Sekcja Razem:

• Suma elementów wypłaty – suma wszystkich elementów wynagrodzenia, zarówno opodatkowanych jak i nie, w tym zasiłki ZUS,
• Składki ZUS pracownika – suma naliczonych w wypłacie składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych przez pracownika,
• Zaliczka podatku – zaliczka podatku przekazywana do urzędu skarbowego,
• Składka zdrowotna – składka na ubezpieczenie zdrowotne,
• Składki PPK pracownika – łączna suma składek podstawowej i dodatkowej pracownika odprowadzanych do wybranej Instytucji Finansowej w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Sekcja Opodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Wynagrodzenie zasadnicze – wynagrodzenie nominalne po pomniejszeniu z tytułu odnotowanych nieobecności, skorygowane o ewentualne odchyłki od przyjętej normy czasu pracy (w przypadku dodatniej odchyłki wynagrodzenie powiększone o iloczyn: wartość jednej godziny pracy x liczba nadgodzin). W wynagrodzeniu zasadniczym NIE są wykazywane dopłaty z tytułu rozliczenia nadgodzin). Dodatkowo w tym elemencie sumowany jest akord oraz wszystkie typy wypłat definiowane według algorytmu 13.
• Dodatki – suma opodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami (w tym wynagrodzenie za czas choroby),
• Potrącenia – suma opodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami, w tym spłaty udzielonych zaliczek,
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich oraz świadczeń rehabilitacyjnych,
• Zasiłki (opodatkowane, niebędące rozliczeniem nieobecności) zasiłki wyrównawcze
• Dodatki ZFŚS– świadczenie z funduszu socjalnego, które w konfiguracji ma zaznaczony parametr Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS wypłacone powyżej wartości rocznego limitu

Sekcja Dopłaty do wynagrodzenia:

• Za pracę w nocy,
• Nadgodziny z dopłatą +50%, (wyłącznie same dopłaty, „podstawowa” część dodatku uwzględniona została w wynagrodzeniu zasadniczym) nadgodziny z dopłatą +100% (jak wyżej).

Sekcja Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Dodatki (bez zasiłków) – suma nieopodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia,
• Potrącenia (w tym spłaty udzielonych zaliczek) – suma nieopodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia (np. składki PKZP, składki PZU, spłata nieopodatkowanej zaliczki),
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków wychowawczych,
• Zasiłki – suma zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
• Dodatki ZFŚS – świadczenie z funduszu socjalnego, które w konfiguracji ma zaznaczony parametr Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS wypłacone poniżej wartości rocznego limitu
• Korekta zaliczki podatku z tytułu rozliczenia za ubiegły rok – suma elementów wykazywanych na PIT-4R.

Sekcja Kwota do wypłaty:

• Razem – wartość netto wypłaty z podziałem na ROR i wypłatę gotówkową – kasa.

Zakładka [Ubezpieczenia] zawiera szczegółową informację o podstawach naliczania składek ZUS oraz naliczonych składkach (finansowanych zarówno ze środków pracownika jak i pracodawcy), w szczególności są to:

• Kod tytułu ubezpieczenia
• Podstawa naliczania składki:
  • Emerytalnej (w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawa zostanie automatycznie odpowiednio pomniejszona (wyzerowana)),
  • Rentowej (jak wyżej),
  • Chorobowej,
  • Wypadkowej,
  • FP (Fundusz Pracy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych),
  • Zdrowotnej (na ubezpieczenie zdrowotne).
  • W tym opodat. (podstawa, od której została naliczona składka zdrowotna odliczona)
• Składki na ubezpieczenie:
  • Emerytalna (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Rentowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Chorobowa (wyłącznie dla pracownika),
  • Wypadkowa (wyłącznie dla pracodawcy),
  • Suma składek ZUS płaconych ze środków pracownika,
  • FP (Fundusz Pracy) zawsze po stronie Płatnika (pracodawcy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) – po stronie Płatnika,
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych) – po stronie Płatnika,
  • Zdrowotna (pob.) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
  • Zdrowotna (pob.) po stronie Płatnika – składka właściciela, składki płacone np. od urlopów wychowawczych,
  • Zdrowotnej – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika.
• Pracownicze Plany Kapitałowe:
  • Podstawa naliczenia składki PPK,
  • Składka podstawowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Składka dodatkowa (dla pracownika, dla pracodawcy).
• Pakiet mobilności:
  • Diety odliczone od podstawy składek ZUS.

Zakładka [Podatki] zawiera szczegółową informację o danych podatkowych, w szczególności są to:

• Suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (łącznie z opodatkowanymi zasiłkami),
• Pomniejszenie o diety – wartość diet pomniejszająca podstawę opodatkowania kierowców międzynarodowych (Płace i Kadry z Plusem ),
• Przychód pomniejszony o diety – stanowi różnicę pomiędzy polami Suma opodatkowanych elementów oraz Pomniejszenie o diety,
• W tym Przychód podlegający zwolnieniu z PIT – przychód, do którego było stosowane zwolnienie z podatku,
• Suma składek ZUS – pełna kwota składek naliczonych w wypłacie,
• W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodat. – składki na ubezpieczenie społeczne od opodatkowanych elementów wypłaty, które pomniejszają podstawę opodatkowania, nie są wykazywane składki społeczne naliczone od elementów, od których było stosowane zwolnienie z podatku,
• Koszty uzyskania
  • Należne w miesiącu – wartość kosztów uzyskania przysługujących pracownikowi do odliczenia w danym miesiącu. Wielkość odczytana z danych kadrowych pracownika. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, dla każdej z nich koszty należne będą wyświetlane w identycznej wysokości,
  • Odliczone – koszty uzyskania faktycznie odliczone w danej wypłacie. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, może okazać się, że całe koszty uzyskania zostały uwzględnione („wyczerpane”) w pierwszej z realizowanych wypłat,
  • Koszty uzyskania przychodu 50% z tytułu praw autorskich: Przychód 50% – w którym zapisywana jest pełna wartość uprawniająca do zastosowania 50% kosztów, która z kolei jest zliczana do deklaracji PIT-11 Podstawa 50% oraz Koszty 50%.
• Ulga dla pracowników (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju ‘Etat’, ‘Zaliczka brutto’, ‘Inne, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022)’- Ulga naliczana jest wypłatach naliczanych od 1.01.2022 roku za miesiące, w których pracownik etatowy uzyskał przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy w wysokości wynoszącej od 5 701 zł do 11 141 zł
• Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń) – kwota stanowiąca podstawę naliczenia podatku bez zaokrągleń,
• Procent podatku – procent podatku, który został zastosowany przy wyliczaniu zaliczki podatku. Pole dostępne jedynie na formularzu wypłaty etatowej.
• Ulga podatkowa (Należna w miesiącu i Odliczona) – wartości ustalane na tych samych zasadach, co odpowiadające im koszty uzyskania,
• Naliczona zaliczka podatku –  zaliczka podatku (bez zaokrąglenia podatku),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego – zaokrąglona do 1,00zł kwota podatku przekazywana do urzędu skarbowego,

• • W tym zaliczka podatku pobrana z poprzednich miesięcy(pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022)– kwota niedopłaty zaliczki podatku z poprzednich miesięcy doliczona do zaliczki podatku w bieżącej wypłacie.
• Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022) – różnica pomiędzy zaliczką należną ustaloną według przepisów wynikających z Polskiego Ładu, a faktycznie pobraną z wynagrodzenia ustaloną według zasad obowiązujących na 31.12.2021r.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona) – składka zdrowotna odliczona od podatku pracownika. Pole na formularzu wypłaty jest dostępne, gdy rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne odlicz. od przych. zwol- wykazywana jest składka zdrowotna odliczona od przychodu, do którego było stosowane zwolnienie z PIT dla młodych. W przypadku przychodów, od których podatek był liczony tylko od części wynagrodzenia ponieważ nastąpiło przekroczenie limitu zwolnienia z PIT składka zdrowotna odliczona od części przychodu, który podlegał zwolnieniu wyliczana jest jako różnica między kwotą składki odliczonej naliczonej od pełnego przychodu i kwotą składki zdrowotnej odliczonej od przychodu faktycznie opodatkowanego. Pole na formularzu wypłaty jest dostępne, gdy rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) po stronie Płatnika – składka nie pomniejszająca wypłaty np. składki płacone od urlopów wychowawczych.

Na formularzu wypłaty pracownika na zakładkach: [Podatki], [Ubezpieczenie] po prawej stronie okna pojawia się pole Korekta podatku i ubezpieczeń . Użytkownik uzyska możliwość ręcznej korekty (zmiany) pól:

• Pomniejszenie o diety,
• Odliczone koszty uzyskania,
• Ulga dla pracowników
• Odliczona ulga podatkowa,
• Naliczona zaliczka podatku (do czasu funkcjonowania ograniczenia w poborze składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości naliczonej zaliczki podatku naliczona zaliczka podatku powinna być równa sumie zaliczki podatku przekazywanej do urzędu skarbowego i składki na ubezpieczenie zdrowotne),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona).

Po zaznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń i wprowadzeniu ręcznych korekt program automatycznie przelicza pola, które zależą od tych zmodyfikowanych. Pola dotyczące składek i podatku, które zostały ręcznie skorygowane przez użytkownika są dodatkowo oznaczane. Na kolor czerwony są oznaczane pola, które zostały ręcznie zmodyfikowane, a na zielono pola, które zostały automatycznie przeliczone względem kwoty skorygowanej ręcznie (oznaczonej na czerwono).

W wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia modyfikacja pól na jednym z kodów, powoduje oznaczenie jako modyfikowanych analogicznych pól również na drugim kodzie. Jeśli jest potrzeba skorygowania kwot zarówno na zakładce [Podatki], jak i na zakładce [Ubezpieczenia] w wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia, to korekta musi być wykonana najpierw na zakładce [Podatki]. Po wprowadzeniu zmian na zakładce [Ubezpieczenia], jest blokowana możliwość ponownej edycji kwot na zakładce [Podatki]. Ponowna korekta jest możliwa dopiero po odznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń (czyli przywróceniu automatycznych wyliczeń) i ponownym jego zaznaczeniu.

Uwaga

 Zaznaczenie opcji Korekta podatku i ubezpieczeń na formularzu wypłaty skutkuje wyświetleniem na liście Wypłaty pracowników ikony  w kolumnie Korekta składek. 

Podatek od umów cywilnoprawnych

Od wersji 2014.5.1 podatek od umów cywilnoprawnych, zależnie od ustawienia parametru w konfiguracji Podatek dla zleceniobiorców zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą samą pozycją PIT, można liczyć  łącznie lub oddzielnie dla elementów wypłaty naliczonych na liście płac typu Umowa.

Działanie parametru:

• Parametr zaznaczony:
  • dla wypłat umów cywilnoprawnych oraz dodatkowych elementów wynagrodzenia, liczonych na tej samej liście płac, zaliczka podatku jest uzgadniana i zaokrąglana łącznie dla wszystkich przychodów naliczanych na danej liście płac. Uzgadnianie zaliczki podatku jest wykonane dla elementów, które mają ustawioną taką samą pozycję na deklaracji PIT i procent podatku. Podczas naliczania wypłaty na tej samej liście płac, zawierającej składniki mające ustawiony różny procent podatku parametr nie może być zaznaczony. Przy próbie naliczenia takiej wypłaty pojawia się odpowiedni komunikat
  • dla wypłat liczonych na oddzielnych listach płac typu Umowa zaliczka podatku jest zaokrąglana dla każdej z wypłat oddzielnie.
• Parametr niezaznaczony – zaliczka podatku liczona jest oddzielnie dla każdej wypłaty, bez względu czy naliczana jest na jednej liście płac czy na kilku, program działa tak, jak w wersjach wcześniejszych niż 2014.5.1.

Na pełną wypłatę pracownika składają się wypłaty pojedynczych elementów (wynagrodzenia zasadnicze, premia uznaniowa, dopłata za pracę w nocy…).

