Współpraca z systemem Comarch ERP XL polega na synchronizacji danych kadrowych i możliwości księgowania wypłat do Comarch ERP XL. Parametry dotyczące synchronizacji baz ustawiane są w module Administrator Comarch ERP XL. Po ich ustawieniu, w Comarch ERP Optima w gałęzi Start/ Konfiguracja/ Płace/ Parametry współpracy z XL będą wyświetlane informacje o: • Serwerze bazy danych systemu XL – nazwa serwera bazy danych systemu Comarch ERP XL, • Bazie danych systemu XL – nazwa bazy danych, w której zapisywane będą informacje z modułu Comarch ERP Optima. W sytuacji, gdy moduł Płace i Kadry Comarch ERP Optima współpracuje z systemem Comarch ERP XL zmienia się wygląd konfiguracji programu. Zmienne konfiguracyjne dotyczą tylko tego modułu. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym stosowana jest dwukierunkowa synchronizacja danych. Dane między bazami są synchronizowane automatycznie podczas wykonywania dodawania/ zmiany/ usuwania danych podlegających synchronizacji.

Uwaga

W komunikacji i zapisywaniu danych pomiędzy Comarch ERP XL (od wersji 2024.0), a modułem XL HR połączenie poprzez zlinkowane serwery zastąpione zostało połączeniem bezpośrednim, które gwarantuje dużo większe bezpieczeństwo wymiany danych. Rozwiązanie działa zarówno dla instalacji (baz danych) znajdujących się na tym samym serwerze, jak i na dwóch różnych. Ponieważ synchronizacja oparta o zlinkowane serwery różni się znacznie od synchronizacji bezpośredniej, po zainstalowaniu nowej wersji Comarch ERP XL 2024.0 w celu poprawnego działania synchronizacji danych konieczne jest nawiązanie współpracy z XL HR według nowych zasad opisanych w pomocy programu Comarch ERP XL. Comarch ERP XL w wersji 2024.0 współpracuje z Comarch ERP XL HR w wersji 2024.1 lub wyższa.

 

• W Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat utworzono typy wypłat za pomocą algorytmu 11 i/lub 12. Wypłaty, w których mogą wystąpić tak zdefiniowane dodatki muszą być wyliczane na stanowisku PKP (w PK nie są obsługiwane te dwa algorytmy płacowe);
• Pracownicy mają przypięte na Liście dodatków dodatki, które w definicji typu wypłaty (w konfiguracji) mają ustawiony Okres wypłaty dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 3 miesiące, co 12 miesięcy). Dodatki dla tych pracowników wyliczą się automatycznie w wypłatach z częstotliwością zgodną z okresem wypłaty ustawionym w konfiguracji, jeśli wypłaty będą wyliczane na stanowisku PKP (w PK wszystkie dodatki przypisane do pracownika proponują się do wypłaty co miesiąc i Operator sam decyduje, w którym miesiącu zapisać je w wypłacie);
• W Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze w definicji kalendarza ustawiono okres rozliczeniowy dla nadgodzin dłuższy niż 1 miesiąc (np. co 4 miesiące). Wypłaty etatowe dla osób, które mają przypisane kalendarze z takim sposobem rozliczania nadgodzin, należy obliczać na stanowisku PKP (w PK nadgodziny są zawsze liczone w 1‑miesięcznym cyklu rozliczeniowym);
• Opis analityczny pracownika. W module PKP podczas wpisywania nowego pracownika jest dla niego automatycznie dodawany domyślny opis analityczny, przyporządkowany do pracownika opis jest domyślnie kopiowany do nowego zapisu historycznego (przy aktualizacji danych), jest też kopiowany do dopisywanych pracownikowi w kadrach dodatków, akordów i umów (w module PK opis analityczny nie jest dodawany ani kopiowany);
• W Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczono parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłacie. Opis analityczny zgodnie z opisem wynikającym z danych kadrowych, wygeneruje się w wypłatach pod warunkiem, jeśli są naliczane w module PKP (w module PK opis analityczny w wypłacie nie jest generowany);
• W schemacie numeracji listy płac jako jeden z członów numeracji występuje wydział. Numer pełny naliczanej wypłaty zawiera symbol wydziału, jeśli jest liczona w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej);
• Odnotowanie na formularzu danych kadrowych pracownika lub umowie zlecenie ‘oddelegowania’, nie spowoduje właściwego naliczenia wynagrodzenia na liście płac w module PK (funkcjonalność ‘oddelegowanie’ jest dostępna w module PKP);
• Zaznaczenie na zakładce [Etat], na formularzu danych kadrowych pracownika flagi Pracownik tymczasowy w module PKP, nie spowoduje poprawnego naliczenia wynagrodzenia, na liście płac w module PK;
• Zajęcia komornicze dodane w module PKP nie będą automatycznie naliczane w wypłatach w module PK i nie wygenerują się płatności dla komornika;
• Blokady dostępu do wydziałów. Blokowanie dostępu Operatora do wybranych wydziałów jest możliwe tylko w module PKP (moduł PK nie obsługuje struktury wydziałowej, a więc również blokad opartych na wydziałach);
• Zapisanie więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia w Kalendarzu obecności pracownika – np. wpisanie nadgodzin jako drugie wejście, albo odnotowanie dodatkowej przerwy w pracy. Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy wyliczane jest z uwzględnieniem wszystkich wejść tylko w module PKP (w module PK nie można wpisać więcej niż jednego wejścia w ciągu dnia i wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jest liczone z uwzględnieniem czasu pracy w zapisanego tylko pierwszym wejściu).

W konfiguracji firmy w części Płace w gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe Użytkownik ma możliwość podania informacji dotyczących wybranej instytucji finansowej, z którą zawarł umowę o zarządzanie PPK. Należy wprowadzić nazwę instytucji finansowej datę objęcia obowiązkiem PPK, numer umowy o zarządzanie PPK oraz dane osoby odpowiedzialnej za kontakt. W polu Instytucja finansowa dostępna jest lista słownikowa instytucji finansowych, które prowadzą i zarządzają PPK zgodną z listą znajdującą się na portalu mojeppk.pl. W polu ‘Numer rachunku do wpłat składek’ należy podać numer rachunku podany przez instytucję, na który będą wpłacane pobrane z wynagrodzeń składki PPK. Po zapisaniu danych wybrana instytucja finansowa zostanie dodana na listę kontrahentów, jeśli jeszcze nie ma kontrahenta o takim numerze NIP lub akronimie. Wprowadzony rachunek do wpłat składek zostanie przypisany do instytucji na zakładce [Płatności] W przypadku współpracy Comarch ERP Optima z aplikacją Comarch PPK podany numer rachunku w aplikacji jest automatycznie przeniesiony do konfiguracji do gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe. Użytkownik może także określić wysokość składki dodatkowej na PPK finansowanej przez pracodawcę. Pracodawca w umowie o zarządzanie może zadeklarować opłacanie składki dodatkowej dla pracowników w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Wysokość tej składki może być jednakowa dla wszystkich pracowników lub zróżnicowana np. ze względu na staż pracy. Jeśli w umowie o zarządzanie ustalono jedną wartość dla wszystkich pracowników, Użytkownik wprowadza ją w polu jedna wartość procentowa dla wszystkich pracowników. Jeśli wysokość składki jest zróżnicowana dla pracowników należy zaznaczyć opcję wartość procentowa określona indywidualnie dla grup pracowników. W polu tekstowym można podać zasady określające wysokości składki dla pracowników. Opis ten ma charakter jedynie informacyjny, nie wpływa na wyliczenie wypłat. Faktyczny procent składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę dla danego pracownika należy podać na formularzu pracownika. Dane w tej gałęzi będą zapisywane w sposób historyczny, co pozwoli na ustalenie daty obowiązywania wprowadzonych wartości.

W konfiguracji firmy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat ) użytkownik może zdecydować o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Decyduje o tym  parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Działanie parametru:

• Zaznaczony  – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A, Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek.
• Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A,  Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A, Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż., Przychód z tytułu PPK/rada nadzorcza, Przychód z tytułu PPK/umowa o dzieło oraz własne elementy oznaczone jako Przychód z tytułu PPK dla umów są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty.

W konfiguracji programu [Konfiguracja / Program / Płace / Składki PPK] wskazane są wartości procentowe składki podstawowej finansowanej przez pracownika i pracodawcę.

Ewidencja danych dotyczących uczestnictwa pracownika w PPK

W formularzu danych pracownika zakładka [PPK/Dodatkowe] użytkownik może wprowadzić następujące informacje:

• Data przystąpienia do PPK – data zawarcia w imieniu i na rzecz pracownika przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK. Dla firm zatrudniających co najmniej 250 pracowników, których ustawa obowiązuje od 1 lipca 2019 roku umowę o prowadzenie PPK dla pracowników zatrudnionych w dniu objęcia ustawą umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć najpóźniej do 12 listopada 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 1 lipca 2019r. umowę należy podpisać najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 3-miesięczny okres zatrudnienia w danej firmie. Do okresu zatrudnienia, wlicza się okresy zatrudnienia u danego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy.
• Data rezygnacji z PPK – data złożenia deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika. Złożenie deklaracji rezygnacji powoduje zaniechanie pobierania składek PPK już w miesiącu, w którym została ona złożona. Jeśli zostanie odnotowana rezygnacja z PPK dla pracownika, który ma naliczone w tym miesiącu lub późniejszym składki na PPK Użytkownik zostanie o tym poinformowany w postaci odpowiedniego komunikatu. Z poziomu formularza pracownika oraz listy pracowników w menu Podgląd wydruku/Wydruk danych w części Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Deklaracja rezygnacji z PPK.
• Parametr Obniżenie składki podstawowej pracownika do – informacja o obniżeniu wysokości składki podstawowej finansowanej przez pracownika, stosowana w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika nie przekracza równowartości 120% minimalnego wynagrodzenia. Składka może zostać obniżona do wartości z zakresu 0,50% – 2,00%. W polu Data złożenia deklaracji (skł. podst.) użytkownik wprowadza datę złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej. Pracownik w każdym momencie może zmienić zadeklarowany obniżony procent składki podstawowej lub zgłosić chęć opłacania składki w pełnej wysokości. Obniżony procent składki podstawowej obowiązuje od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji. Pracodawca stosuje niższy procent tylko w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika nie przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia. Jeśli pracownik ma odnotowaną informację o obniżeniu składki podstawowej, a naliczone w wypłacie wynagrodzenie pracownika przekracza próg automatycznie zostanie naliczona składka podstawowa w wysokości 2%. W przypadku złożenia deklaracji o zmianie wysokości obniżonej składki należy odnotować nową wartość procentową oraz podać datę złożenia deklaracji Data złożenia deklaracji (skł. podst.). Jeśli pracownik złoży wniosek o ponowne odprowadzanie składki w wysokości 2% należy odznaczyć parametr o obniżeniu składki podstawowej oraz podać datę złożenia deklaracji. Wszystkie zmiany dotyczące wysokości składki podstawowej obowiązują od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji.  Zmiany w wysokości składki podstawowej pracownika należy odnotowywać za pomocą aktualizacji, dzięki czemu będzie prowadzona ewidencja wysokości składki w trakcie uczestnictwa w programie i w wypłatach będzie naliczana poprawna kwota. Jako datę aktualizacji należy podać datę złożenia przez pracownika deklaracji.
• Składka dodatkowa pracownika – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracownika, domyślnie przyjmuje wartość 0, ale Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości mieszczącej się w zakresie 0,00 – 2,00%. W polu Data złożenia deklaracji (skł. dod.) należy wprowadzić datę złożenia wniosku o pobieranie składki dodatkowej finansowanej przez pracownika. Zmiany w wysokości składki dodatkowej finansowanej przez pracownika także należy odnotowywać za pomocą aktualizacji. Aktualizacja powinna być wykonana z datą złożenia przez pracownika deklaracji. Nowa wartość składki dodatkowej pracownika obowiązuje od kolejnego miesiąca po złożeniu deklaracji.
• procent składki dodatk. pracodawcy – wysokość składki dodatkowej finansowanej przez pracodawcę. Pracodawca może opłacać składkę dodatkową dla pracownika w wysokości 0,00-2,50%. Zmianę wysokości składki dodatkowej należy wykonać za pomocą aktualizacji. Jako datę aktualizacji podajemy miesiąc, od kiedy ma ona obowiązywać. Jeśli w firmie obowiązuje jedna wartość składki dodatkowej należy ją podać w konfiguracji firmy. W takim przypadku nie wprowadza się już informacji o jej wysokości na formularzu pracownika.
• Przekaż dane kontaktowe pracownika do instytucji finansowej – w przypadku współpracy modułu kadrowo-płacowego z aplikacją Comarch PPK jego ustawienie decyduje czy adres e-mail i telefon wprowadzone na zakładce [Ogólne] zostaną zaczytane do aplikacji i przekazane do instytucji finansowej.

Powyższe parametry można ustawić przy pomocy seryjnej zmiany wartości pola, dostępnym w module Płace i Kadry Plus.

Naliczanie składek na PPK w wypłacie pracownika

Dla pracowników, którzy przystąpili do programu automatycznie w wypłacie będą naliczane składki podstawowe i dodatkowe finansowane przez pracownika i pracodawcę. Składki PPK zostaną naliczone od wynagrodzenia, którego data wypłaty jest późniejsza niż data przystąpienia pracownika do PPK i jednocześnie pracownik nie ma odnotowanej daty rezygnacji z PPK przypadającej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia lub wcześniejszym. Dane dotyczące przystąpienia i rezygnacji są sprawdzane w zapisie historycznym aktualnym na ostatni dzień miesiąca zgodnego z miesiącem deklaracji ustawionym na liście płac. Podstawę składek PPK stanowi wynagrodzenie rozumiane jako podstawa składek emerytalno-rentowych bez stosowania ograniczenia 30-krotności. Podstawa PPK będzie zatem równa sumie elementów wypłaty, które mają ustawione naliczanie składek społecznych w konfiguracji. Wynagrodzenie, od którego powinna zostać naliczona wpłata do PPK, nie obejmuje podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński. Składki PPK będą naliczane na listach płac o rodzaju etat, umowa, inna wypłata, zaliczka brutto. Na formularzu wypłaty na zakładce [4.Ubezpieczenie] dodano sekcję Pracownicze Plany Kapitałowe, w której wykazywana jest podstawa składki PPK oraz naliczone składki podstawowe i dodatkowe pracownika oraz pracodawcy. Informacja o podstawie PPK oraz składkach jest wyświetlana także na oknach Zestawienie list płac oraz Zestawienie wypłat pracownika Procent składki podstawowej oraz dodatkowej finansowanej przez pracownika przyjmowany do wyliczeń jest pobierany z zapisu historycznego aktualnego na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc deklaracji ustawiony na liście płac. Dodatkowo sprawdzane jest czy data złożenia deklaracji dotyczącej składki podstawowej oraz dodatkowej przypada w miesiącu wcześniejszym niż wypłata wynagrodzenia (miesiąc i rok deklaracji ustawiony na liście płac). Składka dodatkowa pracodawcy nalicza się zgodnie z ustawieniem procentu w polu Indyw. procent składki dodat. pracodawcy na formularzu pracownika w zapisie aktualnym na ostatni dzień miesiąca zgodnego z miesiącem deklaracji na liście płac. Jeśli pracownik nie ma ustawionego indywidualnego procentu składki dodatkowej wysokość składki dodatkowej pobierana jest z konfiguracji [Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Pracownicze Plany Kapitałowe], a jeśli nie ma jej podanej to składka nalicza się w kwocie zero. Składka podstawowa oraz dodatkowa finansowana przez pracodawcę nalicza się w wysokości obowiązującej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Składki PPK finansowane przez pracownika pomniejszają kwotę netto do wypłaty. Składki PPK opłacane dla danego pracownika przez pracodawcę stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu. W wypłacie, w której zostały naliczone składki PPK pracodawcy automatycznie zostanie dodany element Przychód z tytułu PPK na kwotę równą sumie składki podstawowej oraz dodatkowej pracodawcy:

• • Przychód z tytułu PPK/E – element naliczany w wypłatach typu ‘Etat’, ‘Zaliczka brutto’ oraz ‘Inna wypłata’. Od tego składnika zaliczka podatku naliczana jest według progów.
  • Przychód z tytułu PPK/E (oddel.) – element naliczany w wypłatach dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą. Podatek naliczany zgodnie z ustawieniami dotyczącymi zaliczki podatku w okresie oddelegowania.
  • Przychód z tytułu PPK/U – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B, PIT-11 lub PIT-4. Od tego elementu naliczane są 20% koszty uzyskania przychodu oraz  12%  zaliczka podatku.
  • Przychód z tytułu PPK/IFT-1 – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od IFT-1. Od tego składnika naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 20%.
  • Przychód z tytułu PPK/PIT-8A – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8A. Od tego elementu naliczany jest jedynie 12%  zaliczka podatku.
  • Przychód z tytułu PPK/kontrakt menadż. – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości  12% . Koszty uzyskania przychodu nie są naliczane.
  • Przychód z tytułu PPK/ rada nadzorcza – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT – 8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości 12% . Koszty uzyskania przychodu nie są naliczane.
  • Przychód z tytułu PPK/ umowa o dzieło – element naliczany w wypłatach umów, które mają ustawioną w konfiguracji ‘Pozycję  na deklaracji PIT’ zaczynającą się od PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło. Od tego elementu naliczana jest zaliczka podatku w wysokości  12%  oraz 20% koszty uzyskania przychodu.

Użytkownik może edytować ustawienia standardowych typów wypłat dotyczących przychodu z tytułu PPK z poziomu Start/  Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat po naciśnięciu Pokaż standardowe. Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania własnego przychodu z tytułu PPK i przypisania go do umowy. Na formularzu typu wypłaty, dostępnym z poziomu [Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat] na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych w tych elementach, które będą służyły do rozliczania przychodu z tytułu składek PPK finansowanych przez pracodawcę dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Tak oznaczony typ wypłaty należy powiązać z umową cywilnoprawną. Należy tego dokonać z poziomu formularza typu wypłaty będącego umową poprzez wskazanie definiowanego składnika w polu Przychód PPK. Dla przychodu PPK dla umów cywilnoprawnych opis analityczny w wypłacie będzie dziedziczony z umowy cywilnoprawnej, z którą jest wypłacany.

Użytkownik może zmienić wartość naliczonego elementu Przychód z tytułu PPK poprzez jego usunięcie i ponownie dodanie z listy elementów w wypłacie.

Wskazówka

Jeżeli wpłata składek PPK do instytucji finansowej jest dokonywana w następnym miesiącu po miesiącu, w którym zostały pobrane i obliczone i miesiącu wpłaty ma zostać pobrany podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę w konfiguracji firmy (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat) należy odznaczyć parametr Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty.

Wskazówka

W przypadku modyfikacji elementu stanowiącego podstawę składek społecznych w wypłacie dla pracownika oddelegowanego do pracy za granicę nie płacącego podatku w Polsce, a podlegającego PPK, w celu poprawnego wyliczenia podstawy podatku zagr. należy po zmianie elementu, usunąć Przychód z tytułu PPK/E (oddel.), ponownie go dodać i dopiero wtedy przeliczyć podstawę składek i podatku.

Naliczenie przychodu z tytułu PPK po zwolnieniu pracownika W programie wprowadzony jest mechanizm automatycznego naliczania przychodu z tytułu PPK w przypadku zwolnienia pracownika lub zakończenia umowy zleceniobiorcy w firmie, w której składki PPK są przekazywane do instytucji w kolejnym miesiącu w stosunku do ich pobrania z wypłaty (z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat nie jest zaznaczony parametr Nalicz podatek od składek PPK na podstawie składek z bieżącej wypłaty). Automatyczne naliczenia przychodu z tytułu PPK na podstawie kwoty składki PPK finansowanej przez pracodawcę z ostatniej wypłaty pracownika lub zleceniobiorcy jest uzależnione od parametru Przychód z tytułu PPK liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika znajdującego się w konfiguracji firmy Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat. W wypłacie naliczonej do listy płac o rodzaju Przych. PPK po zwolnieniu zostanie naliczony element ‘Przychód z tytułu PPK’ odpowiedni dla przychodu naliczonego w ostatniej wypłacie (Przychód z tytułu PPK/E dla wypłat etatowych, przychód PPK powiązany z daną umową w przypadku umów cywilnoprawnych) w wysokości wynikającej ze składek PPK finansowanych przez pracodawcę z ostatniej wypłaty. Kwota przychodu PPK naliczonego po zwolnieniu pracownika jest automatycznie uaktualniana w przypadku zmiany kwot lub elementów wypłaty za ostatni miesiąc zatrudnienia mających wpływ na kwotę składek PPK. Od tego przychodu nie zostanie naliczona zaliczka podatku, ponieważ od przychodu PPK powstałego po okresie zatrudnienia pracownika / zleceniobiorcy nie będzie już możliwości pobrania zaliczki na podatek. Kod tytułu ubezpieczenia będzie zgodny z danymi ustawionymi na formularzu danych kadrowych. W wypłacie naliczonej do listy płac rodzaju Przych. PPK po zwolnieniu jest możliwość edycji naliczonych kwot lub dodania elementów, ale jedynie tych, które stanowią Przychód PPK / mają zaznaczony w konfiguracji parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych. Kwota przychodu z tytułu PPK zostanie wykazana:

• w deklaracji PIT-11 – za rok, zgodny z rokiem deklaracji ustawionym na liście, na której naliczono przychód PPK po zwolnieniu,
• w deklaracji ZUS RCA – w miesiącu zgodny z miesiącem deklaracji ustawionym na liście, na której naliczono przychód PPK po zwolnieniu.

Deklaracje  PPK

Po naliczeniu wypłat pracownikom, Użytkownik może naliczyć deklarację PPK z poziomu Płace i Kadry/Deklaracje PPK, która wygeneruje płatność dla wskazanej w konfiguracji instytucji finansowej. Z poziomu okna ‘Deklaracje PPK’ można naliczyć deklarację, podejrzeć już naliczoną deklarację lub usunąć. Na liście wyświetlane są następujące informacje:

• Miesiąc – miesiąc deklaracji,
• Rok – rok deklaracji,
• Identyfikator deklaracji,
• Data obliczenia,
• Kwota – naliczona kwota płatności,
• Status – status deklaracji: obliczona lub zamknięta.

 

Wygenerowana płatność stanowi sumę naliczonych składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (podstawowych i dodatkowych) finansowanych przez pracownika i pracodawcę dla wszystkich pracowników z wypłat, które są naliczone na listach płac mających ustawiony miesiąc deklaracji zgodny z miesiącem, za który jest naliczana deklaracja. Data płatności domyślnie została ustawiona jako 15. dzień kolejnego miesiąca w stosunku do miesiąca, za który jest naliczana (Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty płatności).  Odbiorcą płatności jest Instytucja Finansowa wskazana w konfiguracji firmy w gałęzi Pracownicze Plany Kapitałowe. Numer konta, na który będą przekazane składki, zostanie pobrany z formularza Instytucji Finansowej [zakładka Ogólne/Kontrahenci]. Domyślnie opis do banku będzie ustawiany jako: Składki PPK za miesiąc/rok.

Z tego poziomu Użytkownik może określić miejsce zapisywania dołączanych do dokumentów w e-Teczce plików. Do wyboru są trzy opcje:

• firmowa baza danych (domyślne ustawienie) – pliki PDF są zapisywane jako dane binarne w firmowej bazie danych,
• dysk lokalny – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na lokalnym dysku,
• dysk iBard – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na dysku iBard.

W przypadku ustawienia opcji dysk lokalny lub iBard należy dodatkowo wskazać katalog przechowywania plików. W obrębie wskazanego katalogu, podczas dodawania dokumentów do e-Teczek pracowniczych, załączone pliki będą zapisywane w podkatalogu dla danej firmy i dodatkowo w podkatalogu dotyczącym danego pracownika. Nazwa katalogu dla pracownika zawiera numer PESEL, NIP, paszport, zagraniczny numer identyfikacyjny lub akronim, w zależności od danych pracownika. W sekcji Parametry zapisu dokumentów w e-Teczce znajduje się lista ze strukturą e-Teczki. Standardowo dodane są w niej pozycje:

• Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych),
• Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych),
• Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy).
• Część D – część przeznaczona do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych nakładanych na pracownika (np. kara nagany).
• Część E – część przeznaczona na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jako domyślna ustawiona jest Część B. Dokumenty tworzone podczas wykonywania wydruków będą automatycznie dodawane do tej części e-Teczki pracownika, która jest ustawiona jako domyślna, chyba, że w definicji wydruków określono inaczej. Użytkownik może dodawać kolejne części, a także zmienić ustawienie, która z części jest domyślna. Usunięcie utworzonej części z konfiguracji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie zostały przypisane do niej żadne dokumenty.

Uwaga

W przypadku zmiany bazy konfiguracyjnej, dokumenty znajdujące się w e-Teczkach pracowników są przyporządkowywane do nowych części według ID części. Jeśli dokument był dodany do części e-Teczki o ID=1, po podłączeniu nowej bazy konfiguracyjnej także będzie dostępny w części, której ID=1. Dodatkowo w tabeli CDN.PracTeczka zapisana jest informacja o nazwie części, w której dany dokument się znajdował.

Sekcja Certyfikaty podpisów dla dokumentów w e-Teczce zawiera ustawienia dotyczące podpisywania plików PDF dodawanych do e-Teczki. Z tego poziomu można przypisać operatorom domyślne ustawienia dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaznaczenie parametru Podpis przy dodanym operatorze spowoduje wyświetlenie listy certyfikatów zainstalowanych na danym stanowisku. Wybrany z listy certyfikat zostanie ustawiony jako domyślny dla operatora i wszystkie dodawane przez niego dokumenty do e-Teczki będą nim podpisywane. W przypadku zaznaczenia dla danego operatora parametru Podpis, ale bez przypisania konkretnego podpisu podczas dodawanie dokumentów doe-Teczki każdorazowo będzie wyświetlane okno z listą certyfikatów i użytkownik będzie mógł zdecydować, którym certyfikatem dany plik ma być podpisany.

e-Teczka pracownika

Po wybraniu opcji e-Teczka widoczna jest lista dokumentów pracownika w kontekście, którego została wywołana w podziale na części. W standardzie dostępne są predefiniowane części A, B,C,D i E. W części A powinny być gromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie; w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. W części D – dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi, w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Z poziomu e-Teczki pracownika można dodawać dokumenty, przeglądać oraz usuwać. Z poziomu listy e-Teczek  pracowników Użytkownik może w łatwy sposób odszukać określony dokument po jego tytule, numerze lub dacie dodania.

Formularz dokumentu w e-Teczce

Dodawanie dokumentu do e-teczki pracownika jest możliwe z poziomu okna e-Teczka za pomocą przycisku . Formularz dokumentu w e-Teczce zawiera następujące dane:

• numer dokumentu, ze standardowo wskazanym w konfiguracji schematem numeracji,
• tytuł dokumentu – w tym polu użytkownik ma możliwość wybrania tytułu dokumentu z listy słownikowej
• opis – pole do wpisania dodatkowych informacji dotyczących wprowadzanego dokumentu,
• część e-Teczki, w której jest dany dokument,
• datę dokumentu,
• informacje dotyczące dołączonego do dokumentu pliku w formacie PDF, jego lokalizacji wraz ze ścieżką, operatorze, który dodał plik PDF oraz czy został opatrzony podpisem cyfrowym i jeśli tak, to datą podpisu.

Za pomocą przycisku   można wykonać operacje związane z dodaniem pliku PDF do dokumentu oraz zmianą lokalizacji dołączonego wcześniej pliku. Pliki można dodawać z dysku lokalnego lub dysku iBard. Dodatkowo za pomocą opcji Skanuj i zapisz… jest możliwość jednoczesnego skanowania i dodawania plików do dokumentów. Dokumenty dodawane do e-Teczki mogą być zapisywane w bazie firmowej, na dysku lokalnym lub dysku iBard. Menu dostępne pod przyciskiem  jest automatycznie dostosowywane w zależności od ustawień w konfiguracji.

