Parametry

Dostępne są tutaj parametry, które pozwalają na precyzyjne określenie sposobu wystawiania nowych dokumentów:

Kontrola dostaw dla usług – parametr jest dostępny tylko jeśli użytkownik wykorzystuje samodzielny moduł Faktury. Jeśli w takim przypadku parametr jest zaznaczony – wystawiając Fakturę Sprzedaży (Paragon) program na podstawie wprowadzonych dokumentów zakupu sprawdza, czy dana pozycja powinna być dostępna do sprzedaży. Parametr nie jest dostępny dla użytkowników modułu Magazyn, gdzie program kontroluje stany magazynowe.

Sprzedaż tylko wg kodów EAN – parametr ten jest wykorzystywany przy sprzedaży za pomocą czytnika kodów kreskowych. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, wówczas podczas wprowadzania towaru na dokument program wyszukuje go wg kodu EAN. Jeżeli towar o takim kodzie EAN nie zostanie odnaleziony, generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony, podczas wprowadzania towaru na dokument program wyszukuje go po trzech kolumnach: Kod, Nazwa oraz EAN. Towary na liście cennikowej są unikalne pod względem pól Kod oraz EAN.

Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży – w programie istnieje możliwość automatycznego przeliczania cen sprzedaży, jeśli towar został przyjęty w nowej cenie zakupu. Zaznaczenie tego parametru skutkuje wyświetleniem listy wyliczonych, nowych cen sprzedaży przed zapisem dokumentu.

Ostrzegaj przed trwałym zapisaniem dokumentu z kontrahentem !NIEOKREŚLONY! – nowo wprowadzane dokumenty jako kod kontrahenta mają wpisany kod !NIEOKREŚLONY!. W przypadku próby trwałego zapisu dokumentu z takim kontrahentem, program wyświetli ostrzeżenie i poprosi o ewentualne potwierdzenie zapisu z takim kontrahentem. Parametr dotyczy dokumentów handlowych (Faktury Sprzedaży, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy) oraz dokumentach magazynowych (Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Wewnętrzne, Przyjęcia Wewnętrzne, Wydania/Przyjęcia Kaucji) i dotyczy tylko zapisu dokumentu na trwałe (nie do bufora).

Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! – po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata kartą kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli parametr będzie zaznaczony, program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:

  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.

Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury proforma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).

Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury proforma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.

Ceny z czterema miejscami po przecinku – zaznaczenie parametru pozwala na kartotekach towarowych\usługowych określić precyzję ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.  Więcej informacji na temat funkcjonalności znajduje się w artykule tutaj.

Dodawanie pozycji na dokumencie – sekcja ta pozwala określić sposób wyboru towarów/usług na dokumencie:

  • Wybór wielu towarów – jeśli włączymy ten parametr, wówczas na liście towarów/usług, która pojawi się po wciśnięciu klawisza „Plus” na dokumencie, istnieje możliwość zaznaczenia wielu pozycji, które następnie będą przeniesione automatycznie na listę pozycji dokumentu. Jeśli powyższy parametr wyłączymy, wówczas dodawanie pozycji do dokumentu może odbywać się tylko przez pojedyncze zapisy.
  • Podniesienie formularza – towary lub usługi, które trafiają na dokument są dopisywane do listy pozycji dokumentu. Jeśli chcemy zmodyfikować zawartość pozycji, należy wcisnąć klawisz „Lupa”, a wówczas pojawi się formularz pozycji, w którym można dokonać modyfikacji. Po zaznaczeniu parametru Podniesienie formularza podczas dodawania pozycji na dokument zawsze zaznaczony jest formularz pozycji.
  • Edycja na liście – dodawany towar pojawia się od razu na liście pozycji dokumentu.
  • Podniesienie formularza – szybka obsługa – ten sposób ułatwia dodawanie pozycji na dokument tylko przy użyciu klawiatury. Dodanie kolejnej pozycji sprowadza się do wciśnięcia klawisza <INSERT> (dodanie nowej pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości).

Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu – włączenie tego parametru pozwala na zmianę domyślnej waluty na dokumentach handlowych. Waluta jest wyświetlana na dokumentach na zakładce [Płatności] (Faktury Sprzedaży i Faktury Zakupu) lub na zakładce [Dokumenty] (dokumenty WZ oraz PZ).

Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości – jeśli parametr dotyczący zmiany waluty na dokumentach jest aktywny, użytkownik ma możliwość zdefiniowania od jakiej kwoty powinna być wyliczana płatność (w module Kasa/Bank):

  • VAT w waluciej – wartość płatności jest zgodna z wartością dokumentu w walucie,
  • netto w PLN– wartość całego dokumentu jest przeliczana na walutę systemową PLN, a następnie ponownie (wg kursu zadeklarowanego na dokumencie) – przeliczana na walutę,
  • Pozwalaj na zmianę – jeśli parametr jest zaznaczony, sposób wyliczania płatności może zostać ustalony bezpośrednio na dokumencie.

VAT na fakturach w walucie – odpowiada za naliczanie podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Na dokumentach walutowych zawsze proponowana jest stawka VAT 0% lub nie podlega. Jeśli parametr jest zaznaczony, użytkownik ma możliwość jej zmiany na inną albo na poszczególnych towarach lub globalnie na wszystkich pozycjach dokumentu. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – użytkownik nie ma możliwości naliczania podatku VAT na dokumentach w walucie.

Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie – parametr aktywny po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie. Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość utworzenia oddzielnej płatności w PLN na kwotę podatku VAT. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas zmianie waluty na dokumencie, na zakładce [Płatności] automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podział płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Agregacja pozycji dokumentu (FS/PA/WZ)– podczas zatwierdzania dokumentu na trwałe lub do bufora istnieje możliwość, by program agregował do jednej pozycje spełniające określone warunki (m.in. zgodny kod, nazwa, opis, cena). Więcej na ten temat można znaleźć tutaj.

Kontrola marży – (WZ, FS/PA – symulacja wartości zakupu) – parametr pozwala określić moment, w którym program powinien sprawdzać, czy wartość sprzedaży nie jest nisza od wartości zakupu.

Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA – parametr decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości. Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu.

Domyślne terminy Rezerwacji/Zamówień – pozwalają na wprowadzenie liczby dni, na podstawie których obliczany będzie domyślny termin rezerwacji (na dokumentach RO) oraz domyślny termin dostawy (na dokumentach ZD). Dla obu rodzajów dokumentów, terminy określane są w odniesieniu do daty wystawienia dokumentu. Dla dokumentów RO i ZD importowanych z plików XML ustawienie to nie ma zastosowania – termin rezerwacji/ dostawy jest zgodny z datą zapisaną w pliku XML.

Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje.

Korekty ilościowe „na plus” – w programie istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych, które zwiększają ilość zakupionego/ sprzedanego towaru. Jeśli parametr jest zaznaczony – użytkownik może wpisać na korekcie zarówno dodatnie jak i ujemne ilości. Jeśli parametr jest odznaczony – użytkownik może wpisywać tylko ilości ujemne, związane ze zwrotem towaru. Więcej szczegółów znajduje się w podręczniku do modułu Handel.

Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony):

  • algorytm wyliczania marży „od stu”: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena zakupu * 100%,
  • algorytm wyliczania marży „w stu”: (cena sprzedaży – cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100%.

Odwrotne obciążenie wg karty towaru – po zaznaczeniu parametru na kartach towarowych pojawi się sekcja Odwrotne obciążenie z listą rozwijaną trzech opcji do wyboru:

  • Nie – towar nie podlega odwrotnemu obciążeniu,
  • Tak – towar podlega odwrotnemu obciążeniu,
  • Powyżej limitu – towar podlega odwrotnemu obciążeniu dopiero po przekroczeniu określonego w ustawie podatku od towarów i usług limitu 20 000 PLN (zastosowanie dla transakcji od 1 lipca 2015 r.).

W przypadku zaznaczenia ww. parametru, ustawienie stawki VAT na NP na formularzach dokumentów oraz adnotacja „Odwrotne obciążenie” na wydrukach wymaga nie tylko zmiany statusu kontrahenta na Podatnikiem jest nabywca i Podatnik VAT czynny (dla transakcji od 1 lipca 2015 r.), ale również ustawienia odwrotnego obciążenia na karcie towaru.

Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) – przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności. Funkcja może być wykorzystywana np. W firmach prowadzących sprzedaż ratalną, gdzie tabela płatności zawiera przeważnie więcej niż jedną pozycję – wtedy w przypadku kopiowania dokumentu użytkownik nie musi ponownie rozpisywać płatności na raty.

Zmiana wartości pozycji na dokumentach rozchodowych FS, WZ – parametr domyślnie jest zaznaczony. Jeśli parametr będzie zaznaczony, wówczas podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Wydania Zewnętrznego, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktury proforma będzie można zmieniać wartość pozycji dokumentu. Cena zostanie wyliczona i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

Jeśli parametr będzie odznaczony wówczas wartość pozycji na dokumentach FS, WZ, RO, FPF nie będzie edytowalna.

Uwaga
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie odznaczać parametr i przekształcać dokumenty do jednej faktury sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.

Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ Cennik lub Magazyn/ Zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka [Dodatkowe], pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.



Kwoty dodatkowe/ celne

W programie dostępne są ułatwienia dotyczące ewidencji dodatkowych kwot przy zakupie towarów wynikających np. z transportu, cła, czy podatku akcyzowego jest realizowane przez dokument Korekty Granicznej. Na formularzu Korekty Granicznej, na zakładce [Ogólne] jest dostępna opcja  Kwoty dodatkowe.

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych kwot związanych z zakupem towaru, w tym kwot z dokumentu SAD (przy zakupie towarów spoza Unii Europejskiej). Pozycje, dla których wpisujemy kwoty celne są pobierane na dokument Korekty Granicznej z Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne.

Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik ma możliwość dodawania nowych pozycji w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwania/zmiany domyślnych pozycji.

Dla poszczególnych pozycji listy określamy:

  • czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny),
  • czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT,
  • oraz czy ma generować płatność (Jeśli przy parametrze Wpływ na płatność wybrano opcję Tak, to utworzone zostanie nowe zdarzenie do rozliczenia, z poziomu menu Kasa/Bank/Preliminarz płatności. W przypadku wyboru opcji Nie – wartość towaru na magazynie zostanie powiększona o określoną kwotę.)

 

Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie użytkownik podaje ich kwotową wartość.

Więcej informacji na temat Korekty Granicznej znajduje się tutaj.

Konfiguracja firmy/ Handel – Kwoty dodatkowe/ celne



Formy płatności dla drukarek fiskalnych

Podczas wydruku dokumentów na drukarkach fiskalnych istnieje możliwość umieszczenia na paragonie fiskalnym informacji o sposobie zapłaty. Aby było to możliwe należy skojarzyć formy płatności wykorzystywane przez system Comarch ERP Optima z formami płatności, które są przypisane dla poszczególnych drukarek. Więcej informacji na temat integracji programu z drukarkami fiskalnymi  można znaleźć w artykule Urządzenia fiskalne.



Dokumenty

Aby ułatwić wystawianie faktur i nie zmuszać operatora do wyboru schematu numeracji dla każdego wystawianego dokumentu – w konfiguracji firmy można ustalić domyślne schematy numeracji (wybierając spośród typów dokumentów zdefiniowanych dla danej klasy) i domyślne serie dla:

  • Faktur Sprzedaży i Faktur Korygujących – spośród schematów i serii zdefiniowanych dla klasy Faktura Sprzedaży,
  • Paragonów oraz paragonów zwrotnych – spośród schematów i serii zdefiniowanych dla klasy Paragony,
  • Faktur do paragonów – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Faktura Sprzedaży,
  • Rezerwacji odbiorców – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Rezerwacje Odbiorców,
  • Zgłoszeń przewozu towaru SENT – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy SENT,
  • Faktur Proforma – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Faktura proforma,
  • Faktur Zakupu – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Faktura Zakupu,
  • Zamówień u dostawcy – spośród schematów zdefiniowanych dla klasy Zamówienia u Dostawcy.

Ustalone tutaj parametry będą proponowane w chwili rozpoczęcia wystawiania tych dokumentów. Operator w trakcie edycji faktury lub korekty może je zmienić.



Zapisy księgowe- Scenariusze

Scenariusze: Jak dodać nowy zapis księgowy?

Aby dodać nowy zapis księgowy:

  1. Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
  2. Wybieramy, czy dany zapis ma trafić do bufora czy ma zostać dodany jako zatwierdzony. Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony.
  3. Następnie naciskamy przycisk Dodaj   lub klawisz <INSERT>, co powoduje otwarcie formularza zapisu księgowego.
  4. Kolejny krok to wprowadzenie na formularz zapisu informacji takich jak: numer dokumentu, data księgowania, data operacji, data wystawienia, kontrahent, kategoria.
  5. Następnie wprowadzamy pozycje na formularzu przez naciśnięcie Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
  6. Przy włączonej obsłudze kont walutowych informacje dla konkretnej pozycji zapisu księgowego wypełniamy na formularzu, który pojawi się po naciśnięciu przycisku  i wybraniu opcji Dodanie pozycji zapisu przez formularz lub po użyciu kombinacji – klawiszy <SHIFT>+<INSERT>.
  7. Po wprowadzeniu pozycji na formularzu należy go zapisać, klikając przycisk Zapisz zmiany , klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Uwaga
Zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametru Zapisuj automatycznie zapis księgowy bilansujący się sprawia, że zapisanie pozycji dekretu, który powoduje bilansowanie dokumentu polecenia księgowania skutkuje dodaniem dokumentu PK na liście zapisów księgowych pomimo zamknięcia okna dokumentu PK bez zapisywania zmian. Dokument polecenia księgowania nie zostanie zapisany jeżeli podczas dodawania kolejnych dekretów nie nastąpi bilansowanie cząstkowe. Dokument PK zostanie dodany jeżeli niezbilansowanie wynika jedynie z kont pozabilansowych lub wszystkie konta wskazane na dokumencie mają status kont pozabilansowych. Parametr nie wpływa na wprowadzany dekret w sytuacji gdy jest on od razu rozrachowany z poziomu zakładki [Rozrachunki].

