisu.

Formularz dziennika cząstkowego

Formularz składa się z dwóch zakładek:

[Ogólne] – zawiera symbol i nazwę dziennika oraz informację o operatorze, który założył dziennik oraz ostatnio go modyfikował (wraz z datami założenia i modyfikacji)
[Zakazy] – na zakładce możliwe jest wprowadzenie zakazu pracy dla poszczególnych operatorów. Zakazy mogą dotyczyć dodawania, podglądu, zmiany i usuwania zapisów.

Pola dotyczące dodawania, podglądu, zmiany i usuwania obsługiwane są przy pomocy pól wyboru.

Jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone – zakaz (np. usuwania zapisów w dzienniku) nie jest aktywny.

Jeśli pole wyboru jest zaznaczone – zakaz jest aktywny (operator nie może w danym dzienniku usuwać zapisów).

Formularz obsługiwany jest przez standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj.

Usunięcie dziennika jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w nim żadnych zapisów.

Działalność

Określa dokładnie rodzaj działalności firmy.

Typ działalności – określa podstawowy typ działalności, dla którego prowadzona jest księgowość w bieżącej bazie danych: pozarolnicza działalność gospodarcza, najem, dzierżawa lub działalność w specjalnej strefie ekonomicznej.

Data rozpoczęcia działalności – w szczególności pole to wykorzystywane jest na deklaracji PIT-36 (jeżeli typ działalności zdefiniowano jako działalność w specjalnej strefie ekonomicznej).

Jeżeli działalność zdefiniowano jako działalność w specjalnej strefie ekonomicznej to dodatkowo należy wypełnić informację o numerze zezwolenia i dacie zezwolenia oraz o zasadach korzystania z preferencji. Mamy możliwość wyboru: firma nie korzysta z żadnych preferencji, korzysta z preferencji i korzysta ze zwolnienia.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry rodzaju księgowości Ewidencja ryczałtowa w gałęzi Działalność pojawiają się następujące parametry:

Działalność w spółce – po zaznaczeniu parametru można określić ilość wspólników oraz dane wspólnika składającego oświadczenie (imię, nazwisko, nazwa urzędu skarbowego).

W tym miejscu można również określić ilość zatrudnionych członków rodziny, zatrudnionych ogółem (w tym emerytów i rencistów), zatrudnionych uczniów oraz zatrudnionych na umowę-zlecenie.

Dokumenty

Dla dokumentów typu BO (Bilans Otwarcia), EDK (Ewidencja Dodatkowa Kosztów), EDP (Ewidencja Dodatkowa Przychodów),ID (Identyfikator księgowy), KOMPK (PK kompensaty), NODS (Nota odsetkowa – księgowość), PSLD (Potwierdzenie salda – księgowość), PZAP (Ponaglenie zapłaty – księgowość) oraz RKKH (Różnica kursowa KH) możliwe jest w tym miejscu określenie domyślnego schematu numeracji i serii.

Deklaracje i stawki podatkowe

Zawarte tu informacje dotyczą pliku JPK_V7, deklaracji VAT-UE, PIT oraz CIT.

Rozliczanie VAT metodą:

Zwykłą – do deklaracji VAT-7 wchodzą wszystkie kwoty, również te z dokumentów z płatnością odroczoną, które jeszcze nie zostały zapłacone.
Kasową – do deklaracji VAT-7 wchodzą tylko kwoty pochodzące z zapisów, które zostały zapłacone. Możliwość taka została wprowadzona przez ustawodawcę od 1 października 2002 roku.

Kwartalne rozliczenia VAT– zaznaczenie parametru powoduje, że deklaracje VAT-7 będą liczone za okres kwartału, możliwe jest wybranie rodzaju składanej deklaracji kwartalnej:

VAT-7K – tzw. mali podatnicy, o których mowa w art. 2 pkt 25 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązani do składania deklaracji za okresy kwartalne,
VAT-7D – podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, inni niż mali, obowiązani do składania deklaracji za okresy kwartalne (parametr możliwy do zaznaczenia dla deklaracji składanych przed 1 stycznia 2017 r.).

Jeśli parametru nie zaznaczymy, deklaracje będą liczone za okres miesiąca.

