Cel ćwiczenia: przygotowanie systemu do pracy z modułem Handel

• Otwieramy Konfigurację: gałąź Firma/ Magazyn/ Parametry
• Ustawiamy parametry:
  • Naliczanie kosztu własnego sprzedaży wg metody: FIFO.
  • Symulacja wartości zakupu: wg ostatniej ceny zakupu. Do czasu zdjęcia towaru z magazynu (np. utworzenia WZ do Faktury Sprzedaży) nie są znane informacje o koszcie rzeczywistym, więc program będzie go symulował na podstawie ostatniej ceny zakupu zapisanej na karcie towaru.
• Otwieramy gałąź Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Ustawienia parametrów pozostawiamy bez zmian: dodawane dokumenty będą zawsze proponowane do zapisu w buforze (z możliwością późniejszej edycji lub usunięcia), a w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Paragonów towar będzie rezerwowany (pomniejszenie ilości w magazynie nastąpi dopiero po utworzeniu dokumentu WZ)
• Pozostałe parametry pozostawiamy bez zmian.
• Zatwierdzamy ustawienia.
• Zamykamy konfigurację.

Cel ćwiczenia: przygotowanie systemu do pracy z modułem Faktury

• Wprowadzamy stawki VAT
  • Otwieramy Konfigurację
  • Wybieramy gałąź Program/ Ogólne/ Stawki VAT
  • Na wyświetlonej liście znajdują się już predefiniowane stawki. Sprawdzamy, czy są tam stawki 23% i 8%. Jeśli nie – dopisujemy i zatwierdzamy wprowadzone dane.
• Wprowadzamy jednostki miary
  • Otwieramy Konfigurację: gałąź Firma/ Ogólne/ Jednostki miary
  • Na wyświetlonej liście widoczna jest jednostka SZT
  • Dopisujemy kolejną jednostkę miary: OPAK. (opakowanie), jeśli takiej nie ma
  • Zatwierdzamy dane i wychodzimy z konfiguracji
• Wprowadzamy grupy asortymentowe
  • W Ogólne otwieramy listę Grupy towarowe.
  • Dopisujemy grupę asortymentową ROŚLINY (Rośliny doniczkowe)
  • Zatwierdzamy dane

Definiujemy grupy cenowe

• Otwieramy Konfigurację: Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Ceny towarów i usług
• Ustalamy parametry dla poszczególnych cen:
  • Cena 1 (zakupu): definiujemy jedynie walutę domyślną PLN (przeważnie kupujemy towar u dostawców krajowych) oraz, że jest to cena netto.
  • Definiujemy cenę 2 (cena sprzedaży):
    • nazwa HURTOWA 1
    • aktualizacja: TAK (program będzie proponował nowe ceny sprzedaży w chwili zakupu w nowej cenie)
    • marża 10%
    • zaokrąglenie 10 (wyliczona cena sprzedaży będzie zaokrąglana do 10 groszy)
    • offset 00
    • waluta PLN
    • typ netto
  • Definiujemy cenę 3 (cena sprzedaży):
    • nazwa HURTOWA 2
    • aktualizacja: TAK (program będzie proponował nowe ceny sprzedaży w chwili zakupu w nowej cenie)
    • marża 20%
    • zaokrąglenie 01 (wyliczona cena sprzedaży będzie wyliczana z dokładnością do 1 grosza)
    • offset00
    • waluta PLN
    • typ netto
  • Definiujemy cenę 4 (cena sprzedaży) w podobny sposób jak cenę 2, z tym, że marża wynosi 25%
  • Definiujemy cenę 5 (cena sprzedaży):
    • nazwa DETAL
    • aktualizacja: TAK (program będzie proponował nowe ceny sprzedaży w chwili zakupu w nowej cenie)
    • marża 30%
    • zaokrąglenie 01
    • waluta PLN
    • typ brutto
  • Zatwierdzamy wprowadzone ustawienia

Ustalamy podstawowe parametry pracy

• Otwieramy Konfigurację: gałąź Firma/ Handel/ Parametry
• Zaznaczamy parametr:
  • Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży – jeśli parametr jest aktywny w chwili zatwierdzenia dokumentu zakupu, program wyliczy nowe ceny sprzedaży zgodnie z ustawieniami na karcie towaru i wyświetli tabelę, gdzie będzie można je ewentualnie skorygować.
  • Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie – jeśli parametr jest aktywny, możliwe jest wystawianie dokumentów w walutach obcych.
• Zatwierdzamy wprowadzone ustawienia

Cel ćwiczenia: poznanie zasady działania funkcji Rozlicz dostępnej w Preliminarzu płatności.

