Formularz faktury cyklicznej – zakładka Podmioty

Zakładka [Podmioty] zawiera listę podmiotów, dla których mają być generowane faktury wg danego wzorca. Podmiotem na wzorcu może być kontrahent, pracownik, wspólnik, bank lub urząd.

Okno podzielone jest na dwie zakładki:

Grupy kontrahentów – gdzie dodawane są grupy kontrahentów, dla których dany wzorzec obowiązuje. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod grupy, Nazwa grupy, Obowiązuje od, Obowiązuje do oraz Indywidualny opis na fakturze (kolumna ta domyślnie jest ukryta, istnieje możliwość dodania jej do listy korzystając z opcji Wybór Kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszki). Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie grupy kontrahentów. Po naciśnięciu Dodaj otwierany jest formularz, na którym dodawana jest grupa kontrahentów oraz okres obowiązywania umowy.

Usuń – umożliwia usunięcie grupy kontrahentów.

Zmień- umożliwia podgląd grupy kontrahenta

Podmioty – gdzie dodawane są pojedyncze podmioty. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do oraz Indywidualny opis na fakturze (kolumna ta domyślnie jest ukryta, istnieje możliwość dodania jej do listy korzystając z opcji Wybór Kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszki). Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając pojawia się okno z listą podmiotów , umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy.

Usuń- umożliwia usunięcie podmiotu.

Podgląd – otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można można ustalić okres obowiązywania umowy, nie ma natomiast możliwości edycji danych podmiotu.

W kolumnach Obowiązuje od/ do można ustalić okres obowiązywania umowy. Dodając podmiot bądź grupę kontrahentów, na wyświetlonym formularzu jest możliwość wpisania okresu obowiązywania – co jest przydatne w momencie tworzenia wzorców faktur cyklicznych, które mają obowiązywać w zadanym okresie czasu

Po wprowadzeniu dat, program kontroluje czy wprowadzona data końcowa nie jest mniejsza niż data bieżąca w programie. W takiej sytuacji pojawi się komunikat:

W sytuacji, kiedy daty obowiązywania umowy nie zostaną określone, na zakładce [Podmioty], w kolumnach Obowiązuje od/ do – wyświetlane są kreski.

Podczas generowania faktur dla poszczególnych podmiotów porównywana jest data obowiązywania umowy (rozpoczęcia/ zakończenia) z datą sprzedaży na wzorcu. Program sprawdza czy data sprzedaży z faktury zawiera się w okresie obowiązywania umowy. Jeśli nie – faktura dla takiego podmiotu nie jest tworzona.

Indywidualny opis na fakturze – Informacje wprowadzone w tym miejscu przenoszone są na Fakturę Sprzedaży/ Fakturę Pro Forma w pole Opis/Atrybuty, ma ono wyższy priorytet niż informacje zawarte w polu Opis na fakturze na zakładce [Nagłówek faktury]

W dolnej części okna znajduje się parametr Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy, który jest domyślnie zaznaczony. Przy dodawaniu tego samego podmiotu na formularz, wyświetla się pytanie:

„[KOD_PODMIOTU] – [Nazwa podmiotu] znajduje się już na formularzu. Aby dodać ten podmiot ponownie, należy wyłączyć parametr „Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy” na formularzu wzorca. Czy wyłączyć parametr?”

Tak – parametr zostanie wyłączony a powtarzający się kontrahenci dodani na wzorzec

Nie – parametr pozostaje włączony a zduplikowany kontrahent pominięty

Po odznaczeniu tego parametru można ponownie dodać tą samą grupę kontrahentów lub tego samego kontrahenta, oraz wskazać dla niego odbiorców.

Dodawanie Nabywcy na wzorzec faktury cyklicznej i przypisanie do niego Odbiorcy, działa w taki sam sposób jak na formularzu faktury sprzedaży:

• Jeżeli zostanie wybrany kontrahent, który na karcie ma przypisanego domyślnego odbiorcę, wtedy na wzorzec automatycznie przenoszone są dane tego odbiorcy;
• Jeżeli kontrahent na karcie ma przypisanych odbiorców, ale żaden nie jest ustawiony jako domyślny, wtedy na wzorcu kontrahent ustawiony jest zarówno jako nabywca i odbiorca.
• Jeżeli nabywcą jest bank, pracownik, wspólnik lub urząd, wtedy podmiot wyświetlany jest jako nabywca i odbiorca.
• Dane odbiorcy przypisanego do kontrahenta wyświetlane są w kolumnach Nazwa odbiorcy i Kod odbiorcy.

Na zakładce Podmioty w menu dostępnym obok przycisku plusa istnieje możliwość wybierania Odbiorców. Kontrahenci zaznaczeni na liście zostaną dodani na wzorzec jako odbiorcy. Jako nabywca ustawi się:

• nabywca, do którego zaznaczony kontrahent jest przypisany jako odbiorca
• jeśli kontrahent jest przypisany do więcej niż jednego nabywcy, na wzorcu ustawi się pierwszy nabywca w kolejności alfabetycznej
• jeżeli kontrahent nie jest przypisany nigdzie jako odbiorca, to jego dane będą ustawione również jako dane nabywcy.

Jeżeli na formularzu dodano kilkukrotnie tą samą grupę kontrahentów lub podmiot, to włączenie parametru Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy, nie będzie możliwe. Należy najpierw usunąć z wzorca powtarzające się podmioty. W celu sprawdzenia zduplikowanych nabywców, użytkownik może wykonać sortowanie po kolumnie z kodem nabywcy, klikając w nagłówek kolumny.

Po dodaniu kontrahenta na wzorzec, aby zmienić dla niego odbiorcę należy wybrać , a następnie w sekcji Odbiorca wskazać Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę

Faktury generowane będą zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Podmiotów i Grup kontrahentów. Faktury cykliczne nie są generowane dla kontrahentów oznaczonych jako nieaktywni oraz dla archiwalnych pracowników i wspólników. Nie można usunąć też z bazy podmiotu wybranego na wzorcu faktury cyklicznej.