Import z pliku *.csv z e-Zwolnieniami

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z pliku *.csv z e‑Zwolnieniami można zaimportować nieobecności typu zwolnienie chorobowe i urlop opiekuńczy(zasiłek) z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE. Import zwolnień lekarskich jest dostępny także z poziomu listy pracowników za pomocą przycisku , który jest dostępny na wstążce.

Plik ze zwolnieniem powinien mieć odpowiedni format danych. Po zalogowaniu do PUE w panelu Płatnika należy zaznaczyć wybrane zwolnienie pracownika i wybrać opcję 'Eksportuj’.

Pracownicy znajdujący się w pliku, są identyfikowani z pracownikami w bazie po numerze PESEL lub numerze paszportu, odpowiednio do tego, który z tych numerów identyfikacyjnych jest zapisany w importowanym pliku. Jeśli w bazie jest więcej niż jeden pracownik o danym numerze PESEL (numerze paszportu) zgodnym z danymi z importowanego pliku, nieobecność jest dodawana do wszystkich pracowników o danym identyfikatorze, dotyczy to np. pracowników wieloetatowych. Nieobecność jest dodawana, jeśli w bazie istnieje pracownik o podanym identyfikatorze. Podczas importu e-zwolnień sprawdzana jest poprawność formatu pliku. Jeśli plik ma niepoprawny format pojawi się komunikat: Import nie jest możliwy – niepoprawny format pliku i import się zakończy. Po wykonaniu importu e-zwolnień w logu wyświetlana jest informacja o pracownikach, dla których dodano nieobecność i dla których nie została ona zaczytana, z podaną przyczyną.

Na oknie importu nieobecności z pliku z pobranego z PUE znajduje się parametr: Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie. Działanie parametru:

Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.

Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu.

Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop bezpłatny (111)/służba wojskowa, Urlop bezpłatny (młodociany), Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.

Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

Z pliku KEDU

Z menu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych można dokonać importu pracowników z pliku KEDU.

Uwaga

Funkcja ta nie jest dostępna w wersji programu Comarch ERP Optima (wersja online).

Należy zacząć od zapisania po stronie programu Płatnik pliku *.xml zawierającego deklarację zgłoszeniową pracownika (ZUA, ZZA). Najwygodniej w tym celu założyć własny folder bezpośrednio na dysku C na przykład C:\Pliki KEDU.

Uwaga

W ścieżce importu nie mogą występować polskie znaki, w przeciwnym wypadku nie uda się dokonać importu danych do Comarch ERP Optima.

Po zapisaniu pliku *.xml należy przejść do programu Comarch ERP Optima:

Wejść w Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z pliku KEDU,
Wskazać ścieżkę do pliku KEDU, który będzie importowany,
Przyciskiem uruchamiamy import pracownika (-ów) z pliku KEDU.

Uwaga

Import z pliku *.xml jest wykonywany tylko i wyłącznie z plików wygenerowanych z programu Płatnik.

Warunkiem importu *.xml jest włączenie w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje autonumeracji, ponieważ program zapisując do bazy pracowników nada im akronimy (kod). I tak:

Autonumeracja [√] włączona – wykonywany jest import z pliku *.xml,
Autonumeracja [ ] – import nie zostanie wykonany.

Po wykonanym imporcie z pliku *.xml na podstawie daty zgłoszenia automatycznie zostają uzupełnione pola: data zatrudnienia, data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy.

Z arkusza MS Excel

Import danych kadrowych((pracowników, właścicieli, zleceniobiorców) dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel.

Umożliwia wczytanie podstawowych danych kadrowych zapisanych uprzednio w pliku *.xls, przy czym nazwy poszczególnych kolumn należy dostosować do wytycznych zawartych w dokumentacji. Arkusz z danymi można również wykorzystać do migracji danych kadrowych z innych systemów kadrowo – płacowych. Plik do importu można pobrać z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD.

Opcja Importu pozwala również na przenoszenie określonych danych pomiędzy bazami Comarch ERP Optima.

