Plan pracy powinien zawierać informacje na temat harmonogramu pracy danej osoby. Domyślnie dane w tym oknie pobierane są z Kalendarza, wg którego jest rozliczany pracownik. Jeśli firma korzysta z Kalendarza Standard, to Plan pracy będzie skonfigurowany następująco: od poniedziałku do piątku praca w godzinach 7:00-15:00, sobota – dzień wolny i niedziela – święto. Poszczególne dni będą miały oznaczenie czerwonymi krzyżykami, co oznacza, że operator nie modyfikował żadnego z tych dni ręcznie. Jeśli planowo danej osobie chcemy zmienić harmonogram, to w kolejne dni należy wejść przy użyciu przycisku lupy i zmienić godziny pracy lub typ dnia. Po jakiejkolwiek modyfikacji użytkownika dzień zostanie oznaczony na kolor zielony/ turkusowy. Z Planu pracy dane są zaczytywane do okna, gdzie wpisywany jest Czas pracy / Nieobecności.

Bardzo często stosowane są indywidualne harmonogramy dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu. Na przykład wykonują pracę przez 3 dni w tygodniu po 8 godzin, a pozostałe dwa dni są oznaczone jako wolne. Te zmiany należy odnotować w planie pracy: poniedziałek – środa praca od 8:00 do 16:00, czwartek – sobota: dzień wolny, niedziela – święto.Gdy plan nie zostanie odpowiednio zmodyfikowany, za dni wolne policzone zostanie wynagrodzenie poniżej normy, a za dni pracy po 8 godzin dopłaty do nadgodzin i wynagrodzenie powyżej normy. Wynika to z faktu, że każdy dzień standardowego kalendarza przeliczany jest proporcjonalnie wg wymiaru etatu.

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy (w firmie i poza firmą) oraz nauki. Pobierane są informacje o stażu z następujących formularzy kadrowych: historia zatrudnienia, historia wykształcenia i historia etatu. Aby program naliczył limit w wysokości 26 dni należy uzupełnić historię wykształcenia i zatrudnienia, tak aby łączny limit stażu pracy i nauki wynosił co najmniej 10 lat. Jeśli staż wynikający z ukończonej szkoły ma być wliczany do stażu przy wyliczaniu limitu urlopu, na formularzu historii wykształcenia należy zaznaczyć parametr ‘Wliczać do stażu pracy’.

W wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 w historii zatrudnienia dodano możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Na liście historii zatrudnienia pracownika dodano nowy przycisk Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy , który powoduje automatyczne dopisanie pozycji w historii zatrudnienia o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy

Wydruk karty zasiłkowej jest dostępny z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika. Po wejściu w Kadry należy otworzyć formularz pracownika, a następnie wybrać z menu Wydruk danych / Wydruki płacowe – Karta zasiłkowa.

Użytkownicy mają możliwość wybrania następujących typów nieobecności: 

W celu odnotowania takiej nieobecności należy po wejściu w kalendarz (Nie)obecności pracownika dodać plusem nieobecność i formularzu nieobecności wybrać typ nieobecności (urlop macierzyński lub rodzicielski), podać daty a następnie określić przyczynę (urlop macierzyński 100%, urlop macierzyński 81,5% urlop macierzyński 80%, urlop rodzicielski 100%, urlop rodzicielski 81,5%, urlop rodzicielski 80%, urlop rodzicielki 70%, urlop rodzicielski 60%,Urlop rodzicielski 70% (do 9 tygodni), Urlop rodzicielski 70% (ustawa ‘Za życiem’), Urlop rodzicielski 81,5% (ustawa ‘Za życiem’).

Po wprowadzeniu jednej z tych nieobecności w wypłacie naliczy się odpowiedni zasiłek w wysokości 100%, 81,5%, 80%, 70% lub 60%.