– Eksport GUS Z-12 – mechanizm umożliwiający eksport danych pracowników do pliku o formacie *.csv pozwalający zaimportować dane do programu Z-12 GUS, w celu przygotowania i przesłania Sprawozdania o strukturze wynagrodzeń według zawodów GUS Z-12. Jest dostępny z poziomu Płace i Kadry/ Kadry/ Inne/ Eksport GUS Z-12. Po wskazaniu opcji Eksport GUS Z-12  pojawia się okno z parametrami dotyczącymi generowanego pliku. Należy podać rok, za który jest tworzony plik, nazwę pliku oraz ścieżkę. Dodatkowo za pomocą parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jako godziny nadliczbowe (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop) użytkownik może zdecydować czy wynagrodzenie powyżej/poniżej normy ma być traktowane jako wynagrodzenie za nadgodziny  czy za czas nominalny. Działanie parametru:

• Zaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za nadgodziny,
• Niezaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za czas nominalny. [/version]

Dane będą zapisywane w formacie *.csv zgodnym ze specyfikacją opublikowaną przez GUS dla deklaracji Z-12 za dany rok. Do pliku będą eksportowane dane pracowników zatrudnionych na etat w dniu 31 października roku, za który ma być składana deklaracja Z-12, spełniających kryteria wymagane przez GUS. W pliku zapisują się dane wszystkich pracowników. Losowanie grupy pracowników jest wykonywane po stronie programu udostępnianego przez GUS, do którego należy zaczytać plik wygenerowany z Comarch ERP Optima. Do wyeksportowania pełnych danych do Z-12, konieczne jest:

• uzupełnienie w zapisach historycznych pracowników aktualnych na 31.10 roku, za który jest generowane sprawozdanie wszystkich danych wykazywanych w GUS Z-12, w tym kody zawodów, symbole GUS dla poziomu wykształcenia i systemu czasu pracy na zakładce [6. Inne informacje],
• przeliczenie limitów urlopu wypoczynkowego za dany rok.,
• naliczenie wypłat za cały okres zatrudnienia w obrębie danego roku (za wszystkie miesiące).

Uwaga

Aby dany typ wypłaty był uwzględniony podczas eksportu do GUS Z‑12 w konfiguracji w polu Wliczany do GUS musi mieć ustawioną inną opcję niż nie wliczać.

Podczas importu do programu GUS Z12 pliku wygenerowanego z Comarch ERP Optima, należy wybrać opcję Importuj > Dane z systemów kadrowo-płacowych (plik csv). Następnie należy zaznaczyć pola do importu, podać numer linii, od której mają być importowane dane, ustawić kodowanie jako UTF-8 i wskazać plik *.csv, który zawiera dane pracowników wyeksportowane z programu Comarch ERP Optima. Po zaimportowaniu danych można wykonać losowanie pracowników i wysłanie danych do GUS.

Wskazówka

Z programu Comarch ERP Optima do pliku *.csv eksportowani są wszyscy pracownicy, którzy byli zatrudnieni 31.10 roku, za który jest generowany raport. Losowanie pracowników odbywa się już w programie GUS Z12. W związku z tym, podczas dodawania jednostki sprawozdawczej w programie GUS Z12 w części dotyczącej zakresu danych należy wybrać opcję: Chcę wprowadzić wszystkich pracowników i wykonać losowanie (dotyczy jednostek, dla których liczba zatrudnionych spełniających warunki badania po wykonaniu wykluczeń A2>40).

Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Pozwala na prowadzenie rozliczeń pracowników oddelegowanych do pracy za granicą związanych przede wszystkim z naliczaniem podatków i składek ZUS za okres oddelegowania, które podlegają innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce.

Konfiguracja typów wypłat

W konfiguracji typu wypłaty na zakładce [Ogólne] w części wspólnej dla wszystkich algorytmów, ale tylko w module Płace i Kadry Plus dostępny jest parametr Waluta w wypłacie z trzema  opcjami: dowolna waluta (domyślnie zaznaczony przy dodawaniu typu wypłaty) Waluta z  etatu, (oddelegowani), waluta  z umowy (oddelegowani).

Dla dodatków wypłacanych pracownikom oddelegowanym należy zdefiniować odrębny typ wypłaty.

Typ wypłaty zdefiniowany jako waluta z etatu (oddelegowani), przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach etatowych przypadających w okresie oddelegowania, nie będzie natomiast naliczał się w wypłatach za okresy, w których pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą. Nie należy też dodawać ręcznie w wypłacie niedotyczącej okresu oddelegowania dodatków zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu (oddelegowani), gdyż dla nich naliczanie podatku i składek jest realizowane wyłącznie wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych i tylko w wypłacie naliczonej na liście płac oznaczonej jako lista płac dla pracowników oddelegowanych.

Wskazówka

Ustawienie elementu wypłacanego w walucie z etatu (oddelegowani) jest dostępne tylko dla typów wypłat o rodzaju dodatek. Jeśli w polu Rodzaj użytkownik ustawi opcję umowa, bądź pożyczka wówczas parametr dotyczący waluty będzie się automatycznie przestawiał na walutę systemową, bez możliwości zmiany. Walutę z etatu można natomiast zaznaczyć w przypadku dodatku, który w polu PKZP na zakładce [Szczegółowe] ma wybraną opcję np. składka/zapomoga/wpisowe.

Typ wypłaty zdefiniowany jako 'wypłacany w walucie z etatu’ będzie naliczany tylko w wypłacie na liście płac dla oddelegowanych. Nie będzie generowany na liście, która nie jest walutowa.

Dla typów wypłat zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu (oddelegowani) są dostępne tylko dwie opcje dotyczące naliczania podatku i składek, pozwalające na wskazanie czy wartość takiego elementu wypłaconego wliczać, czy nie wliczać do podstawy podatku/składek ZUS/składek zdrowotnych.

Ustawienie wliczać do podstawy opodatkowania/składek ZUS/składki zdrowotnej oznacza, że wartość typu wypłaty zdefiniowanego w taki sposób jest uwzględniana w wyliczeniu wartości elementu wypłaty stanowiącego podstawę podatku/ składek ZUS.

Opcje dotyczące naliczania podatku i składek, dedykowane dla wypłat walutowych nie są dostępne do wyboru w typach wypłat definiowanych jako wypłacane w dowolnej walucie .

Uwaga

Jeżeli w konfiguracji własnego typu wypłaty zostanie zaznaczony na zakładce Ogólne parametr waluta z etatu pracownika wówczas na zakładce [Podatki/Nieobecności] w polu:

• Pozycja na deklaracji PIT domyślnie zostanie ustawione Nie dotyczy, ponieważ na deklarację PIT wchodzi wartość ze standardowych elementów Podstawa podatku PL lub odpowiednio (w kolumnie z nieopodat) Podstawa podatku zagr.
• Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych – Nie wliczać – podstawa zasiłku dla pracownika oddelegowanego liczona ze średniej z wypłat za okres oddelegowania, jest wyliczana w oparciu zapisane w wypłatach podstawy składki chorobowej (pomniejszonej o składki ZUS finansowane przez ubezpieczonego), a nie poprzez uwzględnianie wartości z poszczególnych elementów.

  W celach rozliczeń pracowników oddelegowanych służą standardowe typy wypłat, które umożliwiają zapisanie wynagrodzenia za czas oddelegowania będącego odpowiednikiem wynagrodzenia zasadniczego oraz podstaw podatku i składek dla tych pracowników. Lista standardowych typów wypłat to:

• Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.
• Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.
• Podstawa ZUS opodatk. PL
• Podstawa ZUS opodatk. zagr.
• Podstawa ZUS nieopodatk.
• Podstawa podatku PL
• Podstawa podatku zagr.
• Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk.
• Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL
• Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. Zagr.
• Dni pobytu za granicą (liczba diet) – wskaźnik.

Oznaczenie waluty w standardowych typach wypłat

Dla pracowników oddelegowanych wynagrodzenia urlopowe są liczone w tej samej walucie, w której jest liczone wynagrodzenie zasadnicze dla nich. To samo dotyczy standardowych elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy, czyli wynagrodzenia powyżej/poniżej normy oraz dopłat do nadgodzin i dopłat za pracę w nocy. Wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS są liczone zawsze w walucie (PLN). Standardowy akord jest dedykowany tylko dla wypłat niewalutowych, natomiast dla pracowników oddelegowanych należy stworzyć własny typ wypłaty jako wypłacany w walucie z etatu (parametr w Konfiguracji typu wypłaty).

Oddelegowanie pracownika – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] znajduje się zwijana grupa Oddelegowanie do pracy za granicą widoczna tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupa widoczna jest na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo-pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Oddelegowanie do pracy za granicą nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. Po zaznaczeniu parametru Oddelegowanie do pracy za granicę uaktywniają się dodatkowe opcje związane z oddelegowaniem dostępne w tej samej grupie na formularzu:

• Kraj oddelegowania – pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Słownik krajów znajduje się w konfiguracji programu.
• Waluta diety – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. W tym polu można określić w jakiej walucie mają być rozliczane diety. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się waluta diety. Waluta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może ręcznie wybrać walutę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Dieta/dzień (kwota w w/w walucie – np. 45 EUR/dzień) – wykorzystywana przy wyliczaniu podstawy składek ZUS (pomniejszana o równowartość diet za dni pobytu za granicą w danym miesiącu) i podstawy podatku (pomniejszanej o 30% tej kwoty). Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju pobrana z konfiguracji programu. Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Składki ZUS odprowadzane w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona, co oznacza że w wypłacie będą naliczane składki ZUS wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to składki nie będą naliczane w wypłacie (jeśli dany pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
• Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona co oznacza, że w wypłacie będą naliczane podatki wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to podatki nie będą naliczane w wypłacie, będzie natomiast wyliczana wartość przychodu podlegającego opodatkowaniu w celu wykazania na PIT-11 jako Dochód zwolniony od podatku (jeśli dany pracownik płaci podatki w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
• Metoda proporcjonalnego odliczenia – możliwość rozliczania pracowników oddelegowanych na PIT-11 metodą proporcjonalnego odliczenia. Parametr jest aktywny po odznaczeniu parametru Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Po ustawieniu powyższego parametru naliczona w wypłacie za czas oddelegowania Podstawa podatku zagr. oraz zasiłki zostaną dodatkowo oznaczone (pole WPE_MetodaProp=1). Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64. Aby przychód został wykazany na PIT-11 w powyższy sposób wypłata musi być naliczona przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia.

Symbole wybranych walut są wyświetlane obok wysokości diety dziennej oraz obok stawki zaszeregowania.

Ustawiona waluta rozliczenia i jej kurs są stosowane dla wyliczenia:

• wynagrodzenia zasadniczego za okres oddelegowania i elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy (odchyłki, dopłaty do nadgodzin, dopłaty za pracę nocną),
• przypadających w okresie oddelegowania rozliczeń innych typów nieobecności niż Zwolnienie ZUS (głównie dla urlopów),
• wszystkich dodatkowych elementów wypłaty, dla których w typie wypłaty ustawiono, że są wypłacane w walucie innej niż PLN,
• płatności w wypłacie za okres oddelegowania.

Ustawiona waluta diety i jej kurs służą do wyliczenia wartości diety w PLN, o którą będzie pomniejszana podstawa składek oraz podstawa opodatkowania. W Kadrach dla Listy pracowników udostępniono na liście kolumn do wyboru dodatkowe kolumny dotyczące oddelegowanych – dostępne do wyboru tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus:

• Oddelegowany (w domyślnym układzie ukryta) – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat]
• Waluta rozliczenia – wyświetlany jest symbol waluty, taki jaki ustawiono na etacie dla waluty rozliczenia.
• Kraj oddelegowania (w domyślnym układzie ukryta) – wyświetlany jest kraj oddelegowania pracownika.

Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn. Z poziomu listy pracowników dostępna jest funkcja dodatkowa: Odnotowanie okresów oddelegowania. Funkcja umożliwia odnotowanie informacji o okresie oddelegowania dla zaznaczonych pracowników. Podczas zapisu okresu oddelegowania automatycznie zostanie dodany zapis historyczny z informacją o oddelegowaniu i zapis historyczny z danymi, które obowiązywały pracownika przed wprowadzonym okresem oddelegowania. W przypadku gdy pracownik przed oddelegowaniem pracował w Polsce zostanie dodany zapis z informacją o oddelegowaniu i zapis dotyczący ponownej pracy w Polsce.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników można  wykorzystać pola dotyczące pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi ‘Wyświetl dodatkową listę pól’. Dotyczy to następujących pól:

• Oddelegowany do pracy za granicą – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Oddelegowany – stawka diety/dzień – pole typu kwota,
• Oddelegowany – podatek w Polsce – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Oddelegowany – składki ZUS w Polsce – tak/nie do wyboru.
• Metoda proporcjonalnego odliczenia– tak/nie do wyboru.

Dni pobytu za granicą

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek/podatku, są liczone w oparciu o odnotowane pracownikowi nieobecności, tzn. wg zasady: ilość dni kalendarzowych w miesiącu (z zawężeniem do zapisu historycznego dotyczącego oddelegowania) pomniejszona o nieobecności w dniach kalendarzowych w tym okresie. Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – widoczny jest parametr Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę – domyślnie niezaznaczony.

Wskazówka

Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników oddelegowanych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest niewidoczny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony. Na formularzu listy płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę nie należy uzupełniać pola Miesięcy wstecz (w tym polu powinno być 0), ponieważ ustalanie podstaw opodatkowania i składek ZUS zależy od ilości diet, nieobecności i dni kalendarzowych danego miesiąca. W przypadku zaznaczenia opcji miesięcy wstecz należy ręcznie zmodyfikować kwoty w elementach dot. podstaw podatku i  ZUS.

W przypadku listy płac korygującej do listy dla oddelegowanych (walutowej) ustawienie jest dziedziczone z listy podstawowej, ale z możliwością zmiany typu kursu. Rodzaj waluty nie podlega edycji.

Po zaznaczeniu opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę na formularzu listy pojawiają się dodatkowe pola:

• Kraj oddelegowania – możliwość ustawienia kraju oddelegowania pracowników, dla których będą naliczane wypłaty na danej liście płac.
• Waluta rozliczenia – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane wypłaty. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta rozliczenia podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Użytkownik ma możliwość zmiany podpowiedzianej waluty rozliczenia.
• Waluta diety – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane diety pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta diety podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Waluta przypisana do kraju jest nieedytowalna.
• Data kursu – domyślnie podstawiana jest data o jeden dzień wcześniejsza od daty wypłaty wpisanej na formularzu listy płac np. jeżeli data wypłaty ustawiona jest na 2016-08-10, to data kursu będzie 2016-08-09, z możliwością ręcznej edycji przez operatora. Data kursu jest edytowalna przez Użytkownika jedynie dla waluty rozliczenia. Data kursu waluty diety jest przepisywana z pola data kursu dla waluty rozliczenia i nie podlega edycji.
• Typ kursu – domyślnie podpowiadany jest Średni kurs NBP z opcją zmiany na inny. W sytuacji, gdy nie ma ustalonego kursu danej waluty na podaną datę wówczas program proponuje kurs ręczny i umożliwia jego wprowadzenie.

Uwaga

 Sposób ostrzegania o braku notowań i zależy od parametru w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/Parametry – Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu’.

Dla wszystkich wypłat na danej liście będzie stosowany ten sam rodzaj kursu ustalonego na tę samą datę, a rozliczenia walutowe wykonywane są tylko w walucie określonej dla listy płac – wyliczanie wypłat zostanie zrealizowane tylko dla tych pracowników, którzy mają w etacie tę samą walutę, którą ustawiono dla nagłówka listy płac i tylko za te okresy, dla których obowiązuje pracownika dana waluta. W przypadku wybrania na formularzu listy płac rodzaju kursu – Nieokreślony podczas naliczania wypłaty pojawi się informacja: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Nie można wyliczyć wypłaty dla typu kursu [nieokreślony]. Należy określić kurs waluty na liście płac. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry – parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu jest zaznaczony (domyślne ustawienie) wówczas podczas tworzenia listy płac za okres na który nie zostały pobrane notowania wybranej waluty pojawi się komunikat: Brak notowania podanego kursu waluty [USD] na [2016-10-30]. i program automatycznie ustawi rodzaj kursu na kurs ręczny.

Wypłaty pracowników

Na liście płac, na której nie zaznaczono opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę podlega rozliczeniu wyłącznie okres nieoznaczony jako przypadający w czasie oddelegowania. Natomiast na liście oznaczonej jako dotycząca oddelegowanych rozliczany jest wyłącznie okres przypadający w czasie oddelegowania. Powoduje to rozdzielenie wypłaty etatowej pracownika na dwie części w miesiącu, w którym ma aktualizację zapisu zmieniającą status oddelegowania w trakcie miesiąca (oddelegowanie zaczyna się bądź kończy w trakcie miesiąca).

Kurs waluty w wypłacie

Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu waluty rozliczenia ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich obliczeń w obrębie wszystkich elementów we wszystkich wypłatach na danej liście płac. Wartość diet w PLN stosowana do pomniejszania podstawy podatku i podstawy składek, jest przeliczana według kursu waluty diety ustawionego na liście płac.

Formularz wypłaty

Na zakładce [Ogólne] kwota netto wypłaty i suma płatności – są wykazywane w przeliczeniu na PLN. Dla wszystkich pozycji w grupie Kwota do wypłaty: Razem, w tym ROR oraz Kasa(gotówka) jest wyświetlany symbol waluty systemowej PLN (ponieważ jest to wartość płatności po przeliczeniu na PLN).

Na formularzu wypłaty oddelegowanego na zakładce Podatki w pozycji Suma opodatkowanych elementów nie są sumowane elementy wypłaty policzone w walucie czyli m.in. „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.”. Zamiast tego uwzględniany jest m.in. specjalnie dedykowany do wyliczenia podstawy składnik „Podstawa podatku PL„. Na dodatkowej zakładce [Waluty] – jest ona widoczna tylko na wypłatach naliczonych do list dla oddelegowanych -wyświetlane są informacje o:

• walutach zastosowanych do rozliczeń walutowych w danej wypłacie pobranych z listy płac: symbol waluty, typ kursu, data kursu i zastosowany przelicznik,
• sumie elementów wyliczonych w walucie: wartość brutto, składki ZUS, zaliczka podatku,
• kwocie do wypłaty : kwota ROR i Kasa(gotówka),
• wartościach zastosowanych do wyliczenia wypłaty: kurs waluty rozliczenia wg którego naliczono wypłatę, kurs waluty diety wg którego naliczono wypłatę, stawka diety na dzień, koszty uzyskania w „Podstawa podatku zagr.”

Formularz elementu wypłaty

Na formularzu elementu wypłaty przy polu z wartością jest widoczna informacja o walucie, w jakiej jest wyliczany dany składnik wypłaty. Formularz elementu wypłaty – element liczony w walucie obcej (w wypłacie oddelegowanego)Dodatkowo informacja o symbolu waluty dla poszczególnych elementów jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty] domyślnie pomiędzy kolumnami Wartość, a Okres od.

Oddelegowanie a wyliczenie wypłaty na liście płac

Po wybraniu w oknie Wypłaty pracowników listy płac dedykowanej dla rozliczeń oddelegowanych wyświetlana jest lista pracowników, którzy w okresie Od-Do ustawionym dla listy płac mają co najmniej jeden zapis historyczny z zaznaczonym oddelegowaniem. Jeśli na formularzu listy płac dla pracowników oddelegowanych ustawiono Kraj oddelegowania w oknie Wypłaty pracowników podpowiadają się pracownicy, którzy chociaż przez jeden dzień w miesiącu, za który jest utworzona lista płac byli oddelegowani do tego kraju.

Przykład

Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2024r, ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2024 bez zaznaczonego na formularzu danych kadrowych oddelegowania i od 16.07.2024z zaznaczonym oddelegowaniem. Na liście płac o rodzaju ‘Etat’ za 6/2024– pracownik będzie widoczny, ale tylko jeżeli będzie to zwykła lista, nie dla oddelegowanych. Za okres 8/2024 – pracownik pojawi się tylko na liście dla oddelegowanych, natomiast w przypadku 7/2024 będzie widoczny na obu typach list.

Ze względu na to, że podatki i składki muszą być wyliczane za okres oddelegowania wg innych zasad niż od wynagrodzenia poza okresem oddelegowania, wypłaty zostały rozdzielone zależnie od statusu oddelegowania. Po wybraniu zwykłej listy płac o rodzaju Etat wypłaty wyliczają się tylko za okresy zatrudnienia na etat zgodnie z zapisami historycznymi, w których nie jest zaznaczony parametr oznaczający oddelegowanie. Wszystkie wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane  wg ogólnych zasad dotyczących naliczania podatków i składek. Po wybraniu listy płac dla rozliczeń oddelegowanych o rodzaju Etat wypłaty liczą się tylko za okresy zatrudnienia na etat odpowiadające zapisom historycznym, w których jest zaznaczony parametr dotyczący oddelegowania. Wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane częściowo w walucie obcej wskazanej dla pracownika, a częściowo w PLN (m.in.: zasiłki ZUS, podatki, składki), natomiast naliczanie podatków i składek jest dokonywane wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych z uwzględnieniem ustawień w etacie.

Przykład

Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2024r., ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2024 bez zaznaczonego oddelegowania i od 16.07.2024z zaznaczonym oddelegowaniem. Za 7/2024 – na ‘zwykłej’ liście płac wyliczy się wypłata tylko za okres 1-15.07.2024, a na liście dedykowanej dla oddelegowanych wypłata za okres 16-31.07.2024.

Wyliczenie wartości wynagrodzeń w walucie innej niż PLN

Dla elementów wypłaty, które zgodnie z definicją typu wypłaty i ustawieniami u pracownika, są liczone w walucie obcej, wyliczana jest wartość brutto wg algorytmów i zapisywana w walucie zadeklarowanej dla pracownika w następujący sposób:

• typy wypłat zdefiniowane algorytmem 1 wylicza się zadana kwota jako wartość w walucie niezależnie od tego czy jest wpisana kwota, czy odwołanie do stałej okresowej – np. stawka w wysokości 1000 EUR i wskaźnik firmowy o wartości 1000.0000 spowodują naliczenie elementu o wartości 1000EUR,
• typy wypłat zdefiniowane algorytmem innym niż 1 odwołujące się do stałych okresowych z grupy Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w walucie, np. stawka w wysokości 1000 EUR zwróci przy naliczaniu elementu wartości 1000EUR),
• typy wypłat zdefiniowane alg. innym niż 1, poza odwołującymi się do stałych okresowych z grup Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w PLN, np. wskaźnik wpisany w konfiguracji firmy w wysokości 1000.0000, czy atrybut typu liczba o wartości 1000, zwrócą przy naliczaniu elementu wartość 1000PLN, a wyliczona w PLN wartość zostanie odpowiednio przeliczona na walutę wg kursu).

Ze względu na przeliczanie wg kursu zaleca się przypisywanie dodatków walutowych na liście dodatków pracownika, zaś przy dodawaniu ręcznym w wypłacie wartość elementu powinna być ręcznie ustawiona przez użytkownika. Elementy liczone w walucie innej niż PLN mają wyliczaną wartość netto równą wartości brutto. Nie są wyliczane w nich ani zapisywane składki ZUS ani podatek. Jeśli z definicji typu wypłaty (konfiguracja typu wypłaty/zakładka [Podatki/Nieobecności]) wynika, że podlega opodatkowaniu/ozusowaniu, to wartość takiego elementu (po przeliczeniu na PLN) jest uwzględniona przy wyliczeniu podstaw podatku/składek generowanych jako odrębne elementy wypłaty.

Wyliczanie wynagrodzenia zasadniczego

Wynagrodzenie zasadnicze dla oddelegowanych, czyli zależnie od rodzaju stawki standardowe „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” (przy stawce miesięcznej), i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.” (przy stawce godzinowej) jest liczone wg zasad takich jak wynagrodzenie zasadnicze w PLN jednak wszystkie wyliczenia (składnik podstawowy, odchyłki, pomniejszenia za nieobecności) wykonywane w walucie obcej wskazanej w etacie jako waluta rozliczenia.

Przykład

 Dla pracownika oddelegowanego z walutą ustawioną na EUR i stawką 3000 EUR/mies oraz nieobecnością typu zwolnienie chorobowe wpisaną na 10 dni kalendarzowych zostanie wyliczone pomniejszenie 1/30 w kwocie 1000EUR (bo 3000/30*10=1000EUR), więc jego wynagrodzenie ‘zasadnicze’ po pomniejszeniu wyniesie 2000EUR i ta kwota (po pomniejszeniu o określoną wartość diet i przeliczeniu na PLN) stanowi bazę do wyliczenia podstawy podatku i składek ZUS.

Rozliczanie nieobecności

Do odnotowywania nieobecności pracowników oddelegowanych do pracy za granicę służą standardowe typy nieobecności. Wprowadzone nieobecności automatycznie rozliczają się w wypłatach. Jeśli pracownik zaczyna lub kończy oddelegowanie w trakcie miesiąca i ma odnotowane nieobecności, ich rozliczenie następuje w wypłacie walutowej lub krajowej zależnie od tego, w którym okresie wystąpiła nieobecność. Wynagrodzenie z tytułu nieobecności ZUS rozliczane jest w PLN W przypadku, gdy pracownik oddelegowany płaci podatek za granicą i ma odnotowane nieobecności powodujące wypłacanie świadczeń finansowanych z ZUS w wypłacie naliczają się dedykowane elementy, w zależności od wprowadzonej nieobecności:

• Wynagrodzenie za czas choroby (o),
• Zasiłek chorobowy (o),
• Zasiłek chorobowy/wyp. (o),
• Zasiłek opiekuńczy (o),
• Zasiłek macierzyński (o),
• Zasiłek macierzyński (dodatkowy) (o),
• Zasiłek macierzyński (rodzicielski) (o),
• Zasiłek macierzyński (ojcowski) (o),
• Świadczenie rehabilitacyjne (o),
• Świadczenie rehabilitacyjne/wypadek (o).

Na formularzu wypłaty powyższe elementy są uwzględniane w polach Suma opodatkowanych elementów wypłaty oraz Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń). Na zakładce [Ogólne] są wykazane w sekcji Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia. Od tych składników będących rozliczeniem nieobecności nie jest naliczana zaliczka podatku, a ich kwota jest wykazywana na deklaracjach PIT‑11 jako przychód zwolniony na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Dotyczy wersji: 2021.1.1

Przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64.

Wyliczanie podstawy zasiłków

Podstawa zasiłku chorobowego (tak samo wynagrodzenia chorobowego i innych zasiłków ZUS) wyliczana za okres nieobecności rozpoczynającej się w okresie oddelegowania jest liczona wg innych zasad niż dla pozostałych pracowników. Jeśli podstawa jest naliczana dla nieobecności rozpoczynającej się w trakcie okresu oddelegowania, to przy liczeniu średniej z wypłat naliczonych za okres oddelegowania zostaną uwzględnione podstawy składki chorobowej. Sumaryczna podstawa chorobowego odczytana z wypłaty po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane przez pracownika jest wliczana do podstawy zasiłku oddelegowanego.

W przypadku, gdy pracownik oddelegowany do pracy za granicę z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty zostanie przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o 13,71%, bez uzupełnienia.

Wyliczanie ilości dni, za które można odliczyć diety od podstaw

Liczba dni pobytu za granicą jest wyliczana w postaci standardowego elementu wypłaty Dni pobytu za granicą (liczba diet) w następujący sposób:

• Ustalona liczba dni kalendarzowych w miesiącu, za który jest liczona dana wypłata etatowa po zawężeniu do okresu obejmującego zapis/zapisy historyczne pracownika z zaznaczoną flagą dotyczącą oddelegowania.
• Ustalona liczba dni kalendarzowych nieobecności przypadających w okresie j.w. – suma wszystkich nieobecności.
• Od liczby dni w miesiącu wyliczonej w pkt.1 jest odejmowana liczba dni nieobecności z pkt.2 – wynik zapisywany jako wartość standardowego wskaźnika, czyli elementu wypłaty ‘Dni pobytu za granicą (liczba diet)’.

Wartość wskaźnika Dni pobytu za granicą (liczba diet) jest wykorzystywana do wyliczenia standardowych typów wypłat odpowiadających za wyliczenie podstaw składek i podatków dla oddelegowanego.

