Nowy dokument użytkownik może dodać z poziomu zakładki [Ogólne]. Formularz dokumentu w Bibliotece składa się z zakładek:

[Ogólne] – zawiera wszystkie podstawowe informacje dotyczące dokumentu.

[Podmioty] – zawiera listę podmiotów (kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki i urzędy), z którymi skojarzony jest dokument. Jeden dokument w Bibliotece może być skojarzony z wieloma podmiotami.

[Dokumenty] – dokument z Bibliotece użytkownik może wiązać z innymi transakcjami (dokumentami) wystawionymi w systemie Comarch ERP Optima oraz innymi elementami, jak np. urządzenia serwisowe, środki trwałe czy samochody.

[Atrybuty] – umożliwia przypisanie atrybutu do dokumentu.

[Obieg dokumentu] – umożliwia powiązanie dokumentu z procesem, wg którego będzie on „obsługiwany” w firmie. Na zakładce można kontrolować przepływ danego dokumentu w firmie.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz

 Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Formularz dokumentu – zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola, za pomocą których użytkownik może opisać (określić) dany dokument:

Numer – numer kolejny dokumentu. Dodając nowy dokument program proponuje schemat numeracji określony jako domyślny.

W przypadku, gdy dodawany jest dokument firmowy proponowany jest schemat z Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty. Użytkownik może go zmienić. Po wciśnięciu przycisku Dokument pojawi się lista schematów numeracji zdefiniowanych dla dokumentów firmowych (w Konfiguracji firmy).

W przypadku, gdy dodawany jest dokument wspólny proponowany jest schemat domyślny z Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Dokumenty. Użytkownik może go zmienić. Po wciśnięciu przycisku Dokument pojawi się lista schematów numeracji zdefiniowanych dla dokumentów wspólnych (w Konfiguracji programu).

Zasady numerowania dokumentów wg wybranego schematu są zgodne z ogólnie przyjętymi w programie.

Operator/ Pracownik – w tym polu użytkownik może określić opiekuna dokumentu. Wybór typu opiekuna (operator/pracownik) jest możliwy z poziomu menu dostępnego pod strzałką. Domyślnie proponowany jest aktualnie zalogowany Operator.

Kontrola zakazów do katalogów wprowadzonych dla operatora jest prowadzona właśnie w oparciu o opiekuna dokumentów. Przykładowo kontrola zmiany dokumentów cudzych (zakaz: zmiana cudzych) porównuje Operatora aktualnie zalogowanego z operatorem wprowadzonym jako opiekun.

Dodatkowo podczas zapisywania dokumentu program sprawdza, czy Operator określony jako opiekun dokumentu nie ma przypadkiem założonego zakazu dostępu do katalogu, w którym został ten dokument „umieszczony”. Jeśli opiekun ma jakikolwiek ograniczenia dostępu do katalogu – wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat z zapytaniem, czy na pewno zapisać dokument z taka kombinacją ustawień opiekun/katalog.

Numer obcy, Tytuł dokumentu oraz Opis – to pola pozwalające na „szersze” opisanie wprowadzanego dokumentu.

Data wprowadzenia – data wprowadzenia dokumentu do systemu. Proponowana jest data bieżąca. Pole jest edytowalne i użytkownik może je zmieniać w dowolnym momencie pracy z plikiem, w zależności od potrzeb.

Status – status dokumentu. Status można określić wybierając go z rozwijanej listy. Lista statusów jest tworzona w Konfiguracji firmy.

Typ – rodzaj dokumentu firmowy/ wspólny jest ustawiany automatycznie, w zależności od opcji wybranej podczas dodawania dokumentu. Użytkownik nie ma możliwości zmiany typu.

Katalog – w zależności od tego, czy dokument jest firmowy, czy wspólny na liście rozwijanej wyświetlane są katalogi firmowe (z konfiguracji firmy) lub katalogi wspólne (z konfiguracji programu). Każdy dokument może być przypisany tylko do jednego katalogu.

Wskazanie katalogu jest obowiązkowe. W Konfiguracji automatycznie tworzony jest katalog !Domyślny!, który jest proponowany podczas dodawania nowego dokumentu. Użytkownik może go zmienić na inny, utworzony przez siebie.

Kojarzenie dokumentu w Bibliotece z plikiem

Pola, które wypełnia użytkownik na formularzu, na zakładce [Ogólne], to tylko „nagłówek” dokumentu, pozwalający na jego jednoznaczny opis. Taki „nagłówek” można następnie powiązać z plikiem.

W programie istnieje możliwość wiązania pliku na kilka sposobów.

Wskaż plik na dysku i zapisz w IBARD

Opcja umożliwia wskazanie dokumentu na dysku lokalnym i przeniesienie go na IBARD. W bazie zapisany jest link do pliku. Po wybraniu opcji pojawia się okno „Wybierz plik„, w którym wskazujemy plik z dysku lokalnego.

W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na IBARD – plik jest kopiowany do odpowiedniego folderu na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD w skojarzonym folderze.

Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy

Wybór opcji spowoduje, że dokument zostanie zapisany od razu w bazie danych. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

• w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z dokumentami,
• zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Istnieje możliwość zapisu plików na dysku. W tabelce Archiwum plików w menu kontekstowym dla plików, dostępna jest opcja Zapisz plik na dysk.

Wskaż plik na dysku i zapisz link

Istnieje możliwość zarejestrowania pliku jedynie powiązania „nagłówka” dokumentu z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:

• pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
• wiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych. Może to mieć istotne znaczenie w przypadku instalacji programu z serwerem MSDE, gdzie rozmiar bazy danych jest ograniczony do 2 GB.

Wybierając opcję Link program wyświetli okno, gdzie użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku.

Skanuj dokument i zapisz w IBARD

Opcja umożliwia zapis zeskanowanego dokumentu na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w i IBARD w skojarzonym folderze. Po wybraniu opcji wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana nazwa zeskanowanego pliku. Po wpisaniu i zatwierdzeniu proponowanej nazwy pojawia się okno z wyborem interfejsu do skanowania. Po zakończeniu skanowania program tworzy plik. W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na IBARD i plik zapisywany jest w IBARD do odpowiedniego folderu. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD.

Skanuj dokument i zapisz do bazy

Opcja umożliwia nawiązanie połączenia ze skanerem. Przed zeskanowaniem wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana nazwa zeskanowanego pliku pod jaką skan zostanie zapisany w bazie. Dokument zostaje zeskanowany i zapisany od razu w bazie danych.

