Cel ćwiczenia: edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu
Wprowadzamy Fakturę Zakupu zgodnie z podanymi informacjami:
numer obcy: 333/2013
kontrahent: MARKUS
forma płatności: PRZELEW
faktura liczona od: netto
towary: PIŁA_SPALINOWA 2 szt. w cenie 800 zł
Program wylicza wartość faktur: netto 1600.00 zł, VAT 368.00 zł, brutto 1968.00 zł.
Załóżmy jednak, że na fakturze, którą otrzymaliśmy od dostawcy wyliczona wartość VAT to 01 zł, a wartość brutto to 1968.01 zł.
Do programu powinniśmy wprowadzić Fakturę Zakupu zgodnie z dokumentem otrzymanym od dostawcy:
tabela VAT znajduje się na zakładce [Płatności];
w tabeli znajdują się wyliczone przez program wartości;
kwota netto nie jest edytowalna (faktura była wystawiana w cenach netto i na tej podstawie została wyliczona wartość netto). Edytowalne są kwoty VAT i brutto;
edytujemy pozycję dotyczącą stawki 23% i w pole VAT wpisujemy wartość 368.01;
program automatycznie wylicza kwotę brutto 1968.01.
Zatwierdzamy fakturę (z dokumentem PZ).
W Kasie/Banku powstała planowana płatność na kwotę 1968.01 (uwzględnia zmiany w tabeli VAT)
Zaksięgujmy fakturę do Rejestru VAT (rejestr ZAKUP). Zaksięgowane wartości uwzględniają zmiany wprowadzone w tabeli VAT.
Współpraca z księgowością – księgowanie do rejestrów VAT
Cel ćwiczenia: przeniesienie wystawionych dokumentów sprzedaży do Rejestrów VAT
Otwieramy menu Handel/ Faktury.
Księgujemy faktury:
faktury, które mają zostać przeniesione do rejestru VAT zaznaczmy na liście. Zaznaczmy wszystkie faktury.
wciskamy przycisk VAT.
księgowanie faktur do rejestru VAT – wybieramy rejestr SPRZEDAŻ.
wciśnięcie ikony pioruna rozpoczyna księgowanie.
po zakończeniu księgowania wyświetlane jest okno z informacją, które faktury zostały przeniesione – należy je zamknąć.
Faktury na liście otrzymują status V (przeniesione do rejestru VAT). Ponowne przeniesienie nie będzie możliwe.
Otwieramy menu Rejestry VAT: Rejestry VAT. Wybieramy:
zakładka pionową [Rejestry sprzedaży]
rejestr: SPRZEDAŻ
miesiąc: bieżący
na liście pojawiają się wszystkie zaksięgowane faktury
Wyedytujmy fakturę dla kontrahenta TERRA, gdzie pozycje posiadały różne kategorie:
IGLAKI_CYPRYS maja kategorię SPRZED.TOWARÓW
PROJ_ZIELENI ma kategorię SPRZED.USŁUG
Na zapisie w rejestrze VAT widać, że chociaż sprzedaż dotyczyła jednej stawki VAT (23%) to została dodatkowo rozbita na kategorie::
w kategorii SPRZED.TOWARÓW: 240 zł (wartość netto IGALKI_CYPRYS)
w kategorii SPRZED.USŁUG: 250 zł (wartość netto PROJ_ZIELENI)
Faktury zaliczkowe
Cel ćwiczenia: zawarcie umowy z kontrahentem (Faktura Pro-Forma), wystawienie faktury zaliczkowej do pobranej zaliczki, wystawienie faktury finalnej.
Rejestrujemy umowę z klientem (Faktura Pro-Forma)
Otwieramy listę Faktur Pro-Forma (w menu Handel)
Dodajemy nowy dokument:
kontrahent: ADM
towary: ZIEMIA_5L (100 szt. w cenie 1.50 zł) oraz KORA_S80 (100 szt. w cenie 5.28 zł)
wartość brutto dokumentu: 833.94 zł
Zatwierdzamy dokument na trwałe.
Wystawiamy Fakturę zaliczkową
Na liście Faktur Pro-Forma wyświetlamy menu dostępne pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” i wybieramy opcję Faktura zaliczkowa.
Wyświetlony zostaje formularz, na którym można uzupełnić informację o kwocie wpłacanej zaliczki.
Istnieje konieczność podania kwoty zaliczki wpłacanej dla poszczególnych pozycji z Faktury Pro-Forma. W kolumnie Zaliczka max. widoczna jest maksymalna kwota, jaka może być wpłacona do poszczególnych towarów.
w przypadku naszej faktury maksymalna kwota zaliczki, jaka może zostać wpłacona to wartość brutto poszczególnych towarów
jeśli do danej umowy (Faktury Pro-Forma) wcześniej były już wpłacane zaliczki (tworzone faktury zaliczkowe) to kwota widoczna w kolumnie Zaliczka max. jest pomniejszona o wcześniejsze wpłaty.
