Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży.
Standardowo każda pozycja listy zawiera:
Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany
PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu,
V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży,
PF – faktura utworzona na podstawie faktury proforma,
ZL – Faktura Zaliczkowa,
E – dokument został wyeksportowany.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
WZ informuje o powiązaniu FS z Wydaniem Zewnętrznym,
RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
DD wskazuje Fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD)
Datę wystawienia – data wystawienia faktury.
Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn. Opcja korzystania z wielu magazynów dostępna jest w przypadku modułów Handel, Handel Plus.
Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.
NIP – numer NIP Nabywcy.
Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.
Kwotę netto – wartość netto faktury.
Kwotę brutto – wartość brutto faktury.
Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta, Wydrukował, Data wydruku, Zatwierdził, Data zatwierdzenia, Utworzył e-mail, Data utworzenia e-maila (dane dotyczące e-maila uzupełniane są wyłącznie dla wiadomości e-mail tworzonych poprzez skrzynkę pocztową skonfigurowaną w module CRM).
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są z wystawianiem faktur. Są to Faktury Sprzedaży, Faktury Korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
czarny oznacza dokumenty zapisane w programie na stałe,
zielony to faktury lub korekty znajdujące się w buforze (można je modyfikować),
szary to dokumenty anulowane. Pomimo anulowania pozostają na liście a kolejnemu wystawianemu dokumentowi automatycznie zostanie nadany numer dokumentu anulowanego. Nie są brane pod uwagę w żadnych zestawieniach i raportach,
niebieski – oznacza dokumenty zaksięgowany.
Lista faktur
Oprócz standardowych przycisków (opisanych tutaj) w oknie znajdują się:
- księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu do KP oraz ryczałtu. Zasady księgowania opisane są tutaj .
- utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).
– Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj.
– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.
– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tuaj .
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty. – Operacje seryjne umożliwiające:
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
zmianę kategorii dokumentu,
dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
- Utwórz dokumenty. Przycisk umożliwia utworzenie Zgłoszenia SENT lub Dokumentu dostawy.
- Wyślij Faktury do KSeF. Funkcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Po naciśnięciu na przycisk następuje weryfikacja poprawności zaznaczonych dokumentów i wysyłka poprawnych dokumentów do KSeF.
- Odbierz dane z KSeF - za pomocą tego przycisku, po wysłaniu danych do KSeF można pobrać UPO. Działa dla wszystkich dokumentów znajdujących się na liście Faktur, dla których UPO nie zostało jeszcze pobrane.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Filtr dla listy Faktur Sprzedaży
Zasady obsługi filtra:
Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
Formularz faktury
Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.
Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Formularz faktury: zakładka [Ogólne]
Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski:
Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w artykule Definicje dokumentów.Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.
W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.
Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii i jej opisu na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracjaprogram/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel,Serwis].
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska (wybór magazynu jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .
Datawystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Datasprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa.
Fakturaliczonaod – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.
brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.
W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.
Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji.
Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury
Uwaga
Jeśli wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym – program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu.
Termin – termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki [Płatności]. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności.
Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony, program pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jeśli jest odznaczony, taka operacja nie będzie możliwa.
Netto - łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany.
Razembrutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić.
Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.
Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.
Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w polu Zadłużenie. Na wysokość zadłużenia wpływają również dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np FS z WZ. Przy włączonym parametrze w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) pole Zadłużenie aktualizowane jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
- Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
Na szczególną uwagę zasługują parametry określające sposób pomniejszania ilości w zasobach: pobranie i rezerwacja, widoczne w górnej części okna po włączeniu parametru zmiana w menu:
rezerwacja – zapisanie dokumentu ma wpływ na rezerwacje towarów.
pobranie – zapisanie dokumentu ma wpływ na ilość i ilość dostępną towarów.
Jeśli parametr Bufor:
jest włączony – oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem – nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą.
jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ.
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus, który:
jeśli jest włączony – przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży na trwałe program automatycznie, w tle, generuje dokument magazynowy. W trakcie tworzenia wydania magazynowego sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i jeśli chociaż dla jednej pozycji FS jest za mało towaru, program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a formularz faktury pozostanie otwarty, dzięki czemu Użytkownik może ją zmodyfikować lub zapisać bez WZ.
jeśli jest wyłączony – zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży.
Uwaga
Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów bufor i WZ.
Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.
Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości, zaokrąglając ją do dwóch miejsc po przecinku. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Na zakładce [Ogólne] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.
Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej pozycji na fakturę.
- edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
Uwaga
Zmiany w nazwie czy opisie są dopuszczalne tylko wówczas, gdy na formularzu towaru/usługi zaznaczono taką możliwość (formularz towaru: zakładka [Dodatkowe]).
- usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.
- wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.
Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.
Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:
- wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.
- Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
- na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry:Dodawanie pozycji na dokumencie .
Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj.
Jednostkamiary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu).
Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:
podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Uwaga
Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 – podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu.
Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu – należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie.
Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru.
Przykład
Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%).
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry], podzakładka [Handel, Serwis])
.
Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Formularz faktury: zakładka [Kontrahent]
Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk lupy umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).
Jako odbiorca proponowany może być:
kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę.
W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.
Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla każdego państwa. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.
Uwaga
Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametruSprawdzanie poprawności NIP w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza, czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie ‑ wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie.
Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:
kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!,
kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty,
kontrahentów o statusie osoba fizyczna,
dokumentów wystawianych w walutach obcych.
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent znajduje się w Wykazie podatników VAT lub VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji
Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL.
W sekcji Domyślny płatnik automatycznie podpowiadany jest podmiot z formularza, z zakładki [Ogólne]. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy. Zmiana ta spowoduje, że w preliminarzu płatności zostanie wygenerowana płatność na wskazanego kontrahenta.
W dolnej części zakładki [Kontrahent] znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce [Dodatkowe] znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane.
Na karcie operatora dostępny jest parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na fakturze, który umożliwia zamianę zarówno opisu, jak i osoby odbierającej nawet na zatwierdzonym dokumencie (do czasu zaksięgowania).
W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.
Formularz faktury: zakładka [Płatności]
Na zakładce [Płatności]znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.
Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:
Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży bądź wystawienia (zależne od ustawienia w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów: FS/ WKA, PA – termin płatności liczony od) i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień.
Formapłatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana
Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.
Kwota – wartość płatności.
Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.
Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:
- dodanie nowej raty płatności.- edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.
- usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
W chwili wystawienia Faktury program proponuje jedną płatność za Fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce [Ogólne] (forma i termin płatności, wartość brutto faktury).
Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w artykule Od faktury do rozliczenia płatności .
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczanie zaliczekOpis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument
Formularz faktury: zakładka [Dokumenty]
Zakładka ta zawiera listę związanych z Fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów, z których i do których faktura została przekształcona.
Lista ta składa się z czterech kolumn:
Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą
Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
PA – Paragon, z którego powstała faktura,
WZ – Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży,
KOR – korekta faktury,
IN – deklaracja Intrastat, w której została uwzględniona faktura,
VAT – zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT,
DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą
Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego
- przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.
Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.
W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.
Natomiast jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy zaznaczono parametr Intrastat, w przypadku faktur dla kontrahentów wewnątrzunijnych dostępna jest sekcja Intrastat. (dotyczy dokumentów uwzględniach w deklaracji Intrastat).
Formularz faktury: zakładka [Atrybuty/JPK]
Na formularzu faktury znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).
Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.
Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:
Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Formularz faktury: zakładka [KSeF]
W tym miejscu znajdują się informacje otrzymane bezpośrednio z serwera KSeF, po wysyłce dokumentu.
Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
Numer dokumentu - numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
Status - informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
Data wysłania - data wysłania dokumentu do KSeF.
Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
Data odebrania - data pobrania UPO.
Data przyjęcia - data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF.
Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:
Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Formy płatności i jest przenoszona na Fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF] . Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki Faktury do KSeF.
Status dokumentu – przyjmuje wartości: Nie wysłano, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/odebrano UPO, Awaria, Odrzucono, Nie dotyczy.
Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla Faktury wystawionej w momencie problemów (np. problem z połączeniem internetowym) z przesłaniem jej do KSeF. Po zaznaczeniu tego parametru Faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza danego kontrahenta, z zakładki [Handlowe]. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
Formularz pozycji na fakturze
Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku na liście towarów wpisanych na dokument.
Formularz pozycji składa się z zakładek: [Ogólne], [Szczegóły], [Atrybuty], [Akcyza] (po odpowiednim skonfigurowaniu) oraz [Składniki] dla usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA .
Na zakładce [Ogólne] zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje:
Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze.
Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycjęnazwy na dokumencie. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej.
Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę.
Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie:
operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, ale nie mają wpływu na treść pola Opis na karcie towaru/usługi.
dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce [Atrybuty], w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.
Kategoria – jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii dla poszczególnych towarów na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracja program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis].
PKWiU – numer PKWiU. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej.
StawkaVAT – jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić.
Ilość – ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary (domyślnie jest to jednostka podstawowa z karty towaru). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać.
Stan towaru – aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Informacja jest przydatna przy dodawaniu pozycji na dokument poprzez podniesienie formularza (metoda ustawiana w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry).
Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest:
zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje),
niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie.
Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).
Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Uwaga
Pole Stan towaru jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.
Pozycja faktury – zakładka OgólneCenapoczątkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić.
Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT
Uwaga
W przypadku niektórych dokumentów (FS, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
Wartośćnetto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych.
Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany tutaj.
Formularz pozycji: zakładka [Szczegóły]
Na zakładce [Szczegóły] można podejrzeć:
Wartośćnetto – wartość netto pozycji,
KwotaVAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji,
Wartośćbrutto – wartość brutto pozycji,
Kosztzakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]).
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. W takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie.
Jednostkamiary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej.
Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.
Formularz pozycji: zakładka [Atrybuty]
Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu.
Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w artykule Atrybuty towaru, zdjęcia i załączniki.
Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości.
Zakładka [Atrybuty] na formularzu pozycji dokumentuNa liście widoczne są kolumny:
Lp – numer kolejny atrybutu.
Kod – kod atrybutu przenoszony z formularza towaru, z zakładki [Atrybuty].
Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.
E-sklep – kolumna widoczna jest tylko dla zamówień pochodzących z Comarch e-Sklep. W kolumnie wyświetlana jest wartość Tak/Nie odpowiednio jeśli wartość atrybutu została przesłana z Comarch e-Sklep.
Istnieje natomiast możliwość edycji takiego atrybutu. Jeśli zmieniona zostanie tylko jego wartość, wówczas w kolumnie E-Sklep pozostanie Tak. Jeśli zmieniony zostanie kod atrybutu, wtedy wartość w kolumnie E-Sklep zmieni się na Nie.
Pod nazwami kolumn dostępny jest wiersz filtra, umożliwiający zawężenie wyświetlanej listy według ustalonych kryteriów. Możliwe jest również tworzenie własnych kolumn poprzez funkcję personalizacji.[/su_list]
Na liście dostępne są przyciski:
Zapisz zmiany/ Anuluj zmiany– odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
Dodanie atrybutu– umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria).
Edycja atrybutu- umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
Usunięcie atrybutu
Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>.
Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy.
Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu.
Dodawanie wartości do definicji atrybutu typu lista
Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście.
Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy.
Istnieje też możliwość wprowadzenia dla wybranego atrybutu, w kolumnie [Wartość] bezpośrednio ciągu znaków. Po zatwierdzeniu takiego wpisu, program sprawdza czy wpisana wartość znajduje się już na liście wartości atrybutu. Jeśli tak, wówczas zatwierdzany jest wybór. Jeśli nie, pojawi się komunikat Czy wprowadzoną wartość dopisać do atrybutu wraz z opcjami wyboru Tak/Nie:
Tak powoduje dodanie nowej wartości listy oraz zatwierdzenie wyboru
Nie powoduje wycofanie z edycji bez zapisu
Modyfikacja wartości atrybutów możliwa jest również na korektach dokumentów.
Atrybuty pozycji zależne od kontrahenta
W przypadku gdy na karcie cennikowej, na zakładce [Atrybuty], znajdują się atrybuty zależne od kontrahenta, atrybuty te zostaną przeniesione na dokument tylko i wyłącznie wtedy, kiedy na dokumencie jest wybrany kontrahent przypisany do tych atrybutów. Jeżeli zmienimy kontrahenta na innego, który nie jest przypisany do atrybutu zależnego, atrybut jest usuwany.
Formularz pozycji: zakładka [Składniki]
Zakładka pojawia się tylko dla pozycji o typie usługa złożona, które na swojej karcie mają zaznaczony parametr Pobieranie składników na FS/PA (funkcjonalność dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Użytkownik może tutaj zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Z poziomu podglądu pozycji dokumentu istnieje także możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury znajdującą się na wstążce
Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.
Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.
Formularz pozycji: zakładka [Akcyza]
Zakładka [Akcyza] zawiera przeniesione z karty towaru: kod CN, wartość opałową GJ/1000 kg oraz stawkę akcyzy.
Widoczna tu ilość w 1000 kg wyliczona jest na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru.
Wyliczona Wartość akcyzy stanowi iloczyn wartości opałowej, stawki akcyzy i ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.
Powyższe informacje będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania z programu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.
Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na:
Księgowanie akcyzy
Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Podatek akcyzowy na wyroby węglowe
Formularz pozycji: zakładka [Intrastat]
Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy na dokumencie znajdują się pozycje, które powinny być wykazane w deklaracji Intrastat.
Zakładka [Intrastat] zawiera dane przeniesione z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat]:
kod CN – wartość przenoszona z karty towaru bez możliwości edycji,
Kraj pochodzenia – w deklaracji Intrastat uwzględniany jest kod kraju pochodzenia, który jest zapisany na pozycji dokumentu. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.
Faktura VAT marża
Wystawienie dokumentu Faktura VAT marża jest możliwe z poziomu listy faktur sprzedaży. W menu wyświetlanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku dostępna jest opcja Faktura VAT marża
Faktury sprzedaży i faktura VAT marża są widoczne na jednej liście. Można je rozróżnić wykorzystując odrębne schematy numeracji. Na liście faktur znajduje się także parametr Faktura marża umożliwiający wyfiltrowanie tylko faktur VAT marża (zaznaczona tylko opcja TAK).
Zasady wystawiania faktur VAT Marża są podobne jak w trakcie wystawiania faktury sprzedaży, za wyjątkiem:
Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT NP. – nie podlega bez względu na status kontrahenta.
Dla faktur VAT marża w walucie obcej nie są dostępne parametry związane z naliczaniem podatku VAT: Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN.
Do faktur VAT marża nie można wystawiać dokumentów korygujących VAT (tylko korekty ilościowe i wartościowe).
Dodatkowo z poziomu zakładki Kontrahent możliwy jest wybór podstawy stosowania procedury marży z czterech dostępnych:
Procedura marży dla biur podróży,
Procedura marży – towary używane,
Procedura marży – dzieła sztuki,
Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Informacja ta będzie przenoszona na wydruk faktury.
Na wydruku dokumentu wykazane są jedynie kwoty brutto, bez podsumowania w tabeli VAT.
W programie Comarch ERP Optima nie ma możliwości wystawienia zaliczkowej faktury VAT marża.
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu faktury po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
Wydruk faktury sprzedaży
Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki w górnym pasku zadań.
Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj<F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków.
Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj - wydruk następuje po wybraniu z trzy poziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka):
Wydruk faktury - menu
W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury:
Wzór standard – standardowy wydruk Faktury.
Duplikat – zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca).
Kolumna z rabatem – dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji.
Gotówkowa / Karta – jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę, na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Adnotacja jest drukowana tylko dla faktur gotówkowych zapisanych do bufora. Analogicznie dla Faktur Sprzedaży w buforze, dla których wskazano płatność kartą, drukowana jest adnotacja „Zapłacono kartą”.
Rachunek – w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT).
Faktura bez VAT – wydruk zawiera analogiczne elementy jak wydruk Rachunku, natomiast jego nazwa pobierana jest z Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury z pola Tytuł faktury krajowej/unijnej.
Atrybuty – wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach.
Pełna tabela zaliczek – w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek.
Faktura (bez stopek pośrednich) – w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie.
Parametryzowalne kolumny – zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury.
Duplikat dla wydruku parametryzowanego – wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego.
Faktura VAT – PowerPost (GenRap) – Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z systemem wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy).
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/oświadczenie – wydruk wykorzystywany w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych. Razem ze standardowym wydrukiem Faktury Sprzedaży na oddzielnej stronie drukowane jest Świadectwo jakości sprzedawanych paliw stałych oraz Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla. Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykułach: Świadectwo jakości paliw stałych. Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla.
Invoice– Original/ Duplicate – wydruk w języku angielskim dostępny w polskiej oraz w angielskiej wersji językowej programu.
