• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Następnie, w zależności od tego, czy chcemy dodać konto na tym samym poziomie czy na niższym, wykonujemy jedno z działań.
  • Jeżeli chcemy dodać konto na tym samym poziomie, naciskamy przycisk Dodaj konto na tym samym poziomie „Plus” lub klawisz <INSERT>.
  • Jeżeli chcemy dodać konto analityczne do danego konta, to korzystamy z przycisku otwierającego menu opcji, gdzie można wybrać Dodaj konto analityczne i znajdującego się obok przycisku Dodaj „Plus” . Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy kolejną część numeru konta.

• Po wprowadzeniu konta należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany, klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.

Scenariusze: Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym?

Aby stworzyć konto rozrachunkowe powiązane z danym Podmiotem (Kontrahenci, Banki, Pracownicy, Wspólnicy, Urzędy):

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Zakładamy konto syntetyczne o statusie rozrachunkowym.
• Zaznaczamy parametr, który decyduje o tym, że dane konto ma charakter słownikowy i wybieramy jakiego podmiotu ono dotyczy czy jest to Kontrahent, Bank, Urząd, Wspólnik, Pracownik.
• Dodatkowo, jeśli chodzi o tworzenie kont rozrachunkowych dla podmiotów, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Automatyczne zakładanie kont słownikowych. W zależności od tego, czy wybierzemy wg Identyfikatora, Kodu, NIP-u, przy księgowaniu dokumentu związanego z danym podmiotem program będzie automatycznie zakładał konta z odpowiednimi rozszerzeniami.

Scenariusze: Jak założyć konto walutowe?

Aby wprowadzić konto walutowe, oprócz podstawowych czynności związanych z założeniem konta należy uzupełnić walutę konta. Wybór konkretnej waluty jest możliwy pod warunkiem, że została ona zdefiniowana w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.

Dodatkowo, dla kont rozrachunkowych dla podmiotów, jest możliwe automatyczne tworzenie subanalityk walutowych. Aby mieć taką możliwość, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik musi zaznaczyć parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych.

Scenariusze: Jak wprowadzić blokadę konta dla danego operatora?

Aby wprowadzić blokadę dla operatora:

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Wybieramy konto syntetyczne, dla którego dany operator ma mieć blokadę dostępu.
• Wchodzimy na zakładkę [Dodatkowe] i po ustawieniu się na Zakazach, po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>, wybieramy kod operatora z listy operatorów.

• Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Zlecenia serwisowe jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe.
• Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu.
• Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów.
• Zasady tworzenia schematów numeracji oraz numerowania dokumentów zostały dokładniej opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Konfiguracja systemu.
• Kontrahent – domyślnie każde zlecenie serwisowe dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola: nazwa kontrahenta (wszystkie trzy linie), ulica, numer domu, miejscowość, kod pocztowy, telefon, e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji jednak zmiana danych kontrahenta na formularzu zlecenia nie powoduje zmiany na kartotece kontrahenta.Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza zlecenia w module Comarch ERP Optima Serwis należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów).
  W sytuacji, gdy na zleceniu serwisowym wybraliśmy kontrahenta, określiliśmy czynności do wykonania oraz części do pobrania a następnie zmieniamy kontrahenta wówczas program pyta czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji. Jeżeli wybierzemy Tak na zleceniu zaktualizują się dane kontrahenta oraz ceny dla czynności i części.

• Odbiorca – poprzez wybranie przycisku można wskazać jako odbiorcę zlecenia Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta. Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:
  • Jeśli na zleceniu Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z karty urządzenia.
  • Jeśli na zleceniu Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.
• Osoba zlecająca (Kontrahenta/ Odbiorcy) – w polu można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane osób wprowadzonych na karcie Kontrahenta/ Odbiorcy, na zakładce [Dodatkowe], w tabeli Przedstawiciele. Oprócz imienia i nazwiska osoby zlecającej na zleceniu prezentowane są także jej dane kontaktowe.

Użytkownik może wprowadzić imię i nazwisko oraz telefon osoby zlecającej, wpisując te dane bezpośrednio w odpowiednie pola na zleceniu.