Uwaga

Import danych kadrowych z arkusza Excel – aby import wykonał się poprawnie, format danych w arkuszu, z którego wykonywany jest import, musi być zgodny z formatem analogicznego arkusza tworzonego podczas eksportu danych kadrowych z Comarch ERP Optima. Przykładowy arkusz można wygenerować z poziomu Optimy – Płace i Kadry/Kadry/Eksport danych kadrowych (ikona dyskietki z zieloną strzałką).

Przykładowo: wszystkie dane w kolumnach o formacie tekstowym (kod pracownika, adres węzła wydziału, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, itd.) powinny mieć wartość poprzedzoną apostrofem, a wszystkie wartości w kolumnach z liczbami/kwotami (stawka zaszeregowania, mnożnik kosztów uzyskania, wartość umowy, itd.) muszą mieć separator dziesiętny zgodny z ustawieniami regionalnymi komputera.

Zakres informacji możliwych do zaimportowania z arkusza Excel:

Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział)
Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania i korespondencyjny (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon)
Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka),
Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego),
Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),

Uwaga

Można zaimportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.

Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),

Uwaga

Jeżeli importujemy pracownika z przypisanym numerem bankowym, a nie ma wcześniej wprowadzonych banków, to pojawi się komunikat: Brak banku o numerze kierunkowym [10101270]. Zmiana formy płatności na gotówkę. W takim przypadku należy wprowadzić bank do systemu, a następnie przyporządkować go pracownikowi i wypełnić numer konta.

Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
Plan pracy (kalendarz normatywny),
Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
Nieobecności – dodanie eksportu nieobecności,
Zestawienia czasu pracy – wczytuje czas pracy z zestawienia tylko dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia do/z zestawienia czasu pracy,
Umowy.

Uwaga

Import umów cywilnoprawnych z arkusza odbywa się tylko na zasadzie ‘Nadpisz‘, czyli opcja ta będzie dopisywać umowy jako nowe.

Importowi będą podlegać dane w takim zakresie, w jakim je zapisano w arkuszu. Należy zwracać uwagę na poprawność wpisywanych danych.

Czas przepracowany zleceniobiorcy – informacja o czasie pracy zleceniobiorcy w poszczególnych dniach trwania umowy. Czas pracy zostanie zaimportowany do kalendarza (Nie)obecności,
Zestawienia zleceniobiorcy – zestawienie czasu pracy dla umów, dla których ewidencja czasu pracy prowadzona jest w postaci uproszczonego zestawienia.
Diety kierowcy międzynarodowego- kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj

Po przygotowaniu arkusza z danymi należy:

uruchomić import z pozycji Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel,
pojawi się okno z parametrami importu, po wskazaniu, czy import ma być wykonany z dysku lokalnego, czy z Comarch IBARD i wciśnięciu przycisku pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, lokalizację pliku *.xls można także wpisać ręcznie z klawiatury.
Przed wykonaniem importu należy określić zachowanie programu w sytuacji, gdy importowany pracownik już istnieje w docelowej bazie danych. Kryterium, które sprawdza program to akronim (kod) pracownika. Jeżeli użytkownik systemu zaznaczy:
- pomiń – pracownik zostanie pominięty (dane pracownika nie zostaną nadpisane nowymi informacjami),
- nadpisz – dane pracownika zostaną nadpisane nowymi informacjami.

Uwaga

Wykonując import danych kadrowych z opcją Nadpisz pola, które nie były uzupełnione w arkuszu (brak kolumny lub brak danych w kolumnie) zostają nadpisane wartościami domyślnymi, jak dla dodawanego ręcznie nowego pracownika (np. współczynnik 1.00 dla Kosztów uzyskania przychodu, współczynnik 1.00 dla ulgi podatkowej, czy główny wydział firmy w polu Wydział).

Na co należy zwrócić uwagę:

Nazwy kolumn powinny rozpoczynać się dużą literą,
Nie powinny zawierać spacji i polskich liter,
Daty powinny być wpisane w formacie RRRR-MM-DD,
W przypadku liczb separatorem dziesiętnym jest przecinek.

Minimalne dane potrzebne do wykonania importu to:

Kod (akronim),
Nazwisko i imię pracownika.

Uwaga

Poprawny import danych kadrowych z arkusza MS Excel nie wymaga zainstalowanego oprogramowania MS Excel.

W przypadku, gdy kolumna posiada niepoprawny nagłówek, jej zawartość jest pomijana. Jeśli nagłówek kolumny jest pusty import nie zostaje przerwany, importują się dane z kolejnych kolumn.

W dalszej części dokumentacji przedstawiono opis kolumn wraz i ich zawartość. Należy zwrócić uwagę na opis poszczególnych kolumn.

Import czasu pracy i nieobecności

Identyfikatorem pozwalającym na powiązanie poszczególnych importowanych elementów z konkretnym pracownikiem w bazie jest akronim pracownika w arkuszu MS Excel odpowiada mu pierwsza kolumna Kod.

Import czasu pracy i nieobecności dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z arkusza MS Excel po zaznaczeniu właściwej opcji. Dostępne są:

Nieobecności,
Plan pracy (kalendarz normatywny),
Czas przepracowany (do kalendarza),
Zestawienia,
Czas pracy zleceniobiorcy,
Zestawienia zleceniobiorcy.

Do każdej opcji udostępniono Nadpisz / Pomiń. Działanie dla importu:

planu pracy – jeśli na importowany dzień w planie pracy pracownika (Kalendarz normatywny) wprowadzony jest wyjątek (dzień oznaczony ) – funkcja ‘napisz’ usunie dotychczasowy zapis z tego dnia w planie pracy i zapisze normę zgodną z danymi w arkuszu. ‘Pomiń’ – przy imporcie ten dzień zostanie pominięty,
czasu przepracowanego (do kalendarza) – jeżeli na importowany dzień w kalendarzu obecności jest wprowadzony zapis (tj. data w takim dniu wyświetlana w kolorze: zielonym, niebieskim, różowym lub fioletowym – zależnie od tego, czy zapis jest wynikiem importu z RCP, ręcznej edycji czy wprowadzono dla niego jakiś opis nadgodzin) – funkcja nadpisz usunie dotychczasowy zapis z tego dnia i zapisze czas przepracowany zgodny z zapisem w arkuszu,
zestawień czasu pracy – za okres, za jaki jest importowane zestawienie, w bazie jest już odnotowanie zestawienie, wystarczy, że zestawienie istniejące w bazie ma okres Od-Do zachodzący na co najmniej jeden dzień na okres zestawienia z importowanego arkusza – nadpisz usunie zestawienia kolidujące datami z importowanym zestawieniem i zapisze zestawienie zgodne z arkuszem.
Czas pracy zleceniobiorcy – jeśli w kalendarzu (Nie)obecności wprowadzony jest czas pracy zleceniobiorcy, zaznaczenie opcji ‘Nadpisz’ spowoduje usunięcie dotychczasowego zapisu oraz zaczytanie czasu pracy z arkusza. Opcja ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem czasu pracy podczas importu.
Zestawienia zleceniobiorcy – jeśli podczas importu zostanie zaznaczona opcja ‘Nadpisz’ wówczas zestawienie za dany miesiąc zostanie zaimportowane do umowy, nawet jeśli za wskazany miesiąc zestawienie do umowy zostało już wprowadzone. Wskazanie opcji ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem podczas importu.

Podobnie jak przy imporcie danych kadrowych, funkcja umożliwia wczytanie danych zapisanych uprzednio w pliku *.xls.

W arkuszu zestawienia czasu pracy w kolumnie PozycjaZestawienia dla każdego zestawienia muszą być uzupełnione minimum dwa wiersze: 0 – zestawienie, 1 – pozycja w zestawieniu. Istotna jest również kolejność zapisów – w pierwszym wierszu dotyczącym danego zestawienia ma być uzupełniona wartość 0 (zapis zestawienia – informacje z zakładki 'Ogólne’), w kolejnym / kolejnych wierszach – kolejne numery dotyczące pozycji zestawienia.

Uwaga

Import z MS Excela czasu przepracowanego – jeśli w kolumnie TypDnia jest zapisane N (nieobecność), to przy imporcie taki dzień jest pomijany.

W przypadku importu planu i czasu pracy – jeśli użytkownik korzysta wyłącznie z jednego wejścia/wyjścia (W1), to wypełnia wyłącznie kolumny powiązane z tym wejściem. Nie musi wypełniać pozostałych kolumn chcąc dokonać importu danych. Jeśli w kolejnych kolumnach nic nie będzie wpisane, program potraktuje jako brak danych.

W przypadku importu Zestawienia czasu pracy w arkuszu xls komórki z ilością godzin i nadgodzin muszą mieć format: >apostrof ilość godzin : ilość minut<

Przykład

Wpisanie czasu w postaci np.: '160 lub 160 spowoduje, że zaimportuje się nieprawidłowa ilość godzin (np. 162:42).

Import nieobecności z arkusza *.xls – nieobecność powiązana z limitem (np. urlop wypoczynkowy), a pracownik nie ma przyznanego limitu urlopu wypoczynkowego – w logu pojawi się informacja o tym, że pracownik nie ma przyznanego limitu.

Import danych z KP

Uwaga

W przypadku importu danych z KP wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel.

Funkcja importu danych z KP służy do zaimportowania danych z programu Księga Podatkowa (KP) firmy Comarch, pracującego w środowisku MS DOS i zapewnia dotychczasowym użytkownikom KP możliwość łatwej zmiany programu w trakcie roku podatkowego.

Po uruchomieniu funkcji program poszukuje wszystkich dysków w systemie, na których znajduje się katalog programu KP. Następnie odczytuje z pliku konfiguracyjnego programu KP listę baz danych w tym programie, dzięki czemu wybór katalogu, z którego dokonujemy importu jest wygodny dla użytkownika.

Okno zawiera następujące kontrolki:

Dysk – dysk, na którym jest zainstalowany program KP

Firma – lista firm zarejestrowanych w programie KP

Katalog – nazwa katalogu, w którym znajdują się dane programu KP. Nazwa katalogu jest automatycznie odczytywana po wybraniu firmy. Jeżeli katalog z danymi KP nie był zarejestrowany w programie KP, przez co nie ma możliwości automatycznego wyboru katalogu, katalog z danymi źródłowymi można wpisać w polu Katalog lub wybrać katalog przez wciśnięcie przycisku .

Import danych księgowych ogranicz do okresu – zaznaczenie tej opcji umożliwia zawężenie okresu importowanych danych wyłącznie zawierających się w zaznaczonym przedziale czasu. Jeżeli opcja ta jest zaznaczona, wówczas Użytkownik powinien wypełnić datę początkową (Od:) oraz końcową (Do:). Ograniczenie importu do okresu dotyczy tylko danych księgowych (takich jak zapisy w rejestrach VAT, wynagrodzenia itp.), natomiast nie ma wpływu na import takich danych jak np. kartoteki kontrahentów.

Poziom szczegółowości opisu – określa poziom szczegółowości raportu, który zostanie przedstawiony Użytkownikowi na zakończenie importu.

W dolnej części okna znajduje się lista rodzajów danych, które chcemy importować. Zaimportowane zostaną tylko te dane, które zostały zaznaczone do importu. Zaznaczanie odbywa się poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszy w obszarze obok opcji, lub przez ustawienie kursora na wybranej opcji i wciśnięcie klawisza <SPACJA>.

Po wybraniu katalogu, określeniu okresu importu oraz wybraniu danych do zaimportowania należy uruchomić import za pomocą przycisku Uruchom import lub klawisza <F8>.

Uwaga

W trakcie importu nie są przenoszone zapisy Księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji ryczałtowej, a jedynie zapisy z ewidencji źródłowych (takich jak rejestry VAT, amortyzacja, wynagrodzenia). Po zakończeniu importu należy dokonać zaksięgowania danych z ewidencji pomocniczych do księgi, uzupełnienia danych, które były wprowadzane w księdze ręcznie, oraz kontrolnego przeliczenia wszystkich deklaracji podatkowych.

Po dokonaniu importu, program przedstawia raport z przebiegu operacji, na którym wyszczególnione są informacje o zaimportowanych danych oraz ewentualnych problemach, które wystąpiły w trakcie importu.

Import rejestrów VAT

Uwaga

W przypadku importu rejestrów VAT wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel.

Funkcja umożliwia import zapisów do rejestru VAT z plików w formacie .DAT (Clarion) lub plików tekstowych COMMA. Format tych plików jest standardowym formatem wykorzystywanym przez programy z serii Comarch ERP Klasyka firmy Comarch: Firma++, Faktury, KP, KH). Aby wykonać import należy podać kilka informacji:

Plik źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku COMMA, należy podać pełną ścieżkę dostępu do pliku zawierającego dane do importu, włącznie z nazwą importowanego zbioru – plik nazywa się standardowo VAT_R.TXT. Po wciśnięciu klawisza w linii pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, możemy pełną ścieżkę wpisać również ręcznie z klawiatury.

Katalog źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku DAT, należy wskazać katalog, w którym umieszczone są pliki do zaimportowania. Po wciśnięciu klawisza w linii pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać lokalizację tego katalogu, możemy tą lokalizację wpisać również ręcznie z klawiatury.

Źródło importu – Plik COMMA lub Plik DAT – rodzaj zbioru zawierającego dane do importu.

Import danych ogranicz do zakresu – przez zaznaczenie tego parametru określamy zakres dat, którego import dotyczy – bark zakresu oznacza import wszystkich zapisów z pliku spełniających pozostałe warunki.

Ponadto należy zdecydować, czy import dotyczy dokumentów zakupu czy dokumentów sprzedaży, może również dotyczyć jednych i drugich jednocześnie oraz wskazać rejestry VAT, z których mają zostać zaimportowane zapisy.

Dla nowych klientów, których dokumenty są importowane, program automatycznie zakłada karty w słowniku kontrahentów. Każdy nowy kontrahent jest przypisywany do grupy IMPORT_VAT. Grupa ta jest automatycznie dopisywana do listy istniejących grup kontrahentów.

Podczas importu danych z pliku COMMA zaimportowane dane są usuwane z pliku – ma to na celu zabezpieczenie przed ponownym lub wielokrotnym importem danych.

Uwaga

W przypadku importu rejestru VAT formy płatności (gotówka, kredyt, czek itp.) są z góry zdefiniowane, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programach Comarch ERP Klasyka. W związku z powyższym, aby możliwy był poprawny import form płatności, NIE NALEŻY kasować (czy też dezaktywować) form płatności domyślnych, dodawanych przy kreowaniu bazy danych przez system Comarch ERP Optima. W celu przygotowania pliku importu w odpowiedniej strukturze należy skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Import z innej bazy danych

Funkcja pozwala na import zaznaczonych list pomiędzy bazami. Import następuje z bazy wybranej z listy do bazy, w której aktualnie się znajdujemy. Na liście firm (wybieramy jedną do importu) wyświetlane są wszystkie te, do których dany użytkownik nie ma zakazu. Dane, które można importować podzielone są na dane słownikowe i środki trwałe.

