Kontrola budżetu

Funkcja kontroli budżetu pozwala na bieżącą analizę planu przychodów i wydatków tj. pozwala porównywać plan przychodów i wydatków z faktycznie uzyskanymi przychodami i poniesionymi wydatkami, które zostały zaksięgowane na kontach.

Funkcja ta może być wykorzystywana przez jednostki budżetowe jak również inne podmioty gospodarcze, które chcą kontrolować swoje wydatki czy przychody z założonym planem.

Zmiany na formatce konta

Przed przystąpieniem do kontroli budżetu niezbędne jest właściwe oznaczenie kont, ponieważ kontroli budżetu podlegają jedynie konta, dla których zaznaczono parametr kontroli budżetu. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu na formularzu konta.

Parametr Kontrola budżetu jest dostępny na najniższej analityce, a użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji:

Brak,
Obroty Wn,
Obroty Ma.

Wybranie opcji Obroty Wn/Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Na listę Kontroli budżetu przenoszone są również konta nadrzędne w stosunku do konta analitycznego.

Uwaga

Jeśli na koncie został zaznaczony parametr Kontroli budżetu, wówczas nie można dodawać analityk do tego konta.

Przypisanie planu budżetu dla konta

Funkcja kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu.

Z poziomu listy kont zakwalifikowanej do kontroli budżetu można przejść do okna kontroli właściwego konta, podglądając to konto z listy przy użyciu .

Budżet wybranego konta

Dokument pierwotny dla wprowadzanego planu budżetu dodawany jest za pomocą ikony z poziomu Kontroli budżetu. Dokument korekty planu budżetu dodawany jest za pomocą lub klawisza <INSERT> z poziomu formatki budżetu konta.

Uwaga

Dodanie dokumentu korekty jest możliwe tylko wówczas, gdy dokument pierwotny jest zatwierdzony. Dodanie kolejnej korekty jest możliwe, gdy dokument wcześniejszej korekty jest zatwierdzony.

Kliknięcie na ikonę na dokumencie pierwotnym, pozwala na wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na wszystkie miesiące okresu obrachunkowego. Natomiast kliknięcie na dokumencie korekty, powoduje wyświetlenie planu budżetu dla wybranego konta w rozbiciu na poszczególne miesiące okresu obrachunkowego z uwzględnieniem wprowadzonych korekt.

Formatka Plan budżetu konta – dokument pierwotny zawiera następujące informacje:

Okres obrachunkowy – wyświetlany jest symbol okresu z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
Data wprowadzenia – pole edytowalne.
Budżet – pole edytowalne dla wprowadzenia zakładanej łącznej kwoty planowanego budżetu konta w ramach całego okresu obrachunkowego. Pole pozwala na wpisanie kwoty 9-cio cyfrowej.
Opis – dowolny tekst wprowadzony przez Użytkownika, ułatwiający mu identyfikację dokumentu.
Okres – lista miesięcy w okresie obrachunkowym. Jeśli okres będzie nietypowy, miesięcy może być mniej lub więcej.
Kwota – planowana kwota budżetu dla danego konta.
Parametr Bufor – umożliwia zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu. Dokument znajdujący się w buforze na liście dokumentów jest wyświetlany w kolorze zielonym, a jeśli zostanie zatwierdzony jest widoczny w kolorze czarnym.
Na liście dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest opcja Cofnij do bufora, która pozwala na przeniesienie do bufora dokumentu, który został błędnie wprowadzony i zatwierdzony.
Informację o tym, kto dokument wprowadził oraz kto go zmodyfikował, wraz z informacją o dacie, kiedy to miało miejsce.

Plan budżetu konta – dokument pierwotny

Formatka Plan budżetu konta – dokument korekty zawiera informacje analogiczne jak w dokumencie pierwotnym, uzupełnione o kwotę korekty planu.

Plan budżetu konta – dokument korekty

Porównanie planu budżetu z jego realizacją

Jak już wspomniano, funkcja Kontroli wydatków budżetowych jest dostępna z poziomu menu Księgowość/ Kontrola budżetu. Po wejściu na okno kontroli budżetu należy uruchomić opcję Oblicz budżet za pomocą przycisku , wówczas na liście pojawią się konta podlegające kontroli.

Uwaga

Dla każdego okresu obrachunkowego jest wyświetlana nowa lista powiązana z Planem Kont bieżącego okresu.

Uwaga

Ustawienia budżetu są kopiowane pomiędzy okresami obrachunkowymi.

Lista kont podlegających kontroli budżetu

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Kliknięcie na ikonę spowoduje, że na liście pojawią się tylko konta syntetyczne, natomiast kliknięcie spowoduje, że na liście kontroli pokażą się wszystkie konta, zarówno syntetyczne jak i analityczne.

Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.

Oblicz budżet – przycisk pozwala na przeliczenie obrotów i sald na kontach podlegających kontroli budżetu.

Podgląd lub klawisze <CTRL>+<ENTER> – przycisk pozwala na podgląd danych o wybranym koncie. Pogląd okna jest dostępny tylko dla kont analitycznych.

Listę kontroli budżetu można zawęzić do określonego poziomu. Użytkownik ma do wyboru następujące opcje: wszystkie poziomy, jeden poziom lub dwa poziomy. Ponadto użytkownik ma możliwość wyboru określonego okresu kontroli. Kontrola nie jest przeprowadzana z dokładnością co do dnia, ale za miesiąc, kwartał, pół roku lub cały okres obrachunkowy. W związku z tym, wyświetlana lista zawiera informację o roku i miesiącu z danego okresu obrachunkowego. Jest to istotna opcja, ponieważ służy do porównania planu z realizacją w okresie innym niż cały okres obrachunkowy.

Na liście kontroli dostępne są dodatkowe filtry.

Filtr Konto od – Konto do – umożliwia wyświetlanie i drukowanie zestawienia ograniczonego do określonego przedziału kont. Określenie pola Konto do oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.

Filtr Maska umożliwia wyświetlenie zapisów na kontach według kryteriów związanych z numeracją tych kont. Zakres kont charakteryzujących się określoną cechą można określić odwołując się do Planu Kont lub wykorzystując następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określeniu maski na numer konta:

* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk np. wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401.

? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment 01 można użyć maski 4??-??-01.

[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.

[x-z] – znak zawiera się w zakresie, przykładowo 40[1-4]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.

[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01.

[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.

Parametr Bez kont określonych w masce – pozwala na filtrowanie zapisów z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta odpowiadające masce.

Parametr Plan roczny – jego zaznaczenie powoduje, że na liście, dla danego konta, wyświetlany jest plan roczny, natomiast jego odznaczenie powoduje, że wyświetlany jest plan zgodny z ustawieniami okresu kontroli.

Parametr Uwzględniaj dekrety w buforze – jego zaznaczenie powoduje, że na liście widoczne są również dekrety znajdujące się w buforze.

Uwaga

Jeżeli nastąpiło księgowanie kwoty wyższej od zadeklarowanej, wówczas w kolumnie przekroczeń kwota jest prezentowana jako wartość dodatnia ze znakiem

, natomiast wartość ujemna w kolumnie przekroczeń pojawi się wówczas, gdy kwota zaksięgowana jest niższa niż planowana.

Formularz wydruku

Edycję wydruku wywołujemy z poziomu wybranego wydruku stosując kombinacje klawiszy <CTRL>+<ENTER>, klikając dwa razy lewym klawiszem myszką w wydruk lub posługując się poleceniem Edytuj wydruk z poziomu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy).

Formularz wydruku składa się z sześciu zakładek:

[Ogólne] – na zakładce tej w przypadku wydruków standardowych większość pól i parametrów jest już wypełniona. Użytkownik ma natomiast możliwość ustalenia parametrów ‘technicznych’ samego drukowania.

Drukuj domyślnie na – w tym polu można zdecydować jaki będzie domyślny sposób drukowania. Może to być drukarka domyślna, inna drukarka (można wtedy dokonać wyboru w trakcie drukowania), podgląd lub plik eksportu. Oczywiście ustawienia te mają największe znaczenie dla wydruków domyślnych.

Ilość kopii wydruku – ilość automatycznych powtórzeń tego samego wydruku, np. chcąc wydrukować oryginał i kopię parametr musi mieć wartość 2.

Sortuj kopie wydruku – wybór sposobu sortowania wielostronicowych wydruków.

Drukarka domyślna – w tym polu można wskazać konkretną drukarkę dla wybranego wzoru.

Duplex – pole pozwala na określenie ustawień Duplexu (domyślnie, pionowo, poziomo, brak).

Nazwa pliku – możliwość zdefiniowania przez Użytkownika nazw plików z wydrukami zapisywanymi na dysku bądź w IBARD oraz wysyłanymi w wiadomościach e-mail. Schemat nazwy generowanego z programu pliku może zawierać zarówno stałe wartości, jak i dostępne parametry dynamiczne. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w tym polu dostępna staje się opcja Wstaw zmienną dynamiczną. Po jej wybraniu otwierane jest okno umożliwiające dodanie odwołania do takiej zmiennej:

Po rozwinięciu dostępnej listy zmiennych dynamicznych można wybrać zarówno zmienne globalne (dotyczące całego programu), jak i zmienne dotyczące formularza bądź listy, dla której nazwa pliku z wydrukiem jest definiowana:

Po wybraniu zmiennej, jej nazwa pojawia się w nawiasach klamrowych:

Po zatwierdzeniu okna, odwołanie do nazwy zmiennej dynamicznej pojawia się w polu Nazwa pliku:

W polu tym można wprowadzić do 254 znaków. Znaki spacji na początku i końcu pola są usuwane podczas zapisu okna. W polu nie można również używać znaków niedozwolonych dla nazw plików w systemie Windows, tj.: \ / : * ? ” < > |.

Jeżeli w definicji nazwy pliku z wydrukiem użyto wyłącznie parametrów dynamicznych które nie zwracają w określonej sytuacji żadnych wartości, jako nazwa dla tworzonego pliku podpowiada się domyślna nazwa eksportowanego wydruku.

Domyślny format – możliwość określenia domyślnego formatu pliku z wydrukiem. W przypadku wydruków kaskadowych jedyną dostępną opcją jest: PDF lub PDF z hasłem. W przypadku wydruków generowanych przez Serwis Operacji Automatycznych (np. Automat windykacji), nawet jeżeli dla wydruku wybrany jest domyślny format PDF z hasłem, tworzony automatycznie wydruk nie jest szyfrowany hasłem.

