Comarch ERP Optima Przypominacz to program zewnętrzny, który sprawdza zadania (zwykłe i cykliczne) oraz faktury cykliczne dla operatora bezpośrednio w bazie danych i niezależnie od operacji przeprowadzanych w samym programie wyświetla informacje o zbliżających się terminach.
W programie wyświetlane są również przypomnienia dla zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz przypomnienia dla poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.
Uwaga
Do uruchomienia aplikacji Comarch ERP Optima Przypominacz nie jest wymagana dodatkowa licencja.
Uruchomienie programu
Działanie funkcji oparte jest o program zewnętrzny. W związku z czym w Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przypomnienie należy zaznaczyć parametr: Uruchamiaj Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego.
Jeśli parametr jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie.
Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, pojawia się ikona w pasku zadań. Po jej „kliknięciu” wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Dodatkowo w momencie, gdy na liście pojawi się nowe zadanie – w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja. Po pojawieniu się przypomnienia w prawym dolnym rogu ekranu nie zniknie ono od razu. Użytkownik może je zamknąć klikając w przycisk na okienku powiadomienia. Jeśli nie zamknie okna, zniknie ono dopiero po godzinie.
Bazy danych operatora
Comarch ERP Optima Przypominacz może gromadzić zadania z wielu baz danych. W Konfiguracji programu na karcie operatora na zakładce [Bazy], należy zaznaczyć bazy, z jakich dla danego operatora mają być „ściągane” zadania do Comarch ERP Optima Przypominacz.
Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:
Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych
Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona.
Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.
Termin i czas przypomnienia
Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.
Zaznaczenie przypomnienia na formularzu zadania
Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.).
W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.Zaznaczanie przypomnienia na czynności zlecenia serwisowego
W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu anastępnie parametr przypomnienie.Zaznaczanie przypomnienia dla poszczególnego etapu
Wyświetlanie przypomnienia
Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.
Okno przypomnienia o zadaniu
Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:
temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
podmiot.
Dostępne parametry do zaznaczenia:
aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.
Ponadto:
otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.
Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:
Opiekunem jest zalogowany operator,
Zadania są niezakończone,
Zadania mają zaznaczone przypomnienie.
Status aktualne/ zaległe jest określany w oparciu o termin rozpoczęcia.
Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:
