Jeżeli dokument zapisany jest na stałe (na liście w kolorze czarnym) można go anulować i wystawić nowy z tym samym numerem (w przypadku pozostawienia pola AUTO bez zmian jako numer dokumentu zostanie automatycznie nadany kolejny wolny numer. Jeżeli dokument anulowany jest dokumentem z ostatnim numerem to pobrany zostanie numer dokumentu anulowanego). Dokument, który ma być anulowany należy podświetlić na liście i pod prawym klawiszem myszy wybrać opcję Anulowanie faktury.

Nie ma możliwości anulowania dokumentu będącego w buforze – taki dokument można usunąć.
W sytuacji gdy do dokumentu zostały wystawione korekty aby anulować dokument w pierwszej kolejności należy anulować wszystkie powiązane z nim korekty.

Często przy próbie anulowania dokumentów możemy spotkać się z komunikatem:

Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatności.

Oznacza on, że dokument został już rozliczony. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Rozliczenie można usunąć ręcznie np. z poziomu menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności. Na liście dokumentów należy otworzyć dokument, który chcemy anulować. Następnie  na zakładce Rozliczenia w tabelce zaznaczamy dokument i klikamy Usuń.

Zapis kasowy/ bankowy należy usunąć ręcznie z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe.

Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr: Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, to podczas anulowania dokumentu zapis kasowy/ bankowy zostanie automatycznie usunięty.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

Dokumenty anulowane są widoczne na liście w kolorze szarym (nie mają wpływu na płatności, ani na stany magazynowe, pozostają tylko informacyjnie, jako ślad wykonanej operacji w programie). Nie zalecamy ich usuwania, ale jeśli jest to konieczne, można zwrócić się w tej sprawie do Autoryzowanego Partnera Comarch.

Jeśli dokument został przeniesiony do rejestru VAT i zaksięgowany, przed jego anulowaniem należy cofnąć księgowanie oraz usunąć dokument z rejestru VAT.

Dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym. Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FS, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie – dokumenty magazynowe również nie są anulowane.

Dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FS, FZ).

W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu).

Dokumenty, które posiadają na liście status E – zostały wyeksportowane, standardowo nie mogą zostać anulowane. W celu umożliwienia operatorowi anulowania takiego dokumentu należy w ustawieniach konfiguracji (Start/Konfiguracja/Program/Parametry/Użytkowe/Operatorzy) na karcie operatora na zakładce [Parametry], w podzakładce [Księgowość, Płace i Kadry] w sekcji Praca rozproszona zaznaczyć parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Niekiedy zdarza się, że dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie odbiegają od stanu rzeczywistego, lub zostały omylnie wprowadzone do programu Comarch ERP Optima.

W takim przypadku możliwe jest skorzystanie z funkcji Aktualizacja danych kontrahenta, która powoduje zaktualizowanie danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie po wcześniejszym ich poprawieniu na jego karcie.

Należy na tym miejscu podkreślić, że Aktualizacja danych kontrahenta może być przeprowadzona dla kilku dokumentów równocześnie, pod warunkiem, że dokumenty te zostały wystawione na jednego kontrahenta.

Aby funkcja była dostępna należy w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie konkretnego Operatora -> na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] zaznaczyć parametr: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie.

Dokument w buforze (kolor zielony) można dowolnie modyfikować. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony na stałe (będzie on na liście dokumentów w kolorze czarnym) oznacza to, że jest ograniczona możliwość modyfikowania dokumentu. Możliwa jest tylko:

1. Zmiana danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie (na karcie operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] należy zaznaczyć parametr Aktualizacja kontrahenta na dokumencie, wówczas funkcja będzie dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy).
   Szerszy opis znajduje się w pytaniu: Jak poprawić dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie?
2. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie i na pozycji dokumentu (na karcie operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.).
3. Zmiana kategorii na zatwierdzonym dokumencie (na karcie operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] należy zaznaczyć parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dok.).
4. Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie. Na karcie operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] należy zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatwierdzonym dok. Operator będzie miał możliwość zmiany atrybutu na dokumentach niezaksięgowanych pomimo, że zostały zapisane na stałe.

