Aby zmienić wartość towarów na magazynie (obniżyć lub podwyższyć) należy najpierw wystawić dokument RW (Rozchód Wewnętrzny), a następnie wprowadzić dokument PW (Przyjęcie Wewnętrzne) na te towary z nowymi cenami. Po wprowadzeniu dokumentu PW na kartach towarów zaktualizuje się ostatnia cena zakupu, natomiast wartość towaru widoczna jest na karcie towaru, na zakładce Zasoby.

Ostatnia cena zakupu widoczna jest na zakładce [Ogólne] formularza towaru, natomiast rzeczywiste ceny towaru uśrednione (dla metody rozliczania magazynu AVCO) lub ceny dla poszczególnych dostaw towaru (dla FIFO lub LIFO) widoczne są na formularzu towaru, na zakładce [Zasoby] Według tych cen z zakładki [Zmiana] wydawany jest towar i odpowiednio naliczane koszt i marża.

Ceny rzeczywiste ewidencjonowane są w programie na podstawie dokumentów przychodowych wprowadzających towar na magazyn (PZ, PW, BO, PKA). Zmieniane są tylko na podstawie cen pobranych z dokumentów przychodowych lub korekt do nich.

Ostatnia cena zakupu jest aktualizowana automatycznie przez program po wystawieniu każdej kolejnej transakcji przychodowej – faktury zakupu, przyjęcia zewnętrznego, przyjęcia wewnętrznego, przyjęcia kaucji, bilansu otwarcia. Cenę tę można aktualizować w oparciu o korekty wartości (ceny) do tych dokumentów. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Ceny] w sekcji Aktualizacja ceny zakupu znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny).

Do wyboru dostępne są dwie opcje:

Ręczna zmiana ostatniej ceny zakupu na karcie towaru jest możliwa tylko, gdy dana karta nie została wykorzystana na żadnym dokumencie.

W sytuacji, gdy karta towaru została już wykorzystana na dokumencie np. FA/ PA, wówczas pole z ostatnią ceną zakupu jest wyszarzone. Każdy kolejny dokument przychodowy na towar zaktualizuje ostatnią cenę zakupu na karcie towaru.

Podczas importu cennika mamy możliwość zaktualizowania cen sprzedaży towarów. Okno importu dostępne jest z poziomu list: Ogólne/ Cennik, Handel/ Zasoby (importu dokonujemy wówczas przyciskiem dyskietki w lewym dolnym rogu) lub Narzędzia/ Importy/ Słowników z pliku/ Cennik. Należy wybrać opcję Plik w formacie MS Excel, wskazać plik źródłowy i zaznaczyć opcję: Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacja istniejących.

Szczegółowe informacje na temat wymaganej struktury arkusza MS Excel znajdują się w biuletynie „OPT009-Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima„, dostępnym w pomocy.

W Comarch ERP Optima istnieje możliwość blokowania sprzedaży dla kontrahenta, jeśli przekroczony zostanie określony dla niego limit przeterminowanych płatności. Dopuszczalny limit przeterminowanych płatności jest określany na karcie kontrahenta w polu: Limit przetermin. płatn. (zakładka [Handlowe]). Aby program kontrolował limit przeterminowanych płatności dla danego kontrahenta należy na jego karcie zaznaczyć ten parametr i wskazać dopuszczalną wartość.

Wartość przeterminowanych płatności jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg. której określany jest termin do blokady, przyjmowany jest termin realizacji płatności, który uwzględnia automatycznie dwa parametry:

Jeśli chcemy, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszczamy jeszcze okres „przejściowy” od terminu płatności – możemy wypełnić na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] pole Maksymalna zwłoka. Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Program kontroluje limit przeterminowanych płatności w następującym przypadku:

Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawia się dla każdego operatora indywidualnie. Parametry Zapis dokumentów na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności oraz Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności znajdują są na karcie operatora w menu Konfiguracja/ Program /Użytkowe /Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis]. Dostępne ustawienia dla wspomnianych parametrów to:

Dodatkowo program umożliwia kontrolę płatności dla dokumentów WZ, RO, FPF – po zaznaczeniu parametru Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.

Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzegaj/nie pozwalaj).

Na oknie Sprzedaż dedykowana dostępnym w menu Handel, w polu Po terminie wykazywana jest wartość przeterminowanych płatności, o jaką przekroczono przyznany kontrahentowi limit. Wartość jest liczona w oparciu o termin realizacji płatności. Po wciśnięciu przycisku widocznego obok pola wyświetlany jest Preliminarz płatności podmiotu, wyświetlający wszystkie przeterminowane płatności kontrahenta (wg terminu realizacji).

Istnieje możliwość ustawiania zakazów dostępu do magazynów dla poszczególnych operatorów (podobnie jak w przypadku kas w module Comarch ERP Optima Kasa/Bank). Umożliwia to obsługę sytuacji, gdy operator może pracować na kilku magazynach, na pozostałych natomiast ma zakaz wystawiania dokumentów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), z zakładki [Zakazy].

Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator z ustawionymi uprawnieniami administratora. W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy należy na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Administrator.
Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Na liście operatorów, których możemy wskazać nie pojawią się operatorzy, którzy dany magazyn mają wskazany jako swój magazyn domyślny (na karcie operatora na zakładce [Parametry], w podzakładce [Wspólne]).

Pewnym wyjątkiem są dokumenty Przesunięcia Międzymagazynowego (MM), gdzie operator może wskazać magazyn docelowy pomimo tego, że ma założony do niego zakaz.

Możemy również skorzystać z parametrów dostępnych z poziomu Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ Parametry/ Handel, Serwis.

Domyślny magazyn – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. – przejdź do artykułu.

Prawo do zmiany magazynu domyślnego – dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny.

Prawo do zmiany magazynu domyślnego – listy – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Odznaczenie parametru daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem.

Dodatkowe informacje dotyczące blokad dostępne są  na formularzu magazynu w zakładce [Zakazy] pod przyciskiem F1.