Od wersji 2021.0.1 Comarch ERP Optima na formularzu nieobecności Urlop ojcowski/rodzicielski/ wychowawczy zostało dodane pole Opieka nad, w którym umożliwiono wskazanie dziecka, na które został udzielony dany urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 – dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka. Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane dziecka wpisane w tym polu będą wykazane na świadectwie pracy.

W programie Comarch ERP Optima jest dostępny wydruk ‘Pracownicy do nagrody jubileuszowej’. Są na nim wykazywani pracownicy, którzy w podanym okresie przekraczają określoną liczbę lat stażu liczonego zgodnie z zaznaczonymi przed wydrukiem parametrami.

Wydruk jest dostępny z poziomu listy pracowników w Kadrach. Po zaznaczeniu pracowników należy wybrać z menu Wydruk danych  lub Podgląd wydruku / Wydruki kadrowe / Pracownicy do nagrody jubileuszowej.

W momencie dodawania nowego pracownika domyślnie jest dla niego przypisywana forma płatności – gotówka.
Jeżeli wynagrodzenie pracownika w całości ma być przelewane na rachunek bankowy należy:

1. wejść w Schemat płatności dostępny z poziomu otwartego formularza danych kadrowych pracownika po kliknięciu w ikonę 
2. edytować domyślną płatność – gotówka i wybrać z listy formę płatności – przelew,
3. uzupełnić dodatkowe pola Bank oraz Numer rachunku.
   Uwaga

   UWAGA: Jeżeli zmieniamy schemat płatności na przykład z gotówki na przelew, a są już naliczone wypłaty, to należy wprowadzić taki zapis przez aktualizację danych kadrowych !

W sytuacji, kiedy wynagrodzenie pracownika co miesiąc będzie wypłacane częściowo gotówką, a częściowo przelewem (np. 50% z  kasy i reszta czyli 50% plus ewentualne nadwyżki przelewem na konto) :

W celu odnotowania osobie niepełnosprawnej dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego należy otworzyć formularz danych kadrowych pracownika, a następnie na zakładce [ 3 Etat ] uzupełnić pole Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego. Należy pamiętać również, aby przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego dla pracownika zaznaczyć pole Przysługuje dodatkowy limit.

Dzień wolny można odnotować na dwa sposoby: globalnie dla całej firmy lub każdemu pracownikowi indywidualnie.

W pierwszym przypadku należy wejść w Start/Konfiguracja / Firma / Płace / Kalendarze i za pomocą przycisku Zmień  otworzyć odpowiedni kalendarz. Na zakładce [2 Kalendarz] ustawiamy się na dniu, który chcemy ustawić jako wolny i edytujemy go za pomocą przycisku Zmień . Na formularzu dnia w polu Typ dnia ustawiamy Wolny oraz w polu Rodzaj dnia wolnego: Dzień wolny z tytułu święta. Jest to dobry sposób, jeżeli wszyscy pracownicy w firmie mają oddany ten sam dzień.

Informacje mogą zostać wprowadzone pojedynczo. Naniesienie zmian jest analogiczne jak w pierwszym przypadku, ale dokonywane jest z poziomu Planu pracy pracownika. Plan pracy jest dostępny z listy pracowników w kadrach lub z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, jako jedna z opcji dostępna za pomocą  przycisku Kalendarz . Ten sposób jest przydatny, jeżeli pracownicy mają różne dni wolne w zamian za święto przypadające w sobotę.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość odnotowania pracownikowi pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Aby odnotować rozpoczęcie pracy na część etatu w trakcie trwania ww. urlopu należy wykonać aktualizację danych kadrowych pracownika z dniem, od którego pracownik zaczyna pracę na część etatu. Na formularzu pracownika za pomocą przycisku   należy wprowadzić informacje dotyczące pracy podczas urlopu rodzicielskiego. Należy zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego i uzupełnić wymiar etatu oraz stawkę. Można również wskazać kalendarz, na podstawie którego pracownik będzie rozliczany.