Okno Notatka do zlecenia serwisowego

Dopisywanie nowych notatek do zlecenia serwisowego jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj.

Data – dodając notatkę proponowana jest zawsze data bieżąca.
Serwisant – domyślnie jako serwisant podpowiada się operator aktualnie zalogowany. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną w Słownikach. Wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu Rozwinięcia obok pola.
Treść – pole tekstowe, w którym można zamieścić treść notatki.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne

Dopisywanie nowych czynności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>. Dodając czynność można posłużyć się listą usług z Cennika. Jeśli kursor znajduje się w polu Usługa – można ją wpisać z klawiatury lub wybrać z listy, która pojawi się na ekranie po: naciśnięciu <ALT>+<strzałka w dół> z klawiatury lub prawego klawisza myszki albo po naciśnięciu myszką przycisku Usługa. Na liście zasobów wyświetlonej z zakładki [Czynności] znajdują się tylko pozycje o typie: usługa prosta i usługa złożona.

Z tego poziomu istnieje również możliwość dopisania nowych pozycji do cennika. Po wybraniu usługi na zlecenie przyciskiem albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod usługi i nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku obok pola z nazwą usługi. Na pustym oknie czynności przycisk jest nieaktywny, dopiero po wpisaniu kodu usługi przycisk się uaktywnia. Podgląd karty cennikowej jest możliwy tylko dla usług pobranych z cennika nawet, gdy zlecenie jest zamknięte.

Można wpisać usługi, które nie mają odpowiednika w cenniku. Należy wtedy uzupełnić tylko pole Nazwa bez podawania „kodu”. Dla czynności wpisanych „ręcznie” nie jest aktywny przycisk do podglądu karty towaru.

Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Wartość jest przenoszona na dokumenty powiązane, po ich wygenerowaniu pole blokowane do edycji.
Wykonanie– wybór osoby, która ma wykonać czynność. Domyślnie jako serwisant podpowie się ostatni wybrany w tym oknie operator. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu obok pola.
Czas trwania – określa, jaki jest czas wykonania czynności (domyślnie proponowana jest wartość 0). Wartość w tym polu może być wyliczana automatycznie na podstawie pól Termin od i Termin do, jeżeli czynność realizowana jest wg terminu oraz w Start/Konfiguracja/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu.
Data wykonania – data wykonania czynności, pole domyślnie puste. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wybranej daty. Jeśli tego nie zrobi, w momencie zaznaczenia, że czynność została wykonana, automatycznie podpowie się aktualna data, którą można zmienić. W momencie zaznaczania wszystkich czynności jako zakończone (za pomocą ikony z poziomu listy czynności) pole uzupełniane jest datą systemową z możliwością ręcznej modyfikacji.
Realizacja – określa sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:
- niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
- po wykonaniu poprzedniej – czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
- wg terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Domyślnie proponowana jest opcja niezależna.

Jeżeli zaznaczymy opcję niezależna wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—). W oknie informacji bieżących czynność do wykonania będzie się wyświetlać w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj dopóki nie zostanie ona zrealizowana.
Jeżeli zaznaczymy opcję po wykonaniu poprzedniej wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—).W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w momencie, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zaznaczona jako zrealizowana. Opcja po wykonaniu poprzedniej jest nieaktywna dla pierwszej czynności na zleceniu serwisowym.
Jeżeli zaznaczymy opcję wg terminu wówczas pojawiają się pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) – gdzie proponowana jest data i godz. bieżąca z chwili dodawania czynności.
Rezerwuj czas w terminarzu – jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas rezerwowany jest czas w terminarzu operatora.

W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w dniu wskazanym terminem od… do..

Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne

Podczas dodawania do Cennika nowej usługi z poziomu formularza Zlecenia Serwisowego (zakładka [Części]) lub Wzorca Zlecenia Cyklicznego typ karty jest ustawiany domyślnie jako usługa prosta.

Dla czynności z zaznaczonym parametrem rezerwuj czas w terminarzu użytkownik ma możliwość wyświetlenia Terminarza wybranego operatora/pracownika. Służy do tego przycisk – Terminarz serwisanta. Funkcja została szczegółowo opisana w rozdziale Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta.

Uwaga

Jeśli zaznaczony jest parametr Rezerwuj czas – program sprawdza, czy w terminarzu tego operatora/ pracownika nie ma innego zlecenia serwisowego lub zadania CRM w podanym okresie czasu. Jeśli tak – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności pokrywa się z czasem przeznaczonym na wykonanie innej czynności lub zadania/kontaktu w module Comarch ERP Optima CRM.

Uwaga

Przy zapisie czynności program sprawdza, czy termin „do” nie wykracza poza planowany termin realizacji zlecenia określony na zakładce [Ogólne]. Jeśli przekracza – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności wykracza poza czas przeznaczony na wykonanie zlecenia serwisowego.

Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).

Uwaga

Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole „nazwa” bez podania „kodu”) wycena nie będzie dostępna.

Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola j.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Należy jednak pamiętać, że jednostka pomocnicza musi być określona na karcie cennikowej usługi.
Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru.
- Jeśli dla magazynu z zakładki [Ogólne] zlecenia określono domyślną grupę cenową wówczas jako cena początkowa ustawiana jest cena domyślna magazynu.
- Jeśli dla magazynu nie zostały ustalone domyślne grupy cenowe to w polu tym wyświetlona zostanie cena z grupy cenowej, która określona jest jako domyślna na karcie kontrahenta.

Pole nie jest aktywne do edycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.

Uwaga

W przypadku zmiany magazynu na zakładce Ogólne – ceny z magazynu/ z karty kontrahenta pobierane są na nowo bez ostrzeżenia.

Rabat – podawany w %. O podany % pomniejszona jest cena początkowa. Jeżeli kontrahent, który został wybrany na zleceniu ma określony rabat standardowy na karcie kontrahenta wówczas pole rabat zostanie automatycznie uzupełnione. Rabat można zmieniać.
Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena początkowa pomniejszona o ewentualny rabat (cena netto = cena początkowa – rabat).
Stawka VAT – stawka VAT usługi pobierana zależnie od statusu kontrahenta oraz waluty zlecenia serwisowego. Użytkownik może ją dowolnie zmieniać w przypadku transakcji w PLN. W przypadku zleceń w walucie obcej zmiana stawki VAT jest możliwa tylko wówczas, gdy w Konfiguracji (Firma/Handel/Parametry) zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie. Zmiana stawki VAT na formularzu czynności skutkuje przeniesieniem wskazanej stawki na odpowiednie pozycje podczas fakturowania zlecenia.
Wartość netto/ brutto – pole zablokowane do edycji (wartość = ilość x cena netto/ brutto).