Scenariusze: Jak przenieść zapis z bufora do dziennika – zatwierdzić zapis?

Aby przenieść zapis z bufora do dziennika, należy:

  1. Otworzyć listę zapisów w buforze wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Wybrać zakładkę [Dziennik].
  3. Wybrać listę zapisów w buforze.
  4. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
  5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zatwierdzone do Księgi Głównej, przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
  6. Nacisnąć przycisk  lub klawisz <F7>, który odpowiada za zatwierdzenie zaznaczonych dokumentów do dziennika.

Scenariusze: Jak usunąć zapis z bufora?

Aby usunąć zapis z bufora, należy:

  1. Otworzyć listę zapisów księgowych wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Odszukać zapis na liście w buforze i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: „Czy chcesz skasować podświetlony rekord?”. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Uwaga
Program pozwala na kasowanie wyłącznie zapisów będących w buforze. Zapisy zatwierdzone nie podlegają kasowaniu – zapis taki można jedynie wystornować. W przypadku skasowania zapisu, będącego efektem księgowania z ewidencji pomocniczej, po jego skasowaniu z zapisów źródłowych zostaje usunięty wskaźnik zaksięgowania.

Scenariusze: Jak uporządkować zapisy chronologicznie?

Aby przenumerować zapisy w księdze, należy:

  1. Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Wybrać zapisy Wszystkie.
  3. Wybrać listę zapisów w buforze.
  4. Zaznaczyć zapisy Za rok i wybrać rok, w którym chcemy przenumerować dziennik.

Po wyświetleniu zapisów Dziennika w celu przenumerowania należy nacisnąć przycisk  lub klawisz <F8>.

Uwaga
W przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane do bufora chronologicznie, w momencie przeksięgowywania do dziennika są automatycznie numerowane wg dat.

Scenariusze: Jak wykonać storno zapisu zatwierdzonego?

Aby wykonać storno zapisu księgowego zatwierdzonego należy:

  1. Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość / Dzienniki.
  2. Wybrać Dziennik.
  3. Wybrać listę zapisów zatwierdzonych.
  4. Odszukać zapis księgowy zatwierdzony i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  5. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  6. Comarch ERP Optima wykonuje tzw. storno czerwone i kieruje się następującymi zasadami:
    • Storno jest całkowite. Oznacza to, że wszystkie pozycje zapisu księgowego powinny zostać automatycznie wystornowane.
    • Użytkownik ma możliwość wskazania, pod jaką datą ma zostać zaksięgowany zapis stornujący, a to oznacza, że jest generowany odrębny zapis zawierający tylko dekrety stornujące (dekrety ze znakiem minus).
    • Oprócz zapytania o datę księgowania istnieje możliwość zmiany nr dokumentu, jak również korekta pola Opis.
    • Zapis stornowany nie ulega zmianie.

Po wprowadzeniu pozycji na formularzu zapisu stornującego należy go zapisać, klikając przycisk Zapisz zmiany , kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj  lub klawisz <ESC>.

Scenariusze: Jak rozrachować dekrety z poziomu zakładki Rozrachunki?

Aby rozrachować dekrety z poziomu zakładki [Rozrachunki], należy:

  1. Otworzyć listę zapisów w dzienniku wybierając z menu: Księgowość/ Dzienniki.
  2. Otworzyć formatkę danego zapisu.
  3. Na formatce pozycji zapisu księgowego przejść na zakładkę [Rozrachunki].
  4. Ikona  (lub klawisz <INSERT>) na zakładce [Rozrachunki] wywołuje listę nierozrachowanych dekretów danego konta rozrachunkowego. Lista jest zawężona tylko do tych zapisów, które mogą zostać rozrachowane z danym dekretem.

Uwaga
Jeżeli w momencie próby dokonania rozrachunku dokument PK jest niezbilansowany to po kliknięciu w ikonę plusa pojawia się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Nie można zapisać dokumentu niezbilansowanego. Kwota niezbilansowana XXXX.

Przycisk Konto oraz pole z numerem konta są wyszarzane. W polu Konto rozrachowujące domyślnie podpowiada się to samo konto. Użytkownik ma możliwość jego zmiany.

Lista jest zawężona do dekretów nierozrachowanych tylko należności (zaznaczony tylko parametr Pozostaje Wn) lub tylko zobowiązań (zaznaczony tylko parametr Pozostaje Ma) w zależności od tego, po której stronie na dekrecie jest konto rozrachunkowe i czy kwota dekretu jest dodatnia czy ujemna:

Konto WnKonto MaKwotaPozostaje WnPozostaje Ma
Tak >0NieTak
Tak <0TakNie
 Tak>0TakNie
 Tak<0NieTak

  1. Aby wybrać dekret/dekrety do rozrachowania, należy zaznaczyć je na liście i kliknąć przycisk .
  2. Obok ikony pioruna służącego do rozrachowania widoczna jest strzałka , a po jej rozwinięciu dwie opcje do wyboru:
    • Rozrachuj dla jednego konta – powoduje rozrachowanie między zapisami tego samego konta analitycznego,
    • Rozrachuj dla wielu kont – powoduje, że w pierwszej kolejności następuje rozrachowanie zapisów między tymi samymi kontami analitycznym, a jeśli pozostaną jeszcze dekrety do rozrachowania po stronie Wn i Ma na różne konta to nastąpi dokonanie kompensaty między tymi różnymi analitykami.
  3. Jeżeli do rozrachowania z danym zapisem zaznaczymy kilka dekretów, zostaną one rozrachowane w takiej kolejności, w jakiej są wyświetlane na liście.

Przykład

Chcemy rozrachować dekret PK1 wprowadzony na 1000 zł. Z poziomu drugiej zakładki Rozrachunki ikoną plusa wywołujemy listę dekretów możliwych do rozrachowania z danym zapisem. Zaznaczamy 4 dekrety (PK2, PK3, PK4, PK5) występujące na liście w następującej kolejności:

PK2 – dekret na kwotę 100 zł
PK3 – dekret na kwotę 300 zł
PK4 – dekret na kwotę 800 zł
PK5 – dekret na kwotę 500 zł

Dekrety zostaną rozrachowane w następujący sposób:

PK1 z PK2 – na PK1 pozostaje do rozrachowania 900zł, PK2 zostanie całkowicie rozrachowane
PK1 z PK3 – na PK1 pozostaje do rozrachowania 600zł, PK3 zostanie całkowicie rozrachowane
PK1 z PK4 – PK1 zostanie całkowicie rozrachowane, PK4 zostanie częściowo rozrachowane, kwota pozostająca do rozrachowania to 200 zł
PK1 z PK5 – PK1 jest już całkowicie rozrachowane, więc PK5 już nie zostanie częściowo rozrachowane.

Kasowanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu źródłowego

Jednym ze sposób kasowania zapisów znajdujących się dziennikach księgowych jest usunięcie zapisu bezpośrednio z poziomu dziennika. Aby było to możliwe zapisy muszą znajdować się w buforze w bieżącym okresie obrachunkowym. Taki sposób został opisany w podrozdziale scenariuszu Jak usunąć zapis z bufora?

