Zmiana wynagrodzenia pracownika (stawki zaszeregowania) oraz wymiaru etatu
Zmiana wynagrodzenia zasadniczego to jedna z licznych sytuacji, która powinna mieć swoje odzwierciedlenie w danych kadrowych, a w szczególności w historii pracownika.
Cel ćwiczenia: Dokonanie aktualizacji danych pracownika w zawiązku ze zmianą wymiaru etatu i stawki zaszeregowania.
- Przy zmianie takich danych jak: stawka zaszeregowania, wymiar etatu, przedłużenie umowy o pracę, zmiana adresu oraz zmiany: kalendarza, rodzaju zatrudnienia, zgłoszenia do ubezpieczeń na innym kodzie itp. wymagana jest aktualizacja zapisu
, czyli uzupełnienie historii pracownika o nowe dane historyczne.
- Na Liście pracowników ustawiamy kursor na nazwisku wybranego pracownika Jan Kowalski i kombinacją klawiszy <Ctrl>+<Insert> bądź przyciskiem Aktualizacja zapisu uruchamiamy aktualizację (Data aktualizacji, w którym określamy datę, od której będzie obowiązywać zmiana na pracowniku - podpowiada się data zgodna z datą aktualności ustawioną pod listą pracowników) – w celu wykonania ćwiczenia ustawiamy datę: 1‑go dnia następnego miesiąca.
- Po zaakceptowaniu daty, otwiera się Formularz danych pracownika - data wyświetlana w górnej części zakładki Ogólne informuje nas, od kiedy będą obowiązywać wprowadzone obecnie zmiany.
- Przechodzimy na zakładkę Etat i modyfikujemy pola:
- Wymiar etatu: z 1/1 na 3/4
- Stawka: z 2 400.00 zł / mies. na 1 800.00 zł / mies.
- Zapisujemy Formularz danych pracownika
- Sprawdzamy pod przyciskiem Zapisy historyczne, zachowane poprzednie dane i nowe zmienione poprzez aktualizację zapisu:
- Aktualny od – – (brak daty) Aktualny do: ostatni dzień b. miesiąca
- Aktualny od: pierwszy dzień następnego mies. Aktualny do: – (brak daty)
Dodanie właściciela
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie danych o właścicielu firmy.
- Z menu Ogólne wybieramy Inne/Właściciele i dodajemy (klawiszem <INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem myszy) formularz danych kadrowych właściciela.
- W nowym formularzu uzupełniamy Akronim, Imię i Nazwisko właściciela.
- Akronim: 001/W
- Nazwisko: Nowak
- Imię (pierwsze): Tadeusz
- PESEL, NIP, Adres
- Przechodzimy na zakładkę Etat:
- W polu Data zatrudnienia (data zgłoszenia do ubezpieczeń) wprowadzamy 1-szy dzień bieżącego roku
- Jako Rodzaj zatrudnienia wybieramy ze słownika Właściciel
- Zaznaczamy opcję Dochód deklarowany (składki będą płacone od dochodu deklarowanego) – w polu Stawka pojawia się kwota podstawy składek społecznych
- Zaznaczamy opcję Indywidualny procent wypadkowego i wpisujemy wartość 1,80%. Dodatkowo na formularzu urzędu ZUS należy uzupełnić informację o numerze indywidualnego rachunku składkowego, na który mają być pzrelewane składki ZUS tego właściciela.
- Przechodzimy na zakładkę Ubezpieczenie (etat), aby uzupełnić informacje o ubezpieczeniach:
- Kod tytułu ubezpieczenia 0510 00 – po wybraniu kodu program proponuje objęcie pracownika obowiązkowymi ubezpieczeniami i dobrowolną składką chorobową oraz daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z odnotowaną datą zatrudnienia.
- Zaznaczamy opcję Indywidualna DRA – dla właściciela będziemy sporządzać osobną deklarację
- Zapisujemy kartę właściciela
Ustalamy schemat płatności gotówka/ROR, inny odbiorca płatności, wieloetatowość
Ćwiczenie nr 1
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie informacji o koncie bankowym pracownika, na które będą przekazywane wynagrodzenia.
- Edytujemy Formularz danych personalnych pracownika (Jan Kowalski).
- Wybieramy przycisk Schemat płatności
.
- W polu „Forma płatności” zmieniamy na przelew
- Domyślnie odbiorcą płatności jest sam pracownik, dlatego w polu Pracownik wyświetla się jego Akronim
- Z listy słownikowej wybieramy bank PKO o numerze rozliczeniowym 10202906
- Uzupełniamy pełny numer rachunku bankowego pracownika w standardzie IBAN (należy wpisać 16 dowolnych cyfr, po wpisaniu i naciśnięciu klawisza <Tab> zostanie wyliczona cyfra kontrolna)
- W procencie płatności deklarujemy 100%. Cała kwota wynagrodzenia będzie przekazywana na konto bankowe. Zapisujemy formularz płatności i formularz pracownika.
Ćwiczenie nr 2
Cel ćwiczenia: W tym ćwiczeniu opisana jest sytuacja, gdy wynagrodzenie pracownika częściowo będzie wypłacone gotówkę, a częściowo przelewem.
- Edytujemy Formularz danych kadrowych pracownika,
Uwaga
Gdy zmieniamy schemat płatności na inny (na przykład z gotówki na przelew), a są już naliczone wypłaty, to należy wprowadzić taki zapis przez aktualizację.
- Wybieramy Schemat płatności (ikona po prawej stronie okna),
- Dodajemy pierwszą płatność: W polu Forma płatności wybieramy przelew,
- Z listy słownikowej wybieramy bank oraz numer oddziału banku, konto uzupełniamy o numer rachunku bankowego pracownika,
- Deklarowana wysokość przelewu na to konto to 50 %,
- Zaznaczamy parametr Nadwyżki nad zdeklarowane kwoty dodawane do tej płatności. Spowoduje to, że w przypadku, gdy nie będzie możliwości podzielenia wypłaty netto na dwie równe części (kwestia zaokrągleń groszy), nadwyżki zostaną przekazane na to właśnie konto. Np.: kwota. 1.000,33 zł. nie może być podzielona na dwie równe części – w tym przypadku na konto bankowe zostanie przekazana kwota 500,17 zł. a do kasy 500,16 zł.,
- Zapisujemy Formularz płatności.
- Ikoną
dodajemy kolejną formę płatności, tym razem wybierając jako formę płatności – gotówka,
- W procencie płatności deklarujemy 100 % (!). Ponieważ gotówka została zadeklarowana jako druga forma płatności, to wpisane 100% oznacza wielkość, która pozostaje po zrealizowaniu pierwszej płatności (przelew 50%),
- Zapisujemy formularz płatności, listę płatności i formularz danych kadrowych pracownika.
Uwaga
Dla pracownika nie można wskazywać formy płatności, dla której jest ustawiony konkretny płatnik (np. wskazany kontrahent).
Ćwiczenie nr 3
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie informacji o koncie bankowym innego odbiorcy płatności.
Przykładowo 600,00 zł. wynagrodzenia pracownika Zenona Sokołowskiego - jest przekazywane na konto jego córki Elżbiety Sokołowskiej:
- Jeśli Pani Elżbieta nie jest i nigdy nie była pracownikiem firmy w której pracuje Z. Sokołowski, należy ją dodać na Listę pracowników jako niezatrudnioną, tj. wystarczy wpisać imię, nazwisko i akronim. W sytuacji, gdy osoba jest już w bazie nic nie modyfikujemy. (Można ją oznaczyć statusem Archiwalny [v], by nie była widoczna na listach).
- Edytujemy
Formularz danych kadrowych pracownika Z. Sokołowskiego.
- Przechodzimy do Schematu płatności
, dodajemy lub <INS> nową płatność, typ Przelew. z listy wywołanej przyciskiem Pracownik wybieramy E. Sokołowską. Wskazujemy Bank i uzupełniamy numer rachunku. W polu Opis rachunku można wpisać treść np. Alimenty dla córki. Następnie deklarujemy przekazywaną kwotę np. 600,00 zł.
- A Płatność pracownika (przelew) jako 0% dostępnej wartości i zaznaczony parametr Nadwyżki nad zadeklarowane kwoty… [v].
- Zmiany należy zapisać
. Na liście form płatności pojawią się zadeklarowane pozycje.
Automatycznie zostaną przepisane do schematu płatności w wypłacie pracownika i docelowo w zdarzeniach w Preliminarzu płatności (Kasa/Bank).
Wydruk przelewu dla innego Odbiorcy płatności (E. Sokołowskiej) drukujemy z poziomu modułu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po wejściu do zdarzenia. W Preliminarzu płatności, na zakładce [Wg podmiotu], taka płatność będzie widoczna jako płatność dla podmiotu (pracownika) E. Sokołowska wskazanej jako Odbiorca, a nie na liście płatności pracownika, dla którego naliczono wypłatę.
Ćwiczenie nr 4
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie informacji o tym samym koncie bankowym na różnych etatach (wieloetatowość).
Pracownik zatrudniony przykładowo na 2 etatach. Ma naliczone dwie wypłaty zostanie wygenerowany jeden przelew na konto pracownika (całość wynagrodzenia płacone na konto).
- Należy edytować formularz Etatu podstawowego pracownika,
- Wyświetlić Schemat płatności i dodać płatność jako Przelew, wskazujemy Bank i uzupełniamy numer rachunku. W polu Odbiorca płatności domyślnie pojawia się akronim edytowanego pracownika, zapisujemy formularz.
- Następnie edytujemy formularz Etatu dodatkowego pracownika, przechodzimy do schematu płatności,
- Edytujemy
istniejącą płatność typu Gotówka (domyślnie jest dodawana) i zamieniamy ją na typ Przelew, jako Odbiorcę płatności wskazujemy Etat podstawowy (czerwona chorągiewka) tego pracownika. Wybieramy Bank i uzupełniamy numer rachunku zgodny z zapisem w Etacie Można dodatkowo wypełnić Opis rachunku. Pozostawić bez zmian: Przypadająca na tę płatność część z kwoty do wypłaty: 100% dostępnej wartości + kwota 0,00zł i zaznaczony parametr [v] Nadwyżki nad zadeklarowane kwoty dodawane do tej płatności. Następnie zapisujemy formularz.
Płatności generowane automatycznie w wypłatach będą mieć jako podmiot (Odbiorcę) Akronim pracownika przypisany do jego Etatu podstawowego.
Z poziomu Kasa/Bank – Preliminarz płatności/ Preliminarz podmiotu będą widoczne płatności pracownika i można wygenerować zbiorczy przelew. Po wskazaniu etatu podstawowego jako Podmiotu (zakładka [Wg Podmiotu] w Preliminarzu płatności).
Zatrudniamy pracownika etatowego na czas określony
Cel ćwiczenia: Uzupełnienie informacji o etacie pracownika i ubezpieczeniach ZUS.
- W Kadrach wyświetlamy Listę pracowników Bez zatrudnienia i ponownie otwieramy formularz danych kadrowych (Jan Kowalski).
- Przechodzimy na zakładkę Etat w celu odnotowania informacji o zatrudnieniu.
- W polu Data zatrudnienia wprowadzamy 1-szy dzień bieżącego miesiąca.
- Jako Rodzaj umowy wybieramy ze słownika umowę na czas określony
- Wpisujemy Datę zwolnienia na 31 grudnia bieżącego roku
- Stanowisko: Konsultant – uzupełniamy słownik stanowisk o taką pozycję
- Wybieramy z listy własny Kalendarz 35-godzinny (pracownik posiada znaczny stopień niepełnosprawności, więc może pracować tylko 7 godzin dziennie, 35 tygodniowo)
- Podajemy Wymiar etatu 1/1 i Stawkę zaszeregowania w wysokości 2 400.00 zł za miesiąc
- Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu – ustawiamy na 7h (norma dla tego pracownika jest obniżona do 7 godzin dziennie)
- Przechodzimy na zakładkę Ubezpieczenie (etat), aby uzupełnić informacje o ubezpieczeniach pracownika:
- Kod tytułu ubezpieczenia 0110 – dwie dodatkowe cyfry (ustalone prawo do emerytury lub renty i kod stopnia niepełnosprawności) są automatycznie dopisywane na podstawie informacji wprowadzonych na zakładce Ubezpieczenie cd. Jeśli poprawnie wykonaliśmy to pełny kod tytułu ubezpieczenia jest wyświetlany jako 0110 23.
- Po wybraniu kodu program proponuje objęcie pracownika obowiązkowymi ubezpieczeniami i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z odnotowaną datą zatrudnienia.
- Akceptujemy formularz pracownika (uzupełniony o dane etatowe) i na Liście pracowników widzimy go na listach: Wszyscy i Etat
- Nie widzimy go już na listach: Bez zatrudnienia i Umowa
Dodanie pracownika na listę
Cel ćwiczenia: Dodanie nowej osoby do listy pracowników.
- Z menu Płace i Kadry wybieramy opcję Nowy pracownik.
- W nowym formularzu uzupełniamy wymagane pola: Akronim, Imię i Nazwisko
- Akronim: 005/E
- Nazwisko: Kowalski
- Imię (pierwsze): Jan
- Zapisujemy te podstawowe informacje.
- W Kadrach wyświetlamy Listę pracowników Wszyscy. Dodany pracownik pojawia się na liście osób. Aby uzupełnić dane osobowe pracownika otwieramy formularz za pomocą ikony lupy.
- Uzupełniamy pola dotyczące adresu:
- Województwo: małopolskie (wybór z zamkniętej listy)
- Miejscowość: Kraków (uzupełniamy wywołany słownik o taką pozycję)
- Powiat/gmina: Kraków
- Adres: 31-100 Kraków, ul. Szeroka 12
- Poczta: Kraków (korzystamy ze słownika)
- Zakładka Nr ident./podatki
- Wprowadzamy podwyższone koszty uzyskania przychodu – Pod przyciskiem „koszty uzyskania z tytułu” wybieramy pozycję 3.
- „Zerujemy” pracownikowi mnożnik ulgi podatkowej (jest rencistą)
- Przypisujemy mu Urząd Skarbowy Kraków – Stare Miasto (wybierając z listy urzędów)
- Zakładka Ubezpieczenie cd używając kodów z dostępnych słowników zaznaczamy, że pracownik:
- Ma przyznane prawo do renty (kod-2)
- Posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (kod-3)
- Zapisujemy formularz pracownika
Przypięcie potrącenia składki PZU
Cel ćwiczenia: Uzupełnienie listy dodatkowych elementów wynagrodzenia o dodatek typu potrącenie.
- Zatrudnionemu pracownikowi oprócz wynagrodzenia zasadniczego będziemy, co miesiąc potrącać z wypłaty składkę PZU. W tym celu w Kadrach podświetlamy wybranego pracownika (Jan Kowalski).
- Na dole okna naciskamy przycisk Dodatkowe elementy wynagrodzenia – wyświetli się lista dodatków na której dodajemy kolejne elementy wynagrodzenia o stałym charakterze.
- Jako Typ składnika wybieramy zdefiniowaną wcześniej Składkę PZU
- Wprowadzamy informacje o okresie, w jakim potrącenie będzie pobierane z wypłaty pracownika: Od: 1-szy dzień miesiąca z daty zatrudnienia daty Do nie wypełniamy
- Zapisujemy formularz dodatku i listę dodatkowych elementów.
Dodanie osoby współpracującej rozliczanej razem z właścicielem
Aby wpisać do bazy
osobę współpracującą należy:
- wejść w Kadry i wyświetlić listę Właściciele,
- kliknąć przycisk Dodaj – (ikona plusa ) lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem mysz) – otworzy się Formularz danych kadrowych pracownika,
- wprowadzić wszystkie dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres,
- na zakładce [Etat] uzupełnić datę zatrudnienia zgodną z datą zgłoszenia do ubezpieczeń, w polu Rodzaj zatrudnienia wybrać Osoba współpracująca, należy określić podstawę wymiaru składek ZUS, albo zaznaczyć parametr Dochód deklarowany. Można również wpisać Stawkę zaszeregowania. Należy przy tym pamiętać, że kwota ta nie może być mniejsza od minimalnego dochodu deklarowanego, który stanowi 60% przeciętnego wynagrodzenia. Obowiązek sprawdzania tej kwoty spoczywa na użytkowniku systemu,
Uwaga
Jeśli składki na ubezpieczenie mają być opłacane na preferencyjnych warunkach, tj. od podstawy 30% z minimalnej płacy, należy samodzielnie obliczyć kwotę i wpisać w polu Stawka zaszeregowania.
- pole zdrow.mnożnik powinien zostać bez zmian (wartość 1),
- w sytuacji, gdy właściciel przesyła do ZUS za siebie i osobę współpracującą indywidualną deklarację ZUS DRA musi ustawić pole Indywidualny procent wypad. i wpisać stopę procentową składki taką jak na formularzu danych kadrowych właściciela,
- na zakładce [Etat / Ubezpieczenia] należy wpisać kod ubezpieczenia. Po wciśnięciu przycisku Kod wyświetlona zostanie lista dostępnych kodów, ale tylko dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Po wybraniu kodu zaproponują się zgłoszenia do ubezpieczeń. Jest to tylko propozycja programu, którą należy przystosować do faktycznej sytuacji,
- na samym dole okna znajdują się pola pozwalające określić sposób późniejszego rozliczania osoby współpracującej. Nie uzupełniamy ich jeśli cała firma (pracownicy, właściciel, osoby współpracujące) rozliczana jest na jednej deklaracji DRA. W celu wspólnego rozliczania właściciela i związanych z nim osób współpracujących należy w pole Na DRA rozliczać z wybrać właściciela
Uwaga
Wybrany właściciel musi mieć zaznaczone Indywidualne DRA. W przypadku wybrania właściciela, który nie ma włączonego tego parametru, osoba współpracująca nie pojawi się na deklaracjach rozliczeniowych.
Po uzupełnieniu wszystkich danych wciśnięcie przycisku
powoduje dopisanie osoby współpracującej na listę właścicieli.
Przyznanie premii procentowej
Jeśli jest to premia stała tzn. będzie ona wypłacana regularnie przez dłuższy czas, należy ten fakt odnotować w danych pracownika.
Cel ćwiczenia: Uzupełnienie listy dodatkowych elementów wynagrodzenia o dodatek typu premia.
- Zatrudnionemu pracownikowi oprócz wynagrodzenia zasadniczego będziemy, co miesiąc wypłacać premię procentową na osobnej liście INNA. W tym celu w Kadrach (Płace i Kadry/ Kadry) podświetlamy wybranego pracownika (np. Jan Kowalski).
- Na dole okna naciskamy przycisk Dodatkowe elementy wynagrodzenia
- wyświetli się lista dodatków na której dodajemy kolejne elementy wynagrodzenia o stałym charakterze.
- W celu wprowadzenia na listę nowego elementu wciskamy przycisk Dodaj (klawisz <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem myszy).
- Jako Typ składnika wybieramy zdefiniowaną wcześniej Premię procentową
- Wprowadzamy informacje o okresie, w jakim dodatek przysługuje pracownikowi: Od: 1-szy dzień miesiąca z daty zatrudnienia daty Do nie wypełniamy – dodatek będzie wypłacany przez cały czas
- Wartość dodatku będzie wyliczana na wypłacie jako procent wynagrodzenia nominalnego
- W polu Symbol listy płac wybieramy „I” – Inna wypłata
- Zapisujemy formularz dodatku i listę dodatkowych elementów.
https://www.youtube.com/watch?v=fItyK1b1o_w
Wynagrodzenie zasadnicze/mies., a pomniejszanie o nieobecności
Obowiązują dwie metody obliczania wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w stawce miesięcznej w przypadku przepracowania części miesiąca, uzależnione od rodzaju nieobecności w pracy. Określają je przepisy Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. W sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz.U. z 2003r., nr 230, poz.2292).
Metoda 1 – pomniejszenie o 1/30
W przypadku nieobecności spowodowanej chorobą lub innej nieobecności, za okres której przysługują świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne za przepracowaną część miesiąca ustala się:
- dzieląc pełne wynagrodzenie przez 30,
- i mnożąc tak otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim,
- następnie odejmując tak obliczone wynagrodzenie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Powyższa metoda jest dostosowana do sposobu obliczania świadczeń za okres tych nieobecności, które wypłaca się za każdy dzień, nie wyłączając niedziel, świąt i dni wolnych od pracy.
Przykład
Pracownik ma ustalone wynagrodzenie zasadnicze/mies. 5000,00zł. W okresie 3 do 8 czerwca 2024r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Nieobecność trwała 6 dni kalendarzowych (proszę nie mylić z dniami roboczymi). Za taką też liczbę dni pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas choroby. Wynagrodzenie za czas przepracowany w czerwcu 2024 zostało obliczone w następujący sposób:
(5000,00 zł : 30dni)* 6 dni = 1000 zł,
5000,00 zł – 1000,00 zł = 4000,00 zł (wynagrodzenie za pracę).
Metoda 2 – pomniejszenie proporcjonalne
Wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne w przypadku innych nieobecności (a także w sytuacji podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca) ustala się przez:
- podzielenie wynagrodzenia zasadniczego/mies. przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- pomnożenie tak otrzymanej kwoty przez liczbę godzin nieprzepracowanych,
- odjęcie tak obliczonej kwoty od wynagrodzenia zasadniczego przysługującego za cały miesiąc.
Przykład
Pracownik , wystąpił z wnioskiem o rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron z dniem 16 marca 2024. Pracownik wykonywał pracę w normach podstawowych od poniedziałku do piątku. Obliczenie wynagrodzenia:
(5000 zł : 168 godz.) x 88 godz. nieprzepracowanych = 2619,05 zł,
5000 zł – 2619,05 zł = 2380,95 zł (wynagrodzenie za pracę).
W przypadku odnotowania w Nieobecnościach absencji w pracy z różnych przyczyn, należy obliczyć pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. stosownie do metody obowiązującej dla poszczególnych rodzajów nieobecności, a następnie odjąć obliczone kwoty pomniejszenia od pełnego wynagrodzenia zasadniczego/mies.
Przykład
Pracownik został przyjęty do pracy 7 czerwca 2024. Pracuje w normach podstawowych od poniedziałku do piątku. Wynagrodzenie zasadnicze/mies. wynosi 5000 zł. W dniu 13.06.2024 pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym. Od 14-23.06.2024 (10 dni kalendarzowych) przebywał na zwolnieniu lekarskim z prawem do wynagrodzenia chorobowego.
Obliczenie wynagrodzenia:
Kwota pomniejszająca wynagrodzenie zasadnicze/mies. za okres nieprzepracowany z tytułu podjęcia pracy w trakcie miesiąca:
(5000 /160 godz.)* 32 godz. = 1000 zł
5000 – 1000= 4000 zł (wynagrodzenie jakie by pracownik osiągnął w czerwcu, gdyby pracował)
Kwota pomniejszająca wynagrodzenie zasadnicze/mies. za okres nieobecności – Urlop wypoczynkowy:(5000 /160 godz.)*8 godz. = 250 zł (pomniejszenie wynagrodzenia o urlop)
Kwota pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. za okres nieprzepracowany z tytułu zwolnienia lekarskiego:
(5000/ 30dni) * 10 dni = 1 666,67 zł.
Obliczenie wynagrodzenia zasadniczego/mies.:
4000 zł - (250 zł + 1666,67 zł) = 2083,33 zł.
W sytuacji, gdy pracownik
nie przepracował ani jednego dnia pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. wygląda następująco:
- Oddzielnie liczone są pomniejszenia proporcjonalne,
- Oddzielnie pomniejszenia o 1/30.
Przy zbiegu nieobecności obu typów (tzn. pomniejszanych o 1/30 i proporcjonalnie np. zwolnienie chorobowe i urlop) suma oddzielnie liczonych pomniejszeń nie zawsze jest równowartością nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas mogą zadziałać dodatkowe mechanizmy korygujące.
Sytuacja 1
Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności przekracza wartość stawki zaszeregowania – tak wyliczone wynagrodzenie zasadnicze byłoby więc kwota ujemną. Wówczas następuje automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności tak, by wynagrodzenie zasadnicze było zerowe (pracownik nie może dopłacać za to, że był nieobecny).
Przykład
Pracownik ma stawkę zaszeregowania 5.000,00zł/mies.
Zwolnienie lekarskie 1-28.01.2024 (28/30)
Urlop wypoczynkowy 29-31.01.2024
Obliczenie wynagrodzenia:
(5.000,00 / 30 dni ) * 28 dni zwolnienia = 4666,67
(5.000,00 / 168 godz. ) * 24 godz. urlopu = 714,28
5.000,00 – (4666,67 + 714,28) = -380,95 daje ujemne wynagrodzenie zasadnicze. W takiej sytuacji, zadziała automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącej ostatniej nieobecności w danym miesiącu nieobecności tak, aby wynagrodzenie zasadnicze/mies. było zerowe 0,00.
Sytuacja 2
W przypadku, gdy pracownik przez wszystkie dni robocze w miesiącu ma wprowadzoną nieobecność wynagrodzenie zasadnicze miesięczne zostanie policzone w kwocie 0,00 zł.
Przykład
Pracownik ma stawkę zaszeregowania 5000,00zł. i odnotowane nieobecności:
Zwolnienie chorobowe 2-30.09.2024
Obliczenie wynagrodzenia:
(5.000,00/30dni) * 30 dni = 4.833,33
5.000,00 – 4.833,33 = 166,67 wynagrodzenie pomniejszone o czas zwolnienia. Pracownik nie przepracował ani godziny w związku z tym suma pomniejszeń w wypłacie jest równa kwocie wynagrodzenia zasadniczego tak aby wynagrodzenie zostało policzone w kwocie 0.00
Analiza podstawy naliczania urlopu i zasiłku
Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej w celu sprawdzenia kwot podstawy naliczania urlopu i zasiłku.
- Edytujemy poprzednią wypłatę dla pracownika Jan Kowalski na liście etatowej. W zakładce Elementy wypłaty przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas urlopu
- Z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) dostępny jest opcja ’Podstawa obliczeniowa’ z której możemy uzyskać informację o wyliczonej stawce za 1 godzinę urlopu ze składników stałych i zmiennych.
- W celu wydrukowania dokładniejszej informacji o okresach i składnikach wliczanych do podstawy urlopowej możemy wybrać wydruk naliczania podstawy urlopu > szczegóły – korzystamy z podglądu wydruku.
- Podobnie edytujemy kolejną wypłatę dla tego samego pracownika, w której przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas choroby za bieżący miesiąc.
Wypłata z rozliczeniem nieobecności z poprzedniego okresu (miesięcy wstecz 1)
Po naliczeniu wypłaty za np. wrzesień pracownik dostarcza nam zwolnienie lekarskie. Co możemy z tym zrobić? Możemy tą nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu (październiku).
Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej za następny miesiąc i rozliczenie na niej zaległej nieobecności – zwolnienia lekarskiego.
- Z menu głównego Płace i Kadry wybieramy Listy płac dodajemy kolejną listę płac etatową za następny miesiąc. W tym celu możemy użyć funkcji kopiowania kombinacją klawiszy <ctrl>+<Insert> lub <ctrl>+<„plus”>.
- W polu Miesięcy wstecz zmieniamy z 0 na: 1 (będziemy rozliczać nieobecność, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie). W polu Opis aktualizujemy dany miesiąc. Zapisujemy formularz nagłówka listy.
- W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy Listę płac o symbolu E za następny miesiąc.
- Podświetlamy pracownika Jan Kowalski i poprzez przycisk Kalendarz wywołujemy kalendarz czasu pracy,
nanosimy nieobecność „Zwolnienie chorobowe” na okres od 30 dnia bieżącego miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.
- Po wprowadzeniu nieobecności naliczamy <plusem> pracownikowi wypłatę – przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i widzimy następujące pozycje:
- Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotę ujemną, jako pomniejszenie za nieobecność z poprzedniego miesiąca, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie
- Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotą dodatnią, po pomniejszeniu za nieobecność z aktualnego miesiąca
- Składka PZU – tylko za aktualny miesiąc
- Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy – pracownik nie posiada jeszcze 30 dni okresu ubezpieczenia chorobowego (jeśli zatrudnienie było w miesiącu, w którym jest 30 dni)
- Wynagrodzenie za czas choroby z podziałem na poszczególne okresy kalendarzowe (jeśli zatrudnienie pracownika było w miesiącu, w którym było 31 dni)
- Spłata zaliczki udzielonej 25 dnia miesiąca przed wypłatą etatową
- Spłata pożyczki (rata kapitałowa) oraz spłata pożyczki (odsetki) pierwsza spłata do pożyczki wypłaconej 25 dnia miesiąca
- Zapisujemy wypłatę
- Z poziomu listy pracowników w kadrach możemy wydrukować „Raport zaliczek” i „Raport pożyczek” (sekcja wydruków płacowych) oraz dodatkowo z formularza pracownika dostępny jest wydruk „Pożyczki pracownika”.
Wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego według stawki zaszeregowania.
Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której pracownik w 31-dniowym miesiącu przez 30 dni przebywał na zwolnieniu ZUS, a jeden dzień pracował. Wynagrodzenie zasadnicze zostanie pomniejszone o 1/30 za każdy dzień zwolnienia chorobowego i naliczy się w kwocie 0 zł. Za jeden dzień pracy pracownikowi należy się wynagrodzenie liczone zgodnie z jego stawką. W programie dostępna jest opcja naliczania wyrównania wynagrodzenia zasadniczego według stawki pracownika w przypadku, gdy wynagrodzenie zasadnicze zostało pomniejszone do zera, w związku z nieobecnościami, a pracownik ma przepracowane godziny w ramach obowiązującej go normy w danym miesiącu. Naliczanie wyrównania wynagrodzenia zasadniczego jest uzależnione od parametru Licz wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego za pracę według stawki zaszeregowania dostępnego z poziomu [Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry/Naliczanie wypłat]. Zaznaczenie parametru spowoduje naliczenie w wypłacie składnika „Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki zaszer.” w oparciu o stawkę pracownika.
Podstawa wymiaru świadczenia z tytułu choroby w pierwszym miesiącu pracy
Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, z zachowaniem prawa do świadczeń z tytułu choroby, to podstawa wymiaru zasiłku chorobowego zostanie wyliczona z elementów z bieżącej wypłaty. Do podstawy zasiłku wliczana jest kwota poszczególnych elementów wypłaty pomniejszona o składki ZUS i odpowiednio przeliczona, w zależności od ustawionego sposobu wliczania danego składnika do podstawy zasiłku:
- nie wliczać – składnik nie jest uwzględniany w podstawie zasiłku,
- wliczać – składnik jest wliczany do podstawy w kwocie faktycznie wypłaconej pomniejszonej o składki ZUS,
- dopełniać wg godzin – wartość elementu wypłaty jest dzielona przez czas pracy w godzinach powiększony o czas urlopów i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w godzinach,
- dopełniać wg dni – wartość elementu wypłaty jest dzielona przez czas pracy w dniach powiększony o czas urlopów i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w dniach,
- wliczać w pełnej wysokości – wartość składnika podstawowego jest dzielona przez czas normatywny pracownika w danym miesiącu wynikający z jego planu pracy, pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona oraz zawężony do okresu zatrudnienia na etat w godzinach i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w godzinach,
- wliczać jak zasadnicze – wartość składnika podstawowego jest dzielona przez czas normatywny pracownika w danym miesiącu wynikający z jego planu pracy, pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona oraz zawężony do okresu zatrudnienia na etat w godzinach i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w godzinach.
Przykład
Pracownik zatrudniony 1 maja 2024 na stawce zaszeregowania 5000,00zł/ miesiąc. Pracownik nie ma żadnych dodatków. Zwolnienie chorobowe 9-14.05.2024 (6 dni).
Przychód pracownika za maj 2024 wyniósł:
5000,00 – [(5000,00/ 30)* 6dni] = 1000,00zł.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:
5000,00 (składnik podstawowy) – 13,71% = 4314,50 zł.
Przykład
Pracownik zatrudniony 1.03.2024, stawka zaszeregowania 5000 zł/miesiąc, na stałe ma przypisaną w dodatkach premię procentową 10 % (algorytm 2 – procent od zasadniczego nominalnego) pomniejszaną proporcjonalnie za zwolnienie chorobowe, wliczana do zasiłku metodą dopełniać wg dni.
Pracownik zgodnie z planem pracy miał przepracować w marcu 21 dni (168 godziny), w okresie 24-31.03.2024 miał zwolnienie chorobowe (8 dni kalend, 5 dni pracy, 40 godz), przepracował 16 dni (128 godz).
Przychód pracownika za marzec 2024:
- wynagrodzenie zasadnicze = 5000,00 (składnik podstawowy = 5000,00, pomniejszenie o 1/30 = -1 333,33),
- premia procentowa = 366,67 (składnik podstawowy = 500, pomniejszenie proporcjonalne = -133,33),
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:
Wynagrodzenie zasadnicze – 4314,50 (5000-13.71%),
Premia procentowa – 415,28(366,67–13.71%=316,40 -> 316,40 /16*21)
Przykład
Pracownik zatrudniony 7.03.2024, stawka zaszeregowania 5000 zł/miesiąc, na stałe ma przypisane w dodatkach:
- dodatek motywacyjny w kwocie 100,00 automatycznie pomniejszany za nieobecności, w tym za zwolnienie chorobowe proporcjonalnie – wliczany do zasiłków metodą wliczać w pełnej wysokości,
- dodatek kasowy w kwocie 100,00 automatycznie pomniejszany za nieobecności, w tym za zwolnienie chorobowe proporcjonalnie – wliczany do zasiłków metodą wliczać jak zasadnicze,
Norma w marcu za cały miesiąc według planu pracy 21 dni (168 godziny), norma zawężona do okresu zatrudnienia 17 dni 136 godz); zwolnienie chorobowe 24-31.03 (8 dni kalend, 5 dni pracy, 40 godz); pracownik przepracował 12 dni = 96 godz.
Przychód pracownika za marzec 2014:
wynagrodzenie zasadnicze = 2 714,29 (
składnik podstawowy = 4047,62
pomniejszenie o 1/30 = -1333,33)
dodatek motywacyjny = 57,14 (składnik podstawowy = 80,95 pomniejszenie proporcjonalne = -23,81),
dodatek kasowy = 57,14 (składnik podstawowy = 80,95 pomniejszenie proporcjonalne = -23,81),
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:
Wynagrodzenie zasadnicze – 4314,50 (5000-13.71%),
Dodatek motywacyjny - 86,29 (80,95 -13.71%=69,85-> 89,5/136*168),
Dodatek kasowy - 86,29 (80,95 -13.71%=69,85-> 89,5/136*168).Wypłata Ekwiwalentu za urlop
Dotyczy wersji: 2018.6.1
Program Comarch ERP Optima automatycznie wylicza Ekwiwalent za niewykorzystany urlop na liście płac rodzaju Etat.
W celu naliczenia ekwiwalentu za urlop należy:
- Uzupełnić datę zwolnienia pracownika,
- Przeliczyć Limit urlopu wypoczynkowego pracownika,
- Zapisać
formularz danych kadrowych pracownika,
- Naliczyć ostatnią wypłatę etatową. Program automatycznie wyliczy ekwiwalent za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
- Wypłatę należy zapisać.
Wskazówka
Standardowo wysokość współczynnika ekwiwalentu jest pobierana jako wskaźnik, który jest zapisany w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia.
Jeśli współczynnik do obliczania ekwiwalentu za urlop jest nieprawidłowy, należy wejść do Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat/ Ekwiwalent za niewykorzystany urlop i sprawdzić czy na zakładce [Ogólne] w polu Współczynnik jest zaznaczony parametr Pobrany z konfiguracji.
Może się również zdarzyć, że użytkownik ma wpisany współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop w typie wypłaty. Wówczas należy wpisać taki jaki obowiązuje w danym roku dla pełnego etatu.
W przypadku gdy w definicji ekwiwalentu jest zaznaczony parametr Wg planu pracy, należy sprawdzić do jakiego kalendarza przypisany jest pracownik (formularz danych kadrowych/ zakładka [Etat – Zatrudnienie], pole Kalendarz). Następnie wejść do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Kalendarze i sprawdzić czy kalendarz jest zdefiniowany na cały rok, czy są wprowadzone wszystkie święta i dni wolne. Jest to konieczne. Program na podstawie poprawnie zdefiniowanego kalendarza oblicza współczynnik.
Wskazówka
Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Z poziomu [Konfiguracja /Firma/ Płace/Parametry/Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop] należy odznaczyć parametr Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika. Parametr domyślnie jest zaznaczony.
Zamykanie list płac
Cel ćwiczenia: Pokazanie mechanizmu zamykania list płac.
- Z menu głównego Płace i Kadry otwieramy okno Listy płac i widzimy, że lista etatowa za bieżący miesiąc jest w kolorze zielonym, czyli jest otwarta. W kolumnie O/Z (Otwarta/Zamknięta) wyświetla się znaczek „wykrzyknika”, co oznacza niegodność statusu listy płac ze statusem wypłat. Przechodząc do wypłat dla tej listy widzimy, że wypłaty są w kolorze czarnym, czyli są zamknięte.
- Aby zamknąć listę płac naciskamy przycisk Zmiana statusu listy płac wybierając opcję Zamknij listę płac.
- Lista płac zmieniła kolor na czarny (brak oznaczenia „wykrzyknikiem”) lub niebieski jeśli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na zakładce [Operacje automatyczne] jest zaznaczony parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań i jest zaznaczona opcja Lista płac.
- Zamkniętą listę płac możemy zaksięgować i dokonać rozliczenia płatności dla pracowników.
Księgowanie listy płac do Księgi Podatkowej (KP)
Cel ćwiczenia: Pokazanie prostego mechanizmu księgowania zamkniętych list płac do KP.
- Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy Listy płac.
- Podświetlamy listę płac etatową za bieżący miesiąc wyświetlaną w kolorze czarnym, czyli zamkniętą.
- Po użyciu ikony księgi pojawi się pytanie: „Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej?” – akceptujemy TAK.
- Lista automatycznie zmienia kolor na niebieski, co oznacza, że jest zaksięgowana.
- Edytujemy tę listę i widzimy w polu: Zapis księgowy z dnia. Dostępny jest przycisk lupy – po jej naciśnięciu przechodzimy do zapisu księgowego w KP.
Wskazówka
Dokumenty mogą być księgowane automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na zakładce [Operacje automatyczne] parametru Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań i wskazaniu rodzajów dokumentów, które mają być automatycznie księgowane.
Wypłata etatowa z rozliczeniem nieobecności i nadgodzin
Cel ćwiczenia: Naliczenie pracownikowi wypłaty z rozliczeniem czasu pracy (nieobecności i nadgodzin).
- Z menu głównego modułu Płace i Kadry wybieramy Wypłaty pracowników.
- Poprzez przycisk Lista płac wybieramy listę o symbolu E za bieżący miesiąc i zawężamy listę do pracowników Bez wypłat.
- Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i ikona plusa uruchamiany proces naliczenia wypłaty.
- Na Formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty isprawdzamy, jakie naliczyły się składniki:
- Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst), a w nim Wynagrodzenie powyżej normy
i Pomniejszenie proporcjonalne z tytułu nieobecności.
- Dopłata do nadgodzin 50%
- Składka PZU
- Wynagrodzenie za czas urlopu
- Na zakładce Podatki sprawdzamy, czy zostały uwzględnione podwyższone koszty uzyskania przychodu oraz brak ulgi podatkowej.
- Na zakładce Ubezpieczenie widzimy podstawy do ubezpieczeń oraz wyliczone składki po stronie ubezpieczonego i płatnika.
- Zapisujemy wypłatę.
- Na liście zmieniamy sposób wyświetlania, aby zobaczyć pracowników z wypłatami, obok nazwiska pracownika, któremu naliczyliśmy wynagrodzenie, widzimy sumę składników wypłaty oraz kwotę netto. Wypłata jest widoczna w kolorze zielonym, co oznacza, że można jeszcze ją ewentualnie modyfikować (jest otwarta).
Wskazówka
W celu wyodrębnienia składnika „Wynagrodzenie powyżej normy” jako osobnego elementu wypłaty (aby nie było zawarte w wynagrodzeniu zasadniczym) – należy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop zaznaczyć pole Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty i naliczyć ponownie wypłatę.
Korekta schematu płatności na formularzu wypłaty
W kadrach został ustalony następujący schemat płatności dla pracownika – połowa kwoty netto wynagrodzenia ma być przelewana na rachunek bankowy, a druga połowa ma być pobierana w formie gotówki w kasie. Po naliczeniu wypłaty pracownik zwraca się z prośbą, aby część wynagrodzenia, którą miał odebrać w kasie przelać na podane wcześniej konto. Aby nie usuwać naliczonej już wypłaty korekty płatności dokonujemy bezpośrednio na formularzu wypłaty.
- Edytujemy formularz wypłaty.
- Wybieramy schemat płatności
- Zaznaczam flagę ‘ręczna korekta płatności w wypłacie’ – opcja ta pozwoli zmieniać schemat płatności ustalony dla pracownika w kadrach.
- Kasujemy na liście płatności pozycję dotyczącą gotówki.
- Edytujemy formularz płatności ‘przelewowej’ i ręcznie modyfikujemy kwotę przelewu (w tym przypadku kwota przelewu = wartości netto wypłaty).
Zmiana daty wypłaty wynagrodzeń, a podstawa do urlopu
W sytuacji, gdy data wypłaty wynagrodzeń zostanie zmieniona z końca miesiąca na do 10-go następnego miesiąca i w konfiguracji firmy zostanie zaznaczony parametr
średnia do urlopu według daty wypłaty to należy wygenerować zerową listę płac typu
Inna.
Przykład
Pracownik otrzymał wynagrodzenie:
- za czerwiec – data wypłaty 30 czerwca,
- za lipiec – data wypłaty 5 sierpnia,
- za sierpień – data wypłaty 5 września (w sierpniu pracownik był cały miesiąc na urlopie bezpłatnym)
- za wrzesień – data wypłaty 5 października (we wrześniu ma urlop wypoczynkowy).
Wyliczając wynagrodzenie za czas urlopu wykorzystanego we wrześniu, program wylicza średnią cofając się 3 miesiące wstecz. Zgodnie z przepisami odrzuca miesiąc sierpień, w którym miał urlop bezpłatny, powinien uwzględnić średnią z trzech miesięcy patrząc po dacie wypłaty tj.: sierpień, lipiec, czerwiec.
W miesiącu lipcu nie wystąpiła żadna wypłata, aby ten miesiąc uwzględnił w podstawie obliczeniowej urlopu należy utworzyć listę płac typu „Inne” z zerową wartością i datą wypłaty lipca.
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego przysługuje w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego w przypadku, gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego. Dochody przysługujące za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, np. wynagrodzenie z tytułu łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy nie mają wpływu na kwotę podwyższenia zasiłku macierzyńskiego.
W konfiguracji programu w gałęzi
Zasiłki znajduje się wskaźnik
Świadczenie rodzicielskie. Kwotę zasiłku macierzyńskiego podwyższa się do wysokości obowiązującej w danym roku kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwota ta jest naliczana jako oddzielny element wypłaty
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego. Są od niego naliczane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe finansowane z budżetu państwa z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Nie jest od niego naliczana zaliczka podatku. Na oknach związanych z wypłatami oraz wydrukach podwyższenie zasiłku macierzyńskiego wykazywane jest w części
Nieopodatkowane > Zasiłki (rozlicz.nieobecności).
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest ustalane jako różnica między kwotą świadczenia rodzicielskiego (1000 zł), a miesięczną kwotą zasiłku macierzyńskiego. Jeżeli zasiłek macierzyński przysługuje za część miesiąca, kwota podwyższenia jest ustalana w stosunku do pomniejszonej proporcjonalnie kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwotę świadczenia rodzicielskiego za część miesiąca oblicza się poprzez podzielenie miesięcznej kwoty świadczenia rodzicielskiego przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, za który zasiłek macierzyński przysługuje oraz pomnożenie przez liczbę dni, za które przysługuje zasiłek macierzyński. Otrzymany wynik podlega zaokrągleniu do 10 gr w górę.
Przykład
W lipcu bieżącego roku pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim od 4.07. Zasiłek macierzyński za lipiec przysługuje pracownicy w kwocie 713,28 zł. Kwota podwyższenia zasiłku macierzyńskiego za okres od 4 do 31 lipca wynosi 190,02 zł. Kwota ta została obliczona następująco:
- kwota świadczenia rodzicielskiego, do której zasiłek macierzyński ulega podwyższeniu (od 4 do 31 lipca) wynosi 903,30 zł (1000,00 zł: 31 * 28 = 903,225806 – > po zaokrągleniu w górę do 10 gr -> 903,30 zł),
- podwyższenie zasiłku macierzyńskiego za okres od 4 do 31 lipca wynosi 190,02 zł (903,30 zł – 713,28 zł = 190,02 zł).
Element
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest zapisywany w wypłacie z zakresem dat obejmującym cały miesiąc kalendarzowy, za który jest liczona wypłata, niezależnie od tego, czy zasiłek macierzyński wypłacony w tej wypłacie jest w jednej części, czy w kilku i jakie są zakresy dat poszczególnych zasiłków.
Składnik
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego naliczany jest tylko w przypadku , gdy firma wypłaca zasiłki w imieniu ZUS i na formularzu pracownika nie został zaznaczony parametr
Nie generuj podwyższenia zasiłku macierzyńskiego. Jeśli kwota netto zasiłku macierzyńskiego przewyższa kwotę świadczenia rodzicielskiego, składnik
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego nie jest zapisywany w wypłacie.
Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest naliczane w wypłacie etatowej, a w przypadku zleceniobiorcy, w tej samej wypłacie na liście
Umowy, w której jest naliczany zasiłek macierzyński. Na raporcie ZUS RSA podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest wykazywane z kodem 329.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015, poz. 1217).
Dopełnienie do minimalnej
Program kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika naliczone za czas przepracowany nie jest za niskie i czy nie należy dopełnić go do obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia. Jeśli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany w wypłacie (dodano, usunięto składnik wypłaty) konieczne jest usunięcie i ponowne dodanie elementu "Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia" w celu obliczenia przez program odpowiedniej kwoty. Przeliczenie (piorunek) w elemencie wypłaty nie działa. Wyrównanie do minimalnej o zerowej wartości nie pojawia się w wypłacie, na wydrukach list płac i kwitkach wypłat. Zasady obliczania wyrównania wynagrodzenia do płacy minimalnej określa Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz.1314 ze zm.).
W konfiguracji firmy(Konfiguracja / Firma/ Płace/ Parametry/Naliczanie wypłat) jest dostępny parametr Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwolnienie chorob.. Użytkownik może zdecydować czy w przypadku, gdy pracownik w danym miesiącu ma nieobecność typu ZUS i w związku z tym nie osiąga minimalnego wynagrodzenia odpowiedniego do czasu przepracowanego, ale przed pomniejszeniem za tą nieobecność miał zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za godziny przepracowane łącznie z czasem pracy przypadającym w okresie nieobecności ZUS Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia ma zostać naliczone w wypłacie. Podczas weryfikowania czy pracownik miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie uwzględniane są naliczone w wypłacie elementy zaliczane do najniższego wynagrodzenia (zaznaczony parametr Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia w typie wypłaty) przed pomniejszeniem za nieobecności typy ZUS np. zwolnienie chorobowe. Jeśli pracownik nie miał zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia wyrównanie do najniższego wynagrodzenia zostanie naliczone pomimo zaznaczenia parametru.
Udzielamy pracownikowi pożyczki
Cel ćwiczenia: Odnotowanie na liście „Pożyczka” udzielonej pracownikowi pożyczki z określeniem wysokości rat spłat.
- Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
- Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol P (Pożyczka).
- Rodzaj: Pożyczka
- data wypłaty: 25 dzień następnego miesiąca
- W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu P za następny miesiąc.
- Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i uruchamiany proces naliczenia wypłaty.
- Na Formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę [Elementy wypłaty] i dodajemy nowy element Pożyczka i wpisujemy kwoty:
- Wartość (pożyczki): 5000
- Wysokość raty: 250
- Kwota odsetek (dla każdej raty): 2
- Zapisujemy wypłatę pożyczki – pierwsza rata zostanie potrącona już przy naliczaniu wypłaty etatowej z datą wypłaty późniejszą niż 25-ty dzień miesiąca.
Uwaga
Spłaty rat pożyczek proponują się na liście wypłat etatowych i umów zleceń. W celu wyłączenia generowania spłat przy wypłacaniu umów zleceń należy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Spłaty pożyczek zaznaczyć pole Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych.
Definiowanie list płac
Cel ćwiczenia: Definiowanie listy płac etatowej, na której będzie wypłacane wynagrodzenie dla pracowników.
- Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
- Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) schemat numeracji o symbolu E (Etat).
- Rodzaj: Etat
- Data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Okres Od: pierwszy dzień bieżącego miesiąca, Do: ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Deklaracja za: bieżący miesiąc (dotyczy deklaracji PIT i ZUS)
- Opis – wpisujemy: Wypłaty etatowe za (nazwa bieżącego miesiąca i rok)
- Miesięcy wstecz: 0 (rozliczamy tylko bieżący okres)
- Zapisujemy formularz – widzimy listę w kolorze zielonym, czyli jest w buforze.
Udzielamy pracownikowi zaliczki netto
Cel ćwiczenia: Odnotowanie na liście typu „Zaliczka netto” udzielonej pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych wynagrodzeń.
- Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
- Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol Z (Zaliczka).
- Rodzaj: Zaliczka netto
- data wypłaty: 25 dzień następnego miesiąca
- W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu Z za następny miesiąc.
- Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i ikoną plusa uruchamiany proces naliczenia wypłaty. Przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i dodajemy nowy element Zaliczka netto, wpisujemy kwotę 200 zł.
Seryjne wypłacanie dodatku
- Na listach płac, należy dodać listę płac typu
- Należy sprawdzić, czy zamknięte są inne listy płac.
- Następnie w płacach wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac Inna i zaznaczyć pracowników, dla których mają być naliczone dodatki.
- Następnie po naciśnięciu
obok ikony dostępna będzie funkcja Wypłać seryjnie dodatek.
- Pojawi się okno z możliwością wyboru dodatku, który chcemy wypłacić dla zaznaczonych pracowników na przykład Premia uznaniowa.
- Naciskamy przycisk
, pojawi się log z informacją o przebiegu operacji.
- Chcąc dodać różne dodatki do wypłaty, należy tą czynność powtórzyć, wybierając właściwy dodatek.
Ograniczenie zdrowotnego do wysokości podatku
Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości podatku. Brane są przy tym pod uwagę wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji. Wyliczono pierwszą wypłatę, w której nastąpiło ograniczenie zdrowotnego. Dla tego samego pracownika realizujemy inną wypłatę, np. premię i przy naliczaniu premii, program uwzględni ograniczenie składki zdrowotnej z pierwszej wypłaty.
Seryjne naliczenie wypłat etatowych
Cel ćwiczenia: Dla zaznaczonych osób naliczamy seryjnie wynagrodzenia.
- W oknie Wypłaty pracowników dla listy etatowej za bieżący miesiąc zmieniamy filtr na Bez wypłat – widzimy pozostałe osoby, które nie mają jeszcze naliczonych wypłat (są widoczne w kolorze szarym). Zaznaczamy wszystkich pracowników za pomocą klawiszy <Ctrl>+<A>. Ikoną plusa uruchamiamy seryjne naliczenie wypłat. Po zakończeniu operacji pojawi się log z informacją o naliczeniu wypłat dla poszczególnych pracowników
- W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy, dla wybranej listy etatowej za bieżący miesiąc widzimy, że każdy pracownik ma naliczoną wypłatę, wyświetlane w kolorze zielonym, można je jeszcze modyfikować.
Wypłata etatowa
Po ustaleniu stawki zaszeregowania, odnotowaniu w kalendarzu (nie)obecności możemy przystąpić do naliczania naliczenia wypłaty. W tym celu należy:
- Wejść w Płace i Kadry, a następnie Wypłaty pracowników,
- Ustawić odpowiednią Listę pracowników (pracownicy bez wypłat lub pracownicy razem),
- Wybrać listę płac. Lista płac decyduje o okresie za jaki liczymy wypłatę, o rodzaju wypłaty (kryterium = etat, umowa lub inna), deklaracji na jakiej będzie rozliczana wypłata. Listę płac wybieramy spośród zdefiniowanych list lub w razie potrzeby definiujemy własną. W celu przeglądnięcia ustawień zdefiniowanych list płac wciskamy przycisk Edytuj
.
- W celu zdefiniowania własnej listy wciskamy przycisk Dodaj (klawisz <INSERT>), otwiera się formularz listy, na którym musimy uzupełnić: dokument (decyduje o sposobie numeracji), okres za jaki liczymy wypłaty, na jaką deklaracje mają trafić wypłaty, co na tej liście wypłacamy (kryterium): etat, umowy, inne wypłaty. Ustalamy czy w momencie liczenia rozliczamy poprzednie miesiące (istotne w przypadku rozliczania nieobecności wprowadzonych po naliczeniu wypłaty) i jaka jest data wypłaty. Data wypłaty ma ścisły związek z datą realizacji jaka pojawia się po naliczeniu wypłaty w preliminarzu płatności. Zapisujemy listę przyciskiem .
- Po wybraniu listy związanej z etatem uruchamiany proces naliczenia wypłaty klawiszem .
- Na formularzu wypłaty (w celu przeglądnięcia i sprawdzenia naliczenia wypłaty) możemy wyświetlić zakładki [Elementy wypłaty], [Podatki], [Ubezpieczenia]. Otwarty formularz wypłaty akceptujemy przyciskiem .
- Na liście pracowników z wypłatami obok nazwiska pracownika pojawi się łączna kwota wypłaty.
Wypłata akordu grupowego
Akord grupowy polega na wyliczeniu ‘udziałów’ dla pracownika przynależącego do danej grupy akordowej. Wyliczenie tego udziału to iloczyn czasu zapisanego w danym akordzie, współczynnika i stawki zaszeregowania pracownika.
- definiujemy Akord grupowy, w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy akordów dodajemy akord grupowy (np. o nazwie akord_grupowy),
- jako rodzaj akordu wybieramy: Grupowy, rozliczenie: Akord,
- ponieważ praca w akordzie ma pomniejszać wynagrodzenie zasadnicze pracownika to pozostawiamy zaznaczony parametr Pomniejsza wynagrodzenie wg stawki zasadniczej [√],
- zapisujemy zdefiniowany akord,
- przechodzimy do Kadr na listę pracowników i dodajemy każdemu pracownikowi, który ma być rozliczony tym akordem, typ akordu: akord_grupowy. Akordy wykonywany jest np. od 1.06 br. do 30.06 br.,
- każdy z pracowników ma przypisany współczynnik proporcjonalności (przykład w tabeli). Akord nie będzie rozliczany proporcjonalnie do stawki zaszeregowania – parametr niezaznaczony. Nanosimy wykonanie akordu_grupowego pracownikom na bieżący miesiąc:
| Pracownik | Współczynnik proporcjonalności | Wykonanie(ilość godzin) |
| A | 1.0000 | 20.0000 |
| B | 2.0000 | 40.0000 |
| C | 3.0000 | 64.0000 |
- Wszystkim pracownikom wpisujemy dodatkową kwotę całościową akordu_grupowego np. 2.920,00zł. Można tu wykorzystać operację seryjną. W tym celu, po zaznaczeniu pracowników należy nacisnąć menu przy ikonie i wybrać opcję Kwota akordu grupowego – operacje seryjne.
- Na pytanie o korektę czasu pracy wybieramy TAK, pomniejszamy wynagrodzenie zasadnicze o pracę w akordzie,
- Przechodzimy do wypłat pracowników, naliczamy wypłatę,
- W wypłatach mamy wartości wynagrodzenia akordowego dla poszczególnych pracowników:
- A: 200,00zł,
B: 800,00zł,
C: 1.920,00złSposób wyliczeń – ‘udziały’ poszczególnych pracowników w wypracowanej kwocie akordu_grupowego:
A: 1.0000 (współczynnik) * 20 (godzin) = 20.00
B: 2.0000 * 40 = 80.00
C: 3.0000 * 64 = 192.00Suma udziałów dla całej grupy = 20 + 80 + 192 = 292
Wartość udziału = 2.920,00 / 292 = 10
Wartość akordów pracowników:
A: 20 (udział) * 10 (wartość udziału) = 200,00zł
B: 80 * 10 = 800,00zł
C: 192 * 10 = 1.920,00zł.
Wypłata akordu prostego czasowego
- W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy akordów dodajemy akord prosty (nazwa: akord_prosty),
- Jako rodzaj akordu wybieramy: Prosty, rozliczenie: Akord,
- Ponieważ praca w akordzie ma pomniejszać wynagrodzenie zasadnicze pracownika, to pozostawiamy zaznaczony parametr Pomniejsza wynagrodzenie wg stawki zasadniczej [√],
- Akord ilościowy jest rozliczany ze względu na czas wykonania, więc zaznaczamy parametr Rozliczenie godzinowe [√],
- Określamy stawkę za 1 godzinę pracy 7,7500zł i zapisujemy zdefiniowany akord,
- Wchodzimy na listę pracowników w Kadrach, zaznaczamy danego pracownika, dodajemy mu w kalendarzu nieobecność np. zwolnienie lekarskie np. od 1.06 br. – 5.06 br. Zapisujemy.
- Po rozwinięciu menu dostępnych opcji przy przycisku
wybieramy opcję Akordy, dodajemy nowy akord tj., zdefiniowany akord_prosty,
- Wpisujemy datę rozpoczęcia wykonywania akordu (pole obowiązkowe Wykonywany od1.06 br.),
- Automatycznie pojawia się określona w Konfiguracji stawka za 1h,
- Na listę wykonania akordu dodajemy rok: bieżący, miesiąc: czerwiec, czas: 80h,
- Akceptujemy wypełniony formularz, na liście akordów pracownika widoczny jest dodany akord. Przy zapisie na listę akordów pojawia się pytanie: Czy skorygować czas pracy pracownika? Wybieramy odpowiedź TAK (chcemy, aby akord został naniesiony na kalendarz pracownika),
- Wchodzimy na kalendarz (Nie)obecności pracownika i widzimy naniesioną strefę akordową w pierwszych 10 dniach pracy (10*8h=80h). Naniesiona nieobecność nie uległa zmianie.
- Akceptujemy zmiany w czasie pracy pracownika i przechodzimy do wypłat pracowników,
- Na wybranej liście płac etatowej rozliczamy akord, naliczamy wypłatę,
- W wypłacie mamy pomniejszone wynagrodzenie zasadnicze o pracę w strefie akordowej oraz dodatkowy element Akord_prosty z wartością 620,00zł (80h * 7,75zł).
Wypłata akordu progowego
- w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary dodajemy jednostkę masy: np. Kg, opis: kilogramy,
- w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy akordów dodajemy akord progresywny (np. nazwa: akord_progresywny),
- jako rodzaj akordu wybieramy: Progresywny, rozliczenie: Akord,
- ponieważ praca w akordzie nie ma pomniejszać wynagrodzenia zasadniczego pracownika, to nie zaznaczamy parametru Pomniejsza wynagrodzenie wg stawki zasadniczej [ ],
- Akord będzie rozliczany ze względu na ilość wykonanych sztuk, więc parametr Rozliczenie godzinowe [ ] pozostaje niezaznaczony,
- Z listy jednostek miary wybieramy zdefiniowaną wcześniej jednostkę: Kg – kilogram,
- Określamy stawki dla poszczególnych progów, przykładowo:
| Dla ilości powyżej | Stawka jednostkowa w zł | |
| 0.0000 | 1.0000 | |
| 100.0000 | 1.7542 | |
| 200.0000 | 2.2282 | |
| 300.0000 | 2.5002 | |
| 500.0000 | 3.5000 | |
- Zapisujemy zdefiniowany akord,
- Wchodzimy na listę pracowników w Kadrach, zaznaczamy danego pracownika i naciskamy menu dostępnych opcji przy przycisku wybieramy Akord,
- Dodajemy nowy akord, naciskamy ikonę Dodaj, wybieramy akord_progowy. Akord wykonywany jest w miesiącu np. czerwcu bieżącego roku, czas wykonania: 45h 25 min, wykonano 268 kg wyrobu,
- Ponieważ na formularzu akordu niezaznaczony jest parametr Rozliczenie godzinowe [ ], to podczas akceptacji listy akordów pracownika nie mamy zapytania o korektę czasu pracy,
- Przechodzimy na naliczanie wypłaty za miesiąc czerwiec. Tu nie ma pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego, bo w kalendarzu nie było zmiany strefy czasu pracy. Element wypłaty akord_progresywny został wyliczony jako suma kwot dla poszczególnych progów akordu: 100kg * 1.000,00zł + 100kg * 1,7542zł + 68kg * 2,2282zł = 100 + 175,42 + 151,5176 = 426,9376. Po zaokrągleniu dostajemy kwotę 426,94zł.
Uzupełniamy wypłatę etatową o dodatkowy element
Cel ćwiczenia: Edytowanie naliczonej wypłaty w celu dodania kolejnego elementu wynagrodzenia.
- Po naliczeniu wypłaty dla pracownika Jan Kowalski okazało się, że trzeba ją uzupełnić o dodatkowe elementy: Premię uznaniową – nie jest to „stały” element wynagrodzenia, więc nie jest wpisany na listę dodatków pracownika
- W oknie Wypłaty pracowników otwieramy wypłatę koną lupy
- W formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty dodajemy Premię uznaniową:
- Typ wypłaty – wybieramy z listy Premia uznaniowa
- Kwota – wpisujemy 300 zł i zapisujemy element wypłaty
- Sprawdzamy kwoty na poszczególnych zakładkach i akceptujemy formularz.
- W oknie Wypłaty pracowników; obok nazwiska pracownika, któremu modyfikowaliśmy wypłatę, widzimy odpowiednio zmienioną kwotę. Wypłata dalej jest w kolorze zielonym (otwarta).
- Z poziomu listy, zaznaczamy pracownika i wykonujemy wydruk kwitka wypłaty – korzystając z podglądu wydruku.
Seryjna wypłata dodatku na liście „Inna wypłata”
https://www.youtube.com/watch?v=PQFkz6TitgE
Cel ćwiczenia: Wypłata „Premii procentowej” na liście typu „INNA”.
- Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
- Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol I (Inna wypłata).
- Rodzaj: Inne
- data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Z głównego menu Płace i Kadry otwieramy okno Wypłaty pracowników z opcją Wszyscy i poprzez przycisk Lista płac wybieramy listę płac o symbolu I za bieżący miesiąc.
- Pracownikowi (Jan Kowalski) naliczamy wypłatę. W zakładce Elementy wypłaty pojawia się składnik „Premia procentowa”, gdyż dodając ten element do listy dodatków pracownika wybraliśmy symbol listy płac I Inna wypłata. Zapisujemy wypłatę.
- Zaznaczamy pozostałych pracowników na liście (kombinacja klawiszy <Ctrl>+<A>).
- Następnie z menu przy ikonie plusa wybieramy opcję „Wypłać seryjnie dodatek”:
- Jako Typ składnika wybieramy z listy premię procentową
- Nie zaznaczamy opcji „Zapisywać również wypłaty o zerowej wartości”
- Przyciskiem Wybierz uruchamiamy seryjne naliczenie elementu
- Po zakończeniu operacji pojawi się log z informacją o naliczeniu wypłat dla poszczególnych osób. Dla niektórych pracowników wypłata nie została naliczona, ponieważ wartość jej byłaby zerowa.
- Naliczone wypłaty wyświetlane są w kolorze zielonym co oznacza, że są
- Po zmianie wyświetlanej listy z innej (I) na etatową (E) za bieżący miesiąc widzimy, że wypłaty etatowe pracowników są wyświetlane na czarno. Oznacza to, że są one zamknięte – nie można ich modyfikować ani usuwać.
Uwaga
W sytuacji naliczenia drugiej wypłaty dla pracownika, przyporządkowanej do tego samego miesiąca deklaracji, w tle następuje zamknięcie pierwszej wypłaty w celu poprawnego zaokrąglenia kwot składek ZUS, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy w kolejnej wypłacie. Te wartości uzgadniane są w obrębie miesiąca deklaracji, a nie w obrębie danej wypłaty.
Uzupełnienie wypłaty etatowej o dodatek / potrącenie
Odnotowanie nieobecności i nadgodzin w kalendarzu
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie na kalendarzu pracownika rzeczywistego czasu pracy wraz z nieobecnością,
- Na Liście pracowników podświetlamy wybranego pracownika Jan Kowalski.
- Na dole okna otwieramy przycisk (Nie)obecności – na ekranie pojawi się Formularz czasu pracy.
- Na zakładce Nieobecności – dodajemy nieobecność Urlop wypoczynkowy na okres tylko 1 dnia pracy (w drugim tygodniu zatrudnienia) dodatkowo zaznaczamy pole „Na żądanie” i zapisujemy formularz nieobecności.
- Przechodzimy na zakładkę Kalendarz – widzimy, że czas pracy został pomniejszony o 7h (taka jest dzienna norma pracy dla tego pracownika). W części Nieobecności (dni) widzimy informację o 1 dniu nieobecności typu Urlop. Natomiast w dniu, w którym wpisano urlop, zamiast informacji o czasie pracy, wyświetlany jest skrót nazwy nieobecności.
- Dodatkowo na zakładce Kalendarz – edytujemy inny dzień pracy (z czasem pracy) – również w drugim tygodniu zatrudnienia – na wyświetlonym Formularzu dnia modyfikujemy godzinę zakończenia pracy z 14:00 na 16:00 (W związku z tym, że norma dobowa w dniu typu „Pracy” została przekroczona, pracownik otrzyma w wypłacie dopłaty do nadgodzin 50%).
- Akceptujemy formularz dnia pracy – widzimy, że czas pracy został zwiększony o 2 godziny.
- Zapisujemy wprowadzone zmiany
Wprowadzanie nieobecności (zwolnienie lekarskie, urlop na żądanie, urlop wychowawczy)
Zwolnienie lekarskie
- Można edytować dane kadrowe pracownika (Lista pracowników/ Formularz danych pracownika) lub tylko podświetlić nazwisko pracownika na liście pracowników w kadrach/ w oknie wypłat pracowników,
- dostępna będzie ikona
(Nie)obecności . Otwiera się formularz czasu pracy i nieobecność możemy wpisać z dwóch miejsc: bezpośrednio na zakładce [Kalendarz] lub przechodząc na zakładkę [Nieobecności]. W obu przypadkach nową nieobecność wpisujemy korzystając z klawisza 
lub <INSERT>,
- na formularzu wybieramy typ nieobecności, podajemy daty od i do (możemy je wpisać z ‘ręki’ lub wybrać z kalendarza, który wyświetli się po kliknięciu prawym klawiszem myszki). Jeśli jest to nieobecność typu ZUS zwolnienie chorobowe, uzupełniamy pola określające datę wystawienia, dostarczenia zwolnienia i powód nieobecności. W przypadku podania na zwolnieniu kodu choroby uzupełniamy również to pole,
- na zakładce [Pozostałe] wpisujemy inne informacje związane z tą nieobecnością,
- po uzupełnieniu wszystkich danych zapisujemy formularz przyciskiem
,
- tak zapisana nieobecność pojawi się na liście nieobecności oraz w kalendarzu.
Urlop na żądanie
W przypadku rejestrowania nieobecności typu Urlop wypoczynkowy można określić, czy jest to urlop na żądanie.
- Należy podświetlić kursorem pracownika, któremu zostanie dodany urlop na żądanie,
- następnie nacisnąć ikonę (Nie)obecności - dostępna jest z listy pracowników w kadrach, na formularzu danych kadrowych lub na wypłatach pracowników,
- dodajemy nową nieobecność , wybieramy Typ nieobecności – Urlop wypoczynkowy,
- na formularzu nieobecności należy zaznaczyć parametr Na żądanie,
- następnie zapisać formularz.
Na oknie listy nieobecności pracownika dostępna jest kolumna ‘Nieobecność na żądanie’, w której oznaczone są wykorzystane przez pracownika dni urlopu na żądanie.
Uwaga
Pole to ma charakter informacyjny. Co oznacza, że program przy wpisaniu większej ilości dni, niż przysługująca w ciągu całego roku pozwoli zapisać nieobecność. Dni wykorzystanego urlopu na żądanie zliczają się automatycznie pod warunkiem, że pracownik ma wpisany limit urlopu wypoczynkowego. W kadrach z listy pracowników, pod ikoną Drukarki w sekcji Wydruki kadrowe dostępny jest wydruk Zestawienie urlopów wypoczynkowych. Jeśli przed wydrukiem zostanie zaznaczony parametr tylko urlopy na żądanie, to na raporcie pojawią się tylko te urlopy, które na formularzu nieobecności mają zaznaczony parametr Na żądanie.
Urlop wychowawczy
- Można edytować dane kadrowe pracownika (Lista pracowników/ Formularz danych pracownika) lub tylko podświetlić nazwisko pracownika na liście pracowników w kadrach / w oknie wypłat pracowników,
- dostępna będzie ikona (Nie)obecności . Otwiera się formularz czasu pracy i nieobecność możemy wpisać z dwóch miejsc: bezpośrednio na zakładce [Kalendarz] lub przechodząc na zakładkę [Nieobecności]. W obu przypadkach nową nieobecność wpisujemy korzystając z klawisza lub <INSERT>,
- na Formularzu nieobecności – z listy typów nieobecności wybieramy urlop wychowawczy, podajemy daty od i do (możemy je wpisać z ‘ręki’ lub wybrać z kalendarza który wyświetli się po kliknięciu prawym klawiszem myszki),
- na zakładce [Pozostałe] możemy odnotować imię i nazwisko dziecka, na które została udzielona nieobecność oraz inne informacje związane z tą nieobecnością,
- po uzupełnieniu wszystkich danych zapisujemy formularz przyciskiem .
Tak zapisana nieobecność pojawi się na liście nieobecności oraz w kalendarzu.
Na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania nieobecności pracownika na deklaracji RSA z kodem przerwy 121 (122) oraz naliczenie składek: emerytalnej, rentowej i zdrowotnej. W tym celu w programie należy odnotować nieobecność „urlop wychowawczy”, będzie liczył się zasiłek w kwocie zerowej z poprawnymi składkami emerytalno-rentowymi i zdrowotną.
Uwaga
Aby urlop wychowawczy był wykazany w deklaracjach ZUS musi być rozliczony w wypłacie. Informacja o urlopie wychowawczym pracownika wykazywana jest na raportach imiennych ZUS RCA i ZUS RSA w deklaracji rozliczeniowej utworzonej za miesiąc, w którym wystąpiła nieobecność. Miesiąc i rok deklaracji ustawiony na liście płac,w której rozliczony jest urlop wychowawczy nie wpływa na wykazanie go w deklaracjach.
Wypłata z rozliczeniem nieobecności z poprzedniego okresu (miesięcy wstecz 1)
Po naliczeniu wypłaty za np. wrzesień pracownik dostarcza nam zwolnienie lekarskie. Co możemy z tym zrobić? Możemy tą nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu (październiku).
Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej za następny miesiąc i rozliczenie na niej zaległej nieobecności – zwolnienia lekarskiego.
- Z menu głównego Płace i Kadry wybieramy Listy płac dodajemy kolejną listę płac etatową za następny miesiąc. W tym celu możemy użyć funkcji kopiowania kombinacją klawiszy <ctrl>+<Insert> lub <ctrl>+<„plus”>.
- W polu Miesięcy wstecz zmieniamy z 0 na: 1 (będziemy rozliczać nieobecność, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie). W polu Opis aktualizujemy dany miesiąc. Zapisujemy formularz nagłówka listy.
- W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy Listę płac o symbolu E za następny miesiąc.
- Podświetlamy pracownika Jan Kowalski i poprzez przycisk Kalendarz wywołujemy kalendarz czasu pracy,
nanosimy nieobecność „Zwolnienie chorobowe” na okres od 30 dnia bieżącego miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.
- Po wprowadzeniu nieobecności naliczamy <plusem> pracownikowi wypłatę – przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i widzimy następujące pozycje:
- Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotę ujemną, jako pomniejszenie za nieobecność z poprzedniego miesiąca, która nie została rozliczona na poprzedniej wypłacie
- Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) – z kwotą dodatnią, po pomniejszeniu za nieobecność z aktualnego miesiąca
- Składka PZU – tylko za aktualny miesiąc
- Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy – pracownik nie posiada jeszcze 30 dni okresu ubezpieczenia chorobowego (jeśli zatrudnienie było w miesiącu, w którym jest 30 dni)
- Wynagrodzenie za czas choroby z podziałem na poszczególne okresy kalendarzowe (jeśli zatrudnienie pracownika było w miesiącu, w którym było 31 dni)
- Spłata zaliczki udzielonej 25 dnia miesiąca przed wypłatą etatową
- Spłata pożyczki (rata kapitałowa) oraz spłata pożyczki (odsetki) pierwsza spłata do pożyczki wypłaconej 25 dnia miesiąca
- Zapisujemy wypłatę
- Z poziomu listy pracowników w kadrach możemy wydrukować „Raport zaliczek” i „Raport pożyczek” (sekcja wydruków płacowych) oraz dodatkowo z formularza pracownika dostępny jest wydruk „Pożyczki pracownika”.
Jak zdefiniować kalendarz?
- Konfiguracja/ Firma/ Kalendarze klawiszem otwieramy formularz kalendarza.
- Podajemy jego nazwę i akronim, wybieramy sposób rozliczania nadgodzin i normę czasu pracy.
- Przechodzimy na zakładkę [Kalendarz] i definiujemy dni. Dni niezdefiniowane zaznaczone są na czerwono
. Możemy definiować każdy dzień oddzielnie lub możemy wykorzystać do tego celu serie.
- Po wciśnięciu przycisku Wstawianie serii na zakładce [Ustawienia] ustalamy ilość powtórzeń lub podajemy okres (daty od i do), na który będzie naniesiona nasza seria.
- Przechodzimy na zakładkę Seria, gdzie wybieramy wcześniej zdefiniowaną serię i nanosimy na kalendarz poleceniem
. Po naniesieniu serii obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma). 
- Następnie ustalamy dni dodatkowo wolne od pracy i święta. Święta możemy zaznaczyć w kalendarzy modyfikując wybrany dzień lub możemy wykorzystać listę zdefiniowaną w programie. Przed naniesieniem świąt określamy okres za jaki zmieniamy kalendarz (miesiąc lub rok). Program pyta nas również czy wcześniej zdefiniowane dni mają być modyfikowane. W naszym przypadku pole zamieniaj zdefiniowane dni powinno być zaznaczone [√].
- Możemy oczywiście najpierw nanieść święta i dni dodatkowo wolne od pracy a następnie nanieść serię. W takim przypadku nanosząc serię należy zaznaczyć pole pozostaw bez zmian zdefiniowane dni [√]. Modyfikując kalendarz program pominie wcześniej zdefiniowane dni (w naszym przypadku święta i wolne).
- Tak zdefiniowany kalendarz zapisujemy poprzez wciśnięcie klawisza
.
Odnotowanie obecności pracownika - czasu faktycznie przepracowanego
Sposób, w jaki wpisujemy informację o rzeczywistym czasie pracy zależy od tego, jaki rodzaj rozliczenia czasu pracy został wybrany w
etacie pracownika.
Rozliczenie według kalendarza
Przy takim typie rozliczenia czas pracy czytany jest z kalendarza, jaki został wybrany dla danego pracownika. W przypadku, gdy pracownik nie miał żadnych odchyłek i nieobecności program przyjmuje, że czas pracy i czas normatywny (ten z grafika, który pracownik był zobowiązany przepracować) są sobie równe. W celu odnotowania odchyłki należy:
- Wyświetlić formularz danych pracownika (przycisk
na liście pracowników).