Karty operatorów znajdują się w menu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy. Dwukrotne kliknięcie na konkretnym operatorze podniesie jego kartę.

Jeżeli muszą być zmienione inne dane niż wymienione powyżej, pozostaje wystawienie korekty danych lub anulowanie dokumentu i wystawienie go ponownie (wówczas w przypadku pozostawienia pola AUTO bez zmian jako numer dokumentu zostanie automatycznie nadany kolejny wolny numer. Jeżeli dokument anulowany jest dokumentem z ostatnim numerem to pobrany zostanie numer dokumentu anulowanego). Funkcja anulowania jest dostępna na liście dokumentów pod prawym klawiszem myszy. Jej działanie zostało opisane w artykule: Kiedy można anulować dokument? Dokument anulowany będzie widoczny na liście w kolorze szarym.

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty.

Dostępne korekty dla:

a) faktur sprzedaży, to:

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty:

b) faktur zakupu, to:

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty:

Na dokumencie wyeksportowanym (ze znacznikiem E) istnieje możliwość zmiany opisu i osoby odbierającej na dokumencie, zmiany atrybutu oraz zmiany kategorii i jej opisu. Zmiany są możliwe po zaznaczeniu parametrów:

W przypadku zmiany kategorii i jej opisu konieczne jest również zaznaczenie parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych, który dostępny jest w Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Księgowość, Płace i Kadry]. Zaznaczenie tego parametru umożliwia również anulowanie dokumentu wyeksportowanego.

Jeżeli dany kontrahent został w programie Comarch ERP Optima wykorzystany na jakimś dokumencie, wówczas nie można go usunąć z bazy danych, można natomiast na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] zaznaczyć parametr Nieaktywny.

Po zaznaczeniu tego parametru, kontrahent nie będzie widoczny na liście z poziomu Ogólne/ Kontrahenci chyba, że zaznaczymy parametr Pokazuj nieaktywnych  (znajduje się pod listą), wówczas wyświetli się na liście w kolorze szarym.

Na dokumencie będzie istniała możliwość wyboru takiego kontrahenta – żeby zablokować możliwość wystawiania dokumentów rozchodowych na kontrahenta nieaktywnego można zaznaczyć na jego karcie (na zakładce [Handlowe]) parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych.

Jeżeli w konfiguracji dla autonumeracji (Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN) zaznaczono Autonumeracja kodów towarów oraz w Schemacie numeracji wybrano kod EAN i zaznaczono parametr Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty, po podniesieniu nowej karty w polu EAN pojawi się automatycznie kod EAN, a w polu z kodem towaru będzie napis <AUTO>. Kod towaru w postaci kodu EAN zostanie nadany dopiero w momencie zapisu karty.

Jeśli parametr Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty jest wyłączony, to użytkownik nie będzie mógł zapisać karty towaru bez wygenerowania/wpisania kodu EAN lub ręcznego uzupełnienia kodu towaru w sytuacji, jeśli w polu z kodem będzie <AUTO>.

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego. Film znajduje się na stronie,  jest także dostępny z poziomu programu Comarch ERP Optima (Pomoc/ Filmy instruktażowe) w sekcji Handel.

Kolor zielony – dokument w buforze – możliwe jest jego modyfikowanie lub usunięcie go z listy; nie można do niego wystawić korekty, przekształcić go do innych dokumentów ani go zaksięgować.

Specyficznym dokumentem jest Arkusz Inwentaryzacyjny, w którym ilość wg spisu może być wypełniona dopiero po wyciągnięciu z bufora (zob. Inwentaryzacja – Arkusz AI jest zapisany do bufora, widoczne są stany bieżące. Co należy zrobić, aby uzupełnić kolumnę ilość wg spisu?).