Kwota zaliczki deklarowanej dla poszczególnych towarów nie może przekroczyć kwoty widocznej w kolumnie Zaliczka max.
Załóżmy, że kontrahent wpłaca zaliczkę w wysokości 300 zł. Można ją wpisać na fakturę zaliczkową na dwa sposoby:
Wpisywać ręcznie kwoty do poszczególnych pozycji w polu Zaliczka tak, aby ich suma dała kwotę wpłacanej zaliczki.
Automatycznie rozbić kwotę zaliczki na poszczególne pozycje przy pomocy ikony pioruna.
Zaliczkę 300 zł rozbijamy automatycznie na pozycje z Faktury Pro Forma:
Wciskamy ikonę pioruna ;
Podajemy kwotę zaliczki 300 zł i zatwierdzamy;
Program proporcjonalnie rozbija podaną kwotę pomiędzy towary ZIEMIA_5L i KORA_S80;
Wartość faktury zaliczkowej: 300 zł.
Klient wpłaca zaliczkę bezpośrednio do kasy – forma płatności na fakturze zaliczkowej to gotówka.
Zatwierdzamy fakturę zaliczkową:
Potwierdzamy wpłatę gotówki do kasy;
Faktura zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży, ze statusem ZL;
Faktura Pro Forma otrzymuje status ZL, co oznacza, że na jej podstawie została utworzona faktura zaliczkowa (numer Faktury zaliczkowej jest widoczny na zakładce [Dokumenty]).
Faktura Sprzedaży pomniejszona o zaliczkę
Po zrealizowaniu umowy należy wystawić Fakturę, przy czym jej wartość powinna być pomniejszona o wartość wpłaconej wcześniej zaliczki.
Na liście Faktur Pro-Forma zaznaczamy Fakturę Pro-Forma, do której została wpłacona zaliczka.
Z menu widocznego dostępnego pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” wybieramy opcję Faktura Sprzedaży.
Faktura Sprzedaży jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Ma status PF, co oznacza, że została utworzona na podstawie Faktury Pro Forma:
na fakturze finalnej widoczne są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma;
pozycje podlegają edycji: można je korygować, usuwać, dodawać nowe.
Wartość faktury jest domyślnie pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki i wynosi 533.94 zł
w tabeli VAT (zakładka [Płatności]) widoczne są pozycje z kwotami ujemnymi – kwoty te odpowiadają wartości wystawionych wcześniej zaliczek;
na zakładce [Płatności] znajduje się również tabela Faktury zaliczkowe, w której można ustawić jakie kwoty, z których Faktur Zaliczkowych będą uwzględniane na Fakturze Finalnej. Domyślnie uwzględniane są pełne kwoty wszystkich Faktur Zaliczkowych powiązanych z Fakturą Pro Forma.
Ustalamy pozostałe dane:
kontrahent – jest przepisywany z Faktury Pro Forma;
forma płatności – przelew;
zaznaczamy parametr WZ – towar zostanie zdjęty z magazynu.
Zatwierdzamy Fakturę Sprzedaży:
towar zostaje zdjęty z magazynu;
w preliminarzu płatności odnotowana zostaje należność na kwotę 533.94 zł (wartość Faktury Sprzedaży).
Rozliczenie zaliczki
Cel ćwiczenia: rozliczenie z poziomu Faktury Sprzedaży zaliczki wpłaconej wcześniej przez kontrahenta
Rejestrujemy zaliczkę w programie
Otwieramy menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/ bankowe
Zaliczka zostanie zarejestrowana w kasie gotówkowej (rejestr KASA)
Wprowadzamy wpłaconą zaliczkę od kontrahenta:
dokument: KP
kwota: 200 zł
kontrahent: TWÓJ OGRÓD
status: nie rozliczono (rozliczenie nastąpi z poziomu Faktury Sprzedaży)
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży
Otwieramy menu Handel/ Faktury
Dodajemy nową fakturę:
kontrahent: TWÓJ OGRÓD
forma płatności: PRZELEW
Wprowadzamy towary:
TUJE_3L: 100 szt. w cenie 7.50 zł
Wartość brutto faktury 922.50 zł
Rozliczamy zaliczkę
Otwieramy zakładkę [Płatności]
Klikamy ikonę plusa z wykrzyknikiem i na liście wybieramy wprowadzony wcześniej zapis na kwotę 200 zł.
Zatwierdzamy fakturę na trwałe (nie do bufora). Zaznaczmy parametr WZ (towar zostanie zdjęty z magazynu)
na podglądzie faktury widać kwotę zapłaconą 200 zł, pozostaje do zapłaty 722.50 zł
zapis kasowy otrzymał status R – Rozliczony całkowicie
zdarzenie w Preliminarzu powiązane z fakturą posiada status C – rozliczony częściowo: rozliczono 200 zł, pozostaje 722.50 zł.
