Formularz karty operatora – zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] kartoteki operatora podajemy następujące informacje:

Identyfikator – jest to kod, wg którego operator jest identyfikowany w systemie. Najczęściej stosuje się tu inicjały lub skrót imienia.

Imię i nazwisko – pełne imię i nazwisko operatora.

Firma startowa – nazwa firmy, która jest domyślnie uruchamiana dla operatora (można ją wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Firma).

Karta operatora – zakładka Ogólne

Konto domenowe – możliwość wskazania konta domenowego w systemie Windows do Operatora w Comarch ERP Optima w celu ułatwienia logowania do programu. Po uzupełnieniu tego pola uruchamiając program pomijane jest okno logowania do Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe, Rejestrator Czasu Pracy, Comarch ERP Optima Detal, Comarch ERP Optima Przypominacz oraz Comarch ERP Optima Migrator. Przy logowaniu automatycznym operator będzie pobierał licencje na wszystkie moduły, jakie są dla niego zaznaczone na jego karcie. Automatyczne zalogowanie operatora ma miejsce tylko i wyłącznie w przypadku, gdy program jest uruchamiany. Jeżeli zalogowany automatycznie operator wybierze Start/ Logowanie (bądź Zmiana firmy), pokazane zostanie standardowe okno logowania. Jeżeli w systemie Windows nie funkcjonuje mechanizm domeny, funkcja nie będzie mogła być wykorzystana.

Opis – pole umożliwiające zamieszczenie opisu dotyczącego operatora.

E-mail – w tym polu istnieje możliwość uzupełnienia adresu email Operatora oraz możliwość wysłania maila.

Jeżeli zalogowany Operator ma w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane konto pocztowe i pobrał licencję na moduł CRM, wówczas wciśnięcie przycisku  – wyślij pocztę powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w module CRM. Jeżeli nie korzysta z modułu CRM, wówczas podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.

Telefon – pole umożliwiające wpisanie numeru telefonu. Wykorzystywane przez funkcjonalność subskrypcji SMS w module Analizy BI.

Administrator – operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.

Konto zablokowane – jeżeli konto operatora zostało zablokowane, wówczas nie ma możliwości zarejestrowania się w programie na konto takiego operatora.

Operator używa modułów – na formularzu operatora znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie Comarch ERP Optima modułów. Jeśli operator ma uprawnienia administratora – ma możliwość zaznaczenia, które moduły powinny być dostępne dla poszczególnych operatorów. Podczas uruchamiania programu po wpisaniu kodu operatora program sprawdza, które moduły powinny być dla niego udostępnione.

Zawartość menu głównego programu zależy od posiadanych modułów, przykładowo:

Faktury – menu obejmuje funkcje: faktury sprzedaży, faktury proforma, paragony, faktury zakupu oraz sprzedaż dedykowaną, łatwą sprzedaż oraz łatwe zakupy.

Faktury i Analizy – menu faktur powiększa się o Rezerwacje Odbiorcy i Zamówienia Dostawcy – z prawem do podglądu wymienionych list.

Handel –  w  Ogólne/ Inne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z menu Handel istnieje dodatkowo możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy i Zamówień u dostawcy oraz wszystkich dokumentów magazynowych (BO, WZ, PZ, RW, PW).

Warto pamiętać, że jeśli zaznaczone będą moduły, które nie zostały wykupione – cały system pracować będzie w wersji startowej (tzn. zakres dat na zapisach w poszczególnych modułach nie będą mogły przekroczyć 30 dni).

Włączenie modułu Analizy powoduje pojawienie się dodatkowego parametru:

Pełne menu dla modułu Analizy – jeśli parametr jest wyłączony, wówczas program pokazuje menu tylko dla modułów, które zostały zaznaczone przez użytkownika (czyli na które użytkownik ma licencję). Jeśli parametr włączymy, wówczas w menu programu będą również pokazywane pozycje wszystkich dostępnych w programie modułów – również tych nie zaznaczonych w konfiguracji. Dane z niezaznaczonych tych modułów będą dostępne tylko w trybie tylko do odczytu. Operator, który zaloguje się do Analiz z zaznaczonym parametrem Pełne menu dla modułu Analizy w Informacjach bieżących (panel boczny) ma dostęp do tych zestawień, które zostały zaznaczone na karcie operatora, na zakładce [Informacje].

Moduły Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus różnią się od siebie zakresem funkcjonalności – ten drugi jest bardziej rozbudowany i przeznaczony dla firm zatrudniających powyżej kilkudziesięciu osób. Moduły księgowe to Księga Podatkowa, Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus. Ta ostatnia ma możliwość prowadzenia księgowań walutowych. Wszystkie wprowadzone w sekcji Moduły informacje będą zastosowane dopiero po ponownym uruchomieniu programu.

e-Sprawozdania – zaznaczenie parametru umożliwi zalogowanie operatora do aplikacji Comarch e‑Sprawozdania w nowej wersji, która będzie zintegrowana z Comarch ERP Optima. Jeżeli operator nie będzie miał zaznaczonego tego parametru, wówczas zalogowanie się do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie będzie możliwe.

Comarch PPK – zaznaczenie parametru umożliwia zalogowanie tego operatora do aplikacji Comarch PPK. Dla operatora ADMIN parametr jest domyślnie zaznaczony.

Dostęp tylko do firmy startowej – włączenie tego parametru powoduje, że dany operator nie może podczas uruchamiania programu wybrać z listy dostępnych firm firmy innej, niż ta, która została mu przypisana jako startowa.

Parametry Administrator, Konto zablokowane oraz Dostęp tylko do firmy startowej może ustawiać dla operatorów tylko administrator (operator o uprawnieniach administratora). Administrator nie może zmieniać tych ustawień dla siebie samego.

Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa – zaznaczenie parametru oraz ustawienie na bazie danych (Start/ Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych/ zakładka Archiwum/ parametr: Przypominaj o wykonaniu kopii co … dni) wartości różnej od 0 spowoduje, iż podczas kończenia pracy z programem, zgodnie z ustawieniami, pojawi się okno Przypomnienie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa z możliwością wykonania kopii. Parametr nie jest dostępny w Comarch ERP Optima w Chmurze Standard. Parametr jest automatycznie zaznaczany dla nowo dodawanego operatora z uprawnieniami administratora.

Wyskakujące powiadomienia 

  • Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.

 

Operacje seryjne – parametr operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.

 Wyświetlanie

  • Wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
  • Gdy występują błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.

Podsumowanie:

  • Zawsze – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz to co zostało wykonane prawidłowo,
  • Gdy występują błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.

 

W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:

  • E-mail – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do usług Comarch (Asysta, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów, iKsięgowość24).
  • E-mail dla IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.

W momencie pierwszej próby połączenia z usługą Comarch IBARD lub usługą obsługującą logowanie SSO, po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik  musi wprowadzić tylko hasło.

Logowanie do Comarch IBARD

Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do Comarch IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do Comarch IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło.

Logowanie do Comarch Cloud

Przy pierwszym uruchomieniu usługi, która obsługuje logowanie SSO użytkownik zostanie zapytany o hasło do konta SSO. Po jego wpisaniu i wybraniu Zaloguj lub wciśnięciu <ENTER> nastąpi uruchomienie przeglądarki z wybraną usługą. Po wpisaniu poprawnego hasła w bazie zostanie zapisany token służący do przyszłego uruchamiania wybranej usługi WWW z poziomu Comarch ERP Optima bez konieczności podawania hasła. Po kliknięciu przycisku Uruchom bez logowania istnieje możliwość uruchomienia usługi nie logując się w Comarch ERP Optima – wówczas autentyfikacja użytkownika nastąpi na stronie WWW.

Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu Comarch IBARD lub usługi obsługującej logowanie SSO zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane.

Logowanie operatora do Comarch IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w Comarch IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima. 

  • parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.

Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:

Zmiana hasła – możliwa jest wyłącznie, jeżeli operator otworzył własną kartotekę. Po wciśnięciu przycisku , pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło, oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło, które powinno być odpowiednio silne. Silne hasło powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać litery od a do z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/. Hasło operatora może zawierać do 30 znaków.

Zmiana hasła operatora

Dodatkowo podczas zmiany hasła specjalny pasek informuje o sile wprowadzonego hasła.

Zmiana hasła możliwa jest również z menu Narzędzia/ Zmiana hasła.

Skasowanie hasła – możliwe jest wyłącznie, jeżeli bieżący operator ma uprawnienia administratora. Na kartotece dowolnego operatora może on przez wciśnięcie  skasować jego hasło (w przypadku, jeżeli operator np. zapomniał hasła).

Wprowadził, Zmodyfikował – informacje dotyczące operatora który założył kartę tego operatora, jak i ją zmodyfikował, wraz z datami jej utworzenia i modyfikacji.