Jeżeli na zleceniu serwisowym zostanie wypełnione pole Osoba zlecająca i zostanie utworzone zdarzenie CRM skojarzone z tym zleceniem serwisowym, to dane z pola Osoba zlecająca są przenoszone na Formularz Kontaktu CRM w pole Osoba kontaktowa.

•   – Wyślij e-mail na adres: – Przycisk aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny podmiotu/ osoby zlecającej. Funkcja pozwala na wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio na wskazany (po ustawieniu kursora na przycisku) adres e-mail.
• Telefon – pole ma formę rozwijanej listy z wszystkimi numerami telefonu, przypisanymi do podmiotu lub osoby zlecającej. Użytkownik ma ponadto możliwość wpisania odpowiedniego numeru telefonu bezpośrednio w pole na formularzu zlecenia.
  Obok pól z numerem telefonu dostępny jest przycisk  – Zadzwoń/Wyślij SMS, dzięki któremu możliwe jest wysłanie wiadomości SMS pod wskazany Telefon podmiotu/ osoby zlecającej.
  
  Uwaga

  Funkcja Wyślij SMS działa tylko w przypadku współpracy z modułem CRM. 
  
  Tworząc szablony Wiadomości SMS z poziomu zlecenia serwisowego użytkownik ma do dyspozycji makra takie jak:

Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym – makro zwraca nazwę urządzenia, wybranego na zleceniu;

Wartość zlecenia serwisowego – makro zwraca wartość brutto pozycji przeznaczonych do zafakturowania;

Waluta dokumentu – makro zwraca symbol waluty ze zlecenia serwisowego.

• Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
• Urządzenie – umożliwia powiązanie karty urządzenia ze Zleceniem serwisowym. Po wskazaniu serwisowanego urządzenia na formularzu zlecenia uzupełniane są informacje o Kontrahencie i Odbiorcy zgodnie z informacjami na karcie urządzenia.

• Po prawej stronie znajduje się ikona Atrybuty urządzenia. Poprzez wciśnięcie przycisku wyświetlana jest lista atrybutów urządzenia wskazanego na zleceniu. W przypadku zleceń otwartych istnieje możliwość edycji listy. Jeżeli użytkownik wprowadzi wartości atrybutów inne niż te zdefiniowane na karcie urządzenia, pojawi się komunikat Czy aktualizować wartości atrybutów na karcie urządzenia? (TAK/NIE). Potwierdzenie „TAK” spowoduje, że na karcie słownikowej urządzenia wartość atrybutu zostanie zaktualizowana.

Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez podanych wartości tych atrybutów. Przy próbie zamknięcia zlecenia, w przypadku nie wypełnionych wartościach atrybutów obowiązkowych pojawi się komunikat Nie ustalono wartości dla atrybutu obowiązkowego!. Aby zapisać zlecenie należy wprowadzić wartości przynajmniej dla atrybutów obowiązkowych.

• Magazyn – na nowe zlecenie proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny], która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Na wskazany magazyn przesuwane będą części wykorzystywane podczas wykonania zlecenia. Na zleceniu pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM.
• Data przyjęcia – na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy lub po naciśnięciu w polu data przyjęcia.
• Data realizacji – pozwala ustalić datę, kiedy realizacja zlecenia powinna zostać zakończona. Na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca.
• Data zamknięcia – jest automatycznie zapamiętywana w momencie zamykania zlecenia.
• Planowany czas realizacji – określa, jaki jest planowany czas przeznaczony na realizację zlecenia (domyślnie proponowana jest wartość 0, maksymalnie możliwe jest wprowadzenie czasu 9999h).
• Priorytet – dla każdego zlecenia należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Domyślnie proponowany jest priorytet najwyższy.
• Prowadzący – osoba odpowiedzialna za dane zlecenie. W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że inna osoba wpisuje zlecenie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zlecenie powinna uzupełnić informacje dotyczące operatora. Kod operatora można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.
• Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
• Waluta – waluta, w jakiej rejestrowane jest zlecenie.
• Płatność:
  • kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
  • ustalona – na dokumenty powstałe przy realizacji zlecenia przenoszona jest (niezależnie od ustawień kontrahenta) forma płatności, wskazana na zleceniu.
  • Jeśli ustalona forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawia się parametr do zaznaczenia Ustaw termin na: … 
    W przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – na dokumenty powstałe w wyniku realizacji zlecenia (w pole Termin) przenoszona jest data, wskazana na formularzu. Jeśli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności jest on ustawiany w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności w Konfiguracji.

