• Dowód osobisty, którym legitymuje się pracownik,
• Paszport,
• Obywatelstwo/Kod kraju,
• Płeć,
• Stan cywilny,
• Nr w aktach – służy do zapisania numeru akt pracownika,
• Karta pobytu – informacja dotycząca cudzoziemca,
• Progi podatkowe – dostępne są 3 opcje
  • standardowe (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu zaliczki podatku uwzględniane są progi podatkowe zgodnie z ustawieniami w konfiguracji programu (Konfiguracja/ Program/ Stałe podatkowe). Nie można edytować progów z poziomu formularza pracownika.
  • opodatkowanie z małżonkiem/ samotny rodzic –. należy zaznaczyć, jeżeli pracownik złożył płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 (wspólnie z małżonkiem) albo 4d (wspólnie z dzieckiem) ustawy. W wypłacie, w której naliczane są elementy mające ustawioną opcję ‘naliczać wg progów’ zaliczka podatku jest wyliczana według pierwszego progu podatkowego ustawionego w konfiguracji programu, niezależnie od kwoty dochodu
  • indywidualne– przy wyliczaniu zaliczki podatku uwzględniane są progi podatkowe ustawione na formularzu danych pracownika. Użytkownik może modyfikować tabelę z progami podatkowymi

Wypełnia się tutaj także informację o progach podatkowych, o kosztach uzyskania przychodu, uldze podatkowej, zwolnieniu z podatku dochodowego dla niektórych grup  pracowników np. pracowników poniżej 26 lat, osób wychowujących co najmniej czwórkę dzieci, niepobieraniu podatku od przychodów na wniosek podatnika oraz informację na temat Urzędu Skarbowego pracownika.

Dodatkowo dostępne są parametry NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT oraz Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT. Zaznaczenie parametru NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT spowoduje wykazywanie na deklaracjach: PIT-11 oraz PIT-8C numeru NIP pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na wymienionych deklaracjach wykazywany jest numer PESEL pracownika. Parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT decyduje, który adres pracownika ma być wykazywany na deklaracjach PIT.

• Koszty i ulga podatkowa – w celu poprawnego określenia Kosztów uzyskania przychodu pracownika należy wybrać tytuł, z którego one przysługują, a program automatycznie podpowie odpowiedni współczynnik (informacja, z jakiego tytułu przysługują koszty zostanie później wykorzystana przy drukowaniu PIT-11). Współczynnik ten może być – w razie potrzeby – skorygowany. Domyślnie podpowiada się współczynnik 1 – koszty uzyskania z jednego stosunku pracy. Ulga podatkowa -W polu wyświetlana jest roczna kwota ulgi 3600, obok której należy wprowadzić mnożnik w formie ułamka (1/12, 1/24, 1/36) zgodnie ze złożonym przez pracownika oświadczeniem PIT-2.
• Stosować dodatkową ulgę podatkową w przypadku opodatkowania z małżonkiem/dzieckiem.- parametr aktywny  jeżeli w progach podatkowych  jest zaznaczony parametr opodatkowanie z małżonkiem/ samotny. Należy zaznaczyć jeśli  pracownik oświadczył, że jego dochody w danym roku nie przekroczą 120000 zł.  Przy zaznaczonym parametrze podczas naliczania zaliczki podatku jest uwzględniana ulga podatkowa ustawiona na formularzu pracownika oraz dodatkowa ulga w wysokości 1/12 kwoty rocznej, czyli 300 zł.
• Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania – podajemy tutaj, od jakiej części wynagrodzenia zasadniczego (max 100%) będą naliczane 50% koszty uzyskania. Dotyczy to osób otrzymujących wynagrodzenie z tytułu praw autorskich.

Jeśli procent wynagrodzenia upoważniający do odliczenia 50% kosztów uzyskania jest zmienny w czasie (różny za poszczególne miesiące) za pomocą aktualizacji zapisu należy zmieniać wysokość procentu wynagrodzenia, od którego mają być naliczane 50% koszty uzyskania. Jest to ważne ze względu na konieczność oddzielnego wykazania kwot wynagrodzenia z tytułu praw autorskich na deklaracji PIT-11. W przypadku, gdy 50% koszty uzyskania przychodu mają być naliczane także od dodatku czy premii w definicji takiego składnika (typu wypłaty) na zakładce [2.Podatki/Nieobecności] w polu ‘Sposób naliczania koszt.uzyskania:’ należy wybrać: ‘standardowe + 50 %’ i w polu ‘procent’ określić czy od całości dodatku (100%) czy tylko jego części (np. 40%) mają być naliczane 50% koszty.

• Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie – pozwala na wyłączenie naliczania kosztów 50% od przychodów uprawniających do zastosowania tych kosztów, zgodnie z ustawą z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017r, poz.2175) limit dla 50% kosztów począwszy od 1.01.2018 (czyli dla wypłat mających miesiąc deklaracji 01.2018) ma być równy kwocie pierwszego progu podatkowego wg skali podatkowej z danego roku ustawionej w konfiguracji programu. W przypadku konieczności wcześniejszego zaprzestania odliczania kosztów 50 % użytkownik powinien zaznaczyć parametr Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie. Taka zmiana powinna być odnotowana poprzez aktualizację zapisu. W celu weryfikacji kwoty odliczonych już w wypłatach kosztów 50% można wykorzystać wydruk Pracownicy z 50% kosztami uzyskania w wypłatach dostępny z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry > Kadry) w gałęzi wydruków płacowych. Z poziomu Listy pracowników można także wywołać, z obszaru wydruków kadrowych, wydruk Lista pracowników z wyłączonymi 50% kosztami pozwalający na sprawdzenie zaznaczenia parametru Nie odliczać 50% kosztów w wypłacie.
• Nie pomniejszać dochodu o ulgę dla pracowników – (parametr obsługiwany w  wypłatach  naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022 ) należy zaznaczyć w przypadku złożenia przez pracownika  wniosku o niepomniejszanie dochodu o kwotę  Ulgi dla klasy średniej.

Od 1.01.2022 roku do 30.06.2022 w przypadku, gdy pracownik nie złożył wniosku o niestosowanie ulgi, a sumarycznie jego przychód w miesiącu mieści się w przedziale od 5 701 zł do 11 141 w wypłacie naliczy się ulga w wysokości obliczonej według wzoru:

• • (A x 6,68% – 380,50 zł) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5 701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł,
  • (A x (-7,35%) + 819,08 zł) ÷ 0,17, dla A wyższego od 8 549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł

– w którym A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy.

Naliczanie ulgi dla pracowników w przypadku kilku wypłat w miesiącu:

• • jeśli pracownik dopiero w kolejnej wypłacie wypłaconej w danym miesiącu osiąga przychód uprawniających do stosowania ulgi zostanie ona naliczona od całego uzyskanego przychodu w tym miesiącu, a nie tylko od przychodu z danej wypłaty.
  • W przypadku, gdy pracownik w pierwszej wypłacie w miesiącu miał stosowaną ulgę, a w kolejnej sumarycznie jego przychód w danym miesiącu przekroczy kwotę 11141 zł podstawa opodatkowania zostanie zwiększona o kwotę nienależnej ulgi odliczonej w pierwszej wypłacie.
  • W przypadku naliczania kolejnej wypłaty, gdy kwota ulgi od sumarycznego przychodu w miesiącu byłaby niższa niż kwota ulgi naliczona już w pierwszej wypłacie w kolejnej wypłacie kwota nienależnej ulgi zostanie doliczona do podstawy opodatkowania.
• Nie pobierać podatku  na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) – należy zaznaczyć na wniosek pracownika uzyskującego przychody z tytułu:
  • wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy,
  • dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
  • świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,
  • przychodów z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
  • przychodów otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek, z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7;
  • przychodów otrzymywanych przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;
  • przychodów z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło
  • przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej – z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7,
  • przychodów z praw majątkowych, w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, którego roczne dochody nie przekroczą kwoty 30.000 zł

Podczas naliczania wypłat,  dla osób osiągających wymienione powyżej przychody, które mają zaznaczony parametr ’ Nie pobierać zaliczki podatku na wniosek podatnika (dochód do 30 000 zł) sprawdzane jest czy dochód pracownika uzyskany od początku roku podatkowego nie przekroczył 30 000 zł Jeżeli nie, to zaliczka podatku nie zostanie naliczona. W wypłacie, w której dochód pracownika w danym roku podatkowym przekracza kwotę 30 000 zł podatek jest naliczany od całego wynagrodzenia.

Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Podatek nie będzie się naliczał od elementów które mają ustawioną pozycję: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-4 2. Dniówki obrachunkowe i udziały w dochodzie podzielonym rsp (brak kosztów uzyskania), PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło, PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, PIT-8B 8. Udział w organach stanowiących osób prawnych, PIT-8B 9. Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem, PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.

• Zwolnienia z PIT. Ustawienie pola decyduje o tym czy w wypłatach będzie zastosowane zwolnienie z podatku. Dostępne są następujące opcje:
  • Brak – w wypłatach nie będzie stosowane zwolnienie z podatku,
  • Osoba do 26 lat – należy wybrać w przypadku pracowników poniżej 26 roku życia. W przypadku dodawania pracownika, gdy zostanie uzupełniona data urodzenia, która wskazuje, że pracownik ma do 26 lat opcja ustawi się automatycznie. Zwolnienie będzie stosowane do dnia, w którym pracownik ukończy 26 lat lub momentu przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
  • Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury – należy zaznaczyć w przypadku złożenia wniosku o stosowanie zwolnienia z PIT przez osobę, która pomimo osiągnięcia wieku emerytalnego nie wystąpiła o emeryturę tylko pracuje dalej i podlega z tego tytułu ubezpieczeniu społecznemu. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach wypłacanych od 1.01 2022 r., jeżeli pracownik ma odpowiedni wiek (ukończone 60/65 lat w dniu wypłaty), jest zgłoszony do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego .Zwolnienie będzie stosowane do przekroczenia limitu przychodów zwolnionych.
  • Osoba wychowująca co najmniej czworo dzieci – należy zaznaczyć na wniosek osoby wychowującej co najmniej czworo dzieci. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. do osiągnięcia limitu zwolnienia.
  • Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski – należy zaznaczyć na wniosek osoby, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pracownik we wniosku ma obowiązek podania roku zakończenia stosowania zwolnienia. Zwolnienie przysługuje w czterech kolejno po sobie następujących latach podatkowych. Jeśli na formularzu pracownika zostanie wybrana opcja ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dodatkowo należy ustawić roku do kiedy obowiązuje zwolnienie. Zwolnienie będzie stosowane w wypłatach naliczonych po 01.01.2022 r. nie później niż do końca roku wskazanego na formularzu pracownika w polu ‘obowiązujące do końca roku’ lub przekroczenia limitu.

W przypadku pracowników poniżej 26 r. ż. korzystających ze zwolnienia z PIT dla młodych w wypłacie zaliczka podatku nie zostanie naliczona jedynie od przychodów, które są objęte zwolnieniem z podatku. Podczas naliczania wypłaty sprawdzana jest Pozycja na deklaracji PIT ustawiona w konfiguracji danego składnika. Zwolnienie z podatku do 26 lat zostanie zastosowane jedynie dla pozycji: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia, PIT-11 Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich.

Zwolnienie z podatku dla osób z zaznaczoną opcją ‘Osoba powyżej 60/65 lat niepobierająca emerytury’, ‘Osoba wychowująca co najmniej czworo’, ‘Osoba, która przeniosła miejsce zamieszkania na terytorium Polski’ dotyczy przychodów ze stosunku pracy oraz umów zleceń. W programie zwolnienie z podatku zostanie zastosowane jedynie dla pozycji: PIT-4 1. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, PIT-11 1b. Przychody, do których zastosowano odliczenie kosztów uzyskania na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy, PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia.

Od 1 lipca 2022 został rozszerzony katalog przychodów, do których będzie stosowane zwolnienie z PIT. Zwolnieniem podatkowym zostaną objęte Zasiłki macierzyńskie.

Zwolnienie z podatku dla wszystkich wyżej wymienionych grup przysługuje do ściśle określonego rocznego limitu zarobków (85.528 zł) W miesiącu, w którym pracownik przekracza powyższy limit od wynagrodzenia ponad limit zostanie naliczona zaliczka podatku.

• Nie stosować przedłużenia terminu poboru zaliczki podatku–(parametr  obsługiwany w  wypłatach naliczanych od 01.01.2022 do 30.06.2022) należy zaznaczyć w przypadku  złożenia przez pracownika  wniosku o nieprzedłużanie terminów poboru i przekazania przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Gdy parametr jest zaznaczony zaliczka podatku naliczana jest według zasad obowiązujących od 1.01.2022 r. bez stosowania Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
• Urząd skarbowy – należy określić urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika. Informacja ta będzie potrzebna do prawidłowego wygenerowania deklaracji PIT-11.
• NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT – w przypadku zaznaczenia parametru, na deklaracjach: PIT-11, PIT-8C, oraz wydruku deklaracji PIT-2 jest wykazywany numer NIP pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na wymienionych deklaracjach wykazywany jest numer PESEL pracownika. Na formularzu właściciela ten parametr jest domyślnie zaznaczony. Ustawienie tego parametru wpływa również na nazewnictwo pliku *.xml z e-deklaracją (w przypadku deklaracji PIT-11 oraz PIT-8C): jeśli na deklaracji wstawiany jest PESEL jako identyfikator, to w nazwie pliku xml tworzonego przy eksporcie e‑deklaracji będzie wstawiany PESEL pracownika, w przeciwnym przypadku nr NIP.
• Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT – zaznaczenie parametru powoduje domyślne wstawienie na deklaracjach PIT adresu zamieszkania pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na deklaracjach pojawia się adres zameldowania.

W przypadku pracowników będących nierezydentami należy uzupełnić dodatkowe pola:

• Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent) – parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie powoduje uaktywnienie dodatkowych pól Rodzaj numeru identyfikacyjnego oraz Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika.
• Rodzaj numeru identyfikacyjnego – w tym polu można wybrać z listy rodzaj numeru identyfikacyjnego pracownika.
• Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika – w tym polu należy wpisać zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika. Jeśli w polu Rodzaj numeru identyfikacyjnego wybrano Paszport, a pole Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika jest nieuzupełnione, to domyślnie przepisywany jest numer paszportu wpisany w grupie Inne na zakładce [2. Nr ident./podatki] na formularzu danych kadrowych pracownika.

• Archiwalny – parametr zaznaczamy, gdy pracownik od dawna jest zwolniony i chcemy przenieść go do tak zwanego ‘archiwum’. Parametr szczegółowo opisany w podrozdziale Pokaż archiwalnych – filtr.
• Centrum – wskazanie centrum podległościowego, do którego przyporządkowany jest pracownik.
• Wydział (dostępny w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Pole powiązane ze słownikiem wydziałów. Pozwala na przypisanie pracownika do konkretnego wydziału. Obok nazwy wydziału na formularzu pracownika wyświetla się również nazwa lokalizacji.
• Wieloetatowość dzielimy na:
  • Etat podstawowy dla pracownika zatrud. na wielu etatach – parametr zaznaczamy, gdy pracownik ma w firmie kilka etatów. Opisany w odrębnym rozdziale.
  • Etat dodatkowy dla – zaznaczamy, gdy pracownik ma w firmie kilka etatów. Opisany w odrębnym rozdziale.
• Akronim (kod) – unikalny dla danego pracownika.

• Nazwisko i imiona pracownika,
• PESEL,
• NIP,
• Data urodzenia,

• Imiona rodziców,
• Miejsce urodzenia pracownika,
• Nazwisko rodowe oraz nazwisko rodowe matki,
• Adres zameldowania,
• Kraj/Kod kraju,

• Telefon,
• Telefon SMS,
• E-mail – adres e-mail wykorzystywany do wysyłki wiadomości e-mail z modułu

Wszystkie informacje personalne o danym pracowniku dostępne są w Formularzu danych pracownika. Ze względu na dużą ilość informacji ewidencjonowanych na formularzu danych pracownika został on podzielony na zakładki: [Ogólne],  [Nr ident./podatki],  [Etat],  [Ubezpieczenie(etat)],  [Ubezpieczenie cd],  [Inne informacje],  [PPK /Dodatkowe], [Zgody].

Funkcje na wstążce:

• zaliczki brutto/netto
• pożyczki

• dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
• dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
• dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ oraz usługi cennikowe z zakładki [Czynności].

Podstawa do określenia, czy część będzie wydana na RW czy na WZ jest parametr Uwzględniaj na FS/ PA. Wprowadzając części/czynności na zlecenie serwisowe użytkownik może wskazać, które części/czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym.

Jeżeli na oknie Części/Czynności dla zlecenia serwisowego parametr Uwzględniaj na FS/ PA będzie:

• zaznaczony – wówczas części/czynności będą przeniesione na FS/PA,
• odznaczony – wówczas części/czynności będą kosztem serwisowym.

W programie istnieje możliwość częściowego fakturowania zlecenia (wydawania części). Dzięki temu użytkownik ma możliwość wskazania, które części lub czynności mają być aktualnie zafakturowane (wydane). Po częściowym zafakturowaniu zlecenia nadal pozostaje otwarte i użytkownik może wprowadzać zmiany (nowe części i czynności).

Zafakturowanie całkowite sprowadza się do zamknięcia zlecenia i automatycznego wygenerowania do niego wszystkich możliwych dokumentów (FS, WZ, RW).

Opcje dostępne są w menu obok przycisków widocznych na liście zleceń:

(przykładowo z menu obok przycisku FS)

Dotyczą odpowiednio generowania dokumentów:

 – Utworzenie Faktury Sprzedaży,

 – Utworzenie Paragonu,

 – Utworzenie dokumentu Rozchodu Wewnętrznego,

 – Utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Opcje związane z realizacją zleceń są dostępne również w menu kontekstowym. Domyślnie wciśnięcie przycisku wywołuje funkcję całkowitego rozliczenia zlecenia.

Fakturowanie zleceń w cenach brutto

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

• przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto (od niej liczone są rabaty),
• przy fakturowaniu, na dokumentach FS, WZ zawsze ustawiany jest algorytm liczenia od brutto.

Jeśli parametr jest odznaczony:

• dla Kontrahenta detalicznego (z zaznaczonymi parametrami na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe]: Status – osoba fizyczna, cena domyślna – typu brutto) przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto. Wyliczanie cen odbywa się algorytmem od brutto.
• Dla pozostałych Kontrahentów wykorzystywany jest algorytm od netto.

Domyślnie parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto jest odznaczony.

Realizacja częściowa

W przypadku realizacji częściowej użytkownik może ze zlecenia serwisowego wybrać pojedyncze części/ usługi do zafakturowania/ wydania.

Po zaznaczeniu zleceń i zainicjowaniu wygenerowania dokumentu skojarzonego, tworzona jest lista części i usług dostępnych do wydania/ zafakturowania. Jest ona dostępna w oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument.

Oprócz listy części i czynności na okno składa się również panel Dokument będzie wystawiony dla:, w którym wyświetlany jest nabywca i odbiorca przeniesiony z zaznaczonych zleceń zgodnie z zasadami:

• Jeśli kontrahent na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach jest zgodny- to jego dane zostaną przeniesione w odpowiednie pola okna. Użytkownik będzie miał możliwość zmiany nabywcy/ odbiorcy poprzez zaznaczenie odpowiednio parametru: Zmień nabywcę/ Zmień odbiorcę i  wskazanie nowego kontrahenta.
• Jeśli na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach występują różni kontrahenci to pola nabywcy i/lub odbiorcy w oknie będą puste. Użytkownik musi je uzupełnić, aby móc zrealizować zlecenia.

W oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument pojawiają się czynności i części, które spełniają kryteria pozwalające na ich wydanie czy zafakturowanie. Przy czym jeśli czynność/ część zostanie już raz zafakturowana (wydana), wtedy nie ma możliwości ponownego przeniesienia jej na dokument handlowo-magazynowy.

I tak odpowiednio w oknie pojawią się:

• Dla dokumentu RW – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz bez zaznaczonego parametru o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
• Dla dokumentu WZ – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
• Dla dokumentów FS/PA:
  • czynności powiązane z cennikiem, ze statusem zakończonych, które wcześniej nie zostały zafakturowane,
  • wszystkie części ze statusem „pobrano” lub „bez pobrania”, z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu (podobnie jak dla WZ).

Wybrane przez użytkownika pozycje są przenoszone na tworzony dokument. Równocześnie na zleceniu części i czynności te otrzymują status FS/PA, WZ, RW. Zlecenie nie jest zamykane, wiec użytkownik może dopisywać do niego kolejne czynności i części.

W przypadku tworzenia FS/PA – jeśli operator wystawił wcześniej dokumenty WZ nie skojarzone z FS/ PA to przy pierwszej próbie wygenerowania do zlecenia Faktury Sprzedaży/ Paragonu dokumenty WZ zostaną automatycznie powiązane z tą FS/ PA.

Opis dokumentów FS/ PA, RW/ WZ utworzonych na podstawie zleceń serwisowych został szczegółowo omówiony poniżej Przekształcenie całkowite.

Przekształcenia całkowite

W przypadku przekształceń całkowitych użytkownik nie ma możliwości wybrania usług i części, które na tworzonym dokumencie powinny się znaleźć. Tworzony jest wybrany dokument na wszystkie części/ czynności spełniające warunki i automatycznie zamykane jest zlecenie.

Aby zamknąć zlecenie spełnione muszą być następujące warunki:

• wszystkie czynności muszą mieć status zakończone <Tak>,
• wszystkie części muszą mieć status pobrano albo bez pobrania (czyli muszą być przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy lub być pobierane bezpośrednio z magazynu serwisowego).

Przekształcenia całkowite są domyślnie wywoływane po wciśnięciu przycisku:

 – tworzony jest automatycznie dokument RW na wszystkie części, które nie maja zaznaczonego parametru o fakturowaniu. Zlecenie jest zamykane, ale jeśli istnieje taka potrzeba to użytkownik może jeszcze wygenerować do zlecenia dokumenty typu WZ (części do fakturowania) lub FS/PA (usługi do fakturowania).

 – tworzony jest automatycznie dokument WZ na wszystkie części, które mają zaznaczony parametr o fakturowaniu. Nie powstaje od razu dokument FS/PA i użytkownik może jeszcze wygenerować FS lub dokument RW do tego zlecenia.

  – mechanizm fakturowania zlecenia wiąże się z automatycznym generowaniem dodatkowo wszystkich dokumentów magazynowych (WZ i RW). Został on opisany w rozdziale poniżej.