Formularz wypłaty pracownika -zakładka Elementy wypłaty

Pojedyncza wypłata może składać się ze składników. Przykładowo na wynagrodzenie zasadnicze (element wypłaty) składają się składniki:

• Wynagrodzenie nominalne (składnik wypłaty) – dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to wprost stawka zaszeregowania, dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to iloczyn stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy (wynikającego z kalendarza, bez uwzględniania nieobecności i odnotowanych odchyłek od normy),
• Pomniejszenia z tytułu poszczególnych nieobecności (składniki wypłaty) – każda nieobecność pomniejszająca czas pracy generuje swoje własne pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego,
• Wynagrodzenie z tytułu przekroczenia normy czasu pracy lub pomniejszenie wynagrodzenia z tytułu nieprzepracowania przewidzianej kalendarzem normy czasu pracy (składnik wypłaty) – iloczyn odpowiedniej odchyłki od normy i wartości jednej godziny pracy (dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to wprost stawka zaszeregowania, dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to iloraz stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy).
• Rozliczenie nieobecności – wygeneruje się element, w którym możemy podglądnąć, z jakiej został wyliczony podstawy (chorobowe, urlop), jaki procent wynagrodzenia/zasiłku się policzył i za ile dni.

Zakładka [Elementy wypłaty] pozwala:

• Program zaproponuje okres wypłaty zgodny z okresem zapisanym wcześniej w liście płac,
• Naciskając przycisk Typ otworzymy listę zdefiniowanych w programie elementów wypłaty,
• Po zaakceptowaniu pozycji wybranej z listy (elementu wypłaty) program zaproponuje jego Opis (Nazwa + Okres wypłaty) i Wartość (o ile została zapisana w konfiguracji). Wartość elementu wypłaty może zostać dowolnie zmodyfikowana.
• Po przeliczeniu ikoną pioruna, (jeśli nie było edytowane pole wartość) i zaakceptowaniu wyboru ikoną dyskietki lista elementów wypłaty (wypłata) zostanie przeliczona z uwzględnieniem nowego elementu.

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Jest dostępny także z poziomu formularza wypłaty.

– Dane pracownika – możliwość podglądu danych z zapisu historycznego pracownika aktualnego na moment liczenia wypłaty.

Formularz ten wywołuje klawisz , przycisk <INSERT>. Ze względu na dużą ilość informacji związanych z wypłatą został on podzielony tematycznie na cztery zakładki

• Ogólne
• Elementy wypłaty
• Podatki
• Ubezpieczenie 

Tematy powiązane:

• zaliczki brutto/netto
• pożyczki

Funkcja Wypłaty pracowników <Ctrl> <L> pozwala:

• naliczać wypłaty dla pracowników etatowych,
• rozliczać zawarte umowy cywilnoprawne,
• zrealizować dowolne wypłaty „poza etatem” (inne wypłaty, zaliczki, pożyczki),
• naliczyć wypłaty dla właścicieli i osób współpracujących. Jest to operacja ‘techniczna’, służąca wyliczeniu składek ZUS na podstawie których powstaną raporty, deklaracje ZUS.

Na wyświetlanej liście będą widoczne wszystkie osoby, dla których zostały zrealizowane lub mogą być zrealizowane wypłaty związane z daną listą. Osoby, dla których nie naliczono jeszcze wypłat na wskazanej liście płac, wyświetlane są w kolorze szarym, osoby z wypłatami na zielono. W ten sposób łatwo można odróżnić, czy wartość 0.00 obok nazwiska oznacza brak wypłaty, czy naliczone wynagrodzenie z zerową kwotą do wypłaty – np. dla osoby przebywającej przez cały miesiąc na urlopie wychowawczym, niemającej prawa do zasiłku. Po wciśnięciu przycisku zostanie wyświetlona kolekcja zdefiniowanych list płac.

Wyświetlana na ekranie lista obsługiwana jest przy pomocy przycisków:

• Lista Pracowników – dodatkowo wyświetlana lista pracowników i ich wypłat może zostać ograniczona do:
  • osób, dla których zrealizowana została wypłata (Pracownicy z wypłatami),
  • osób, dla których nie zostały zrealizowane wypłaty, a które kwalifikują się do umieszczenia na wyświetlanej liście (Pracownicy bez wypłat),
  • połączone listy Pracownicy z wypłatami i Pracownicy bez wypłat (Pracownicy wszyscy).
• Lista płac – na ekranie pojawi się lista nazwisk dla których zostały zrealizowane lub mogą zostać zrealizowane wypłaty o określonej kategorii (Etat, Umowa, Właściciel, Inne, Zaliczka, Pożyczka) w okresie narzuconym definicją listy płac. W programie wykorzystano kolory w celu określenia stany danej listy płac. Kolor:
  • zielony – lista jest otwarta, można do niej generować kolejne wypłaty,
  • czarny – oznacza zamkniętą listę płac. Nie można dodać ani usunąć naliczonej wypłaty,
  • niebieski – lista płac została zaksięgowana.
• Wydział (moduł Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Na liście pracowników z wypłatami istnieje możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego są przypisani. Klikając przycisk Wydział, można wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (flaga podwydziały). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników, ogranicza się tylko do osób zatrudnionych w wybranym dziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji płac przydatne jest np. do naliczania seryjnego wypłat dla wybranej grupy pracowników.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat byłych pracowników przeniesionych do tak zwanego „archiwum”.

Pokaż wszystkie wypłaty na tej liście płac – zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie na oknie Wypłaty pracowników wszystkich wypłat naliczonych na wybranej liście płac, w tym wypłat pracowników, których dane zostały zmienione po naliczeniu wypłaty i obecnie nie spełniają podstawowych kryteriów wyświetlania i naliczenia wypłat na danej liście np. wypłata pracownika, któremu została wpisana data zwolnienia wcześniejsza niż okres, za który została naliczona wypłata. Parametr jest aktywny, jeśli w polu Lista pracowników ustawiona jest opcja wszyscy lub z wypłatami. Na oknie Listy płac dostępna jest kolumna Nadmiarowe wypłaty, w której wyświetla się ostrzeżenie () dla listy, na której jest naliczona co najmniej jedna wypłata nie spełniająca warunków filtra listy płac.

Funkcje dostępne z listy wypłat pracowników

– Lista umów – wykaz umów cywilno-prawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło), umów B2B zawartych z danym pracownikiem.

– Lista dodatkowych elementów wynagrodzenia (dodatki/ akordy) – wykaz stałych i okresowych dodatków i potrąceń wypłacanych pracownikowi. Ikona umożliwia dodawanie/ podgląd/ usuwanie elementów wynagrodzenia przyznanych z pozycji Formularza danych kadrowych. Lista akordów pracownika – wykaz akordów wykonywanych przez pracownika.

– Kalendarz – przycisk ten wywołuje formularz czasu pracy, który pozwala na sprawdzenie rzeczywistego czasu pracy i zarejestrowanych nieobecności. Można także podejrzeć plan pracy oraz limity nieobecności pracownika.

– Eksport wypłat – przycisk dostępny z listy pracowników z wypłatami – pozwala na wyeksportowanie informacji o wypłatach do programu MS EXCEL.

Po naciśnięciu ikony eksportu pojawia się okno z zakresem danych, które Użytkownik może zapisać w formacie pliku *.xls. Zakres informacji exportu do MS EXCEL:

• kod, nazwisko, imię pracownika,
• wartość brutto i netto wynagrodzenia,
• wartość opodatkowanych elementów wynagrodzenia płatnych przez firmę,
• wartość nieopodatkowanych elementów wynagrodzenia płatnych przez firmę,
• wartość opodatkowanych zasiłków ZUS,
• wartość nieopodatkowanych zasiłków ZUS,
• suma składek ZUS pracownika,
• indywidualne wartości składek ZUS pracownika: emerytalna, rentowa, chorobowa,
• indywidualne wartości składek ZUS firmy: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP, FEP
• składka zdrowotna ogółem, składka zdrowotna odliczona od podatku, składka zdrowotna od netto,
• zaliczka podatku, koszty uzyskania przychodu, ulga podatkowa.

– Lista atrybutów pracownika (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na dodawanie, usuwanie, edycję oraz tworzenie historii atrybutu.

– Seryjne zamykanie/ otwieranie wypłaty – opcja dostępna jest tylko z poziomu wypłat pracowników. Zamiast ikony można wybrać opcję z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy). Funkcja zamykania/ otwierania dotyczy wyłącznie zaznaczonych wypłat. Przydatna w sytuacji, gdy mamy zamkniętą listę, a użytkownik chciałby zmienić pracownikowi wypłatę. Nie musi otwierać całej listy, a jedynie konkretną wypłatę. W sytuacji, gdy na zamkniętej liście zostanie otwarta wypłata, w oknie list płac obok daty wypłaty pojawi się znacznik.

– Policz wypłatę – naliczenie wypłaty dla podświetlonego pracownika na liście lub seryjne naliczenie wypłat dla osób zaznaczonych na liście. W przypadku, gdy wypłata jest już naliczona uruchomienie przycisku powoduje przeliczenie wypłaty

– Edycja wypłaty – możliwość podglądu i zmiany naliczonej wypłaty. Dla wypłat znajdujących się na zamkniętej liście możliwy jest tylko podgląd.

– Kasowanie wypłaty – całkowite usuniecie naliczonej wypłaty. Nie można usunąć wypłaty zamkniętej lub zaksięgowanej.

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Jest dostępny także z poziomu formularza wypłaty.

– Zapisy historyczne – lista zapisów historycznych pracownika. Za pomocą tego przycisku można podejrzeć dane dotyczące zatrudnienia pracownika w firmie.

Lista wszystkich wypłat pracownika

Chcąc sprawdzić listę wszystkich wypłat wybranego pracownika należy zaznaczyć go na liście, a następnie na pasku zadań kliknąć przycisk . Lista wszystkich wypłat pracownika. Po wciśnięciu tego przycisku otrzymamy listę wszystkich wypłat pracownika. Lista dostarcza informacji o okresie, jakiego dotyczy wypłata, symbolu listy płac, miesiącu i roku deklaracji oraz o kwocie do wypłaty.

Lista wszystkich wypłat pracownika

Z tego poziomu możliwe jest kasowanie wypłat pracownika poprzez zaznaczenie wypłat na liście i wciśnięcie przycisku .

Wyświetlanie listy pracownika możemy ograniczyć do konkretnego roku – w tym celu należy wpisać w polu wybrany rok i zaznaczyć parametr Zawęź do roku.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

• wybrać listę płac – po wciśnięciu przycisku Lista płac program wyświetli wszystkie zdefiniowane w programie listy.
• zaznaczyć pracowników dla których będziemy naliczać wypłaty – zasady zaznaczenia rekordów na listach opisane w rozdziale 2. Standardy na listach (Zaznaczanie rekordów na liście)
• uruchomić naliczanie wypłaty ikoną plusa lub poleceniem Policz wypłatę z menu kontekstowego wywołanego prawym klawiszem myszy.

Sposób działania funkcji naliczania wypłaty zależy do sytuacji. Jeśli:

• kursor ustawiony jest na pracowniku/pracownikach bez wypłaty – nastąpi jej wyliczenie,
• kursor ustawiony jest na pracowniku/pracownikach, który ma już wyliczoną wypłatę – program poinformuje nas o tym właściwym komunikatem i zapyta o ponowne przeliczenie wypłaty,
• na liście zaznaczymy pracownika/pracowników – program wyliczy seryjnie wypłaty dla tych osób, z pominięciem osób, które wcześniej miały już wyliczone wypłaty (nie będzie ich ponownie przeliczał). Informacja o takich osobach pojawi się w logu.

Podczas seryjnego liczenia/kasowania wypłat dla zaznaczonych pracowników jest tworzony i wyświetlany na ekranie plik log zawierający informację, dla których pracowników program wyliczył/usunął wypłatę, a także o ewentualnych przyczynach niewykonania tej operacji.

Zapis informacji o seryjnym naliczeniu wypłat

Powyższy opis dotyczy zarówno wypłat umów cywilnoprawnych jak i wypłat etatowych.

Jeżeli dolicza się drugi dodatek do istniejącej wypłaty, w której już został przeliczony i skorygowany jakiś dodatek powoduje to przeliczenie na nowo pierwszego dodatku. Zmiana kwoty na elemencie wypłaty jest jej korektą. Dlatego kolejne elementy należy dodawać ręcznie, żeby zachować tą pierwotną korektę.

W przypadku wypłat realizowanych na liście płac – rodzaj Inna, zasada działania przycisku  jest następująca:

• kursor ustawiony jest na pracowniku bez wypłaty, otwarty zostanie formularz wypłaty i po przejściu na zakładkę Elementy wypłaty możemy wybrać i wypłacić dany składnik,
• kursor ustawiony jest na pracowniku z wypłatą – program wyświetli odpowiedni komunikat, bez przeliczania wypłaty,
• wyliczenie seryjne dla zaznaczonych pracowników – program wygeneruje zerowe wypłaty.

W celu skorygowania (dodania/usunięcia) wcześniej naliczonej wypłaty należy ją edytować za pomocą przycisku , przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i poprawić dany zapis.

