Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy mają obowiązek przekazywać deklarację do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych pierwsze zgłoszenie ZUS ZSWA płatnik składek przekazał do ZUS za rok 2010 do dnia 31 marca 2011 roku (art.38 ust. 2 tej ustawy). W zgłoszeniu tym płatnik składek przekazał również informacje wymienione w art. 38 ust. 1 ustawy dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nawet wówczas, gdy w 2010 roku praca w ww. charakterze nie była już przez tych pracowników wykonywana.

Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:

• Płace i Kadry/Kadry/ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
• Płace i Kadry/ Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.

Po naciśnięciu  otworzy się formularz Deklaracja ZUS ZSWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać datę wypełnienia deklaracji oraz rok i identyfikator deklaracji,
• określić czy generowana deklaracja związana jest ze zgłoszeniem czy korektą.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna.
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2010, 03/2010 itd.). Dodatkowo jeżeli deklaracja dotyczy tylko wybranego pracownika to na liście jest widoczne imię i nazwisko pracownika.

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na deklaracji ZSWA nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Zgodnie z informacją na stronach ZUS oznacza to: „Iż przy ustalaniu tych okresów nie uwzględnia się okresów: niezdolności do pracy, za które wypłacone zostało wynagrodzenie, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne, za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński. Ponadto przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się również okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Natomiast okresy urlopu wypoczynkowego zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”.

Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
• i datę wypełnienia deklaracji.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.

Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do programu Płatnik zawiera:

• Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2r.
• Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.

• Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
  • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
  • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
  • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
  • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
• W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w programie Płatnik.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:

• Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
• Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
• Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
• Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
• Data obliczenia deklaracji.
• Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
• Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.
• Kwota- wykazywana jest kwota płatności w ramach danej deklaracji

– Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych.

– Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA.

– Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.

 – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane.

Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.

• Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:

• W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
• Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
• Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/Bank – Preliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
• Klikamy ikonę plusa lub <INSERT>. Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
• Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
• Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy.

• W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.

• Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
• Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
• Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
• Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
• Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu deklaracji  z dwiema  opcjami do wyboru Eksportuj do programu płatnik, która umożliwia wygenerowania pliku xml i zaczytanie do programu Płatnik i  Wyślij bezpośrednio do ZUS, umożliwiająca eksport deklaracji ZUS DRA  bezpośrednio do ZUS.

Eksport do programu płatnik

• Po naciśnięciu Eksportuj do programu płatnik pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml.

• Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
• W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.

Wysyłka bezpośrednio do ZUS

• Wybranie opcji Wyślij bezpośrednio do ZUS rozpocznie proces wysyłki deklaracji, W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu Użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?

Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, Użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.

Jeśli zostanie wybrana opcja TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie.

Wybierając opcję Dodaj   możliwe jest dodanie innych załączników do danej deklaracji.

Dokumenty otwierają się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Dane wykazane w formularzu aplikacji podlegają edycji.

• Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji.
• Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.
• Deklaracjom przesłanym do ZUS zostanie nadany identyfikator. Identyfikator udostępniany jest po zakończeniu transmisji dokumentów do ZUS. Otrzymanie identyfikatora oznacza, że plik z dokumentami dotarł do ZUS, lecz nie nastąpiła jeszcze deszyfracja, weryfikacja ważności podpisu cyfrowego oraz sprawdzenie poprawności dokumentów ubezpieczeniowych. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat: Nie udało się pobrać danych o przesyłce. Spróbuj ponownie później.
• Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając w menu Eksportu deklaracji opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki. Po poprawnym przetworzeniu deklaracji przez ZUS i odebraniu potwierdzeniu zostanie wyświetlony komunikat: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobrano potwierdzenie.
• Po zakończeniu wysyłki, na formularzu deklaracji pojawi się zakładka [5 e-ZUS], w której wyświetlane są informacje o: statusie deklaracji, numerze referencyjnym, operatorze wysyłającym i odbierającym, dacie wysłania i odebrania.

• Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty danego Użytkownika w przypadku wersji w chmurze.
• Dokumenty ZUS przekazywane są za pośrednictwem systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów. W konfiguracji programu (Start/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne / e-Deklaracje/JPK/CUK), w sekcji ZUS zostały wskazane adresy usługi EWD ZUS, na które wysyłane są przesyłki ZUS.