Operatorzy – Lista operatorów

Lista operatorów znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Okno zawiera listę operatorów programu. Możliwe do realizacji czynności administracyjne związane z zakładaniem kont dla nowych operatorów to:

 – Dodaj – dodanie nowego operatora,

 – Edycja – zmiana ustawień dla operatora,

 – Usuń – usuwanie operatora z bazy.

Uwaga
Wywołanie akcji usuwania operatora zwróci ostrzeżenie: Usunięcie operatora może doprowadzić do niespójności danych. Jeżeli operator ten aktywnie pracował w Comarch ERP Optima zalecamy zaznaczenie na jego karcie parametru Konto zablokowane. Czy na pewno chcesz skasować operatora? – po wybraniu TAK, operator zostanie usunięty z bazy



Edycja informacji o bazie danych

Po wciśnięciu przycisku   Zmień program wyświetla formularz prezentujący informacje o wskazanej bazie danych.

Część informacji na tym formularzu jest niedostępna do edycji, gdyż są związane ze sposobem utworzenia i zarejestrowania bazy danych (są to informacje takie jak np. nazwa serwera czy nazwa bazy danych na serwerze).

Znaczenie kolejnych pól jest następujące:

Nazwa firmy – jest to nazwa firmy zapisana w pliku systemowym bazy danych.

Opis – opis firmy, może być dowolnie modyfikowany przez użytkownika.

Nazwa serwera – nazwa serwera, na którym utworzona została baza danych.

Nazwa bazy – nazwa bazy danych na serwerze. Zazwyczaj jest ona tworzona przez złączenie przedrostka CDN_ i nazwy firmy.

Nieaktywna – znacznik pozwalający na ustawienie statusu nieaktywności bazy danych. Firma oznaczona jako nieaktywna nie zostanie usunięta z serwera ani wyrejestrowana z programu, ale nie będzie możliwości otwarcia danych takiej firmy.

Dostępna w BI Point – parametr umożliwiający udostępnianie danych z bazy w BI Point. Zaznaczenie tego parametru na bazie danych Klienta jest możliwe jeżeli została zdefiniowana baza firmowa Biura Rachunkowego (w Konfiguracji Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry) oraz w bazie Biura Rachunkowego baza Klienta została powiązana z kontrahentem – wskazana na karcie kontrahenta na zakładce [Księgowe].

Dostępna w aplikacji Comarch PPK – po zaznaczeniu parametru aplikacja Comarch PPK może pobierać dane z tej bazy. Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Dostępna w Pulpicie Menadżera – Jego zaznaczenie jest wymagane do udostępnienia danej bazy w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Jeżeli dla danej firmy parametr nie jest zaznaczony wówczas baza taka traktowana jest jako nieaktywna i nie jest pobierana na nią licencja.

Na zakładce [Archiwum] znajdują się informacje o wykonanej ostatnio kopii bezpieczeństwa.

Nazwa archiwum – zawiera pełną nazwę pliku zawierającego ostatnią kopię bezpieczeństwa bazy danych.

Data wykonania – określa datę wykonania ostatniej kopii bezpieczeństwa.

Przypominaj o wykonaniu kopii co: … dni – określa okres od czasu wykonania kopii bazy danych do wygenerowania przez program przypomnienia o wykonaniu kopii (w dniach). Zero oznacza brak przypomnienia. Domyślnie ustawiane jest 7 dni. Przypomnienie zależne jest od parametru na karcie Operatora/ zakładka [Ogólne]: Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa.

Czas archiwizacji – określa czas trwania wykonywania ostatniej kopii bezpieczeństwa (pozwala on w przybliżeniu określić, jak długo może trwać wykonywanie nowej kopii).



Lista kontaktów/ zadań

Lista kontaktów i zadań jest dostępna w menu CRM/ Kontakty i zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny):

Numer dokumentu – numer zadania/ kontaktu zgodny z przyjętym schematem numeracji, dodatkową ikoną  oznaczone są zadania cykliczne

Data i godzina – data i godzina rozpoczęcia

Opiekun – osoba odpowiedzialna za zadanie/ kontakt

R (rodzaj) – określa rodzaj zapisu: Z – oznacza zadanie, K – oznacza kontakt

Kontrahent – pierwsza linia nazwy kontrahenta

Termin od – data określona jako Termin od, czyli data i godzina, kiedy realizacja zadania powinna być rozpoczęta (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych – to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie.

Termin do – data określona jako Termin do, czyli data i godzina kiedy realizacja zadania powinna być zakończona (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych – to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie.

Priorytet – priorytet określony dla zadania. W przypadku kontaktu kolumna jest pusta.

Temat – temat zadania lub kontaktu.

Czas łączny – całkowity czas jaki poświęcono dla zrealizowania zadania (czas przygotowania, trwania i opracowania)

Ponadto w zależności od ustawień w Konfiguracji wyświetlana jest kolumna:

Procent realizacji – procentowy stopień realizacji zadania bądź Etapy realizacji – zdefiniowany etap realizacji zadania.

Osoba do kontaktów – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania

Na liście kontaktów i zadań, ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście.

Lista ta składa się z następujących kolumn:

Adres dodatkowy – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] z pola Dodatkowe

Kod kontrahenta – kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu

Miasto – miasto kontrahenta przenoszone z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Opis – opis kontaktu lub zadania

Telefon – telefon kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Ulica – ulica kontrahenta przenoszona z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Automat – może ona przyjmować dwie wartości: Tak (dla zadań, które mają na zakładce [Automatyczne przypomnienia] zaznaczony parametr: Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów) i Nie (dla kontaktów oraz zadań, które nie mają zaznaczonego tego parametru na formularzu zadania).

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do kontaktu/ zadania na zakładce [Atrybuty].

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia otwarcie nowego formularza zadania/ kontaktu, strzałka obok plusa umożliwia dodanie zadania głównego lub powiązanego

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego formularza

 Usuń – umożliwia usunięcie pozycji z listy. Usunięcie jest możliwe tylko, jeśli zadanie/ kontakt nie został jeszcze zamknięty.

Uwaga
Usunięcie z listy zadania cyklicznego spowoduje usunięcie również wszystkich pojedynczych wystąpień.

Kontakt zamknięty można jedynie anulować. Funkcja dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Kontaktu anulowanego również nie można usunąć z listy – będzie na niej widoczny w kolorze czerwonym.

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane Tutaj).

Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego

Wydruk danych

Wydruki listy kontaktów/zadań oraz formularzy, zostały wprowadzone za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb.

Podgląd wydruku – przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku

 Wyślij – wysyłanie wydruku do maila

Analizy. Dzięki temu użytkownik ma możliwość podpinania własnych analiz dotyczących modułu CRM.

Funkcje dodatkowe

 Historia kontrahenta

Lista zbudowana jest z zakładek: 

  • [Wg numeru] – zadania/ kontakty są uporządkowane wg nadanych ich numerów zgodnie w ramach poszczególnych schematów numeracji.

  • [Wg wątków] – lista zadań/ kontaktów wg poszczególnych wątków, zakładka ma postać drzewa.

Zakładka [Wg wątków] ma postać drzewa i wyświetlane są na niej zadania oraz kontakty wg poszczególnych wątków. Pierwszy poziom to zadania główne. Drugi poziom to zadania powiązane.

Filtrowanie dotyczy tylko zadań/ kontaktów głównych. Zasady filtrowania są podobne jak na pozostałych zakładkach. Należy jednak pamiętać, że zadania powiązane są wyświetlane zawsze, niezależnie od tego czy spełniają kryteria filtrowania.

Uwaga
Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w oknie Informacje o firmie  na zakładce [Bieżące]. Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w tym miejscu należy odznaczyć na jego karcie na zakładce [Informacje o firmie] parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro, a pozostawić tylko zadania operatora.

Przykładowo parametr Za okres od/ do – filtruje po datach zadań głównych czyli jeśli zadanie główne posiada zadania powiązane, których daty są poza ustawionym terminem to te zadania powiązane również zostaną wyświetlone.

Inaczej rzecz się ma, jeśli zawęzimy zadania/ kontakty dla poszczególnego Kontrahenta – wybrany kontrahent będzie się odnosił tylko do zadań głównych, czyli jeśli zadanie główne będzie na kontrahenta A i będzie ono miało zadania powiązane z kontrahentem B to zadania z kontrahentem B nie będą wyświetlane.

Uwaga
Jeśli operator ma zakaz na dostęp do zadań innych operatorów – zakładka [Wg wątków] nie jest wyświetlana.

  • [Wg atrybutów] – lista zadań/ kontaktów, które mają przypisany atrybut dokumentu.

Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie kontaktów i zadań, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:

  • Jeśli wpisana zostanie wartość poszczególnego atrybutu – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z podaną wartością.
  • Jeśli wartość poszczególnego atrybutu pozostanie pusta – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z wartością i bez.
  • W przypadku atrybutów liczbowych dodanych do kontaktu/ zadania możliwe jest sumowanie ich wartości na liście.

 

W zależności od stanu zadania/ kontaktu na liście zaznaczone są kolorami:

  • zielony – oznacza kontakt jeszcze niezamknięty,
  • czarny – oznacza kontakt zamknięty (zadanie wykonane),
  • czerwony – oznacza kontakt anulowany.

Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zadań/ kontaktów wg kryteriów:

Filtr  oraz Konstruktor filtra  – pola umożliwiające filtrowanie kontaktów zgodnie z wpisanym w pole filtr ciągiem znaków (tzw. filtr prosty) lub też na podstawie bardziej skomplikowanych wyrażeń filtrujących zdefiniowanych przez użytkownika (filtry zaawansowane). Zasady filtrowania list są opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Obsługa: przed sprzedażą/ po sprzedaży/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od zaznaczenia na formularzu czy dany kontakt dotyczy obsługi przed– czy po sprzedaży.

Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zadań/ kontaktów ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy kontakty w Konfiguracji firmy/ CRM/ Kontakt, dostępnej po wciśnięciu przycisku strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list należy wybrać z listy pozycję pustą.

Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zadań/ kontaktów, do których powinna być zawężona lista.

Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nieaktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.

Kontrahent – filtruje kontakty lub zadania dotyczące konkretnego podmiotu. Kod podmiotu określamy w widocznym polu. Domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, właściciel, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku  obok pola Kontrahent . Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.

Dodatkowo jest możliwość filtrowania kontaktów/ zadań po osobie kontaktowej – osobę kontaktową można wpisać tylko po uprzednim wybraniu kontrahenta.

Uwaga
Możliwość filtrowania tylko wg przedstawicieli wpisanych na karcie kontrahenta.

Kontakty: moje/ operatora/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od osoby uczestniczącej w zadaniu/ odpowiedzialnej za kontakt.

  1. Kontakty moje – to wszystkie kontakty, gdzie jako osoba odpowiedzialna, wpisany został operator aktualnie pracujący w programie. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których aktualnie zalogowany operator został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy].
  2. Kontakty operatora – to wszystkie kontakty operatora/ pracownika. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których wybrany operator/ pracownik został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać wciskając przycisk  .
  3. Kontakty wszystkie – wszystkie kontakty/ zadania niezależnie od osoby odpowiedzialnej.

Wykonanie – w zależności od tego jaka opcja zostanie zaznaczona w Konfiguracji czy Etapy realizacji czy Procent realizacji: 

 

Procent realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość określenia procentowego stopnia jego realizacji. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania w zależności od stopnia realizacji (od – do).

Etapy realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji a następnie wykorzystania ich na zadaniach/ kontaktach. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania po poszczególnym etapie.

Czas łączny – umożliwia filtrowanie kontaktów i zadań wg określonego przedziału czasowego. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Termin od… do… – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od terminu ich wykonania. Obok pola znajduje się pole wyboru – jego zaznaczenie powoduje, że program filtruje listę w zależności od wskazanego terminu od  i do. Pole z terminem staje się aktywne dopiero po zaznaczeniu. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy.

Godzina od / do – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Pola są dostępne dopiero po zaznaczeniu widocznego obok parametru.

Uwaga
Jeśli parametry dotyczące terminu i godziny są zaznaczone równocześnie – działają na zasadzie filtrowania wg terminu i wg godziny. Wyfiltrowane zostaną wszystkie zadania z terminem w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin każdego dnia.

Za okres od… do… – podany zakres dat dotyczy wpisanej na formularzu daty rozpoczęcia.

Godzina od / do – umożliwia filtrowanie kontaktów/zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli parametr jest zaznaczony filtrowanie odbywa się zarówno wg dat jak i wg godzin. Wyfiltrowane zostaną wówczas wszystkie kontakty/zadania z datą rozpoczęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin.

Rodzaj: kontakty/ zadania/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od tego czy wpisana pozycja została zdefiniowana jako zadanie czy też nie (kontakty).

Realizacja: zamknięte/ niezamknięte/anulowane/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od stanu realizacji zadania.

Zadania: przeterminowane/ dzisiejsze/ jutrzejsze/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od terminu zadania. Szerszą możliwość filtrowania zadania dają parametry dotyczące terminu i godziny, dlatego jeśli zaznaczony jest parametr termin – ta grupa parametrów nie jest dostępna.

Uwaga
Parametry dotyczące terminu, godziny, są dostępne tylko jeśli jako rodzaj zostały wybrane zadania (są to parametry określane wyłącznie dla zadań).

Dodatkowo użytkownik może ograniczyć dostęp do zadań wystawionych przez innych operatorów jak również odblokowania zrealizowanych kontaktów/ zadań.

Dostęp do zadań innych operatorów.

Ograniczenie dostępu do zadań uzależnione jest od ustawień parametrów na karcie operatora w konfiguracji programu: Dostęp do zadań innych operatorów, tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań), Prawo uczestnika do modyfikacji zadań.

Zasady działania parametrów:

Odznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

  • Na liście kontaktów/ zadań operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
  • W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora
  • Ukrywana jest zakładka [Wg wątków]
  • Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
  • Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest odznaczony – operator może modyfikować tylko zadania, na których jest prowadzącym.
  • Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest zaznaczony – operator może modyfikować zadania, na których jest prowadzącym lub uczestnikiem.

Zaznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

  • Operator widzi wszystkie zadania
  • W Terminarzu ma możliwość zmiany operatora
  • Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi wszystkie zadania
  • Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest odznaczony – operator może modyfikować zadania innych operatorów/ pracowników.
  • Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest zaznaczony i jednocześnie odznaczony parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik (również tych, na których jest uczestnikiem).
  • Jeśli parametry tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) i Prawo uczestnika do modyfikacji zadań są zaznaczone – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik ale może modyfikować te zadania, na których jest uczestnikiem (niezależnie od operatora prowadzącego).

Uwaga
Parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) widoczny jest przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Parametr prawo uczestnika do modyfikacji zadań widoczny jest przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów.

Uwaga
Niezależnie od ustawionych uprawnień operator zawsze ma możliwość wystawiania zadań na innych operatorów/ pracowników. W zależności od powyższych ustawień parametrów, zadania po zapisaniu mogą nie być widoczne na liście (dla tego operatora) lub być zablokowane do modyfikacji przez niego.

Uwaga
Blokada nie działa na wyświetlanie zadań w oknie Informacje o firmie  na zakładce [Bieżące] . Aby zablokować podgląd zadań innych operatorów w tym miejscu należy odznaczyć na jego karcie na zakładce [Informacje o firmie] parametry: zadania zaległe, zadania na dzisiaj, zadania na jutro, a pozostawić tylko zadania operatora.

Odblokowanie kontaktu/zadania.

Odblokowanie kontaktu/ zadania jest możliwe po zaznaczeniu w konfiguracji parametru: Prawo odblokowania kontaktu.

Zasady działania parametru:

  • Po zaznaczeniu parametru na karcie operatora odblokowanie kontaktu możliwe jest z poziomu menu kontekstowego.
  • Odblokowany kontakt otrzymuje status W realizacji.
  • Przy próbie odblokowania kontaktów/ zadań podrzędnych program sprawdza czy zadanie nadrzędne jest zamknięte. Jeśli tak pojawi się odpowiedni komunikat. Należy najpierw odblokować zadanie nadrzędne a następnie zadanie powiązane.


Bazy danych

Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy

Przycisk Dodaj  (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.

Dodanie nowej bazy danych

W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT.

Wprowadzana nazwa serwera SQL jest weryfikowana. Jeżeli nie zgadza się ona z nazwą, z jaką został zainstalowany serwer SQL (nazwa zwrócona z serwera poprzez zmienną @@SERVERNAME), wówczas program zaktualizuje wprowadzoną nazwę oraz w razie potrzeby założy odpowiedni alias w systemie Windows.

Przykład
Jeżeli konfigurując połączenie do serwera podany zostanie jego adres IP i port w postaci 10.132.48.144:1435, wówczas program automatycznie zmieni wprowadzoną nazwę na rzeczywistą nazwę serwera SQL (np. SERWER\OPTIMA). Jeżeli taka nazwa nie będzie rozpoznawana do poprawnego połączenia, w Windows zostanie wprowadzony odpowiedni alias.

