Kalendarz pracownika
Ze względu na obszerność tematyki związane z czasem pracy i harmonogramami pracowników poświęcono odrębną kategorię Czas pracy i nieobecności.
Schorzenia
Formularz służy do rejestracji schorzeń pracownika – lista słownikowa pozwala na rejestrację występujących chorób wraz z oznaczeniem symboli i szczególnego charakteru schorzenia. Odnotowanie tej informacji wraz z zakresem dat, wykorzystywane jest przy generowaniu raportów dla ZPChr i PFRON.
Języki obce
Informacja o znajomości języków obcych. W formularzu możemy określić stopień znajomości języka obcego w mowie i piśmie.
Kwalifikacje
Lista posiadanych przez pracownika kwalifikacji. Na liście wyświetla się nazwa kursu i termin ważności. Formularz kwalifikacji pracownika zawiera informacje o nazwie kursu/uprawnienia, dacie rozpoczęcia i zakończenia, dacie ważności oraz pole na komentarz. Miejsce to można wykorzystać na wpisanie na przykład numeru licencji danego uprawnienia. Na formularzu możemy odnotować czy dany kurs jest wymagany i czy został ukończony. W polu nazwy kursu/kwalifikacji/uprawnienia dostępna jest lista słownikowa, w której definiujemy występujące w firmie uprawnienia. Na liście słownikowej istnieje także możliwość zaznaczenia parametru informującego o terminie ważności danego uprawnienia.
Historia wykształcenia
Pozwala na odnotowanie informacji o zdobytym przez pracownika wykształceniu. Lista ta obejmuje nazwę szkoły i okres trwania nauki. Na formularzu możemy zapisać szczegóły związane z ukończeniem danej szkoły czyli zawód, specjalność, stopień czy tytuł naukowy. Jeśli ukończenie danej szkoły wiąże się z uzyskaniem wykształcenia musimy określić, czy dany okres ma być wliczany do stażu pracy (istotne w przypadku jednoczesnej nauki i pracy, w takim przypadku art. 155 Kodeksu pracy mówi, że jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika) i podać okres stażu pracy uwzględniany przy wyznaczaniu wymiaru limitu urlopu. Staż ten możemy wpisać samodzielnie lub wybrać odpowiednią wartość z listy pomocniczej.
Uwaga Od wersji 2021.5.1 podczas dodawania historii wykształcenia pracownika parametr Wliczać do stażu pracy domyślnie jest zaznaczony
Deklaracja ZSWA
Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracownika/pracowników.
Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
- Płace i Kadry / Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
- Płace i Kadry / Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Szczegółowe informacje dotyczące deklaracji ZUS ZSWA zostały zawarte w artykule Deklaracje roczne ZUS ZSWA.
Deklaracja ZZA
Deklaracja ZZA pozwala na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZZA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZZA, na którym należy podać:
- plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
- określić datę aktualności danych pracownika,
- zaznaczyć czego dotyczy zgłoszenie ( deklaracja dla umowy zlecenia),
- wybrać z listy daną umowę – zlecenie,
- podać datę wypełnienia deklaracji, data ta drukuje się na deklaracji ZZA,
- przeliczyć deklaracje <F8>,
- zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.
Uwaga Domyślnie na deklaracji ZZA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma wprowadzonego numeru PESEL.
Historia zatrudnienia
Informacje o poprzednim zatrudnieniu pracownika. Na liście wyświetlany jest sumaryczny staż pracy oraz nazwa zakładu pracy i okres zatrudnienia w danym zakładzie. Formularz danych historii zatrudnienia oprócz powyższych danych zawiera informacje o adresie zakładu pracy, stanowisku pracownika. Staż pracy w danym zakładzie można wprowadzić wpisując daty od i do (program sam wyliczy staż) lub od razu wprowadzić staż tj. ilość lat, miesięcy i lat bez podawania dat Od – Do.
jeśli liczba miesięcy po doliczeniu miesięcy wynikających z przeliczenia dni wynosi co najmniej 12, to każde 12 miesięcy jest przeliczane na pełny rok i dodawane do liczby lat. Uwaga Mechanizm liczenia stażu w programie Comarch ERP Optima jest następujący:
Pełne lata = 2 (lata 2013 i 2014) Pełne miesiące = 15 (luty’2012-grudzień’2012 oraz styczeń’2015-kwiecień’2015) Dni = 38 (18 dni ze stycznia’2012 oraz 20 dni z maja’2015) Liczba dni >= 30, więc następuje przeliczenie dni na pełne miesiące: 38 dni = 1 miesiąc i 8 dni Liczba dni pozostała po przeliczeniu na miesiące = 8 Liczba pełnych miesięcy zwiększona o miesiąc wynikający z przeliczenia dni = 16 miesięcy Liczba miesięcy >= 12 więc następuje przeliczenie miesięcy na pełne lata: 16 miesięcy = 1 rok i 4 miesiące Liczba miesięcy pozostała po przeliczeniu na lata = 4 Liczba pełnych lat zwiększona o rok wynikający z przeliczenia miesięcy = 3 Czyli staż za ten okres wynosi 3 lata, 4 miesiące i 8 dni Przykład Staż wyliczony na podstawie zatrudnienia od 2012-01-14 do 2015-05-20 wynosi:
W programie wprowadzony jest mechanizm umożliwiający wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia. W konfiguracji firmy [Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry / Dane kadrowe i deklaracje ] znajduje się parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy.