• Dokument – schemat numeracji dla e-maili wychodzących (schemat definicji numeracji można zdefiniować w Konfiguracji/ program/ definicje dokumentów/ CRM/ wiadomość wychodząca).
• Numer – numer wiadomości nadany wg wybranego schematu numeracji. Do momentu zapisu wiadomości w polu numer wyświetla się AUTO.
• Podmiot – lista podmiotów, które występują w bazie danych czyli kontrahenci, banki, urzędy, pracownicy. Pole jest wypełniane tylko przy wysyłce z formularza dokumentu, w przypadku wysyłki z listy pole jest puste.
  Dotyczy wersji: 2018.6.1

  Pole uzupełnia się automatycznie jeśli na formularzu wiadomości w polu DO: zostanie wpisany adres e-mail, który jest powiązany z podmiotem.

• OD – lista aktywnych kont pocztowych, do których przypisany jest zalogowany operator

• DO/ DW/ UDW – pola, do których należy wpisać adres e-mail odbiorcy wiadomości (większą ilość adresów należy rozdzielić średnikami). W przypadku wysyłki z  formularza dokumentu, adres e-mail jest automatycznie pobierany z karty podmiotu do pola Do pobierany jest adres e-mail z karty Nabywcy. Jeśli zamówienie pochodzi z e-sklepu i wystawione jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! wówczas adres mailowy pobierany jest z formularza dokumentu z sekcji Odbiorca. Dodatkowo pole DO/ DW/ UDW wyświetla okno Książka adresowa (więcej na temat książki adresowej opisane powyżej w punkcie 1). Kolejne pola to Temat wiadomości oraz Treść wiadomości.

• Nazwa pliku
• Rozmiar – wyświetla rozmiar pliku odczytany z właściwości pliku, a więc jeszcze przed zapisem/ wysłaniem wiadomości
• Rozmiar w bazie – wyświetla rozmiar pliku/ dokumentu zapisany w bazie programu.

• Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
• Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
• Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.

• Akcja – zawierającą informację o zdarzeniu wykonanym dla wiadomości (możliwe akcje to m.in. utworzono, odebrano/przypisano, przeczytano, wysłano, załatwiono, zmiana folderu na…),
• Operator – dla którego konta została wykonana akcja,
• Data – data i godzina wykonania akcji,
• Komentarz – dodatkowa informacja, jaka została wprowadzona w momencie oznaczania wiadomości jako załatwionej lub podczas przekazywania – opcje dostępna z poziomu wiadomości w górnym pasku menu. W przypadku kont protokołem IMAP, komentarze będą widoczne wyłącznie lokalnie, nie zostaną przeniesione na serwer pocztowy. Zmiany wykonane na serwerze pocztowym (np. przeniesienie wiadomości do innego folderu) są zapisywane w historii danej wiadomości jedynie, gdy foldery w których zachodzą zmiany są subskrybowane.

• tabela z dokumentami powiązanymi
• możliwość powiązania z kontaktem CRM
• możliwość powiązania z dokumentem w Bibliotece

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
• [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
• [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać.
• [Części] – zawiera informacje o wykorzystanych częściach.
• [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
• [Dokumenty] – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
• [Opis] – zawiera opis oraz status zlecenia.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

 – Zapisz zmiany,

  – Anuluj zmiany.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

 – Wydruk,

 – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – Podczas wysyłania wydruku Przyjęcia do serwisu/ Wydania z serwisu do maila w wiadomości pocztowej automatycznie uzupełniany jest adres Kontrahenta ze zlecenia. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego).

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Kontakty CRM

 – Wartość zlecenia (dla kosztorysowania) – przycisk umożliwia wyliczenie wartości netto, brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia oraz pokazuje koszt poniesiony przy realizacji zlecenia wraz z uzyskaną marżą. W oknie tym wartości usług i części wyrażone są w walucie zlecenia, natomiast koszt i  marża są wyrażone w  walucie systemowej PLN i wyliczane w oparciu o wartości PLN wprowadzonych czynności i części.