W programie pamiętane są pełne powiązania pomiędzy dokumentami skojarzonymi ze zleceniem serwisowym. Na FS, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje nie tylko numer powiązanego zlecenia serwisowego, ale również innych dokumentów handlowych i magazynowych.

Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry włączona została opcja Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu z kontrahentem !Nieokreślony! to podczas generowania FS/ RW/ WZ do zlecenia wystawionego dla kontrahenta nieokreślonego program generuje komunikat: Czy zapisać dokument z kontrahentem nieokreślonym? (Tak/ Nie).

Przekształcenie do FS/ PA   

Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów handlowych:

 – Przekształcenie do faktury,

 – Przekształcenie do paragonu.

Jeśli użytkownik wybierze całkowite przekształcenie do FS/ PA program tworzy najpierw dokument RW na części będące kosztem serwisowym (parametr Uwzględniaj na FS/ PA odznaczony) zapisuje na stałe. W kolejnym etapie tworzy dokument WZ na części, które miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FS/ PA zatwierdza go na stałe.

Następnie podnosi się formularz FS /PA, na którym uwzględniane są zarówno pozycje z WZ, jak również wykonane usługi, ale tylko te które na zleceniu były pobrane z cennika i miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FS/PA. Usługi wpisane „z ręki” oraz notatki zostaną pominięte.

Faktura/ Paragon tworzy się do bufora, ale edycja dokumentu jest ograniczona. Użytkownik nie może zmieniać: kontrahenta, magazynu, algorytmu wyliczania dokumentu. Edycja pozycji będących częściami z WZ jest ograniczona tylko do możliwości zmiany ceny sprzedaży.

Pozycji przeniesionych z dokumentu WZ nie można usuwać, natomiast lista usług jest edytowalna (można usuwać, dopisywać, zmieniać ilość, zmieniać wartość). Na dokumencie FS/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego można dopisywać nowe usługi oraz pozycje towarowe, ale tylko te które są dostępne na magazynie serwisowym. Jeżeli dopisane zostaną jakieś pozycje towarowe wówczas przy zapisywaniu dokumentu FS/ PA na stałe program wygeneruje dodatkowy dokument WZ.

W przypadku wystawiania dokumentów FS/ PA całkowicie realizujących zlecenie – program automatycznie zamyka zlecenie i  oznacza je jako zrealizowane.

Przy próbie fakturowania sprawdzane jest, czy nie ma już wystawionego jakiegoś dokumentu WZ, który nie jest powiązany z fakturą sprzedaży.

• Jeśli do zlecenia został wygenerowany dokument WZ (bez faktury sprzedaży) – wtedy wystawienie FS/PA spowoduje „podpięcie” dokumentu WZ do FS. W efekcie na fakturze będą widoczne wszystkie pozycje z wcześniej wystawionej WZ.
• Na wszystkie części i czynności, które jeszcze nie zostały wydane (zafakturowane), utworzone zostaną odpowiednio dokumenty RW i WZ. Następnie na podstawie dokumentów WZ tworzona jest faktura (zawierająca ponadto czynności do zafakturowania).

Na utworzonej fakturze sprzedaży/ paragonie:

• Data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą).
• Magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym (na zakładce [Ogólne]).
• Kontrahent i odbiorca – zgodny z kontrahentem/ odbiorcą ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego).
• Forma płatności, termin płatności – przenoszona jest zgodnie z ustawieniami na zleceniu serwisowym.
  • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność kontrahenta przepisywane są ustawienia z karty kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie ma indywidualnego terminu płatności wówczas termin pobierany jest z definicji formy płatności.
  • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność ustalona- na utworzone dokumenty zostanie przeniesiona forma płatności wskazana na zleceniu wraz z datą z pola ustaw termin na:…
    Jeżeli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności, ilość dni zostanie pobrana z konfiguracji z definicji formy płatności.
• Kategoria – przepisywana jest z ze zlecenia.
• Algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
  • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
  • jeśli użytkownik wybrał FS, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
  • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto.
• Przenoszone pozycje mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia dokumentu przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.

Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wybierze przekształcenie do FS/ PA to, jeżeli na zleceniu serwisowym są części (do fakturowania oraz te, które stanowią koszt serwisowy) wówczas:

• w pierwszym etapie tworzą się dokumenty magazynowe WZ/ RW – zapisane na trwałe,
• w kolejnym etapie tworzą się dokumenty handlowe FS/ PA:
  • jeżeli operator wykonujący operację na karcie ma zaznaczony parametr Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Ostrzegaj, wówczas zostanie utworzone FS/ PA,
  • jeżeli operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Nie pozwalaj , wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i FS/ PA nie zostanie utworzone.

Działanie opisane powyżej zostanie przerwane już w pierwszym etapie – nie powstanie dokument WZ jeżeli:

• zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności,
• na karcie operatora zaznaczono parametr Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF,
• operator wykonujący operację dla parametru: Zapis dokumentów na trwałe/ do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności ma wybraną opcję Nie pozwalaj.

Na liście zleceń można zaznaczyć wiele zleceń serwisowych i utworzyć do nich jeden dokument FS/ PA. Program sprawdza czy na wszystkich zaznaczonych zleceniach był ten sam kontrahent. Jeżeli nie – zbiorczy dokument FS/ PA nie zostanie utworzony. Dla każdego zlecenia utworzy się odrębny dokument WZ/ RW. Na podstawie dokumentów WZ tworzony jest jeden dokument FS/ PA, na który dodatkowo przepisywane są wszystkie usługi dodane z listy cennikowej. Pomijane są usługi, które na zlecenie serwisowe dodane były „z ręki”.

Dokumenty WZ/ RW do zlecenia serwisowego

Jeśli na zleceniu są części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program umożliwia utworzenie dokumentu WZ.

Na formularzu dokumentu WZ:

• data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
• magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
• kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
• kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
• algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
  • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
  • jeśli użytkownik wybrał FS, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
  • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto,
• przenoszone towary mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia WZ przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
• Dokument WZ jest automatycznie zatwierdzany na stałe.

Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF to:

• jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczony parametr Zapis dokumentów do bufora/ na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Ostrzegaj,wówczas dokument WZ zostanie utworzony.
• Jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczony na karcie parametr Zapis dokumentów do bufora/ na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – Nie pozwalaj, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i WZ nie zostanie utworzony.

Jeśli na zleceniu są części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FS/ PA program przepisuje je na dokument RW.

Na formularzu dokumentu RW:

• data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
• magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
• kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
• kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
• przenoszone towary mają ilości zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. Wartość obliczana jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu np. FIFO, LIFO, AVCO.
• Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
• Dokument RW jest automatycznie zatwierdzany.

Terminarz jest funkcją obejmującą wizualizację czynności do wykonania ze zlecenia serwisowego z możliwością szybkiego podglądu i edycji. Na oknie w obszarze Pracownicy jest możliwość wskazania Operatorów/Pracowników, dla których terminarz jest wyświetlany.

W Terminarzu uwzględniane są tylko te czynności ze zlecenia serwisowego, dla których zaznaczono parametr Rezerwuj czas w terminarzu.

Terminarz ma postać siatki. Kolumny to poszczególne dni (domyślnie 5 kolumn). Jeden wiersz standardowo obejmuje 30 minut. Domyślnie wyświetlany jest bieżący tydzień – zmiana jest możliwa po wskazaniu w kalendarzu innej daty. Na każdym obszarze obrazującym czas zajęty umieszczany jest temat i opis zadania. Użytkownik ma możliwość modyfikacji widoku Terminarza – zarówno w przypadku okresu dla jakiego jest on wyświetlany (Dzień, Tydzień roboczy, Tydzień, Miesiąc, Oś czasu), jak i informacji wyświetlanych dla zadań.

Jeżeli użytkownik korzysta jednocześnie z modułu Comarch ERP Optima CRM i modułu Comarch ERP Optima Serwis wówczas w terminarzu oprócz czynności do wykonania widoczne będą również zadania (zrealizowane i niezrealizowane) z modułu Comarch ERP Optima CRM.

Zadania i czynności zrealizowane bądź niezrealizowane, rozróżniane są za pomocą koloru:

• niezrealizowane – pomarańczowy,
• zrealizowane – biały,
• powiązane –zielony (tylko dla zadań z modułu Comarch ERP Optima CRM).

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima CRM wówczas „kliknięcie” na „wolnym” obszarze terminarza – podnosi nowy formularz zadania/ kontaktu CRM.

Tworzenie zleceń serwisowych z Terminarza

Użytkownik ma możliwość planowania i dodawania czynności serwisowych bezpośrednio z poziomu Terminarza. Funkcja dostępna jest w menu kontekstowym okna. Wystarczy zaznaczyć okres, w jakim planowane jest wykonanie zlecenia i klikając prawym klawiszem myszy wybrać opcję Nowe zlecenie serwisowe. W efekcie powstanie nowe zlecenie serwisowe oraz wyświetli się formularz czynności.

Na czynności utworzonej z poziomu Terminarza automatycznie zaznaczone będą parametry Wg terminu oraz Rezerwuj czas w terminarzu, a w pole Termin od: … zostanie przeniesione data i czas zgodnie z tym, co użytkownik zaznaczył w Terminarzu przed utworzeniem zlecenia.

W zależności od ustawionego w Terminarzu widoku na czynności i zleceniu proponowany będzie operator:

• Jeżeli włączono grupowanie (po dacie lub wg zasobu) to operator/pracownik będzie ustawiany zgodnie z tym, z jakiej grupy w Terminarzu wywołano tworzenie zlecenia.
• Jeżeli grupowanie jest wyłączone to na zleceniu oraz czynności zostanie ustawiony zalogowany operator.

Użytkownik ma możliwość zmiany przeniesionych ustawień (zarówno terminu jak i przypisanego do czynności serwisanta).

Po uzupełnieniu reszty informacji i zapisie formularza czynności, możliwe będzie wprowadzenie pozostałych danych na zleceniu serwisowym (kontrahent, opis itp.).

Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta

Podczas rejestrowania czynności do wykonania oraz planowania ich terminu użytkownik ma możliwość wywołania Terminarza serwisanta. Służy do tego przycisk– Terminarz serwisanta, dostępny na formularzu czynności z zaznaczonym parametrem Rezerwuj czas w terminarzu. Po jego wciśnięciu otworzy się Terminarz, wybranego na czynności operatora/pracownika.

Data oraz czas ustawione w Terminarzu będą zgodne z ustawieniami w polu Termin od:… na formularzu czynności. Natomiast ustawienia dotyczące prezentowanych Informacji, Rodzaju wyświetlanych zadań oraz stanu realizacji tych zadań będą zgodne z zapamiętanym widokiem okna dla operatora.

Użytkownik może wskazać w wyświetlonym oknie Terminarza inny termin, niż pierwotnie planowany  na dwa sposoby:

• podświetlając odpowiednie pole i wciskając w oknie ikonę – Przenieś wybrany termin na dokument lub
• klikając w  polu z wybranym terminem prawym klawiszem myszy i wybierając opcję Przenieś termin na zlecenie.

Jeżeli w ustawieniach widoku Terminarza włączono grupowanie (po dacie lub wg zasobu), to użytkownik może dodatkowo zmienić operatora/pracownika na innego, niż wstępnie wybrany na czynności. Wystarczy, że ustawi kursor w odpowiednim polu w Terminarzu i zaakceptuje wybrany termin.

Kontrola terminu zadania

Jeżeli na formularzu zlecenia serwisowego (zakładka [Czynności]) dla danej czynności wybierzemy sposób realizacji wg terminu wówczas oprócz pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) mamy możliwość zaznaczenia parametru Rezerwuj czas w terminarzu.

Jeżeli zaznaczony jest parametr Rezerwuj czas – program sprawdza, czy w terminarzu tego operatora/ pracownika nie ma innego zlecenia serwisowego lub zadania CRM w podanym okresie czasu. Jeśli tak – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności pokrywa się z czasem przeznaczonym na wykonanie innej czynności lub zadania w module Comarch ERP Optima CRM.

Przy zapisie czynności program sprawdza, czy termin „do” nie wykracza poza planowany termin realizacji zlecenia. Jeśli przekracza – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności wykracza poza czas przeznaczony na wykonanie zlecenia serwisowego. Jeśli dla czynności na zleceniu serwisowym jest zaznaczona opcja zarezerwowania czasu w terminarzu, to w przypadku zakończenia tej czynności zdarzenie w terminarzu jest wyświetlane w kolorze szarym.

Okno informacji bieżących

Sposób włączania/ wyłączania oraz zasada obsługi okna informacji bieżących (OIB) został opisany w podręczniku do konfiguracji – Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.

Wyboru analiz, które będą dostępne dla operatora dokonujemy z poziomu karty operatora (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Informacje o firmie]. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu wiadomości wyświetlanych w oknie Informacje bieżące, poprzez zaznaczenie na zakładce [Informacje] tych pozycji (modułów lub konkretnych analiz), które dotyczą operatora.

Dla modułu Comarch ERP Optima Serwis istnieją dwie analizy:

• Zlecenia serwisowe operatora zaległe,
• Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj.

Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP Optima Serwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis.

Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest na OIB odrębnie.

Zlecenia serwisowe operatora zaległe – wyświetlane są te czynności ze zlecenia, których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji „wg terminu”. Filtrowane są kolejno: wszystkie czynności przypisane do operatora z zaznaczoną opcją Wg terminu, a następnie czynności, gdzie data bieżąca to Termin do.

Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj – wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane, oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana).

Analizy

Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch ERP Optima Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module Comarch ERP Optima Serwis.

Na liście zleceń serwisowych po wciśnięciu strzałki  widocznej obok przycisku  dostępne są następujące zestawienia:

• analiza czynności wg serwisantów,
• analiza wartości zleceń wg serwisantów,
• wykonane czynności w zadanym okresie,
• najczęściej pobierane części,
• najczęściej wykonane czynności.

Więcej informacji na temat dostępnych zestawień znajduje się w podręczniku do modułu Comarch ERP Optima Analizy.

Comarch ERP Optima Przypominacz

Użytkownicy korzystający z modułu Comarch ERP Optima Przypominacz mogą na karcie Czynności dla zlecenia serwisowego zaznaczając opcję rezerwowania czasu w terminarzu, wybrać również przypomnienie. Zaznaczenie parametru i wybranie czasu przypomnienia spowoduje, że w określonym czasie przed Terminem rozpoczęcia realizacji czynności pojawi się okno przypomnienia o zadaniu.

• fakturowania czynności i części jedną usługą łącznie,
• fakturowania dwoma usługami: odrębnie czynności, odrębnie części,
• fakturowania usług jedną czynnością, a części indywidualnie,
• fakturowania czynności indywidualnie, a części jedną usługą.

Ustawienia

Parametry w konfiguracji

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć opcje Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone tutaj ustawienia są przenoszone na zlecenia serwisowe.

• Parametr o domyślnym ustawieniu można zaznaczyć tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest równocześnie parametr o zbiorczym fakturowaniu czynności/ części.
• Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest odznaczony, wtedy na każdym dodawanym zleceniu pojawia się parametr o fakturowaniu zbiorczym, ale jest odznaczony. W efekcie domyślne ustawienie jest takie, że fakturowane są poszczególne czynności/ części, ale Użytkownik może to zmienić (zaznaczyć fakturowanie zbiorcze).
• Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest zaznaczony, wtedy na każdym nowym zleceniu od razu zaznaczony jest parametr o fakturowaniu zbiorczym czynności/ części. Użytkownik dla danego zlecenia może to ustawienie zmienić.