Gdy parametr jest zaznaczony podczas wyliczania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy będzie wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców (na podstawie dat 'od’ 'do” w formularzu historii zatrudnienia) oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy. Przy wyliczaniu stażu pracy, biorąc pod uwagę historię wykształcenia, staż pracy wynikający z historii wykształcenia uwzględniamy zawsze w całości dlatego, jeżeli okres nauki pokrywa się w całości z okresem zatrudnienia to wliczany jest tylko staż wynikający z nauki. Natomiast jeżeli okres pracy pokrywa się w części z okresem nauki – przyjmowany jest staż pracy z historii wykształcenia w całości oraz część okresu pracy, która przypada przed lub po okresie nauki. Jeżeli w historii wykształcenia użytkownik uzupełnił jedynie liczbę lat stażu bez podawania okresu nauki, nie jest sprawdzane czy okres nauki pokrywa się z okresem pracy i wliczany jest staż pracy wynikający z ukończonej szkoły oraz pełny okres zatrudnienia. Jeśli pracownik w kilku szkołach ma oznaczone, że powinny być wliczane do stażu pracy zostanie uwzględniona jedynie ta, której staż pracy w niej wprowadzony jest największy.
WskazówkaJeśli parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy jest zaznaczony to staż pracy wynikający z danej pozycji historii zatrudnienia obliczany jest na podstawie dat ‘od’ ‘do’ wpisanych w okresie pracy danej pozycji historii zatrudnienia.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony to staż pracy wyliczany jest na podstawie liczby lat, miesięcy i dni wpisanych w sekcji ‘Staż pracy’ danej pozycji historii zatrudnienia.
W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się. Jeśli pracownik ma wprowadzony w historii zatrudnienia zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy jest on wliczany do stażu bez sprawdzania okresów pokrywających się. Staż pracy korygowany jest także o nieobecności, które pomniejszają staż pracy np. urlop bezpłatny wprowadzony w okresie zatrudnienia w naszej firmie oraz o okresy niewliczane do stażu pracy wprowadzone w historii zatrudnienia.
W polu Staż pracy (skorygowany), wyświetlany jest sumaryczny staż pracy w oparciu o odnotowane okresy pracy od-do historii zatrudnienia pracownika w poprzednich firmach, skorygowany o pokrywające się okresy pracy. W polu ‘Staż pracy (skorygowany) wyświetlany jest sumaryczny staż pracy z uwzględnieniem tylko nakładających się okresów pracy, bez uwzględnienia historii wykształcenia .
Pole Rodzaj stażu pozwala na doprecyzowanie jaki to był staż, np. że była to praca w warunkach szkodliwych. (W sprywatyzowanych przedsiębiorstwach zdarza się, że wypłacane dodatki zależne są od rodzaju stażu. W module Płace i Kadry Plus w algorytmie 12 można zdefiniować wzór z wykorzystaniem rodzaj stażu).
W wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry, na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach. Parametr istotny przy pracownikach wieloetatowych (funkcja dostępna w Płace i Kadry Plus). W wersji podstawowej programu może posłużyć do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie.
Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:
- Przy drukowaniu raportu Staż pracy – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
- Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do Stażu w firmie, a niedoliczony do Stażu poza firmą (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 3 i funkcją Staz() stosowaną w typach wypłat według algorytmu 12.
Formularz danych historii zatrudnienia zawiera również informacje o urlopie wypoczynkowym, w tym urlopie na żądanie wykorzystanym u poprzednich pracodawców. Na zakładce [Nieobecności/Praca zdalna ] w polach Wykorzystany urlop wypoczynkowy W tym urlop na żądanie, Wykorzystany urlop dodatkowy (niepełnosp.) można odnotować dla nowo zatrudnionego pracownika informację o nieobecnościach dotyczących wykorzystania w danym roku kalendarzowym limitu urlopu wypoczynkowego, dodatkowego urlopu dla pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością i urlopu na żądanie w poprzednich zakładach pracy. Informacje te wpłyną na wyliczenie limitu urlopu dla pracownika zatrudnianego w trakcie roku, jeśli wpis dotyczy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy zakończonego przed datą zatrudnienia w bieżącej firmie, ale w tym samym roku kalendarzowym. Dotyczy wersji: 2018.6.1
Dodatkowo w polu Wykorzystana praca zdalna okazjonalna można odnotować informację o wykorzystaniu w danym roku kalendarzowym, limicie okazjonalnej pracy zdalnej u poprzednich pracodawców. Informacje odnotowane w Historii zatrudnienia, będą uwzględnione w trakcie sprawdzania wykorzystania limitu rocznego pracy zdalnej w bieżącej firmie.