Podpisz cyfrowo pliki PDF – możliwość podpisywania wydruków generowanych do pliku PDF. Zapewnia to ich lepsze zabezpieczenie np. w przypadku przesyłania pracownikom PIT-11 lub wysyłania faktur kontrahentom w formie elektronicznej. Podpisanie pliku podpisem elektronicznym gwarantuje jego autentyczność oraz to, że dokument nie został zmieniony.

Pliki PDF podpisane elektronicznie są oznaczone symbolem:

na liście załączników do wiadomości e-mail w module CRM,
w Archiwum wydruków,
na formularzach dokumentów wprowadzanych w programie, na zakładce Dokumenty: Biblioteka dokumentów.

Uwaga

W przypadku gdy na wygenerowanym dokumencie w formacie PDF podczas jego otwierania w programie Adobe Reader pojawi się opis: „Wystąpiły problemy z co najmniej jednym podpisem”, należy podpis dodać do zaufanych podpisów. Aby to wykonać, należy kliknąć wyświetlający się w tym programie w prawym górnym rogu przycisk: Panel Podpis. Po kliknięciu wyświetlą się po lewej stronie ustawienia dla podpisów. Trzeba rozwinąć drzewko w wyświetlonym panelu, następnie rozwinąć Szczegóły podpisu i kliknąć Szczegóły zatwierdzania. Wyświetli się okno Przegląd certyfikatów Po lewej stronie okna kursor powinien być ustawiony na najwyższym poziomie drzewka, po prawej stronie należy przejść na zakładkę [Zaufanie] i kliknąć w Dodaj do zaufanych tożsamości. Taką operację trzeba przeprowadzić dla każdego podpisu.

Pliki PDF łącz w jeden dokument – parametr jest możliwy do zaznaczenia na wydrukach kaskadowych (seryjnych). W przypadku jego zaznaczenia, podczas generacji wydruku seryjnego po wybraniu miejsca do zapisu pliku, wszystkie wydruki zostaną scalone do jednego pliku PDF. Należy zapewnić unikalność nazw dla poszczególnych wydruków częściowych, które są wywoływane z wydruku głównego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, powstanie tyle plików ile dokumentów zostało seryjnie wydrukowanych. Jeżeli nazwy zapisywanych plików z wydrukami nie będą unikalne, w nazwie każdego z plików (dla ich rozróżnienia) znajdzie się data i godzina jego wygenerowania. W przypadku seryjnej wysyłki wydruków do różnych odbiorców, nazwy załączanych plików z wydrukami mogą się powtarzać w obrębie różnych wiadomości e-mail.

Kopia elektroniczna – zaznaczenie parametru powoduje zapis kopii wydruku w postaci elektronicznej w Archiwum wydruków w module Obieg dokumentów (OBD). Aby funkcjonalność działała Operator musi mieć dostęp do tego modułu. Po zaznaczeniu parametru pojawia się opcja wyboru, czy kopia elektroniczna wydruku ma być zapisywana w bazie czy w Comarch IBARD. W przypadku wydruku poprzez opcję Udostępnij w Comarch HRM (zarówno z hasłem jak i bez) kopia elektroniczna wydruku zawsze zapisywana jest w bazie danych – nawet jeśli w konfiguracji wydruku zaznaczono, aby kopia zapisywana była w IBARD.

Zapisuj wydruk w formacie PDF w e-Teczce pracownika w części – zaznaczenie parametru powoduje dodanie do e-Teczki pracownika nowego dokumentu wraz z wykonywanym wydrukiem w postaci pliku PDF. Dodatkowo należy wskazać część e-Teczki, w której dany wydruk domyślnie będzie zapisywany

Odśwież dane w programie po wykonaniu. Parametr ten związany jest z potrzebą odświeżenia danych po wykonaniu wybranego wydruku lub funkcji dodatkowej. Jest on nieedytowalny na wydrukach i funkcjach standardowych.

Dane jednostki samorządowej na wydruku – jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas podczas wykonywania wydruku sprawdzane czy jest zaznaczony wspomniany parametr: Jednostka podlega pod w Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa. Jeżeli parametr jest nie zaznaczony, wówczas na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa. Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy.

Zakładka [Definicja] jest zapisem wydruku w postaci poleceń. Zakładka ta obsługiwana jest przez następujące przyciski:

– eksport definicji do wskazanego pliku. Operacja możliwa dla standardowych i indywidualnych wydruków.

– import definicji z wybranego pliku. Akcja możliwa tylko dla indywidualnych wydruków.

– podgląd danej definicji w formie graficznej. Aby operacja powiodła się dla wydruków napisanych w Crystal Reports konieczne jest posiadanie programu i dodatkowo wpisanie w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki ścieżki dostępu do pliku startowego. W ten sposób można edytować tylko wydruki indywidualne.

– przycisk powoduje wykasowanie całej definicji, dostępny dla indywidualnych wydruków.

Inne – zawiera dodatkowe parametry związane z danym formatem.

Podłączenia i warunki – zakładka zawiera informacje dotyczące warunków i podłączeń wykorzystywanych w danym wydruku.

Zmienne dynamiczne – zakładka zawiera zmienne parametry przekazywane z programu do wydruku, np. filtrowanie.

Parametry dynamiczne – zakładka zawiera informacje przekazywane z programu do wydruku, np. wersje programu, datę itp.

Dodatkowo z poziomu każdej zakładki dostępne są dwa przyciski:

Ustaw hasło do wydruku – – pozwala ustawić hasło do danego wydruku. Bez znajomości hasła nie będzie możliwe edytowanie parametrów wydruku. Aby odblokować wydruk do edycji należy ponownie kliknąć w ikonę . Funkcja ta działa tylko dla wydruków indywidualnych.

Testuj wydruk – – pozwala na przetestowanie wydruku w podglądzie na ekran.

Formularz konta – zakładka Ogólne

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.

Uwaga

Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.

Formularz konta księgowego podzielony jest na trzy zakładki: [Ogólne] [Dodatkowe] [Zestawienia księgowe] oraz [JPK]

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane o koncie:

Numer konta – do pola tego wprowadzamy numer konta. Jeżeli jest to konto analityczne, wtedy część numeru jest dziedziczona z konta nadrzędnego i nie jest edytowalna. Pole maksymalnie może przyjąć wartość 20 znaków dla danego poziomu konta oraz łącznie 50 znaków dla całego numeru konta.

Nazwa – do pola tego wprowadzamy nazwę konta.

Nazwa 2 – do tego pola można wprowadzić dodatkową nazwę np. obcojęzyczną.

Konto rozrachunkowe – pole jest zaznaczane dla kont, które mają posiadać status rozrachunkowych. W przypadku konta analitycznego status rozrachunkowe jest zaznaczane identycznie jak na koncie nadrzędnym i jest nieedytowalne. Użytkownik nie może zmienić statusu również w przypadku konta syntetycznego, dla którego dodana jest już analityka lub są już na nim jakieś księgowania.

Rozrachunek bez rozliczenia w K/B – pole jest dostępne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Domyślnie jest zablokowane do edycji i niezaznaczone. Staje się aktywne po zaznaczeniu parametru Konto rozrachunkowe. Należy zaznaczyć je ręcznie. Zaznaczenie parametru przenosi się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu.

Korekta kosztów – parametr jest związany z korektą podatku dochodowego obowiązującą do 31.12.2015 r. i ma charakter archiwalny. Nie jest uwzględniany w obecnie obowiązującej uldze na złe długi w podatku dochodowym.

Typ konta – użytkownik ma tutaj możliwość wyboru następujących statusów konta: aktywa, pasywa, aktywa‑pasywa, koszty, przychody, przychody-koszty i pozabilansowe.

Kontrola salda – dla wybranego konta użytkownik ma możliwość ustawienia kontroli salda: Debet, Credit lub Brak. Test badający zgodność salda jest dostępny w opcji Narzędzia/ Testy integralności/ Dekrety/ Kontrola salda.

Oznacza to, że program podczas wykonania testu sprawdzi, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat.

Słownikowe – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość wyboru rodzaju podmiotów, z jakim dane konto ma być powiązane, czy mają to być Kontrahenci, Banki, Urzędy, Pracownicy i Wspólnicy, Towary lub Środki Trwałe. Po wybraniu statusu – przy księgowaniu na konto związane z wybranym podmiotem, dla którego nie ma jeszcze analityki w Planie Kont – jest ono zakładane automatycznie.

Jeśli akronim (kod) lub nazwa grupy, na podstawie których ma być założone konto (kontrahent, pracownik, grupa środków trwałych), zawiera separator, to przy zakładaniu konta separatory zostaną zamienione na znak „_” (podkreślenia). Natomiast, jeśli użycie różnych separatorów, po zmianie na znak ”_”, dałoby w efekcie dwa takie same konta, to drugiemu z nich na końcu zostanie dopisana cyfra (1, 2,…).

Jeżeli dodawane jest konto analityczne do konta, które jest kontem słownikowym np. kontrahentów, po wybraniu odpowiedniego kontrahenta z listy, w numerze analityki pojawi się odpowiednio: Kod, NIP/PESEL lub Identyfikator (w zależności od ustawienia parametrów o zakładaniu kont słownikowych w konfiguracji) oraz pole nazwa wypełni się nazwą kontrahenta.

Uwaga

Zakładanie konta z cyfrą na końcu nie dotyczy grup słownikowych np. kontrahentów (dostawcy, odbiorcy), środków trwałych (środki transportu).

Uwaga

W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Podział wg grup – po zaznaczeniu tego parametru przy księgowaniu na konto program automatycznie tworzy dodatkowy poziom analityki związany z grupami, do jakich dany podmiot należy np. 201 – [Grupa kontrahentów] – [Kod kontrahenta].

Kontrola budżetu – parametr ten jest dostępny na najniższej analityce. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji: Brak, Obroty Wn, Obroty Ma. Wybranie opcji Obroty Wn/ Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu.

Waluta – informacja o walucie konta jest pokazywana wyłącznie przy aktywnym module Księga Handlowa Plus.

Formularz konta- typy kont

Obrót pieniężny, związany ze zjawiskami gospodarczymi, wymaga ich rejestracji. Do rejestracji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych przeznaczone są konta księgowe. Konto księgowe posiada swój numer, nazwę i dwie strony do zapisywania wartości liczbowych.

Strony konta oznaczane są jako:

Winien (Wn) lub Debet (Dt) – lewa strona,
Ma (Ma) lub Credit (Ct) – prawa strona.

Comarch ERP Optima pozwala na wybór nazewnictwa kont księgowych w Start/Konfiguracja/ Program/ Księgowość /Parametry.

