• rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”),
• harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
• rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
• bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę,
• w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu – będzie to widoczne w terminarzu operatora.

Moduł Comarch ERP Optima Serwis może współpracować z modułem Comarch ERP Optima Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne).  

Magazyn serwisowy

System Comarch ERP Optima obsługuje wiele magazynów. Na potrzeby obsługi modułu Comarch ERP Optima Serwis należy utworzyć magazyn części, który będzie wykorzystywany do napraw. Dzięki takiemu rozwiązaniu – w momencie pobrania części z magazynu nie będą one widoczne np. na spisie z natury dla tego magazynu. Będą automatycznie przesuwane na magazyn serwisowy, gdzie na bieżąco widać, jakie części są aktualnie wykorzystywane w serwisie.

Lista zdefiniowanych magazynów dostępna jest z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny (kombinacja klawiszy <CTRL>+<M>).

Definiując nowy magazyn wypełniamy następujące pola:

• Symbol – jest to 20 znakowe pole jednoznacznie określające dany magazyn. Symbol magazynu jest wielokrotnie wykorzystywany w programie. Każdy dokument dotyczy wybranego magazynu, dlatego zalecane jest przemyślane nadawanie symboli dla magazynów.
• Nazwa – pełna nazwa magazynu.
• Symbol w numeracji – 5 znakowy symbol, który może zostać użyty do oznaczania dokumentów wystawianych w tym magazynie. Do tego celu (oprócz ustalenia w tym miejscu symbolu numeracji) należy zastosować w schematach numeracji dokumentów człon MAGAZYN.
• Opis – dodatkowe pole opisujące dany magazyn.
• Typ – typ magazynu dla modułu Comarch ERP Optima Serwis musi być zdefiniowany jako magazyn serwisowy. Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument.
• Nieaktywny – parametr, który decyduje o sposobie filtrowania listy magazynów, domyślnie pole to nie jest zaznaczone. Puste pole oznacza magazyn aktywny, czyli magazyn, który bierze udział w obrocie towarowym. Po zaznaczeniu tego pola magazyn staje się nieaktywny – nie można wystawiać dokumentów z nim związanych. Wszystkie dokumenty związane z magazynem nieaktywnym pozostają w programie.
• Wprowadził/ zmodyfikował – pola te informują o dacie i osobie, która założyła dany magazyn i jako ostatnia modyfikowała formularz magazynu.

Jeżeli użytkownik używa modułu Comarch ERP Optima Handel może wprowadzać wiele magazynów typu serwisowy. Taka funkcjonalność może być przydatna np. W firmach remontowo – budowlanych, gdzie każda budowa ma własny magazyn, na który przesuwany jest materiał.

Dopuszczalne jest tylko usuwanie magazynów, z którymi niezwiązane są żadne dokumenty. W przypadku próby usuwania magazynu, dla którego istnieje chociaż jeden dokument, program wyświetli odpowiedni komunikat i nie wykona danego polecenia.

Przy wystawianiu pierwszego zlecenia serwisowego program sprawdza, czy jest założony magazyn serwisowy – jeśli nie, pojawia się komunikat, informujący, że przed wystawieniem zlecenia serwisowego należy do słownika magazynów dodać magazyn serwisowy.

Użytkownik ma możliwość założenia zakazu pracy na danym magazynie serwisowym dla poszczególnych operatorów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), z zakładki [Zakazy]. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator, który na karcie (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) ma ustawione uprawnienia administratora. Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Operator nie ma możliwości podglądu zleceń serwisowych wystawionych na magazyn, do którego ma zakaz.

Przy próbie dodania nowego zlecenia na magazyn, do którego operator ma zakaz – program wyświetli komunikat o zakazie i uniemożliwi wystawienie dokumentu.

Konfiguracja

W menu Start/Konfiguracja (kombinacja klawiszy <CTRL>+<F9>) Firma/ Serwis znajdują się parametry, które dotyczą modułu Serwis:

Dokumenty

Dokumenty powiązane

Parametry

Statusy zleceń

Ceny z czterema miejscami po przecinku

Na Zleceniu Serwisowym oraz Wzorcu Zlecenia Cyklicznego możliwe jest wprowadzanie cen dla czynności i części z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka możliwość jest dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku. Cena podana na Zleceniu jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Wyjątek stanowi Paragon, na którym ceny czynności i części ze Zlecenia Serwisowego są zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku.

Dla towarów, których ceny na karcie są wykazane w czterech miejscach po przecinku, użytkownik może bezpośrednio na formularzu czynności/ części na Zleceniu Serwisowym i Wzorcu Zlecenia zmienić precyzję ceny do dwóch miejsc wyłączając parametr:

Wiązanie dokumentu z transakcją

Lista typów transakcji, z którymi mogą być wiązane dokumenty w Bibliotece jest dostępna z poziomu formularza dokumentu, zakładka [Dokumenty] (menu wyświetlane po wciśnięciu strzałki obok przycisku plusa). Lista skojarzonych dokumentów jest pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakupy, Magazyn, Księgowość, Kasa/Bank, Zlecenie serwisowe), gdzie w skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów.

W programie istnieje możliwość dodawania dokumentów skojarzonych do dokumentu Biblioteki bez konieczności pobierania licencji na moduł, w którym został utworzony dokument skojarzony. Wówczas przy dodawaniu takiego dokumentu, lista dokumentów kojarzonych otwierana jest w trybie odczytu.

Jeśli użytkownik w momencie logowania zalogował się również do modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów – na formularzach tych transakcji pojawia się tabela Biblioteka dokumentów.

W tabeli widoczne są powiązania do dokumentów w Bibliotece. z tego poziomu użytkownik może powiązać transakcję z wybranymi dokumentami z Biblioteki.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – pozwala na dodanie nowego powiązania z dokumentem w Bibliotece. Podczas wiązania transakcji z dokumentem dostępne są dwie opcje:

• Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz dokumentu firmowego (podobny jak w przypadku dodawania dokumentu z listy w Bibliotece).
• Dodaj istniejący – wywołuje listę dokumentów w bibliotece, gdzie użytkownik może wskazać istniejący dokument. Lista wyświetlana jest na zakładce Podmiotu, zawężona tylko do dokumentów firmowych.

Otwórz – podnosi formularz dokumentu w Bibliotece. Dopiero z tego poziomu można wywołać podgląd samego pliku (przycisk na formularzu dokumentu).

Usuń – powoduje usuniecie powiązania z dokumentem w Bibliotece. Nie powoduje usunięcia samego dokumentu w Bibliotece.

Nowe powiązania na transakcji można dodawać zarówno na dokumentach w buforze, jak też zatwierdzonych i anulowanych. Użytkownik ma możliwości modyfikowania powiązań z poziomu transakcji – przyciski Dodaj, Otwórz Usuń są dostępne.

Jeśli użytkownik wprowadzi z poziomu transakcji powiązanie z dokumentem w Bibliotece – powiązanie to będzie również widoczne z poziomu Biblioteki dokumentów.

W tabeli Biblioteka dokumentów na transakcji istnieje również możliwość szybkiego podglądu załączników. Na dokumencie OBD widocznym w tej tabeli, w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy, dostępna jest opcja Archiwum plików.  Po najechaniu na nią myszką rozwijana jest lista wszystkich plików, linków oraz skanów powiązanych z danym dokumentem OBD. W ten sposób można szybko podejrzeć załączniki bez podnoszenia całego dokumentu OBD.

Jeśli użytkownik w momencie logowania zalogował się również do modułu Comarch ERP Optima CRM ‑ na formularzach tych transakcji pojawia się tabela Zadania i kontakty CRM.