Jeżeli na zakładce [Czynności] wybierzemy usługę, która ma zdefiniowane na karcie cennikowej ceny w walucie obcej, wówczas program przeliczy je na walutę systemową PLN po aktualnie obowiązującym w programie kursie (zdefiniowanym jako domyślny). Użytkownik może sprawdzić w konfiguracji kurs domyślny (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut) oraz notowanie kursu (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty/ na karcie waluty zakładka [Historia] – na zakładce tej można zmienić wprowadzony wcześniej kurs dnia).

W górnej części formularza znajduje się parametr (do zaznaczenia) Uwzględniaj na FS/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.

Obok znajduje się parametr (do zaznaczenia) Zakończona, który informuje czy dana czynność została wykonana. Czynność zakończona nie podlega edycji.

Po zaznaczeniu parametrów Uwzględniaj na FS/ PA i Zakończona, z listy zleceń serwisowych możliwe jest utworzenie Faktury Sprzedaży na wskazane Czynności – należy pamiętać, że wszystkie czynności muszą być oznaczone jako Zakończone.

Uwaga

Jeśli czynność nie ma zaznaczonego parametru Po wykonaniu poprzedniej – wtedy parametr zakończona można zaznaczyć w dowolnym momencie. Natomiast, jeśli czynność ma zaznaczony parametr Po wykonaniu poprzedniej – wówczas zaznaczenie jej jako zakończonej będzie możliwe dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zakończona.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Na zleceniu pamiętany jest koszt dla wykorzystanych usług. Dzięki temu użytkownik ma możliwość sprawdzenia marży.

Wartość netto – cena netto usługi pomnożona przez ilość,
Koszt – pobierany jest z karty cennikowej usługi, Użytkownik może ewentualnie wpisać go ręcznie. Proponowana wartość to koszt całkowity (jednostkowy pomnożony przez ilość). Pole edytowalne do momentu zafakturowania pozycji. Na dokument FS koszt przenoszony jest ze zlecenia.
Marża – wyliczana automatycznie jako różnica wartości netto i kosztu, obok podany jest %marży wyliczony zgodnie z ustawieniem w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry („w stu” lub od „stu”).

W chwili dodawania usługi:

Jeśli Operator wpisuje ją ręcznie – na zakładce [Szczegóły] nie są dostępne pola Wartość netto, Koszt, Marża – brak wyceny.
Jeśli usługa jest pobierana z cennika – koszt przenoszony jest z karty cennikowej.

Uwaga

W przypadku gdy użytkownik ma na karcie operatora odznaczony parametr Dostęp do cen zakupu (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/Parametry/Handel,Serwis) to na zakładce [Szczegóły] pola Wartość netto, Koszt, Marża są ukrywane.

Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Opis – zdefiniować można informacje dotyczące czynności. Jeśli na karcie cennikowej zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na FA – wartość pobierana jest z karty usługi. Na edycję pola pozwala parametr Pozwalaj na edycja opisu na FA. Jeśli na formularzu atrybutu zaznaczony jest parametr Dokleić do opisu elementu w pole Opis kopiowane są także atrybuty z karty usługi. Pole Opis przenoszone jest na dokumenty powiązane w pole Opis/ atrybuty na pozycji dokumentu.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Atrybuty

Uwaga

Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole Nazwa, brak powiązania z cennikiem) zakładka [Atrybuty] nie będzie dostępna.

Zakładka [Atrybuty] daje użytkownikom możliwość dodatkowego opisywania wykonywanych w ramach zlecenia czynności. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty/ zakładka Towaru. Więcej informacji na temat ich definiowania znajduje się w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do czynności. Lista ta może być automatycznie uzupełniona atrybutami i ich wartościami pobranymi z formularza usługi – o ile dla atrybutu zaznaczono parametr przenosić na transakcje. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Atrybuty Towaru

W przypadku, gdy na atrybucie usługi zaznaczono dodatkowo opcję zależny od kontrahenta, to na formularz czynności zostanie przeniesiony atrybut z taką wartością, jaka została zdefiniowana dla kontrahenta wybranego na zleceniu serwisowym.

Przypisane na czynnościach atrybuty można dowolnie modyfikować (usuwać, dodawać nowe, zmieniać wartości) dopóki czynność nie zostanie przeniesiona na dokument handlowy. Operatorzy, którzy otrzymali prawo do zmiany atrybutów na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ formularz Operatora/ Parametry/Wspólne) mogą modyfikować atrybuty czynności w dowolnym momencie (nawet w przypadku, gdy zlecenie zostało już zrealizowane).

Atrybuty wraz z wartościami zdefiniowanymi dla czynności będą przenoszone na odpowiednie elementy dokumentów handlowych, wygenerowanych w efekcie realizacji zlecenia.

Uwaga

W przypadku przekształcenia wielu zleceń do jednego dokumentu, jeśli ta sama czynność występuje na zleceniach wielokrotnie, ale posiada różne zestawy atrybutów lub wartości tych atrybutów są różne, to takie czynności nie będą agregowane na wygenerowanym dokumencie.

Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mail za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima (szczegóły konfiguracji zostały opisane w artykule).

Skrzynka pocztowa podzielona jest na dwa panele. W lewym panelu dostępna jest lista folderów, w prawym panelu lista wiadomości z wybranego folderu. Jednocześnie można wyświetlić zawartość tylko jednego folderu. Z poziomu skrzynki pocztowej z każdego folderu, możliwa jest wysyłka e-maili, edycja i usunięcie istniejących. W zależności, która opcja zostanie wybrana, wiadomości zapiszą się w odpowiednich folderach, przykładowo:

– jeśli użytkownik wybierze Zapisz – wiadomość zostanie zapisana w kopiach roboczych,

– jeśli użytkownik wybierze jedną z opcji – wiadomość zostanie zapisana w skrzynce nadawczej.

Ponadto możliwe jest przenoszenie wiadomości między folderami. Wiadomość można przenieś przeciągając ją za pomocą myszki ( należy ustawić się na liście, na wybranej wiadomości i prawym przyciskiem myszki przeciągnąć do innego folderu).

Skrzynka pocztowa składa się z folderów:

skrzynka odbiorcza,
skrzynka nadawcza,
elementy wysłane,
załatwione,
elementy usunięte,
kopie robocze.

Lista wiadomości wyświetlona z każdego folderu jest taka sama, może różnić się kolejnością wyświetlanych kolumn oraz zawartością niektórych z nich. W każdym z folderów, na liście wiadomości dostępne jest menu kontekstowe. Oprócz standardowych opcji, można również wysyłać wiadomości a w przypadku folderu skrzynka odbiorcza, elementy wysłane, załatwione, usunięte oraz kopie robocze – dostępna jest opcja Oznacz jako przeczytane oraz Oznacz jako nieprzeczytane.

W każdym folderze pod listą e-maili znajduje się przycisk domyślnie nazwany Kontrahent – analogiczny jak na formularzu e-maila (Podmiot) ułatwiający filtrowanie listy maili do tych, które mają przypisany podmiot o wskazanym akronimie. Z menu przy tym przycisku można wybrać również inne podmioty np. Pracownik/Bank/Wspólnik/Urząd. Jeśli jest wybrany jakiś podmiot, to dodając nową wiadomość, na formularz przenoszony jest ten podmiot wraz z jego adresem e-mail.