Lista czynności

Po włączeniu w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Zbiorcze fakturowanie czynności oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne– na liście czynności zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie czynności. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane czynności skojarzone ze zleceniem. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po zafakturowaniu pierwszej czynności parametr jest blokowany do edycji.

Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu czynności Uwzględniaj na FS/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie czynności zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście czynności nie jest uzupełniania.

Lista części

Po włączeniu w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Fakturowanie zbiorcze części oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne – na liście części zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie części. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane części wykorzystywane przy realizacji zlecenia. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po wydaniu dokumentem Rozchód Wewnętrzny jakiejkolwiek części parametr jest blokowany do edycji.

Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu części Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie części zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście części nie jest uzupełniania.

Fakturowanie

Użytkownik ma możliwość decydowania, w jaki sposób zafakturować dane zlecenie. Poprzez fakturowanie zbiorcze może:

• Zdefiniować tą samą usługę na liście czynności i na liście części. Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon zostanie przeniesiona jedna usługa, a jej koszt i wartość będzie sumą kosztu i wartości wszystkich części i czynności związanych ze zleceniem.
• Zdefiniować na liście czynności i części różne usługi – wtedy odrębnie fakturowane będą czynności (jedną usługą), a odrębnie części (inną usługą).
• Może także fakturować czynności jedną wspólną usługą, natomiast części indywidualnie (wówczas części przeznaczone do zafakturowania zostaną rozchodowane dokumentem Wydanie Zewnętrzne, pozostałe przy pomocy Rozchodu Wewnętrznego).
• Można także fakturować tylko części przy pomocy jednej usługi ustalonej na liście części, a czynności indywidualnie (na FS zostaną przeniesione tylko te czynności, które na kartach mają zaznaczony parametr Uwzględniaj na FS/ PA).

Fakturowanie zbiorcze czynności:

• Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Czynności] zlecenia serwisowego:
  • Wartość usługi stanowi suma wartości wszystkich czynności pochodzących ze zlecenia,
  • Koszt usługi to suma kosztu wszystkich czynności zlecenia.

• Czynności wykonane przy realizacji zlecenia, po zafakturowaniu zbiorczą usługą otrzymują na liście czynności status FS.
• W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia) Czynności fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Usługi na FS/ PA.
• Czynności fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FS/ Brutto FS ( widocznych z poziomu listy zleceń).

Fakturowanie zbiorcze części:

• Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Części] zlecenia serwisowego:
  • Wartość usługi jest sumą wartości wszystkich części pochodzących ze zlecenia,
  • Koszt usługi to wartość Rozchodu Wewnętrznego wygenerowanego na te części.

• Podczas tworzenia FS/ PA wszystkie części pobrane do realizacji zlecenia są rozchodowane dokumentem Rozchód Wewnętrzny.
• W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia). Części fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Części na FS/ PA.
• Części fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FS/ Brutto FS (widocznych z poziomu listy zleceń).

Warunki zbiorczego fakturowania wielu zleceń:

• Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FS zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności wykonanych przy realizacji tych zleceń oraz dla wszystkich wykorzystanych przy realizacji tych zleceń części wskazane zostaną usługi zbiorcze to na dokumencie FS/ PA powstałym dla takich zleceń te same usługi zbiorcze zostaną zagregowane do jednej pozycji.

Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FS zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności natomiast przynajmniej na jednym zleceniu pojawią się części fakturowane indywidualnie wówczas nie będzie możliwa agregacja usług zbiorczych na wygenerowanym dla takich zleceń dokumencie FS/ PA.

Fakturowanie częściowe

Przy fakturowaniu częściowym w oknie wyboru pozycji do zafakturowania pojawiają się:

• Wszystkie nie zafakturowane jeszcze czynności związane ze zleceniem.
• Wszystkie nie rozchodowane jeszcze części.

• jeśli jest on odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu i typ kursu zmieni się na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
• jeśli parametr jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed wskazaną datą kursu bądź datą bieżącą (jeżeli zlecenia wystawiane są wg aktualnego kursu).

Oprócz powyższych ustawień konieczne jest również określenie w jaki sposób mają być wyliczane ceny walutowe dla czynności oraz części dodawanych na zlecenie. W tym celu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis należy wybrać jedną z opcji:

• wg kursu na zleceniu (domyślnie zaznaczona) – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,

• wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania pozycji na zlecenie. Tym samym w długim okresie czasu poszczególne części i czynności mogą być przeliczane wg różnych kursów (aktualnych na dzień ich wprowadzenia na zlecenie).

Rejestrowanie zlecenia serwisowego w walucie obcej

Jeśli parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie jest zaznaczony i w systemie zdefiniowano obsługiwane waluty obce to na Formularzu zlecenia serwisowego, na zakładce [Ogólne] aktywne jest pole Waluta. Użytkownik może określić walutę dla rejestrowanego zlecenia wybierając odpowiednią z rozwijanej listy.

W przypadku, gdy w Konfiguracji wybrano opcję przeliczania cen wg kursu na zleceniu – na formularzu zlecenia oprócz waluty użytkownik może określić: typ kursu waluty oraz datę notowania, a w przypadku typu kursu ręcznego może wprowadzić kurs bezpośrednio na zleceniu. Kurs określony na zleceniu będzie stosowany dla wszystkich czynności i części dodawanych na dokument.

Jeżeli natomiast w Konfiguracji wybrano metodę wyliczania cen wg aktualnego kursu – wówczas użytkownik wskazuje na zleceniu tylko walutę dla dokumentu, natomiast kurs jest pobierany każdorazowo z Konfiguracji w chwili dodawania czynności i części.

Wyliczone zgodnie z kursem ceny walutowe na zleceniu użytkownik może modyfikować. W przypadku zmiany notowania lub typu kursu ceny walutowe na zleceniu nie są ponownie przeliczane. Wyliczana jest wówczas jedynie nowa wartość PLN pozycji w oparciu o wprowadzoną uprzednio cenę walutową oraz nowy kurs.

Zmiana waluty na zleceniu

Do momentu rozpoczęcia realizacji zlecenia – tj. do momentu wystawienia do zlecenia pierwszego dokumentu typu FS/PA/WZ możliwa jest zmiana waluty na zleceniu.

W przypadku, gdy na zleceniu są już wprowadzone czynności/ części, a użytkownik zmieni walutę dokumentu na walutę obcą (inną niż PLN) wszystkie ceny zostaną od nowa pobrane z cennika i przeliczone zgodnie ze wskazanym/pobranym kursem.

W przypadku zmiany waluty obcej na walutę systemową PLN – program podstawi w miejsce ceny walutowej cenę PLN ze zlecenia, nie przeliczając jej. Dzięki temu użytkownik może obsłużyć sytuację, gdy ceny na zleceniu są uzależnione od kursu waluty, ale samo zlecenie ma być fakturowane w PLN:

• Na dokumenty FS/WZ powstałe w wyniku realizacji zleceń w walutach obcych przenoszone są ceny i wartości w walucie określonej na zleceniu.
• W przypadku fakturowania jedną usługą zlecenia w walucie obcej na Fakturę przekazywana jest suma wartości fakturowanych pozycji w walucie.
• Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję przeliczania cen na zleceniu wg kursu aktualnego to na Fakturach sprzedaży oraz Wydaniach zewnętrznych podpowie się typ kursu określony jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut.
• W przypadku, gdy ceny wyliczane są wg kursu wskazanego na zleceniu na dokumenty FS/WZ przenoszony jest typ kursu ze zlecenia.
• W przypadku, gdy na zleceniu wybrany jest kurs ręczny, na dokument FS (i WZ) przenoszony jest taki sam kurs.
• Zgodnie z obowiązującymi przepisami na dokumentach FS (i WZ) tworzonych podczas realizacji zleceń w walutach obcych proponowane jest notowanie z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
• Zasady naliczania VAT-u na zleceniach walutowych są analogiczne jak w przypadku walutowych dokumentów handlowych. Podatek VAT jest naliczany pod warunkiem, że zlecenie zarejestrowano dla Kontrahenta o statusie Krajowy i w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono opcję VAT na fakturach w walucie.
  • Jeśli parametr VAT na fakturach w walucie jest niezaznaczony i kontrahent ma status Krajowy to dla Czynności i Części zostanie przyjęta stawka VAT – 0%
  • Jeśli parametr jest niezaznaczony i kontrahent ma status Wewnątrzunijny/Pozaunijny to dla Czynności będzie się ustawiać stawka VAT – NP, a dla Części stawka– 0%.
• Jeżeli na zleceniu fakturowane są tylko czynności (nie jest generowany dokument WZ), wówczas na powstałym dokumencie FS użytkownik ma możliwość zmiany waluty, typu kursu oraz notowania.
• Jeżeli podczas realizacji zlecenia generowany jest dokument FS powiązany z WZ użytkownik nie ma możliwości zmiany waluty na powstałej Fakturze. Może natomiast zmienić typ kursu i notowanie. Wówczas w zależności od ustawienia parametru Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA dostępnego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zostaną /lub nie wygenerowane odpowiednie korekty do WZ.
• Nie można wystawiać Paragonów do zleceń w walutach obcych, ani przekształcać zleceń w różnych walutach lub z różnymi typami kursów waluty do jednego dokumentu FS/WZ. 

• rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”),
• harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
• rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
• bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę,
• w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu – będzie to widoczne w terminarzu operatora.

Moduł Comarch ERP Optima Serwis może współpracować z modułem Comarch ERP Optima Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne).  

Magazyn serwisowy

System Comarch ERP Optima obsługuje wiele magazynów. Na potrzeby obsługi modułu Comarch ERP Optima Serwis należy utworzyć magazyn części, który będzie wykorzystywany do napraw. Dzięki takiemu rozwiązaniu – w momencie pobrania części z magazynu nie będą one widoczne np. na spisie z natury dla tego magazynu. Będą automatycznie przesuwane na magazyn serwisowy, gdzie na bieżąco widać, jakie części są aktualnie wykorzystywane w serwisie.

Lista zdefiniowanych magazynów dostępna jest z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny (kombinacja klawiszy <CTRL>+<M>).

Definiując nowy magazyn wypełniamy następujące pola:

• Symbol – jest to 20 znakowe pole jednoznacznie określające dany magazyn. Symbol magazynu jest wielokrotnie wykorzystywany w programie. Każdy dokument dotyczy wybranego magazynu, dlatego zalecane jest przemyślane nadawanie symboli dla magazynów.
• Nazwa – pełna nazwa magazynu.
• Symbol w numeracji – 5 znakowy symbol, który może zostać użyty do oznaczania dokumentów wystawianych w tym magazynie. Do tego celu (oprócz ustalenia w tym miejscu symbolu numeracji) należy zastosować w schematach numeracji dokumentów człon MAGAZYN.
• Opis – dodatkowe pole opisujące dany magazyn.
• Typ – typ magazynu dla modułu Comarch ERP Optima Serwis musi być zdefiniowany jako magazyn serwisowy. Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument.
• Nieaktywny – parametr, który decyduje o sposobie filtrowania listy magazynów, domyślnie pole to nie jest zaznaczone. Puste pole oznacza magazyn aktywny, czyli magazyn, który bierze udział w obrocie towarowym. Po zaznaczeniu tego pola magazyn staje się nieaktywny – nie można wystawiać dokumentów z nim związanych. Wszystkie dokumenty związane z magazynem nieaktywnym pozostają w programie.
• Wprowadził/ zmodyfikował – pola te informują o dacie i osobie, która założyła dany magazyn i jako ostatnia modyfikowała formularz magazynu.

Jeżeli użytkownik używa modułu Comarch ERP Optima Handel może wprowadzać wiele magazynów typu serwisowy. Taka funkcjonalność może być przydatna np. W firmach remontowo – budowlanych, gdzie każda budowa ma własny magazyn, na który przesuwany jest materiał.

Dopuszczalne jest tylko usuwanie magazynów, z którymi niezwiązane są żadne dokumenty. W przypadku próby usuwania magazynu, dla którego istnieje chociaż jeden dokument, program wyświetli odpowiedni komunikat i nie wykona danego polecenia.

Przy wystawianiu pierwszego zlecenia serwisowego program sprawdza, czy jest założony magazyn serwisowy – jeśli nie, pojawia się komunikat, informujący, że przed wystawieniem zlecenia serwisowego należy do słownika magazynów dodać magazyn serwisowy.

Użytkownik ma możliwość założenia zakazu pracy na danym magazynie serwisowym dla poszczególnych operatorów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), z zakładki [Zakazy]. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator, który na karcie (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) ma ustawione uprawnienia administratora. Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Operator nie ma możliwości podglądu zleceń serwisowych wystawionych na magazyn, do którego ma zakaz.

Przy próbie dodania nowego zlecenia na magazyn, do którego operator ma zakaz – program wyświetli komunikat o zakazie i uniemożliwi wystawienie dokumentu.

Konfiguracja

W menu Start/Konfiguracja (kombinacja klawiszy <CTRL>+<F9>) Firma/ Serwis znajdują się parametry, które dotyczą modułu Serwis:

Dokumenty

Dokumenty powiązane

Parametry

Statusy zleceń

Ceny z czterema miejscami po przecinku

Na Zleceniu Serwisowym oraz Wzorcu Zlecenia Cyklicznego możliwe jest wprowadzanie cen dla czynności i części z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka możliwość jest dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku. Cena podana na Zleceniu jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Wyjątek stanowi Paragon, na którym ceny czynności i części ze Zlecenia Serwisowego są zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku.

Dla towarów, których ceny na karcie są wykazane w czterech miejscach po przecinku, użytkownik może bezpośrednio na formularzu czynności/ części na Zleceniu Serwisowym i Wzorcu Zlecenia zmienić precyzję ceny do dwóch miejsc wyłączając parametr:

• jeśli opcja zostanie wybrana dla pojedynczego wydruku – parametr zostanie zaznaczony tylko dla tego wydruku,
• jeśli opcja zostanie wybrana dla zestawu wydruków – parametr może zostać ustawiony na wszystkich wydrukach dostępnych w tym zestawie. Równocześnie w przypadku, gdy użytkownik doda wydruk do zestawu z zaznaczonym parametrem – będzie on automatycznie zaznaczony dla nowego wydruku. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru może mieć skutek dla wszystkich wydruków aktualnie dołączonych do danego zestawu. W przypadku zmiany parametru na zestawie, podczas jego zapisu pojawia się pytanie: „Zostało zmienione ustawienie parametru Kopia elektroniczna. Czy przenieść ustawienie na wszystkie wydruki w zestawie? Tak/Nie” W przypadku wybrania opcji Tak parametr zostanie ustawiony dla wszystkich podłączonych do zestawu wydruków. W przypadku wybrania opcji Nie skutek będzie tylko dla nowo dodawanych do zestawu wydruków.