Użytkownik w programie Comarch ERP Optima ma możliwość zdefiniowania kilku podstawowych typów kont.

TYP: Konta syntetyczne i analityczne

Jednym z podstawowych kryteriów podziału kont jest zasada zapisu na koncie w powiązaniu ze stopniem szczegółowości konta. Wg tego podziału w programie funkcjonują konta:

Konta syntetyczne (konta nadrzędne)
Konta analityczne (konta podrzędne)

Uwaga

Program Comarch ERP Optima pozwala na definiowanie dowolnej ilości poziomów kont analitycznych (subanalityk). Jednak pełny numer konta może mieć maksymalnie 50 znaków. Jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) do danego konta, nie ma możliwości księgowania na koncie na wyższym poziomie (księgowanie jest możliwe tylko na najniższym poziomie).

TYP: Konta bilansowe

Konta bilansowe pozwalają na ewidencje składników aktywów i pasywów.

Konta aktywów funkcjonują następująco:

Po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz zwiększenia tego stanu,
Po stronie kredytowej zmniejszenia.

Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe (lub = 0).

Konta pasywów funkcjonują w następujący sposób:

Po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,
Po stronie debetowej rejestrowane są wszystkie zmniejszenia.

Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy lub równy od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe (lub = 0).

Konta aktywno – pasywne

Konta aktywno-pasywne mogą występować zarówno w aktywach, jak i w pasywach bilansu. Konto o takim charakterze może wykazywać jednocześnie dwa salda i w tym samym bilansie występuje jako składnik aktywów jak i pasywów.

TYP: Konta pozabilansowe

Konta pozabilansowe nie występują w bilansie. Konta te służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.

TYP: Konta wynikowe

Konta wynikowe pozwalają na ewidencje w ciągu okresu sprawozdawczego bieżących kosztów i przychodów z działalności, przy czym na koniec roku w ramach zamknięć rocznych (okresowych) wartości przenoszone są na odpowiednie konto bilansowe Wynik finansowy. Konta wynikowe nie mają ani sald początkowych ani sald końcowych i funkcjonują tylko miedzy dwoma okresami sprawozdawczymi. Konta wynikowe możemy podzielić na konta kosztów i konta przychodów. Typ konta: Przychody-Koszty jest przeznaczony dla jednostek budżetowych.

TYP: Konta rozrachunkowe

Konto rozrachunkowe pozwala na prowadzenie rozrachunków dla kont, do których dołączono kartoteki kontrahentów, urzędów, banków, wspólników lub pracowników.

Konta walutowe

W systemie Comarch ERP Optima występują konta walutowe. Wartości zapisane na tych kontach są widoczne w dwóch walutach: PLN oraz drugiej określonej przez użytkownika dla wybranego konta np. Euro. Konta walutowe mogą być dodawane na ostatnim poziomie. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym niż konta w PLN.

Zestaw wydruków

Edycję zestawu wydruków wywołujemy z poziomu wybranego zestawu stosując kombinacje klawiszy <CTRL>+<ENTER>, klikając dwa razy lewym klawiszem myszką w zestaw lub posługując się poleceniem Edytuj zestaw z poziomu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy).

Okno zestawu wydruków składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] i [Podłączenia].

Formularz zestawu wydruków

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola i parametry:

ID źródła / zestawu wydruków – numer ID odpowiednio źródła i zestawu.

Nazwa – nazwa zestawu.

Warunek – pole może zawierać warunek określający czy dany zestaw będzie widoczny na liście wydruków czy nie. Może to być np. warunek widoczności dla danej bazy firmowej. Jest edytowalne w każdym przypadku.

Warunek auto – pole może zawierać warunek nadawany automatycznie przez program. Nie jest edytowalne.

Opis – dodatkowe pole, w którym można umieścić opis zestawu. Jest edytowalne tylko dla wydruków użytkownika.

Kopia elektroniczna – zaznaczenie parametru spowoduje, że dla wszystkich wydruków w danym zestawie zapis kopii będzie miał postać elektroniczną (Archiwum wydruków w module Obieg dokumentów (OBD)). Aby funkcjonalność działała Operator musi mieć dostęp do tego modułu. W przypadku zmiany parametru na zestawie, podczas jego zapisu pojawia się pytanie: Zostało zmienione ustawienie parametru Kopia elektroniczna. Czy przenieść ustawienie na wszystkie wydruki w zestawie? Tak/Nie W przypadku wybrania opcji „Tak” parametr zostanie ustawiony dla wszystkich podłączonych do zestawu wydruków. W przypadku wybrania opcji „Nie” skutek będzie tylko dla nowo dodawanych do zestawu wydruków.

Podpisz cyfrowo pliki PDF – możliwość podpisywania wydruków generowanych do pliku PDF.

Autor – w polu tym można wpisać autora danego zestawu wydruków.

Nr wersji – w polu tym można zamieścić numer wersji zestawu.

Utworzono – data utworzenia zestawu.

Ostatnia modyfikacja – data ostatniej modyfikacji zestawu.

Ustaw hasło do zestawu – pozwala ustawić hasło do danego zestawu. Bez znajomości hasła nie będzie możliwe edytowanie parametrów zestawu. Aby odblokować zestaw do edycji należy ponownie kliknąć w ikonę . Funkcja ta działa tylko dla niestandardowych zestawów wydruków.

Zakładka [Podłączenia] zawiera informacje na temat podłączeń zestawu wydruków.

Formularz konta – zakładka Dodatkowe

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.

Uwaga

Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.

Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne] [Dodatkowe] [Zestawienia księgowe] oraz [JPK].

Zakładka [Dodatkowe] pozwala na ustawienie następujących parametrów:

Nr w przyszłym okresie – pole numer konta w przyszłym okresie powinno być uzupełnione, jeżeli chcemy automatycznie wygenerować bilans otwarcia w kolejnym okresie obrachunkowym. Numer konta w przyszłym okresie można wprowadzić dopiero gdy zostanie założony kolejny okres obrachunkowy.

Konto nieaktywne – parametr zaznaczany dla konta, któremu chcemy nadać status nieaktywne np. gdy wiemy, że na dane konto nie będziemy już więcej księgować.

Zakazy – lista zakazy widoczna jest tylko na formularzu konta syntetycznego i pozwala na wprowadzenie zakazu dostępu do informacji o danym koncie, w szczególności dotyczy to dostępu do obrotów i sald na koncie oraz księgowań na koncie. Aby wprowadzić kod operatora, który nie powinien mieć możliwości dostępu do konta, należy ustawić kursor na liście operatorów i nacisnąć Dodaj lub klawisz <INS> i wybrać z listy kod.

Wymagania sprzętowe i programowe

Comarch ERP Optima jest aplikacją pracującą w środowisku Windows. Program pracuje w oparciu o bazę danych Microsoft SQL Server od wersji 2016 do 2022, zarówno z bezpłatną edycją Express Edition jak i płatnymi edycjami.

Sprzętowe i systemowe

Komputer z procesorem o częstotliwości 2 GHz lub wyższym,
Minimum 2 GB pamięci RAM, zalecane 4 GB pamięci RAM,
Dysk: 5 GB wolnej przestrzeni na dysku systemowym (domyślnie C:),
Drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows,
System operacyjny Windows 11, Windows 10, Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows Server 2022, Windows Server 2025 w wersji 64bit

W instalacjach wielostanowiskowych zalecamy wykorzystanie dedykowanego serwera bazy danych. Konfiguracja sprzętowa dla takich instalacji jest poza zakresem tej instrukcji. Podstawowe informacje dla większych instalacji oraz skalowalność sprzętowa znajdują się w Podręczniku konfiguracji. Zalecamy również kontakt w tej sprawie z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Programowe

Protokół sieciowy TCP/IP w przypadku pracy wielostanowiskowej,
Do instalacji programu konieczne są uprawnienia administratora systemu,
Minimalna, dopuszczalna przez instalator rozdzielczość ekranu to 1024×768 przy braku powiększania okien i czcionek w ustawieniach Windows

Jeżeli rozdzielczość ekranu komputera, na którym instalowana jest Comarch ERP Optima jest niższa niż 1024×768, to instalator wyświetla ostrzeżenie: Obecne ustawienia rozdzielczości ekranu są poniżej minimum (1024×768). Praca aplikacji może wymagać używania pasków przewijania. Następnie instalator daje Użytkownikowi wybór kontynuowania lub przerwania instalacji.

Instalator Comarch ERP Optima

Konfiguracja SQL

Comarch ERP Optima może pracować w oparciu o bazę Microsoft SQL Server 2016, 2017, 2019 oraz 2022 (wersje 2014, 2012, 2008 R2, 2008, 2005 oraz 2000 nie są wspierane). Zaleca się stosowanie najnowszych poprawek dla poszczególnych wersji
Comarch ERP Optima współpracuje z dowolną edycją serwera SQL: Express, Workgroup, Standard oraz Enterprise.
Wraz z programem dystrybuowana jest darmowa wersja Express, która posiada ograniczenia związane z maksymalną wielkością bazy danych (maks. 10 GB) oraz ilością alokowanej pamięci RAM (maks. 1GB). Jednakże wersja ta w zdecydowanej większości przypadków jest wystarczająca do pracy jedno i kilkustanowiskowej. W przypadku bardziej rozbudowanych instalacji prosimy o kontakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch w celu doboru odpowiedniej edycji.
W przypadku każdej wspieranej wersji SQL Server zalecamy wgranie najnowszych dostępnych Service Pack (SP).
Do prawidłowej pracy na poziomie serwera konieczne jest ustawienie: układ sortowania (collation) – Polish, case insensitive, accent sensitive (Polish_CI_AS)*
Zaleca się włączenie parametru Force Encrypton w konfiguracji serwera SQL
Tryb uwierzytelnienia – mieszany (mixed mode)*

* Ustawienia te dotyczą samodzielnej instalacji Microsoft SQL Server, instalacja wraz Comarch ERP Optima nie wymaga żadnych dodatkowych zmian w konfiguracji SQL.