W zależności od wykorzystywanych modułów możemy importować dane słownikowe:

dla Kasy/ Banku
- definicje dokumentów
- serie dokumentów kasowych/bankowych
- karty kredytowe
- formy płatności
- banki
- urzędy
dla Kadr i Płac
- serie dokumentów płacowych,
- funkcje pracowników,
- wydziały (z lokalizacjami),
- kody zawodów,
- stanowiska,
- tytuły umów,
- przyczyny zwolnienia,
- definicje stref,
- serie kalendarzy,
- kalendarze,
- wzorce płacowe,
- typy wypłat,
- limity nieobecności,
- typy nieobecności,
- wskaźniki,
- atrybuty pracownika,
- jednostki miary,
- akordy,
- RCP formaty importu,
- RCP reguły wygładzania,
- wzorce zmiany pola,
- rodzaje stażu pracy,
- rodzaje okresów niewliczanych do stażu pracy,
- tytuły dokumentów w e-Teczce,
- rodzaje dni wolnych.

W przypadku wykonywania importu typów akordów powinien być wykonany również import jednostek miar – wtedy w akordach zostaną ustawione odpowiednie jednostki.

dla Handlu
- kontrahentów i grupy kontrahentów,
- miejscowości
- (jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry nie jest zaznaczony parametr Globalny słownik miejscowości),
- cennik (przy imporcie cennika importowane są również magazyny),
- grupy towarów,
- kategorie,
- jednostki miary,
- schematy numeracji oraz serie dokumentów handlowych,
- schematy numeracji oraz serie dokumentów magazynowych,
- kody CN,
- definicje atrybutów (podczas importu program pomija atrybuty oznaczone jako nieaktywne)
- zasoby (funkcja związana z tworzeniem dokumentu Bilans otwarcia magazynu)

Uwaga

W trakcie importu, aby do kontrahentów i towarów przypisały się prawidłowe ceny należy w konfiguracji obu firm dodać ceny w takiej samej kolejności.

Import danych słownikowych

dla Księgowości:
- nazwy rejestrów VAT,
- nazwy dzienników,
- serie dokumentów księgowych,
- plan kont (bez kont słownikowych),
- konta słownikowe,
- schematy księgowe,
- zestawienia księgowe,
- księgowania okresowe,
- kręgi kosztów,
- grupy kont,
- zakłady – możliwość przeniesienia listy zakładów istnieje tylko pomiędzy bazami oznaczonymi jako firmy wielozakładowe.
- dla Serwisu:
- rodzaje urządzeń,
- urządzenia.

W przypadku modułu Środki trwałe możemy importować:

Dane słownikowe:
- Grupy środków trwałych i w.n.p,
- Serie dokumentów inwentaryzacji ST i WNiP,
- Serie dokumentów inwentaryzacji wyposażenia.
Środki trwałe:
- z pełną historią – środki przenoszone są metodą 1: 1, czyli wszystkie karty z wszystkimi dokumentami,
- stanem na BO – import kart oraz dokumentów jako zbiorczych stanów początkowych na 1 stycznia bieżącego roku (dokumentu OT, zbiorczego dokumentu ulepszenia oraz zbiorczego odpisu amortyzacyjnego za lata ubiegłe) i ewentualnie dokumentów z roku bieżącego,
Wyposażenie.

Podczas importu można wybrać czy przenoszone mają być tylko środki trwałe i wyposażenia, które są w użyciu czy również zlikwidowane/zbyte.

Import z programów Comarch ERP Klasyka

Uwaga

W przypadku importu z programów Comarch ERP Klasyka wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel.

Pod pojęciem Importy z programów Comarch ERP Klasyka kryją się funkcje przenoszące dane słownikowe z klasycznych programów firmy Comarch (Comarch ERP Klasyka) pracujących w środowisku MS DOS.