Współpraca ze skanerem jest realizowana przy wykorzystaniu interfejsu TWAIN.

Wskaż plik z IBARD i zapisz do bazy

Opcja umożliwia skopiowanie dokumentu już istniejącego na IBARD do bazy Comarch ERP Optima. Po wybraniu opcji, wywoływana jest lista katalogów na IBARD. Użytkownik ma możliwość rozwijania poszczególnych podgałęzi katalogów i wskazania pliku, który ma zostać przeniesiony. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisany plik. Równocześnie ten sam plik pozostaje nadal w IBARD.

Wskaż plik z IBARD i zapisz link

Opcja umożliwia wskazanie dokumentu już istniejącego na IBARD jako linku na dokumencie w Bibliotece. Po wybraniu opcji wywoływana jest lista katalogów na IBARD, na której po rozwinięciu podgałęzi katalogu wskazujemy plik. W programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD.

Zapisz plik na dysku

Opcja umożliwia zapis pliku na dysku komputera. Działa zarówno w przypadku plików zapisanych w bazie, jak również w IBARD. W efekcie na dysku, we wskazanej lokalizacji, zapisana zostanie kopia pliku. Równocześnie plik ten pozostanie nadal w bazie (lub w IBARD) – nie jest usuwany.

Przenieś plik na IBARD

Opcja umożliwia przeniesienie pliku zapisanego w bazie do IBARD. Opcja jest dostępna tylko dla plików zapisanych W bazie: Optima i w przypadku, gdy plik nie jest aktualnie edytowany. Po wybraniu opcji zmieniana jest wartość w kolumnie W bazie z Optima na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD, w folderze skojarzonym z danym katalogiem. Równocześnie jest usuwany z bazy.

Jeśli wybierzemy jakąkolwiek opcję związaną z zapisem pliku w IBARD, sprawdzane jest:

• Czy dany operator jest zalogowany na IBARD – jeśli nie, wówczas pojawi się okno logowania.
• Czy katalog przypisany do dokumentu ma swój odpowiednik na IBARD. Jeśli katalog na IBARD nie został wskazany, wówczas zostanie wyświetlony komunikat: Nie ustalono folderu domyślnego dla IBARD! !a w szczegółach opis: Dla wybranego katalogu ustal powiązany folder w IBARD.
  • dla dokumentu firmowego sprawdź ustawienie w Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów
  • dla dokumentu wspólnego sprawdź ustawienie w Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi
• Czy dany operator ma uprawnienia do zapisu we wskazanym katalogu IBARD. Jeśli nie, wówczas wyświetlona zostanie informacja Brak dostępu do zasobu.

Skanowanie

Jeśli wybierzemy jakąkolwiek opcje związaną ze skanowaniem dokumentu wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana jest nazwa skanowanego pliku.

Przy wyborze opcji dokument jednostronicowy, skanowana jest strona i od razu dodawany plik. Dokumenty jednostronicowe mogą być zapisywane w wybranym formacie – TIFF, JPG, PNG, PDF.

Przy wyborze opcji dokument wielostronicowy, skanowane są strony i po każdej stronie pojawi się pytanie czy skanować następną. Dokumenty wielostronicowe zapisywane są tylko w formacie TIFF.

Ustawienia wybranych opcji są zapamiętywane i proponowane przy kolejnym skanowaniu.

Wykorzystanie skanera podczas pracy w środowisku terminalowym

Aby skorzystać ze skanera dokumentów pracując na stacjonarnej wersji programu Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym (poprzez protokół RDP) należy:

• skopiować plik OnlineFP.exe z katalogu instalacyjnego programu Comarch ERP Optima (na serwerze) do komputera lokalnego,
• przy wylogowanej sesji zdalnej należy zainstalować OnlineFP.exe na końcówce na prawach Administratora,
• po zalogowaniu się poprzez pulpit zdalny do programu Comarch ERP Optima w menu Start\ Konfiguracja\ Stanowisko\ Ogólne\ Parametry należy zaznaczyć opcję Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.

Po wykonaniu powyższych czynności i ponownym zalogowaniu do programu Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.

Archiwum plików

W programie istnieje możliwość przypisania do jednego dokumentu wielu załączników. Na zakładce [Ogólne] znajduje się tabela Archiwum plików, gdzie użytkownik może przypisać kolejne załączniki.

Tabela zawiera informacje:

Nazwa dokumentu:

• nazwę pliku w tej kolumnie widzimy dla:
  • pliku wskazanego z dysku i zapisanego w IBARD
  • zeskanowanego dokumentu i zapisanego w IBARD
  • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego do bazy
  • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego jako link
  • pliku wskazanego na dysku i zapisanego do bazy
  • ścieżkę dostępu do pliku w tej kolumnie widzimy dla pliku wskazanego na dysku i zapisanego jako link,
  • nazwę pliku TIFF w tej kolumnie widzimy dla zeskanowanego dokumentu i zapisanego do bazy.

Po ustawieniu kursora na pozycji powiązanej z plikiem umieszczonym na IBARD, w opisie pojawi się informacja o lokalizacji tego pliku na IBARD.

Wersja dokumentu – numer wersji dokumentu, dotyczy tylko dokumentów, które podlegają edycji. W przypadku załączników typu link i skan numer wersji jest zawsze 1.

Typ – typ załącznika: plik, link, skan.

• Typ Plik widoczny dla:
  • pliku wskazanego z dysku i zapisanego w IBARD
  • zeskanowanego dokumentu i zapisanego w IBARD
  • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego do bazy
  • pliku wskazanego na dysku i zapisanego do bazy
  • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego jako link
• Typ Link widoczny dla:
  • pliku wskazanego na dysku i zapisanego jako link
• Typ Skan widoczny dla:
  • zeskanowanego dokumentu i zapisanego do bazy

W bazie – informacja o tym, czy dokument jest zapisany w bazie programu (plik, skan) lub na IBARD, czy nie (link).

• Plik jest zapisany w bazie Optima w przypadku wykorzystania opcji:
  • wskaż plik na dysku i zapisz do bazy
  • skanuj dokument i zapisz do bazy
  • wskaż plik z IBARDi zapisz do bazy
• Plik jest zapisywany w IBARD w przypadku wykorzystania opcji:
  • wskaż plik na dysku i zapisz w IBARD
  • skanuj dokument i zapisz w IBARD
  • wskaż plik z IBARD i zapisz link
  • przenieś plik na IBARD

W przypadku funkcji, które są związane z dodawaniem nowego pliku w bazie Optima/ w IBARD Użytkownik ma możliwość zmiany opcji W bazie. Może to zrobić, klikając w kolumnie W bazie, gdzie pojawi się możliwość wyboru nowej wartości.

Operator – akronim operatora, który wprowadził załącznik (ewentualnie kolejną jego wersję).

W edycji – stan załącznika związany możliwością jego edycji. Temat opisany został szczegółowo w punkcie Edycja plików – wersje kolejne niniejszego artykułu

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Podgląd – powoduje otwarcie załącznika. W przypadku załączników typu skan oraz link program nie umożliwia ich edycji i zapisu zmian z poziomu programu. W przypadku załączników typu plik program pozwala na edycje pliku i zapis zmian. Temat został opisany szczegółowo w punkcie Edycja plików – wersje kolejne niniejszego artykułu.

 Usuń – powoduje usunięcie załącznika. Usunięcie pliku bądź skanu z tabeli powoduje równocześnie jego usunięcie z bazy danych!

Dodanie nowego załącznika jest możliwe przy użyciu przycisku Wybierz rodzaj akcji . Po kliknięciu w przycisk wyświetlane jest menu, w którym Użytkownik może wybrać opcję:

Podczas dopisywania kolejnych załączników do dokumentu obowiązuje kilka zasad:

• Dopisywane mogą być załączniki różnego typu.
• Nie można dwukrotnie dopisać do dokumentu tego samego załącznika (o takiej samej nazwie).

Edycja plików – wersje kolejne

W programie istnieje możliwość edycji plików skojarzonych z danym dokumentem.

W momencie podnoszenia dokumentu do edycji program zapamiętuje ten fakt w bazie danych, zapisując informacje o operatorze, który plik edytuje. Informacja ta jest widoczna w kolumnie w Edycji:

• nie – dokument nie jest edytowany i dostęp do niego mają wszyscy uprawnieni operatorzy,
• tak – dokument jest edytowany. Obok pojawia się w nawiasie akronim operatora, który właśnie plik edytuje,
• archiwalny – wersja archiwalna dokumentu, zawsze podnoszona jest w trybie „tylko do odczytu”. W wersji archiwalnej operator nie może wprowadzać zmian.
• — (nie dotyczy) – widoczny dla dokumentów typu link oraz skan. Dla tego typu dokumentów nie działa mechanizm edycji i zapisu zmian z poziomu programu.

Fakt edycji pliku przez jednego z operatorów automatycznie blokuje możliwość podglądu dokumentu na innym stanowisku. Dokument zostaje odblokowany dopiero w momencie zamknięcia formularza dokumentu w Bibliotece.

W momencie zapisu dokumentu program porównuje plik zapisany w bazie danych z plikiem, jaki powstał w wyniku jego późniejszej edycji. Jeśli rozmiary tych dwóch plików są różne – wówczas program proponuje zapis nowego pliku w bazie. Przy zapisie dokumentu pojawi się okno:

Jeśli użytkownik wybierze opcję:

• Zapisz załącznik jako nową wersję pliku – program zapisze edytowany plik w postaci przed edycją, natomiast dokument ze zmianami wprowadzi jako nowy załącznik.
• Zapisz zmiany w tym samym pliku  – program zapisze zmiany w edytowanym pliku, bez tworzenia kolejnej wersji,
• Anuluj zmiany – program nie zapisze zmian wprowadzonych w załączniku,

Zapis dokumentu jako nowej wersji spowoduje, że w tabeli Archiwum plików pojawią się dwie pozycje o identycznej nazwie. Różnić będą się tylko numerem wersji (każda nowa wersja ma nadawany kolejny numer):

Możliwość edycji istnieje tylko dla załącznika o najwyższym numerze wersji. Wszystkie wcześniejsze wersje ze statusem archiwalny są podglądane tylko w trybie do odczytu. Przy próbie odczytu pliku zapisanego w IBARD sprawdzane są uprawnienia użytkownika nadane w IBARD. Jeśli użytkownik zalogowany na IBARD w momencie odczytu nie ma odpowiednich uprawnień w programie  wyświetla się komunikat: Brak dostępu do zasobu.

Usuwanie powiązanych plików na IBARD

Podczas usuwania plików zapisanych na IBARD pojawia się komunikat Czy chcesz usunąć podświetlony rekord?, dotyczy on usunięcia informacji z bazy Comarch ERP Optima. Jeśli Operator wybierze TAK, wówczas dokument zostanie usunięty z bazy, a następnie pojawi się drugi komunikat: Wybrany do usunięcia plik jest składowany w usłudze IBARD. Czy usunąć też plik na IBARD? Odpowiedź TAK spowoduje usunięcie pliku z konta IBARD.

Podobnie w przypadku usuwania dokumentu z poziomu listy w Bibliotece dokumentów. Jeśli dokument ma powiązanie z plikiem na IBARD, wówczas przy próbie wykonania takiej operacji pojawi się ostrzeżenie:

Usuwany(e) dokument(y) zawierają powiązania do plików w usłudze IBARD.

Czy usunąć też powiązane pliki na IBARD?

Jeżeli usuwany jest plik główny, do którego istnieją pliki archiwalne, wówczas oprócz pliku głównego usunięte zostaną wszystkie pliki archiwalne powiązane z kasowanym plikiem głównym. Natomiast, ze względu na sposób obsługi wersji plików w IBARD, jeśli usuwany jest plik archiwalny, wówczas powiązany z nim plik z IBARD nie zostaje usunięty.

Na zakładce [Wg atrybutów] istnieje możliwość filtrowania dokumentów, które mają przypisane atrybuty (dokumentu lub kontrahenta).

Przy zmianie zakładki z [Ogólne] na [Wg atrybutów]  (i odwrotnie) przejmowane są ustawione filtry. Na zakładce [Wg atrybutów] istnieje możliwość wyświetlania tylko dokumentów firmowych, do których mogą być przypisane atrybuty. Dlatego na zakładce parametr Katalogi: Wspólne nie jest dostępny.

Na zakładce dostępne są tylko przyciski:

 Zmień – edycja dokumentu,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Z poziomu tej zakładki nie ma możliwości dodawania oraz usuwania dokumentów.