Dotyczy wersji: 2025.1

Rozliczanie PIT metodą:

Zwykłą – podczas wyliczania zaliczek i deklaracji na PIT brane są kwoty z zaksięgowanych faktur, niezależnie od daty ich zapłaty. Parametr domyślnie zaznaczony.
Kasową – podczas wyliczania zaliczek i deklaracji na PIT brane są kwoty z faktur zgodnie z datą ich zapłaty.

Uwzględniaj domyślnie dokumenty z ewidencji dodatkowej – po zaznaczeniu parametru podczas dodawania dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów parametr Kasowy PIT jest domyślnie zaznaczony, jeżeli na karcie kontrahenta nie jest zaznaczony parametr Nie uwzględniaj przychodów w kasowym PIT. Parametr należy zaznaczyć np. w przypadku podatnika zwolnionego/nieczynnego, który nie ewidencjonuje faktur poprzez rejestr VAT, a poprzez ewidencję dodatkową.

Deklaracja VAT-UE składana – parametr określa czy deklaracje mają być składane miesięcznie czy kwartalnie. Możliwość składania deklaracji w okresach miesięcznych została wprowadzona przez ustawodawcę od 1 stycznia 2010 roku. Możliwość składania deklaracji w okresach kwartalnych zablokowana została od 1 stycznia 2017 r.

Rozliczanie ryczałtu w okresach kwartalnych – parametr ten jest widoczny do grudnia 2022 r. po zaznaczeniu Ewidencji ryczałtowej w Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Parametry. Od stycznia 2023 r. parametr jest widoczny dla każdego rodzaju księgowości. Poprzez jego zaznaczenie użytkownik decyduje, że podatek ryczałtowy będzie rozliczany w okresach kwartalnych.

W przypadku powyższych parametrów można ustalić, od kiedy ich ustawienie obowiązuje (miesiąc i rok należy podać w polach dostępnych w górnej części okna).

Generować zapis korekcyjny VAT do zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną – deklaracja VAT-7 – po zaznaczeniu tego parametru w przypadku, gdy w firmie występuje sprzedaż zwolniona i opodatkowana, po zablokowaniu przed zmianami pliku JPK_V7 tworzone są zapisy korekcyjne we wskazanym przez użytkownika rejestrze VAT.

Deklaracja CIT – opcja pozwala na ustalenie wysokości stawki podatku dochodowego.

Zaliczki na podatek dochodowy CIT – parametr określa czy zaliczki na podatek CIT mają być liczone miesięcznie czy kwartalnie. W przypadku zmiany metody rozliczania podatku CIT należy ustalić miesiąc i rok, od którego nastąpi zmiana, w górnej części okna i wybrać odpowiednią opcję: miesięcznie/kwartalnie.

Stanowiska

Dla nowego stanowiska definiujemy pola na trzech zakładkach.

[Ogólne]:

Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między urządzeniem (z aplikacją Comarch ERP Mobile Sprzedaż), a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
Nieaktywne – po zaznaczeniu tego parametru stanowisko jest nieaktywne.
Grupa towarów – wybrana grupa towarowa będzie wysyłana do urządzenia. W przypadku wybrania Grupy Głównej wysyłany jest cały cennik.
Grupa kontrahentów – wybrana grupa kontrahentów. W przypadku pozostawienia pustego pola do urządzenia mobilnego zostanie wysłana cała lista kontrahentów.
Edycja kontrahenta – zaznaczenie parametru pozwoli na edycję danych kontrahenta na stanowisku sprzedaży mobilnej.
Eksport wg opiekuna – po zaznaczeniu parametru kontrahenci wysyłani są na urządzenie mobilne wg opiekuna. Aby dany kontrahent został wysłany, opiekunem (ustawionym na karcie tego kontrahenta w Comarch ERP Optima) musi być Operator przypisany do danego stanowiska sprzedaży mobilnej. Ponadto, jeżeli do stanowiska sprzedaży mobilnej przypisana jest konkretna grupa kontrahentów, dany kontrahent musi do niej należeć.
Stanowisko sprzedaży mobilnej część 2
Definicja PA – definicja schematu numeracji dla Paragonów wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Definicja FS – definicja schematu numeracji dla Faktur Sprzedaży wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FS schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Definicja MM – definicja schematu numeracji dla Przesunięć Międzymagazynowych. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla MM schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
Definicja RO – definicja schematu numeracji dla Rezerwacji Odbiorcy wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla RO schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych wystawionych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank).
Definicja CRM – pole wykorzystywane tylko w przypadku współpracy z Comarch ERP Mobile Sprzedaż w wersji na platformę Android. Pole nie jest obowiązkowe (posiadanie modułu CRM lub CRM Plus jest opcjonalne). W polu należy wskazać definicję schematu numeracji dla spotkań/kontaktów utworzonych w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.
Definicja FPF – definicja schematu numeracji dla dokumentów Pro-Forma wystawianych w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli użytkownik nie posiada dla FPF schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.