– https://www.ewd2.warszawa.zus.pl/

– https://www.ewd2.wroclaw.zus.pl/

Wydruk ZUS DRA

W celu wygenerowania wydruku ZUS DRA, na formularzu deklaracji należy przejść na zakładkę [4 Dokumenty] i otworzyć formularz naliczonej deklaracji.  Następnie  należy  wybrać opcję ‘Drukuj’   lub ‘Podgląd’ .

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:

• Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
• Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.

Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracownika/pracowników.

Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:

• Płace i Kadry / Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
• Płace i Kadry / Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.

Szczegółowe informacje dotyczące deklaracji ZUS ZSWA zostały zawarte w artykule Deklaracje roczne ZUS ZSWA.

Deklaracja ZZA pozwala na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZZA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZZA, na którym należy podać:

• plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
• określić datę aktualności danych pracownika,
• zaznaczyć czego dotyczy zgłoszenie ( deklaracja dla umowy zlecenia),
• wybrać z listy daną umowę – zlecenie,
• podać datę wypełnienia deklaracji, data ta drukuje się na deklaracji ZZA,
• przeliczyć deklaracje <F8>,
• zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.

Deklaracja zgłoszeniowa ZCNA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika. Można je przesłać do Płatnika tylko dla tych osób, które zostały poprawnie wpisane na listę członków rodziny.

Program nie sprawdza, jaką deklarację powinien mieć członek rodziny. Obowiązek ten spoczywa na Użytkowniku systemu.

Dla przypomnienia:

• ZCZA – (deklaracja historyczna, nie obowiązuje) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego,
• ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.

W celu wygenerowania tej deklaracji należy wejść na listę pracowników (Płace i Kadry / Kadry), ustawić się kursorem na tym pracowniku i wywołać Listę deklaracji ZCNA, nacisnąć ikonę lub <INSERT>. Następnie:

• należy wybrać właściwy plik KEDU,
• ustalić datę aktualności i datę wypełnienia,
• nacisnąć przycisk pioruna lub <F8>, aby pojawiła się lista członków rodziny pracownika. z listy wybieramy tych członków rodziny dla których będzie generowana deklaracja ZCNA,
• należy wybrać z listy członków rodziny, te osoby, dla których generowana będzie deklaracja,
• klikając w pierwszej kolumnie Deklaracja zostaną udostępnione na liście rozwijanej dwie opcje: 1‑zgłoszenie lub 2-wyrejestrowanie.

• Ostateczny wybór deklaracji akceptujemy przyciskiem Zatwierdź.  Program generuje deklarację zgłoszeniową, którą możemy od razu wysłać do Programu Płatnik albo zapisać i wysłać wraz z innymi deklaracjami.

W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń należy stworzyć dla niego deklaracje zgłoszeniową ZUA. Deklaracja ta dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach. Chcąc uzupełnić deklarację należy:

• na pasku zadań rozwinąć menu Deklaracje pracownika i wybrać opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
• w oknie lista deklaracji zgłoszeniowych pracownika wybrać z listy deklarację, która będzie dodawana
• po wybraniu odpowiedniej listy przyciskiem <INSERT> lub ikoną plusa otwieramy formularz deklaracji ZUA, na którym określa się:
  • KEDU – podaje się plik, do którego zostaną zapisane deklaracje. Plik KEDU może zawierać jedną lub kilka różnych deklaracji. Do Płatnika przesyłana jest zawsze cała zawartość tego pliku. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku KEDU lub z poziomu Płace i Kadry /Pliki KEDU.
  • Dane aktualne w dniu – do deklaracji zostaną wykorzystane dane obowiązujące w podanym dniu,
  • Deklaracja dla umowy/zlecenia – jeżeli tworzymy deklarację zgłoszeniową do umowy cywilnoprawnej, należy zaznaczyć parametr Deklaracja dla umowy/zlecenia i wybrać z listy umowę, której dotyczy zgłoszenie (korekta lub zmiana).
  • Dane organizacyjne – pozwalają na określenie, czego dotyczy dana deklaracja: korekta lub zmiana (jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń to nie wybieramy z listy żadnej opcji). W przypadku zmiany (korekty) danych identyfikacyjnych pracownika należy utworzyć deklaracje ZIUA.
  • Data wypełnienia – domyślnie proponowana jest data systemowa. Data ta przenoszona jest na deklaracje i przesyłana do Programu Płatnika.
  • Zablokowana – zaznaczenie tego parametru zabezpiecza wygenerowane deklaracje przed zmianami lub przypadkowym zablokowaniem. Odblokowanie możliwe jest tylko z poziomu menu kontekstowego z Listy deklaracji pracownika.
  • Wprowadził/ Zmodyfikował – daty i symbol osoby, która wygenerowała i zablokowała deklaracje.