• Usługi na FA/PA – wartość czynności z zakładki [Czynności] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Usługi pozostałe – wartość czynności z zakładki [Czynności] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na RW – wartość części pobrana z zakładki [Części] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na FA/PA – wartość części pobrana z zakładki [Części] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Koszt – całkowity koszt dla związanych ze zleceniem czynności i wykorzystanych części.
• Marża – różnica pomiędzy wartością netto PLN i kosztem.
• Marża[%] – marża podana w procentach.

• wydruk i podgląd wiadomości
• pisownia – sprawdzanie pisowni
• parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
• poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
• wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
• znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
• formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
• inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.

• Numer dokumentu – numer zlecenia zgodny z przyjętym schematem numeracji.
• Dokumenty – pole to określa stan danego zlecenia. Pole to może przyjmować następujące wartości
  • Puste pole statusu oznacza, że z tym zleceniem nie jest związany żaden inny dokument.
  • MM oznacza, że zlecenie jest powiązane z Przesunięciem Międzymagazynowym.
  • ZD oznacza, że zlecenie jest powiązane z Zamówieniem u Dostawcy.
  • PA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
  • FA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
  • WZ/ RW informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
• Realizacja – status w kolumnie uzależniony jest od stanu zafakturowania/ wykorzystania pozycji znajdujących się na zleceniu. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • Przyjęte pole statusu oznacza, że ze zleceniem nie została powiązana żadna pozycja (czynność lub część).
  • W realizacji – status nadawany jest w chwili wprowadzenia pierwszej czynności/ części na zlecenie.
  • Zrealizowane oznacza, że wszystkie czynności są zakończone (i ewentualnie zafakturowane), a wszystkie części zostały wykorzystane (RW, FA).

• Kontrahent – pełna nazwa kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia.
• Data przyjęcia – data przyjęcia zlecenia.
• Data realizacji – planowana data realizacji zlecenia.

Znak  umieszczony obok daty realizacji oznacza zlecenie przeterminowane lub zadanie, którego termin przypada na dziś.

• Status zlecenia – informacja o statusie wybranym na zleceniu. Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które później będą dostępne na formularzu zlecenia. Lista statusów znajduje się w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
• Magazyn – informacja o magazynie wybranym na zleceniu.
• Opis – tekst opisu z Formularza zlecenia serwisowego.

Na liście zleceń ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście.

Lista ta składa się z następujących kolumn:

• Adres dod. – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
• Brutto – wartość brutto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
• Brutto FS – wartość brutto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
• Brutto FS PLN – wartość brutto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FS/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Brutto PLN – wartość brutto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Czas realizacji – całkowity planowany czas realizacji, zlecenia.
• Data zamknięcia – data zamknięcia zlecenia. Pojawia się tylko dla zleceń zrealizowanych.
• Kategoria – kategoria skojarzona ze zleceniem, pobierana z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży. W przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
• Kod Kontrahenta – kod Kontrahenta wybrany na zleceniu.
• Miasto – nazwa miasta Kontrahenta.
• Netto – wartość netto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
• Netto FS – wartość netto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
• Netto FS PLN – wartość netto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FS/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Netto PLN – wartość netto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
• Odbiorca – pełna nazwa odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia, na zakładce [Kontrahent].
• Odbiorca – Adres dod. – dodatkowy adres Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
• Odbiorca – Kod – kod Odbiorcy wybrany na zleceniu, na zakładce [Kontrahent].
• Odbiorca – Miasto – nazwa miasta Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
• Odbiorca – Telefon – telefon Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
• Odbiorca – Ulica – nazwa ulicy Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
• Osoba zlecająca – imię i nazwisko Osoby zlecającej, wskazanej na Formularzu zlecenia.
• Priorytet – priorytet określony dla zlecenia.
• Prowadzący – kod Operatora wskazany na zleceniu, w polu Prowadzący.
• Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
• Telefon – telefon Kontrahenta wybranego na zleceniu.
• Ulica – nazwa ulicy Kontrahenta wybranego na zleceniu.
• Urządzenie – kod urządzenia, które zostało wybrane na zleceniu.
• Waluta – symbol waluty w jakiej wystawiono zlecenie.

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do zlecenia na zakładce [Atrybuty].