Filtrowanie wiadomości na koncie o typie IMAP

W przypadku konta o typie IMAP filtrowanie w panelu filtra po treści wiadomości wiąże się z wyszukiwaniem na serwerze poczty. Z tej przyczyny taka operacja może trwać dłużej. Jednocześnie istotne jest, że nie każdy serwer pocztowy pozwala na wyszukiwanie.

Uwaga

Filtry własne Użytkownika, działające w oparciu o SQL, nie będą działać, jeżeli wiadomości są subskrybowane tylko po nagłówkach.

W przypadku filtrowania wiadomości, wyszukiwana fraza musi zawierać co najmniej trzy znaki. W ten sposób można wyszukiwać wiadomości po określonym słowie. Aby filtrować wiadomości po konkretnej frazie należy ją wpisać w cudzysłowie, np. „oferta handlowa”.

Skrzynka odbiorcza

W skrzynce odbiorczej wyświetla się lista odebranych wiadomości. Lista składa się z następujących kolumn (układ domyślny):

Priorytet – rodzaj priorytetu jaki został ustawiony na wiadomości
Przeczytano – ikona koperty ( zamknięta lub otwarta )

Dla kont w protokole IMAP (podobnie jak w POP3) informacja z programu o przeczytaniu/ nieprzeczytaniu wiadomości nie jest synchronizowana z serwerem pocztowym, np. wiadomości przeczytane w programie, mogą być widoczne w innym kliencie poczty jako nieprzeczytane i odwrotnie. Wynika to z tego, że w programie Comarch ERP Optima to, czy wiadomość została odczytana, jest pamiętane dla każdego operatora oddzielnie. Dzięki temu w przypadku wspólnych kont pocztowych żaden użytkownik nie przeoczy wiadomości, którą powinien przeczytać. Działanie to zostało zachowane również w przypadku kont pracujących w oparciu o protokół IMAP.

Załącznik – informacja czy wiadomość zawiera załącznik. Dla kont o typie IMAP, jeżeli skonfigurowano pobieranie samych nagłówków wiadomości, informacja o ewentualnym załączniku nie będzie widoczna na liście wiadomości odebranych.
OD – adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość
Podmiot – kod podmiotu z pola Podmiot, jeżeli był wybrany na formularzu wiadomości. Pole uzupełniane automatycznie, jeżeli e-mail z którego nadeszła wiadomość został wprowadzony na karcie kontrahenta (pracownika/ urzędu/ banku) na zakładce [Ogólne] lub na karcie przedstawiciela kontrahenta.
Temat – temat wiadomości
Operator – operator prowadzący
Odebrano – data i godzina odebrania wiadomości
Flaga – możliwość oznaczenia e-maila flagą
Konto – symbol konta, z którego został wysłany e-mail

Ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Dostępne dodatkowe kolumny:

Do – adres e-mail, na który została wysłana wiadomość
Dotyczy podmiotu – kod podmiotu z pola Dotyczy podmiotu
DW – adres e-mail wpisany w polu Do wiadomości
Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu z pola Podmiot
Numer dokumentu – numer wiadomości
Rozmiar – rozmiar wiadomości
UDW – adres e-mail wpisany w polu Ukryte do wiadomości
Wątek – numer wątku
Wysłano– data i godzina wysłania wiadomości.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane szczegółowo tutaj.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj – dodaj wiadomość

Zmień – edytuj wiadomość

Usuń – usuń wiadomość

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w rozdziale Standardy w programie) a dodatkowo:

Podpisy – lista zdefiniowanych podpisów więcej w artykule Lista podpisów

Wyślij/ Odbierz wiadomość. Jeśli zostanie odebrana nowa wiadomość to na pasku stanu wyświetli się ikona .W trakcie odbierania/wysyłania wiadomości e-mail w pasku stanu wyświetli się informacja o liczbie wykonywanych operacji. W opisie wyświetlanym po najechaniu kursorem myszki widoczna jest dodatkowo objętość wysyłanych/odbieranych danych np. Odebrano 4MB z 30 MB. Lista wiadomości jest odświeżana dopiero po zakończeniu wyślij/ odbierz.

Parametry Wyślij – opcje: odpowiedz/ prześlij dalej/ odpowiedz wszystkim

Przekaż – przycisk pozwala na zmianę operatora prowadzącego w obrębie danego konta firmowego, do którego przypisanych jest wielu operatorów. Można wybrać tylko spośród operatorów, którzy są przypisani do danego konta. Po wyborze Przekaż pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia.

Załatw – kliknięcie w ta ikonę powoduje przeniesienie podświetlonej wiadomości do folderu „Załatwione”. Przenoszone są wszystkie maile z danego wątku (również te w innych folderach). Po wyborze Załatw pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Opcja Załatw działa zarówno dla zaznaczonych jak i podświetlonych elementów, czyli do załatwionych zostają przenoszone wszystkie maile powiązane z zaznaczonymi lub podświetlonymi wątkami. Ponadto funkcja Załatw jest dostępna również z poziomu formularza e-maila. Przy próbie przeniesienia wiadomości funkcją Załatw, program ostrzega o nieprzeczytanych mailach.

Przypisz podmiot – po uruchomieniu funkcji pojawi się okno z możliwością wyboru zakresu dat. Program sprawdza czy adres e-mail z pola „OD” oraz „DO” występuje w słowniku podmiotów, jeśli tak – uzupełnione zostanie pole podmiot na wiadomościach w wybranym zakresie dat.

Skrzynka nadawcza

Lista wiadomości nadanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy wysłane

Lista wiadomości wysłanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy załatwione

Lista wiadomości załatwionych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy usunięte

Lista wiadomości usuniętych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Kopie robocze

Lista wiadomości w folderze kopie robocze obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn oraz możliwością wysłania listy zaznaczonych wiadomości Wyślij zaznaczone.

W przypadku kont o typie IMAP zawartość folderu kopie robocze (podobnie jak innych folderów) jest synchronizowana z serwerem poczty. Gdy w programie została zapisana wersja robocza wiadomości powiązana np. z wydrukiem czy dokumentem, to podczas jej edycji na innym kliencie poczty, po zapisie, usuwana jest stara treść wiadomości, a z serwera zostanie pobrana nowa wiadomość. Taka wiadomość nie będzie powiązana z dokumentem, jak to miało miejsce w przypadku wiadomości pierwotnej zapisanej lokalnie. Podobna sytuacja może wystąpić przy wysyłaniu tych wiadomości w innym kliencie poczty.

W przypadku jednoczesnego edytowania wiadomości roboczej w skrzynce pocztowej w programie i na innym kliencie poczty, po synchronizacji w folderze będą widoczne dwie wiadomości. Osobno zostaną zapisane zmiany wprowadzone z poziomu każdego klienta.