Seryjne naliczanie dodatków

Opcja seryjnego wypłacania wybranego dodatku (typu wypłaty) dostępna jest dla list płac o rodzaju Inne. Listy płac tego rodzaju służą do wyliczania wypłat niezwiązanych bezpośrednio z etatem. Przy liczeniu seryjnym istnieje możliwość dodania kolejnego elementu do naliczonej już wypłaty, bez jej wcześniejszego usuwania.

Funkcja seryjnego naliczania dodatków dostępna jest z poziomu po rozwinięciu przycisku  Policz seryjnie dodatek.

Zaznaczenie parametru zapisywać również wypłaty o wartości zerowej pozwoli zapisać na liście płac dodatki z wartością 0,00 zł. Pole Typ składnika musi być wypełnione.

Wywołanie operacji seryjnej na wypłatach działa dla zaznaczonych pracowników pod warunkiem, że wybrana lista płac jest otwarta i równocześnie dany pracownik nie ma zamkniętej wypłaty.

Seryjne naliczanie dodatku

W trakcie wykonywania operacji naliczania pojawia się log z informacją o przebiegu naliczania seryjnie wybranego dodatku.

Seryjne usuwanie wypłat

Proces usuwania rozpoczynamy poprzez zaznaczenie pracownika/pracowników, których wypłaty należy usunąć. Następnie klikamy ikonę  lub wybranie z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) polecenia Usuń. W trakcie operacji usuwania pojawia się log informujący o przebiegu procesu kasowania wypłat.

Funkcje dostępne z poziomu formularza elementu wypłaty

– możliwość podglądu podstaw obliczeniowych dla: ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia za czas urlopu, wynagrodzenia/zasiłku za czas choroby oraz urlopu wychowawczego.

– Opis analityczny – pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe.

– możliwość podglądu konfiguracji danego elementu wypłaty,

– możliwość podglądu umowy cywilnoprawnej pracownika, do której naliczona jest dana wypłata (tylko dla wypłat na liście o rodzaju Umowa).

Funkcjonalność ta pozwala na nowo naliczyć wypłatę dla pracownika, bez konieczności usuwania z bazy pierwotnie naliczonej wypłaty. W praktyce, potrzeba korygowania wypłat może wynikać z różnych przyczyn, na przykład:

• Zwrot nadpłaconych składek,
• Rozliczenie nieobecności nieuwzględnionej wcześniej w wypłacie,
• Zmiana nieobecności (np. z nieobecności usprawiedliwionej na zwolnienie lekarskie).

Funkcjonalność dotycząca korygowania wypłat wraz z przykładami jest szczegółowo przedstawiona w biuletynie OPT- 050 Korygowanie wypłat, który jest dostępny z poziomu zakładki [Pomoc] w programie w części Biuletyny oraz na Indywidualnych Stronach dla Klientów/Partnerów.

Definicje dokumentów

W Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Płace/ Lista płac korygująca – domyślnie – zdefiniowany jest schemat listy płac korygującej dla rodzaju etat – EKOR (Etat korygująca).

Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL> <INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol i Nazwa) i zapisać.

Listy płac

Wypłaty i listy płac mogą przyjmować różny status. Dostępne są 4 stany (statusy) związane z korygowaniem:

• Podstawowa (P) – wypłata normalna, to znaczy taka, która nie jest ani korektą, ani do niej nie ma korekty.
• Anulowana (A) – w wyniku operacji anulowania wykonanej przez Operatora. Wyświetlana na szaro. Nie jest brana pod uwagę przy żadnych obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
• Stornująca (S) – automatycznie tworzona „odwrotność” (ze znakiem przeciwnym) wypłaty anulowanej, do wykorzystania wyłącznie przy księgowaniu. Pomijana przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
• Korygująca (K) – wypłata naliczona na liście typu „Korekta” z poprawnym wyliczeniem w stosunku do wypłaty Anulowanej.

W oknie Listy płac w kolumnie Korekta pojawia się informacja o statusie utworzonych list płac. Stosowane jest oznaczenie literowe:

A – oznacza, że na tej liście znajduje się co najmniej jedna wypłata anulowana,
K – lista płac korygująca,
Brak oznaczenia – dla list płac podstawowych, na których nie ma żadnej anulowanej wypłaty

Dodatkowo jest możliwość filtrowania typów list płac z następującymi opcjami do wyboru:

• Wszystkie – w oknie pojawią się wszystkie, dotychczas utworzone listy płac,
• Podstawowe – wyświetlą się wyłącznie listy podstawowe, niekorygowane,
• Korygujące – odfiltrowane zostaną tylko listy płac korygujące.

Obok filtru Typ listy płac znajduje się parametr Znajdź powiązane. Parametr aktywny jest tylko wtedy, gdy zaznaczona lub podświetlona lista płac powiązana jest z inną listą.

Lista Listy płac

Formularz listy płac

Zaznaczenie parametru Lista płac korygująca uaktywnia pola:

• Dokument – związane ze schematem numeracji dla list płac korygujących, standardowo zdefiniowany jest jeden schemat o symbolu EKOR,
• Korekta do listy – z możliwością wyboru listy podstawowej, do której tworzone będą wypłaty korygujące.

Formularz listy płac korygującej

Prawidłowe wykonanie operacji korygowania wypłat(y) składa się z kilku kroków:

• Użytkownik musi anulować wypłatę podstawową (ta operacja wystąpi zawsze),
• Jeśli korekta wypłaty dotyczy zmiany w rozliczeniu nieobecności, to należy również anulować Nieobecność(i),
• Gdy wystąpi krok poprzedni to należy wprowadzić nieobecność korygującą,
• Następnie należy naliczyć wypłatę korygującą (ta operacja występuje zawsze).

Anulowanie wypłaty

Funkcja Anuluj wypłatę oraz Koryguj wypłatę dostępna jest tylko w oknie Wypłaty pracowników z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy). Opcja Koryguj wypłatę powoduje anulowanie wypłaty i utworzenie od razu listy płac korygującej, na której należy naliczyć wypłatę korygującą. Opcja Anuluj wypłatę anuluje wypłatę.

Operację anulowania wypłaty można wykonać na zamkniętych lub zaksięgowanych listach płac podstawowych (P) oraz korygujących (K) o rodzajach: Etat, Umowa, Inna, Właściciel.

Funkcja działa tylko na tej wypłacie, na której znajduje się kursor. Nie ma możliwości seryjnego anulowania wypłat.

W przypadku, gdy na jednej liście płac pracownik ma wiele wypłat wówczas funkcja anulowania wypłaty nie jest dostępna z poziomu okna Wypłaty pracowników, tylko z poziomu Listy wypłat (podnoszonej ikoną „Lupy” na pracowniku), gdzie należy wskazać konkretną wypłatę i tu anulować (prawy klawisz myszy).

Wypłaty anulowane (status A) wyświetlane są kursywą w kolorze szarym.

Należy pamiętać o tym, że przed naliczeniem wypłaty korygującej należy anulować wypłatę pierwotną (podstawową).

Funkcja anuluj wypłatę

Naliczanie wypłaty korygującej

Wypłata korygująca naliczana jest – podobnie jak „zwykła” wypłata – z poziomu Wypłaty pracowników, po wybraniu listy płac typu korekta (EKOR lub o innym symbolu, wcześniej zdefiniowanym przez użytkownika). Po wybraniu listy płac korygującej wyświetlają się nazwiska tylko tych pracowników, którzy mają anulowane wypłaty (A) na liście płac, z którą powiązana jest lista płac korygująca.

Operacja naliczania spowoduje powstanie równocześnie dwóch wypłat:

• Stornującej (S) – nalicza się automatycznie jako ujemna wypłata anulowana (A). Nie podlega edycji, nie można jej samodzielnie dodać ani usunąć, nie jest automatycznie wyświetlana na liście, użytkownik może ją jedynie podejrzeć w oknie Wypłaty pracowników, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) Pokaż wypłaty stornujące,
• Korygującej (K) – wypłata podlega edycji, można ją usunąć, naliczyć ponownie.

Kopiowanie zaliczki podatku z anulowanej wypłaty

Tylko na formularzu wypłaty korygującej na zakładce [Podatki], dostępna jest funkcja kopiowania zaliczki podatku z anulowanej wypłaty:

• Naciśnięcie ikonki spowoduje zaznaczenie pola Korekta podatku i ubezpieczeń oraz skopiuje kwotę zaliczki podatku z wypłaty anulowanej, czyli będzie to kwota zaliczki podatku, jaką już prawdopodobnie przekazano do urzędu skarbowego, nie ulegnie zmianie: zaliczka na PIT-4R, karta podatkowa/wynagrodzeń, deklaracja PIT.
• Jeśli funkcja kopiowania nie zostanie uruchomiona, zaliczka podatku będzie różna od anulowanej wypłaty. Wówczas ponowne przeliczenie deklaracji pomocniczej PIT-4R zmieni wartość deklaracji. Również nowa wartość zaliczki podatku zostanie pobrana na wydruki karty podatkowej/wynagrodzeń, deklarację PIT.
• W przypadku gdy w wypłacie nie została skopiowana zaliczka do urzędu skarbowego i nie skopiowano płatności, pojawia się komunikat: Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘TAK’, w wypłacie na zakładce [Podatki] automatycznie zaznaczy się parametr Korekta podatku i ubezp, w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego pojawi się wartość podatku z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Jeżeli zostanie wybrana opcja Nie, zaliczka podatku pozostanie bez zmian.

Kopiowanie płatności z anulowanej wypłaty

Tylko w wypłacie korygującej dostępna jest funkcja kopiowania płatności z anulowanej wypłaty. Chcąc skopiować płatność, należy:

Wykonanie kopiowania płatności z anulowanej wypłaty – w większości przypadków – może spowodować rozbieżność między sumą płatności w PLN, a kwotą netto wypłaty. Jeżeli taka rozbieżność wystąpi, to przy zatwierdzaniu okna z listą płatności będzie automatycznie dodawany do wypłaty element Korekta netto wypłaty na kwotę wyrównującą powstałą różnicę między wartością netto wypłaty, a sumą płatności. Pojawi się stosowny komunikat, a rozliczenie korekty wypłaty netto nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika. Jeżeli:

• Kwota netto wypłaty mniejsza od skopiowanej sumy płatności – wygenerowana zostanie dodatnia spłata Korekta netto wypłaty (na kwotę równą różnicy netto i sumy płatności),
• Kwota netto wypłaty większa od skopiowanej sumy płatności – powstanie ujemna spłata Korekta netto wypłaty i tak zostanie rozliczona, aby nie została do wypłaty kwota ujemna,
• W przypadku, gdy nie wystąpi różnica, Korekta netto wypłaty nie pojawi się w ogóle.

Spłata Korekty netto wypłaty naliczana jest wyłącznie na listach płac podstawowych o rodzaju: Etat i Umowa. Dopuszczalne jest „ręczne” dodanie przez użytkownika spłaty Korekty netto wypłaty. Dodawany element podpowie się z kwotą pozostającą do spłaty, którą można skorygować.

W przypadku gdy użytkownik nie skopiuje płatności (nie ma zaznaczonego parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie), podczas zapisu wypłaty wyświetli się komunikat: Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘TAK’ w wypłacie automatycznie zaznaczy się parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie i skopiuje się płatność z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Do listy elementów wypłaty zostanie dodany element 'Korekta netto wypłaty’. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

Chcąc nanieść nieobecność korygującą, należy:

• Ustawić się kursorem na nieobecności anulowanej,
• Nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Koryguj nieobecność,
• Otworzy się formularz nieobecności z domyślnie podpowiadającym się zakresem dat odpowiadającym okresowi z nieobecności anulowanej. Dokonujemy stosownych zmian i zapisujemy formularz,
• Na liście nieobecności pracownika pojawi się nieobecność korygująca. Nieobecności korygujące wyświetlane są w kolorze niebieskim.