– Wykonaj lub <F8> -powoduje wygenerowanie odpowiedniej deklaracji. Deklarację taką można od razu wysłać do Programu Płatnika albo zapisać ją do KEDU i wysłać wraz z innymi deklaracjami znajdującymi się w tym pliku.

– Wysłanie deklaracji do Programu Płatnika. Po wciśnięciu tego przycisku program zapyta nas o plik, do którego chcemy zapisać dane. Plik ten musi mieć rozszerzenie *.xml, co zapewni jego odczyt przez Program Płatnika. Domyślnie plik ten zapisywany jest w katalogu Comarch ERP Optima. Oczywiście można wskazać inną lokalizację tego pliku.

– Zapisz zmiany – powoduje zapisanie stworzonej deklaracji. Deklaracja ta będzie widoczna na odpowiedniej liście. Zapisanie deklaracji pozwala na ponowne jej wysłanie do Programu Płatnika, bez konieczności ponownego naliczania.

Wszystkie deklaracje związane z konkretnym pracownikiem dostępne są z poziomu Płace i Kadry / Kadry (Lista pracowników) z menu ikonki Deklaracje pracownika  należy wybrać Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

W programie wszystkie dane potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowych zapisane są na formularzu pracownika. Na ich podstawie można przygotować i wysłać do Programu Płatnik następujące deklaracje zgłoszeniowe: ZUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, ZWUA, RIA RIA oraz do ZUS PUE deklarację RUD oraz Zaświadczenie płatnika składek Z-3.

Wygenerowane dla pracownika deklaracje zapisywane są w programie i dostępne z poziomu listy danej deklaracji. Dla każdego rodzaju deklaracji zgłoszeniowych związanych z danym pracownikiem tworzona jest oddzielna lista.

Ponieważ wszystkie listy deklaracji zgłoszeniowych obsługiwane są przez identyczne przyciski i klawisze omówione zostaną tylko raz.

Lista deklaracji zgłoszeniowych

Lista deklaracji zgłoszeniowych składa się z trzech kolumn:

• Data wypełnienia – jest zgodna z datą na deklaracjach. Standardowo w trakcie przygotowywania deklaracji podpowiada się data systemowa. Zawsze możemy ją zmienić na inną, wybraną przez nas datę
• Data obliczenia – informuje użytkownika, kiedy dana deklaracja została obliczona. Ma ona znaczenie czysto informacyjne. Nie jest wykorzystywana na formularzach, które wysyłamy do ZUS
• Status – informuje nas o aktualnym stanie deklaracji. Pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona i zamknięta. Deklarację obliczoną można korygować, czy wykasować i ponownie wyliczyć. Zablokowanie deklaracji zabezpiecza nas przed przypadkowym jej usunięciem. Taki status powinny posiadać wszystkie zaakceptowane i wysłane do ZUS deklaracje zgłoszeniowe.

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

W dolnej części okna znajduje się pole Lista pozwalające na wybór listy dla danego rodzaju deklaracji. Domyślnie wybrana jest tam deklaracja ZUA. Zmiana rodzaju deklaracji polega na wybraniu z listy dostępnych deklaracji tej dla nas właściwej. Lista rodzajów deklaracji wywoływana jest przez przyciśnięcie przycisku strzałki znajdującego się z prawej strony pola Lista.

– Dodanie nowej deklaracji. W zależności od rodzaju wyświetlanej listy zostanie wywołany formularz właściwej deklaracji zgłoszeniowej. Formularz nowej deklaracji można wywołać klawiszem <INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki).

– Podgląd utworzonej deklaracji. Możliwe jest wówczas przesłanie deklaracji do Programu Płatnika lub ponowne jej przeliczenie, jeśli nie została zablokowana.

– Usunięcie deklaracji. Usuniecie możliwe, gdy deklaracje nie jest zablokowana.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Opcja ta pozwala na przygotowanie i wysłanie do programu Płatnik deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Lista deklaracji wywoływana jest z poziomu menu Płace i Kadry/ Pliki KEDU i obsługiwana jest przez następujące przyciski:

– Dodaj – oznacza utworzenie nowego pliku KEDU, do którego będą zapisywane poszczególne deklaracje np. ZUA, ZWUA, DRA. W celu zapewnienia przejrzystości danych zalecamy tworzenie dla każdego miesiąca oddzielnych plików KEDU.

