Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
• Faktury VAT marża
• Faktury zaliczkowe
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą.  Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

• automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
• Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie

Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.
r
Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować.

Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

• ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Podczas takiej wysyłki nie ma możliwości uwierzytelnienia przy pomocy tokenu. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.

W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.

Faktury korygujące

Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:

Faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF w dedykowanym polu formularza faktury pierwotnej. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

• Data operacji – data wysłania Faktury do KSeF w przypadku wysyłki lub data odbioru UPO – po jego odbiorze.
• Kod/ Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Rodzaj operacji – Wysłanie w przypadku wysyłki do KSeF lub Odbiór UPO – po odbiorze UPO/wyborze ikony Odbierz dane z KSeF.
• Operator – imię i nazwisko operatora wysyłającego dokument do KSeF lub. odbierającego UPO.
  

Komunikat pojawia się w przypadku wykrycia potencjalnie zduplikowanego dokumentu. Kontrola duplikacji odbywa się na podstawie parametru Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry. Parametr ten został opisany w artykule: Parametry

Działanie przycisków:

• Tak – zapisuje dokument pomimo wykrycia podobnych pozycji.
• Nie – wyświetla okno listy podobnych dokumentów.

Lista przedstawia dokumenty oznaczone jako podobne do aktualnie wprowadzanych danych. Okno pozwala zweryfikować istniejące dokumenty i uniknąć przypadkowego powielenia danych.

– umożliwia podgląd wybranego dokumentu

– zamyka okno i powraca do formularza dokumentu.

Komunikat pojawia się w przypadku zmiany danych związanych z walutą dokumentu, gdy dokument zawiera pozycje z cennika. Może wystąpić w następujących sytuacjach:

• Zmiana daty wystawienia dokumentu w walucie,
• Zmiana daty kursu na dokumencie w walucie,
• Zmiana waluty dokumentu.

W takiej sytuacji program pyta, czy przeliczyć dokument zgodnie z nowymi danymi walutowymi.

W programie Comarch ERP Optima dostępne są funkcje związane z procedurą szczególną dla małych przedsiębiorców (SME), która obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku. Procedura szczególna SME umożliwia przedsiębiorcom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terenie Unii Europejskiej korzystanie ze zwolnienia z VAT w państwie członkowskim, bez konieczności rejestracji VAT w każdym kraju, w którym prowadzą działalność. Warunkiem korzystania z tego zwolnienia jest rejestracja w systemie SME oraz spełnienie określonych wymogów:

• całkowita roczna wartość dostaw towarów i/lub świadczenia usług dokonanych w roku podatkowym, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE (w tym również Polska), z wyłączeniem kwoty podatku VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro;
• spełnione zostały warunki określone przez każde z państw członkowskich, w którym podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia z podatku VAT (w tym roczny obrót nie przekroczył progu krajowego określonego przez wskazane państwa członkowskie).

W przypadku gdy limit obrotu odnoszący się do kraju nabywcy zostanie przekroczony i nie ma już możliwości korzystania z procedury SME w danym Państwie, użytkownik ma możliwość usunięcia w ustawieniach konfiguracji programu Start/Konfiguracja/Firma/Dane Firmy/Procedura SME wskazanego państwa z listy krajów, w których podatnik stosuje procedurę SME. Ustawienia konfiguracji w tym zakresie zostały opisane w artykule Procedura SME

Dokumenty handlowe
Na formularzu dokumentu na zakładce [Kontrahent] dostępny do wyboru jest Rodzaj transakcji: Procedura SME. Ustawienie tego rodzaju transakcji na dokumentach spowoduje automatyczne zaktualizowanie stawek VAT na pozycjach dokumentów na stawkę ZW.

Procedura szczególna SME może być automatycznie zastosowana na:

• fakturach sprzedaży
• fakturach zaliczkowych

Na dokumencie sprzedaży (faktura sprzedaży oraz zaliczkowa) rodzaj transakcji zostanie automatycznie zmieniony na procedurę SME, jeśli w ustawieniach konfiguracji programu Start/Konfiguracja/Firma/Dane Firmy/Procedura SME dodane zostało państwo, w którym podatnik stosuje procedurę SME zgodnie z krajem nabywcy wskazanym na dokumencie, a sam nabywca na swojej karcie, na zakładce [Handlowe] ma określony rodzaj transakcji jako: Wewnątrzunijny, Wewnątrzunijny trójstronny lub Wewnątrzunijny podatnikiem jest nabywca. W wyniku aktualizacji rodzaju transakcji na Procedura SME, stawki VAT na dokumencie zostaną automatycznie zmienione na stawkę ZW, na fakturę dodany zostanie atrybut określający przyczynę zwolnienia, a na wydruku faktury w formacie sPrint po numerze NIP sprzedawcy zostanie wyświetlony sufiks – EX zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.
Kraj nabywcy na wystawianej fakturze jest weryfikowany na podstawie jego prefiksu w numerze NIP. W przypadku gdy na liście krajów, w których użytkownik stosuje procedurę SME nie zostanie odnaleziony kraj nabywcy, na dokumencie zostanie ustawiony rodzaj transakcji zgodny z rodzajem wskazanym na kartotece kontrahenta.

Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany rodzaju transakcji na Procedura SME na zakładce [Kontrahent], na dokumentach handlowo-magazynowych (FPF, FZAL, FS, RO, ZD, PZ, FZ). Nabywca wskazany na dokumencie wystawianym w systemie procedury SME powinien posiadać uzupełniony prefiks NIP określający kraj pochodzenia. W przypadku, gdy na dokumencie określono rodzaj transakcji jako Procedura SME, a nie podano kodu kraju nabywcy, nie będzie można zapisać dokumentu o czym poinformuje komunikat wyświetlający się podczas próby zapisu: Dla transakcji wewnątrzunijnych wymagane jest podanie kodu kraju.

Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia – w przypadku stosowania procedury SME, na wydruku faktury sprzedaży należy wskazać przyczynę zwolnienia. W programie przyczynę zwolnienia definiujemy w oparciu o atrybut dokumentu – USTAWA O VAT z wartością Ustawa o VAT: art. 113a ust. 1 ustawy o VAT. Dla faktur sprzedaży oraz faktur zaliczkowych, po ustawieniu transakcji jako Procedura SME, atrybut zostanie dodany automatycznie.
Atrybut z przyczyną zwolnienia jest drukowany na wydrukach typu sPrint.
Po zmianie rodzaju transakcji Procedura SME na inną, atrybut zostaje automatycznie usunięty z formularza dokumentu.

Dokumenty powiązane:
Podczas przekształcania dokumentów RO, FPF, ZD, WZ, PZ do innych dokumentów handlowo-magazynowych rodzaj transakcji jest przenoszony na dokumenty wynikowe.
W przypadku przekształceń dokumentów do faktury sprzedaży oraz faktury zaliczkowej program weryfikuje czy kraj nabywcy został dodany w ustawieniach konfiguracji. W przypadku braku kraju na liście, na wspomnianych dokumentach zostaje ustawiony rodzaj transakcji z kartoteki kontrahenta bez możliwości edycji.

Korekty do dokumentów
Ustawienie rodzaju transakcji: Procedura SME jest przenoszone na korektę bez możliwości zmiany. Wyjątkiem jest korekta zbiorcza/ rabat, na którą rodzaj transakcji jest pobierany z karty kontrahenta oraz korekta stawki VAT, która pozwala na zmianę rodzaju transakcji.

Wydruki
Na wydrukach sPrint faktur sprzedaży bądź zaliczkowych wystawionych w procedurze SME po numerze NIP sprzedawcy wyświetlany jest sufiks -EX.

• NIP Kontrahenta
• Akronim podmiotu
• Numer dokumentu
• Kwota netto dokumentu
• Kwota brutto dokumentu
• Data wystawienia
• Data zakupu

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametry Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone tutaj ustawienia są przenoszone na zlecenia serwisowe. Z poziomu formularza zlecenia użytkownik ma możliwość zmiany ustawień.

Rys. Fakturowanie zbiorcze – Konfiguracja

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy w Start/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto.
Jeżeli czynności na zleceniach realizowane są wg terminu możliwe jest automatyczne wyliczanie ich Czasu trwania w oparciu o dane wprowadzone na Formularzu czynności w polach Termin od oraz Termin do. W tym celu należy zaznaczyć parametr Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu dostępny w Start/ Konfiguracja/ Serwis/ Parametry.

W obszarze Parametry istnieje ponadto możliwość określenia rodzaju kursu, jaki ma być stosowany przy przeliczaniu cen na zleceniach w walutach obcych:

• wg kursu na zleceniu – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
• wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania konkretnej pozycji na zlecenie.

Rys. Parametry – Konfiguracja

W Start/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry, w obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu możliwe jest również zdefiniowanie domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części na zleceniach serwisowych. Użytkownik ma do wyboru trzy rodzaje ustawień: Globalne, Kontrahenta oraz Urządzenia.

Rys. Domyślne ustawienia o fakturowaniu – Konfiguracja

• Zaznaczenie opcji Globalne skutkuje pojawieniem się w konfiguracji dodatkowych parametrów: Fakturowanie czynności oraz Fakturowanie części. Ustawienia te będą przenoszone odpowiednio na Formularz czynności oraz Formularz części na Zleceniu serwisowym (parametr Uwzględniaj na FS/PA). Użytkownik ma możliwość zmiany ustawień bezpośrednio na zleceniu.

• Zaznaczenie opcji Kontrahenta spowoduje, że ustawienia domyślne o fakturowaniu będą pobierane z karty kontrahenta wybranego na Zleceniu serwisowym. Stosowne parametry znajdują się na Formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe] – na panelu Zlecenia serwisowe.

Rys. Domyślne ustawienia o fakturowaniu zleceń- Kontrahent

• Zaznaczenie opcji Urządzenia spowoduje, że ustawienia domyślne dot. fakturowania czynności i części będą pobierane z formularza Urządzenia wybranego na Zleceniu serwisowym. Jeśli na zleceniu nie wybrano urządzenia podczas dodawania czynności i części na zlecenie pobierane będą ustawienia Globalne.