Jeżeli program nie jest uruchomiony na prawach Administratora, wówczas pojawia się komunikat: Aby skonfigurować połączenie z serwerem [nazwa wpisana przez użytkownika] należy utworzyć alias o nazwie [nazwa zwrócona z serwera]. Aby go utworzyć program zostanie uruchomiony na prawach Administratora. Po kliknięciu przycisku OK program jest uruchamiany ponownie w trybie Administratora, co umożliwia mu samodzielnie założyć alias do serwera.

Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych. Nazwa bazy danych jest tworzona na serwerze SQL na podstawie wpisanej nazwy firmy z zastrzeżeniem, że znaki specjalne, kropki i spacje w nazwie firmy zamieniane są na znak „_”.

Zaznaczenie parametru Zablokuj dostęp do tej firmy pozostałym operatorom systemu powoduje dodanie blokady do tworzonej bazy dla wszystkich operatorów oprócz tego, który tę bazę zakłada.

Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku ,  następuje tworzenie bazy danych na serwerze.

Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję.

W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard dodanie bazy danych należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima

Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków  oraz .

Podczas pierwszego logowania do nowo dodanej bazy firmowej, przed uruchomieniem Kreatora konfiguracji parametrów firmy, następuje automatyczne pobranie listy banków i urzędów. W tym czasie wyświetlane jest okno informacyjne z treścią: „Trwa konfiguracja nowej firmy. Może to potrwać kilka minut. Proszę czekać…”.


Warunkiem pobrania danych jest aktywne połączenie z Internetem oraz aktualna gwarancja na program.

Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora.

Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy.

Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp).

Krok 2. Jak będziesz używał tego programu?

W przypadku wersji stacjonarnej programu możliwe jest określenie sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum.

W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP Altum zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP Altum w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Altum. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace.

W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP XL zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace.

Krok 3. Które obszary programu chcesz skonfigurować?

W przypadku wybrania standardowego sposobu korzystania z programu Comarch ERP Optima możliwe jest zawężenie konfigurowanych parametrów do wybranych obszarów funkcjonalnych programu –  sprzedaży, kadr i płac oraz księgowości. Odznaczenie wybranych obszarów powoduje, że kroki kreatora ich dotyczące nie będą wyświetlane.

Po zakończeniu konfiguracji przejdź do wyszukiwarki biur rachunkowych – w przypadku zaznaczenia parametru po zakończeniu działania kreatora konfiguracji parametrów firmy otwierana jest przeglądarka internetowa Społeczności Biur Rachunkowych – www.iksiegowosc24.pl

Krok 4. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy.

W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do gałęzi Konfiguracji Firmy dotyczących deklaracji.

W przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L.

Krok 5. Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy?

Po uzupełnieniu podstawowych danych firmy w kreatorze pojawia się krok Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Dostępne są 2 odpowiedzi:

  • Nie chcę kopiować ustawień (po wybraniu tej opcji następuje przejście do kolejnych kroków kreatora, gdzie uzupełniane są wszystkie dostępne parametry)
  • Tak, chcę skopiować ustawienia z bazy

Po wybraniu drugiej opcji pojawia się możliwość wskazania bazy firmowej, z której ustawienia mają zostać skopiowane. Na liście widoczne są jedynie bazy skonwertowane do aktualnej wersji programu oraz takie, do których już się zalogowano (uzupełniono Kreator konfiguracji parametrów firmy).  Poniżej znajduje się lista parametrów podzielona na 4 grupy:

  • Parametry konfiguracyjne firmy
    • Wszystkie parametry konfiguracji firmy z gałęzi Kasa/Bank, Ogólne, Płace oraz Środki trwałe
    • Parametry konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość z wyjątkiem rodzaju księgowości oraz parametru Firma wielozakładowa
    • Ustawienia konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Księgowość kontowa z wyjątkiem okresów obrachunkowych
    • Ustawienia z konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Parametry kopiowane są z ostatniego okresu obrachunkowego, który znajduje się w bazie źródłowej. Dane które nie są przenoszone, ponieważ są definiowane w kreatorze bazy danych to: data otwarcia okresu obrachunkowego, jego długość oraz parametr Zaliczki uproszczone na CIT.
  • Wspólne
    • Definicje atrybutów
    • Definicje dokumentów
    • Serie dokumentów
    • Formy płatności
    • Grupy kontrahentów
    • Kategorie
    • Miejscowości
    • Obieg dokumentów – statusy dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
    • Katalogi dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
  • Księgowość (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar księgowości)
    • Grupy kont
    • Grupy środków trwałych i w.n.p
    • Kręgi kosztów
    • Księgowania okresowe
    • Nazwy dzienników (w przypadku zaznaczenia, przenoszone są wyłącznie dzienniki ze wskazanej bazy, nie są tworzone standardowe nazwy dzienników)
    • Nazwy rejestrów VAT
    • Nazwy rejestrów Ewidencji dodatkowej
    • Plan kont (bez kont słownikowych)
    • Wymiary opisu analitycznego
    • Schematy księgowe
    • Zestawienia księgowe
    • Zestawienia księgowe systemowe (PIT, CIT)
  • Kadry i płace (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar kadr i płac)
    • Kody zawodu
    • Przyczyny zwolnienia
    • Definicje stref
    • Serie kalendarzy
    • Kalendarze
    • Wzorce płacowe
    • Typy wypłat
    • Limity nieobecności
    • Typy nieobecności
    • Wskaźniki
    • Rodzaje dni wolnych

Domyślnie wszystkie grupy są zaznaczone, ale możliwe jest odznaczenie wybranych grup bądź pozycji w ramach tych grup. Wówczas zostaną one pominięte podczas kopiowania z innej firmy.

Ustawienia dotyczące wybranej bazy wzorcowej oraz zaznaczeń w ramach grup parametrów zapamiętywane są dla operatora – tak, aby przy tworzeniu kolejnej firmy proponowane były te same ustawienia co dla poprzedniej.

Jeżeli zaznaczono grupę Księgowość, w kroku kreatora W jaki sposób prowadzisz księgowość domyślnie zaznaczony jest rodzaj księgowości, który ustawiony był we wskazanej bazie wzorcowej. Jeżeli w bazie wzorcowej wybrana była księgowość kontowa, natomiast podczas logowania nie pobrano modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, wówczas w kreatorze domyślnie zaznaczone będzie opcja Księga podatkowa. Jeżeli w kreatorze wybrana jest opcja Księgowość kontowa, wówczas pomijane są kroki dotyczące planu kont i zestawień księgowych (są one kopiowane ze wskazanej bazy wzorcowej).

Krok 6. W tym miejscu możesz wskazać logo dla faktur

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Możliwe jest wskazanie w nim pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku.

Krok 7. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy.

W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Po wpisaniu numeru rachunku program uzupełni na tej podstawie bank z pobranej na początku działania kreatora listy banków. Można również wskazać najpierw odpowiedni bank z listy i uzupełnić powyżej numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku).

Krok 8. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego.

Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy (pola PESEL i Data urodzenia są widoczne, jeżeli jest to firma osoby fizycznej). W tym kroku można wskazać urząd skarbowy z pobranej na początku działania kreatora listy aktualnej listy urzędów skarbowych.

W tym kroku możliwe jest również określenie indywidualnego rachunku podatkowego firmy korzystając z Generatora mikrorachunku. Określony tu mikrorachunek przenoszony jest do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.

Jeżeli w 4 kroku kreatora (Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy) zaznaczono opcję Osoba fizyczna, wówczas automatycznie uzupełni się indywidualny rachunek podatkowy firmy. Rachunek podatkowy zostanie wygenerowany na podstawie numeru NIP.

Krok 9. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS.

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Kadry i płace. Umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników.

Krok 10. W jaki sposób prowadzisz sprzedaż?

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży możliwy jest  wybór faktur walutowych oraz cen z czterema miejscami po przecinku. W przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Możliwe jest również wskazanie Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat oraz zaznaczenie opcji korzystania z opakowań i kaucji.

Krok 11. W jaki sposób rozliczasz magazyn?

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Jako sposób rozliczenia magazynu można wybrać jedną z 3 dostępnych opcji:

  • FIFO- pierwsze przyszło – pierwsze wyszło,
  • LIFO – ostatnie przyszło – pierwsze wyszło,
  • AVCO – koszt średni ważony.

Krok 12. W jaki sposób chcesz numerować dokumenty?

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. W tym kroku możliwie jest określenie schematu numeracji dla dokumentów handlowych, magazynowych i przesyłek – czy numeracja ma być w ramach miesiąca bądź roku oraz czy numer dokumentu ma zawierać zera wiodące. W przypadku faktur sprzedaży możliwe jest określenie symbolu tych dokumentów (domyślny symbol to FA).

Krok 13. W jaki sposób prowadzisz księgowość?

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Księgowość. Możliwy jest wybór spomiędzy 3 rodzajów prowadzenia księgowości:

  • Ewidencja ryczałtowa,
  • Księga podatkowa,
  • Księgowość kontowa.

