1. Konfiguracja/ Firma/ Kalendarze klawiszem  otwieramy formularz kalendarza.
2. Podajemy jego nazwę i akronim, wybieramy sposób rozliczania nadgodzin i normę czasu pracy.
3. Przechodzimy na zakładkę [Kalendarz] i definiujemy dni. Dni niezdefiniowane zaznaczone są na czerwono . Możemy definiować każdy dzień oddzielnie lub możemy wykorzystać do tego celu serie.
4. Po wciśnięciu przycisku Wstawianie serii na zakładce [Ustawienia] ustalamy ilość powtórzeń lub podajemy okres (daty od i do), na który będzie naniesiona nasza seria.
5. Przechodzimy na zakładkę Seria, gdzie wybieramy wcześniej zdefiniowaną serię i nanosimy na kalendarz poleceniem . Po naniesieniu serii obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma).
6. Następnie ustalamy dni dodatkowo wolne od pracy i święta. Święta możemy zaznaczyć w kalendarzy modyfikując wybrany dzień lub możemy wykorzystać listę zdefiniowaną w programie. Przed naniesieniem świąt określamy okres za jaki zmieniamy kalendarz (miesiąc lub rok). Program pyta nas również czy wcześniej zdefiniowane dni mają być modyfikowane. W naszym przypadku pole zamieniaj zdefiniowane dni powinno być zaznaczone [√].
7. Możemy oczywiście najpierw nanieść święta i dni dodatkowo wolne od pracy a następnie nanieść serię. W takim przypadku nanosząc serię należy zaznaczyć pole pozostaw bez zmian zdefiniowane dni [√]. Modyfikując kalendarz program pominie wcześniej zdefiniowane dni (w naszym przypadku święta i wolne).
8. Tak zdefiniowany kalendarz zapisujemy poprzez wciśnięcie klawisza .

1. Jeśli zleceniobiorcy nie ma na liście wszystkich pracowników musimy go wprowadzić do bazy,
2. należy wejść w Kadry i wyświetlić listę wszystkich pracowników (jest to najbezpieczniejsza z list, pokazuje wszystkie osoby wpisane do bazy),
3. kliknąć przycisk Dodaj (klawisz <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem mysz), otworzy się Formularz danych kadrowych pracownika,
4. pierwszym polem, na którym ustawi się kursor jest Akronim (kod) zleceniobiorcy. Jest to pole alfanumeryczne, 11 znakowe i wymagalne. Należy pamiętać, że jest to pole unikalne. Program nie pozwoli zapisać więcej niż jednej osoby z danym akronimem (dotyczy to również zapisów historycznych). Kolejnymi wymagalnymi polami są nazwisko i imię zleceniobiorcy (tak wypełniony formularz można już zapisać, ale osoba będzie widoczna tylko na liście osób Bez zatrudnienia). Kolejno uzupełniamy pozostałe dane identyfikacyjne zleceniobiorcy: adres zamieszkania, datę i miejsce urodzenia, PESEL i NIP, konto, urząd skarbowy, czyli uzupełniamy dane zawarte na zakładce [Nr ident./podatki] . Dane te nie mają wpływu na wartość wypłaty, są one niezbędne w celu poprawnego wypełnienia deklaracji rozliczeniowych.
5. nie wypełniamy danych zawartych na zakładce [Ubezpieczenia (etat).],
6. podświetlając kursorem tą osobę (lista osób Bez zatrudnienia lub Wszyscy) naciskamy przycisk Lista umów pracownika  – lista jest pusta, ponieważ z tą osobą nie zawieraliśmy dotąd żadnej umowy.
7. Po wywołaniu formularza umowy (przycisk Dodaj , klawisz <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego, wywołanego prawym klawiszem mysz) musimy określić dokument (odpowiada za symbol i numer umowy), czas trwania umowy, rodzaj umowy (wybieramy odpowiednią pozycję deklaracji PIT) i kwotę. Tutaj też decydujemy o sposobie liczenia umowy (od brutto – podajemy początkowa kwotę, program wyliczy podatek, składki i kwotę do wypłaty lub od netto – na podstawie podanej kwoty do wypłaty program wylicza wartość brutto umowy),
8. na zakładce [Ubezpieczenia] wybieramy z listy kod tytułu ubezpieczenia. Po zaakceptowaniu tego kodu, program podpowie rodzaje ubezpieczeń oraz daty przystąpienia do ubezpieczeń. Umowy zlecenia należy zgłaszać do ubezpieczeń (zaznaczać, jakim podlega ubezpieczeniom) tylko z poziomu: Formularz umowy zakładka [Zgłoszenie].

1. Konfiguracja/Firma/Płace/Typy wypłat przyciskiem  otwieramy formularz nowego typu wypłat,
2. podajemy nazwę i akronim dodawanej umowy cywilnoprawnej. Nazwa musi się różnić od nazw istniejących już w programie umów,
3. w polu Rodzaj wybieramy Umowa,
4. wybieramy jeden z dostępnych algorytmów: 1, 4, 6, 12 lub 14 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus),
5. na zakładce [Podatki/Nieobecności] wybieramy właściwą deklarację i pozycję, określamy w jaki sposób ma być naliczana zaliczka podatku (czy % czy wg progów), określamy sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów,
6. określamy, czy składki ZUS mają być naliczane,
7. na zakładce [Podatki/Nieobecności], jeśli jest taka konieczność ustawiamy, czy umowa ma być uwzględniania w podstawie do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego,
8. na zakładce [Szczegółowe] decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na ERP-7,
9. tak zdefiniowaną umowę zapisujemy,
10. przechodzimy do kadr na listę pracowników lub wyświetlamy okno wypłat pracowników. Jeśli dane kadrowe osoby są wprowadzone to zaznaczamy wybraną osobę, naciskamy ikonę  Lista umów pracownika,
11. po wyświetleniu okna Lista umów cywilnoprawnych ikoną  lub <INS> dodajemy nową umowę. Uzupełniamy kolejno pola, w polu rodzaj umowy należy odszukać umowę uprzednio zdefiniowaną,
12. na zakładce [Ubezpieczenie] – jeśli osoba z tytułu tej umowy podlega składkom, wypełniamy kod tytułu ubezpieczeń i zaznaczamy właściwe pola,
13. zapisujemy formularz umowy,
14. następnie na listach płac definiujemy listę płac o rodzaju Umowa, zapisujemy,
15. w oknie wypłaty pracowników <CTRL>+<L> wybieramy pod przyciskiem Lista płac zdefiniowaną umowę i ikoną  naliczamy wypłatę.

Lista atrybutów pracownika (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus)  – pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Opcja dostępna jest również z pozycji formularza pracownika i tam tez zostanie dokładniej omówiona. Seryjne dodawanie klasy i grupy atrybutów – funkcja dostępna jest tylko z listy pracowników, dla zaznaczonych pracowników.

Seryjne dodawanie klasy atrybutu pozwala na przyznanie atrybutu dla wybranych (zaznaczonych) pracowników. Przy seryjnym dodawaniu klasy atrybutów istnieje możliwość przypisania wartości domyślnej ustawionej w konfiguracji atrybutu lub przypisanie wpisanej na formularzu wartości. Jeżeli przy dodawaniu seryjnym pole wartość jest puste, to przepisywana jest wartość domyślna z Konfiguracji. Jeżeli natomiast pole wartość jest wypełnione pole, to ignorowana jest wartość domyślną z konfiguracji na korzyść wpisanej wartości. Przy seryjnym dodawaniu atrybutów typu Lista i Flaga dostępny jest wybór zdefiniowanych wcześniej wartości atrybutu z listy.

Seryjne dodawanie grupy atrybutów pozwala na przyznanie grupy atrybutów dla wybranych (zaznaczonych) pracowników. Przy seryjnym dodawaniu grupy atrybutów niedostępne jest pola wartość, z związku z tym, że atrybuty należące do jednej grupy mogą mieć różne typy oraz wartości. Jeżeli atrybuty należące do jednej grupy maja ustawioną w Konfiguracji wartość domyślną, to wartość ta przepisuje się do pola wartość w atrybucie.

Zmiana wartości atrybutu pozwala zmienić seryjnie zaznaczonym pracownikom wartość atrybutu, który mieli wcześniej przyznany. Jeżeli pracownik nie ma w historii zapisu na dzień, na który robiona jest aktualizacja to przy operacji seryjnej dodaje się kolejny zapis na wybrany dzień z nową wartością.