W tabeli widoczne są powiązania do dokumentów w module CRM. Z tego poziomu użytkownik może powiązać transakcję z wybranymi zadaniami, kontaktami lub e-mailami. Istnieje też możliwość przenoszenia załączników z formularza e-mail w module CRM bezpośrednio do dokumentu OBD. Funkcjonalność została szerzej opisana w artykule.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – pozwala na dodanie nowego powiązania z zadaniem/kontaktem. Podczas wiązania transakcji z dokumentem dostępne są dwie opcje:

• Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz zadania/kontaktu,
• Dodaj istniejący – wywołuje listę kontaktów i zadań, gdzie użytkownik może wskazać istniejący dokument.

 Otwórz – podnosi formularz powiązanego dokumentu.

 Usuń – powoduje usuniecie powiązania z dokumentem.

Dodaj e-mail - pozwala na dodanie nowego powiązania z e-mailem. Podczas wiązania transakcji z e‑mailem dostępne są dwie opcje:

• Dodaj nowy e-mail – wywołuje nowy formularz wiadomości,
• Dodaj istniejący e-mail – wywołuje skrzynkę pocztową, gdzie użytkownik może wskazać istniejący dokument, z którym utworzone zostanie powiązanie.

Jeśli użytkownik wprowadzi z poziomu zadania, kontaktu lub e-maila powiązanie z dokumentem w Bibliotece ‑ powiązanie to będzie również widoczne z poziomu Biblioteki dokumentów.

Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”

Na formularzach dokumentów handlowych i magazynowych oraz w Rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej, na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów możliwe jest dodawanie plików metodą „przeciągnij i upuść”. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:

• jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wciśnięty klawisz <ALT> - plik zostanie dodany do dokumentu w Obiegu Dokumentów jako link,
• jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wciśnięty klawisz <CTRL> - plik na dokumencie w Obiegu Dokumentów zostanie zapisany w IBARD. Niezbędne jest wcześniejsze ustawienie folderu dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

Na dokument tworzony w Bibliotece dokumentów przenoszony jest:

• kontrahent z dokumentu powiązanego,
• numer obcy z dokumentów przychodowych, numer z programu w przypadku dokumentów rozchodowych.

Dodawanie dokumentów na podstawie plików w Rejestrze VAT oraz ewidencji dodatkowej.

W firmach, gdzie wprowadzane są duże ilości dokumentów w oparciu o dokumenty przychodzące z zewnątrz, bardzo przydatna jest funkcja, umożliwiająca rejestracje transakcji w programie w oparciu o zrobiony wcześniej skan dokumentu czy plik PDF. Dotyczy to głównie Biur Rachunkowych, które otrzymane od klienta dokumenty skanują i przechowują w programie, a równocześnie na podstawie tego dokumentu muszą zarejestrować nowy zapis w Rejestrze VAT.

Cały proces wprowadzania takiego dokumentu składa się z kilku etapów i wiąże się z automatycznym utworzeniem dokumentów w Bibliotece z załączonym plikiem.

Dodanie nowego dokumentu

Jeśli Operator pobrał licencje na moduł Obieg Dokumentów na zapisie dodawanym w Rejestrze VAT lub Ewidencji dodatkowej dostępny jest przycisk  , który umożliwia wskazanie potrzebnego pliku.

Wywołanie skanowania lub dodawanie pliku z dysku

Po wciśnięciu przycisku w zależności od wybranej opcji Operator może wywołać skanowanie lub wskazać potrzebny plik.

Możliwe jest też dodawanie plików metodą „Przeciągnij upuść”. Funkcja została dokładnie opisana w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.

Podgląd otwartego pliku, na podstawie którego wprowadzany jest dokument (zapis w Rejestrze VAT)

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku.

Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.

Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np .xls nie może być wyświetlona!

Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik  powoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawia się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik.

Zapis dokumentu - tworzenie dokumentu Biblioteki

Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT/Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:

• dokument – symbol dokumentu nadawany jest wg schematu z konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej, Rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
• numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu. W przypadku zapisu w Rejestrze Vat – wartość z pola Dokument,
• data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
• operator - aktualnie zalogowany,
• katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
• podmiot – na zakładce [Podmioty] przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.

Poniżej klika scenariuszy, jak przebiega dodawanie dokumentu po wybraniu poszczególnych opcji:

Wskaż plik  na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link)

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik widoczny jest w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany(zapis w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na iBard / zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej.

Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy)

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry,
• zeskanowany plik widoczny jest w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na iBard / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej.

Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link)

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik następuje łączenie się z IBARD,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik widoczny jest w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze Vat/Ewidencji dodatkowej.

W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji:

• przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie  i zapisuje go,
• przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija,
• przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).

Podgląd załączników do dokumentu Biblioteki z poziomu zapisu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej

W Biurach Rachunkowych często kontrolowana jest poprawność wprowadzonych zapisów przez ponowne porównanie z dokumentem dostarczonym przez Klienta. W programie istnieje możliwość powiązania zapisu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej z utworzonym dokumentem w Bibliotece i w ten sposób, pośrednio, z zeskanowanym (zaczytanym) wcześniej plikiem. Możemy zatem przeprowadzić weryfikację poprawności zapisu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej sięgając do dokumentu Biblioteki i wyświetlić zapisany tam plik.

Formularz zapisu VAT/ ewidencji dodatkowej a podgląd załączników

Podczas edycji dokumentu w rejestrze VAT/ ewidencji dodatkowej na formularzu widoczny jest przycisk  Umożliwia on otwarcie panelu, w którym wyświetlany jest plik pobrany z Biblioteki. Zamknięcie panelu następuje po wciśnięciu X widocznego w nagłówku panelu. Dodatkowo istnieje możliwość zadokowania panelu tak, by był stale widoczny na oknie lub pokazywał się tylko po najechaniu kursorem na pasek z lewej strony okna. Dokowanie możliwe jest przez wciśnięcie przycisku pinezki na panelu.

Z jednym zapisem VAT/ ewidencji dodatkowej może być powiązane wiele dokumentów w Bibliotece. Równocześnie w każdym dokumencie Biblioteki może być wiele załączników. Tym samym jeden zapis VAT/ ewidencji  dodatkowej może być skojarzony z wieloma plikami.

W panelu podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. W przypadku, gdy jest jeden zapis VAT/ Ewidencji  dodatkowej i jeden dokument Biblioteki z jednym załącznikiem, użytkownik bez żadnych dodatkowych akcji  może wówczas podejrzeć plik. Natomiast w bardziej skomplikowanych przypadkach  (wiele dokumentów Biblioteki, wiele załączników) może wybrać i otworzyć jeden z nich.

Po kliknięciu w przycisk  wyświetlania jest rozwijana lista zawierająca dwa poziomy:

• poziom pierwszy – numery wszystkich skojarzonych dokumentów Biblioteki,
• poziom drugi - załączniki do poszczególnych dokumentów Biblioteki, wyfiltrowane do plików, jakie mogą być wyświetlone w panelu, posortowane wg nazwy.

Pliki do podglądu pobierane są z dysku, z bazy programu lub z IBARD w zależności od miejsca ich zapisu.

Podczas wyświetlania pliku w panelu podglądu sprawdzane są uprawnienia dostępu operatora do poszczególnych katalogów w Bibliotece. Dokumenty Biblioteki z katalogów, do których operator ma zakaz podglądu, w ogóle nie pojawią się na liście dokumentów do wyboru.

Jeżeli plik zapisany jest na IBARD, wówczas przy próbie podglądu dokumentu z IBARD sprawdzane są uprawnienia użytkownika nadane do skojarzonego z katalogiem folderu w IBARD.