Domyślnie zaznaczony rodzaj księgowości zależy od dostępnych modułów na kluczu wykorzystanym podczas logowania. Jeżeli znajduje się na nim moduł Księga Handlowa / Księga Handlowa Plus, wybrana zostanie opcja Księgowość kontowa. W przypadku modułu Księga Handlowa Plus dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Obsługa kont walutowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Jeżeli na kluczu znajduje się moduł Księga Podatkowa  (również w przypadku występowania dodatkowo modułu dla pełnej księgowości, np. w przypadku biur rachunkowych), zaznaczona zostanie domyślnie opcja Księga podatkowa. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym domyślnie zaznaczonym rodzajem księgowości jest Księga podatkowa.

Krok 14. Jaki jest okres obrachunkowy i stawka CIT w Twojej firmie?

Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Użytkownik ma możliwość określenia daty początkowej dla okresu obrachunkowego oraz jego długości. Możliwe jest określenie stawki podatku CIT oraz wybór uproszczonych zaliczek na CIT-8.

Krok 15. Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont?

Ten oraz kolejne kroki, widoczne są w przypadku, kiedy na oknie Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? zaznaczono opcję Nie chcę kopiować ustawień. Krok widoczny w przypadku wyboru księgowości kontowej. Dotyczy on parametrów wpływających na tworzony przez program plan kont.

Jako Typ podmiotu można wybrać:

  • Spółka akcyjna, Spółka z o.o.,
  • Spółka cywilna,
  • Osoba fizyczna,
  • Jednostka budżetowa,
  • Organizacja pozarządowa,
  • Inny.

 

W polu Rodzaj podatnika możliwe do wyboru opcje to:

  • Jednostka duża,
  • Jednostka mała,
  • Jednostka mikro.

 

W polu Typ ZOiS dla pliku JPK_KR_PD dostępne są poniższe opcje do wyboru:

  • Zestawienie dla banków,
  • Zestawienie dla ubezpieczycieli i zakładów reasekuracji,
  • Zestawienie dla organizacji pożytku publicznego i wolontariatu,
  • Zestawienie dla funduszy inwestycyjnych,
  • Zestawienie dla domów maklerskich,
  • Zestawienie dla SKOK,
  • Zestawienie dla jednostek pozostałych,
  • Zestawienie dla jednostek stosujących MSSF.

 

Domyślnie w tym polu podpowiada się opcja Zestawienie dla jednostek pozostałych. Jeżeli w polu Typ podmiotu zostanie wybrana Jednostka budżetowa lub Organizacja pozarządowa, to w polu Typ ZOiS dla pliku JPK_KR_PD automatycznie podpowiada się Zestawienie dla organizacji pożytku publicznego i wolontariatu.

 

Krok 16. Które zestawienia księgowe będziesz sporządzał?

Krok 17. Teraz możemy skonfigurować dla Ciebie program.

Ostatni krok działania kreatora konfiguracji parametrów firmy. Po kliknięciu przycisku Zakończ kreator jest zamykany, a użytkownik zostaje zalogowany do nowo utworzonej firmy.

Odłączanie lub kasowanie bazy danych

Jeżeli baza danych nie będzie już w programie używana, wówczas możliwe jest jej odłączenie z programu lub jej fizyczne usunięcie z serwera MS SQL. Służy do tego przycisk  Odłącz lub skasuj bazę danych (lub klawisz <DELETE>).

Możliwe są dwa tryby usunięcia bazy danych:

  • Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
  • Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.

Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.

Dołączanie istniejącej bazy

Jeżeli na serwerze znajduje się baza danych, która nie jest zarejestrowana w programie, możemy ją zarejestrować używając przycisku  Podłącz istniejącą bazę firmy. Sytuacja taka może wystąpić, jeżeli np. uprzednio wykonaliśmy funkcję usuwania bazy danych z programu, bez jej fizycznego skasowania (patrz rozdział dotyczący odłączania bazy danych).

Po uruchomieniu funkcji dołączania program wyświetli serię pytań, które pozwolą na określenie położenia interesującej nas bazy danych.

  • Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
  • Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
  • Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
  • Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
  • Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie. 

Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie, czy wskazana baza danych jest rzeczywiście poprawną bazą programu Comarch ERP Optima i jeżeli tak, to zostanie ona zarejestrowana w programie, tzn. na liście firm pojawi się nowa pozycja.

Wykonywanie kopii bezpieczeństwa

Do wykonania kopii bezpieczeństwa służy przycisk Utwórz kopię bezpieczeństwa danych. Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz służący do określenia miejsca wykonania kopii.

Uwaga
Wykonywanie kopii bezpieczeństwa należy do obowiązków Użytkownika. W przypadku awarii systemu komputerowego lub uszkodzenia bazy danych kopia bezpieczeństwa może być jedynym źródłem odtworzenia zgromadzonych w programie danych. Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa powinna być dostosowana do ilości wprowadzanych w programie danych – tak, aby nakład pracy konieczny do przywrócenia poprawnego stanu w przypadku awarii był jak najmniejszy.

Dołączony do programu asystent pomaga utworzyć kopię bezpieczeństwa. W kolejnych pojawiających się oknach:

  • Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
  • Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.

Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAC

Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa.

Po kliknięciu ikony Wybór pliku, jeżeli serwer baz danych znajduje się na innym komputerze oraz procedura xp_cmdshell jest włączona na serwerze, pokazywany jest komunikat:

Aby przeglądać foldery na serwerze zdalnym potrzebne jest odblokowanie na serwerze SQL użycia procedury xp_cmdshell. Czy chcesz, aby została teraz odblokowana?

Po wciśnięciu przycisku Tak, następuje odblokowanie procedury xp_cmdshell i pokazywane jest okno z listą dysków i folderów na serwerze. Po wciśnięciu przycisku Nie następuje powrót do okna kreatora.

  • Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
  • Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].

Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa

Do odtworzenia kopii bezpieczeństwa danych służy przycisk  Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa. Po jego wciśnięciu pojawia się formularz służący do określenia miejsca, w którym znajduje się kopia.

  • Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
  • Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
  • Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.

Parametry kopii bezpieczeństwa – po potwierdzeniu podanych informacji program odtworzy kopię bezpieczeństwa.

Uwaga
Odtworzenie kopii bazy konfiguracyjnej jest możliwe tylko z okna zmiany bazy konfiguracyjnej. Możliwość ta została opisana poniżej

Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej

Aby odtworzyć kopię bazy konfiguracyjnej należy:

  1. Zamknąć i uruchomić ponownie program.
  2. Po pojawieniu się okna logowania do programu zamykamy je klawiszem .
  3. Wciskamy na pasku narzędziowym klawisz zmiany konfiguracji .
  4. Potwierdzamy chęć podłączenia bazy konfiguracyjnej oraz nazwę serwera, w którym chcemy kopię odtworzyć (program proponuje odpowiednią nazwę).
  5. W kolejnym oknie wybieramy opcję Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa
  6. Podczas odtwarzania kopii bazy konfiguracyjnej (pod nową nazwą) usuwane są wpisy na liście firm, co umożliwia łatwe podłączenie baz firmowych pod nazwami, pod którymi figurowały w momencie wykonywania kopii bazy konfiguracyjnej. Jeśli nadpisujemy istniejącą bazę konfiguracyjną (odtwarzamy pod tą samą nazwą) to wpisy nie są usuwane.

W przypadku Optimy w Chmurze odtworzenie bazy danych z kopii bezpieczeństwa należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima

Optymalizacja indeksów bazy danych

Funkcja jest uruchamiana po wciśnięciu klawisza  znajdującego się z prawej strony okna z listą baz danych.

Zadaniem tej funkcji jest odbudowa indeksów bazy danych w celu optymalizacji pracy bazy danych. Funkcja jest zawsze wykonywana dla podświetlonej bazy danych.

Konwersja bazy danych

Kolejne wersje programu mogą obsługiwać różne formaty bazy danych – zmiana formatu może być wymuszona zmianą lub rozszerzeniem funkcjonalności programu. Dostosowanie bazy do formatu obsługiwanego przez aktualną wersję programu (czyli konwersja) odbywa się z menu bazy danych, po podświetleniu wybranej bazy danych i wciśnięciu przycisku . Próba wykonania konwersji na bazie danych, która już posiada właściwy format kończy się odpowiednim komunikatem.

Uwaga
Konwersja bazy danych może zostać wykonana również automatycznie przez program w przypadku otwarcia tej bazy, po wybraniu jej podczas startu programu.

Informacje o rozmiarze bazy danych oraz danych binarnych

Na liście firmowych baz danych widoczne są kolumny: Wielkość bazy (MB) oraz Rozmiar danych binarnych (MB). Do odświeżenia informacji o rozmiarach baz firmowych służy przycisk  Odśwież informację o rozmiarach baz i danych binarnych. Informacje dotyczące rozmiaru bazy konfiguracyjnej są wyliczane na bieżąco. Jeżeli Operator ma zakaz do danej bazy, wówczas w miejsce danych w tych kolumnach jest pokazywane „-----”.

Pod listą firmowych baz danych znajduje się informacja o rozmiarze bazy konfiguracyjnej oraz o dacie ostatniego wykonania jej kopii bezpieczeństwa.

W menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na bazie dostępna jest funkcja Pokaż rozmiar tabel w bazie danych. Po jej wybraniu otwierane jest okno prezentujące informacje dotyczące tabel bazy danych: rodzaj i nazwa tabeli, ilość wierszy oraz ilość MB zajętych przez dane, indeksy oraz przestrzeń nieużywaną w tabeli.

Różnica w sumie poszczególnych tabel, a całej bazy danych wynika z wolnej przestrzeni w pliku bazy danych, która nie jest wykorzystywana przez żaden obiekt w bazie, ale jest zarezerwowana.

[/su_list]



Comarch ERP Optima Przypominacz

Comarch ERP Optima Przypominacz to program zewnętrzny, który sprawdza zadania (zwykłe i cykliczne) oraz faktury cykliczne dla operatora bezpośrednio w bazie danych i niezależnie od operacji przeprowadzanych w samym programie wyświetla informacje o zbliżających się terminach.

W programie wyświetlane są również przypomnienia dla zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz przypomnienia dla poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Uwaga
Do uruchomienia aplikacji Comarch ERP Optima Przypominacz nie jest wymagana dodatkowa licencja.

Uruchomienie programu

Działanie funkcji oparte jest o program zewnętrzny. W związku z czym w Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przypomnienie należy zaznaczyć parametr: Uruchamiaj Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego.

Jeśli parametr jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie.

Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, pojawia się ikona w pasku zadań. Po jej „kliknięciu” wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Dodatkowo w momencie, gdy na liście pojawi się nowe zadanie – w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja. Po pojawieniu się przypomnienia w prawym dolnym rogu ekranu nie zniknie ono od razu. Użytkownik może je zamknąć klikając w przycisk na okienku powiadomienia. Jeśli nie zamknie okna, zniknie ono dopiero po godzinie.

Bazy danych operatora

Comarch ERP Optima Przypominacz może gromadzić zadania z wielu baz danych. W Konfiguracji programu na karcie operatora na zakładce [Bazy], należy zaznaczyć bazy, z jakich dla danego operatora mają być „ściągane” zadania do Comarch ERP Optima Przypominacz.

Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:

  • Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
  • Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych

Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona.

Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.

Termin i czas przypomnienia

Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.

Zaznaczenie przypomnienia na formularzu zadania

Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.).

W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.

Zaznaczanie przypomnienia na czynności zlecenia serwisowego

W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu a następnie parametr przypomnienie.

Zaznaczanie przypomnienia dla poszczególnego etapu

Wyświetlanie przypomnienia

Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.

Okno przypomnienia o zadaniu

Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:

  • temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
  • termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
  • podmiot.

Dostępne parametry do zaznaczenia:

  • aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
  • zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
  • wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.

Ponadto:

  • otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
  • odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
  • odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.

Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:

  • Opiekunem jest zalogowany operator,
  • Zadania są niezakończone,
  • Zadania mają zaznaczone przypomnienie.

Status aktualne/ zaległe jest określany w oparciu o termin rozpoczęcia.



Przekształcanie oferty do innych dokumentów

Jeżeli któryś z kontrahentów, do którego została wysłana oferta handlowa zdecyduje się z niej skorzystać, to istnieje możliwość utworzenia na podstawie oferty: Faktury Pro Forma, Faktury Sprzedaży, Rezerwacji odbiorcy oraz Wydania zewnętrznego. Oferta handlowa musi być zatwierdzona. Przy próbie przekształcenia oferty zapisanej do bufora lub anulowanej pojawi się odpowiedni komunikat.

Uwaga
 Anulować ofertę można tylko w sytuacji, kiedy nie została przekształcona do żadnego z dokumentów (FPF, FS, RO, WZ).

Przekształcenia Oferty Handlowej do dokumentów dokonuje się z listy ofert handlowych, po podświetleniu oferty, która ma zostać przekształcona a następnie wybraniu przycisku FPF, FS, RO, WZ. Dokumenty zapisywane są do bufora. Korzystając z tej opcji dokumenty utworzą się dla wszystkich kontrahentów, którzy są dodani na dokumencie oferty handlowej, na zakładce [Kontrahent]. Operator nie ma możliwości wyboru, dla którego kontrahenta ma powstać dokument. Istnieje jednak taka możliwość dostępna z poziomu formularza oferty handlowej z zakładki [Kontrahent]. Operator decyduje, dla których kontrahentów ma powstać np. Faktura sprzedaży poprzez zaznaczenie tych kontrahentów. Po zaznaczeniu kontrahentów i wyborze przycisku FS, dla każdego z zaznaczonych kontrahentów zostanie wygenerowana odpowiednia faktura. Na dokumenty pobierane są dane z oferty handlowej takie jak: cena (cena podana z czterema miejscami po przecinku jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku), waluta, rabat, algorytm netto/ brutto. W przypadku magazynu na dokumenty wynikowe w pierwszej kolejności pobierany jest magazyn domyślny operatora (wskazany na karcie operatora), w dalszej kolejności magazyn stanowiska, a na końcu magazyn główny.

W związku funkcjonalnością scalania kart kontrahentów, jeżeli do Oferty Handlowej dodano kontrahenta, oznaczonego przy scalaniu jako duplikat, to na dokumencie wynikowym zostanie podmieniony jego kod na kod kontrahenta głównego, przy czym pozostałe dane kontrahenta ustalone na Ofercie pozostaną bez zmian. W związku z tym, jeżeli na Ofercie występował kontrahent główny i duplikat, to dokument wynikowy powstanie dwa razy.

Na dokumentach, które zostały utworzone na podstawie oferty handlowej, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie do oferty. Po anulowaniu np. faktury, powiązanie to jest rozpinane.

Istnieje możliwość utworzenia Faktury Pro Forma, Faktury Sprzedaży z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Dokumenty tworzone są wówczas dla pojedynczego kontrahenta, wskazanego na tym oknie. Funkcja przekształcania dostępna jest z poziomu listy ofert pod przyciskiem FPF i FS, a także pod menu kontekstowym.

 



Parametry

W oknie tym istnieje możliwość ustawienia parametrów, które dostosowują niektóre elementy wyglądu programu Comarch ERP Optima do indywidualnych upodobań użytkownika.

Zapisywanie informacji o działaniach w programie – możliwość zmiany ilości danych zapisywanych do logów programu Comarch ERP Optima. Dla znajdującego się tutaj parametru możliwe są 3 ustawienia do wyboru:

  • Tylko ostrzeżenia i błędy (ustawienie domyślne),
  • Ostrzeżenia, błędy i podstawowe informacje o działaniach Operatora,
  • Pełne dane diagnostyczne.

Ustawienia dotyczą standardowych logów programu, komunikacji z serwerami pocztowymi oraz zapisywania logów z wykonywania wydruków w aplikacjach Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe oraz Comarch Migrator. Ustawienia nie dotyczą działania Serwisu Operacji Automatycznych.

Nie pozwalaj na wielokrotne uruchomienie Comarch ERP Optima na tym stanowisku

W przypadku zaznaczenia tego parametru przy ponownym uruchomieniu Comarch ERP Optima zostanie wyświetlony komunikat: Comarch ERP Optima jest już uruchomiona na tym stanowisku. Wcześniej włączone okno programu zostanie aktywowane. Przy włączonym parametrze program na danym stanowisku można uruchomić tylko raz.

Tło programu – standardowe tło programu może zostać zastąpione tłem wybranym przez użytkownika. Wyboru odpowiedniego pliku graficznego (*.bmp, *.gif, *.jpg) można dokonać w oknie wyboru dostępnym po wciśnięciu przycisku  lub wpisując znaną nam pełną ścieżkę do tego pliku bezpośrednio z klawiatury.

Dodatkowo istnieje możliwość ustalenia układu, w jakim będzie wyświetlany wybrany plik graficzny – do wyboru:

  • Sąsiadująco,
  • Do środka,
  • Rozciągnięcie.

Wszystkie wprowadzone w tym oknie informacje będą zastosowane dopiero po ponownym uruchomieniu programu.

Limit czasu żądania SQL (Command Timeout)

Parametr umożliwia ustawienie limitu czasu na oczekiwanie wykonania zapytania SQL na serwerze (w sekundach). Domyślne ustawienie to 30 minut. Przydatne przy konwersji bardzo dużych baz danych, gdzie limit 30 minut może okazać się niewystarczający.



Windykacja należności

Automatyczna windykacja należności jest dostępna w module CRM Plus, umożliwia ona wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie w module CRM Plus kontaktów/ zadań związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości SMS, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom.

Przed uruchomieniem automatycznej windykacji należności należy skonfigurować usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatycznej windykacji powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych  zostały opisane w artykule Parametry.      

Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat windykacji.

Konfiguracja windykacji

Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do windykacji dla tej firmy.

Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Zakładka Ogólne

Wysyłka e-mail:

Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany dla automatu windykacji. Wybór konta e‑mail jest konieczny jeśli w Konfiguracji windykacji na zakładce [e-Mail] zaznaczono Uruchom wysyłanie e‑mail o godzinie [].

Uwaga
Wiadomości e-mail wysyłane przez Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych nie są opatrzone podpisem cyfrowym nawet jeśli na koncie e-mail został zaznaczony parametr o podpisywaniu.

Realizacja wysyłki e-mail:

  • wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
  • pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu modułu CRM Plus.

Automatyczna windykacja należności – automatyczne windykowanie należności będzie możliwe po zaznaczeniu tego parametru.

Uwaga
Podczas wykonywania kopii bezpieczeństwa bazy danych parametr Automatyczna windykacja należności jest odznaczany. Aby możliwa była automatyczna windykacja należności, po otworzeniu kopii bazy parametr należy ponownie zaznaczyć.

Odznaczenie parametru  Automatyczna windykacja należności skutkuje tym, że płatności w danej bazie firmowej nie będą automatycznie windykowane, ale usługa Comarch ERP Automat windykacji nie zostanie automatycznie zatrzymana.

Pomijaj należności poniżej kwoty […] – podczas wykonywania akcji pomijane będą należności o wartości mniejszej niż podana kwota. Domyślnie jest ustawiona wartość 0,01, czyli podczas windykacji należności uwzględniane będą wszystkie kwoty. Wartość dotyczy wszystkich płatności zgodnie z walutą, w której zostały zaewidencjonowane, np. w przypadku płatności w walucie PLN wartość 0,01 oznacza 1 grosz, w przypadku płatności w walucie USD wartość 0,01 oznacza 1 cent itd..

Realizuj windykację:

W sekcji tej istnieje możliwość określenia terminu , wg którego windykacja ma być wyliczona:

  • wg terminu realizacji – podczas wyszukiwania zadań do windykacji program sprawdza datę realizacji na płatności w Preliminarzu,
  • wg terminu płatności – podczas wyszukiwania zadań do windykacji program sprawdza termin płatności określony na płatności w preliminarzu.

Operator, w którego imieniu będą wykonywane zadania windykacyjne:

Operator – wybrany operator będzie widniał w programie jako wysyłający wiadomości e-mail, generujący kontakty/ zadania CRM i Ponaglenia Zapłaty.

Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone).

Zakładka e-Mail

Uruchom wysyłanie e-mail o godzinie: [] – dla ustalonego schematu windykacji o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą wysyłane do kontrahentów automatyczne wiadomości e-mail informujące o nieuregulowanych płatnościach. Po zaznaczeniu tego parametru, na zakładce [Ogólne] w oknie konfiguracji windykacji należy podać konto e-mail, z którego będą generowane wiadomości.

Zakładka CRM

Operator – należy wskazać osobę odpowiedzialną za realizację kontaktu/ zadania z kontrahentem:

  • Opiekun kontrahenta – po zaznaczeniu tej opcji będzie to operator przypisany na formularzu kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe] (w menu Ogólne/ Kontrahenci). Jeśli dla kontrahenta nie został wskazany opiekun, zadanie/ kontakt zostanie wygenerowany na operatora logowanego do  Serwisu Operacji Automatycznych (zakładka [Ogólne]).
  • Wskazany operator – można wybrać konkretnego operatora.

Wybrany operator będzie widoczny na utworzonym przez Serwis Operacji Automatycznych kontakcie/ zadaniu CRM w polu Operator znajdującym się na zakładce [Ogólne].

Zadanie:

Zadania CRM tworzone są zgodnie z poniższymi ustawieniami:

Godzina terminu wykonania zadania od: [] do: [] – należy podać przedział godzinowy, w którym mają się zawierać tworzone zadania CRM.

Ustaw termin realizacji zadań CRM co: [] – należy wpisać czas, przeznaczony na realizację jednego zadania.

Uwaga
Podczas tworzenia zadań dla poszczególnych operatorów program wypełnia „luki” w ich terminarzu pilnując, by automatycznie generowane zadania nie pokrywały się z innymi zadaniami wprowadzonymi wcześniej. Tworzone są zadania w podanym w konfiguracji przedziale czasowym. Jeśli się nie mieszczą – program zaczyna tworzyć zadania w następnym dniu.

Ustaw przypomnienie dla zadań [] – operator będzie we wskazanym czasie informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania.

Dane:

Przykład

Data bieżąca: 2013-06-12.

Godzina terminu wykonania zadania od: 14:00 do 16:30.

Ustaw termin realizacji zadań CRM co: 45 min.

Uruchom generowanie zadań i kontaktów CRM o godzinie: 14:00.

Termin zakończenia ostatniego zadania, jakie operator ma już zdefiniowane w module CRM to 2013-06-12, godz.: 15:15.

Działanie automatycznej windykacji

Poprzez automatyczną windykację należności w dniu 2013-06-12 mają zostać utworzone dwa zadania CRM. Zgodnie z powyższymi danymi:

– pierwsze zadanie będzie miało termin realizacji od 2013-06-12, godz.: 15:16 do 2013-6-12 godz.: 16:00 (zadanie rozpocznie po zakończeniu poprzedniego).

– drugie zadanie będzie miało termin realizacji od 2013-06-13, godz.: 15:00 do 2013-6-13 godz.: 15:44 (rozpocznie się 2013-06-13 ponieważ 2013-06-12 ostatnie zadanie operatora kończy się o godz. 16:00, a zgodnie z ustalonymi godzinami terminu wykonywania zadań od 14:00 do 16:30, pozostały czas – 30 min jest niewystarczający na realizację kolejnego zadania w dniu 2013-06-12).

Uruchom generowanie zadań i kontaktów CRM o godzinie: [] – dla ustalonego schematu windykacji o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne kontakty/ zadania CRM.

Zakładka Ponaglenie zapłaty

Odsetki:

Wg statusu podmiotu/ Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe powyżej/ Indywidualne/ Nie naliczać – należy ustalić rodzaj odsetek, które zostaną naliczone na tworzonym przez Serwis Operacji Automatycznych Ponagleniu Zapłaty.

Opcja Wg statusu podmiotu działa następująco:

  • dla kontrahentów, którzy na karcie (na zakładce [Handlowe]) mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz dla pracowników, wspólników i urzędów będą wyliczane odsetki Ustawowe od zaległości,
  • dla kontrahentów, którzy na karcie (na zakładce [Handlowe]) mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz dla banków będą wyliczane odsetki Od zaległości w transakcjach handlowych.

Generuj płatność dla odsetek – należy zaznaczyć ten parametr, jeśli odsetki mają generować płatność, następnie należy określić termin i formę płatności dla odsetek – ustawienie jest przenoszone na Ponaglenie Zapłaty.

Uruchom generowanie ponaglenia zapłaty o godzinie: [] – o podanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będą generowane automatyczne Ponaglenia Zapłaty. Dokumenty będą widoczne w menu Kasa/ Bank/ Ponaglenia zapłaty.

Zasady tworzenia Ponagleń Zapłaty przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych są identyczne, jak w przypadku tworzenia Ponagleń z poziomu menu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty.

Zakładka Blokada sprzedaży

Minimalna kwota przeterminowanego zadłużenia – blokada sprzedaży będzie wykonywana względem podanej kwoty. Kwota ta dotyczy przeterminowanych należności kontrahenta na moment wykonania akcji.

W trakcie realizacji operacji program sprawdza dla każdego wyfiltrowanego kontrahenta kwotę jego przeterminowanych należności i porównuje je z wartością wprowadzoną w konfiguracji.

Uruchom ustawianie blokady sprzedaży na karcie kontrahenta o godzinie – zgodnie ze zdefiniowanym przez użytkownika schematem windykacji o wskazanej godzinie przez usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych zostanie zablokowana możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży dla kontrahentów spełniających kryteria windykacji należności. Na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] zostanie zaznaczony parametr blokada wystawiania dokumentów rozchodowych.

Zakładka SMS

Należy określić, o której godzinie mają być wysyłane smsy oraz czy poprzez automatyczną windykację smsy mają być bezpośrednio wysyłane do odbiorców czy też wcześniej zapisywane jako robocze. Wiadomości robocze widoczne są w menu CRM/ SMS w kolorze zielonym. Z tego poziomu można je edytować i wysyłać do Klientów.