Lista nieobecności pracownika z funkcją Koryguj nieobecność

Należy pamiętać o kilku warunkach:

• Funkcja Anuluj nieobecność działa tylko dla nieobecności rozliczonych w całości w anulowanej wypłacie, to znaczy najpierw należy anulować wypłatę, a następnie samą nieobecność,
• Nieobecność wprowadzona w zakresie dat nieobecności anulowanej automatycznie zmieni status na nieobecność korygującą,
• Nieobecność korygująca może być wpisana na okres dłuższy niż okres, jaki obejmowała nieobecność anulowana, dopuszczalne jest też wpisanie więcej niż jednej nieobecności korygującej, pod warunkiem, że wpisywane nieobecności nie zachodzą na siebie (opisane powyżej),
• Na dzień / okres, w którym jest odnotowana nieobecność anulowana można również odnotować informację o obecności w pracy,
• Nie ma potrzeby anulowania nieobecności rozliczonych w anulowanych wypłatach, jeżeli korekta wypłaty nie jest związana ze zmianą w nieobecnościach. Taka nieobecność zostanie ponownie rozliczona w wypłacie korygującej naliczanej za dany okres,
• Nieobecności korygujące uwzględniane są przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach w taki sam sposób, jak nieobecności Podstawowe (niekorygowane),

Na liście nieobecności pracownika (Kalendarz, zakładka [Nieobecności]) w sekcji dotyczącej filtrowania dostępny jest filtr – Status nieobecności. Są cztery opcje do wyboru:

• Wszystkie (domyślnie) – widoczne są wszystkie nieobecności,
• Podstawowe – wyświetlane są tylko podstawowe, pozostałe nieobecności – ukryte,
• Anulowane – wyświetlane są tylko anulowane,
• Korygujące – wyświetlane są tylko korygujące.

Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Dla pracowników rozliczanych według zestawienia udostępniono funkcję anulowania zestawień czasu pracy i dopisywania zestawień korygujących. Funkcje dostępne są wyłącznie na liście zestawień pracownika (Nie)obecności, zakładka [Zestawienia].

Anulować można tylko takie zestawienie, które rozliczono w wypłacie, a tą wypłatę następnie anulowano.

Anulowane zestawienia pomijane są przy: obliczaniu czasu pracy, wypłat, deklaracji i na wszelkich wydrukach.

Należy pamiętać, że:

• Zestawienie korygujące może być wpisane za okres nie dłuższy niż okres, jaki obejmowało zestawienie anulowane,
• Jeśli korygowana wypłata nie jest związana z zestawieniem czasu pracy, to zestawienia nie trzeba anulować.

Lista zestawień czasu pracy pracownika z opcją Anuluj zestawienie

Chcąc skorygować zestawienie czasu pracy pracownika należy:

• Anulować wypłatę, na której znajduje się rozliczone zestawienie,
• Na liście zestawień pracownika zaznaczyć zestawienie, które będzie skorygowane i z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać opcję Anuluj zestawienie lub Koryguj zestawienie. Po uruchomieniu funkcji Koryguj zestawienie wskazane zestawienie zostaje oznaczone jako anulowane i automatycznie otwiera się zestawienie korygujące. Akceptacja operacji anulowania powoduje, że zestawienie otrzymuje status anulowanego i na liście wyświetlane jest w kolorze szarym.
•  Na korygującym zapisie (zestawieniu) automatycznie podpowiada się okres z anulowanego zapisu,
• Zapisane zestawienie korygujące pojawi się w kolorze niebieskim.

Zestawienia korygujące uwzględniane są – podobnie jak zestawienia podstawowe – przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach.

Korekta korygowanej wypłaty

W programie jest możliwość naliczenia korekty do wypłaty korygującej. W tym celu należy anulować wypłatę korygującą. Po anulowaniu wypłaty, jeśli jest taka konieczność, można anulować skorygowaną nieobecność i wprowadzić korektę nieobecności. W przypadku gdy pracownik jest rozliczany według zestawienia i w anulowanej wypłacie korygującej było rozliczone zestawienie, które wymaga zmiany, to użytkownik może je anulować i wprowadzić korektę.

Wypłatę korygującą nalicza się na liście korygującej. Na formularzu listy płac należy zaznaczyć parametr Lista płac korygująca, wybrać dokument oraz wskazać listę płac, do której jest tworzona korekta.

W wypłacie korygującej do korekty naliczany jest nowy element ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’ lub ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami.

W wypłacie korygującej naliczanej do korekty, podobnie jak w pierwotnej korekcie, można skopiować zaliczkę podatku (na taką, jaka była zapisana w korekcie), oraz skopiować płatność z anulowanej wypłaty korygującej. Po skopiowaniu płatności, na zakładce [Elementy wypłaty], pojawi się składnik ‘Korekta netto wypłaty (jako różnica w płatności między anulowaną wypłatą korygującą, a bieżącą korektą).

Eksport wypłat do arkusza Excel

Do arkusza MS Excel nie są eksportowane wypłaty anulowane i stornujące.

Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy, ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).

Wydruki związane z korektami

Do raportowania anulowanych nieobecności i wypłat, służą następujące wydruki:

• Nieobecności anulowane i korygujące – dostępny z listy pracowników w kadrach, w wydrukach kadrowych dla zaznaczonych pracowników,
• Lista pracowników z anulowanymi wypłatami dostępny z opcji Listy płac dla zaznaczonych list,
• Kwitek wypłaty korygującej dostępny z formularza listy płac, tylko dla list płac korygujących, kwitek taki zawiera informacje zarówno o wypłacie anulowanej, jak i naliczonej do niej korekcie, a także informację „różnicową”.

Księgowanie listy płac

Przy księgowaniu listy płac schematem księgowym wypłaty anulowane są pomijane.

Lista płac korygująca zawiera:

• Wypłatę stornującą, która jest przeciwieństwem wypłaty podstawowej,
• Oraz wypłatę skorygowaną – naliczoną poprawnie.

Podczas księgowania schematem księgowym, domyślnie zaksięgowana zostanie różnica pomiędzy wypłatą podstawową i skorygowaną. Jeżeli użytkownik chce zaksięgować wypłatę skorygowaną w całości, w warunku pozycji schematu musi dodać warunek Lista płac korygująca -> Wypłata korygująca.

• Jeżeli w schemacie księgowym nie jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [v], dla listy płac korygującej, poszczególne dekrety będą zawierały pozycje z wypłaty stornującej ze znakiem przeciwnym, niż na liście płac podstawowej oraz osobne pozycje z poprawnie naliczonym wynagrodzeniem,
• Jeżeli w schemacie księgowym jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [ ], dla listy płac korygującej, dekrety będą różnicą pomiędzy wypłatą stornującą i korygującą.

Księgowanie listy płac w module Księga Podatkowa. Przy księgowaniu listy płac do zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów pomijane są wypłaty anulowane. Dla listy płac korygującej księgowana jest różnica pomiędzy wypłatą oryginalną i skorygowaną. Przed anulowaniem wypłaty należy upewnić się, że lista płac została zaksięgowana, jeżeli anulowana wypłata powinna być wcześniej zaksięgowana.

Funkcjonalność dostępna  w module Płace i Kadry Plus, umożliwia ewidencję i rozliczanie pracowników tymczasowych przez Agencje Pracy Tymczasowej. Praca tymczasowa jest stosunkiem pracy pomiędzy trzema podmiotami: pracownikiem tymczasowym – agencją pracy tymczasowej – pracodawcą-użytkownikiem. Agencja Pracy Tymczasowej zawiera umowę z osobą poszukującą pracy, przez co staje się jej pracodawcą, z tą różnicą, że praca nie jest wykonywana w siedzibie agencji, ale na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy użytkownika, do którego osoba jest kierowana przez agencję. Skierowanie do pracy następuje zawsze na czas określony.

Konfiguracja typów wypłat

W Konfiguracji typów wypłat wyliczanych algorytmem 7 i 9 na zakładce [Ogólne], w części definicja możliwe są do zaznaczenia parametry wykorzystywane przy naliczaniu składników wynagrodzenia dla pracowników tymczasowych:

• Liczony z okresu zatrudnienia – przy liczeniu typów wypłat wykorzystujących ten parametr uwzględniane są składniki wypłacone w całym bieżącym okresie zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop/ekwiwalentu za niewykorzystany urlop uwzględniane jest wypłacone u danego pracodawcy‑użytkownika wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie.
• Kwota przeliczana na dni/godziny – decyduje czy kwota dodatku ma być przeliczona na dni, czy na godziny.

Do rozliczania pracowników tymczasowych służą nowe standardowe typy wypłat. Lista nowych standardowych typów wypłat to:

• Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.),
• Ekwiwalent za niewykorzyst. url. (tymcz.).

Pracownik tymczasowy – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Etat są zwijane grupy Zastępowany pracownik i Pracownik tymczasowy – widoczny tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupy widoczne są na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo‑pożyczkowej jest ukryta.

Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Pracownik tymczasowy nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora.

W części Zastępowany pracownik można wpisać lub wybrać z liczby pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole to należy uzupełnić w przypadku zatrudniania pracownika na umowę o zastępstwo.

Parametr Pracownik tymczasowy służy do odnotowania pracownikowi informacji o statusie tymczasowy. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie się pola Pracodawca. W tym polu można wybrać z listy słownikowej nazwę firmy pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest przypisany w okresie danego zapisu historycznego.

W Kadrach dla Listy pracowników oraz Listy zapisów historycznych pracownika udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące pracowników tymczasowych – dostępne do wyboru tylko w module Płace i Kadry Plus:

• Tymczasowy – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat],
• Pracodawca – wyświetlana jest nazwa pracodawcy – użytkownika z etatu pracownika.

Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników, służą pola, dotyczące pracownika tymczasowego. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi Wyświetl dodatkową listę pól. Dotyczy to następujących pól:

• Pracownik tymczasowy – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Pracodawca – możliwość wyboru z listy słownikowej pracodawcy – użytkownika.

Limit urlopowy

W konfiguracji znajduje się standardowy typ limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Limit ten jest  liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy. Ze względu na różne interpretacje okresu, za który przysługują 2 dni w konfiguracji znajduje parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca‑miesiąc z równy 30 dni. Parametr ma wpływ na naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych:

• parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Okres od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
• Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.

Parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni ma wpływ na naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru decyduje o tym, czy pierwszy 2-dniowy limit policzy się za okres np. 1-30.07, czy 1-31.07. Przy zatrudnieniu trwającym część miesiąca każde 30 dni zatrudnienia jest traktowane jako miesiąc. Zatem każdy 30-dniowy okres zatrudnienia, z jednego bądź wielu miesięcy, jeśli dotyczy tylko części miesiąca będzie traktowany jako miesiąc. W przypadkach przedstawionych poniżej naliczą się 2 dni urlopu wypoczynkowego, za okresy:

• 07-30.07 (gdy 31.07 już nie jest zatrudniony),
• 2-31.07,
• 07-15.07, a następnie po 1-dniowej przerwie 17.07-31.07,
• 07-15.07 i po przerwie 1.08-15.08.

W bazie danych  zapisywana jest informacja o tym, przy jakim ustawieniu powyższego  parametru był naliczony limit urlopu.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) różni się od standardowego formularza limitu Urlop wypoczynkowy, nie ma kolumny z przeliczeniem na godziny i są dodatkowe pola:

• korekta okresu – opcja dostępna dla limitów liczonych w dniach. Edycja korekty okresu limitu jest dostępna tylko w ostatnim limicie danego typu u pracownika. Zaznaczenie powoduje uaktywnienie się pola z datą Okres Do. Użytkownik może zmienić zakres dat limitu. Jest to istotne dla pracowników tymczasowych w sytuacji, gdy pierwszy limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) jest dodawany dla pracownika, który był już wcześniej zatrudniony jako pracownik tymczasowy i nabywa prawo do pierwszego 2-dniowego limitu wcześniej niż po pełnym miesiącu pracy w ramach danej umowy o pracę. Zaznaczenie tego parametru dodatkowo powoduje, że dla edytowanego okresu limitu jest doliczany należny limit za 2 dni (nawet jeśli wcześniej naliczył się w ilości 0, ze względu na to że nie kończył miesięcznego okresu zatrudnienia, za który przysługują 2 dni urlopu). Po zmianie daty Okres Do w ostatnim limicie wykonanie operacji Przelicz powoduje dodanie, przeliczenie tylko limitów od daty o 1 dzień późniejszej niż ostatni z limitów mający ustawioną ręczną korektę Aby zmodyfikować okres limitu inny niż ostatni naliczony, należy najpierw usunąć te limity, które dotyczą późniejszych okresów, tak by ten w którym ma być zmieniony okres, był ostatnim. Następnie zmienić ‘datę Do’ w tym limicie i zapisać. Po przeliczeniu doliczą się kolejne limity po nim, o ile pracownik jest nadal zatrudniony jako pracownik tymczasowy po tej dacie, którą ręcznie zmodyfikowano.
• wypłacono ekwiwalent – pole służy do ręcznego wpisania ilości dni lub godzin (w zależności od tego czy jest liczony w dniach czy w godzinach), za które wypłacono ekwiwalent. Odnotowanie informacji o wypłaconym ekwiwalencie wpływa na wysokość limitu pozostałego do wykorzystania.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy)

Limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) można dodać jedynie pracownikowi, który miał odnotowany chociaż w jednym zapisie historycznym w okresie, za który dodajemy limit status tymczasowy. W przypadku próby dodania tego rodzaju limitu pracownikowi, który nie miał statusu tymczasowy pojawia się komunikat: Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik nie jest zatrudniony jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. W przypadku próby dodania pracownikowi tymczasowemu limitu Urlop wypoczynkowy, gdy w ciągu roku zawsze miał ustawiony status tymczasowy pojawia się  komunikat Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik jest zatrudniony wyłącznie jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}.

Dla pracowników tymczasowych przeznaczony jest standardowy typ nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Na formularzu nieobecności można zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie, a w polu wykorzystano do tej pory widoczna jest ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie odczytana z limitu. Odnotowanie na kalendarzu (Nie)obecności Urlopu wypoczynkowego (tymczasowy) w dniu typu Pracy pomniejsza limit o 1 dzień niezależnie od wymiaru etatu pracownika i ilości godzin wg planu pracy. Limit pozostały do wykorzystania za dany miesiąc jest automatycznie przenoszony na kolejny okres (miesiąc).

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – dostępny jest parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych – domyślnie niezaznaczony.

Wypłaty dla pracowników tymczasowych można naliczać na liście płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników tymczasowych. Na takiej liście płac nie ma możliwości ustawienia okresu dłuższego niż 1 miesiąc, ani liczenia z opcją miesięcy wstecz. Po wybraniu w Wypłatach pracowników listy płac dedykowanej dla pracowników tymczasowych wyświetlają się jedynie osoby, które mają status pracownika tymczasowego przez co najmniej jeden dzień w okresie, za który jest dana lista płac.

Formularz listy płac – z parametrami dla pracowników tymczasowych

Na liście płac dla pracowników tymczasowych, możliwe jest rozliczenie w jednej wypłacie, wielu okresów zatrudnienia ze statusem tymczasowy, z przerwami w obrębie danego miesiąca. W przypadku aktualizacji w trakcie miesiąca. zmieniającej status pracownika ze zwykłego na tymczasowy, aby program prawidłowo naliczył wynagrodzenie należy postąpić w następującej kolejności:

• naliczamy wypłatę na zwykłej liście płac za okres, kiedy pracownik nie był pracownikiem tymczasowym,
• aktualizujemy dane pracownika,
• naliczamy drugą wypłatę na liście płac dla tymczasowych za okres, kiedy pracownik miał status tymczasowy.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Dla pracowników tymczasowych dedykowany jest standardowy typ wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.). Ten typ wypłaty powiązany jest z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (tymczasowy).

Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.):

• W podstawie  wynagrodzenia za czas urlopu  uwzględnia się wynagrodzenie pracownika uzyskane u pracodawcy-użytkownika, u którego jest na urlopie, za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie. Jeśli pracownik w okresie 3 miesięcy przed urlopem pracował u różnych pracodawców – użytkowników do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie uzyskane u danego pracodawcy-użytkownika za okres łącznie 90 dni zatrudnienia, które przypadają w okresie 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Okres 90 dni ropoczyna się w dniu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc kalendarzowy, w którym jest urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy pracownik przed urlopem otrzymał u danego pracodawcy-użytkownika wynagrodzenie za okres krótszy niż 3 miesiące/90 dni do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie otrzymane w tym okresie. Do podstawy wliczane są wszystkie wypłacone elementy zdefiniowane jako wliczane do urlopu, bez względu na sposób wliczania (pomijane są tylko ustawione jako nie wliczać) – w takiej kwocie, w jakiej je wypłacono (nawet jeśli z definicji wynika, że mają być wliczane po przeliczeniu względem jakiejś stałej). W przypadku dodatków wypłacanych za pełny miesiąc, gdy pracownik w danym miesiącu pracował u kilku pracodawców i wynagrodzenie z tytułu pracy u jednego z tych pracodawców ma być wliczone do podstawy dodatek wlicza się tylko w przypadku, gdy na ‘datę od’ i ‘datę do’ tego dodatku pracownik pracował u pracodawcy-użytkownika, u którego przebywa na urlopie.

• Zsumowane wynagrodzenie dzielone jest przez liczbę godzin pracy, za które ono przysługiwało.
• Otrzymana kwotę za 1 godzinę urlopu jest mnożona przez liczbę godzin urlopu. Licza godzin urlopu jest równa liczbie godzin pracy, którą pracownik by przepracował, gdyby nie przebywał w danym dniu/dniach na urlopie.

W programie jest możliwość podglądu elementów uwzględnionych w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.) na logu Naliczanie podstawy urlopu (tymcz.) – szczegóły.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku wypłaty pracownikowi tymczasowemu ekwiwalentu należy użyć typu wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany url.(tymcz.).  Zasady liczenia podstawy i kwoty ekwiwalentu za jedną godzinę, są takie same jak dla urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie 3 miesięcy/90 dni jest dzielone przez czas przepracowany w godzinach. Stawka za 1 godzinę urlopu jest następnie mnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu jest ustalana jako iloczyn pozostałych dni urlopu pobranych z limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy), wartości wpisanej w polu Norma dobową do urlopu dla pełnego wymiaru etatu na formularzu pracownika oraz wymiaru etatu pracownika. Ilość godzin pozostałego urlopu zaokrągla się w górę do pełnych godzin. Stawka za godzinę urlopu pomnożona przez wyliczoną liczbę godzin pozostałego urlopu daje kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Na wydruku Naliczanie podstawy ekwiw. (tymczas.) – szczegóły – wykazywane są elementy uwzględnione w podstawie naliczania ekwiwalentu za urlop (tymczas.).

Wynagrodzenie za czas choroby

Liczba dni chorobowego, za które płaci pracodawca, długość okresu zasiłkowego oraz liczba miesięcy, z których liczymy średnią do podstawy dla pracowników tymczasowych, określana jest tak samo jak dla zwykłych pracowników.

Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, ustala się analogicznie jak dla pracowników zwykłych z kilkoma wyjątkami:

• w przypadku, gdy pracownik tymczasowy w okresie trwania danej umowy o pracę nie ma wypłat za poprzednie miesiące, albo ma wypłatę tylko za część poprzedniego miesiąca (zatrudniony w trakcie miesiąca) w podstawie uwzględniane są kwoty z bieżącej wypłaty zależnie od ustawionej w typie wypłaty metody wliczania do podstawy zasiłków chorobowych, uwzględniane następująco:
  • zdefiniowane jako Nie wliczać – nie wlicza się,
  • zdefiniowane jako Wliczać – wlicza się wartość elementu wypłaty pomniejszoną o składki ZUS pracownika z tego elementu,
  • zdefiniowane jako wliczane pozostałymi metodami – Dopełniać wg dni, Dopełniać wg godzin, Wliczać w pełnej wysokości i Wliczać jak zasadnicze – wlicza się składnik podstawowy pomniejszony o składki ZUS pracownika,
• wyliczoną podstawę zasiłku w przypadku pracowników tymczasowych odnosi się do minimalnego wynagrodzenia uwzględniającego wymiar etatu i pomniejszanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Wydruki

Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników wydruk, na którym wykazywane są osoby mające zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w danym okresie i są przypisane do wskazanego pracodawcy – użytkownika. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników w Kadrach poprzez Wydruk danych/ Lista pracowników/ Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników.

Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego – dedykowany wydruk świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, który ma zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w menu Wydruk danych w gałęzi Wydruki do Worda (XML) – wydruki kadrowe. W punkcie 1 świadectwa pracy wykazywane są okresy zatrudnienia pracownika obejmujące dane z zapisu historycznego, z którego wykonywany jest wydruk oraz wcześniejsze, począwszy od zapisu, który jest aktualny na dzień podany w parametrach przed wydrukiem w polu Informacje o zatrudnieniu od dnia. Dane pobierane są tylko z zapisów historycznych pracownika, w których jest zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy. W punkcie 2 zawarta jest informacja o pracodawcach-użytkownikach, u których wykonywana była praca w okresie zatrudnienia uwzględnionym w punkcie 1. W przypadku, gdy pracownik nie ma ustawionych pracodawców drukowany jest opis Brak informacji o pracodawcy–użytkowniku. Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pobierana jest ze standardowego limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Liczba dni wykorzystanego urlopu jest sumą liczby dni urlopu wykorzystanego i liczby dni, za które wypłacono ekwiwalent zsumowanych z wszystkich limitów zawierających się w roku kalendarzowym, w którym pracownik jest zwolniony i dodatkowo zawężonych do okresu, za jaki jest wykonywany wydruk świadectwa pracy. Pozostałe informacje wykazywane na świadectwie pracy drukowane są analogicznie, jak dla pracowników niebędących pracownikami tymczasowymi.

Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Pozwala na prowadzenie rozliczeń pracowników oddelegowanych do pracy za granicą związanych przede wszystkim z naliczaniem podatków i składek ZUS za okres oddelegowania, które podlegają innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce.

Konfiguracja typów wypłat

W konfiguracji typu wypłaty na zakładce [Ogólne] w części wspólnej dla wszystkich algorytmów, ale tylko w module Płace i Kadry Plus dostępny jest parametr Waluta w wypłacie z trzema  opcjami: dowolna waluta (domyślnie zaznaczony przy dodawaniu typu wypłaty) Waluta z  etatu, (oddelegowani), waluta  z umowy (oddelegowani).

Dla dodatków wypłacanych pracownikom oddelegowanym należy zdefiniować odrębny typ wypłaty.

Typ wypłaty zdefiniowany jako waluta z etatu (oddelegowani), przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach etatowych przypadających w okresie oddelegowania, nie będzie natomiast naliczał się w wypłatach za okresy, w których pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą. Nie należy też dodawać ręcznie w wypłacie niedotyczącej okresu oddelegowania dodatków zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu (oddelegowani), gdyż dla nich naliczanie podatku i składek jest realizowane wyłącznie wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych i tylko w wypłacie naliczonej na liście płac oznaczonej jako lista płac dla pracowników oddelegowanych.

Typ wypłaty zdefiniowany jako 'wypłacany w walucie z etatu’ będzie naliczany tylko w wypłacie na liście płac dla oddelegowanych. Nie będzie generowany na liście, która nie jest walutowa.

Dla typów wypłat zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu (oddelegowani) są dostępne tylko dwie opcje dotyczące naliczania podatku i składek, pozwalające na wskazanie czy wartość takiego elementu wypłaconego wliczać, czy nie wliczać do podstawy podatku/składek ZUS/składek zdrowotnych.

Ustawienie wliczać do podstawy opodatkowania/składek ZUS/składki zdrowotnej oznacza, że wartość typu wypłaty zdefiniowanego w taki sposób jest uwzględniana w wyliczeniu wartości elementu wypłaty stanowiącego podstawę podatku/ składek ZUS.

Opcje dotyczące naliczania podatku i składek, dedykowane dla wypłat walutowych nie są dostępne do wyboru w typach wypłat definiowanych jako wypłacane w dowolnej walucie .

W celach rozliczeń pracowników oddelegowanych służą standardowe typy wypłat, które umożliwiają zapisanie wynagrodzenia za czas oddelegowania będącego odpowiednikiem wynagrodzenia zasadniczego oraz podstaw podatku i składek dla tych pracowników. Lista standardowych typów wypłat to:

• Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.
• Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.
• Podstawa ZUS opodatk. PL
• Podstawa ZUS opodatk. zagr.
• Podstawa ZUS nieopodatk.
• Podstawa podatku PL
• Podstawa podatku zagr.
• Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk.
• Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL
• Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. Zagr.
• Dni pobytu za granicą (liczba diet) – wskaźnik.

Oznaczenie waluty w standardowych typach wypłat

Dla pracowników oddelegowanych wynagrodzenia urlopowe są liczone w tej samej walucie, w której jest liczone wynagrodzenie zasadnicze dla nich. To samo dotyczy standardowych elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy, czyli wynagrodzenia powyżej/poniżej normy oraz dopłat do nadgodzin i dopłat za pracę w nocy.

Wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS są liczone zawsze w walucie (PLN).

Standardowy akord jest dedykowany tylko dla wypłat niewalutowych, natomiast dla pracowników oddelegowanych należy stworzyć własny typ wypłaty jako wypłacany w walucie z etatu (parametr w Konfiguracji typu wypłaty).

Oddelegowanie pracownika – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] znajduje się zwijana grupa Oddelegowanie do pracy za granicą widoczna tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupa widoczna jest na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo-pożyczkowej jest ukryta.

Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Oddelegowanie do pracy za granicą nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora.

Po zaznaczeniu parametru Oddelegowanie do pracy za granicę uaktywniają się dodatkowe opcje związane z oddelegowaniem dostępne w tej samej grupie na formularzu:

• Kraj oddelegowania – pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Słownik krajów znajduje się w konfiguracji programu.
• Waluta diety – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. W tym polu można określić w jakiej walucie mają być rozliczane diety. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się waluta diety. Waluta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może ręcznie wybrać walutę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Dieta/dzień (kwota w w/w walucie – np. 45 EUR/dzień) – wykorzystywana przy wyliczaniu podstawy składek ZUS (pomniejszana o równowartość diet za dni pobytu za granicą w danym miesiącu) i podstawy podatku (pomniejszanej o 30% tej kwoty). Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju pobrana z konfiguracji programu. Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Składki ZUS odprowadzane w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona, co oznacza że w wypłacie będą naliczane składki ZUS wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to składki nie będą naliczane w wypłacie (jeśli dany pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
• Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona co oznacza, że w wypłacie będą naliczane podatki wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to podatki nie będą naliczane w wypłacie, będzie natomiast wyliczana wartość przychodu podlegającego opodatkowaniu w celu wykazania na PIT-11 jako Dochód zwolniony od podatku (jeśli dany pracownik płaci podatki w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
• Metoda proporcjonalnego odliczenia – możliwość rozliczania pracowników oddelegowanych na PIT-11 metodą proporcjonalnego odliczenia. Parametr jest aktywny po odznaczeniu parametru Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Po ustawieniu powyższego parametru naliczona w wypłacie za czas oddelegowania Podstawa podatku zagr. oraz zasiłki zostaną dodatkowo oznaczone (pole WPE_MetodaProp=1). Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64. Aby przychód został wykazany na PIT-11 w powyższy sposób wypłata musi być naliczona przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia.

Symbole wybranych walut są wyświetlane obok wysokości diety dziennej oraz obok stawki zaszeregowania.

Ustawiona waluta rozliczenia i jej kurs są stosowane dla wyliczenia:

• wynagrodzenia zasadniczego za okres oddelegowania i elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy (odchyłki, dopłaty do nadgodzin, dopłaty za pracę nocną),
• przypadających w okresie oddelegowania rozliczeń innych typów nieobecności niż Zwolnienie ZUS (głównie dla urlopów),
• wszystkich dodatkowych elementów wypłaty, dla których w typie wypłaty ustawiono, że są wypłacane w walucie innej niż PLN,
• płatności w wypłacie za okres oddelegowania.

Ustawiona waluta diety i jej kurs służą do wyliczenia wartości diety w PLN, o którą będzie pomniejszana podstawa składek oraz podstawa opodatkowania.

W Kadrach dla Listy pracowników udostępniono na liście kolumn do wyboru dodatkowe kolumny dotyczące oddelegowanych – dostępne do wyboru tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus:

• Oddelegowany (w domyślnym układzie ukryta) – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat]
• Waluta rozliczenia – wyświetlany jest symbol waluty, taki jaki ustawiono na etacie dla waluty rozliczenia.
• Kraj oddelegowania (w domyślnym układzie ukryta) – wyświetlany jest kraj oddelegowania pracownika.

Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.

Z poziomu listy pracowników dostępna jest funkcja dodatkowa: Odnotowanie okresów oddelegowania. Funkcja umożliwia odnotowanie informacji o okresie oddelegowania dla zaznaczonych pracowników. Podczas zapisu okresu oddelegowania automatycznie zostanie dodany zapis historyczny z informacją o oddelegowaniu i zapis historyczny z danymi, które obowiązywały pracownika przed wprowadzonym okresem oddelegowania. W przypadku gdy pracownik przed oddelegowaniem pracował w Polsce zostanie dodany zapis z informacją o oddelegowaniu i zapis dotyczący ponownej pracy w Polsce.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników można  wykorzystać pola dotyczące pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi ‘Wyświetl dodatkową listę pól’. Dotyczy to następujących pól:

• Oddelegowany do pracy za granicą – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Oddelegowany – stawka diety/dzień – pole typu kwota,
• Oddelegowany – podatek w Polsce – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Oddelegowany – składki ZUS w Polsce – tak/nie do wyboru.
• Metoda proporcjonalnego odliczenia– tak/nie do wyboru.

Dni pobytu za granicą

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek/podatku, są liczone w oparciu o odnotowane pracownikowi nieobecności, tzn. wg zasady: ilość dni kalendarzowych w miesiącu (z zawężeniem do zapisu historycznego dotyczącego oddelegowania) pomniejszona o nieobecności w dniach kalendarzowych w tym okresie. Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – widoczny jest parametr Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę – domyślnie niezaznaczony.

W przypadku listy płac korygującej do listy dla oddelegowanych (walutowej) ustawienie jest dziedziczone z listy podstawowej, ale z możliwością zmiany typu kursu. Rodzaj waluty nie podlega edycji.

Po zaznaczeniu opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę na formularzu listy pojawiają się dodatkowe pola:

• Kraj oddelegowania – możliwość ustawienia kraju oddelegowania pracowników, dla których będą naliczane wypłaty na danej liście płac.
• Waluta rozliczenia – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane wypłaty. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta rozliczenia podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Użytkownik ma możliwość zmiany podpowiedzianej waluty rozliczenia.
• Waluta diety – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane diety pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta diety podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Waluta przypisana do kraju jest nieedytowalna.
• Data kursu – domyślnie podstawiana jest data o jeden dzień wcześniejsza od daty wypłaty wpisanej na formularzu listy płac np. jeżeli data wypłaty ustawiona jest na 2016-08-10, to data kursu będzie 2016-08-09, z możliwością ręcznej edycji przez operatora. Data kursu jest edytowalna przez Użytkownika jedynie dla waluty rozliczenia. Data kursu waluty diety jest przepisywana z pola data kursu dla waluty rozliczenia i nie podlega edycji.
• Typ kursu – domyślnie podpowiadany jest Średni kurs NBP z opcją zmiany na inny. W sytuacji, gdy nie ma ustalonego kursu danej waluty na podaną datę wówczas program proponuje kurs ręczny i umożliwia jego wprowadzenie.

Dla wszystkich wypłat na danej liście będzie stosowany ten sam rodzaj kursu ustalonego na tę samą datę, a rozliczenia walutowe wykonywane są tylko w walucie określonej dla listy płac – wyliczanie wypłat zostanie zrealizowane tylko dla tych pracowników, którzy mają w etacie tę samą walutę, którą ustawiono dla nagłówka listy płac i tylko za te okresy, dla których obowiązuje pracownika dana waluta.

W przypadku wybrania na formularzu listy płac rodzaju kursu – Nieokreślony podczas naliczania wypłaty pojawi się informacja: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Nie można wyliczyć wypłaty dla typu kursu [nieokreślony]. Należy określić kurs waluty na liście płac.

Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry – parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu jest zaznaczony (domyślne ustawienie) wówczas podczas tworzenia listy płac za okres na który nie zostały pobrane notowania wybranej waluty pojawi się komunikat: Brak notowania podanego kursu waluty [USD] na [2016-10-30]. i program automatycznie ustawi rodzaj kursu na kurs ręczny.

Wypłaty pracowników

Na liście płac, na której nie zaznaczono opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę podlega rozliczeniu wyłącznie okres nieoznaczony jako przypadający w czasie oddelegowania. Natomiast na liście oznaczonej jako dotycząca oddelegowanych rozliczany jest wyłącznie okres przypadający w czasie oddelegowania. Powoduje to rozdzielenie wypłaty etatowej pracownika na dwie części w miesiącu, w którym ma aktualizację zapisu zmieniającą status oddelegowania w trakcie miesiąca (oddelegowanie zaczyna się bądź kończy w trakcie miesiąca).

Kurs waluty w wypłacie

Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu waluty rozliczenia ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich obliczeń w obrębie wszystkich elementów we wszystkich wypłatach na danej liście płac. Wartość diet w PLN stosowana do pomniejszania podstawy podatku i podstawy składek, jest przeliczana według kursu waluty diety ustawionego na liście płac.

Formularz wypłaty

Na zakładce [Ogólne] kwota netto wypłaty i suma płatności – są wykazywane w przeliczeniu na PLN. Dla wszystkich pozycji w grupie Kwota do wypłaty: Razem, w tym ROR oraz Kasa(gotówka) jest wyświetlany symbol waluty systemowej PLN (ponieważ jest to wartość płatności po przeliczeniu na PLN).

Na formularzu wypłaty oddelegowanego na zakładce Podatki w pozycji Suma opodatkowanych elementów nie są sumowane elementy wypłaty policzone w walucie czyli m.in. „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.”. Zamiast tego uwzględniany jest m.in. specjalnie dedykowany do wyliczenia podstawy składnik „Podstawa podatku PL„.

Na dodatkowej zakładce [Waluty] – jest ona widoczna tylko na wypłatach naliczonych do list dla oddelegowanych -wyświetlane są informacje o:

• walutach zastosowanych do rozliczeń walutowych w danej wypłacie pobranych z listy płac: symbol waluty, typ kursu, data kursu i zastosowany przelicznik,
• sumie elementów wyliczonych w walucie: wartość brutto, składki ZUS, zaliczka podatku,
• kwocie do wypłaty : kwota ROR i Kasa(gotówka),
• wartościach zastosowanych do wyliczenia wypłaty: kurs waluty rozliczenia wg którego naliczono wypłatę, kurs waluty diety wg którego naliczono wypłatę, stawka diety na dzień, koszty uzyskania w „Podstawa podatku zagr.”

Formularz elementu wypłaty

Na formularzu elementu wypłaty przy polu z wartością jest widoczna informacja o walucie, w jakiej jest wyliczany dany składnik wypłaty.

Formularz elementu wypłaty – element liczony w walucie obcej (w wypłacie oddelegowanego)Dodatkowo informacja o symbolu waluty dla poszczególnych elementów jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty] domyślnie pomiędzy kolumnami Wartość, a Okres od.

Oddelegowanie a wyliczenie wypłaty na liście płac

Po wybraniu w oknie Wypłaty pracowników listy płac dedykowanej dla rozliczeń oddelegowanych wyświetlana jest lista pracowników, którzy w okresie Od-Do ustawionym dla listy płac mają co najmniej jeden zapis historyczny z zaznaczonym oddelegowaniem. Jeśli na formularzu listy płac dla pracowników oddelegowanych ustawiono Kraj oddelegowania w oknie Wypłaty pracowników podpowiadają się pracownicy, którzy chociaż przez jeden dzień w miesiącu, za który jest utworzona lista płac byli oddelegowani do tego kraju.

Ze względu na to, że podatki i składki muszą być wyliczane za okres oddelegowania wg innych zasad niż od wynagrodzenia poza okresem oddelegowania, wypłaty zostały rozdzielone zależnie od statusu oddelegowania.

Po wybraniu zwykłej listy płac o rodzaju Etat wypłaty wyliczają się tylko za okresy zatrudnienia na etat zgodnie z zapisami historycznymi, w których nie jest zaznaczony parametr oznaczający oddelegowanie. Wszystkie wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane  wg ogólnych zasad dotyczących naliczania podatków i składek.

Po wybraniu listy płac dla rozliczeń oddelegowanych o rodzaju Etat wypłaty liczą się tylko za okresy zatrudnienia na etat odpowiadające zapisom historycznym, w których jest zaznaczony parametr dotyczący oddelegowania. Wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane częściowo w walucie obcej wskazanej dla pracownika, a częściowo w PLN (m.in.: zasiłki ZUS, podatki, składki), natomiast naliczanie podatków i składek jest dokonywane wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych z uwzględnieniem ustawień w etacie.

Wyliczenie wartości wynagrodzeń w walucie innej niż PLN

Dla elementów wypłaty, które zgodnie z definicją typu wypłaty i ustawieniami u pracownika, są liczone w walucie obcej, wyliczana jest wartość brutto wg algorytmów i zapisywana w walucie zadeklarowanej dla pracownika w następujący sposób:

• typy wypłat zdefiniowane algorytmem 1 wylicza się zadana kwota jako wartość w walucie niezależnie od tego czy jest wpisana kwota, czy odwołanie do stałej okresowej – np. stawka w wysokości 1000 EUR i wskaźnik firmowy o wartości 1000.0000 spowodują naliczenie elementu o wartości 1000EUR,
• typy wypłat zdefiniowane algorytmem innym niż 1 odwołujące się do stałych okresowych z grupy Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w walucie, np. stawka w wysokości 1000 EUR zwróci przy naliczaniu elementu wartości 1000EUR),
• typy wypłat zdefiniowane alg. innym niż 1, poza odwołującymi się do stałych okresowych z grup Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w PLN, np. wskaźnik wpisany w konfiguracji firmy w wysokości 1000.0000, czy atrybut typu liczba o wartości 1000, zwrócą przy naliczaniu elementu wartość 1000PLN, a wyliczona w PLN wartość zostanie odpowiednio przeliczona na walutę wg kursu).