Atrybuty mają zastosowanie do definiowania skomplikowanych algorytmów liczenia wynagrodzeń. Pozwalają na obsłużenie sytuacji, których nie jesteśmy w stanie obsłużyć za pomocą standardowych wartości dostępnych w bazie. Są udostępnione we wzorach definiowanych w typie wypłaty za pomocą algorytmu 12. Szczegółowe zasady definiowania typów wypłat powiązanych z atrybutami opisano w podręczniku do Konfiguracji programu ‑ Konfiguracji programu/ Typy wypłat.

Atrybuty o formatach rozpoznanych jako liczbowe są używane jako dowolne składowe wzorów – można na nich wykonywać zarówno podstawowe operacje matematyczne, jak i używać ich w funkcjach warunkowych.

Pozostałe formaty atrybutów (flaga, SQL, tekst) mogły być stosowane do definiowania pierwszego parametru funkcji warunkowej. Podczas liczenia wypłaty – składnik wynagrodzenia liczony wzorem odwołującym się do atrybutu pobiera wartość danego atrybutu z pracownika – z zapisu historycznego aktualnego na Datę Do z wyliczanego elementu wypłaty. Jeśli w takim zapisie wartość nie jest zadeklarowana, to należy sprawdza czy są jakiekolwiek inne zapisy historyczne „wchodzące” w okres Od / Do z elementu wypłaty – jeśli są, to pobiera wartość z najpóźniejszego z nich mającego przypisaną wartość

Ustaw zakład – pozwala na ustawienie zakładu dla zaznaczonych pracowników. Jest dostępna tylko w bazach, w których ustawiona jest rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz zaznaczony parametr Firma wielozakładowa. Na oknie seryjnego ustawiania zakładu należy podać nazwę zakładu. Zmianę zakładu można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana zakładu z aktualizacją danych kadrowych.

Seryjne ustawianie zakładu

Zmiana wynagrodzenia zasadniczego to jedna z licznych sytuacji, która powinna mieć swoje odzwierciedlenie w danych kadrowych, a w szczególności w historii pracownika.

Cel ćwiczenia: Dokonanie aktualizacji danych pracownika w zawiązku ze zmianą wymiaru etatu i stawki zaszeregowania.

1. Przy zmianie takich danych jak: stawka zaszeregowania, wymiar etatu, przedłużenie umowy o pracę, zmiana adresu oraz zmiany: kalendarza, rodzaju zatrudnienia, zgłoszenia do ubezpieczeń na innym kodzie itp. wymagana jest aktualizacja zapisu , czyli uzupełnienie historii pracownika o nowe dane historyczne.
2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na nazwisku wybranego pracownika Jan Kowalski i kombinacją klawiszy <Ctrl>+<Insert> bądź przyciskiem Aktualizacja zapisu uruchamiamy aktualizację (Data aktualizacji, w którym określamy datę, od której będzie obowiązywać zmiana na pracowniku – podpowiada się data zgodna z datą aktualności ustawioną pod listą pracowników) – w celu wykonania ćwiczenia ustawiamy datę: 1‑go dnia następnego miesiąca.
3. Po zaakceptowaniu daty, otwiera się Formularz danych pracownika – data wyświetlana w górnej części zakładki Ogólne informuje nas, od kiedy będą obowiązywać wprowadzone obecnie zmiany.
4. Przechodzimy na zakładkę Etat i modyfikujemy pola:
   • Wymiar etatu: z 1/1 na 3/4
   • Stawka: z 2 400.00 zł / mies. na 1 800.00 zł / mies.
   • Zapisujemy Formularz danych pracownika
5. Sprawdzamy pod przyciskiem Zapisy historyczne, zachowane poprzednie dane i nowe zmienione poprzez aktualizację zapisu:
   • Aktualny od – – (brak daty)                                   Aktualny do: ostatni dzień b. miesiąca
   • Aktualny od: pierwszy dzień następnego mies. Aktualny do: – (brak daty)

 – Ustaw konto księgowe – pozwala na ustawienie kont księgowych dla zaznaczonych pracowników. Na oknie seryjnego ustawiania kont księgowych należy podać nazwy kont. Zmianę kont księgowych można wykonać poprzez aktualizację danych kadrowych pracownika po zaznaczeniu opcji Zmiana kont z aktualizacją danych kadrowych. Aktualizacja danych kadrowych w związku ze zmianą konta księgowego jest dostępna tylko w modułach Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus. Funkcjonalność jest dostępna tylko w bazach z ustawioną w konfiguracji księgowością kontową i tylko wtedy, gdy nie jest włączona współpraca z Comarch ERP XL, ani z Comarch ERP Altum.

Operacja zmiany centrum podległościowego jest operacją seryjną dla zaznaczonych na liście w kadrach pracowników, dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus pod przyciskiem .

Podczas wykonywania zmiany centrum podległościowego należy podać nazwę centrum oraz datę, od jakiej ma nastąpić ta zmiana. Można dokonać wyboru, czy zmiana centrum ma być odnotowana jako zapis aktualizujący dane kadrowe, czy nie. Po zatwierdzeniu okna seryjnej zmiany centrum podległościowego pojawia się log systemowy, w którym pojawiają się informacje o wykonywanej operacji (log).

Wszystkie deklaracje zgłoszeniowe dostępne są w programie z poziomu Listy pracowników (Kadry). Dla każdego pracownika powstanie odrębna lista utworzonych i zapisanych deklaracji.

Deklaracja ZUA

W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy:

1. wyświetlić listę pracowników w Kadrach (np. wszyscy),
2. kursorem ustawić się na nazwisku pracownika, dla którego zostanie przygotowane zgłoszenie i wybrać z poziomu ikony  Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
3. domyślnie wyświetla się lista deklaracji zgłoszeniowych ZUS. Klawiszem <INSERT> lub przyciskiem dodajemy nową deklarację, podajemy plik KEDU, do którego będzie ona zapisana. Możemy po edycji listy dostępnych KEDU utworzyć nowy plik i następnie wybrać go z listy,
4. podajemy, czego dotyczy zgłoszenie wszystkich ubezpieczeń, czy tylko społecznych/ zdrowotnych, datę wypełnienia,
5. po uzupełnieniu tych danych możemy przystąpić do naliczenia deklaracji. Możemy to zrobić za pomocą klawisza F8 lub przycisku . Po skończonym procesie naliczania deklaracji możemy ZUA: 
   • wyeksportować do Programu Płatnik. Jeśli wycofamy się bez zapisu z formularza ZUA, deklaracja nie zostanie zapisana,
   • zapisać ZUA za pomocą przycisku dyskietki i nie wysyłać jej od razu do Płatnika. Wysłanie nastąpi później z poziomu zapisanej ZUA albo z poziomu Kadry – Pliki KEDU. Wysłana zostanie cała zawartość wybranego KEDU.
   • Zapisać ZUA i od razu przesłać do programu Płatnik.
6. Przesłanie deklaracji do programu Płatnik następuje po wciśnięciu przycisku . Warunkiem automatycznego uruchomienia Płatnika wpisanie/wybranie poprawnej ścieżki dostępu do Płatnika w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Parametry oraz zaznaczenia parametru Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu na oknie Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnik .

Deklaracja ZCNA

Obecnie ZUS wymaga składania zgłoszenia członków rodzin wyłącznie na deklaracji ZUS ZCNA. ZUS wycofał obowiązek składania deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZCZA. Opcja pozostała w programie z uwagi na zapisy historyczne.

1. Wyświetlamy Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry) i kursorem podświetlamy właściwą osobę.
2. Z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybieramy Deklaracje zgłoszeniowe ZUS. Domyślnie wyświetli się Lista deklaracji ZUA. Na dole okna w polu Lista wybieramy ZCNA.
3. Klawiszem <INSERT> lub przyciskiem  wywołujemy formularz deklaracji ZCNA. Podajemy nazwę pliku KEDU, w którym ma być zapisana deklaracja, datę aktualności danych oraz datę wypełnienia deklaracji.
4. Przyciskiem wywołujemy  Listę członków rodziny pracownika.
5. Na liście tej kolumna Deklaracja jest pusta. Wybierając polecenie Zmień (pod prawym klawiszem myszy) lub klikając 2-krotnie myszką w tym polu uaktywniamy zawartość kolumny. Mamy do wyboru zgłoszenie/wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Po wybraniu opcji naciskamy <ENTER>.
6. Następnie .
7. Tak przygotowany plik *.xml można zapisać na dysku po naciśnięciu ikony , a następnie zaimportować do programu płatnik.
8. Tak przygotowaną deklarację należy ostatecznie zapisać . Po zapisaniu pojawi się ona na Liście deklaracji ZCNA.

W przypadku zgłaszania/wyrejestrowania większej liczby osób opisany proces musimy powtórzyć dla każdego z nich.