- Wcisnąć klawisz Nieobecności lub wyświetlić listę i wybrać Nieobecności.
- Będąc na zakładce [Kalendarz] na formularzu czasu pracy wybrać dzień, który należy zmodyfikować.
- Wyświetlić formularz dnia (klikamy 2 razy lewym klawiszem myszki lub przyciskiem lupki) i poprawić czas rozpoczęcia pracy lub sumaryczny czas pracy w ciągu dnia.
- Na końcu wszystkie zmiany zapisujemy przyciskiem .
Rozliczenie według obecności
Ten sposób rozliczenia pociąga za sobą obowiązek uzupełnienia wszystkich dni pracy o rzeczywisty czas. Jeśli w danym dniu nie będzie modyfikacji zapisu program potraktuje to jako dzień pracy z zerową (0) ilością godzin. W ekstremalnym przypadku, gdy w ciągu miesiąca nie będzie ręcznie wprowadzonego ani jednego dnia pracy program policzy zerowy czas pracy (a odchyłka na minus będzie wynosiła tyle co norma z grafika). Sposób uzupełniania informacji o czasie pracy analogiczny jak w poprzednim przypadku.
Rozliczenie według zestawienia
Rozliczenie według zestawienia polega na podaniu sumarycznego czasu pracy (wraz z nadgodzinami), ilości przepracowanych dni, ilości nadgodzin 50%, 100%, świątecznych i nocnych.
Przykład
Pracownik miał przepracować 168 godz./ 21 dni. Przez 7 dni (5 pracy) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Dodatkowo przyszedł do pracy na 3 godziny w niedzielę. Jego rzeczywisty czas pracy to 131 godzin. W kalendarzu Nieobecności wpisujemy urlop, w zestawieniu podajemy rzeczywisty czas pracy, czyli 131 godzin/ 16 dni oraz 3 godziny w święta.
Definiujemy kalendarz za pomocą serii
Cel ćwiczenia: Utworzenie nowego kalendarza (dla pracowników niepełnosprawnych) i szybkie zdefiniowanie dni przy użyciu serii.
- W konfiguracji (Firma/ Płace/ Kalendarze) otwieramy nowy Formularz kalendarza.
- Na zakładce Ogólne:
- Nazwa: 35-godzinny
- Akronim: 35h
- Pozostawiamy zaznaczenie w polu „Uwzględniaj wymiaru etatu”
- Nadgodziny: pozostawiamy zaznaczone pola: „Rozliczaj nadgodziny”, „Licz standardowe dopłaty do nadgodzin”, „Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/powyżej normy”, „Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych”, norma według kalendarza
- Przechodzimy na zakładkę Kalendarz – widzimy niezdefiniowane dni, które są wyświetlane jako .
- Po wciśnięciu przycisku Kalendarz otwiera się formularz wstawiania serii. Na zakładce Ustawienia podajemy okres, na który będzie naniesiona nasza seria – od dnia do dnia.
Uwaga
Zakres dat należy podać w ten sposób, aby rozpoczynał się od poniedziałku, jako początku tygodnia pracy.
- W części Pozostaw bez zmian – odznaczamy wszystkie parametry.
- Przechodzimy na zakładkę Seria i wybieramy z listy naszą zdefiniowaną serię. Pojawiają się zdefiniowane dni serii.
- Uruchamiamy nanoszenie serii dni na kalendarz używając ikony pioruna. Po naniesieniu serii w kalendarzu obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy, a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma).
- Następnie nanosimy święta – naciskamy przycisk Wstawianie świąt i określamy okres (wybrany rok), na jaki wprowadzamy standardowe święta. W części Wstaw – pozostawiamy zaznaczone pole [√] święta. Jak również pole Zamieniaj zdefiniowane dni powinno być zaznaczone [√], aby zdefiniowane wcześniej dni w kalendarzu zostały zamienione na świąteczne.
- Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty należy odnotować dodatkowe dni wolne za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.).
- W prawym górnym rogu wyświetlona jest norma czasu pracy ustalona w oparciu o naniesioną serię i dni świąteczne. Jeśli godziny i dni normy pracy się zgadzają z naszymi oczekiwaniami, zapisujemy zdefiniowany Kalendarz.
Dodajemy serię dla kalendarza z 35-godzinnym tygodniem pracy
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie pomocniczej serii kalendarza (w celu wykorzystania jej w definiowaniu kalendarza czasu normatywnego).
- W konfiguracji (Firma/ Płace/ Serie kalendarzy) otwieramy nowy Formularz serii.
- Na zakładce Ogólne:
- Nazwa: Tydzień 35h
- Symbol: 35h
- Przechodzimy na zakładkę Pozycje i tutaj dodajemy poszczególne dni:
- Pierwszy dzień serii – wypełniamy:
- Typ dnia: Pracy
- Od godziny 07:00
- Do godziny: 14:00
- Strefa: Czas pracy podstawowy
- Drugi dzień pracy (aż do piątego) – tutaj możemy wykorzystać funkcję „kopiuj” z menu kontekstowego, czyli podświetlamy ostatnio dodaną pozycję i naciskamy prawy przycisk myszki. W ten sposób dodajemy 4 kolejne dni pracy.
- Szósty dzień typu Wolny – z zerowym czasem pracy i bez wskazania strefy
- Siódmy dzień typu Święto – z zerowym czasem pracy i bez wskazania strefy
- Na koniec zapisujemy formularz serii.
Utworzenie deklaracji zgłoszeniowej do ZUS
Wszystkie deklaracje zgłoszeniowe dostępne są w programie z poziomu
Listy pracowników (Kadry). Dla każdego pracownika powstanie odrębna lista utworzonych i zapisanych deklaracji.
Deklaracja ZUA
W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy:
- wyświetlić listę pracowników w Kadrach (np. wszyscy),
- kursorem ustawić się na nazwisku pracownika, dla którego zostanie przygotowane zgłoszenie i wybrać z poziomu ikony
Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
- domyślnie wyświetla się lista deklaracji zgłoszeniowych ZUS. Klawiszem <INSERT> lub przyciskiem dodajemy nową deklarację, podajemy plik KEDU, do którego będzie ona zapisana. Możemy po edycji listy dostępnych KEDU utworzyć nowy plik i następnie wybrać go z listy,
- podajemy, czego dotyczy zgłoszenie wszystkich ubezpieczeń, czy tylko społecznych/ zdrowotnych, datę wypełnienia,
- po uzupełnieniu tych danych możemy przystąpić do naliczenia deklaracji. Możemy to zrobić za pomocą klawisza F8 lub przycisku . Po skończonym procesie naliczania deklaracji możemy ZUA:
- wyeksportować do Programu Płatnik. Jeśli wycofamy się bez zapisu z formularza ZUA, deklaracja nie zostanie zapisana,
- zapisać ZUA za pomocą przycisku dyskietki i nie wysyłać jej od razu do Płatnika. Wysłanie nastąpi później z poziomu zapisanej ZUA albo z poziomu Kadry – Pliki KEDU. Wysłana zostanie cała zawartość wybranego KEDU.
- Zapisać ZUA i od razu przesłać do programu Płatnik.
- Przesłanie deklaracji do programu Płatnik następuje po wciśnięciu przycisku
. Warunkiem automatycznego uruchomienia Płatnika wpisanie/wybranie poprawnej ścieżki dostępu do Płatnika w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Parametry oraz zaznaczenia parametru Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu na oknie Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnik .
Deklaracja ZCNA
Obecnie ZUS wymaga składania zgłoszenia członków rodzin wyłącznie na deklaracji ZUS ZCNA. ZUS wycofał obowiązek składania deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZCZA. Opcja pozostała w programie z uwagi na zapisy historyczne.
- Wyświetlamy Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry) i kursorem podświetlamy właściwą osobę.
- Z menu dostępnych opcji przy ikonie wybieramy Deklaracje zgłoszeniowe ZUS. Domyślnie wyświetli się Lista deklaracji ZUA. Na dole okna w polu Lista wybieramy ZCNA.
- Klawiszem <INSERT> lub przyciskiem wywołujemy formularz deklaracji ZCNA. Podajemy nazwę pliku KEDU, w którym ma być zapisana deklaracja, datę aktualności danych oraz datę wypełnienia deklaracji.
- Przyciskiem wywołujemy Listę członków rodziny pracownika.
- Na liście tej kolumna Deklaracja jest pusta. Wybierając polecenie Zmień (pod prawym klawiszem myszy) lub klikając 2-krotnie myszką w tym polu uaktywniamy zawartość kolumny. Mamy do wyboru zgłoszenie/wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Po wybraniu opcji naciskamy <ENTER>.
- Następnie
.
- Tak przygotowany plik *.xml można zapisać na dysku po naciśnięciu ikony , a następnie zaimportować do programu płatnik.
- Tak przygotowaną deklarację należy ostatecznie zapisać
. Po zapisaniu pojawi się ona na Liście deklaracji ZCNA.
W przypadku zgłaszania/wyrejestrowania większej liczby osób opisany proces musimy powtórzyć dla każdego z nich.
Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA dla właściciela
Cel ćwiczenia: Wygenerowanie deklaracji ZUS DRA dla właściciela.
- Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
- Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol W (Właściciel).
- Rodzaj: Właściciel
- data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca
W oknie
Wypłaty pracowników z filtrem
Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu
W za bieżący miesiąc.
- Ustawiamy kursor na osobie Tadeusz Nowak i ikoną plusa uruchamiamy naliczenie wypłaty.
- Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
- Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
- KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
- Właściciel – wybieramy nazwisko właściciela Tadeusz Nowak
- Deklaracja za miesiąc: bieżący
- Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
- Na zakładce Płatności – Termin płatności: wyświetli się termin ustawiony w konfiguracji firmy (Konfiguracja/ Firma/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON) w polu Kod terminu składania deklaracji ZUS
- Weryfikujemy kwotę płatności.
Przygotowanie deklaracji rozliczeniowej ZUS
Cel ćwiczenia: Naliczenie deklaracji do ZUS i wyeksportowanie jej do programu Płatnika.
- Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Pliki KEDU.
- Otwieramy nowy plik KEDU (zestaw) i uzupełniamy pola:
- Nazwa: {rok_ bieżący miesiąc}
- Zapisujemy formularz
- Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
- Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
- KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
- Deklaracja za miesiąc: bieżący
- Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
- Po uzupełnieniu tych danych, ikoną pioruna uruchamiamy procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami – po zakończeniu operacji pojawia się log informacyjny, który następnie należy zamknąć.
- Nim zapiszemy formularz deklaracji, sprawdzamy:
- Zakładkę Dodatkowe – tutaj zostało uzupełnione pole: „Liczba ubezpieczonych”
- Zakładkę Płatności – pojawiła się kwota płatności do ZUS.
- Po zapisaniu deklaracji, ponownie ją edytujemy w celu wyeksportowania do programu Płatnik – dokonujemy tego za pomocą przycisku z literą P. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku z rozszerzeniem xml (np. c:\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik jeśli zaznaczono parametr „Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu” i pod warunkiem, że będzie zainstalowany lokalnie na tym komputerze.
- W programie Płatnik dokonujemy importu dokumentów (wskazując na zapisany plik xml).
- Po zweryfikowaniu poprawności raportów możemy zamknąć deklarację – w tym celu ponownie edytujemy formularz deklaracji i zaznaczamy pole (Na liście kolor deklaracji zmieni się z zielonej na czarny).
Informacja
Istnieje możliwość eksportu deklaracji ZUS DRA bezpośrednio do ZUS. W menu przy przycisku
Eksport deklaracji 
znajduje się opcja ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’ . Wybranie opcji rozpocznie proces wysyłki deklaracji.
W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: „
Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?”
Jeżeli zostanie wybrana opcja
NIE, użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.
Jeśli zostanie wybrana opcja
TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka
[4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie. Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji
. Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.
Przygotowanie zestawienia zaliczek na PIT-4R
Cel ćwiczenia: Obliczenie miesięcznej zaliczki podatkowej do wpłaty do urzędu skarbowego.
- Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Zaliczki na PIT-4R.
- Dodajemy <plusem> formularz zaliczki na PIT-4R.
- Na zakładce 1.C – w polu „Podatek na PIT-4R za miesiąc” – wybieramy bieżący miesiąc
- Używając ikony pioruna przeliczamy kwoty deklaracji – przeglądamy zakładki.
- Zaznaczamy pole „Zablokuj deklarację przed zmianami” i zapisujemy deklarację.
Wypłata umów zlecenie
Cel ćwiczenia: Wypłacenie umów cywilnoprawnych na liście typu „Umowa”.
- Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
- Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol U (Umowa).
- Rodzaj: Umowa
- data wypłaty: 5 dzień następnego miesiąca
- W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu U za bieżący miesiąc.
- Ustawiamy kursor na osobie Jan Kowalski i ikoną plusa uruchamiamy naliczenie wypłaty.
- W formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i widzimy pozycję UZL/… Przygotowanie wysyłek w wysokości 250 zł. Sprawdzamy pozostałe zakładki dotyczące Podatków i Ubezpieczeń, zapisujemy formularz wypłaty.
- Na liście pojawia się wypłata dla zleceniobiorcy Jan Kowalski w kolorze
- Naliczamy wypłatę dla zleceniobiorcy Agata Krakowska. Proponuje się kwota wypłaty w wysokości 1000 zł (rata). Cała umowa została zawarta na kwotę 6000 zł.
- W oknie wypłat sprawdzamy zawartą umowę dla Jan Kowalski poprzez naciśnięcie przycisku Lista umów pracownika i widzimy, że jest wyświetlona na czarno, co oznacza, że została w całości wypłacona. W taki sam sposób sprawdzamy umowę zawartą z Agata Krakowska, dla której wypłacono tylko pierwszą ratę umowy dlatego kolor umowy pozostał zielony. Edytujemy tę umowę i sprawdzamy zawartość zakładki Lista wypłat umowy (1000 zł) – widzimy, że została tylko wypłacona część umowy (rata).
- Z poziomu okna Wypłaty pracowników możemy wydrukować rachunek do umowy – korzystając z podglądu na ekran.
Umowa zlecenie z „własnym” pracownikiem etatowym
Cel ćwiczenia: Dodanie pracownikowi umowy zlecenia oraz zdefiniowanie nowego schematu numeracji umów cywilnoprawnych.
- Wyświetlamy Listę pracowników zatrudnionych na Etat lub Wszystkich.
- Po ustawieniu kursora na pracowniku Jan Kowalski, wyświetlamy
Listę umów cywilnoprawnych .
- Dopisujemy nową umowę za pomocą przycisku (<INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem myszy) - na zakładce Ogólne naciskamy przycisk Dokument i z tego poziomu dodajemy nowy wzorzec numeracji umów:
- Symbol: UZL
- Nazwa: Umowy zlecenia
- Wybieramy schemat numeracji składający się z sekcji:
- pierwsza: symbol dokumentu
- druga: rok kalendarzowy
- trzecia: miesiąc
- czwarta: numer bez zer
- piąta: [—]
- Zapisujemy schemat numeracji, a następnie wybieramy go na formularzu umowy (UZL).
- W oknie umowy wypełniamy pola:
- Data zawarcia umowy: data dzisiejsza
- Data rozwiązania umowy: ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Tytuł umowy: Przygotowanie wysyłek – wypełniając to pole korzystamy ze słownika
- Rodzaj umowy: wybieramy PIT-8B.6 Przychody z osobiście wykonywanej działalności
- Wartość: 250 zł
- Po przejściu na zakładkę Ubezpieczenia wybieramy Kod tytułu ubezpieczenia 0110 - dwie ostatnie cyfry (ustalone prawo do emerytury lub renty i kod stopnia niepełnosprawności) są automatycznie dopisywane na podstawie informacji wprowadzonych w formularzu pracownika na zakładce Ubezpieczenie cd.
- Po wybraniu kodu przechodzimy klawiszem <Tab> przez kolejne pola – program proponuje objęcie zleceniobiorcy obowiązkowo wszystkimi ubezpieczeniami (zlecenie zawarte z „własnym” pracownikiem) i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z datą zawarcia umowy.
- Zapisujemy formularz umowy – na liście umów pracownika powstaje zielony zapis (umowa jest jeszcze nie wypłacona).
- Z poziomu formularza umowy drukujemy - korzystając z podglądu wydruku – treść zawartej umowy zlecenia. Przed wydrukiem program proponuje wypełnienie dodatkowych informacji tak, aby wydrukować kompletny dokument.
Zawarcie umowy zlecenie ze zleceniobiorcą będącym pracownikiem innej firmy
- Jeśli zleceniobiorcy nie ma na liście wszystkich pracowników musimy go wprowadzić do bazy,
- należy wejść w Kadry i wyświetlić listę wszystkich pracowników (jest to najbezpieczniejsza z list, pokazuje wszystkie osoby wpisane do bazy),
- kliknąć przycisk Dodaj (klawisz <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem mysz), otworzy się Formularz danych kadrowych pracownika,
- pierwszym polem, na którym ustawi się kursor jest Akronim (kod) zleceniobiorcy. Jest to pole alfanumeryczne, 11 znakowe i wymagalne. Należy pamiętać, że jest to pole unikalne. Program nie pozwoli zapisać więcej niż jednej osoby z danym akronimem (dotyczy to również zapisów historycznych). Kolejnymi wymagalnymi polami są nazwisko i imię zleceniobiorcy (tak wypełniony formularz można już zapisać, ale osoba będzie widoczna tylko na liście osób Bez zatrudnienia). Kolejno uzupełniamy pozostałe dane identyfikacyjne zleceniobiorcy: adres zamieszkania, datę i miejsce urodzenia, PESEL i NIP, konto, urząd skarbowy, czyli uzupełniamy dane zawarte na zakładce [Nr ident./podatki] . Dane te nie mają wpływu na wartość wypłaty, są one niezbędne w celu poprawnego wypełnienia deklaracji rozliczeniowych.
- nie wypełniamy danych zawartych na zakładce [Ubezpieczenia (etat).],
- podświetlając kursorem tą osobę (lista osób Bez zatrudnienia lub Wszyscy) naciskamy przycisk Lista umów pracownika - lista jest pusta, ponieważ z tą osobą nie zawieraliśmy dotąd żadnej umowy.
- Po wywołaniu formularza umowy (przycisk Dodaj , klawisz <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem mysz) musimy określić dokument (odpowiada za symbol i numer umowy), czas trwania umowy, rodzaj umowy (wybieramy odpowiednią pozycję deklaracji PIT) i kwotę. Tutaj też decydujemy o sposobie liczenia umowy (od brutto - podajemy początkowa kwotę, program wyliczy podatek, składki i kwotę do wypłaty lub od netto - na podstawie podanej kwoty do wypłaty program wylicza wartość brutto umowy),
- na zakładce [Ubezpieczenia] wybieramy z listy kod tytułu ubezpieczenia. Po zaakceptowaniu tego kodu, program podpowie rodzaje ubezpieczeń oraz daty przystąpienia do ubezpieczeń. Umowy zlecenia należy zgłaszać do ubezpieczeń (zaznaczać, jakim podlega ubezpieczeniom) tylko z poziomu: Formularz umowy zakładka [Zgłoszenie].
Uwaga
Dla zleceniobiorcy podlegającego ubezpieczeniom, któremu oprócz umowy będą wypłacane zasiłki ZUS bądź dodatki/potrącenia, należy dodatkowo uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia na formularzu pracownika, żeby wszystkie wypłacane elementy były prawidłowo wykazane na deklaracjach ZUS.
Definiowanie umowy cywilnoprawnej
- Konfiguracja/Firma/Płace/Typy wypłat przyciskiem otwieramy formularz nowego typu wypłat,
- podajemy nazwę i akronim dodawanej umowy cywilnoprawnej. Nazwa musi się różnić od nazw istniejących już w programie umów,
- w polu Rodzaj wybieramy Umowa,
- wybieramy jeden z dostępnych algorytmów: 1, 4, 6, 12 lub 14 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus),
- na zakładce [Podatki/Nieobecności] wybieramy właściwą deklarację i pozycję, określamy w jaki sposób ma być naliczana zaliczka podatku (czy % czy wg progów), określamy sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów,
- określamy, czy składki ZUS mają być naliczane,
- na zakładce [Podatki/Nieobecności], jeśli jest taka konieczność ustawiamy, czy umowa ma być uwzględniania w podstawie do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego,
- na zakładce [Szczegółowe] decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na ERP-7,
- tak zdefiniowaną umowę zapisujemy,
- przechodzimy do kadr na listę pracowników lub wyświetlamy okno wypłat pracowników. Jeśli dane kadrowe osoby są wprowadzone to zaznaczamy wybraną osobę, naciskamy ikonę Lista umów pracownika,
- po wyświetleniu okna Lista umów cywilnoprawnych ikoną lub <INS> dodajemy nową umowę. Uzupełniamy kolejno pola, w polu rodzaj umowy należy odszukać umowę uprzednio zdefiniowaną,
- na zakładce [Ubezpieczenie] – jeśli osoba z tytułu tej umowy podlega składkom, wypełniamy kod tytułu ubezpieczeń i zaznaczamy właściwe pola,
- zapisujemy formularz umowy,
- następnie na listach płac definiujemy listę płac o rodzaju Umowa, zapisujemy,
- w oknie wypłaty pracowników <CTRL>+<L> wybieramy pod przyciskiem Lista płac zdefiniowaną umowę i ikoną naliczamy wypłatę.
Ratalna umowa zlecenie z „obcym” pracownikiem
Cel ćwiczenia: Wprowadzenie umowy zlecenia dla pracownika obcego, która będzie wypłacana przez kilka miesięcy (w ratach).
- Dodajmy na listę pracowników – pracownika. W tym celu należy za pomocą
dodać pracownika. Uzupełnić zakładkę 1.Ogólne oraz 4.Ubezpieczenie – wprowadzić kod tytułu ubezpieczenia (taki sam jaki zostanie wprowadzony na formularzu umowy). Dla zleceniobiorcy podlegającego ubezpieczeniom, któremu oprócz umowy będą wypłacane zasiłki ZUS bądź dodatki/potrącenia, należy dodatkowo uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia na formularzu pracownika, żeby wszystkie wypłacane elementy były prawidłowo wykazane na deklaracjach ZUS. Po ustawieniu kursora na pracowniku Agata Krakowska wyświetlamy Listę umów cywilnoprawnych.
- Dodajemy umowę zlecenia, wybierając dokument UZL zdefiniowany wcześniej
- Wypełniamy pola na zakładce Ogólne:
- Data zawarcia umowy: pierwszy dzień bieżącego miesiąca
- Data rozwiązania umowy: 6 miesięcy później licząc od daty zawarcia umowy
- Tytuł: Wykonanie prac ogrodniczych – wypełniając to pole wykorzystujemy słownik
- Rodzaj umowy: PIT-8B.6 Przychody z osobiście wykonywanej działalności
- Wartość brutto: 6000 zł – suma wszystkich planowanych wypłat (rat) w czasie trwania umowy
- Kwotę następnej wypłaty (brutto): 1000 zł (umowa będzie płatna w 6 – ciu ratach po 1000 zł)
- Po przejściu na zakładkę Ubezpieczenia wybieramy Kod tytułu ubezpieczenia 0411
- Po zatwierdzeniu kodu przechodzimy klawiszem <Tab> przez kolejne pola – program proponuje objęcie zleceniobiorcy obowiązkowo ubezpieczeniami: emerytalnym, rentowym, wypadkowym i zdrowotnym, ponadto sugeruje objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym; daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego są zgodne z odnotowaną wcześniej datą zawarcia umowy.
- Zapisujemy formularz umowy – na liście umów pracownika powstaje zielony zapis (umowa niespłacona).
Uzupełnienie wypłaty umowy zlecenia dla członka Rady Nadzorczej o dietę
- Zaznaczamy w Kadrach osobę, której będziemy dodawać umowę cywilnoprawną,
- naciskamy przycisk Lista umów pracownika,
- następnie przyciskiem Plus lub klawiszem <INS> dodajemy umowę. W polu rodzaj umowy wybieramy pozycję PIT-8B 4.Udziały w organach stanowiących i wypełniamy zakładkę [Ubezpieczenie]. Osobę zgłaszamy do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i zdrowotnego z kodem 2241XX.
- Z pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat dodajemy nowy element wypłaty o nazwie np.:„Dieta” – w polu pozycja na deklaracji PIT należy wybrać „nie dotyczy”, bo jest to przychód wolny od podatku (do pewnej kwoty).
- W polu sposób naliczania składki na ubezp. zdrowotne wybieramy opcję Naliczać.
- Zakładamy listę płac o rodzaju umowa i naliczamy wypłatę,
- Po otwarciu przez program formularza wypłaty wchodzimy na zakładkę [Elementy] i dodajemy nowy składnik wypłaty „dieta”. Od wypłaconej „diety” powinna nam się zwiększyć składka zdrowotna.
- Zapisujemy formularz wypłaty.
Uwaga
Kod tytułu ubezpieczenia w dodatkowych elementach wypłaty przenoszony jest z zakładki Ubezpieczenia w formularzu etatu pracownika. Jeżeli pracownik/zleceniobiorca nie posiada etatu to wypłacając dodatkowy element wypłaty, wchodzący na deklaracje ZUS, należy wypełnić Ubezpieczenie w formularzu pracownika.
.
.
, a następnie