Ze względu na przeliczanie wg kursu zaleca się przypisywanie dodatków walutowych na liście dodatków pracownika, zaś przy dodawaniu ręcznym w wypłacie wartość elementu powinna być ręcznie ustawiona przez użytkownika.

Elementy liczone w walucie innej niż PLN mają wyliczaną wartość netto równą wartości brutto. Nie są wyliczane w nich ani zapisywane składki ZUS ani podatek.

Jeśli z definicji typu wypłaty (konfiguracja typu wypłaty/zakładka [Podatki/Nieobecności]) wynika, że podlega opodatkowaniu/ozusowaniu, to wartość takiego elementu (po przeliczeniu na PLN) jest uwzględniona przy wyliczeniu podstaw podatku/składek generowanych jako odrębne elementy wypłaty.

Wyliczanie wynagrodzenia zasadniczego

Wynagrodzenie zasadnicze dla oddelegowanych, czyli zależnie od rodzaju stawki standardowe „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” (przy stawce miesięcznej), i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.” (przy stawce godzinowej) jest liczone wg zasad takich jak wynagrodzenie zasadnicze w PLN jednak wszystkie wyliczenia (składnik podstawowy, odchyłki, pomniejszenia za nieobecności) wykonywane w walucie obcej wskazanej w etacie jako waluta rozliczenia.

Rozliczanie nieobecności

Do odnotowywania nieobecności pracowników oddelegowanych do pracy za granicę służą standardowe typy nieobecności. Wprowadzone nieobecności automatycznie rozliczają się w wypłatach. Jeśli pracownik zaczyna lub kończy oddelegowanie w trakcie miesiąca i ma odnotowane nieobecności, ich rozliczenie następuje w wypłacie walutowej lub krajowej zależnie od tego, w którym okresie wystąpiła nieobecność. Wynagrodzenie z tytułu nieobecności ZUS rozliczane jest w PLN

W przypadku, gdy pracownik oddelegowany płaci podatek za granicą i ma odnotowane nieobecności powodujące wypłacanie świadczeń finansowanych z ZUS w wypłacie naliczają się dedykowane elementy, w zależności od wprowadzonej nieobecności:

• Wynagrodzenie za czas choroby (o),
• Zasiłek chorobowy (o),
• Zasiłek chorobowy/wyp. (o),
• Zasiłek opiekuńczy (o),
• Zasiłek macierzyński (o),
• Zasiłek macierzyński (dodatkowy) (o),
• Zasiłek macierzyński (rodzicielski) (o),
• Zasiłek macierzyński (ojcowski) (o),
• Świadczenie rehabilitacyjne (o),
• Świadczenie rehabilitacyjne/wypadek (o).

Na formularzu wypłaty powyższe elementy są uwzględniane w polach Suma opodatkowanych elementów wypłaty oraz Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń). Na zakładce [Ogólne] są wykazane w sekcji Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia. Od tych składników będących rozliczeniem nieobecności nie jest naliczana zaliczka podatku, a ich kwota jest wykazywana na deklaracjach PIT‑11 jako przychód zwolniony na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Wyliczanie podstawy zasiłków

Podstawa zasiłku chorobowego (tak samo wynagrodzenia chorobowego i innych zasiłków ZUS) wyliczana za okres nieobecności rozpoczynającej się w okresie oddelegowania jest liczona wg innych zasad niż dla pozostałych pracowników.

Jeśli podstawa jest naliczana dla nieobecności rozpoczynającej się w trakcie okresu oddelegowania, to przy liczeniu średniej z wypłat naliczonych za okres oddelegowania zostaną uwzględnione podstawy składki chorobowej.

Sumaryczna podstawa chorobowego odczytana z wypłaty po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane przez pracownika jest wliczana do podstawy zasiłku oddelegowanego.

W przypadku, gdy pracownik oddelegowany do pracy za granicę z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty zostanie przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o 13,71%, bez uzupełnienia.

Wyliczanie ilości dni, za które można odliczyć diety od podstaw

Liczba dni pobytu za granicą jest wyliczana w postaci standardowego elementu wypłaty Dni pobytu za granicą (liczba diet) w następujący sposób:

• Ustalona liczba dni kalendarzowych w miesiącu, za który jest liczona dana wypłata etatowa po zawężeniu do okresu obejmującego zapis/zapisy historyczne pracownika z zaznaczoną flagą dotyczącą oddelegowania.
• Ustalona liczba dni kalendarzowych nieobecności przypadających w okresie j.w. – suma wszystkich nieobecności.
• Od liczby dni w miesiącu wyliczonej w pkt.1 jest odejmowana liczba dni nieobecności z pkt.2 – wynik zapisywany jako wartość standardowego wskaźnika, czyli elementu wypłaty ‘Dni pobytu za granicą (liczba diet)’.

Wartość wskaźnika Dni pobytu za granicą (liczba diet) jest wykorzystywana do wyliczenia standardowych typów wypłat odpowiadających za wyliczenie podstaw składek i podatków dla oddelegowanego.

Naliczanie składek ZUS za okres oddelegowania

Podstawa składek ZUS jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako ‘wliczane do podstawy składek ZUS’ pomniejszonej o równowartość diet należnych za dni pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone, ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa ZUS opodatk. PL”, „Podstawa ZUS opodatk. zagr” bądź „Podstawa ZUS nieopodatk.”). Jeśli wyliczona kwota po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to w wypłacie generują się dodatkowe elementy: Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk., Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL, Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. zagr.

W przypadku, gdy podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie walutowe pracownika za pełny miesiąc po przeliczeniu na PLN jest równe lub niższe kwocie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia podstawa składek ZUS będzie wyliczona w wartości równej kwocie wynagrodzenia bez pomniejszenia o równowartość diet należnych za okres oddelegowania i bez dodatkowego jej podwyższania do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

Podczas liczenia wypłat dla pracownika oddelegowanego podstawa składek ZUS wyliczana jest według powyższych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji dla tego pracownika. Podczas liczenia pierwszej wypłaty w miesiącu, gdy pracownik nie ma innych wypłat, wyliczenie podstaw składek opiera się na kwotach z naliczanej właśnie wypłaty. Nawet jeśli będą liczone jeszcze dodatkowe wypłaty, to dopóki nie zostaną zapisane, nie jest znana ich wartość, więc nie mogą być uwzględnione przy liczeniu podstawy składek w bieżącej wypłacie.

W przypadku gdy pracownik w miesiącu pracował w Polsce i za granicą zalecamy naliczać jako pierwszą wypłatę za okres pracy w kraju, a potem za czas oddelegowania. Dzięki takiej kolejności podczas naliczania wypłaty zagranicznej podstawa składek ZUS zostanie wyliczona z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwoty zapisanej w wypłatacie krajowej. Dzięki temu nie będzie konieczności ponownego przeliczania wypłat.

W niektórych przypadkach, po doliczeniu kolejnej wypłaty w miesiącu dla tego samego pracownika, może być potrzebne ponowne przeliczenie w wypłacie naliczonej jako pierwsza podstawy składek ZUS za pomocą przycisku Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania  dostępnego na formularzu wypłaty.

Ponowne przeliczenie składek należy wykonać, gdy po uwzględnieniu kwot z kolejnej doliczonej dla pracownika wypłaty, podstawa składek ZUS w wypłacie naliczonej jako pierwsza mogłaby być niższa od pierwotnie policzonej. Dotyczy to m.in opisanych niżej scenariuszy:

• Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Jeśli podczas naliczania drugiej wypłaty, po ustaleniu podstawy składek ZUS w danym miesiącu i uwzględnieniu podstawy zapisanej w pierwszej wypłacie podstawa musiałaby być ujemna zostanie naliczona w kwocie zerowej. W takim przypadku należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora). W pierwszej wypłacie wyliczona wcześniej podstawa ZUS zostanie obniżona, aby sumarycznie w danym miesiącu była poprawna.

• Pracownik oddelegowany za granicę przez część miesiąca, następnie przez pozostałą część miesiąca pracował w Polsce (nie był oddelegowany). Jako pierwsza została naliczona wypłata za okres oddelegowania i kwota w tej wypłacie przekraczała kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, więc podstawa składek w tej wypłacie została pomniejszona o należne diety, a jeśli po odliczeniu diet była niższa od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to nastąpiło doliczenie wyrównania podstawy ZUS do tej kwoty. W drugiej wypłacie naliczonej za okres pobytu Polsce, naliczyła się podstawa składek ZUS od kwoty wynagrodzenia w PLN z tej wypłaty. Jeśli tak policzona podstawa składek ZUS po dosumowaniu do podstawy naliczonej w pierwszej z wypłat daje kwotę powyżej kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora), by wyrównanie podstawy ZUS przeliczyło się ponownie, a w konsekwencji obniży to sumaryczną podstawę składek ZUS za cały miesiąc.

Naliczanie podatków za okres oddelegowania

Podstawa podatku jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako wliczane do podstawy opodatkowania pomniejszonej o równowartość 30% diet należnych za dni pobytu za granicą. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa podatku PL” lub „Podstawa podatku zagr”). W przypadku pracownika niepłacącego podatku w Polsce wartość „Podstawa podatku zagr” jest dodatkowo pomniejszana o równowartość kosztów uzyskania z etatu (ze względu na konieczność wykazania na deklaracji PIT-11 przychodu nieopodatkowanego pomniejszonego o należne koszty uzyskania) – zgodnie z domyślnie ustawioną w konfiguracji pozycją na deklaracji PIT jako „PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej” – element ten nie będzie wykazywany na deklaracji PIT-4.

Przeliczanie podstaw składek i podatków

Na formularzu wypłaty – w obszarze wspólnym (poza zakładkami) – powyżej przycisku podnoszącego listę płatności znajduje się przycisk  Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania. Jego uruchomienie powoduje usunięcie i ponowne wygenerowanie standardowych typów wypłat służących do wyliczenia podstaw składek i podatków. Przeliczenie to nie zmienia natomiast wartości standardowego wskaźnika oznaczającego liczbę dni pobytu (diet).

Przeliczenie podstaw powinno być wykonane po wprowadzeniu zmian w edytowanej wypłacie etatowej. Modyfikacja elementów wypłaty (dodanie/usunięcie/zmiana wartości) i próba zapisania wypłaty bez uruchomienia wcześniej funkcji przeliczania podstaw spowoduje że na zapisie wypłaty pojawi się pytanie:

Odpowiedź „tak” nie powoduje automatycznego przeliczenia. To Użytkownik decyduje o wykonaniu przeliczenia klikając w przycisk Natomiast „Nie” oznacza rezygnację z przeliczania i pozostawienie bez zmian tego co zostało wcześniej policzone.

Wyliczenie płatności do wypłaty

Dla wypłaty liczonej na liście dla oddelegowanych, płatności generowane w wypłacie, są domyślnie przeliczone w walucie wskazanej u pracownika jako waluta dla jego rozliczeń.

W każdym elemencie wypłaty – niezależnie od tego w jakiej walucie jest liczona jego wartość – jest zapisywana zarówno wartość w przeliczeniu na PLN, jak i w przeliczeniu na walutę obcą wskazaną w etacie dla rozliczeń okresu oddelegowania. Wszystkie przeliczenia są wykonane wg tego samego kursu zadeklarowanego na formularzu listy płac.

Wydruki

Z poziomu programu można wydrukować kwitek wypłaty dedykowany dla wypłat oddelegowanych. Wydruk zawiera informacje o kwotach wypłacanych w walucie i ich równowartości w PLN.

Wydruk kwitka wypłaty dla oddelegowanego jest dostępny z poziomu okna Wypłaty pracowników (po wybraniu listy płac dla oddelegowanych) oraz formularza wypłaty.

Na formularzu pożyczki PKZP jest udostępniona funkcja  Lista poręczycieli. Jeśli lista nie jest uzupełniona, oznacza to, że pożyczkę udzielono bez poręczycieli. Lista poręczycieli jest nieograniczona:

• Jeśli poręczyciel jest pracownikiem firmy należy zaznaczyć parametr Poręczyciel z listy pracowników, przycisk Pracownik będzie aktywny i z listy pracowników należy wybrać właściwe nazwisko.
• Jeśli poręczyciel jest spoza listy pracowników, należy wpisać jego imię i nazwisko. W celach informacyjnych można również wypełnić pole tekstowe – Szczegółowe dane poręczyciela spoza listy pracowników.

Na pasku zadań aktywny jest przycisk Wydruk danych, z którego można wydrukować umowę pożyczki. Umowa podlega edycji, więc można treść dostosować do potrzeb użytkownika.

Harmonogramy spłat pożyczki

Harmonogramy spłat – pojawią się tu wszystkie wyliczone harmonogramy do danej pożyczki. Tylko ostatni harmonogram spłaty pożyczki podlega edycji. Wcześniejsze, jeśli wystąpiły, są zablokowane i nie można na nie nanosić zmian. Kolejny harmonogram spłaty danego pracownika nie może być dodawany z taką samą datą.

Lista harmonogramów spłat zawiera informację o:

• Dacie naliczenia harmonogramu,
• Kwocie – informacja, dla jakiej kwoty zadłużenia obliczono harmonogram.

Ikoną Dodaj otwieramy formularz z warunkami harmonogramu spłat. Formularz harmonogramy spłat zawiera zakładkę [Ogólne] gdzie określa się dokładnie warunki spłaty pożyczki, zakładkę [Harmonogram] gdzie można podejrzeć planowane spłaty pożyczki. Na zakładce [Ogólne] należy sprecyzować warunki tj.:

• Data naliczenia – chodzi o datę naliczenia harmonogramu, pole, do którego domyślnie będzie podstawiana data bieżąca programu ustawiona w chwili przeliczenia harmonogramu.
• Zablokowany – parametr służy zablokowaniu możliwości nanoszenia zmian na harmonogram:
  • Zablokowany [√] – automatycznie zaznaczany po wygenerowaniu w wypłacie pierwszej spłaty kapitału lub odsetek do takiej pożyczki. Jest to równoznaczne z ostatecznym zaakceptowaniem harmonogramu, czyli nie będzie podlegał (przypadkowym) zmianom. Nie można go również usunąć. Parametr można wcześniej zaznaczyć samodzielnie. Odblokować można tylko ostatni naliczony harmonogram, jeśli kwota, dla jakiej wyliczono harmonogram jest zgodna z kwotą pozostającą do spłaty w pożyczce,
  • Zablokowany [] – uaktywnia pola z kryteriami naliczania harmonogramu,
• Kwota do spłaty – pole niepodlegające edycji, pojawia się tutaj kwota pozostająca do spłaty w pożyczce na moment dodawania harmonogramu,
• Termin spłaty pierwszej raty kapitałowej – domyślnie podpowiadany jest miesiąc i rok następny względem daty naliczenia harmonogramu. Ustawienie ręcznie innej daty jest możliwe, pozwoli na zadeklarowanie odroczenia spłaty (również w trakcie spłacania pożyczki, jeśli zostanie wygenerowany nowy harmonogram dla pożyczki częściowo spłaconej),
• Spłata kapitału – do wyboru spłata jednorazowa lub ratalna (domyślne ustawienie),
• Raty kapitałowe w stałej wysokości – do wyboru Tak (domyślne ustawienie) lub Nie. Ustawienie ma wpływ na kolejne parametry: wysokość raty kapitałowej i liczba rat kapitałowych:
  • Tak – uaktywnia pole Wysokość raty kapitałowej,
  • Nie – udostępnia pole Liczba rat kapitałowych,
• Wysokość raty kapitałowej – pole określone kwotowo. Dostępne tylko wtedy, jeśli użytkownik wybrał, że raty mają być w stałej wysokości, wówczas należy określić wysokość rat,
• Liczba rat kapitałowych – jest to pole liczbowe, udostępniane tylko, jeśli ustawiono, że raty nie są potrącane w stałej wysokości. Liczba rat to liczba miesięcy w ciągu, których pożyczka ma być spłacona,
• Niepełna rata potrącana jako – dostępne są 4 opcje:
  • zwiększenie pierwszej raty kapitałowej – domyślne ustawienie. Oznacza, że niepełna rata zostanie zsumowana z pierwszą ratą i potrącona w wyższej wysokości, niż założono dla kolejnych rat,
  • oddzielna pierwsza rata kapitałowa – oznacza, że niepełna rata będzie rozliczona osobno, jako pierwsza spłata pożyczki,
  • zwiększenie ostatniej raty kapitałowej – niepełna rata zwiększy ostatnią ratę kapitałową,
  • oddzielna ostatnia rata – oznacza, że niepełna rata będzie rozliczona osobno, jako ostatnia spłata pożyczki
• Naliczać odsetki – dostępne są dwie opcje:
  • Nie – odsetki nie będą naliczane, jest to domyślne ustawienie,
  • Tak – aktywuje pola:
  • Procent – pole liczbowe z 2 miejscami po przecinku do wpisania procentu,
  • Wzór – jest to wzór liczenia odsetek od spłacanych pożyczek. Dostępne są dwa predefiniowane wzory, których nie można usunąć, ani zmodyfikować. Definiowanie wzoru zostało opisane w kolejnym podrozdziale.
• Odsetki spłacane – dostępne są dwa ustawienia:
  • Jednorazowo – odsetki zostaną spłacone jednorazowo,
  • Ratalnie – domyślne ustawienie, odsetki będą potrącane regularnie przy spłacie pożyczki,
• Naliczone odsetki potrącane – parametr powiązany jest parametrem Odsetki spłacane’ (opisany powyżej):
• Jeśli odsetki spłacane jednorazowo – to parametr Naliczone odsetki potrącane może przyjąć ustawienia:
  • Całość z pierwszą ratą kapitałową – ustawienie domyślne, oznacza, że spłacane odsetki zostaną jednorazowo potrącone z pierwszą ratą kapitałową,
  • Całość jako dodatkowa rata przed spłatą kapitału jednorazowo spłacane odsetki zostaną w całości spłacone jako osobna rata przed spłatą kapitału,
  • Całość jako dodatkowa rata po spłaceniu kapitału jednorazowo spłacane odsetki zostaną w całości spłacone jako osobna rata po spłatą kapitału,

  Jeśli odsetki spłacane ratalnie – to parametr Naliczone odsetki potrącane może przyjąć ustawienie:

  • Ratalnie w równych kwotach miesięcznych,
  • Ratalnie kwoty malejące wg aktualnego zadłużenia – opcja ta dostępna jest tylko wtedy, jeśli we wzorze liczącym odsetki użyto zmiennej Zb. Przy liczeniu odsetek innymi wzorami np. od zadłużenia całkowitego (Zc użyte we wzorze), albo jako zadana kwota – to w harmonogramie wszystkie raty odsetkowe będą liczone jako 0.00;

Harmonogram spłat – warunki

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Po wyliczeniu harmonogramu istnieje możliwość edycji poszczególnych rat kapitałowych i odsetkowych. Edycji podlega tylko harmonogram niezablokowany. Można zmieniać wyliczone kwoty rat kapitałowych i odsetkowych, a także dodawać oraz usuwać raty. Za pomocą przycisku Usuń   można usunąć tylko ostatnią pozycję harmonogramu. Podczas edycji oraz zapisu harmonogramu kontrolowane jest czy suma rat kapitałowych jest zgodna z kwotą pożyczki.

Przyciski obsługujące formularz harmonogramu spłaty pożyczki:

– Zatwierdź – pozwala na zapisanie zdefiniowanego harmonogramu,

– Zamknij okno – zamyka formularz harmonogramu spłaty pożyczki,

 – Przelicz harmonogram – uruchomienie przycisku skutkuje wyliczeniem harmonogramu zgodnie z zadeklarowanymi ustawieniami, szczegóły dostępne na drugiej zakładce [Harmonogram].

Kilka uwag:

• Do pożyczki całkowicie spłaconej nie można dodać harmonogramu. Harmonogram zostaje zablokowany i przycisk przeliczający harmonogram – nieaktywny.
• Jeżeli użytkownik nie wypełni poprawnie danych i wartość harmonogramu będzie wynosiła 0zł (zakładka [Harmonogram]) to harmonogram spłat PKZP nie zostanie zapisany.
• Jeśli na liście harmonogramów będzie widoczny naliczony harmonogram, to kolejny można dodać/ naliczyć tylko z datą późniejszą.
• Jeżeli w wypłacie zaproponowana jest spłata raty kapitałowej, to dodając od razu ‘z ręki’ nową pozycję spłaty raty, czy zaniechania – kwota do spłaty nie jest jeszcze skorygowana o tą zaproponowaną ratę.

Definiowanie wzoru naliczania odsetek

Na formularzu harmonogramu spłaty pożyczki można określić wzór, według którego odsetki od pożyczki będą naliczane.

W głównym oknie Kas zapomogowo – pożyczkowych na pasku zadań dostępny jest przycisk Wzory spłat pożyczki, gdzie można predefiniować wzory spłat pożyczek.

Standardowo zdefiniowane są dwa wzory:

Zc * P * M / 12 – oznacza liczenie odsetek od całości zadłużenia,
Zb * P / 12 – oznacza liczenie odsetek od zadłużenia bieżącego

Gdzie:

Zc – zadłużenie całkowite, jest to kwota pożyczki pozostająca do spłaty na moment wyliczenia harmonogramu,
Zb – zadłużenie bieżące na miesiąc spłaty – kwota pożyczki pozostająca do spłaty na kolejny miesiąc, dla którego naliczana jest kwota należnych odsetek,
P – procent, według którego mają być liczone odsetki, pobierany z harmonogramu,
M – liczba miesięcy, tj. ilość rat kapitałowych, przez jaką ma być spłacana pożyczka, pobierana z warunków harmonogramu,
∑ b – suma odsetek liczonych narastająco – oznacza sumowanie cząstkowych odsetek liczonych dla kolejnych miesięcy (od zadłużenia bieżącego) w okresie spłaty,
Operatory matematyczne, nawiasy i wartości liczbowe.

Jeśli we wzorze zastosowano zmienną Zb – liczenie odsetek dla każdego kolejnego miesiąca od bieżącego malejącego zadłużenia, to należy pamiętać, że odsetki według zadanego wzoru liczone są kolejno dla każdego z miesięcy. Zapisanie we wzorze zwiększenia/zmniejszenia wyliczonej wzorem kwoty odsetek o zadaną liczbę oznacza, że:

• Dla odsetek spłacanych jednorazowo (jedna rata) – kwota tej jednej raty będzie skorygowana o wartość wpisaną we wzorze,
• Dla odsetek spłacanych ratalnie – kwota każdej z kolejnych rat będzie skorygowana o wartość wpisaną we wzorze.

Spłata pożyczki PKZP

Z poziomu modułu Kasy zapomogowo – pożyczkowe, po wejściu do formularza pożyczki na pasku zadań pojawi się przycisk  Lista spłat pożyczki. Składa się z dwóch zakładek:

• [Ogólne] – informacje o przebiegu spłat pożyczki/zaliczki, odsetek, widoczny jest numer dokumentu, na którym dokonano spłaty, suma spłat kapitału i odsetek,
• [Szczegółowe] – symbol listy, nazwa elementu, którym dokonano spłaty pożyczki i wartość tej spłaty.

Rzeczywista wypłata pożyczki nastąpi na liście płac typu Pożyczka, czyli po dodaniu pracownikowi pożyczki PKZP na listę pożyczek PKZP i zdefiniowaniu harmonogramu spłat tej pożyczki, należy założyć listę płac Pożyczka.

Na liście płac pożyczkowej obejmującej datę przyznania pożyczki PKZP automatycznie wygeneruje się odpowiedni element (typ pożyczki zgodny z udzieloną w PKZP). Na formularzu wypłaty pożyczki PKZP żadne pole nie podlega edycji. Wszystkie informacje pobierane są z harmonogramu spłat.

Realizacja spłat rat kapitałowych i odsetek od pożyczek udzielonych z poziomu PKZP odbywa się w terminach i kwotach zgodnych z aktualnym harmonogramem zapisanym dla danej pożyczki. W harmonogramie podpowiada się automatycznie miesiąc spłaty następny w stosunku do daty udzielenia pożyczki PKZP.

Spłata pożyczki PKZP jest generowana na liście płac według okresu, a nie wg daty wypłaty.

Aby spłata pożyczki PKZP pojawiła się automatycznie na liście płac etatowej, musi być spełniony warunek -> Data wypłaty listy płac etatowej, musi być późniejsza, (chociaż o 1 dzień) w stosunku do daty listy płac, na której wypłacono pożyczkę.