Uwaga

W definicji dokumentów mogą występować w dowolnej kombinacji elementy: symbol/ numer/ miesiąc/ rok/ magazyn/ seria – jednakże po stronie urządzenia mobilnego symbol zawsze będzie pojawiał się na początku.

Pola związane ze schematami numeracji dokumentów są nieobowiązkowe. Nieuzupełnienie któregoś z pól będzie oznaczało blokadę wystawiania odpowiednich dokumentów na urządzeniu mobilnym. Objawia się to brakiem danego typu dokumentu na liście możliwych do wystawienia lub w przypadku KP i KW odpowiednim komunikatem.

Wyjątkiem od powyższej zasady są dokumenty CRM. W przypadku tych dokumentów definicja nie jest wysyłana na urządzenie mobilne (ma zastosowanie dopiero podczas wczytywania dokumentów do systemu ERP) i nie ma możliwości zablokowania ich wystawiania.

Schemat definicji może zostać uzupełniony w dowolnym momencie. Istnieje też możliwość zmiany schematu, przy czym należy pamiętać o kliku zależnościach. Jeżeli schemat numeracji zostanie zmieniony przed wczytaniem wszystkich wcześniej wystawionych na urządzeniu mobilnym dokumentów do Comarch ERP Optima, to zostaną one zapisane już w nowym schemacie numeracji z kolejnym wolnym numerem. Numeracja będzie kontynuowana ze starego schematu. Nie ma w takiej sytuacji możliwości rozpoczęcia numeracji od nowa i należy pamiętać, że wystąpi wtedy niezgodność schematu numeracji pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Jedyna możliwość rozpoczęcia numeracji od nowa to wyczyszczenie bazy na urządzeniu mobilnym i zmiana schematów numeracji po stronie systemu ERP przed pierwszą synchronizacją na urządzeniu. W takim przypadku numeracja zostanie uruchomiona ponownie, ale należy pamiętać, że powrót do starego schematu numeracji może spowodować błędy duplikacji.

Uwaga

Nie jest zalecane zmienianie schematów numeracji na takie, które już kiedyś były wykorzystane na urządzeniu mobilnym. Może to prowadzić do duplikacji numerów dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie nowych stanowisk sprzedaży mobilnej lub korzystanie tylko z nowo utworzonych schematów (w celu uniknięcia pomyłki).

W schemacie numeracji może zostać użyty człon Magazyn. Numery dokumentów wystawione z takim schematem numeracji będą zawierały Symbol w numeracji magazynu domyślnego (w przypadku RO i FPF) lub mobilnego (w przypadku FA, PA i WZ).

Rejestr – w wybranym rejestrze zapisywane są dokumenty KP/KW oraz rozliczenia dokumentów handlowych. Lista rejestrów pobierana jest z menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Jeżeli pole rejestr pozostanie puste, to wczytywanie rozliczeń dokumentów do systemu ERP będzie niemożliwe.
Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji wszystkich dokumentów wystawianych na urządzeniu mobilnym.
Typ – określa typ ceny (brutto/netto) wg jakiej będą domyślnie wystawiane dokumenty na urządzeniu mobilnym.
Generuj WZ – zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ do dokumentów FA i PA wczytywanych do systemu ERP.

[Operatorzy, płatności i ceny]:

Operatorzy – w tym miejscu należy przypisać do stanowiska wybranego Operatora. Do jednego stanowiska możne być przypisany tylko jeden Operator, który nie może już być przypisany do innych stanowisk.
Formy płatności – w tabeli tej użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane w Comarch ERP Mobile Sprzedaż. W tym celu należy:
- Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
- Zdefiniować dla nich nazwy, które będą widoczne w Comarch ERP Mobile Sprzedaż.
- Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany. Domyślną formą płatności musi być płatność typu gotówka, nie odroczona.

Uwaga

Operator przypisany do stanowiska sprzedaży mobilnej musi mieć zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus na swojej karcie na zakładce [Ogólne] w menu Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Brak zaznaczania jednego z tych modułów spowoduje błąd podczas próby synchronizacji z Comarch ERP Mobile Sprzedaż.