Uwaga

W przypadku niektórych serwerów pocztowych po edycji wiadomości roboczej usuwane jest jej oznaczenie jako “roboczej”. Wówczas dalsza edycja takiego e- maila jest niemożliwa ze skrzynki pocztowej w Comarch ERP Optima, a wyłącznie z poziomu serwera pocztowego. Alternatywnie, w programie taką wiadomość można skopiować (przy użyciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<INS>), a następnie edytować.

Podgląd wiadomości

Możliwy jest podgląd wiadomości e-mail bezpośrednio na liście w Skrzynce pocztowej. Daje to możliwość szybkiego podglądu zawartości maila bez konieczności jego otwierania.

Podgląd wiadomości dostępny jest z poziomu okna Skrzynka pocztowa. Przy pierwszym otwarciu okna po prawej stronie pojawi się pasek Podgląd wiadomości. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczna jest treść maila. W panelu widoczna jest tylko treść wiadomości wraz z grafiką. Temat wiadomości oraz pozostałe informacje widoczne są na liście wiadomości. Przesuwając kursorem po liście wiadomości na panelu widoczna jest treść aktualnie podświetlonej wiadomości.

Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście wiadomości panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany, zmniejszając obszar przeznaczony na listę wiadomości.

Dodawanie własnych folderów

Można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery w skrzynce pocztowej. Przenoszenie folderów możliwe jest między folderami w obrębie jednego konta, nie można przenosić folderów pomiędzy różnymi kontami pocztowymi. Wiadomości e-mail można przenosić między folderami na różnych kontach. W sytuacji, gdy wiadomość zostanie przeniesiona pomiędzy folderami na różnych kontach w Historii wiadomości, w kolumnie Akcja, wyświetla się informacja, na jakie konto została ona przeniesiona.

Lista folderów widoczna jest w kształcie drzewa. Panel z folderami podzielony jest na dwie zakładki [Wg kont] oraz [Wszystkie]. W zakładce [Wg kont] widoczne są foldery pogrupowane wg kont pocztowych do których jest przypisany operator. W zakładce [Wszystkie] widoczne są foldery i maile ze wszystkich kont operatora do których jest przypisany. Operacje na folderach (dodawanie, usuwanie, zmiana nazwy) można wykonywać tylko w zakładce [Wg kont].

Nie można przenosić, zmienić nazwy i usuwać głównych zdefiniowanych w programie folderów tj. skrzynka pocztowa, skrzynka nadawcza, elementy wysłane, załatwione, Elementy usunięte oraz Kopie robocze. Można natomiast tworzyć podfoldery do nich. Dodawanie folderów na tym samym poziomie co foldery domyślnie zdefiniowane w programie, możliwe po ustawieniu kursora na z gałęzi nadrzędnej np. konto pocztowe. Wymagane jest podanie nazwy dla nowo dodawanego folderu. Nie można w gałęzi drzewa na tym samym poziomie wprowadzić dwóch folderów o takiej samej nazwie. Jeżeli występują wiadomości lub podfoldery w folderze wówczas nie można usuwać takiego folderu. Operator powinien przed usunięciem folderu usunąć wszystkie wiadomości znajdujące się w tym folderze oraz jego podfolderach.

W strukturze drzewa foldery główne domyślnie zdefiniowane w programie są umieszczone w pierwszej kolejności i nie podlegają sortowaniu. Dodawanie nowych podfolderów zakłada folder w danej gałęzi i foldery te są ustawiane w kolejności alfabetycznej w tej gałęzi. Dodawanie nowych folderów na głównej gałęzi założy foldery pod ostatnim folderem głównym, a dodane foldery zostaną posortowane alfabetycznie. Na obydwu zakładkach w nagłówku działa filtrowanie służące do wyszukania po nazwie folderów na drzewku.

Dla ułatwienia pracy z wieloma kontami e-mail, po wskazaniu kursorem określonego folderu skrzynki pocztowej, wyświetli się dodatkowy opis. Zawiera on informację o nazwie konta, do którego dany folder należy. W przypadku zakładki [Wszystkie], nazwa konta wyświetlana jest tylko dla folderów utworzonych przez użytkownika.

Zarządzanie folderami w skrzynce pocztowej.

Wykonywanie operacji dla folderów odbywa się tylko na zakładce [Wg kont] dla wskazanego na drzewie folderu. Po wybraniu folderu na drzewie jego zawartość wyświetlana jest w skrzynce pocztowej. W przypadku wybrania gałęzi nie będących folderami jak gałęzie: Poczta, Archiwum lub dane konto pocztowe w skrzynce pocztowej lista wiadomości jest pusta.

Na wstążce w górnym menu dostępna jest grupa o nazwie Folder zawierającą opcje dotyczące zarządzaniem folderami. Grupa aktywna jest na zakładce [Wg kont]. Za pomocą przycisków dostępnych na wstążce w grupie Folder lub pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego można wybrać jedną z poniższych opcji:

Dodaj folder – dodanie nowego folderu

Zmień – edycja nazwy folderu

Usuń – usuwanie folderu z bazy danych

Przenoszenie folderów odbywa się poprzez przeciągnięcie folderów za pomocą myszki na wskazany folder. Przenoszenie folderów możliwe jest tylko w obrębie danego konta pocztowego. Przenoszona jest cała zawartość wskazanego folderu wraz z jego podfolderami.

Synchronizacja folderów i zarządzanie folderami w IMAP

Po poprawnym skonfigurowaniu konta w protokole IMAP i wykonaniu synchronizacji, w skrzynce pocztowej są widoczne zarówno foldery subskrybowane, jak i foldery lokalne. Dla rozróżnienia obu rodzajów katalogów, nazwy tych pierwszych są napisane standardową czcionką, a nazwy folderów lokalnych kursywą. W przypadku kont o typie POP3, nazwy katalogów są prezentowane standardowo. W tym protokole wszystkie foldery są lokalne, więc nie są rozróżniane.

Przy wejściu do skrzynki pocztowej w programie, w pierwszej kolejności, w celu zachowania spójności struktury katalogów, synchronizowana jest lista wszystkich folderów. Następnie wysyłane są na serwer nowe wiadomości. Potem zostają pobrane nowe wiadomości z serwera pocztowego, z subskrybowanych folderów.

Synchronizacja skrzynki pocztowej może się odbywać tylko na jednej instancji, dlatego wszystkie operacje przenoszenia, dodawania i usuwania wiadomości są wykonywane na bazie. Następnie na jednym stanowisku podczas synchronizacji te wszystkie zmiany są aktualizowane na serwerze.

W przypadku dłuższej pracy użytkownika na danej skrzynce pocztowej, jest ona synchronizowana zgodnie z ustawieniami dotyczącymi czasu pobierania wiadomości lub na żądanie za pomocą przycisku Wyślij/ Odbierz.

