• za jaki okres ma zostać wykonane przeszacowanie, poprzez wskazanie dla parametru Przeszacowanie walut na koniec opcji: miesiąca, kwartału lub okresu obrachunkowego (opcja domyślnie zaznaczona).
• w jaki sposób ma zostać zaksięgowane przeszacowanie na początek okresu, poprzez wybór dla parametru Księgowanie dokumentów przeszacowania walut na początek okresu opcji:
  •  stornem czerwonym – umożliwia księgowanie na początek okresu po tej samej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem minus. Opcja domyślnie zaznaczona.
  • stornem czarnym – umożliwia księgowanie na początek okresu po przeciwnej stronie konta, co zapisy wygenerowane na koniec okresu, ze znakiem plus.

• wszystkich,
• niezaksięgowanych na końcu okresu,
• niezaksięgowanych na początku okresu,
• zaksięgowanych na końcu okresu,
• zaksięgowanych na początku okresu.

Co należy wiedzieć o dokumentach PW

Przyjęcie wewnętrzne to operacja wykonywana wewnątrz firmy. Nie powoduje ona powstania płatności ani naliczenie podatku VAT, ma za to bezpośredni wpływ na ilość i wartość zasobu w magazynie.

Po wyborze opcji w menu Handel/ Magazyn (Inne)/ Przyjęcia wewnętrzne zostanie wyświetlona lista przyjęć wewnętrznych i ich korekty.

Lista ta zawiera również dokumenty, które są wynikiem zamknięcia inwentaryzacji. PW powstałe w celu ustalenia stanu (inwentaryzacja) w kolumnie status oznaczone są symbolem AI. Dokumentów tych nie można korygować ilościowo, ani anulować. Możliwe jest natomiast wykonanie korekty wartości (ceny) dla takich dokumentów.

Lista przyjęć wewnętrznych

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:

 Korekta przyjęcia wewnętrznego – możliwe jest korygowanie ilości lub wartości przyjęcia wewnętrznego. Zasady tworzenia korekt zostały opisane w artykule Dokumenty korygujące.

 Księgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów PW należy je najpierw zaznaczyć i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w odrębnym rozdziale.

– Operacje seryjne umożliwiające:

• dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
• zmianę kategorii dokumentu.

Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Lista Przyjęć Wewnętrznych informuje o numerze, dacie wystawienia dokumentu, magazynie na który towar został przyjęty, kontrahencie, od którego towar został przyjęty, mieście z którego pochodzi kontrahent i o wartości dokumentu.

Ponadto na liście widoczny jest Status dokumentu – symbol AI oznacza, że dokument związany jest z inwentaryzacją. Jeżeli w polu pojawia się wartość Anulowano oznacza to, że dokument został anulowany.

Wpisując nowy dokument lub edytując istniejący na ekranie wyświetla nam się formularz przyjęcia wewnętrznego. Zbudowany on jest z zakładek.

Formularz RW

Dokumenty rozchodów wewnętrznych znajdują się na liście RW dostępnej w menu głównym Handel/ Magazyn (Inne)/ Rozchody wewnętrzne.

Formularz RW: zakładka [Ogólne]

Informacje, jakich dostarcza nam ta zakładka, dotyczą kontrahenta, numeru i pozycji rozchodowanych z magazynu na jego podstawie.

Dokument – schemat numeracji dokumentu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Rozchody wewnętrzne. W programie dla rozchodów wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Numer – numer kolejny dokumentu nadany zgodnie z podanym wcześniej schematem.

Kontrahent – kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie RW dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!.

Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii rozchodowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dopisać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

Magazyn – kod magazynu, z którego następuje wydanie towaru. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą wydania towaru z magazynu.

Razem netto – łączna wartość netto całego dokumentu

Bufor – po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. RW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji. Przerwę w numeracji można uzupełnić przez „ręczne” wpisanie brakującego numeru.

Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu faktury zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

Formularz RW: zakładka [Kontrahent]

Zakładka ta dostarcza informacji o odbiorcy. Wyświetlana jest tutaj między innymi pełna nazwa kontrahenta, jego adres, numer NIP. Wszelkie wprowadzone tu zmiany dotyczące kontrahenta np. korekta adresu, będą dotyczyły wyłącznie tego dokumentu, nie spowodują zmiany na karcie kontrahenta.

W polu Opis możemy odnotować dodatkowe informacje związane z kontrahentem czy rozchodowanym towarem. Warto pamiętać, że pole to może być wykorzystywane przy sortowaniu dokumentów.

Formularz RW: zakładka [Dokumenty]

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym RW dokumentów.
Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami zgodnie ze standardami w programie.
Lista ta składa się z kolumn:

Numer – numer dokumentu skojarzonego z RW.