Konfiguracja importu polega na ustaleniu kilku parametrów:

Program – wybieramy program Comarch ERP Klasyka, z którego chcemy importować dane.
Katalog – wciśnięcie klawisza z takim opisem powoduje wyświetlenie okna eksploratora, który ułatwia odnalezienie na dysku (dyskach) właściwego katalogu głównego programu (np. C:\FPP). Jeśli znamy tą lokalizację, wówczas możemy wpisać ją ręcznie w linii obok klawisza Katalog. Klawisz jest nieaktywny do momentu dokonania wyboru programu.
Firma – w tym miejscu pojawia się lista dostępnych baz danych, z których można dokonać importu. Lista jest wyświetlana na podstawie zbioru konfiguracyjnego wybranego programu.
Dane – wybór firmy z listy powoduje wyświetlenie pełnej ścieżki do bazy danych. Ścieżkę tą można ręcznie zmodyfikować lub zlokalizować inną wciskając klawisz Dane – pojawia się wtedy eksplorator,
Wciśnięcie klawisza lub <F8> z klawiatury uruchamia procedurę importu danych.

W chwili obecnej istnieje możliwość przeniesienia informacji z baz danych następujących programów:

Firma++ (FPP) – waluty, kontrahenci, towary, rabaty, definicje produktów, bilans otwarcia magazynu:
- podczas importu towarów nie są przenoszone długie nazwy,
- towary, których stan w bazie programu FPP jest różny od 0, trafiają od razu na listę Bilansu Otwarcia – nie dotyczy to usług, dla których FPP nie prowadzi stanów magazynowych,
- przenoszone są wszystkie typy rabatów występujące w bazach FPP z wyjątkiem rabatów typu cenowego (ustalona sztywno cena niższa od ceny zapisanej na karcie towaru) – w systemie Comarch ERP Optima występują tylko i wyłącznie rabaty procentowe;

Uwaga

Podczas wykonywania ponownego importu danych z tej samej bazy Comarch ERP Klasyka, użytkownik może otrzymać następujące komunikaty:
Kontrahent (Nazwa Kontrahenta) już istnieje i został pominięty – dla kontrahentów, którzy zostali wprowadzeni do bazy pierwszym importem:
Przeniesiono towar: (Nazwa Towaru) – dla towarów nowych oraz już istniejących (zarówno jeżeli karta towaru została zmodyfikowana w bazie źródłowej oraz jeśli pozostała niezmieniona).

Faktury (FA) – kontrahenci, towary,
Księga Handlowa (KH) – waluty, kontrahenci, plan kont, bilans otwarcia,

Uwaga

Nie powinno wykonywać się importu danych z bazy FPP etapami, tj. najpierw bilansu otwarcia magazynu, a później listy towarów. Wykonanie takiej operacji grozi konsekwencjami w postaci niestandardowego zachowania się systemu Comarch ERP Optima.

Import danych z programów Comarch ERP Klasyka

Płace (PL) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace (Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych oraz urzędów skarbowych. Po wykonaniu importu, osobom tym został nadany automatycznie akronim (kod). O tym, na której liście w programie Comarch ERP Optima znajdą się zaimportowane nazwiska decyduje rodzaj zatrudnienia określony w programie Comarch ERP Klasyka Płace i tak:

pracownicy – Lista pracowników „Etaty”,
zleceniobiorcy/ osoby bez zatrudnienia –Lista pracowników „bez zatrudnienia”,
właściciele – Lista „Właściciele”.

Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane kadrowe: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, informacje o ubezpieczeniach i członkach rodziny, podstawowe informacje o zatrudnieniu: data zatrudnienia, wymiar etatu, stawka zaszeregowania. Zawsze wczytywane są informacje z ostatniego zapisu historycznego. Po wykonaniu importu, w systemie Comarch ERP Optima dane należy przeanalizować i uzupełnić. W szczególności dotyczy to indywidualnych progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulgi podatkowej, form płatności (gotówka/ROR) oraz dodatków. Po wykonaniu importu należy także ustalić listę elementów płacowych związanych z danym pracownikiem. Dodatki te definiowane są w Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat.

Uwaga

Podczas importu pracownika (Narzędzia/ Importy / Importy z programów Comarch ERP Klasyka) automatycznie dopisywana jest forma płatności – gotówka 100%.