Funkcje w programie wpływające na wydajność systemu

Skórki – w menu Widok. Skórki podzielone są na „Zalecane”, „Najszybsze działanie”, „Wolniejsze działanie”. Skórki z grupy „Najszybsze działanie”, czyli Flat i Ultra flat są zalecane zwłaszcza przy pracy w środowisku terminalowym.
Efekty animacji – parametr w menu Widok. Przy włączonych efektach animacji, zwijanie/rozwijanie paneli jest płynniejsze natomiast, zwłaszcza przy pracy w środowisku terminalowym i słabej przepustowości łącza, wpływa negatywnie na wydajność.
Sumowanie na listach (i inne agregaty). Im więcej kolumn ma ustawioną agregację danych – tym wolniej może się otwierać lista. Zwłaszcza w przypadku, gdy na liście jest duża ilość pozycji.
Wybór kolumn – użytkownik może wybrać dodatkowe kolumny spośród domyślnie ukrytych. W przypadku dużych baz danych, lista może odświeżać się wolniej, gdy wybrano wiele dodatkowych kolumn. Zwłaszcza, gdy na liście jest dużo kolumn tekstowych.
Niestandardowy widok listy – w przypadku, gdy użytkownik posortuje lub pogrupuje dane wg własnych potrzeb i jest zauważalne wolniejsze działanie listy – zalecamy użycie opcji Przywróć układ domyślny z menu kontekstowego po zakończeniu analizy danych.
Informacje bieżące – zawierają analizy, które przy dużej ilości zapisów w bazie danych, mogą powodować, że logowanie do bazy danych nie będzie natychmiastowe. Radzimy dopasować wyświetlanie Informacji Bieżących do potrzeb użytkownika, czyli na formularzu Operatora zaznaczyć tylko te analizy, z których korzysta Operator. W przypadku, gdy Operator nie korzysta z informacji bieżących – można je wyłączyć w menu Widok.

Skalowalność sprzętowa

Poniższy rozdział zawiera informacje dotyczące minimalnych wymagań sprzętowo-systemowych dla systemu Comarch ERP Optima dla jednocześnie pracujących, przykładowych ilości użytkowników. Wymagania te określają minimum jakie musi spełniać konfiguracja infrastruktury technicznej w celu uzyskania wsparcia technicznego i merytorycznego dla systemu Comarch ERP Optima. Przedstawione w ramach niniejszego rozdziału konfiguracje oparte są na wewnętrznych testach sytemu Comarch ERP Optima.

Wymagania minimalne dla stacji roboczej niezbędne do uruchomienia systemu Comarch ERP Optima

Wymagania minimalneWymagania zalecane

System operacyjny	Windows 11, Windows 10, Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows Server 2022, Windows Server 2025.
Procesor	Intel Pentium 2GHZ lub AMD równorzędny
Pamięć RAM	2GB
Rozdzielczość	1024x768
HDD	5GB

System operacyjny	Windows 11, Windows 10, Windows Server 2016, Windows Server 2019, Windows Server 2022, Windows Server 2025.
Procesor	Intel Dual Core/Intel Core 2 Duo/Intel Core 2 Quad/Intel Core i3, i5 lub i7 lub AMD Phenom II X2/AMD Phenom X4/AMD Phenom II X4 Min. 2,4 GHz
Pamięć RAM	3GB
Rozdzielczość	1280x1024
HDD	5GB

Wymagania minimalne niezbędne do uruchomienia serwera baz danych na potrzeby systemu Comarch ERP Optima

System Comarch ERP Optima działa w architekturze Klient/Serwer. W przypadku najprostszej instalacji jednostanowiskowej zarówno warstwa serwera baz danych, jak i również aplikacja może działać na jednym stanowisku. W praktyce wyodrębnia się funkcje serwera baz danych na odrębnej platformie sprzętowej.

System Comarch ERP Optima współpracuje z Microsoft SQL Server w wersji 2016 lub nowszej.

W przypadkach występowania dużej ilości danych (np. kontrahenci, towary, dokumenty) wymagana jest indywidualna ocena konfiguracji sprzętowej.

Instalacja do 5 użytkowników5-10 użytkowników10-30 użytkowników30+ użytkowników

CPU	Intel Dual Core / Intel Xeon 2 GHz AMD Athlon 64 X2 / AMD Opteron ~2 GHZ
RAM	2 GB
HDD	2 szt. – 72 GB, 10k rpm,
RAID	-
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022/ 2025 Standard Edition x64
SQL	Microsoft SQL Server 2016/2017/2019/2022 Express Edition z najnowszymi Service Packami dla poszczególnych wersji

CPU	Intel Xeon Dual-Core Intel Core 2 (2/4 cores) AMD Opteron (4 core)
RAM	4 GB
HDD	4 szt. – SCSI, 72 GB, 10k rpm, hot swap
RAID	RAID10
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64
SQL	Microsoft SQL Server 2016/2017/2019/2022 x64 Workgroup, Standard Edition z najnowszymi Service Packami dla poszczególnych wersji

CPU	Intel Xeon Quad-Core AMD Opteron Quad-Core
RAM	8 GB
HDD	6 - 8 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID10
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022/ 2025 Standard Edition x64
SQL	Microsoft SQL Server 2016/2017/2019/2022 x64 Standard Edition z najnowszymi Service Packami dla poszczególnych wersji

Dla instalacji powyżej 30 użytkowników wymagana jest indywidualna ocena konfiguracji sprzętowej

Wymagania zalecane do uruchomienia serwera baz danych na potrzeby systemu Comarch ERP Optima

Przy wyborze konfiguracji sprzętowej należy zwrócić uwagę, że kluczowymi parametrami dla szybkiego działania serwera bazy danych jest pamięć RAM oraz szybkość dostępu do podsystemu dyskowego. W związku z tym warto rozważyć zastosowanie szybkich dysków SSD

Instalacja do 5 użytkowników5-10 użytkowników10-30 użytkowników30+ użytkowników

CPU	Intel Xeon Dual-Core min. 2 GHz AMD Opteron (4 core) min. 2 GHz
RAM	3 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	-
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022/ 2025 Standard Edition x64
SQL	Microsoft SQL Server 2016/2017/2019/2022 Express Edition z najnowszymi Service Packami dla poszczególnych wersji

CPU	Intel Xeon Quad-Core min. 2 GHz AMD Opteron (4 core) min. 2 GHz
RAM	5 GB
HDD	4 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID 10
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64
SQL	Microsoft SQL Server 2016/ 2017/2019/2022 Standard Edition z najnowszymi Service Packami dla poszczególnych wersji

CPU	1 - 2 x Intel Xeon Quad-Core min. 2,2 GHz 1 - 2 x AMD Opteron Quad-Core min. 2,2 GHz
RAM	8 GB
HDD	8 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID 10, zalecany kontroler z opcją write-back
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022/ 2025 Standard Edition x64
SQL	Microsoft SQL Server 2016/ 2017/2019/2022 Standard Edition z najnowszymi Service Packami dla poszczególnych wersji

Dla instalacji powyżej 30 użytkowników wymagana jest indywidualna ocena konfiguracji sprzętowej

Wymagania minimalne dotyczące serwera terminali

Instalacja do 5 użytkowników5-10 użytkowników10-30 użytkowników30+ użytkowników

CPU	Intel Dual Core lub lepszy AMD Athlon 64 X2 lub lepszy
RAM	2 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	-
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022/ 2025 Standard Edition x64

CPU	Intel Xeon Dual-Core lub lepszy Intel Core 2 (2/4 cores) lub lepszy AMD Opteron (4 core) lub lepszy
RAM	4 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID1
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64

CPU	Intel Xeon Quad-Core AMD Opteron Quad-Core
RAM	8 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID1
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64

Dla instalacji powyżej 30 użytkowników wymagane jest wykorzystanie kolejnych serwerów terminali zgodnie z powyższą specyfikacją.

Wymagania zalecane dotyczące serwera terminali

Przy wyborze konfiguracji sprzętowe należy zwrócić uwagę na fakt, że dla serwera terminali najistotniejszymi parametrami jest szybkość oraz ilość procesorów (rdzeni), a także ilość pamięci RAM.

Instalacja do 5 użytkowników5-10 użytkowników10-30 użytkowników30+ użytkowników

CPU	Intel Xeon Dual-Core, zalecany procesor oparty o rdzenie Nehalem, min. 2,4 GHz lub odpowiadający mu AMD Opteron (4 core) min 2,2 Ghz
RAM	4 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID 1
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64

CPU	Intel Xeon Dual-Core, zalecany procesor oparty o rdzenie Nehalem min. 2,6 GHz lub odpowiadający mu AMD Opteron (4 core) min. 2,6 GHz
RAM	6-8 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID 1
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64

CPU	1 - 2 x Intel Xeon Quad-Core, zalecany procesor oparty o rdzenie Nehalem min. 2,6 GHz lub odpowiadające mu 1 - 2 x AMD Opteron Quad-Core min 2,6 GHz
RAM	10-16 GB
HDD	2 x SAS 15000 rpm
RAID	RAID 1
Karta sieciowa	100 Mb/s
System operacyjny	Windows 2016 / 2019 / 2022 / 2025 Standard Edition x64

Dla instalacji powyżej 30 użytkowników wymagane jest wykorzystanie kolejnych serwerów terminali zgodnie z powyższą specyfikacją.

Logowanie – zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne

Operator – program zawsze proponuje kod operatora, który na danym stanowisku jako ostatni pracował z programem (informacja ta jest przechowywana w rejestrze systemowym). Można wybrać innego operatora poprzez wpisanie jego kodu lub wybór operatora z listy pomocniczej po wciśnięciu przycisku Operator.

Hasło – należy wpisać hasło ustawione dla operatora. Bez podania poprawnego hasła program nie pozwoli zarejestrować się w programie. Jeżeli użytkownik nie ma ustalonego hasła, pole nie będzie wyświetlane.

Firma – program zawsze proponuje firmę ustaloną jako domyślną dla wybranego operatora. Można wybrać pracę z danymi innej firmy poprzez wpisanie nazwy firmy lub wybór z listy pomocniczej po wciśnięciu przycisku Firma. Jeżeli wybrany na oknie logowania operator ma dostępną tylko jedną firmę do wyboru, wówczas automatycznie ta firma wskazywana jest w polu Firma.

Dotyczy wersji: 2023.1

W dolnej części okna widoczna jest lista modułów. Domyślnie zaznaczone są moduły przypisane na karcie wskazanego powyżej operatora. Jeżeli określony zaznaczony moduł nie jest dostępny na kluczu, pojawia się przy nim znak ostrzeżenia wraz z informacją Brak dostępnych modułów w kluczu.

Operator ma możliwość odznaczenia modułów, z których aktualnie nie będzie korzystał. Dostępne są tylko te moduły, które wcześniej zostały zaznaczone na jego karcie (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy). Jeśli odznaczy moduł – program nie pobierze licencji. Tym samym wykorzystanie licencji będzie możliwe na innym stanowisku (przez innego operatora).

Jeśli operator ma uprawnienia administratora dostępne są wszystkie pozycje, bez względu na zaznaczenie na jego karcie w konfiguracji.