Uwaga

W przypadku niepowodzenia synchronizacji konta o typie IMAP, do skrzynki odbiorczej operatora zostanie wygenerowana wiadomość e-mail z informacjami o błędach.

Jeżeli w tym samym czasie dana wiadomość zostanie przeniesiona z poziomu serwera i z programu Comarch ERP Optima do dwóch różnych folderów, to będzie ona widoczna w nowym katalogu w ramach akcji wykonanej na serwerze. Jednocześnie w skrzynce odbiorczej pojawi się e-mail z informacją o wycofaniu w programie operacji zmiany folderu dla tej wiadomości. Po wykonaniu synchronizacji, z poziomu skrzynki odbiorczej w programie możliwe będzie przeniesienie tej wiadomości do innego folderu.

Zmiany w strukturze katalogów wprowadzone z poziomu programu zostaną również odzwierciedlone na serwerze poczty, w szczególności utworzenie nowego subskrybowanego folderu, zmiana nazwy folderu, zapisanie wersji roboczej wiadomości, wysłanie lub przeniesienie wiadomości do innego folderu. Dozwolone jest przenoszenie folderów do innych folderów o takim samym statusie, np. lokalnych do innych folderów lokalnych. Utworzony nowy subfolder dziedziczy status z folderu nadrzędnego. Nie jest możliwa zmiana nazwy folderu, jego przeniesienie lub usunięcie podczas wykonywania synchronizacji.

Uwaga

W zależności od serwera poczty, niektóre operacje na folderach mogą być niemożliwe do wykonania w Comarch ERP Optima. Np. jeżeli serwer poczty, na którym jest konto e-mail użytkownika nie pozwala na zagnieżdżenia w strukturze folderów, to próba założenia subfolderu po stronie Comarch ERP Optima również nie będzie możliwa.

Gdy na serwerze poczty nastąpiła zmiana nazwy subskrybowanego folderu, to w programie folder ten zostanie oznaczony jako lokalny. Jeżeli zawiera on wyłącznie pobrane nagłówki, z poziomu programu nie będzie możliwe otworzenie takich wiadomości. W tej sytuacji w konfiguracji folderów IMAP będą widoczne oba foldery (folder lokalny z nazwą sprzed zmiany oraz folder serwerowy ze zmienioną nazwą). Przy oznaczeniu subskrypcji dla folderu serwerowego ze zmienioną nazwą, wiadomości zostaną ponownie pobrane z serwera. Po zaznaczeniu subskrypcji folderu lokalnego, zostanie utworzony jego odpowiednik na serwerze i na serwer zostaną przeniesione wiadomości z programu.

Jeżeli na serwerze został usunięty folder zawierający wiadomości, to po synchronizacji będzie on widoczny w programie jako lokalny, bez możliwości pobrania pełnych treści wiadomości (jeżeli wcześniej pobrano tylko ich nagłówki).

W przypadku usunięcia folderu na serwerze i dodania drugiego z taką samą nazwą, a następnie przypisania do niego wiadomości – to po wykonaniu synchronizacji, w programie widoczny będzie ten folder z nową zawartością.

Podczas przenoszenia wiadomości do folderów subskrybowanych weryfikowane jest, czy katalog docelowy istnieje na serwerze pocztowym. Jeżeli w międzyczasie został on usunięty na innym kliencie poczty, a nowa struktura folderów nie została jeszcze zsynchronizowana po stronie Comarch ERP Optima, to przeniesienie wiadomości do takiego „nieistniejącego” na serwerze folderu zostanie wycofane. Jednocześnie w skrzynce pocztowej w programie pojawi się wiadomość informująca o tym niepowodzeniu.

Przeniesienie wiadomości, której nie ma na serwerze pocztowym, np. z folderu lokalnego do synchronizowanego, spowoduje utworzenie tej wiadomości na serwerze.

Uwaga

Dla kont e-mail o protokole IMAP nie można tworzyć folderów ze znakami specjalnymi w nazwie. Foldery ze znakami niedozwolonymi, tj. “./\ nie będą synchronizowane.

Formularz zlecenia – zakładka Czynności

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.

Zakładka [Czynności] podzielona jest na dwie części: Czynności i Notatki.

Tabela czynności

W części dotyczącej czynności znajdują się następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Serwisant, dla którego została przydzielona czynność do wykonania, Termin od – data/ godz., Termin do – data / godz., Czas trwania, Zakończona (Tak/ Nie), Fakturować (Tak/ Nie), Ilość, Status – po wygenerowaniu dla czynności Faktury sprzedaży, Paragonu pojawia się status FS/ PA.

Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto- wyrażone w walucie zlecenia (kolumna Waluta), Data wykonania oraz Kontrahent- kod Nabywcy, dla którego wystawiono dokument FS/PA na daną czynność .

Dla czynności wprowadzonych „z ręki” (a nie z Cennika) w kolumnach tych (oprócz kolumny Data wykonania) wartości nie są wyświetlane.

Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane tutaj:

– Dodaj pozycję,

– Zmień pozycję,

– Usuń pozycję,

– Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na Tak.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Możliwa jest zmiana kolejności czynności na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Tabela notatki

W tej części formularza użytkownik może zamieszczać w formie notatki dodatkowe informacje dotyczące zlecenia serwisowego. Na liście znajdują się następujące kolumny: Lp., Data, Serwisant, Treść.

Formularz zlecenia – zakładka Kontrahent

Na zakładce tej użytkownik może wprowadzić Kontrahenta i Odbiorcę. Na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane tego kontrahenta. Po wciśnięciu można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent.

Wprowadzone dane dotyczące kontrahenta i odbiorcy są przenoszone na powiązane ze zleceniem dokumenty FA.

Plan kont – scenariusze

Scenariusze: Jak dodać nowe konto do Planu Kont?

Aby dodać nowe konto do Planu Kont:

Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
Następnie, w zależności od tego, czy chcemy dodać konto na tym samym poziomie czy na niższym, wykonujemy jedno z działań.
- Jeżeli chcemy dodać konto na tym samym poziomie, naciskamy przycisk Dodaj konto na tym samym poziomie „Plus” lub klawisz <INSERT>.
- Jeżeli chcemy dodać konto analityczne do danego konta, to korzystamy z przycisku otwierającego menu opcji, gdzie można wybrać Dodaj konto analityczne i znajdującego się obok przycisku Dodaj „Plus” . Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy kolejną część numeru konta.

Po wprowadzeniu konta należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany, klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.

Uwaga

Należy pamiętać, że:

Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym mamy już zapisy księgowe (również zapisy z bilansu otwarcia związane z danym kontem).
Nie można dodać konta analitycznego dla konta, którego konto nadrzędne jest o charakterze słownikowym, jeśli nie jest włączona obsługa kont walutowych.
Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym dany operator ma zakaz dostępu.
W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Scenariusze: Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym?

