Funkcja anonimizacji danych osobowych kontrahenta i przedstawiciela służy do uniemożliwienia identyfikacji danej osoby. Anonimizacja danych osobowych dostępna jest w sekcji Dane osobowe znajdującej się w menu Ogólne. Funkcja dotyczy kart kontrahentów, przedstawicieli oraz dokumentów z nimi powiązanych. Ta pozyzja na wstążce programu widoczna jest dla operatorów mających zaznaczony parametr Prawo do anonimizacji danych osobowych. Możliwe jest wykonanie operacji zamazywania danych osobowych zarówno kontrahenta jak i przedstawiciela. Po wybraniu opcji Anonimizacja kontrahenta otwierane jest okno, gdzie należy wskazać odpowiedniego kontrahenta: W przypadku opcji Anonimizacja przedstawiciela otwierane jest okno, na którym należy wskazać najpierw kontrahenta, a następnie przypisanego do niego przedstawiciela: Ikona lupy  umożliwia podejrzenie karty wybranego przedstawiciela. Nie można wykonać anonimizacji w przypadku, gdy zostanie wskazany kontrahent lub przedstawiciel wybrany jako Administrator Danych Osobowych. Nie można również zamazywać danych kontrahenta oznaczonego jako komornik. Przed wykonaniem funkcji anonimizacji danych należy wykonać synchronizację z Comarch e-Sklep/ e-Sale/ Detal/ Mobile. Po wybraniu kontrahenta (przedstawiciela) wyświetlane są dokumenty z nim powiązane. W przypadku kontrahentów scalonych, na liście dokumentów wyświetlane są również dokumenty powiązanych kontrahentów. Następuje weryfikacja dokumentów pod względem parametrów określonych w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Dane osobowe. Jeżeli istnieją jakiekolwiek dokumenty blokujące wykonanie anonimizacji, wówczas zostają one wyświetlone: Wyświetlone dokumenty zgrupowane są w domyślnie zwiniętych sekcjach. Każda sekcja z listą dokumentów może zostać rozwinięta przez Użytkownika w celu wyświetlenia szczegółowej listy pozycji wchodzących w jej skład. Dodatkowo przy każdej z sekcji w nawiasie wykazywana jest ilość pozycji wchodzących w skład danej sekcji. Wyświetloną listę dokumentów można wyeksportować do pliku lub wydrukować. Lista zawiera takie informacje, jak typ dokumentu, numer dokumentu, data dokumentu oraz opis. Lista pogrupowana jest po typie dokumentu/słownika. Przycisk służący do anonimizacji jest w takim przypadku nieaktywny. Użytkownik chcąc wykonać anonimizację powinien zweryfikować wyświetlone dokumenty, zamknąć rezerwacje, zamówienia, wyciągnąć oferty z bufora. Podczas anonimizacji danych, jeżeli kontrahent/przedstawiciel został wskazany na formularzu naruszenia jako inspektor danych osobowych, taki dokument wykazywany jest jako blokujący wykonanie anonimizacji danych. Nie jest możliwe wykonanie anonimizacji podmiotu będącego inspektorem danych osobowych. Jeżeli nie ma żadnego dokumentu blokującego anonimizację wówczas wyświetlane są wszystkie dokumenty powiązane z anonimizowanym podmiotem: W przypadku listy dokumentów podlegających anonimizacji danych, została ona podzielona na 3 grupy:  Po kliknięciu przycisku Anonimizuj pojawia się ostrzeżenie dla Użytkownika: Po wykonaniu anonimizacji nie będzie możliwości zidentyfikowania kontrahenta/ przedstawiciela, wystawiania dokumentów i korekt, realizacji zamówień, płatności. Karta kontrahenta/ przedstawiciela będzie oznaczona jako nieaktywna. Czy wykonać anonimizację? Wybór opcji Tak powoduje wykonanie funkcji anonimizacji danych kontrahenta. Po wybraniu opcji Nie następuje powrót do okna Anonimizacja danych osobowych. Przycisk  Zamknij zamyka okno anonimizacji danych osobowych.

Co jest anonimizowane?

Po wykonaniu anonimizacji danych, karta kontrahenta jest ustawiana jako karta nieaktywna. Kod kontrahenta zmieniany jest na: ANONIM + numer kolejny(zaczynając od 1), nazwa jest zmieniana na: Dane zanonimizowane. Z karty kontrahenta usuwane są wszystkie dane: 

Na co należy zwrócić uwagę po wykonaniu anonimizacji?

Podczas anonimizacji danych usuwane są SMSy powiązane z anonimizowanym podmiotem. Jeżeli istniejące w bazie SMSy są nie powiązane z tym podmiotem, nie są automatycznie usuwane. W związku z tym zalecamy ich zweryfikowanie i usunięcie tych, które nie powinny pozostać w bazie. Podobnie w przypadku wiadomości e-mail – w gestii Użytkownika jest ich weryfikacja i ewentualne usunięcie. Należy pamiętać o tym, że na dokumentach w module OBD anonimizowany jest sam podmiot. W przypadku kiedy taki dokument OBD ma podpięte załączniki, wówczas Użytkownik powinien dokonać ich weryfikacji. Należy zweryfikować czy adres e-mail anonimizowanego podmiotu nie jest uzupełniony na szablonach e‑mail w polach Do, DW oraz UDW. Anonimizacja danych kontrahenta i przedstawiciela wpływa tylko na bieżącą bazę danych. Na kopiach bezpieczeństwa wykonanych przed tą operacją pozostaną pełne dane osobowe tych podmiotów. Do Użytkownika który odpowiada za kopie bezpieczeństwa baz danych należy weryfikacja informacji w nich się znajdujących. Karty zanonimizowanych kontrahentów nie są przenoszone ani aktualizowane za pomocą pracy rozproszonej. Również w przypadku eksportu do pliku MS Excel z poziomu listy kontrahentów zanonimizowane podmioty nie są eksportowane. Anonimizacja danych podmiotu wraz z informacją o każdym anonimizowanym dokumencie pojawia się w logach Historii zmian.  

Lista umożliwia przeglądanie zgód wyrażonych przez poszczególne podmioty: Widoczna jest na niej lista zgód wyrażonych przez wszystkie podmioty (kontrahentów, przedstawicieli, pracowników oraz wspólników). Lista może być filtrowana według kategorii, podmiotu oraz obowiązywania na wskazany dzień. Ikona lupy  umożliwia podejrzenie szczegółów podświetlonej zgody. Na formularzu widoczne są pola tytuł zgody, data wyrażenia zgody oraz źródło jej pozyskania. Pole Ip wyrażenia uzupełnione o adres IP komputera, na którym uzupełniono formularz. W sekcji Wycofanie zgody widoczne są pola  – Data wycofania, Źródło wycofania oraz Powód wycofania. Pole Ip wycofania uzupełnione o adres IP komputera, na którym uzupełniono formularz.

Funkcja umożliwia ewidencjonowanie w programie w jakich procesach w organizacji są przetwarzane dane osobowe, w jakim celu i kogo dotyczą oraz jak są zabezpieczane. Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie czynności  oraz ich usuwanie . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej czynności: Na formularzu dostępne są pola umożliwiające określenie nazwy czynności, celu przetwarzania, kategorii osób, kategorii danych osobowych, kategorii odbiorców danych oraz planowanego terminu usunięcia danych. W przypadku przekazywania danych państwom trzecim istnieje możliwość ich wskazania wraz z uzasadnieniem. Wszystkie pola na formularzu są opcjonalne (niewymagane).  

Na zakładce [Dodatkowe] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD). Można również uzupełnić informacje dodatkowe dotyczące czynności przetwarzania.

Funkcja umożliwiająca wskazanie osób odpowiedzialnych za prowadzenia rejestrów danych osobowych. Okno składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Adres GIODO]. Na pierwszej z nich istnieje możliwość wskazania kolejno administratora, współadministratora, przedstawiciela oraz inspektora danych osobowych: W sekcji Administrator dostępny jest parametr Przepisz dane z Pieczątki firmy. Jego zaznaczenie powoduje zaczytanie danych administratora z Pieczątki Firmy (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy). Parametr jest domyślnie zaznaczony. Po jego odznaczeniu aktywny staje się przycisk Edytuj dane, po kliknięciu którego możliwa jest zmiana danych administratora danych osobowych. Na innych niż Administrator stanowiskach (Współadministrator, Przedstawiciel, Inspektor danych osobowych) możliwe jest wskazanie kontrahenta, pracownika bądź wspólnika W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wskazać przypisanego do tego kontrahenta przedstawiciela. Pozostałe pola (Adres, Telefon oraz E-mail) są nieedytowalne i zaczytywane z formularza wybranego podmiotu. Jeżeli dany podmiot został wskazany na liście administratorów danych osobowych, nie ma możliwości jego usunięcia bądź oznaczenia jako nieaktywnego/archiwalnego. Przed taką operacją należy najpierw usunąć go z listy administratorów danych osobowych. Zakładka [Adres GIODO] zawiera pola umożliwiające określenie adresu Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych: Miasto, Województwo, Poczta, Kod pocztowy, Ulica, Numer domu i Numer lokalu. Dane adresowe określone na tej zakładce przenoszone są na wydruk zgłoszenia naruszenia do GIODO.

Funkcja umożliwia prowadzenie rejestru upoważnień m.in. dla:  Lista rejestru upoważnień może być filtrowana w oparciu o rodzaj podmiotu oraz według obowiązywania na wskazany dzień. Na liście upoważnień dostępne są operacje seryjne  zawierające następujące funkcje: Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie upoważnień  oraz ich usuwanie . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego upoważnienia: Na formularzu upoważnienia na zakładce [Ogólne] należy wskazać upoważniany podmiot (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wyboru kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę nadania upoważnienia oraz ewentualnie datę ustania. Na formularzu dostępne jest również pole tekstowe Opis. Na zakładce [Załączniki] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD). Program kontroluje czy określony podmiot w danym okresie ma tylko jedno upoważnienie, nie pozwalając na zapisanie dwóch upoważnień dla podmiotu z nakładającymi się na siebie okresami upoważnienia (oznaczonych poprzez daty nadania i ustania upoważnienia).

Rejestr naruszeń umożliwia ewidencjonowanie przypadków naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator ma obowiązek udokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych - w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Dostępne na liście ikony umożliwiają przeglądanie naruszeń  oraz ich usuwanie . Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowego naruszenia: Na formularzu zgłoszenia na zakładce [Ogólne] należy wskazać podmiot będący inspektorem danych osobowych (pracownika, wspólnika bądź kontrahenta). W przypadku wybrania kontrahenta w polu Imię i nazwisko należy wybrać przypisanego do kontrahenta przedstawiciela. Poniżej należy wskazać datę naruszenia oraz miejsce naruszenia (w tym polu podpowiada się miasto z pieczątki firmy), jak również liczbę rekordów, których dotyczy naruszenie. W przypadku opóźnienia zgłoszenia możliwe jest określenie jego przyczyny, a w przypadku braku zgłoszenia - jego uzasadnienie. Po zaznaczeniu parametru Naruszenie zgłoszone aktywne stają się pola Data zgłoszenia oraz Miejsce zgłoszenia. Na formularzu dostępne są również pola tekstowe: Charakter naruszenia ochrony danych, Kategoria i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą, Możliwe konsekwencje naruszenia ochrony oraz Podjęte / proponowane środki w celu zaradzenia naruszeniu lub minimalizacji skutków. Na zakładce [Załączniki] można wskazać dokument z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD). Z poziomu formularza naruszenia dostępny jest wydruk zgłoszenia naruszenia do GIODO.

Z poziomu formularza naruszenia ochrony danych osobowych dostępny jest wydruk formularza naruszenia.

  Słownik ten jest wykorzystany na podczas rejestrowania zgody konkretnego podmiotu (kontrahenta, przedstawiciela, pracownika oraz wspólnika) lub podczas oznaczania zgody jako wycofanej, gdzie wskazywane jest źródło pozyskania/wycofania. Dostępne na liście ikony umożliwiają podejrzenie źródła  lub jego usunięcie . Nie jest możliwe usunięcie lub zmodyfikowanie nazwy źródła, które zostało użyte (wskazane na karcie podmiotu). Parametr Pokaż nieaktywne umożliwia wyświetlanie na liście również źródeł pozyskania oznaczonych jako nieaktywne. Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> umożliwia dodanie nowego źródła: Na formularzu źródła należy uzupełnić jego nazwę. Parametr Nieaktywne umożliwia oznaczenie źródła jako nieaktywnego. Skutkuje to tym, że dane źródło nie podpowiada się do wyboru na nowych zgodach podmiotu.

  Pozycja zawiera listę utworzonych przez Użytkownika treści zgód. Dostępne na liście ikony umożliwiają podejrzenie/edycję zgody  lub jej usunięcie . Jeżeli zgoda nie została wybrana na żadnym podmiocie, może zostać zmieniona bądź usunięta (na użytej już w programie zgodzie można jedynie zaznaczyć parametr Nieaktywna). Lista może być filtrowana według kategorii. Parametr Pokazuj nieaktywne umożliwia wyświetlanie na liście również treści zgód oznaczonych jako nieaktywne. Po kliknięciu ikony plusa  bądź naciśnięciu klawisza <Insert> możliwe jest dodanie nowej treści zgody: Na formularzu należy uzupełnić tytuł, treść oraz datę obowiązywania. Należy wybrać również kategorię zgody. Dostępne są następujące kategorie zgód:  Nowa zgoda ma zawsze numer wersji oznaczony jako 1. Parametr Nieaktywna umożliwia oznaczenie treści zgody jako nieaktywnej. Na zakładce [Dokumenty] można wskazać powiązane ze zgodą dokumenty z Biblioteki dokumentów w przypadku posiadania licencji na moduł Obieg Dokumentów (OBD). Możliwe jest dodanie nowej wersji dotychczasowej treści zgody (zarówno tej użytej już w programie jak i jeszcze nie wykorzystanej) poprzez rozwinięcie ikony plusa i wybranie opcji Aktualizuj zgodę. Funkcja dostępna jest również za pomocą skrótu <Ctrl>+<Insert> lub w menu kontekstowym. Podczas aktualizacji zgody pola Tytuł oraz Kategoria są nieaktywne (wartości w tych polach są przenoszone ze zgody w wersji 1). Można zmienić jedynie treść oraz datę obowiązywania. Numer wersji zmieniany jest automatycznie jako numer kolejny. Przy zapisywaniu nowej wersji zgody wyświetlane jest pytanie czy ustawić poprzednie wersje jako archiwalne (Nieaktywne).

Z poziomu treści zgody dostępny jest wydruk formularza zgody. Jeżeli na treści zgody wybrana została kategoria MARKETING, dostępny jest wydruk formularza zgody marketingowej.