Jeśli zapis VAT/ ewidencji dodatkowej nie jest skojarzony z dokumentem Biblioteki, dokument Biblioteki nie zawiera załącznika, bądź załącznik nie może być otworzony w panelu wówczas panel podglądu jest pusty.

Przenoszenie powiązania dokumentów handlowych z dokumentami Biblioteki do Rejestru VAT.

Dokumenty Biblioteki powiązane z dokumentem handlowym, przenoszone są po zaksięgowaniu na dokumenty tworzone w Rejestrze VAT. Funkcjonalność została szerzej opisana w artykule Przenoszenie dokumentów z modułu Faktury.

Podgląd załączników do dokumentu Biblioteki z poziomu raportu kasowego/bankowego

W module Kasa/Bank / Raporty kasowe/bankowe na formularzu raportu istnieje możliwość dodawania i podglądu załączników. Dodanie załącznika (wskazanie pliku np. z wyciągiem bankowym) możliwe jest w trakcie tworzenia nowego raportu kasowego/bankowego. Po zapisaniu raportu załączniki dodajemy z poziomu zakładki [Dokumenty] tworząc nowy dokument lub wybierając dokument, który został wcześniej zapisany w Bibliotece. Na raporcie kasowym/bankowym powiązanym z dokumentem Biblioteki, który posiada załącznik (pliki w formacie PDF, TIFF, PNG, JPG, BMP) dostępny jest przycisk podglądu dokumentu z Biblioteki i powoduje on otwarcie załącznika. Raport kasowy/bankowy może być powiązany z wieloma dokumentami Biblioteki, które mogą posiadać załączniki. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy.

Podgląd dokumentu Biblioteki z poziomu formularza delegacji

Na formularzu delegacji w menu Kasa/Bank/ Delegacje, na zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty powiązane w module Obieg Dokumentów. Z tego poziomu można podnieść dokument Biblioteki do edycji, dodać nowy powiązany dokument, dodać powiązanie z istniejącym dokumentem lub powiązanie usunąć.

Załączniki dla urządzenia serwisowego 

Na formularzu nowo dodawanego urządzenia w module Serwis dostępny jest przycisk - Wybierz rodzaj akcji, który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku lub z IBARD. Po wskazaniu załącznika i zapisaniu formularza urządzenia, w tle utworzy się powiązany dokument w Bibliotece dokumentów. Dokument ten będzie widoczny na formularzu urządzenia, na zakładce [Dokumenty].

Po naciśnięciu przycisku możemy wybrać jedną z dostępnych opcji, które zostały opisane w artykule Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Ogólne.

Na formularzu u.index.php/dokumentacja/formularz-dokumentu-w-bibliotece-zakladka-ogolne/rządzenia, z którym powiązany jest co najmniej jeden plik graficzny lub PDF dostępny jest przycisk:

- Podgląd dokumentu z biblioteki. Podgląd pliku wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza.  Po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy.

Funkcja działa na identycznej zasadzie jak podgląd załączników z poziomu formularza zapisu VAT/ ewidencji dodatkowej.

Dokumenty podmiotu

W przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów na formularzach (kartach) kontrahenta, banku, urzędu oraz pracownika i wspólnika istnieje możliwość szybkiego wywołania biblioteki dokumentów danego podmiotu.

Na pasku zadań wyświetlanym z poziomu formularza pojawia się przycisk  Przycisk podzielony jest na pół, w dolnej części strzałka rozwijająca opcje

• Biblioteka dokumentów – wyświetla bibliotekę z ustawionym filtrem na podmiot
• Archiwum wydruków – wyświetla archiwum wydruków z ustawionym filtrem na podmiot.

Podgląd załącznika na formularzach dokumentów handlowo - magazynowych

Na formularzu dokumentu w module Handel można wywołać podgląd załączników, podpiętych do powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Jeśli powiązany dokument OBD posiada załącznik, wówczas na formularzu dokumentu handlowego lub magazynowego, na wszystkich zakładkach dostępny jest przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki . Jego kliknięcie umożliwia wyświetlenie załącznika w oknie podglądu widocznym z lewej strony formularza dokumentu. Po kliknięciu przycisku pojawi się menu z listą dostępnych do wyświetlenia załączników:

Wyświetlane mogą być załączniki w formacie PDF, TIFF oraz pliki graficzne (PNG, JPG, BMP). Załączniki w innych formatach, jak np. XLSX, DOCX nie będą dostępne do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy.

Funkcja działa na identycznej zasadzie jak podgląd załączników z poziomu formularza zapisu VAT/ ewidencji dodatkowej.

Współpraca z Terminarzem

Współpraca z Terminarzem polega na wykazywaniu etapów związanych z procesem obiegu poszczególnych dokumentów.

W Terminarzu uwzględniane są wszystkie bieżące etapy główne i powiązane, na których został zaznaczony parametr Rezerwuj czas w terminarzu. W takim przypadku operator może określić, jaki okres czasu powinien być zarezerwowany. Podczas zapisywania etapu z ustawionym czasem rezerwacji program prowadzi kontrolę, czy w podanym okresie czasu nie ma już zaplanowanych innych działań:

• etapów związanych z obsługą innych procesów,
• czynności serwisowych,
• zadań CRM.

W Terminarzu wyświetlane są etapy związane z obsługa dokumentów zarówno firmowych, jak i wspólnych. Po wykonaniu etapu informacja o tym jest usuwana z Terminarza.

Współpraca z Comarch ERP Przypominacz

Współpraca z Comarch ERP Optima Przypominacz polega na informowaniu operatora o zbliżającym się terminie wykonania etapu. Przypominane są etapy związane zarówno z obsługą dokumentów firmowych, jak i wspólnych.

Aby etap pojawił się w Comarch ERP Optima Przypominaczu należy oprócz opcji Rezerwuj czas w terminarzu zaznaczyć opcję Przypomnienie i wybrać, na ile przed godziną rozpoczęcia operator powinien otrzymać przypomnienie.

W Comarch ERP Optima Przypominacz pojawią się etapy bieżące dla dokumentów wspólnych oraz dokumentów firmowych z wszystkich baz zaznaczonych dla zalogowanego operatora (na karcie operatora w Start/ Konfiguracja/ Programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Bazy], kolumna Przypomnienie).

Więcej informacji na temat pracy aplikacji Comarch ERP Optima Przypominacz można znaleźć w podręczniku użytkownika dla modułu Comarch ERP Optima CRM.

Współpraca z modułem Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe

Współpraca będzie możliwa, jeżeli podczas logowania do modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe zostanie zaznaczony moduł Obieg dokumentów (OBD). Po zaznaczeniu tego modułu w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe, w menu będzie widoczna dodatkowa opcja Biblioteka dokumentów. Kliknięcie w nią spowoduje wyświetlenie listy dokumentów wprowadzonych zarówno w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów jak i Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe. Z poziomu tej listy użytkownik ma możliwość wykonywania takich samych operacji jak z poziomu Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta ma na celu usprawnienie pracy poprzez umożliwienie wykonywania wyżej wymienionych operacji z poziomu jednego miejsca bez konieczności logowania się do konkretnej bazy firmowej.

Więcej informacji na temat współpracy z modułem Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe można znaleźć w podręczniku użytkownika dla modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Współpraca z IBARD

Zapis załączników bezpośrednio w bazie danych powoduje bardzo szybki jej przyrost. Z tego względu istnieje możliwości zapisu danych poza bazą, na koncie IBARD, które zapewnia bezpieczeństwo gromadzonych tam danych.

Jeśli plik jest zapisany w IBARD, w programie przechowywana jest tylko informacja, gdzie jest zlokalizowany. Pomimo to użytkownik ma możliwość pracy z plikiem na podobnych zasadach jakby był zapisany bezpośrednio w bazie (m.in. może tworzyć kolejne wersje dokumentu).