Faktura płatna w ratach
Cel ćwiczenia: sprzedaż towaru na fakturze płatnej w ratach
Z menu Handel/ Faktury otwieramy listę faktur. Przy pomocy przycisku Dodaj, dodajemy nowy dokument.
Otwarty zostaje formularz faktury, który uzupełniamy:
kontrahent: TERRA – automatycznie uzupełniane są informacje o kategorii oraz formie płatności przypisanej kontrahentowi (przelew i termin 7 dni)
faktura jest wystawiana w cenach netto (kontrahent jest podmiotem gospodarczym)
Uzupełniamy pozycję:
towar IGLAKI_CYPRYS: 80 szt. w cenie 3.00 zł
usługę PROJ_ZIELENI: 10 godz. w cenie 25.00 zł
wartość brutto faktury wynosi 602.70 zł
Załóżmy, że klient płaci w dwóch równych ratach. Z poziomu zakładki [Płatności] uzupełniamy informację o płatnościach:
program proponuje płatność przelewem na całość kwoty 602.70
kwotę płatności przelewem z terminem 7-dniowym zmieniamy na 202.70
dodajemy drugą płatność: przelew. Program proponuje pozostałą kwotę (400.00). Ustalamy termin płatności za 14 dni.
Zaznaczamy parametr WZ, po to, aby w chwili zatwierdzenia powstał równocześnie dokument Wydania Zewnętrznego zdejmujący towar z magazynu. Zatwierdzamy fakturę (na trwałe, nie do bufora).
Na liście pojawia się faktura. Po jej podglądnięciu widać, że w polu zapłacono wpisane jest 0, natomiast pozostało do zapłaty 602.70 zł.
W Preliminarzu płatności dla rejestru PKO (z którym skojarzona jest forma płatności przelew) na liście dokumentów nierozliczonych pojawiły się dwa zdarzenia związane z wystawioną fakturą:
zdarzenie na kwotę 202.70 z terminem 7 dni
zdarzenie na kwotę 400.00 z terminem 14 dni.
Kiedy otrzymujemy pierwsze potwierdzenie wpłaty należy fakturę częściowo rozliczyć:
w raporcie bankowym (rejestr PKO) wprowadzamy zapis kasowy KP na kwotę 202.70 zł od kontrahenta TERRA
z poziomu zakładki [Rozliczenia] wprowadzamy rozliczenie ze zdarzeniem odpowiadającym pierwszej racie faktury
po zatwierdzeniu zapisu otrzymuje on status Rozliczony
w Preliminarzu płatności zdarzenie otrzymuje status Rozliczone i jest widoczne na liście zdarzeń rozliczonych.
Rozliczenie jest widoczne również z poziomu faktury: na formularzu widać, że kwota zapłacona to 202.70 (pierwsza rata), natomiast pozostaje do zapłaty 400.00 (druga rata).
Faktura dla osoby fizycznej płatna gotówką
Cel ćwiczenia: jaki wpływ mają warunki sprzedaży ustalone dla kontrahenta na wystawiane dokumenty sprzedaży
Otwieramy menu Handel/ Faktury.
Na wyświetlonej liście dokumentów dodajemy nową fakturę.
Wypełniamy dane w nagłówku:
dokument: proponowany jest domyślny schemat numeracji FA
numer: zostanie nadany automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury
kontrahent: KOWALSKI
automatycznie wypełniane są informacje pobrane z karty kontrahenta:
kategoria: PRZYCHODY
płatność: GOTÓWKA z bieżącym terminem płatności
faktura liczona od: brutto zgodnie z algorytmem liczenia dokumentu ustawionym na karcie kontrahenta
Wpisujemy towar na fakturę (tym razem posłużymy się jednostką pomocniczą)
CYKLAMEN 2 opak. w cenie 95.90 (cena 1 szt. brutto to 9.59, opakowanie zawiera 10 szt., więc program wylicza cenę dla opakowania 95.90 zł)
Wartość brutto faktury to 80 (całość pozostaje do zapłaty)
Zatwierdzamy fakturę na trwałe (nie do bufora) z zaznaczonym parametrem WZ (towar zostanie zdjęty z magazynu). Odznaczamy parametr Fiskalizuj!!!
Współpraca z modułem Kasa/Bank:
W chwili zatwierdzania faktury, pojawia się okienko z potwierdzeniem wpłaty na kwotę 191.80 zł. Zatwierdzamy je.
Na liście pojawia się faktura. Po jej podglądnięciu widać, że w polu Zapłacono wpisana jest wartość faktury, natomiast pozostało do zapłaty 0.
