Arkusz inwentaryzacyjny wypełniony

W menu obok przycisku Dodaj na liście dokumentów AI dostępna jest opcja Arkusz wypełniony. Po jej wybraniu program pyta o datę, dla której ma utworzyć arkusz inwentaryzacyjny. Istnieje też możliwość wyboru magazynu i grupy towarowej, dla której ma być utworzony arkusz.

Funkcja ma za zadanie przyspieszyć proces wykonywania inwentaryzacji w firmie – po jej wybraniu tworzony jest arkusz AI, na którym wpisane są wszystkie towary z magazynu wraz ze stanem na zasobach. Ilości wpisywane na AI to stan towaru w magazynie na wskazany dzień. Użytkownik korzystający z funkcji musi tylko uzupełnić stany dla towarów, na których podczas inwentaryzacji wystąpiły różnice.

Jeśli podczas inwentaryzacji wykorzystywane są arkusze pomocnicze AIP – podczas tworzenia arkusza głównego AI można posłużyć się opcją Arkusz wypełniony, zaznaczając opcje Ilość wg spisu=0. Po jej zaznaczeniu na arkusz zostaną wpisane towary bez uzupełnionych ilości (tak, by następnie można było utworzyć AIP).

Podczas tworzenia arkusza istnieje możliwość wykorzystania dodatkowych parametrów, by skrócić czas jego wykonywania oraz liczbę pozycji:

bez kart nieaktywnych – jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary oznaczone jako nieaktywne.
bez kart ze stanami zerowymi – jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary, których stan na magazynie na wskazany dzień wynosił zero.
bez atrybutów– przy zaznaczonym parametrze na nowo tworzony arkusz nie będą przenoszone atrybuty powiązane z towarami. Generowanie arkusza bez atrybutów jest szybsze, z tego względu parametr bez atrybutów jest domyślnie zaznaczony.

Jeśli w firmie funkcjonuje więcej niż jeden magazyn tworzone jest tyle arkuszy, ile magazynów lokalnych (odrębny AI dla każdego magazynu). Dokument AI tworzony tą metodą jest zawsze zapisywany do bufora.

Lista Arkuszy Inwentaryzacyjnych

Lista arkuszy inwentaryzacyjnych obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze:

Dodaj – dodanie nowego dokumentu. W przypadku dokumentów AI nie ma możliwości kopiowania arkuszy. Istnieje możliwość dodania arkusza z już wypełnioną listą towarów – funkcja jest dostępna w menu pod strzałką obok przycisku. Przy wykorzystaniu tej funkcji można wprowadzić towary:

z już wypełnionymi stanami (wtedy operator wprowadza ilości tylko dla towarów, których stan rzeczywisty jest różny od „komputerowego”)
bez wprowadzania ilości (przydatne podczas tworzenia arkuszy pomocniczych AIP).

Zmień – podgląd wystawionego wcześniej dokumentu:

dla dokumentów w buforze (zielony kolor) istnieje możliwość wprowadzania zmian.
dla dokumentów zatwierdzonych (czarne) istnieje możliwość wpisania stanu rzeczywistego towaru.
dla dokumentów przekonwertowanych do PW/RW (o statusie I) nie ma możliwości zmian.

Usunięcie – jest możliwe tylko w przypadku dokumentów AI w buforze.

Inwentaryzacja – po zaznaczeniu uzupełnionego arkusza inwentaryzacyjnego przyciśniecie tego przycisku uruchamia proces inwentaryzacji, czyli ustalenia stanów w magazynie. Tworzone są dokumenty RW i PW.

Na liście mogą być wyświetlane kolumny:

Numer – dokumentu klasy AI

Status – dokumentu, puste pole oznacza, że dokument nie został jeszcze przekonwertowany do PW/RW. O takim przekonwertowaniu świadczy litera I. Jeżeli w polu pojawia się wartość Anulowano oznacza to, że dokument został anulowany.

Data wyst. – data dokumentu. Wykonując inwentaryzację program porównuje ilości wpisane na AI ze stanem w programie na dzień wystawienia AI

Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy dany dokument

Opis – pole na dodatkowy opis dokumentu, np. może zawierać informacje o tym kto wykonał dany spis.

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

Zamówienie u dostawcy

Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy

Funkcja pozwala na odnotowanie informacji o złożonym Zamówieniu u Dostawcy. Mamy kilka sposobów tworzenia zamówień:

Zamówienia tworzone „ręcznie” z poziomu listy zamówień.
Zamówienia automatyczne, tworzone na podstawie listy braków – z poziomu listy zasobów lub z poziomu menu Handel/ Raport braków.
Zamówienia tworzone z listy faktur zakupu po wyborze opcji Faktura zaliczkowa. Funkcjonalność opisana w artykule Faktury zaliczkowe zakupu.

Zamówienie nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie. Zamówiona ilość towaru widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Zatwierdzone zamówienie może zostać automatycznie przekonwertowane do PZ (Przyjęcia Zewnętrznego).

Informacja o zamówionej ilości pojawia się na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Na ilość tą mają wpływ oprócz zamówień także dokumenty PZ, PW oraz korekty ilościowe do WZ w buforze.

Lista Zamówień u Dostawców

Na liście znajdują się wszystkie utworzone w programie Zamówienia. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie.

Standardowo lista zamówień składa się z kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu zamówienia.

S (status) – pozwala na określeniu stanu danego zamówienia. Jeśli w polu wyświetla się:

Zrealizowano – dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisano w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ).
W realizacji – dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe.
Zamknięto – dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty”. Zamykanie dokumentów ZD opisane zostało dokładniej w dalszej części rozdziału.
PZ, FZ – utworzony został dokument powiązany FZ/PZ
ZL – do ZD utworzona została faktura zaliczkowa zakupu – funkcjonalność opisana w artykule Faktury zaliczkowe zakupu ,
Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
Dla niezrealizowanych ZD pole „Status” jest puste.

Termin dostawy – jest to data pobrana z formularza zamówienia z pola Termin dostawy.

Magazyn – nazwa magazynu, którego dotyczy zamówienie.

Kontrahent – nazwa kontrahenta-dostawcy, u którego zamówiono towar.

NIP – numer NIP kontrahenta.

Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta.

Netto – wartość netto wynikająca z zamówienia.

Brutto – wartość brutto dokumentu.

Na liście zamówień znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:

Wszystkie – wszystkie ZD, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi,
Zrealizowano – wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte,
Do realizacji– nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo.

Parametr Przeterminowane

Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie zamówienia, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.

Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy dostawy.

W dolnej części listy znajdują się dwie opcje:

Data wystawienia od-do oraz Data dostawy od-do

Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub data dostawy mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i dacie dostawy jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.

Oprócz standardowych przycisków, na liście zamówień znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie zamówienia do dokumentów wynikowych (FZ, PZ).

– Rozwija menu dostępnych opcji, do wyboru:
Faktura zakupu: na podstawie zamówienia tworzona jest faktura zakupu
Faktura zaliczkowa: na podstawie zamówienia tworzona jest faktura zaliczkowa – funkcjonalność została opisana w artykule Faktury zaliczkowe zakupu.

Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wciśnięciu tego przycisku, na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ.

Zasady przekształcania dokumentów ZD opisane zostały w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ.

Możliwe jest zaznaczenie kilku dokumentów ZD na liście i przekształcenie ich do jednego dokumentu wynikowego. Warunki takiego przekształcenia zostały opisane w rozdziale Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego.

– z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania Zamówień u Dostawców do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.

– Operacje seryjne umożliwiające:

dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
zmianę kategorii dokumentu.

Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Funkcja zamykania zamówień

Często zdarza się tak, że zamówienie nie jest realizowane lub jest realizowane tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia ZD, które już nie będą realizowane.

Opcja zamknięcia ZD dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście. Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.

Po wybraniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na zamówienia na magazynie.

Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.

Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na wszystkich zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.

Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:

Błąd agregowania dokumentów! Zamówienie jest przekształcone całkowicie lub zostało zamknięte!

Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj ZD różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu ZD różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego.

Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu ZD – tworzy się również wiele dokumentów różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE

Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.

Jeśli ZD posiada powiązaną nierozliczoną fakturę zaliczkową, wówczas przy próbie zamknięcia pojawi się komunikat ostrzegawczy: Zamówienie u dostawcy posiada zaliczki, do których nie została wystawiona faktura finalna. Czy chcesz kontynuować? Wybór opcji Tak spowoduje zamknięcie zamówienia i nie będzie możliwości późniejszego rozliczenia powiązanych zaliczek.

Formularz zamówienia u dostawcy

Formularz Zamówienia u Dostawcy, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS> na liście Zamówień u Dostawców, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty].

Formularz zamówienia: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:

Dokument – determinuje, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu, można wybrać inny typ dostępny na liście rozwijalnej pod ikoną . Więcej informacji na temat definicji dokumentów i schematów numeracji można znaleźć w poniższych artykułach pomocy.

Definicje dokumentów – przejdź do artykułu.
Definicje dokumentu klasy – przejdź do artykułu.

Kategoria – kategoria zakupu, która domyślnie przepisywana jest z karty dostawcy.

Magazyn – magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule Magazyn domyślny dla operatora/stanowiska – przejdź do artykułu. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary), jednak nie dotyczy to dokumentów powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu np. ZD  FZ. Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe.

Data wystawienia – data wystawienia zamówienia.

Termin dostawy – przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Domyślne terminy można wskazać w ciągu ilu dni planowana jest zwykle realizacja zamówienia. Termin dostawy zostanie wyliczony według podanej liczby dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.

Dokum.liczony od – algorytm naliczania podatku VAT na dokumencie. Występują dwa rodzaje: od netto i od brutto. Możliwość zmiany algorytmu może być blokowana w zależności od ustawień w konfiguracji – przejdź do artykułu.

Rabat – przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

Forma i termin płatności – pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.

Razem – łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem w polu Dokum. liczony od. Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.

Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD.
Pozostaje – kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach.

Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części.

W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Dostawcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta.

Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy.

Jeśli na karcie kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy i Dostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy.

Na zamówieniu można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta.

Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.

Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował i Zatwierdził zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami zgodnie ze standardami w programie.

Dokumenty powiązane – obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:

FZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do faktury zakupu lub faktury zaliczkowej zakupu,
PZ – jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ,
PF – jeśli zamówienie zostało przekształcone z faktury proforma,
RO – jeśli zamówienie zastało przekształcone z rezerwacji odbiorcy.

W przypadku posiadania modułów Obieg dokumentów i/lub CRM, w zakładce [Dokumenty] mogą być widoczne również sekcje:

Biblioteka dokumentów – umożliwia dodanie nowego dokumentu do biblioteki, który automatycznie będzie powiązany z Zamówieniem u Dostawcy lub powiązanie edytowanego zamówienia z dokumentami dodanymi już w menu CRM/ Biblioteka dokumentów.

Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej jeden dokument, z przypisanym schematem obiegu) oraz załącznikiem, na formularzu Zamówienia u Dostawcy na zakładce [Ogólne], po prawej stronie, pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki.

Po kliknięciu przycisku, w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima – przejdź do artykułu.

Zadania i kontakty CRM – umożliwia kojarzenie kontaktów i zadań w module CRM z edytowanym zamówieniem.

Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

Inwentaryzacja

Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów:

Etap 1 – przygotowanie podkładek inwentaryzacyjnych

Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie

Arkusze inwentaryzacyjne pomocnicze AIP

Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)

Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

Etap 1 – przygotowanie podkładek inwentaryzacyjnych

Rolę podkładek inwentaryzacyjnych w systemie pełnią dokumenty AI, na których zostały wpisane poszczególne towary, natomiast nie są jeszcze uzupełnione ilości.

Arkusz inwentaryzacyjny dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu. Istnieje jednak możliwość przygotowania dla danego magazynu kilku arkuszy.

Warto również pamiętać, że towar, który w ramach jednej inwentaryzacji został już wpisany na arkusz – nie będzie dostępny do wpisania na innym.

Towar wpisany na AI nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie oraz na jego wartość. Warto jednak wiedzieć, że towar, który został wpisany na arkusz inwentaryzacyjny nie może brać udziału w transakcjach w danym magazynie.

Przykład

Tworzymy AI dla magazynu o symbolu MAGAZYN2. Podczas wystawiania Faktury Sprzedaży związanej z MAGAZYNEM2 wyświetlamy listę zasobów – towary wpisane na AI nie pojawią się na liście. Natomiast jeśli Faktura Sprzedaży będzie związana z innym magazynem – towary te będą widoczne na liście zasobów.

Formularze AI obsługiwane są w trochę inny sposób niż pozostałe formularze w systemie:

Podczas przygotowywania arkuszy inwentaryzacyjnych nie wpisujemy ilości towaru – wynosi ona zawsze 0.
Formularz można zapisać do bufora – wtedy możliwa jest jeszcze zmiana wpisanych pozycji (usunięcie lub dopisanie nowych), natomiast nadal nie jest możliwa edycja ilości.

Kiedy arkusz jest już gotowy – zatwierdzamy go (na stałe). Teraz trzeba policzyć towar w magazynie

Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych

Kiedy towary są już policzone, czas na wprowadzenie do systemu stanów rzeczywistych.

Aby uzupełnić stan towaru należy wyedytować (np. przy pomocy przycisku z lupą) odpowiedni arkusz inwentaryzacyjny.
Na zapisanym na stałe arkuszu nie można już zmieniać „zestawu” towarów. Natomiast możliwa jest edycja ilości na wprowadzonym towarze (dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub wciśnięcie przycisku z lupą)
Wpisujemy rzeczywisty stan towaru w magazynie (nie różnicę!!!)
Po uzupełnieniu pola Ilość dla wszystkich towarów na arkuszu – zapisujemy go przyciskiem z dyskietką

Teraz pora na utworzenie dokumentu, który skoryguje stany magazynowe.

Arkusze inwentaryzacyjne pomocnicze AIP

Podczas przeprowadzania inwentaryzacji można posłużyć się arkuszami pomocniczymi, tworzonymi na przykład przez poszczególnych operatorów przeprowadzających inwentaryzację w magazynie.

Aby utworzyć AIP należy najpierw stworzyć w arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) listę towarów, bez wypełniania informacji o ilościach. Na AI powinny znaleźć się wszystkie towary, jakie uczestniczą w spisie.

Kolejny krok to utworzenie arkuszy pomocniczych AIP. Z poziomu listy dokumentów AI, po wciśnięciu przycisku AIP widocznego w dolnej części okna, otwierana jest lista arkuszy pomocniczych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście widoczny jest numer kolejny AIP utworzonego dla danego AI oraz kod i nazwisko operatora wprowadzającego arkusz. Po dodaniu nowego AIP operator na podstawie spisu towarów, który wykonał, uzupełnia listę towarów wraz z ilościami. Można ustawić domyślną ilość na AIP = 1, po wcześniejszym zaznaczeniu parametru: Domyślna ilość na AIP = 1, dostępnego z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja. Po zaznaczeniu tego parametru, dodając pozycję na formularz AIP (za pomocą „plusa”, klawisza <INS>, czytnika kodów kreskowych, importu pozycji z pliku), w ilości zawsze wstawiana jest wartość 1. Gdy parametr jest nie zaznaczony w ilość wstawiane jest zero. Podczas dopisywania towarów na AIP można wykorzystać opcję równoczesnego wyboru wielu towarów (jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel /Parametry zaznaczona jest opcja Dodawanie pozycji na dokumencie: wybór wielu towarów) lub dodawać towary pojedynczo (jeśli w konfiguracji zaznaczona jest jedna z pozostałych opcji). Istnieje możliwość wyszukiwania towarów wg kodu, nazwy, kodu EAN (zarówno kodu EAN z karty towaru z zakładki [Ogólne], jak również wg dodatkowych kodów EAN, wprowadzanych na zakładce [Jednostki i kody]). Jeżeli Użytkownik podczas dodawania towarów na AIP użyje kodu dodatkowego, to towar zostanie zapisany na arkuszu z takim kodem oraz z jednostką miary, która jest z nim powiązana. Możliwe jest również wyszukiwanie towarów z użyciem symbolu %, zastępującego dowolny ciąg znaków.

Po uzupełnieniu swojego arkusza – operator zatwierdza go.

Uwaga

Na AIP można wpisywać tylko te towary, które wcześniej zostały wpisane na arkusz główny AI. Na AIP nie można umieścić towaru, który nie jest wpisany na AI.

Uwaga

Na AIP ilość towaru może być wprowadzana w dowolnej jednostce: podstawowej lub pomocniczej. Jeden towar może występować na AIP wiele razy, w różnych jednostkach.

Jeśli wszyscy operatorzy wprowadzą swoje arkusze AIP – można przeliczyć stan towaru w magazynie. Na arkuszu głównym AI pojawił się przycisk , który umożliwia przeliczenie ilości na AI. Ilość jest wyliczana na podstawie ilości wprowadzonych na poszczególne AIP. Ilość na AI jest wyrażona zawsze w jednostce podstawowej. W przypadku, gdy na AIP ilość była podana w jednostce pomocniczej – jest przeliczana zgodnie z przelicznikiem podanym na karcie towaru.

Kilka zasad dotyczących AIP:

AIP można dodać tylko w przypadku, jeśli użytkownik nie wprowadził „ręcznie” ilości na arkuszu głównym AI.
Po utworzeniu AIP blokowana jest możliwość „ręcznego” wpisania ilości na arkuszu głównym AI.
Kolejne AIP można dodawać aż do momentu zamknięcia inwentaryzacji (wygenerowania PWAI/RWAI). Dodawanie nowych AIP jest możliwe nawet wtedy, jeśli użytkownik przeliczył już ilości na AI.
W momencie zamykania inwentaryzacji ilości na arkuszu głównym są zawsze jeszcze raz przeliczane w oparciu o AIP.

Etap 3 – utworzenie dokumentu RW/PW

AI nie wpływają na stan towaru w magazynie. Dopiero po ich przekształceniu tworzone są dokumenty magazynowe PW i RW, które wpływają na zasoby i regulują ilość i wartość towaru.

Dokumenty PW/RW są tworzone w oparciu o jeden lub kilka arkuszy inwentaryzacyjnych. Arkusze, które mają zostać zamknięte należy zaznaczyć na liście, a następnie wcisnąć przycisk .

Podczas zamykania inwentaryzacji program wylicza różnicę pomiędzy stanem w magazynie a stanem wprowadzonym na AI. Dla nadwyżek tworzony jest dokument PW wprowadzający towar do magazynu. Natomiast dla towarów, gdzie stwierdzono niedobór tworzony jest dokument RW, zdejmujący towar z magazynu.

Dokumenty numerowane są zgodnie z ustalonym w konfiguracji schematem numeracji (predefiniowane są schematy RWAI – dla rozchodu i PWAI – dla przychodu).

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja znajduje się parametr związany z zamykaniem inwentaryzacji:

1. Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora:

jeśli parametr jest odznaczony dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane od razu na trwałe. Towar jest wprowadzany do magazynu w ostatniej cenie zakupu z karty.
jeśli parametr jest zaznaczony to dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane do bufora, gdzie użytkownik może je modyfikować. Zmieniać na takim dokumencie PW można tylko cenę towaru, w jakiej powinien być wprowadzony do magazynu. Ilość jest wyliczona na podstawie arkuszy inwentaryzacyjnych i nie podlega modyfikacji.

2. Rozchód inwentaryzacyjny do bufora:

Po jego zaznaczeniu dokumenty RWAI zapisywane są do bufora. Dzięki temu użytkownicy modułu Handel Plus mogą wskazać konkretne partie towaru, które chcą rozchodować na podstawie uprzednio wprowadzonych dostaw.
jeśli parametr jest odznaczony dokumenty RWAI tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji (nadwyżki) są zapisywane od razu na trwałe.

Wartość dokumentu RW/PW liczona jest:

dla PW – towar przyjmowany jest w ostatniej cenie zakupu
dla RW – towar zdejmowany jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu w module Handel lub w oparciu o wskazane partie dostaw w przypadku modułu Handel Plus.

Przykład

Magazyn rozliczamy metodą FIFO. W programie mamy 130 szt. towaru:
80 szt. W wartości 240 zł (po 3 zł)
50 szt. W wartości 250 zł (po 5 zł)
Okazuje się, że w rzeczywistości w magazynie jest tylko 30 szt. Podczas tworzenia dokumentu RW na brakujące 100 szt. program wylicza jego wartość na 340 zł:
80 szt. W wartości 240 zł (po 3 zł)
20 szt. W wartości 100 zł (po 5 zł)

Arkusz inwentaryzacyjny, który został już zamknięty jest nadal widoczny na liście ze statusem I, jednak nie ma już możliwości jego edycji (jedynie podgląd) ani ponownej konwersji do RW/PW.

Zasady obowiązujące przy inwentaryzacji:

arkusz dotyczy zawsze jednego magazynu,
towar wpisany na arkusz nie bierze udziału w obrocie,
w przypadku problemów z zapisem arkuszy inwentaryzacyjnych wyświetlane jest okno z informacją, które towary spowodowały błąd.

Zamknięcie inwentaryzacji z kontrolą dokumentów.

Standardowo, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe spełnione musi być kilka warunków dotyczących bazy danych.

Uwaga

Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta na listach nie mogą występować dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FS, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli napotka na takie dokumenty program sprawdza, czy dotyczą one towarów (wtedy nie pozwoli na zamkniecie inwentaryzacji) czy też usług (wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta).

Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane – program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe.

przed zamknięciem inwentaryzacji należy usunąć/zapisać na stałe wszystkie dokumenty handlowe (FS, PA, RO, ZD) w buforze
wszystkie dokumenty handlowe (FS, PA) muszą być skojarzone z dokumentami magazynowymi
dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy, Rezerwacja Odbiorcy muszą być przekształcone
części z wskazanymi partiami dostaw na zleceniu serwisowym muszą być wydane na dokumentach WZ/RW, zwrócone lub takie zlecenie serwisowe może zostać zamknięte.

Po sparowaniu dokumentów handlowych z dokumentami magazynowymi lub usunięciu dokumentów w buforze, które wpływają na stany magazynowe, istnieje możliwość zaktualizowania stanu bieżącego z poziomu Arkusza Inwentaryzacyjnego za pomocą ikony Aktualizacja stanu bieżącego.

Zamknięcie inwentaryzacji bezwarunkowe.

Istnieje możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem kontroli dotyczącej dokumentów. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Inwentaryzacja znajduje się parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów.

Przy próbie zamknięcia inwentaryzacji program zawsze sprawdza, czy występują dokumenty blokujące zamknięcie. Jeśli takie dokumenty nie występują inwentaryzacja jest zamykana bez względu na ustawianie parametru. Jeśli jednak takie dokumenty istnieją w bazie to:

jeśli parametr jest odznaczony – zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach i program wymaga zatwierdzenia dokumentów oraz utworzenia WZ/PZ.
jeśli parametr jest zaznaczony – program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI.

Natomiast należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza.

W przypadku równoczesnego przekształcania większej ilości AI program informuje o wykonywaniu inwentaryzacji bezwarunkowej dla każdego arkusza oddzielnie. Jeśli program napotka na arkusz, który nie może zostać zamknięty (np. w buforze) operacja zamykania zostaje przerwana i dalsze arkusze nie są przekształcane.

Współpraca modułu Faktury i Handel z modułem Kasa/Bank

Spis treści

Informacje ogólne

Formy płatności

Kreator konta bankowego

Płatności do dokumentów w walutach

Płatność gotówką

Płatność kartą kredytową

Płatności odroczone – przelew, kredyt

Domyślny bank dla operatora

Domyślny płatnik na dokumentach

Płatności a dokumenty w buforze

Płatności a dokumenty anulowane

Płatności a dokumenty korygujące

Automatyczne kompensaty

Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu

Zestawienie do korekty podatku dochodowego

Informacje ogólne

Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty.

Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części:

rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach,
preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami.

Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta – zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem.

W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy.

Przykład

Dla jednego z kontrahentów wystawiliśmy Fakturę Sprzedaży z odroczoną płatnością na kwotę 1000 zł. Zanim ją zapłacił, kontrahent zwrócił część towaru na kwotę 800 zł. Na fakturze korygującej również zapisany został odroczony termin płatności. Obydwie transakcje wprowadziły do preliminarza zdarzenia: planowaną wpłatę 1000 zł i planowaną wypłatę 800 zł. Zamiast „wymieniać się” przelewami, można te dwa zdarzenia skompensować. W efekcie pozostanie nam w preliminarzu zdarzenie planujące wpłatę 200 zł przez kontrahenta.

Uwaga

Każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ i ich korekty) wystawiony w module Faktury powoduje powstanie odpowiedniego zdarzenia w preliminarzu. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega” lub na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] zaznaczono Nie rozliczaj płatności, wtedy taki zapis otrzyma w Preliminarzu status Nie podlega. To, w którym rejestrze preliminarza i w którym rejestrze kasowym/bankowym zostaną dokonane zapisy zależy od formy płatności i związanego z nią rejestru.

Jeśli płatność za dokument jest odroczona – powstaje zdarzenie w Preliminarzu (nierozliczone). Zdarzenie takie nie jest edytowalne. Data zdarzenia w preliminarzu jest zgodna z datą wystawienia dokumentu. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu, dla której datę tę można ustawić w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.

Jeśli płatność za fakturę jest natychmiastowa (np. gotówka) – oprócz zdarzenia w preliminarzu (ze statusem rozliczony całkowicie) automatycznie tworzony jest także zapis w rejestrze kasowym. Datę, z jaką tworzony ma być zapis kasowy można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.

Domyślnie w programie nie ma możliwości wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jednak w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być również wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Ponadto w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów użytkownik może zadecydować, która data na wprowadzanym dokumencie powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności oraz pod jaka data powinien być tworzony zapis kasowy dla płatności, które powodują natychmiastowe rozliczenie dokumentu i utworzenie zapisu KP/KW.

Informację o tym, w jakiej części wybrany dokument został już rozliczony, można znaleźć na jego formularzu w polu Zapłacono. W przypadku dokumentów zapisanych do bufora, które są w pełni edytowalne, rozliczenie nie jest możliwe, dlatego też na formularzu oraz wydruku dokumentu kwota zapłaty wynosi zawsze 0,00. Jedynym wyjątkiem jest wydruk dostępny w gałęzi Wydruk danych/ Faktura VAT/ Gotówkowa dla faktury gotówkowej zapisanej do bufora, na którym znajduje się adnotacja „Zapłacono gotówką”.

Aby na formularzu i wydruku znalazła się informacja o dokonanej wpłacie, należy:

na zakładce [Płatności]wskazać zapis kasowy/bankowy i zapisać dokument na trwałe,
najpierw zapisać dokument na trwałe, a następnie rozliczyć go w Preliminarzu Płatności,
podczas trwałego zapisu dokumentu wprowadzić odpowiednią kwotę w oknie Potwierdzenie wpłaty gotówki, które pojawia się przy zatwierdzaniu dokumentu gotówkowego.

Formy płatności

W programie istnieje lista domyślnych form płatności, które można wybrać na dokumentach sprzedażowych i zakupowych: bon, czek, gotówka, inna, karta, kredyt, mobilna, przelew. Do każdej formy można przypisać odpowiedni rejestr, czyli konto bankowe lub kasę, które najpierw należy wprowadzić w Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe.

Użytkownik może dodać własne formy płatności w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności. Dla nowej formy płatności należy podać jej nazwę, typ (gotówka, przelew, karta, kompensata) i termin płatności. W polu Rejestr wybieramy domyślny rejestr. Do rejestru przypisane są raporty kasowe/bankowe, do których wprowadzane są zapisy, czyli informacje o rozliczeniach do dokumentów, na których wskażemy taką formę płatności powiązaną z rejestrem. Raporty dla poszczególnych rejestrów można wprowadzić w menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Dla raportu należy podać okres obowiązywania. Można tworzyć raporty tygodniowe, miesięczne, roczne lub w dowolnym przedziale czasowym. Przedziały czasowe poszczególnych raportów nie mogą się na siebie nakładać. W momencie zapisu rozliczenia dokumentu program sprawdza jaka jest wybrana forma płatności, z jakim rejestrem jest powiązana, następnie sprawdzane jest czy dla danego rejestru istnieje otwarty raport na dany dzień. Jeśli jest taki raport, wówczas wprowadzany jest do niego zapis. Jeśli raport nie zostanie znaleziony (nie będzie dodany w programie lub jest, ale został zamknięty), program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem. Szczegółowe informacje dotyczące rejestrów i raportów kasowych/bankowych znajdują się w artykułach: Raporty kasowe/bankowe, Rejestry kasowe/bankowe.

Kreator konta bankowego

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży oraz formularza Faktury Sprzedaży użytkownik może w sposób uproszczony dodać nowy rachunek bankowy do programu. Za pomocą przycisku dostępnego w menu programu można utworzyć nowy Rejestr bankowy (również w walucie obcej). Po zapisaniu Rejestru pojawi się okno:

Dodatkowe akcje przy dodawaniu rejestru K/B

w którym należy zdecydować, czy otworzyć nowy Raport bankowy oraz przypisać Rejestr do wybranej formy płatności (już istniejącej lub nowej).

Płatności do dokumentów w walutach

Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe.

Uwaga

Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie. (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym),
jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą,
jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Uwaga

Dokumenty wystawione w walucie obcej można rozliczać zapisami kasowymi wprowadzonymi w PLN. I odwrotnie – dokumenty w PLN mogą być rozliczane zapisami wprowadzanymi w walutach obcych. Sposób przeprowadzania takich rozliczeń został opisany w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

Płatność gotówką

Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje:

na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka…
zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport.
potwierdzamy wpłatę/ wypłatę
automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki
automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki
automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R)
dokument uzyskuje status rozliczonej – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Zmiana kwoty wpłaty

Na karcie operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] znajduje się parametr Prawo do zmiany kwoty wpłaty do dokumentów. Operator dla którego parametr zostanie odznaczony, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.

Kasy domyślne dla operatorów

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] w sekcji Domyślne ustawienia operatora jest dostępne pole Kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem.

Numeracja zapisów kasowych

Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane:

numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał),
numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat.

Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry:

jeśli parametr jest odznaczony – numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu,
jeśli parametr jest zaznaczony – numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW).

Data automatycznego zapisu kasowego

W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać.

Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być:

dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży
dla Paragonów – data wystawienia lub data sprzedaży
dla Faktur Zakupu – data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu

Płatność kartą kredytową

Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.

Jeśli parametr nie jest zaznaczony – zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony.

Jeśli parametr jest zaznaczony:

zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) – program nie pozwoli na akceptację płatności.
Po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową.
Automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta.
Automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R).
Dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Uwaga

Warto wiedzieć, że w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sprawdzanie poprawności numeru karty Kontrola numerów kart kredytowych:

jeśli parametr jest zaznaczony – program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów (szczegóły w instrukcji do modułu Kasa/Bank)
jeśli parametr jest odznaczony – program nie kontroluje poprawności wprowadzanych numerów

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony).

Płatności odroczone – przelew, kredyt

Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje:

na zakładce [Płatności]pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew…
zatwierdzamy dokument
automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N)
gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu – wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N)
rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R).
dokument uzyskuje status rozliczonego – kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

Domyślny bank dla operatora

Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności przelew, aby dla każdego operatora płatności trafiały na odrębne konto bankowe (rejestr bankowy).

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] w sekcji Domyślne ustawienia operatora jest dostępne pole Bank.

Funkcjonalność działała na podobnej zasadzie jak domyślna kasa dla Operatora i może być wykorzystywana np. w sytuacji, gdy firma posiada kilka oddziałów, pracuje na jednej bazie danych, a należności regulowane za pomocą formy płatności „przelew”, mają wpływać na różne konta bankowe. Każdy z Operatorów może wybierać tą samą formę płatności „przelew” ale będzie ona generowała płatności w różnych rejestrach.

Z rozwijanej listy należy wybrać rejestr bankowy, na który powinny trafić płatności związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna-.

W przypadku, gdy operator ma przypisany domyślny bank, a równocześnie forma płatności typu przelew jest skojarzona z rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego przelewem program sprawdzi, który rejestr bankowy jest przypisany do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zdarzenie w Preliminarzu Płatności, powiązane z dokumentem.

Domyślny płatnik na dokumentach

W programie możliwe jest generowanie płatności do dokumentów na inny podmiot, niż Kontrahent wybrany na dokumencie, poprzez wskazanie domyślnego płatnika lub powiązanie formy płatności z podmiotem. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową, gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

Wybór domyślnego płatnika dla konkretnego dokumentu jest możliwy na dokumentach FA, PA, FZ, FRR, WKA i PKA na zakładce [Kontrahent], w polu Domyślny płatnik. Automatycznie jest tu przenoszony kontrahent (Nabywca/Dostawca) z dokumentu. Użytkownik może go zmienić, wybierając dowolny podmiot z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Forma oraz termin płatności pobierane są z karty kontrahenta, który jest domyślnym płatnikiem.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Na Fakturze Zakupu, Fakturze Zakupu od Rolnika Ryczałtowego oraz na korektach do tych dokumentów, na zakładce [Kontrahent] w sekcji Domyślny płatnik można wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne):
- Na korektach do FZ, FRR zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
- Na FZ, FRR powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.

Aby powiązać formę płatności z podmiotem, należy przejść do Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności:

Po wybraniu nowego kontrahenta na dokumencie lub zmianie domyślnego płatnika na zakładce [Kontrahent], płatnik zostanie zmieniony na tych płatnościach, które nie mają ustawionej formy płatności związanej z podmiotem.

W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem, w tabeli z rozliczeniami na zakładce [Płatności] w polu Płatnik zostanie ustawiony podmiot z formy płatności.

Jeżeli forma płatności zostanie zmieniona na zakładce [Płatności], w kolumnie Płatnik zostanie ustawiony płatnik z formy płatności lub - w przypadku jego braku – domyślny płatnik z zakładki [Kontrahent].

Zdarzenia w Preliminarzu Płatności oraz automatyczne zapisy kasowe generowane są dla płatników ustawionych w tabeli na zakładce [Płatności].

Podczas rozliczania dokumentu z zaliczkami (z wcześniej utworzonymi w programie zapisami kasowymi/bankowymi), po wciśnięciu przycisku plusa pod oknem Zaliczki do rozliczenia wyświetlone zostaną zaliczki dla domyślnego płatnika. Użytkownik może wybrać inny podmiot, aby rozliczyć dokument z wpłatami od innego płatnika.

Podczas przekształcania dokumentów tabela z płatnościami jest przenoszona z dokumentu źródłowego.

Na korektach dokumentów jako domyślny płatnik ustawiany jest podmiot z dokumentu korygowanego (Nabywca/Dostawca).

Płatności a dokumenty w buforze

Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które:

jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym),
ma status N – Nierozliczone,
nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem),
nie da się go rozliczać – ponieważ jest w buforze.

Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze – ma to znaczenie wyłącznie informacyjne.

Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza.

Zatwierdzenie dokumentu spowoduje:

jeśli dokument jest z odroczoną płatnością – zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać.
Jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) – utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem.
Jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) – zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C).

Płatności a dokumenty anulowane

Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Jeśli parametr nie jest aktywny – nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank.

Jeśli parametr jest aktywny – dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony:

jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana,
jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:
- rozpięte zostaje rozliczenie,
- znika płatność z Preliminarza,
- zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem
jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program:
- rozpina rozliczenie,
- usuwa zdarzenie z Preliminarza,
- usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty,
- jeśli raport kasowy został już zamknięty - usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony.

Płatności a dokumenty korygujące

Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch ERP Optima można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata.

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę.

Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:

Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA.
Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu kompensata.
Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży.

Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu

Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza danego dokumentu za pomocą funkcji dostępnej w pasku zadań.

Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.

Okno jest listą zawierającą informacje:

Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające
Kwota – kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu.
Rozliczono - suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony
Pozostaje - różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną
Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo)
Nie podlega – suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu
Zestawienie dokumentów rozliczających, zawierające: daty rozliczenia, terminy rozliczeń, kwoty rozliczone, waluty rozliczeń

Zestawienie do korekty podatku dochodowego

Z poziomu listy Faktur Zakupu dostępny jest wydruk Zestawienie do korekty podatku dochodowego, prezentujący listę niezapłaconych Faktur Zakupu kwalifikujących się do korekty wraz z dokumentami, które rozchodowały towar z tych faktur.

Uwaga

Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Po wybraniu wydruku wyświetla się okno, w którym należy ustalić następujące parametry:

Dokumenty zakupu niezapłacone: na dzień …. – data, dla której zostaną wyświetlone dokumenty kwalifikujące się do korekty podatku,
Rozchody towarów i usług za okres: od dnia …. do dnia …. – okres, w jakim zasoby z wyświetlonych Faktur Zakupu zostały wydane.

Informacje drukowane na Zestawieniu (w pierwszej linii znajdują się informacje o Fakturach Zakupu, w pozostałych – dotyczące dokumentów rozchodowych):

Numer faktury zakupu – numer obcy Faktury Zakupu,

Nazwa kontrahenta – nazwa kontrahenta, od którego zakupiono towar,

Nr dokumentu rozchodu – numery dokumentów WZ, RW, FA, którymi ten towar został wydany (dokument FA pojawia się, jeżeli jest to faktura z pobraniem lub jest powiązana z WZ).

Data dokumentu – data zakupu/ data sprzedaży,

Wartość netto – wartość netto Faktury Zakupu,

Wartość rozchodu - koszt zakupu wydanego towaru (wykazany koszt zawiera również kwoty wynikające z późniejszych korekt oraz korekt kosztów, czyli dokumentów WZKK), dodatkowo dla każdej FZ pod tabelą znajduje się podsumowanie wartości rozchodu,

Kwota brutto – kwota brutto Faktury Zakupu,

Zaległość – kwota zaległości na dzień wskazany w parametrach wydruku,

Ilość dni po terminie – liczba dni, jaka upłynęła od terminu płatności faktury,

Ilość dni po terminie do dochodowego – liczba dni, od ilu Faktura Zakupu kwalifikuje się do korekty podatku.

Uwaga

W przypadku tworzenia FA do PA, w sytuacji przekształcania całościowego jednego lub kilku PA do FA, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu drukuje się numer FA, a w kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość netto całego rozchodu z dokumentu FA. Natomiast w przypadku fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli dokumenty PA pobierają towar na zestawieniu, jako numer dokumentu rozchodu drukuje się numer FA i numer(y) PA dla pozycji nie ujętych na FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje osobno wartość netto rozchodu dla FA i Wartość netto rozchodu dla PA nie ujętych na fakturze. W sytuacji fakturowania wybranych pozycji z jednego bądź wielu Paragonów, jeśli do PA/FA wystawione są dokumenty WZ, na zestawieniu jako numer dokumentu rozchodu drukuje się tylko numer FA. W kolumnie Wartość netto/wartość rozchodu widnieje wartość z całej sprzedaży (czyli wszystkich a nie tylko wybranych pozycji z PA).

W podsumowaniu zestawienia znajduje się:

Suma przeterminowanych zaległości – suma kolumny Zaległość,

Suma wartości rozchodów – suma kolumny Wartość netto/ wartość rozchodu,

W zestawieniu ujęte będą Faktury Zakupu z datą zakupu nie wcześniejszą niż 1.01.2013r.

W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień:

30/90 – po zaznaczeniu tej opcji w kolumnie Ilość dni po terminie do dochodowego jest wyliczana od 30 dnia po terminie płatności faktury lub od 90 dnia liczonego od wystawienia faktury z terminem płatności dłuższym niż 60 dni,
31/91 – Ilości dni po terminie do dochodowego jest wyliczana o dzień później, w stosunku do powyższej opcji.

Jeżeli magazyn jest rozliczany według metody AVCO, na wydruku pojawi się wyłącznie informacja o niezapłaconych Fakturach Zakupu. Ze względu na brak powiązania między konkretnymi przyjęciami i wydaniami towaru w tej metodzie, zestawienie nie zawiera informacji o rozchodach z tych faktur.

[/su_list]

Współpraca modułu Faktury i Handel z modułami księgowymi

Proces księgowania dokumentów zależy od rodzaju prowadzonej księgowości. Księgowanie dokumentów przebiega w przypadku modułu Księga podatkowa dwuetapowo. W pierwszej kolejności użytkownik przenosi dokumenty handlowe (FA, PA, FZ) do odpowiednich rejestrów VAT. Odpowiada za to przycisk . Następnie użytkownik z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów do KPiR.

W przypadku modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus księgowanie może przebiegać jedno- lub dwuetapowo. W pierwszym przypadku użytkownik księguje dokumenty handlowe FA, PA, FZ oraz magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM (aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus) za pomocą predekretacji lub schematów księgowych. Księgowanie możliwe jest po naciśnięciu przycisku (widoczny na liście FA, PA oraz FZ, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Księgowanie faktur VAT poprzez rejestr VAT jest odznaczony).

W drugim przypadku użytkownik przenosi dokumenty handlowe FA, PA, FZ do odpowiednich rejestrów VAT za pomocą przycisku , a następnie z poziomu rejestru VAT dokonuje zaksięgowania dokumentów na odpowiednie konta księgowe.

Zapis w rejestrach VAT

Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module Księga Podatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy:

w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT),
na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru,
w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone,
wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu,
po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V.

Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT – dokument zostanie „odksięgowany” – zniknie status V.

Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) – na zakładce [Dokumenty] znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT.

Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona.

Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem.

Księgowanie wg kategorii

Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale.

Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii.

Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii.

Jeśli pozycje mają różne kategorie – jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT – powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości.
Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii– do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT.
Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie – dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).

Przykład

Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:

Nazwa Ilość Cena netto Wartość netto Stawka VAT Kategoria

Towar_1 5 10.00 50 0.22 Projekty

Towar_2 7 20.00 140 0.07 Projekty

Towar_3 2 50.00 100 0.22 Transport

Towar_4 1 100.00 100 0.07 Akcesoria

Towar_5 1 200.00 200 0.22 Projekty

Nazwa	Ilość	Cena netto	Wartość netto	Stawka VAT	Kategoria
Towar_1	5	10.00	50	0.22	Projekty
Towar_2	7	20.00	140	0.07	Projekty
Towar_3	2	50.00	100	0.22	Transport
Towar_4	1	100.00	100	0.07	Akcesoria
Towar_5	1	200.00	200	0.22	Projekty

Po zaksięgowaniu tej faktury do rejestru VAT, na zapisie w rejestrze znajdowały się będą pozycje:

Kategoria Stawka VAT Wartość netto VAT Brutto Kolumna

Projekty 0.22 250.00 55.00 305.00 7. Sprzedaż

Projekty 0.07 140.00 9.80 149.80 7. Sprzedaż

Transport 0.22 100.00 22.00 122.00 7. Sprzedaż

Akcesoria 0.07 100.00 7.00 107.00 7. Sprzedaż

Kategoria	Stawka VAT	Wartość netto	VAT	Brutto	Kolumna
Projekty	0.22	250.00	55.00	305.00	7. Sprzedaż
Projekty	0.07	140.00	9.80	149.80	7. Sprzedaż
Transport	0.22	100.00	22.00	122.00	7. Sprzedaż
Akcesoria	0.07	100.00	7.00	107.00	7. Sprzedaż

Księgowanie dokumentów korygujących

Podczas przenoszenia korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości.

W przypadku korekty stawki VAT – program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów – działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii.

Przykład

Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary:

Nazwa	Ilość	Cena netto	Wartość netto	Stawka VAT	Kategoria
Towar_1	5	10.00	50	0.22	Projekty
Towar_2	7	20.00	140	0.07	Projekty
Towar_3	2	50.00	100	0.22	Transport
Towar_4	1	100.00	100	0.07	Akcesoria
Towar_5	1	200.00	200	0.22	Projekty

Korygujemy stawkę VAT z 22% na 7% na dwóch towarach: Towar 1 (kategoria Projekty) i Towar 3 (kategoria Transport). Po zapisie w rejestrze VAT korekta będzie wyglądała następująco:

Kategoria Stawka VAT Wartość netto VAT Brutto Kolumna

Projekty 0.22 -50 -11.00 -61.00 7. Sprzedaż

Projekty 0.07 50 3.50 53.50 7. Sprzedaż

Transport 0.22 -100 - 22.00 -122.00 7. Sprzedaż

Transport 0.07 100 7.00 107.00 7. Sprzedaż

Kategoria	Stawka VAT	Wartość netto	VAT	Brutto	Kolumna
Projekty	0.22	-50	-11.00	-61.00	7. Sprzedaż
Projekty	0.07	50	3.50	53.50	7. Sprzedaż
Transport	0.22	-100	- 22.00	-122.00	7. Sprzedaż
Transport	0.07	100	7.00	107.00	7. Sprzedaż

Księgowanie do księgowości kontowej

Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk . Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów.

W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży – proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu – schematy typu Faktury Zakupu itd.

Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka [Predekretacja] umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany.

Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Dokumenty w walucie obcej – scenariusze

Rozliczenie Faktury Sprzedaży

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży na kwotę 100 EURO płatną przelewem. W dniu wystawienia FS obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 400 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu.
Po pewnym czasie otrzymaliśmy zapłatę za fakturę 100 EURO. W tym dniu jednak obowiązywał kurs 4.05 PLN i taki zapis został wprowadzony do raportu bankowego. Wartość zapisu w złotówkach to 405 PLN.
Rozliczamy ze sobą zapis i zdarzenie w Preliminarzu. Rozliczana kwota w EURO jest taka sama, jednak wartość w PLN dla obu dokumentów jest różna. Program automatycznie wyliczy różnicę kursową na kwotę 5 PLN.

Rozliczenie Faktury Zakupu

Otrzymaliśmy Fakturę Zakupu na kwotę 400 EURO płatną przelewem. W dniu wpływu FZ obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 1600 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie planujące rozchód w Preliminarzu.
Płacimy część kwoty 100 EURO. Wprowadzamy zapis KW na kwotę 100 EURO, ale w dniu zapłaty obowiązywał już kurs 1 EURO = 4.05 PLN. Rozliczamy zapis (całkowicie) i zdarzenie (częściowo).
Program wyliczy różnicę kursową na kwotę -5 PLN (100 x 4 – 100 x 4.05 = – 5).

Księgowanie różnic kursowych do modułu Księga Podatkowa

W przypadku współpracy z modułem Księga Podatkowa istnieje możliwość zaksięgowania różnic kursowych do różnych kolumn księgi. Na formularzu różnicy kursowej widoczne jest pole, służące do określenia kolumny KP. Pole to, do chwili zaksięgowania, jest edytowalne i może podlegać modyfikacji.

Na dodatnich różnicach kursowych automatycznie podstawiana jest kolumna 8.Pozostałe, natomiast na ujemnych różnicach kursowych kolumna 13.Inne.
Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać przychód. Jeśli użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z przychodowej na kosztową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy koszty i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać przychód.
Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać rozchód, jeśli użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z kosztowej na przychodową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy odpowiednio przychody i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać rozchód.

Podatek akcyzowy na wyroby węglowe

W programie Comarch ERP Optima dostępne są mechanizmy umożliwiające naliczenie na dokumentach podatku akcyzowego od wyrobów węglowych, wyliczenie na ich podstawie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn oraz jej przesłanie na Platformę Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC).

Dla transakcji zwolnionych z podatku akcyzowego można wydrukować oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia.

Ponadto w programie dostępna jest Ewidencja wyrobów węglowych.

Parametry – konfiguracja

Po zaznaczeniu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe parametru Obrót wyrobami węglowymi dostępne są ustawienia związane z naliczaniem akcyzy oraz ze zwolnieniem z podatku:

Zwolnienie od akcyzy

Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia – w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych zwolnionych z akcyzy, na wydruku oświadczenia uprawniającego do zwolnienia z podatku należy wskazać przyczynę zwolnienia. W Comarch ERP Optimia przyczynę definiujemy w oparciu o atrybut kontrahenta. Po naciśnięciu przycisku Atrybut należy dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. AKCYZA i formacie: lista.

Na zakładce [Pozycje listy] należy podać możliwe przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego:

Dodany atrybut należy wybrać z listy poprzez przycisk :

Jeśli na Fakturze Sprzedaży/ Wydaniu Zewnętrznym, na zakładce [Kontrahent] jest zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy (można zaznaczyć na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe]), w oknie Pozycji dokumentu, na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, w której znajduje się atrybut wskazany w konfiguracji wraz z wartościami listy do wyboru:

Pozycja dokumentu – przeznaczenie uprawniające do zwolnienia

Wybrane przeznaczenie jest drukowane dla danego kodu CN wyrobu węglowego na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza oraz Eko – Faktura.

Jeśli na formularzu kontrahenta będącego nabywcą wyrobów węglowych, na zakładce [Atrybuty] zostanie przypisany atrybut z konfiguracji wraz z wartością

wówczas po wybraniu tego kontrahenta na FS/ WZ, wartość atrybutu, zostanie automatycznie umieszczona w sekcji Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, tym samym nie trzeba będzie tej wartości podawać ręcznie.

Naliczanie akcyzy

Powiększaj cenę o kwotę akcyzy – należy zaznaczyć, aby automatycznie doliczyć kwotę podatku akcyzowego do domyślnej ceny sprzedaży wyrobu węglowego. Wówczas domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,38 zł) i ilość towaru w 1000 kg.

Rabat na dokumentach z akcyzą – w przypadku udzielania rabatu na dokumentach użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od ceny z akcyzą (pełna cena) czy od ceny bez akcyzy.

Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) – na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn wykazującej podatek akcyzowy na wyroby węglowe, którą należy składać do Urzędu Skarbowego, ubytki towarów muszą być wyszczególnione w oddzielnej pozycji. Dlatego należy je odpowiednio oznaczyć na dokumentach. W tym celu, w konfiguracji, w sekcji Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) należy naciskając przycisk Atrybut dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. UBYTKI, a następnie wybrać go z listy. Atrybut ten będzie wykorzystywany do rejestrowania ubytków. Aby ubytki trafiły na deklarację AKC-WW/ AKC-WWN w oddzielnej pozycji, po dodaniu na Rozchód Wewnętrzny, Fakturę Sprzedaży, Paragon lub Wydanie Zewnętrzne wyrobu węglowego, który jest ubytkiem, należy edytując pozycję dokumentu , na zakładce [Atrybuty] wybrać ten atrybut (uzupełnienie wartości atrybutu nie ma znaczenia).

Na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów:

Formularz deklaracji AKC-WW/ AKC-WWn – Ubytki

Parametry – karta towaru

Na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby), na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa zakładka [Akcyza]:

Należy tu zaznaczyć parametr Akcyza na wyroby węglowe, a następnie:

przypisać do towaru właściwy kod CN. Kod ten można również wskazać na zakładce [Ogólne] formularza pozycji cennika, wówczas zostanie on automatycznie przeniesiony na zakładkę [Akcyza],
w polu Jednostka uzupełniająca: 1000 kg należy ustalić przelicznik między jednostką podstawową towaru a 1000 kg.
w polu Wartość opałowa GJ/1000 kg należy podać wartość energetyczną węgla/koksu w gigadżulach dla 1000 kg.
W polu Stawka akcyzy należy wpisać stawkę akcyzy od 1 gigadżula (GJ) energii zawartej w węglu i koksie – 1,38 zł.

Na zakładce [Akcyza] znajdują się również informacje wykorzystywane na wydruku Świadectwa jakości paliw stałych. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Świadectwo jakości paliw stałych.

Naliczanie akcyzy na dokumentach

Wartość akcyzy na dokumentach handlowych i magazynowych jest wyliczana przez program w oparciu o ustawienie akcyzy na kartotece towarowej i ilość sprzedawanego towaru.

Informację tę można podejrzeć edytując pozycję dokumentu ikoną – w oknie Pozycja dokumentu, na zakładce [Akcyza].

Pozycja dokumentu – informacje o wyliczonej wartości akcyzy.

Zakładka [Akcyza] zawiera przeniesione z karty towaru: kod CN, wartość opałową GJ/1000 kg oraz stawkę akcyzy.

Widoczna tu ilość w 1000 kg wyliczona jest na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru.

Wyliczona Wartość akcyzy stanowi iloczyn wartości opałowej, stawki akcyzy i ilości sprzedawanego/wydawanego towaru.

Powyższe informacje będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania z programu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.

Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na:

Fakturze Sprzedaży, Paragonie, Wydaniu Zewnętrznym, Rozchodzie Wewnętrznym,
Fakturze Zakupu, Przyjęciu Zewnętrznym, Przyjęciu Wewnętrznym.

Księgowanie akcyzy

Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy.

Uwzględnienie akcyzy w cenie sprzedaży

Aby automatycznie doliczyć kwotę podatku akcyzowego do domyślnej ceny sprzedaży, należy w menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – Wyroby węglowe zaznaczyć parametr: Powiększaj cenę o kwotę akcyzy. Wówczas domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,38 zł) i ilość towaru w 1000 kg.

W przypadku udzielania rabatu na dokumentach, jeśli do ceny sprzedaży doliczana jest akcyza, użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od ceny z akcyzą (pełna cena) czy od ceny bez akcyzy (menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe: Rabat od pełnej ceny/ Rabat od ceny bez akcyzy).

Akcyza – Wydruki Faktura VAT (GenRap), Eko – Faktura

Z poziomu formularza Faktury Sprzedaży na górnej wstążce pod przyciskiem Wydruk danych dostępne są wydruki Faktura VAT (GenRap)/Akcyza, Eko – Faktura, Eko – Faktura/ świadectwo jakości/oświadczenie, Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint) na których dla każdej pozycji wykazana jest kwota akcyzy. W podsumowaniu wykazana jest łączna wartość akcyzy wszystkich pozycji dokumentu.

Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn

Deklarację AKC-WW/AKC-WWn rozliczającą podatek akcyzowy od wyrobów węglowych należy przesyłać na Platformę Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC).

W programie deklarację można wyliczyć na podstawie:

Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych

lub

Wydań Zewnętrznych, Rozchodów Wewnętrznych,

na których została naliczona akcyza.

Aby w programie dodać deklarację AKC-WW/AKC-WWn, należy w menu Start/Konfiguracja firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu: zaznaczyć AKC-WW i wskazać Urząd Skarbowy, do którego składana jest deklaracja oraz Urząd Skarbowy, do którego płacona jest akcyza za wyroby węglowe.

Wskazanie US na potrzeby deklaracji AKC-WW/AKC-WWn

Dane podatnika na deklarację pobierane są z menu Start/Konfiguracja firmy/Dane firmy/VAT, AKC-WW, CUK. Należy pamiętać o podaniu w tym miejscu Kodu GUS dla gminy.

Wyliczanie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn

Lista deklaracji AKC-WW/AKC-WWN jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn po zaznaczeniu parametru Obrót wyrobami węglowymi w menu Start/Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.

Lista składa się z kolumn:

Miesiąc – za jaki została wyliczona deklaracja,
Rok – wyliczenia deklaracji,
Korekta – jeśli deklaracja jest korektą w kolumnie znajduje się numer korekty począwszy od 1,
Data obliczenia – data obliczenia deklaracji,
Kwota – kwota podatku akcyzowego do zapłaty,
Status – przyjmuje wartość: obliczona lub zamknięta. Jeśli na formularzu deklaracji zaznaczono Zablokuj deklarację przed zmianami ‑ odblokowanie deklaracji jest dostępne z poziomu listy pod prawym przyciskiem myszy,
e-Deklaracje – informacja, czy deklaracja została wysłana do systemu PUESC,
Data wysłania – do systemu PUESC,
Typ – miesięczna lub kwartalna.
Rodzaj deklaracji – kolumna przyjmuje wartości:
• AKC-WWn – dla deklaracji związanej z nabyciem wewnątrzwspólnotowym
• AKC-WW – dla pozostałych typów deklaracji.

Pod przyciskiem plusa znajduje się aktualnie obowiązujący formularz deklaracji. Umożliwia on utworzenie deklaracji miesięcznej lub kwartalnej. Po rozwinięciu menu obok plusa Użytkownik może wybrać starszą wersję formularza.

W przypadku prowadzenia księgowości kontowej z poziomu listy deklaracji jest dostępny przycisk księgowania:

– Księgowanie deklaracji

Zaksięgować można jedynie deklarację zablokowaną przed zmianami (zamkniętą). Dla schematów księgowych o typie Deklaracje dostępne jest makro dotyczące księgowania kwoty do zapłaty z deklaracji akcyzowej lub korekty tej deklaracji. Usunięcie zapisu księgowego jest dostępne na liście deklaracji pod prawym przyciskiem myszy.

Formularz deklaracji

Formularz deklaracji (AKC-WW/AKC-WWn)) składa się z czterech zakładek [1 Dane ogólne A], [2 C], [3 D-E], [4 e-Deklaracje]. Na pierwszej zakładce podajemy:

jaki jest to typ deklaracji:
• AKC-WW – opcja dla Rodzaju transakcji: krajowy, podatnikiem jest nabywca
• AKC-WWn – opcja dla Rodzaju transakcji: wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny, wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, procedura OSS.
za jaki miesiąc lub kwartał jest wyliczana deklaracja. Po zaznaczeniu parametru Deklaracja kwartalna – w polu Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn za: należy wskazać ostatni miesiąc wybranego kwartału – 3, 6, 9, 12.
jakie dokumenty mają zostać uwzględnione przy wyliczaniu deklaracji – obowiązek podatkowy w akcyzie powstaje z dniem wydania towaru lub wystawienia Faktury Sprzedaży, Paragonu. Dlatego dokumenty WZ uwzględniane są w deklaracji na podstawie daty wydania, dokumenty RW na podstawie daty wystawienia, dokumenty FS, PA na podst. daty wystawienia. Deklarację można wyliczyć na podstawie dokumentów: FS, PA, RW lub WZ, RW. Po zaznaczeniu WZ, odznaczone zostaną dokumenty FS, PA i odwrotnie, jeśli zaznaczymy FS, PA – dokumenty WZ nie będą zaznaczone.

Uwaga

W przypadku Paragonów, do których wygenerowano FS, w deklaracji uwzględniane są Paragony (nie Faktury Sprzedaży). Aby poprawnie przeliczyć deklarację należy zaznaczyć Uwzględniaj dokumenty PA.

czy uwzględniać korekty,
cel złożenia deklaracji (złożenie deklaracji/ korekta deklaracji) – w danym miesiącu nie można wyliczyć ponownie deklaracji, jest to możliwe poprzez korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (można wystawić w danym miesiącu dowolną ilość korekt). Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony. Dodatkowo po wybraniu opcji korekta deklaracji pojawi się możliwość zaznaczenia parametru: Wniosek o stwierdzenie nadpłaty powstałej w wyniku korekty deklaracji. W następnym kroku należy uzupełnić kwotę żądanej nadpłaty oraz uzasadnienie wniosku o stwierdzenie nadpłaty.
czy zablokować deklarację przed zmianami – po zaznaczeniu opcji, na liście w kolumnie Status będzie informacja zamknięta. Odblokowanie deklaracji jest dostępne z listy pod prawym przyciskiem myszy.

Przyciskiem należy przeliczyć deklarację. Nie można zapisać deklaracji bez jej uprzedniego przeliczenia.

Uwaga

Uwaga: Po przeliczeniu deklaracji i zapisaniu jej do bufora, blokowana jest możliwość zmiany typu deklaracji (AKC-WW/ AKC-WWn).

Zakładka [2 C]

Na drugiej zakładce [2 C] wyliczane są przez program kwoty podatku akcyzowego od całkowitej sprzedaży wyrobu węglowego. Towary występujące na dokumentach, na których naliczono akcyzę grupowane są po kodach CN, wartości opałowej oraz stawce podatku ustalonej dla poszczególnych pozycji.

W kolumnie Nazwa grupy wyrobów widoczny jest opis kodu CN, w kolejnych kolumnach Kod CN, wyliczona wartość opałowa, stawka podatku, podatek akcyzowy oraz parametr Zwolnienie informujący o pozycji zwolnionej z akcyzy.

Suma ilości z pozycji na dokumentach pomnożona przez wartość opałową, stanowi wartość opałową dla określonego kodu CN.

W polu nr 124 wykazywany jest sumaryczny podatek od pozycji zarówno zwolnionych z akcyzy jak i od pozycji opodatkowanych akcyzą.

Kwota podatku dla poszczególnych kodów CN jest zaokrąglana do pełnych złotych.

Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn – zakładka 2 C

Zakładka [3 D-E]

Na trzeciej zakładce [D-E] znajdują się pola dotyczące wyliczenia kwoty podatku akcyzowego od całkowitej sprzedaży wyrobu węglowego, zarówno od wartości opodatkowanej jak i nieopodatkowanej:

125. Podatek akcyzowy – łączna kwota podatku wyliczona przez program od pozycji zarówno zwolnionych z akcyzy jak i od pozycji opodatkowanych akcyzą.

126. Zwolnienia – suma wartości pozycji zwolnionych z opłaty akcyzowej.

127. Obniżenia – pole z możliwością uzupełnienia kwoty obniżeń.

128. Razem zwolnienia i obniżenia – suma kwot zwolnień i obniżeń wykazanych w polach nr 126 i 127. Wartość ta nie może być wyższa niż kwota podatku akcyzowego (pozycja 125).

129. Podatek akcyzowy do zapłaty – kwota podatku akcyzowego pomniejszona o zwolnienia i obniżenia, zaokrąglona do pełnych złotych. Na tę kwotę tworzona jest płatność w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Płatność ta ma domyślnie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, w polu Kwota podatku podpowiadana jest cała kwota płatności.

Korekta deklaracji tworzy płatność stanowiącą różnicę między deklaracją poprzednią a obecną.

Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika:

130.Imię,

131. Nazwisko,

133. Identyfikator podatkowy NIP/ PESEL – w przypadku osób fizycznych niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej należy uzupełnić numer PESEL. Dane do tego pola są pobierane z menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/VAT,AKC-WW,CUK, z sekcji Przedstawiciel (VAT,AKC-WW,CUK).

134. Data wypełnienia deklaracji – ustawiana jest data bieżąca w momencie przeliczania deklaracji. Pole z możliwością edycji.

135. Telefon, E-mail – pobierane są z Konfiguracji firmy/Dane firmy/ VAT,AKC-WW,CUK.

Zakładka [4 e-Deklaracje]

Na czwartej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji na platformę PUESC.

Wydruk deklaracji AKC-WW/AKC-WWn

Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, na górnej wstążce programu, pod ikoną Wydruk danych, dostępny jest wydruk deklaracji (Wzór standard) lub poszczególnych jej stron (Wzór standard – strona 1, Wzór standard – strona – 2,..). Wydruk deklaracji AKC-WW/AKC-WWn dostosowany jest do aktualnych przepisów i zawiera m.in. informację o okresie, za jaki wyliczona jest deklaracja (miesięczna/ kwartalna).

Kody CN są wprowadzane do programu w formacie XX XX 0000, natomiast na wydruk deklaracji AKC-WW/AKC-WWn przenoszone są w formacie czterocyfrowym (bez zer).

Zestawienie dokumentów z naliczoną akcyzą

Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW, na górnej wstążce programu, pod ikoną Wydruk danych, dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów z naliczoną akcyzą. Wydruk zawiera listę dokumentów, które powinny zostać uwzględnione w deklaracji. Jeśli wystąpi różnica w kwocie podatku akcyzowego między wydrukiem a deklaracją, należy deklarację przeliczyć ponownie. Jeżeli występują korekty deklaracji, wydruk zawiera zestaw najbardziej aktualnych dokumentów – powinien być zgodny z ostatnią korektą deklaracji z danego miesiąca.

Ubytki

Ubytki towarów na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn muszą być wyszczególnione w oddzielnej pozycji. Dlatego należy je odpowiednio oznaczyć na dokumentach. W tym celu, w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe, w sekcji Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) należy naciskając przycisk Atrybut dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. UBYTKI_WĘGIEL, a następnie wybrać go z listy. Atrybut ten będzie wykorzystywany do rejestrowania ubytków.

Aby ubytki trafiły na deklarację AKC-WW/AKC-WWn w oddzielnej pozycji, po dodaniu na Rozchód Wewnętrzny, Fakturę Sprzedaży, Paragon lub Wydanie Zewnętrzne wyrobu węglowego, który jest ubytkiem, należy edytując pozycję dokumentu , na zakładce [Atrybuty] wybrać ten atrybut (uzupełnienie wartości atrybutu nie ma znaczenia).

Na deklaracji AKC-WW/AKC-WWn ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją „Ubytki” w kolumnie Nazwa grupy wyrobów:

Formularza deklaracji AKC-WW/AKC-WWn – Ubytki

Wysyłanie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn do systemu PUESC

Z poziomu programu możliwe jest przesyłanie drogą elektroniczną deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, korekt deklaracji AKC-WW/AKC-WWn bezpośrednio do systemu PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych) oraz pobieranie z PUESC UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). W programie rejestrowane są informacje związane z przesyłaniem deklaracji AKC-WW/AKC-WWn (m.in. kto i kiedy wysłał, jaki jest stan e-deklaracji w danym momencie).

Konfiguracja

W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK należy podać login do platformy PUESC, powyżej widoczny jest adres usługi Web Service PUESC.

AKC-WW/AKC-WWn : Adres usługi WebService PUESC, Login

W menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko / Ogólne/ e-Deklaracje należy wskazać katalog, w którym automatycznie podczas wysyłki do PUESC zostanie zapisana deklaracja. W przypadku Comarch ERP Optima w wersji chmurowej deklaracja zapisywana jest na dysku Z: nazwa_firmy\rokmiesiac\nazwapliku.xml.

Wysyłanie deklaracji AKC-WW/AKC-WWn do systemu PUESC, pobieranie UPO

Na formularzu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn (menu Handel/ Inne(Handel)/ Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn) zablokowanej przed zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona Wyślij deklarację do systemu PUESC umożliwiająca przesłanie deklaracji podpisanej kwalifikowanym certyfikatem do systemu PUESC.

Wysyłając deklarację należy podać hasło do portalu PUESC (login domyślnie jest pobierany z menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/ JPK). Hasło jest pamiętane w obrębie jednej sesji – do czasu wylogowania operatora bądź zmiany bazy firmowej.

Jeśli deklaracja zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima:

Deklaracja AKC-WW/AKC-WWn przesłana do PUESC

Wysłaną deklarację o statusie Wysłano/ Odebrano UPO może przywrócić do edycji operator, który w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] ma zaznaczony parametr Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji.

Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)

Dla deklaracji AKC-WW/AKC-WWn poprawnie przesłanej do PUESC, przycisk Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Na czwartej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji AKC-WW/KAC-WWn zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji.

Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu PUESC,

Numer referencyjny – numer REF otrzymany z PUESC,

Kod urzędu – kod urzędu celnego, do którego została wysłana deklaracja,

Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,

Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,

Data wpłynięcia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu PUESC,

Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,

Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.

Na liście deklaracji AKC-WW/AKC-WWn znajdują się kolumny:

e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:
Nie wysłano (dla deklaracji w buforze oraz zatwierdzonych nie przesłanych),
Wysłano/nie odebrano UPO (po wysłaniu e-deklaracji, przed odebraniem Urzędowego Potwierdzenia Odbioru),
Wysłano/odebrano UPO (po wysłaniu e-deklaracji i odebraniu UPO).
Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.

Nie można odblokować deklaracji o statusie Wysłano/ Nie odebrano UPO.

Korekta deklaracji AKC-WW/AKC-WWn

Jeśli deklaracja AKC-WW/AKC-WWn została przesłana do systemu PUESC, po czym wystawiono w danym miesiącu dokumenty skutkujące zmianami w deklaracji, należy w programie wystawić korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (nie jest możliwe ponowne przeliczenie deklaracji przesłanej do PUESC).

Korektę deklaracji należy dodać z poziomu listy deklaracji AKC-WW/AKC-WWn przyciskiem . Po rozwinięciu menu obok plusa, Użytkownik może wybrać starszą wersję formularza.

Na zakładce [1 Dane ogólne A] formularza deklaracji w polu Cel złożenia formularza należy zaznaczyć opcję nr 2. korekta deklaracji. Wtedy pojawi się parametr Wniosek o stwierdzenie nadpłaty powstałej w wyniku korekty deklaracji. Po jego zaznaczeniu jest możliwość uzupełnienia kwoty żądanej nadpłaty oraz uzasadnienia wniosku o stwierdzenie nadpłaty. Informacje są wysyłane do systemu PUESC.

Korektę należy wyliczyć analogicznie jak pierwotną deklarację.

Rodzaj deklaracji korygującej musi być zgodny z deklaracją źródłową. Oznacza to, że każda korekta deklaracji kwartalnej również musi być kwartalna, a miesięcznej – miesięczna.

W danym miesiącu można wystawić dowolną ilość korekt. Korekty numerowane są kolejno 1,2 .. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony.

Wysyłanie korekty do PUESC oraz odbiór UPO należy wykonać w sposób analogiczny jak dla pierwotnej deklaracji AKC-WW/AKC-WWn.

Transakcje zwolnione z podatku akcyzowego

Jeśli transakcja jest zwolniona z podatku akcyzowego na wyroby węglowe, na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent] należy zaznaczyć parametr Zwolnienie z akcyzy:

Parametr ten można uprzednio zaznaczyć na karcie kontrahenta – menu Ogólne/ Kontrahenci, zakładka [Handlowe]. Ustawienie to jest automatycznie przenoszone na dokument po wybraniu kontrahenta.

Ustawienie parametru jest przenoszone na dokumenty powiązane.

Na dokumencie zatwierdzonym na stałe poprzez wywołanie funkcji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy z poziomu listy – Aktualizacja danych kontrahenta – można zaktualizować ustawienie parametru Zwolnienie z akcyzy zgodnie z aktualnym ustawieniem tego parametru na karcie kontrahenta, dla którego wystawiono dokument. Funkcja Aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie jest dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy po zaznaczeniu parametru Aktualizacja kontrahenta na dokumencie na karcie operatora – Konfiguracja programu/Użytkowe/Operatorzy, zakładka[Parametry], podzakładka [Handel, Serwis].

Sprzedaż węgla zwolnioną z podatku akcyzowego, zgodnie z ustawą z 20 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy – Prawo celne, od 1 stycznia 2019 r., z należy udokumentować Fakturą oraz oświadczeniem nabywcy o przeznaczeniu tych wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia.

Oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu tych wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia

Oświadczenie jest drukowane na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura pod warunkiem, że:

Faktura Sprzedaży jest wystawiona z datą nie wcześniejszą niż 01.2019 r.
Na formularzu pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik) będącej wyrobem węglowym na zakładce [Dodatkowe]/ [Akcyza] wskazano kod CN wymieniony w załączniku nr 1 do Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym:

Kody CN w formacie jak na obrazku poniżej (np. 27010000) należy dodać uprzednio w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN

Waga przynajmniej jednej pozycji na FS jest nie mniejsza, niż 200 kg.:
- każdorazowo waga wyrobów węglowych jest przeliczana na kg zgodnie z przelicznikiem ustalonym na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe]/ [Akcyza]:

Pozycja cennika – Akcyza na wyroby węglowe

Na formularzu nabywcy (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] zaznaczono parametr Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe (parametr można również zaznaczyć na fakturze, na zakładce [Kontrahent]:

Na Fakturze Sprzedaży, na zakładce [Kontrahent] nie może być zaznaczony parametr Umowa na dostawy węgla.

Numer dokumentu tożsamości na wydruku oświadczenia dla osoby fizycznej

Jeśli nabywcą faktury jest osoba fizyczna to na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura zawierającymi oświadczenie, drukowany jest również numer dokumentu tożsamości nabywcy, który należy uprzednio uzupełnić na formularzu kontrahenta:

lub bezpośrednio na dokumencie związanym ze sprzedażą – Wydaniu Zewnętrznym/ Paragonie bądź na Fakturze Sprzedaży – na zakładce [Kontrahent]:

Drukowanie przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego

W przypadku sprzedaży wyrobów węglowych zwolnionych z akcyzy, na wydruku Faktury Sprzedaży należy wskazać przyczynę zwolnienia. W Comarch ERP Optima przyczynę definiujemy w oparciu o atrybut kontrahenta. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe, w sekcji Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia, po naciśnięciu przycisku Atrybut:

należy dodać atrybut o dowolnym kodzie, np. AKCYZA i formacie: lista.

Na zakładce [Pozycje listy] należy podać możliwe przyczyny zwolnienia z podatku akcyzowego:

Dodany atrybut należy wybrać z listy poprzez przycisk :

Jeśli na Fakturze Sprzedaży, na zakładce [Kontrahent] jest zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy (można zaznaczyć na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe]), w oknie Pozycji dokumentu, na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, w której znajduje się atrybut wskazany w konfiguracji wraz z wartościami listy do wyboru:

Jeśli na formularzu kontrahenta będącego nabywcą wyrobów węglowych, na zakładce [Atrybuty] zostanie przypisany atrybut z konfiguracji wraz z wartością:

wówczas po wybraniu tego kontrahenta na FS, wartość atrybutu zostanie automatycznie umieszczona w sekcji Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, tym samym nie trzeba będzie tej wartości podawać ręcznie.

W przypadku dokumentu zatwierdzonego na stałe, informacje o przeznaczeniu uprawniającym do zwolnienia może edytować operator, który w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na swojej kartotece, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Handel, Serwis] ma zaznaczony parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.

Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z akcyzy wskazane w oknie pozycji FS jest drukowane dla danego kodu CN wyrobu węglowego na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura.

Umowa na dostawy węgla

W przypadku zawarcia okresowej umowy na dostawę wyrobów węglowych pomiędzy sprzedawcą a finalnym nabywcą węglowym, oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia może zostać złożone w treści tej umowy, pod warunkiem każdorazowego dokumentowania sprzedaży wyrobów Fakturą Sprzedaży.

W takiej sytuacji na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] należy zaznaczyć parametr Umowa na dostawy węgla.

Parametr jest również dostępny na formularzu Faktury Sprzedaży na zakładce [Kontrahent]. Jego ustawienie na fakturę jest przenoszone z karty kontrahenta, z możliwością ręcznej zmiany przez użytkownika. Jeśli parametr jest zaznaczony na Fakturze Sprzedaży, wówczas na wydrukach Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza, Eko – Faktura nie jest drukowane oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia. W przeciwnym wypadku, przy sprzedaży węgla powyżej 200 kg, oświadczenie zostanie wydrukowane na fakturze.

Informacje na wydruku Faktury Sprzedaży

Dla Faktury Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Zwolnienie z akcyzy, na wydrukach:

Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza,
Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie oświadczenie i Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie (sPrint) (razem z fakturą drukowane jest świadectwo jakości paliw stałych oraz oświadczenie o kraju pochodzenia węgla, więcej informacji na ten temat znajduje się w artykułach Świadectwo jakości paliw stałych i Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla)

drukowane są kody CN, przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego oraz ilość wyrobów węglowych wyrażona w kilogramach. Jeśli towar na Fakturze Sprzedaży występuje w innej jednostce miary niż kg, to pod ilością z dokumentu, drukowana jest ilość w przeliczeniu na kg ( na podstawie przelicznika ustalonego na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] w sekcji Akcyza na wyroby węglowe).

Jeśli na formularzu Faktury Sprzedaży na zakładce [Kontrahent] nie jest zaznaczony parametr Umowa na dostawy węgla oraz dla któregokolwiek z kodów CN łączna suma ilości towaru przekracza 200 kg, na wydruku faktury drukowane jest oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego.

Deputaty węglowe

W przypadku przekazania wyrobów węglowych pracownikom w ramach tzw. deputatów węglowych, z uwagi na to, że nie dochodzi do sprzedaży tych wyrobów, pracodawca nie wystawia faktury. Przekazanie węgla pracownikom w ramach deputatu węglowego należy w programie realizować poprzez dokument Rozchodu Wewnętrznego, na którym należy zaznaczyć parametr Zwolnienie z akcyzy (formularz RW – zakładka [Kontrahent]).

Pracodawca jest zobowiązany do pobrania od pracownika oświadczenia o przeznaczeniu wyrobów węglowych według tych samych zasad jak przy sprzedaży wyrobów węglowych osobie fizycznej. W tym celu z poziomu formularza Rozchodu Wewnętrznego dostępny jest wydruk Akcyza (GenRap)/ Oświadczenie. Na formularzu Rozchodu Wewnętrznego na zakładce [Kontrahent] do pola Dokument tożsamości, z karty pracownika pobierany jest numer dowodu osobistego bądź numer paszportu jeśli nie podano numeru dowodu. Dokument tożsamości jest drukowany na oświadczeniu.

Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia kwartalnej listy uprawnionych odbiorców zawierającej:

imię i nazwisko,
numer dowodu osobistego lub nazwę i numer innego dokumentu stwierdzającego tożsamość,
numer PESEL.

Tę listę należy sporządzić na podstawie Rozchodów Wewnętrznych wystawionych na potrzeby udokumentowania deputatu węglowego, można ją wydrukować z poziomu Ewidencji wyrobów węglowych (menu Handel/ Inne). W tym celu należy wybrać wydruk Zestawienie odbiorców deputatu węglowego (GenRap)/ Wzór standard.

Ewidencja wyrobów węglowych

Sprzedaż wyrobów węglowych wymaga prowadzenia Ewidencji sprzedaży wyrobów węglowych. W programie ta opcja jest dostępna z poziomu menu Handel/ Inne/ Ewidencja wyrobów węglowych:

Ewidencja wyrobów węglowych

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Uwaga

Jeżeli na karcie kontrahenta w zakładce [Handlowe] zaznaczony jest parametr Nie uwzględniaj w ewidencji wyrobów węglowych, wówczas w Ewidencji wyrobów węglowych nie są ujmowane dokumenty wystawione na takiego kontrahenta.

Na zakładce [Wyroby wydane] ewidencja zawiera informacje o sprzedanych/zużytych wyrobach węglowych na podstawie dokumentów FS/WZ i RW.

Na zakładce [Wyroby przyjęte] ewidencja zawiera informacje o wyrobach węglowych na podstawie dokumentów PZ i PW.

Zakładka [Dokumenty dostawy] zawiera informacje o utworzonych (ręcznie bądź na podstawie Faktury sprzedaży) Dokumentach dostawy, niezbędnych do wygenerowania elektronicznego dokumentu dostawy eDD. Zakładka jest widoczna wyłącznie na licencji Handel Plus. Szczegółowe informacje dotyczące zakładki [Dokumenty dostawy] znajdują się w artykule Elektroniczne dokumenty dostawy eDD.

Ewidencję sprzedanych/ zużytych wyrobów węglowych można wyfiltrować w oparciu o parametry:

RW, FS, WZ – należy zaznaczyć rodzaj dokumentów, które chcemy wyświetlić w ewidencji. Jeśli zaznaczono WZ i FS, dla Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturami, w oknie ewidencji wyświetlana jest Faktura Sprzedaży. Dokumenty RW umożliwiają wyfiltrowanie deputatów węglowych.
Zwolnione, Opodatkowane – pozwalają na wyświetlenie dokumentów zwolnionych z podatku akcyzowego lub nie.
Pomijaj sprzedaż wyrobów węglowych w ilości nieprzekraczającej 200 kg – pozwala na pominięcie w ewidencji dokumentów, na których suma wyrobów węglowych jest nie większa niż 200 kg.
Pomijaj faktury, do których utworzono dokumenty dostawy – pozwala na pominięcie w Ewidencji wyrobów węglowych Faktur, do których utworzono Dokumenty dostawy. Parametr jest widoczny wyłącznie w module Handel Plus i po zaznaczeniu parametru FS w Filtrze aktywnym.

Ewidencja sprzedanych/ zużytych wyrobów węglowych zawiera informacje o:

Nr dokumentu – uwzględnionego w ewidencji,
Dacie wystawienia – pobranej z dokumentu,
Dacie wydania – wyrobu węglowego:
- dla FS niepowiązanej z WZ – data sprzedaży z FS,
- dla FS powiązanej z WZ – data wydania z WZ. W przypadku kiedy z FS jest powiązanych kilka WZ, wyświetlane są po przecinku daty wydania wszystkich WZ,
- dla WZ – data wydania z dokumentu WZ,
- dla RW – data wystawienia RW,
Danych odbiorcy – są to dane nabywcy z dokumentu,
Nazwie wyrobu – jest to nazwa pozycji towarowej pobrana z dokumentu,
Kodzie CN – przypisanym do wyrobu węglowego,
Ilości w kg zwolnionej,
Ilości w 1000kg zwolnionej,
Ilość w kg opodatkowanej,
Ilość w 1000kg opodatkowanej,
Przeznaczeniu uprawniającym do zwolnienia.

Na górnej wstążce programu pod ikoną Wydruk danych dostępny jest wydruk ewidencji zawierający dla wyrobów wydanych kolumny: Nr dokumentu, Data wystawienia, Data wydania, Dane odbiorcy, Nazwa wyrobu, Kod CN, Ilość zwolniona w kg, Ilość opodatkowana w kg, Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia.

Dostępny jest też wydruk: Wzór z sumą ilości, na którym dodatkowo drukowane jest podsumowanie ilości sprzedanej zwolnionej oraz opodatkowanej.

Dokumenty w walucie obcej

Wielowalutowość obejmuje możliwość rejestracji płatności w walucie oraz rozliczania tych płatności poprzez wpłaty dokonywane w kasie gotówkowej (lub rachunku bankowym).

Na podstawie dokonanych rozliczeń program potrafi wyliczyć oraz zaksięgować kwotę różnic kursowych.

W Preliminarzu istnieje możliwość rejestracji płatności w walucie. Zdarzenie w Preliminarzu ma możliwość określenia kwoty walutowej, waluty dokumentu, waluty rozliczenia, kursu i kwoty złotówkowej.

Zapisy kasowe/bankowe umożliwiają realizację zapłat za zdarzenia walutowe. Należy tu zaznaczyć, że nie jest to równoznaczne z rejestracją operacji prowadzonych w kasie walutowej, a jest to jedynie możliwość rozliczania zdarzeń walutowych zapisami złotówkowymi. Typową operacją obsługiwaną w tym modelu jest zlecenie bankowi dokonania zapłaty w walucie na konto kontrahenta, za co bank obciąża nasz rachunek prowadzony w złotówkach. Zapisy mają możliwość określenia waluty rozliczenia, kursu i kwoty w walucie do rozliczenia.

Program pozwala na dokonanie rozliczenia pomiędzy dwoma dokumentami kasowymi/ bankowymi mającymi identyczną walutę rozliczenia.

Fakt rozliczenia powoduje powstanie różnicy kursowej. Dla potrzeb księgowych rozliczenie walutowe jest równoznaczne z dokumentem różnicy kursowej – dokument taki podlega księgowaniu.

Uwaga

W przypadku, gdy użytkownik prowadzi kasy bądź rachunki walutowe i chce tam rejestrować automatycznie płatności związane z dokumentami wystawionymi w innych modułach, powinien takie rachunki skojarzyć z formami płatności w Konfiguracji. Zasady kojarzenia rejestrów walutowych z wykorzystywanymi formami płatności zostały opisane w rozdziale poświęconym współpracy z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

Konfiguracja

Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.

Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO BP S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie.

Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku .

Uwaga

Notowania powinny być uaktualniane każdego dnia. W innym wypadku proponowany jest ostatnio wprowadzony kurs lub kurs 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry).

Jeśli parametr jest aktywny – program proponuje ostatnio ustalony kurs, jeśli nie – przy próbie wystawienia dokumentu w walucie informuje użytkownika o braku aktualnego kursu i proponuje kurs ręczny 1:1.

Zapisy kasowe/bankowe

Na liście zapisów kasowych/bankowych dostępne jest pole Waluta, w którym można wybrać:

Jedną ze zdefiniowanych walut – wówczas lista zostanie zawężona do zapisów w danej walucie (w tym również PLN).
Wszystkie – lista zawiera wszystkie zapisy kasowe, niezależnie od waluty.

Uwaga

Jeśli rejestr jest rejestrem walutowym, wtedy istnieje możliwość wyboru tylko pomiędzy walutą rejestru a opcją wszystkie.

W zależności od wybranej opcji różnie działa funkcja sumowania wyfiltrowanych zapisów:

Jeśli wybrana jest konkretna waluta – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w walucie oraz w przeliczeniu na PLN wg kursu zadeklarowanego na poszczególnych zapisach.
Jeśli wyświetlane są wszystkie zapisy (niezależnie od waluty) – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w PLN wyliczona wg kursów podanych na poszczególnych zapisach.

Na Formularzu zapisu kasowego/bankowego istnieje możliwość zadeklarowania waluty. Przy dodawaniu zapisu do rejestru w PLN, jako waluta dokumentu podpowiadana jest domyślna waluta przypisana na karcie kontrahenta wybranego na zapisie. W przypadku dodawania zapisu do rejestru walutowego, na dokumencie zawsze ustawiana jest waluta tego rejestru.

Na zapisach bankowych importowanych z pliku z banku oraz importowanych automatycznie za pomocą webserwisów waluta dokumentu ustawiana jest zgodnie z walutą rejestru, do którego jest wykonywany import (działanie jest niezależne od domyślnej waluty przypisanej na karcie kontrahenta).

Uwaga

Należy pamiętać, że do rejestrów złotówkowych mogą być wprowadzane zapisy w dowolnych walutach. Zmiana waluty jest możliwa z poziomu zakładki [Rozliczenia]. W przypadku rejestrów walutowych można w nich wprowadzać tylko zapisy w walucie zgodnej z walutą rejestru.

Jeśli użytkownik wprowadza zapis w walucie obcej lub wybierze walutę obcą jako walutę rozliczenia, wówczas na zakładce [Rozliczenia] pojawiają się pola:

Niezależnie od tego, czy dokument jest wprowadzany do rejestru złotówkowego czy walutowego, dla każdego wprowadzonego zapisu oraz płatności zapamiętywane są dwie wartości: w walucie oraz w PLN. Na podstawie wartości złotówkowych w trakcie rozliczania dokumentów program wylicza różnice kursowe (niezależnie od tego, w jakim rejestrze zostały wprowadzone).

Uwaga

Przy ustawionym kursie nieokreślonym istnieje możliwość dodawania zapisów z wartością zero w walucie na dowolną wartość w PLN.

Typ kursu – typ kursu waluty (podstawowy, NBP, ręczny itp.) można wybrać po rozwinięciu listy. Lista dostępnych typów jest pobierana z Konfiguracji programu. Po wybraniu rodzaju kursu obok wyświetlana jest jego wartość na dzień wystawienia zapisu. Wartość kursu nie jest dostępna dla Użytkownika (pobierana jest z konfiguracji programu).

Wyjątkiem jest kurs ręczny, dla którego można wpisać notowanie bezpośrednio z poziomu formularza.

Jeśli użytkownik wybierze kurs nieokreślony – nie musi podawać konkretnego przelicznika (notowania), ale może wpisać wartość kwoty w walucie przeliczonej na PLN bezpośrednio w przeznaczone na to pole:

Kwota – kwota w walucie pobierana jest z pola kwota w górnej części formularza. Obok widoczna jest wartość w PLN wyliczona wg podanego kursu waluty. Istnieje możliwość zmiany zarówno kwoty w walucie (wówczas przeliczona zostanie kwota w PLN), jak i kwoty w PLN (wówczas przeliczona zostanie wartość w walucie). Wyjątek stanowi kurs nieokreślony, gdzie program nie stosuje żadnego przelicznika.

Pola Rozliczono i Pozostaje nie są dostępne dla użytkownika, a widoczne tam wartości są wyliczane na podstawie wprowadzonych rozliczeń.

Preliminarz płatności

Obsługa walut w Preliminarzu płatności została wprowadzona w sposób analogiczny jak w przypadku zapisów kasowych/ bankowych.

Na zakładkach zawierających listę zdarzeń dostępne jest pole Waluta, które umożliwia filtrowanie zdarzeń w zależności od waluty.

Na Formularzu zdarzenia, z poziomu zakładki [Rozliczenia], istnieje możliwość zdefiniowania waluty dokumentu i rozliczenia dla zdarzenia oraz:

Typu kursu – w przypadku podania zdefiniowanego wcześniej typu kursu,
Notowania – w przypadku kursu ręcznego,
Wartości w przeliczeniu na PLN – w przypadku kursu nieokreślonego.

Rozliczenia i kompensaty

Rozliczenie/ kompensata dokumentów jest możliwa tylko w sytuacji, gdy obydwa dokumenty mają taką samą walutę rozliczenia. Podczas dodawania zapisu rozliczającego lista proponowanych dokumentów jest domyślnie zawężana do zapisów/ zdarzeń dla danego kontrahenta w takiej samej walucie rozliczenia, jaką posiada dokument rozliczany.

Uwaga

Podczas rozliczania lub kompensowania dokumentów program kontroluje zgodność waluty rozliczenia na dokumentach, niezależnie od rejestrów, w których je wprowadzono. Umożliwia to rozliczanie dokumentów wprowadzonych w rejestrach złotówkowych oraz walutowych.

Uwaga

Zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko na zapisach nierozliczonych i złotówkowych (Waluta dok. to PLN).

Podczas automatycznego rozliczania dokumentów kasowych (Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone) – należy wybrać walutę rozliczenia obowiązującą na dokumentach, które będą rozliczane.

Podczas rozliczania dokumentów wystawionych w walucie obcej automatycznie wyliczane są różnice kursowe.

Różnice kursowe

Różnice kursowe są wyliczane przez program automatycznie.

Lista różnic dostępna jest w menu Kasa/ Bank/ Różnice kursowe.

Listę różnić kursowych można zawęzić do dokumentów z określonego zakresu dat. W tym celu należy zaznaczyć parametr Zakres dat oraz wskazać odpowiednie daty Od – Do

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj.

Uwaga

Na rozliczonych zapisach można zmienić notowanie – automatycznie zmieni się wtedy wartość wyliczonej różnicy kursowej. Możliwość zmiany kursu jest blokowana w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej

Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– Księguj dokumenty – istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej (w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości do Księgi Podatkowej, Księgi Handlowej lub Ewidencji Ryczałtowej).

Uwaga

Po zaksięgowaniu dokumentu nie ma możliwości usunięcia rozliczeń dla zapisów/ zdarzeń na podstawie, których została wyliczona różnica.

Na Formularzu dokumentu wyliczone kwoty nie są edytowalne. Jedyne, co użytkownik może zmienić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to schemat numeracji dokumentu i numer kolejny.

Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, na podstawie których wyliczone zostały różnice kursowe. Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza.

W przypadku korzystania z Księgowości kontowej, na formularzu różnicy kursowej istnieje możliwość wskazania kont Wn oraz Ma, które mogą zostać wykorzystane podczas tworzeniu schematów księgowych.

Po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej (dotyczy to zarówno księgowości kontowej, jak i podatkowej), na formularzu pojawia się odwołanie do zaksięgowanego dokumentu – użytkownik ma możliwość podglądu.

Zasady powstawania dokumentów różnic kursowych:

Różnica kursowa jest wyliczana automatycznie w chwili rozliczenia dwóch dokumentów kasowych w takiej samej walucie i innym notowaniem.
Dokument nie jest edytowalny – wartości są wyliczane przez program.
W chwili zmiany kursu na rozliczanym zapisie kasowym – automatycznie zmienia się wartość wyliczonej różnicy kursowej.
W chwili usunięcia rozliczenia z poziomu zapisu kasowego/ zdarzenia – automatycznie kasowany jest dokument różnicy kursowej.
Zmiana notowania oraz usuwanie rozliczeń jest blokowane w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej.
Jeśli płatność jest rozliczana w kilku ratach (np. jedna Faktura Sprzedaży jest rozliczana kilkoma wpłatami KP) – dla każdego rozliczenia tworzony jest odrębny dokument różnicy kursowej.

Inne dokumenty kasowe

Istnieje również możliwość generowania innych dokumentów w walutach obcych: Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda.

Dokumenty te są wyliczane na podstawie wprowadzonych wcześniej zapisów i zdarzeń. Należy pamiętać, że:

Dokumenty te mogą być generowane tylko na podstawie zapisów/ zdarzeń zarejestrowanych w takiej samej walucie.
Jeśli dokumenty te są generowane w walucie obcej – oprócz jej symbolu należy podać typ kursu oraz notowanie.
Wyliczona na tej podstawie wartość PLN jest przenoszona do księgowości (w przypadku Not odsetkowych).