Naliczanie składek ZUS za okres oddelegowania

Podstawa składek ZUS jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako ‘wliczane do podstawy składek ZUS’ pomniejszonej o równowartość diet należnych za dni pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone, ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa ZUS opodatk. PL”, „Podstawa ZUS opodatk. zagr” bądź „Podstawa ZUS nieopodatk.”). Jeśli wyliczona kwota po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to w wypłacie generują się dodatkowe elementy: Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk., Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL, Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. zagr. W przypadku, gdy podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie walutowe pracownika za pełny miesiąc po przeliczeniu na PLN jest równe lub niższe kwocie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia podstawa składek ZUS będzie wyliczona w wartości równej kwocie wynagrodzenia bez pomniejszenia o równowartość diet należnych za okres oddelegowania i bez dodatkowego jej podwyższania do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Podczas liczenia wypłat dla pracownika oddelegowanego podstawa składek ZUS wyliczana jest według powyższych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji dla tego pracownika. Podczas liczenia pierwszej wypłaty w miesiącu, gdy pracownik nie ma innych wypłat, wyliczenie podstaw składek opiera się na kwotach z naliczanej właśnie wypłaty. Nawet jeśli będą liczone jeszcze dodatkowe wypłaty, to dopóki nie zostaną zapisane, nie jest znana ich wartość, więc nie mogą być uwzględnione przy liczeniu podstawy składek w bieżącej wypłacie. W przypadku gdy pracownik w miesiącu pracował w Polsce i za granicą zalecamy naliczać jako pierwszą wypłatę za okres pracy w kraju, a potem za czas oddelegowania. Dzięki takiej kolejności podczas naliczania wypłaty zagranicznej podstawa składek ZUS zostanie wyliczona z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwoty zapisanej w wypłatacie krajowej. Dzięki temu nie będzie konieczności ponownego przeliczania wypłat.

Przykład

Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Pierwsza z nich została naliczona na kwotę niższą niż równowartość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, a więc podstawa składek ZUS została wyliczona w wysokości równej kwocie wynagrodzenia (bez odliczenia diet). Kwota wypłacana w drugiej wypłacie spowodowała przekroczenie w skali miesiąca kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia osiągnięte przez pracownika wynagrodzenie zostanie pomniejszone o diety należne do odliczenia, za dni pobytu za granicą, wynikające z wszystkich wypłaconych w tym miesiącu wypłat. Kwota będąca różnicą sumy wynagrodzenia i diet będzie stanowić podstawę składek ZUS za dany miesiąc. Jeśli po odjęciu diet podstawa byłaby niższa niż prognozowane wynagrodzenie, za podstawę ZUS przyjmujemy kwotę prognozowanego wynagrodzenia. Po ustaleniu podstawy ZUS obowiązującej w danym miesiącu sprawdzane jest jaka podstawa ZUS została zapisana we wcześniejszych wypłatach. Różnica między ustaloną podstawą ZUS dla danego miesiąca i podstawą naliczoną w pozostałych wypłatach należących do tego samego miesiąca deklaracji będzie stanowić podstawę ZUS w bieżącej wypłacie.

W niektórych przypadkach, po doliczeniu kolejnej wypłaty w miesiącu dla tego samego pracownika, może być potrzebne ponowne przeliczenie w wypłacie naliczonej jako pierwsza podstawy składek ZUS za pomocą przycisku Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania  dostępnego na formularzu wypłaty. Ponowne przeliczenie składek należy wykonać, gdy po uwzględnieniu kwot z kolejnej doliczonej dla pracownika wypłaty, podstawa składek ZUS w wypłacie naliczonej jako pierwsza mogłaby być niższa od pierwotnie policzonej. Dotyczy to m.in opisanych niżej scenariuszy:

• Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Jeśli podczas naliczania drugiej wypłaty, po ustaleniu podstawy składek ZUS w danym miesiącu i uwzględnieniu podstawy zapisanej w pierwszej wypłacie podstawa musiałaby być ujemna zostanie naliczona w kwocie zerowej. W takim przypadku należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora). W pierwszej wypłacie wyliczona wcześniej podstawa ZUS zostanie obniżona, aby sumarycznie w danym miesiącu była poprawna.

• Pracownik oddelegowany za granicę przez część miesiąca, następnie przez pozostałą część miesiąca pracował w Polsce (nie był oddelegowany). Jako pierwsza została naliczona wypłata za okres oddelegowania i kwota w tej wypłacie przekraczała kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, więc podstawa składek w tej wypłacie została pomniejszona o należne diety, a jeśli po odliczeniu diet była niższa od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to nastąpiło doliczenie wyrównania podstawy ZUS do tej kwoty. W drugiej wypłacie naliczonej za okres pobytu Polsce, naliczyła się podstawa składek ZUS od kwoty wynagrodzenia w PLN z tej wypłaty. Jeśli tak policzona podstawa składek ZUS po dosumowaniu do podstawy naliczonej w pierwszej z wypłat daje kwotę powyżej kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora), by wyrównanie podstawy ZUS przeliczyło się ponownie, a w konsekwencji obniży to sumaryczną podstawę składek ZUS za cały miesiąc.

Naliczanie podatków za okres oddelegowania

Podstawa podatku jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako wliczane do podstawy opodatkowania pomniejszonej o równowartość 30% diet należnych za dni pobytu za granicą. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa podatku PL” lub „Podstawa podatku zagr”). W przypadku pracownika niepłacącego podatku w Polsce wartość „Podstawa podatku zagr” jest dodatkowo pomniejszana o równowartość kosztów uzyskania z etatu (ze względu na konieczność wykazania na deklaracji PIT-11 przychodu nieopodatkowanego pomniejszonego o należne koszty uzyskania) – zgodnie z domyślnie ustawioną w konfiguracji pozycją na deklaracji PIT jako „PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej” – element ten nie będzie wykazywany na deklaracji PIT-4.

Przeliczanie podstaw składek i podatków

Na formularzu wypłaty – w obszarze wspólnym (poza zakładkami) – powyżej przycisku podnoszącego listę płatności znajduje się przycisk  Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania. Jego uruchomienie powoduje usunięcie i ponowne wygenerowanie standardowych typów wypłat służących do wyliczenia podstaw składek i podatków. Przeliczenie to nie zmienia natomiast wartości standardowego wskaźnika oznaczającego liczbę dni pobytu (diet).

Uwaga

 Jeśli użytkownik zmieni ilość diet „ręcznie”, a następnie wywoła przeliczenie podstaw dla oddelegowanego, to ponowne wyliczenie podstaw składek i podatków zostanie wykonane z uwzględnieniem ilości diet pobranej ze zmodyfikowanego wskaźnika.

Przeliczenie podstaw powinno być wykonane po wprowadzeniu zmian w edytowanej wypłacie etatowej. Modyfikacja elementów wypłaty (dodanie/usunięcie/zmiana wartości) i próba zapisania wypłaty bez uruchomienia wcześniej funkcji przeliczania podstaw spowoduje że na zapisie wypłaty pojawi się pytanie:

Odpowiedź „tak” nie powoduje automatycznego przeliczenia. To Użytkownik decyduje o wykonaniu przeliczenia klikając w przycisk Natomiast „Nie” oznacza rezygnację z przeliczania i pozostawienie bez zmian tego co zostało wcześniej policzone.

Wyliczenie płatności do wypłaty

Dla wypłaty liczonej na liście dla oddelegowanych, płatności generowane w wypłacie, są domyślnie przeliczone w walucie wskazanej u pracownika jako waluta dla jego rozliczeń. W każdym elemencie wypłaty – niezależnie od tego w jakiej walucie jest liczona jego wartość – jest zapisywana zarówno wartość w przeliczeniu na PLN, jak i w przeliczeniu na walutę obcą wskazaną w etacie dla rozliczeń okresu oddelegowania. Wszystkie przeliczenia są wykonane wg tego samego kursu zadeklarowanego na formularzu listy płac.

Wydruki

Z poziomu programu można wydrukować kwitek wypłaty dedykowany dla wypłat oddelegowanych. Wydruk zawiera informacje o kwotach wypłacanych w walucie i ich równowartości w PLN. Wydruk kwitka wypłaty dla oddelegowanego jest dostępny z poziomu okna Wypłaty pracowników (po wybraniu listy płac dla oddelegowanych) oraz formularza wypłaty.

• Etat podstawowy – może być tylko jeden dla danego pracownika,
• Etaty dodatkowe – których może mieć więcej niż jeden.

• TAK – ustawi ten etat jako Etat podstawowy [v] dla pozostałych etatów,
• NIE – użytkownik powróci do edycji formularza, parametr Etat podstawowy [ ] nie będzie zaznaczony.

• NIE – oznacza powrót do edycji formularza, z wycofaniem zmiany tzn. Etat podstawowy [v],
• TAK – zostaną odpięte wszystkie Etaty dodatkowe pracownika. Tą opcję można wybrać w przypadku, gdy użytkownik chce usunąć powiązanie pomiędzy Etatem podstawowym, a Etatami dodatkowymi pracownika.

• Zaznaczenie parametru [v] spowoduje wypełnienie pola Nazwa zakładu pracy treścią „Staż pracy w firmie na pozostałych etatach” oraz uaktywni przycisk Policz staż z pozostałych etatów . Staż pracy z pozostałych etatów użytkownik może wypełnić samodzielnie. Jeśli Operator kliknie przycisk Policz staż z pozostałych etatów, uruchomi w ten sposób obliczenie stażu (lata, dni, miesiące) odpowiadającego stażowi pracy na pozostałych etatach powiązanych przypadających przed Datą zatrudnienia zapisaną w edytowanym etacie pracownika.
• Parametr niezaznaczony [ ] – formularz Historii zatrudnienia należy wypełnić samodzielnie, zgodnie ze świadectwami pracy pracownika. Dotyczy okresów zatrudnienia u poprzednich pracodawców.

• Przy drukowaniu raportu „Staż pracy” – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
• Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do „stażu w firmie”, a niedoliczony do „stażu poza firmą” (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych Algorytmem 3 i funkcją Staż() stosowaną w typach wypłat według Algorytmu 12.

• Wszystkie jego Etaty dodatkowe mają taki status (Archiwalny [v]) lub
• Pracownik nie ma powiązania z żadnym Etatem dodatkowym.

• Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika z Etatem dodatkowym i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] (zakładka [Ogólne]). Jeśli pracownik miał kilka etatów dodatkowych należy na nich wszystkich zaznaczyć parametr i zapisać zmianę ikoną dyskietki.
• Następnie edytować formularz pracownika Etat podstawowy i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] i zapisać.

• Etat podstawowy – czerwona chorągiewka,
• Etat dodatkowy – niebieska chorągiewka.

• Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – koszty odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.
• Zaznaczony – koszty uzyskania przychodu liczone oddzielnie dla każdego etatu pracownika, a wysokość pobierana z tego etatu, dla którego liczona jest dana wypłata.

• Koszty uzyskania należne w miesiącu – pobierane są zależnie od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat). Gdy parametr nie jest zaznaczony, to wartość Kosztów uzyskania przychodu pobierana jest z Etatu podstawowego. Gdy parametr jest zaznaczony, to wartość kosztów zostanie odczytana z tego formularza etatu, którego wypłata dotyczy.
• Ulga podatkowa należna w miesiącu – pobierana jest zawsze z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego pracownika.

• Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
• Karta podatkowa – wypłaty umów,
• Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu.

• Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
• Karta podatkowa – wypłaty umów,
• Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu,
• Oświadczenie o przychodach emeryta/rencisty,
• Zaświadczenie ERP-7
• Zaświadczenie o dochodach.

• (+) – Etat podstawowy,
• (–) – Etat dodatkowy.

• Kolumna Staż pracy w firmie uwzględnia staż z Historii zatrudnienia pracownika z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
• Kolumna Staż poza firmą nie uwzględnia zapisu z Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie progu podatkowego – nie wymaga zaznaczenia pracowników. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie określany % podatku. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emerytalno – rentowej wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie ustalane jest przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Zaliczka podatku na PIT-4 wg progów – wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Struktura zatrudnienia (wszystkie dostępne z tego menu wydruki) w zatrudnieniu:

• w Osobach – pracownik wieloetatowy, niezależnie od ilości etatów jakie posiada, wliczany jest jako 1 osoba,
• w Etatach – sumowane są wszystkie etaty pracownika wieloetatowego.

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. Jest dostępny niezależnie od posiadanych modułów w menu Ogólne lub w menu Płace i Kadry z poziomu: listy pracowników, formularza pracownika, formularza umowy zlecenie,  listy wypłat pracowników i formularza wypłaty. Na formularzu kalkulatora należy wskazać, czy wyliczana kwota dotyczy wypłaty dla pracownika etatowego, czy zleceniobiorcy oraz ustawić dodatkowe parametry takie jak:

• wyliczenie kwoty brutto od podanej netto,
• wyliczenie kwoty netto od podanej brutto,
• naliczanie składek emerytalno-rentowych,
• naliczanie składki chorobowej i wypadkowej (w przypadku zleceniobiorców),
• naliczanie składki zdrowotnej,
• naliczanie składek na FP i FGŚP,
• naliczanie ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodu,
• określenie procentu kosztów uzyskania przychodu,
• naliczanie podatku zryczałtowanego (w przypadku zleceniobiorców),
• określenie procentu zaliczki podatku,
• zwolnienie z PIT dla młodych,
• określenie procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

  Kolejne parametry wyświetlane są zależne od tego, czy wybrano naliczenie wynagrodzenia pracownika etatowego czy wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej: Po wybraniu  opcji ‘Wynagrodzenie pracownika etatowego dostępne parametry:

• • Składki emerytalno-rentowe:
    • naliczać (domyślna)
    • nie naliczać
  • Składka na FP :
    • naliczać (domyślna)
    • nie naliczać
  • Składka na FGŚP:
    • naliczać (domyślna)
    • nie naliczać
  • Koszty uzyskania przychodu (ze stosunku pracy):
    • podstawowe (domyślna)
    • podwyższone
    • brak
  • Koszty uzyskania 50% (prawa autorskie):
    • naliczać
    • nie naliczać (domyślna)
  • Ulga podatkowa:
    • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)

• • Procent. wynagr. z 50% kosztami- pole aktywne  gdy w polu Koszty 50% ustawiona opcja 'naliczać’
  • Procent podatku – pole typu ‘procent’ z domyślnie podstawianą wartością 12%
  • Zwolnienie z PIT :
    • nie (domyślne)
    • tak

Po wybraniu  wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, dostępne są parametry:

• • • Składki emerytalno-rentowe:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka chorobowa :
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka wypadkowa:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka zdrowotna:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FGŚP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Koszty uzyskania – z domyślnie ustawiona wartością 20,00%
    • Ulga podatkowa:
      • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
    • Procent podatku – z domyślnie ustawioną wartością 12%
    • Zwolnienie z PIT :
      • nie (domyślne)
      • tak
    • Podatek zryczałtowany:
      • nie (domyślna)
      • tak

  Na końcu znajdują się wspólne dla obu rozliczeń parametry dotyczące określenia procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Po ustawieniu powyższych parametrów oraz wpisaniu kwoty następuje automatyczne wyliczenie: kwoty brutto lub netto (w zależności od tego czy wyliczenie dotyczy kwoty netto czy brutto), składek ZUS pracownika, składki zdrowotnej, zaliczki podatku, składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, składek na FP i FGŚP, składek podstawowych i dodatkowych pracownika i pracodawcy w ramach PPK oraz łącznego kosztu pracodawcy. Automatyczne przeliczenie kwot następuje również po każdej zmianie parametrów.

Przy wyliczaniu kwoty wynagrodzenia, stałe podatkowe i wartości zmiennych z Konfiguracji, np. procent składki wypadkowej, są uwzględniane w wysokości aktualnej na datę wypłaty uzupełnioną na formularzu kalkulatora wynagrodzeń. Kwoty wyliczone przez kalkulator można przenosić na inne formularze za pomocą funkcji kopiowania <CTRL>+<C> -> <CTRL>+<V>.

  Funkcjonalność dostępna  w module Płace i Kadry Plus, umożliwia ewidencję i rozliczanie pracowników tymczasowych przez Agencje Pracy Tymczasowej. Praca tymczasowa jest stosunkiem pracy pomiędzy trzema podmiotami: pracownikiem tymczasowym – agencją pracy tymczasowej – pracodawcą-użytkownikiem. Agencja Pracy Tymczasowej zawiera umowę z osobą poszukującą pracy, przez co staje się jej pracodawcą, z tą różnicą, że praca nie jest wykonywana w siedzibie agencji, ale na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy użytkownika, do którego osoba jest kierowana przez agencję. Skierowanie do pracy następuje zawsze na czas określony.

Konfiguracja typów wypłat

W Konfiguracji typów wypłat wyliczanych algorytmem 7 i 9 na zakładce [Ogólne], w części definicja możliwe są do zaznaczenia parametry wykorzystywane przy naliczaniu składników wynagrodzenia dla pracowników tymczasowych:

• Liczony z okresu zatrudnienia – przy liczeniu typów wypłat wykorzystujących ten parametr uwzględniane są składniki wypłacone w całym bieżącym okresie zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop/ekwiwalentu za niewykorzystany urlop uwzględniane jest wypłacone u danego pracodawcy‑użytkownika wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie.
• Kwota przeliczana na dni/godziny – decyduje czy kwota dodatku ma być przeliczona na dni, czy na godziny.

Do rozliczania pracowników tymczasowych służą nowe standardowe typy wypłat. Lista nowych standardowych typów wypłat to:

• Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.),
• Ekwiwalent za niewykorzyst. url. (tymcz.).

Pracownik tymczasowy – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Etat są zwijane grupy Zastępowany pracownik i Pracownik tymczasowy – widoczny tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupy widoczne są na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo‑pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Pracownik tymczasowy nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. W części Zastępowany pracownik można wpisać lub wybrać z liczby pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole to należy uzupełnić w przypadku zatrudniania pracownika na umowę o zastępstwo. Parametr Pracownik tymczasowy służy do odnotowania pracownikowi informacji o statusie tymczasowy. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie się pola Pracodawca. W tym polu można wybrać z listy słownikowej nazwę firmy pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest przypisany w okresie danego zapisu historycznego.

Uwaga

 Ustawianie Pracodawcy, u którego pracownik tymczasowy wykonuje pracę w poszczególnych okresach, jest konieczne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

W Kadrach dla Listy pracowników oraz Listy zapisów historycznych pracownika udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące pracowników tymczasowych – dostępne do wyboru tylko w module Płace i Kadry Plus:

• Tymczasowy – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat],
• Pracodawca – wyświetlana jest nazwa pracodawcy – użytkownika z etatu pracownika.

Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników, służą pola, dotyczące pracownika tymczasowego. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi Wyświetl dodatkową listę pól. Dotyczy to następujących pól:

• Pracownik tymczasowy – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Pracodawca – możliwość wyboru z listy słownikowej pracodawcy – użytkownika.

Limit urlopowy

W konfiguracji znajduje się standardowy typ limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Limit ten jest  liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy. Ze względu na różne interpretacje okresu, za który przysługują 2 dni w konfiguracji znajduje parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca‑miesiąc z równy 30 dni. Parametr ma wpływ na naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych:

• parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Okres od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
• Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.

Parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni ma wpływ na naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru decyduje o tym, czy pierwszy 2-dniowy limit policzy się za okres np. 1-30.07, czy 1-31.07. Przy zatrudnieniu trwającym część miesiąca każde 30 dni zatrudnienia jest traktowane jako miesiąc. Zatem każdy 30-dniowy okres zatrudnienia, z jednego bądź wielu miesięcy, jeśli dotyczy tylko części miesiąca będzie traktowany jako miesiąc. W przypadkach przedstawionych poniżej naliczą się 2 dni urlopu wypoczynkowego, za okresy:

• 07-30.07 (gdy 31.07 już nie jest zatrudniony),
• 2-31.07,
• 07-15.07, a następnie po 1-dniowej przerwie 17.07-31.07,
• 07-15.07 i po przerwie 1.08-15.08.

W bazie danych  zapisywana jest informacja o tym, przy jakim ustawieniu powyższego  parametru był naliczony limit urlopu. Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) różni się od standardowego formularza limitu Urlop wypoczynkowy, nie ma kolumny z przeliczeniem na godziny i są dodatkowe pola:

• korekta okresu – opcja dostępna dla limitów liczonych w dniach. Edycja korekty okresu limitu jest dostępna tylko w ostatnim limicie danego typu u pracownika. Zaznaczenie powoduje uaktywnienie się pola z datą Okres Do. Użytkownik może zmienić zakres dat limitu. Jest to istotne dla pracowników tymczasowych w sytuacji, gdy pierwszy limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) jest dodawany dla pracownika, który był już wcześniej zatrudniony jako pracownik tymczasowy i nabywa prawo do pierwszego 2-dniowego limitu wcześniej niż po pełnym miesiącu pracy w ramach danej umowy o pracę. Zaznaczenie tego parametru dodatkowo powoduje, że dla edytowanego okresu limitu jest doliczany należny limit za 2 dni (nawet jeśli wcześniej naliczył się w ilości 0, ze względu na to że nie kończył miesięcznego okresu zatrudnienia, za który przysługują 2 dni urlopu). Po zmianie daty Okres Do w ostatnim limicie wykonanie operacji Przelicz powoduje dodanie, przeliczenie tylko limitów od daty o 1 dzień późniejszej niż ostatni z limitów mający ustawioną ręczną korektę Aby zmodyfikować okres limitu inny niż ostatni naliczony, należy najpierw usunąć te limity, które dotyczą późniejszych okresów, tak by ten w którym ma być zmieniony okres, był ostatnim. Następnie zmienić ‘datę Do’ w tym limicie i zapisać. Po przeliczeniu doliczą się kolejne limity po nim, o ile pracownik jest nadal zatrudniony jako pracownik tymczasowy po tej dacie, którą ręcznie zmodyfikowano.
• wypłacono ekwiwalent – pole służy do ręcznego wpisania ilości dni lub godzin (w zależności od tego czy jest liczony w dniach czy w godzinach), za które wypłacono ekwiwalent. Odnotowanie informacji o wypłaconym ekwiwalencie wpływa na wysokość limitu pozostałego do wykorzystania.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy)

Limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) można dodać jedynie pracownikowi, który miał odnotowany chociaż w jednym zapisie historycznym w okresie, za który dodajemy limit status tymczasowy. W przypadku próby dodania tego rodzaju limitu pracownikowi, który nie miał statusu tymczasowy pojawia się komunikat: Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik nie jest zatrudniony jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. W przypadku próby dodania pracownikowi tymczasowemu limitu Urlop wypoczynkowy, gdy w ciągu roku zawsze miał ustawiony status tymczasowy pojawia się  komunikat Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik jest zatrudniony wyłącznie jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. Dla pracowników tymczasowych przeznaczony jest standardowy typ nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Na formularzu nieobecności można zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie, a w polu wykorzystano do tej pory widoczna jest ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie odczytana z limitu. Odnotowanie na kalendarzu (Nie)obecności Urlopu wypoczynkowego (tymczasowy) w dniu typu Pracy pomniejsza limit o 1 dzień niezależnie od wymiaru etatu pracownika i ilości godzin wg planu pracy. Limit pozostały do wykorzystania za dany miesiąc jest automatycznie przenoszony na kolejny okres (miesiąc).

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni z upływem pełnego miesiąca pracy. Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?”. Z  tego poziomu użytkownik może zdecydować, czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – dostępny jest parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych – domyślnie niezaznaczony.

Wskazówka

Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników tymczasowych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest nieaktywny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony.

Wypłaty dla pracowników tymczasowych można naliczać na liście płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników tymczasowych. Na takiej liście płac nie ma możliwości ustawienia okresu dłuższego niż 1 miesiąc, ani liczenia z opcją miesięcy wstecz. Po wybraniu w Wypłatach pracowników listy płac dedykowanej dla pracowników tymczasowych wyświetlają się jedynie osoby, które mają status pracownika tymczasowego przez co najmniej jeden dzień w okresie, za który jest dana lista płac.

Formularz listy płac – z parametrami dla pracowników tymczasowych

Na liście płac dla pracowników tymczasowych, możliwe jest rozliczenie w jednej wypłacie, wielu okresów zatrudnienia ze statusem tymczasowy, z przerwami w obrębie danego miesiąca. W przypadku aktualizacji w trakcie miesiąca. zmieniającej status pracownika ze zwykłego na tymczasowy, aby program prawidłowo naliczył wynagrodzenie należy postąpić w następującej kolejności:

• naliczamy wypłatę na zwykłej liście płac za okres, kiedy pracownik nie był pracownikiem tymczasowym,
• aktualizujemy dane pracownika,
• naliczamy drugą wypłatę na liście płac dla tymczasowych za okres, kiedy pracownik miał status tymczasowy.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Dla pracowników tymczasowych dedykowany jest standardowy typ wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.). Ten typ wypłaty powiązany jest z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.):

• W podstawie  wynagrodzenia za czas urlopu  uwzględnia się wynagrodzenie pracownika uzyskane u pracodawcy-użytkownika, u którego jest na urlopie, za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie. Jeśli pracownik w okresie 3 miesięcy przed urlopem pracował u różnych pracodawców – użytkowników do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie uzyskane u danego pracodawcy-użytkownika za okres łącznie 90 dni zatrudnienia, które przypadają w okresie 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Okres 90 dni ropoczyna się w dniu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc kalendarzowy, w którym jest urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy pracownik przed urlopem otrzymał u danego pracodawcy-użytkownika wynagrodzenie za okres krótszy niż 3 miesiące/90 dni do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie otrzymane w tym okresie. Do podstawy wliczane są wszystkie wypłacone elementy zdefiniowane jako wliczane do urlopu, bez względu na sposób wliczania (pomijane są tylko ustawione jako nie wliczać) – w takiej kwocie, w jakiej je wypłacono (nawet jeśli z definicji wynika, że mają być wliczane po przeliczeniu względem jakiejś stałej). W przypadku dodatków wypłacanych za pełny miesiąc, gdy pracownik w danym miesiącu pracował u kilku pracodawców i wynagrodzenie z tytułu pracy u jednego z tych pracodawców ma być wliczone do podstawy dodatek wlicza się tylko w przypadku, gdy na ‘datę od’ i ‘datę do’ tego dodatku pracownik pracował u pracodawcy-użytkownika, u którego przebywa na urlopie.

Wskazówka

Jeśli okres 90 dni zaczął się w trakcie poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy Użytkownik za pomocą parametru Podstawa urlopu/ekwiwalentu naliczana z okresu dłuższego niż 90 dni dla prac. tymcz. dostępnego w Start / Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  może określić, czy podstawa urlopu ma być naliczona z okresu dłuższego niż 90 dni (będzie uwzględniony cały okres zatrudnienia w obrębie miesiąca u danego pracodawcy-użytkownika obejmujący dzień przekroczenia 90 dni) lub krótszego (okres zatrudnienia w trakcie którego następuje przekroczenie 90 dni, jest pomijany).

• Zsumowane wynagrodzenie dzielone jest przez liczbę godzin pracy, za które ono przysługiwało.
• Otrzymana kwotę za 1 godzinę urlopu jest mnożona przez liczbę godzin urlopu. Licza godzin urlopu jest równa liczbie godzin pracy, którą pracownik by przepracował, gdyby nie przebywał w danym dniu/dniach na urlopie.

W programie jest możliwość podglądu elementów uwzględnionych w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.) na logu Naliczanie podstawy urlopu (tymcz.) – szczegóły.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku wypłaty pracownikowi tymczasowemu ekwiwalentu należy użyć typu wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany url.(tymcz.).  Zasady liczenia podstawy i kwoty ekwiwalentu za jedną godzinę, są takie same jak dla urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie 3 miesięcy/90 dni jest dzielone przez czas przepracowany w godzinach. Stawka za 1 godzinę urlopu jest następnie mnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu jest ustalana jako iloczyn pozostałych dni urlopu pobranych z limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy), wartości wpisanej w polu Norma dobową do urlopu dla pełnego wymiaru etatu na formularzu pracownika oraz wymiaru etatu pracownika. Ilość godzin pozostałego urlopu zaokrągla się w górę do pełnych godzin. Stawka za godzinę urlopu pomnożona przez wyliczoną liczbę godzin pozostałego urlopu daje kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Na wydruku Naliczanie podstawy ekwiw. (tymczas.) – szczegóły – wykazywane są elementy uwzględnione w podstawie naliczania ekwiwalentu za urlop (tymczas.).