Aby stworzyć konto rozrachunkowe powiązane z danym Podmiotem (Kontrahenci, Banki, Pracownicy, Wspólnicy, Urzędy):

Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
Zakładamy konto syntetyczne o statusie rozrachunkowym.
Zaznaczamy parametr, który decyduje o tym, że dane konto ma charakter słownikowy i wybieramy jakiego podmiotu ono dotyczy czy jest to Kontrahent, Bank, Urząd, Wspólnik, Pracownik.
Dodatkowo, jeśli chodzi o tworzenie kont rozrachunkowych dla podmiotów, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Automatyczne zakładanie kont słownikowych. W zależności od tego, czy wybierzemy wg Identyfikatora, Kodu, NIP-u, przy księgowaniu dokumentu związanego z danym podmiotem program będzie automatycznie zakładał konta z odpowiednimi rozszerzeniami.

Scenariusze: Jak założyć konto walutowe?

Aby wprowadzić konto walutowe, oprócz podstawowych czynności związanych z założeniem konta należy uzupełnić walutę konta. Wybór konkretnej waluty jest możliwy pod warunkiem, że została ona zdefiniowana w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.

Dodatkowo, dla kont rozrachunkowych dla podmiotów, jest możliwe automatyczne tworzenie subanalityk walutowych. Aby mieć taką możliwość, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik musi zaznaczyć parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych.

Scenariusze: Jak wprowadzić blokadę konta dla danego operatora?

Aby wprowadzić blokadę dla operatora:

Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
Wybieramy konto syntetyczne, dla którego dany operator ma mieć blokadę dostępu.
Wchodzimy na zakładkę [Dodatkowe] i po ustawieniu się na Zakazach, po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>, wybieramy kod operatora z listy operatorów.

Formularz zlecenia – zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to:

Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Zlecenia serwisowe jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe.
Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu.
Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów.
Zasady tworzenia schematów numeracji oraz numerowania dokumentów zostały dokładniej opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Konfiguracja systemu.
Kontrahent – domyślnie każde zlecenie serwisowe dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola: nazwa kontrahenta (wszystkie trzy linie), ulica, numer domu, miejscowość, kod pocztowy, telefon, e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji jednak zmiana danych kontrahenta na formularzu zlecenia nie powoduje zmiany na kartotece kontrahenta.Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza zlecenia w module Comarch ERP Optima Serwis należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów).
W sytuacji, gdy na zleceniu serwisowym wybraliśmy kontrahenta, określiliśmy czynności do wykonania oraz części do pobrania a następnie zmieniamy kontrahenta wówczas program pyta czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji. Jeżeli wybierzemy Tak na zleceniu zaktualizują się dane kontrahenta oraz ceny dla czynności i części.

Odbiorca – poprzez wybranie przycisku można wskazać jako odbiorcę zlecenia Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta. Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:
- Jeśli na zleceniu Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z karty urządzenia.
- Jeśli na zleceniu Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.
Osoba zlecająca (Kontrahenta/ Odbiorcy) – w polu można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane osób wprowadzonych na karcie Kontrahenta/ Odbiorcy, na zakładce [Dodatkowe], w tabeli Przedstawiciele. Oprócz imienia i nazwiska osoby zlecającej na zleceniu prezentowane są także jej dane kontaktowe.

Użytkownik może wprowadzić imię i nazwisko oraz telefon osoby zlecającej, wpisując te dane bezpośrednio w odpowiednie pola na zleceniu.

Jeżeli na zleceniu serwisowym zostanie wypełnione pole Osoba zlecająca i zostanie utworzone zdarzenie CRM skojarzone z tym zleceniem serwisowym, to dane z pola Osoba zlecająca są przenoszone na Formularz Kontaktu CRM w pole Osoba kontaktowa.

– Wyślij e-mail na adres: – Przycisk aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny podmiotu/ osoby zlecającej. Funkcja pozwala na wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio na wskazany (po ustawieniu kursora na przycisku) adres e-mail.
Telefon – pole ma formę rozwijanej listy z wszystkimi numerami telefonu, przypisanymi do podmiotu lub osoby zlecającej. Użytkownik ma ponadto możliwość wpisania odpowiedniego numeru telefonu bezpośrednio w pole na formularzu zlecenia.
Obok pól z numerem telefonu dostępny jest przycisk – Zadzwoń/Wyślij SMS, dzięki któremu możliwe jest wysłanie wiadomości SMS pod wskazany Telefon podmiotu/ osoby zlecającej.

Uwaga
Funkcja Wyślij SMS działa tylko w przypadku współpracy z modułem CRM.

Tworząc szablony Wiadomości SMS z poziomu zlecenia serwisowego użytkownik ma do dyspozycji makra takie jak:

Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym – makro zwraca nazwę urządzenia, wybranego na zleceniu;

Wartość zlecenia serwisowego – makro zwraca wartość brutto pozycji przeznaczonych do zafakturowania;

Waluta dokumentu – makro zwraca symbol waluty ze zlecenia serwisowego.

Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
Urządzenie – umożliwia powiązanie karty urządzenia ze Zleceniem serwisowym. Po wskazaniu serwisowanego urządzenia na formularzu zlecenia uzupełniane są informacje o Kontrahencie i Odbiorcy zgodnie z informacjami na karcie urządzenia.

Uwaga

W przypadku, gdy na formularzu zlecenia wskazano serwisowane urządzenie powiązane z innym kontrahentem/odbiorcą niż ten wybrany na zleceniu, pojawi się pytanie: Czy aktualizować kontrahenta/odbiorcę na zleceniu? W zależności od wyboru użytkownika kontrahent/odbiorca ze zlecenia zostanie zaktualizowany na podstawie danych z urządzenia lub pozostanie bez zmian.

Uwaga

Dane o kontrahencie z urządzenia wybranego na zleceniu będą automatycznie przenoszone na formularz zlecenia pod warunkiem, że nazwa kontrahenta !NIEOKREŚLONY! jest pusta (domyślne ustawienia) lub jest słowem NIEOKREŚLONY.

Po prawej stronie znajduje się ikona Atrybuty urządzenia. Poprzez wciśnięcie przycisku wyświetlana jest lista atrybutów urządzenia wskazanego na zleceniu. W przypadku zleceń otwartych istnieje możliwość edycji listy. Jeżeli użytkownik wprowadzi wartości atrybutów inne niż te zdefiniowane na karcie urządzenia, pojawi się komunikat Czy aktualizować wartości atrybutów na karcie urządzenia? (TAK/NIE). Potwierdzenie „TAK” spowoduje, że na karcie słownikowej urządzenia wartość atrybutu zostanie zaktualizowana.

Uwaga

Jeżeli Operator ma założoną blokadę modyfikacji karty urządzenia komunikat aktualizacji wartości nie pojawia się i wartości nie są modyfikowane na karcie urządzenia.

Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez podanych wartości tych atrybutów. Przy próbie zamknięcia zlecenia, w przypadku nie wypełnionych wartościach atrybutów obowiązkowych pojawi się komunikat Nie ustalono wartości dla atrybutu obowiązkowego!. Aby zapisać zlecenie należy wprowadzić wartości przynajmniej dla atrybutów obowiązkowych.

Magazyn – na nowe zlecenie proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny], która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Na wskazany magazyn przesuwane będą części wykorzystywane podczas wykonania zlecenia. Na zleceniu pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM.
Data przyjęcia – na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy lub po naciśnięciu w polu data przyjęcia.
Data realizacji – pozwala ustalić datę, kiedy realizacja zlecenia powinna zostać zakończona. Na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca.
Data zamknięcia – jest automatycznie zapamiętywana w momencie zamykania zlecenia.
Planowany czas realizacji – określa, jaki jest planowany czas przeznaczony na realizację zlecenia (domyślnie proponowana jest wartość 0, maksymalnie możliwe jest wprowadzenie czasu 9999h).
Priorytet – dla każdego zlecenia należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Domyślnie proponowany jest priorytet najwyższy.
Prowadzący – osoba odpowiedzialna za dane zlecenie. W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że inna osoba wpisuje zlecenie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zlecenie powinna uzupełnić informacje dotyczące operatora. Kod operatora można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.
Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
Waluta – waluta, w jakiej rejestrowane jest zlecenie.
Płatność:
- kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
- ustalona – na dokumenty powstałe przy realizacji zlecenia przenoszona jest (niezależnie od ustawień kontrahenta) forma płatności, wskazana na zleceniu.
- Jeśli ustalona forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawia się parametr do zaznaczenia Ustaw termin na: …
  W przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – na dokumenty powstałe w wyniku realizacji zlecenia (w pole Termin) przenoszona jest data, wskazana na formularzu. Jeśli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności jest on ustawiany w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności w Konfiguracji.

Na formularzu zlecenia, w prawym górnym rogu znajduje się parametr:

Zlecenie otwarte/ zlecenie zamknięte – na nowym formularzu parametr jest zaznaczony – oznacza to, że zlecenie jest realizowane.

Po zakończeniu realizacji zamykamy zlecenie – należy wtedy odznaczyć parametr (zmieni się również data realizacji zlecenia na datę zamknięcia). Po zamknięciu zlecenia nie można już wprowadzać na formularzu żadnych zmian.

Formularz wiadomości

Formularz wiadomości składa się z Nagłówka oraz zakładek: [Ogólne], [Załączniki], [Historia], [Wątek], [Dokumenty]. Dodatkowo w górnym pasku menu, dostępne są zakładki: [Narzędzia okna], [Format czcionki], [Tabele].

Nagłówek wiadomości

Pola jakie należy wypełnić:

Dokument – schemat numeracji dla e-maili wychodzących (schemat definicji numeracji można zdefiniować w Konfiguracji/ program/ definicje dokumentów/ CRM/ wiadomość wychodząca).
Numer – numer wiadomości nadany wg wybranego schematu numeracji. Do momentu zapisu wiadomości w polu numer wyświetla się AUTO.
Podmiot – lista podmiotów, które występują w bazie danych czyli kontrahenci, banki, urzędy, pracownicy. Pole jest wypełniane tylko przy wysyłce z formularza dokumentu, w przypadku wysyłki z listy pole jest puste.
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Pole uzupełnia się automatycznie jeśli na formularzu wiadomości w polu DO: zostanie wpisany adres e-mail, który jest powiązany z podmiotem.

Ponadto na formularzu wiadomości odebranej dostępny jest przycisk Aktualizuj e-mail podmiotu, który pozwala zaktualizować domyślny adres podmiotu przypisanego do wiadomości.

Dodatkowo pole Podmiot wyświetla okno Książka adresowa. Jest to lista, która składa się z zakładek: [Kontrahenci], [Pracownicy], [Urzędy], [Banki]. Na zakładce [Kontrahenci], na pozycji znajduje się opcja do rozwinięcia dodatkowej listy, na której znajdują się aktywni przedstawiciele z karty kontrahenta. Pod listą znajduje się sekcja Adresaci wiadomości z polami Do/ DW/ UDW, w których można przenieś adres e-mail albo wpisać ręcznie oraz panel filtra.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

W książce adresowej możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu adresów jednocześnie. Listę adresów kontrahentów i pracowników filtruje się również poprzez parametry: Nieaktywni, Pokaż duplikaty, Archiwalni.

Książka adresowa obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj– możliwość dodania nowego kontrahenta

Podgląd – podgląd/ edycja karty kontrahenta

Zatwierdź

Zamknij – zamknięcie okna

Zakładka [Ogólne]

Pola jakie należy wypełnić:

OD – lista aktywnych kont pocztowych, do których przypisany jest zalogowany operator

Dodatkowo na odebranej wiadomości dostępny jest przycisk Dodaj, który pozwala szybciej utworzyć nową kartotekę dla kontrahenta lub dopisać przedstawiciela do podmiotu będącego nadawcą wiadomości. Użycie opcji Dodaj kontrahenta wywołuje formularz nowego kontrahenta, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres e-mail nadawcy. Użycie opcji Dodaj przedstawiciela podnosi okno, na którym należy wskazać kontrahenta, do którego ma zostać przypisany przedstawiciel (jeżeli do wiadomości przypisano podmiot – okno będzie uzupełnione akronimem tego kontrahenta). Po zaakceptowaniu kontrahenta, zostanie wywołany formularz przedstawiciela, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres z wiadomości e-mail z pola OD.

DO/ DW/ UDW – pola, do których należy wpisać adres e-mail odbiorcy wiadomości (większą ilość adresów należy rozdzielić średnikami). W przypadku wysyłki z formularza dokumentu, adres e-mail jest automatycznie pobierany z karty podmiotu do pola Do pobierany jest adres e-mail z karty Nabywcy. Jeśli zamówienie pochodzi z e-sklepu i wystawione jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! wówczas adres mailowy pobierany jest z formularza dokumentu z sekcji Odbiorca. Dodatkowo pole DO/ DW/ UDW wyświetla okno Książka adresowa (więcej na temat książki adresowej opisane powyżej w punkcie 1). Kolejne pola to Temat wiadomości oraz Treść wiadomości.

Zakładka [Załączniki]

Na tej zakładce wyświetlana jest lista załączników. Oprócz załączników w postaci wydruków jest możliwe podpięcie dodatkowych, a ponadto edycja i usunięcie istniejących załączników. Informacja o liczbie załączników wyświetla jest obok nazwy zakładki. Do wiadomości e-mail można dodawać wiele załączników jednocześnie, zaznaczając je na oknie wyboru.

Uwaga

W przypadku wydruku kaskadowego (gdy powstanie wiele, osobnych wiadomości) – załączniki będą dodawane przy zapisywaniu wiadomości.

Uwaga

Jeżeli użytkownik doda załącznik w szablonie, który pojawi się przed wydrukiem seryjnym, zostanie on dołączony do każdego z wysyłanych seryjnie maili.

Zakładka składa się z kolumn:

Nazwa pliku
Rozmiar – wyświetla rozmiar pliku odczytany z właściwości pliku, a więc jeszcze przed zapisem/ wysłaniem wiadomości
Rozmiar w bazie – wyświetla rozmiar pliku/ dokumentu zapisany w bazie programu.

Uwaga

Jeśli rozmiar załącznika ma wartość mniejszą niż 1 MB to wyświetlany jest w KB, jeśli mniejszą to w MB.

Okno obsługiwane jest przez przyciski:

Dodaj – dodaj załącznik

Zmień – zmień załącznik

Usuń – usuń załącznik

Zapisz załącznik.

W rozwijanym menu dostępne są opcje:

Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.

Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.

Więcej informacji na temat funkcji przenoszenia załączników z wiadomości mailowej do Obiegu Dokumentów i rejestru VAT znajduje się tutaj.

Uwaga

Na formularzu wiadomości e-mail na zakładce [Załączniki] możliwe jest dodawanie załączników metodą „przeciągnij i upuść” (przeciąganie ich za pomocą myszki). W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników

Zakładka [Historia]

Na zakładce zapisywane są zdarzenia związane z tworzeniem, wysyłaniem i modyfikacją e-maila. Zakładka składa się z kolumn:

Akcja – zawierającą informację o zdarzeniu wykonanym dla wiadomości (możliwe akcje to m.in. utworzono, odebrano/przypisano, przeczytano, wysłano, załatwiono, zmiana folderu na…),
Operator – dla którego konta została wykonana akcja,
Data – data i godzina wykonania akcji,
Komentarz – dodatkowa informacja, jaka została wprowadzona w momencie oznaczania wiadomości jako załatwionej lub podczas przekazywania – opcje dostępna z poziomu wiadomości w górnym pasku menu. W przypadku kont protokołem IMAP, komentarze będą widoczne wyłącznie lokalnie, nie zostaną przeniesione na serwer pocztowy. Zmiany wykonane na serwerze pocztowym (np. przeniesienie wiadomości do innego folderu) są zapisywane w historii danej wiadomości jedynie, gdy foldery w których zachodzą zmiany są subskrybowane.

Zakładka [Wątek]

Program umożliwia wątkowanie korespondencji. Do tematu wiadomości dołączany jest numer, który następnie pozwala na zebranie e-maili wysłanych i odebranych na zakładce [Wątek] i prześledzenie danej konwersacji. Wątkowanie czyli dołączanie numeru wątku do tematu, jest domyślnie włączone. W Konfiguracji (Program/CRM/Konta e-mail – zakładka Parametry) można je wyłączyć.

Wykorzystując wątkowanie w programie Comarch ERP Optima dopisywany jest numeru wątku, a tym samym zmianie ulega temat wiadomości przychodzącej. W przypadku kont o typie IMAP, jeżeli odpowiedź na pierwszą wiadomość w wątku zostanie udzielona z poziomu innego klienta poczty, w programie taka wiadomość otrzyma nowy wątek. Jeśli wątkowanie jest istotne w prowadzonej korespondencji, zaleca się tworzenie odpowiedzi z poziomu Comarch ERP Optima. W innym wypadku może się zdarzyć tak, że wiadomości zostanie nadany nowy wątek.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Przychodząca wiadomość przypisywana jest do operatora-opiekuna konta, a następnie opiekun konta przypina wiadomość na operatora- użytkownika konta, a ten na nią odpowiada. Nowo odebrana wiadomość zostanie przypisana do tego operatora, który udzielił odpowiedzi jako ostatni.

Zakładka [Dokumenty]

Istnieje możliwość powiązania wiadomości przychodzącej/wychodzącej z innymi dokumentami w systemie np. kontaktami w CRM, fakturami, zleceniami serwisowymi itp. W tym celu na formularzu wiadomości e-mail znajduje się zakładka [Dokumenty], a na niej:

tabela z dokumentami powiązanymi
możliwość powiązania z kontaktem CRM
możliwość powiązania z dokumentem w Bibliotece

W przypadku kont o typie IMAP możliwe jest przypisanie e-maila do dokumentu zarówno w przypadku subskrypcji pełnych treści wiadomości, jak i pobierania wyłącznie nagłówków wiadomości. Można również powiązać wiadomości z ręcznie wskazanym podmiotem (np. jeśli kontrahent nie ma przypisanego adresu e-mail i wiadomość nie została z nim powiązana automatycznie).

Uwaga

Powiązanie wiadomości z podmiotem/ dokumentem w programie może być usuwane na skutek niektórych operacji wykonywanych na serwerze/ innym Kliencie poczty; np. podczas przenoszenia wiadomości do folderu niesubskrybowanego (serwerowego) i przywrócenia go z powrotem do folderu subskrybowanego.

Formularz wiadomości e-mail zakładka Ogólne

Formularz zlecenia

Na formularzu jest możliwość rejestrowania wszystkich informacji związanych z danym zleceniem. Nowe zlecenie można dodać tylko z poziomu zakładki na Liście zleceń: Wg numeru.

Formularz zlecenia składa się z siedmiu zakładek:

[Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
[Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
[Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać.
[Części] – zawiera informacje o wykorzystanych częściach.
[Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
[Dokumenty] – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
[Opis] – zawiera opis oraz status zlecenia.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

– Zapisz zmiany,

– Anuluj zmiany.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

– Wydruk,

– Wysyłanie wydruków w postaci PDF – Podczas wysyłania wydruku Przyjęcia do serwisu/ Wydania z serwisu do maila w wiadomości pocztowej automatycznie uzupełniany jest adres Kontrahenta ze zlecenia. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego).

– Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

– Kontakty CRM

– Wartość zlecenia (dla kosztorysowania) – przycisk umożliwia wyliczenie wartości netto, brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia oraz pokazuje koszt poniesiony przy realizacji zlecenia wraz z uzyskaną marżą. W oknie tym wartości usług i części wyrażone są w walucie zlecenia, natomiast koszt i marża są wyrażone w walucie systemowej PLN i wyliczane w oparciu o wartości PLN wprowadzonych czynności i części.

Usługi na FA/PA – wartość czynności z zakładki [Czynności] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
Usługi pozostałe – wartość czynności z zakładki [Czynności] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
Części na RW – wartość części pobrana z zakładki [Części] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
Części na FA/PA – wartość części pobrana z zakładki [Części] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
Koszt – całkowity koszt dla związanych ze zleceniem czynności i wykorzystanych części.
Marża – różnica pomiędzy wartością netto PLN i kosztem.
Marża[%] – marża podana w procentach.

Formularz wiadomości – pasek menu

Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:

wydruk i podgląd wiadomości
pisownia – sprawdzanie pisowni
parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.

W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.

Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu.

Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.