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

  – Dodaj,

  – Zmień,

  – Usuń – Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy zlecenie nie zostało jeszcze zamknięte. Istnieje możliwość odblokowania zlecenia – zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.

 – Zamknij.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

 – Wydruk,

 – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Wykres,

 – Eksport do programu Ms Excel,

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Kontakty CRM – za pomocą przycisku możliwe jest wyświetlenie listy kontaktów CRM lub listy wiadomości e‑mail kontrahenta (ze zlecenia aktualnie podświetlonego na liście). Przycisk jest dostępny, jeżeli użytkownik posiada moduł Comarch ERP Optima CRM.

Szczegółowy opis przycisków oraz zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Lista zbudowana jest z dwóch zakładek:

• [Wg numeru] – lista zleceń. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
• [Wg atrybutów] – lista zleceń wg poszczególnych atrybutów lub dotyczących tylko jednego wybranego atrybutu.

W zależności od stanu zlecenia na liście zaznaczone są kolorami:

• zielony – oznacza zlecenie jeszcze nie zamknięte,
• czarny – oznacza zlecenie zamknięte.

Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zleceń wg warunków zadanych przez użytkownika: Filtruj  , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.

• Status zlecenia – można wybrać z listy. Listę statusów zleceń użytkownik może definiować sam wg własnych potrzeb w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
• Serwisant – lista zleceń może zostać ograniczona do wybranego serwisanta. Jeżeli pole jest puste to uwzględniane są wszystkie zlecenia bez względu na serwisanta. Program filtruje listę zleceń uwzględniając czynności wpisane na zlecenia. Jeżeli użytkownik poda serwisanta, wówczas program wyfiltruje wszystkie zlecenia, na których dany serwisant na przypisaną czynność do wykonania. Serwisantem może być operator lub pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Na liście zleceń wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu strzałki obok pola.
• Data zamknięcia – po zaznaczeniu można określić zakres dat zamknięcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
• Planowany czas realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanego czasu realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu czasu.
• Data przyjęcia zlecenia – po zaznaczeniu można określić zakres dat przyjęcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
• Planowana data realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanej daty realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
• Do zafakturowania – filtrowanie dokumentów w zależności od typu dokumentów, jakie jeszcze pozostały do wygenerowania w związku z realizacją zlecenia.
• Urządzenie – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium urządzenie związane ze zleceniem serwisowym.
• Cennik – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium kartę cennikową. Spowoduje to wyświetlenie tych zleceń, na których wykorzystane są czynności i części powiązane z tą kartą cennikową.
• W przypadku jeżeli urządzenia serwisowe na swoich kartach są powiązane z kartami cennikowymi to po wybraniu towaru filtrowane są zlecenia dla urządzeń, które są powiązane z tym towarem.
• Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zleceń ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla zleceń (Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list pole powinno być puste.
• Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zleceń, do których powinna być zawężona lista.
• Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nie aktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.
• Kontrahent – można wpisać kod kontrahenta „z ręki” lub wybrać z listy. Domyślnie każde zlecenie dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu rozwinięcia obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.
• Osoba zlecająca – zlecenia serwisowe można filtrować wg osoby zlecającej tylko dla danych pobranych z karty Kontrahenta, czyli wyboru z listy rozwijalnej. Na formularzu zlecenia można wpisać „z ręki” dane.
• Stan – zamknięte/ otwarte/ wszystkie – lista filtrowana względem faktu zamknięcia zlecenia (kolor zielony na liście– zlecenie otwarte, czarny – zamknięte).

– Przekształcenie do faktury – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury.

– Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury.

– Przekształcenie do RW – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu RW na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel.

– Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel.

Zasady przekształcania zlecenia do innych dokumentów są opisane w odrębnym rozdziale.

Na zakładce [Wg atrybutów] – dane dotyczące zleceń serwisowych filtrowane są wg atrybutów zapisanych na zakładce [Atrybuty] na formularzu zlecenia serwisowego.

Lista zleceń serwisowych, zakładka [Wg atrybutów] zbudowana jest z takich samych kolumn jak zakładka [Wg numerów]. Dodatkowo znajdują się kolumny: atrybut, wartość atrybutów.

• Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane zlecenia serwisowe.
• Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).