Wynagrodzenie za czas choroby

Liczba dni chorobowego, za które płaci pracodawca, długość okresu zasiłkowego oraz liczba miesięcy, z których liczymy średnią do podstawy dla pracowników tymczasowych, określana jest tak samo jak dla zwykłych pracowników. Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, ustala się analogicznie jak dla pracowników zwykłych z kilkoma wyjątkami:

• w przypadku, gdy pracownik tymczasowy w okresie trwania danej umowy o pracę nie ma wypłat za poprzednie miesiące, albo ma wypłatę tylko za część poprzedniego miesiąca (zatrudniony w trakcie miesiąca) w podstawie uwzględniane są kwoty z bieżącej wypłaty zależnie od ustawionej w typie wypłaty metody wliczania do podstawy zasiłków chorobowych, uwzględniane następująco:
  • zdefiniowane jako Nie wliczać – nie wlicza się,
  • zdefiniowane jako Wliczać – wlicza się wartość elementu wypłaty pomniejszoną o składki ZUS pracownika z tego elementu,
  • zdefiniowane jako wliczane pozostałymi metodami – Dopełniać wg dni, Dopełniać wg godzin, Wliczać w pełnej wysokości i Wliczać jak zasadnicze – wlicza się składnik podstawowy pomniejszony o składki ZUS pracownika,
• wyliczoną podstawę zasiłku w przypadku pracowników tymczasowych odnosi się do minimalnego wynagrodzenia uwzględniającego wymiar etatu i pomniejszanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Wydruki

Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników wydruk, na którym wykazywane są osoby mające zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w danym okresie i są przypisane do wskazanego pracodawcy – użytkownika. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników w Kadrach poprzez Wydruk danych/ Lista pracowników/ Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników. Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego – dedykowany wydruk świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, który ma zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w menu Wydruk danych w gałęzi Wydruki do Worda (XML) – wydruki kadrowe. W punkcie 1 świadectwa pracy wykazywane są okresy zatrudnienia pracownika obejmujące dane z zapisu historycznego, z którego wykonywany jest wydruk oraz wcześniejsze, począwszy od zapisu, który jest aktualny na dzień podany w parametrach przed wydrukiem w polu Informacje o zatrudnieniu od dnia. Dane pobierane są tylko z zapisów historycznych pracownika, w których jest zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy. W punkcie 2 zawarta jest informacja o pracodawcach-użytkownikach, u których wykonywana była praca w okresie zatrudnienia uwzględnionym w punkcie 1. W przypadku, gdy pracownik nie ma ustawionych pracodawców drukowany jest opis Brak informacji o pracodawcy–użytkowniku. Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pobierana jest ze standardowego limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Liczba dni wykorzystanego urlopu jest sumą liczby dni urlopu wykorzystanego i liczby dni, za które wypłacono ekwiwalent zsumowanych z wszystkich limitów zawierających się w roku kalendarzowym, w którym pracownik jest zwolniony i dodatkowo zawężonych do okresu, za jaki jest wykonywany wydruk świadectwa pracy. Pozostałe informacje wykazywane na świadectwie pracy drukowane są analogicznie, jak dla pracowników niebędących pracownikami tymczasowymi.

• Pozycja PIT – ‘Nie dotyczy’
• Sposób naliczenia zaliczki – ‘nie naliczać’
• Zawsze naliczać ulgę – niezaznaczone
• Sposób naliczenia kosztów – ‘nie naliczać’
• Sposób naliczania składek ZUS –‘naliczać’
• Sposób naliczania skł. na ubezp. zdrow.- ‘naliczać’

 Narzędzie pozwalające na przenoszenie pełnych danych kadrowo – płacowych między bazami Comarch ERP Optima. Mechanizm daje możliwość dalszego naliczania wynagrodzeń po zaimportowaniu danych do nowej bazy uwzględniając przeniesione wypłaty. W menu Płace i Kadry/ Kadry pod przyciskiem Przenoszenie danych dostępne są opcje  ‘Eksport’ i ‘Import’. Eksport Funkcja eksportu działa dla zaznaczonych pracowników. Przenoszone są dane pracowników etatowych, zleceniobiorców, osób bez zatrudnienia. Na oknie eksportu dostępne są dwie opcje:

• Dane kadrowe
• Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi (zaznaczona domyślnie).

  W przypadku zaznaczenia opcji ‘Dane kadrowe’ eksportowane są dane kadrowe zaznaczonych pracowników z zapisami historycznymi, historią zatrudnienia oraz wykształcenia, limitami nieobecności, członkami rodziny, schorzeniami oraz uprawnieniami. Eksportowane są również dane słownikowe (urzędy, banki, stanowiska, funkcje, przyczyny zwolnienia, rodzaje stażu pracy, okresy niewliczane do stażu pracy) oraz definicje dokumentów, harmonogramy – wzory spłaty pożyczki, opisy dni wolnych, kalendarze, typy wypłat, grupy potrąceń, definicje limitów nieobecności, urzędy skarbowe, komornicy.

Uwaga

Import do bazy docelowej pliku zawierającego tylko dane kadrowe skutkuje brakiem możliwości późniejszego importu danych płacowych i powiązania ich z danymi kadrowymi.

Zaznaczenie opcji 'Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi’ oprócz ww. danych kadrowych umożliwia przeniesienie: wypłat, umów cywilnoprawnych, dodatków pracowników, nieobecności, czasu oraz planu pracy, diet kierowcy międzynarodowego, pożyczek PKZP. Wyeksportowane dane zapisywane są w pliku w formacie XML. Import W celu zaimportowania danych w bazie docelowej należy wybrać opcję ‘Import’. Na oknie importu należy wskazać ścieżkę do pliku xml, który będzie importowany. Przed importem danych zalecane jest utworzenie kopii bezpieczeństwa. Szczególnie istotne jest to, w przypadku importu do bazy zawierającej już dane. W celu identyfikacji importowanych rekordów w bazie danych w tabelach dotyczących importowanych danych dodano kolumnę ImportRowID, w której zapisywany jest indywidualny kod, za pomocą którego identyfikowany jest dany rekord. Na co zwrócić uwagę przy imporcie danych:

• Przy imporcie pracowników sprawdzana jest wartość w polu ImportRowID. W przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze ImportRowID dane pracownika nie zostaną zaimportowane.
• Po zaimportowaniu pracowników do nowej bazy jako ich akronim ustawia się oznaczenie IMP1,IMP2.
• Podczas eksportu\importu nie są przenoszone dane o wydziałach/ projektach/ lokalizacjach pracowników. Po zaimportowaniu danych pracownik zostaje przypisany do głównego wydziału i centrum podległościowego – domyślnie jest to ‘Firma’.
• Po zaimportowaniu schematu płatności pracownika w polu odbiorca zawsze ustawia się sam pracownik, nie są przenoszeni inni odbiorcy.
• Do wszystkich zaimportowanych typów wypłat dodawany jest przedrostek IMP.
• Podczas importu umów pracowników zaczytywane są wszystkie umowy pracownika wraz z zestawieniami czasu pracy. Nie są przenoszone numery umów, w trakcie importu ustawiany jest symbol UM1, UM2, UM3
• Podczas importu list płac z bazy źródłowej dotychczasowe symbole zastępowane są symbolami E1 dla wypłaty etatowej, U1 dla wypłaty umowy, I1- dla wypłaty typu inna, Z1 – dla wypłat typu zaliczka oraz zaliczka brutto, P1 – dla pożyczki, EK1 dla listy korygującej.
• Listy płac, które były zaksięgowane w bazie źródłowej po imporcie będą miały status ‘zamknięta’.

  Po zaimportowaniu typów wypłat należy na nowo ustawić powiązanie w przypadku umów oraz elementów będących przychodami PPK, a także między składnikami związanymi ze sobą oraz typami wypłat odwołującymi się do wskaźników. W przypadku typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 12 oraz 11 należy zweryfikować poprawność definicji i ustawić powiązanie ze wzorcami płacowymi, jeśli były używane w definicji

• Kraj oddelegowania– pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Jeśli pracownik wykonuje pracę za granicą w kilku krajach, wówczas należy dodać kilka umów cywilnoprawnych.
• Dieta/dzień– pole wykorzystywane przy wyliczaniu podstawy składek ZUS. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju (pobrana z konfiguracji programu). Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce– w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony (domyślne ustawienie) w wypłacie będzie naliczana zaliczka podatku. Jeśli parametr jest odznaczony, wtedy zaliczka podatku nie zostanie naliczona.
• Metoda proporcjonalnego odliczenia – parametr jest aktywny po odznaczeniu opcji Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Parametr ma znaczenie informacyjnie, wpływa na wykazywanie kwot na deklaracji PIT-11.
• Waluta rozliczenia – pole dostępne jest obok wartości umowy lub stawki za godzinę. Jeśli w umowie został wskazany kraj oddelegowania, wówczas podpowiada się waluta taka sama jak waluta diety. Użytkownik może ją zmienić.

Uwaga

 Symulacja rozliczenia umowy widoczna na formularzu umowy na zakładce [Ogólne] w sekcji Szczegóły umowy nie uwzględnia odliczenia diet. W umowie za okres oddelegowania nie ma możliwości wyliczenia kwoty umowy od netto

.

Dodatkowe elementy wynagrodzenia

W konfiguracji typu wypłaty (Start /Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat) można wskazać czy kwota dodatku w wypłacie ma być wyliczana  w PLN ( dowolna waluta ), czy w walucie wskazanej w umowie, z którą jest naliczany. Na zakładce [Ogólne] w sekcji Waluta w wypłacie dostępna opcja ‘Waluta z umowy oddelegowani’. Dodatek z takim ustawieniem, który jest powiązany z daną umową lub jest wypłacany z umową jest naliczany w takiej samej walucie jak umowa.

Wskazówka

Jeśli z umową jest wypłacany oskładkowany dodatek lub zasiłek, to informację o ubezpieczeniu zleceniobiorcy należy uzupełnić także na formularzu danych pracownika na zakładce [Ubezpieczenie].

 Listy płac

W celu naliczenia wypłaty umowy za okres oddelegowania na formularzu listy płac o rodzaju ‘Umowa’ został dodany parametr Lista tylko dla zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicę (domyślnie niezaznaczony). Po jego zaznaczeniu uaktywnia się sekcja: Kraj oddelegowania i waluty, w której należy wskazać kraj oddelegowania oraz walutę rozliczenia i diety. Jeśli został wybrany kraj oddelegowania, wówczas waluta rozliczenia i diety podpowiada się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Zaproponowana waluta rozliczenia podlega edycji przez użytkownika. Waluta diety jest edytowalna tylko w przypadku braku kraju oddelegowania. Jeśli na liście płac został wybrany kraj oddelegowania, to wypłaty zostaną naliczone tylko dla umów, które również mają wskazany ten kraj. Dodatkowo podczas naliczenia wypłaty sprawdzana jest zgodność waluty rozliczenia umowy i listy płac. W przypadku wypłaty umowy, w której na zakładce [Ogólne] wskazano inną walutę niż waluta zadeklarowana, na liście płac pojawi się odpowiedni komunikat.

Wypłaty zleceniobiorców

W wypłacie za okres oddelegowania elementy wypłaty naliczane są w walucie:

• umowa – nalicza się w walucie ustawionej na formularzu umowy,
• dodatki, które mają ustawioną opcję ‘waluta z umowy cywilnoprawnej’ i zostały powiązane z umową lub są wypłacane w tej samej wypłacie co umowa – naliczane są w walucie pobranej z umowy,
• dodatki, które mają ustawioną ‘walutę systemową’ – wyliczane są w walucie PLN,
• wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS – liczone są zawsze w walucie systemowej (PLN).

Informacja o walucie dla poszczególnych elementów wypłaty jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty]. Po wejściu do elementu wypłaty naliczonego w walucie widoczna jest kwota tego elementu po przeliczeniu na PLN. Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich wypłat na danej liście płac.

 Liczba diet

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek ZUS, są liczone na podstawie okresu od-do rozliczonej umowy. Liczba dni kalendarzowych umowy jest pomniejszona o dni nieobecności w dniach kalendarzowych odnotowane w tym okresie.

Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana. Zmiana liczby dni diety powoduje automatyczne przeliczenie podstawy składek ZUS w wypłacie.

Wyliczanie podstawy składek ZUS

Podstawa składek ZUS oddelegowanych zleceniobiorców jest wyliczana od sumy oskładkowanych elementów. Jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji, jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, wówczas podstawa jest pomniejszana o równowartość diet za pobyt za granicą,

Jeśli podstawa składek po pomniejszeniu o diety jest niższa od kwoty minimalnej podstawy składek ZUS, to jest wyrównywana do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

W przypadku, kiedy przychód pracownika w danym miesiącu jest niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, wówczas podstawę składek stanowi kwota faktycznie otrzymanego wynagrodzenia.

Kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia zapisana jest w konfiguracji programu w gałęzi Płace / Wynagrodzenia w polu Minimalna podstawa skł. ZUS dla oddeleg. Podczas liczenia wypłaty umowy z tytułu dla oddelegowania podstawa składek ZUS wyliczana jest według tych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji  dla tego zleceniobiorcy.

Uwaga

W przypadku zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicę  podstawa  podatku nie jest pomniejszana o 30% diet należnych za okres pracy wykonywanej za granicą.

Waluty

Na formularzu wypłaty naliczonej na liście płac dla oddelegowanych, na zakładce [Waluty], wykazane są informacje o: walucie rozliczenia oraz diety wraz z kursem, kwocie sumy elementów wypłaty, składkach ZUS, PPK, składce zdrowotnej, zaliczce podatku, kwocie do wypłaty w walucie oraz w PLN, stawce diety za dzień.

Wyliczanie podstawy zasiłków/ Z-3a

Wliczając do podstawy chorobowego wynagrodzenie z miesiąca, w którym była naliczona wypłata umowy cywilnoprawnej za okres oddelegowania uwzględniona jest podstawa składek społecznych pomniejszona o składki ZUS. W podstawie są uwzględniane wszystkie elementy, które stanowiły podstawę składek społecznych, niezależnie od tego czy mają ustawione w konfiguracji wliczanie do podstawy zasiłku.

W programie jest możliwość  naliczania wypłat w walucie innej niż PLN dla pracowników/ zleceniobiorców wykonujących pracę w Polsce. Na formularzu danych pracownika na zakładce [Etat] obok pola Stawka znajduje się pole Waluta rozliczenia, w którym należy wskazać walutę, w której będzie naliczana wypłata. Domyślnie podpowiada się waluta PLN. Zmianę waluty pracownika należy odnotować poprzez aktualizacje zapisu . Użytkownik ma możliwość zmiany/aktualizacji waluty dla zaznaczonych pracowników za pomocą seryjnej zmiany wartości pola dostępnej w module Płace i Kadry Plus. Na liście pracowników w kolumnie Waluta rozliczenia wyświetlana jest waluta wynagrodzenia.

Wskazówka

Jeżeli  na formularzu danych pracownika jest ustawiona waluta inna niż PLN to nieaktywne staje się pole najniższe wynagrodzenie.

Jeśli wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej jest rozliczane w obcej walucie, informację o walucie należy wprowadzić na formularzu umowy na zakładce [Ogólne] obok wartości umowy lub stawki za godzinę. Na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolumnie Waluta rozliczenia wyświetlana jest waluta umowy. Dodatkowe elementy wynagrodzenia.  W module Płace i Kadry  Plus na formularzu typu wypłaty, dostępnym z poziomu (Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat) na zakładce [Ogólne] w sekcji Waluta w wypłacie  powinna być ustawiona opcja dowolna waluta.  Na formularzu dodatku, przypisanym na liście dodatków pracownika znajduje się pole Waluta w wypłacie, w którym należy wskazać walutę rozliczenia dodatku. Domyślnie podpowiada się waluta ustawiona w kartotece pracownika. Typ wypłaty przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach ze wskazaną walutą inną niż PLN, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach naliczanych na listach płac z zaznaczonym parametrem Lista w obcej walucie i wskazaną tą samą walutą rozliczenia. Jeśli dodatek jest dodawany bezpośrednio w wypłacie to przyjmowana  jest waluta ustawiona na liście płac. Oznaczenie waluty w standardowych typach wypłat. Rozliczenia nieobecności innych niż zwolnienie chorobowe są naliczane w walucie ustawionej u pracownika. Taki sam sposób naliczenia jest stosowany dla standardowych elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy, czyli wynagrodzenia powyżej/poniżej normy oraz dopłat do nadgodzin i dopłat za pracę w nocy.

Uwaga

Po zmianie waluty pracownika, nie należy rozliczać jego zaległych nieobecności oraz pozostałych elementów wynagrodzenia w na liście płac z opcją Mies. wstecz. Nierozliczone składniki z poprzedniego miesiąca należy naliczyć na kolejnej liście płac o rodzaju etat za poprzedni okres z ustawioną taką samą walutą co pierwotna wypłata (data wypłaty oraz miesiąc deklaracji powinny być zgodne z rzeczywistą datą wypłaty).

Listy płac. Na formularzu listy płac o rodzaju ‘Etat’, ‘Umowa’, ‘Inne’ , ‘Zaliczka brutto’, ‘Zaliczka’,  należy  zaznaczyć parametr Lista w obcej walucie. Po jego zaznaczeniu uaktywnia się sekcja: Waluta z dodatkowymi polami, w których należy ustawić:

• Walutę rozliczenia– walutę, w której ma być naliczone wynagrodzenie,
• Datę kursu– domyślnie podstawiana jest data o jeden dzień wcześniejsza niż data wypłaty wpisanej na formularzu listy płac np. jeżeli data wypłaty ustawiona jest na 2024-08-31, to data kursu będzie 2024-08-30, z możliwością ręcznej edycji przez operatora.
• Typ kursu– domyślnie podpowiadany jest Średni kurs NBP z opcją zmiany na inny. W sytuacji, gdy nie ma ustalonego kursu danej waluty na podaną datę, wówczas program proponuje kurs ręczny i umożliwia jego wprowadzenie.

W przypadku listy płac korygującej do listy walutowej ustawienie jest dziedziczone z listy podstawowej, ale z możliwością zmiany typu kursu. Waluta rozliczenia nie podlega edycji. Po wybraniu w oknie Wypłaty pracowników listy płac w obcej walucie wyświetlana jest lista pracowników, którzy w okresie Od-Do ustawionym dla listy płac mają co najmniej jeden zapis historyczny z wprowadzoną walutą listy. Wypłaty. Na zakładce [Ogólne] kwota netto wypłaty i suma płatności są wykazywane w przeliczeniu na PLN. Dla wszystkich pozycji w grupie Kwota do wypłaty: Razem, w tym ROR oraz Kasa(gotówka) jest wyświetlany symbol waluty PLN (ponieważ jest to wartość płatności po przeliczeniu na PLN). Na zakładce [Elementy wypłaty] w kolumnie Waluta jest widoczna informacja o walucie, w jakiej jest wyliczany dany składnik wypłaty. Dodatkowo po wejściu do formularza elementu wypłaty przy polu z wartością jest widoczna informacja o wartości dodatku przeliczonej na PLN. Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu waluty rozliczenia ustawionego dla listy płac, na której jest naliczona wypłata. Na zakładce [Podatki] oraz [Ubezpieczenie] znajdują się kwoty podatku, składek ZUS oraz składek PPK wyliczone w PLN. W wypłatach naliczonych w obcej walucie dostępna jest zakładka [Waluty], w której wyświetlane są informacje o:

• walucie przyjętej do rozliczeń w danej wypłacie pobranej z listy płac: symbol waluty, typ kursu, data kursu i zastosowany przelicznik,
• sumie elementów wyliczonych w walucie: wartość brutto, składki ZUS, zaliczka podatku,
• kwocie do wypłaty: kwota ROR i Kasa (gotówka).

  Wydruki. Z poziomu programu można wydrukować kwitek wypłaty dedykowany dla wypłat walutowych. Wydruk zawiera informacje o kwotach wypłacanych w walucie. Wydruk kwitka wypłaty jest dostępny z poziomu okna Wypłaty pracowników (po wybraniu listy płac z zaznaczonym parametrem Lista w obcej walucie) oraz z formularza wypłaty. Dodatkowe. Umożliwiono import/eksport waluty rozliczenia z/do arkusza Excel oraz za pomocą Comarch ERP Migrator .

Seryjne wstawianie dni – Czas pracy

Umożliwia wstawienia czasu pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników, którzy są rozliczani według kalendarza lub obecności . Operacja ta jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników w menu rozwijanym przy przycisku . Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne wstawianie dni pracy, na którym należy ustawić:

• Okres wstawiania dni – okres od – do, w którym zostaną wstawione określone godziny pracy,
• Pozostaw bez zmian – wskazanie, czy w dni wolne, niedziele i święta oraz zdefiniowane wcześniej dni mają być wstawione zdefiniowane wejścia/wyjścia,
• Lista wejść/wyjść do seryjnego wstawienia – lista wejść/wyjść z określonymi godzinami pracy, z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty.

Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk  Wstaw dni seryjnie . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji. Po zakończeniu można sprawdzić, czy w (Nie)obecnościach pracowników został odnotowany czas pracy we wskazanych dniach.

Seryjne wstawianie dni pracy

Seryjne wstawianie dni – Plan pracy

Umożliwia wstawienia wyjątków w planie pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników. Operacja ta jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach i wypłat pracowników pod przyciskiem  . Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Seryjne wstawianie dni pracy, na którym należy ustawić:

• Okres wstawiania dni i typ dnia – okres od – do, w którym zostaną wstawione określone wejścia/wyjścia w planie pracy,określenie typu dnia (pracy, wolny, święto) oraz rodzaju dnia wolnego (pole aktywne tylko w przypadku typu dnia wolny i święto)
• Pozostaw bez zmian – wskazanie, czy w dni wolne, niedziele i święta oraz zdefiniowane wcześniej dni mają być wstawione zdefiniowane wejścia/wyjścia,
• Lista wejść/wyjść do seryjnego wstawienia – lista wejść/wyjść z określonymi godzinami pracy, z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty.

Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk Wstaw dni seryjnie . Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji. Po zakończeniu można sprawdzić, czy w Planie pracy pracowników zostały odnotowane zdefiniowane wejścia/wyjścia  we wskazanych dniach.

Seryjne dodawanie/usuwanie dodatków

Opcja dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach . Po rozwinięciu menu dostępnych opcji – opcja seryjne dodawanie dodatków. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Podczas seryjnego dodawania dodatku, jeśli w polu Wypłacany (ważny) od… nie zostanie wpisana przez użytkownika data, program wstawi datę bieżącą programu. Datę tą można zmienić, ponownie wykonując operację, na tych samych pracownikach. Nie dodawaj jeśli istnieje – zaznaczenie tego parametru nie pozwoli na dodanie wybranego dodatku pracownikowi, który już go posiada na liście dodatków. Zmiana bez aktualizacji (korekta) – umożliwia skorygowanie wprowadzonego już zapisu bez tworzenia zapisu historycznego danego dodatku Zmiana z aktualizacją na dzień – pozwala na zapisaniu aktualizacji w historii wybranego dodatku  przycisk Wykonuje zdefiniowaną operację seryjną.  Anuluje przygotowaną operację. Usunięcie – pozwala na seryjne usunięcie wybranego dodatku z listy dodatków pod warunkiem, że nie był naliczony w wypłacie. Usunięcie zapisu historycz. aktual. od dnia – zaznaczenie parametru umożliwia usunięcie zapisu historycznego dodatku obowiązującego od wskazanego dnia. Podczas wykonywania operacji wyświetlany jest log pokazujący postęp seryjnego dodawania. Wyświetlane są nazwiska kolejnych pracowników, na których wykonano operację i informacja o tym, czy czynność zakończyła się sukcesem, czy nie została wykonana, a jeśli tak, to z jakiego powodu. Naciśnięcie ESC spowoduje zakończenie operacji po wykonaniu jej na aktualnie modyfikowanym pracowniku. Przy seryjnym dodawaniu dodatków istotne są daty, i tak:

• „Wypłacany (ważny) Do” jest pusta – operacja seryjna nie zmieni daty „ważny Do” na dodatku;
• wpisana data 2999-12-31 – operacja zmienia datę na dodatku na zadaną „nieskończoną” – na formularzu wyświetli się „data Do” pusta.

Seryjne dodawanie grup dodatków

Funkcjonalność umożliwia dodanie grup dodatków i  jest dostępna z poziomu listy pracowników w kadrach,  po rozwinięciu menu dostępnych opcji przy przycisku  i wybraniu seryjne dodawanie dodatków. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Na formularzu operacji seryjnej dodawania grup dodatków należy ustawić:

• rodzaj operacji – w przypadku grup dodatków możliwe jest tylko dodanie. Opcje Zmiana z aktualizacją i Zmiana bez aktualizacji (korekta) są niedostępne.
• Grupa typów składników – wskazanie grupy dodatków, która ma być dodany pracownikom. Lista grup jest dostępna po wybraniu opcji Grupa typów składników w menu rozwijanym przy przycisku Typ składnika.
• Okres wypłacania – okres obowiązywania dodatków przypiętych do danej grupy.
• Symbol listy płac – symbol listy płac, na której mają być naliczane dodatki przypięte do grupy dodatków.

Operacja dodania grupy dodatków może być wykonana tylko jako operacja automatyczna. Nie jest dostępna jako  operacja interaktywna.

Seryjne dodawanie grup dodatków

Mechanizm seryjnej zmiany wartości pola udostępnia funkcjonalność pozwalającą na modyfikację danych kadrowych dla więcej niż jednego pracownika jednocześnie. Pozwala na zmianę wartości wybranego pola (pól) dla wszystkich zaznaczonych pracowników. W uwagi na drzewiastą strukturę i brak unikalności akronimu wydziału – funkcjonalność jest zachowana jedynie w obrębie danego wydziału. Operacja seryjnej zmiany wartości pola dostępna jest z ikony  na liście pracowników. Można ją wykonać poprzez wybór:

• wzorca zmiany – standardowo w programie zdefiniowano dwa takie wzorce,
• wybór pola/pól, które mają zostać zmienione.

Przy wywołaniu operacji seryjnej zmiany pola możliwe jest wybranie jednego ze zdefiniowanych wzorców zmiany, wskazujących jaki zestaw pól ma podlegać edycji – jakie operacje mają być wykonane. Dostępne są schematy predefiniowane – standardowe:

• Wyrejestrowanie pracownika,
• Zgłoszenie pracownika,

jak i tworzone przez użytkownika. Wybór wzorca z listy jest dostępny pod klawiszem  Wczytaj u góry okna. Jest też możliwa prosta seryjna zmiana wartości dla wskazanego pola (pól) bez użycia wzorców (rysunek poniżej). Puste pole Nazwa w sekcji Wzorzec zmiany (gdy żaden wzorzec nie został wybrany z listy) jest równoznaczne z tym, że seryjna zmiana pola będzie wykonywana tą najprostszą metodą. Jeśli na formularzu nie zostanie wybrany żaden ze zdefiniowanych wzorców zmiany, bądź zostanie wybrany wzorzec prosty, to w dolnej części formularza będą dostępne zakładki:

• [Definicja zmiany] – pozwalająca na wskazanie maksymalnie trzech pól, które mają podlegać modyfikacji i zadanie dla nich wartości oraz
• [Szczegóły] pozwalająca na sprawdzenie wzorów, pod którymi zostały zapisane definicje zmiany tych trzech dostępnych pól.

Wybór wzorca zaawansowanego z lisy wzorców spowoduje, że na formularzu zmiany pola zostanie zaznaczony parametr Zaawansowana. Dodatkowo zmieni się wygląd sekcji definicji zmiany. Są widoczne zakładki:

• [Parametry dynamiczne] – zdefiniowane dla danego wzorca. Na tej zakładce użytkownik może ustawić wartości dla tych parametrów (np. wpisze datę, wartość liczbową bądź tekst, jaki ma być podstawiony w miejsce danego parametru za pomocą wzorca.
• [Definicja zmiany] – pozwoli na przeglądanie i w razie potrzeby doraźną modyfikację (na czas wykonania operacji) wzoru zapisanego za pomocą JavaScript.

Seryjna zmiana pola bez użycia wzorca

Zmiana z tego poziomu wzoru czy wartości parametrów spowoduje zmianę tylko w trakcie aktualnie wykonywanej operacji seryjnej. Trwała modyfikacja definicji wzorca (zmiana domyślnych ustawień) możliwa jest tylko z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wzorce zmiany pola. Tu należy dodawać kolejne wzorce.

Seryjna zmiana pola pracownika z użyciem wzorca – Zgłoszenie pracownika

Podczas wykonywania operacji seryjnej zmiany pól w tle widoczny jest log z zapisem kolejnych wykonanych operacji – nazwisko i imię pracownika i efekt operacji. Okno z logiem jest aktywne po zakończeniu (bądź przerwaniu) wykonywania operacji seryjnych, aby użytkownik mógł prześledzić, czy dane dla poszczególnych pracowników zostały zmodyfikowane, a jeśli modyfikacja nie powiodła się, to jaka była tego przyczyna.

Przykład

Seryjna zmiana pola w kadrach z aktualizacją na dzień 01.04.2015 – pracownik miał niepełnosprawność za okres 07.03.2010 – 15.03.2015. Następnie wpisuję niepełnosprawność od dnia 01.04.2015 – 30.04.2017. Program nie zaktualizuje „daty od” u osób, które miały wcześniej wpisaną informację. Bo najpierw zmieniono datę OD na późniejszą (01.04.2015) zamiast datę DO (15.03.2015).