Narzędzia edytora

Na zakładce [Plik] znajdują się opcje związane z tworzeniem, zapisem oraz wydrukiem szablonu.

Na zakładce [Narzędzia główne] dostępne są narzędzia związane z formatowaniem szablonu: wybór czcionki, akapitu, stylu itp.

Na zakładce [Wstawianie] istnieje możliwość wstawiania na szablon tabeli, ilustracji, nagłówka i stopki, stałych tekstów, oraz dodatkowych pól z bazy programu.

  • Stały tekst

Fragmenty tekstu można wywołać z poziomu edytowanego szablonu. Przenoszone są one na szablon oferty. Po naciśnięciu przycisku Stały tekst wyświetli się lista stałych tekstów. Na liście są widoczne kolumny: Zaznaczeń oraz Nazwa. Na dole listy tekstów znajdują się przyciski:

Wybierz – umożliwia wybór tekstu dla szablonu. Po wybraniu tekstu teks przeniesie się na szablon w miejsce, w którym jest ustawiony kursor.

Dodaj – umożliwia dodawanie tekstu.

Zmień – umożliwia edytowanie tekstu.

Usuń – umożliwia usuwanie tekstu.

Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna.

Teksty dodaje się za pomocą przycisku Dodaj. Przycisk otwiera okno formularz stałych tekstów, w oknie wyświetla się Nazwa tekstu (możliwość wpisania 40 znaków) – miejsce na wpisanie nazwy, a pod spodem miejsce na wpisanie stałego teksu.

  • Pola z bazy

Przygotowując szablon oferty handlowej oprócz stałych tekstów jest możliwość wstawienia pól z bazy danych. Mogą to być pola nie tylko dotyczące danych znajdujących się na ofercie ale również pola dotyczące bezpośrednio karty cennikowej oraz karty kontrahenta.  W zależności od tego jak ma wyglądać i czego dotyczyć oferta handlowa, można w łatwy sposób uzupełnić szablon polami, które następnie zostaną zastąpione (wczytane) odpowiednimi danymi.

Pola dostępne są pod przyciskiem  gdzie wyświetlone zostanie okno, na którym w formie rozwijanego drzewa pogrupowane są dostępne pola.

Drzewo składa się z sześciu głównych gałęzi:

  • Dane firmy – pola z bazy dotyczące pieczątki firmy oraz operatora np. operatora modyfikującego ofertę.
  • Dokument oferty – pola z bazy dotyczące nagłówka dokument, w tym atrybutów dokumentu.
  • Towar na ofercie – pola z bazy dotyczące towarów/ pozycji znajdujących się na dokumencie oferty oraz atrybutów pozycji.
  • Podmiot na ofercie – pola z bazy dotyczące kontrahenta wybranego na dokument oferty.
  • Cennik – pola z bazy dotyczące pozycji cennikowych a więc nie tylko tych pozycji, które zostały wybrane na ofertę ale wszystkie pola dotyczące danego towaru w tym atrybuty binarne (np. zdjęcia).
  • Kontrahenta – pola z bazy dotyczące kontrahenta  a więc nie tylko wybranych na ofertę ale wszystkie pola dotyczące karty kontrahenta.

Przykładowo jeśli chcemy przygotować ofertę towarową to możemy wykorzystać pola z bazy dotyczące towarów na ofercie oraz z karty cennikowej. Załóżmy, że na ofercie m in. ma się znajdować nazwa towaru oraz ma się drukować jego numer katalogowy. Nazwa towaru jest widoczna na formularzu oferty natomiast numer katalogowy bezpośrednio na karcie cennikowej. W tym celu należy wykorzystać pole Opis elementu z gałęzi Towar na ofercie oraz pole Numer katalogowy z gałęzi Cennik.

Jeśli szablon ma zawierać dane kontrahenta, do którego kierujemy ofertę to oprócz danych adresowych, gdzie dostępne pola są w gałęzi Podmiot na ofercie  można wykorzystać inne pola znajdujące się bezpośrednio na karcie kontrahenta np. numer regon – pola są dostępne w gałęzi Kontrahent. Jeśli oferta handlowa ma zawierać tytuł, datę obowiązywania oferty, wartość, walutę itp. to należy wykorzystać pola w gałęzi Dokument oferty. Oferta może również zawierać informacje dotyczące danych firmy np. oprócz adresu może to być telefon lub adres e-mail, wtedy należy wykorzystać pola z gałęzi Dane firmy.

Przykład

Wczytywanie pola z bazy

Wybieramy na szablon oferty pole nazwa towaru oraz opis towaru. Zapisujemy zmiany na szablonie. Otwieramy ofertę handlową i z poziomu podglądu szablonu oferty ,w  pole to wczytujemy dane za pomocą przycisku Pobierz dane z oferty handlowej. W pole OfL_TwrNazwa podstawia się nazwa towaru dostępnego na ofercie a w pole Twr_Opis podstawia się opis towaru.

Przeniesienie pola z bazy na szablon oferty:

Wczytane dane z oferty handlowej na podglądzie szablonu oferty, dostępnego z poziomu formularza oferty:

Tabela

Wstawienie tabeli na ofertę jest możliwe w dwóch miejscach: z poziomu zakładki [Wstawianie] oraz z poziomu zakładki [Tabele],  przy czym zakładka [Tabele] umożliwi nie tylko wstawienie tabeli ale również jej formatowanie.

W przypadku gdy tabela w sekcji głównej zawiera pola z bazy, powinna składać się z maksymalnie dwóch wierszy: nagłówka oraz odpowiadającego mu wiersza z polem z bazy określającego dane jakie mają zostać wyświetlone dla pozycji na ofercie. Podczas generowania oferty dla każdej pozycji tworzony jest nowy wiersz tabeli przedstawiający zdefiniowane w szablonie dane. Jeśli na szablonie oferty utworzona została tabela z ilością wierszy większą niż dwa wspomniane, wówczas nadmiarowe wiersze zostają usunięte podczas generowania oferty handlowej, a dane w nich zdefiniowane nie są prezentowane.

Przykład

Oferta na 3 pozycje towarowe. Na szablonie oferty umieszczona jest poniższa tabelka.

Kod towaruNazwa towaru
OfL_TwrKodOfL_TwrNazwa

Wypełniona tabelka w sekcji głównej:

Kod towaruNazwa towaru
GRABIE_LIŚCIEGrabie do liści
IGLAKI_CYPRYSIglaki cyprysik
JABŁONIEJabłonie (różne odmiany)

Przykład

Dodawanie tabeli w sekcji nagłówka i stopki

Firma_Nazwa1
Firma_Nazwa2
Firma_Kod_pocztowyFirma_MiastoFirma_UlicaFirma_Nr_domuFirma_NIP

Wypełniona tabelka w sekcji nagłówka i stopki

Firma Handlowo - Usługowa OGRODNIK
Spółka jawna
31-124KrakówKlinowa11111-111-11-11

Na zakładce [Strona] istnieje możliwość sformatowania wyglądu strony, czyli marginesów, układu strony. Dodatkowo można zwiększać, zmniejszać edytowany dokument, istnieje też opcja wyboru widoku dokumentu

Na zakładce [Nagłówek i stopka], znajduje się funkcjonalność dotycząca nagłówka i stopki. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie dodania na dokument ofertowy nagłówka albo stopki. Nagłówek albo stopkę dodajemy z poziomu zakładki [Wstawianie].

Na zakładce [Tabele], użytkownik ma możliwość obróbki wstawionej tabeli. Funkcjonalność uaktywnia się dopiero w momencie ustawienia kursora na wstawionej tabeli.

Zakładka podzielona jest na poszczególne sekcje:

Ogólne:

  • wstawianie nowej tabeli
  • wybór koloru wypełnienia komórki
  • zaznaczanie krawędzi do których ma być zastosowany styl krawędzi

Rysowanie krawędzi:

  • ustawianie rodzaju krawędzi
  • ustawienie grubości krawędzi
  • ustawienie koloru krawędzi

Tabela:

  • zaznaczenie komórki/wiersza/kolumny/całej tabeli
  • włączenie linii siatki
  • właściwości tabeli

Wiersze i Kolumny

  • usuwanie komórki/wiersza/kolumny
  • dodawanie komórki/wiersza/kolumny

Scal:

  • łączenie komórek
  • podział komórek
  • rozdzielenie tabeli

Automatyczne dopasowanie:

  • dopasowanie tabeli do okna
  • dopasowanie szerokości kolumn do zawartości
  • ustalenie stałej szerokości dla wszystkich kolumn

Wyrównanie:

  • ustawienie wyrównania zawartości komórki