• w przypadku wydruków dotyczących list (listy dokumentów, lista kontrahentów itp.) oraz kart słownikowych (karta kontrahenta, karta cennikowa itp.) zawiera: pełną nazwę wydruku, datę oraz godzinę wydruku,
• w przypadku wydruków dotyczących konkretnych dokumentów (Faktura Sprzedaży, Faktura Zakupu, Deklaracja itp.) zawiera: numer dokumentu, pełną nazwę wydruku, datę oraz godzinę wydruku.

Typ dokumentu – jest wypełniany tylko w przypadku wydruku dokumentów (faktury sprzedaży, faktury zakupu, zapisu kasowo/bankowego, kontaktu CRM, zlecenia serwisowego itp.). Określa typ dokumentu, który został wydrukowany, na przykład:

• FA – faktura sprzedaży,
• FZ – faktura zakupu,
• CRM – kontakt CRM,
• SRW – zlecenie serwisowe,
• ZKB-KP – zapis kasowo/bankowy KP,
• ZKP-KW – zapis kasowo/bankowy KW.

Identyfikator – w przypadku wydruku:

• dokumentu – jest to numer dokumentu,
• karty słownikowej – jest to kod (akronim) pozycji, której dotyczył wydruk (kod kontrahenta, banku, urzędu, towaru itp.),
• list – kolumna nie jest wypełniona.

Data dokumentu – data wystawienia dokumentu. Jest wypełniana tylko w przypadku wydruku konkretnego dokumentu. Dla wydruków dotyczących list lub kart słownikowych – kolumna nie jest wypełniana.

Opis dokumentu – w kolumnie widoczne są dane dodatkowe dotyczące wydruku.

Podmiot – kod podmiotu (kontrahenta, pracownika, banku, urzędu, właściciela), którego dotyczy wydruk:

• w przypadku wydruku dokumentu – jest to kod podmiotu, dla którego dokument został wystawiony,
• w przypadku wydruku wykonanego z poziomu karty słownikowej podmiotu – jest to kod podmiotu, z którego karty został wykonany wydruk,
• w pozostałych wypadkach – kolumna nie jest wypełniana.

Podmiot – nazwa – nazwa podmiotu, jest pobierana zawsze aktualna z karty słownikowej.

Operator – akronim operatora, który wykonał wydruk.

• możliwy jest podgląd wydruku,
• nie ma możliwości usunięcia kopii wydruku ani powiązania,
• jeśli użytkownik chce usunąć kopie wydruku z bazy musi to zrobić z poziomu Archiwum.

• Biblioteka dokumentów – wyświetla bibliotekę z ustawionym filtrem na podmiot,
• Archiwum wydruków – wyświetla archiwum wydruków z ustawionym filtrem na podmiot.

• Modyfikacja definicji wydruku. Na definicji wydruku Faktury VAT Użytkownik zaznacza parametr Kopia elektroniczna. W przypadku, gdy użytkownik decyduje się na przechowywanie kopii tylko w formie elektronicznej zalecamy zaznaczenie parametru na wszystkich wydrukach Faktur VAT. Dzięki temu uniknie sytuacji, gdy przy wykorzystaniu innej definicji wydruku niż zazwyczaj, kopia zostanie wydrukowana w formie papierowej, natomiast nie będzie zapisana w Archiwum.
• Należy pamiętać, by parametr zaznaczyć również dla definicji wydruków faktur korygujących oraz walutowych.
• Wydruk faktury. Po zaznaczeniu parametru każdy wydruk faktury spowoduje zapis jego kopii w Archiwum. Na drukarce zostanie wydrukowany w formie papierowej oryginał, natomiast w Archiwum zostanie zapisana dokładna kopia wydruku (również z adnotacją oryginał). Kopia w formie papierowej nie będzie drukowana.

• Wysłanie faktury mailem. Podobny mechanizm, jak w przypadku wydruku na drukarce, zostanie zastosowany w przypadku wysłania faktury mailem. Wtedy oryginał faktury zostanie zapisany do pliku PDF i załączony do maila, natomiast kopia zostanie automatycznie zapisana w Archiwum.
• Archiwum wydruków. W Archiwum użytkownik może przeglądać zgromadzone kopie wydruków. Będą one zebrane z grupie Formularz faktury sprzedaży oraz Formularz faktury korygującej.

Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów.  Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.

• Rejestry VAT. Po przeniesieniu faktury do Rejestru VAT na zapisie w rejestrze w tabeli Biblioteka dokumentów będzie automatycznie widoczna kopia wydruku faktury.

• Prowadzący zlecenie serwisowe na zakładkę [Ogólne].
• Serwisant dla przenoszonych na zlecenie czynności – pole Operator w panelu Wykonanie na formularzu czynności.
• Serwisant dla przenoszonych na zlecenie części.

Magazyn serwisowy

proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki Ogólne/ Inne/ Magazyny, która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Wartość z pola jest przenoszona na powstałe z wzorca zlecenie cykliczne jako magazyn serwisowy na zakładkę [Ogólne].

Magazyn części

proponowany jest magazyn serwisowy wybrany w oknie jako Magazyn serwisowy. Użytkownik ma możliwość wskazania innego magazynu części – na liście magazynów do wyboru wyświetlane będą wszystkie, aktywne magazyny lokalne oraz Magazyn serwisowy wskazany w polu powyżej. Wartość z pola jest przenoszona do pola Magazyn, na wszystkie części przenoszone z wzorca na zlecenie cykliczne.

Po ustaleniu wartości powyższych parametrów ikoną  można wywołać generowanie zlecenia.

Automatyczne generowanie zleceń

Aby automatyczne generowanie zleceń cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry – szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja). Dodatkowo, jeżeli przy okazji automatycznego utworzenia zlecenia cyklicznego użytkownik będzie chciał przesłać powiadomienie do klienta w formie wiadomości e-mail lub SMS, konieczne będzie skonfigurowanie programu w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS.

Następnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych i ustawić pozostałe parametry:

Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne zlecenia cykliczne.

Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).

Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:

• Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
• Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS.

Po skonfigurowaniu Automatu, na formularzu Zlecenia Cyklicznego pojawi się zakładka [Zlecenia automatyczne].

Na zakładce [Ogólne] na Wzorcu Zlecenia Cyklicznego znajduje się pole Prowadzący oraz Magazyn. Wprowadzone tu dane zostaną przeniesione na zlecenie wygenerowane automatycznie jako Prowadzący i Magazyn serwisowy dla zlecenia, Serwisant i Magazyn dla części oraz Serwisant dla czynności. Jeżeli zlecenie serwisowe będzie realizowane przez kilku pracowników w ramach kilku magazynów, odpowiednie informacje można wprowadzić bezpośrednio Wzorcu, na karcie czynności/części dla zlecenia serwisowego.

Zasady przenoszenia wartości na zlecenie powstałe z wzorca

Czynności:

1. Czynności przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczące fakturowania – przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Parametr Zakończona na przeniesionych czynnościach jest domyślnie odznaczony (analogicznie jak przy dodawaniu nowych czynności).

4. W obszarze Wykonanie – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie czynności na wzorcu.

5. Ilość i jednostka miary – jak na wzorcu.

6. Cena początkowa :

• Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

7. Rabat:

• Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
• Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

8. Cena netto:

• Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

 Cena brutto – j.w.

10. Atrybuty – przenoszone zgodnie z definicją na wzorcu.

Części:

1. Części przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczący fakturowania Uwzględniaj na FA/PA– przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Pole Numer katalogowy – jest pobierany z karty cennikowej towaru wskazanego na wzorcu jako część.

4. Pole Magazyn – wstawiana jest wartość pola Magazyn części uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

5. Serwisant – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

6. Ilość i jednostka miary – jak na wzorcu.

7. Cena początkowa:

• Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

8. Rabat:

• Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
• Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

9. Cena netto:

• Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
• Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

10. Cena brutto – j.w.