W przypadku wpisania błędnego numeru PESEL lub NIP (i włączonym sprawdzaniu numeru PESEL, NIP w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/ Parametry) i seryjnej zmiany wartości pola z aktualizacją, zawsze tworzy się nowy zapis historyczny, tylko w nim nie następuje podmiana pola (pozostaje poprzednia wartość).

Wskazówka

Jeśli pracownik ma wpisaną datę zwolnienia i chcemy seryjnie zmienić mu z AKTUALIZACJĄ datę zatrudnienia i zwolnienia (odnotować zatrudnienie na etat po przerwie) – to na formularzu seryjnej zmiany pola jako pierwsze pole należy wybrać datę zwolnienia, a dopiero jako drugie datę zatrudnienia – żeby w chwili zapisywania nowej daty zatrudnienia, nie było w tym samym zapisie daty zwolnienia wcześniejszej niż data zatrudnienia.

W operacjach seryjnych dotyczących:

• dodatków,
• atrybutów,
• seryjnej zmiany wartości pola,
• nieobecności.

udostępniono funkcję interaktywnej zmiany (funkcjonalność dostępna w module Płace i Kadry Plus). Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Tryb interaktywny pozwala na zmianę danego pola bez konieczności edycji formularza: dodatku, atrybutu, nieobecności czy danych kadrowych pracownika. Bez względu na to, w której – z wyżej wymienionych – operacji seryjnej znajduje się użytkownik, po prawej stronie okna pojawia się przycisk . Z menu dostępnych opcji należy wybrać Zmianę interaktywną. Pojawi się formularz z listą zaznaczonych pracowników, którym można dokonać zmiany wybranego pola. Wygląd okna operacji w trybie interaktywnym jest wspólna dla wszystkich operacji seryjnych, niezależne od tego, czy jesteśmy w operacjach seryjnych dodatków, atrybutów, czy zmiany wartości pola.

Interaktywne dodanie atrybutów

W oknie „przewijane” są nazwiska kolejnych (zaznaczonych) pracowników, których zmiana może dotyczyć. Zmianę na danym pracowniku można dodać, wycofać lub pominąć, służą temu przyciski: lub <ALT>+<W> umożliwia cofnięcie się (poprawę) do wcześniejszego pracownika, lub <ALT>+<D> dodaje pracownikowi podaną wartość, lub <ALT>+<Z> przycisk pojawia się tylko przy seryjnej zmianie wartości pola, zamiast przycisku Dodaj, lub <ALT>+<P> pomija danego pracownika na liście, nie wykonuje operacji, lub <ALT>+<A> kończy operację interaktywnej zmiany pola. Po prawej stronie okna interaktywnej zmiany pojawiają się dane dotyczące pracownika, na którym aktualnie zaznaczony jest kursor (okno poniżej). Klawiszem <TAB> można przechodzić pomiędzy polami i zatwierdzać poprzez <ENTER>.

Uwaga

W przypadku interaktywnego dodawania nieobecności należy sprawdzać i poprawiać pola związane z okresem trwania nieobecności i przyczyny nieobecności przed jej dodaniem kolejnemu pracownikowi.

Są pewne wyjątki występujące w trybie interaktywnym, i tak:

• Przy seryjnym dodawaniu dodatku w trybie interaktywnym, jeśli w pierwszym pojawiającym się oknie (formularz definicji operacji seryjnej dla dodatku) zostanie wpisana wartość wybranego dodatku, to w oknie interaktywnego dodawania przy pierwszym pracowniku program zaproponuje tą wartość. Jeśli ta wartość zostanie zmieniona na pracowniku i zaakceptowana to staje się ona wartością domyślną dla pozostałych pracowników. Zawsze podpowiada się ostatnio wpisana wartość, a nie ta, która była wpisana w formularzu definicji operacji seryjnej dla dodatku.
• Operacje seryjne w trybie interaktywnym nie mogą być wykonywane dla grupy atrybutów, dostępne są tylko dla klasy atrybutów.
• Operacje seryjne w trybie interaktywnym nie mogą być wykonywane dla grupy dodatków, dostępne są tylko dla pojedynczych dodatków.
• Indywidualny limit nadgodzin, a interaktywna zmiana pola. W tym przypadku można zmienić pole na dwa sposoby:

Indywidualny limit nadgodzin (flaga) – zaznacza na formularzu indywidualny limit nadgodzin, ale konieczna jest również zmiana pola Indywidualny limit nadgodzin, aby podać ilość godzin. Indywidualny limit nadgodzin – wybierając zmianę tego pola i wpisując ilość godzin, program zmieni automatycznie flagę limitu na TAK (indywidualny limit nadgodzin w formularzu pracownika będzie zaznaczony).

• Przy seryjnej zmiany wartości pola, nie wszystkie pola dostępne są ze słowników, stąd nie wszystkie można zmienić w trybie interaktywnym (np. powód wypowiedzenia).
• W seryjnej zmianie wartości pola w trybie interaktywnym pola typu FLAGA zmieniają się na 0 i 1.
• W przypadku, gdy włączona jest funkcja sprawdzania poprawności PESEL, NIP (Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry) i zostanie wpisany pracownikowi błędnie numer PESEL lub NIP, a następnie zostanie wykonana seryjnej zmiana wartości pola w trybie interaktywnym z aktualizacją, zawsze tworzy się nowy zapis historyczny, tylko w nim nie następuje podmiana pola (pozostaje poprzednia wartość). Należy poprawić.

Uwaga

Słownik stan cywilny wyświetlany na formularzu pracownika jest zawężany względem płci danego pracownika (np. dla mężczyzny wyświetla się kawaler / żonaty / wolny, a dla kobiety panna / mężatka /wolna), zmieniając wartość tego pola za pomocą operacji seryjnych (dotyczy to zarówno trybu automatycznego, jak i interaktywnego) należy zwrócić uwagę, żeby wybrany ze słownika stan cywilny był zgodny z płcią pracowników wybranych dla tej operacji. Jeśli jest sprzeczny – np., wybrano 'kawaler’, a wśród zaznaczonych jest kobieta, to w bazie zapisze się 'kawaler’, ale przy wyświetlaniu formularza tej osoby nie będzie widoczny opis w polu 'stan cywilny’ ponieważ filtr nakładany na słownik względem pola 'płeć’ spowoduje ukrycie tej pozycji ze słownika.

Seryjne dodawanie nieobecności ma usprawnić czynność rejestracji nieobecności w bazie. Funkcja pozwala na:

• Szybką rejestrację dla wielu osób tego samego typu nieobecności w tym samym terminie (np. urlop 2 maja 2017 dla wszystkich pracowników). W tym celu, po wybraniu opcji seryjne dodawanie nieobecności pojawi się okno, należy uzupełnić:
  • Typ nieobecności,
  • Zakres dat trwania nieobecności,
  • Przyczyna – wymaga uzupełnienia tylko przy niektórych nieobecnościach,

Formularz seryjnego dodawania nieobecności

Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk  Zmiana automatyczna. Pojawi się okno informujące o przebiegu operacji, po zakończeniu, można sprawdzić czy w (Nie)obecnościach pracowników pojawiła się nanoszona nieobecność.

• Wprowadzenie do bazy tego samego typu nieobecności dla wielu osób, ale w różnych terminach nanosi się w trybie interaktywnym, podobnie jak powyżej.

Należy zaznaczyć na liście pracowników w Kadrach osoby, dla których ma być dodana nieobecność. Pod przyciskiem  po rozwinięciu strzałki, należy wybrać opcję Seryjne dodawanie nieobecności. Pojawi się okno, jak na rysunku powyżej, następnie wybrać typ nieobecności przykładowo Zwolnienie chorobowe, wpisujemy zakres dat trwania zwolnienia z zwolnienia lekarskiego, jakie mamy do wprowadzenia do bazy, należy uzupełnić pole Przyczyna zgodnie z tym zwolnieniem, z menu dostępnych opcji przy przycisku  wybieramy Zmianę interaktywną. Formularz interaktywnego dodawania nieobecności zawiera:

• nazwiska pracowników – zaznaczonych na liście, dla których nanoszone są nieobecności,
• daty – od kiedy do kiedy trwa nieobecność,
• typ nieobecności,
• przyczynę.

Ponadto na formularzu można zmienić okres trwania nieobecności i przyczynę nieobecności (jeśli typ nieobecności tego wymaga).

Uwaga

W przypadku odnotowywania seryjnie (zmianą automatyczną jak i interaktywną) – zwolnienia chorobowego, które ma być zliczane do jednego okresu zasiłkowego (przerwa pomiędzy tym samym typem nieobecności jest do 60 dni) to program z automatu zaznaczy parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego. W innych przypadkach, należy taką nieobecność po seryjnym dodaniu, edytować i zaznaczyć parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego [v].

Seryjnie można dodać nieobecność powiązaną z limitem tylko wtedy, gdy pracownik ma przypisany limit za okres, na który jest wpisywana nieobecność.

Należy zwrócić uwagę przy seryjnym wprowadzaniu urlopu na informacje zawarte w logu. W przypadku, gdy pracownik nie posiada limitu urlopu, czy też przekroczył przyznany limit odpowiedni komunikat pojawi się w logu.

W przypadku, gdy w okresie podanym dla wprowadzanej nieobecności, pracownik ma już wpisaną na co najmniej jeden dzień jakąkolwiek nieobecność lub odnotowaną obecność, to dodanie nieobecności w trybie interaktywnym nie będzie dla takiej osoby wykonane, pojawi się komunikat.

• [Ogólne]
• [Ubezpieczenia]
• [Lista wypłat umowy]
• [Dodatkowe]
• [Zestawienie czasu pracy]

Zakładka [Ogólne] – wybieramy Dokument, który określa sposób numeracji umów, czyli symbol. Domyślnie podpowiada się symbol UMW dedykowany dla umów cywilnoprawnych ale istnieje możliwość dodania własnych definicji dokumentów. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów dokumentów w danej klasie, jeżeli na liście brakuje wymaganej pozycji można dodać ją przyciskiem .Numer umowy zostanie zaproponowany w momencie zapisywania umowy. Spłacona– parametr jest dostępny jeżeli w polu Rodzaj umowy wskazano niestandardową umowę (zdefiniowaną przez użytkownika). Na liście umów cywilnoprawnych – umowy użytkownika wyświetlane są jako niespłacone (zielone). Jeśli umowa została spłacona w całości, aby zmienić status umowy należy zaznaczyć parametr Spłacona. Umowa wyświetli się w kolorze czarnym. Uzupełniamy:

• Datę zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia,
• Tytuł umowy, który może być wybrany z listy lub wpisany bezpośrednio z klawiatury (treść umowy),
• oraz Rodzaj umowy. W programie zdefiniowana jest lista rodzajów umów odpowiadająca pozycjom na deklaracji IFT, PIT-8AR lub PIT-11. Po wybraniu rodzaju umowy zaproponuje się odpowiedni procent kosztów uzyskania.
• Symbol listy płac - wypełnienie tego pola jest równoznaczne z powiązaniem umowy z tą listą płac. Umowa, dla której wskazano symbol listy płac, będzie się wyliczała automatycznie tylko na liście płac o rodzaju Umowa zgodnej ze wskazanym symbolem. Jeśli na formularzu umowy nie będzie wskazany symbol listy płac, to wypłaty będą naliczane jak dotychczas, to znaczy, że wypłata umowy pojawi się przy naliczaniu wypłat na pierwszej liście płac o rodzaju Umowa, niezależnie od tego, jaki symbol ma lista płac. Naliczanie wypłat korygujących: lista płac korygująca może być o dowolnym symbolu, ważne jest tylko powiązanie tej listy (pole Korekta do listy) z listą płac anulowaną (pierwotnie naliczoną), w wypłacie korygującej wyliczy się umowa powiązana ze schematem numeracji listy użytym w wypłacie anulowanej.
• Ulga podatkowa - w przypadku złożenia przez osobę wykonującą umowę cywilnoprawną oświadczenia PIT-2 o stosowaniu ulgi w tym polu należy wprowadzić mnożnik ulgi w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36).
• Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł). Parametr należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki od umów cywilnoprawnych. Podczas naliczania wypłat, sprawdzane jest czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego nie przekroczył 30 000 zł Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie zostanie naliczona. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Podatek nie będzie się naliczał od elementów które mają ustawioną pozycję: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielonym rsp (brak kosztów uzyskania), PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło, PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych, PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem, PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.
• Oddelegowany do pracy za granicą -  parametr dostępny w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus, dedykowany dla zleceniobiorców oddelegowanych do pracy za granicą. Szczegóły dotyczące tej funkcjonalności opisane są w artykule Oddelegowanie do pracy za granicę zleceniobiorców.
• Po uzupełnieniu tych danych wpisujemy Wartość kwotę, na jaką zawieramy daną umowę. W zależności od potrzeb można określić kwotę netto lub brutto umowy. Jeśli umowa ma być policzona od netto należy kliknąć ikonę policz wartość od netto i wpisać kwotę netto (do wypłaty). Kwotę netto można podać dopiero po wybraniu rodzaju umowy. Na podstawie informacji o rodzaju umowy, wybranym ubezpieczeniu program wyliczy kwotę brutto tej umowy.
• Kwota następnej wypłaty (brutto) - w przypadku umów długoterminowych, których wypłaty będą realizowane w ratach, istnieje możliwość podania wysokości kwoty, jaka ma się każdorazowo wypłacać. Wartość ‘raty’ należy wpisać w polu Kwota następnej wypłaty brutto.
• Stawka za godzinę – w tym polu należy podać stawkę godzinową zleceniobiorcy. Pole jest aktywne, jeśli jako Rodzaj umowy wybrano typ wypłaty zdefiniowany algorytmem 14. Jeśli umowa zdefiniowana algorytmem 14 powiązanej ze stałą okresową pole Stawka za godzinę jest nieaktywne.
• Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej - parametr odpowiadający za kontrolę minimalnego wynagrodzenia w porównaniu do godzin pracy zleceniobiorcy Po zaznaczeniu parametru w przypadku, gdy kwota wynagrodzenia z umowy będzie za niska, w wypłacie automatycznie zostanie doliczony składnik Wyrównanie do minimalnej stawki (umowa).

Czas pracy dla umowy pobierać - parametr, który umożliwia wskazanie sposobu ewidencji czasu przepracowanego zleceniobiorcy. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona na podstawie kalendarza nieobecności lub uproszczonego zestawienia w umowie. Po zaznaczeniu opcji z kalendarza nieobecności czas pracy będzie pobierany z kalendarza (Nie)obecności. W związku z tym na formularzu danych kadrowych zleceniobiorcy na zakładce [Etat] jest możliwość wskazania kalendarza, według którego ma być rozliczany zleceniobiorca. W przypadku wybrania sposobu ewidencji czasu pracy jako z uproszczonego zestawienia w umowie czas pracy należy podać na dodatkowej zakładce [Zestawienie czasu pracy] na formularzu umowy. Parametr Czas pracy dla umowy pobierać jest aktywny, gdy w polu Rodzaj umowy wybrano umowę zdefiniowaną algorytmem 14. W przypadku innych umów, aby powyższy parametr był dostępny należy najpierw zaznaczyć parametr Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej. Zakładka [Ubezpieczenia] Dane o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym. Dla pracowników etatowych umowa zlecenie powinna być zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z kodem 0110, w przypadku pracowników obcych z kodem wynikającym z zawartej umowy.

Dotyczy wersji: 2021.4.1

Od wersji Comarch ERP Optima 2021.4.1 dodano pole Kod zawodu. Kod można wybrać z dostępnego słownika.

Data zgłoszenia do ubezpieczeń jest równocześnie datą zawarcia umowy. Parametr Zawsze naliczać składki na Fundusz Pracy i FGŚP należy zaznaczyć tylko w przypadku, gdy pracownik powracający z urlopu wychowawczego lub macierzyńskiego, lub będący po 50 roku życia (będący wcześniej bezrobotnym) będzie miał zawartą – z własnym pracodawcą - umowę cywilnoprawną. W takim przypadku, zwolnienie z opłacania składek FP, FGŚP nie obejmuje przychodu z umowy cywilnoprawnej i parametr należy zaznaczyć. Parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy wpływa na naliczanie podstawy zasiłku chorobowego zleceniobiorcy. W podstawie zasiłków uwzględniane są zakończone umowy, których data rozwiązania jest wcześniejsza niż data nieobecności oraz zaznaczony jest parametr Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego również po dacie zakończenia umowy. W sekcji Wyrejestrowanie z ubezpieczeń po dacie zakończenia umowy należy uzupełnić wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Po wpisaniu daty wyrejestrowania np. w ubezpieczeniu emerytalnym i kodu program zaproponuje wyrejestrowanie z pozostałych ubezpieczeń. Zakładka [Lista wypłat umowy] Najczęściej do jednej umowy będzie jedna wypłata. Lista wypłat zawiera informację o tym, kiedy zrealizowano daną płatność (data wypłaty), i jaką kwotę wypłacono oraz numer pełny wypłaty. Istnieje również możliwość zawierania umów długoterminowych, których wypłaty realizowane będą w kilku ratach. W przypadku takich umów lista wypłat będzie odzwierciedlać, kiedy i w jakiej wysokości zostały wypłacane. Zakładka [Dodatkowe] Zawiera pole tekstowe Opis umowy. Na tej zakładce zawarta jest także informacja kto i kiedy dodał/ zmodyfikował formularz umowy. Zakładka [Zestawienie czasu pracy] – jest dostępna, gdy na zakładce [Ogólne] został zaznaczony parametr dotyczący pobierania czasu pracy z uproszczonego zestawienia w umowie. Należy tutaj podać sumaryczny czas przepracowany w poszczególnych miesiącach w ramach danej umowy.

• Dokument – domyślnie podpowiada się symbol UB2B dedykowany dla umów B2B, ale istnieje możliwość definicji własnych definicji dokumentów,
• Daty obowiązywania umowy,
• Stanowisko – możemy wybrać stanowisko z listy stanowisk,
• Kontrahenta – możemy w celu informacyjnym powiązać umowę z kontrahentem, od którego wpływają faktury kosztowe,
• Liczbę dni wolnych do wykorzystania w trakcie roku – określając tym samym limit dni wolnych na dany rok. Bezpośrednio w limitach zostanie on przeliczony proporcjonalnie względem okresu obowiązywania umowy B2B,
• Kwotę umowy– jest to pole informacyjne,
• Opis – dodatkowe pole, w którym można odnotować istotne kwestie dot. współpracy z tą osobą dokument.

• zrealizowane (wypłacone) oznaczone kolorem czarnym,
• będące w trakcie rozliczania oznaczone kolorem zielonym.

• zaznaczony – na wydruku jest uwzględniana umowa wraz z dodatkowymi elementami wypłaty,
• nie zaznaczony – na wydruku wykazywana jest tylko umowa.

• Sposób naliczania zaliczki podatku – dostępne opcje: nie naliczać, naliczać wg progów, procent, procent jak dla umów. Po wybraniu opcji procent pojawia się pole z możliwością wpisania procentu, a dla opcji „procent jak dla umów” procent będzie pobierany z konfiguracji ze stałych podatkowych dla danego roku,
• Zawsze naliczaj ulgę podatkową– należy zaznaczyć jeżeli od umowy ma się naliczać ulga podatkowa.
• Sposób naliczania kosztów uzyskania – dostępne jest kilka opcji. Poza standardowymi, dostępne jest naliczanie kosztów: wg procentu i ryczałtowo. Po wybraniu opcji procent pojawia się pole z możliwością wpisania procentu.
• Sekcja Wliczać do podstawy naliczania – należy określić, czy umowa będzie wliczana do podstaw: zasiłków chorobowych, urlopu i ekwiwalentu za urlop.

Na formularzu umowy B2B użytkownik może określić:

• Dokument – domyślnie podpowiada się symbol UB2B dedykowany dla umów B2B, ale istnieje możliwość definicji własnych definicji dokumentów,
• Daty obowiązywania umowy,
• Stanowisko – możemy wybrać stanowisko z listy stanowisk,
• Kontrahenta – możemy w celu informacyjnym powiązać umowę z kontrahentem, od którego wpływają faktury kosztowe,
• Liczbę dni wolnych do wykorzystania w trakcie roku – określając tym samym limit dni wolnych na dany rok. Bezpośrednio w limitach zostanie on przeliczony proporcjonalnie względem okresu obowiązywania umowy B2B,
• Kwotę umowy– jest to pole informacyjne,
• Opis – dodatkowe pole, w którym można odnotować istotne kwestie dot. współpracy z tą osobą .

• Nieobecność pomniejsza staż pracy (np. urlop bezpłatny) – bo wpisanie takiej nieobecności może wpłynąć na przesunięcie daty przekroczenia 10 lat stażu, od której pracownik nabywa prawo do 26 dni limitu.
• Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego (np. urlop bezpłatny) – bo taka nieobecność, jeśli trwa co najmniej 30 dni w roku, powoduje pomniejszenie limitu proporcjonalnego o 1/12 za każdy miesiąc trwania takiej nieobecności, jeśli pracownik powraca po takiej nieobecności do pracy w trakcie roku kalendarzowego.

• Typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe,
• Czas trwania nieobecności – uzupełnić daty od-do trwania nieobecności,

Dotyczy wersji: 2019.0.1

• Liczba dni chorobowego w obrębie okresu zasiłkowego – informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni chorobowego przypadającego w okresie zasiłkowym. Do limitu wliczane są poprzednie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy oraz okresy, między którymi wystąpiła przerwa, ale które dotyczą tego samego okresu zasiłkowego (zaznaczony parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego). W limicie nie są uwzględniane dni zwolnienia chorobowego, przypadające w okresie, gdy pracownik nie miał prawa do zasiłku, rozliczone w wypłacie jako Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Zwolnienie chorobowe, która powodowałaby przekroczenie limitu 182/270 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez użytkownika, czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako zwolnienie chorobowe, czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.

• Tytuł ubezpieczenia – uzupełniany jest automatycznie w przypadku, gdy zostanie wybrana jedna z nieobecności: urlop macierzyński lub urlop wychowawczy. Wówczas pojawi się odpowiedni kod ubezpieczenia, którego nie należy kasować ani modyfikować.
• Przyczyna – w przypadku wprowadzania zwolnień lekarskich, pole obowiązkowe, decyduje o sposobie rozliczania tej nieobecności. W programie dostępna jest stała lista przyczyn, którymi są:
  • Nie dotyczy – wyświetlane dla nieobecności niebędących zwolnieniami chorobowymi,
  • Zwolnienie lekarskie – powód, jaki proponuje się standardowo przy wpisywaniu nieobecności „Zwolnienie chorobowe”,
  • Niezdolność do pracy/kwarantanna służb medycznych – zostanie policzony 100 % zasiłek z kodem 313,
  • Wypadek w pracy/ choroba zawodowa – zostanie policzony 100% zasiłek z kodem na RSA 314,
  • Wypadek w drodze do/z pracy – również 100%, ale najpierw wynagrodzenie za czas choroby (RSA z kodem 331), następnie zasiłek chorobowy 100% (313),
  • Zwolnienie w okresie ciąży – program wyliczy 100% wynagrodzenie, a później zasiłek chorobowy,
  • Zwolnienie spowodowane gruźlicą,
  • Nadużycie alkoholu,
  • Przestępstwo/wykroczenie – po wybraniu tego powodu program wylicza zerowy (0,00) zasiłek, na deklaracji RSA nieobecność wykazywana jest z kodem 151,
  • Badania dawcy/pobranie organów – 100% zasiłek (po 8.02.2005),
  • Leczenie szpitalne – zasiłek chorobowy (nie wynagrodzenie chorobowe) wypłacany jest w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.
  • Niepoprawne wykorzystanie zwolnienia- po wybraniu tego powodu program wylicza wynagrodzenie za czas choroby/zasiłek chorobowy w kwocie zerowej. Na deklaracji ZUS nieobecność jest wykazywana z kodem 151. Okres nieobecności wlicza się do okresu zasiłkowego. [/su_list

Uwaga

Od 1 stycznia 2011 roku w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia i w programie Comarch ERP Optima na formularzu danych kadrowych tego pracownika został zaznaczony parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: 14 dni, zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 15 do 33 dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku.

• Kod choroby – należy uzupełnić zgodnie z informacją podaną na zaświadczeniu lekarskim. Kody mają wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokości (art.57 ust.1, 2 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Kod ten pojawi się na raporcie RSA.
• Kontynuacja okresu zasiłkowego – określa, czy zwolnienia lekarskie mają się sumować do jednego okresu zasiłkowego (182 dni lub 270 dni).

• Uzyskane przedłużenie – parametr był istotny do 2005 r., obecnie nieedytowalny (historyczny).
• Pierwszy dzień chor. bez prawa do wynagrodzenia chorobowego – parametr był istotny tylko w 2003 r., obecnie nieedytowalny (historyczny).
• Seria i numer – dotyczy odnotowywania informacji o dostarczonych zwolnieniach lekarskich. Pole seria – 10 znakowe, pole numer – 20 znakowe.
• Data wystawienia – w przypadku zwolnień lekarskich.
• Data dostarczenia – odnotowanie dostarczenia zwolnienia w terminie przekraczającym 7 dni od daty wystawienia, przy równoczesnym zaznaczeniu pola Pomniejszenie zasiłku, spowoduje naliczenie obniżonego o 25% zasiłku chorobowego za okres od 8-go dnia nieobecności do dnia dostarczenia zwolnienia.
• Na podstawie tego samego dokumentu co poprzednia nieobecność – parametr nie jest zaznaczany automatycznie, użytkownik sam o tym decyduje. W przypadku, gdy nieobecność dzielona jest automatycznie przy anulowaniu wypłaty, parametr zaznacza się domyślnie tylko w tej nieobecności, która po podziale nieobecności ma inną „datę od” niż pierwotna nieobecność przed podziałem. Równocześnie do podzielonych nieobecności przepisywany jest numer i seria z pierwotnie odnotowanej nieobecności.

• PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy (domyślna – opodatkowane i wykazywane na PIT tak samo dla pracowników etatowych),
• PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł”,

Dotyczy wersji: 2019.1.1

•  PIT-11 – bez podatku

• PIT-8C – bez podatku (historyczny).

• PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy generowany jest standardowy typ wypłaty (jak dla zwykłej nieobecności typu Zwolnienie lekarskie),
• PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (i) np. Zasiłek chorobowy (i),

Dotyczy wersji: 2019.1.1

•  PIT-11 – bez podatku, generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n), np. Zasiłek chorobowy (n)

• PIT-8C (historyczny) – bez podatku generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n) np. Zasiłek chorobowy (n).

• Parametr z opisem Chorobowe finansowane przez pracodawcę do,
• pole liczbowe, pozwalające na wpisanie liczby dni, uaktywniane po zaznaczeniu parametru.

• Opieka nad dzieckiem do 14 lat,
• Opieka nad inną osobą,
• Opieka nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18. 

 

Uwaga

W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.urlop opiekuńczy (zasiłek).

W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni zasiłku opiekuńczego. Podczas dodawania nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni zasiłku opiekuńczego w danym roku oraz liczbie dni zasiłku wypłaconej w związku z opieką nad osobą inną niż dziecko do 14 lat i liczbie dni zasiłku wypłaconej w związku z opieką nad niepełnosprawnym dzieckiem do lat 18. Do limitu 14/60 dni zasiłku opiekuńczego są wliczane także dni urlopu opiekuńczego wpisane jako bilans otwarcia nieobecności ZUS na formularzu pracownika na zakładce [6. Inne informacje], jeśli w polu Informacje na dzień jest podana data z roku, zgodnego z datą od wprowadzanej nieobecności. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Urlop opiekuńczy (zasiłek), która powodowałaby przekroczenie limitu 60 i/lub 14 i/lub 30 dni pojawia się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez użytkownika czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako urlop opiekuńczy czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 60 i/lub 14 i/lub 30 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator oraz e-Zwolnień z PUE nie ma kontroli limitu dni zasiłku opiekuńczego. Dodatkowo w programie kontrolowany jest wiek dziecka, na które udzielany jest urlop opiekuńczy. Podczas zapisu nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek), z przyczyną 'Opieka nad dzieckiem do 14 lat’, program weryfikuje czy na liście członków rodziny jest wprowadzone dziecko, które ma mniej niż 14 lat, na 'datę do’ wprowadzonej nieobecności. Jeżeli nie ma dziecka poniżej 14 lat, podczas zapisu nieobecności wyświetla się odpowiedni komunikat.

Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek)

Dotyczy wersji: 2020.4.1

Nieobecność Dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek) należy odnotować w celu naliczenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego związanego z koniecznością osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8, jeżeli w związku ze zwalczaniem zakażenia wirusem i rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej u ludzi, wywołanej wirusem COVID-19 nastąpiło zamknięcie żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko. Nieobecność nie pomniejsza limitu rocznego liczby dni zasiłku opiekuńczego.

Dotyczy wersji: 2020.5

Uwaga

W przypadku właściciela i osób współpracujących należy wybrać Wł.dodatkowy urlop opiekuńczy (zasiłek).

Urlop opiekuńczy kp 173

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) bądź zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia ze względów medycznych. W programie w celu ewidencji urlopu, należy dodać nieobecność Urlop opiekuńczy kp 173(1) (5dni). Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie oraz czas pracy pracownika, nie przysługuje za nią wynagrodzenie.

Urlop macierzyński

W przypadku, gdy pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim należy odnotować na kalendarzu (Nie)obecności nieobecność Urlop macierzyński. W polu Przyczyna należy wybrać odpowiednią przyczynę, która wpływa na wysokość zasiłku macierzyńskiego. Dostępne są dwie przyczyny:

• Urlop macierzyński 100%
• Urlop macierzyński 81,5%
• Urlop macierzyński 80%

• Urlop macierzyński 100%,
• Urlop macierzyński 81,5%
• Urlop macierzyński 80%.

• Urlop rodzicielski 100%,
• Urlop macierzyński 81,5%
• Urlop rodzicielski 80%,
• Urlop macierzyński 70%
• Urlop rodzicielski 60%.
• Urlop rodzicielski 70% (do 9 tygodni),
• Urlop rodzicielski 70% (ustawa 'Za życiem’),
• Urlop rodzicielski 81,5% (ustawa 'Za życiem’).

• BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
• NM – nadgodziny odbierane w kolejnym miesiącu,
• PŁ – Wolne za nadgodziny (płatne),
• NP – Wolne za nadgodziny (niepłatne).

• Pomijane są strefy ze znacznikami: O.BM, O.NM,
• Uwzględniane są te, które mają znaczniki: W.PŁ, W.NP.

Z funkcją odbierania nadgodzin związany jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (Płace i Kadry Plus). Wydruk dotyczy odbierania czasu wolnego za nadgodziny. Dostępny z listy pracowników, dla zaznaczonych, w sekcji wydruków „Pracownicy” oraz z formularza pracownika w nowej sekcji wydruków Raporty. Wydruk tylko dla pracowników rozliczanych wg kalendarza lub obecności. 

• (Nie)obecności,
• Plan pracy,
• Limity nieobecności.

• okres jakiego ono dotyczy (daty od i do),
• rzeczywisty czas pracy w godzinach (wraz z nadgodzinami),
• czas pracy w dniach,
• liczbę nadgodzin (50%, 100%, i nocne).

• Na zakładce [Kalendarz] lub,
• Z zakładki [Nieobecności].

  Dotyczy to zarówno dodawania takiej nieobecności w dniu, na który nie ma jeszcze żadnego wpisu, jak i w dniu na który odnotowano już jakąś obecność (lub nieobecność). Dodawanie obecności na dniu, na który jest już odnotowana nieobecność jest dostępne tylko w trybie indywidualnym z poziomu Kalendarza , opcja (Nie)obecności , na zakładce [Kalendarz]. Po anulowaniu nieobecności wpisanej na część dnia, będzie możliwe odnotowanie w jej miejsce nieobecności korygującej na cały dzień bądź na część dnia (taką samą bądź inną część jak była nieobecność anulowana). W sekcji Nieobecność na część dnia, która staje się aktywna po wybraniu nieobecności typu urlop, pojawi się:

• pole Nieobecność na część dnia [ ] (domyślnie niezaznaczone), jest równoznaczne z tym, że nieobecność trwa cały dzień. Taką nieobecność można dodać, jak dotychczas, tylko w dniu, w którym nie ma żadnej innej nieobecności, ani zapisu o obecności. Dodanie nieobecności na dzień, w którym jest już obecność będzie możliwe tylko wtedy, gdy wprowadzona nieobecność będzie miała zaznaczone [v] to pole;
• Ilość godzin (gg:mm) – domyślnie podpowiada się ilość godzin z minutami (np. 8:00) pobrana z dnia planu pracy z dnia na który jest wpisywana nieobecność. W sytuacji, gdy na ten dzień jest już wpisana inna nieobecność , to podpowie się ilość godzin pomniejszona o tą nieobecność (nieobecność anulowana nie jest brana pod uwagę). Ilość godzin nieobecności nie może przekraczać ilości godzin do przepracowania wynikających z planu pracy, co oznacza, że jeśli użytkownik wpisze większą ilość godzin, przy zapisie formularza pojawi się stosowny komunikat.

-Dodaj nieobecność/Dodaj obecność:

• Dodaj nieobecność – na dniu, w którym jest już wpisana nieobecność, można dodać kolejną nieobecność, ale danego dnia nie może być wprowadzonych więcej niż 2 nieobecności (pojawi się stosowny komunikat). Jeśli w takim dniu jest już odnotowana obecność, pojawi się zapytanie „[…] Czy chcesz wpisać dodatkowo nieobecność?”, po potwierdzeniu otworzy się formularz nieobecności;
• Dodaj obecność – na dniu, w którym jest już wpisana obecność, pojawi się komunikat z zapytaniem, czy chcemy zmodyfikować zapis. Po zatwierdzeniu, wchodzimy w edycję dnia. W sytuacji, gdy jest wprowadzona całodzienna nieobecność nie ma możliwości dodania obecności (komunikat). Jeśli danego dnia jest wprowadzona nieobecność na część dnia, pojawi się stosowna informacja, po jej zaakceptowaniu otworzy się formularz dnia.

– Edytuj nieobecność/Edytuj obecność:

• Edytuj nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna), niezależnie od tego, czy jest w tym samym dniu odnotowana obecność, podnosi do edycji formularz nieobecności, która dotyczy tego dnia. Jeśli danego dnia jest wprowadzona więcej niż jedna nieobecność, wyświetli się lista nieobecności zawężona do dat obejmujących wskazany dzień pozwalająca na wskazanie która z nieobecności ma być usunięta, czy edytowana.
• Edytuj obecność – na dniu, w którym nie ma wpisu nieobecności podniesie do edycji formularz dnia. Jeśli tego dnia jest już całodzienna nieobecność, pojawi się stosowny komunikat. W sytuacji, gdy na część dnia jest wprowadzona co najmniej jedna nieobecność pojawi się stosowny komunikat i dopiero po jego potwierdzeniu, otworzy się formularz obecności.

– Usuń nieobecność/Usuń obecność:

• Usuń nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna) funkcja usunie tą nieobecność (całą nieobecność, niezależnie od tego czy trwa 1 dzień, czy dłużej). Jeśli danego dnia, odnotowano więcej niż jedną nieobecność, pojawi się komunikat, po jego zatwierdzeniu pomocnicza lista nieobecności obejmujących wskazany dzień.
• Usuń obecność – na dniu, na który jest zapis obecności, niezależnie od tego, czy jest w tym dniu inny zapis, usuwa obecność z tego dnia.

Uwaga

Przycisk  jest wyszarzany na dniu, dla którego nie ma żadnego wpisu o obecności/nieobecności.

Działanie parametru Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność Parametr znajduje się na formularzu kalendarza w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze. Jeśli jest zaznaczony to w planie pracy pracownika zostanie przywrócona strefa PP (Czas pracy podstawowy) we wszystkich wejściach ze strefami wliczanymi do czasu pracy, niezależnie od tego, czy pracownikowi odnotowano nieobecność całodzienną, czy na część dnia. Obliczanie czasu przepracowanego, a nieobecności na część dnia Wyliczenie czasu pracy następuje na podstawie planu pracy z uwzględnieniem:

• nieobecności całodziennej: czas przepracowany wyniesie 0:00;
• nieobecności na część dnia typu Urlop: czas przepracowany = czas odczytany z planu pracy – pomniejszony o ilość godzin (z minutami) zapisanymi dla nieobecności. Domyślnie obliczony przez program czas przepracowany można edytować (Edytuj obecność) i zmienić np. odnotować pracownikowi nadgodziny. Wybranie opcji Edytuj obecność podniesie do edycji formularz dnia pracy z domyślnie wypełnionymi godzinami Od – Do pomniejszonymi o czas nieobecności od końca (We_6… We_2).

• Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.

Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu. Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop bezpłatny (111)/służba wojskowa, Urlop bezpłatny (młodociany), Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.

• Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

• Ostrzegaj.
• Nie pozwalaj,
• Pozwalaj.

• nazwie limitu,
• okresie, w jakim obowiązuje limit,
• dacie aktualności limitu (od kiedy obowiązuje),
• limicie w przeliczeniu na godziny, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania,
• limicie w przeliczeniu na dni, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania (limit wykorzystany i pozostały do wykorzystania jest wyświetlany z dokładnością do 4 miejsc po przecinku),
• informacja o liczbie godzin (dni) urlopu wypoczynkowego, za które wypłacono ekwiwalent,
• opisie, uwagach dotyczących danego limitu zapisanych przez użytkownika.

• Historia wykształcenia (staż nauki),
• Historia zatrudnienia (poprzednie zatrudnienie),
• Historia etatu (staż w aktualnej firmie),

• Aktualny od – data, od jakiej obowiązuje dany limit,
• Za okres Od Do – zakres dat, dla jakiego wyliczono dany limit,
• Korekta okresu limitu – flaga pozwalająca na zmianę daty Do w okresie limitu liczonego dla pracownika tymczasowego i pracownika podejmującego pierwszą pracę. Dokładny opis parametru w rozdziale Pracownik Tymczasowy.
• Typ limitu – wybór z dostępnej listy słownikowej (przykładowo opisany typ limitu- urlop opiekuńczy kp.188 ),
• Wysokość limitu z konfiguracji – wysokość limitu w dniach za cały rok,
• Pracownikowi przysługuje dodatkowy limit – flaga pozwalająca na wskazanie, czy roczny limit pobrany z konfiguracji ma być zwiększony o limit dodatkowy. Flaga jest możliwa do edycji tylko na formularzy urlopu wypoczynkowego, na pozostałych limitach pole to jest nieaktywne. Limit dodatkowy rejestrowany jest na formularzu pracownika zakładka [Etat].
• Urlop uzupełniający od dnia – data, od której obowiązuje pracownika podwyższony wymiar urlopu.

  Wysokość limitu w dniach i godzinach:

• Należny za rok – liczba dni (godzin) należnego rocznego limitu z uwzględnieniem wymiaru etatu pracownika,
• Proporcjonalny – liczba dni (godzin) należnego limitu przeliczona proporcjonalnie do okresu obejmującego dany limit,
• Z przeniesienia – liczba dni (godzin) dodana do bieżącego limitu, z pozostałego (niewykorzystanego) limitu za poprzedni rok,
• Korekta ręczna – pole pozwalające na wprowadzenie przez operatora ręcznej korekty wyliczonego limitu w godzinach,
• Korekta pomniejszająca – flaga pozwalająca na wskazanie, że liczba godzin zapisana w polu Korekta ręczna ma być interpretowana jako ujemna wartość,
• Należny łącznie – sumaryczna wartość limitu do wykorzystania przez pracownika w okresie, jakiego limit dotyczy, od dnia wskazanego datą aktualności,
• Wykorzystany – liczba dni (godzin) wykorzystanego limitu w danym okresie,
• W tym zaplanowany – informacja o urlopie zaplanowanym w aplikacji Comarch HRM, a jeszcze nie zatwierdzonym,
• Wypłacono ekwiwalent – liczba dni (godzin) za które wypłacono ekwiwalent,
• Pozostało – liczba dni (godzin) limitu pozostałego do wykorzystania w danym okresie,
• Na żądanie łącznie – informacja o liczbie dni (dni pracy), na które udzielono pracownikowi urlopu na żądanie.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

• W tym poza firmą – informacja o liczbie dni (dni pracy) urlopu na żądanie, które pracownik wykorzystał u poprzednich pracodawców.

• Opis – dodatkowe informacje lub uwagi (max 200 znaków).

• niezaznaczony – dla osób zatrudnionych od 1 dnia miesiąca okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca, (np. 1-28.02.2017, 1-31.03.2017), a dla osób zatrudnionych w trakcie miesiąca lub pracujących niepełny miesiąc – okres miesiąca kończy się po 30 dniach,
• zaznaczony – za okres miesiąca uznaje się zawsze 30 dni, np. 1.02.– 2.03.2017 (30 dni), 3.03 – 1.04. 2017 (30 dni).

• Zaznaczony – upływ miesiąca pracy następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu np. pracownik, który podjął pracę 6 lipca otrzyma 1/12 z 20 dni limitu z dniem 5 sierpnia, 5 września, 5 października, 5 listopada i 5 grudnia.
• Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników podejmujących pierwszą pracę zatrudnionych w trakcie miesiąca za pełny miesiąc pracy przyjmuje się 30 dni kalendarzowych. Dla osób zatrudnionych od 1 dnia miesiąca okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca, (np. 1-28.02.2017, 1-31.03.2017).

Filtrowanie listy pracowników

Lista pracowników – funkcje na wstążce

Lista zapisów historycznych (aktualizacja zapisu)

Listę pracowników (a właściwie osób, których podstawowe dane personalne zostały wprowadzone do programu) można wyświetlić poprzez wciśnięcie przycisku Pracownicy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima Płace i Kadry lub poprzez wywołanie z menu programu Płace i Kadry przycisku Kadry. Funkcje dostępne na Liście pracowników: – Dodaj pracownika – przycisk służy do wprowadzenia nowej osoby na listę. Procedura ta może być uruchomiona klawiszem <INSERT> lub z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszy. W module Płace i Kadry Plus przy ikonie plusa pojawia się menu dostępnych opcji , z poziomu którego można wybrać opcję Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Pozwala na utworzenie etatu powiązanego dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach (wieloetatowość). Menu dostępnych opcji nie pojawia się w sytuacji, gdy ustawiamy się w polu filtr lub gdy lista pracowników jest pusta. – Edytuj dane pracownika – przycisk otwiera formularz danych pracownika, który przedstawia szczegółowe informacje o pracowniku oraz umożliwia ich zmianę. Formularz może być otwarty za pomocą klawiszy <CTRL>+<ENTER>, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) lub poprzez 2-krotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym pracowniku. – Usuń pracownika – klawisz pozwala na usunięcie pracownika z listy. Usunięcie pracownika możliwe jest również za pomocą klawisza <DELETE> lub z menu kontekstowego. Usunięcie pracownika powoduje jego całkowite wykasowanie z bazy danych. W przypadku istnienia więcej niż jednego zapisu historycznego należy wykasować wszystkie zapisy. Nie można wykasować pracownika, dla którego zostały naliczone wypłaty. W takim przypadku najpierw należy usunąć wypłaty, a następnie zapisy historyczne pracownika.  – Zamknij okno – przycisk powoduje zamkniecie listy pracowników. Okno można zamknąć, korzystając z klawiszy <ESC>, <CTRL>+<F4> lub przyciskając  w prawym, górnym rogu.

Uwaga

 Działanie opisanych powyżej klawiszy jest identyczne na wszystkich listach i formularzach w całym programie.

– Lista umów pracownika – Zawiera opcje:

• Umowy cywilnoprawne – funkcja umożliwiająca zawarcie (dodanie) umowy cywilnoprawnej.
• Umowy B2B – funkcja umożliwia ewidencję umów B2B.

Wskazówka

Z właścicielem lub osobą współpracującą nie można zawierać umowy cywilnoprawnej. Przy próbie dodania umowy takiej osobie pojawia się komunikat: Nie można dodać umowy cywilnoprawnej właścicielowi lub osobie współpracującej.

 – Dodatkowe elementy wynagrodzenia – pozwala na dodawanie/podgląd/aktualizację dodatkowych elementów wynagrodzenia (dodatki, potrącenia). Pracownikowi można dodać pojedynczy dodatek lub grupę dodatków (moduł Płace i Kadry Plus).

• Dodatki – lista dodatków pracownika,
• Akordy – lista akordów związanych z danym pracownikiem,
• Zajęcia wynagrodzenia – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
• Dodatki – operacje seryjne – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
• Akordy – operacje seryjne – funkcjonalność dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus,
• Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – możliwość dodania zaznaczonym pracownikom akordu grupowego.

– Kalendarz – zawiera kilka opcji (menu):

• (Nie)obecności – pozwala na dodawanie, podgląd, zmianę, skorygowanie nieobecności,
• Plan pracy – możliwy jest podgląd, modyfikacja harmonogramu czasu pracy (grafika) pracownika,
• Limity nieobecności – można dodać, zmodyfikować, usunąć limit nieobecności: urlopu opiekuńczego, wypoczynkowego czy inny limit wcześniej dodany w Konfiguracji firmy/ Płace/ Limity nieobecności,
• Seryjne dodawanie limitów nieobecności (Płace i Kadry Plus) – dla zaznaczonych pracowników, omówione w odrębnym rozdziale.
• Seryjne usuwanie limitów nieobecności – (Płace i Kadry Plus) dla zaznaczonych pracowników,
• Seryjne dodawanie nieobecności (Płace i Kadry Plus) – dla zaznaczonych pracowników
• Seryjne wstawianie dni – Czas pracy (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnego wstawienia czasu pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników
• Seryjne wstawianie dni – Plan pracy (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnego wstawianie wyjątków w planie pracy we wskazanym okresie dla zaznaczonych pracowników,
• Weryfikacja reguł Kodeksu pracy – Plan pracy  (Płace i Kadry Plus) – możliwość seryjnej weryfikacji reguł Kodeksu pracy  na planie  Po wybraniu opcji zostaje otwarte okno, na którym Użytkownik może wskazać jakie reguły walidacji mają zostać sprawdzone oraz w jakim okresie.
• Weryfikacja reguł Kodeksu pracy – Czas pracy (Płace i Kadry Plus) ) – możliwość seryjnej weryfikacji reguł Kodeksu pracy  na czasie pracy. Po wybraniu opcji zostaje otwarte okno, na którym Użytkownik może wskazać jakie reguły walidacji mają zostać sprawdzone oraz w jakim okresie.

W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus znajduje się parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po jego zaznaczeniu, na liście pracowników w Kadrach, w menu dostępnych opcji przycisku  pojawią się dodatkowo:

• Lista kart RCP – zawiera informację na temat numeru karty RPC pracownika oraz okres jej ważności.
• Import czasu pracy z czytników RCP – z opcji tej możemy dokonać importu danych RCP zaznaczonych na liście pracowników.

– Eksport danych kadrowych – przycisk dostępny z listy pracowników w kadrach pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do programu MS EXCEL. – Aktualizacja zapisu – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. – Seryjna zmiana wydziału (w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – funkcja pozwala na przypisanie wydziału dla wybranej grupy pracowników. Z menu tej ikony dostępna są również funkcje:

• Seryjna zmiana wartości pola – funkcja ta umożliwia za pomocą wzorca zmiany (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Wzorce zmiany pola) seryjnie zmienić wartość pól z konkretną datą m.in.: tytuł ubezpieczenia, stawkę zaszeregowania, kalendarz, rodzaj umowy o pracę, współczynnik kosztów uzyskania, współczynnik ulgi podatkowej.
• Seryjna zmiana centrum podległościowego – funkcja pozwala na przypisanie centrum podległościowego dla wybranej grupy pracowników.
• Ustaw konto księgowe – pozwala na ustawienie kont księgowych dla zaznaczonych pracowników. Na oknie seryjnego ustawiania kont księgowych należy podać nazwy kont. Zmianę kont księgowych można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana kont z aktualizacją danych kadrowych. Aktualizacja danych kadrowych w związku ze zmianą konta księgowego jest dostępna tylko w modułach Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus.

Funkcjonalność jest dostępna tylko w bazach z ustawioną w konfiguracji księgowością kontową i tylko wtedy, gdy nie jest włączona współpraca z Comarch ERP XL, ani z Comarch ERP Altum. – Lista atrybutów pracownika – funkcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Znajdują się dwie opcje:

• Lista atrybutów pracownika – pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu,
• Seryjne dodawanie atrybutów – funkcja dostępna jest tylko z listy pracowników, dla zaznaczonych pracowników.

Diety kierowcy międzynarodowego- opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Funkcja umożliwiająca wprowadzenie informacji o kwocie diet kierowcy międzynarodowego.  

• sygnaturę akt,
• datę dostarczenia decyzji,
• komornika, dla którego ma być wygenerowana płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności przelew dodatkowo na formularzu zajęcia pojawia się bank i numer rachunku, jeśli wskazana jest gotówka pole bank jest nieaktywne.
• Typ składnika, jaki ma być generowany w wypłacie, jako spłata do danego obciążenia. Aby dany typ wypłaty był dostępny na formularzu zajęcia wynagrodzenia w jego Konfiguracji musi być zaznaczony parametr Zajęcie wynagrodzenia i dodatkowo musi być on przypięty do grupy ograniczeń potrąceń.
• Okres, w którym ma być naliczane dane potrącenie.
• Kwotę miesięczną lub całkowitą wartość potracenia. Jeśli do danego obciążenia są już naliczone jakiekolwiek spłaty nie można edytować pola z rodzajem zajęcia.

Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych. Dodatkowo można naliczyć je na listach płac typu ‘Inne’. Po naliczeniu wypłaty  innej z dodatkiem należy uruchomić naliczanie zajęcia za pomocą przycisku . Automatycznie zostanie dodane zajęcie wynagrodzenia, które ma przypięte pracownik oraz wyliczona kwota z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z grupy ograniczeń potrąceń. Podczas naliczania kwoty zajęcia wynagrodzenia na liście etatowej oraz innej uwzględniane są wszystkie wypłaty pracownika naliczone na listach płac typu etat, zaliczka brutto, inna wypłata, które są wypłacone w tym samym miesiącu co wypłata, w której jest naliczane zajęcie. Przy ustalaniu maksymalnej kwoty możliwej do potrącenia zostaną uwzględnione elementy z wszystkich wypłat, które nie mają zaznaczony parametr Doliczany po ograniczeniu potrąceń. Dla pożyczek PKZP, kwoty spłat pożyczek będą wpływać na wyliczenie kwoty zajęcia w zależności od ustawienia parametru Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń z poziomu konfiguracji [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry / Spłaty pożyczek ]. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu zostanie wyliczona jedna kwota wolna od potrąceń.   Zajęcia mogą być naliczane także w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:

• do wysokości kwoty wypłaty,
• do wskazanej kwoty netto wolnej od potrąceń,
• do wskazanego procentu kwoty netto wolnej od potrąceń.
• kwota wolna zależna od czasu pracy.

Od 1 stycznia 2019 r. do wynagrodzenia z umowy zlecenia posiadającego charakter świadczenia powtarzającego się, które służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, stosuje się w całości przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń (art. 87 i 87¹). Parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń  pozwala na wyliczenie maksymalnej wysokości zajęcia zgodnie z ustawieniami wynikający z grupy ograniczeń potrąceń, do której jest przypięte zajęcie pracownika (Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami ZUS – pole Pozostałe wynagrodzenie podlegające egzekucji do % kwoty netto), np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia rozliczanego za pomocą typu składnika, który jest przypięty do grupy ograniczeń z innych tytułów zajęcie zostanie pobrane w wysokości maksymalnie do 50% kwoty netto wypłaty umowy. Jeśli podczas wyliczania zajęć dla zleceniobiorców chcemy oprócz ograniczenia maksymalnej kwoty do potrącenia zastosować także kwotę wolną należy ustawić odpowiednią opcję w polu Ograniczenie potrącenia. Opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy pozwala na zastosowanie kwoty wolnej podczas wyliczania zajęć wynagrodzenia dla zleceniobiorców zgodnie ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości. Kwota wolna wyliczana jest następująco:

• ustalenie wymiaru czasu pracy zleceniobiorcy – czas pracy wynikający z umowy przyrównujemy do normy czasu pracy w danym miesiącu dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. Czas pracy pobierany jest z zestawienia czasu pracy lub kalendarza (nie)obecności w zależności od ustawienia parametru Czas pracy dla umowy pobierać. Jeśli pracownik nie ma umowy rozliczanej godzinowo do wyliczeń przyjmowany jest czas pracy dla całego etatu niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa. W przypadku zleceniobiorcy kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym – zgodnie z art. 87¹ 2 Kodeksu pracy, a zatem  jeśli w danym miesiącu wykonawca zlecenia przepracował część miesiąca a przez to mniej godzin niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, kwoty wolne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu tak jak przy zatrudnieniu na część etatu.
• ustalenie minimalnego wynagrodzenia dla wyliczonego wymiaru etatu;
• ustalenie kwoty wolnej – wyliczenie kwoty netto od ustalonej kwoty minimalnego wynagrodzenie w poprzednim punkcie. Kwota netto wyliczana jest przy zastosowaniu takich samych ustawień dotyczących składek i podatku jak umowa cywilnoprawna, którą ma pracownik.

Przykład

Zleceniobiorca w lutym 2021r. ma umowę zlecenie – 2000 zł. Jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń ZUS. Przepracował 80 godz. Ma zajęcie wynagrodzenia z innych tytułów w kwocie 5000 zł. Norma czasu pracy dla lutego 2021 dla pracownika etatowego wynosi 160 godzin. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia pracownika zaznaczony jest parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń oraz w polu Ograniczenie potrącenia ustawiona opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy Pracownik ma w wypłacie naliczone wynagrodzenie brutto w kwocie 2000 zł. Kwota netto wypłaty wynosi 1469,48 zł. Zgodnie z grupą ograniczeń potrąceń maksymalnie można potrącić do 50% kwoty netto umowy, czyli kwotę 734, 74 zł (50%*1469,48 zł). Sprawdzamy czy po potrąceniu kwoty 734,74 zł pracownik będzie miał zapewnioną kwotę netto. Kwota wolna zostanie wyliczona następująco:

• 80 godz./160 godz. =0,50 etatu – wymiar etatu zleceniobiorcy,
• 2800 zł * 0,50 etatu = 1400 zł,
• 1400 zł – 191,94 (skł. społeczne) – 71,00 (zaliczka podatku) – 108,73 (skł. zdrow.) = 1028,33 zł

Kwota wolna wynosi 1028,33 zł. 734,74 zł (1469,48 – 734,74) <1028,33 zł – nie można potrącić 50% kwoty netto, ponieważ nie zostanie zachowana kwota netto. Zleceniobiorca będzie miał naliczone zajęcie w kwocie 441,15zł (1469,48-441,15 =1028,33 zł).

W przypadku generowania w wypłatach spłat obciążeń komorniczych, które zostały zadeklarowane w kadrach, jako kwota całkowita zadłużenia do spłaty, w wypłacie kontrolowana jest całkowita kwota spłaty i po spłaceniu całego zadłużenia potrącenia automatycznie przestają się naliczać. Spłaty do zajęć zadeklarowanych w kwocie miesięcznej, są naliczane bez względu na to, jaka jest suma dotychczasowych spłat. Zaznaczenie parametru Spłacone w całości na formularzu zajęcia, spowoduje że nie będą już generowane spłaty do danego zajęcia. Spłaty nie będą również generowane dla zajęć oznaczonych jako Nieaktywne. W przypadku, gdy pracownik ma więcej niż jedno zajęcie podlegające egzekucji z wypłaty, kolejność ich naliczania wynika z kolejności zadeklarowanej w Grupach ograniczeń potrąceń w konfiguracji dla poszczególnych typów potrąceń. Jeśli dodatkowo więcej niż jedno zajęcie pracownika ma przypisany ten sam typ wypłaty, to o kolejności liczenia spłat zajęć o tym samym typie wypłaty, decyduje wartość ustawiona w polu Priorytet na zajęciu – im niższy priorytet, tym wcześniej liczone jest potrącenie do danego zajęcia. Podczas naliczania wypłaty z zajęciem wynagrodzenia, automatycznie tworzone są dwie grupy płatności. Jedna z tytułu wynagrodzenia dla pracownika i druga z tytułu zajęć wynagrodzenia dla komorników. Dla każdej spłaty zajęcia wynagrodzenia zapisanej w wypłacie, tworzona jest oddzielna płatność dla komornika, na kwotę odpowiadająca wartości potrącenia w wypłacie. W przypadku, gdy płatność dla komornika jest generowana, jako przelew w opisie do banku znajduje się informacja o typie składnika, imieniu i nazwisku pracownika oraz sygnaturze akt. Płatności dla komornika nie podlegają ręcznej edycji z poziomu wypłaty pracownika – ewentualne modyfikacje mogą być wykonane tylko bezpośrednio na zdarzeniu kasowo-bankowym w Preliminarzu płatności w module Kasa/Bank.