Zaznaczaniem modułów rządzą pewne reguły:

Jeżeli zostanie odznaczony Moduł dostępowy (Kasa/Bank) (KB) oraz Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus) (KBP) – program pozwoli zaznaczyć tylko moduły, które nie wymagają do poprawnej pracy Modułu dostępowego Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus, czyli: Serwis (SRW), Obieg Dokumentów (OBD), CRM, Środki Trwałe (ŚT) i/lub Analizy (ANL)
Jeżeli zaznaczono którykolwiek z modułów: Księga Podatkowa (KP), Księga Handlowa (KH), Księga Handlowa Plus (KHP), Faktury (FA), Handel (HA), Handel Plus (HAP), Płace i Kadry (PK), Płace i Kadry Plus (PKP) lub Detal (DET) – wymagane jest zaznaczenie również Modułu dostępowego (Kasa/Bank) lub Modułu dostępowego (Kasa/Bank Plus).

Okno obsługiwane jest przez przyciski:

Zatwierdź – powoduje zatwierdzenie wprowadzonych danych (również klawisz <ENTER>). Program rozpocznie pracę otwierając okno główne programu.

Anuluj – program zostanie otwarty bez zalogowania operatora.

Podczas logowania do programu operatora będącego administratorem następuje weryfikacja czy stosowane są domyślne hasła dla loginów bazodanowych: sa oraz CDNOperator. Jeżeli okaże się, że takie standardowe hasła są stosowane, pojawia się ostrzeżenie o treści: Alert bezpieczeństwa! Obecnie korzystasz z domyślnych danych logowania do programu. Aby podnieść bezpieczeństwo systemu zapoznaj się z artykułem. z linkiem prowadzącym do artykułu pomocy opisującym jak podnieść bezpieczeństwo systemu.

Lista dostępnych firm

Po wciśnięciu przycisku Firma program wyświetli okno z listą dostępnych firm.

Plan kont

Do bardzo istotnych elementów organizacji rachunkowości w firmie należy ustalenie Planu Kont, co zapewnia prawidłową pracę w programie. Przy opracowywaniu zakładowego Planu Kont trzeba uwzględnić, że przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny zapewniać:

Ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie przedstawione zostały stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski.
Dane niezbędne d0o wszelkich rozrachunków z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
Skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki.
Możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.

Sposób prowadzenia rachunkowości jest określony w zakładowym Planie Kont danej jednostki. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy jednostki mogą zastosować Wzorcowy Plan Kont (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. art. 83), który jest ustalany przez Prezesa NBP, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Ministra Finansów.

Plan Kont

Plan Kont w Comarch ERP Optima jest dostępny z poziomu Księgowość/ Plan Kont.

Na liście mającej strukturę drzewa kolejne poziomy analityki wyróżnione są poprzez wcięcia.
Na liście działa standardowy lokator, który pozwala na wyszukiwanie konkretnego konta lub grupy kont. W tym celu należy ustawić kursor na liście i wprowadzić numer konta np. 010-01 lub 1 dzięki czemu program zawęża listę tylko do kont zespołu „1” – Środki pieniężne i rachunki bankowe.

Uwaga

Na liście tej wyświetlany jest Plan Kont zgodnie z bieżącym okresem obrachunkowym.

Na liście wyświetlone są numer, typ konta, waluta, nazwa i nazwa 2 konta, status, znacznik S_12_1 oraz domyślnie ukryte kolumny: korekta kosztów oraz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Kolumna Status wyświetla „N” dla kont nieaktywnych, a dla kont aktywnych jest pusta.

Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to na Planie Kont dodatkowo jest wyświetlana kolumna z informacją o walucie konta.

Istnieje możliwość zaznaczania kont na planie kont. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczenie wszystkich kont analitycznych nie powoduje zaznaczenia konta nadrzędnego.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Typ konta – użytkownik ma możliwość wyboru typu kont: wszystkie, bilansowe (program pokazuje konta ze statusem aktywa, pasywa i aktywa-pasywa), wynikowe (status konta koszty i przychody), bilansowe i wynikowe (łączne przedstawienie dwóch typów), pozabilansowe (status pozabilansowe), rozrachunkowe.

Poziomy – użytkownik ma możliwość wyboru następujących poziomów analityki: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta o numerze poziomu 1), dwa (program pokazuje konta o numerze poziomu 1 i 2), najniższy (pokazuje najniższy poziom oraz konta słownikowe).

Pokazuj nieaktywne – po zaznaczeniu parametru wyświetlane są konta na których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.

Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych.

Dodaj konto na tym samym poziomie lub klawisze <SHIFT>+<INSERT> – po naciśnięciu przycisku program dodaje konto na tym samym poziomie, na którym jest kursor. W przypadku pustej listy dodaje konto syntetyczne.

Obok przycisku Dodaj jest przycisk otwierający menu opcji , gdzie oprócz możliwości Dodaj konto na tym samym poziomie, można wybrać Dodaj konto analityczne – przycisk dodaje konto analityczne do konta, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Konto analityczne można dodać również poprzez klawisz <INSERT>. Konto analityczne może zostać dodane tylko w takim przypadku, gdy na danym koncie nie ma księgowań.

Usuń lub klawisz <DEL> – przycisk pozwala na usunięcie zaznaczonych kont księgowych. Konto może być usuwane tylko gdy nie ma na nim zapisów księgowych (zarówno z poziomu Księgowość/ Dzienniki jak i na dokumencie BO), nie zostało uwzględnione w grupie kont oraz użytkownik nie posiada zakazu do danego konta. Istnieje możliwość usunięcia konta syntetycznego wraz z wszystkimi kontami analitycznymi pod warunkiem, że na kontach analitycznych nie ma zapisów księgowych. Jeżeli dodano zapisy księgowe na jakiekolwiek konto analityczne, zarówno to konto, jak i konto nadrzędne nie są usuwane. Pozostałe analityki bez zapisów księgowych są usuwane.

Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk.

Lista Plan Kont została wyposażona w filtr (dostępny po wybraniu w typie kont opcji Rozrachunkowe), umożliwiający szybsze sprawdzenie numerów kont, na których istnieją dekrety nierozrachowane.

Parametr Dekrety nierozrachowane

Po zaznaczeniu parametru Dekrety nierozrachowane pojawia się rozwijalna lista z opcjami:

strona Wn i Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jednocześnie po stronie Wn i po stronie Ma,
strona Wn – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Wn,
strona Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Ma,
strona Wn lub Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane po stronie Wn lub po stronie Ma lub zarówno po stronie Wn i Ma.

Jeżeli parametr Dekrety nierozrachowane jest odznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie konta rozrachunkowe, niezależnie od tego, czy są na nich jakiekolwiek dekrety.

Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w lewym dolnym rogu można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona zwija wszystkie gałęzie.

Generowanie Wzorcowego Planu Kont – jeśli w momencie rozpoczęcia pracy w Księdze Handlowej nie ma Planu Kont, istnieje możliwość wygenerowania Wzorcowego Planu Kont, który użytkownik może dowolnie modyfikować. Obok przycisku znajduję się przycisk rozwijający dostępne opcje:

Generowanie wzorcowego planu kont,

Aktualizacja planu kont z poprzednim okresem,

Kopiowanie Planu Kont z poprzedniego okresu,

Usuń wybrane konta księgowe.

Opcje Kopiowanie oraz Aktualizacja Planu Kont z poprzedniego okresu są możliwe pod warunkiem, że w bazie znajduje się wcześniejszy okres obrachunkowy.

Opcja Usuń wybrane konta księgowe pozwala na usunięcie kont nieaktywnych i/lub słownikowych mających zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym, lub też całego planu kont.

Uwaga

Po wybraniu z poziomu planu kont opcji Eksport/ Tylko dane do schowka lub Tylko zaznaczone dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.

Operacje seryjne

Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Oznacz konta jako nieaktywne, Oznacz konta jako aktywne, Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B, Ustaw/Odznacz korektę kosztów oraz Zmień znaczniki JPK. Funkcja operacji seryjnych działa na zaznaczone konta. Dla konta podświetlonego pojawia się komunikat: Nie zaznaczono kont księgowych.

Dodatkowo na liście kont w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień typ konta.

Oznacz konta jako nieaktywne

Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie parametru Konto nieaktywne również na wszystkich jego kontach analitycznych. Konta nieaktywne są widoczne w planie kont w kolorze szarym.

Oznacz konta jako aktywne

Zaznaczenie jedynie konta syntetycznego powoduje odznaczenie parametru Konto nieaktywne tylko na koncie syntetycznym. Konta analityczne pozostają jako nieaktywne. Nie ma możliwości oznaczenia konta analitycznego jako aktywnego jeżeli konto nadrzędne jest nieaktywne.

Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Funkcja jest dostępna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego rozrachunkowego parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B.

Parametr seryjnego ustawiania/odznaczania rozrachunku bez rozliczenia w K/B

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Rozrachunek bez rozliczenia w K/B zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Ustaw/Odznacz korektę kosztów

Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego parametru Korekta kosztów.

Parametry seryjnego ustawiania/odznaczania korekty kosztów

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Korekta kosztów. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Korekta kosztów zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Zmień znaczniki JPK

Funkcja umożliwia seryjne dodawanie, zmianę oraz usuwanie znaczników JPK na zaznaczonych kontach księgowych.

W przypadku, gdy na oknie seryjnej zmiany parametrów nie zostanie wskazany żaden znacznik to kliknięcie ikony pioruna spowoduje usunięcie wybranych znaczników na zaznaczonych kontach księgowych.

Usunięcie wszystkich znaczników jest konieczne jeżeli w danym okresie obrachunkowym ma zostać zmieniony Typ ZOiS i do kont księgowych mają zostać przypisane nowe znaczniki.

Przycisk pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu przynajmniej jednej z trzech dostępnych opcji: Znacznik konta (S_12_1), Dodatkowy znacznik konta (S_12_2), Dodatkowy znacznik konta PD (S_12_3)

Zmień typ konta

Funkcja umożliwia seryjną zmianę typu konta dla zaznaczonych kont syntetycznych i wszystkich ich kont analitycznych. Funkcja jest aktywna jeżeli na liście kont podświetlono/ zaznaczono konto syntetyczne.

Przykłady wykonywanych scenariuszy w programie Comarch ERP Optima znajdą Państwo tutaj.

