Seria dokumentu może zostać dodana na dwa sposoby. Z poziomu konfiguracji Firma/ Definicje dokumentów dla każdego z modułów osobno lub bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu, gdzie po wybraniu schematu numeracji posiadającego Serie po rozwinięciu pola seria pojawia się opcja <Nowa>. Po zdefiniowaniu nowej serii i zapisaniu będzie ona  widoczna również z poziomu konfiguracji.

Więcej informacji dotyczących schematu numeracji zostało przedstawionych na filmie instruktażowym Schemat numeracji faktur – przejdź do filmu.

Po naciśnięciu ikony plusa w oknie Pozycja cennika na zakładce [Zamienniki] wyświetla się lista cennikowa z możliwością zaznaczenia i wybrania wielu zamienników, jeśli nie zaznaczono pozycji, do towaru dodawany jest zamiennik, na którym ustawiony jest kursor.

Po zaznaczeniu towarów, które mają zostać dopisane do listy zamienników i naciśnięciu opcji Wybierz, wyświetlane jest pytanie: Czy dodawany zamiennik jest obustronny?

Seryjne dodawanie zamiennika

W menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby w operacjach seryjnych wybieramy opcję dodawania/ usuwania zamiennika dla pozycji zaznaczonych na liście:

Status VAT kontrahenta- czy jest podatnikiem VAT czynnym można sprawdzić na karcie kontrahenta. W tym celu na formularzu kontrahenta dodano przycisk  Sprawdź status VAT. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę Handlowe, parametr Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES  jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: Ustawiono zgodnie z danymi Ministerstwa finansów. W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość automatycznej weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta na dokumentach handlowych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta.

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Na formularzach dokumentów handlowo-magazynowych umożliwiono zmianę kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.

Dokument WZ
Zatwierdzając dokument WZ z bufora na stałe z zaznaczonym parametrem FA, program podniesie formularz FA z datami zgodnymi z dokumentem WZ.
Jeżeli zapiszemy na stałe sam dokument WZ (bez zaznaczonego parametru FA), a później wygenerujemy dokument FA z listy, wówczas na podniesionym formularzu FA będzie zawsze data systemowa (bieżąca), a nie zgodna z dokumentem WZ .
Jeżeli ma być zachowana chronologia numeracji, Faktury Sprzedaży powinny być generowane z listy dokumentów WZ (z datami bieżącymi).

Dokument FA
Zatwierdzając Fakturę Sprzedaży z zaznaczonym parametrem WZ, program automatycznie generuje dokument WZ z datami zgodnymi z Fakturą Sprzedaży.
Zapisując na stałe samą Fakturę Sprzedaży (wyciągniętą z bufora), możemy w późniejszym terminie wygenerować do niej dokument WZ. Wygenerowany dokument WZ jest zawsze zatwierdzony na stałe i utworzony z datą bieżącą.

W przypadku przekształceń, daty na dokumentach WZ są zależne od zaznaczenia parametru Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane, który znajduje się w Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry, w zakładce [Serie i Daty]. Jeżeli parametr jest włączony, daty ustawiane są według konkretnego schematu, jest on dostępny w artykule dedykowanym Konfiguracji programu – przejdź do artykułu.

Datę bieżącą w programie można zmienić w menu Narzędzia/Data bieżąca.

W programie Comarch ERP Optima link do płatności online jest generowany automatycznie w momencie zatwierdzenia faktury sprzedaży i drukowany na wydruku Eko Faktura dla użytkowników korzystających z platformy Comarch Apfino. Po założeniu konta na platformie i zintegrowaniu go z programem Comarch ERP Optima, na platformie Comarch Apfino w menu Ustawienia/ Płatności należy zaznaczyć parametr Uruchom bezpłatne dodawanie linku do płatności na moich fakturach.

Link do płatności online jest tworzony w momencie zatwierdzania Faktury, jeżeli jednak z jakiegoś powodu link nie powstał (np. w momencie zatwierdzania Faktury Klient nie posiadał jeszcze konta w Comarch Apfino) to można link wygenerować „na żądanie” dla zaznaczonych Faktur. Na liście Faktur sprzedaży należy zaznaczyć dokumenty i wybrać opcję w menu kontekstowym Pobierz link do płatności online. Wówczas dla zaznaczonych Faktur zostaną utworzone linki do płatności.

Linki zostaną utworzone dla Faktur, które nie mają jeszcze wygenerowanego linka i spełniają poniższe warunki:

Więcej informacji dotyczących przesyłania płatności online znajduje się na platformie Apfino .

W programie umożliwiono definiowanie własnych przedrostków, dodawanych do numeru wątku wiadomości e-mail. Aby zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku – w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce Parametry i zapisać zmiany w konfiguracji. Dodane w ten sposób przedrostki nie mogą zostać usunięte z listy, ani nie podlegają edycji, gdyż wówczas możliwe jest zachowanie ciągłości w przypadku kontynuacji starszych konwersacji. Możliwość definiowania własnych przedrostków jest niezależna od ustawienia parametru Włącz wątkowanie korespondencji.

Wątkowanie można włączyć również bezpośrednio z poziomu formularza wiadomości e-mail w menu Narzędzia okna – przycisk Wątek. Pozostawiając w tym polu wartość AUTO, w temat maila przeniesiony zostanie przedrostek z konfiguracji i kolejny numer. Jeśli w pole wpiszemy własny tekst, w temacie maila będzie on wpisany w miejscu numeru.