Uwaga

W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia, wprowadzono możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej. Płatności z tytułu zajęć komorniczych dotyczące wypłat korygujących automatycznie otrzymują status Nie podlega rozliczeniu. W wypłacie jest możliwość przeliczenia wyliczonej kwoty potrącenia komorniczego pracownika po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku dostępnego na zakładce [Elementy wypłaty] w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju etat oraz inna wypłata dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.

Kwota aktualnego zadłużenia (kwota pozostająca do spłaty), związanego z poszczególnymi odnotowanymi u pracownika obciążeniami komorniczymi, jest widoczna na liście zajęć wynagrodzenia pracownika, a łączna spłacona kwota jest widoczna na formularzu danego zajęcia wynagrodzenia pracownika w kadrach.

Opis analityczny pracownika pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. Opis predefiniowany jest w kadrach, z możliwością dodatkowej edycji w wypłacie.

Informacja

Funkcjonalność ta dostępna jest tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.

Na liście pracowników w Kadrach na pasku zadań znajduje się przycisk Generowanie opisu analitycznego z menu dostępnych opcji:

• Dodanie domyślnego opisu analitycznego dla pracownika – pozwala na dodanie opisu dla zaznaczonych pracowników, ich dodatków, umów, akordów i pożyczek w bazach, do których zaimportowano pracowników z programów Comarch ERP Klasyka (PIK, PLP, PL), Comarch ERP XL, z arkusza MS Excel, czy z plików KEDU.

• Kopiowanie opisu analitycznego z pracownika – istnieje również możliwość przepisania aktualnego opisu analitycznego z pracownika do jego wszystkich lub wybranych aktualnych:
  • dodatków,
  • akordów,
  • umów,

bez konieczności wchodzenia kolejno do formularza każdego dodatku (akordu, umowy). Wybór rodzaju elementów, do których ma być skopiowany opis nastąpi przez zaznaczanie odpowiedniej flagi (flag) spośród wyżej wymienionych. Opis analityczny pobierany jest zawsze z ostatniego zapisu historycznego pracownika. Kopiując opis program sprawdza zapis historyczny dodatku z datą aktualności na liście pracowników i kopiuje tylko dla tych dodatków (akordów, umów), których:

• okres wypłacania (w dodatku),
• ważności (w akordzie),
• trwania (w umowie),

obejmuje datę wskazaną na liście pracowników.

Uwaga

 Opcja kopiowania opisu analitycznego z pracownika uwzględnia również Pożyczki PKZP (traktuje je jak dodatki).

Z poziomu formularza dodatku (podobnie na formularzach umowy i akordu) z menu dostępnych opcji pod przyciskiem  dostępny jest:

• opis analityczny dodatku (odpowiednio umowy, akordu),
• możliwość skopiowania opisu analitycznego z pracownika – jeśli dodatek (umowa, akord) zawiera opis domyślny Firma 100%, a pracownik ma już zdefiniowany nowy opis dostosowany do potrzeb użytkownika, to poprzez wybranie tej opcji do dodatku zostanie skopiowany opis analityczny pracownika.

Z poziomu formularza pracownika –   dostępnych jest więcej opcji:

• opis analityczny – do którego aktualnie przypisany jest pracownik, może to być wydział pracownika 100% lub uzupełniony przez użytkownika,

Uwaga

Uwaga: W opisie analitycznym pracownika nie należy wprowadzać wydziału 0%. Taki zapis powoduje niepoprawne generowanie opisu w wypłatach.

• ustawienie domyślnego opisu dla pracownika – przypisanie pracownikowi wydziału zgodnego z przypisanym pracownikowi na formularzu danych kadrowych 100%,
• przypisanie aktualnego wydziału do wszystkich pozycji opisu,
• przepisanie opisu analitycznego z poprzedniego zapisu historycznego.

Na formularzu opisu analitycznego dostępne są następujące funkcje:

– Przypisz domyślny opis analityczny – funkcja pozwala na wygenerowanie opisu analitycznego, zgodnie z wydziałem, do którego przynależy pracownik. – Uzgodnij procenty – podczas zamykania okna opisu analitycznego w kadrach program kontroluje, czy suma procentów wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego wynosi 100% -jeżeli jest ona różna od 100%, to program po uprzednim wyświetleniu komunikatu „Wykonano automatyczną korektę wartości opisu tak, aby suma procentów wynosiła 100” dokonuje korekty na ostatniej pozycji na liście. – Przypisz aktualny wydział do wszystkich pozycji opisu – operacja pozwala na automatyczne przypisanie aktualnego wydziału, do którego przynależy pracownik do wszystkich pozycji opisu analitycznego. – Kopiuj opis analityczny z poprzedniego zapisu historycznego – opis analityczny dziedziczony jest z ostatniego zapisu historycznego pracownika.

Opis analityczny w wypłacie

Zdefiniowany z pozycji kadr opis analityczny, przepisywany jest do elementów wypłaty, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach. Opis analityczny w wypłacie wyświetlany jest zgodnie z opisem zadeklarowanym w kadrach na formularzu: pracownika, dodatku, akordu lub umowy. Można go zmodyfikować ręcznie. Dla elementów wypłaty dodawanych bezpośrednio w wypłacie oraz takich, którym w wypłacie zmieniono kwotę zalecane jest zapisanie elementu (bądź przeliczenie go „błyskawicą”) przed wejściem w edycję opisu analitycznego. Edycja opisu w elemencie wypłaty, który nie został jeszcze zapisany (przeliczony) wymaga od operatora ręcznego poprawienia pozycji opisu (uzgodnienia). Jeżeli na formularzu wypłaty dodajemy element wynagrodzenia, to opis analityczny widoczny jest dopiero po zapisaniu formularza elementu wypłaty. Jeśli opis analityczny nie był dodany ręcznie to tworzy się domyślnie taki opis, jaki jest na formularzu pracownika. Przy ręcznej edycji opisu analitycznego na elemencie wypłaty – przy zatwierdzeniu okna przeliczają się wartości we wszystkich kolumnach (poza „Brutto”). Podczas zamykania okna opisu analitycznego elementu wypłaty program kontroluje, czy suma kwot wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego równa się kwocie „brutto” elementu – jeżeli jest ona różna, to program dokonuje korekty na ostatniej pozycji listy opisu analitycznego. Precyzja procentu dla zapisu analitycznego w elementach wypłat wynosi cztery miejsca po przecinku, pozwala to na dowolną modyfikację kwoty z groszami. Opis analityczny w wypłacie zaliczki dziedziczony jest z opisu analitycznego wypłaty i wypełnia się dopiero po zapisie elementu wypłaty. Rozliczone nieobecności oraz elementy wypłaty naliczane automatycznie na podstawie czasu pracy (dopłata do nadgodzin 50%, dopłata do nadgodzin 100%, dopłata za pracę w nocy – Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia) domyślnie dziedziczą opis analityczny z pracownika. Można również dostosować opis analityczny dopłat do nadgodzin do czasu pracy pracownika, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy. Przy zaznaczonym parametrze opis analityczny dla wynagrodzenia zasad. powyżej normy (gdy jest liczone jako oddzielny element, a nie część zasadniczego), dopłaty do nadgodzin oraz dopłaty za pracę w nocy będzie ustalany zgodnie z wydziałami i projektami ustawionymi w dniach/pozycjach zestawienia, kiedy te nadgodziny/praca w nocy faktycznie wystąpiły. W przypadku, gdy wprowadzone godziny nadliczbowe, praca w nocy nie będzie miała ustawionego wydziału/projektu opis analityczny dla tych godzin zostanie pobrany z opisu ustawionego na pracowniku. Jeżeli w konfiguracji firmy (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat) zostanie zaznaczony parametr Opis analityczny rozliczeń nieobecności zgodny z opisem z planu pracy opis rozliczenia nieobecności ustalany będzie zgodnie z wydziałami/projektami ustawionymi w planie pracy. W przypadku, gdy na planie pracy nie będzie ustawionego wydziału/projektu opis analityczny dla rozliczenia nieobecności zostanie pobrany z opisu ustawionego na pracowniku.    

 

• Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
• Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania oraz korespondencyjny  (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
• Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
• Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
• Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),

Wskazówka

Można eksportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście. Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).

• Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
• Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
• Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
  • Ustaw w kolumnie 'Data od’ datę zgodnie z okresem eksportu. Przy zaznaczonym parametrze, jeśli pracownik ma atrybut w danym miesiącu, podczas eksportu arkusza Excel, w kolumnie Data od ustawia się data będąca pierwszym dniem okresu, za który jest eksport.
• Plan pracy (kalendarz normatywny),
• Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
• Nieobecności,
• Zestawienia czasu pracy,
• Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
  • Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
  • Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
• Czas pracy zleceniobiorców:
  • Czas przepracowany z kalendarza – czas przepracowany przez zleceniobiorców pobrany z kalendarza (Nie)obecności.
  • Uproszczone zestawienie czasu pracy – czas pracy pobrany z zakładki Zestawienie czasu pracy z umowy. Dane zostaną wyeksportowane tylko w sytuacji, gdy pracownik posiada umowę cywilnoprawną rozliczaną według uproszczonego zestawienia.
• Diety kierowcy międzynarodowego– kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj 

Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:

• zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
• z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
• jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
• aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.

W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.

Eksport czasu pracy i nieobecności

Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz. Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników. Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:

• wyświetlić listę pracowników (Kadry),
• zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
• następnie nacisnąć przycisk eksportu .

W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności. Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników. Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:

• wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
• wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).

Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).

Wskazówka

Eksport planu pracy – jest wykonywany za cały miesiąc, nawet jeśli osoba nie była zatrudniona od 1-go danego miesiąca.

Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:

• Wg Kalendarza,
• Wg Obecności.

W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie. Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:

• Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
• Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.

Eksport czasu pracy zleceniobiorcy dotyczy pracowników z dodanymi umowami cywilnoprawnymi. W zależności od sposobu rozliczania czasu pracy, dostępne są dwie opcje:

• Czas przepracowany z kalendarza – zaznaczenie tego parametru, umożliwi wskazanie okresu, za który ma zostać eksportowany czas pracy zleceniobiorcy z kalendarza (Nie)obecności. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane, w podanym okresie mają dodaną umowę cywilnoprawną.
• Uproszczone zestawienie czasu pracy – zaznaczenie tej opcji oraz wskazanie okresu, spowoduje, że zostanie wyeksportowany czas pracy pobrany z uproszczonego zestawiania czasu pracy, odnotowanego w umowie. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane mają w umowie cywilnoprawnej wprowadzone zestawienie czasu pracy za wskazany okres.

Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.

• Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
• Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).

Informacja

Eksport nieobecności jest wykonywany jednakowo dla wszystkich zaznaczonych pracowników, niezależnie od tego, jaki sposób rozliczenia czasu pracy ustawiono dla danego pracownika.

Aktualizacja zapisu  – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. Nowy zapis dodaje się z datą, od jakiej zmiana ta ma obowiązywać. W ten sposób można odnotować zmianę np. stawki zaszeregowania, adresu czy kodu ubezpieczenia i zmianę nazwiska pracownika w przypadku zawarcia związku małżeńskiego.

Informacja

Uruchamiając przycisk Aktualizacji zapisu podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników.

Aktualizowany zapis można zobaczyć na Liście zapisów historycznych  gdzie wyświetlany jest:

• Akronim – inaczej kod pracownika. Kod zawiera 20 znaków i może ulegać zmianie.
• Okres od / do – data od odpowiada dacie aktualizacji i wskazuje od kiedy dany zapis obowiązywał. Jeśli data do – jest pusta to oznacza, że dany zapis obowiązuje nadal. Data do wypełniana jest w przypadku kolejnej aktualizacji. U pracownika, który posiada tylko jeden zapis historyczny obie daty są puste
• Stanowisko – zajmowane przez pracownika.
• Stawka – zaszeregowania pracownika w danym okresie, stawka miesięczna lub godzinowa.
• Wymiar etatu – w podanym okresie.
• Data zatrudnienia – pracownika etatowego, dla zleceniobiorców data zatrudnienia nie jest uzupełniana.
• Data zwolnienia – dotyczy tylko pracownika etatowego i wskazuje na ostatni dzień jego zatrudnienia.
• Wydział – do jakiego przypisany był pracownik w danym okresie (opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus).

Dany zapis można edytować lub skasować. Nowy zapis tworzy się zawsze w celu odnotowania zmian np. stawki zaszeregowania, kodu ubezpieczenia, nigdy zaś w celu poprawy danych.

Informacja

Poprawianie danych polega na całkowitym nadpisaniu poprzednich wartości. Aktualizacja powoduje zachowanie starych danych.

Z punktu widzenia programu bardzo istotne jest poprawne prowadzenie historii danego pracownika. Dane w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

• aktualizacja zapisu lub
• poprawienie danych.

Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

• poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz
• nowy zapis z nową datą aktualizacji.

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje wszystkie dane, zapisuje je z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Po dokonanej aktualizacji, okres do w ‘starym zapisie’ zostanie uzupełniony jako obowiązujący do dnia poprzedniego przed aktualizacją. Poprawienie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane zostaną bezpowrotnie utracone). Mechanizmu poprawiania danych używać będziemy również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych użytkownik ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione – nie interesuje nas nowy zapis historyczny. Dla nas istotne jest, aby dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych. W tym celu, należy wejść na listę zapisów historycznych pracownika, a następnie za pomocą ikony  lub dwukrotnie klikając na danym zapisie, otworzyć formularz danych kadrowych w trybie edycji. Wówczas można nanieść zmiany, uzupełnić dane i zapisać. Poprawienie danych dotyczy zawsze wyłącznie jednego rekordu wskazywanego datą aktualności. Gdyby w omawianym przypadku okazało się, że błędnie zostało wpisane nazwisko pracownika, to mechanizmu poprawienia danych należałoby użyć 3-krotnie, indywidualnie dla każdego zapisu. Na przykład: Wywołujemy listę aktualną w dniu:

• 1980/05/10 – poprawiamy pierwszy zapis historyczny,
• 1993/07/29 – poprawiamy drugi zapis historyczny,
• 1999/06/01 – poprawiamy ostatni zapis historyczny.

Poprawiając dane w przedstawiony powyżej sposób nie musimy wpisywać dokładnych dat aktualizacji. Istotne jest jedynie podanie dat mieszczących się w zadanych przedziałach. Wybierając datę aktualności zapisu (przykładowo):

• 1980/05/10,
• 1985/01/01,
• 1993/07/28

spowodujemy, że na ekranie wyświetlana zawsze będzie ta sama informacja, aktualna pomiędzy 1980/05/10 a 1993/07/28 (1993/07/29 to data aktualności kolejnego zapisu).

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Porównaj z poprzednim zapisem historycznym   – pozwala na porównanie zaktualizowanych danych kadrowych pracownika w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego. Aby wyświetlić różnice pomiędzy zapisami historycznymi, należy ustawić się na danym zapisie i klikając na ikonę otworzy się okno ‘Różnice pomiędzy zapisami historycznymi’, gdzie wyświetlane jest:

• Nazwa pola – dotyczy pola, w którym nastąpiła zmiana
• Poprzednia wartość – wartość z poprzedniego zapisu
• Nowa wartość – nowa wartość po aktualizacji zapisu

Zaktualizowane w stosunku do poprzedniego zapisu historycznego dane kadrowe są wyróżnione kolorem zielonym.

  Osoba pracująca na umowie cywilnoprawnej, która następnie zostaje zatrudniona na etat: Po wyświetleniu  Listy zapisów historycznych pracownika dla osoby pracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej pojawi się pusty zapis (pola te wypełniane są tylko dla etatu). W tym istniejącym rekordzie należy odnotować zatrudnienie pracownika na etat. Aby poprawnie dokonać zapisu należy wejść  lub 2-krotnie klikając do formularza kadrowego i uzupełnić dane związane z etatem, w szczególności zakładkę [Etat] i zapisać zmiany.

Wskazówka

Ze względu na poprawność wszelkich obliczeń związanych z pracownikiem należy bardzo uważać i rozróżniać aktualizację od poprawny danych, dzięki temu unikniemy zbędnych zapisów oraz błędów w naliczaniu składników wynagrodzeń.

Wskazówka

 W przypadku gdy użytkownik uzupełni/zmieni dane poprzez edycję formularza, a nie za pomocą aktualizacji zapisu podczas zapisu kartoteki pojawi się odpowiedni komunikat z dwoma dostępnymi opcjami. Użytkownik wprowadzone zmiany będzie mógł zapisać jako nowy zapis historyczny obowiązujący od wskazanego dnia lub w edytowanym zapisie pracownika. W przypadku wybrania opcji dodania nowego zapisu historycznego podana data, od kiedy zmiana ma być wprowadzona musi mieścić się w okresie obowiązywania edytowanego zapisu pracownika.

Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania. W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:

• W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
  • Nadgodzin,
  • Limitów,
  • Stażu pracy,
• Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
  • Urlopu,
  • Ekwiwalentu,
  • Chorobowego,
  • Wychowawczego 

• Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
• Podstawę wymiaru zasiłku,
• Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
• Wartość tego składnika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:

• Wynagrodzenia za czas choroby,
• Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.

  Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

• Nazwie wypłacanego elementu,
• Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
• Kwocie,
• Symbolu listy płac, na której się znajduje,
• Kwocie podstawy wymiaru,
• Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
• Podstawa przeliczona po utracie prawa do składnika wynagrodzenia– Parametr jest zaznaczony w sytuacji, gdy pracownik utraci pomiędzy kolejnymi nieobecnościami prawo do dodatku i poprzednio ustalona podstawa zostanie przeliczona
• Podstawie wyliczonej z bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
• Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
• Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
• Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
• Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
• Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga

Wydruk „Naliczania podstawy zasiłku” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:

• Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
• Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
• W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
• Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.
• Do podstawy nie wliczają się typy wypłat do których pracownik utracił prawo przed datą rozpoczęcia zwolnienia.
• Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).

Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.

Uwaga

Zarówno formularz podstawy wyświetlany w programie, jak i wydruk zawsze pokaże taką wartość podstawy, jaką wyliczył program w chwili naliczania zasiłku. W przypadku ręcznej zmiany podstawy w wypłacie, kwota podstawy wyświetlana na formularzu podstawy pozwoli sprawdzić, jaką podstawę program wyliczył przed wprowadzeniem ręcznych zmian przez użytkownika.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Uwaga

Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).

Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop. Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”. Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:

• Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
• Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
• Kwota do wypłaty,
• Symbol listy płac, na której się znajduje,
• Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
• Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
• Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
• Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
• Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga

Wydruk „Naliczania podstawy urlopu” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry. Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:

• Nazwa wypłacanego elementu,
• Okres za jaki wypłacany jest ten element,
• Kwota do wypłaty,
• Symbol listy płac, na której się znajduje,
• Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
• Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
• Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik, według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
• Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
• Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
• Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
• Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga

Wydruk Naliczania podstawy ekwiwalentu można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Uwaga

Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50%, Dopłata do nadgodzin 100% oraz Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy niż 1 miesiąc. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ekwiwalentu za czas urlopu różny od Nie wliczać.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 620 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.

Uwaga

Podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana jako średnia z wypłat w przypadku, gdy dla pracownika w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty nie jest uzupełniona kwota w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem.

Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:

• Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
• Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentualnie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

• Nazwie wypłacanego elementu,
• Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
• Symbolu listy płac, na której się znajduje,
• Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
• Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
• Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
• Podstawie wyliczonej z bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
• Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
• Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
• Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
• Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
• Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga

Wydruk „Naliczanie podstawy składek E-R dla urlopu wych.” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:

• uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
• premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
• jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
• jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
• zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

• flaga,
• tekst,
• liczba,
• lista (zamknięta, otwarta),
• adres URL,
• zapytanie SQL.

Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu. Lista atrybutów pracownika  pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:

• nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
• i jego aktualną wartość. 

W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy). Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:

• ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
• rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.

Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje  zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:

• RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
• RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.

Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat]. RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania. Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:

• uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
• puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.

Jeśli pole RCP reguła wygładzania w Wydziale pracownika jest:

• uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
• puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.

Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.

Wskazówka

Brak numeru karty RCP obowiązującej na dany dzień będzie oznaczać, że dany pracownik nie ma rozliczanego czasu pracy w oparciu o RCP.[/indicator]

Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:

Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.

Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.

Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.

Uwaga

Program nie kontroluje numerów kart RCP przypisanych pracownikom. W związku z powyższym, należy zwracać uwagę, aby numery nie dublowały się.

– Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo. – Edycja karty RCP. – Usunięcie zaznaczonej karty RCP Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.

Wskazówka

Aby import czasu pracy przebiegł poprawnie w pliku tekstowym wejścia i wyjścia pracownika muszą być wprowadzone jako osobne wpisy (wiersze). Oznaczenia „wejścia” i „wyjścia” nie mogą być takie same.

Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika. Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika. Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym. Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona  po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP. W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL.

Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia,pracowników B2B. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:

• Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
• Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
• Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
• Wszyscy – na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie list (Etaty + Umowy + Umowa B2B +Bez zatrudnienia).
• Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.
• Umowa B2B – lista osób z dodaną umową B2B.

Wskazówka

Po wyświetleniu listy Właściciele, przy kolejnym podnoszeniu listy pracowników ustawiany jest filtr na „Wszyscy”. W każdym innym przypadku jest podpowiadany ostatnio użyty filtr.

Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej. Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.

Przykład

 Pracownik zwolniony w dniu 16.05.2016 będzie widoczny na liście pracowników Etaty do 31.05.2016. Dopiero z dniem 1.06.2016 nie będzie widoczny na tej liście.

Informacja

Na liście pracowników, w oknie Wypłaty pracowników – dane pracownika (akronim, nazwisko, imię) wyświetlane są zawsze z ostatniego (bieżącego) zapisu historycznego. W kolumnie Zatrudnienie – opis Etat, Etat/Umowa, Umowa, Umowa B2B  Brak – informuje o tym, czy dany pracownik jest, bądź kiedykolwiek był zatrudniony na etat i/lub umowę. W pozostałych kolumnach Listy pracowników dane wyświetlane są zgodnie z datą aktualności na liście.

Przykład

 Z dniem 1.06.2016 poprzez aktualizację zapisu dokonujemy zmianę nazwiska z np. Nowak na Kowalska oraz wymiar etatu z 1/1 na 3/4. Na liście pracownik będzie zawsze widoczny pod nazwiskiem Kowalska, również na każdy dzień sprzed zmiany. Natomiast dane dotyczące wymiaru etatu będą ulegać zmianie zgodnie z datą aktualności. Wybierając datę aktualności 31.05.2016 na liście widoczny będzie wymiar 1/1, natomiast przechodząc na 3.06.2016 widoczny jest już wymiar 3/4. Dodatkowo edytowanie formularza pracownika na odpowiedni dzień kalendarzowy pozwoli wyświetlić obowiązujące w danym okresie nazwisko oraz wymiar etatu, czyli edycja formularza pracownika z dniem 31.05.2016 – widoczne nazwisko Nowak i wymiar 1/1, a z dniem 1.06.2016 nazwisko Kowalska i wymiar 3/4.

Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów). Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum. Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności. Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:

• Po naciśnięciu  pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
• Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce
• Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona .

Założenie do filtrowania osób po zakresie dat w Panelu wyszukiwania jest takie, że w polach Zatrudniony Od… Do…  wyświetlane wszystkie osoby, zatrudnione na etat co najmniej jeden dzień w okresie wskazanym filtrem. W programie Comarch ERP Optima w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry: Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.

Uwaga

 O zaznaczeniu parametrów dla konkretnych pracowników decyduje użytkownik programu, filtr ma za zadanie tylko i wyłącznie ułatwienie wyszukanie tych osób.

Pokaż archiwalnych – filtr

Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Pracownicy o statusie Archiwalny domyślnie ukrywani są na wszystkich wyświetlanych w programie Listach pracowników tj. dostępnych w module Płace i Kadry, w menu Ogólne, jak i na pomocniczych listach wywoływanych z poziomu innych modułów. Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych. Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:

• Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
• Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
• Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
• Następnie wyświetlić Listę pracowników Wszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze szarym.

Wskazówka

 Aby zmienić status pracownika z „archiwalnego” na standardowy, należy wyświetlić Listę pracowników Wszyscy z zaznaczonym parametrem Pokaż archiwalnych [v]. Następnie edytować formularz danych kadrowych tego pracownika i usunąć znacznik w polu Archiwalny. 

Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel) W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:

• 0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
• 1 – pracownik o statusie Archiwalny.

Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MS Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie. Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP. Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty). Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:

• wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
• pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.

– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:

• Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
• Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).

Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych. Udzielenie zaliczki brutto/netto:

• Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
• Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
• Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).

• W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.

Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.

Informacja

Spłata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.

Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.

Informacja

Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).

Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat: Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto. Wydruki Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:

• Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
• Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
• Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
• Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
• Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
• Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
  • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
  • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
  • Wysokość miesięcznej raty,
  • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
• Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.

Informacja

Odsetki naliczane są do każdej raty pożyczki, – jeżeli w miesiącu zostaną policzone dwie spłaty pożyczki, to również policzą się dwa razy odsetki, do każdej spłaty osobno.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat. Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki. Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej. Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki. Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/ Spłaty pożyczek zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].

Informacja

W Start /Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/Spłaty pożyczek dostępne są parametry wpływające na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki:

• Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
• Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość. Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata. Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono. W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Informacja

W spłacie kapitału uwzględniane jest zaniechanie.

Zaniechanie pożyczki Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:

• Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
• W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
• Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.

Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.

Wskazówka

W przypadku wypłacania pożyczek udzielonych w PKZP (moduł Płace i Kadry Plus) kwota udzielanej pożyczki, wysokość raty i odsetek nie są edytowalne w wypłacie pożyczki – bo zarówno wartość pożyczki jak i harmonogram spłat tworzone są na liście PKZP.

  Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, po rozwinięciu opcji Inne  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie. Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat:

• dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
• dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
• w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Akord progresywny polega na zadeklarowaniu kilku stawek w zależności od progów progresji. Progi progresji dla przykładów rozliczeń akordu:

• powyżej 0,0000 sztuk – 1 zł,
• powyżej 100,0000 – 1,50 zł,
• powyżej 300,000 sztuk – 2 zł.

Przykład

Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 50 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 50 sztuk x 1 zł = 50,00 zł

Przykład

Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 350 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 100 sztuk x 1 zł = 100 zł; 200 sztuk x 1,50 = 300 zł; 50 sztuk x 2 zł = 100 zł 100 zł + 300 zł + 100 zł = 500 zł

Przykład

W Konfiguracji akordu możemy zaznaczyć liczenie wartości akordu ‘według stawki dla najwyższego osiągniętego progu’. Akord progresywny wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu polega na tym, że po przekroczeniu pewnej ilości wykonanych jednostek pracownik wynagradzany jest według najwyższej stawki. Zaznaczenie takiej opcji w konfiguracji akordu progresywnego spowoduje, że pracownik, który wykonał 350 sztuk figurek świątecznych za każdą z nich dostanie 2 zł: Rozliczenie akordu: 350 sztuk x 2 zł = 700 zł 

Akord grupowy polega na wyliczeniu „udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału: to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika. W szczególnych przypadkach dla stawki i/lub czasu może być przyjęta domyślna wartość = 1, zamiast wartości pochodzących z tych pól:

• jeśli w akordzie wyłączono przeliczenie proporcjonalne wg stawki zaszeregowania, to dla parametru odpowiadającego stawce przyjmujemy wartość 1, żeby nie miała wpływy na kwotę,
• jeśli wyłączono zależność kwoty od czasu przepracowanego w danym akordzie, to zamiast odnotowanego czasu należy przyjąć wartość – by nie wpływała na wynik.