W celu prawidłowej współpracy z IBARD wymagane jest zainstalowanie najnowszej wersji IBARD na komputerze.

Logowanie do IBARD

Na formularzu operatora (menu Program/ Użytkowe/ Operatorzy) widoczna jest sekcja IBARD, znajduje się tu pole Login IBARD, w którym podajemy właściwy dla danego operatora login w usłudze IBARD.

W momencie pierwszej próby połączenia z usługą IBARD po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik  musi wprowadzić tylko hasło.

Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło. Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu IBARD zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane.

Logowanie operatora do IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima.

• parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.

Uprawnienia Użytkowników w IBARD

Konto IBARD zakładane jest po podaniu adresu mailowego. Jest to konto główne. Osoba logująca się na konto główne ma pełne uprawnienia odczytu i zapisu do wszystkich plików i folderów.

Dodatkowo w IBARD można zakładać użytkowników, podając ich adresy mailowe. Są to wtedy subkonta w ramach konta głownego. Tych użytkowników można łączyć w grupy i grupom nadawać uprawnienia do odczytu i zapisu w poszczególnych folderach i plikach.

Uprawnienia te są respektowane podczas pracy w programie:

• podczas wskazywania folderu powiązanego z katalogiem w programie operator widzi tylko te foldery, do których ma pełne uprawnienia (odczyt i zapis);
• podczas zapisu nowego pliku na IBARD program sprawdza, czy użytkownik na IBARD ma prawo zapisu w folderze skojarzonym z danym katalogiem w Bibliotece. Jeśli użytkownik IBARD nie ma praw zapisu, wówczas przy próbie zapisu nowego pliku otrzyma komunikat: Nie posiadasz uprawnień do pracy z aktualnie wybranym folderem IBARD!;
• przy próbie edycji dokumentu z IBARD sprawdzane jest, czy użytkownik IBARD ma prawo odczytu danego pliku. Jeśli nie – również otrzyma odpowiedni komunikat;
• przy próbie zapisu zmian w pliku umieszczonym w IBARD (w istniejącym pliku lub jako nowej wersji) sprawdzane jest, czy Użytkownik IBARD ma prawo zapisu dla tego pliku.

Administrator w programie Comarch ERP Optima musi sam zadbać, by na koncie IBARD ustalić podobne uprawnienia jak do powiązanych z nimi katalogów w Bibliotece dokumentów.

Skrzynka operatora to miejsce, gdzie zebrane są informacje o etapach, które powinien wykonać dany operator. Zawiera informacje o bieżących etapach, czyli tych, które są aktualnie w realizacji. W skrzynce nie ma informacji o etapach, które zostały już wykonane przez operatora oraz dopiero będą wykonywane w przyszłości w ramach realizacji procesu. Użytkownik ma możliwość odświeżania widoku skrzynki operatora za pomocą klawisza <F5>.

Z poziomu skrzynki operator ma możliwość podejrzenia:

Formularz etapu – pozwala podejrzeć formularz etapu (głównego lub powiązanego) w tabeli Etapy bieżące. po podniesieniu formularza operator może zaznaczyć go jako wykonany lub przekazać dokument do kolejnego etapu.

Formularz dokumentu – pozwala podejrzeć formularz dokumentu. Formularz wyświetlany jest w trybie „do odczytu” (operator nie ma możliwości wprowadzania zmian).

Informacje o etapach „do wykonania” są widoczne w tabeli Etapy bieżące. Lista etapów do zrealizowania przez danego operatora może być filtrowana:

Za okres – etapy mogą być filtrowane wg wskazanego terminu wykonania. Istnieje możliwość zawężania okresu wg następujących zasad:

• Jeśli podana jest data od i do – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu realizacji oraz te, dla których termin zawiera się w podanym okresie.
• Jeśli data od i do są puste – wykazywane są wszystkie etapy: zarówno bez wskazanego terminu, jak i te z terminem (bez względu na datę realizacji).
• Jeśli data od jest pusta, natomiast data do wybrana – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu oraz te, których termin jest mniejszy lub równy wybranej dacie.
• Jeśli data od jest wybrana, natomiast data do pusta – wykazywane są wszystkie etapy bez określonego terminu oraz te, których termin jest większy lub równy wybranej dacie.

Istnieje możliwość wyłączenia filtrowania po zakresie dat jeśli odznaczymy check, znajdujący się przed zakresem dat wówczas wykazywane są wszystkie etapy.

Do wykonania – etapy są filtrowane w zależności od stanu „zaawansowania” prac i terminów:

• wszystkie – wszystkie aktualne etapy, które operator powinien wykonać,
• aktualne – etapy, które obecnie może wykonać w terminie: termin wykonania nie minął oraz wszystkie etapy powiązane obowiązkowe zostały wykonane,
• oczekujące – etapy główne, do których istnieją obowiązkowe etapy powiązane niewykonane (Operator w związku tym nie może wykonać swojego etapu i przekazać dokumentu dalej),
• przeterminowane – wszystkie etapy główne i powiązane z określonym terminem wykonania, gdzie termin już minął.

Dodatkowo w skrzynce operator znajdzie informację o tym, jak przebiegają procesy obiegu dokumentów, dla których jest opiekunem (wskazany w polu Operator na zakładce [Ogólnej] dokumentu).

Dokumenty operatora: Procesy aktywne – w tabeli znajduje się informacja o wszystkich dokumentach, gdzie operator jest opiekunem i trwa jeszcze obsługa procesu (procesy nie są zakończone). W tabeli, oprócz numeru dokumentu, czy daty jego wprowadzenia do systemu, znajduje się informacja, na jakim etapie jest proces (kolumna Etap) oraz jaki operator go wykonuje (kolumna Operator). Widoczne są też kolumny: Status, Nr obcy, Opis. Istnieje też możliwość dodania dodatkowych kolumn: Data dokumentu, Katalog, Kontrahent, Nazwa katalogu, Nazwa kontrahenta, Opiekun, Rodzaj dokumentu za pomocą opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy).

Dokumenty operatora: Etapy przeterminowane – w tabeli znajduje się informacja o dokumentach, gdzie operator jest opiekunem, natomiast obsługa procesu przekracza określone terminy wykonania. W tabeli znajdą się wszystkie dokumenty, gdzie dla bieżącego etapu (głównego lub powiązanego) określony został termin wykonania, termin minął, natomiast etap nadal nie został wykonany. Oprócz numeru dokumentu w tabeli znajduje się informacja o etapie, który jest przeterminowany (kolumna Etap), terminie wykonania (Termin) oraz operatorze, który etap powinien wykonać (kolumna Operator). Widoczne są też kolumny Status, Nr obcy, Opis. Istnieje też możliwość dodania dodatkowych kolumn: Data dokumentu, Katalog, Kontrahent, Nazwa katalogu, Nazwa kontrahenta, Opiekun, Rodzaj dokumentu za pomocą opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy).

W sytuacji kiedy zwinięte są tabele: Dokumenty operatora: etapy przeterminowane i Dokumenty operatora: procesy aktywne możliwie jest wyświetlenie tabeli z etapami bieżącymi na całym oknie. Analogiczne działanie dla tabel: Dokumenty operatora: etapy przeterminowane i Dokumenty operatora: procesy aktywne, gdy zwinięta jest tabela z etapami bieżącymi.

Symbol i nazwa etapu – pobierana z definicji etapu w konfiguracji programu.

Obowiązkowy – informacja o tym, czy dany etap musi być obowiązkowo wykonany podczas realizacji etapu głównego. Ustawienie jest przenoszone ze schematu. Może być zmienione tylko przez operatora, który w Konfiguracji na karcie ma zaznaczone uprawnienie do modyfikacji procesów.

Operator – operator, który powinien wykonać dany etap powiązany. Operatora może wskazać (zmienić):

• operator, który ma przydzielone zadanie główne,
• operator, który ma prawo dostępu do skrzynki innych operatorów.

Na liście pojawiają się operatorzy uprawnieni do wykonania danego etapu (na definicji etapu w Konfiguracji programu), z wyjątkiem operatorów, którzy mają zablokowane konto lub mają zablokowany dostęp do danej bazy. Jeśli do etapu przypisany jest operator aktualnie zalogowany, wtedy podczas dopisywania nowego etapu – jest on automatycznie proponowany jako wykonujący.

Opcje Termin wykonania, Rezerwuj czas w terminarzu oraz Przypomnienie działają na podobnych zasadach, jak w przypadku zadań głównych.

Komentarz – pole przeznaczone na wpisanie komentarza przy zaznaczeniu etapu jako wykonanego. To, czy użytkownik musi wypełnić pole, zależy od ustawienia parametru Komentarz nieobowiązkowy na definicji etapu w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Etapy. Domyślnie wypełnienie pola jest wymagane podczas realizacji procesu. Istnieje możliwość edytowanie i zapisywania nowych komentarzy przy cofaniu się do wcześniej wprowadzonych etapów. Wpisany komentarz jest zapamiętywany w historii realizacji procesu.

Funkcjonalność związana z kontrolą obiegu dokumentu w firmie jest dostępna z poziomu formularza dokumentu w Bibliotece, na zakładce [Obieg dokumentu].

Zakładka zbudowana jest z kilku części:

Schemat obiegu – umożliwia wybór procesu, wg którego obsługiwany będzie dokument. W przypadku, gdy do dokumentu przypisany jest schemat, który następnie został zaznaczony w Konfiguracji jako nieaktywny -dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można przypisać schematu do nowych dokumentów.

 Podgląd – pozwala podejrzeć szczegóły schematu, wg którego realizowany jest dany proces.

Schemat procesu wyświetlany jest z tego poziomu w trybie „tylko do odczytu” i użytkownik nie może go modyfikować. Etapy wyświetlane są w różnych kolorach, w zależności od stanu ich wykonania:

• niebieski – etapy wykonane,
• zielony – etap bieżący wraz z etapami powiązanymi (niewykonanymi),
• czarny – etap jeszcze niewykonany lub pominięty.

Historia –  w tej tabeli automatycznie zapisywane są wszystkie czynności wykonane w ramach obsługi danego procesu: przejście pomiędzy kolejnymi etapami, cofnięcie do poprzedniego, wykonanie etapu powiązanego.

Etap bieżący – zawiera informacje o etapie, który jest aktualnie wykonywany. Tabela jest dwupoziomowa: na pierwszym poziomie znajduje się etap główny, natomiast na drugim poziomie znajdują się wszystkie etapy powiązane, skojarzone z etapem głównym.

W tabeli prezentowane są informacje:

• Symbol i nazwa etapu – pobierane z definicji etapu w Konfiguracji,
• Operator – akronim operatora, który ma etap wykonać,
• Termin – termin wykonania etapu (jeśli jest określony),
• Wykonany – informacja, czy etap został wykonany (dotyczy etapów powiązanych). Pole uzupełnianie jest automatycznie, po zaznaczeniu wykonania na formularzu etapu powiązanego.
• Obowiązkowy – informacja, czy dany etap jest obowiązkowy do wykonania. Dotyczy głównie etapów powiązanych, dla etapu główny parametr jest zawsze zaznaczony.

Istnieje możliwość edycji listy etapów powiązanych:

Dodaj – dodanie nowego etapu powiązanego. W sytuacji, gdy etap nie jest uwzględniony w schemacie procesu, natomiast w trakcie pracy z dokumentem okazuje, że należy wykonać jakiś etap dodatkowy – wtedy operator może go dodać jako etap powiązany, do wykonania w ramach danego etapu głównego.

Otwórz – podnosi formularz istniejącego etapu powiązanego. Przycisk może być zablokowany w przypadku, gdy operator na karcie ma odznaczony parametr: Dostęp do skrzynki innych operatorów, a dany etap jest przypisany do innego operatora (działanie parametrów zostało szerzej opisane w odrębnym rozdziale).

 Usuń – pozwala usunąć etap powiązany.

Przyciski Dodaj i Usuń mogą być zablokowane w przypadku, gdy operator ma na karcie odznaczone Prawo modyfikowania procesów. Wtedy nie może on ani dodawać nowych etapów powiązanych, ani usuwać istniejących.

Komentarz – pole przeznaczone na wprowadzanie komentarzy (opisów) podczas przekazywania dokumentu do kolejnego etapu (komentarz jest wtedy wymagany). Również podczas cofania się do wcześniej wykonanych etapów można edytować komentarz. Podczas cofania etapu w pole z komentarzem Powrót do poprzedniego etapu kopiowany jest dodatkowo tekst wpisany przez operatora jako komentarz na cofanym etapie. Zawartość pola komentarz jest przenoszona również do historii realizacji procesu. Wpisanie komentarza może być opcjonalne. To, czy użytkownik musi wypełnić pole podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu, zależy od ustawienia parametru Komentarz nieobowiązkowy na definicji etapu w Start/Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Etapy. Domyślnie wypełnienie pola jest wymagane podczas realizacji procesu.

– pozwala przekazać dokument do realizacji kolejnego etapu. Przycisk jest dostępny tylko wtedy, jeśli kursor jest ustawiony na etapie głównym. Przejście do kolejnego etapu będzie zablokowane w przypadku, gdy:

• etap główny ma etapy powiązane obowiązkowe, które nie zostały jeszcze wykonane,
• etap jest ostatnim etapem w procesie (nie ma etapów kolejnych),
• etap jest przypisany do innego operatora, a operator aktualnie zalogowany nie ma prawa dostępu do skrzynki innych operatorów (tym samym nie ma prawa wykonać etapu przeznaczonego dla innego operatora).

– pozwala cofnąć proces do poprzedniego etapu. Procesu nie można cofnąć (przycisk jest zablokowany) w przypadku, gdy:

• etap główny ma etapy powiązane i przynajmniej jeden z nich został już wykonany,
• etap jest pierwszym etapem w procesie,
• bieżący etap jest przypisany do innego operatora, a operator aktualnie zalogowany nie ma prawa dostępu do skrzynki innych operatorów.

Każdy dokument wprowadzany w Bibliotece może mieć własną ścieżkę, wg której jest obsługiwany. Schematy procesów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).

Schemat procesu składa się z poszczególnych etapów. Dla każdego etapu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami.

Wprowadzając dokument do Biblioteki operator może wybrać, wg którego schematu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. A obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spośród uprawnionych dany etap ma wykonać.

Każdy operator w programie ma własna skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość, by czas na ich wykonanie rezerwowany był w Terminarzu, a operator otrzymywał we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie.

Etapy procesu

Zarówno etapy, z jakich budowane są później procesy, jak i same schematy procesów są definiowane w Konfiguracji programu. Oznacza to, że schematy są wspólne dla wszystkich baz firmowych widocznych z poziomu danej bazy konfiguracyjnej.

Lista etapów

Na liście zebrane są wszystkie etapy, jakie mogą wystąpić podczas obsługi dokumentów w firmie. Dany etap może być wykorzystany w wielu różnych schematach procesów.

Lista etapów jest dostępna w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego etapu. Na liście etapów działa możliwość kopiowania, przy czym kopiowana jest również lista z zakładki [Operatorzy] (można ta funkcjonalność wykorzystać, by skrócić czas wprowadzania etapu z podobną listą osób uprawnionych do wykonania).

 Zmień – umożliwia podgląd i zmianę istniejącego etapu.

 Usuń – umożliwia usunięcie etapu. Usunięcie etapu jest możliwe tylko w przypadku, gdy etap nie był wykorzystany w żadnym schemacie.

Formularz etapu

Formularz etapu składa się z dwóch zakładek:

• [Ogólne] – tutaj użytkownik musi wprowadzić kod i nazwę etapu.

Na zakładce [Ogólne] dodatkowo można zaznaczyć dwa parametry, związane bezpośrednio z realizacją procesów przypisanych do poszczególnych dokumentów w Bibliotece:

Komentarz nieobowiązkowy – zaznaczenie spowoduje, że podczas przekazania dokumentu do realizacji z danego etapu do kolejnego nie będzie wymagane wpisanie komentarza. Jeśli parametr jest odznaczony, podczas przekazania dokumentu operator musi wpisać obowiązkowy komentarz, który jest zapamiętany w programie i wyświetlany w historii obsługi dokumentu. Istnieje możliwość edycji oraz zapisu nowego komentarza w przypadku cofania się do wcześniej wykonanego etapu.

Domyślny termin realizacji – w trakcie realizacji procesu, podczas przekazywania dokumentu z etapu poprzedniego do danego, możliwe jest ustalenie terminu jego realizacji. Jeśli parametr nie jest zaznaczony ‑ podczas przekazania nie będzie proponowany termin realizacji, a operator może go ewentualnie ustalić, podając bezpośrednio datę realizacji. Jeśli na definicji etapu będzie podany domyślny termin – wtedy w chwili przekazania dokumentu od razu proponowany będzie termin realizacji etapu. Termin wyliczany jest jako: data bieżąca + ilość dni, wskazana jako domyślny termin realizacji.

• [Operatorzy] – tutaj użytkownik wprowadza listę operatorów, którzy są uprawnieni do wykonania danego etapu.

Lista operatorów na zakładce [Operatorzy] jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście operatorów do wybrania nie pojawią się operatorzy, którzy mają zablokowane konto.

Do danego etapu operator może być przypisany tylko raz (jeśli operator jest dodany do etapu kilka razy, wtedy przy zapisie etapu pojawi się komunikat o duplikacji).

W programie istnieje możliwość seryjnego przypisania operatorów do wskazanych etapów. Funkcja jest dostępna z poziomu listy etapów, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy). Funkcja działa dla etapów zaznaczonych na liście. Po jej wywołaniu pojawia się lista, gdzie użytkownik może zaznaczyć, których operatorów chce przypisać. Jeśli na którymś etapie jest już przypisany dany operator, zostanie on pominięty, a proces dopisania będzie kontynuowany.

W menu kontekstowym jest również dostępna funkcja seryjnego usuwania operatorów z zaznaczonych etapów. Po jej wywołaniu operator wybiera, którzy operatorzy powinni zostać usunięci. Program kontroluje, czy usuwany operator nie jest jedynym operatorem przypisanym do etapu. W takim przypadku użytkownik dostanie informację, a cała operacja usuwania zostanie cofnięta: żaden z operatorów nie zostanie usunięty na żadnym z zaznaczonych etapów.

Schematy procesu

Budowa schematu procesu jest możliwa z poziomu Start/ Konfiguracja/ Programu/ Obieg dokumentów/ Schematy procesów. Schematy są wspólne dla wszystkich baz firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Oznacza to, że te same schematy mogą być wykorzystywane na wszystkich dokumentach firmowych i wspólnych.

Lista schematów

Na liście schematów widoczne są symbol i nazwa schematu. Schematy, które nie są już wykorzystywane firmie, użytkownik może oznaczyć jako nieaktywne. W związku z tym na liście znajduje się parametr Pokazuj też nieaktywne schematy:

• jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie schematy,
• jeśli jest odznaczony – na liście pojawiają się tylko schematy aktywne, które można wskazać z poziomu dokumentu.

Lista schematów obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dopisanie nowego schematu.

 Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację istniejącego schematu.

 Usuń – pozwala usunąć schemat. Podczas usuwania schematu program kontroluje, czy nie został on przypadkiem wykorzystany na dokumencie wspólnym. Jeśli tak – blokuje usunięcie. Jeśli jednak schemat został wykorzystany na dokumencie firmowym – program pozwoli go usunąć, bez ostrzeżenia. Wtedy na dokumentach, gdzie taki schemat został przypisany, pojawi się ostrzeżenie o braku schematu w konfiguracji. Użytkownik będzie mógł jednak kontynuować obsługę procesu zgodnie z wersją aktualną podczas przypisywania procesu do dokumentu.

Formularz schematu procesu

Na formularzu schematu użytkownik wprowadza:

Kod – kod schematu, widoczny potem podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki

Nazwa – nazwa schematu

Nieaktywny – pozwala na zaznaczenie schematów, które nie są już wykorzystywane w firmie. Schematy nieaktywne nie są widoczne na liście schematów podczas wprowadzania dokumentów do Biblioteki.

W przypadku, gdy schemat został przypisany do dokumentu, a następnie zaznaczony jako nieaktywny – dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można wybrać schematu na nowych dokumentach.

Formularz schematu procesu zbudowany jest z dwóch części:

• Etapy,
• Etapy kolejne.

Definiując schemat użytkownik najpierw musi wskazać wszystkie etapy, z jakich budowany będzie schemat. Robi to w części Etapy. Dopiero potem może budować powiązania pomiędzy nimi. Dla  etapu z części lewej użytkownik musi wskazać, jaki etap następuje w procesie bezpośrednio po nim. Służy do tego część Kolejne etapy.

Etapy

W części Etapy użytkownik musi wskazać wszystkie etapy, jakie składają się na dany proces.

W schemacie procesu funkcjonują dwa typy etapów:

• główne – etapy, w oparciu o które buduje się proces i ustala kolejność „przechodzenia” przez etapy podczas obsługi dokumentu,
• powiązane – etapy, które powinny być wykonane w ramach realizacji danego etapu głównego.

Przykładowo podczas realizacji procesu związanego z zapytaniem ofertowym występuje etap związany z przygotowaniem oferty. Do tego konieczna jest konsultacja handlowa. Wtedy podczas definiowania schematu procesu jako jeden z etapów wskazany będzie etap przygotowania oferty, natomiast jako etap powiązany do niego: konsultacja.

Istnieć mogą dwa rodzaje etapów powiązanych:

• obowiązkowe – bez wykonania etapu powiązanego obowiązkowego podczas realizacji procesu użytkownik nie będzie mógł przekazać dokumentu do kolejnego etapu,
• nieobowiązkowe – operator będzie mógł przekazać dokument „dalej” nawet w przypadku, gdy taki etap powiązany nie będzie wykonany.

Na liście Etapy widoczne są kolumny:

• Symbol – symbol etapu z jego definicji.
• Nazwa – nazwa etapu z jego definicji.
• Obowiązkowy – w kolumnie zapisywana jest informacja, czy wykonanie danego etapu podczas realizacji procesu jest wymagane. Parametr jest zaznaczony zawsze dla etapów głównych i użytkownik nie ma możliwości zmiany zaznaczenia (etapy te są zawsze wymagane, jeśli zostaną wskazane podczas realizacji procesu). Użytkownik może zaznaczać i oznaczać ten parametr tylko w przypadku etapów powiązanych, gdzie może zadecydować, który etap będzie wymagany podczas realizacji procesu.
• Lp – kolumna umożliwia sortowanie etapów w kolejności ich dodawania.

Lista jest obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj – pozwala dopisać nowy etap do schematu. Po wciśnięciu wyświetlana jest lista etapów zdefiniowanych w Start/ Konfiguracja/ Programu/ Obieg dokumentów/ Etapy.

Po wciśnięciu strzałki bok przycisku użytkownik może wybrać czy dodaje etap główny, czy powiązany. Jeśli wybierze etap powiązany – wtedy zostanie on dodany do etapu głównego, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Jeśli kursor ustawiony jest na innym etapie powiązanym – do etap zostanie dodany jako powiązany do skojarzonego z nim etapu głównego.

 Usuń – pozwala usunąć etap ze schematu.

Etap może być usunięty tylko w przypadku, gdy nie został jeszcze wskazany jako etap kolejny w prawej części okna. Jeśli etap jest już wskazany jako kolejny – należy najpierw usunąć powiązanie (z części Etapy kolejne), a dopiero potem można usunąć etap ze schematu.

Zasada ta obowiązuje tylko podczas usuwania etapów głównych. Etapy powiązane mogą być usuwane bez ograniczeń.

   Przesuń w górę/ Przesuń w dół – pozwala użytkownikowi na zmianę kolejności wyświetlania etapów na liście.

Możliwość zmiany kolejności etapów na liście dotyczy tylko etapów głównych. Etapy powiązane, które z założenia są równorzędne, widoczne są na liście w kolejności ich dodawania do schematu.

Etapy kolejne

Jeśli na liście użytkownik wskazał już wszystkie etapy, z których budowany jest proces może ustalać kolejność „przechodzenia” pomiędzy nimi podczas obsługi dokumentu.

Lista etapów kolejnych obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – pozwala dodać etap kolejny

 Usuń – pozwala usunąć etap kolejny. Usuwane jest tylko powiązanie pomiędzy etapami, natomiast sam etap pozostaje w definicji procesu.

Istnieją dwa sposoby definiowania kolejności etapów w schemacie:

• automatycznie po wciśnięciu ikony pioruna   

Sposób ten można zastosować w przypadku prostych procesów, gdzie poszczególne etapy następują kolejno po sobie. W takim przypadku użytkownik powinien ustawić etapy w lewej części okna w kolejności, w jakiej po sobie następują. Następnie po wciśnięciu przycisku pioruna program sam wygeneruje powiązania pomiędzy etapami głównymi, w kolejności ich ustawienia na liście.

• ręcznie

Sposób ten musi być stosowany podczas tworzenia bardziej skomplikowanych procesów, gdzie:

• nie ma możliwości ustawienia etapów w kolejności ich realizacji,
• operator po zrealizowaniu etapu musi mieć wybór, który z kilku etapów będzie realizowany następnie (węzły decyzyjne).

Aby zdefiniować etap kolejny lub węzeł decyzyjny w lewej części okna Etapy użytkownik ustawia kursor na etapie, dla którego wskazywany będzie etap kolejny. Następnie w prawej części okna przyciskiem Dodaj może wskazać etap kolejny.

• Lista etapów podczas dodawania etapu kolejnego jest zawężana do etapów wpisanych wcześniej w oknie lewym. Nie można jako etapu kolejnego wskazać etapu, który nie jest ujęty w definicji procesu.
• Do jednego etapu można wskazać wiele etapów kolejnych. Wtedy podczas realizacji procesu kończąc wykonanie „swojego” etapu operator będzie mógł wybrać, który ze wskazanych etapów kolejnych będzie w ramach danego procesu realizowany.
• Jeśli etap nie będzie miał skazanego etapu kolejnego – program potraktuje go jako etap końcowy i podczas realizacji procesu operator nie będzie miał możliwości przekazania dokumentu „dalej”.
• Etap, który w procesie występuje jako ostatni, nie powinien mieć wskazanego etapu kolejnego.

Podczas zapisywania  zdefiniowanego schematu procesu program sprawdza tylko podstawowe powiązania pomiędzy etapami. Jeśli w schemacie zdefiniowanych jest więcej niż jeden etap główny – program sprawdza, czy są zdefiniowane jakiekolwiek relacje pomiędzy etapami (bez kontroli ich logiki).

Jak budować schematy – przykłady

Budowanie schematów procesów polega głownie na wskazaniu powiązań pomiędzy poszczególnymi etapami procesu. W oparciu o powiązania program będzie później proponował, do jakiego etapu kolejnego użytkownik może przekazać dokument po zrealizowaniu „swojego”.

Przykład

 Istnieje również możliwość takiego skonstruowania schematu, by dokument był obsługiwany jedną z dwóch różnych ścieżek, natomiast kończył się zawsze na tym samym etapie:

W takim przypadku:

• Na listę etapów w lewej części okna wpisujemy wszystkie etapy: ETAP 1, ETAP 2, ETAP 3, ETAP 4, ETAP 5, ETAP 6.
• Ustalamy powiązania:

Z ETAPU 1 można przejść do ETAPU 2 lub 3. Ustawiamy kursor w lewej części na ETAP 1, a w części prawej wskazujemy etapy kolejne: ETAP 2 oraz etap 3

Z ETAPU 2 można przejść do ETAPU 4. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 2, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 4.

Z ETAPU 4 można przejść do ETAPU 6. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 4, a w prawej dodajemy etap kolejny: ETAP 6.

Z ETAPU 3 można przejść do ETAPU 5. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 3, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 5.

Z ETAPU 5 można przejść do ETAPU 6. Ustawiamy kursor w lewej części okna na ETAP 5, a w prawej dodajemy etap kolejny ETAP 6.

• ETAP 6 nie będzie miał wskazanego etapu kolejnego. Dla programu będzie to informacja, że ten etap będzie ostatnim w procesie.

Przy tak skonstruowanym schemacie, po wykonaniu ETAPU 1 operator będzie mógł wybrać, czy kolejnym etapem będzie ETAP 2 czy ETAP 3. W zależności od tego, co wybierze, dalsza obsługa dokumentu będzie realizowana jedną z dwóch różnych ścieżek: ETAP 2 -> ETAP 4 lub ETAP 3 -> ETAP 5, natomiast zawsze na końcu operator dotrze do ETAPU 6.

Uprawnienia operatora

Na karcie operatora (Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry] na podzakładce [Wspólne] znajdują się parametry, które pozwalają na ograniczenie dostępu operatora do pewnych danych związanych z obiegiem dokumentu.

Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat obiegu na zakładce [Obieg dokumentu].

Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić.

Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane.

Prawo modyfikacji procesów – dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:

• dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
• usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
• na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.

Dostęp do skrzynek innych operatorów – dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:

• Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
• W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
• Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
• Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.

Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD.

Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików.  Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR.

Przypisanie schematu do dokumentu

W przypadku, gdy użytkownik gromadzi dokumenty w Bibliotece w katalogach, to dla każdego katalogu może przypisać domyślny schemat procesu. Podczas dodawania dokumentu, w momencie, gdy na zakładce [Ogólne] wskaże katalog, wtedy na zakładce [Obieg] automatycznie zaproponuje się właściwy proces.

Schemat domyślny można wskazać na formularzu katalogu w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentu/ Katalogi dokumentów (dla katalogów firmowych) oraz w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentu/ Katalogi wspólne (dla dokumentów wspólnych). Domyślny schemat procesu można wybrać w polu Schemat domyślny.

Podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki na zakładce [Obieg dokumentu]. Użytkownik ma możliwość wskazania procesu, wg którego obsługiwany będzie dany dokument.

Jeśli dokument jest przypisany do katalogu ze schematem domyślnym – wtedy proces jest proponowany automatycznie. Jeśli nie – użytkownik musi wybrać właściwy proces z listy w polu Schemat obiegu.

Po zmianie katalogu na dokumencie, proponowana jest zmiana schematu obiegu na zakładce [Obieg dokumentu] na domyślny dla katalogu. Zmiana może nastąpić tylko jeśli poprzednio ustawiony schemat nie został rozpoczęty (żaden etap nie ma statusu: wykonany).

• Jeśli parametr jest zaznaczony – Operator może wybrać schemat lub zmienić schemat wcześniej przypisany.
• Jeśli parametr jest odznaczony – w momencie dodawania dokumentu operator będzie mógł wskazać schemat, ale po pierwszym wypełnieniu pola zostanie ono zablokowane. W przypadku, gdy określony jest schemat domyślny to w momencie wybrania katalogu przypisywany jest proces i pole jest blokowane.

Obsługa procesu

Po przypisaniu schematu do dokumentu w tabeli Etap bieżący pojawia się pierwszy etap procesu. Jeśli do tego etapu przypisany jest operator aktualnie zalogowany (Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy: zakładka [Operatorzy]) to automatycznie jest on proponowany jako osoba odpowiedzialna za jego wykonanie. Jeśli etap ten ma być wykonany przez innego operatora – można go zmienić na formularzu etapu, po wciśnięciu  .

Operator, który ma przydzielony do wykonania etap główny, ma równocześnie prawo wglądu i określenia operatorów dla skojarzonych etapów powiązanych (niezależnie od tego, czy ma dostęp do skrzynek innych operatorów).

Realizacja procesów polega na przekazywaniu dokumentu do kolejnych etapów. Przekazywane następuje zawsze pomiędzy etapami głównymi, dla których w schemacie ustalane są powiązania. Dlatego nie można usuwać ani dopisywać nowych etapów głównych do realizowanego procesu.

Z etapem głównym mogą być skojarzone tzw. etapy powiązane. Etapy powiązane mogą być zawsze wykonywane „równolegle” w ramach realizacji danego etapu głównego i nie tworzy się pomiędzy nimi żadnych powiązań.

Jeśli z etapem głównym nie są skojarzone żadne etapy powiązane – dokument można przekazać do kolejnego etapu po jego wykonaniu, bez żadnych dodatkowych działań.

Jeśli z etapem głównym skojarzone są etapy powiązane – możliwość przekazania dokumentu do realizacji kolejnego etapu jest zależna od wykonania etapów powiązanych. Operator realizujący etap główny nie będzie mógł przekazać dokumentu „dalej” dopóki nie zostaną zrealizowane wszystkie etapy powiązane obowiązkowe. Jeśli etapy powiązane nie są obowiązkowe – mogą być pominięte podczas realizacji procesu i operator może przekazać dokument do kolejnego etapu, jeśli nie są wykonane.

Istnieje również możliwość usunięcia zbędnych etapów powiązanych. Aby to było możliwe:

• operator musi mieć prawo modyfikacji procesów,
• etap powiązany nie może mieć zaznaczonej opcji obowiązkowy (usuwane mogą być tylko etapy powiązane nieobowiązkowe).

Jeśli podczas realizacji etapu głównego okaże się, że jego realizacja wymaga dodatkowych działań – można taki dodatkowy etap wpisać jako etap powiązany. Aby Operator mógł dopisywać nowe etapy podczas realizacji procesu, na karcie powinien mieć zaznaczony parametr o prawie modyfikacji procesów.

Realizacja procesu polega na przekazywaniu dokumentu do kolejnych etapów. Jeśli wszystkie warunki są spełnione – wtedy operator może przekazać dokument do dalszego etapu. Robi to wciskając . Po wciśnięciu pojawia się okno, gdzie może wskazać, do którego etapu dokument będzie przekazany. W ten sposób obsługiwane są procesy, gdzie istnieje więcej niż jedna „ścieżka” obsługi dokumentu.

W polu Kolejny etap operator może wybrać jeden z etapów, które zostały wskazane jako kolejne w schemacie. Po wskazaniu etapu kolejnego należy wskazać operatora, który będzie go wykonywał. Po zatwierdzeniu okna ‑ etap aktualny jest traktowany jako zrealizowany, natomiast wskazany etap kolejny – jest etapem bieżącym i trafia do skrzynki wskazanego operatora.

Podczas przekazania dokumentu użytkownik może również ustalić termin jego wykonania. Zaznaczając parametr Termin wykonania operator może podać konkretną datę realizacji. Istnieje również możliwość, by termin dla danego etapu proponował się automatycznie. Jeśli w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Program/ Obieg dokumentów/ Etapy na formularzu etapu jest zaznaczony parametr Domyślny termin realizacji, podczas przekazania proponowany będzie od razu termin jego realizacji, wyliczany jako: data bieżąca + wskazana ilość dni.

Jeśli okaże się, że realizację procesu trzeba cofnąć do poprzedniego etapu – można to zrobić wciskając przycisk . Jest to robione automatycznie – program nie pyta ani o etap, ani o operatora, do którego ma przekazać. Proces jest przekazywany z powrotem do operatora, który realizował poprzedni etap. Cofnięcie etapu jest możliwe tylko wtedy, gdy jeszcze żaden etap powiązany nie został wykonany.

W chwili, gdy podczas realizacji procesu program trafi na etap, który nie ma w schemacie wskazanego etapu kolejnego – traktuje proces jako zakończony. Wtedy operator nie ma możliwości przekazania procesu do kolejnego etapu, a jedynie po podniesieniu formularza procesu głównego ma możliwość zaznaczenia opcji Proces zakończony.

Historia obsługi procesu

Podczas realizacji procesu automatycznie zapisywana jest historia. W historii zapisywany fakt:

• przekazania procesu do kolejnego etapu,
• cofnięcia procesu do kolejnego etapu,
• wykonania etapu powiązanego,
• odznaczenia opcji wykonano na etapie powiązanym,
• dopisania nowego etapu powiązanego,
• usunięcia etapu powiązanego,
• zakończenia procesu.

W tabeli z historią zapisywana jest informacja, pomiędzy którymi etapami nastąpiło przejście. Informacja ta jest widoczna w kolumnach z etapu/ Do etapu:

• w przypadku wykonania etapu powiązanego w obu kolumnach widoczny jest ten sam symbol etapu,
• w przypadku dodania etapu powiązanego widoczny jest symbol tylko w kolumnie Do etapu.

Podczas zapisywania historii program wykorzystuje komentarze wprowadzane i modyfikowane przez operatora w trakcie realizacji procesu. Pole komentarz jest wymagane podczas realizacji etapów: przekazywania procesu do etapu kolejnego czy realizacji etapu powiązanego.

Na zakładce [Atrybuty] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do dokumentu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu Użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta.

Zasady definiowania atrybutów zostały opisane w podręczniku użytkownika do Konfiguracji.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlany jest Kod atrybutu i jego wartość. Użytkownik ma ciągłą możliwość dodawania i usuwania atrybutów.

Zakładka Atrybuty obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy.

 Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu.

 Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów.

 Zapisz – zapisuje zmiany wprowadzone na całym dokumencie i zamyka formularz.

 Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Podczas wprowadzania atrybutu na dokument użytkownik może wpisać jego kod lub wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Atrybut. Do dokumentu może zostać przypisany atrybut typu dokumentu lub kontrahenta.

W zależności od definicji atrybutu użytkownik może potem:

• dla atrybutu tekstowego – wprowadzić wartość tekstową,
• dla atrybutu typu lista – wybrać wartość z listy,
• dla atrybutu liczbowego – wprowadzić wartość liczbową,
• dla atrybuty typu data – wprowadzić datę.

Atrybuty mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki, z zakładki [Wg atrybutów].