Drugi sposób nie wymaga konieczności wchodzenia do dzienników księgowych. Umożliwia on usunięcie zapisów księgowych z poziomu dokumentów źródłowych, które wcześniej zostały wprowadzone do ewidencji pomocniczych lub zaewidencjonowane w innych modułach. Taka metoda kasowania jest dostępna dla wszystkich zapisów księgowych, które powstały poprzez zaksięgowanie za pomocą schematów księgowych dokumentów źródłowych znajdujących się:

  • w module Faktury np. Faktury Sprzedaży,
  • w module Handel np. dokument PZ,
  • w module Środki Trwałe np. dokument Amortyzacji,
  • w module Płace i Kadry np. lista płac,
  • w module Kasa/Bank np. raport kasowy,
  • w rejestrach VAT oraz ewidencjach dodatkowych,
  • z poziomu listy deklaracji np. deklaracja PIT-36.

Aby usunąć zapisy księgowe należy podświetlić lub zaznaczyć dokumenty źródłowe, które zostały wcześniej zaksięgowane, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Usuń zapisy księgowe. Po zaakceptowaniu komunikatu: Czy chcesz usunąć zapis księgowy? następuje usunięcie zapisów księgowych ze wskazanych dokumentów.

Podczas usuwania rozrachowanych zapisów księgowych, automatycznie usuwany jest również rozrachunek, pod warunkiem, że dekret nie został uwzględniony na potwierdzeniu salda, ponagleniu zapłaty lub na nocie odsetkowej.

Uwaga
W sytuacji, kiedy podczas księgowania powstają dwa zapisy księgowe (np. podczas księgowania schematem posiadającym schemat stowarzyszony), użycie funkcji Usuń zapisy księgowe spowoduje skasowanie obydwu zapisów księgowych.

Uwaga
Podobnie jak w przypadku kasowania zapisów z poziomu dzienników księgowych, operacja ta będzie możliwa pod warunkiem, że dokument nie został zaksięgowany „na czysto” tzn. znajduje się w buforze księgowym.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu Operatora na zakładce [Parametry] na podzakładce [Wspólne] nie zaznaczono parametru Prawo do seryjnego usuwania rekordów to podczas próby usunięcia zapisów księgowych z zaznaczonych dokumentów pojawia się komunikat: Nie można usunąć elementów. Operator nie ma prawa do seryjnego usuwania rekordów. Odznacz rekordy by usunąć podświetloną pozycję. W takim przypadku istnieje możliwość usunięcia zapisu księgowego jedynie z dokumentu podświetlonego.



Ceny towarów i usług

Dla każdego towaru lub usługi można w systemie Comarch ERP Optima zapamiętać dowolną liczbę cen sprzedaży (co najmniej jedna). W konfiguracji firmy określamy Nazwy tych cen, walutę, w której cena będzie wyrażona oraz jej typ (czy jest to cena netto czy brutto). Dodatkowo wyświetlane są również parametry związane z ceną zakupu towaru – tutaj ustalić można jedynie domyślną walutę. Ceną zakupu będzie automatycznie aktualizowana podczas wprowadzania towaru na magazyn.

Nazwa – maksymalnie 20 znakowa nazwa ceny.

Offset – powoduje ostateczne ustalenie sposobu prezentacji ceny sprzedaży. Pole to przyjmuje wartości dodatnie lub ujemne. Po wpisaniu wartości ujemnej od wyliczonej ceny sprzedaży będzie odejmowana wartość offsetu, wartość dodatnia natomiast powiększy cenę. Poprzez odpowiednie ustawienie zaokrągleń i wartości offsetu możemy, niezależnie od cen zakupu, uzyskać zawsze takie same końcówki np. 99gr (zaokrąglenie do 1zł i offset równy –0,01).

Przykład
Cena zakupu towaru wynosi 5zł. Zadajemy marżę 100% i zaokrąglenie do 0,01zł, offset pozostaje z wartością 0,00. Cena sprzedaży w tym przypadku wynosi 10 zł.Po zmianie wartości offsetu na -0,01 otrzymujemy cene sprzedaży 9,99zł, natomiast po zmianie offsetu na 0,01 otrzymujemy cene sprzedaży 10,01zł.

Waluta – waluta, która będzie proponowana dla ceny sprzedaży w chwili zakładania karty towaru lub usługi.

Typ – oznacza, czy cena będzie ustalona netto (bez podatku VAT), czy brutto (wraz z podatkiem VAT). Po zapisaniu formularza nie ma możliwości zmiany typu ceny.

Więcej informacji na temat ustalania domyślnego algorytmu liczenia podatku na fakturze znajduje się tutaj.

Do zarządzania cenami służą trzy ikony:

 dodawanie nowej ceny,

 usuwanie ceny,

 modyfikacja definicji ceny (po naciśnięciu przycisku podnoszony jest formularz ceny).

Zarządzanie cenami

Pola na formularzu odpowiadają polom wyświetlanym na liście (Nazwa, Aktualizacja, Marża, Zaokrąglenie, Offset, Waluta, Typ).

Parametr Nieaktywna służy do ukrywania cen na karcie towaru. Zaznaczenie parametru spowoduje, iż dana cena nie będzie widoczna na wszystkich kartach w Cenniku. Parametru Nieaktywna nie można zaznaczyć dla ostatniej ceny sprzedaży jaka pozostała w konfiguracji.

Jeśli w Cenniku istnieją już towary, wówczas dodanie nowej ceny w Konfiguracji spowoduje aktualizację Cennika i na każdej karcie towaru cena ta zostanie dopisana. Nowa cena dodawana na kartach towarowych będzie wyliczana zgodnie z wysokością marży (w stosunku do ceny zakupu) oraz zadeklarowanymi ustawieniami (Zaokrąglenie, Offset, Waluta, Typ).

Więcej informacji na temat aktualizacji cen sprzedaży znajduje się w artykule pod tym linkiem.

Uwaga
Jeśli dla nowej ceny zostanie ustalona domyślna marża równa 0% i aktualizacja na TAK (ustawienia domyślne), wówczas na kartach towarów nowo dodana cena będzie miała wartość zero.

Wprowadzenie nowej ceny zatwierdzamy przyciskiem dyskietki.

Usuwanie ceny

Usunąć cenę możemy tylko wówczas, jeśli nie jest ona przypisana na karcie kontrahenta jako domyślna oraz jeśli nie ma żadnych towarów w cenniku. Jeśli jakikolwiek towar został już dodany do cennika, usunięcie ceny nie będzie możliwe.

Program nie dopuści do usunięcia ceny zakupu. Nie ma również możliwości usunięcia wszystkich cen sprzedaży. Musi zostać co najmniej jedna cena sprzedaży.

Uwaga
Jeśli zmienimy walutę – na wcześniej wprowadzonych kartach magazynowych waluta pozostanie niezmieniona (taka, jaką zaakceptowaliśmy wprowadzając kartę). Na nowo zakładanych kartach cena, na której dokonaliśmy zmiany, będzie proponowana z nową walutą.