Przykład rozliczenia akordu grupowego znajdziecie Państwo w rozdziale Płace – scenariusze. Okres wykonywania akordu – wypełnienie daty rozpoczęcia wykonywania akordu jest obowiązkowe, natomiast przy akordach przyznanych na czas nieokreślony pole z datą zakończenia wykonywania akordu może pozostać puste. Stawka – pole to możliwe jest do edycji w przypadku akordu prostego. Jednostka – pole wyświetlane informacyjnie, typ jednostki (np. sztuka) pobierany z Konfiguracji akordu. Lista wartości – zapis wykonania akordu za poszczególne miesiące, mieszczące się w okresie trwania akordu. Odnotowujemy rok, miesiąc wykonania akordu oraz w zależności od typu akordu: czas, ilość i kwotę całościową akordu. Rozliczenie proporcjonalne do stawki zaszeregowania – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający podczas wyliczeń stawkę zaszeregowania pracownika. Współczynnik proporcjonalności – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający wielkość udziału pracownika w kwocie całościowej akordu grupowego. Podczas zatwierdzania listy wykonywanych akordów wpływających na czas pracy program informuje o wykonywaniu modyfikacji kalendarza lub zestawienia czasu pracy za konkretny miesiąc. Modyfikacja polega na wprowadzeniu lub zmianie strefy akordowej na kalendarzu/zestawieniu pracownika. Program modyfikuje tylko te akordy, które zostały zarejestrowane za miesiąc zgodny z datą na liście akordów. Jeżeli liczba godzin wpisanego akordu jest wyższa od planu pracy za konkretny miesiąc, to program informuje o konieczności dokonania ręcznej korekty zapisów w kalendarzu pracownika. Jeżeli ilość wpisanego akordu nie obejmuje pełnych dni pracy, a wcześniej na kalendarzu pracownika naniesiony był opis analityczny, to po uzupełnieniu akordu na ostatnim niepełnym dniu opis należy poprawić ręcznie. Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – funkcja pozwala na wpisanie kwoty całościowej akordu grupowego w jednym wspólnym okienku, bez konieczności odnotowywania na każdym pracowniku. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Zapisanie kwoty akordu wraz z wyliczeniem odpowiedniego udziału nastąpi dla pracowników, którzy mają przypisany dany typ akordu i jego wykonanie w godzinach na dany miesiąc. Aby prawidłowo zaimportować akord grupowy z arkusza MS Excel należy:

• wyeksportować do arkusza akordy, dla których dla danego miesiąca nie odnotowano czasu wykonania,
• uzupełnić w arkuszu *.xls czas wykonania dla poszczególnych pracowników z akordem grupowym (nie trzeba im dopisywać kwot i udziałów),
• zaimportować arkusz,
• wprowadzić kwotę 'do podziału’ dla akordu grupowego operacją seryjną (dopiszą się kwoty i udziały dla poszczególnych pracowników).  

Z poziomu listy pracowników dostępne są przyciski związane z paskiem zadań, czyli tak zwane ikony kontekstowe. Ikony kontekstowe o stałym położeniu zostały opisane w pierwszym rozdziale Praca z programem. Dodatkowo na oknie Lista pracowników występują ikony o zmiennym położeniu: – Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) – z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe. – Deklaracje seryjne – przycisk umożliwiający seryjne przygotowanie dla zaznaczonych pracowników deklaracji podatkowych PIT-11, IFT-1R, PIT-8C deklaracji ZUS zgłoszeniowych: ZUA, ZIUA, ZZA, ZCNA, ZWUA. – Deklaracje pracownika – ikona wywołująca funkcję tworzenia deklaracji związanych imiennie z danym pracownikiem. Lista zawiera deklaracje podatkowe do US i deklaracje zgłoszeniowe do ZUS.

• Deklaracje podatkowe: PIT–11, IFT-1R/IFT-1 i PIT-8C,
• Deklaracje ZUS to ZUA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZZA, RIA, RUD, Zaświadczenie ZUS Z-3.

Sposób wystawiania deklaracji zgłoszeniowych i deklaracji podatkowych został omówiony w rozdziale Deklaracje związane z pracownikiem. – Zapisy kasowo/bankowe rachunku – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla tego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach/ wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób można np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi. – Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia. – Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę udzieloną w Preliminarzu płatności i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i następuje automatyczne rozliczenie zapisów. – Delegacje – funkcjonalność pozwala na rozliczenie delegacji pracowników. Funkcja jest dostępna, jeśli użytkownik posiada licencję na Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus). – Lista zapisów historycznych – lista przedstawia historię zatrudnienia danego pracownika w firmie. Aktualizację zapisu można zrobić z poziomu listy pracowników za pomocą klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub klikając ikonę . – Domyślne przypisywanie opisu analitycznego (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na przypisywanie opisu analitycznego dla zaznaczonych pracowników.   – Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. – Import e-Zwolnień z PUE – narzędzie umożliwiające import e-zwolnień pracowników z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE.   – e-Teczka –  pozwala na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Użytkownik może dodawać dokumenty do e-Teczki pracownika oraz w prosty sposób je przeglądać. [/version] – Przenoszenie danych – narzędzie pozwalające na eksport lub import danych kadrowych i płacowych  pracownika. Po rozwinięciu dostępne są opcje: Zapisy, Preliminarz, Eksport GUS Z-12, Archiwizacja wypłat.

• sygnaturę akt,
• datę dostarczenia decyzji,
• komornika, dla którego ma być wygenerowana płatność. Komorników wybiera się spośród kontrahentów, którzy mają zaznaczony parametr Komornik na formularzu kontrahenta. Jeśli na formularzu komornika ustawiona jest forma płatności przelew dodatkowo na formularzu zajęcia pojawia się bank i numer rachunku, jeśli wskazana jest gotówka pole bank jest nieaktywne.
• Typ składnika, jaki ma być generowany w wypłacie, jako spłata do danego obciążenia. Aby dany typ wypłaty był dostępny na formularzu zajęcia wynagrodzenia w jego Konfiguracji musi być zaznaczony parametr Zajęcie wynagrodzenia i dodatkowo musi być on przypięty do grupy ograniczeń potrąceń.
• Okres, w którym ma być naliczane dane potrącenie.
• Kwotę miesięczną lub całkowitą wartość potracenia. Jeśli do danego obciążenia są już naliczone jakiekolwiek spłaty nie można edytować pola z rodzajem zajęcia.

Zajęcia wynagrodzeń naliczane są zawsze w wypłatach etatowych. Dodatkowo można naliczyć je na listach płac typu ‘Inne’. Po naliczeniu wypłaty  innej z dodatkiem należy uruchomić naliczanie zajęcia za pomocą przycisku . Automatycznie zostanie dodane zajęcie wynagrodzenia, które ma przypięte pracownik oraz wyliczona kwota z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z grupy ograniczeń potrąceń. Podczas naliczania kwoty zajęcia wynagrodzenia na liście etatowej oraz innej uwzględniane są wszystkie wypłaty pracownika naliczone na listach płac typu etat, zaliczka brutto, inna wypłata, które są wypłacone w tym samym miesiącu co wypłata, w której jest naliczane zajęcie. Przy ustalaniu maksymalnej kwoty możliwej do potrącenia zostaną uwzględnione elementy z wszystkich wypłat, które nie mają zaznaczony parametr Doliczany po ograniczeniu potrąceń. Dla pożyczek PKZP, kwoty spłat pożyczek będą wpływać na wyliczenie kwoty zajęcia w zależności od ustawienia parametru Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń z poziomu konfiguracji [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry / Spłaty pożyczek ]. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu zostanie wyliczona jedna kwota wolna od potrąceń.   Zajęcia mogą być naliczane także w wypłatach umów cywilnoprawnych, jeśli na formularzu zajęcia zaznaczony jest parametr Egzekucja również z wypłat umów. Przy naliczaniu potrąceń komorniczych w wypłacie umów kwoty obciążeń są ograniczane zgodnie z ustawieniem na formularzu danego zajęcia. użytkownik może ustawić ograniczenie potrącenia z wypłat umów:

• do wysokości kwoty wypłaty,
• do wskazanej kwoty netto wolnej od potrąceń,
• do wskazanego procentu kwoty netto wolnej od potrąceń.
• kwota wolna zależna od czasu pracy.

Od 1 stycznia 2019 r. do wynagrodzenia z umowy zlecenia posiadającego charakter świadczenia powtarzającego się, które służy zapewnieniu utrzymania lub stanowi jedyne źródło dochodu, stosuje się w całości przepisy Kodeksu pracy o granicy potrącenia i kwocie wolnej od potrąceń (art. 87 i 87¹). Parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń  pozwala na wyliczenie maksymalnej wysokości zajęcia zgodnie z ustawieniami wynikający z grupy ograniczeń potrąceń, do której jest przypięte zajęcie pracownika (Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami ZUS – pole Pozostałe wynagrodzenie podlegające egzekucji do % kwoty netto), np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia rozliczanego za pomocą typu składnika, który jest przypięty do grupy ograniczeń z innych tytułów zajęcie zostanie pobrane w wysokości maksymalnie do 50% kwoty netto wypłaty umowy. Jeśli podczas wyliczania zajęć dla zleceniobiorców chcemy oprócz ograniczenia maksymalnej kwoty do potrącenia zastosować także kwotę wolną należy ustawić odpowiednią opcję w polu Ograniczenie potrącenia. Opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy pozwala na zastosowanie kwoty wolnej podczas wyliczania zajęć wynagrodzenia dla zleceniobiorców zgodnie ze stanowiskiem resortu sprawiedliwości. Kwota wolna wyliczana jest następująco:

• ustalenie wymiaru czasu pracy zleceniobiorcy – czas pracy wynikający z umowy przyrównujemy do normy czasu pracy w danym miesiącu dla pracownika zatrudnionego na pełnym etacie. Czas pracy pobierany jest z zestawienia czasu pracy lub kalendarza (nie)obecności w zależności od ustawienia parametru Czas pracy dla umowy pobierać. Jeśli pracownik nie ma umowy rozliczanej godzinowo do wyliczeń przyjmowany jest czas pracy dla całego etatu niezależnie od okresu, na który zawarta jest umowa. W przypadku zleceniobiorcy kwoty wolne od potrąceń ulegają obniżeniu jak przy zatrudnieniu niepełnoetatowym – zgodnie z art. 87¹ 2 Kodeksu pracy, a zatem  jeśli w danym miesiącu wykonawca zlecenia przepracował część miesiąca a przez to mniej godzin niż wynosi nominalny czas pracy przewidziany dla pracownika pełnoetatowego, kwoty wolne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu tak jak przy zatrudnieniu na część etatu.
• ustalenie minimalnego wynagrodzenia dla wyliczonego wymiaru etatu;
• ustalenie kwoty wolnej – wyliczenie kwoty netto od ustalonej kwoty minimalnego wynagrodzenie w poprzednim punkcie. Kwota netto wyliczana jest przy zastosowaniu takich samych ustawień dotyczących składek i podatku jak umowa cywilnoprawna, którą ma pracownik.

Przykład

Zleceniobiorca w lutym 2021r. ma umowę zlecenie – 2000 zł. Jest zgłoszony do wszystkich ubezpieczeń ZUS. Przepracował 80 godz. Ma zajęcie wynagrodzenia z innych tytułów w kwocie 5000 zł. Norma czasu pracy dla lutego 2021 dla pracownika etatowego wynosi 160 godzin. Na formularzu zajęcia wynagrodzenia pracownika zaznaczony jest parametr Procent wynagrodzenia podlegającego egzekucji zgodnie z ustawieniami grupy ograniczeń potrąceń oraz w polu Ograniczenie potrącenia ustawiona opcja Kwota wolna zależna od czasu pracy Pracownik ma w wypłacie naliczone wynagrodzenie brutto w kwocie 2000 zł. Kwota netto wypłaty wynosi 1469,48 zł. Zgodnie z grupą ograniczeń potrąceń maksymalnie można potrącić do 50% kwoty netto umowy, czyli kwotę 734, 74 zł (50%*1469,48 zł). Sprawdzamy czy po potrąceniu kwoty 734,74 zł pracownik będzie miał zapewnioną kwotę netto. Kwota wolna zostanie wyliczona następująco:

• 80 godz./160 godz. =0,50 etatu – wymiar etatu zleceniobiorcy,
• 2800 zł * 0,50 etatu = 1400 zł,
• 1400 zł – 191,94 (skł. społeczne) – 71,00 (zaliczka podatku) – 108,73 (skł. zdrow.) = 1028,33 zł

Kwota wolna wynosi 1028,33 zł. 734,74 zł (1469,48 – 734,74) <1028,33 zł – nie można potrącić 50% kwoty netto, ponieważ nie zostanie zachowana kwota netto. Zleceniobiorca będzie miał naliczone zajęcie w kwocie 441,15zł (1469,48-441,15 =1028,33 zł).

W przypadku generowania w wypłatach spłat obciążeń komorniczych, które zostały zadeklarowane w kadrach, jako kwota całkowita zadłużenia do spłaty, w wypłacie kontrolowana jest całkowita kwota spłaty i po spłaceniu całego zadłużenia potrącenia automatycznie przestają się naliczać. Spłaty do zajęć zadeklarowanych w kwocie miesięcznej, są naliczane bez względu na to, jaka jest suma dotychczasowych spłat. Zaznaczenie parametru Spłacone w całości na formularzu zajęcia, spowoduje że nie będą już generowane spłaty do danego zajęcia. Spłaty nie będą również generowane dla zajęć oznaczonych jako Nieaktywne. W przypadku, gdy pracownik ma więcej niż jedno zajęcie podlegające egzekucji z wypłaty, kolejność ich naliczania wynika z kolejności zadeklarowanej w Grupach ograniczeń potrąceń w konfiguracji dla poszczególnych typów potrąceń. Jeśli dodatkowo więcej niż jedno zajęcie pracownika ma przypisany ten sam typ wypłaty, to o kolejności liczenia spłat zajęć o tym samym typie wypłaty, decyduje wartość ustawiona w polu Priorytet na zajęciu – im niższy priorytet, tym wcześniej liczone jest potrącenie do danego zajęcia. Podczas naliczania wypłaty z zajęciem wynagrodzenia, automatycznie tworzone są dwie grupy płatności. Jedna z tytułu wynagrodzenia dla pracownika i druga z tytułu zajęć wynagrodzenia dla komorników. Dla każdej spłaty zajęcia wynagrodzenia zapisanej w wypłacie, tworzona jest oddzielna płatność dla komornika, na kwotę odpowiadająca wartości potrącenia w wypłacie. W przypadku, gdy płatność dla komornika jest generowana, jako przelew w opisie do banku znajduje się informacja o typie składnika, imieniu i nazwisku pracownika oraz sygnaturze akt. Płatności dla komornika nie podlegają ręcznej edycji z poziomu wypłaty pracownika – ewentualne modyfikacje mogą być wykonane tylko bezpośrednio na zdarzeniu kasowo-bankowym w Preliminarzu płatności w module Kasa/Bank.

Uwaga

W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia, wprowadzono możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej. Płatności z tytułu zajęć komorniczych dotyczące wypłat korygujących automatycznie otrzymują status Nie podlega rozliczeniu. W wypłacie jest możliwość przeliczenia wyliczonej kwoty potrącenia komorniczego pracownika po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku dostępnego na zakładce [Elementy wypłaty] w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju etat oraz inna wypłata dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.

Kwota aktualnego zadłużenia (kwota pozostająca do spłaty), związanego z poszczególnymi odnotowanymi u pracownika obciążeniami komorniczymi, jest widoczna na liście zajęć wynagrodzenia pracownika, a łączna spłacona kwota jest widoczna na formularzu danego zajęcia wynagrodzenia pracownika w kadrach.

• flaga,
• tekst,
• liczba,
• lista (zamknięta, otwarta),
• adres URL,
• zapytanie SQL.

Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu. Lista atrybutów pracownika  pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:

• nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
• i jego aktualną wartość. 

Uwaga

Mechanizm liczenia stażu w programie Comarch ERP Optima jest następujący:

• sprawdzana jest liczba pełnych lat (pełny rok to okres od 1.stycznia do 31.grudnia),
• sprawdzana jest liczba pełnych miesięcy z niepełnych lat (pełny miesiąc to okres od 1-go do ostatniego dnia kalendarzowego danego miesiąca),
• sprawdzana jest liczba dni z niepełnych miesięcy,
• jeśli liczba dni wynosi co najmniej 30, to każde 30 dni jest przeliczane na pełny miesiąc i dodawane do liczby miesięcy,

jeśli liczba miesięcy po doliczeniu miesięcy wynikających z przeliczenia dni wynosi co najmniej 12, to każde 12 miesięcy jest przeliczane na pełny rok i dodawane do liczby lat.

Przykład

Staż wyliczony na podstawie zatrudnienia od 2012-01-14 do 2015-05-20 wynosi: Pełne lata = 2 (lata 2013 i 2014) Pełne miesiące = 15 (luty’2012-grudzień’2012 oraz styczeń’2015-kwiecień’2015) Dni = 38 (18 dni ze stycznia’2012 oraz 20 dni z maja’2015) Liczba dni >= 30, więc następuje przeliczenie dni na pełne miesiące: 38 dni = 1 miesiąc i 8 dni Liczba dni pozostała po przeliczeniu na miesiące = 8 Liczba pełnych miesięcy zwiększona o miesiąc wynikający z przeliczenia dni = 16 miesięcy Liczba miesięcy >= 12 więc następuje przeliczenie miesięcy na pełne lata: 16 miesięcy = 1 rok i 4 miesiące Liczba miesięcy pozostała po przeliczeniu na lata = 4 Liczba pełnych lat zwiększona o rok wynikający z przeliczenia miesięcy = 3 Czyli staż za ten okres wynosi 3 lata, 4 miesiące i 8 dni

W programie wprowadzony jest mechanizm umożliwiający wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia. W konfiguracji firmy [Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry / Dane kadrowe i deklaracje ] znajduje się parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy. Gdy parametr jest zaznaczony podczas wyliczania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy będzie wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców (na podstawie dat 'od’ 'do” w formularzu historii zatrudnienia) oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy. Przy wyliczaniu stażu pracy, biorąc pod uwagę historię wykształcenia, staż pracy wynikający z historii wykształcenia uwzględniamy zawsze w całości dlatego, jeżeli okres nauki pokrywa się w całości z okresem zatrudnienia to wliczany jest tylko staż wynikający z nauki. Natomiast jeżeli okres pracy pokrywa się w części z okresem nauki – przyjmowany jest staż pracy z historii wykształcenia w całości oraz część okresu pracy, która przypada przed lub po okresie nauki.  Jeżeli w historii wykształcenia użytkownik uzupełnił jedynie liczbę lat stażu bez podawania okresu nauki, nie jest sprawdzane czy okres nauki pokrywa się z okresem pracy i wliczany jest staż pracy wynikający z ukończonej szkoły oraz pełny okres zatrudnienia. Jeśli pracownik w kilku szkołach ma oznaczone, że powinny być wliczane do stażu pracy zostanie uwzględniona jedynie ta, której staż pracy w niej wprowadzony jest największy.

Wskazówka

Jeśli parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o nakładające się okresy nauki i pracy jest zaznaczony to staż pracy wynikający z danej pozycji historii zatrudnienia obliczany jest na podstawie dat ‘od’ ‘do’ wpisanych w okresie pracy danej pozycji historii zatrudnienia. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to staż pracy wyliczany jest na podstawie liczby lat, miesięcy i dni wpisanych w sekcji ‘Staż pracy’ danej pozycji historii zatrudnienia.

W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się. Jeśli pracownik ma wprowadzony w historii zatrudnienia zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy jest on wliczany do stażu bez sprawdzania okresów pokrywających się. Staż pracy korygowany jest także o nieobecności, które pomniejszają staż pracy np. urlop bezpłatny wprowadzony w okresie zatrudnienia w naszej firmie oraz o okresy niewliczane do stażu pracy wprowadzone w historii zatrudnienia. W polu Staż pracy (skorygowany), wyświetlany jest sumaryczny staż pracy w oparciu o odnotowane okresy pracy od-do historii zatrudnienia pracownika w poprzednich firmach, skorygowany o pokrywające się okresy pracy. W polu ‘Staż pracy (skorygowany) wyświetlany jest sumaryczny staż pracy z uwzględnieniem tylko nakładających się okresów pracy, bez uwzględnienia historii wykształcenia . Pole Rodzaj stażu pozwala na doprecyzowanie jaki to był staż, np. że była to praca w warunkach szkodliwych. (W sprywatyzowanych przedsiębiorstwach zdarza się, że wypłacane dodatki zależne są od rodzaju stażu. W module Płace i Kadry Plus w algorytmie 12 można zdefiniować wzór z wykorzystaniem rodzaj stażu). W wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry, na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach. Parametr istotny przy pracownikach wieloetatowych (funkcja dostępna w Płace i Kadry Plus). W wersji podstawowej programu może posłużyć do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:

• Przy drukowaniu raportu Staż pracy – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
• Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do Stażu w firmie, a niedoliczony do Stażu poza firmą (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 3 i funkcją Staz() stosowaną w typach wypłat według algorytmu 12.

Akord progresywny polega na zadeklarowaniu kilku stawek w zależności od progów progresji. Progi progresji dla przykładów rozliczeń akordu:

• powyżej 0,0000 sztuk – 1 zł,
• powyżej 100,0000 – 1,50 zł,
• powyżej 300,000 sztuk – 2 zł.

Przykład

Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 50 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 50 sztuk x 1 zł = 50,00 zł

Przykład

Pracownik w ciągu miesiąca wykonał 350 sztuk figurek świątecznych. Rozliczenie akordu: 100 sztuk x 1 zł = 100 zł; 200 sztuk x 1,50 = 300 zł; 50 sztuk x 2 zł = 100 zł 100 zł + 300 zł + 100 zł = 500 zł

Przykład

W Konfiguracji akordu możemy zaznaczyć liczenie wartości akordu ‘według stawki dla najwyższego osiągniętego progu’. Akord progresywny wg stawki dla najwyższego osiągniętego progu polega na tym, że po przekroczeniu pewnej ilości wykonanych jednostek pracownik wynagradzany jest według najwyższej stawki. Zaznaczenie takiej opcji w konfiguracji akordu progresywnego spowoduje, że pracownik, który wykonał 350 sztuk figurek świątecznych za każdą z nich dostanie 2 zł: Rozliczenie akordu: 350 sztuk x 2 zł = 700 zł 

Akord grupowy polega na wyliczeniu „udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału: to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika. W szczególnych przypadkach dla stawki i/lub czasu może być przyjęta domyślna wartość = 1, zamiast wartości pochodzących z tych pól:

• jeśli w akordzie wyłączono przeliczenie proporcjonalne wg stawki zaszeregowania, to dla parametru odpowiadającego stawce przyjmujemy wartość 1, żeby nie miała wpływy na kwotę,
• jeśli wyłączono zależność kwoty od czasu przepracowanego w danym akordzie, to zamiast odnotowanego czasu należy przyjąć wartość – by nie wpływała na wynik.

Przykład rozliczenia akordu grupowego znajdziecie Państwo w rozdziale Płace – scenariusze. Okres wykonywania akordu – wypełnienie daty rozpoczęcia wykonywania akordu jest obowiązkowe, natomiast przy akordach przyznanych na czas nieokreślony pole z datą zakończenia wykonywania akordu może pozostać puste. Stawka – pole to możliwe jest do edycji w przypadku akordu prostego. Jednostka – pole wyświetlane informacyjnie, typ jednostki (np. sztuka) pobierany z Konfiguracji akordu. Lista wartości – zapis wykonania akordu za poszczególne miesiące, mieszczące się w okresie trwania akordu. Odnotowujemy rok, miesiąc wykonania akordu oraz w zależności od typu akordu: czas, ilość i kwotę całościową akordu. Rozliczenie proporcjonalne do stawki zaszeregowania – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający podczas wyliczeń stawkę zaszeregowania pracownika. Współczynnik proporcjonalności – parametr służący do wyliczenia akordu grupowego, uwzględniający wielkość udziału pracownika w kwocie całościowej akordu grupowego. Podczas zatwierdzania listy wykonywanych akordów wpływających na czas pracy program informuje o wykonywaniu modyfikacji kalendarza lub zestawienia czasu pracy za konkretny miesiąc. Modyfikacja polega na wprowadzeniu lub zmianie strefy akordowej na kalendarzu/zestawieniu pracownika. Program modyfikuje tylko te akordy, które zostały zarejestrowane za miesiąc zgodny z datą na liście akordów. Jeżeli liczba godzin wpisanego akordu jest wyższa od planu pracy za konkretny miesiąc, to program informuje o konieczności dokonania ręcznej korekty zapisów w kalendarzu pracownika. Jeżeli ilość wpisanego akordu nie obejmuje pełnych dni pracy, a wcześniej na kalendarzu pracownika naniesiony był opis analityczny, to po uzupełnieniu akordu na ostatnim niepełnym dniu opis należy poprawić ręcznie. Kwota akordu grupowego – operacje seryjne – funkcja pozwala na wpisanie kwoty całościowej akordu grupowego w jednym wspólnym okienku, bez konieczności odnotowywania na każdym pracowniku. Operacja wykonywana jest dla zaznaczonych pracowników. Zapisanie kwoty akordu wraz z wyliczeniem odpowiedniego udziału nastąpi dla pracowników, którzy mają przypisany dany typ akordu i jego wykonanie w godzinach na dany miesiąc. Aby prawidłowo zaimportować akord grupowy z arkusza MS Excel należy:

• wyeksportować do arkusza akordy, dla których dla danego miesiąca nie odnotowano czasu wykonania,
• uzupełnić w arkuszu *.xls czas wykonania dla poszczególnych pracowników z akordem grupowym (nie trzeba im dopisywać kwot i udziałów),
• zaimportować arkusz,
• wprowadzić kwotę 'do podziału’ dla akordu grupowego operacją seryjną (dopiszą się kwoty i udziały dla poszczególnych pracowników).  

W wypłacie etatowej pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą na część etatu są naliczane dwa wynagrodzenia zasadnicze za ten sam okres:

• Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (praca.pdst) – wynagrodzenie za czas pracy wyliczone według stawki i planu pracy odpowiedniego dla pracy na część etatu, skorygowane o ewentualne nieobecności i odchyłki,
• Wynagrodzenie zasadnicze /mies. (rodzic) (praca.pdst) bądź Wynagrodzenie zasadnicze /godz. (rodzic)(praca.pdst) – wynagrodzenie zasadnicze za okres łączenia  pracy z urlopem rodzicielskim wyliczone według stawki i planu pracy dla etatu podstawowego pomniejszone za czas urlopu rodzicielskiego.

 

W elemencie wypłaty zasiłek macierzyński (rodzicielski) wypłacanym za okres pracy na część etatu w polu Podstawa zapisywana jest informacja o podstawie zasiłku, jaka była wyliczona przed odnotowaniem łączenia pracy z rodzicielskim, a w polu Podstawa składek E/R podstawa odpowiednio przeliczona do wymiaru etatu podstawowego i pomniejszonego.  Kwota zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego) jest wyliczana przy uwzględnieniu podstawy składek E/R. Kwota zapisana w polu Podstawa będzie uwzględniana przy wyliczaniu zasiłków po zakończeniu okresu łączenia pracy na część etatu z urlopem rodzicielskim. Jeśli pracownik będzie miał nieobecność typu zwolnienie ZUS w trakcie pracy na część etatu, podstawa zasiłku zostanie wyliczona ze średniej z wypłat z okresu pełnych miesięcy łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Podstawa z tego zasiłku będzie przepisywana tylko do kolejnych zasiłków innych niż macierzyński przypadających w okresie łączenia pracy z urlopem rodzicielskim. Przy rozliczaniu urlopów wypoczynkowych i innych płatnych nieobecności, poza nieobecnościami typu ZUS, uwzględniany jest czas pracy wynikający z pomniejszonego wymiaru etatu. Przy wyliczaniu dodatkowych elementów wynagrodzenia uwzględniany jest czas pracy dotyczący pracy na część etatu. Dodatki są automatycznie korygowane o nieobecności inne niż urlop macierzyński dodatkowy/urlop rodzicielski, które mają zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Funkcja Nieobec() wykorzystywana w algorytmie 12 nie zlicza nieobecności mających zaznaczony parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Deklaracje ZUS i PFRON Pracownik łączący pracę z rodzicielskim jest wykazywany na dwóch raportach RCA:

• z kodem 1240 i składkami od zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego),
• z kodem pracowniczym i składkami oraz wymiarem etatu pomniejszonym.

• Dodatkowe dane kadrowe – adresy: zamieszkania i do korespondencji, wykazywane są na deklaracji zgłoszeniowej pracownika, wypełniane jedynie wówczas, gdy różnią się od adresu zameldowania wprowadzonego na zakładce [Ogólne] formularza pracownika. Adres zamieszkania jest wykazywany na deklaracjach PIT pracownika, jeśli na formularzu pracownika na zakładce [Nr ident./podatki] zaznaczony jest parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT. Dodatkowe dane adresowe związane z pracownikiem np. telefon dodatkowy, faks, adres strony www, i dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. Zakładka ta pozwala na odnotowanie danych związanych ze służbą wojskową, m.in.: stosunek do służby wojskowej, stopień, specjalność, przynależność do WKU, nr książeczki wojskowej i przydział.
• Zdjęcie pracownika – umożliwia podpięcie zdjęcia pracownika.
• Usuń zdjęcie pracownika – po wybraniu tej opcji pojawi się komunikat Czy chcesz usunąć zdjęcie pracownika? z domyślnie podświetloną odpowiedzią NIE. Odpowiedź TAK – usuwa zdjęcie.