Filtrowanie listy pracowników

Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia,pracowników B2B. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:

  • Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
  • Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
  • Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
  • Wszyscy – na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie list (Etaty + Umowy + Umowa B2B +Bez zatrudnienia).
  • Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.
  • Umowa B2B – lista osób z dodaną umową B2B.

Wskazówka
Po wyświetleniu listy Właściciele, przy kolejnym podnoszeniu listy pracowników ustawiany jest filtr na „Wszyscy”. W każdym innym przypadku jest podpowiadany ostatnio użyty filtr.

Fragment okna Lista pracowników ( w wersji Płace i Kadry Plus)

Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej.

Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.

Przykład
 Pracownik zwolniony w dniu 16.05.2016 będzie widoczny na liście pracowników Etaty do 31.05.2016. Dopiero z dniem 1.06.2016 nie będzie widoczny na tej liście.

Informacja
Na liście pracowników, w oknie Wypłaty pracowników – dane pracownika (akronim, nazwisko, imię) wyświetlane są zawsze z ostatniego (bieżącego) zapisu historycznego.

W kolumnie Zatrudnienie – opis Etat, Etat/Umowa, Umowa, Umowa B2B  Brak – informuje o tym, czy dany pracownik jest, bądź kiedykolwiek był zatrudniony na etat i/lub umowę.

W pozostałych kolumnach Listy pracowników dane wyświetlane są zgodnie z datą aktualności na liście.

Przykład
 Z dniem 1.06.2016 poprzez aktualizację zapisu dokonujemy zmianę nazwiska z np. Nowak na Kowalska oraz wymiar etatu z 1/1 na 3/4. Na liście pracownik będzie zawsze widoczny pod nazwiskiem Kowalska, również na każdy dzień sprzed zmiany. Natomiast dane dotyczące wymiaru etatu będą ulegać zmianie zgodnie z datą aktualności. Wybierając datę aktualności 31.05.2016 na liście widoczny będzie wymiar 1/1, natomiast przechodząc na 3.06.2016 widoczny jest już wymiar 3/4. Dodatkowo edytowanie formularza pracownika na odpowiedni dzień kalendarzowy pozwoli wyświetlić obowiązujące w danym okresie nazwisko oraz wymiar etatu, czyli edycja formularza pracownika z dniem 31.05.2016 – widoczne nazwisko Nowak i wymiar 1/1, a z dniem 1.06.2016 nazwisko Kowalska i wymiar 3/4.

Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów).

Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum.

Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności.

Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:

  • Po naciśnięciu  pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
  • Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce
  • Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona .

Panel wyszukiwania (Lista pracowników w Kadrach)

Założenie do filtrowania osób po zakresie dat w Panelu wyszukiwania jest takie, że w polach Zatrudniony Od… Do…  wyświetlane wszystkie osoby, zatrudnione na etat co najmniej jeden dzień w okresie wskazanym filtrem.

W programie Comarch ERP Optima w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry:

#(G) FP/FGŚP - nowozatrudnieni powyżej 50 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

  • są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr,
  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz najpóźniej w dniu zgodnym z datą zatrudnienia osiągnęli wiek 50 lat (sprawdzana jest data urodzenia pracownika).

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru, wystarczy wybrać pracowników, którzy przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni przez co najmniej 30 dni. Następnie po zaznaczeniu tych pracowników za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) należy i za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie zatrudnienia) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zatrudnienia.

#(G) FP/FGŚP - nowo zatrudnieni poniżej 30 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy:

  • są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr
  • oraz w dniu zatrudnienia nie ukończyli 30 lat.

Filtr umożliwia wyszukanie nowo zatrudnionych pracowników poniżej 30 roku życia, za których przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, jeśli poprzednio byli zarejestrowani jako bezrobotni.

#(G) FP/FGŚP - osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także, jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz w miesiącu z daty filtra kończy się nieobecność urlop macierzyński, urlop macierzyński dodatkowy, urlop rodzicielski lub wychowawczy oraz bezpośrednio po tej nieobecności nie rozpoczyna się kolejna nieobecność typu urlop macierzyński lub urlop wychowawczy.

