Aby odnotować nieobecność związaną z przebywaniem przez pracownika na turnusie rehabilitacyjnym należy z poziomu zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Opisy nieobecności do kart pracy. W pozycji ‘wolne2’ należy wpisać ‘Turnus rehabilitacyjny’. Dodatkowo użytkownik może zdefiniować własny limit dla tego typu nieobecności. W tym celu należy z poziomu Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Limity nieobecności za pomocą ikony dodać nowy limit nieobecności. Następnie z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/Płace/Typy wypłat – dodać nowy składnik Wynagr. za turnus rehabili., który jest obliczany na tych samych zasadach co ekwiwalent za urlop.

Na zakładce [1 Ogólne] ustawiamy:
Algorytm 9 – element liczony jak ekwiwalent za urlop
Standardowa [v] ilość miesięcy – przyjmujemy standardową ilość miesięcy, z których będziemy liczyć podstawę, czyli 3 (program wyliczy średnią z trzech miesięcy, jeżeli parametr odznaczymy pole będzie aktywne i wówczas można wpisać inną niż domyślnie ilość miesięcy)
Współczynnik [ ] – można zaznaczyć ‘Pobierany z konfiguracji’
Wartość dzielona przez ilość godzin [ ] – nie zaznaczamy
Liczba dni/miesięcy = nie zaznaczamy

Na zakładce [ 2 Podatki/Nieobecności]:
Pozycja na deklaracji PIT– PIT- 4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
Sposób naliczania zaliczki podatku – naliczać wg progów
Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – naliczać

Następnie z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/Płace/Typy nieobecności należy dodać za pomocą ikony plusa nieobecność Turnus rehabilitacyjny, skonfigurowaną w następujący sposób:

Pomniejszenie wysokości limitu urlopu wypoczynkowego reguluje Kodeks Pracy art. 155² §1 i §2. Program automatycznie, proporcjonalnie pomniejsza wysokość limitu urlopu dla pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych lub urlopach wychowawczych.

Gdy pracownik po co najmniej miesięcznej nieobecności typu: nieobecność nieusprawiedliwiona (152), służba wojskowa (350), urlop bezpłatny (111)-wniosek pracownika, urlop bezpłatny (112)-wniosek pracownika, wraca do pracy w ciągu roku kalendarzowego, program pomniejsza wysokość limitu urlopu wypoczynkowego.

W przypadku, gdy nieobecność typu ‘Urlop bezpłatny’ lub ‘Urlop wychowawczy’:

Od wersji 2024.5 istnieje możliwość weryfikacji reguł wynikających z Kodeksu pracy dotyczących czasu pracy pracowników. Użytkownik może sprawdzić poprawność planu/czasu pracy pod kątem zachowania:

Walidacja jest przeprowadzana automatycznie (w przypadku zaznaczenia parametru Automatyczna weryfikacja reguł wynikających z Kodeksu pracy w planie i czasie pracy w konfiguracji kalendarza według którego jest rozliczany pracownik, czyli z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze) lub ‘na żądanie’ użytkownika. Program dokonuje automatycznej kontroli podczas wejścia do planu/czasu pracy pracownika, edycji poszczególnych dni w planie/czasie pracy oraz importu czasu pracy z arkusza Excel.
Weryfikacja ‘na żądanie’ odbywa się za pomocą przycisku ‘Weryfikacja reguł wynikających z Kodeksu pracy’ dostępnego w czasie/planie pracy oraz kalendarza w konfiguracji.
Po kliknięciu przycisku otwiera się okno, na którym użytkownik może wskazać jakie reguły mają zostać sprawdzone.

Domyślnie zaznaczone są wszystkie opcje. Weryfikacja odbywa się dla wyświetlanego w czasie/planie pracy miesiąca.

Po zakończeniu weryfikacji użytkownik zostanie poinformowany o jej wyniku. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości pojawi się odpowiedni komunikat, a dni, w których występują nieprawidłowości zostaną oznaczone czerwonym obramowaniem. Po najechaniu na dany dzień zostanie wyświetlona informacja jaka reguła została naruszona.