• W rejestrze BPH wprowadzamy zdarzenie:
  • dokument: KP
  • forma płatności: PRZELEW_BPH
  • kwota: 1000 PLN
  • stan: do realizacji
  • kontrahent: SOFTLAND
  • zatwierdzamy formularz
• Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty zamiast wprowadzać je do raportu kasowego/bankowego, a dopiero potem rozliczyć ze zdarzeniem można posłużyć się funkcją Rozlicz:
  • na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności ustawiamy kursor na wprowadzonym wcześniej zdarzeniu;
  • z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) wybieramy opcję Operacje seryjne/ Rozlicz.
• Na oknie Parametry seryjnego rozliczenia ustalamy:
  • Dokument: KP
  • Rejestr: BPH
  • Data zapisów KP/KW: pozostawiamy bez zmian.

Wprowadzamy tym samym zapis o schemacie numeracji KP do raportu w rejestrze BPH.

• Pojawia się formularz nowego zapisu kasowego/ bankowego
  • na zapisie uzupełnione są informacje o kontrahencie i kwocie zgodnie z wprowadzonymi na zdarzeniu;
  • zatwierdzamy formularz.
• Program automatycznie rozlicza zapis i zdarzenie:
  • zdarzenie znika z listy zdarzeń nie rozliczonych, a widoczne jest na liście Rozliczone całkowicie;
  • w raporcie kasowym/ bankowym pojawia się nowy zapis;
  • zapis ma status R – rozliczony całkowicie.

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu rozliczania zapisów kasowych/ bankowych ze zdarzeniami w Preliminarzu płatności.

• Rozliczamy planowaną wpłatę od kontrahenta ALOZA z wprowadzonym zapisem kasowym potwierdzającym taką wpłatę:
  • otwieramy Preliminarz płatności dla rejestru BPH;
  • otwieramy formularz zdarzenia na zakładce [Rozliczenia];
  • przyciskiem plusa dodajemy rozliczenie. Otwierana jest lista nierozliczonych zapisów kasowych/ bankowych dla kontrahenta ALOZA;
  • wybieramy zapis na kwotę 3450 zł i akceptujemy wybór klawiszem „Wybierz” .
• Na liście pojawia się rozliczenie. Ponieważ kwota na zdarzeniu i zapisie były identyczne – obydwa dokumenty zostają rozliczone całkowicie.
• Zatwierdzamy zdarzenie. Zdarzenie znika z listy dokumentów nierozliczonych, a pojawia się na liście po zaznaczeniu opcji Rozliczone całkowicie.
• Na liście zapisów kasowych/bankowych zapis otrzymuje status R (rozliczony całkowicie).

Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisu kasowego do raportu.

Wprowadzamy pierwsze zapisy do raportu. W tym celu otwieramy menu wybieramy Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Następnie wybieramy rejestr: BPH i raport RKB/000001/2010/BPH. Pojawia się lista zapisów z wskazanego raportu. W naszym przypadku jest pusta. Przycisk z plusem pozwala dodać pierwszy zapis.

Załóżmy, że otrzymaliśmy wyciąg bankowy, na którym potwierdzone są dwie operacje: przelew na nasze konto od kontrahenta ALOZA na kwotę 3450 zł oraz przelew z naszego konta dla kontrahenta ELEKTROWNIA na kwotę 1300 zł.

• Przelew na nasze konto. Wypełniamy kolejne pola:
  • Dokument: KP (bo tak mamy zdefiniowane operacje przychodu)
  • Data: bieżąca
  • Kwota: 3450
  • Operacja: przelew na konto
  • Kontrahent: ALOZA (można wpisać z klawiatury)
  • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
  • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
  • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją z kontrahentem. Np. z Fakturą Sprzedaży dla ALOZA).
  • zatwierdzamy formularz
• Przelew z naszego konta. Wypełniamy kolejne pola:
  • Dokument: KW (bo tak mamy zdefiniowane operacje rozchodu)
  • Data: bieżąca
  • Kwota: 1300
  • Operacja: przelew z konta
  • Kontrahent: ELEKTROWNIA (można wpisać z klawiatury)
  • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
  • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
  • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją – np. z Fakturą Zakupu od ELEKTROWNIA).
  • zatwierdzamy formularz