Konfiguracja wydruków

W systemie Comarch ERP Optima dostępny jest szeroki wybór wydruków standardowych, których użytkownik nie może bezpośrednio modyfikować. Dla wydruków tych możliwe jest określenie parametrów technicznych, takich jak domyślny sposób wydruku, ilość kopii, sposób sortowania. Istnieje także możliwość korzystania z własnych wydruków. Własne, indywidualne wydruki można pisać zupełnie od nowa, a jeśli zmiany w odniesieniu do istniejących w programie wydruków są stosunkowo niewielkie można modyfikować skopiowane wydruki standardowe.

Uwaga

Ponieważ tworzenie i/lub modyfikacja wydruków wymaga narzędzi i specjalistycznej wiedzy zalecane jest zwrócenie się z takim problemem do Autoryzowanego Partnera Comarch

Indywidualne wydruki są zapisywane w bazie konfiguracyjnej. W ten sposób wszystkie bazy firmowe pracujące w oparciu o tą samą bazę konfiguracyjną mają dostęp do identycznych wydruków.

Do edycji wydruków można wykorzystać Generator Raportów, który jest instalowany razem z Comarch ERP Optima (nie jest potrzebne wtedy kopiowanie wydruku standardowego, wystarczy uruchomić Generator) lub zewnętrzny edytor Crystal Reports lub Comarch sPrint. Odrębna rodzina wydruków to wydruki tekstowe, do edycji których można użyć zwykłego notatnika.

Wydruki o typie Deklaracje dotyczą wydruków deklaracji wykonywanych z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Tego typu wydruku nie może utworzyć Użytkownik. Nie ma on definicji, ponieważ definicja jest już zapisana w samej deklaracji.

Zagadnienia dotyczące wykorzystania Generatora Raportów zostały opisane w odrębnej dokumentacji, którą można znaleźć na stronach walidowanych w menu Dokumentacja – Podręczniki/Instrukcje. w tym miejscu natomiast najwięcej uwagi poświęcono ogólnej konfiguracji wydruków.

W celu wejścia do Konfiguracji wydruków należy posłużyć się kombinacją <CTRL>+ lub skrótem klawiszowym <CTRL>+<F2>. Inny sposób to rozwinięcie listy wydruków w Wydruku danych lub w Podglądzie wydruku.

Nowo dodawani operatorzy, którzy nie są administratorami, mają automatycznie nałożone blokady dostępu do Konfiguracji wydruków.

Uwaga

Po uruchomieniu Konfiguracji wydruków okno zostaje zawężone do bieżącej procedury.

Po wejściu do Konfiguracji wydruków pojawi się okno konfiguracyjne podzielone na dwie lub trzy zakładki (jeśli pracujemy jako Operator z uprawnieniami administratora pojawia się dodatkowa zakładka [Personalizacja]).

Konfiguracja wydruków obsługiwana jest przez następujące przyciski:

– jeśli bieżąca gałąź odpowiada procedurze lub kontekstowi – dodanie nowego zestawu i podłączenie go do bieżącej gałęzi. Jeśli bieżąca gałąź odpowiada zestawowi – dodanie nowego wydruku do bieżącego zestawu. Dodawanie wydruków możliwe jest tylko dla zestawów użytkownika.

– edycja/podgląd podświetlonego zestawu lub wydruku. W przypadku zestawów i wydruków standardowych jest to podgląd zestawu i ograniczona modyfikacja wydruku.

– usunięcie bieżącego zestawu (jeśli podświetlony jest zestaw, Uwaga: usuwane są wszystkie wydruki w zestawie!) lub wydruku (jeśli podświetlony jest wydruk). Funkcja dostępna tylko dla wydruków i zestawów użytkownika.

– wyszukiwanie zestawów i wydruków.

– pozwala na przegląd wszystkich zestawów (także tych nie podłączonych do bieżącej procedury) bez uwzględnienia ich podłączeń do poszczególnych kontekstów i procedur. Korzystając z tego przeglądu można m.in. zobaczyć wszystkie nie podłączone nigdzie (tzw. ‘wiszące w powietrzu’) zestawy – jest to jedyne miejsce, gdzie można uzyskać taką informację.

– podłączenie wskazanego zestawu lub wydruku pod bieżącą gałąź/ odłączenie bieżącego (podświetlonego) zestawu lub wydruku z bieżącej gałęzi. Podłączenie zestawu jest zawsze możliwe, natomiast podłączenie wydruku i odłączenie zestawu lub wydruku jest możliwe tylko dla zestawów i wydruków użytkownika.

– testowe wykonanie wydruku.

W oknie konfiguracji można zaznaczyć trzy parametry:

Pokazuj tylko wypełnione – jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie na ekranie tylko tych gałęzi, które mają zdefiniowane zestawy.

Ograniczaj do bieżącej procedury – po uruchomieniu konfiguracji wydruków parametr jest zaznaczony. Przez bieżącą procedurę rozumiemy miejsce w programie, z którego została wywołana konfiguracja, np. będąc w formularzu Faktury Sprzedaży dostajemy konfigurację wszystkich wydruków jakie możemy z tego poziomu wydrukować.

Pokazuj tylko wydruki użytkownika – jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie na ekranie tylko wydruków dodanych przez Użytkownika.

Ponadto w programie dostępnych jest jeszcze kilka dodatkowych funkcji dostępnych z poziomu menu kontekstowego wywoływanego prawym przyciskiem myszki. Są to m.in.:

Ustaw jako domyślny dla mnie – służy do wskazania wydruku, który będzie wywołany przez przyciśnięcie przycisku . Szczegółowy opis tej funkcji znajduje się w artykule Jak ustawić wydruk domyślny w Comarch ERP Optima?

Przestaw domyślny (dla operatorów bez indywidualnie ustawionego wydruku domyślnego) – dostępne tylko dla Operatorów z uprawnieniami administratora. Szczegółowy opis funkcji znajduje się w punkcie 4.4 niniejszego podręcznika.

Eksportuj…/ Importuj… – funkcja pozwala na zapisanie zestawu lub wydruku do pliku XML oraz import zestawu lub wydruku z pliku XML.

Podnieś/ Obniż – pozwala zmieniać kolejność wydruków w zestawie lub zestawów w kontekście. Dostępne tylko dla zestawów i wydruków użytkownika.

Poziomy – opcja ta pozwala na wyświetlenie listy wydruków według wybranego poziomu (procedura, kontekst, zestaw wydruku, wydruk).

Poniżej znajduje się opis najistotniejszych funkcji dotyczących konfiguracji wydruków.

W oknie konfiguracji wydruków na zakładce [Ogólne] widzimy drzewo zestawów i wydruków standardowych oraz zestawów i wydruków użytkownika. Zestawy i wydruki standardowe oznaczone są zwykłą czcionką, natomiast zestawy i wydruki użytkownika oznaczone są kursywą i kolorem niebieskim.

Wydruk oznaczony pogrubioną czcionką to wydruk domyślny dla danego Operatora. Ustawia się go po kliknięciu na nim prawym przyciskiem myszy i wybraniu funkcji Ustaw jako domyślny dla mnie.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Na liście rozwijanej wydruków w Wydruku danych lub w Podglądzie wydruku, wydruk użytkownika oznaczony jest kursywą i dodatkowo literą (U).

Menu kontekstowe wydruku danych

Ponadto wydruk domyślny jest oznaczony symbolem .

Menu kontekstowe wydruku danych

Wydruk domyślny jest drukowany po kliknięciu bezpośrednio w ikonę drukarki lub podczas zapisu formularza z wykorzystaniem ikony Zapisz zmiany i drukuj wydruk domyślny

Istnieje jeszcze jedno oznaczenie wydruku domyślnego, związane z personalizacją wydruków. Ustawienie to jest widoczne tylko w przypadku, gdy w programie zalogowany jest użytkownik mający uprawnienia administratora. Jest to oznaczenie wydruku domyślnego dla ogółu Operatorów, powstające po wybraniu funkcji z menu kontekstowego Przestaw domyślny (dla operatorów bez indywidualnie ustawionego wydruku domyślnego). Taki wydruk oznaczony jest pogrubioną i podkreśloną czcionką.

Uwaga

W przypadku, gdy wydruk domyślny dla zalogowanego administratora i wydruk domyślny dla ogółu pokrywają się to wydruk oznaczony jest jak wyżej.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

W konfiguracji wydruków możliwe jest kopiowanie istniejących wydruków standardowych i indywidualnych. Aby to uczynić należy utworzyć własny zestaw wydruków klikając prawym przyciskiem myszy np. na Formularz faktury sprzedaży.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Do utworzonego zestawu wydruków można skopiować istniejące wydruki. Trzymając wciśnięty klawisz <CTRL> należy złapać lewym przyciskiem myszy dany wydruk i upuścić go w wybranym zestawie. Podczas przenoszenia na wysokości wybranego zestawu pojawi się żółta strzałka.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

W efekcie wydruk Wzór standard został skopiowany do zestawu użytkownik.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Kopiowanie (przenoszenie) wydruków do/w zestawach standardowych nie jest możliwe.

Zakładka [Zmienne dynamiczne] zawiera informacje na temat zmiennych przenoszonych do wydruku. Np. wersję programu Comarch ERP Optima, nazwę bazy danych, nazwę serwera itp.

Konfiguracja wydruków

Zakładka Personalizacja dostępna jest tylko dla Operatorów mających nadane uprawnienia administratora.

Tworzenie nowego wydruku

Aby utworzyć nowy wydruk należy najpierw utworzyć nowy zestaw wydruków, ponieważ dodawanie wydruków do zestawów standardowych nie jest możliwe. Nowy zestaw można utworzyć klikając prawym przyciskiem myszy np. na Formularz faktury sprzedaży.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Do utworzonego Zestawu można dodać nowy Wydruk, klikając na nim prawym przyciskiem myszy

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Aby tworzony wydruk można było zapisać należy mieć przygotowaną wcześniej definicję takiego wydruku, napisaną w odpowiednim formacie (GenRap, Crystal, XML lub Comarch sPrint) w celu jej zaimportowania na zakładce [Definicja] na formularzu wydruku. Definicję taką można uzyskać np. poprzez jej eksport. Po zaimportowaniu definicji i zapisaniu formularza wydruku nowy wydruk pojawi się na liście i możliwa będzie edycja jego parametrów.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Oczywiście do utworzonego zestawu można skopiować istniejący wydruk użytkownika lub wydruk Standardowy w celu jego edycji. Wydruk skopiowany można edytować i zmieniać jego definicję za pomocą odpowiedniego edytora.