Na zakładce [Okresy niewliczane do stażu pracy], można wskazać okresy przerw w zatrudnieniu, które przypadały w okresie zatrudnienia w innej firmie np. urlopy bezpłatne. Podczas wprowadzania należy podać rodzaj okresu niewliczanego do stażu oraz jego okres. Rodzaje okresów są zapisywane jako słownik ‘Rodzaj okresów niewliczanych do stażu pracy’. Jest on dostępny także z poziomu Płace i kadry >Słowniki. Wprowadzenie okresu niewliczanego do stażu pracy powoduje automatyczne pomniejszenie stażu pracy w tej danej firmie. Skorygowany staż pracy zostanie wyświetlony na zakładce [Ogólne] w polu Staż pracy.
– możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Po naciśnięciu przycisku Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy na liście historii zatrudnienia zostanie automatycznie dopisana pozycja o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy, bez zakresu dat Od-Do i z sumarycznym stażem w ilości równej 10 lat. Formularz zbiorczego stażu pracy jest dostępny tylko w trybie do podglądu, bez możliwości edycji. Staż pracy wynikający ze zbiorczego stażu pracy jest zaliczany do stażu pracy poza firmą. Jest uwzględniany przy wyliczaniu dodatków stażowych oraz limitu urlopu wypoczynkowego.
Zaniechanie podatkowe
Ewidencjonuje się tu zwolnienia podatkowe przyznane pracownikowi przez urząd skarbowy. Można odnotować: rodzaj zaniechania (wybierany z rozwijanej listy pomocniczej), datę, od której obowiązuje oraz kwotę. Program automatycznie w kolejnych wypłatach rozliczy wpisane zaniechanie podatkowe (ograniczy pobór podatku).
Rozliczenie zaniechania następuje w momencie realizowania kolejnych wypłat. Ograniczenie poboru podatku następuje w momencie naliczania wypłaty. W sytuacji, gdy koryguje się (zmienia/usuwa) jeden z elementów wypłaty program automatycznie poprawia kwotę zaniechania i podatek w momencie zapisywania wypłaty. Zmian takich możemy również dokonywać we wcześniej obliczonej wypłacie, ale w takim przypadku program nie skoryguje nam kwoty podatku i zaniechania.
Uwaga Aby dokonać zmian w wyliczonej wcześniej wypłacie, należy ją usunąć i naliczyć ponownie. Jest to warunek konieczny poprawnego obliczenia zaniechania podatkowego.
Informacja o zaniechaniu pojawia się na listach płac, kwitkach wypłaty i karcie podatkowej pracownika. W momencie, gdy zaniechanie zostało częściowo lub całkowicie rozliczone nie mamy możliwości jego korekty. W celu zarejestrowania zmian należy wykasować wcześniej wyliczone wypłaty.
Na liście zaniechania podatkowego przedstawiony jest aktualny stan wykorzystania danego zaniechania. Program kontroluje stan rozliczenia zaniechania podatkowego i w sytuacji, gdy zostało ono rozliczone w całości powraca do potrącania zaliczki podatku. Zaniechanie zawsze dotyczy wybranego roku podatkowego (data przyznania zaniechania). Zaniechanie jest rozliczone całkowicie w momencie, gdy kwota zaniechania równa jest kwocie rozliczonej na formularzu zaniechania. Na liście zaniechania w kolumnie pozostało do spłaty wyświetlana jest wówczas wartość 0.00.
Deklaracja ZCNA
Deklaracja zgłoszeniowa ZCNA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika. Można je przesłać do Płatnika tylko dla tych osób, które zostały poprawnie wpisane na listę członków rodziny.
Program nie sprawdza, jaką deklarację powinien mieć członek rodziny. Obowiązek ten spoczywa na Użytkowniku systemu.
Dla przypomnienia:
- ZCZA – (deklaracja historyczna, nie obowiązuje) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego,
- ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.
W celu wygenerowania tej deklaracji należy wejść na listę pracowników (Płace i Kadry / Kadry), ustawić się kursorem na tym pracowniku i wywołać Listę deklaracji ZCNA, nacisnąć ikonę 
lub <INSERT>. Następnie:
- należy wybrać właściwy plik KEDU,
- ustalić datę aktualności i datę wypełnienia,
- nacisnąć przycisk pioruna lub <F8>, aby pojawiła się lista członków rodziny pracownika. z listy wybieramy tych członków rodziny dla których będzie generowana deklaracja ZCNA,
- należy wybrać z listy członków rodziny, te osoby, dla których generowana będzie deklaracja,
- klikając w pierwszej kolumnie Deklaracja zostaną udostępnione na liście rozwijanej dwie opcje: 1‑zgłoszenie lub 2-wyrejestrowanie.
Domyślnie na deklaracji ZCNA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL. W przypadku tych deklaracji, warunek dotyczy zarówno danych pracownika, jak i danych identyfikacyjnych członków rodzin. Uwaga Edycji podlega tylko pierwsza kolumna Deklaracja.
- Ostateczny wybór deklaracji akceptujemy przyciskiem Zatwierdź. Program generuje deklarację zgłoszeniową, którą możemy od razu wysłać do Programu Płatnik albo zapisać i wysłać wraz z innymi deklaracjami.