Kolor czarny – dokument zatwierdzony na stałe – można go zaksięgować i wystawić do niego korektę; nie można go usunąć z listy, a jedynie anulować go (zob. Kiedy można anulować dokument?).

Kolor szary – dokument anulowany – nie wpływa na Preliminarz Płatności, nie wpływa na Zasoby, nie można go zaksięgować; może go usunąć z listy tylko Autoryzowany Partner Comarch narzędziami serwisowymi.

Kolor niebieski – dokument posiada zapis księgowy.

Dokument WZ
Zatwierdzając dokument WZ z bufora na stałe z zaznaczonym parametrem FS program podniesie formularz faktury sprzedaży z datami zgodnymi z dokumentem WZ.
Jeżeli zapiszemy na stałe sam dokument WZ (bez zaznaczonego parametru FS), a później wygenerujemy dokument FS z listy, wówczas na podniesionym formularzu FS będzie zawsze data systemowa (bieżąca), a nie zgodna z dokumentem WZ .
Jeżeli ma być zachowana chronologia numeracji, faktury sprzedaży powinny być generowane z listy dokumentów WZ (z datami bieżącymi).

Dokument FS
Zatwierdzając fakturę sprzedaży z zaznaczonym parametrem WZ, program automatycznie generuje dokument WZ z datami zgodnymi z fakturą sprzedaży.
Zapisując na stałe samą fakturę sprzedaży (wyciągniętą z bufora), możemy w późniejszym terminie wygenerować do niej dokument WZ. Wygenerowany dokument WZ jest zawsze zatwierdzony na stałe i utworzony z datą bieżącą.

W przypadku przekształceń, daty na dokumentach WZ są zależne od zaznaczenia parametru Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane, który znajduje się w Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry, w zakładce [Serie i Daty]. Jeżeli parametr jest włączony, daty ustawiane są według konkretnego schematu. Parametr został opisany szerzej w artykule dotyczącym ustawień konfiguracji firmy – przejdź do artykułu.

Datę bieżącą w programie można zmienić w menu Narzędzia/Data bieżąca.

Istnieje możliwość wykorzystania serii przypisanej do konkretnego operatora w schemacie numeracji dokumentu.

W definicji schematu numeracji (w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów) dla konkretnego rodzaju dokumentu, jako jeden z członów numeracji należy ustawić serię. Jeśli seria ma być uzależniona od operatora wystawiającego dokument, wtedy definiując schemat numeracji należy zaznaczyć parametr Pobieraj serię domyślną dla operatora (parametr jest dostępny również na już istniejących schematach, zawierających serię jako jeden z członów).

Serię domyślną dla operatora można zdefiniować na formularzu operatora (Konfiguracja / Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] w sekcji Domyślne ustawienia operatora). Jeżeli operator nie będzie miał przypisanej serii (na karcie operatora) wówczas będzie pobierana seria domyślna określona w konfiguracji (gałąź Firma/ Handel/ Serie Dokumentów – kolumna Nazwa).

Jeśli schemat numeracji był już zastosowany na dokumencie, wówczas nie będzie możliwości jego zmiany, należy utworzyć nowy schemat. Zagadnienie to zostało opisane w pytaniu. Jak można zmienić schemat numeracji dokumentów?

Tworzenie schematu numeracji z serią domyślną operatora zostało również pokazane na filmie instruktażowym Schemat numeracji faktur przejdź do filmu.

Naliczanie marży w programie Comarch ERP Optima może odbywać się przy pomocy jednej z dwóch metod:

metodą „w stu” – naliczanie marży od ceny sprzedaży
marża = (cena sprzedaży – ostatnia cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100,

metodą „od stu” – naliczanie marży od ceny zakupu
marża = (cena sprzedaży – ostatnia cena zakupu) / cena zakupu * 100.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Procent marży obliczany metodą „w stu”. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą „od stu”. Jeśli parametr jest zaznaczony – marża jest wyliczana metodą „w stu”.