Zarówno pole Atrybut, jak i Wartość mogą pozostać puste:

• jeśli użytkownik nie wypełni żadnego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek Atrybut,
• jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany Atrybut, niezależnie od wartości,
• jeśli użytkownik wypełni pole Atrybut oraz Wartość – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie wykorzystano wybrany Atrybut o wskazanej wartości.

• Data – wstawia datę wystawienia z dokumentu
• Do zapłaty/ zwrotu – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) jaka jest na dokumencie.
• Do zapłaty/ zwrotu w walucie obcej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie obcej jaka została na dokument.
• Do zapłaty/ zwrotu w walucie systemowej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie systemowej jaka obowiązuje w programie.
• E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu
• ID – ID dokumentu, numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie
• Kwota z dokumentu – kwota dokumentu z zakładki Ogólne
• Nazwa – wykorzystywane: w przypadku kontrahenta – nazwa kontrahenta, w przypadku przedstawiciela przy mailingu seryjnym, imię i nazwisko przedstawiciela
• Nazwa wydruku – nazwa wydruku
• Numer dokumentu – numer dokumentu, z formularza którego będzie wysyłana wiadomość
• Numer dokumentu KSeF – numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF
• Opis – wzależności od formularza dokumentu będzie wstawiony opis. Przykładowo w przypadku deklaracji będzie to okres za jaki jest deklaracja a w przypadku dokumentów handlowo-magazynowych będzie to numer dokumentu ( nr obcy) itd.
• Podmiot – Kod – kod podmiotu
• Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu
• Termin płatności – termin płatności z dokumentu
• Numer rachunku dla płatności – numeru rachunku bankowego powiązanego z formą płatności dokumentu załączonego do wiadomości e-mail.
• Link do płatności (Zapłać teraz) – W przypadku gdy dla faktury sprzedaży został pobrany link do płatności z Comarch Apfino, wówczas na wiadomości mailowej dla tego dokumentu w miejscu makra pojawi się link do płatności.
• Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument
• Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczony jest dokument

W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:

• Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
• Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
• Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
• Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
• Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.

Dodatkowo jest możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr. W tym celu dostępne są również makra pozwalające odwołać się do identyfikatora podmiotu oraz dokumentu.

Są to:

• Id dokumentu
• Podmiot – Id
• Podmiot – Typ
• Typ dokumentu

• Nazwa szablonu – nazwa wzorca e-mail, która będzie wyświetlana na liście szablonów. Pole jest obowiązkowe.
• Opis – możliwość wpisania dodatkowego opisu.
• Temat – wpisany temat jest przenoszony do treści e-maila w pole tytuł.
• Treść – dowolny tekst z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze, przenoszony do treści e-maila.
• DO, DW, UDW – możliwość wskazania jednego lub kilku adresów (rozdzielonych średnikami), na które wysyłane będą wiadomości e-mail z danym szablonem.

Szablon wiadomości daje możliwość wskazania domyślnego pola z adresem e-mail. W polach DO, DW, UDW można wskazać adres poprzez ręczne wpisanie, wybór adresu z książki adresowej lub za pomocą funkcji GetSQL.

Dedykowane wzorce wiadomości, mogą być wysyłane zawsze do tych samych osób lub za pomocą funkcji GetSQL umożliwiono dynamiczne dodawanie adresów – np. do określonego szablonu będzie można pobierać zawsze adres domyślnego przedstawiciela, operatora-opiekuna, odbiorcy.

Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, automatycznie do pola Do pobierany jest adres e-mail z karty Nabywcy. Jeśli zamówienie pochodzi z e-sklepu i wystawione jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONY! wówczas adres mailowy pobierany jest z formularza dokumentu z sekcji Odbiorca. Jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polach DO, DW, UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w polach DO, DW, UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości.
W przypadku nieprawidłowej funkcji GetSQL, pole adresowe pozostaje puste.

Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione jest pole UDW, wówczas adres UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polu UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w pole UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości.

• Przypisz nadawcę do szablonu – możliwość wskazania domyślnego adresu nadawczego dla wiadomości wysyłanych z użyciem danego szablonu. Po zaznaczeniu opcji i wskazaniu adresu z spośród kont e-mail skonfigurowanych w programie. Na liście dostępne są wyłącznie adresy aktywne, których operator tworzący szablon jest użytkownikiem (lub opiekunem).