Moduł Księga Handlowa a Ustawa o Rachunkowości

Spis treści

Księgi rachunkowe

Dziennik (Zapisy księgowe)
Księga Główna
Księgi pomocnicze
Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)
Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych)

Zasady ochrony danych

Wydruki

Obowiązki Użytkownika systemu finansowo-księgowego

Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości, w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości. W skrócie – wymagania dotyczą wiarygodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak i metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez użytkownika tych systemów. Obydwa te czynniki – techniczny i ludzki – składają się na wynik finalny prowadzonej księgowości, stąd nawet najsprawniejszy system komputerowy nie stanowi gwarancji poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Niezależnie jednak od oceny jakości pracy księgowego, ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do używania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

Księgi rachunkowe

Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości system komputerowy musi zapewnić uzyskanie pewnych rodzajów urządzeń księgowych, składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:

Dziennik,
Księga Główna (ewidencja syntetyczna),
Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe powinny być:

trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.

Zagadnienie wydruków ksiąg rachunkowych reguluje art. 13 ust. 6 Ustawy o Rachunkowości. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dziennik (Zapisy księgowe)

Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawiania ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W Dzienniku powinno następować:

automatyczne numerowanie kolejnej pozycji, pod którą zapis jest rejestrowany. Numeracja ta zapewnia ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
automatyczne kontrolowanie zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia zapisu pomiędzy miesiącami,
automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

Moduł Księga Handlowa pozwala na wprowadzanie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze wg danego rodzaju. Przykładowo – dla dokumentów bankowych użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR. Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych o tych samych symbolach co rejestry VAT. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.

Przy prowadzeniu kilku dzienników cząstkowych, program automatycznie nadaje zapisom księgowym podwójną numerację, zarówno w obrębie dziennika głównego, jak i w obrębie dziennika cząstkowego.

Oprócz numeru pozycji zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o osobie, która dokonała jego ostatniej modyfikacji.

Przeglądanie zapisów, jak również ich wydruk, jest możliwy w układzie dzienników cząstkowych bądź chronologicznie.

Zapisy księgowe mogą być wprowadzane do dziennika ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury z rejestrów VAT, dokumenty kasowe oraz bankowe z Modułu dostępowego Kasa/Bank, lista płac z modułu Płace i Kadry.

W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości, uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruku Dziennika można dokonać z poziomu Księgowość/ Dzienniki.

Opcję wydruku możemy wybrać poprzez naciśnięcie rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych: Dzienniki/Lista księgowań oraz Zestawienia/Obroty dzienników.

Uwaga

Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o Rachunkowości.

Dziennik powinien:

Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym

Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej

Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym Planie Kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od

początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzać za każdy miesiąc w drodze zestawiania obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruku Księgi Głównej możemy dokonać z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.

Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/ Syntetyczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych).

Uwaga

Zagadnienie – Konta Księgi Głównej – reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości.

Konta Księgi Głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym (tj. zgodnie z zarachowywaniem ich na konta syntetyczne). Na kontach Księgi Głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc, księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Tworzy się je stosownie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, konta materiałów, towarów i produktów, konta rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, a także operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębniać także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów.

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich:

Podzbiory danych w ramach Księgi Głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i salda odpowiadających im kont Księgi Głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach Księgi Głównej. Tak rozbudowaną Księgę Główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansową.
Podsystemy rachunkowości poza Księgą Główną, które stanowią uszczegółowienie zapisów Księgi Głównej. Mają one strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości (ustalanie i ewidencja dla: odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań czy operacji zakupu). Dane tych podsystemów zasilają wówczas Księgę Główną, tworząc zbiory zapisów księgowych, uporządkowane według wymagań księgowości finansowej i zapewniając zgodność zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.

Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać:

Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.

Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.

Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/Analityczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych).

Uwaga

Zagadnienie – Konta ksiąg pomocniczych – reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont Księgi Głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej.

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na podstawie zapisów na kontach Księgi Głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.

Opcja wydruku (dostępna po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Wydruk danych): Syntetyka lub Syntetyka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).

Uwaga

Zagadnienie – Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej – reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.

Zestawienie powinno zawierać:

symbole lub nazwy kont

salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego

sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów na okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych)

Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.

Opcja wydruku: Analityka lub Analityka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).

Uwaga

Zagadnienie – Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych – reguluje art. 18 Ustawy o rachunkowości.

Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rozrachunkowych, a zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów na dzień inwentaryzacji – Struktura bazy danych.

W każdej kartotece na dysku zostają założone i utrzymywane są następujące zbiory danych związanych z modułem Księga Handlowa:

Nazwa tabeli Opis

AutoEwid Lista samochodów prywatnych używanych do celów służbowych

AutoKoszty Ewidencja kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych

AutoPrzejazd Ewidencja przejazdów samochodów prywatnych do celów służbowych

AutoRozlicz Rozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych

AutoTrasy Ewidencja pomocnicza tras

BOElem Pozycje bilansu otwarcia

BONag Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia

BnkBOMW Pozycje bilansu otwarcia magazynu walut

BnkCertyfikaty Lista odcisków certyfikatów operatorów dla poszczególnych banków

BnkDokElem Pozycje dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty

BnkDokNag Nagłówki dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty

BnkFormatyElem Elementy formatów elektronicznej wymiany z bankami

BnkFormatyNag Formaty elektronicznej wymiany danych z bankami - nagłówki

BnkNazwy Lista banków

BnkRachZakazy Zakazy dostępu do rachunków kasowo/bankowych

BnkRachunki Ewidencja rachunków bankowych i kas gotówkowych firmy

BnkRaporty Raporty kasowe i bankowe

BnkRozKwoty Rozliczenia

BnkRozKwotyMW Powiązania zapisów kasowych/bankowych dla funkcji Magazyn walut

BnkRozRelacje Tabela pomocnicza rozliczeń

BnkZapisy Zapisy w raportach kasowych i bankowych

BnkZapisyCDCSEPAInfo Tabela informacji CDC-SEPA związanych z zapisem KB

BnkZdarzenia Preliminarz płatności

BnkZdarzeniaCDCSEPAInfo Tabela informacji CDC-SEPA związanych ze zdarzeniem KB

BudzetElem Pozycje dokumentu budżetu konta

BudzetNag Dokument budżetu konta

DeklElem Pozycje deklaracji podatkowych

DeklKedu Pliki pomocnicze dla deklaracji KEDU

DeklNag Zaliczki podatkowe na: PIT-36, PIT-36L, CIT-8, PIT-4R, PIT8A, deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, CIT-8, PIT-8A, PIT-8B, ZUS, PIT 36, PIT-36L i CIT-8

DeklStr Pliki pomocnicze dla deklaracji ZUS

DeklWydr Pliki pomocnicze do wydruku deklaracji

DeklV27 Pozycje deklaracji VAT-27

DeklVUEK Pozycje deklaracji VAT-UE

DeklZaklady Lista zakładów/oddziałów firmy

DekretyElem Pozycje dekretów księgowych zbiorczych

DekretyKonta Pliki pomocnicze dekretów księgowych

DekretyNag Nagłówki dekretów księgowych zbiorczych

DlgDokumenty Dokumenty związane z delegacją

DlgElem Elementy dokumentu delegacji

DlgNag Nagłówki dokumentu delegacji

DlgTrasy Trasa delegacji

DlgZaliczki Zaliczki powiązane z delegacją

DokDefinicje Definicje dokumentów (symbole, schematy numeracji)

Dzienniki Nazwy dzienników cząstkowych

DziennikZakazy Zakazy do dzienników cząstkowych

EwidDodElem Elementy dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów

EwidDodNag Nagłówki dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów

Firma Parametry określone w konfiguracji firmy

FormyPlatnosci Definicje form płatności

FormyPlatnWaluty Zawiera powiązania waluty z formą płatności i rejestrem K/B

Grupy Tabela pomocnicza zawierająca nazwy grup kontrahentów, rejestrów VAT, podrejestrów w ramach Ewidencji dodatkowej, grup środków trwałych i WNiP.

GrupyKontElem Konta należące do danej grupy kont

GrupyKontNag Definicje grup kont (w planie kont) - nagłówek

IntrastatElem Pozycje deklaracji Intrastat

IntrastatNag Deklaracje Intrastat - nagłówki

JpkDziennik Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja Dziennik

JpkEwp Dane dla pliku JPK typu JPK_EWP

JpkKontoZapis Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja KontoZapis

JpkNag Dane nagłówkowe dla tworzonego pliku JPK

JpkOiS Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja ZOiS;

JpkPkpir Dane dla pliku JPK typu JPK_PKPIR

JpkVAT Dane dla pliku JPK typu JPK_VAT

KartyKredytowe Słownik kart kredytowych

Kategorie Opisy pomocnicze dla dokumentów

KntAtrybuty Lista atrybutów kontrahentów

KntOsoby Lista przedstawicieli kontrahentów

KodyCN Słownik kodów CN (dla deklaracji Intrastat)

KompensatyElem Elementy kompensat

KompensatyNag Nagłówki dokumentów kompensat

Konta Konta księgowe

KontaZakazy Zakazy do operacji na kontach księgowych

Kontrahenci Ewidencja kontrahentów

KragKosztElem Elementy definicji kręgu kosztów

KragKosztNag Definicje kregów kosztów - nagłówek

KsiDokElem Elementy dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty

KsiDokNag Nagłówki dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty

KsiRozrachunki Dekrety podlegające rozrachunkom

KwotyDodatkowe Kwoty dodatkowe na dokumentach (Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa, Zapisy kasowe/bankowe)

Miasta Słownik miast

MiejscaUzytkowania Słownik miejsc użytkowania

NotyOdsElem Elementy noty odsetkowej

NotyOdsNag Nagłówki dokumentów not odsetkowych

Obroty Tabela pomocnicza zawierająca zagregowane obroty na kontach

OkresoweElem Elementy definicji schematów księgowań okresowych

OkresoweHarmonogram Harmonogram pozycji księgowań okresowych

OkresoweNag Definicje schematów księgowań okresowych – nagłówki

OkresyObrach Definicje okresów obrachunkowych

PodmiotyView View serwerowe zawierające listę wszystkich podmiotów

PlikiJPK Zawartość plików JPK

PracEtaty Dane personalne pracowników i wspólników

PracKod Tabela podstawowa danych pracowników i wspólników

PracPitDzialalnosci Nowa tabela dla kwot indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika

PracPitKwoty Kwoty indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika

PracPitMies Zakresy miesięczne dla kwot indywidualnych wspólnika

Pracidx Tabela pomocnicza danych pracowników i wspólników

Progi Indywidualne progi i stawki podatkowe pracowników i wspólników

PrzeszacWalutElem Pozycje dokumentu przeszacowania walut

PrzeszacWalutNag Nagłówki dokumentów przeszacowania walut

SchematPlatnosci Rachunki bankowe kontrahentów i schematy płatności dla pracowników