Płace i Kadry/Płace Plus (PIK) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace i Kadry, Płace Plus (serii Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych. Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są dane personalne pracownika, dane identyfikacyjne, informacja o ubezpieczeniu, informacja o członkach rodziny, dane etatowe, lista urzędów skarbowych i wydziały pracownika. Przenoszone są również dane o właścicielach i osobach współpracujących

Uwaga

Import należy przeprowadzić w dwóch etapach: urzędy skarbowe, wydziały, a następnie pracownicy. W przypadku instalacji programu PIK w wersji Klient Server należy najpierw zainstalować program PIK w wersji standard (wersja DEMO), a następnie wykonać import.

Jak zmienić hasło użytkownika CDNOperator?

Login CDNOperator jest wykorzystywany do łączenia się z Comarch ERP Optima z bazą danych, jeśli nie korzystamy z logowania domenowego (NT). Przed zmianą hasła dla tego loginu, należy zamknąć program Comarch ERP Optima na wszystkich stanowiskach.

Aby zmienić hasło użytkownika CDNOperator, należy zalogować się na operatora, który ma prawa administratora. W menu Narzędzia / Serwer bazy danych należy wybrać opcję Zmiana hasła użytkownika ‘CDNOperator’.

Uruchomi się kreator

Po podaniu danych dostępowych serwera bazy danych z uprawnieniami administratora, należy wprowadzić nowe hasło loginu CDNOperator, a następnie je powtórzyć i kliknąć przycisk Zmień hasło.

Zapisz hasło dla wszystkich użytkowników Windows – jeżeli parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie) wówczas zmienione hasło jest zapamiętywane dla wszystkich użytkowników Windows. W przypadku niezaznaczenia parametru, hasło jest zapamiętywane jedynie dla obecnie zalogowanego użytkownika i w przypadku uruchomienia programu na innym użytkowniku Windows, nowe hasło będzie musiało zostać wprowadzone.

Po zmianie hasła użytkownika CDNOperator należy przy ponownym wejściu do programu podać nowo ustawione hasło. Czynność tę należy powtórzyć na każdym stanowisku (w szczególności na stanowisku, na którym uruchomiony jest Serwis Operacji Automatycznych).

Wyczyszczenie tabel tymczasowych

Funkcje z menu Serwer bazy danych (oprócz Aktualizacji nazw serwerów) dostępne są tylko dla operatora z prawami administratora

Zdarzały się sytuacje (np. podczas wykonywania jakiegoś wydruku została przerwana praca programu), które powodowały, że w tabelach tymczasowych pozostawały niepotrzebne zapisy. W konsekwencji powstawały nieprawidłowe wydruki dla zaznaczonych pozycji i dla wydruków z kolejki. W związku z powyższym, dodano nową funkcję w Narzędziach / Serwer bazy danych / Wyczyszczenie tabel tymczasowych

Uwaga

Praca wielostanowiskowa – w momencie uruchomienia tej funkcji nie mogą być wykonywane tego typu wydruki na innych stanowiskach. Funkcja jest widoczna tylko dla Operatora mającego status administratora

Jak zmienić hasło użytkownika ‘SA’?

Użytkownik ‘SA’ umożliwia prace serwisowe na serwerze bazy danych (założenie nowej bazy, utworzenie kopii bezpieczeństwa, aktualizacja bazy). Hasło użytkownika należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, gdyż jego utrata spowoduje brak dostępu do serwera baz danych.

Aby zmienić hasło użytkownika ‘SA’ należy zalogować się do programu na operatora, który posiada prawa administratora. W menu Narzędzia –> Serwer bazy danych należy wybrać opcję Zmiana hasła użytkownika ‘SA’.

Uruchomi się kreator zmiany hasła

Po podaniu danych dostępowych serwera bazy danych z uprawnieniami administratora, należy wprowadzić nowe hasło loginu sa, a następnie je powtórzyć i kliknąć przycisk Zmień hasło.