Typ – dokumentu skojarzonego z RW. Pole to może przyjmować wartość:

• KOR – korekta do dokumentu RW,
• AI – arkusz inwentaryzacyjny, który posłużył do utworzenia RW,
• FZ – jeśli RW powstało na podstawie korekty dokumentu pierwotnego FZ,
• DEK – dekret księgowy.
• FS/PA – jeśli RW powstało w wyniku przekształcenia dokumentu handlowego z usługą złożoną z zaznaczonym parametrem Pobranie składników na FS/PA.

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z RW.

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym rozchodem wewnętrznym

Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z rozchodem wewnętrznym.

Co należy wiedzieć o dokumentach RW

Po wyborze opcji w menu głównym Handel/ Magazyn (Inne)/ Rozchody wewnętrzne zostanie wyświetlona lista dokumentów rozchodów wewnętrznych i ich korekty.

Rozchody wewnętrzne to dokumenty przedstawiające ruch towaru wewnątrz firmy. Mają one wpływ na wartość magazynu. Często wykorzystywane są do udokumentowania strat czy pobrania towaru z magazynu na okres próby, wypożyczenia. Lista ta zawiera także dokumenty RW powstałe w wyniku zamknięcia inwentaryzacji oraz tworzone automatycznie po przekształceniu do dokumentów magazynowych faktury lub paragonu, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA.

Rozchód wewnętrzny (zatwierdzony lub w buforze) wpływa na stan towaru, pomniejszając ilość w magazynie i ilość dostępną.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista dokumentów RW

Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są:

 Korekta rozchodu wewnętrznego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korekta może dotyczyć jedynie na trwale zapisanego dokumentu. Nie można korygować dokumentów o statusie AI (powstałych po zamknięciu inwentaryzacji). Zasady opisane są w rozdziale Korekta Rozchodu Wewnętrznego.

 Księgowanie wg schematu – w celu zaksięgowania dokumentów RW należy je najpierw zaznaczyć i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

– Operacje seryjne umożliwiające:

• dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
• zmianę kategorii dokumentu.

Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Dokumenty RW mogą otrzymać status:

• Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
• FA, PA – jeżeli powstały w wyniku rozchodowania składników sprzedanej usługi złożonej,
• AI – jeżeli powstały w wyniku zamknięcia inwentaryzacji – takich RW nie można usuwać, korygować ani anulować.

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.

• kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
• kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas kontrahent ten jest proponowany jako Odbiorca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.

• Netto – program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT.
• Brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.

Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.

W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji, blokowana jest możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT. Aby zmienić algorytm naliczania podatku VAT na WZ w buforze, na którym są już pozycje należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto na dokumentach zawierających pozycje. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Parametr ten ma również zastosowanie w przypadku zmiany kontrahenta na dokumencie, który posiada ustalony domyślny algorytm naliczania VAT (netto/brutto) na swojej kartotece.
Rabat – odczytywany jest z listy rabatów związanej z danym kontrahentem i towarem. Pole

Rabat – odczytywany jest z listy rabatów związanej z danym kontrahentem i towarem. Pole to jest każdorazowo przeliczane po dopisaniu nowej pozycji. Zasady udzielania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Jeżeli dla Operatora tworzącego dokument w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry], podzakładka [Handel, Serwis]) zaznaczono parametr Płatność do WZ, wówczas pod rabatem pojawi się dodatkowo parametr Płatność, po zaznaczeniu którego możliwe będzie przyjęcie wpłaty gotówki za wydawany towar. Więcej informacji o tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych.

Razem brutto – łączna wartość brutto WZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

Netto – łączna wartość netto WZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

U samej góry zakładki [Ogólne] formularza dokumentu WZ znajdują się znaczniki Bufor i FS.

Bufor – informuje o sposobie zapisu dokumentu.

• jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu,
• jeśli parametr jest odznaczony (puste pole), następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Wszystkie dokumenty WZ (zatwierdzone i w buforze) powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie.

FS – znacznik odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie Faktury Sprzedaży

• jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Wydania Zewnętrznego powoduje utworzenie Faktury Sprzedaży. Faktura ta jest w buforze, modyfikacji podlegają dane kontrahenta, forma i termin płatności.
• jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Wydania Zewnętrznego nie powoduje powstania Faktury Sprzedaży. Użytkownik może przekształcić w późniejszym czasie kilka dokumentów WZ do jednej Faktury Sprzedaży.

• Anulowaniu skojarzonych dokumentów (PW/ RW)
• Usunięciu powiązania pomiędzy AI i dokumentami wewnętrznymi.

• wg kodu towaru – do pliku wyeksportowane zostaną dane w formacie: KOD_TOWARU;ilość
• wg kodu EAN – do pliku wyeksportowane zostaną dane w formacie: KOD_EAN;ilość