• Płatności wygenerowane do dekretów zostały rozliczone (wyjątek: jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, wtedy rozliczanie jest rozpinane, a dekret jest usuwany).
• Płatności wygenerowane do dekretów zostały ujęte na dokumentach Noty odsetkowej, Ponaglenia zapłaty lub Potwierdzenia salda z poziomu modułu Kasa/Bank.
• Dekret jest powiązany z innym dekretem (księgowanie schematem stowarzyszonym).
• Operator posiada zakaz kasowania zapisów w danym dzienniku księgowań oraz zakaz kasowania zapisów księgowych.
• Dekret jest wybrany na Potwierdzeniu salda, Ponagleniu zapłaty lub Nocie odsetkowej z poziomu Księgowość/ Rozrachunki.

Uruchomienie operacji seryjnego usuwania dokumentów powoduje wyświetlenie komunikatu: Czy chcesz skasować zaznaczone pozycje? Operacji nie można odwrócić!, który można zaakceptować lub wycofać się z operacji.

Jeżeli w trakcie kasowania wystąpi błąd (np. przy próbie skasowania rozliczonego dokumentu), funkcja przechodzi do kasowania kolejnego zaznaczonego rekordu.

 Księgowanie lub klawisz <F7> – przycisk aktywny tylko w przypadku zapisu w buforze w obrębie danego miesiąca, pozwala on na zatwierdzanie dokumentów.

 Renumeracja lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na przenumerowanie zapisów z bufora w obrębie danego roku obrachunkowego narastająco lub w ramach poszczególnych miesięcy.

  Kwota – pozwala określić zakres kwot wyświetlanych zapisów. Podany przedział kwotowy uwzględnia również wartości zapisów cząstkowych.

 Data wystawienia – pozwala określić zakres dat wyświetlanych zapisów.

Na liście zapisów księgowych w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień dziennik księgowy.

Funkcja umożliwia przenoszenie znajdujących się w buforze zaznaczonych zapisów księgowych do wskazanego przez użytkownika dziennika. Na liście dzienników możliwych do wyboru widoczne są te, do których operator nie posiada zakazu. Jeżeli w filtrze pod listą zapisów księgowych wskazano konkretny dziennik to nie podpowiada się on wśród dzienników możliwych do wyboru. Numer dziennika cząstkowego dla przenoszonych zapisów księgowych nadawany jest zgodnie z numeracją nowo dodawanego zapisu do danego dziennika.

Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Nadawać ID księgowy dla ręcznych PK, który powoduje, że przeniesionym zapisom zostanie nadany nowy numer (identyfikator księgowy) według domyślnego schematu Kolejna pozycja/ Rok/ Nazwa dziennika lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji według schematu numeracji zdefiniowanego przez użytkownika. Nowy identyfikator nadawany jest tylko dla ręcznych poleceń księgowania lub zapisów księgowych będących wynikiem księgowań okresowych.

• Datę dokonania operacji gospodarczej,
• Określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• Zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
• Kwotę i datę zapisu,
• Oznaczenie kont, których dotyczy.

Zapisy w dzienniku i na kontach Księgi Głównej powinny być powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Użytkownik programu Comarch ERP Optima ma możliwość sprawdzenia numeru dziennika i numeru zapisu w dzienniku cząstkowym.

Numer dziennika – jest to kolejny numer na poziomie Księgi Głównej.

Nr dziennika cząstkowego – jest to numer kolejnego zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Numeracja może być nadawana narastająco w ciągu w roku obrachunkowego (format Dziennik/lp) lub sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego (format Dziennik/rok kalendarzowy/miesiąc/lp).

Program Comarch ERP Optima pozwala na dodawanie tzw. zapisów złożonych. Może to być księgowanie jednej wartości na obie strony konta księgowego lub większej ilości zapisów księgowych ujęte na liście księgowań pod jednym opisem oraz numerem zapisu, charakteryzuje się tym samym numerem dowodu księgowego.

Id. Księgowy – jest to unikalny numer nadawany przez program automatycznie:

• Podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych.
• Podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych np. Z ewidencji dodatkowej.
• Na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT, a następnie przepisywany na dekrety znajdujące się w dziennikach księgowych w momencie księgowania za pomocą wzorców. Umożliwia to pełne powiązania dokumentu źródłowego z powstałym na jego podstawie zapisie księgowym.

Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa dziennika. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rok obrachunkowy, dziennik (wymagalny). W Konfiguracji można określić datę, od której program używa definiowalnego schematu numeracji ID księgowego.

Lista zapisów księgowych

Lista zapisów księgowych pozwala użytkownikowi programu Comarch ERP Optima na dodawanie nowych zapisów księgowych, jak również na przeglądanie już istniejących.

Zapisy mogą być dodawane tylko do bufora. W przypadku zapisów dodawanych do bufora można je dowolnie modyfikować. Natomiast w przypadku zapisów zatwierdzonych zmiana ich wartości jest możliwa tylko przez storno zapisu.

Wszystkie zapisy księgowe w programie Comarch ERP Optima będą grupowane w dziennikach cząstkowych, które składają się na Księgę Główną. Każdy dziennik jest identyfikowany przez swoją nazwę. Jako przykład dzienników księgowych możemy podać: KASA, BANK, ZAKUP, SPRZEDAŻ. Każdy dziennik może być

przeglądany za pomocą listy dziennej, miesięcznej czy rocznej. Poza dziennikami cząstkowymi możliwe jest przeglądanie całej księgi, zawartości wszystkich dzienników. Nowe dzienniki są dodawane w Start/Konfiguracja firmy/ Księgowość/Dzienniki.

Lista zapisów ma dwie zakładki: [Dzienniki], [Konto]. 

• Kwota dekretu niezgodna z kwotą dokumentu – opis pojawi się wtedy, gdy po zaksięgowaniu dokumentu, na poziomie dekretu, zostanie dokonana zmiana kwoty.
• Księgowanie ręczne – opis oznacza, że dekret na koncie rozrachunkowo-słownikowym został wprowadzony bezpośrednio do Dziennika (nie powstał na skutek automatycznego księgowania dokumentów źródłowych). W tym przypadku istnieje prawdopodobieństwo rozbieżności pomiędzy saldem konta a saldem wynikającym z Preliminarza Płatności – należy sprawdzić saldo w Preliminarzu.
• Księgowanie rozliczenia na innym koncie – opis dotyczy elementu związanego z dekretem, który postał na skutek automatycznego zaksięgowania dokumentu źródłowego, skompensowanego z dokumentem zaksięgowanym na innym koncie rozrachunkowym np. Fakturę Sprzedaży skompensowano z Fakturą Zakupu.

Dekret – jeżeli na kontrolowanym koncie znajdują się księgowania, kolumna Dekret jest zawsze wypełniona. W kolumnie podawany jest nr zapisu księgowego w obrębie Dziennika Głównego.

Dokument – pole w kolumnie Dokument wypełnione jest wtedy, gdy istnieje powiązanie pomiędzy dekretem a oryginalnym dokumentem. Powiązanie to powstaje na skutek automatycznego księgowania dokumentów. Dla księgowania wprowadzonego „ręcznie”, bezpośrednio do Dziennika księgowego, pole w kolumnie Dokument jest puste.

