Informacje dotyczące sposobu opodatkowania wynagrodzenia pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka [Nr ident./podatki].

Od wersji programu Comarch ERP Optima 2024.3.1, jeżeli pracownik złożył płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 (wspólnie z małżonkiem) albo 4d (wspólnie z dzieckiem) ustawy, należy na formularzu pracownika w sekcji  Progi  podatkowe  zaznaczyć  parametr  opodatkowanie  z  małżonkiem/samotny rodzic. 

Przy takim  ustawieniu w wypłacie, w której naliczane są elementy mające ustawioną opcję ‘naliczać wg progów,’ zaliczka podatku jest wyliczana według pierwszego progu podatkowego ustawionego w konfiguracji programu (12 %), niezależnie od kwoty dochodu.

Dodatkowo jeśli pracownik oświadczył, że jego dochody w danym roku nie przekroczą 120 000 zł., należy  zaznaczyć parametr Stosować dodatkową ulgę podatkową w przypadku opodatkowania z małżonkiem/dzieckiem , dzięki temu podczas naliczania zaliczki podatku jest uwzględniana ulga podatkowa ustawiona na formularzu pracownika oraz dodatkowa ulga w wysokości 1/12 kwoty rocznej, czyli 300 zł.

W starszych  wersjach  programu  jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole Standardowe, co umożliwia edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr Firma wypłaca zasiłki ZUS znajdujący się w Start / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Inne informacje] w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: Nie naliczać składek na FP oraz Nie naliczać składek na FGŚP.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn) dla osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo, w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

Od wersji programu Comarch ERP Optima 2023.0.1 został wprowadzony mechanizm automatycznego ustalania okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Funkcjonalność została opisana w artykule Jak odnotować zwolnienie z FP/FGŚP pracownikowi, który wraca z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/ wychowawczego ?

Przede wszystkim należy sprawdzić jakie informacje zostały wprowadzone na formularzu danych kadrowych pracownika, na zakładce [Nr ident./podatki]. W sekcji Dane podatkowe powinny być wprowadzone odpowiednie współczynniki kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Jeżeli wprowadzono współczynnik 0, wówczas na formularzu wypłaty pracownika, zakładka [Podatki], w polu Koszty uzyskania/ Ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ będzie wykazana wartość 0. Jeżeli natomiast w wypłacie pracownika koszty uzyskania/ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ mają stosowną wartość, ale w polu Odliczone jest wartość 0, to najprawdopodobniej pracownik ma w tym miesiącu deklaracji naliczoną drugą wypłatę, w której koszty uzyskania/ulga podatkowa zostały już odliczone. Obliczając składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy uwzględniane są wszystkie wypłaty dokonane w obrębie danego miesiąca deklaracji (podatek i składki są liczone globalnie).

Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca stosuje: 

Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; z późn. zm.).

Pracodawca od łącznej kwoty wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu deklaracji obowiązany jest więc obliczyć składki ZUS oraz potrącić zaliczkę na podatek dochodowy stosując pojedyncze koszty uzyskania i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Skoro w pierwszej wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa zostały już odliczone, nie ma podstaw do odliczenia ich w drugiej wypłacie.

Aby sprawdzić jakie wynagrodzenia w danym miesiącu zostały pracownikowi wypłacone, należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika uruchomić Wydruki płacowe – ‘Karta wynagrodzeń wg deklaracji’, wskazując w parametrach wydruku odpowiedni miesiąc deklaracji. Można to również sprawdzić z poziomu okna Wypłaty pracowników, po zaznaczeniu pracownika wybierając z głównego menu przycisk 'Lista wszystkich wypłat pracownika’.

W wersji programu Comarch ERP Optima 2023.1.1 został wprowadzony parametr Uwzględniaj wnioski pracownika dot. naliczania podatku jedynie w okresie zatrudnienia (Start / Konfiguracja / Firma  / Płace/ Parametry). Zaznaczenie parametru (domyślne ustawienie) powoduje, że w przypadku naliczania wypłaty pracownikowi po zakończeniu stosunku prawnego łączącego go z pracodawcą nie są stosowane złożone w trakcie trwania stosunku pracy wnioski dotyczące naliczania podatku.

Jeśli parametr jest zaznaczony, podczas naliczania wypłaty etatowej, innej, zaliczki brutto, której data wypłaty jest późniejsza niż data zwolnienia pracownika mimo ustawienia w danych kadrowych: :

W  Comarch ERP Optima dostępny jest mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, dla zwolnionego pracownika, w wypłacie etatowej za ostatni miesiąc zatrudnienia. Decyduje o tym parametr Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika (domyślnie zaznaczony). Parametr dostępny jest z poziomu Start / Konfiguracja /Firma/ Płace/ Parametry

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

Mechanizm automatycznego naliczania  ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dotyczy tylko list płac o rodzaju Etat, które nie są przeznaczone dla pracowników tymczasowych (na liście płac nie jest zaznaczony parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych). Nie ma obsługi automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych.

Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

1. Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
2. Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
3. Wyeksportować deklarację do programu Płatnik –  po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 5 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.

Kod terminu składania deklaracji ZUS określamy z poziomu Start  /Konfiguracja / Forma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS / PFRON.

Najczęstszą przyczyną ‘błędu krytycznego’ jest brak numeru PESEL lub numeru paszportu w przypadku obcokrajowców w dokumentach ZUS RCA przesyłanych do programu Płatnik. W przypadku braku tych danych, podczas importowania deklaracji program Płatnik zgłasza komunikat ‘Wystąpił błąd krytyczny podczas wykonywania pracy kreatora. Wystąpił błąd podczas parsowania KEDU…’, a w dalszej treści komunikatu występuje ciąg ‘p3’, oznaczający nazwę brakującego pola w importowanej deklaracji.

Uzupełnienie brakujących danych w programie Comarch ERP Optima oraz ponowne przeliczenie i wyeksportowanie deklaracji, pozwala uniknąć pojawienia się komunikatu.

Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA program Comarch ERP Optima weryfikuje, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Jeżeli pracownik nie ma uzupełnionych odpowiednich danych w oknie Wyliczenie deklaracji pojawi się ostrzeżenie: Brak wypełnionego identyfikatora: imię nazwisko pracownika.

Aby samodzielnie zweryfikować, u których pracowników wymagane jest uzupełnienie danych można skorzystać z kolumny na liście pracowników, w której wyświetlany jest nr PESEL. Jeśli kolumna jest niewidoczna, należy użyć opcji ’Przywróć układ domyślny’, która jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszki.

Równie częstą przyczyną omawianego błędu jest brak informacji o nazwie skróconej firmy na deklaracjach ZUS. Wprowadzamy ją w Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2R.

Szczegółowy zakres informacyjny dotyczący dokumentów ZUS oraz opisu poszczególnych nazw pól, które mogą pojawiać się w komunikacie błędu, znajduje się w dokumencie umieszczonym na  stronie internetowej ZUS.