 



Autonumeracja i kody EAN

Kod towaru może być uzupełniany automatycznie przez program. W tym celu należy zaznaczyć parametr Autonumeracja kodów towarów. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik ma do wyboru następujące możliwości:

  • automatyczne ustawienie kodu EAN jako kod towaru,
  • automatyczną numerację kart towarowych w formacie:
    • numerem z zerami/ bez zer,
    • numer poprzedzony serią,
    • numer poprzedzony nazwą domyślnej grupy towarowej.

Podczas dodawania nowej karty towaru w polu Kod widoczny jest napis <AUTO>, który po zapisie karty zostanie zastąpiony schematem numeracji wybranym w konfiguracji. Jeżeli Użytkownik zmodyfikuje to pole ręcznie, wówczas autonumeracja nie będzie brana pod uwagę.

Funkcjonalność jest dostępna w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN.

Parametr jest domyślnie zaznaczony.

W tej samej gałęzi konfiguracji znajdują się również ustawienia dotyczące generowania kodów EAN dla kart towarowych.

Konfiguracja autonumeracji kart towarów

Schemat numeracji – w tym miejscu należy wybrać schemat autonumeracji kodu towaru. Schemat numeracji może składać się z dwóch członów:

  • człon pierwszy: <brak>, EAN, grupa domyślna, seria.
  • człon drugi: numer bez zer, numer z zerami.

Pierwszy człon jest zawsze aktywny. Drugi człon jest aktywny się dla opcji <brak>, grupa, seria. Jest nieaktywny dla EAN.

Separator pól – wpisany przez użytkownika dowolny znak, który na karcie towaru będzie oddzielał wybrane człony kodu towaru.

Ilość cyfr w autonumerze – ilość znaków, jaka będzie wyświetlana po wybraniu numeru z zerami.

Serie dla autonumeracji towarów – w tabeli można dodać serie, które następnie można wykorzystać w autonumeracji towarów. Nazwa serii może zawierać maksymalnie 19 znaków. Jej opis jest opcjonalny. W kolumnie Domyślna można wskazać serię, która będzie domyślnie ustawiać się przy nowo dodawanej karcie. Domyślnie dla każdej nowo dodanej serii ustawiane jest Nie. Jeśli nie zostanie ustawiona seria domyślna, na karcie towaru pole z serią będzie puste. Tylko jedna seria może być domyślna. Ustawienie na kolejnej serii wartości w kolumnie na Tak, spowoduje automatyczne ustawienie Nie w poprzednio domyślnej. Tabela z seriami jest aktywna tylko wtedy, jeżeli w schemacie autonumeracji wybrano serię.

Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14).

Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.

Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty– jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas w momencie dodawania nowego towaru na podniesionej karcie od razu podpowie się kod EAN. Jeżeli jako kod towaru zostanie ustawiony EAN, parametr zaznaczy się automatycznie (można go odznaczyć).

 



Serie dokumentów

Okno Serie dokumentów jest dostępne z poziomu listy definicji dokumentów (Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów), dla każdego modułu osobno. Lista ta zawiera informacje o seriach dla dokumentów wykorzystywanych w poszczególnych modułach programu Comarch ERP Optima. Jeśli w schemacie numeracji uwzględniony jest REJESTR (seria) – podczas otwierania nowego dokumentu można wybrać serię spośród pozycji zdefiniowanych na tej właśnie liście.

Podczas definiowana nowej serii należy podać jej nazwę (obowiązkowo) oraz dłuższy opis (opcjonalnie).

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, które zostały opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Istnieje również możliwość wykorzystania serii przypisanej dla poszczególnych operatorów. Jeśli seria ma być uzależniona od operatora wystawiającego dokument, wtedy definiując schemat numeracji należy zaznaczyć parametr Pobieraj serię domyślną dla operatora (parametr jest dostępny również na już istniejących schematach). Seria domyślna dla poszczególnych operatorów jest definiowana na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne].

Uwaga
Nie można usunąć z listy serii, która została wykorzystana w jakimś dokumencie.



Definicja dokumentu klasy

Definiując nowy typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy należy dla niego określić:

Symbol – maksymalnie 5 znaków określających dokument. Symbol dokumentu jest wykorzystywany w numeracji dokumentów. Symbole muszą jednoznacznie określać dokument – a to oznacza, że nie mogą się powtarzać nawet w obrębie różnych klas. Symbol powinien się składać wyłącznie z liter lub cyfr. W szczególności nie może zawierać znaków „/” oraz „@”

Nazwę – jest dłuższym (20 znaków) opisem dokumentu

Schemat numeracji – każdy typ dokumentu może mieć określony swój własny schemat numeracji. Poszczególne sekcje – człony numeru mogą tworzyć: sekcja pusta, symbol dokumentu, rejestr (zwany inaczej serią), numer z zerami, numer bez zer, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, magazyn (dostępny tylko dla dokumentów magazynowych i handlowych).

Schemat numeracji

Dla każdego członu numeru możemy wybrać jedną z pozycji powyższej listy. Definiując zawartość kolejnych członów numeru na ekranie pojawia się przykładowy numer dokumentu.

Poniżej znajduje się informacja o kierunku przepływu pieniędzy, związanym z daną klasą dokumentów. Kierunek przepływu jest tylko informacją, która nie podlega edycji.

Dodatkowe informacje widoczne w oknie to kod operatora, który wprowadził definicję i data jej wprowadzenia oraz kod operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji i data jej wykonania.

Kierunek przepływu pieniędzy – określa, czy dany typ dokumentu wygeneruje przychód czy rozchód pieniędzy. Dla niektórych typów dokumentów przepływ nie będzie generowany (Brak) – np. Faktura Pro Forma, Ponaglenie zapłaty, Bilans otwarcia. Kierunek przepływu jest informacją, która nie podlega edycji.

Pobieraj serię domyślną dla operatora – włączenie tego parametru powoduje, że w przypadku zastosowania w schemacie numeracji członu REJESTR, do numeru dokumentu jako seria zostanie pobrana seria ustalona na karcie operatora (Konfiguracja programu /Użytkowe /Operatorzy). W przeciwnym przypadku (parametr nie zaznaczony), program proponuje serie ustalone w konfiguracji dla danego typu dokumentu. Parametr ten nie występuje w przypadku niektórych definicji dokumentów kasowych/bankowych: Wpłata, Wypłata, Różnica Kursowa, Raport. Dodatkowo parametr jest blokowany w każdym przypadku, jeśli dany schemat numeracji został chociaż jeden raz wykorzystany w programie (został wygenerowany w oparciu o niego jakiś dokument).

Numeracja dokumentów

Każdy typ dokumentu w systemie Comarch ERP Optima może mieć zdefiniowany swój własny sposób numeracji. Maksymalnie numer może składać się z pięciu sekcji. Zawartość sekcji mogą stanowić:

Sekcja pusta (—) – może wystąpić tylko jako pierwsza lub ostatnia.

Symbol dokumentu – opisane powyżej maksymalnie 5-znakowe oznaczenie dokumentu. Symbol musi obowiązkowo występować w schemacie numeracji dokumentu. Symbole dokumentów nie mogą się powtarzać w obrębie całego systemu (nie wystarczy w obrębie klasy) – dzięki temu nigdy nie pojawią się dwa dokumenty różnych typów o takim samym numerze. Powinny zawierać wyłącznie litery lub cyfry (w szczególności nie mogą zawierać znaków „/” oraz „@”).