Cel ćwiczenia: podział planowanej płatności na dwa zdarzenia

• Otwieramy Preliminarz płatności (menu Kasa/Bank). Dodanie nowego zdarzenia jest możliwe jedynie po wybraniu określonego rejestru (w dole okna w polu Rejestr wybieramy BPH)
• Dodajemy nowe zdarzenie:
  • dokument: KW
  • forma: przelew_BPH
  • kwota: 3000
  • stan: do realizacji
  • kontrahent: BIUROWIEC (dane bankowe oraz kategoria wypełniane są automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta)
• Zatwierdzamy zdarzenie, które staje się planowaną wypłatą.
• Okazuje się, że planowana płatność będzie realizowana w dwóch miesięcznych ratach. Wprowadzone zdarzenie powinniśmy zatem podzielić na dwa:
  • na liście zdarzeń zaznaczamy wprowadzony wcześniej dokument
  • z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybieramy funkcję Podziel
• W wyświetlonym oknie uzupełniamy informacje dotyczące podziału:
  • zapis oryginalny: kwota 1000 PLN, termin bez zmian
  • zapis nowy: 2 000 PLN, termin ustalamy na miesiąc następny
  • zatwierdzamy okno.
• W wyniku operacji powstają dwa zdarzenia:
  • zdarzenie oryginalne: zmianie ulega jedynie kwota (z 3000 na 1000 zł)
  • zdarzenie nowe: ze zdarzenia oryginalnego przepisywane są informacje o kontrahencie, natomiast kwota i termin pobierane są z wypełnionego wcześniej okna (2000 zł)

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie planowanej płatności w preliminarzu płatności.

• Otwieramy Preliminarz płatności (menu Kasa/Bank). Dodanie nowego zdarzenia jest możliwe jedynie po wybraniu określonego rejestru (w dole okna w polu Rejestr wybieramy BPH)
• Dodajemy nowe zdarzenie:
  • dokument: KP
  • forma: przelew_BPH
  • kwota: 3450
  • stan: do realizacji
  • kontrahent: ALOZA (dane bankowe oraz kategoria wypełniane są automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta)
• Zatwierdzamy zdarzenie, które staje się planowaną wpłatą.

Cel ćwiczenia: przygotowanie bazy do pracy pod kątem modułu Kasa/Bank: założenie rejestru bankowego, utworzenie formy płatności oraz otworzenie raportu bankowego.

Lista banków jest już wprowadzona. Teraz pora na założenie rejestrów kasowych/bankowych.

Rejestr KASA jest definiowany w chwili zakładania nowej bazy danych. Na liście raportów rejestru KASA został otwarty domyślny raport z datą otwarcia zgodną z datą stworzenia bazy danych.

Założony został też pierwszy rejestr bankowy dla rachunku w banku PKO I O./KRAKÓW. Proszę sprawdzić, czy podane dla rachunku dane są prawidłowe oraz uzupełnić saldo otwarcia.

• Z menu wybieramy Kasa/Bank/ Rejestry Kasowe/Bankowe. Edytujemy rejestr:
  • Rejestr: PKO
  • odznaczony parametr Numery obce
  • okres raportów: miesięczny (raz na miesiąc otrzymujemy wyciąg bankowy)
  • Saldo B.O.: 24 500 zł
  • zatwierdzamy formularz
• Otwieramy pierwszy raport bankowy w rejestrze PKO:
  • ustawiamy kursor na liście rejestrów, na rejestrze PKO,
  • naciskamy ikonę z paska zadań „Raporty kasowe/bankowe”, która otworzy listę raportów powiązanych ze wskazanym rejestrem. W naszym przypadku lista jest pusta:
  • dodajemy nowy raport: Data otwarcia i Data zamknięcia – obejmują bieżący miesiąc.
  • zatwierdzamy formularz
  • na liście raport jest widoczny w kolorze zielonym – raport jest otwarty i można w nim wprowadzać zapisy
• Jeśli jeszcze raz podglądniemy zatwierdzony raport. Wypełnione zostało pole Stan poprzedni. Przyjęło wartość 24 500 zł, ponieważ taki był B.O. na rachunku w banku PKO.