Kolumny Kwota Wn, Kwota Ma:

• Dla pozycji Saldo konta – wyświetlana jest wartość salda konta.
• Dla elementów związanych z dekretami wprowadzonymi ręcznie – kwota dekretów.
• Dla elementów dotyczących dekretów powiązanych z dokumentami źródłowymi – kwota oryginalnego dokumentu.

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę konta walutowych, wówczas na raporcie pojawiają się trzy dodatkowe kolumny: Kwota Wn w walucie, Kwota Ma w walucie oraz Waluta.

Lista posiada następujące przyciski:

 Podgląd – przycisk wyświetla formularz z danymi elementu. Jeżeli dekret jest powiązany z oryginalnym dokumentem, z poziomu formularza możemy podglądnąć zarówno dekret jak i dokument źródłowy klikając na przycisku.

• Brak,
• Obroty Wn,
• Obroty Ma.

Wybranie opcji Obroty Wn/Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Na listę Kontroli budżetu przenoszone są również konta nadrzędne w stosunku do konta analitycznego.

Przypisanie planu budżetu dla konta

Funkcja kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu.

Z poziomu listy kont zakwalifikowanej do kontroli budżetu można przejść do okna kontroli właściwego konta, podglądając to konto z listy przy użyciu .

Budżet wybranego konta

Dokument pierwotny dla wprowadzanego planu budżetu dodawany jest za pomocą ikony   z poziomu Kontroli budżetu. Dokument korekty planu budżetu dodawany jest za pomocą  lub klawisza <INSERT> z poziomu formatki budżetu konta.

Kliknięcie na ikonę na dokumencie pierwotnym, pozwala na wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na wszystkie miesiące okresu obrachunkowego. Natomiast kliknięcie  na dokumencie korekty, powoduje wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na poszczególne miesiące okresu obrachunkowego z uwzględnieniem wprowadzonych korekt.

Formatka Plan budżetu konta – dokument pierwotny zawiera następujące informacje:

• Okres obrachunkowy – wyświetlany jest symbol okresu z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
• Data wprowadzenia – pole edytowalne.
• Budżet – pole edytowalne dla wprowadzenia zakładanej łącznej kwoty planowanego budżetu konta w ramach całego okresu obrachunkowego. Pole pozwala na wpisanie kwoty 9-cio cyfrowej.
• Opis – dowolny tekst wprowadzony przez Użytkownika, ułatwiający mu identyfikację dokumentu.
• Okres – lista miesięcy w okresie obrachunkowym. Jeśli okres będzie nietypowy, miesięcy może być mniej lub więcej.
• Kwota – planowana kwota budżetu dla danego konta.
• Parametr Bufor – umożliwia zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu. Dokument znajdujący się w buforze na liście dokumentów jest wyświetlany w kolorze zielonym, a jeśli zostanie zatwierdzony jest widoczny w kolorze czarnym.
• Na liście dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest opcja Cofnij do bufora, która pozwala na przeniesienie do bufora dokumentu, który został błędnie wprowadzony i zatwierdzony.
• Informację o tym, kto dokument wprowadził oraz kto go zmodyfikował, wraz z informacją o dacie, kiedy to miało miejsce.

• Winien (Wn) lub Debet (Dt) – lewa strona,
• Ma (Ma) lub Credit (Ct) – prawa strona.

Comarch ERP Optima pozwala na wybór nazewnictwa kont księgowych w Start/Konfiguracja/ Program/ Księgowość /Parametry.

Użytkownik w programie Comarch ERP Optima ma możliwość zdefiniowania kilku podstawowych typów kont.

• TYP: Konta syntetyczne i analityczne

Jednym z podstawowych kryteriów podziału kont jest zasada zapisu na koncie w powiązaniu ze stopniem szczegółowości konta. Wg tego podziału w programie funkcjonują konta:

• Konta syntetyczne (konta nadrzędne)
• Konta analityczne (konta podrzędne)

• TYP: Konta bilansowe

Konta bilansowe pozwalają na ewidencje składników aktywów i pasywów.

Konta aktywów funkcjonują następująco:

• Po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz zwiększenia tego stanu,
• Po stronie kredytowej zmniejszenia.

Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe (lub = 0).

Konta pasywów funkcjonują w następujący sposób:

• Po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,
• Po stronie debetowej rejestrowane są wszystkie zmniejszenia.

Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy lub równy od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe (lub = 0).

Konta aktywno – pasywne

Konta aktywno-pasywne mogą występować zarówno w aktywach, jak i w pasywach bilansu. Konto o takim charakterze może wykazywać jednocześnie dwa salda i w tym samym bilansie występuje jako składnik aktywów jak i pasywów.

• TYP: Konta pozabilansowe

Konta pozabilansowe nie występują w bilansie. Konta te służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.

• TYP: Konta wynikowe

Konta wynikowe pozwalają na ewidencje w ciągu okresu sprawozdawczego bieżących kosztów i przychodów z działalności, przy czym na koniec roku w ramach zamknięć rocznych (okresowych) wartości przenoszone są na odpowiednie konto bilansowe Wynik finansowy. Konta wynikowe nie mają ani sald początkowych ani sald końcowych i funkcjonują tylko miedzy dwoma okresami sprawozdawczymi. Konta wynikowe możemy podzielić na konta kosztów i konta przychodów. Typ konta: Przychody-Koszty jest przeznaczony dla jednostek budżetowych.

• TYP: Konta rozrachunkowe

Konto rozrachunkowe pozwala na prowadzenie rozrachunków dla kont, do których dołączono kartoteki kontrahentów, urzędów, banków, wspólników lub pracowników.

Konta walutowe

W systemie Comarch ERP Optima występują konta walutowe. Wartości zapisane na tych kontach są widoczne w dwóch walutach: PLN oraz drugiej określonej przez użytkownika dla wybranego konta np. Euro. Konta walutowe mogą być dodawane na ostatnim poziomie. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym niż konta w PLN.

• Ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie przedstawione zostały stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski.
• Dane niezbędne d0o wszelkich rozrachunków z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
• Skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki.
• Możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.

Sposób prowadzenia rachunkowości jest określony w zakładowym Planie Kont danej jednostki. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy jednostki mogą zastosować Wzorcowy Plan Kont (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. art. 83), który jest ustalany przez Prezesa NBP, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Ministra Finansów.

Plan Kont

Plan Kont w Comarch ERP Optima jest dostępny z poziomu Księgowość/ Plan Kont.

Na liście mającej strukturę drzewa kolejne poziomy analityki wyróżnione są poprzez wcięcia.
Na liście działa standardowy lokator, który pozwala na wyszukiwanie konkretnego konta lub grupy kont. W tym celu należy ustawić kursor na liście i wprowadzić numer konta np. 010-01 lub 1 dzięki czemu program zawęża listę tylko do kont zespołu „1” – Środki pieniężne i rachunki bankowe.

Na liście wyświetlone są numer, typ konta, waluta, nazwa i nazwa 2 konta, status, znacznik S_12_1 oraz domyślnie ukryte kolumny: korekta kosztów oraz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Kolumna Status wyświetla „N” dla kont nieaktywnych, a dla kont aktywnych jest pusta.

Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to na Planie Kont dodatkowo jest wyświetlana kolumna z informacją o walucie konta.