Na zakładce [Wg atrybutów] możliwe jest wyszukiwanie dokumentów wg przypisanych atrybutów. Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie listy, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:

• Jeśli nie zostanie wskazany ani atrybut, ani wartość – wyświetlone będą wszystkie dokumenty z przypisanym jakimkolwiek atrybutem.
• Jeśli wybrany zostanie atrybut oraz konkretna wartość – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, gdzie wystąpił atrybut z taką właśnie wartością.
• Jeśli wybrany zostanie atrybut, bez wskazania wartości – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, do których został przypisany atrybut, bez względu na jego wartość.
• W przypadku atrybutów typu liczba – wskazanie zakresu od 0 do 0 wykaże wszystkie dokumenty z danym atrybutem, niezależnie od wartości
• W przypadku atrybutu typu data :
  • Jeśli wartość od oraz do są wypełnione – widoczne będą dokumenty z atrybutami o wartości zawierającej się w podanym przedziale .
  • Jeśli wartość od będzie pusta, a wartość do wypełniona – widoczne będą wszystkie dokumenty, na których wartość atrybutu nie została wypełniona (pusta) oraz te, na których wskazana wartość jest mniejsza/ równa wskazanej wartości do.
  • Jeśli wartość od będzie wypełniona, a wartość do pusta – widoczne będą dokumenty, dla których wartość atrybutu jest większa lub równa podanej wartości
  • Jeśli zarówno wartość od jak i do będą puste – wyświetlone będą wszystkie dokumenty, niezależnie od wartości atrybutu

Lista wszystkich dokumentów zgromadzonych w programie, zarówno firmowych, jak i wspólnych, dostępna jest na jednej liście. Lista znajduje się w menu CRM: Biblioteka dokumentów.

Lista zbudowana jest z zakładek:

• [Ogólne] – lista wszystkich dokumentów wspólnych i firmowych zarejestrowanych w programie,
• [Wg atrybutów] – zakładka służy do filtrowania dokumentów ze względu na przypisane do nich atrybuty.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Użytkownik ma możliwość definiowana, które kolumny powinny się wyświetlać na liście. Do wyboru pozostają:

Nr dokumentu – kolumna obowiązkowa, zawiera numer dokumentu.
R (rodzaj) – rodzaj dokumentu: F – firmowy, W-wspólny.
Tytuł – tytuł dokumentu
Data – data wprowadzenia dokumentu z zakładki [Ogólne].
Opiekun – akronim opiekuna dokumentu: operatora lub pracownika, wskazanego dla dokument na formularzu, zakładka [Ogólne].
Status – status dokumentu wybrany na zakładce [Ogólne].
Numer obcy – numer obcy dokumentu, podany na zakładce [Ogólne].
Opis – opis dokumentu.
Kontrahent – kontrahent wskazany na dokumencie na zakładce [Podmioty]. Jeśli kontrahentów jest więcej niż jeden, wówczas wyświetlany jest pierwszy z listy oraz informacja o ilości przypisanych kontrahentów. Jest to kolumna opcjonalna, można ją wyświetlić poprzez wybór kolumn (opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy na nagłówku dowolnej kolumny).
Katalog – kod katalogu przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne]. Kolumna widoczna jest na liście Wybór kolumn jako opcjonalna do wyboru.
Nazwa katalogu – nazwa katalogu przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne]. Kolumna widoczna jest na liście Wybór kolumn jako opcjonalna do wyboru.
Kolumny z atrybutami dokumentu/kontrahenta, które można przypisać do dokumentu firmowego. Domyślnie kolumny są  ukryte. Kolumny widoczne są na liście Wybór kolumn jako opcjonalne do wyboru. Po dodaniu na listę kolumny z nazwą atrybutu, dla poszczególnych pozycji wyświetlane są wartości tego atrybutu:

• jeśli dokument posiada kilka wartości dla jednego atrybutu, w kolumnie wyświetlana jest jedna wartość. Pozostałe są widoczne w opisie pojawiającym się w momencie, gdy kursor myszy zostanie ustawiony na wartości znajdującej się w kolumnie dla atrybutu,
• jeśli nie zdefiniowano wartości atrybutu, w kolumnie widoczny jest tekst {pusty}.

Nazwa kontrahenta – Domyślnie kolumna jest ukryta. Kolumna widoczna jest na liście Wybór kolumn jako opcjonalna do wyboru.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – dodanie nowego dokumentu. Domyślnie, po wciśnięciu przycisku dodawany jest dokument firmowy. Po wciśnięciu strzałki obok „plusa” operator może wybrać:

• Dokument firmowy – dodany dokument będzie zapisany w bazie firmowej, a co za tym idzie – będzie widoczny tylko z poziomu tej bazy.
• Dokument wspólny – dodany dokument będzie zapisany w bazie konfiguracyjnej, dzięki czemu będzie widoczny z poziomu wszystkich baz podłączonych do tej bazy konfiguracyjnej.

 Zmień – wyświetlany jest dokument aktualnie podświetlony kursorem na liście. Podczas podglądu dokumentów program sprawdza, czy aktualnie zalogowany operator ma prawo podglądu dokumentu w katalogu, do którego przypisany jest dokument. Dodatkowo program sprawdza, czy operator ma prawo zmiany dokumentów swoich oraz obcych i, w razie zakazu, wyświetla dokument i załączniki „tylko do odczytu”.

 Usuń – pozwala usunąć dokument. Podczas usuwania program sprawdza, czy operator ma prawo do usuwania dokumentów swoich i obcych z katalogu, do którego przypisany jest dokument. Na liście działa również usuwanie seryjne zaznaczonych dokumentów.

 Zamknij – zamyka listę.

Na liście dostępne są pola umożliwiające filtrowanie dokumentów:

Katalogi – istnieje możliwość filtrowania listy przede wszystkim ze względu na rodzaj dokumentu, a dopiero w obrębie danego rodzaju dokumentów – ze względu na katalog:

• Firmowe – jeśli użytkownik zaznaczy parametr firmowe na liście pojawią się wszystkie dokumenty firmowe. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty firmowe (opcja <wszystkie>), czy tylko dokumenty ze skazanego katalogu. Na liście rozwijanej, umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się katalogi firmowe z Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
• Wspólne – jeśli użytkownik zaznaczy parametr na liście pojawią się wszystkie dokumenty wspólne. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty wspólne, czy tylko dokumenty ze wskazanego katalogu. Na liście rozwijanej umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się wszystkie katalogi wspólne z Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.

Tak więc, aby wyświetlić wszystkie dokumenty, jakie są dostępne z poziomu danej bazy, użytkownik powinien zaznaczyć zarówno parametr Firmowe jak i parametr Wspólne z wybrana opcją <wszystkie>.

Kontrahent – pole jest dostępne jeśli użytkownik wybierze opcję Katalogi: firmowe. Wynika to z faktu, że podmioty mogą być kojarzone tylko z dokumentami firmowymi. W polu użytkownik może wskazać podmiot, którego dokumenty mają być filtrowane na liście. Wybór typu podmiotu (kontrahent/ pracownik/ wspólnik/ urząd/bank) jest możliwy po wciśnięciu strzałki obok przycisku. Po wybraniu potrzebnego typu podmiotu wyświetlana jest lista słownikowa.

Opiekun: operator/pracownik – filtruje listę ze względu na opiekuna (operatora lub pracownika), przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne/Wg atrybutów] użytkownik może wybrać właściwy typ opiekuna (pracownik/ operator) z poziomu menu wyświetlanego pod strzałką obok przycisku. Po wybraniu właściwej opcji użytkownik może wybrać pracownika/ operatora z wyświetlonej listy. Jeśli pole jest puste – wyświetlane są wszystkie dokumenty, bez względu na opiekuna.

Filtr i Konstruktor filtra – istnieje możliwość filtrowania dokumentów wpisując żądany ciąg znaków w pole filtr. Istnieje również możliwość tworzenia bardziej zaawansowanych filtrów z wykorzystaniem konstruktora.

Na panelu rozwijanym filtra dostępne są dodatkowo opcje:

Za okres – użytkownik ma możliwość filtrowania dokumentów wprowadzonych w podanym okresie czasu (według daty wprowadzenia widocznej na zakładce [Ogólne] na formularzu dokumentu). Jeśli użytkownik odznaczy parametr  na liście widoczne będą wszystkie dokumenty, niezależnie od daty wprowadzenia.

Na liście można filtrować dokumenty wg schematu numeracji oraz nadanych numerów. Służą do tego dwa pola:

Schemat numeracji – użytkownik może zawęzić listę dokumentów tylko do tych, które maja numer zgodny z wybranym schematem. Schemat można wybrać z listy rozwijanej. Na liście pojawiają się wszystkie schematy, które zostały wykorzystane podczas wprowadzania dokumentów, zarówno dotyczące schematów firmowych, jak i wspólnych (z bazy konfiguracyjnej).

Numery od… do… – użytkownik ma możliwość filtrowania dokumentów ze względu na ich numer kolejny. Po zaznaczeniu parametru obok ma możliwość wpisania numeru początkowego i końcowego, jakie maja być filtrowane. Jeśli użytkownik nie wybierze równocześnie schematu numeracji – zostaną wyfiltrowane wszystkie dokumenty firmowe i wspólne, jakie mają numer kolejny spełniający podany warunek. Jeśli użytkownik dodatkowo poda schemat numeracji – wyfiltrowane zostaną wszystkie dokumenty, które maja numer zgodny z wybranym schematem i posiadają numer kolejny z podanego przedziału.

Dokumenty można również filtrować wykorzystując pierwszy wiersz na liście. W większości kolumn filtrowanie polega na wpisaniu ciągu znaków (fragmentu numeru, opisu itp.). Wyjątkiem są kolumny zawierające:

Rodzaj – umożliwia filtrowanie wg rodzaju dokumentu: F– firmowe, W – wspólne.

Data – w polu dostępny jest kalendarz umożliwiający wybór konkretnej daty. Ten filtr umożliwia szybkie filtrowanie dokumentów wprowadzonych danego dnia.

Opiekun – na rozwijanej liście pojawiają się akronimy wszystkich operatorów oraz pracowników, którzy mają przypisane jakiekolwiek dokumenty na aktualnie wyświetlonej liście. W przypadku tej kolumny nie ma możliwości grupowania wg wartości.

Status – właściwy status użytkownik może wybrać z rozwijanej listy, pobieranej z konfiguracji firmy. Lista filtrowana jest ze względu na status, przypisany do dokumentu na zakładce [Ogólne].

• dla dokumentów firmowych w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty,
• dla dokumentów firmowych utworzonych w wyniku dodawania zapisów w ewidencjach księgowych na podstawie dokumentów zewnętrznych w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
• dla dokumentów wspólnych w Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Dokumenty

• Stały tekst

Fragmenty tekstu można wywołać z poziomu edytowanego szablonu. Przenoszone są one na szablon oferty. Po naciśnięciu przycisku Stały tekst wyświetli się lista stałych tekstów. Na liście są widoczne kolumny: Zaznaczeń oraz Nazwa. Na dole listy tekstów znajdują się przyciski:

Wybierz – umożliwia wybór tekstu dla szablonu. Po wybraniu tekstu teks przeniesie się na szablon w miejsce, w którym jest ustawiony kursor.

Dodaj – umożliwia dodawanie tekstu.

Zmień – umożliwia edytowanie tekstu.

Usuń – umożliwia usuwanie tekstu.

Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna.

Teksty dodaje się za pomocą przycisku Dodaj. Przycisk otwiera okno formularz stałych tekstów, w oknie wyświetla się Nazwa tekstu (możliwość wpisania 40 znaków) – miejsce na wpisanie nazwy, a pod spodem miejsce na wpisanie stałego teksu.

• Pola z bazy

Przygotowując szablon oferty handlowej oprócz stałych tekstów jest możliwość wstawienia pól z bazy danych. Mogą to być pola nie tylko dotyczące danych znajdujących się na ofercie ale również pola dotyczące bezpośrednio karty cennikowej oraz karty kontrahenta.  W zależności od tego jak ma wyglądać i czego dotyczyć oferta handlowa, można w łatwy sposób uzupełnić szablon polami, które następnie zostaną zastąpione (wczytane) odpowiednimi danymi.

Pola dostępne są pod przyciskiem  gdzie wyświetlone zostanie okno, na którym w formie rozwijanego drzewa pogrupowane są dostępne pola.

Drzewo składa się z sześciu głównych gałęzi:

• Dane firmy – pola z bazy dotyczące pieczątki firmy oraz operatora np. operatora modyfikującego ofertę.
• Dokument oferty – pola z bazy dotyczące nagłówka dokument, w tym atrybutów dokumentu.
• Towar na ofercie – pola z bazy dotyczące towarów/ pozycji znajdujących się na dokumencie oferty oraz atrybutów pozycji.
• Podmiot na ofercie – pola z bazy dotyczące kontrahenta wybranego na dokument oferty.
• Cennik – pola z bazy dotyczące pozycji cennikowych a więc nie tylko tych pozycji, które zostały wybrane na ofertę ale wszystkie pola dotyczące danego towaru w tym atrybuty binarne (np. zdjęcia).
• Kontrahenta – pola z bazy dotyczące kontrahenta  a więc nie tylko wybranych na ofertę ale wszystkie pola dotyczące karty kontrahenta.

Przykładowo jeśli chcemy przygotować ofertę towarową to możemy wykorzystać pola z bazy dotyczące towarów na ofercie oraz z karty cennikowej. Załóżmy, że na ofercie m in. ma się znajdować nazwa towaru oraz ma się drukować jego numer katalogowy. Nazwa towaru jest widoczna na formularzu oferty natomiast numer katalogowy bezpośrednio na karcie cennikowej. W tym celu należy wykorzystać pole Opis elementu z gałęzi Towar na ofercie oraz pole Numer katalogowy z gałęzi Cennik.

Jeśli szablon ma zawierać dane kontrahenta, do którego kierujemy ofertę to oprócz danych adresowych, gdzie dostępne pola są w gałęzi Podmiot na ofercie  można wykorzystać inne pola znajdujące się bezpośrednio na karcie kontrahenta np. numer regon – pola są dostępne w gałęzi Kontrahent. Jeśli oferta handlowa ma zawierać tytuł, datę obowiązywania oferty, wartość, walutę itp. to należy wykorzystać pola w gałęzi Dokument oferty. Oferta może również zawierać informacje dotyczące danych firmy np. oprócz adresu może to być telefon lub adres e-mail, wtedy należy wykorzystać pola z gałęzi Dane firmy.

Tabela

Wstawienie tabeli na ofertę jest możliwe w dwóch miejscach: z poziomu zakładki [Wstawianie] oraz z poziomu zakładki [Tabele],  przy czym zakładka [Tabele] umożliwi nie tylko wstawienie tabeli ale również jej formatowanie.

W przypadku gdy tabela w sekcji głównej zawiera pola z bazy, powinna składać się z maksymalnie dwóch wierszy: nagłówka oraz odpowiadającego mu wiersza z polem z bazy określającego dane jakie mają zostać wyświetlone dla pozycji na ofercie. Podczas generowania oferty dla każdej pozycji tworzony jest nowy wiersz tabeli przedstawiający zdefiniowane w szablonie dane. Jeśli na szablonie oferty utworzona została tabela z ilością wierszy większą niż dwa wspomniane, wówczas nadmiarowe wiersze zostają usunięte podczas generowania oferty handlowej, a dane w nich zdefiniowane nie są prezentowane.

Na zakładce [Strona] istnieje możliwość sformatowania wyglądu strony, czyli marginesów, układu strony. Dodatkowo można zwiększać, zmniejszać edytowany dokument, istnieje też opcja wyboru widoku dokumentu

Na zakładce [Nagłówek i stopka], znajduje się funkcjonalność dotycząca nagłówka i stopki. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie dodania na dokument ofertowy nagłówka albo stopki. Nagłówek albo stopkę dodajemy z poziomu zakładki [Wstawianie].

Na zakładce [Tabele], użytkownik ma możliwość obróbki wstawionej tabeli. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie ustawienia kursora na wstawionej tabeli.

Zakładka podzielona jest na poszczególne sekcje:

Ogólne:

• wstawianie nowej tabeli
• wybór koloru wypełnienia komórki
• zaznaczanie krawędzi do których ma być zastosowany styl krawędzi

Rysowanie krawędzi:

• ustawianie rodzaju krawędzi
• ustawienie grubości krawędzi
• ustawienie koloru krawędzi

Tabela:

• zaznaczenie komórki/wiersza/kolumny/całej tabeli
• włączenie linii siatki
• właściwości tabeli

Wiersze i Kolumny

• usuwanie komórki/wiersza/kolumny
• dodawanie komórki/wiersza/kolumny

Scal:

• łączenie komórek
• podział komórek
• rozdzielenie tabeli

Automatyczne dopasowanie:

• dopasowanie tabeli do okna
• dopasowanie szerokości kolumn do zawartości
• ustalenie stałej szerokości dla wszystkich kolumn

Wyrównanie:

• ustawienie wyrównania zawartości komórki

• Dla opcji Stała cena widoczne jest pole z określoną ceną bez możliwości edycji ceny dla wszystkich kontrahentów. Dla poszczególnych kontrahentów jest edytowalna tylko kolumna Ilość.
• Dla opcji Grupa cenowa widoczne jest pole z określoną grupą, pole z ceną oferty, należącą do danej grupy cenowej towaru, okno z rabatem, bez możliwości edycji. Dla poszczególnych kontrahentów jest edytowalna tylko kolumna Ilość.
• Dla opcji Cena kontrahenta  wyświetlają się różne ceny zależne od cen i rabatów kontrahenta, widoczne jest pole z rabatem bez możliwością edycji. Dla poszczególnych kontrahentów jest możliwość zmiany kolumny Ilość, Rabat.

Na formularzu pozycji  przy opcji Cena kontrahenta możemy ustawić indywidualne warunki cenowe dla danej pozycji. Niekiedy z jakiś względów jedna z pozycji oferty ma mieć inne warunki cenowe niż pozostałe, można to ustalić w tym właśnie miejscu, na szczegółach pozycji. Jeżeli warunki te ponownie zmienimy na liście towarów dostępnej na formularzu oferty, to będą one też zmieniane na szczegółach pozycji. Zmiana dotyczy także ilości, jeżeli na szczegółach pozycji zmienimy ilości dla poszczególnych kontrahentów, to po zmianie ilości na formularzu oferty, ta ilość ustawia się na szczegółach pozycji.

• nie dodano żadnego kontrahenta, to z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z ogólną listą rabatów,
• dodano jednego kontrahenta – z zakładki [Ogólne] i zakładki [Kontrahent] wyświetlone zostanie okno z rabatami tego kontrahenta,
• dodano wiele kontrahentów – z zakładki [Ogólne] zostanie wyświetlone okno z ogólną listą rabatów, natomiast z zakładki [Kontrahent] okno z rabatami kontrahenta zaznaczonego na liście.

Zakładka [Ogólne]  zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić Ofertę Handlową.

• Dokument – schemat numeracji tworzonej oferty. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Dokumenty. Naciskając przycisk Dokument otwiera się lista wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku do Konfiguracji.
• Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
• Nazwa – nazwa oferty handlowej.
• Data wystawienia – data wystawienia oferty.
• Oferta obowiązuje od/do – czas w jakim obowiązuje oferta handlowa, może być bezterminowa wówczas pola nie są wypełniane.
• Jeśli jednak użytkownik uzupełni pole Obowiązuje DO, to w momencie przekształcania oferty do dokumentu (FS, FPF, RO i WZ) program kontroluje termin obowiązywania oferty i odpowiednio sygnalizuje.

TAK – generuje dokument,
NIE – następuje powrót do listy lub formularza oferty.

• Dokument liczony od: – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
  • netto – wyliczana będzie cena netto oferty
  • brutto – wyliczana będzie cena brutto

Ceny są przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ) jeżeli Klient zdecyduje się na skorzystanie z oferty.

• Status – status oferty handlowej. Status można wybrać po wcześniejszym zdefiniowaniu w konfiguracji programu (Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Statusy ofert handlowych) lub uzupełnić ręcznie pole opis statusu. Statusy (nazwa i opis) są wyświetlane na liście ofert handlowych w kolumnie Status. Dodatkowo status można modyfikować na ofertach zapisanych na trwałe.
• Szablon – w tym miejscu wyświetla się informacja o wybranym szablonie dla Oferty Handlowej. Szablon można wyedytować po kliknięciu przycisku Lupki, który jest dostępny tylko wtedy, gdy pole szablon jest wypełnione.

Jeśli użytkownik nie wybierze na ofercie żadnego szablonu, to przy próbie zapisu oferty na trwałe pojawi się komunikat:

TAK – generuje dokument,
NIE – następuje powrót do formularza oferty

• Wartość netto – wartość netto oferty
• Wartość brutto – wartość brutto oferty

• Waluta – widoczna, jeżeli posiadamy licencję na moduł Handel/Handel Plus lub Faktury i w menu Konfiguracja/ Handel/ Parametry zaznaczony jest parametr: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Wówczas Ofertę Handlową możemy wystawić w innej walucie niż PLN, należy wybrać walutę obowiązującą dla oferty. Istnieje możliwość zmiany typu kursu i daty kursu, który ma obowiązywać na ofercie.

Po przekształceniu Oferty Handlowej do  dokumentów FS i FPF ostateczny kurs (typ kursu i datę) będzie można ustalić na tych dokumentach. Domyślnie na faktury będzie pobierany kurs z dnia poprzedniego od daty wystawienia faktury.

Wartości domyślne:

• Stała cena – zaznaczenie tej opcji pozwala wprowadzić operatorowi dla każdego z towarów cenę, która będzie obowiązywać na ofercie.
• Grupa cenowa – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na Ofercie Handlowej proponowany będzie określony rodzaj ceny pomniejszony o wprowadzony rabat. Domyślnie w polu cena podpowiada się cena domyślna sprzedaży.
• Cena kontrahenta – zaznaczenie tej opcji powoduje, że na ofertę przenoszona jest cena domyślna kontrahenta, uwzględniająca wszystkie udzielone kontrahentowi rabaty.
• Rabat – w pole rabat Operator wpisuje dodatkowy rabat, jaki jest udzielony tylko na tej ofercie i o który pomniejszona będzie domyślnie wybrana cena.

Dla  każdej opcji cenowej z wyborem  rabatu, po zapisie oferty w bazie pamiętana jest cena przed rabatem (cena początkowa) i cena po rabacie. Dzięki temu na ofercie będzie można wykazać obie ceny.

Po prawej stronie u góry listy znajdują się przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie pozycji towaru/usługi. Po naciśnięciu Dodaj wyświetla się cennik/zasoby, wybrane towary/usługi są przenoszone na listę towarów na formularzu oferty.

Zmień – umożliwia edycję szczegółów pozycji.

Usuń – umożliwia usunięcie pozycji towaru/usługi, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usuwania pozycji.

Znajdź.

Na liście towarów znajdują się wszystkie towary/usługi objęte promocją i oferowane kontrahentom. Lista składa się z następujących kolumn: Zaznaczeń (w której możemy zaznaczyć wybrane pozycje), Lp., Kod towaru, Nazwa, Ilość, JM, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto. Istnieje możliwość dodania dodatkowych kolumn – Cena początkowa brutto, Cena początkowa netto (po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy Wybór kolumn). W zależności od wyboru określonej wartości domyślnej – ceny mamy możliwość edytowania na formularzu oferty wybranych kolumn:

• W przypadku wyboru opcji Stała cena na ofercie jest edytowalna tylko wartość w kolumnie Cena oferty oraz Ilość.
• W przypadku wyboru opcji Grupa cenowa na ofercie są edytowalne kolumny Ilość, Rabat i Cena oferty.
• W przypadku wyboru opcji Cena kontrahenta, na ofercie są edytowalne kolumny Ilość i Rabat. Gdy wybieramy opcję Cena kontrahenta kolumna z widoczną ceną dostępna będzie po rozwinięciu listy szczegółów oferty. Pozycje towaru/usługi powiązane są wtedy z kontrahentami, dla każdej pozycji jest podpięta lista szczegółów oferty, jest to lista kontrahentów z wyświetlonymi dla nich cenami towarów.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji Oferty Handlowej z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Na liście kontrahentów znajdują się następujące kolumny: Kod, Nazwa, Ilość, Rabat, Cena oferty netto, Cena oferty brutto.

Przeliczenie oferty powoduje zapisanie informacji o wybranej cenie dla poszczególnych towarów, ilości i kontrahenta. Te informacje są przenoszone po przekształceniu oferty na Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.

Zakładka Kontrahent

Na zakładce Kontrahent  znajduje się lista kontrahentów, dla których wystawiona jest oferta handlowa i dla których mogą być generowane faktury. Na liście kontrahentów dostępne są kolumny: Zaznaczania, Lp., Kod, Nazwa 1, Numer Nip, Miasto,  E-mail.

U góry, po prawej stronie listy kontrahentów dostępne są przyciski:

Dodaj – przycisk umożliwia wybór kontrahenta, dla którego tworzymy Ofertę Handlową. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków.

Usuń – umożliwia usunięcie kontrahenta, wykorzystując kolumnę zaznaczeń możemy dokonać seryjnego usunięcia kontrahentów.

Zmień– umożliwia wpisanie bądź modyfikację danych kontrahenta, znajdujących się na liście (modyfikacji nie podlega kolumna Kod)

Z zakładki [Kontrahent] tworzy się dla zaznaczonych kontrahentów Fakturę Pro Forma  i Fakturę Sprzedaży – przyciski dostępne po zapisaniu oferty na stałe. Dla każdego zaznaczonego kontrahenta, tworzy się osobny dokument.

Na liście dostępne są również przyciski:

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty  do Faktury Pro Forma dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży dla zaznaczonego kontrahenta, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

 Przycisk umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Podgląd wydruku – przycisk umożliwia podgląd wydruku oferty wg wybranego szablonu dla zaznaczonego kontrahenta, wydruk oferty na drukarkę domyślną lub inną oraz eksport do pliku PDF na dysk lokalny użytkownika lub bezpośrednio do IBARD.

Wyślij – przycisk umożliwia wysłanie oferty e-mailem, oferta  wysyłana jest jako podpięty załącznik do wiadomości. Załącznik zawiera plik, którego nazwa składa się z: nr dokumentu _Oferta_nazwa oferty. Do wysłania wiadomości można wykorzystać wcześniej stworzony wzorzec e-mail dla Oferty Handlowej.

Drukowanie, podgląd wydruku i wysyłka mailem Oferty Handlowej dostępne są również z poziomu przycisków podstawowych, znajdujących się na rozwiniętej wstążce, przy otwartym formularzu dokumentu. Jeżeli  żaden kontrahent nie jest zaznaczony, to wydruk/podgląd lub wysyłka mailem oferty wykonywane są dla wszystkich, jeśli jakiś jest zaznaczony to dla zaznaczonych.

Naciśnięcie ikony drukowania czy podglądu wydruku powoduje wydruk/podgląd oferty wg podpiętego szablonu. Wysyłka oferty mailem odbywa się na takich samych zasadach, jak wysyłka z poziomu zakładki [Kontrahent].

Zakładka Dokumenty 

Zakładka [Dokumenty] składa się z trzech sekcji: Dokumenty powiązane, Biblioteka Dokumentów, Zadania i kontakty CRM.

Dokumenty powiązane – w tej części wyświetlają się wszystkie powiązane z ofertą dokumenty: Faktury proforma, Faktury sprzedaży, Rezerwacje odbiorcy oraz Wydania zewnętrzne.

Biblioteka dokumentów – w tej części są wyświetlane kopie elektroniczne wydrukowanych dokumentów ofertowych (warunkiem jest zaznaczony parametr Kopia elektroniczna na szablonie oferty) oraz dokumenty OBD powiązane z ofertą.

Zadania i kontakty CRM – na tej zakładce są wyświetlane kontakty i zadania powiązane z Ofertą Handlową. Z tego poziomu można też dodać kontakty i zadania.

Zakładka Atrybuty 

Zakładka składa się z dwóch sekcji Atrybuty oraz Opis.

Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem oferty. Do oferty można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Po zaznaczeniu w konfiguracji programu (Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne) parametru: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, atrybuty dokumentu oferty są automatycznie przenoszone na dokumenty (FPF, FS, RO, WZ).

Dodatkowo możliwa jest edycja atrybutów na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie będzie miał zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie.

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z lisy

Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu

Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów

Zapisz zmiany

Zamknij okno

Z poziomu tej zakładki możliwe jest również wprowadzenie opisu. Opis jest kopiowany na generowane dokumenty (FPF, FS, RO, WZ). Dodatkowo możliwa jest edycja opisu na ofertach zapisanych na trwałe, jeśli operator na swojej karcie ma  zaznaczony parametr: Zmiana opisu i osoby odbierającej dok.

• Numer dokumentu – numer oferty nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji
• Nazwa – nazwa oferty handlowej
• Data wystawienia – data wystawienia oferty
• Obowiązuje od – data, od której oferta obowiązuje, może być niewypełniona jeśli dotyczy oferty bezterminowej.
• Obowiązuje do – data, do której oferta obowiązuje, może być niewypełniona jeśli dotyczy oferty bezterminowej.
• Kontrahent – kod kontrahenta, dla którego oferta obowiązuje. Jeżeli oferta będzie powiązana z kilkoma kontrahentami, to zamiast kodu kontrahenta będzie się wyświetlać kod pierwszego kontrahenta + suma pozostałych kontrahentów podpiętych do oferty.
• Status – status oferty handlowej.

Na liście istnieje możliwość dodania dodatkowej kolumny Waluta oraz Opis(opcja dostępna po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji Wybór kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszy).

W panelu Filtr aktywny znajdują się parametry:

• Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję -wszystkie-.
• Numery od/do – listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.
• Za okres – za pomocą tego filtra, można wyszukać oferty, który zostały wystawione w podanym okresie czasowym.
• Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy.
• Obowiązujące od: [data] – Obowiązujące do: [data] – za pomocą tego filtra można wyszukać oferty, które są aktywne w danym dniu (data bieżąca), czyli których zakres dat obowiązywania od i do zawiera datę bieżącą. Domyślnie w polu Obowiązuje od podstawiana jest data bieżąca a w polu Obowiązuje do data ostatniego dnia miesiąca. Oferty, na których nie są określone te daty nie pojawiają się na liście ofert.

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do oferty na zakładce [Atrybuty].

Pod listą znajdują się przyciski:

 Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Pro Forma, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Faktury Sprzedaży, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

 Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Rezerwacji odbiorcy, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Przycisk, umożliwiający przekształcenie oferty do Wydania zewnętrznego, aktywny tylko dla ofert zapisanych na stałe. Widoczny przy pobraniu licencji na moduł Faktury, Handel lub Handel Plus.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia utworzenie nowej oferty

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącej oferty

Usuń – umożliwia usunięcie oferty z listy

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj.

Podczas kopiowania Ofert Handlowych zachowywane są wszystkie ustawienia z kopiowanej oferty, w tym informacje dotyczące precyzji cen (ceny z dokładnością do dwóch lub czterech miejsc po przecinku).

Znajdując się na liście ofert handlowych, przy każdej ofercie mamy możliwość podejrzenia listy kontrahentów dla których oferta jest utworzona oraz wartości ofert. Na liście tej znajdują się kolumny: Kod, Nazwa, Wartość netto, Wartość brutto, Wartość netto w walucie, Wartość brutto w walucie. Istnieje również możliwość dodania kolumny Waluta (opcja dostępna po ustawieniu kursora w nagłówku kolumn i wyborze opcji Wybór kolumn, dostępnej pod prawym przyciskiem myszy).