Na liście zapisów kasowych/bankowych w rejestrze KASA pojawił się zapis kasowy na kwotę 191.80 zł ze statusem Rozliczony całkowicie (program automatycznie skojarzył go z fakturą).
W Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą, z tym, że jest ono widoczne od razu na liście dokumentów rozliczonych (program w chwili przyjęcia gotówki automatycznie rozliczył go z zapisem).
Kontrahent o statusie osoba fizyczna
Cel ćwiczenia: zarejestrowanie w systemie kontrahenta będącego osobą fizyczną
Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
Dodajemy kolejnego kontrahenta:
kod: KOWALSKI
grupa: ODB_FINALNI (odbiorcy finalni)
rodzaj: odbiorca
NIP: 222-222-22-22
nazwa: Kowalski Jan
adres: ul. Długa 100/29, 30-148 Kraków, woj. Małopolskie
kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
Na zakładce [Płatności] ustalamy warunki sprzedaży:
forma płatności: gotówka (pole dotyczące terminu płatności nie jest edytowalne)
cena domyślna: detaliczna (brutto)
dokument liczony od: brutto
Na zakładce [Handlowe] ustalamy status kontrahenta:
status: osoba fizyczna, odbiorca krajowy
Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.
Ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta
Cel ćwiczenia: ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta zarejestrowanego w systemie
Otwieramy Ogólne/ Kontrahenci. Na liście widoczni są wszyscy kontrahenci wprowadzeni do bazy.
Edytujemy kartę wprowadzonego wcześniej kontrahenta GALERIA (jeśli nie ma takiego na liście należy go dopisać zgodnie z ćwiczeniem 6.3).
Na zakładce [Handlowe] ustalamy warunki sprzedaży:
status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
domyślna: hurtowa 3 (przy każdej sprzedaży proponowana będzie dla klienta cena 3 – dla której domyślna marża wynosi 30%)
rabat standardowy: 3% (od ceny hurtowej 3 klient przy każdej sprzedaży otrzyma rabat 3%)
Zatwierdzamy kartę.
Wprowadzenie Bilansu Otwarcia
Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru do magazynu w chwili rozpoczęcia pracy z programem
Otwieramy menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Bilans Otwarcia. Lista jest pusta.
Przy pomocy przycisku plusa dodajemy nowy dokument. Towar zostaje wprowadzony do magazynu głównego, więc w polu Magazyn zostawiamy MAGAZYN.
Wprowadzamy towary z grupy ROŚLINY (wyświetlaną listę możemy zawęzić do wybranej grupy):
CYKLAMEN: 200 szt. w cenie 6 zł
IGLAKI_CYPRYS: 200 szt. w cenie 2.50 zł
IGLAKI_JAŁOWIEC: 200 szt. w cenie 2.80 zł
JABŁONIE: 200 szt. w cenie 6.20 zł
RÓŻA_PN: 200 szt. w cenie 3.70 zł
TUJE_3L: 200 szt. w cenie 6.25 zł
Wprowadzamy towary z grupy DODATKI (wyświetlaną listę możemy zawęzić do wybranej grupy):
KORA_S80: 500 szt. w cenie 4.40 zł
ZIEMIA_5: 500 szt. w cenie 1.25 zł
Wartość Bilansu Otwarcia to 8 315.00 zł
Zatwierdzamy Bilans Otwarcia (na trwałe, nie do bufora). Towar zostaje wprowadzony do magazynu (uwaga: w trakcie zatwierdzania pojawi się okienko z aktualizacją cen sprzedaży. Należy je zatwierdzić przyciskiem z dyskietką).
Karta ewidencyjna towaru
Cel ćwiczenia: zarejestrowanie towaru w systemie
Otwieramy menu Ogólne/ Cennik. Na liście widoczne są pozycje wprowadzone w bazie DEMO.
Dodajemy nową pozycję:
kod: Cyklamen
nr katalogowy: RO/0006 (zgodnie z systemem przyjętym w bazie DEMO)
cena domyślna – jako cenę domyślną ustawiamy cenę netto z najwyższą marżą, czyli HURTOWA 3. Będzie ona proponowana np. na dokumentach sprzedaży dla kontrahenta NIEOKREŚLONEGO.
Zatwierdzamy kartę. Pojawia się w cenniku, ale należy pamiętać, że na razie jego stan w magazynie wynosi 0 szt.
Import danych o towarach i usługach z bazy DEMO (dla osób rozpoczynających pracę na czystej bazie danych):
Otwieramy menu Narzędzia/ Importy /Import z innej bazy danych.
Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
nazwa firmy: DEMO.
importowana lista: zaznaczamy GRUPY TOWARÓW, JEDNOSTKI MIARY oraz CENNIK.
Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie cennika do bazy NOVA.
Po zakończeniu importu pojawia się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych. Należy je zamknąć.