Istnieje możliwość zaznaczania kont na planie kont. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczenie wszystkich kont analitycznych nie powoduje zaznaczenia konta nadrzędnego.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Typ konta – użytkownik ma możliwość wyboru typu kont: wszystkie, bilansowe (program pokazuje konta ze statusem aktywa, pasywa i aktywa-pasywa), wynikowe (status konta koszty i przychody), bilansowe i wynikowe (łączne przedstawienie dwóch typów), pozabilansowe (status pozabilansowe), rozrachunkowe.

Poziomy – użytkownik ma możliwość wyboru następujących poziomów analityki: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta o numerze poziomu 1), dwa (program pokazuje konta o numerze poziomu 1 i 2), najniższy (pokazuje najniższy poziom oraz konta słownikowe).

Pokazuj nieaktywne – po zaznaczeniu parametru wyświetlane są konta na których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.

Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych.

Dodaj konto na tym samym poziomie  lub klawisze <SHIFT>+<INSERT> – po naciśnięciu przycisku program dodaje konto na tym samym poziomie, na którym jest kursor. W przypadku pustej listy dodaje konto syntetyczne.

Obok przycisku Dodaj  jest przycisk  otwierający menu opcji  , gdzie oprócz możliwości Dodaj konto na tym samym poziomie, można wybrać Dodaj konto analityczne – przycisk dodaje konto analityczne do konta, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Konto analityczne można dodać również poprzez klawisz <INSERT>. Konto analityczne może zostać dodane tylko w takim przypadku, gdy na danym koncie nie ma księgowań.

 Usuń lub klawisz <DEL> – przycisk pozwala na usunięcie zaznaczonych kont księgowych. Konto może być usuwane tylko gdy nie ma na nim zapisów księgowych (zarówno z poziomu Księgowość/ Dzienniki jak i na dokumencie BO), nie zostało uwzględnione w grupie kont oraz użytkownik nie posiada zakazu do danego konta. Istnieje możliwość usunięcia konta syntetycznego wraz z wszystkimi kontami analitycznymi pod warunkiem, że na kontach analitycznych nie ma zapisów księgowych. Jeżeli dodano zapisy księgowe na jakiekolwiek konto analityczne, zarówno to konto, jak i konto nadrzędne nie są usuwane. Pozostałe analityki bez zapisów księgowych są usuwane.

Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk.

Lista Plan Kont została wyposażona w filtr (dostępny po wybraniu w typie kont opcji Rozrachunkowe), umożliwiający szybsze sprawdzenie numerów kont, na których istnieją dekrety nierozrachowane.

Po zaznaczeniu parametru Dekrety nierozrachowane pojawia się rozwijalna lista z opcjami:

• strona Wn i Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jednocześnie po stronie Wn i po stronie Ma,
• strona Wn – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Wn,
• strona Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Ma,
• strona Wn lub Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane po stronie Wn lub po stronie Ma lub zarówno po stronie Wn i Ma.

Jeżeli parametr Dekrety nierozrachowane jest odznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie konta rozrachunkowe, niezależnie od tego, czy są na nich jakiekolwiek dekrety.

Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w lewym dolnym rogu  można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona  zwija wszystkie gałęzie.

Generowanie Wzorcowego Planu Kont    – jeśli w momencie rozpoczęcia pracy w Księdze Handlowej nie ma Planu Kont, istnieje możliwość wygenerowania Wzorcowego Planu Kont, który użytkownik może dowolnie modyfikować. Obok przycisku  znajduję się przycisk rozwijający dostępne opcje:

• Generowanie wzorcowego planu kont,

• Aktualizacja planu kont z poprzednim okresem,

• Kopiowanie Planu Kont z poprzedniego okresu,

• Usuń wybrane konta księgowe.

Opcje Kopiowanie oraz Aktualizacja Planu Kont z poprzedniego okresu są możliwe pod warunkiem, że w bazie znajduje się wcześniejszy okres obrachunkowy.

Opcja Usuń wybrane konta księgowe pozwala na usunięcie kont nieaktywnych i/lub słownikowych mających zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym, lub też całego planu kont.

Operacje seryjne

Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku  pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Oznacz konta jako nieaktywne, Oznacz konta jako aktywne, Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B, Ustaw/Odznacz korektę kosztów oraz Zmień znaczniki JPK. Funkcja operacji seryjnych działa na zaznaczone konta. Dla konta podświetlonego pojawia się komunikat: Nie zaznaczono kont księgowych.

Dodatkowo na liście kont w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień typ konta.

Oznacz konta jako nieaktywne

Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie parametru Konto nieaktywne również na wszystkich jego kontach analitycznych. Konta nieaktywne są widoczne w planie kont w kolorze szarym.

Oznacz konta jako aktywne

Zaznaczenie jedynie konta syntetycznego powoduje odznaczenie parametru Konto nieaktywne tylko na koncie syntetycznym. Konta analityczne pozostają jako nieaktywne. Nie ma możliwości oznaczenia konta analitycznego jako aktywnego jeżeli konto nadrzędne jest nieaktywne.

Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Funkcja jest dostępna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego rozrachunkowego parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B.

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Rozrachunek bez rozliczenia w K/B zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Ustaw/Odznacz korektę kosztów

Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego parametru Korekta kosztów.

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Korekta kosztów. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Korekta kosztów zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Zmień znaczniki JPK

Funkcja umożliwia seryjne dodawanie, zmianę oraz usuwanie znaczników JPK na zaznaczonych kontach księgowych.

W przypadku, gdy na oknie seryjnej zmiany parametrów nie zostanie wskazany żaden znacznik to kliknięcie ikony pioruna spowoduje usunięcie wybranych znaczników na zaznaczonych kontach księgowych.

Usunięcie wszystkich znaczników jest konieczne jeżeli w danym okresie obrachunkowym ma zostać zmieniony Typ ZOiS i do kont księgowych mają zostać przypisane nowe znaczniki.

Przycisk pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu przynajmniej jednej z trzech dostępnych opcji: Znacznik konta (S_12_1), Dodatkowy znacznik konta (S_12_2), Dodatkowy znacznik konta PD (S_12_3)

Zmień typ konta

Funkcja umożliwia seryjną zmianę typu konta dla zaznaczonych kont syntetycznych i wszystkich ich kont analitycznych. Funkcja jest aktywna jeżeli na liście kont podświetlono/ zaznaczono konto syntetyczne.

• Dziennik,
• Księga Główna (ewidencja syntetyczna),
• Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
• Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe powinny być:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.

Zagadnienie wydruków ksiąg rachunkowych reguluje art. 13 ust. 6 Ustawy o Rachunkowości. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dziennik (Zapisy księgowe)

Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawiania ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W Dzienniku powinno następować:

• automatyczne numerowanie kolejnej pozycji, pod którą zapis jest rejestrowany. Numeracja ta zapewnia ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
• automatyczne kontrolowanie zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia zapisu pomiędzy miesiącami,
• automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

Moduł Księga Handlowa pozwala na wprowadzanie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze wg danego rodzaju. Przykładowo – dla dokumentów bankowych użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR. Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych o tych samych symbolach co rejestry VAT. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.

Przy prowadzeniu kilku dzienników cząstkowych, program automatycznie nadaje zapisom księgowym podwójną numerację, zarówno w obrębie dziennika głównego, jak i w obrębie dziennika cząstkowego.

Oprócz numeru pozycji zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o osobie, która dokonała jego ostatniej modyfikacji.

Przeglądanie zapisów, jak również ich wydruk, jest możliwy w układzie dzienników cząstkowych bądź chronologicznie.

Zapisy księgowe mogą być wprowadzane do dziennika ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury z rejestrów VAT, dokumenty kasowe oraz bankowe z Modułu dostępowego Kasa/Bank, lista płac z modułu Płace i Kadry.

W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości, uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruku Dziennika można dokonać z poziomu Księgowość/ Dzienniki.

Opcję wydruku możemy wybrać poprzez naciśnięcie rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych: Dzienniki/Lista księgowań oraz Zestawienia/Obroty dzienników.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym Planie Kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od

początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzać za każdy miesiąc w drodze zestawiania obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruku Księgi Głównej możemy dokonać z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.

Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/ Syntetyczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych).

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc, księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Tworzy się je stosownie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, konta materiałów, towarów i produktów, konta rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, a także operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębniać także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów.

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich:

• Podzbiory danych w ramach Księgi Głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i salda odpowiadających im kont Księgi Głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach Księgi Głównej. Tak rozbudowaną Księgę Główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansową.
• Podsystemy rachunkowości poza Księgą Główną, które stanowią uszczegółowienie zapisów Księgi Głównej. Mają one strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości (ustalanie i ewidencja dla: odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań czy operacji zakupu). Dane tych podsystemów zasilają wówczas Księgę Główną, tworząc zbiory zapisów księgowych, uporządkowane według wymagań księgowości finansowej i zapewniając zgodność zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.

Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać:

• Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
• Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.

Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.

Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/Analityczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych).

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na podstawie zapisów na kontach Księgi Głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.

Opcja wydruku (dostępna po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych): Syntetyka lub Syntetyka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych)

Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.

Opcja wydruku: Analityka lub Analityka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).

W każdej kartotece na dysku zostają założone i utrzymywane są następujące zbiory danych związanych z modułem Księga Handlowa:

Nazwa tabeli	Opis
AutoEwid	Lista samochodów prywatnych używanych do celów służbowych
AutoKoszty	Ewidencja kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoPrzejazd	Ewidencja przejazdów samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoRozlicz	Rozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoTrasy	Ewidencja pomocnicza tras
BOElem	Pozycje bilansu otwarcia
BONag	Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia
BnkBOMW	Pozycje bilansu otwarcia magazynu walut
BnkCertyfikaty	Lista odcisków certyfikatów operatorów dla poszczególnych banków
BnkDokElem	Pozycje dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkDokNag	Nagłówki dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkFormatyElem	Elementy formatów elektronicznej wymiany z bankami
BnkFormatyNag	Formaty elektronicznej wymiany danych z bankami - nagłówki
BnkNazwy	Lista banków
BnkRachZakazy	Zakazy dostępu do rachunków kasowo/bankowych
BnkRachunki	Ewidencja rachunków bankowych i kas gotówkowych firmy
BnkRaporty	Raporty kasowe i bankowe
BnkRozKwoty	Rozliczenia
BnkRozKwotyMW	Powiązania zapisów kasowych/bankowych dla funkcji Magazyn walut
BnkRozRelacje	Tabela pomocnicza rozliczeń
BnkZapisy	Zapisy w raportach kasowych i bankowych
BnkZapisyCDCSEPAInfo	Tabela informacji CDC-SEPA związanych z zapisem KB
BnkZdarzenia	Preliminarz płatności
BnkZdarzeniaCDCSEPAInfo	Tabela informacji CDC-SEPA związanych ze zdarzeniem KB
BudzetElem	Pozycje dokumentu budżetu konta
BudzetNag	Dokument budżetu konta
DeklElem	Pozycje deklaracji podatkowych
DeklKedu	Pliki pomocnicze dla deklaracji KEDU
DeklNag	Zaliczki podatkowe na: PIT-36, PIT-36L, CIT-8, PIT-4R, PIT8A, deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, CIT-8, PIT-8A, PIT-8B, ZUS, PIT 36, PIT-36L i CIT-8
DeklStr	Pliki pomocnicze dla deklaracji ZUS
DeklWydr	Pliki pomocnicze do wydruku deklaracji
DeklV27	Pozycje deklaracji VAT-27
DeklVUEK	Pozycje deklaracji VAT-UE
DeklZaklady	Lista zakładów/oddziałów firmy
DekretyElem	Pozycje dekretów księgowych zbiorczych
DekretyKonta	Pliki pomocnicze dekretów księgowych
DekretyNag	Nagłówki dekretów księgowych zbiorczych
DlgDokumenty	Dokumenty związane z delegacją
DlgElem	Elementy dokumentu delegacji
DlgNag	Nagłówki dokumentu delegacji
DlgTrasy	Trasa delegacji
DlgZaliczki	Zaliczki powiązane z delegacją
DokDefinicje	Definicje dokumentów (symbole, schematy numeracji)
Dzienniki	Nazwy dzienników cząstkowych
DziennikZakazy	Zakazy do dzienników cząstkowych
EwidDodElem	Elementy dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
EwidDodNag	Nagłówki dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
Firma	Parametry określone w konfiguracji firmy
FormyPlatnosci	Definicje form płatności
FormyPlatnWaluty	Zawiera powiązania waluty z formą płatności i rejestrem K/B
Grupy	Tabela pomocnicza zawierająca nazwy grup kontrahentów, rejestrów VAT, podrejestrów w ramach Ewidencji dodatkowej, grup środków trwałych i WNiP.
GrupyKontElem	Konta należące do danej grupy kont
GrupyKontNag	Definicje grup kont (w planie kont) - nagłówek
IntrastatElem	Pozycje deklaracji Intrastat
IntrastatNag	Deklaracje Intrastat - nagłówki
JpkDziennik	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja Dziennik
JpkEwp	Dane dla pliku JPK typu JPK_EWP
JpkKontoZapis	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja KontoZapis
JpkNag	Dane nagłówkowe dla tworzonego pliku JPK
JpkOiS	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja ZOiS;
JpkPkpir	Dane dla pliku JPK typu JPK_PKPIR
JpkVAT	Dane dla pliku JPK typu JPK_VAT
KartyKredytowe	Słownik kart kredytowych
Kategorie	Opisy pomocnicze dla dokumentów
KntAtrybuty	Lista atrybutów kontrahentów
KntOsoby	Lista przedstawicieli kontrahentów
KodyCN	Słownik kodów CN (dla deklaracji Intrastat)
KompensatyElem	Elementy kompensat
KompensatyNag	Nagłówki dokumentów kompensat
Konta	Konta księgowe
KontaZakazy	Zakazy do operacji na kontach księgowych
Kontrahenci	Ewidencja kontrahentów
KragKosztElem	Elementy definicji kręgu kosztów
KragKosztNag	Definicje kregów kosztów - nagłówek
KsiDokElem	Elementy dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiDokNag	Nagłówki dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiRozrachunki	Dekrety podlegające rozrachunkom
KwotyDodatkowe	Kwoty dodatkowe na dokumentach (Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa, Zapisy kasowe/bankowe)
Miasta	Słownik miast
MiejscaUzytkowania	Słownik miejsc użytkowania
NotyOdsElem	Elementy noty odsetkowej
NotyOdsNag	Nagłówki dokumentów not odsetkowych
Obroty	Tabela pomocnicza zawierająca zagregowane obroty na kontach
OkresoweElem	Elementy definicji schematów księgowań okresowych
OkresoweHarmonogram	Harmonogram pozycji księgowań okresowych
OkresoweNag	Definicje schematów księgowań okresowych – nagłówki
OkresyObrach	Definicje okresów obrachunkowych
PodmiotyView	View serwerowe zawierające listę wszystkich podmiotów
PlikiJPK	Zawartość plików JPK
PracEtaty	Dane personalne pracowników i wspólników
PracKod	Tabela podstawowa danych pracowników i wspólników
PracPitDzialalnosci	Nowa tabela dla kwot indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitKwoty	Kwoty indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitMies	Zakresy miesięczne dla kwot indywidualnych wspólnika
Pracidx	Tabela pomocnicza danych pracowników i wspólników
Progi	Indywidualne progi i stawki podatkowe pracowników i wspólników
PrzeszacWalutElem	Pozycje dokumentu przeszacowania walut
PrzeszacWalutNag	Nagłówki dokumentów przeszacowania walut
SchematPlatnosci	Rachunki bankowe kontrahentów i schematy płatności dla pracowników
SchKsiElem	Elementy schematów księgowych
SchKsiNag	Nagłówki schematów księgowych
SchKsiRelac	Schematy księgowe stowarzyszone
SzDekElem	Elementy dokumentów szablonu dekretacji
SzDekNag	Dokumenty szablonu dekretacji
Trwale	Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
TrwaleAIElem	Elementy arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych
TrwaleAINag	Nagłówki arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych
TrwaleAtrybuty	Wartości atrybutów środków trwałych i WNiP
TrwaleHist	Dokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja, ulepszenie, przeszacowanie)
TrwaleHistPowiazania	Tabela powiązań dokumentów środków trwałych z dokumentami (rejestru VAT i ewidencji dodatkowej)
TrwaleMaska	Miesiące dla amortyzacji sezonowej
TrwaleMiejscaUzytkowania	Miejsca użytkowania środków trwałych
TrwaleOsobyOdpowiedzialne	Osoby odpowiedzialne za środek trwały

Zasady ochrony danych

Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych. Zawiera również zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby, fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu). W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.

Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach informatycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych (Art. 71).

Ponadto program:

• Kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
• Pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. Z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazujących (swoiste polecenie księgowania) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają (art. 20 ust. 5 pkt 2) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.
•  Zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzanych danych oraz kompletności i identyczności zapisów (art. 20. ust. 5 pkt. 3). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym (czy użytkownik nie popełnił błędu np. W składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawiają się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.
• Zapewnia trwałość zapisów – zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23). Program komputerowy musi zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25).
• Umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
• Pozwala na przypisanie operatorom zakazów:
  • w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:
    • dostępu do przeglądania,
    • dostępu do dodawania zapisów,
    • dostępu do poprawiania własnych zapisów,
    • dostępu do poprawiania cudzych zapisów,
    • dostępu do kasowania własnych zapisów, znajdujących się w buforze,
    • dostępu do kasowania cudzych zapisów,
• w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania obrotów i sald na kontach,
• blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzanie zapisów księgowych,
• blokad dostępu do baz danych.

Wydruki

Wydruki ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, są:

• Trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą.
• Oznaczone zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub z którą są związane wskutek roli, jaką pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych odpowiadające im zbiory danych.
• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
• Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej (koniec wydruku).
• Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.
• Oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Obowiązki Użytkownika systemu finansowo – księgowego

Ustawa o rachunkowości art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi:

• Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
• Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
• Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
  • Zakładowy Plan Kont – obejmujący wykaz kont Księgi Głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami Księgi Głównej.
  • Wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza o szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg
  • Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych. Zawiera ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
  • Pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnienia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba.
  • Opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych.
  • Zasady ochrony danych przed nieuprawnionymi ich zmianami i rozpowszechnianiem oraz zasady starannego przechowywania danych w trakcie używania programu, a także przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71).
  • Sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów.

Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek:

• Systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych,
• Zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych,
• Stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych,
• Doboru środków ochrony zewnętrznej.

• na zakładce, w momencie przejścia na inną zakładkę,
• wewnątrz dynamicznego panelu, w momencie jego zwijania.

• Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika      – zdefiniowanie dodatkowych kolumn na liście (dostępne dla większości okien z listami w programie).
• Wyczyszczenie ustawień personalizacji okna  – przywraca ustawienia domyślne, działa dla zaznaczonych operatorów. Wyjątek stanowi pole opis, które nie jest czyszczone.
• Eksport  /import  ustawień personalizacji okna –eksport/import ustawień poprzez plik XML
• Zapisz zmiany
• Anuluj zmiany  .

W Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy na formularzu operatora znajdują się opcje eksportu oraz importu ustawień operatora, które uwzględniają również ustawienia personalizacji. Dodatkowo dostępna jest opcja  Reset ustawień personalizacji operatora, która przywraca domyślne ustawienia personalizacji.

Tryb personalizacji kolumn

Tryb personalizacji kolumn umożliwia definiowanie widoczności, dostępności i wymagalności kolumn.

Opcja Widoczna – oznacza, że kolumna będzie widoczna w bieżącym widoku.

Opcja Dostępna – oznacza, że kolumna będzie widoczna do wyboru dla Operatora. Jeżeli zaznaczono również „Widoczna” będzie widoczna w bieżącym widoku, jeżeli odznaczono „Widoczna” – będzie dostępna w kolumnach ukrytych – użytkownik będzie mógł ją przeciągnąć do bieżącego widoku w razie potrzeby.

Opcja Wymagana – oznacza, że przy dodawaniu pozycji na liście wypełnienie kolumny będzie wymagane.

Na liście FA włączamy tryb personalizacji okna  (ikona w prawym górnym rogu okna). Po prawej stronie klikamy w obszar kolumn, po lewej stronie rozwijamy plus przy właściwym Operatorze i zaznaczamy, które kolumny mają być widoczne.

Po określeniu, która kolumna ma być widoczna, a która nie odznaczamy parametr Wybór kolumn, co skutkuje tym, iż Operator ustawiając się w nagłówkach kolumn, opcję dostępną pod prawym klawiszem myszy Wybór kolumn, będzie miał wyszarzoną.

Jeśli natomiast damy Operatorowi prawo do częściowej modyfikacji kolumn, to parametr Wybór kolumn należy zaznaczyć, a poza widocznością zwrócić uwagę na dostępność kolumn (Dostępna). Jeśli np. kolumna Brutto będzie niewidoczna, ale dostępna, to Operator po wejściu na listę może ustawiając się w nagłówku kolumn, pod prawym klawiszem wybrać Wybór kolumn i przeciągnąć kolumnę Brutto do nagłówka listy definiując w ten sposób swój indywidualny wygląd okna.

Na rozwijanej liście z dostępnymi kolumnami, dodatkowe kolumny dodane przez użytkownika wraz z przeniesionymi domyślnymi ustawieniami w kolumnach Widoczna i Dostępna są widoczne na końcu listy, dodatkowo pisane kursywą dla łatwego ich odróżnienia od kolumn standardowych.

Na oknach, dla których wprowadzono zmiany w trybie personalizacji, na belce pojawia się ikona  , która jest aktywna tylko dla Operatorów z prawami administratora.

 Tryb personalizacji wstążki

Do trybu wprowadzania ustawień personalizacji dla głównego okna operator z uprawnieniami administratora może się dostać przez wciśnięcie przycisku  znajdującego się w prawym górnym rogu okna głównego programu Comarch ERP Optima, poprzez skrót <CTRL>+<SHIFT>+<F9> lub poprzez wybór właściwej opcji obok przycisku dotyczącego personalizacji .
Personalizacja wstążki umożliwia Administratorowi ukrywanie przycisków w menu głównym wybranym operatorom.

Tryb personalizacji wydruków

Tryb personalizacji wydruków powstał po to, aby administrator mógł z jednego miejsca zarządzać dostępami oraz ustawieniami domyślności wydruków dla poszczególnych Operatorów. W oknie konfiguracji wydruków dostępna jest zakładka [Personalizacja], która jest widoczna tylko dla Operatora będącego administratorem. Na zakładce tej została umieszczona lista w postaci drzewka z parametrami pozwalającymi zarządzać domyślnością i dostępnością wydruków. Ustawienia dostępności i domyślności wydruków podczas konwersji baz powstałych w wersjach programu wcześniejszych są zachowywane.

Personalizacji wydruków dokonuje się w konfiguracji wydruków. W celu wejścia do Konfiguracji wydruków należy posłużyć się kombinacją <CTRL>+ lub skrótem klawiszowym <CTRL>+<F2>. Inny sposób to rozwinięcie listy wydruków w Wydruku danych lub w Podglądzie wydruku.

Menu kontekstowe wydruku danych

Zakładka [Personalizacja] może być wyszarzona jeśli Operator na pierwszej zakładce [Ogólne] odznaczy parametr Ogranicz do bieżącej procedury. Domyślnie po wejściu do konfiguracji wydruków okno zostaje zawężone do bieżącej procedury, więc parametr jest zaznaczony.

Konfiguracja wydruków

Na zakładce [Ogólne], w menu kontekstowym (dostępnym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybrany wydruk) znajduje się m.in. funkcja Przestaw domyślny (dla operatorów bez indywidualnie ustawionego wydruku domyślnego). Funkcja ta dostępna jest tylko dla Operatorów z uprawnieniami administratora. Jej wybranie powoduje ustawienie wydruku jako domyślnego dla wszystkich Operatorów nie mających indywidualnie określonej domyślności wydruku na zakładce [Personalizacja]. Wydruk taki oznaczony jest pogrubioną i podkreśloną czcionką. Ustawiona w ten sposób domyślność wydruku będzie obowiązywała również dla nowych Operatorów.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Zakładka [Personalizacja] przy wybranym wydruku wygląda w następujący sposób.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

Po prawej stronie na drzewie wydruków zaznaczamy wydruki, którym chcemy zmienić ustawienie. Jeśli na drzewie wydruków zaznaczonych jest więcej niż jeden wydruk, to na liście Operatorów kolumna Domyślny jest niedostępna.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

W przeciwnym wypadku dostępne są obie kolumny, a jeśli na drzewie wydruków nie jest zaznaczony żaden wydruk to ustawienia stosują się do aktualnie podświetlonego wydruku lub zestawu.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

W przypadku zestawu kolumna Domyślny nie jest dostępna.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

Działanie parametrów na liście operatorów jest następujące:

Dostępny – określa dostępność wybranego wydruku lub zestawu dla danego Operatora. Parametr zaznaczony powoduje, że wybrany wydruk lub zestaw jest dostępny dla danego Operatora. Domyślnie wszystkie zestawy i wydruki są oznaczone jako dostępne. Odznaczenie parametru powoduje założenie blokady na wybrany wydruk lub zestaw. Zestaw lub wydruk zablokowany nie jest widoczny na liście wydruków w Wydruku danych i Podglądzie wydruku.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

Menu kontekstowe Wydruku danych

Domyślny – określa domyślność wybranego wydruku dla danego Operatora. Zaznaczenie parametru powoduje ustawienie danemu Operatorowi domyślnego wydruku. Odznaczenie parametru spowoduje, że wydrukiem domyślnym dla tego Operatora będzie wydruk domyślny ogólnie (ustawiany na pierwszej zakładce za pomocą funkcji Przestaw domyślny (dla operatorów bez indywidualnie ustawionego wydruku domyślnego)).

W ramach jednego kontekstu może być ustawiony tylko jeden wydruk domyślny dla wybranego Operatora.

Funkcja wydruku domyślnego została szczegółowo opisana w  pomocy dotyczącej konfiguracji wydruków.

Przycisk dyskietki  (widoczny tylko na zakładce [Personalizacja]) zapisuje ustawienia personalizacji i zamyka okno. Ponadto jeżeli Administrator dokonywał zmian w personalizacji i będzie próbował zamknąć okno naciskając (będąc na dowolnej zakładce) krzyżyk , to program wyświetli komunikat z pytaniem o zapisanie zmian.

Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika

Po kliknięciu z poziomu personalizacji okna ikony Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika  pojawia się okno Personalizacja listy umożliwiające:

• dodawanie złączeń do kolejnych tabel bazy danych (również z bazy konfiguracyjnej),
• dodawanie wyrażeń definiujących nową kolumnę danych, po której będzie można sortować i grupować listę,
• testowanie całego zapytania.

Personalizacja listy

W przypadku dodawania kolumn na listach na formularzach, jeżeli na oknie formularza jest więcej niż jedna lista, wówczas ikona Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika staje się aktywna po kliknięciu na odpowiednią listę na oknie personalizacji.

Okno personalizacji listy zostało podzielone na 5 części opisanych poniżej.

Kolumny dostępne z aktualnie wybranych tabel (wraz z dodatkowymi instrukcjami JOIN)

Jest to lista prezentująca wszystkie pola możliwe do pokazania na liście przy aktualnie zdefiniowanej klauzuli FROM wraz z dodatkowymi złączeniami (instrukcjami JOIN) dodanymi przez użytkownika. Lista jest aktualizowana po dołączeniu nowej tabeli przez użytkownika w sekcji Tabele użytkownika. Lista wyświetlana jest w trybie tylko do odczytu, istnieje jednak możliwość „przeciągnięcia” wybranej kolumny na listę Kolumny użytkownika.

Kolumny użytkownika

Sekcja prezentująca listę kolumn dodanych przez użytkownika. Dla dodanej kolumny można określić jej nazwę dla użytkownika, instrukcję pobierania, typ i format wyświetlania, domyślną widoczność i dostępność kolumny oraz dodatkowy opis.

Dla kolumn użytkownika określić można formatowanie zwracanych wartości.

Kolumna Typ formatu wyświetlania przyjmuje 4 wartości:

• None – dane w definiowanej kolumnie wyświetlane są sposób domyślny,
• Numeric – dane liczbowe,
• DateTime – data/czas,
• Custom – niestandardowy format wyświetlania.
• Hyperlink – kolumna ta będzie wyświetlała wartości jako linki, a po kliknięciu na nie w przeglądarce otworzy się strona internetowa, której adres został podany w tej kolumnie. Aby link działał poprawnie, w kolumnie powinien znajdować się wyłącznie adres URL, bez dodatkowych opisów czy tekstów.

Ostatnie 4 opcje definiują w jaki sposób wartości mają być wyświetlane używając formatu z pola Format wyświetlania.

Kolumna Format wyświetlania

Po kliknięciu w kolumnie Format wyświetlania pojawia się przycisk , po kliknięciu którego otwierane jest okno Formatowanie wartości umożliwiające łatwe formatowanie wyświetlanych wartości typu liczba oraz data/czas, poprzez wybór jednego z predefiniowanych formatów.

Formatowanie wartości

W dalszym ciągu możliwe jest ręczne określenie formatu wyświetlania, na podstawie zasad opisanych poniżej.

• Standardowe formaty wyświetlania dla liczb.

Standardowy format wyświetlania dla liczb składa się z litery (określającej rodzaj formatu) oraz 2 cyfr (określających precyzję). Rodzaj formatu decyduje w jaki sposób wartość jest transformowana.

Rodzaj formatu	Opis	Przykład formatu	Przykładowa wartość
c lub C	Liczba jest wyświetlana jako wartość walutowa. Specyfikacja precyzji określa żądaną ilość miejsc dziesiętnych. Jeżeli precyzja nie zostanie wpisana, zostanie użyta domyślna precyzja wartości formatu waluty z ustawień regionalnych.	c2	$1,234.00
n lub N	Liczba jest wyświetlana w formie "-d,ddd,ddd.ddd...", gdzie każde 'd' oznacza cyfrę. Wartość będzie poprzedzona znakiem minus, jeżeli liczba jest ujemna. Separator tysięcy jest wstawiany między każdą grupę 3 cyfr na lewo od kropki dziesiętnej. Specyfikacja precyzji określa żądaną ilość miejsc dziesiętnych. Jeżeli precyzja nie zostanie wpisana, zostanie użyta domyślna precyzja wartości formatu waluty z ustawień regionalnych.	n0	1,234
d lub D	Wartość jest wyświetlana jako liczba całkowita ze znakiem minus. Jeżeli wyświetlana będzie liczba z częścią dziesiętna, zostanie ona sformatowana domyślnie. Specyfikacja precyzji określa minimalną ilość cyfr, która ma zostać pokazana. Jeżeli będzie to potrzebne, liczba zostanie dopełniona „nieistotnymi” zerami z lewej strony, aby zapewnić odpowiednią długość wartości. Jeżeli precyzja nie zostanie wybrana, pokazane zostanie dokładnie tyle cyfr, ile potrzeba do reprezentowania wartości bez początkowych zer.	D8	4392
p lub P	Liczba mnożona jest przez 100 i wyświetlana ze znakiem %. Specyfikacja precyzji określa żądaną ilość miejsc dziesiętnych. Jeżeli nie zostanie określona, pokazywane są 4 miejsca dziesiętne.	P2	89,64%

• Standardowe formaty wyświetlania dla daty i czasu.

Standardowy format daty/czasu składa się z jednej litery, która określa wzorzec, wg którego wartości będą wyświetlane (czy i w jaki sposób wyświetlać lata, miesiące itd.).

Format	Opis	Przykład
d	Wzorzec daty krótkiej.	04-06-2014
D	Wzorzec daty długiej.	4 czerwca 2014
t	Wzorzec czasu krótkiego.	14:08
T	Wzorzec czasu długiego.	14:08:00
f	Wzorzec daty długiej i czasu krótkiego.	4 czerwca 2014 14:08
F	Wzorzec daty długiej i czasu długiego.	4 czerwca 2014 14:08:00
g	Wzorzec daty krótkiej i czasu krótkiego.	04-06-2014 14:08
G	Wzorzec daty krótkiej i czasu długiego.	04-06-2014 14:08:00
m lub M	Wzorzec miesiąca i dnia.	4 czerwca
y lub Y	Wzorzec roku i miesiąca.	cze-14
s	Wzorzec sortowalny.	2014-06-04T14:08:00

• Niestandardowe formaty dla liczb.

Formaty niestandardowe używane są do ręcznego stworzenia odpowiedniego wzorca. Tego sposobu formatowania należy używać tylko wtedy, gdy standardowe formaty nie są wystarczające. Wszystkie formaty składające się z litery, za którą występują jedna lub dwie cyfry, traktowane są jako formaty standardowe. Wszystkie pozostałe są interpretowane jako formaty niestandardowe. Poniżej znajdują się najczęściej używane symbole do konstruowanie niestandardowych formatów.

Znak	Znaczenie
0	Cyfra jest wyświetlana zawsze.
#	Cyfra jest wyświetlana, gdy jest potrzebna (używane np. aby nie wyświetlać początkowych zer).
.	Określa miejsce kropki dziesiętnej. Wygląd symbolu dziesiętnego zależy od ustawień regionalnych.
,	Wyznacza użycie separatora tysięcy. Wygląd separatora zależy od ustawień regionalnych.
%	Mnoży liczbę przez 100 i wstawia symbol % zgodny z ustawieniami regionalnymi.
\	Kolejny znak jest wstawiany literalnie do wyniku.

• Niestandardowe formaty daty i czasu

Aby stworzyć wzorzec daty i czasu należy połączyć symbole z tabel poniżej, reprezentujące rok, miesiąc, dzień itd. w różnych formatach.

• Symbole dotyczące dat:

Symbol	Znaczenie	Wynik formatownia przykładowej daty (22.06.2014)
yy	Ostatnie dwie cyfry roku.	14
yyyy	Cztery cyfry roku.	2014
MM	Numer miesiąca.	6
MMM	Skrót nazwy miesiąca.	cze
MMMM	Pełna nazwa miesiąca.	czerwiec
dd	Numer dnia.	22
ddd	Skrót dnia tygodnia.	N
dddd	Pełna nazwa dnia tygodnia.	niedziela
/	Separator daty. Pobierany z ustawień regionalnych.

• Symbole dotyczące czasu:

Symbol	Znaczenie
hh	Godziny.
mm	Minuty.
ss	Sekundy.
:	Separator czasu. Pobierany z ustawień regionalnych.

Kolumna Styl wg kolumny

W kolumnie tej można wybrać inną kolumnę użytkownika. Wówczas warunki kolorowania i czcionki zdefiniowane dla innej kolumny zostaną również użyte na wskazanej kolumnie. Nie jest możliwe, aby 2 kolumny nawzajem przejmowały od siebie styl. W takiej sytuacji pojawia się komunikat: Kolumna […] używa już stylu edytowanej kolumny.

Styl wartości

Pod sekcją Kolumny użytkownika znajduje się przycisk Styl wartości . Jego kliknięcie powoduje otwarcie okna Styl kolumny użytkownika umożliwiającego ustawienie koloru i stylu czcionki dla wartości w kolumnach użytkownika spełniających określone przez Operatora warunki.

Styl kolumny użytkownika

Okno Styl kolumny użytkownika zawiera trzy kolumny: Kolor, Czcionka oraz Warunek. Warunek musi być wypełniony, kolor i czcionka mogą przyjmować wartości puste, ale nie jednocześnie – co najmniej jedna z tych dwóch kolumn musi być wypełniona dla każdego wiersza. Warunki są przetwarzane wg kolejności na liście: jeżeli pierwszy i drugi warunek są spełnione, użyty zostanie kolor i styl czcionki z pierwszej pozycji. Jeżeli nie zostanie znaleziony element spełniający warunek z wybranym kolorem/stylem kolumny, zostanie zastosowany albo styl z innej kolumny użytkownika (w przypadku wskazania innej kolumny jako Styl wg kolumny) bądź domyślny kolor bądź styl dla wartości wyświetlanych w kolumnie.

Warunki dla pozycji na liście Styl kolumny użytkownika mogą być w łatwy sposób uzupełniane za pomocą konstruktora warunku, dostępnego po kliknięciu ikony w kolumnie Warunek. Działanie Konstruktora warunku jest bardzo zbliżone do działania Konstruktora filtra.

Konstruktor warunku

Istnieje możliwość odwoływania się do do wybranych globalnych zmiennych dynamicznych oraz wartości z panelu filtra. Umożliwia to uzależnienie wartości pokazywanych w dodatkowych kolumnach np. od zalogowanego Operatora bądź parametru ustawionego w panelu filtra.

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w polu Instrukcja pobierania danych w sekcji Kolumny użytkownika oraz w polu Instrukcja łączenia w sekcji Tabele użytkownika w menu kontekstowym można wywołać dostępną listę parametrów standardowych oraz parametrów filtra dla określonego okna.

Zmienne dostępne w grupie Parametry filtra są to wartości z panelu filtra danej zakładki określonego okna. W związku z tym zmienne dostępne dla poszczególnych zakładek danego okna mogą być różne.

Po wybraniu z menu kontekstowego odpowiedniej wartości w polu  Instrukcja pobierania danych lub Instrukcja łączenia w miejscu gdzie znajduje się kursor zostanie wstawiony odpowiedni alias dla parametru: #NazwaParametru#. Po zapisaniu zmian, na oknie na którym została wybrana kolumna Użytkownika, alias zostanie zamieniony przez program na odpowiednią wartość przekazaną do zapytania wyświetlającego wynik dla Użytkownika.

Tabele domyślne

Jest to treść FROM zapytania standardowo wysyłanego do serwera SQL – pole do odczytu. Sekcja ta jest domyślnie ukryta, ale można ją wyświetlić zaznaczając parametr Pokaż tabele domyślne.

Tabele użytkownika

Sekcja umożliwiająca dołączenie kolejnych tabel przez użytkownika. Aby dołączyć nową tabelę należy wskazać jej nazwę (wraz z prefixem „CDN”) oraz podać instrukcję łączenia, czyli klauzulę potrzebną do wykonania połączenia tabel (np. TrN_KntID= Knt_KntID)

Wynikowe zapytanie SQL

Prezentowane jest tu zapytanie utworzone z kolumn zdefiniowanych przez użytkownika i instrukcji FROM z dodanymi złączeniami (instrukcjami JOIN) użytkownika, z możliwością sprawdzenia poprawności wykonania – pole do odczytu.

Na oknie Personalizacja listy znajduje się przycisk sprawdzający poprawność utworzonego zapytania  możliwy do wywołania w dwóch trybach (rozwijalna lista obok ikony):

• Sprawdź składnię – weryfikacja poprawności składni zapytań użytkownika, w przypadku poprawnego wykonania testu pojawia się komunikat: Kolumny zostały dodane poprawnie.
• Sprawdź wydajność – zmierzenie czasu wykonania zapytania użytkownika; pierwsze wykonanie zmienionego zapytania SQL może nie być miarodajne, gdyż Serwer SQL nie będzie jeszcze miał w pamięci cache tego zapytania, w związku z czym pierwsze wykonanie zapytania może być dłuższe, niż kolejne.

Jeżeli po wprowadzeniu zmian użytkownik nie sprawdzi poprawności zapytania, zostanie to wykonane w momencie zapisu zmian w dodatkowych kolumnach. Jeżeli zapytanie nie będzie poprawne, okna nie będzie można zapisać. Podczas zapisu okna personalizacji listy sprawdzane jest również, czy modyfikacja zapytania nie

spowodowała efektu „rozmnożenia” wierszy na liście (np. faktura pokazuje się na liście tyle razy, ile ma elementów) – taka sytuacja jest błędna i niektóre funkcje programu mogą wówczas nie działać prawidłowo.

W prawym dolnym rogu okna dodane zostały przyciski eksportu  i importu  dodatkowych kolumn użytkownika, bez pozostałych ustawień personalizacji. Eksport wykonywany jest do formatu XML.

W przypadku stosowania dodatkowych kolumn użytkownika, wydruki z list mogą nie działać poprawnie, jednakże wydruk bieżącego widoku powinien zawsze działać poprawnie.

Podczas uruchamiania okna programu z listą, która ma dodane przez użytkownika niestandardowe tabele, zostanie najpierw wykonane sprawdzenie czy zapytanie użytkownika nie zwraca większej ilości wierszy, niż zapytanie standardowe. Jeżeli ilość wierszy będzie taka sama, wówczas okno uruchomi się w spersonalizowanym trybie. Jeżeli natomiast ilość wierszy będzie różna, wówczas wygenerowany zostanie komunikat: Dodatkowe tabele dodane w personalizacji powodują powielanie wierszy na liście. Lista zostanie uruchomiona w trybie standardowym., po czym nastąpi uruchomienie okna bez dodatkowych kolumn i tabel.

Dodatkowo, jeżeli nie uda się pobieranie danych na listę z dodatkowymi kolumnami i/lub tabelami, pokazany zostanie komunikat: Błąd pobierania danych na listę. Lista zostanie uruchomiona w trybie standardowym., a następnie okno programu zostanie uruchomione bez dodatkowych kolumn i tabel.

Na listach w programie, na których dodano kolumny użytkownika, pokazywana jest ikona personalizacji .

• możemy wystawić FS i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ,
• możemy wystawić FS, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru),
• możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży),
• możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży.

Ten ostatni mechanizm – zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FS – daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży.

Warunki powodzenia takiej operacji to:

• zgodność algorytmu – muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto),
• wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FS/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Wydań Zewnętrznych

Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu – Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Każda pozycja listy standardowo zawiera:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji

Status – w kolumnie wyświetlane są informacje na temat dokumentów powiązanych z WZ:

• Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
• FS – dokument jest powiązany z Fakturą Sprzedaży,
• PA – dokument jest powiązany z Paragonem,
• RO – dokument został utworzony z Rezerwacji Odbiorcy,
• PF – dokument został utworzony z Faktury proforma.

Magazyn – magazyn, z którego wydano towar.

Kontrahent – kod kontrahenta, któremu wydano towar.

NIP – numer NIP kontrahenta.

Data wydania – data wydania towaru z magazynu.

Netto – wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Wartość zakupu – koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] w polu Koszt usługi lub wprowadzony na pozycji dokumentu, na zakładce [Szczegóły] w polu Koszt zakupu).

W oknie dostępne są przyciski:

 – księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego:

• nie można korygować WZ będących w buforze,
• korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży/Paragonem,
• korekta WZ skojarzonego z FS/PA możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego, która spowoduje automatyczne wygenerowanie korekty do WZ. Przycisk „Utworzenie faktury sprzedaży” – utworzenie faktury sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednego lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji).