Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem:
W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje.
Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na Fakturach Zakupu oraz Fakturach Zakupu od Rolnika Ryczałtowego powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
Aby skopiować dokument należy:
otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur),
ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany,
fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+ ,
otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane).
Kopiowanie płatności na dokumentach
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów – przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki [Ogólne].
Jeśli parametr jest zaznaczony – oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi.
Uwaga
Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście pozycji na skopiowanym dokumencie i równocześnie zdefiniowane będzie więcej niż jedna płatność częściowa – program nie skoryguje kwot w tabeli płatności tak, by była zgodna z wartością dokumentu. Użytkownik musi ponownie ustalić kwoty płatności.
Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami, których obsługę można włączyć w modułach Handel, Handel Plus (na zakładce [Kaucje] na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje:
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce [Płatności]jak i na zakładce [Kaucje] tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce [Płatności](związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce [Kaucje] tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.
Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki [Płatności]jak i z zakładki [Kaucje].
Uwaga
W przypadku zmiany waluty na dokumencie tabele płatności (zarówno na zakładce Płatności jak i Kaucje) są wyliczane od nowa.
Eksport i import dokumentów przez pliki XML
Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów:
Faktura Sprzedaży (FS),
Paragon (PA),
Rezerwacja Odbiorcy (RO),
Faktury proforma (FPF),
Faktury Zakupu (FZ),
Zamówienia u Dostawcy (ZD),
Dowody Wewnętrzne Sprzedaży (FSW),
Wydania Zewnętrzne (WZ),
Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),
Rozchody wewnętrzne (RW),
Przyjęcia Wewnętrzne (PW)
Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
Dokumenty kaucyjne WKA i PKA
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML.
W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:
pozycje (ilość, cena, wartość)
kontrahent
płatności
kody JPK_V7 (w przypadku Faktur)
Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie.
Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów.
Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN.
Opis struktury plików XML dla importu i eksportu dokumentów jest dostępny wyłącznie dla Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Zakładanie kart towarów i kontrahentów podczas importu dokumentów z pliku XML
Podczas importu dokumentów handlowo-magazynowych z pliku XML (z pominięciem Przyjęć Kaucji, Wydań Kaucji) możliwe jest automatyczne założenie kart towarów i kontrahentów, których nie ma w bazie docelowej. Opcja jest dostępna na liście dokumentów, na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Import dokumentów.
Na oknie importu dokumentów z pliku XML znajdują się domyślnie zaznaczone parametry: Załóż karty kontrahentów, Załóż karty towarów.
Na oknie importu dodatkowo znajduje się parametr Utwórz dokument pierwotny, po zaznaczeniu sprzedaż i zakup zostaną zaimportowane jako dokument pierwotny (szczegóły w artykule Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie).
Dodawanie towarów
Towary, które zostaną dodane do bazy, wyświetlane są w oknie Wybierz parametry dodawanych towarów.
W tym miejscu można dla każdej pozycji określić:
Typ – towar lub usługa,
Produkt – prosty lub złożony,
Kaucja – parametr należy zaznaczyć jeśli towar ma być opakowaniem kaucjonowanym (opcja dostępna dla modułu Handel jeśli w konfiguracji włączono obsługę opakowań kaucjonowanych).
Karta jest zakładana na podstawie danych zawartych w pliku – kodu, nazwy, opisu, kodu EAN, PKWiU, numeru katalogowego, stawki VAT, jednostki miary podstawowej, jednostki miary pomocniczej.
Jednostki miary z pliku, których nie ma w programie, zostaną dodane i ustawione na karcie towaru. Dotyczy to zarówno jednostek podstawowych, jak i pomocniczych wraz z przelicznikiem.
Jeżeli karta towaru i powiązane z nią jednostki znajdują się już w programie, ale przelicznik w pliku jest inny niż na karcie, wówczas na importowany dokument przelicznik zostanie pobrany z pliku.
Dodawanie kontrahentów
W momencie importu dokumentów, jeżeli nie znaleziono kontrahenta – dotyczy to zarówno nabywcy (sekcja Płatnik w pliku XML), jak i odbiorcy (sekcja Odbiorca w pliku XML) – założona zostanie nowa kartoteka.
Jeżeli w pliku znajduje się NIP, karta kontrahenta zostanie założona na podmiot gospodarczy, w przeciwnym wypadku zostanie założona na osobę fizyczną. Jeśli w pliku jest również prefiks NIP, dla prefiksu PL kontrahent zostanie zaimportowany jako krajowy, dla pozostałych prefiksów (występujących w programie) jako wewnątrzunijny. Natomiast kontrahent z Wielkiej Brytanii zostanie zaimportowany jako kontrahent pozaunijny.
Forma płatności jest pobierana z pliku (forma płatności musi znajdować się w bazie docelowej, aby import się powiódł).
Domyślna waluta ustawiana na karcie kontrahenta jest zgodna z walutą dokumentu (jeśli waluty nie ma w bazie docelowej, zostanie ona dodana podczas importu).
Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują:
priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie
ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.
Uwaga
Funkcja rabatowania jest aktywna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Rabaty procentowe można ustalać wyłącznie dla domyślnej grupy towarów. Jest to grupa, którą wskazuje się w oknie pozycji cennika na zakładce [Ogólne].
Metoda obliczania upustu:
W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu (parametry dostępne są w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Rabaty)::
rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%
rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.
rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.
rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.
Przykład
W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację:
kontrahent CIS ma 20% rabat
towar AB ma ustalony 30% rabat
Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB?
Rabat addytywny
20%+30% = 50%
Rabat multiplikatywny
(1-(1-20%)*(1-30%) = 44%
Ważniejszy rabat towaru
0.3
Ważniejszy rabat kontrahenta
0.2
2. Rabaty terminowe.
Dla każdego rodzaju rabatu możemy w kolumnach Data rozpoczęcia promocji oraz Data zakończenia promocji określić ich okres obowiązywania.
Jeżeli w wyżej wyszczególnionych kolumnach nie zostaną zdefiniowane żadne daty, będzie to oznaczało, że promocja obowiązuje bezterminowo. W momencie gdy zostanie zdefiniowana tylko Data rozpoczęcia promocji, jednocześnie bez wskazania Daty zakończenia promocji, oznaczać to będzie promocję obowiązującą bezterminowo rozpoczynającą się we wskazanej dacie. W odwrotnej sytuacji, gdy tylko Data zakończenia promocji będzie wskazana, promocja trwa tylko do wskazanej daty.
Podczas definiowania nowego rabatu program sprawdza, czy we wskazanym okresie obowiązywania nie obowiązuje inna promocja. W przypadku nałożenia się na siebie okresów obowiązywania, zostanie wyświetlona ikona błędu z informacją:
Data promocji pokrywa się z istniejącą promocją. Zmień daty obowiązywania promocji.
3. Rabat typu stała cena.
Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.
Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.
Rabat typu stała cena
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić: Kod towaru – którego dotyczy definiowana stała cena Typ ceny – czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu. Cena – cena stała Waluta – waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu. Opis – opis rabatu. Data rozpoczęcia promocji – określa początek obowiązywania rabatu. Data zakończenia promocji – określa koniec obowiązywania rabatu.
Stała cena na towar może dotyczyć:
wszystkich kontrahentów – wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena.
grupy kontrahentów – w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy).
jednego kontrahenta – podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole.
4. Operacje seryjne dla listy rabatów.
Na liście rabatów możliwe jest seryjne dodawanie nowych lub modyfikację już istniejących rabatów. Po rozwinięciu strzałki przycisku operacji seryjnych dostępne są dwie opcje:
Dodaj rabaty – wybór umożliwia zdefiniowanie nowych rabatów
Zmień rabaty – wybór umożliwia modyfikację istniejących rabatów.
Operacje seryjne mają zastosowanie dla zaznaczonych pozycji na liście rabatów. W przypadku, gdy żaden nie jest zaznaczony, funkcja wywoływana jest dla pozycji, która została wskazana kursorem.
5. Priorytety rabatów
Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.
Pozostałe rabaty zdefiniowane w grupie kontrahenta na liście ustawione są wg priorytetu narastająco, co oznacza, że w przypadku wystąpienia dwóch rabatów z grupy dla kontrahentów – rabat o niższym priorytecie zostanie pominięty.
Przykład
Dla kontrahenta ALOZA zdefiniowany jest rabat typu jeden kontrahent/ wszystkie towary w wysokości 2%. Równocześnie zdefiniowany jest rabat typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa dla grupy ODB_FIRMY, do której należy kontrahent ALOZA i grupy asortymentowej ROŚLINY w wysokości 4%.
W chwili wystawiania faktury dla kontrahenta ALOZA na towary z grupy ROŚLINY udzielony zostanie rabat 4% (wyższy priorytet rabatu typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa), natomiast na wszystkie pozostałe towary upust w wysokości 2% (wynikający z rabatu typu jeden kontrahent/ wszystkie towary).
Podobnie została rozwiązana sytuacja, gdy nakładają się rabaty z grupy dla towarów: rabat typu grupa towarowa/ wszyscy kontrahenci zostanie pominięty na rzecz rabatu typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci.
Dodatkowo na karcie kontrahenta jest pole Rabat standardowy (zakładka [Handlowe]), które oznacza rabat typu jeden kontrahent/wszystkie towary (1K/WT). W przypadku modułu Faktury, gdzie ma możliwości nadawania rabatów w menu Ogólne/ Rabaty, jeśli kontrahent na swojej karcie ewidencyjnej ma wpisany Upust standardowy – gdy wystawiamy dla niego fakturę, upust ten przepisywany jest w pole Rabat i odpowiednio pomniejszane są ceny na wprowadzanych pozycjach.
Może się zdarzyć, że równocześnie zadeklarowane są rabaty z grupy dla kontrahentów i z grupy dla towarów. Należy wtedy ustalić priorytet ich uwzględniania na fakturach.
Takie ustalenie jest możliwe z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.
W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna - pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.
Zakładka [Rabaty]
Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.
Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.
W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.
Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]
Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena]
Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta. Zakładka [Indywidualny cennik]
Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).
Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.
7. Obsługa rabatów na dokumencie
Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić).
Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru (funkcja jest dostępna również w module Faktury):
podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).
jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.
Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowyupust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej.
Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru.
Rabaty terminowe
Podczas wystawiania dokumentów, przyznanie rabatu będzie uzależnione od tego, czy dla udzielonego rabatu określona jest data początkowa i/ lub końcowa oraz czy data na dokumencie zawiera się w tym przedziale czasowym.
Po ustaleniu okresu obowiązywania rabatu, jego przyznanie na dokumentach będzie uzależnione od:
Daty sprzedaży dla dokumentów:
Faktura Sprzedaży
Faktura VAT marża
Faktura proforma
Paragon
Terminu rezerwacji dla dokumentów:
Rezerwacja odbiorcy
Daty wydania dla dokumentów:
Wydanie Zewnętrzne
Wydanie Kaucji
W przypadku zmiany powyższych dat na dokumencie nieprzekształconym z innego dokumentu, zapisanym wcześniej do bufora wystąpi komunikat:
Czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji?
Jeśli użytkownik wybierze:
Tak – program naliczy promocje zgodnie z wybraną datą sprzedaży,
Nie – program nie zmieni cen na dokumencie.
Dokumenty przekształcone będą posiadały ceny oraz wartości rabatów przeniesione z dokumentów pierwotnych.
Uwaga
Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
8. Rabaty na dokumentach skojarzonych
W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:
jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego
jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%.
Mechanizm podzielonej płatności
Na podstawie Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dla transakcji dokonanych pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi będącymi podatnikami, dotyczących towarów wskazanych w nowym załączniku nr 15 do wyżej wymienionej ustawy o VAT, od 1 listopada 2019 r. należy stosować mechanizm podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT).
Mechanizm podzielonej płatności ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zastąpił on funkcjonujące dotychczas odwrotne obciążenie. Ma być stosowany obligatoryjnie dla faktur o jednorazowej wartości (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekraczającej 15 000 PLN – płatności do takich faktur muszą być dokonywane przelewem oraz wydruk faktury musi posiadać adnotację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W programie Comarch ERP Optima mechanizm podzielonej płatności został zrealizowany zgodnie z poniższym opisem.
Towary podlegające MPP
W oknie pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność.
Należy go zaznaczyć dla wszystkich towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wykaz towarów objętych MPP znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Na liście zasobów i w cenniku poprzez operację seryjną Zmiana parametrów karty można ten parametr seryjnie ustawić dla zaznaczonych towarów:
W arkuszu MS Excel zawierającym wyeksportowany cennik znajduje się kolumna Podzielona płatność, wartość 1 oznacza dla towaru zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (wartość 0 – parametr niezaznaczony). Podczas importu cennika z pliku MS Excel parametr jest ustawiany na dodawanych do bazy towarach zgodnie z informacją zawartą w arkuszu.
Kontrahenci
Kontrahenci, dla których ma być stosowany mechanizm podzielonej płatności powinni mieć określony status jako Krajowy – menu Ogólne/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Status.
Zmianę statusu kontrahenta można wykonać dla podmiotów zaznaczonych na liście poprzez Operacje seryjne/ Zmień status:
Aby sprawdzić na liście kontrahentów obecny status , należy z dodatkowych kolumn dodać do widoku kolumnę Status.
Mechanizm podzielonej płatności na dokumentach
Zastosowanie podzielonej płatności na fakturze oznacza, że kwota VAT zostanie automatycznie przelana przez bank na specjalny rachunek VAT.
Dla faktur sprzedaży, faktur proforma, faktur zaliczkowych, faktur zakupu oraz korekt do tych dokumentów, na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność umożliwiający rozliczenie faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.
Na fakturze widoczna jest informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności:
W łącznej wartości dokumentu podlegającej MPP nie są uwzględniane pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN.
Faktury, które podlegają mechanizmowi podzielonej płatności muszą mieć zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Płatności do takich dokumentów mają w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz wyodrębnioną kwotę podatku VAT.
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany na dokumencie automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
Dotyczy wersji: 2020.1.1
w przypadku faktur sprzedaży, faktur zakupu wystawionych w walucie obcej – płatność VAT jest wykazana w PLN. W przypadku faktur proforma wystawionych w walucie obcej – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – jest zaznaczona opcja Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Do czasu zapisania dokumentu na stałe, Użytkownik może ręcznie zmieniać ustawienie parametru MPP.
Jeśli spełnione są powyższe warunki, ale Użytkownik odznaczył parametr MPP na dokumencie, to przy zapisie dokumentu wyświetlana jest informacja: Na dokumencie są towary, które na mocy ustawy o VAT powinny być rozliczone za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
Po wybraniu Tak parametr MPP – podzielona płatność zostanie zaznaczony.
Nie ma możliwości seryjnego zatwierdzenia faktur, na których mimo spełnienia warunków obligatoryjnego stosowania MPP, nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność. Takie dokumenty należy zatwierdzać pojedynczo z poziomu otwartego formularza.
W przypadku, kiedy na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Płatności] jest zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność to po wybraniu tego kontrahenta na dokument, parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie – nie są sprawdzane powyższe warunki.
Ze względu na to, że należności za faktury, na których zastosowano mechanizm podzielonej płatności powinny być uiszczane na rachunek bankowy, jeśli na dokumencie wybrane są płatności powiązane z rejestrem kasowym bądź o typie gotówka, podczas zapisu dokumentu informujemy Użytkownika, że: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? (Tak/ Nie).
Dodatkowo w polu Razem zawierającym łączną wartość brutto dokumentu, wyświetlane jest ostrzeżenie na ten temat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym.
Z uwagi, że Faktury proforma nie generują płatności, powyższa informacja nie jest wyświetlana na FPF.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na fakturach sprzedaży tworzonych do paragonów.
Na wydrukach faktur sprzedaży, faktur proforma, faktur zaliczkowych oraz korekt do tych dokumentów, dla których zastosowano MPP, widoczna jest adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.
Parametr MPP – podzielona płatność nie jest automatycznie zaznaczany przez program na fakturach wystawianych na podmiot o typie Bank, Pracownik, Wspólnik.
Korekty
Korekty (ilości/ wartości/ stawki VAT/ kursu waluty). W przypadku korekty zmniejszającej wartość transakcji do poniżej 15 tys. zł brutto, na takiej korekcie zgodnie z przepisami nie będzie zaznaczany automatycznie parametr Mechanizm podzielonej płatności. Jeśli natomiast korekta będzie zwiększać wartość transakcji do powyżej 15 tys. zł brutto (w tym przypadku wartość faktury korygowanej może opiewać na kwotę niższą niż 15 tys. zł, ale zostanie zwiększona korektą), to na korekcie zostanie automatycznie zaznaczony parametr MPP.
Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na korekcie.
Na korekcie granicznej, z wyjątkiem sytuacji, kiedy kontrahent wskazany na FZKG ma na karcie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, parametr MPP – podzielona płatność jest zawsze domyślnie niezaznaczony.
Korekta danych – jeżeli faktura sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.
Faktury zaliczkowe i finalne faktury sprzedaży rozliczające zaliczki
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie na fakturze zaliczkowej, jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na fakturze proforma do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja z zaznaczonym na kartotece parametrem MPP – podzielona płatność. Na fakturze rozliczającej zaliczki parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli jej wartość przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto i przynajmniej jedna pozycja będzie posiadać na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Jeśli Użytkownik na fakturze proforma odznaczy parametr MPP – podzielona płatność, na powiązanej fakturze zaliczkowej i fakturze rozliczającej zaliczki, parametr ten zostanie automatycznie zaznaczony w sytuacji, kiedy faktura spełnia warunki do obligatoryjnego zastosowania podzielonej płatności.
Dokumenty w walutach obcych
Mechanizmowi podzielonej płatności podlegają wyłącznie faktury wystawione w walucie obcej dla krajowych podmiotów gospodarczych, na których płatność VAT naliczana jest w PLN (na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] musi być zaznaczony parametr VAT w PLN). W tym celu należy zaznaczyć w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Na fakturach proforma wystawianych w walucie obcej, parametr VAT w PLN nie jest dostępny. Parametr MPP – podzielona płatność na takich FPF jest aktywny po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry opcji Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Uwaga
Na fakturach zaliczkowych wystawionych w walucie obcej, z uwagi na brak możliwości naliczania podatku VAT w PLN, nie ma możliwości zastosowania mechanizmu podzielonej płatności
Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka
Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Dowodów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.
Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.
Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku .
Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.
Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.
Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.
Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:
lub tak:
Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.
W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.
W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).
W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.
Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie.
Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.
Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:
nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowyśrodek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.
Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.
Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):
FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.
System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.
W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.
Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).
Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.
Dopisywanie pozycji na dokument
Nową pozycję można dopisać przez wciśnięcie przycisku , klawisza <INSERT> czy wybór Dodaj z menu kontekstowego.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sposób dodawania kolejnej pozycji do dokumentu. Do wyboru użytkownika jest dodawanie poprzez edycję bezpośrednio na liście lub przez podniesienie formularza pozycji:
edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ oraz przycisku <TAB> w pustym polu Kod w pustym polu z Nazwą.
podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.
podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).
Dodając na dokument pozycje poprzez podniesienie formularza, w oknie Pozycja dokumentu znajduje się przydatna informacja prezentująca aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).</ p>
Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Pole jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.</ p>
W przypadku modułów Handel, Handel Plus dostępna jest również opcja:
wybór wielu towarów – podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) – zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane.
W module Handel z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
W module Handel Plus w przypadku dokumentów Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy – dodając towar na dokument, można zmienić magazyn dla poszczególnych pozycji dokumentu. Dla pozostałych dokumentów, z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
Kod i Nazwa na dokumentach
Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując kod towaru, nazwę lub kod EAN, w pole Kod lub Nazwa, program wyszukuje towar w następujący sposób.
dla pola Kod – program sprawdza najpierw, czy w Cenniku istnieje wpisany kod towaru, potem nazwa towaru, a na końcu kod EAN.
dla pola Nazwa – najpierw sprawdza, czy w Cenniku istnieje wpisana nazwa towaru, potem kod towaru, a na końcu kod EAN.
Jeśli według powyższych zasad, w cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola – Kod i Nazwa.
W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków.
Jeśli parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry) zostanie zaznaczony, program podczas wprowadzania towaru na dokument będzie wyszukiwał go wyłącznie według kodu EAN. W przypadku, gdy towar o wpisanym kodzie EAN nie zostanie odnaleziony, program wyświetli komunikat:
Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy użytkownik wprowadzi dokładną nazwę towaru lub jego poprawny kod. W takim przypadku program doda towar na dokument, nawet jeśli parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN został zaznaczony.
Informacja o stanie towaru na magazynie
Na formularzu:
faktury sprzedaży,
paragonu,
rezerwacji odbiorcy,
wydania zewnętrznego,
rozchodu wewnętrznego
oraz na przyjęciu wewnętrznym produktów, na pozycji cennika, w zakładce [Receptura].
znajduje się kolumna Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
Kolumna jest zależna od parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
– stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], – stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], – zerowa ilość towaru na magazynie.
Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Zmiana kolejności pozycji na dokumentach
Na formularzach dokumentów handlowo magazynowych można zmieniać kolejność pozycji metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca
Nie można zmieniać kolejności pozycji na:
dokumentach zatwierdzonych na stałe,
korektach,
dokumentach pochodzących z przekształceń, na których nie ma możliwości dodawania/ usuwania pozycji.
Uwaga
Metoda “przeciągnij i upuść” nie działa, jeżeli na formularzu dokumentu ustawione jest sortowanie po innej kolumnie niż po kolumnie “Lp.”
[/version]
Import pozycji dokumentu z pliku
Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo- magazynowych z wykluczeniem korekt, Faktur Zaliczkowych i Dowodow Wewnętrznych Sprzedaży. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość i cenę.
Do poprawnego importu wymagany jest identyfikator towaru oraz ilość, cena jest opcjonalna.
Z poziomu formularza dokumentu, na zakładce [Ogólne], na górnej wstążce programu znajduje się opcja Kolektor danych/Importuj pozycje, za pomocą, której należy wskazać plik (z dysku lub z IBARD).
Import towarów na dokument z pliku
Plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt oraz posiadać strukturę: TOWAR;ILOŚĆ;CENA, gdzie:
Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU. Wartość w pliku jest wymagana.
Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary). Wartość pola jest wymagana. Jeśli nie zostanie uzupełniona, bądź w pliku zostanie wpisane zero, wówczas towar nie zostanie przeniesiony na dokument.
Uwaga
Aby cena i ilość zaimportowały się poprawnie nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).
Jeśli w pliku podano kod EAN, na dokumencie ustawi się jednostka miary przypisana do tego kodu. Jeśli w pliku podano kod/nazwę/PLU, na dokument podpowiada się podstawowa jednostka miary towaru.
Cena – pobierana jest z programu lub z pliku (w zależności od wyboru dokonanego w oknie importu), wyjątkiem jest Rozchód Wewnętrzny i Przesunięcie Międzymagazynowe, gdzie ceny podpowiadają się zgodnie z metodą rozliczania magazynu (FIFO/LIFO/AVCO). Jeśli podano cenę z dokładnością większą niż dwa miejsca po przecinku, podczas importu zostanie ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Jeśli wybrano Pobieraj ceny z programu, na dokumencie ustawiana jest cena jak przy ręcznym dodawaniu pozycji (cena domyślna z uwzględnieniem rabatów).
Dla cenpobieranych z pliku:
Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od netto, ceny z pliku traktowane są jako ceny netto. Jeśli VAT liczony jest od brutto, ceny z pliku traktowane są jako brutto.
Jeśli nie uzupełniono ceny w pliku, to na dokument wstawiana jest wartość 0,00.
Waluta ceny jest zgodna z walutą określoną na dokumencie.
Jeśli operator ma blokadę zmiany ceny na dokumencie (Konfiguracja programu/Użytkowe/ Operatorzy – karta Operatora, zakładka [Parametry],podzakładka [Handel, Serwis]), sekcja z wyborem ceny w oknie importu nie jest widoczna.
Na dokument importowane są również towary oznaczone, jako nieaktywne.
Wszystkie dodatkowe dane wpisane w pliku po cenie zostaną pominięte podczas importu.
Uwaga
Przy imporcie towarów z pliku nie działa parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne).
Na dokumentach handlowo - magazynowych (z wyjątkiem korekt, Faktur Zaliczkowych i Bilansu Zamknięcia Magazynu) możliwe jest wyeksportowanie pozycji do pliku. Funkcja jest dostępna z poziomu zakładki [Ogólne] dla formularzy dokumentów, na górnej wstążce programu:Kolektor danych/Eksportuj pozycje.
Eksport towarów z dokumentu do pliku
Eksport towarów z dokumentu do plikuWyeksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD (opcja wymaga założonego konta).
Eksportowany plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt.
Posiada strukturę: Towar; Ilość; Cena
Towar – identyfikator pozycji (do wyboru wg kodu towaru/ wg kodu EAN). W przypadku, gdy pozycje nie są dodawane na dokument z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych (poprzez EAN) i użytkownik wybierze eksport wg kodu EAN, w pliku zapisywany jest EAN domyślny towaru.
Ilość – eksportowana jest ilość bez jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu towaru ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla podstawowej jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu EAN ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla jednostki miary z dokumentu.
Cena – dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od netto zapisywana jest cena netto. Dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od brutto zapisywana jest cena brutto. Dla dokumentów walutowych przenoszona jest cena w walucie dokumentu (plik nie zawiera informacji o walucie).
Przy kilkukrotnym eksportowaniu pozycji do tego samego pliku, dane są zawsze nadpisywane.
Wyeksportowany plik jest zgodny z plikiem wykorzystywanym podczas importu pozycji na dokument, dzięki temu można przyspieszyć wystawianie dokumentów.
Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry], w podzakładce [Handel, Serwis] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi. W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:
Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Dostęp do okna informacji o kontrahencie na dokumencie – podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki wyświetlane są dodatkowe informacje o kontrahencie przenoszone z pola Opis dostępnego na formularzu kontrahenta. Szczegóły są dostępne w artykule Uwagi o kontrahencie przy wystawianiu dokumentu.
Prawo do edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator ma możliwość dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Jeśli parametr jest odznaczony to użytkownik traci tę możliwość, natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.
Prawo do ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.
Prawo do zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy odznaczonym parametrze operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).
Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.
Parametry dotyczące prawa zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FA i WZ, Faktura proforma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus
Dostęp do cen zakupu – jeśli parametr jest nieaktywny (odznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.
Prawo do zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – operator dla którego zostanie odznaczony parametr, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.
Prawo do anulowania dokumentu – odznaczenie parametru blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.
Płatność do WZ – po zaznaczeniu parametru możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ. Szczegóły zostały opisane w artykule Płatności do Wydań Zewnętrznych.
Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.
Zapisywanie FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.
Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.
Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat.
Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta)
jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie na karcie towaru w cenniku.
Zapis dokumentów do bufora/ na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).
Dodatkowo funkcjonalność kontroli limitów może być dostępna dla wybranych operatorów podczas wystawiania dokumentów WZ, RO, FPF.
Magazyn domyślny – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku.
Prawo zmiany magazynu domyślnego: dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny.
Prawo zmiany magazynu domyślnego: listy – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem.
Prawo do wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego – odznaczenie parametru umożliwia zablokowanie operatorowi możliwości wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż
Oznaczenie dla drukarki fiskalnej – istnieje możliwość wydruku na paragonie fiskalnym identyfikatora operatora, który dokument wystawił. Format identyfikatora powinien być przystosowany do wymagań drukarki fiskalnej, z którą współpracuje program. Jeśli pole nie jest wypełnione, a równocześnie zaznaczony jest parametr odpowiedzialny za wysyłanie identyfikatora na drukarkę (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), wtedy wysyłany jest akronim operatora.
Funkcja Detal – w tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników), którą operator będzie pełnił w Comarch ERP Optima Detal.
Więcej informacji na temat uprawnień operatora znajduje się tutaj.