Rejestr (dla faktur nazywany często SERIA) – tu, w zależności od klasy dokumentów, można wykorzystać skojarzoną z nim np. nazwę rejestru bankowego lub kasowego, albo serię wystawianego dokumentu rozchodu czy przychodu. Maksymalna długość sekcji to 5 znaków (liter lub cyfr). Sekcja jest powiązana z parametrem Pobieraj serię domyślną dla operatora.

Uwaga
Dla raportów i zapisów kasowych/bankowych REJESTR powinien być obowiązkowym członem numeru. Tylko wtedy uzyskamy możliwość odrębnej numeracji raportów i zapisów w obrębie poszczególnych rejestrów. 

Numer z zerami – to zmienna część pełnego numeru dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu program sekcję z numerem będzie zwiększał o jeden. Maksymalny numer (a więc maksymalna ilość dokumentów wystawiona w danym ciągu numerów) może składać się z sześciu cyfr (999 999). Człon oznaczony jako numer z zerami zawsze wyświetla numer z zerami wiodącymi, np. numer 1234 będzie wyglądał w tym przypadku 001 234.

Numer bez zer – posiada cechy identyczne jak sekcja opisana powyżej. Jedyna różnica leży w sposobie wyświetlania i drukowania numeru: w tym przypadku numer nie będzie zawierał zer wiodących (np. 1 234 , 3 210).

Miesiąc – dwa znaki (cyfry) określające miesiąc. Jeśli w numerze dokumentu umieścimy miesiąc – wraz ze zmianą miesiąca numeracja rozpoczyna się od 1.

Rok kalendarzowy – czterocyfrowy rok kalendarzowy pobierany z daty systemowej komputera.

Rok obrachunkowy – czterocyfrowe oznaczenie roku obrachunkowego. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego. Jego długość oraz datę rozpoczęcia można określić w konfiguracji programu.

Magazyn – symbol magazynu, w którym wystawiane są dokumenty. Sekcja jest dostępna tylko dla dokumentów handlowych i magazynowych (np. FS, PZ, WZ ).

Wydział – symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus). Sekcja jest dostępna tylko dla dokumentów typu lista płac.

Katalog – symbol katalogu, w którym zapisywane są dokumenty w Bibliotece. Ten segment może być wykorzystywany tylko w module Obieg dokumentów.

Zasady definiowania schematu numeracji dokumentu:

  • Zawartość sekcji nie może się powtarzać.
  • W numerze muszą występować: symbol dokumentu oraz numer dokumentu. Aby zapobiec duplikacji numerów dokumentów powinien występować również rok kalendarzowy lub obrachunkowy.
  • Jeżeli planowane jest użycie w obrębie roku/miesiąca więcej niż jednej listy płac o danym rodzaju, aby zapobiec duplikacji numerów dokumentów, konieczne jest wybranie w schemacie numeracji odwołanie do serii lub miesiąca.
  • Rejestr nie jest wymagany przez program, ale powinien występować w numeracji dokumentów w module Kasa/Bank.
  • Rok kalendarzowy i rok obrachunkowy nie mogą występować w numerze dokumentu równocześnie.
  • W przypadku tworzenia schematu numeracji mającego mniej niż 5 członów, sekcja pusta może wystąpić tylko na początku lub na końcu. Przy tworzeniu dwuczłonowego schematu numeracji, pierwsza sekcja powinna pozostać pusta.
  • Kolejność sekcji może być dowolna.
  • Schemat numeracji można zmieniać dopóki w bazie danych nie zostały wprowadzone żadne dokumenty typu, którego ten schemat dotyczy.
  • Maksymalna długość numeru, wraz ze znakami oddzielającymi poszczególne sekcje „/” może wynosić 26 znaków.

Możliwe jest ponowne wykorzystanie symbolu nieaktywnego schematu numeracji dokumentów.

  • Jeżeli dodajemy aktywny schemat numeracji z istniejącym już symbolem (w aktywnym schemacie), w obrębie tej samej klasy jak schemat dodawany, wyświetla się pytanie: „Istnieje już aktywny schemat o symbolu [symbol]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [symbol] jako nieaktywny?” Potwierdzenie komunikatu spowoduje dezaktywację poprzedniego schematu i dodanie nowego.
  • Jeżeli duplikowany schemat należy do innej klasy, wyświetla się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [symbol]. Jest on jednak przypisany do innego typu dokumentu. Aby zapisać schemat zmień jego symbol.


Definicje dokumentów

Dokumenty w systemie Comarch ERP Optima zostały podzielone ze względu na moduł, którego dotyczą. W każdym module została stworzona lista dokumentów o różnej klasie. W obrębie danej klasy występują dokumenty o podobnych właściwościach. Taki podział dokumentów pozwala na ustalenie dowolnej numeracji dla poszczególnych dokumentów dostępnych w systemie.

Przykładowo, wspólne cechy wszystkich dokumentów klasy Faktura Sprzedaży to naliczanie podatku VAT, generowanie płatności, zmiany stanów magazynowych (dla modułu Handel). Dokumenty klasy wypłata wpływają na stan finansów firmy (np. konta bankowego czy kasy) pomniejszając ich saldo.

Uwaga
Podział na moduły i klasy jest narzucony przez system i Użytkownik nie ma na niego wpływu. Po zainstalowaniu programu, w obrębie każdej z klas zdefiniowane są podstawowe dokumenty. Jeśli zachodzi taka potrzeba – listę dokumentów w danej klasie można uzupełnić we własnym zakresie.

Użytkownik ma możliwość oznaczenia wybranej definicji dokumentów jako Nieaktywnej. Na formularzu definicji dokumentu znajduje się parametr Nieaktywna. Po jego zaznaczeniu definicja nie jest dostępna na rozwijalnej liście schematów numeracji na danym dokumencie. Na liście definicji w Konfiguracji nieaktywna definicja wyświetlana jest w kolorze szarym.

Standardowo, program Comarch ERP Optima wyposażony jest w następujące klasy podzielone na grupy (według modułów):

  • CRM:

Kontakt – moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do zarządzania kontaktami z klientami. Podstawowym typem dokumentu w tym module jest kontakt, który zawiera informacje dotyczące spotkania, rozmowy telefonicznej lub innego rodzaju zdarzenia ważnego z punktu widzenia relacji z klientem. Standardowo zdefiniowany w programie jest dokument o akronimie CRM.

Oferta handlowa – moduł CRM (Customer Relationship Management) służy również do tworzenia ofert handlowych dla klientów, kolejnym typem dokumentu jest Oferta, będąca propozycją sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej znajdują się informacje o firmie, produkcie oferowanym do sprzedaży i warunkach handlowych. Standardowo zdefiniowany w programie jest dokument o akronimie OFER.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu CRM – Kontakt, Oferta Handlowa

  • HANDEL:

Dokument Tax Free – w systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów.

Faktura proforma – oferty sprzedaży dla odbiorców. Predefiniowanym dokumentem jest FPF.

Faktura rolnika ryczałtowego – faktury RR, potwierdzające zakup towarów od rolników. Faktury RR nie wprowadzają towaru do magazynu, ani nie generują płatności. Proponowany schemat numeracji dla faktur RR to FRR.

Faktura Sprzedaży – zewnętrzne dokumenty sprzedaży, naliczające podatek VAT, generujące płatności. Predefiniowane dokumenty to FS (Faktura Sprzedaży) i FSKOR (Faktura Sprzedaży Korygująca).

Faktura Wewnętrzna Zakupu – dokumenty wykorzystywane przy odliczaniu podatku VAT naliczonemu na podstawie faktury wewnętrznej sprzedaży. Predefiniowane dokumenty to FZWFZ (faktura wewnętrzna z FZ, dotyczącą nabycia wewnątrzwspólnotowego) oraz FZWK (korekta faktury wewnętrznej zakupu).

Faktura Wewnętrzna Sprzedaży – dokumenty wykorzystywane w celu naliczenia podatku VAT przy nabyciach wewnątrzwspólnotowych lub też przy przekazaniu towarów np. na cele reprezentacji i reklamy. Predefiniowane są dokumenty FAW (faktura wewnętrzna przekazująca towar na cele reprezentacji i reklamy), FAWK (korekta faktury wewnętrznej sprzedaży) oraz FAWFZ (faktura wewnętrzna dotycząca nabycia wewnątrzwspólnotowego, utworzona na podstawie faktury zakupu).

Faktura zakupu – zewnętrzne dokumenty zakupu naliczające podatek VAT oraz generujące płatności. Predefiniowane dokumenty w obrębie klasy to FZ (faktura zakupu) oraz FZKOR (korekta faktury zakupu). Dostępne są także FZKG (FZ Korekta Graniczna) oraz FZNK (FZ Nota Korygująca). W przypadku korzystania z modułu Faktur (bez modułu Handel) dostępne dokumenty to FZ i FZKOR.

Paragon – dokumenty sprzedaży detalicznej, naliczające podatek VAT oraz generujące płatności. Predefiniowany dokument tej klasy to PA (paragon) i PAKOR (paragon korygujący).

Rezerwacja odbiorcy – dokument pozwalający na zarezerwowanie dla danego klienta odpowiedniej ilości towaru. Towar dla kontrahenta jest zarezerwowany w okresie, który określa data wystawienia i termin rezerwacji.

SENT – zgłoszenie przewozu towaru wysyłane na platformę PUESC do systemu SENT. Człony: symbol dokumentu, numer (z zerami bądź bez zer), rok oraz seria są obowiązkowe (muszą wystąpić w schemacie numeracji zgłoszenia przewozu towaru).

Uwaga
Serie wykorzystywane w schemacie numeracji zgłoszeń SENT należy ustalić w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel/ Serie dokumentów – Zgłoszenie przewozu SENT. Seria jest wymagana, aby zgłoszenie SENT zostało utworzone.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Handel.

Zamówienie u dostawcy – dokumenty potwierdzające fakt zamówienia towaru u dostawcy.

 

  • KASA i BANK:

Delegacje – predefiniowanym dokumentem jest DLG.

Kompensaty – standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu kompensaty to KPENS.

Nota odsetkowa – standardowo zdefiniowana nota odsetkowa to NO.

Ponaglenie zapłaty – ponaglenia zapłaty drukowane dla klientów, którzy przekroczyli termin płatności.

Potwierdzenie salda – potwierdzenia sald drukowane na dany dzień. Standardowo zdefiniowane potwierdzenie to PS.

Raport – raporty bankowe lub kasowe. Predefiniowane dokumenty to RKB (Raport Kasowy/Bankowy).

Różnice kursowe – dokumenty, na których wyliczona jest wysokość różnicy pomiędzy kursem waluty na dokumencie rozliczanym i rozliczającym, wyrażona w złotówkach. Dokumentem predefiniowanym jest RKUR.

Różnice kursowe MW – dokumenty, na których wyliczona jest wysokość różnicy kursowej powstałej w magazynie walut. Jest to różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW-KP). Dokumentem predefiniowanym jest RKURM.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z Modułu dostępowego (Kasa/Bank).

Wpłata – dokument zwiększający stan finansów w firmie (np. na rachunku bankowym lub w kasie). Predefiniowane dokumenty to WP (wpłata) i RVS (wpłata częściowa do faktury w rejestrze VAT sprzedaży).

Wypłata – dokument zmniejszający stan finansów w firmie (np. na rachunku bankowym, w kasie). Predefiniowane dokumenty to KW (wypłata), RVZ (wpłata częściowa do faktury w rejestrze VAT zakupu), DEK (wypłaty wynikające z wyliczonych w programie deklaracji).

  • KSIĘGOWOŚĆ:

Bilans otwarcia – dokumenty bilansu otwarcia, wprowadzające stany początkowe na konta księgowe.

Ewidencja kosztów – dokumenty ewidencji kosztów. Dokumenty generujące koszty, nie kwalifikujące się do wprowadzenia do rejestrów VAT zakupów (np. polisy ubezpieczeniowe, dokumenty SAD).

Ewidencja przychodów – dokumenty ewidencji przychodów. Dokumenty generujące przychody, nie kwalifikujące się do wprowadzenia do rejestru VAT sprzedaży.

Identyfikator księgowy – unikalny numer nadawany przez program automatycznie: na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT (w przypadku wszystkich rodzajów księgowości), podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych oraz podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych (w przypadku Księgowości kontowej).

Nota odsetkowa – standardowo zdefiniowana nota odsetkowa (wprowadzana z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to NODS.

PK kompensaty – standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu kompensaty (generowanego z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to KOMPK.

Ponaglenie zapłaty – ponaglenia zapłaty dla klientów, którzy przekroczyli termin płatności. Standardowo zdefiniowane ponaglenie zapłaty (wprowadzane z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to PZAP.

Potwierdzenie salda – potwierdzenia sald na dany dzień. Standardowo zdefiniowane potwierdzenia salda (wprowadzane z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to PSLD.

Różnica kursowa – standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu różnicy kursowej (generowanego z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to RKKH.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Księgowość.

  • MAGAZYN:

Arkusz inwentaryzacyjny – arkusze inwentaryzacyjne pomocne w przygotowywaniu spisów z natury. Predefiniowanym dokumentem jest AI (arkusz inwentaryzacyjny).

Bilans otwarcia magazynu – dokumenty bilansu otwarcia wprowadzające towar do magazynu (przy rozpoczęciu pracy) oraz dokumenty, które powstały wskutek zamknięcia okresu w module Handel.

Dokument dostawy – dokumenty dostawy tworzone ręcznie bądź do wybranej Faktury sprzedaży.

Kompletacja – przyjęcie produktów – dokumenty będące wynikiem działania kompletacji (produkcji). Dokumenty te są generowane automatycznie podczas procesu kompletacji. Wprowadzają na magazyn towar będący wynikiem procesu kompletacji. Standardowo zdefiniowane są dokumenty PWP (przyjęcie wewnętrzne produktów) i PWPK (przyjęcie wewnętrzne produktów – korekta).

Kompletacja – rozchód składników – dokumenty będące wynikiem działania kompletacji (produkcji). Dokumenty te rozchodowują z magazynu składniki użyte w procesie kompletacji. Predefiniowane typy dokumentów to RWS (rozchód wewnętrzny składników) i RWSK (rozchód wewnętrzny składników – korekta).

Przesunięcie międzymagazynowe – dokumenty przesunięcia towaru pomiędzy magazynami w programie. W programie zdefiniowano dla tej klasy dokument MM.

Przyjęcie kaucji – dokumenty związane z obrotem opakowaniami kaucjonowanymi. Wprowadzają opakowania do magazynu, mogą (w zależności od ustawienia parametru) generować płatność w Kasie/Banku. Standardowo zdefiniowane są dokumenty PKA (przyjęcie kaucji) i PKK (PKA korekta).

Przyjęcie wewnętrzne – dokumenty wewnętrzne wpływające na stan danego magazynu. Standardowo w programie zdefiniowane są następujące dokumenty: PW – przyjęcie wewnętrzne, PWKOR – korekty wystawione do przyjęć wewnętrznych i PWAI (PW z arkusza inwentaryzacyjnego).

Przyjęcie zewnętrzne – dokumenty zewnętrzne powodujące zmianę stanu magazynu. Predefiniowane dokumenty to PZ – przyjęcie zewnętrzne, PZKOR- korekta wystawiona do przyjęcia zewnętrznego.

Rozchód wewnętrzny – dokumenty wewnętrzne powodujące pomniejszenie stanu magazynowego. Standardowe dokumenty to RW- rozchód wewnętrzny, RWKOR- korekty rozchodów wewnętrznych oraz RWAI – RW z arkusza inwentaryzacyjnego.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Magazyn.

Wydanie kaucji – dokumenty związane z obrotem opakowaniami kaucjonowanymi. Zdejmują opakowania z magazynu, mogą (w zależności od ustawienia parametru) generować płatność w Kasie/Banku. Są to WKA (wydanie kaucji) oraz WKK (WKA korekta).

Wydanie zewnętrzne – dokumenty potwierdzające wydanie towaru z magazynu. Powodują zmianę ilościową i wartościową magazynu. W programie zostały zdefiniowane następujące dokumenty tej klasy: WZ – wydanie zewnętrzne, WZKK – wydanie zewnętrzne korygujące koszt, WZKOR – korekta wydania zewnętrznego.

  • OBIEG DOKUMENTÓW:

Biblioteka dokumentów – dokumenty firmowe, rejestrowane w systemie w postaci różnego rodzaju plików. Użytkownik może dowolnie opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem systemu Comarch ERP Optima lub dowolnym podmiotem. Predefiniowany schemat dla dokumentów firmowych to OBD/numer/rok.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Obieg dokumentów.

  • PŁACE:

e-Teczka –schemat numeracji dla dokumentów pracownika dodawanych do e-Teczki. Standardowo dostępny jest schemat EDOK.

Dotyczy wersji: 2021.4.1
Od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1 standardowy schemat numeracji EDOK domyślnie ma następujące ustawienie: symbol dokumentu, akronim pracownika, część e-Teczki, numer bez zer. Można również zdefiniować własne schematy, w których jako człon musi zostać użyty: symbol dokumentu, akronim pracownika, część e-Teczki, numer z zerami lub bez zer.

Lista płac – listy płac, do których przypinane będą kolejne wypłaty na rzecz pracowników. Standardowo zdefiniowano 9 schematów według wzoru SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER. Są to listy płac typu: Etat, Inna wypłata, Pożyczka, Umowa zlecenie, Właściciel, Zaliczki, Zaliczki brutto, Przych. PPK po zwol.

Lista płac, która różni się nieco wzorem to lista płac Bilans Otwarcia – jej wzór jest poszerzony o serię – SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER/SERIA.

W schemacie numeracji listy płac można jeszcze wykorzystać dwa dodatkowe człony:

  • wydział – symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus),
  • seria – umożliwia bardziej szczegółowe opisanie list płac.

Lista płac korygująca – z domyślnie zdefiniowanym schematem listy płac korygującej EKOR (etat korygująca). Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL>+<INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol, Nazwa) i zapisać.

Serie dokumentów – seria dokumentu wykorzystana jest w schemacie numeracji list płac. Serie można zdefiniować odrębnie dla umów cywilnoprawnych ,umów B2B oraz e-Teczki, w tym celu w oknie należy wybrać odpowiednio filtr Umowa cywilnoprawna, Umowa B2B lub e-Teczka. Domyślnie pokazuje się ustawienie e-Teczka. Dla List płac zdefiniowano 11 serii domyślnych o nazwach odpowiadającym symbolom list płac: E, I, P, U, W, Z. Serie CHOR, PIT, RP7, URL, ZUS domyślnie wykorzystywane są przez program do generowania list płac typu Bilans Otwarcia (BOWYP) w przypadku wykonania migracji danych (przez program Comarch MIGRATOR) z programów Comarch ERP Klasyka PIK, Comarch ERP Klasyka PLP lub Comarch ERP Klasyka PL do programu Comarch ERP Optima, ale mogą również posłużyć do definiowania list płac użytkownika.

Umowa – zawiera schemat numeracji dla listy płac, na której będą rozliczane umowy cywilnoprawne – symbol UMW (standardowo). Można również zdefiniować własne symbole list płac dla umów.

Umowa B2B- zawiera schemat numeracji  dla umow B2B-symbol B2B.

Uwaga
Klasy dokumentów zależą od posiadanych modułów systemu Comarch ERP Optima.

  • SERWIS:

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Serwis.

Zlecenia serwisowe – dokumenty związane z rejestracją zleceń serwisowych.

  • ŚRODKI TRWAŁE:

Arkusz inwentaryzacyjny ŚT – arkusze inwentaryzacyjne pomocne w przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych. Predefiniowanym dokumentem jest AIST (arkusz inwent. ST).

Arkusz inwentaryzacyjny WYP – arkusze inwentaryzacyjne pomocne w w przeprowadzeniu inwentaryzacji wyposażenia. Predefiniowanym dokumentem jest AIWP (arkusz inwent. WYP).

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Środki trwałe.

  • WSPÓLNE:

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do Zlecenia nadania przesyłki,

Zlecenia nadania paczek – schemat numeracji dla dokumentów związanych z rejestracją w programie zleceń nadawania przesyłek kurierskich.

Lista definicji dokumentów

Wszystkie dostępne klasy dokumentów wypisane są w lewej części okna w grupie Definicje dokumentów. Przesuwając się kursorem na poszczególne pozycje w prawej części okna widoczne są dokumenty zdefiniowane w obrębie tej klasy.

Lista definicji dokumentu

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami:

 – dodanie pozycji <INSERT> – pozwala na dodanie nowego typu dokumentu w obrębie wskazanej klasy,

 – edycja pozycji <ENTER> – wyświetla szczegóły na temat wskazanej pozycji. Zapis zmian dotyczących definicji dokumentu jest możliwy tylko wówczas, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu,

 – usunięcie pozycji <DELETE> – jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu.