Opis analityczny pracownika pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. Opis predefiniowany jest w kadrach, z możliwością dodatkowej edycji w wypłacie.

Na liście pracowników w Kadrach na pasku zadań znajduje się przycisk Generowanie opisu analitycznego z menu dostępnych opcji:

• Dodanie domyślnego opisu analitycznego dla pracownika – pozwala na dodanie opisu dla zaznaczonych pracowników, ich dodatków, umów, akordów i pożyczek w bazach, do których zaimportowano pracowników z programów Comarch ERP Klasyka (PIK, PLP, PL), Comarch ERP XL, z arkusza MS Excel, czy z plików KEDU.

• Kopiowanie opisu analitycznego z pracownika – istnieje również możliwość przepisania aktualnego opisu analitycznego z pracownika do jego wszystkich lub wybranych aktualnych:
  • dodatków,
  • akordów,
  • umów,

bez konieczności wchodzenia kolejno do formularza każdego dodatku (akordu, umowy). Wybór rodzaju elementów, do których ma być skopiowany opis nastąpi przez zaznaczanie odpowiedniej flagi (flag) spośród wyżej wymienionych. Opis analityczny pobierany jest zawsze z ostatniego zapisu historycznego pracownika. Kopiując opis program sprawdza zapis historyczny dodatku z datą aktualności na liście pracowników i kopiuje tylko dla tych dodatków (akordów, umów), których:

• okres wypłacania (w dodatku),
• ważności (w akordzie),
• trwania (w umowie),

obejmuje datę wskazaną na liście pracowników.

Z poziomu formularza dodatku (podobnie na formularzach umowy i akordu) z menu dostępnych opcji pod przyciskiem  dostępny jest:

• opis analityczny dodatku (odpowiednio umowy, akordu),
• możliwość skopiowania opisu analitycznego z pracownika – jeśli dodatek (umowa, akord) zawiera opis domyślny Firma 100%, a pracownik ma już zdefiniowany nowy opis dostosowany do potrzeb użytkownika, to poprzez wybranie tej opcji do dodatku zostanie skopiowany opis analityczny pracownika.

Z poziomu formularza pracownika –   dostępnych jest więcej opcji:

• opis analityczny – do którego aktualnie przypisany jest pracownik, może to być wydział pracownika 100% lub uzupełniony przez użytkownika,

• ustawienie domyślnego opisu dla pracownika – przypisanie pracownikowi wydziału zgodnego z przypisanym pracownikowi na formularzu danych kadrowych 100%,
• przypisanie aktualnego wydziału do wszystkich pozycji opisu,
• przepisanie opisu analitycznego z poprzedniego zapisu historycznego.

Na formularzu opisu analitycznego dostępne są następujące funkcje:

– Przypisz domyślny opis analityczny – funkcja pozwala na wygenerowanie opisu analitycznego, zgodnie z wydziałem, do którego przynależy pracownik.

– Uzgodnij procenty – podczas zamykania okna opisu analitycznego w kadrach program kontroluje, czy suma procentów wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego wynosi 100% -jeżeli jest ona różna od 100%, to program po uprzednim wyświetleniu komunikatu „Wykonano automatyczną korektę wartości opisu tak, aby suma procentów wynosiła 100” dokonuje korekty na ostatniej pozycji na liście.

– Przypisz aktualny wydział do wszystkich pozycji opisu – operacja pozwala na automatyczne przypisanie aktualnego wydziału, do którego przynależy pracownik do wszystkich pozycji opisu analitycznego.

– Kopiuj opis analityczny z poprzedniego zapisu historycznego – opis analityczny dziedziczony jest z ostatniego zapisu historycznego pracownika.

Opis analityczny w wypłacie

Zdefiniowany z pozycji kadr opis analityczny, przepisywany jest do elementów wypłaty, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach.

Opis analityczny w wypłacie wyświetlany jest zgodnie z opisem zadeklarowanym w kadrach na formularzu: pracownika, dodatku, akordu lub umowy. Można go zmodyfikować ręcznie. Dla elementów wypłaty dodawanych bezpośrednio w wypłacie oraz takich, którym w wypłacie zmieniono kwotę zalecane jest zapisanie elementu (bądź przeliczenie go „błyskawicą”) przed wejściem w edycję opisu analitycznego. Edycja opisu w elemencie wypłaty, który nie został jeszcze zapisany (przeliczony) wymaga od operatora ręcznego poprawienia pozycji opisu (uzgodnienia).

Jeżeli na formularzu wypłaty dodajemy element wynagrodzenia, to opis analityczny widoczny jest dopiero po zapisaniu formularza elementu wypłaty.

Jeśli opis analityczny nie był dodany ręcznie to tworzy się domyślnie taki opis, jaki jest na formularzu pracownika. Przy ręcznej edycji opisu analitycznego na elemencie wypłaty – przy zatwierdzeniu okna przeliczają się wartości we wszystkich kolumnach (poza „Brutto”).

Podczas zamykania okna opisu analitycznego elementu wypłaty program kontroluje, czy suma kwot wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego równa się kwocie „brutto” elementu – jeżeli jest ona różna, to program dokonuje korekty na ostatniej pozycji listy opisu analitycznego.

Precyzja procentu dla zapisu analitycznego w elementach wypłat wynosi cztery miejsca po przecinku, pozwala to na dowolną modyfikację kwoty z groszami.

Opis analityczny w wypłacie zaliczki dziedziczony jest z opisu analitycznego wypłaty i wypełnia się dopiero po zapisie elementu wypłaty.

Rozliczone nieobecności oraz elementy wypłaty naliczane automatycznie na podstawie czasu pracy (dopłata do nadgodzin 50%, dopłata do nadgodzin 100%, dopłata za pracę w nocy – Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia) domyślnie dziedziczą opis analityczny z pracownika.

Można również dostosować opis analityczny dopłat do nadgodzin do czasu pracy pracownika, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy. Przy zaznaczonym parametrze opis analityczny dla wynagrodzenia zasad. powyżej normy (gdy jest liczone jako oddzielny element, a nie część zasadniczego), dopłaty do nadgodzin oraz dopłaty za pracę w nocy będzie ustalany zgodnie z wydziałami i projektami ustawionymi w dniach/pozycjach zestawienia, kiedy te nadgodziny/praca w nocy faktycznie wystąpiły. W przypadku, gdy wprowadzone godziny nadliczbowe, praca w nocy nie będzie miała ustawionego wydziału/projektu opis analityczny dla tych godzin zostanie pobrany z opisu ustawionego na pracowniku.

Jeżeli w konfiguracji firmy (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat) zostanie zaznaczony parametr Opis analityczny rozliczeń nieobecności zgodny z opisem z planu pracy opis rozliczenia nieobecności ustalany będzie zgodnie z wydziałami/projektami ustawionymi w planie pracy. W przypadku, gdy na planie pracy nie będzie ustawionego wydziału/projektu opis analityczny dla rozliczenia nieobecności zostanie pobrany z opisu ustawionego na pracowniku.

Struktura podległościowa wyświetlana jest w układzie drzewa. Lista centrów podległościowych zawiera 3 kolumny:

• Kod inaczej akronim centrum podległościowego,
• Nazwę centrum podległościowego,
• Adres węzła.

Centra można dodawać za pomocą dwóch opcji:

• dodaj centrum na niższym poziomie,
• dodaj centrum na tym samym poziomie.

Do każdego centrum można przypisać kierownika i zastępcę oraz wskazać okres, w jakim pełnią te funkcje. Kierownika lub zastępcę można wybrać z listy pracowników i właścicieli. Przy wprowadzaniu kierowników i zastępców program kontroluje daty sprawowania danej funkcji. Osoba będąca kierownikiem/zastępcą w danym centrum nie może być w zachodzącym na siebie okresie wpisana drugi raz jako kierownik/zastępca w tym samym centrum.

Lista słownikowa projektów zawiera 4 kolumny:

• Kod – wykorzystywany kod (akronim) projektu,
• Nazwa projektu,
• Adres węzła – w której będzie wyświetlony adres węzła danego projektu zapisany w bazie. Przydatny ze względu na import (eksport) do arkusza MS Excel czasu pracy z opisem analitycznym. W arkuszu informacja o projekcie w opisie analitycznym będzie zapisywana przez podanie adresu węzła (akronim i nazwa nie są unikalne). Użytkownik, dzięki temu ma możliwość sprawdzenia z poziomu programu, jaki ciąg znaków odpowiada adresowi węzła dla danej pozycji w strukturze organizacyjnej,
• Poziom – pole autonumerowane, określa poziom, na którym dodany jest dany projekt.

Lista projektów wykorzystywana jest wyłącznie na potrzeby opisu analitycznego. Udostępniona jest w miejscach tworzenia opisu analitycznego: formularz pracownika, formularz dodatku, formularz umowy w kadrach, formularz dnia (wejście/wyjście) na kalendarzu obecności, zestawienia czasu pracy, elementy wypłaty.

Z każdego poziomu struktury: wydziału, lokalizacji czy projektu można przypisać konto wykorzystywane w schematach księgowych. Maksymalna długość pola w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus współpracującej z programem Comarch ERP XL to 30 znaków. Jeżeli program Comarch ERP Optima nie współpracuje z Comarch ERP XL, to pole Konto można wypełnić 50 znakami.

Ze strukturą organizacyjną powiązane są dodatkowe funkcje: seryjna zmiana wydziału i opis analityczny.

Lista wydziałów wyświetlana jest w układzie drzewa – z wykorzystaniem przypisanych w słowniku zależności od „wydziałów nadrzędnych”. Zawiera 4 kolumny:

• Kod inaczej akronim wydziału,
• Nazwę wydziału,
• Symbol listy płac zdefiniowany dla danego wydziału,
• Adres węzła – w której będzie wyświetlony adres węzła danego wydziału zapisany w bazie. Potrzebny ze względu na import (eksport) do arkusza MS Excel czasu pracy z opisem analitycznym. W arkuszu *.xls jest informacja o wydziale w opisie analitycznym będzie zapisywana przez podanie adresu węzła (akronim i nazwa nie są unikalne). Wyświetlany adres węzła daje użytkownik możliwość sprawdzenia z poziomu programu jaki ciąg znaków odpowiada adresowi węzła dla danej pozycji w strukturze organizacyjnej.

Domyślnie (przy starcie programu) tworzy się tylko główny wydział o nazwie FIRMA. Użytkownik może zmienić nazwę tego wydziału, nadając nazwę swojej firmy np. OGRODNIK. z pozycji głównego wydziału możemy dodać wydział podrzędny w następujący sposób:

• wybierając w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy) opcję Dodaj,
• korzystając z ikony plusa

Ważnym elementem przy zakładaniu nowego wydziału/ podwydziału jest ustawienie kursora w momencie dodawania nowego drzewa w strukturze organizacyjnej. Poniżej na rysunku przedstawiony jest schemat organizacyjny.

• Jeżeli chcemy stworzyć jednostkę Administracja (ADM), podległą bezpośrednio wydziałowi głównemu OGRODNIK należy ustawić się na tym wydziale i wybrać z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) opcję Dodaj,
• Jeżeli chcemy stworzyć jednostkę Dział Handlowy (HAN), równorzędną w hierarchii firmy z jednostką Administracja (ADM) możemy zrobić to na dwa sposoby:
  • ustawiając się na wydziale OGRODNIK dodajemy wydział HAN przez opcję Dodaj,
  • ustawiając się na wydziale Administracja (ADM) używamy opcji Dodaj na tym samym poziomie

Struktura organizacyjna (wydziały)

Formularz danych wydziału – Zakładka [Ogólne]

Podczas zakładania nowego wydziału należy podać akronim (skrót) wydziału oraz pełną nazwę.

Dodatkowo na formularzu wydziału dostępny jest parametr Nieaktywny – stosowany jest on do odnotowania w strukturze organizacyjnej firmy wydziałów nieistniejących. Należy pamiętać, aby przed zaznaczeniem tego parametru aktualnie zatrudnionym pracownikom zmienić w danych etatowych wydział, który powstał na miejscu tego nieaktywnego, albo przenieść pracownika do innego wydziału.

Pole akronim jest polem alfa-numerycznym i można go wypełnić maksymalnie 40 znakami. Pole to jest unikalne, co oznacza, że danego akronimu (kodu) można użyć tylko raz, dla jednego wydziału. Wyjątek – gdy dodajemy jako podwydział można użyć ten sam akronim.

Do wydziału można przypiąć symbol listy płac, a następnie wykorzystać go w schemacie numeracji listy płac. Pozwoli to użytkownikowi na naliczanie i drukowanie list płac dla odrębnych jednostek firmy.

Formularz danych wydziału wzbogacono o możliwość powiązania go z lokalizacją – tworząc takie powiązanie wydział przyjmuje nazwę lokalizacji i jednocześnie nie można dodawać do niego podwydziałów. Słownik wydziałów udostępniony w miejscach definicji opisu analitycznego: formularz pracownika, formularzu dodatku w kadrach, formularzu umowy w kadrach, formularz dnia (wejście/wyjście) na kalendarzu obecności, formularz zestawienia czasu pracy, elementy wypłaty.

Formularz danych wydziału

Ponadto, można przypisać dla każdego wydziału regułę wygładzania powiązaną z importem danych z pliku tekstowego wygenerowanego przez Rejestrator Czasu Pracy.

Formularz danych wydziału – Zakładka [Pracownicy]

Na zakładce pojawia się lista pracowników (akronim, nazwisko, imię), którzy są aktualnie przypisani do edytowanego wydziału.

Formularz danych wydziału – Zakładka [Zakazy]

Formularz służy regulacji zabezpieczeń dla poszczególnych operatorów, przy pracy z wydziałami. Przy każdym z wydziałów możemy zdefiniować zakazy dla operatorów do poszczególnych funkcji wydziałowych:

• operacje wykonywane na istniejącym wydziale: podgląd, edycja, usuwanie,
• operacje wykonywane na formularzu pracownika: podgląd danych kadrowych, edycja danych, dodawanie, usuwanie,
• operacje wykonywane na wypłatach pracownika: podgląd edycja, naliczanie/usuwanie,
• operacje wykonywane na deklaracjach: podgląd, edycja, naliczanie/usuwanie.

Zdefiniowane zakazy nie są dziedziczone na podwydziały.

Funkcjonalność programu pozwala na wygenerowanie deklaracji Wn-D w formacie plików *.xml:

• Wn-D – z załącznikami INF-D-P – przekazywana do 25-go dnia miesiąca po miesiącu, którego wniosek dotyczy. Deklaracja składana w celu uzyskania dofinansowania/refundacji do wynagrodzenia pracownika.

Deklaracja PFRON dostępna jest z pozycji menu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON. Przygotowane w Comarch ERP Optima deklaracje można zaimportować do programu SODiR On-Line. Wszystkie wyliczenia związane z tymi deklaracjami wykonywane są na podstawie naliczonych wypłat. Deklaracje dotyczą pracowników niepełnosprawnych.

Dane dla PFRON

W celu poprawnego stworzenia deklaracji Wn-D wraz z załącznikami należy odpowiednio uzupełnić dane firmy, jak i dane kadrowe pracowników.

W konfiguracji firmy (Start / Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON) należy uzupełnić następujące informacje:

• Status firmy: (Zakład Pracy Chronionej / Refundacja na podstawie art. 25 ust. 2 poniżej 25 pracowników/ Refundacja na podstawie art. 25 ust. 3a co najmniej 25 pracowników), zmiana ustawienia w polu Status jest zapisywana z datą 1-go dnia miesiąca zgodnego z miesiącem ustawionym u góry okna w momencie modyfikacji.
• Od – data, od której obowiązuje dany status. Dla baz utworzonych wersją starszą niż 15.3, ustawiony wcześniej status zostanie przy konwersji ustawiony jako obowiązujący „od zawsze”. Przy konfigurowaniu nowej bazy, a także w przypadku zmiany statusu (np. firma uzyskała w pewnym momencie status ZPChR) – po wejściu w okno Zobowiązania wobec ZUS/PFRON najpierw należy ustawić w nagłówku okna miesiąc, od którego Firma ma uprawnienia do dofinansowania danego rodzaju, a następnie w polu Status wybrać z rozwijanej listy odpowiednią opcję, po zapisaniu okna konfiguracji, pozostanie w programie informacja od kiedy firma posiada dany status. Informacja ta zadecyduje o tym, czy za dany miesiąc wygeneruje się deklaracja WN-D z załącznikami – musi być inny niż „Pracodawca, któremu nie przysługuje dofinansowanie”. Wpłynie też na zawartość utworzonej deklaracji – zależnie od aktualnego na dany miesiąc statusu – wyliczenie wymiarów etatu na INF-D-P będzie takie jak dla ZPChr, albo takie jak dla otwartego rynku. Zapisanie poprawnie daty „Od” dla statusu uprawniającego do dofinansowania jest również istotne dla wyliczenia średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy na WN-D.
• Numer pracodawcy w rejestrze PFRON,
• Forma prawna
• Szczegółowa forma prawna
• Forma własności
• Wielkość pracodawcy
• Numer rachunku bankowego
• Identyfikator adresu PFRON – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D – należy w nim wpisać numer zgodny z wpisanym w aplikacji SODiR On-Line w polu Identyfikator adresu beneficjenta w „Ekranie konfiguracji”,
• Dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z PFRON,
• Rodzaj działalności wg PKD – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D.
• Pełnomocnik – w grupie 'Refundacja składek ZUS/ dofinansowanie z PFFON’ znajduje się domyślnie puste pole Pełnomocnik. Można tu wprowadzić nazwę Pełnomocnika do PFRON. Aby prawidłowo zaimportować deklarację WN-D z załącznikami do programu SODiR On-Line nazwa musi być zgodna z odnotowaną w polu Nazwa pełnomocnika w Ekranie konfiguracji w SODiR On-Line.

Formularz danych kadrowych pracownika powinien mieć wypełnione poniższe informacje, aby prawidłowo powstały załączniki do deklaracji:

• PESEL – w przypadku, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL, należy uzupełnić numer dowodu osobistego.
• Nazwisko i imiona,
• Pełne dane adresowe pracownika,
• Datę zatrudnienia,
• Wymiar etatu,
• Stopień niepełnosprawności.

Schorzenia – na formularzu pracownika z pozycji listy rozwijanej (ikona członków rodziny ) istnieje możliwość odnotowania schorzeń pracownika. Przy każdym dodawanym schorzeniu istnieje możliwość odnotowania szczególnego charakteru schorzenia oraz jego symbolu. Dodatkowo odnotowując schorzenie konkretnemu pracownikowi, obowiązkowo rejestrujemy, w jakim okresie występuje to schorzenie (lub – od kiedy trwa).

Dodatkowo, na zakładce Inne informacje przed wygenerowaniem INF-D-P należy wypełnić pola:

• Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe (domyślnie nie jest zaznaczone), ponieważ obowiązek wykazania pełnego adresu pracownika występuje wyłącznie w przypadku składania INF-D-P za pracownika niepełnosprawnego po raz pierwszy oraz gdy wykazane dane uległy zmianie w jednej lub więcej pozycji od 7 do 16 (INF-D-P).
• Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną (domyślnie zaznaczona).
• Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia (domyślnie bez zaznaczenia).
• Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5 (domyślnie niezaznaczona).

Po uzupełnieniu (sprawdzeniu) informacji zawartych w Konfiguracji i na formularzach danych kadrowych pracowników można przejść do naliczania wypłat i wygenerowania pliku z deklaracją dla PFRON.

Przygotowanie deklaracji WN-D

Deklaracje przygotowuje się z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON :

• Bezpośrednie kliknięcie ikony plusa domyślnie dodaje WN-D w wersji zgodnej z aktualną wersją SODiR On-Line. Pojawi się formularz obliczeniowy deklaracji WN-D. Należy uzupełnić:
  • Rodzaj informacji (zwykła, korygująca),
  • Datę wypełnienia,
  • Miesiąc i rok, za który składana jest deklaracja WN-D.

Uwaga

 W menu rozwijalnym przy ikonie  dostępna jest zarówno aktualnie obowiązująca wersja deklaracji WN-D, jak i poprzednie wersje.

• Wstawiać NIP pracownika na INF-D-P – domyślnie nie jest zaznaczony. Ustawienie parametru przed przeliczeniem deklaracji decyduje o zawartości plików xml z załącznikami INF-D-P:
  • jeśli parametru nie zaznaczono – załączniki INF-D-P nie zawierają numerów NIP pracowników (identyfikatorem jest tylko PESEL),
  • jeśli parametr zaznaczono – załączniki INF-D-P zawierają numery NIP pracowników (oprócz numeru PESEL), czyli zawierają takie same dane identyfikacyjne, jakie były wymagane we wcześniejszej wersji SODiR  (od wersji 8.94 nie wymaga, ale dopuszcza wpisanie numeru NIP pracownika na INF-D-P).
• Następnie przyciskiem pioruna obliczamy deklarację.
• Pojawi się pytanie: „Przeliczenie deklaracji spowoduje przeliczenie i zapisanie wszystkich załączników oraz zamknięcie okna. Operacji nie można anulować. Czy kontynuować?”. Po zatwierdzeniu pytania (TAK) aktywna staje się ikona zapisu obliczonej deklaracji do pliku
• Deklarację eksportuje się do wskazanego katalogu na dysku. Najlepiej zapisywać bezpośrednio do folderu Import w katalogu programu SODiR On-Line.
• Po zakończeniu importu, w folderze Import pojawią się pliki *.xml. Plik zapisywany jest pod nazwą wnd6_mm‑rrrr, gdzie:
  • Wnd6 jest stałym ciągiem znaków,
  • mm-rrrr (miesiąc-rok) wskazują na miesiąc i rok z deklaracji, np. Wn-D za marzec 2015 zostanie zapisany do pliku o nazwie wnd6_03-2015.xml.
• Załączniki indywidualne dla pracowników eksportowane z nazwami, czyli infdp8_mm-rrrr_PESEL.
• Ostatecznie obliczoną deklarację WN-D zapisuje się ikonką dyskietki

Pozycja 1 „Rodzaj dokumentu” – jeśli przy generowaniu deklaracji WN-D wybrano rodzaj „Zwykła”, to w poz.1 będzie zaznaczona opcja 2 „Dotyczący miesięcznego dofinansowania”; jeśli wybrano rodzaj „Korygująca” to będzie zaznaczona opcja 3 „Korygujący”. W przypadku składania deklaracji przez firmę po raz pierwszy, należy po zaimportowaniu do SODiR On-Line zaznaczyć na WN-D opcję 1 „Zgłoszeniowy”.

Pozycja 5 „Pełna nazwa” – wykazywana jest tylko pełna nazwa na deklaracji, pobierana z Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8/ pole Nazwa na deklaracjach PFRON. Zrezygnowano z wykazywania nazwy skróconej na deklaracji WN-D.

Pozycja 6-9 – nie są wypełniane automatycznie przez program Comarch ERP Optima.

Pozycja 13 „Należna kwota dofinansowania” nie jest wypełniana automatycznie. SODiR On-Line wylicza automatycznie kwoty dofinansowania na załącznikach INF-D-P dla poszczególnych pracowników. Po zaimportowaniu deklaracji do SODiR On-Line należy z poziomu Listy WN-D wygenerować „Raport INF-D-P” dla deklaracji za dany miesiąc i kwotę do wpłaty z podsumowania tego raportu przepisać do pozycji 13 na WN-D.

Pozycja 25 „Pełnomocnik” – pozycja na deklaracji WN-D, jej podstawianie w pliku xml jest zależne od wypełnienia informacji o pełnomocniku w konfiguracji firmy (Start/ Konfiguracja/  Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PRON):

• jeśli pole Pełnomocnik w Konfiguracji nie jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”N” (deklaracja bez pełnomocnika),
• jeśli pole Pełnomocnik w Konfiguracji jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”T” (deklaracja z pełnomocnikiem), dodatkowo nazwa pełnomocnika z Konfiguracji firmy wstawiana jest do pola nazwaPelnomocnika=””.

Pozycja 35 „Status pracodawcy” – pozycja na deklaracji WN-D, która jest wypełniana automatycznie na podstawie danych zawartych w konfiguracji Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeżeli ustawiono ‘Status Zakładu Pracy Chronionej’ to w pozycji 35 deklaracji Wn-D zaznaczany jest w przypadku zaznaczenia w konfiguracji programu Comarch ERP Optima opcji różnej od Zakład Pracy Chronionej na deklaracji Wn-D status pracodawcy wykazywany jest jako .

Pozycja 36 „Liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym” – wstawiana jest suma wymiarów etatu nowo zatrudnionych pracowników, czyli takich, którzy na załączniku INF-D-P w pozycji 33 mają datę zatrudnienia przypadającą w miesiącu deklaracji. Wymiar etatu pracownika odczytywany jest na ostatni dzień miesiąca, za który jest liczona deklaracja (bez pomniejszenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia).

Pozycje 37 i 38 „Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne”‑ zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone zgodnie z art.21 i 28 ust.3 i 4 ustawy o rehabilitacji (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D” dostępnym z Listy pracowników).

Pozycje 39 i 40 „Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” ‑przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art.2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D (rozp. WE)).

Pozycje 41 i 42 „Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających…”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” – wyliczane jako 1/12 przeciętnych miesięcznych zatrudnień, liczonych jak dla pozycji 39 i 40 z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc deklaracji. W związku ze zmianami w przepisach dotyczącymi deklaracji PFRON na deklaracji WN-D utworzonej w wersji 6, czyli w formacie obowiązującym za okresy sprawozdawcze począwszy od stycznia 2015 r. pozycje 40 i 42 nie są wyliczane automatycznie.

Oświadczenie pracodawcy do deklaracji WN-D –w punkcie dotyczącym formy składania wniosków (elektroniczna/pisemna) domyślnie nie jest zaznaczona żadne pole. W sekcji ‘Do wniosku załączam’ domyślnie jest zaznaczona opcja ‘informację o nieotrzymaniu pomocy’. W razie potrzeby należy ręcznie zaznaczyć odpowiednie pola po zaimportowaniu deklaracji do SODiR On-Line.

INF-D-P – imienne załączniki

Deklaracja INF-D-P – załącznik imienny – w wersji 6, przy eksporcie z Comarch ERP Optima jest zapisywana w pliku o nazwie infdp8_mm-rrrr_PESEL.xml. Przykładowo deklaracja za marzec  2015 dla pracownika mającego numer PESEL 99121304720 zapisze się w pliku infdp8_03-2011_99121304720.xml.

Dla pracownika będącego osobą niepełnosprawną, którego data zatrudnienia (wykazywana na INF-D-P) przypada w zakresie od 2009r.:

• zawsze generujemy INF-D-P w miesiącu zatrudnienia,
• nie jest generowany załącznik INF-D-P za kolejne miesiące, jeśli w jego danych kadrowych aktualnych na dany miesiąc:
  • zaznaczone są na Formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka Inne informacje: Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną i Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5,
  • nie jest zaznaczone Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia.

Pozycje 7-16 w sekcji „Dane ewidencyjne i adresowe” – wypełnianie tylko jeśli jest zaznaczona flaga Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe w zapisie historycznym pracownika aktualnym na miesiąc, za który liczymy deklarację.

Pozycja 18 „Okres wypłaty wynagrodzenia” – wstawiany jest miesiąc zgodny z miesiącem deklaracji na jaki wchodzi ostatnia wypłata pracownika za okres sprawozdawczy; na deklaracji za miesiąc 3/2011 ustawi się 03-2011, jeśli całość wynagrodzenia za marzec wypłacono w marcu (miesiąc deklaracji 3/2011), lub 04-2011, jeśli wynagrodzenie za marzec wypłacono z przesunięciem, np. 8-go kwietnia (miesiąc deklaracji 4/2011).

Pozycje 21-44 „Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy” uwzględniający stopień i rodzaj niepełnosprawności oraz okres z ustalonym prawem do emerytury. Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy ustalany jako iloczyn wymiaru czasu pracy pracownika oraz ilorazu liczby dni wliczania do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych i liczby dni w okresie sprawozdawczym.

Pozycja 45 „Zatrudnienie od dnia” – podstawiana bieżąca data zatrudnienia.

Pozycja 46 „Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną” – zależne od parametru Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną na formularzu pracownika; jeśli parametr zaznaczony – wstawiane „Tak”, jeśli jest niezaznaczony wstawiane „Nie”.

Pozycje 47-48 „Pracownik zatrudniany u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą” oraz „Pracownik zatrudniany w warunkach efektu zachęty” wypełniana są automatycznie z ustawieniem na „Tak”.

Pozycja 52 „Koszty płacy”– wykazywana jest wartość brutto wypłat pracownika powiększona o składki ZUS finansowane przez pracodawcę (składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP i FGŚP); uwzględniane są tylko te elementy wypłat, które w definicji typu wypłaty mają zaznaczony parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON.

Pozycje 49 i 53 „Kwota pomocy publicznej i pomocy de minimis otrzymanej (…)” oraz „Pomniejszenia” domyślnie nie są wypełniane; w razie potrzeby należy ręcznie wpisać te kwoty po zaimportowaniu deklaracji do SODiR On-Line.

Pozycje 50, 51, 54 i 55 – kwoty są wyliczane automatycznie przez SODiR On-Line po zaimportowaniu deklaracji.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U z 2014 r., poz. 1988).

Art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia.

Uwagi do deklaracji PFRON

W definicji typów wypłat Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat znajduje się parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON. Ma znaczenie przy obliczaniu deklaracji WN-D (INF-D-P). Składniki wynagrodzenia, które mają zaznaczony ten parametr i naliczone są od nich składki ZUS uwzględniane są w polu 52 (Koszty płacy).

Import do SODiR On-Line

W celu zaimportowania deklaracji WN-D z załącznikami należy uruchomić program SODiR On-Line, z menu Import należy wybrać plik, wygenerowany i zapisany wcześniej w katalogu programu SODiR – Import.

Widoczny będzie tylko plik wnd6_mm-rrrr.xml, ponieważ INF-D-P stanowią załączniki do tej deklaracji.

Po zaimportowaniu plików *.xml do programu SODiR On-Line Użytkownik jest zobowiązany do wypełniania brakujących pól.

Struktura zatrudnienia PFRON – raport pomocniczy

Z Listy pracowników (Kadry) na pasku zadań dostępna jest ikona , z menu wydruków należy wybrać sekcję Struktura zatrudnienia /Struktura zatrudnienia PFRON.

Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON.

Zgodnie z art.21 ust.5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 111, 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach wychowawczych (kody 121,122),
• przebywających na urlopach rodzicielskich (kod 319),
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej (kod 350),
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (kody 321, 322),
• przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 112).

W programie jest możliwość opcjonalnego wykazywania nakładców w strukturze zatrudnienia PFRON. W parametrach przed wydrukiem można ustawić, czy nakładcy mają być uwzględniani w strukturze zatrudnienia PFRON.

Struktura zatrudnienia – wydruki

Wydruki struktury zatrudnienia: miesięcznej, kwartalnej, półrocznej, rocznej pozwalają sprawdzić, ile osób jest zatrudnionych na etacie (w tym uczniowie). Ograniczeniem są:

• data zatrudnienia / zwolnienia wpisana w etacie,
• kod tytułu ubezpieczenia.

Natomiast struktury PFRON i dla ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności.

Na tych raportach w stanie zatrudnienia na dany dzień są pomijane osoby niebędące niepełnosprawnymi jeśli:

• są uczniami (a nie pracownikami),
• są pracownikami, ale mają nieobecność wykazywaną na deklaracji z kodami: 112, 121, 122, 321, 319, 322, 350.

W przypadku urlopów bezpłatnych ma więc znaczenie, czy wpisano nieobecność z kodem 111 (urlop bezpłatny na wniosek pracownika) czy z kodem 112 (udzielony na innej podstawie), ponieważ tylko jeden z nich powoduje, że pracownik nie jest wliczany do stanu zatrudnienia w strukturze PFRON i ZPChr.

• Dochód deklarowany – podstawę składek społecznych będzie stanowiła kwota będąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego obowiązująca w miesiącu, za który jest naliczana wypłata. Jest to opcja domyślna podczas wprowadzania właściciela.
• Preferencyjny ZUS – podstawę składek społecznych będzie stanowiła kwota będąca 30% najniższego wynagrodzenia dla etatu obowiązująca w miesiącu, za który jest naliczana wypłata.
• Inna kwota – podstawę składek społecznych będzie stanowiła kwota wpisana przez Użytkownika. Tę opcję należy wybrać np. w przypadku korzystania z Małego ZUS Plus.

• niezaznaczony – to % składki wypadkowej pobierany jest z Konfiguracji firmy / Płace / Składki ZUS,
• zaznaczony – w wypłacie właściciela % składki wypadkowej pobierany będzie z formularza właściciela i według tego % obliczana składka na ubezpieczenie wypadkowe.

Zakładka [Ubezpieczenie (etat)] – zawiera między innymi:

przycisk , który wyświetli nam listę tytułów ubezpieczeniowych związanych z osobami, które opłacają składki od dochodu deklarowanego. Po uzupełnieniu daty zatrudnienia automatycznie uzupełniana jest na zakładce [Ubezpieczenie (etat)] informacja o ubezpieczeniach. W przypadku wskazania podstawy składek społecznych jako Dochód deklarowany podpowiada się kod 0510, dla Preferencyjnego ZUS kod 0570. Dodatkowo dla tych kodów uzupełniane są daty zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego zgodne z datą zatrudnienia. Gdy właściciel jako podstawę składek społecznych ma wskazaną opcję Inna kwota to kod tytułu ubezpieczenia nie jest proponowany.

Jest to tylko propozycja programu, użytkownik może ją indywidualnie zmienić.

Po ustawieniu kodu tytułu ubezpieczenia 0570 na formularzu właściciela, automatycznie zostanie zaznaczony parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy na zakładce [7.Inne informacje]. 

Deklaracja ZUS DRA. W programie są dwa sposoby generowania deklaracji dla właścicieli. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami, wtedy tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. Możemy to osiągnąć po zaznaczeniu parametru w  sekcji Deklaracja ZUS DRA.

Dodatkowo  jest  możliwość wykazania w deklaracjach ZUS DRA generowanych dla wspólników/właścicieli odrębnych danych: nazwy skróconej i numeru REGON. Dane należy odnotować w polach: REGON i nazwa skrócona (pola są aktywne przy zaznaczonym parametrze Indywidualne DRA). Aby wygenerować dla właściciela deklaracje ZUS DRA z nazwą skróconą / numerem REGON wprowadzonymi na jego formularzu, należy z poziomu (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/ PFRON) odznaczyć odpowiedni parametr / parametry: Nazwa skrócona firmy na DRA właściciela / Regon firmy na DRA właściciela.

Jeżeli w konfiguracji firmy parametr / parametry: Nazwa skrócona firmy na DRA właściciela / Regon firmy na DRA właściciela będą zaznaczone – wówczas, pomimo wprowadzenia innych danych na formularzu właściciela, w deklaracji będą wykazane odpowiednio: nazwa skrócona firmy / REGON firmy.

Ustalenie podstawy składek społecznych – dane za poprzedni rok – sekcja, w której należy odnotować informacje o formie opodatkowania obowiązującej właściciela w ubiegłym roku kalendarzowym (karta podatkowa, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub opodatkowanie na zasadach ogólnych) oraz przychodzie i dochodzie osiągniętym przez niego w okresie korzystania z danej formy. Podane wartości będą wykazane na deklaracji ZUS DRA cz. II oraz ZUS RCA cz. II. Sekcja jest aktywna, gdy właściciel ma wprowadzony kod ubezpieczeniowy 0590 lub 0592.

Okresy zwolnienia z opłacania składek ZUS sekcja, w której można odnotować zwolnienie z opłacania składek ZUS tzw. wakacje składkowe. W tej sekcji nie można wstawić okresu wcześniejszego zwolnienia z opłacania składek ZUS niż grudzień 2024

W miesiącu korzystania z tzw. wakacji składkowych w wypłacie zostaną naliczone:

• Dochód deklarowany (zwolnienie z ZUS)’ w kwocie, która będzie stanowiła podstawę składek społecznych finansowanych z budżetu państwa. Kwotą będzie najniższa podstawa składek ZUS obowiązująca danego właściciela.
• Dochód deklarowany właściciela’ – w kwocie 0, gdy właściciel podlega zwolnieniu ze wszystkich składek społecznych lub w kwocie będącej podstawą składki chorobowej, jeśli właściciel w miesiącu złożenie wniosku o zwolnienie z opłacania składek i miesiąca poprzedzającym ten miesiąc nie  był zgłoszony do ubezpieczenia chorobowego, co oznacza, że nie podlega ona zwolnieniu.

Na zakładce [Ubezpieczenie] składki będą naliczone dla dwóch kodów ubezpieczenia. Dla kodu podstawowego, który wynika z danych ustawionych na formularzu właściciela zostanie naliczona podstawa i składka zdrowotna, która nie podlega zwolnieniu i jest finansowana przez właściciela oraz podstawa i składka chorobowa jeśli nie podlega zwolnieniu..

Składki społeczne, które są zwolnione czyli zostaną sfinansowane przed budżet państwa będą naliczone z dedykowanym dla wakacji składkowych kodem 0514, 0574 lub 0594 ustalonym odpowiednio dla danego właściciela.

Właściciel korzystający z wakacji składkowych nie opłaca składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy dlatego nie będzie on naliczany.

Podczas naliczania deklaracji rozliczeniowej za miesiąc objęty zwolnieniem z opłacenia składek zostanie wygenerowana:

• deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA,
• imienny raport miesięczny ZUS RCA dla właściciela z informacją o składkach finansowanych przez budżet państwa,
• imienny raport miesięczny ZUS RCA dla właściciela z informacją o składkach finansowanych niego,
• imienne raporty za innych ubezpieczonych – w przypadku zgłaszania do ubezpieczeń innych osób.

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy mają obowiązek przekazywać deklarację do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych pierwsze zgłoszenie ZUS ZSWA płatnik składek przekazał do ZUS za rok 2010 do dnia 31 marca 2011 roku (art.38 ust. 2 tej ustawy). W zgłoszeniu tym płatnik składek przekazał również informacje wymienione w art. 38 ust. 1 ustawy dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nawet wówczas, gdy w 2010 roku praca w ww. charakterze nie była już przez tych pracowników wykonywana.

Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:

• Płace i Kadry/Kadry/ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
• Płace i Kadry/ Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.

Po naciśnięciu  otworzy się formularz Deklaracja ZUS ZSWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać datę wypełnienia deklaracji oraz rok i identyfikator deklaracji,
• określić czy generowana deklaracja związana jest ze zgłoszeniem czy korektą.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna.
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2010, 03/2010 itd.). Dodatkowo jeżeli deklaracja dotyczy tylko wybranego pracownika to na liście jest widoczne imię i nazwisko pracownika.

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na deklaracji ZSWA nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Zgodnie z informacją na stronach ZUS oznacza to: „Iż przy ustalaniu tych okresów nie uwzględnia się okresów: niezdolności do pracy, za które wypłacone zostało wynagrodzenie, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne, za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński. Ponadto przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się również okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Natomiast okresy urlopu wypoczynkowego zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”.

Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
• i datę wypełnienia deklaracji.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.

Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do programu Płatnik zawiera:

• Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2r.
• Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.

• Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
  • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
  • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
  • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
  • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
• W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w programie Płatnik.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:

• Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
• Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
• Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
• Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
• Data obliczenia deklaracji.
• Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
• Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.
• Kwota- wykazywana jest kwota płatności w ramach danej deklaracji

– Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych.

– Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA.

– Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.

 – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane.

Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.

• Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:

• W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
• Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
• Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/Bank – Preliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
• Klikamy ikonę plusa lub <INSERT>. Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
• Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
• Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy.

• W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.

• Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
• Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
• Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
• Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
• Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu deklaracji  z dwiema  opcjami do wyboru Eksportuj do programu płatnik, która umożliwia wygenerowania pliku xml i zaczytanie do programu Płatnik i  Wyślij bezpośrednio do ZUS, umożliwiająca eksport deklaracji ZUS DRA  bezpośrednio do ZUS.

Eksport do programu płatnik

• Po naciśnięciu Eksportuj do programu płatnik pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml.

• Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
• W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.

Wysyłka bezpośrednio do ZUS

• Wybranie opcji Wyślij bezpośrednio do ZUS rozpocznie proces wysyłki deklaracji, W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu Użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?

Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, Użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.

Jeśli zostanie wybrana opcja TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie.

Wybierając opcję Dodaj   możliwe jest dodanie innych załączników do danej deklaracji.

Dokumenty otwierają się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Dane wykazane w formularzu aplikacji podlegają edycji.

• Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji.
• Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.
• Deklaracjom przesłanym do ZUS zostanie nadany identyfikator. Identyfikator udostępniany jest po zakończeniu transmisji dokumentów do ZUS. Otrzymanie identyfikatora oznacza, że plik z dokumentami dotarł do ZUS, lecz nie nastąpiła jeszcze deszyfracja, weryfikacja ważności podpisu cyfrowego oraz sprawdzenie poprawności dokumentów ubezpieczeniowych. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat: Nie udało się pobrać danych o przesyłce. Spróbuj ponownie później.
• Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając w menu Eksportu deklaracji opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki. Po poprawnym przetworzeniu deklaracji przez ZUS i odebraniu potwierdzeniu zostanie wyświetlony komunikat: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobrano potwierdzenie.
• Po zakończeniu wysyłki, na formularzu deklaracji pojawi się zakładka [5 e-ZUS], w której wyświetlane są informacje o: statusie deklaracji, numerze referencyjnym, operatorze wysyłającym i odbierającym, dacie wysłania i odebrania.

• Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty danego Użytkownika w przypadku wersji w chmurze.
• Dokumenty ZUS przekazywane są za pośrednictwem systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów. W konfiguracji programu (Start/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne / e-Deklaracje/JPK/CUK), w sekcji ZUS zostały wskazane adresy usługi EWD ZUS, na które wysyłane są przesyłki ZUS.

– https://www.ewd2.warszawa.zus.pl/

– https://www.ewd2.wroclaw.zus.pl/

Wydruk ZUS DRA

W celu wygenerowania wydruku ZUS DRA, na formularzu deklaracji należy przejść na zakładkę [4 Dokumenty] i otworzyć formularz naliczonej deklaracji.  Następnie  należy  wybrać opcję ‘Drukuj’   lub ‘Podgląd’ .

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:

• Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
• Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.

Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.