SchKsiElem Elementy schematów księgowych

SchKsiNag Nagłówki schematów księgowych

SchKsiRelac Schematy księgowe stowarzyszone

SzDekElem Elementy dokumentów szablonu dekretacji

SzDekNag Dokumenty szablonu dekretacji

Trwale Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

TrwaleAIElem Elementy arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych

TrwaleAINag Nagłówki arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych

TrwaleAtrybuty Wartości atrybutów środków trwałych i WNiP

TrwaleHist Dokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja, ulepszenie, przeszacowanie)

TrwaleHistPowiazania Tabela powiązań dokumentów środków trwałych z dokumentami (rejestru VAT i ewidencji dodatkowej)

TrwaleMaska Miesiące dla amortyzacji sezonowej

TrwaleMiejscaUzytkowania Miejsca użytkowania środków trwałych

TrwaleOsobyOdpowiedzialne Osoby odpowiedzialne za środek trwały

Nazwa tabeli	Opis
AutoEwid	Lista samochodów prywatnych używanych do celów służbowych
AutoKoszty	Ewidencja kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoPrzejazd	Ewidencja przejazdów samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoRozlicz	Rozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoTrasy	Ewidencja pomocnicza tras
BOElem	Pozycje bilansu otwarcia
BONag	Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia
BnkBOMW	Pozycje bilansu otwarcia magazynu walut
BnkCertyfikaty	Lista odcisków certyfikatów operatorów dla poszczególnych banków
BnkDokElem	Pozycje dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkDokNag	Nagłówki dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkFormatyElem	Elementy formatów elektronicznej wymiany z bankami
BnkFormatyNag	Formaty elektronicznej wymiany danych z bankami - nagłówki
BnkNazwy	Lista banków
BnkRachZakazy	Zakazy dostępu do rachunków kasowo/bankowych
BnkRachunki	Ewidencja rachunków bankowych i kas gotówkowych firmy
BnkRaporty	Raporty kasowe i bankowe
BnkRozKwoty	Rozliczenia
BnkRozKwotyMW	Powiązania zapisów kasowych/bankowych dla funkcji Magazyn walut
BnkRozRelacje	Tabela pomocnicza rozliczeń
BnkZapisy	Zapisy w raportach kasowych i bankowych
BnkZapisyCDCSEPAInfo	Tabela informacji CDC-SEPA związanych z zapisem KB
BnkZdarzenia	Preliminarz płatności
BnkZdarzeniaCDCSEPAInfo	Tabela informacji CDC-SEPA związanych ze zdarzeniem KB
BudzetElem	Pozycje dokumentu budżetu konta
BudzetNag	Dokument budżetu konta
DeklElem	Pozycje deklaracji podatkowych
DeklKedu	Pliki pomocnicze dla deklaracji KEDU
DeklNag	Zaliczki podatkowe na: PIT-36, PIT-36L, CIT-8, PIT-4R, PIT8A, deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, CIT-8, PIT-8A, PIT-8B, ZUS, PIT 36, PIT-36L i CIT-8
DeklStr	Pliki pomocnicze dla deklaracji ZUS
DeklWydr	Pliki pomocnicze do wydruku deklaracji
DeklV27	Pozycje deklaracji VAT-27
DeklVUEK	Pozycje deklaracji VAT-UE
DeklZaklady	Lista zakładów/oddziałów firmy
DekretyElem	Pozycje dekretów księgowych zbiorczych
DekretyKonta	Pliki pomocnicze dekretów księgowych
DekretyNag	Nagłówki dekretów księgowych zbiorczych
DlgDokumenty	Dokumenty związane z delegacją
DlgElem	Elementy dokumentu delegacji
DlgNag	Nagłówki dokumentu delegacji
DlgTrasy	Trasa delegacji
DlgZaliczki	Zaliczki powiązane z delegacją
DokDefinicje	Definicje dokumentów (symbole, schematy numeracji)
Dzienniki	Nazwy dzienników cząstkowych
DziennikZakazy	Zakazy do dzienników cząstkowych
EwidDodElem	Elementy dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
EwidDodNag	Nagłówki dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
Firma	Parametry określone w konfiguracji firmy
FormyPlatnosci	Definicje form płatności
FormyPlatnWaluty	Zawiera powiązania waluty z formą płatności i rejestrem K/B
Grupy	Tabela pomocnicza zawierająca nazwy grup kontrahentów, rejestrów VAT, podrejestrów w ramach Ewidencji dodatkowej, grup środków trwałych i WNiP.
GrupyKontElem	Konta należące do danej grupy kont
GrupyKontNag	Definicje grup kont (w planie kont) - nagłówek
IntrastatElem	Pozycje deklaracji Intrastat
IntrastatNag	Deklaracje Intrastat - nagłówki
JpkDziennik	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja Dziennik
JpkEwp	Dane dla pliku JPK typu JPK_EWP
JpkKontoZapis	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja KontoZapis
JpkNag	Dane nagłówkowe dla tworzonego pliku JPK
JpkOiS	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja ZOiS;
JpkPkpir	Dane dla pliku JPK typu JPK_PKPIR
JpkVAT	Dane dla pliku JPK typu JPK_VAT
KartyKredytowe	Słownik kart kredytowych
Kategorie	Opisy pomocnicze dla dokumentów
KntAtrybuty	Lista atrybutów kontrahentów
KntOsoby	Lista przedstawicieli kontrahentów
KodyCN	Słownik kodów CN (dla deklaracji Intrastat)
KompensatyElem	Elementy kompensat
KompensatyNag	Nagłówki dokumentów kompensat
Konta	Konta księgowe
KontaZakazy	Zakazy do operacji na kontach księgowych
Kontrahenci	Ewidencja kontrahentów
KragKosztElem	Elementy definicji kręgu kosztów
KragKosztNag	Definicje kregów kosztów - nagłówek
KsiDokElem	Elementy dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiDokNag	Nagłówki dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiRozrachunki	Dekrety podlegające rozrachunkom
KwotyDodatkowe	Kwoty dodatkowe na dokumentach (Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa, Zapisy kasowe/bankowe)
Miasta	Słownik miast
MiejscaUzytkowania	Słownik miejsc użytkowania
NotyOdsElem	Elementy noty odsetkowej
NotyOdsNag	Nagłówki dokumentów not odsetkowych
Obroty	Tabela pomocnicza zawierająca zagregowane obroty na kontach
OkresoweElem	Elementy definicji schematów księgowań okresowych
OkresoweHarmonogram	Harmonogram pozycji księgowań okresowych
OkresoweNag	Definicje schematów księgowań okresowych – nagłówki
OkresyObrach	Definicje okresów obrachunkowych
PodmiotyView	View serwerowe zawierające listę wszystkich podmiotów
PlikiJPK	Zawartość plików JPK
PracEtaty	Dane personalne pracowników i wspólników
PracKod	Tabela podstawowa danych pracowników i wspólników
PracPitDzialalnosci	Nowa tabela dla kwot indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitKwoty	Kwoty indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitMies	Zakresy miesięczne dla kwot indywidualnych wspólnika
Pracidx	Tabela pomocnicza danych pracowników i wspólników
Progi	Indywidualne progi i stawki podatkowe pracowników i wspólników
PrzeszacWalutElem	Pozycje dokumentu przeszacowania walut
PrzeszacWalutNag	Nagłówki dokumentów przeszacowania walut
SchematPlatnosci	Rachunki bankowe kontrahentów i schematy płatności dla pracowników
SchKsiElem	Elementy schematów księgowych
SchKsiNag	Nagłówki schematów księgowych
SchKsiRelac	Schematy księgowe stowarzyszone
SzDekElem	Elementy dokumentów szablonu dekretacji
SzDekNag	Dokumenty szablonu dekretacji
Trwale	Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
TrwaleAIElem	Elementy arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych
TrwaleAINag	Nagłówki arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych
TrwaleAtrybuty	Wartości atrybutów środków trwałych i WNiP
TrwaleHist	Dokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja, ulepszenie, przeszacowanie)
TrwaleHistPowiazania	Tabela powiązań dokumentów środków trwałych z dokumentami (rejestru VAT i ewidencji dodatkowej)
TrwaleMaska	Miesiące dla amortyzacji sezonowej
TrwaleMiejscaUzytkowania	Miejsca użytkowania środków trwałych
TrwaleOsobyOdpowiedzialne	Osoby odpowiedzialne za środek trwały

Zasady ochrony danych

Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych. Zawiera również zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby, fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu). W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.

Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach informatycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych (Art. 71).

Ponadto program:

Kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
Pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. Z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazujących (swoiste polecenie księgowania) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają (art. 20 ust. 5 pkt 2) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.
Zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzanych danych oraz kompletności i identyczności zapisów (art. 20. ust. 5 pkt. 3). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym (czy użytkownik nie popełnił błędu np. W składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawiają się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.
Zapewnia trwałość zapisów – zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23). Program komputerowy musi zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25).
Umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
Pozwala na przypisanie operatorom zakazów:
- w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:
  - dostępu do przeglądania,
  - dostępu do dodawania zapisów,
  - dostępu do poprawiania własnych zapisów,
  - dostępu do poprawiania cudzych zapisów,
  - dostępu do kasowania własnych zapisów, znajdujących się w buforze,
  - dostępu do kasowania cudzych zapisów,
w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania obrotów i sald na kontach,
blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzanie zapisów księgowych,
blokad dostępu do baz danych.

Wydruki

Wydruki ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, są:

Trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą.
Oznaczone zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub z którą są związane wskutek roli, jaką pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych odpowiadające im zbiory danych.
Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej (koniec wydruku).
Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.
Oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Obowiązki Użytkownika systemu finansowo – księgowego

Ustawa o rachunkowości art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi:

Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- Zakładowy Plan Kont – obejmujący wykaz kont Księgi Głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami Księgi Głównej.
- Wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza o szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg
- Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych. Zawiera ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
- Pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnienia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba.
- Opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych.
- Zasady ochrony danych przed nieuprawnionymi ich zmianami i rozpowszechnianiem oraz zasady starannego przechowywania danych w trakcie używania programu, a także przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71).
- Sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów.

Uwaga

Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w powyższych punktach.

Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek:

Systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych,
Zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych,
Stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych,
Doboru środków ochrony zewnętrznej.