CRM i Obieg dokumentów

CRM

Nowości

1. Przenoszenie załącznika z wiadomości mailowej do Obiegu dokumentów i rejestru VAT

Z poziomu otwartego formularza wiadomości e-mail dodano możliwość przeniesienia załączników bezpośrednio do Biblioteki dokumentów lub do Rejestrów VAT za pomocą funkcji OCR.

Na formularzu wiadomości mailowej na zakładce [Załączniki] dostępne są ikony:

– Zapisz załącznik.

W rozwijanym menu dostępne są opcje:

• Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
• Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
• Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.

 Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.

Przenoszenie załączników do Obiegu dokumentów.

Po wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów dla zaznaczonych pozycji utworzy się nowy dokument firmowy w Obiegu dokumentów i zostaną podpięte załączniki do Archiwum plików, pliki zapisywane są w bazie. Jako tytuł dokumentu przenosi się nazwa załącznika, natomiast w polu Numer obcy przenosi się numer wątku, np. EMAIL/38/2021, lub numer wiadomości mailowej w przypadku gdy w programie wyłączone jest wątkowanie korespondencji.

Po zaznaczeniu na liście kilku załączników i wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów pojawia się komunikat:

„Zaznaczono kilka załączników do przeniesienia do dokumentu Obiegu dokumentów. Czy powiązać je z jednym dokumentem obiegu?”

 Do wyboru opcje:

–Tak, przenieś do jednego – po wybraniu tej opcji wszystkie załączniki zostaną powiązane z jednym nowoutworzonym dokumentem w Bibliotece dokumentów;

– Nie, przenieś 1:1 – po wybraniu tej opcji, dla każdego załącznika program utworzy osobny dokument w Bibliotece dokumentów.

Wybranie opcji Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu otworzy listę dokumentów w Bibliotece dokumentów. W przypadku gdy wiadomość z której przenosimy załączniki jest kolejną wiadomością w danym wątku mailowym, który wcześniej został już powiązany z dokumentem w bibliotece, na wyświetlonej liście domyślnie zaznaczony jest parametr Powiązany z wątkiem mailowym, lista dokumentów jest zawężana do dokumentów z danego wątku mailowego.

Jeśli wątek nie został jeszcze powiązany z żadnym dokumentem w Obiegu dokumentów to parametr Powiązany z wątkiem mailowym jest odznaczony.

Po wykonaniu powyższych czynności na wiadomości mailowej w zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów  widoczne jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów.

Zaczytywanie dokumentów przez OCR do rejestru VAT

Wybranie opcji Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT uruchamia funkcję OCR, która zaczytuje dokument tak samo jak przy uruchomieniu OCR z poziomu Rejestrów VAT.

Przy zaczytywaniu dokumentu przez OCR wyświetla się okno z możliwością wyboru do jakiego rejestru mają trafić dokumenty. Na oknie można wybrać, czy dokumenty ma zostać dodany do rejestrów zakupu, czy sprzedaży. W zależności od wybranej opcji z rozwijanej listy można wybrać rejestry zakupu lub sprzedaży zdefiniowane w konfiguracji Firma/Księgowość/Rejestry zakupów VAT lub Rejestry sprzedaży VAT.

Po wybraniu rejestru dokumenty są przetwarzane przez OCR i dodawane do wybranego rejestru.

Więcej informacji na temat funkcji OCR znajduje się tutaj.

Po zaczytaniu dokumentu przez OCR z poziomu wiadomości mailowej utworzy się dokument w Obiegu dokumentów z podpiętym i zapisanym do bazy załącznikiem.

Opcja przeniesienia dokumentu za pomocą funkcji OCR do Rejestru VAT dostępna jest na formularzu wiadomości mailowej, niezależnie od tego czy operator jest zalogowany z modułem OBD. Dokumenty w Bibliotece dokumentów tworzą się bez modułu OBD tak jak ma to miejsce w przypadku zaczytywania dokumentów przez OCR w Rejestrze VAT. Opcja przeniesienia dokumentów przez OCR do Rejestru VAT dostępna jest w przypadku kiedy użytkownik zalogowany jest na moduł CRM lub CRM Plus oraz dowolny moduł zawierający dostęp do Rejestrów VAT (np.: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga podatkowa, Księga Handlowa, lub Księga Handlowa Plus).

Zmiany

1. Automat faktur cyklicznych. Skrócono czas generowania i wysyłania faktur cyklicznych

Poprawiono

1. Skrzynka mailowa.  W szczególnych przypadkach przy konwersji bazy danych skrzynka pocztowa skonfigurowana w programie była oznaczana jako nieaktywna. Działanie poprawiono.

2. Oferta handlowa. Poprawiono działanie programu w sytuacji, gdy operator ma ustawioną blokadę na zapisywanie dokumentów FS i PA do bufora. Po przekształceniu oferty handlowej do faktury sprzedaży dokument zapisywany jest na stałe.

3. Wydruk oferty handlowej. Poprawiono wydruk oferty handlowej w sytuacji gdy na końcu nazwy atrybutu użyta jest spacja.

Obieg dokumentów

Nowości

1. Powiązanie z dokumentami Faktur Zakupu wczytanymi za pomocą usługi OCR. Dla Faktur Zakupu w menu Handel od wersji 2022.0.1 Comarch ERP Optima dostępna jest funkcja OCR. Wczytanie skanu za pomocą tej funkcji powoduje automatyczne utworzenie dokumentu w module Obieg Dokumentów wraz ze skanem w formie załącznika. Możliwe jest też wskazanie plików na dokumencie OBD, które mogą być zaczytane na listę Faktur Zakupu poprzez usługę OCR.

2. Przenoszenie załączników z modułu CRM. Umożliwiono przenoszenie załączników z formularza e-mail w module CRM do dokumentów w module Obieg Dokumentów.

3. Przenoszenie załączników z modułu CRM poprzez funkcję OCR. Od wersji 2022.0.1 Comarch ERP Optima możliwe jest wczytywanie załączników e-mail z modułu CRM poprzez funkcję OCR do Rejestru VAT. W momencie wywołania funkcji, w module Obieg Dokumentów, tworzony jest dokument w Bibliotece Dokumentów z podpiętym załącznikiem, przetworzonym przez usługę OCR. Na dokumencie widoczne jest powiązanie z wiadomością mailową oraz dokumentem z Rejestru VAT.