Faktura VAT (sPrint) – Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (sPrint). Na wydruku drukowany jest m. in. kod QR pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.
Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku).
Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana:
przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana do bufora.
przy odznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie).
Uwaga
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
W zakładce [Dokumenty] znajdują się powiązane dokumenty z Fakturą Sprzedaży. Po otwarciu wybranego dokumentu istnieje możliwość jego wydruku analogicznie jak zostało to opisane powyżej.
Faktury elektroniczne
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.
Elektroniczne przesyłanie faktur
Wydruki Faktur Sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać za pomocą wiadomości e-mail. Jest to możliwe z każdego miejsca, gdzie jest dostępna ikona . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail.
Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wiadomości mailowe dla faktur sprzedaży mogą być generowane automatycznie za pomocą Automatu wysyłki faktur. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.
Uwaga
Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch ERP Optima. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest tutaj.
2. Elektroniczne kopie faktur
W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków ‑ funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów.
Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów.
Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane tutaj.
Parametry wydruku faktury
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej:
Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy).
Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze.
Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ - w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew).
Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr).
Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach:
Kolejność kolumn VAT – kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT. Faktura VAT- Metoda kasowa - zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie.
Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku). WZ można wystawić tylko w modułach Handel, Handel Plus.
Tekst opisu drukowany kopiowany na FS – wpisany tekst jest kopiowany na fakturę i drukowany w nagłówku dokumentu.
Tekst stopki dla dokumentów…. - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura proforma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych.
W Parametrach dotyczących nazewnictwa użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT.
Parametr Drukuj numer EORI odpowiada za drukowanie numeru EORI na wydrukach EKO oraz wydrukach sPrint, jeżeli numer ten jest uzupełniony w Pieczątce firmy i na karcie kontrahenta.
W części Parametry dotyczące wydruków sPrint znajduje się parametr Drukuj kod QR do przelewu, umożliwiający drukowanie kodu QR na Fakturze Sprzedaży, pozwala to na szybkie opłacenie Faktury. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj.
Seryjny wydruk faktur
Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne).
Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków.
Wydruki tekstowe
Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych (dokumenty magazynowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus). Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów:
Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj).
Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki:
Standard,
Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej,
Standard (pełna tabela WZ),
Pełna Nazwa + Opis.
Na wydrukach Standard, Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku fakturyDrukuj tabelę WZ na dokumencie, drukowanych jest dziesięć Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Na wydruku Standard (pełna tabela WZ) niezależnie od tego czy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku faktury jest zaznaczone Drukuj tabelę WZ na dokumencie, jest drukowana lista wszystkich Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.
Logo na wydruku Faktury Sprzedaży
W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy znajduje się sekcja Logo, w której można wskazać plik graficzny drukowany na Fakturze Sprzedaży i na korektach do Faktury.
Przyciski dostępne w tej sekcji:
– Wybór pliku, – Usuń logo z bazy, – Podgląd wydruku z wybranym logo.
Wydruki z logo są dostępne z poziomu formularza dokumentu pod przyciskiem Wydruk danych dostępnym na górnej wstążce programu:
Eko – Faktura: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie,
Eko – Faktura proforma: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura finalna: Wzór standard, Duplikat,
Eko – Faktura Marża: Wzór standard, Duplikat, Korekty.
Eko – Korekta ilości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta kursu waluty: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta stawki VAT: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta danych: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Korekta zbiorcza: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
Eko – Faktura zaliczkowa korekta kursu: Wzór standard, Duplikat.
Faktura VAT (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
Korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
Korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta stawki VAT (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta danych (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Korekta zbiorcza (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Faktura Marża – korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Na liscie Faktur Sprzedaży można drukować seryjnie zaznaczone faktury z wykorzystaniem wzoru Eko – wydruki seryjne: Wzór standard, Duplikat.
Na wydruk Eko – Faktura (nie dotyczy korekt) pobierane są ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury:
Tytuł faktury krajowej/unijnej,
Kolumna „Towar”,
Forma płatności,
Format daty sprzedaży.
Tekst stopki.
Definiowalny wydruk faktury
W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.
Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.
W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydrukiznajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.
Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.
Przykład
Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 ‑ w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu.
Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu.
Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach.
Zasady definiowania wydruku:
W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.
Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.
Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.
Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).
Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.
Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.
W przypadku definiowania komórek z dataminależy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).
Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).
Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).
Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).
Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.
Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).
Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.
Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.
Etykiety komórek
Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli.
Nagłówek faktury – dane firmy
Nazwa
Znaczenie
F_Nazwa1
Nazwa Firmy – Linia 1
F_Nazwa2
Nazwa Firmy – Linia 2
F_Nip
NIP Firmy
F_Regon
Regon Firmy
F_Kraj
Kraj siedziby firmy
F_Wojewodztwo
Województwo siedziby firmy
F_Powiat
Powiat siedziby firmy
F_Gmina
Gmina siedziby firmy
F_Ulica
Ulica siedziby firmy
F_Nr
Numer siedziby firmy
F_Miasto
Miasto siedziby firmy
F_Kod
Kod pocztowy siedziby firmy
F_Poczta
Poczta siedziby firmy
F_Tel
Telefon siedziby firmy
Nagłówek faktury
Nazwa
Znaczenie
Nr_Faktury
Numer drukowanej faktury
Data_Wyst
Data wystawinaenia faktury
Data_Sprz
Data sprzedaży towaru
Nr_Dok
Numer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu)
Opis
Opis (pole znajduje się na zakładce Płatności na fakturze)
Dane bankowe:
Nazwa
Znaczenie
B_Nazwa
Nazwa banku
B_NrRachunku
Numer rachunku bankowego
Dane nabywcy:
Nazwa
Znaczenie
P_Nazwa1
Nazwa nabywcy – linia 1
P_Nazwa2
Nazwa nabywcy – linia 2
P_Wojewodztwo
Województwo nabywcy
P_Powiat
Powiat nabywcy
P_Gmina
Gmina nabywcy
P_Ulica
Ulica nabywcy
P_Nr
Numer siedziby nabywcy
P_Miasto
Miasto nabywcy
P_Kod
Kod pocztowy adresu nabywcy
P_Poczta
Poczta nabywcy
P_Adres2
Adres nabywcy – linia2
P_Nip
Nip nabywcy
Dane odbiorcy:
Nazwa
Znaczenie
O_Nazwa1
Nazwa odbiorcy – linia 1
O_Nazwa2
Nazwa odbiorcy – linia 2
O_Wojewodztwo
Województwo odbiorcy
O_Powiat
Powiat odbiorcy
O_Gmina
Gmina odbiorcy
O_Ulica
Ulica odbiorcy
O_Nr
Numer siedziby odbiorcy
O_Miasto
Miasto odbiorcy
O_Kod
Kod pocztowy adresu odbiorcy
O_Poczta
Poczta odbiorcy
O_Adres2
Adres odbiorcy – linia2
O_Nip
Nip odbiorcy
Elementy faktury (towary):
Nazwa
Znaczenie
T_Kod
Kod towaru
T_KodCN
Kod CN
T_Nazwa
Nazwa towaru
T_Opis
Opis towaru
T_SWW
PKWiU towaru
T_Ilosc
Ilość towaru
T_Jm
Jednostka miary
T_CenaN
Cena netto towaru
T_CenaB
Cena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki)
T_Rabat
Rabat procentowy od pozycji
T_Stawka
Stawka podatku dla towaru (w tym zwolniona)
T_WartoscN
Wartość netto towaru
T_WartoscB
Wartość brutto towaru
T_Wartosc_VAT
Wartość VAT dla pozycji
Tabela VAT (funkcja serwera):
Nazwa
Znaczenie
Razem_Netto
Suma wartości netto faktury (wszystkie stawki)
Razem_VAT
Suma wartości VAT faktury (wszystkie stawki)
Razem_Brutto
Suma wartości brutto faktury (wszystkie stawki)
V_Stawka
Stawka VAT-tu do tabelki VAT
V_Netto
Wartość netto w danej stawce w tabelce VAT
V_VAT
Wartość VAT w danej stawce w tabelce VAT
V_Brutto
Wartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT
Tabela płatności:
Nazwa
Znaczenie
Pl_Forma
Forma płatności
Pl_Termin
Termin płatności
Pl_Kwota
Kwota płatności
Pl_Razem
Kwota do zapłaty całkowita
Pl_Slownie
Kwota do zapłaty słownie
Pl_Zaplacono
Ile zapłacono
Pl_Pozostaje
Ile pozostało do zapłaty
Osoby:
Nazwa
Znaczenie
Wystawil
Osoba, która wystawiła fakturę
Odebral
Osoba, która odebrała fakturę
Pomocnicze etykiety linii startowych:
Nazwa
Znaczenie
T_Start
Początek linii tabelki z towarami (lewy górny róg)
V_Start
Początek linii tabelki VAT (lewy górny róg)
Pl_Start
Początek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg)
Stopka_Stop
Między tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony
Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej:
Nagłówek:
Nazwa
Znaczenie
Razem_NettoWal
wartość netto w walucie
Razem_BruttoWal
wartość brutto w walucie
SymbolWal
symbol waluty
KursLWal
licznik kursu waluty
KursMWal
mianownik kursu waluty
Pozycja:
Nazwa
Znaczenie
T_CenaNWal
cena netto pozycji w walucie dokumentu
T_CenaBWal
cena brutto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscNWal
wartość netto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscBWal
wartość brutto pozycji w walucie dokumentu
T_SymbolWal
symbol waluty dla pozycji
Tabela VAT:
Nazwa
Znaczenie
V_NettoWal
wartość netto w danej stawce w walucie
V_VatWal
wartość VAT w danej stawce w walucie
V_BruttoWal
wartość brutto w danej stawce w walucie
Płatności:
Nazwa
Znaczenie
Pl_SlownieWal
kwota słownie w walucie
Pl_KwotaWal
kwota płatności w walucie
Pl_RazemWal
wartość brutto faktury w walucie
Pl_ZaplaconoWal
zapłacono w walucie
Pl_PozostajeWal
pozostaje w walucie
Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:
Nazwa
Znaczenie
F_NipKraj
kraj NIP z pieczątki firmy
O_NipKraj
kraj NIP dla odbiorcy
P_NipKraj
kraj NIP dla płatnika
Seryjny wydruk faktur wg definicji
Jeśli użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listyfaktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów).
Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel).
Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.
Co należy wiedzieć o fakturach
Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy:
rezerwacja – Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura ta, zatwierdzona na stałe lub zapisana do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Faktury do Wydania Zewnętrznego.
pobranie – po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor), wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.
- księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu do KP oraz ryczałtu. Zasady księgowania opisane są tutaj .
- utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).
– Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj.
– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.
– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tuaj .
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty.
– Operacje seryjne umożliwiające:
- Utwórz dokumenty. Przycisk umożliwia utworzenie Zgłoszenia SENT lub Dokumentu dostawy.
- Wyślij Faktury do KSeF. Funkcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Po naciśnięciu na przycisk następuje weryfikacja poprawności zaznaczonych dokumentów i wysyłka poprawnych dokumentów do KSeF.
- Odbierz dane z KSeF - za pomocą tego przycisku, po wysłaniu danych do KSeF można pobrać UPO. Działa dla wszystkich dokumentów znajdujących się na liście Faktur, dla których UPO nie zostało jeszcze pobrane.
Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
. Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.
Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).
Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury
istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).
Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk 
istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
- Podgląd dokumentu z biblioteki. Przycisk jest widoczny, jeżeli dokument jest powiązany z co najmniej jednym dokumentem OBD z załącznikiem. Podgląd załącznika wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
Na szczególną uwagę zasługują parametry określające sposób pomniejszania ilości w zasobach: pobranie i rezerwacja, widoczne w górnej części okna po włączeniu parametru zmiana w menu:
- dodanie nowej pozycji na fakturę.
- edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
- usunięcie pozycji.
- wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.
Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.
Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:
- wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.
- Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
- na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.
Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie .
Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.
Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe],
- zerowa ilość towaru na magazynie.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj.
Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.
Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu).
Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:
wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:
/ Anuluj zmiany 
– odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
– umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku 
, otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy 
- umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu.
Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.
. Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail.
Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wiadomości mailowe dla faktur sprzedaży mogą być generowane automatycznie za pomocą Automatu wysyłki faktur. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.
Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj).
Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki:
Przyciski dostępne w tej sekcji:
– Wybór pliku,
– Usuń logo z bazy,
– Podgląd wydruku z wybranym logo.
Wydruki z logo są dostępne z poziomu formularza dokumentu pod przyciskiem Wydruk danych dostępnym na górnej wstążce programu:
Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor), wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).
Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.