Definiowalny wydruk faktury
W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.
Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.
W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki znajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.
Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.
Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu.
Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach.
Zasady definiowania wydruku:
- W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.
- Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.
- Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.
- Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).
- Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.
- Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.
- W przypadku definiowania komórek z dataminależy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).
- Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).
- Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).
- Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).
- Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.
- Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).
- Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.
Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.
Etykiety komórek
Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli.
Nagłówek faktury – dane firmy
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| F_Nazwa1 | Nazwa Firmy – Linia 1 |
| F_Nazwa2 | Nazwa Firmy – Linia 2 |
| F_Nip | NIP Firmy |
| F_Regon | Regon Firmy |
| F_Kraj | Kraj siedziby firmy |
| F_Wojewodztwo | Województwo siedziby firmy |
| F_Powiat | Powiat siedziby firmy |
| F_Gmina | Gmina siedziby firmy |
| F_Ulica | Ulica siedziby firmy |
| F_Nr | Numer siedziby firmy |
| F_Miasto | Miasto siedziby firmy |
| F_Kod | Kod pocztowy siedziby firmy |
| F_Poczta | Poczta siedziby firmy |
| F_Tel | Telefon siedziby firmy |
Nagłówek faktury
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| Nr_Faktury | Numer drukowanej faktury |
| Data_Wyst | Data wystawinaenia faktury |
| Data_Sprz | Data sprzedaży towaru |
| Nr_Dok | Numer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu) |
| Opis | Opis (pole znajduje się na zakładce Płatności na fakturze) |
Dane bankowe:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| B_Nazwa | Nazwa banku |
| B_NrRachunku | Numer rachunku bankowego |
Dane nabywcy:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| P_Nazwa1 | Nazwa nabywcy – linia 1 |
| P_Nazwa2 | Nazwa nabywcy – linia 2 |
| P_Wojewodztwo | Województwo nabywcy |
| P_Powiat | Powiat nabywcy |
| P_Gmina | Gmina nabywcy |
| P_Ulica | Ulica nabywcy |
| P_Nr | Numer siedziby nabywcy |
| P_Miasto | Miasto nabywcy |
| P_Kod | Kod pocztowy adresu nabywcy |
| P_Poczta | Poczta nabywcy |
| P_Adres2 | Adres nabywcy – linia2 |
| P_Nip | Nip nabywcy |
Dane odbiorcy:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| O_Nazwa1 | Nazwa odbiorcy – linia 1 |
| O_Nazwa2 | Nazwa odbiorcy – linia 2 |
| O_Wojewodztwo | Województwo odbiorcy |
| O_Powiat | Powiat odbiorcy |
| O_Gmina | Gmina odbiorcy |
| O_Ulica | Ulica odbiorcy |
| O_Nr | Numer siedziby odbiorcy |
| O_Miasto | Miasto odbiorcy |
| O_Kod | Kod pocztowy adresu odbiorcy |
| O_Poczta | Poczta odbiorcy |
| O_Adres2 | Adres odbiorcy – linia2 |
| O_Nip | Nip odbiorcy |
Elementy faktury (towary):
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| T_Kod | Kod towaru |
| T_KodCN | Kod CN |
| T_Nazwa | Nazwa towaru |
| T_Opis | Opis towaru |
| T_SWW | PKWiU towaru |
| T_Ilosc | Ilość towaru |
| T_Jm | Jednostka miary |
| T_CenaN | Cena netto towaru |
| T_CenaB | Cena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki) |
| T_Rabat | Rabat procentowy od pozycji |
| T_Stawka | Stawka podatku dla towaru (w tym zwolniona) |
| T_WartoscN | Wartość netto towaru |
| T_WartoscB | Wartość brutto towaru |
| T_Wartosc_VAT | Wartość VAT dla pozycji |
Tabela VAT (funkcja serwera):
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| Razem_Netto | Suma wartości netto faktury (wszystkie stawki) |
| Razem_VAT | Suma wartości VAT faktury (wszystkie stawki) |
| Razem_Brutto | Suma wartości brutto faktury (wszystkie stawki) |
| V_Stawka | Stawka VAT-tu do tabelki VAT |
| V_Netto | Wartość netto w danej stawce w tabelce VAT |
| V_VAT | Wartość VAT w danej stawce w tabelce VAT |
| V_Brutto | Wartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT |
Tabela płatności:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| Pl_Forma | Forma płatności |
| Pl_Termin | Termin płatności |
| Pl_Kwota | Kwota płatności |
| Pl_Razem | Kwota do zapłaty całkowita |
| Pl_Slownie | Kwota do zapłaty słownie |
| Pl_Zaplacono | Ile zapłacono |
| Pl_Pozostaje | Ile pozostało do zapłaty |
Osoby:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| Wystawil | Osoba, która wystawiła fakturę |
| Odebral | Osoba, która odebrała fakturę |
Pomocnicze etykiety linii startowych:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| T_Start | Początek linii tabelki z towarami (lewy górny róg) |
| V_Start | Początek linii tabelki VAT (lewy górny róg) |
| Pl_Start | Początek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg) |
| Stopka_Stop | Między tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony |
Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej:
Nagłówek:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| Razem_NettoWal | wartość netto w walucie |
| Razem_BruttoWal | wartość brutto w walucie |
| SymbolWal | symbol waluty |
| KursLWal | licznik kursu waluty |
| KursMWal | mianownik kursu waluty |
Pozycja:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| T_CenaNWal | cena netto pozycji w walucie dokumentu |
| T_CenaBWal | cena brutto pozycji w walucie dokumentu |
| T_WartoscNWal | wartość netto pozycji w walucie dokumentu |
| T_WartoscBWal | wartość brutto pozycji w walucie dokumentu |
| T_SymbolWal | symbol waluty dla pozycji |
Tabela VAT:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| V_NettoWal | wartość netto w danej stawce w walucie |
| V_VatWal | wartość VAT w danej stawce w walucie |
| V_BruttoWal | wartość brutto w danej stawce w walucie |
Płatności:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| Pl_SlownieWal | kwota słownie w walucie |
| Pl_KwotaWal | kwota płatności w walucie |
| Pl_RazemWal | wartość brutto faktury w walucie |
| Pl_ZaplaconoWal | zapłacono w walucie |
| Pl_PozostajeWal | pozostaje w walucie |
Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:
| Nazwa | Znaczenie |
|---|---|
| F_NipKraj | kraj NIP z pieczątki firmy |
| O_NipKraj | kraj NIP dla odbiorcy |
| P_NipKraj | kraj NIP dla płatnika |
Seryjny wydruk faktur wg definicji
Jeśli użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listy faktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów).
Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel).
Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.