Uwaga

Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.

Stanowisko sprzedaży mobilnej. Operatorzy, płatności i ceny część 2

Ceny – w tabeli wybierane są ceny, które będą wysyłane na urządzenie mobilne. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży. Cena zakupu jest wysyłana opcjonalnie.

[Magazyny]:

Magazyn mobilny – można wybrać magazyn tylko o statusie „mobilny”. Wybrany magazyn służy do przesyłania stanów magazynowych na urządzenie za pomocą dokumentów MM, w których magazynem docelowym jest magazyn mobilny. Należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Comarch ERP Mobile Sprzedaż. Na magazyn ten trafiają wystawione na urządzeniu mobilnym Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PA) oraz Wydania Zewnętrzne (WZ). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem mobilnym (FS, PA, WZ, MM).
Magazyn domyślny – na wybrany w tym polu magazyn (tylko o statusie „lokalny”) podczas synchronizacji trafiają zwroty niesprzedanego towaru (przesunięcia międzymagazynowe MM). Ponadto mogą tam trafiać wystawione na urządzeniu mobilnym rezerwacje odbiorcy (RO) oraz faktury pro-forma (FPF), na których domyślnie podpowiada się ten magazyn (w razie potrzeby można go zmienić na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima na etapie wystawiania dokumentu). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem domyślnym (RO, FPF, MM).
Lista zablokowanych magazynów – do listy blokad można dodać tylko magazyn o typie lokalny. Dodanie magazynu do listy spowoduje, że Operator danego urządzenia mobilnego nie będzie miał możliwości podglądu zasobów na tym magazynie oraz nie będzie mógł wystawiać dokumentów rezerwacji (RO) i Pro-Forma (FPF) na ten magazyn.

Statusy dokumentów

Każdemu dokumentowi firmowemu w Bibliotece użytkownik może nadać status. Status dokumentu pomoże podczas późniejszej pracy w zarządzaniu Biblioteką, umożliwiając filtrowanie dokumentów wg statusu.

Definiując status, użytkownik podaje Kod (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodanie nowego statusu.

Przywróć poprzedni stan – w przypadku zmiany ustawień wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie).

Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach.

Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnym dokumencie w Bibliotece.

Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w konfiguracji. Za pomocą metody „przeciągnij i upuść” użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami

Formularz katalogu- zakładka Zakazy

Zakładka [Zakazy]

Z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu.

Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić – na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu:

Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeżeli operator ma zakaz zapisu dokumentów do katalogu, to katalog ten nie jest widoczny na liście katalogów podczas dodawania oraz edycji dokumentów zapisanych w innym katalogu. Jeżeli na liście w Bibliotece w sekcji Katalogi wybrany jest katalog, do którego operator ma zakaz dodawania dokumentów, to przy próbie dodania nowego dokumentu wyświetlany jest komunikat: Operator nie ma prawa zapisu dokumentów w katalogu, a w polu Katalog podstawiany jest katalog !Domyślny!.

Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury Sprzedaży).

Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty będą wyświetlane w trybie tylko do odczytu. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima.

Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik – dokument będzie otwierany w trybie tylko do odczytu. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie.

Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu.

Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.

Uwaga

Dostęp do zakładki [Zakazy] ma tylko operator z uprawnieniami administratora w programie Comarch ERP Optima.

Formularz katalogu- zakładka Ogólne

Zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola:

Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu

Nazwa – pełna nazwa katalogu

Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik, definiując schemat numeracji, powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery.

Schemat obiegu – możliwość przypisywania domyślnego schematu procesu obiegu dla dokumentów zapisywanych w tym katalogu. Schemat będzie automatycznie proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu w Bibliotece.

Folder dla plików w IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie Comarch IBARD. Z listy folderów na koncie Comarch IBARD możemy wybierać folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie.

Katalogi dokumentów

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Katalogi zdefiniowane w tej gałęzi dotyczą dokumentów firmowych (tzn. zapisywanych w danej bazie firmowej).

Na liście katalogów znajdują się przyciski:

Dodaj – dodaje nowy katalog,

Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,

Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece i nie jest on katalogiem domyślnym.

Na formularzu utworzonego katalogu znajdują się dwie zakładki: [Ogólne] i [Zakazy].