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/ FGŚP.

#(G) FP/FGŚP - kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

  • nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek na FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
  • oraz najpóźniej w pierwszym dniu miesiąca z daty aktualności osiągają wiek (na podstawie daty urodzenia): 60 lat w przypadku mężczyzny oraz 55 lat w przypadku kobiety.

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek na FP oraz/lub Nie naliczać składek na FGŚP z zakresem dat: data Od ustawiona na pierwszy dzień miesiąca, w którym pracownik ma już przez cały miesiąc co najmniej 55/60 lat, data Do pozostawiona pusta, czyli zwolnienie będzie bezterminowe (nie przestanie obowiązywać).

Informacja
Parametry Nie naliczać składek na FP i Nie naliczać składek na FGŚP są automatycznie ustawiane na podstawie daty urodzenia i płci pracownika. 

#(G) 14 dni wynagrodzenia chorobowego - pracownicy powyżej 50 lat

Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:

  • nie mają zaznaczonego parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i/lub wartości 14 w ilości dni
  • oraz do 31-go grudnia roku poprzedzający rok z daty filtra osiągnęli wiek co najmniej 50 lat.

Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym należy z początkiem roku ustawić finansowanie wynagrodzenia chorobowego do 14 dni. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: 1 stycznia danego roku) należy zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: i wpisać 14 w pole dni. Aktualizację tych pól można wykonać również za pomocą operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników.

Informacja
Parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do jest automatycznie ustawiany. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.

#(G) Kończące się umowy o pracę .

Filtr domyślnie wyświetla listę pracowników, dla których data rozwiązania umowy o pracę zawiera się w okresie 5 dni wokół daty bieżącej. Filtr wyświetla te same osoby co analiza ‘Kończące się umowy o pracę’ w Informacjach o firmie. Domyślne zakresy dat filtra można zmienić ustawiając termin w analizie z poziomu Konfiguracji programu/ Informacje/ Informacje bieżące.

#(G) PPK – osoby, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK.

  • Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień (domyślnie podpowiada się data 2023-03-01), mają zawartą umowę cywilnoprawną lub są zatrudnione na etat i w najnowszym zapisie historycznym na zakładce [PPK/Dodatkowe] mają odnotowaną datę rezygnacji z PPK, która przypada przed datą podaną w filtrze.

#(G) Pracownicy do badania.

Pracownicy do badania – domyślnie filtr wyświetla listę pracowników, dla których data ważności badań okresowych zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej. Filtr wyświetla te same osoby co analiza ‘Pracownicy do badania’ w Informacjach o firmie. Domyślne zakresy dat filtra można zmienić ustawiając termin w analizie z poziomu  Konfiguracji programu/ Informacje/ Informacje bieżące.

Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.

Uwaga
 O zaznaczeniu parametrów dla konkretnych pracowników decyduje użytkownik programu, filtr ma za zadanie tylko i wyłącznie ułatwienie wyszukanie tych osób.

Pokaż archiwalnych – filtr

Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus.

Pracownicy o statusie Archiwalny domyślnie ukrywani są na wszystkich wyświetlanych w programie Listach pracowników tj. dostępnych w module Płace i Kadry, w menu Ogólne, jak i na pomocniczych listach wywoływanych z poziomu innych modułów.

Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych.

Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:

  • Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
  • Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
  • Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
  • Następnie wyświetlić Listę pracowników Wszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze szarym.

Wskazówka
 Aby zmienić status pracownika z „archiwalnego” na standardowy, należy wyświetlić Listę pracowników Wszyscy z zaznaczonym parametrem Pokaż archiwalnych [v]. Następnie edytować formularz danych kadrowych tego pracownika i usunąć znacznik w polu Archiwalny. 

Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel)

W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:

  • 0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
  • 1 – pracownik o statusie Archiwalny.

Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MS Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.

Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia.

Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP.

Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty).

Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:

  • wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
  • pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.

– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.