• Synchronizacja z Comarch e-Sklep/e-Sale
• Synchronizacja z Optima Detal/Mobile Sprzedaż
• Synchronizacja z Comarch Apfino 

Lista sesji składa się z następujących kolumn:

• Firma – informacja o firmie, która jest obsługiwana przez użytkownika,
• Rozpoczęcie, zakończenie – informacja o dacie i godzinie pracy użytkownika,
• Typ – określa sposób w jaki był rejestrowany czasu pracy w danej sesji:
• A – oznacza, automatyczne rejestrowanie czasu pracy,
• R – oznacza, że czas pracy został zarejestrowany ręcznie

Na liście dostępne są następujące przyciski:  – umożliwia dodanie nowej sesji, – służy do podglądu i edycji czasu pracy, – pozwala na usunięcie wcześniej zarejestrowanego czasu pracy. Dodawanie, modyfikacja czasu pracy odbywa się poprzez uzupełnienie formularza zatytułowanego Czas pracy. Formularz ten zawiera następujące pola: Operator – pole nie podlegające edycji, Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w przycisk Firma wybrać z listy, Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie przy uzupełnianiu ręcznym sesji wybrał z listy odpowiednią kategorię, Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina, Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia, Ręczna – check zaznaczony – sesja ręczna, brak checka – sesja automatyczna. Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany –  , Anuluj zmiany – .

Formularz sesji czasu pracy

Baza firmowa Biura Rachunkowego – w tym miejscu należy wskazać, która baza danych jest firmową bazą Biura Rachunkowego. Po wybraniu bazy danych, w tej bazie danych, będzie można przypisać do karty kontrahenta (Klienta Biura Rachunkowego) odpowiadającą mu bazę danych. Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP. Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany. Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności – domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Operacje wielofirmowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie. Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.

• Automatycznie dostosuj ilość jednoczesnych konwersji – W przypadku zaznaczenia tego parametru zostanie wysłane zapytanie SQL, iloma rdzeniami dysponuje Server. Jeżeli Server SQL dysponuje 4 rdzeni lub mniej lub nie uzyskamy żadnej wartości to parametr przyjmie wartość 2. Jeśli rdzeni będzie więcej niż 4, wówczas parametr przyjmie wartość 4.
• Konwertuj jednocześnie wskazaną ilość firm – Użytkownik ma możliwość wskazania ile baz jednocześnie ma być konwertowanych. Przy ręcznym ustawieniu ilości firm będzie ograniczenie do 10, aby zbyt duża liczba wątków nie spowodowała spowolnienia wykonania konwersji, zamiast przyspieszenia. W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.

  Szczegółowy log z wynikami konwersji zapisywany jest w plikach tekstowych w standardowym folderze z logami programu Comarch ERP Optima. Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – w tym miejscu należy wskazać katalog, w którym automatycznie będą zapisywane kopie bezpieczeństwa podczas procesu archiwizacji i konwersji baz danych w module Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe. Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych do BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w Comarch IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na Comarch IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Formularz atrybutu składa się z zakładki [Ogólne], na której znajdują się następujące pola:

• Nazwę – nazwa atrybutu,
• Opis – opis atrybutu,
• Grupa– grupa, do której przypisany jest dany atrybut,
• Typ – określa w jaki sposób będzie wyrażona informacja. Może być to: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Konfiguracja, SQL-Firma,
• Format – może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234;1234.56;1234.5678, Telefon, E-mail, Strona WWW,
• Wartość domyślna – umożliwia, przypisanie dla danego atrybutu wartości domyślnej.

Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia parametru:

• Wartości miesięczne – decyduje, czy dana informacja jest istotna w ujęciu miesięcznym,
• Pamiętaj historie zmian – zaznaczenie spowoduje, ze wszystkie zmiany dokonywane przez użytkownika będę zapamiętywane i widoczne dla użytkownika,
• Nieaktywny– oznacza, ze atrybut przestanie być wyświetlany w module Operacje wielofirmowe.

Jeśli na zakładce [Ogólne] zostanie wybrany TYP atrybutu: Lista, Lista SQL, Wartość SQL wówczas na formularzu atrybutu dostępna jest druga zakładka. Dla określonych TYPOW pojawia się następujące zakładki:

• [Lista] – Pozycje listy, na której można zdefiniować możliwe wartości atrybutu.
• [Lista SQL], [SQL] – BazaBR, SQL-Konfiguracja, SQL-Firma – SQL, na której można wpisać zapytanie SQL.

Parametr Dodaj podpis cyfrowy do wysyłanych wiadomości – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wysyłania wiadomości podpis cyfrowy będzie domyślnie dołączony. W sekcji użytkownicy konta, znajduje się tabela z listą użytkowników kont. Musi być dodany przynajmniej jeden użytkownik (lista nie może być pusta), w przeciwnym wypadku przy próbie zapisu pojawi się komunikat: Tabela zawiera kolumny:

• Kod operatora – pole to umożliwia rozwinięcie listy operatorów,
• Imię i Nazwisko – pole wypełnione na podstawie danych zapisanych na formularzu wybranego operatora,
• Opiekun – parametr wskazujący, że wprowadzany użytkownik jest opiekunem konta. Opiekun konta ma możliwość edycji konta, nawet jeśli nie jest administratorem,
• Konto może posiadać tylko jednego opiekuna, czyli w kolumnie „Opiekun” może być zaznaczony tylko jeden rekord. Zaznaczenie rekordu innemu użytkownikowi, spowoduje odznaczenie rekordu na dotychczasowym,
• Domyślne – zaznaczenie tego parametru określa, dla których użytkowników to konto jest domyślne. Każdy użytkownik może posiadać tylko jedno konto domyślne, czyli w sytuacji kiedy temu samemu użytkownikowi zostanie zaznaczony parametr Domyślne na innym koncie, to automatycznie zostanie odznaczone na poprzednim koncie.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego użytkownika konta,  Zmień – umożliwia podgląd/ edycję użytkownika,  Usuń – umożliwia usunięcie użytkownika,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna,  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Pod tabelą z listą użytkowników konta znajduje się parametr Nieaktywne. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że konto jest nieaktywne, ale będzie widoczne w skrzynce pocztowej (w trybie do odczytu wiadomości), bez możliwości pobierania i wysyłania nowych e-maili. Dodatkowo, po zaznaczeniu opcji Nieaktywne, widoczny jest parametr Nie wyświetlaj na liście kont w skrzynce pocztowej. W przypadku zaznaczenia obu parametrów dane konto e-mail nie będzie widoczne w skrzynce pocztowej na zakładce [Według kont].

2. Zakładka [Serwery]

Zakładka [Serwery] zawiera informacje potrzebne do skonfigurowania poczty przychodzącej oraz wychodzącej. Składa się z dwóch sekcji Informacje o serwerze oraz użytkownik, w których należy wypełnić odpowiednie pola.

• Informacje o serwerze: w tej części znajdują się pola:

Typ konta – wybór protokołu POP3 albo IMAP Poczta przychodząca (POP3) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty przychodzącej. Pole wymagane dla protokołu IMAP.

Uwaga

Jeżeli w konfiguracji  konta e-mail adres serwera POP3 nie zostanie wypełniony wówczas konto nie będzie uwzględniane przy odbieraniu poczty. Program w takim przypadku nie będzie pobierał poczty i nie będzie również wyświetlał żadnych komunikatów.

Poczta wychodząca (SMTP) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty wychodzącej. Pole jest wymagane dla obu typów kont. Parametr Pozostaw kopie wiadomości na serwerze (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po pobraniu, wiadomości nie są kasowane z serwera, jeśli  nie jest zaznaczony to wiadomości są kasowane z serwera. Pole Zaawansowane – wyświetla okno z możliwością ustawienia portów dla poczty wychodzącej i przychodzącej oraz parametrów związanych z wymaganiem przez serwer bezpiecznego połączenia (dla poczty przychodzącej SSL/TLS, oraz dla poczty wychodzącej SLS/TLS/StartTLS). W przypadku gdy dla poczty wychodzącej zaznaczony jest parametr Ten serwer wymaga bezpiecznego połączenia (SSL/TLS/StartTLS) i podany port 465 to połączenie nawiązywane jest przez SSL/TLS, natomiast jak podany jest port 587 to połączenie nawiązywane jest przez StartTLS.

Przy czym, użytkownik ma możliwość wysyłania i odbierania e-maili gdy serwer wymaga bezpiecznego połączenia SSL, a certyfikat nie spełnia procedury sprawdzania poprawności certyfikatu. Użytkownik może dodać wyjątek bezpieczeństwa jeżeli uznaje, że certyfikat jest poprawny. W tym celu, po pojawieniu się błędu operacji skrzynki e‑mail: „Według procedury sprawdzania poprawności certyfikat zdalny jest nieprawidłowy” należy kliknąć na błędzie, pojawi się okno:

W oknie można podglądnąć certyfikat za pomocą przycisku „Pokaż certyfikat”. Jeżeli nie budzi on wątpliwości – kliknięcie w przycisk „Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa” spowoduje, że certyfikat zostanie zapisany w bazie danych i odbieranie/wysyłanie poczty będzie możliwe. Dodatkowo możliwe jest skonfigurowanie konta tak, aby hasło było szyfrowane lub nie. W tym celu należy w polu Metoda uwierzytelniania wybrać odpowiednią opcję. Parametr może przyjmować wartości:

• wykryj automatycznie,
• szyfrowane hasło (DIGEST-MD5),
• szyfrowane hasło (CRAM-MD5),
• normalne hasło (LOGIN),
• normalne hasło (PLAIN),
• brak.

Wykryj automatycznie – system pobiera listę metod uwierzytelniania z serwera smpt i wybiera najmocniejszą w kolejności:OAuth2, DIGEST-MD5, CRAM-MD5, LOGIN, PLAIN. Konkretną metodę należy wskazać w sytuacji gdy serwer ma problem z uwierzytelnieniem użytkownika i hasła. W przypadku łączenia z serwerem SMTP bez autoryzacji należy wskazać opcję brak. Metoda uwierzytelniania OAuth2. W konfiguracji konta e-mail umożliwiono uwierzytelnienie poprzez protokół OAuth2, który daje możliwość korzystania z weryfikacji dwuetapowej podczas logowania. Wprowadzone rozwiązanie jest obecnie dostępnie wyłącznie dla Microsoft 365 Outlook. Konfiguracja protokołu połączenia z serwerem pocztowym Konfiguracja protokołu OAuth2 jest dostępna wyłącznie dla Użytkowników z aktualną gwarancją. Podczas konfiguracji skrzynki pocztowej, na zakładce [Serwery],  w zaawansowanych opcjach ustawień konta e-mail dostępna jest do wyboru metoda uwierzytelniania: OAuth2. W polu Metoda uwierzytelniania domyślnie podpowiada się opcja wykryj automatycznie. Wykrywanie rodzaju protokołu i zmiana uwierzytelniania do konta Po uzupełnieniu adresu poczty wychodzącej (SMTP), jeżeli jako metoda uwierzytelniania wybrana jest opcja wykryj automatycznie system weryfikuje jakie protokoły uwierzytelniania są obsługiwane przez serwer pocztowy. W zależności od uzyskanej odpowiedzi, automatycznie ustawiany jest określony protokół w opcjach zaawansowanych. Jeśli została wybrana metoda uwierzytelniania: OAuth2, wówczas w oknie konfiguracji konta e-mail jest widoczny przycisk Zaloguj się do konta. Pole z możliwością wprowadzenia hasła będzie niedostępne. W przypadku, gdy Użytkownik wybierze w pierwszej kolejności przycisk Testuj połączenie zamiast przycisku Zaloguj się do konta, program rozpocznie proces uwierzytelniania Proces logowania do konta poprzez protokół OAuth2 Po wybraniu przycisku Zaloguj się do konta Użytkownik zostanie przekierowany do domyślnej przeglądarki, gdzie powinien zalogować się do swojego konta pocztowego. W tym czasie, w programie Comarch ERP Optima będzie widoczna stosowna informacja: Podłączanie do konta. Proszę czekać…

• Jeśli w ciągu 3 minut nie nastąpi prawidłowe zalogowanie, Użytkownik otrzyma komunikat: Nie udało się podłączyć do konta.
• Po poprawnym zalogowaniu do konta w programie Comarch ERP Optima zostaną zapisane niezbędne dane, pojawi się również informacja: Udało się podłączyć do konta. Użytkownicy konfigurujący skrzynkę pocztową według protokołu IMAP zostaną automatycznie przekierowani na zakładkę [Foldery IMAP].

Odnawianie danych uwierzytelniających Ze względu na specyfikę działania protokołu OAuth2, gdzie uzyskane dane uwierzytelniające są ważne przez określony czas, Comarch ERP Optima cyklicznie wykonuje komunikację z serwisami logowania, w celu ich odnowienia. Jeśli odnowienie danych nie zakończy się pomyślnie, wówczas z poziomu programu, na pasku zadań pojawi się informacja o niepoprawnej komunikacji z serwerem pocztowym, a usługa Serwis Operacji Automatycznych odnotuje odpowiednią informację w logach. W takiej sytuacji Użytkownik powinien przejść proces logowania ponownie. Dostosowanie Comarch HRM Aplikacja Comarch HRM skonfigurowana stacjonarnie jak i w Chmurze Standard także obsługuje logowanie do serwerów pocztowych poprzez protokół OAuth2. Usuń z serwera po usunięciu z folderu „Elementy usunięte” (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po skasowaniu wiadomości z folderu „Elementy usunięte” wiadomości są również kasowane na serwerze Przechowuj w bazie treści pobranych wiadomości przez (dla kont o typie IMAP) – możliwość określenia przez jak czas mają być przechowywane wiadomości w bazie. Do wyboru jest opcja dni (z polem do wpisania, przez ile dni mają być przechowywane treści i załączniki wiadomości mailowych w skrzynce) oraz opcja zawsze. Domyślne ustawiona jest opcja 60 dni  . Codzienne program sprawdza po dacie wysłania i odbioru, czy jakieś wiadomości nie przekroczyły ustalonego terminu. Treści starszych wiadomości są usuwane, a w bazie pozostają tylko nagłówki wiadomości. W każdym czasie treści mogą zostać ponownie pobrane (już bez zapisu do bazy), np. przy otworzeniu wiadomości. Parametr pomija wiadomości robocze oraz te zapisane w folderach lokalnych.

• Użytkownik: w tej części znajdują się pola:

Nazwa użytkownika poczty e-mail – należy wpisać nazwę użytkownika poczty. Pole jest wymagane. Hasło – jeżeli zostanie wprowadzone niepoprawne hasło, w menu głównym Comarch ERP Optima pojawi się informacja „Błąd operacji skrzynki e-mail” i okno, na którym należy uzupełnić hasło.

Przycisk Testuj połączenie – pozwala na sprawdzenie poprawności ustawień serwera poczty (pop, imap i smtp) bez pobierania wiadomości do programu. Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

3. Zakładka [Foldery IMAP]

Jeżeli przy konfiguracji konta użytkownik wybierze opcję IMAP oraz uzupełni informacje o serwerze, na formularzu Właściwości konta e-mail pojawi się dodatkowa zakładka [Foldery IMAP]. Zbudowana jest ona z trzech kolumn:

• Nazwa folderu – wyświetlana jest tutaj struktura katalogów lokalnych i pobranych z serwera pocztowego. Niesynchronizowane foldery z serwera pocztowego oraz foldery lokalne utworzone w programie widoczne są również w tej kolumnie i mają oznaczenie odpowiednio [folder serwerowy] i [folder lokalny]).

Foldery domyślne z klienta pocztowego (takie jak Skrzynka odbiorcza, Kosz, Elementy wysłane) nie są dublowane – następuje ich mapowane do folderów standardowych w skrzynce pocztowej w programie. Zmapowane foldery są wyszarzone, bez możliwości zmiany. Dla pozostałych folderów, których nie można zmapować po nazwie lub typie wyświetla się lista proponowanych katalogów z Comarch ERP Optima

• Subskrybuj – możliwość wyboru, które foldery mają być subskrybowane, czyli wyświetlane w skrzynce pocztowej w programie i synchronizowane z serwerem poczty. W kolumnie domyślnie wszystkie foldery są zaznaczone. Jeżeli do subskrypcji zaznaczono subfolder, to subskrybowane będą również wszystkie foldery nadrzędne. Dla starszych folderów zmiana w tej kolumnie jest możliwa tylko wówczas, gdy nie jest wykonywana synchronizacja IMAP.
• Tylko nagłówki – istnieje możliwość określenia sposobu subskrypcji. Zaznaczenie w tej kolumnie powoduje pobieranie tylko nagłówków wiadomości, a pełna wiadomość (bez zapisu do bazy) widoczna będzie tylko przy jej podglądzie/ edycji. Odznaczenie opcji powoduje synchronizację od razu całych wiadomości wraz z załącznikami i zapisanie ich w bazie programu Comarch ERP Optima.

Uwaga

W przypadku subskrycji samych nagłówków e-maili na liście wiadomości nie będzie widoczna informacja o ewentualnych załącznikach. Jest ona dostępna wyłącznie po pobraniu całej wiadomości.

Należy pamiętać, że w sytuacji pobierania samych nagłówków, podgląd bardzo dużych wiadomości może trwać długo. Wynika to z faktu, iż pełna treść pobierana jest w momencie otwierania e-maila. Ponadto, jeżeli tak oznaczony folder, zostanie zmieniony na lokalny (odznaczenie opcji Subskrypcja), wówczas dla przypisanych do niego e-maili będą pobierane pełne treści wiadomości. Ta operacja również może być czasochłonna. Powyższe informacje dotyczą również przenoszenia e-maili do folderów lokalnych. Wiadomość w folderze lokalnym musi być kompletna, czyli zawierać wszystkie załączniki i oryginalny plik w formacie MSG pobrany z serwera. Powoduje to większy przyrost danych w bazie, ale w sytuacji przenoszenia wiadomości między folderami lokalnym i synchronizowanym, dostępna będzie w dalszym ciągu pierwotna wiadomość wraz z podpisem

Uwaga

Po przeniesieniu wiadomości do folderu lokalnego są one usuwane z serwera, ale pozostają zapisane w bazie programu.

Przycisk Odśwież listę folderów  pozwala na pobranie do konfiguracji konta e-mail aktualnej listy folderów. Foldery niesubskrybowane lokalne będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej. Foldery niesubskrybowane serwerowe nie będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej.

4. Zakładka [Certyfikaty podpisów]

Na tej zakładce znajduje się lista zapisanych domyślnych certyfikatów dla poszczególnych użytkowników. Lista certyfikatów składa się z kolumn: Operator, Nazwa certyfikatu, Odcisk palca. Z tego poziomu można również dodawać oraz usuwać certyfikat. Dodawać certyfikat może tylko operator aktualnie zalogowany do programu, który posiada pełne prawo do modyfikacji konta e-mail. Jeden operator może mieć tylko jeden certyfikat. Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego certyfikatu,  Usuń – umożliwia usunięcie certyfikatu,  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

• Wątek e-mail

Definicja schematu numeracji dla wątków mailowych.

• Wiadomość przychodząca

Definicja schematu numeracji dla Wiadomości przychodzącej klienta poczty w programie Comarch ERP Optima.

• Wiadomość wychodząca

Definicja schematu numeracji dla Wiadomości wychodzącej klienta poczty w programie Comarch ERP Optima.

2. Obieg dokumentów

W przypadku modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów niektóre dokumenty mogą być zapisywane w bazie konfiguracyjnej, dzięki czemu są widoczne we wszystkich bazach podłączonych do tej bazy konfiguracyjnej. Są to tzw. dokumenty wspólne. Dla tych dokumentów definiuje się odrębne schematy numeracji. Schematy numeracji tworzy się w gałęzi Biblioteka dokumentów, na podobnych zasadach jak schematy w bazie firmowej. Jeśli utworzony schemat zawiera człon seria, z poziomu gałęzi Serie dokumentów użytkownik może zdefiniować, jakie serie będą wykorzystywane podczas numerowania dokumentów wspólnych.

Do wyboru dostępne są funkcje:

• Zmiana ceny sprzedaży,
• Rabat pozycji,
• Rabat dokumentu,
• Storno ostatniej pozycji,
• Storno całego paragonu,
• Wpłata do kasy,
• Wypłata z kasy,
• Ręczne otwarcie szuflady,
• Raport fiskalny,
• Raport okresowy,
• Otwarcie zmiany,
• Zamknięcie zmiany,
• Podgląd stanu na wszystkich magazynach,
• Podgląd stanu kasy,
• Płatność innymi formami,
• Faktura do paragonu,
• Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja Podgląd dokumentów wszystkich, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia,
• Podgląd dokumentów wszystkich,
• Przekazanie paragonów,
• Edycja obcych paragonów,
• Zwrot towaru,
• Dostęp do konfiguracji stanowiska,
• Dostęp do konfiguracji interfejsu,
• Płatność odroczona dla !Nieokreślonego,
• Zmiana jednostki miary.

Uwaga

Kod funkcji pracownika jest unikalny. Nie mogą istnieć dwa identyczne kody!

Rozliczać VAT naliczony jeśli wystąpiła tylko sprzedaż zwolniona – zgodnie z ustawą o podatku VAT, że jeśli podatnik w okresie, którego dotyczy deklaracja VAT-7 nie wykonał czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, wówczas może odliczyć w deklaracji podatek naliczony dopiero w chwili, gdy wystąpią czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Przez czynności podlegające opodatkowaniu rozumie się sprzedaż w stawce VAT różnej od 0. Ponieważ niektóre urzędy skarbowe zaliczają do sprzedaży opodatkowanej sprzedaż w stawce zwolniona, w konfiguracji umieszczono powyższy parametr – pozwala on odliczyć naliczony podatek VAT w przypadku, gdy wystąpiła tylko sprzedaż w stawce zwolniona. Dodatkowo parametr ten jest związany z parametrem Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7. Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7 – u podatników, u których występuje sprzedaż nie podlegająca VAT (np. sprzedaż przedsiębiorstwa, sprzedaż oddziału, sprzedaż nieruchomości, zbycie praw autorskich, sprzedaż towarów dokonana poza terytorium Polski itd.), jeżeli załączymy ten parametr, to na deklaracji VAT-7 wartość sprzedaży NP (nie podlega) zwiększy pole ze sprzedażą zwolnioną i zostanie uwzględniona przy liczeniu współczynnika sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży całkowitej (powiększając sprzedaż całkowitą). Deklaracja PIT-4 wg – określa datę według której liczona jest deklaracja PIT-4 (parametr jest dostępny tylko wtedy, gdy użytkownik nie jest zalogowany do modułu Płace i Kadry lub Place i Kadry Plus):

• miesiąca, którego dotyczy wypłata – oznacza okres, za który naliczona została wypłata,
• daty dokonania wypłaty – oznacza datę, z jaką dokonano wypłaty wynagrodzenia

• wybrać odpowiednią datę (rok) od której będzie ona obowiązywała,
• we właściwe pole wpisać nową wartość.

Lista etapów Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dodanie nowego etapu. Na liście etapów działa możliwość kopiowania, przy czym kopiowana jest również lista z zakładki [Operatorzy] (można ta funkcjonalność wykorzystać, by skrócić czas wprowadzania etapu z podobną listą osób uprawnionych do wykonania).  Zmień – umożliwia podgląd i zmianę istniejącego etapu.  Usuń – umożliwia usunięcie etapu. Usunięcie etapu jest możliwe tylko w przypadku, gdy etap nie był wykorzystany w żadnym schemacie.

Uwaga

Program blokuje możliwość usunięcia definicji etapu w sytuacji, gdy ten jest wykorzystany w schemacie. Jednak w przypadku, gdy etap nie jest wprowadzony w definicji schematu, ale został dopisany podczas obsługi procesu bezpośrednio na dokumencie, program pozwoli na jego usunięcie. W takim przypadku po otwarciu dokumentu pojawi się komunikat o braku definicji etapu w konfiguracji i dalsza obsługa procesu nie będzie możliwa.

Formularz etapu Formularz etapu składa się z dwóch zakładek:

• [Ogólne] – tutaj użytkownik musi wprowadzić kod i nazwę etapu.
• [Operatorzy] – tutaj użytkownik wprowadza listę operatorów, którzy są uprawnieni do wykonania danego

Kod – kod schematu, widoczny potem podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki. Nazwa – nazwa schematu. Nieaktywny – pozwala na zaznaczenie schematów, które nie są już wykorzystywane w firmie. Schematy nieaktywne nie są widoczne na liście schematów podczas wprowadzania dokumentów do Biblioteki. W przypadku, gdy schemat został przypisany do dokumentu, a następnie zaznaczony jako nieaktywny – dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można wybrać schematu na nowych dokumentach. Formularz schematu procesu zbudowany jest z dwóch części:

• Etapy,
• Etapy kolejne.

Definiując schemat użytkownik najpierw musi wskazać wszystkie etapy, z jakich budowany będzie schemat. Robi to w części Etapy. Dopiero potem może budować powiązania pomiędzy nimi. Dla  etapu z części lewej użytkownik musi wskazać, jaki etap następuje w procesie bezpośrednio po nim. Służy do tego część Kolejne etapy. Schemat procesu: Etapy W części Etapy użytkownik musi wskazać wszystkie etapy, jakie składają się na dany proces. W schemacie procesu funkcjonują dwa typy etapów:

• główne – etapy, w oparciu o które buduje się proces i ustala kolejność „przechodzenia” przez etapy podczas obsługi dokumentu,
• powiązane – etapy, które powinny być wykonane w ramach realizacji danego etapu głównego.

Przykład

Podczas realizacji procesu związanego z zapytaniem ofertowym występuje etap związany z przygotowaniem oferty. Do tego konieczna jest konsultacja handlowa. Wtedy podczas definiowania schematu procesu jako jeden z etapów wskazany będzie etap przygotowania oferty, natomiast jako etap powiązany do niego: konsultacja.

Istnieć mogą dwa rodzaje etapów powiązanych:

• obowiązkowe – bez wykonania etapu powiązanego obowiązkowego podczas realizacji procesu użytkownik nie będzie mógł przekazać dokumentu do kolejnego etapu,
• nieobowiązkowe – operator będzie mógł przekazać dokument „dalej” nawet w przypadku, gdy taki etap powiązany nie będzie wykonany.

Na liście Etapy widoczne są kolumny:

• Symbol – symbol etapu z jego definicji,
• Nazwa – nazwa etapu z jego definicji,
• Obowiązkowy – w kolumnie zapisywana jest informacja, czy wykonanie danego etapu podczas realizacji procesu jest wymagane. Parametr jest zaznaczony zawsze dla etapów głównych i użytkownik nie ma możliwości zmiany zaznaczenia (etapy te są zawsze wymagane, jeśli zostaną wskazane podczas realizacji procesu). Użytkownik może zaznaczać i odznaczać ten parametr tylko w przypadku etapów powiązanych, gdzie może zadecydować, który etap będzie wymagany podczas realizacji procesu.

Lista jest obsługiwana jest przez przyciski:  Dodaj – pozwala dopisać nowy etap do schematu. Po wciśnięciu wyświetlana jest lista etapów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Obieg dokumentów/ Etapy. Po wciśnięciu strzałki z boku przycisku użytkownik może wybrać czy dodaje etap główny, czy powiązany. Jeśli wybierze etap powiązany – wtedy zostanie on dodany do etapu głównego, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Jeśli kursor ustawiony jest na innym etapie powiązanym – do etap zostanie dodany jako powiązany do skojarzonego z nim etapu głównego.

Uwaga

Należy pamiętać, że etap może być dopisany do danego schematu tylko raz. Podczas dodawania kolejnych etapów lista jest zawężana i nie widać na niej tych etapów, które już zostały dopisane do schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas dodawania etapów głównych. Etapy powiązane (na drugim poziomie) mogą być dodawane wielokrotnie, bez ograniczeń.

 Usuń – pozwala usunąć etap ze schematu.

Uwaga

W przypadku, gdy etap ma przyporządkowane etapy powiązane (na drugim poziomie) to usunięcie etapu głównego spowoduje automatyczne usunięcie ze schematu podpiętych etapów powiązanych.

Etap może być usunięty tylko w przypadku, gdy nie został jeszcze wskazany jako etap kolejny w prawej części okna. Jeśli etap jest już wskazany jako kolejny – należy najpierw usunąć powiązanie (z części Etapy kolejne), a dopiero potem można usunąć etap ze schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas usuwania etapów głównych. Etapy powiązane mogą być usuwane bez ograniczeń.   Przesuń w górę/ Przesuń w dół – pozwala użytkownikowi na zmianę kolejności wyświetlania etapów na liście. Możliwość zmiany kolejności etapów na liście dotyczy tylko etapów głównych. Etapy powiązane, które z założenia są równorzędne, widoczne są na liście w kolejności ich dodawania do schematu.

Uwaga

Jeśli dla etapu wskazane są już etapy kolejne i użytkownik przestawia kolejność etapów w prawej części okna, to dotychczas ustalone etapy kolejne pozostają bez zmian.

Schemat procesu: Etapy kolejne Jeśli na liście użytkownik wskazał już wszystkie etapy, z których budowany jest proces może ustalać kolejność „przechodzenia” pomiędzy nimi podczas obsługi dokumentu. Lista etapów kolejnych obsługiwana jest przez przyciski:  Dodaj – pozwala dodać etap kolejny,  Usuń – pozwala usunąć etap kolejny. Usuwane jest tylko powiązanie pomiędzy etapami, natomiast sam etap pozostaje w definicji procesu. Istnieją dwa sposoby definiowania kolejności etapów w schemacie:

• automatycznie poprzez kliknięcie ikony pioruna

Sposób ten można zastosować w przypadku prostych procesów, gdzie poszczególne etapy następują kolejno po sobie. W takim przypadku użytkownik powinien ustawić etapy w lewej części okna w kolejności, w jakiej po sobie następują. Następnie po wciśnięciu przycisku pioruna program sam wygeneruje powiązania pomiędzy etapami głównymi, w kolejności ich ustawienia na liście.

• ręcznie.

Sposób ten musi być stosowany podczas tworzenia bardziej skomplikowanych procesów, gdzie:

• nie ma możliwości ustawienia etapów w kolejności ich realizacji,
• operator po zrealizowaniu etapu musi mieć wybór, który z kilku etapów będzie realizowany następnie (węzły decyzyjne).

Aby zdefiniować etap kolejny lub węzeł decyzyjny w lewej części okna Etapy użytkownik ustawia kursor na etapie, dla którego wskazywany będzie etap kolejny. Następnie w prawej części okna przyciskiem Dodaj może wskazać etap kolejny.

• Lista etapów podczas dodawania etapu kolejnego jest zawężana do etapów wpisanych wcześniej w oknie lewym. Nie można jako etapu kolejnego wskazać etapu, który nie jest ujęty w definicji procesu.
• Do jednego etapu można wskazać wiele etapów kolejnych. Wtedy podczas realizacji procesu kończąc wykonanie „swojego” etapu operator będzie mógł wybrać, który ze wskazanych etapów kolejnych będzie w ramach danego procesu realizowany.
• Jeśli etap nie będzie miał skazanego etapu kolejnego – program potraktuje go jako etap końcowy i podczas realizacji procesu operator nie będzie miał możliwości przekazania dokumentu „dalej”.
• Etap, który w procesie występuje jako ostatni, nie powinien mieć wskazanego etapu kolejnego.

Podczas zapisywania  zdefiniowanego schematu procesu program sprawdza tylko podstawowe powiązania pomiędzy etapami. Jeśli w schemacie zdefiniowanych jest więcej niż jeden etap główny – program sprawdza, czy są zdefiniowane jakiekolwiek relacje pomiędzy etapami (bez kontroli ich logiki).

Lista schematów Na liście schematów widoczne są symbol i nazwa schematu. Schematy, które nie są już wykorzystywane firmie, użytkownik może oznaczyć jako nieaktywne. W związku z tym na liście znajduje się parametr Pokazuj nieaktywne:

• jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie schematy,
• jeśli jest odznaczony – na liście pojawiają się tylko schematy aktywne, które można wskazać z poziomu dokumentu.

Lista schematów obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj – umożliwia dopisanie nowego schematu,  Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację istniejącego schematu.

Uwaga

W przypadku, gdy operator wskaże schemat na dokumencie, a następnie dokona w nim zmian – wtedy dokument będzie obsługiwany zgodnie ze schematem w wersji z chwili jego przypisania do dokumentu (nie będzie uwzględniał zmian).

 Usuń – pozwala usunąć schemat. Podczas usuwania schematu program kontroluje, czy nie został on przypadkiem wykorzystany na dokumencie wspólnym. Jeśli tak – blokuje usunięcie. Jeśli jednak schemat został wykorzystany na dokumencie firmowym – program pozwoli go usunąć, bez ostrzeżenia. Wtedy na dokumentach, gdzie taki schemat został przypisany, pojawi się ostrzeżenie o braku schematu w konfiguracji. Użytkownik będzie mógł jednak kontynuować obsługę procesu zgodnie z wersją aktualną podczas przypisywania procesu do dokumentu.

• POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
• ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
• INNOVA (Profit, Market, DF-1),
• NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),POINT,
• TORELL (Duo Pro, Andros),
• EMAR (Printo, Tempo 3),
• Epson TM-T801FV.

Stawka – procentowa wartość stawki podatku (np. 23%, 8%). Status – do wyboru mamy cztery możliwości:

• opodatkowana (podstawowa lub obniżona),
• zwolniona (w przypadku wyboru statusu zwolniona procentowa wartość stawki powinna być równa 0),
• zaniżona – obok podajemy, jakiej stawki dotyczy zaniżenie,
• nie podlega VAT (w przypadku wyboru statusu nie podlega VAT wartość stawki powinna być równa 0),

Kraj – należy wybrać jeden z krajów członkowskich Unii Europejskiej, w którym obowiązuje wprowadzona stawka VAT (na potrzeby Pakietu VAT e-commerce ). Pole obowiązkowe. Opis – krótki opis wprowadzonej stawki.

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Dodaj schemat –tworzenie nowego szablonu,  Zmień schemat –podgląd/ edycja już istniejącego szablonu,  Usuń schemat –usunięcie szablonu z listy Lista składa się z następujących kolumn: Zadanie – treść zadania głównego, Podzadania – przyjmuje wartości: Tak– jeśli zadanie ma przypisane podzadania, Nie– jeśli podzadań nie ma, Cykliczne – przyjmuje wartości: Tak– jeśli na zadaniu zaznaczony jest parametr Zadanie cykliczne, Nie– jeśli nie zaznaczony.

Szablony tworzone z poziomu konfiguracji

Z poziomu konfiguracji programu CRM/Do zrobienia- szablony, użytkownik może dodawać szablony powtarzalnych zadań.

Formularz szablonu zadania podzielony jest na dwie sekcje:

• Zadanie – w pierwszym polu należy uzupełnić treści zadania głównego (pole jest obowiązkowe).
  • Podzadania – można dodać/edytować zadania podrzędne na zasadzie edit in place, lub usunąć podświetlone zadanie podrzędne.
  • Dostępny dla rodzaju księgowości – w tym miejscu możemy zdecydować dla którego rodzaju księgowości będzie dostępny szablon zadania, do wyboru: Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa, Księgowość kontowa.
• Zadanie cykliczne – po zaznaczeniu, należy określić cykl w jakim zadanie ma automatycznie dodawać się na panel Do zrobienia. Maksymalnie można wpisać 12 miesięcy. W polu począwszy od domyślnie podpowiada się bieżący miesiąc i rok, dzień zależny jest od pola na X dzień miesiąca.

Wartość z pola na X dzień miesiąca przenoszona jest na wygenerowane zadanie cykliczne jako Data wykonania zadania.

Przykład

Dodaje szablon w maju, zadanie ma być generowane na 31 dzień miesiąca to w zaczynając od podpowie się 31.05.2020. Jeżeli szablon dodam w lutym 2020 i w polu na dzień będzie 31 to w zaczynając od podpowie się 29.02.2020.

W polu począwszy od można dowolnie zmienić datę na inną – zmiana tej daty nie wpłynie na pozostałe pola. Data w tym polu oznacza pierwsze automatyczne dodanie tego zadania na listę. Poniżej znajduje się tabela z listą baz:

• Nazwa bazy – nazwa bazy danych w której generowane jest zadanie cykliczne
• Rodzaj księgowości – wyświetlany jest wybrany w danej bazie danych rodzaj księgowości (Konfiguracji firmy/ Księgowość/Parametry), kolumna przyjmuje wartości:
  • Ryczałt – Ewidencja ryczałtowa,
  • KPiR – Księga podatkowa,
  • KH – Księgowość kontowa.
• Operator – informacja do jakiego operatora w danej bazie jest przypisywane automatycznie dodane zadanie.

W tym miejscu można wskazać bazy, w których zadanie ma być generowane cyklicznie. Po kliknięciu pojawia się kreator . KROK 1: Wybieramy operatora, dla którego zadanie będzie dodawane cyklicznie, domyślnie podpowiada się bieżący operator. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, dostępni są tylko aktywni operatorzy. Okno pojawia się operatorowi który ma dostęp do zadań innych operatorów. Operator nie mający dostępu do zadań innych operatorów dodając bazę do szablonu jest automatycznie do niego przypisywany.

KROK 2: Wskazujemy bazy w których ma być generowane zadanie dla operatora wybranego w poprzednim kroku. Lista baz jest ograniczona do baz o określonym rodzaju księgowości który w sekcji Zadanie został ustawiony, oraz do których wybrany w pierwszym kroku operator nie ma zakazów.

Uwaga

Przy braku modułów księgowych ten warunek nie jest sprawdzany i wyświetlane są wszystkie bazy.

Parametry zadania cyklicznego 2

Zadania oznaczone jako cykliczne są dodawane do Listy kontrolnej – Do zrobienia po zalogowaniu odpowiedzialnego za nie operatora pierwszy raz w danym miesiącu. Wyjątkiem jest pierwszy zapis szablonu. W momencie dodawania nowego szablonu sprawdzane jest, czy data w polu zaczynając od jest z bieżącego miesiąca. Jeśli tak to podczas zapisu automatycznie dodadzą się zadania na właściwe listy.

Przykład

Dodaje zadanie w lipcu, a w polu zaczynając od jest 25.08.2020 to takie zadanie doda się automatycznie na początku sierpnia.

Jeśli użytkownik doda szablon zadania bez wskazania bazy to przy zapisie pojawia się informacja: „Nie dodano żadnej bazy, do której miałoby być generowane zadanie cykliczne. Czy zapisać zmiany?”.

Uwaga

Usunięcie, odłączenie lub oznaczenie bazy jako nieaktywnej, spowoduje że dane zadanie cykliczne zostanie pominięte dla tej bazy.

Edytując daty na istniejącym szablonie zadania cyklicznego, zmianie nie ulegną daty na już wygenerowanych zadaniach, ustawienia będą obowiązywały od kolejnego miesiąca. Przy zapisie pojawi się komunikat: Zostały zmienione daty w harmonogramie zadania. Zweryfikuj poprawność terminów tego zadania na listach operatorów w tym miesiącu. Podczas dodania nowych baz do już istniejącego szablonu, przy zapisywaniu zmian zostaną w nich wygenerowane zadania zgodnie z zasadami obowiązującymi przy dodawaniu nowego szablonu zadania cyklicznego. Podczas dodawania nowej firmy bądź odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa, przy pierwszym logowaniu do firmy wyświetlany jest komunikat: W Konfiguracji posiadasz zdefiniowane szablony zadań cyklicznych, które są wykorzystywane w panelu zadań do zrobienia. Jeśli chcesz aby zadania były cyklicznie dodawane również do tej bazy zaznacz je na liście i wybierz operatora, który będzie odpowiadał za ich wykonanie. W każdej chwili możesz zmienić te ustawienia w Konfiguracja->Program->Ogólne->Do zrobienia – szablony.

Terminy systemowe to:

• 15-TY DLA DEKLARACJI INTRASTAT,
• 15-TY DLA DEKLARACJI VAT-UE,
• 20-TY DLA DEKLARACJI PODATKOWYCH,
• 25-TY DLA DEKLARACJI VAT-7,VAT-8,VAT-9M, VAT-UE,
• 30 DNI PRZED i 30 DNI PO TERMINIE,
• 5 DNI PRZED i 5 DNI PO TERMINIE,
• CODZIENNY,
• DLA DEKLARACJI DRA.

Lista terminów zawiera 2 kolumny (kod oraz nazwa) i jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Formularz terminu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Dodatkowe].

W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:

• A – 23%,
• B – 8%,
• C – 0%,
• D – stawka rezerwowa,
• Z – stawka zwolniona.

W przypadku drukarek z nową homologacją (np. Omega II) może zaistnieć konieczność przyporządkowania symboli cyfrowych zamiast literowych do stawek VAT, wg klucza:

• Stawka a – cyfra 1,
• Stawka B – cyfra 2,
• Stawka C – cyfra 3 itd…

Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami. Podczas mapowania stawek VAT w oknie widoczne są:

• pole z wpisaną nazwą drukarki fiskalnej – wybór drukarki jest możliwy po rozwinięciu listy zdefiniowanych drukarek fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
• lista stawek VAT zdefiniowanych w programie.

Przypisanie stawki VAT do symbolu w drukarce fiskalnej jest możliwe po wciśnięciu przycisku . W kolumnie Symbol Fiskalny należy wpisać dla każdej stawki odpowiednią literę.

• Najniższe wynagrodzenie dla etatu – dotyczy pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Gdy wynagrodzenie pracownika osiągnięte w normalnym czasie pracy będzie niższe od zadeklarowanej kwoty, program automatycznie wygeneruje odpowiednie dopełnienie (wyrównanie).
• Minimalna stawka godzinowa dla umów – minimalna stawka za godzinę dla osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
• Przeciętne miesięczne wynagrodzenie: (stanowi podstawę naliczenia minimalnej płacy dla uczniów).
• Dochód deklarowany (składki społeczne) – jest to minimalna podstawa naliczania składek ZUS dla właścicieli i osób z nimi współpracujących, stanowiąca 60 % prognozowanego wynagrodzenia na dany rok.
• Dochód deklarowany (skł. zdrowotna) – od 1.04.2003r – Ustawa o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. nr 45, poz. 391) wprowadziła dla właścicieli i osób z nimi współpracującymi oddzielną podstawę do ubezpieczenia zdrowotnego. Podstawa ta wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw wraz z wypłatami z zysku z ostatniego kwartału roku poprzedniego.
• Najniższa emerytura – potrzebny do ustalania kwoty wolnej w mechanizmie ograniczenia potrąceń. Można go również wykorzystać jako stałą okresową przy definiowaniu typów wypłat. Pamiętany historycznie. Udostępniono również jego import (w przypadku zmiany wartości) z serwera Comarch przez opcję Ogólne/ Pobieranie wskaźników.
• Maksymalna podstawa składki chorobowej dobrowolnej – jest to maksymalna podstawa składki chorobowej dla osób zgłoszonych do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
• Minimalna podstawa składek ZUS dla pracowników oddelegowanych – jest to minimalna podstawa składek ZUS dla pracowników oddelegowanych.
• Najniższe wynagrodzenie ucznia odpowiednio:
  • Pierwszego roku
  • Drugiego roku,
  • Trzeciego roku,
  • Młodociany – przyuczenie

Uwaga

Dopełnienie do minimalnej w wypłacie ucznia oznacza dopełnienie do minimalnej stawki dla ucznia danego roku.

• Chorobowe finans. przez pracodawcę do – jest to pole, w którym podajemy liczbę dni wypłacania wynagrodzenia chorobowego (ze środków pracodawcy). Od 2004r. pracodawca jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia chorobowego przez okres 33 dni (do końca 2002 r. liczba ta wynosiła 35 dni).
• Okres wyczekiwania obowiązk. ub. chorob – pole sprawdzane przy obliczaniu okresu wyczekiwania na zasiłek dla zgłoszonego obowiązkowo do ub. chorobowego – standardowo ustawione na 30 dni (bez względu na datę),
• Okres wyczekiwania dobrow. ub.chorob. – pole sprawdzane przy obliczaniu okresu wyczekiwania na zasiłek dla zgłoszonego dobrowolnie do ub. chorobowego – ustawione na 90 dni od 1.01.2009r. (do 31.12.2008 włącznie – 180 dni),
• Wskaźnik waloryzacji – wartość procentowa o jaką przeliczana (waloryzowana) jest podstawa zasiłków chorobowych wypłacanych po 182 dniu nieobecności. Jest to wielkość podawana co 3 miesiące przez ZUS,
• Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik wykorzystywany do wyliczenia kwoty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
• Kwota wolna od potrąceń dotycząca zasiłków ZUS dla potracenia alimentacyjnego oraz potracenia z innych tytułów – kwoty wykorzystywane do wyliczenia zajęć wynagrodzenia w przypadku wystąpienia zasiłków.

W przypadku konieczności zmiany którejkolwiek z wymienionych wartości należy (zgodnie z przyjętym standardem):

• Wyświetlić wskaźniki w miesiącu od którego będzie obowiązywała nowa wartość,
• Wpisać nową wartość w odpowiednie pola.

Po wpisaniu nowej wartości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia automatycznie przeliczane są: dochód deklarowany (60%), wynagrodzenie dla uczniów I, II, III klasy (odpowiednio 4%, 5%, 6% przeciętnego wynagrodzenia). Całość akceptujemy przyciskiem . Modyfikują odpowiednio zawartość tych dwóch pól uzyskamy na ekranie podgląd zgromadzonych danych historycznych.

Ustawienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w ramach funkcjonalności e-Teczka. Są one dostępne do edycji tylko dla operatora posiadającego uprawnienia administratora. Z tego poziomu Użytkownik może określić miejsce zapisywania dołączanych do dokumentów w e-Teczce plików. Do wyboru są trzy opcje:

• firmowa baza danych (domyślne ustawienie) – pliki PDF są zapisywane jako dane binarne w firmowej bazie danych,
• dysk lokalny – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na lokalnym dysku,
• dysk IBARD – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na dysku IBARD.

W przypadku ustawienia opcji dysk lokalny lub iBard należy dodatkowo wskazać katalog przechowywania plików. W obrębie wskazanego katalogu, podczas dodawania dokumentów do e-Teczek pracowniczych, załączone pliki będą zapisywane w podkatalogu dla danej firmy i dodatkowo w podkatalogu dotyczącym danego pracownika. Nazwa katalogu dla pracownika zawiera numer PESEL, NIP, paszport, zagraniczny numer identyfikacyjny lub akronim, w zależności od danych pracownika. W sekcji Parametry zapisu dokumentów w e-Teczce znajduje się lista ze strukturą e-Teczki. Standardowo dodane są  pozycje:

• Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych),
• Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych),
• Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy),
• Część D – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi (np.kara nagany).
• Część E – część przeznaczona na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

  Jako domyślna ustawiona jest Część B. Dokumenty tworzone podczas wykonywania wydruków będą automatycznie dodawane do tej części e-Teczki pracownika, która jest ustawiona jako domyślna, chyba, że w definicji wydruków określono inaczej. Użytkownik może dodawać kolejne części, a także zmienić ustawienie, która z części jest domyślna. Usunięcie utworzonej części z konfiguracji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie zostały przypisane do niej żadne dokumenty.

Uwaga

W przypadku zmiany bazy konfiguracyjnej, dokumenty znajdujące się w e-Teczkach pracowników są przyporządkowywane do nowych części według ID części. Jeśli dokument był dodany do części e-Teczki o ID=1, po podłączeniu nowej bazy konfiguracyjnej także będzie dostępny w części, której ID=1. Dodatkowo w tabeli CDN.PracTeczka zapisana jest informacja o nazwie części, w której dany dokument się znajdował.

Sekcja Certyfikaty podpisów dla dokumentów w e-Teczce zawiera ustawienia dotyczące podpisywania plików PDF dodawanych do e-Teczki. Z tego poziomu można przypisać operatorom domyślne ustawienia dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaznaczenie parametru Podpis przy dodanym operatorze spowoduje wyświetlenie listy certyfikatów zainstalowanych na danym stanowisku. Wybrany z listy certyfikat zostanie ustawiony jako domyślny dla operatora i wszystkie dodawane przez niego dokumenty do e-Teczki będą nim podpisywane. W przypadku zaznaczenia dla danego operatora parametru Podpis, ale bez przypisania konkretnego podpisu podczas dodawanie dokumentów do e-Teczki każdorazowo będzie wyświetlane okno z listą certyfikatów i użytkownik będzie mógł zdecydować, którym certyfikatem dany plik ma być podpisany.

• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Emerytur Pomostowych – obowiązuje od 1.01.2010r. Z domyślną wartością 1,50%.

• liczenie nadgodzin – plik nazywa się txt – zawiera dane o czasie pracy, nadgodzinach i przekroczeniu limitu nadgodzin,
• liczenie stażu pracy – w pliku staż pracy.txt zapisywane są informacje pozwalające prześledzić sposób naliczenia stażu. Sposób ustalania stażu – na pierwszy/ ostatni dzień okresu rozliczeniowego zależy od ustawienia parametru w dodatku stażowym (algorytm 3),
• liczenie limitu urlopowego – dane zapisywane są w pliku limit urlopowy.txt – program zapisuje w nim informacje dotyczące wymiaru urlopu.

Katalog Optima.log tworzony jest na dysku lokalnym w katalogu Moje dokumenty. Po zaznaczeniu parametru generującego plik tekstowy dane są do niego sukcesywnie dopisywanie. W związku z tym należy pamiętać o okresowym usuwaniu plików.

Uwaga

Logi dotyczące naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia/zasiłku chorobowego i podstawy składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym dostępne są bezpośrednio w programie. Warunkiem generowania się tych obliczeń jest zaznaczenie logów systemowych w Konfiguracji Programu/ Płace/ Parametry. Logi te zostały szczegółowo opisane w podręczniku do modułu Płace i Kadry.

• Maksymalna podstawa składek emerytalno – rentowych,
• Podstawa składek zdrowotnych.

• W Konfiguracji programu (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Parametry) włączamy parametr Stosuj filtry obowiązkowe.
• Na liście (L) dodajemy konstruktorem filtra żądany filtr obowiązkowy (F) przy czym na trzeciej zakładce wybieramy typ filtra Obowiązkowy i wybieramy operatora (O), przed którym chcemy ukryć dane.

• Wymuszaj mocne hasła – po zaznaczeniu parametru, w celu zwiększenia bezpieczeństwa, zakładane hasło musi spełniać określone warunki: powinno składać się z 8 znaków, zawierać litery od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/
• Wymuszaj zmianę hasła co (30) dni – po zaznaczeniu parametru program zapamiętuje datę (data pobierana z serwera SQL, na którym znajduje się baza konfiguracyjna) i od tego momentu sprawdza ważność hasła zgodnie z podaną ilością dni. Po upływie 30 (ustawienie domyślne, pole może przyjmować wartości od 1 do 999) dni program poinformuje o utracie ważności hasła („Twoje hasło straciło ważność. Zmień hasło.”), do ponownego zalogowania do programu konieczna będzie zmiana hasła.

• Na zapisach automatycznych powstałych do dokumentów gotówkowych aktywne są pola: Nazwa podmiotu, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR.
• Na pozostałych zapisach aktywne są pola: Lp, Numer obcy, Data, Kwota, Status, Podmiot, Nazwa podmiotu, Bank, Numer rachunku, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR, Waluta rozl. (tylko na zapisach złotówkowych), Typ kursu, Data kursu, Notowanie kursu.
• Przy czym na zapisach rozliczonych nieaktywne są pola Data, Podmiot i Waluta rozl. Na zapisach rozliczonych w Magazynie Walut nieaktywne są pola Data, Kwota, Typ kursu, Data kursu i Notowanie kursu. 

  Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia delegacji – jeżeli operator będzie miał zaznaczony ten parametr to na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki. Parametr widoczny tylko gdy pobrano licencję na moduł Kasa/Bank Plus. Dostęp do dokumentów pracowników – domyślnie zaznaczona jest opcja Wszystkich. Zaznaczenie opcji: Bez dostępu zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry  jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak:

• w module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru Bez dostępu, ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowe/bankowe, które są wystawione na podmiot typu „pracownik”. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika.

Uwaga

Nie jest zablokowane rozliczanie faktur zaliczkami pracowników nawet jeżeli Operator ma włączoną blokadę. Będzie widział wszystkie nierozliczone zapisy k/b, będzie je mógł pobrać z nich kwoty do rozliczenia dokumentu, który wprowadza. Będzie mógł usunąć rozliczenie z poziomu Preliminarza lub rozliczeń podmiotu wychodząc od zdarzenia jeżeli zdarzenie nie będzie wystawione na pracownika.

• W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.
• W module Analizy – dla włączonego modułu Analizy z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w  Panelu analiz gałąź Kadry i Płace. Pozostałe Analizy nie uwzględniają tej blokady.
• Praca rozproszona – wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.
• Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka – przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.

Dostęp do dokumentów pracowników: innych niż wynagrodzenia – zaznaczenie parametru spowoduje:

• wyłączenie modułów Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus (wyszarzenie tych modułów w sekcji Operator używa modułów),
• w modułach Księgowych blokada spowoduje ukrycie w Dokumentach źródłowych dla List płac podglądu wypłat pracowników,
• na wszystkich listach w module Kasa/Bank operator nie widzi:
• zdarzeń pochodzących z list płac
• zapisów k/b z zaznaczonym parametrem Wynagrodzenie. 

  Na listach: Magazyn walut zakładka [Różnice kursowe], [Rozliczenia podmiotu] zakładka [Rozliczone], [Dokumenty rozliczone] oraz [Różnice kursowe] blokada działa na dokumenty wystawione na pracownika.   W sekcji Dane osobowe znajdują się następujące parametry:

• Dostęp do rejestrów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi dostęp do rejestrów czynności przetwarzania, naruszeń, upoważnień i zgód.
• Prawo do anonimizacji danych osobowych – parametr umożliwia operatorowi wykonanie operacji anonimizacji danych podmiotu.
• Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu – w przypadku zaznaczenia parametru umożliwia on operatorowi rejestrowanie i edytowanie zgód bezpośrednio na formularzu podmiotu.

  W sekcji Krajowy Rejestr Długów znajduje się parametr Prawo do pobierania raportów KRD, którego zaznaczenie umożliwia operatorowi pobieranie z poziomu programu Comarch ERP Optima raportów z Krajowego Rejestru Długów.   W sekcji CRM znajdują się następujące parametry: Prawo do trwałego usuwania e-maili – umożliwia skasowanie e-maili z folderu Elementy usunięte, oraz usunięcie skrzynki pocztowej skonfigurowanej w programie w której znajdują się wiadomości mailowe. Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, również tych, w których nie jest użytkownikiem. Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów. Odblokowanie zatwierdzonej ankiety – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych: –zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych. –odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek  wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu nadania dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.” Kontakty i zadania: Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu – dotyczy edycji/ zmiany czasu trwania na formularzu kontaktu/ zadania. Prawo odblokowania kontaktu – prawo do odblokowanie kontaktu/ zadania z poziomu menu kontekstowego. Dostęp do zdań innych operatorów – jeśli jest zaznaczony operator ma możliwość podglądu i modyfikacji zadań wystawionych przez innych operatorów, jak również zablokowanie widoczności nieobecności innych pracowników w terminarzu. Tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) – widoczny przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie widział na liście wszystkie zadania i kontakty, ale nie będzie miał możliwości modyfikacji zadań prowadzonych przez innych operatorów. Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – widoczny przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie miał prawo modyfikować zadania, których nie prowadzi, ale dla których jest uczestnikiem.   W sekcji Do zrobienia znajdują się następujące parametry: Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.” Dostęp do zadań innych operatorów– w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne).   W sekcji Obieg dokumentów znajdują się następujące parametry: Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat procesu na zakładce [Obieg dokumentu]. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić. Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane. Prawo modyfikacji procesów – Operator dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:

• dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
• usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
• na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.

  Dostęp do skrzynki innych operatorów – dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:

• Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
• W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
• Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
• Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.

  Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD. Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików. Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR.   W sekcji Comarch Apfino znajdują się następujące parametry (są domyślnie zaznaczone dla operatora z uprawnieniami administratora): Prawo do zgłaszania do finansowania – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zlecania faktur do finansowania. Prawo do zgłaszania do windykacji – jeśli parametr jest zaznaczony, to operator ma możliwość zgłaszania faktur do windykacji. Prawo do przekazywania faktur – zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość przekazywania dokumentów do platformy Comarch Apfino. Prawo do sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników – zaznaczenie parametru powoduje, że operator ma możliwość sprawdzania kontrahentów w rejestrach dłużników.   W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajdują się następujące parametry: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem Faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru  Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO Prawo do odbierania e-Faktur – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi import faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży. Formularz karty operatora – zakładka [Parametry] – Podzakładka [Handel, Serwis] Sekcja Handel zawiera następujące parametry odnoszące się do modułu handlowego: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). Dostęp do okna informacji o kontrahencie na dokumencie – zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlanie opisu kontrahenta oraz innych informacji w widoczny sposób podczas wystawiania dokumentów. Prawo do edycji pozycji cennika – wyłączenie parametru powoduje zablokowanie operatorowi możliwości wyświetlenia zawartości pozycji cennika. Prawo do ponownej fiskalizacji FS i PA – odznaczając parametr można zablokować operatorowi możliwość powtórnej fiskalizacji dokumentu. W przypadku, gdy dokument ma już nadany status F (fiskalny), operator nie będzie miał możliwości ponownego zafiskalizowania dokumentu poprzez opcję Fiskalizacja paragonu dostępną na liście paragonów w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. Jeśli poprzednia fiskalizacja nie przebiegła poprawnie (dokument ma status #F na liście dokumentów), wówczas fiskalizacja z poziomu listy dokumentów będzie możliwa. Opcja nie jest dostępna niezależnie od tego, czy poprzednia fiskalizacja przebiegła poprawnie czy nie. Prawo do zapisu FS i PA do bufora – odznaczenie parametru zablokuje operatorowi możliwość zapisu faktur i paragonów do bufora. Prawo do zmian cen … – odznaczenie parametru spowoduje zablokowanie operatorowi możliwości zmiany cen na wyszczególnionych typach dokumentów: FS (faktura), WZ (wydanie zewnętrzne), PA (paragon), FZ (faktura zakupu), RO (rezerwacja odbiorcy), FPF (faktura proforma), ZD (zamówienie u dostawcy). Dostęp do cen zakupu – parametr odpowiada za widoczność cen zakupu w programie dla danego operatora, jego odznaczenie spowoduje ograniczenie dostępu danego operatora do cen zakupu – będą one dla niego niewidoczne. Prawo do zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – zaznaczony parametr umożliwia operatorowi wprowadzenie w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki pojawiąjącym się przy próbie zatwierdzenia dokumentu niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu. Prawo do anulowania dokumentu – parametr zezwala operatorowi anulowanie wystawionych dokumentów. Odznaczenie parametru spowoduje, że opcja anulowania dokumentu dostępna w menu kontekstowym nie jest widoczna. Parametr odnosi się do wszystkich dokumentów zarówno handlowych, jak i magazynowych. Płatność do WZ – zaznaczenie parametru umożliwia przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentu WZ. Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu – w module handlowym istnieje możliwość ustalenia granicy dla cen sprzedaży. Jeśli parametr jest zaznaczony – wtedy operator może ustawiać na dokumentach dowolne ceny sprzedaży, niezależnie do ustalonej granicy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów program kontroluje, czy została zachowana minimalna marża ustalona dla towaru lub tez, czy nie przekroczona maksymalnego dopuszczalnego rabatu. Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując fakturę lub paragon, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora). Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr będzie zaznaczony to operator będzie miał możliwość zmiany kategorii (w nagłówku i na elementach) na dokumentach, pomimo, że zostały już zapisane na trwałe. Pole Kategoria jest dostępne aż do chwili zaksięgowania dokumentu (do rejestru VAT lub bezpośrednio do modułu Księga Handlowa) Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – włączenie parametru zezwala operatorowi na zmianę limitu kredytu dla kontrahenta. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumentach – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej fakturę na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:

• opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem (dla dokumentu),
• zmiany opisu na pozycji dokumentu,
• zmiany osoby odbierającej na Fakturze Sprzedaży,
• ustawień parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – na Fakturach i korektach, na zakładce [KSeF].

  Zmiana wysłanych/ odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur w formie elektronicznej, opisaną w odrębnej instrukcji. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysyłanych do systemu IWD. Zapis dokumentów na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zatwierdzania dokumentów na trwałe dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności:

• Ostrzegaj – operator zostanie poinformowany o przekroczeniu limitu, ale będzie miał możliwość zatwierdzenia,
• Nie pozwalaj – sprzedaż zostanie zablokowana (operator nie będzie miał możliwości zapisu dokumentu na trwałe).

  Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zapisu dokumentów do bufora dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub płatności przeterminowanych. Oprócz opcji dostępnych przy zatwierdzaniu na stałe możliwe jest ustawienie opcji Pozwalaj tak, by program nie kontrolował limitów podczas zapisu dokumentów do bufora. Dodatkowo funkcjonalność kontroli limitów może być dostępna dla wybranych operatorów podczas wystawiania dokumentów WZ, RO, FPF, jeśli dodatkowo zostanie zaznaczony parametr Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF. Funkcjonalność została szczegółowo opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta. Magazyn domyślny – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. Mechanizm został dokładniej opisany w Podręczniku Użytkownika systemu Comarch ERP Optima: moduł Handel. Prawo zmiany magazynu domyślnego: dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny. Prawo zmiany magazynu domyślnego: listy  – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem. Prawo do wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego – odznaczenie parametru umożliwia zablokowanie operatorowi możliwości wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż. Oznaczenie dla drukarki fiskalnej – istnieje możliwość wydruku na paragonie fiskalnym identyfikatora operatora, który dokument wystawił. Format identyfikatora powinien być przystosowany do wymagań drukarki fiskalnej, z którą współpracuje program. Jeśli pole nie jest wypełnione, a równocześnie zaznaczony jest parametr odpowiedzialny za wysyłanie identyfikatora na drukarkę (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), wtedy wysyłany jest akronim operatora. Funkcja Detal – w tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników), którą operator będzie pełnił w Comarch ERP Optima Detal.   W sekcji Serwis znajdują się następujące parametry: Prawo do odblokowania zleceń – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator ma możliwość odblokowania do edycji zamkniętego zlecenia serwisowego. Zlecenie można odblokować w Handel/ Zlecenia za pomocą funkcji Odblokuj zlecenie dostępnej w menu kontekstowym z poziomu Listy zleceń serwisowych. Kontrola części pobranych – jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas blokowana jest możliwość ponownego pobierania na zleceniu części, które uprzednio zostały już pobrane. Ponadto zaznaczenie parametru blokuje również możliwość usunięcia ze zlecenia części, które zostały już pobrane. Prawo do pobrania części z magazynu serwisowego – parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Serwisowy jako magazynu, z którego będą pobierane Części. Prawo do pobrania części z magazynów lokalnych – parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Lokalny jako magazynu, z którego będą pobierane Części. Formularz karty operatora – zakładka [Parametry] – Podzakładka [Księgowość, Płace i kadry] W sekcji Księgowość znajdują się następujące parametry: Prawo do operacji na księdze głównej – zaznaczenie tego parametru w sekcji Księgowość kontowa pozwala operatorowi w przypadku prowadzenia księgowości kontowej na pracę w księdze głównej. Prawo modyfikacji zaawansowanych schematów, zestawień – parametr jest domyślnie zaznaczony wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia administratora. Operatorzy, którzy nie mają zaznaczonego tego parametru, podczas tworzenia lub modyfikowania schematów księgowych, schematów księgowań okresowych lub zestawień księgowych będą mieli zablokowaną możliwość użycia zaawansowanych funkcji bazodanowych oraz wykonywania niestandardowych zapytań w definicjach. Mogą natomiast swobodnie korzystać ze standardowo dostępnych makr. W przypadku próby zapisu zmian przez operatora bez odpowiednich uprawnień (czyli z odznaczonym parametrem), na oknie definicji wyświetlony zostanie komunikat: Operator nie ma prawa modyfikacji zaawansowanych schematów księgowych, księgowań okresowych i zestawień księgowych. Opcje z sekcji Księga podatkowa określają jakie rodzaje dokumentów są księgowane poprzez bufor księgi, a jakie bezpośrednio do książki podatkowej. Księgowanie przez bufor księgi oznacza, że zapis będzie można skasować lub zmodyfikować bez śladu. Zapisy w książce podatkowej można jedynie skreślić – ich zawartość pozostaje w bazie i jest widoczna na ekranie. Oczywiście po sprawdzeniu zapisy mogą być przeniesione z bufora do księgi. Parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych w sekcji Praca rozproszona zezwala danemu operatorowi na modyfikację dokumentów, które zostały wyeksportowane do pliku, w celu przeniesienia ich do innego komputera. Szersze informacje na temat pracy rozproszonej można znaleźć w artykule Praca rozproszona. Parametr Prawo do importu zapisów K/B do otwartych raportów jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu Operator będzie miał możliwość importu zapisów do raportów, które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie. Parametr Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 umożliwia wybór spośród opcji: Ostrzegaj lub Nie pozwalaj. Funkcja ta powoduje podczas zapisywania zmian na dokumencie w rejestrze VAT sprawdzenie czy istnieje deklaracja za dany okres, generując ostrzeżenie bądź blokując możliwość dokonania zmian. Jeśli operator ma zaznaczoną opcję Nie pozwalaj, to również podczas importu dokumentów (za pomocą pracy rozproszonej, importu danych księgowych w menu Narzędzia bądź programem Migrator)  pojawi się komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Parametr działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT (nie działa dla metody kasowej).   W sekcji iKsięgowość24 znajdują się następujące parametry: Prawo do przeglądania i dodawania klientów – po zaznaczeniu tego parametru operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Klienci biura na wstążce programu przeglądać i dodawać nowych Klientów do Internetowej Wymiany Dokumentów. Parametr jest domyślnie zaznaczony wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia administratora. Prawo do korespondowania z klientami biura – po zaznaczeniu tego parametru operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Wiadomości od Klientów na wstążce programu prowadzić korespondencję z Klientami, z którymi wymienia dane. Parametr jest domyślnie zaznaczony wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia administratora.   W sekcji Płace i kadry znajdują się następujące parametry: Dostęp do kadr bez danych płacowych – blokada danych płacowych dla Operatorów zajmujących się wyłącznie ewidencjonowaniem zapisów kadrowych. Dopiero po zaznaczeniu parametru będzie możliwość określenia dla Operatora, czy:

• stawka zaszeregowania widoczna – Operator nie ma dostępu do wypłat, ale może wpisać stawkę zaszeregowania pracownika i wydrukować umowę o pracę, świadectwo pracy,
• stawka zaszeregowania ukryta – Operator nie ma dostępu ani do wypłat ani do stawki zaszeregowania wpisanej na formularzu etatu.

Uwaga

Tylko Operator z uprawnieniami administratora ma prawo ustawiania parametru na innych operatorach.

Zaznaczenie parametru Dostęp do kadr bez danych płacowych (z dowolną opcją) ukrywa:
w module Płace i Kadry:	1. Na liście pracowników (Kadry): seryjne deklaracje PIT, raport do NFZ, zapisy kasowe/bankowe, preliminarz płatności pracownika, rozliczenia pracownika, deklaracje PIT pracownika, eksport danych etatowych i akordów do arkusza Excel, na formularzu danych kadrowych Właściciela - zablokowany jest dostęp do kwot deklaracji, na formularzu umowy cywilnoprawnej zostaje ukryta zakładka Lista wypłat umowy 2. Na formularzu danych kadrowych: sekcję dotyczącą Informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych (zakładka Szczegółowe/ Ubezpiecz cd.), zaniechania podatkowe, listę podstaw obliczeniowych, zapisy kasowe/bankowe, preliminarz płatności pracownika, zaliczki / pożyczki, rozliczenia pracownika. 3. Wypłaty pracowników 4. Listy płac 5. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (Płace i Kadry Plus) 6. Deklaracje
Wydruki (ukryte sekcje):	1. Z listy pracowników (Kadry): wydruki seryjne PIT-ów, wydruki płacowe, lista umów cywilno – prawnych, wydruki seryjne – płacowe. 2. Z formularza danych kadrowych: wydruki płacowe, Wydruki do Worda (XML) – zaświadczenie o dochodach.
w module Kasa/Bank:	rozliczenia z pracownikami (działa podobnie do parametru Blokada dostępu do wszystkich dokumentów pracowników)
w Narzędziach / Korekty danych /…	Korekta składki wypadkowej jest zablokowana. Pojawi się komunikat o braku uprawień.
W oknie Informacji bieżących	zablokowane zostają dane związane z deklaracjami: PIT-4R, PIT-8AR i PFRON

Parametr Stawka zaszeregowania ukryta [√] ukrywa dodatkowo:
W module Płace i Kadry	1. Na liście pracowników (Kadry): listy dodatków pracownika, seryjne dodawanie dodatków, listę akordów pracownika, seryjne dodawanie akordów, zmianę stawki zaszeregowania i jej rodzaju (mies/godz) w seryjnej zmianie pola (Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus), w Panelu wyszukiwania ukryta możliwość wyszukiwania i filtrowania pracowników po rodzaju stawki i kwotach stawki zaszeregowania, na liście zapisów historycznych pracownika ukryta jest kolumna ze stawką zaszeregowania. 2. Na formularzu danych kadrowych: pole Najniższe wynagrodzenie (Etat), pole stawka zaszeregowania (Etat), Gwarantowany % minimalnej Dodatki, akordy pracownika.
	1. Z listy pracowników (Kadry) ukryte wydruki: lista pracowników pełna, wydruki seryjne – kadrowe, lista pracowników (GenRap). 2. Z formularza danych kadrowych wydruki: do Worda (XML) – umowy o pracę, Umowy o pracę.

  Prawo do anulowania wypłaty – domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru uniemożliwia operatorowi anulowanie wypłat. Prawo do anulowania nieobecności i zestawień czasu pracy – domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru uniemożliwia operatorowi anulowanie nieobecności pracownika, czasu pracy, zestawień nawet jeżeli  anulowano wypłaty Prawo do edycji czasu pracy po naliczeniu wypłaty – parametr dotyczy ograniczenia operatorowi możliwości edycji czasu pracy, gdy za ten okres jest już naliczona wypłata etatowa. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród trzech dostępnych opcji:

• Ostrzegaj – zaznaczenie tego parametru, spowoduje wyświetlanie komunikatu informującego o edycji czasu pracy za okres, za który jest naliczona wypłata,
• Nie pozwalaj – zaznaczenie tej opcji, skutkuje całkowitym zablokowaniem możliwości wprowadzania zmian w planie, czasie pracy oraz w zestawieniu, gdy jest za ten okres naliczona wypłata,
• Pozwalaj – domyślne ustawienie. Użytkownik może wprowadzać zmiany w czasie/planie pracy po naliczeniu wypłaty (w żaden sposób nie jest blokowana możliwość modyfikacji godzin pracy po naliczeniu wypłaty).

Prawo do pobierania nieobecności z eZUS – parametr domyślnie zaznaczony dla operatora będącego administratorem. Zaznaczenie parametru pozwala danemu operatorowi na pobieranie nieobecności z eZUS. Parametr jest domyślnie zaznaczony wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia administratora. Formularz karty operatora – zakładka [Parametry] – Podzakładka [Analizy] Po zaznaczeniu parametru Operator używa Analiz BI możliwe staje się zaznaczenie odpowiednich praw/ról w module Analiz BI:

• Administrator Analiz BI (zaznaczenie tej opcji powoduje wyszarzenie pozostałych opcji, jako że Administrator posiada wszystkie poniższe uprawnienia),
• Dostęp do subskrypcji,
• Prawo dodawania pól,
• Prawo drukowania,
• Prawo eksportu,
• Prawo modyfikacji treści zapytania raportu,
• Prawo importu definicji raportu.

W sekcji Pulpit Menadżera znajdują się następujące parametry:

• Pulpit Menadżera – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator uzyskuje dostęp do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Niezbędne jest ustalenie mocnego hasła dla operatora (nie krótsze niż 8 znaków, zawierać litery od A do Z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/), dla potrzeb logowania do dodatkowej aplikacji.
• Udostępnianie wydruków – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera.

Administrator – operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.

• Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.

  Operacje seryjne – parametr operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.  Wyświetlanie

• Wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
• Gdy występują błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.

Podsumowanie:

• Zawsze – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz to co zostało wykonane prawidłowo,
• Gdy występują błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.

  W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:

• E-mail – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do usług Comarch (Asysta, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów, iKsięgowość24).
• E-mail dla IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.

• parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.

Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:

• Administracja filtrami (zmiana),
• Edycja klasy atrybutów-moduł Operacje wielofirmowe (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz definicji funkcji dodatkowej (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz definicji wydruku (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz formatów wymiany elektronicznej banków (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz klasy atrybutów (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz podłączenia wykresu startowego (std) (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz szablonu e-mail (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz szablonu SMS (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz uproszczonej edycji wydruków GenRap (zmiana),
• Formularz wykresu (standard) (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Formularz zestawu wydruków lub funkcji dodatkowych (dodawanie, zmiana, usuwanie),
• Konfiguracja funkcji dodatkowych (zmiana),
• Konfiguracja parametrów wydruków (zmiana),
• Konfiguracja szablonów e-mail (zmiana),
• Konfiguracja szablonów SMS (zmiana),
• Konfiguracja wydruków (zmiana),
• Konstruktor filtra (zmiana),
• Kopia bezpieczeństwa bazy danych (zmiana),
• Kreator automatycznej kopii baz danych na IBARD (zmiana),
• Lista do uproszczonej edycji wydruków GenRap (zmiana),
• Ustawienie warunku połączenia wydruków (zmiana),
• Ustawienie warunku połączenia wydruków (parametry) (zmiana),

Jeśli operator ma uprawnienia administratora to może wprowadzać zmiany na kartach wszystkich zarejestrowanych operatorów:

• dostępne moduły (zakładka [Ogólne]),
• ustawienia parametrów (zakładka [Parametry]),
• blokady dostępu,
• blokady baz.

Jeśli operator nie jest administratorem to może wprowadzać zmiany tylko na swojej karcie w ograniczonym zakresie:

• zmiana hasła,
• ustalenie informacji bieżących (zakładka [Informacje]), dostępnych w Oknie Informacji Bieżących.

Dostępne po prawej stronie formularza operatora ikony  Eksportu oraz  Importu ustawień operatora umożliwiają przenoszenie takich ustawień, jak parametry operatora, blokady dostępu, ustawienia dla baz (blokady, wskazane moduły i serwer klucza), blokady atrybutów czy ustawienia personalizacji. Na formularzu operatora możliwie jest dodanie zdjęcia, które zostanie wysłane do Comarch e-Sklep jako zdjęcie opiekuna towaru. Po kliknięciu ikony i wybór opcji Zdjęcie operatora można wskazać plik z rozszerzeniem *.jpg lub *.png oraz rozmiar do 50 KB. Zdjęcie może zostać usunięte z karty operatora poprzez ponowne kliknięcie na ikonę i wybranie opcji Usuń zdjęcie operatora.

Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy Przycisk Dodaj  (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.

W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT. Wprowadzana nazwa serwera SQL jest weryfikowana. Jeżeli nie zgadza się ona z nazwą, z jaką został zainstalowany serwer SQL (nazwa zwrócona z serwera poprzez zmienną @@SERVERNAME), wówczas program zaktualizuje wprowadzoną nazwę oraz w razie potrzeby założy odpowiedni alias w systemie Windows.

Przykład

Jeżeli konfigurując połączenie do serwera podany zostanie jego adres IP i port w postaci 10.132.48.144:1435, wówczas program automatycznie zmieni wprowadzoną nazwę na rzeczywistą nazwę serwera SQL (np. SERWER\OPTIMA). Jeżeli taka nazwa nie będzie rozpoznawana do poprawnego połączenia, w Windows zostanie wprowadzony odpowiedni alias.

Jeżeli program nie jest uruchomiony na prawach Administratora, wówczas pojawia się komunikat: Aby skonfigurować połączenie z serwerem [nazwa wpisana przez użytkownika] należy utworzyć alias o nazwie [nazwa zwrócona z serwera]. Aby go utworzyć program zostanie uruchomiony na prawach Administratora. Po kliknięciu przycisku OK program jest uruchamiany ponownie w trybie Administratora, co umożliwia mu samodzielnie założyć alias do serwera. Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych. Nazwa bazy danych jest tworzona na serwerze SQL na podstawie wpisanej nazwy firmy z zastrzeżeniem, że znaki specjalne, kropki i spacje w nazwie firmy zamieniane są na znak „_”. Zaznaczenie parametru Zablokuj dostęp do tej firmy pozostałym operatorom systemu powoduje dodanie blokady do tworzonej bazy dla wszystkich operatorów oprócz tego, który tę bazę zakłada. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku ,  następuje tworzenie bazy danych na serwerze. Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję. W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard dodanie bazy danych należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków  oraz . Podczas pierwszego logowania do nowo dodanej bazy firmowej, przed uruchomieniem Kreatora konfiguracji parametrów firmy, następuje automatyczne pobranie listy banków i urzędów. W tym czasie wyświetlane jest okno informacyjne z treścią: „Trwa konfiguracja nowej firmy. Może to potrwać kilka minut. Proszę czekać…”. Warunkiem pobrania danych jest aktywne połączenie z Internetem oraz aktualna gwarancja na program. Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora. Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy. Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp). Krok 2. Jak będziesz używał tego programu? W przypadku wersji stacjonarnej programu możliwe jest określenie sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP Altum zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP Altum w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Altum. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace. W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP XL zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace. Krok 3. Które obszary programu chcesz skonfigurować? W przypadku wybrania standardowego sposobu korzystania z programu Comarch ERP Optima możliwe jest zawężenie konfigurowanych parametrów do wybranych obszarów funkcjonalnych programu –  sprzedaży, kadr i płac oraz księgowości. Odznaczenie wybranych obszarów powoduje, że kroki kreatora ich dotyczące nie będą wyświetlane. Po zakończeniu konfiguracji przejdź do wyszukiwarki biur rachunkowych – w przypadku zaznaczenia parametru po zakończeniu działania kreatora konfiguracji parametrów firmy otwierana jest przeglądarka internetowa Społeczności Biur Rachunkowych – www.iksiegowosc24.pl Krok 4. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy. W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do gałęzi Konfiguracji Firmy dotyczących deklaracji. W przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L. Krok 5. Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Po uzupełnieniu podstawowych danych firmy w kreatorze pojawia się krok Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Dostępne są 2 odpowiedzi:

• Nie chcę kopiować ustawień (po wybraniu tej opcji następuje przejście do kolejnych kroków kreatora, gdzie uzupełniane są wszystkie dostępne parametry)
• Tak, chcę skopiować ustawienia z bazy

Po wybraniu drugiej opcji pojawia się możliwość wskazania bazy firmowej, z której ustawienia mają zostać skopiowane. Na liście widoczne są jedynie bazy skonwertowane do aktualnej wersji programu oraz takie, do których już się zalogowano (uzupełniono Kreator konfiguracji parametrów firmy).  Poniżej znajduje się lista parametrów podzielona na 4 grupy:

• Parametry konfiguracyjne firmy
  • Wszystkie parametry konfiguracji firmy z gałęzi Kasa/Bank, Ogólne, Płace oraz Środki trwałe
  • Parametry konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość z wyjątkiem rodzaju księgowości oraz parametru Firma wielozakładowa
  • Ustawienia konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Księgowość kontowa z wyjątkiem okresów obrachunkowych
  • Ustawienia z konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Parametry kopiowane są z ostatniego okresu obrachunkowego, który znajduje się w bazie źródłowej. Dane które nie są przenoszone, ponieważ są definiowane w kreatorze bazy danych to: data otwarcia okresu obrachunkowego, jego długość oraz parametr Zaliczki uproszczone na CIT.
• Wspólne
  • Definicje atrybutów
  • Definicje dokumentów
  • Serie dokumentów
  • Formy płatności
  • Grupy kontrahentów
  • Kategorie
  • Miejscowości
  • Obieg dokumentów – statusy dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
  • Katalogi dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
• Księgowość (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar księgowości)
  • Grupy kont
  • Grupy środków trwałych i w.n.p
  • Kręgi kosztów
  • Księgowania okresowe
  • Nazwy dzienników (w przypadku zaznaczenia, przenoszone są wyłącznie dzienniki ze wskazanej bazy, nie są tworzone standardowe nazwy dzienników)
  • Nazwy rejestrów VAT
  • Nazwy rejestrów Ewidencji dodatkowej
  • Plan kont (bez kont słownikowych)
  • Wymiary opisu analitycznego
  • Schematy księgowe
  • Zestawienia księgowe
  • Zestawienia księgowe systemowe (PIT, CIT)
• Kadry i płace (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar kadr i płac)
  • Kody zawodu
  • Przyczyny zwolnienia
  • Definicje stref
  • Serie kalendarzy
  • Kalendarze
  • Wzorce płacowe
  • Typy wypłat
  • Limity nieobecności
  • Typy nieobecności
  • Wskaźniki
  • Rodzaje dni wolnych

Domyślnie wszystkie grupy są zaznaczone, ale możliwe jest odznaczenie wybranych grup bądź pozycji w ramach tych grup. Wówczas zostaną one pominięte podczas kopiowania z innej firmy. Ustawienia dotyczące wybranej bazy wzorcowej oraz zaznaczeń w ramach grup parametrów zapamiętywane są dla operatora – tak, aby przy tworzeniu kolejnej firmy proponowane były te same ustawienia co dla poprzedniej. Jeżeli zaznaczono grupę Księgowość, w kroku kreatora W jaki sposób prowadzisz księgowość domyślnie zaznaczony jest rodzaj księgowości, który ustawiony był we wskazanej bazie wzorcowej. Jeżeli w bazie wzorcowej wybrana była księgowość kontowa, natomiast podczas logowania nie pobrano modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, wówczas w kreatorze domyślnie zaznaczone będzie opcja Księga podatkowa. Jeżeli w kreatorze wybrana jest opcja Księgowość kontowa, wówczas pomijane są kroki dotyczące planu kont i zestawień księgowych (są one kopiowane ze wskazanej bazy wzorcowej). Krok 6. W tym miejscu możesz wskazać logo dla faktur Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Możliwe jest wskazanie w nim pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku. Krok 7. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy. W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Po wpisaniu numeru rachunku program uzupełni na tej podstawie bank z pobranej na początku działania kreatora listy banków. Można również wskazać najpierw odpowiedni bank z listy i uzupełnić powyżej numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku). Krok 8. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego. Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy (pola PESEL i Data urodzenia są widoczne, jeżeli jest to firma osoby fizycznej). W tym kroku można wskazać urząd skarbowy z pobranej na początku działania kreatora listy aktualnej listy urzędów skarbowych. W tym kroku możliwe jest również określenie indywidualnego rachunku podatkowego firmy korzystając z Generatora mikrorachunku. Określony tu mikrorachunek przenoszony jest do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa. Jeżeli w 4 kroku kreatora (Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy) zaznaczono opcję Osoba fizyczna, wówczas automatycznie uzupełni się indywidualny rachunek podatkowy firmy. Rachunek podatkowy zostanie wygenerowany na podstawie numeru NIP. Krok 9. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS. Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Kadry i płace. Umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników. Krok 10. W jaki sposób prowadzisz sprzedaż? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży możliwy jest  wybór faktur walutowych oraz cen z czterema miejscami po przecinku. W przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Możliwe jest również wskazanie Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat oraz zaznaczenie opcji korzystania z opakowań i kaucji. Krok 11. W jaki sposób rozliczasz magazyn? Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Jako sposób rozliczenia magazynu można wybrać jedną z 3 dostępnych opcji:

• FIFO- pierwsze przyszło – pierwsze wyszło,
• LIFO – ostatnie przyszło – pierwsze wyszło,
• AVCO – koszt średni ważony.

• Ewidencja ryczałtowa,
• Księga podatkowa,
• Księgowość kontowa.

• Spółka akcyjna, Spółka z o.o.,
• Spółka cywilna,
• Osoba fizyczna,
• Jednostka budżetowa,
• Organizacja pozarządowa,
• Inny.

  W polu Rodzaj podatnika możliwe do wyboru opcje to:

• Jednostka duża,
• Jednostka mała,
• Jednostka mikro.

  W polu Typ ZOiS dla pliku JPK_KR_PD dostępne są poniższe opcje do wyboru:

• Zestawienie dla banków,
• Zestawienie dla ubezpieczycieli i zakładów reasekuracji,
• Zestawienie dla organizacji pożytku publicznego i wolontariatu,
• Zestawienie dla funduszy inwestycyjnych,
• Zestawienie dla domów maklerskich,
• Zestawienie dla SKOK,
• Zestawienie dla jednostek pozostałych,
• Zestawienie dla jednostek stosujących MSSF.

• Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
• Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.

Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.

• Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
• Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
• Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
• Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
• Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
• Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie. 

• Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
• Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.

Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAC Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa. Po kliknięciu ikony Wybór pliku, jeżeli serwer baz danych znajduje się na innym komputerze oraz procedura xp_cmdshell jest włączona na serwerze, pokazywany jest komunikat: Aby przeglądać foldery na serwerze zdalnym potrzebne jest odblokowanie na serwerze SQL użycia procedury xp_cmdshell. Czy chcesz, aby została teraz odblokowana? Po wciśnięciu przycisku Tak, następuje odblokowanie procedury xp_cmdshell i pokazywane jest okno z listą dysków i folderów na serwerze. Po wciśnięciu przycisku Nie następuje powrót do okna kreatora.

• Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
• Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].

• Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
• Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
• Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.

• zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja),
• zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD),
• zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska).
• Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów (po zaznaczeniu tej opcji nazw i adres kontrahenta będą pobierane z karty kontrahenta a nie z bazy REGON. Dla nowo zakładanych kontrahentów dane będą pobierane z bazy REGON).

• Konfiguracja firmy/ CRM/ SMS – tutaj użytkownik może wskazać indywidualną konfigurację nazwy nadawcy dla danej bazy.
• Konfiguracja programu/ CRM/ SMS – wprowadzona tutaj nazwa dotyczy wszystkich baz firmowych.

W tej gałęzi konfiguracji dostępne są 2 zakładki: [Ogólne] oraz [Klienci]. Trzecia zakładka [Opcje] jest widoczna widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce [Konfiguracja] znajdują się przyciski:

• Aktywuj wymianę przez serwer Comarch – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, otwierane jest okno Podaj dane:

Należy na nim uzupełnić pola:

• Numer Klienta (ID) – numer ewidencyjny Comarch
• PIN – numer PIN przydzielony Klientowi Comarch do korzystania z Asysty Comarch
• Ustaw hasło – w to pole należy wpisać hasło, które będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch
• Potwierdź hasło

  Po zapisaniu zmian konto Internetowej Wymiany Dokumentów jest aktywowane. Poniżej znajdziesz opis pozostałych opcji widocznych na oknie. Na oknie dostępne są przyciski:

• Zarządzanie Oddziałami – opcja umożliwia zarządzanie oddziałami w ramach Internetowej Wymiany Dokumentów. W przypadku konfigurowania wymiany po raz pierwszy, po aktywowaniu konta zakładany jest automatycznie oddział o symbolu Centrala. Dane adresowe dla tego oddziału pobierane są z bazy REGON na podstawie numeru NIP zapisanego w kluczu, z którego pobrano moduły podczas logowania do programu. Automatycznie założony oddział podpowiadany jest jako domyślny.
  Uwaga

  Wskazanie domyślnego oddziału jest konieczne. Zwróć uwagę czy ten oddział jest uzupełniony.
• Zmień hasło – opcja umożliwia zmianę hasła dostępu do konta na serwerze Comarch.
• Odnowienie certyfikatu – opcja służy odnowieniu certyfikatu Internetowej Wymiany Dokumentów.

  Po uzupełnieniu powyższych danych należy skonfigurować wymianę z Klientem. W tym celu każdy podmiot z którym chcemy wymieniać dokumenty należy dodać na oknie Klienci biura dostępnym na wstążce programu w sekcji iKsięgowość24. Nowego Klienta można również dodać po zalogowaniu do portalu iksiegowosc24.pl w zakładce Moi Klienci. Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego po każdym zgłoszonym Kliencie przystępujemy do uruchomienia wymiany danych między Biurem rachunkowym a Klientem. W tym celu należy, w kontekście bazy, w której będą importowane/z której będą eksportowane dane, uzupełnić w tabeli znajdującej się na zakładce [Klienci]:

• Wymieniam dane – jaką rolę będzie pełnić dana baza.
• Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane – numer Klienta Comarch, który jest partnerem wymiany dla danej bazy.
• Oddział, z którym wymieniam dane – symbol oddziału partnera wymiany, z którym ma następować komunikacja; nieuzupełniany w przypadku typu wymiany z Klientem i z Oddziałem.
• Aplikacja Klienta – program używany przez Klienta, z którym będzie odbywała się wymiana – należy wybrać XT/MBR lub Optima.
• Fakturowanie w programie Comarch W przypadku klientów korzystających z aplikacji Comarch ERP XT Start po zaznaczeniu parametru Fakturowanie w programie Comarch wystawianie faktur sprzedaży w aplikacji jest możliwe. Po odznaczeniu parametru nie ma możliwości wystawiania faktur sprzedaży w aplikacji Comarch ERP XT Start. Możliwe jest dodanie dokumentów sprzedaży, które zostały już wcześniej wystawione w innym systemie.W przypadku Klientów pracujących w programie Comarch ERP XT i Comarch ERP Optima zaznaczenie lub odznaczenie parametru Fakturowanie w programie Comarch pełni funkcję informacyjną i nie wpływa na pracę w tych systemach ani na wymianę danych z biurem rachunkowym. Biuro rachunkowe po zmianie parametru Fakturowanie w programie Comarch w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Klienci] powinno wysłać dane do Klienta za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów, natomiast Klient powinien odebrać dane w aplikacji Comarch ERP XT Start. Po odebraniu danych wystawianie faktur sprzedaży w aplikacji Comarch ERP XT Start zostanie zablokowane lub odblokowane, w zależności od ustawienia parametru w programie Comarch ERP Optima. Informacja o fakturowaniu przenosi się do pliku XML podczas wysyłki danych za pomocą pracy rozproszonej oraz do pliku przekazywanego za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów, niezależnie czy na oknie eksportu dla parametru Eksportowane dane wybrana jest opcja Dotąd nie eksportowane lub zmienione czy Wszystkie.

  W przypadku wyboru opcji z Centralą bądź z Oddziałem, w kolumnie Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane automatycznie uzupełniany jest numer ID ten, który podano podczas aktywowania wymiany. Jeżeli przy bazie firmowej w kolumnie Wymieniam dane wybrana zostanie opcja z Klientem, wówczas po zapisaniu zmian dla tej bazy Klienta w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona ustawiana jest opcja księgowość, a w polu Identyfikator księgowości wpisywane jest: KSIEG.  

Automatyczna synchronizacja

Dla bazy danych można określić, że dana baza będzie automatycznie synchronizowana poprzez zaznaczenie przy niej parametru Automatyczna synchronizacja. Po zaznaczeniu otwiera się okno z konfiguracją automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy. Okno konfiguracji automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy może również zostać wywołanie poprzez kliknięcie ikony  . W nagłówku okna znajduje się informacja o nazwie bazy danych, wybranym typie wymiany oraz identyfikatorze partnera (numerze ID Klienta Comarch). Okno składa się z dwóch zakładek. Zakładka [Harmonogram] zawiera następujące informacje:

• parametr Automatyczna synchronizacja Internetowej Wymiany Dokumentów – parametr domyślnie zaznaczony; jego odznaczenie powoduje wyłączenie automatycznej synchronizacji IWD dla tej bazy,
• pole umożliwiające wskazanie operatora, w imieniu którego będą automatycznie synchronizowane dane IWD; ten operator będzie ustawiany na importowanych dokumentach,
• parametry dotyczące eksportu danych:
  • dzień w którym będzie wykonywany eksport – dostępne są opcje: codziennie, 5-tego dnia miesiąca, 10-tego dnia miesiąca, 20-tego dnia miesiąca,
  • częstotliwość eksportu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h,
  • zakres godzin w jakich będzie się odbywał eksport,
  • zakres czasowy eksportowanych dokumentów. Do wyboru będą opcje: wszystkie, poprzedni miesiąc, bieżący miesiąc.
  • parametr Usuwaj bazy dane starsze niż – dotyczy tylko Comarch ERP Optima w Chmurze standard, określa ilość dni, po których plik z nieazaimportowanym danymu zostanie usunięty z bazy

W przypadku wybrania opcji wszystkie eksportowane będą wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze wyeksportowane (nie mają znacznika E). Po wybraniu opcji poprzedni miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Po wybraniu opcji bieżący miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z miesiąca na podstawie daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Data dokumentów określana jest następująco:

• • • w przypadku dokumentów handlowych, magazynowych, rejestru VAT oraz ewidencji dodatkowej znaczenie ma data wystawienia dokumentu,
    • w przypadku list płac jest to okres wypłaty określany na formularzu listy płac,
    • w przypadku raportów k/b jest to data zamknięcia raportu,
    • w przypadku płatności i dokumentów kompensaty jest to data dokumentu,
    • w przypadku rozliczeń jest to data rozliczenia,
    • w przypadku danych słownikowych eksportowane są wszystkie dane, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.
• Parametry dotyczące importu danych:
  • zakres godzin w jakich będzie się odbywał import,
  • częstotliwość importu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h.

Znajdująca się na oknie ikona  wywołuje listę logów z operacji eksportu i importu paczek IWD wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych dla tej bazy danych. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna. Zakładka [Eksportowane dokumenty] zawiera listę danych słownikowych oraz typów dokumentów, które dla tej bazy mają być automatycznie przesyłane za pomocą IWD. Analogicznie do dotychczasowej funkcjonalności pracy rozproszonej lista zawiera różne pozycje w zależności od wybranego dla bazy danych typu wymiany.   W sytuacji kiedy Użytkownik skonfiguruje do synchronizacji jedną bazę, przy zapisywaniu pojawia się pytanie: Czy chcesz ustawić takie same parametry automatycznej synchronizacji dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany? Odpowiedź Tak powoduje zapisanie takich samych ustawień dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany. Odpowiedź Nie powoduje że zapisywane są ustawienia wyłącznie dla tej bazy. Dodatkowo aby ułatwić konfigurowanie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) dla kolejnych baz, po zaznaczeniu dla bazy parametru Automatyczna synchronizacja otwiera się okno z ustawieniami z poprzednio konfigurowanej bazy danych. W przypadku importu raportów kasowych/bankowych może mieć miejsce sytuacja, że zostanie zaimportowany raport k/b, a przy kolejnym imporcie w paczce będzie ten sam raport jednak z większą ilością zapisów k/b. W związku z tym aby zaimportować zapisy kasowe/bankowe do już istniejącego raportu k/b operator wskazany na oknie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) powinien mieć na swojej karcie w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów. W momencie konfigurowania Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) przy wyborze operatora następuje sprawdzenie czy ma on zaznaczony wspomniany parametr. Jeżeli okaże się że nie ma, wówczas zostanie on automatycznie zaznaczony i Użytkownik otrzyma informację: Dla prawidłowego działania importu na operatorze [KOD_OPERATORA] został dodatkowo zaznaczony parametr „Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów” w Konfiguracji Programu-> Użytkowe-> Operatorzy.  

Usuwanie archiwalnych danych z serwera Comarch

Paczki przesłane na serwer Comarch przechowywane są na nim przez 90 dni. Później zostają usunięte z serwera. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym niezaimportowane dane z paczek IWD , które były importowane automatycznie, są zapisywane w postaci plików XML w folderze na serwerze Comarch, do którego dostęp mają wszyscy Użytkownicy danej firmy. Pliki XML starsze niż 30 dni są automatycznie usuwane z serwera Comarch. Na zakładce [Opcje] dostępne są 2 opcje: Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – w przypadku jej zaznaczenia (opcja domyślna) Klient korzystający z Comarch ERP XT Start lub Comarch ERP XT wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze. Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – w przypadku zaznaczenia parametru Klient korzystający z Comarch ERP XT Start lub Comarch ERP XT może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów. Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] – Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch ERP XT Start, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca.  

Możliwe jest wskazanie miejsca przechowywania załączników do przesyłanych dokumentów. Gałąź Konfiguracji niedostępna w przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard. Możliwe jest zaznaczenie jednej z 3 opcji:

• zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja),
• zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD; po kliknięciu ikony wyboru folderu  pojawi się okno logowania do Comarch IBARD, jeżeli operator wcześniej się nie zalogował),
• zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska); po zaznaczeniu opcji zapisz na dysku jeżeli domyślny folder dla wszystkich stanowisk nie był wskazany, podpowiadana jest ścieżka C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wymiana danych z możliwością wskazania innego folderu.

W przypadku opcji zapisu na dysku dedykowany dla stanowiska folder przechowywania załączników może być również określony w Konfiguracji Stanowiska/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry. Jeżeli Użytkownik wybrał opcję zapisywania załączników na dysku i uzupełnił folder dedykowany dla stanowiska, załączniki będą zapisywane w tym wskazanym katalogu. Jeżeli folder dla stanowiska nie został wskazany, załączniki będą zapisywane w folderze dla wszystkich stanowisk, określanym w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry. W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard załączniki zawsze zapisywane są w bazie i nie ma możliwości wskazania innego miejsca ich zapisu. Jeżeli skonfigurowany jest automatyczny import paczek IWD przy wykorzystaniu Serwisu Operacji Automatycznych, załączniki mogą być zapisywane w bazie lub na dysku. Jeżeli w Konfiguracji wybrana jest w takim przypadku opcja zapisu w Comarch IBARD, załączniki zapisywane są w bazie danych.