Aby automatycznie pobierać e-zwolnienia dla pracowników należy ustawić tworzenie raportów cyklicznych na stronie ZUS. Sprawdź czy raporty cykliczne są ustawione, a jeśli nie, ustaw zgodnie z poniższą instrukcją.

Sprawdzenie, czy raporty cykliczne są już skonfigurowane

1. Zaloguj się do eZUS na konto płatnika.
2. Przejdź do zakładki „Panel Płatnika” → „Zaświadczenia lekarskie”.
3. Sprawdź, czy istnieje aktywny harmonogram raportów.
4. Jeśli harmonogram nie jest skonfigurowany, wykonaj poniższe kroki, aby go utworzyć.

Konfiguracja harmonogramu raportów cyklicznych

1. Po zalogowaniu na konto płatnika w eZUS wybierz zakładkę „Panel Płatnika”, a następnie „Zaświadczenia lekarskie”.
2. .W dolnej części strony, w sekcji „Harmonogram dla raportów cyklicznych”, wybierz opcję „Ustaw adres e-mail i hasło”.
3. Wprowadź adres e-mail, który będzie używany jako login do autoryzacji w usłudze pobierania raportów zbiorczych e-ZLA. Następnie wprowadź hasło i zapisz zmiany.
4. Po zapisaniu zmian wybierz opcję „Modyfikuj harmonogram”.
   • • Ustaw status harmonogramu na „Aktywny”.
     • Określ cykliczność generowania raportu (do wyboru: Codziennie, Co tydzień, Co miesiąc).
     • Ustaw datę pierwszego raportu w przypadku wybrania raportów codziennych lub miesięcznych, a dla raportów tygodniowych dzień tygodnia.
     • Wprowadź hasło do pliku ZIP, który będzie zawierał raport. Hasło do pliku ZIP musi być takie samo dla wszystkich raportów cyklicznych i jednorazowych generowanych w eZUS.
     • Opcja „Dołącz dokumenty ZLA – egzemplarz dla pracodawcy w formie plików XML” może pozostać niezaznaczona, ponieważ do importu e-zwolnień wystarczy sam raport.
     • Zapisz ustawienia.

W programie jest możliwość ewidencja umów B2B oraz naliczanie limitów nieobecności dla osób współpracujących w ramach umów B2B.

Wprowadzenie umowy B2B jest dostępne z poziomu Listy pracowników po rozwinięciu menu przycisku ‘Lista umów pracownika’  i wybraniu opcji Lista umów B2B.

Na formularzu umowy B2B Użytkownik może określić między innymi Liczbę dni wolnych do wykorzystania w trakcie roku określając tym samym limit dni wolnych na dany rok.

Dla osób na umowach B2B, którym odnotowano informację o liczbie dni wolnych dodano dedykowany limit nieobecności Nieobecność (B2B). W przypadku wykorzystywania dni wolnych osobie na umowie B2B należy odnotować Nieobecność (B2B), która jest powiązana z limitem nieobecności.
Z poziomu listy pracowników, w gałęzi Lista umów dostępny jest wydruk Lista umów B2B (sPrint), na którym wykazywane są osoby z trwającymi w podanym okresie umowami B2B

W seryjnej zmianie wartości pola znajdują się  opcje Kod FEP, FEP od dnia oraz FEP do dnia umożliwiające odnotowanie informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze seryjnie dla zaznaczonych pracowników.

Gdy osoba współpracująca jest jednocześnie zatrudniona na postawie umowy o pracę/zlecenie to należy ją wprowadzić w systemie dwa razy:

W związku z powyższym, wynagrodzenie dla osoby współpracującej należy przeliczyć na dwóch listach. Raz na liście dla właścicieli z datą na koniec miesiąca – na tej liście naliczą się składki – jest to wypłata ‘techniczna’ generowana, aby program miał skąd pobrać dane o składkach do deklaracji ZUS DRA. Drugi raz wypłatę należy naliczyć na liście z pracownikami etatowymi – tu naliczy się podatek oraz kwota do wypłaty, bez składek.