– Podgląd – zapewnia wyświetlenie listy deklaracji związanych z danym KEDU.

– Usuń – powoduje wykasowanie pliku wraz ze wszystkimi deklaracjami. Nie można usuwać KEDU, które zostało zablokowane. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.

Formularz deklaracji KEDU

Na formularzu należy podać:

• Nazwę tworzonego KEDU,
• Datę utworzenia,
• Zablokowana – po zaznaczeniu tego parametru zablokujemy zmiany pliku KEDU oznacza to, że nie można dopisywać nowych deklaracji, kasować wyliczonych deklaracji ani usuwać całego pliku KEDU. Odblokowanie KEDU możliwe jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).

W trakcie generowania deklaracji zgłoszeniowych (Płace i Kadry/ Kadry) i rozliczeniowych (Deklaracje ZUS rozliczeniowe) należy odwołać się do konkretnego pliku.

Na formularzu deklaracji KEDU wyświetlana jest lista związanych z nią deklaracji. Lista składa się z trzech kolumn:

• Typ – informuje o rodzaju deklaracji np. ZUA. Dodatkowo, dla deklaracji rozliczeniowych wyświetlana jest w nawiasie wersja deklaracji DRA, w jakiej została policzona. Przesłanie do Programu Płatnik deklaracji z tego poziomu nie jest możliwe, jeśli do tego samego pliku zapisano deklaracje rozliczeniowe w dwóch wersjach. W takim przypadku, konieczne jest utworzenie nowego KEDU, dla deklaracji rozliczeniowych w nowym formacie,
• Numer/ Data – podaje numer deklaracji dla deklaracji DRA i datę dla deklaracji zgłoszeniowych,
• Deklaracja dla – informacja kogo dotyczy dana deklaracja, np. imię i nazwisko pracownika dla którego wygenerowano deklaracje.

– Eksport danych do Programu Płatnik. Do płatnika przesyłane są wszystkie deklaracje zapisane w danym KEDU. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnika. W oknie tym należy podać plik, w którym zapisane zostaną informacje zawarte w KEDU. Plik ten musi posiadać rozszerzenie xml, np. marzec01.xml. Zapisanie danych do istniejącego już pliku powoduje nadpisanie starych danych.

– Usuń – powoduje wykasowanie z pliku wskazanej deklaracji. Nie można usuwać deklaracji z pliku KEDU, który został zablokowany. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.

Lista podatku na PIT-8AR przedstawia wszystkie wyliczone w programie deklaracje. Zawiera ona informacje o miesiącu i roku, którego dotyczy deklaracja, wersji zastosowanego formularza, dacie obliczenia i aktualnym statusie. Deklaracja może mieć dwa statusy:

• Obliczona – deklaracja została naliczona i zapisana na listę, ale nie jest jeszcze ostatecznie zatwierdzona. Taką deklarację można poprawiać, przeliczać ponownie, w ostateczności wykasować.
• Zamknięta – deklaracja zablokowana przed zmianami. Taki status powinny posiadać wszystkie deklaracje przesłane już do urzędu skarbowego. Deklaracja zamknięta jest dostępna tylko do podglądu, nie można jej usuwać ani ponownie przeliczać.

W celu graficznego przedstawienia stanu deklaracji zastosowano kolory:

• zielony – deklaracja naliczona,
• czarny – deklaracja zablokowana przed zmianami,
• niebieska – deklaracja zaksięgowana

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski i klawisze:

– Dodaj – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie deklaracji PIT-8A za dany miesiąc dla danej firmy. Procedura dodawania nowego zapisu może być również uruchomiona klawiszem <INSERT>.

– Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie.

– Usuń – przycisk pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-8A, PIT-8AR. Usunięcie zapisu można dokonać również klawiszem <DELETE>. Funkcja ta dostępna jest tylko dla deklaracji o statusie Obliczona, nie można kasować zablokowanych deklaracji.

– Księgowanie deklaracji – księgowanie aktualnie podświetlonej kursorem deklaracji na konta księgowe. Funkcja dostępna przy użyciu klawisza <F7>.