Załóżmy, że nasza firma prowadzi jeszcze jeden rachunek bankowy w Banku BPH (akronim na liście banków BPH I O./KRAKÓW, numer rozliczeniowy: 10601376). Bieżący stan rachunku wynosi 28 000 zł. Co tydzień z banku otrzymujemy wyciąg bankowy z wykazem zarejestrowanych transakcji.

Ponieważ z poziomu kreatora widocznego przy pierwszym uruchomieniu bazy możliwe jest zdefiniowanie tylko jednego rachunku bankowego firmy – drugi rejestr musimy założyć bezpośrednio w module Kasa/Bank. Na liście banków są już wpisane dane banku BPH, w którym rachunek jest prowadzony. Teraz należy założyć związany z nim rejestr:

• Z menu wybieramy Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Dodajemy nowy rejestr:
  • Akronim: BPH
  • Rejestr: BPH
  • Nazwa: Rachunek bieżący w banku BPH
  • Typ rejestru: Konto bankowe
  • Bank: wpisujemy akronim: BPH I O./KRAKÓW lub NRB: 10601376 lub wyszukujemy z listy
  • Numer rachunku: wprowadzamy numer rachunku 31 10601376 1234 1234 1234 1234
  • Okres raportów: Tygodniowy (ponieważ raz na tydzień otrzymujemy wyciąg bankowy)
  • Saldo B.O.: 28 000 zł
  • zatwierdzamy formularz

Podczas zatwierdzania formularza rachunku program pozwala na:

• Otwarcie pierwszego raportu bankowego w rejestrze BPH:
  • należy zaznaczyć parametr Otworzyć nowy wyciąg z datą.
  • raport będzie obejmował okres tygodnia zawierającego wskazaną datę.
  • raport jest widoczny na liście raportów KB.
  • na liście wypełniona została kolumna Stan poprzedni. Przyjmie wartość 28 000 zł, ponieważ taki był B.O. na rachunku w banku BPH.
• Zdefiniowanie formy płatności związanej z rejestrem BPH
  • należy zaznaczyć parametr Dodać nową formę płatności dla rachunku
  • program automatycznie doda formę płatności o nazwie przelew_BPH, typu przelew, skojarzoną z rejestrem BPH (jeśli Użytkownik nie zaznaczy parametru to nową formę może dopisać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności).
  • w firmie będą funkcjonowały dwie formy płatności dla przelewów:
    • przelew skojarzony z rachunkiem w PKO
    • przelew_BPH skojarzony z rachunkiem w banku BPH.

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie

Zdefiniowanie grupy kontrahentów

• Otwieramy Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
• Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
• Zatwierdzamy dane
• Zamykamy konfigurację

Zarejestrowanie kontrahenta

• Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
• Dodajemy kolejnego kontrahenta:
  • kod: GALERIA
  • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
  • rodzaj: odbiorca
  • NIP: 111-111-11-11
  • nazwa: Galeria Kwiatów
  • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
  • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
• Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
  • bank: BGŻ /KRAKÓW
  • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
  • forma płatności: PRZELEW
  • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
• Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
• Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.

Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
  • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Cel ćwiczenia: zdefiniowanie wykorzystywanych w firmie kategorii

• Otwieramy menu Ogólne/ Kategorie.
• Wprowadzamy kategorię ogólną kosztów (w oknie typ: Koszty).
  • Przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
    • Kod/Opis: KOSZTY INNE
    • Stawka VAT: 23%
    • Odliczenia: TAK
    • Rodzaj: Inne
  • Zatwierdzamy formularz.
• Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii KOSZTY INNE:
  • Ustawiamy kursor na kategorii ogólnej KOSZTY INNE i przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
    • Kod/Opis: ENERGIA
    • Stawka VAT: 23%
    • Odliczenia: TAK
    • Rodzaj: Inne
  • zatwierdzamy formularz
• Wprowadzamy kategorię ogólną przychodów (w oknie na dole wybieramy typ: Przychody)
  • przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
    • Kod/Opis: PRZYCHODY
    • Stawka VAT: 23%
  • zatwierdzamy formularz
• Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii PRZYCHODY:
  • ustawiamy kursor na kategorii ogólnej Przychody
  • przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
    • Kod: SPRZED.TOWARÓW
    • Opis: Przychody ze sprzedaży towarów
    • Stawka VAT: 23%

Import danych o kategoriach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy KATEGORIE
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kategorii do bazy NOVA

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.