Zanim przejdziesz do naliczenia deklaracji ZUS rozliczeniowej DRA wprowadź Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (tutaj znajdziesz szczegóły dotyczące wprowadzania samego rachunku: W jaki sposób należy wprowadzić Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (NRS)? ).

Przed przygotowaniem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy także naliczyć wszystkie wypłaty, które będą wypłacane w danym miesiącu deklaracji. Zobacz teraz jak przygotowć deklarację ZUS DRA w programie.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
2. Dodaj nową Deklarację ZUS DRA za pomocą ikony .
3. Wybierz przycisk KEDU i wyszukaj wcześniej dodany plik KEDU lub ikoną  dodaj nowy plik. Następnie zatwierdź   .
4. Nie wypełniaj pola Właściciel (poniżej będzie widoczny wyszarzony napis Pracownicy co oznacza, że wyliczasz deklarację rozliczeniową dotyczącą pracowników razem z Właścicielem)
5. Deklaracja za miesiąc – ustalasz miesiąc, za który ma być obliczona deklaracja ZUS DRA.
6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz .
7. Po naliczeniu deklaracji, poprzez rozwinięcie z menu dostępnych opcji przycisku Eksport deklaracji  możesz ją wyeksportować do programu Płatnik lub przesłać bezpośrednio  do ZUS.

Eksport do programu Płatnik

1. W celu wyeksportowania deklaracji  do programu Płatnik wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony i wybierasz opcję Eksportuj do programu Płatnik z rozwijanego menu przy przycisku   .
2. Wpisz ścieżkę docelową pliku *.xml. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\DRA12.xml).
3. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować.
4. W Programie Płatnik dokonujesz importu dokumentów – wskazując zapisany plik o rozszerzeniu *.xml.
5. Po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możesz zamknąć deklarację – w tym celu wróć do formularza deklaracji ZUS i zaznacz pole Zablokowana.
6. Zapisz formularz deklaracji .

Wysyłka bezpośrednio do ZUS

1. W celu wyeksportowania deklaracji  bezpośrednio do ZUS wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony i rozwijasz menu obok przycisku Eksport deklaracji  i wybierasz opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS. Wybranie tej opcji rozpocznie proces wysyłki deklaracji. W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu Użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?
2. Jeżeli wybierzesz opcję NIE, zostaniesz przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.
3. Jeśli wybierzesz opcję TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie. Wybierając opcję Dodaj możliwe jest dodanie innych załączników do danej deklaracji. Dokumenty otwierają się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Dane wykazane w formularzu aplikacji podlegają edycji.
4. Po sprawdzeniu deklaracji, możesz ją przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję Wyślij bezpośrednio do ZUS.
5. Zostaniesz poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji.
6. Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić. Deklaracjom przesłanym do ZUS zostanie nadany identyfikator. Identyfikator udostępniany jest po zakończeniu transmisji dokumentów do ZUS. Otrzymanie identyfikatora oznacza, że plik z dokumentami dotarł do ZUS, lecz nie nastąpiła jeszcze deszyfracja, weryfikacja ważności podpisu cyfrowego oraz sprawdzenie poprawności dokumentów ubezpieczeniowych. W takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat: Nie udało się pobrać danych o przesyłce. Spróbuj ponownie później.
7. Przetworzenie nadesłanych dokumentów w ZUS powoduje wygenerowanie potwierdzenia, które zawiera informacje o przyjęciu dokumentów lub przyczynie ich odrzucenia. Aby sprawdzić status przesłanych deklaracji należy odebrać potwierdzenie wysyłki wybierając w menu Eksport deklaracji opcję Odbierz potwierdzenie wysyłki. Po poprawnym przetworzeniu deklaracji przez ZUS i odebraniu potwierdzenia zostanie wyświetlony komunikat: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobrano potwierdzenie.
8. Po zakończeniu wysyłki, na formularzu deklaracji pojawi się zakładka [5 e-ZUS], w której wyświetlane są informacje o: statusie deklaracji, numerze referencyjnym, operatorze wysyłającym i odbierającym, dacie wysłania i odebrania.
9. Pliki z wysłaną deklaracją do ZUS oraz pobranym potwierdzeniem odbioru są zapisywane w lokalizacji wskazanej w konfiguracji stanowiska (Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Płace/ Parametry), w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w przypadku korzystania z programu w wersji stacjonarnej lub w folderze Moje dokumenty.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację DRA:

PIT-11 to informacja o dochodach podatnika, którą otrzymuje zarówno Urząd Skarbowy, jak i podatnik od płatnika. Zobacz jak naliczyć taką deklarację w programie:

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Deklaracje pracownika .
3. W polu Okres od /do – podaj okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
4. W polu Lista deklaracji wybierz PIT-11.
5. Następnie dodaj formularz nowej deklaracji za pomocą ikony  Pojawi się okno, na którym należy podać okres, za który chcemy utworzyć deklarację oraz określić cel złożenia zeznania. Domyślnie zaznaczony jest parametr Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
6. Nalicz deklarację za pomocą ikony Utwórz deklarację.  Formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
7. Deklaracja PIT-11 zostanie otwarta w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól, to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
   W przypadku, gdy adres zamieszkania (wprowadzony w dodatkowych danych kadrowych) jest różny od adresu zameldowania wprowadzonego na formularzu danych kadrowych na zakładce [1 Ogólne], a na deklaracji PIT-11 chcemy wykazać adres zamieszkania należy:
   – Na Formularzu danych kadrowych rozwinąć menu dostępnych opcji przy ikonie wybrać z listy Dodatkowe dane kadrowe,

   – Uzupełnić sekcje Adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),

   – Na formularzu danych kadrowych na zakładce [2 Nr ident./Podatki] zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,

   -Zapisać formularz pracownika,

   -Ponownie utworzyć deklarację PIT-11.

8. Zapisz przeliczoną deklarację za pomocą ikony
9. Deklarację możesz wydrukować z kilku poziomów:
   Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki seryjne PIT-ów (wg nazwisk) lub wg Wydruki seryjne PIT-ów (wg akronimu)
   Płace i Kadry/ Kadry/ Deklaracje pracownika/ Deklaracje PIT/ Formularz deklaracji w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe/ Drukuj
   Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników/ Wydruk danych.
10. Wysyłka deklaracji PIT-11 odbywa się analogicznie jak wysyłka deklaracji PIT-4R.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym wysyłanie deklaracji PIT-11:

Deklaracja roczna PIT-4R stanowi zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika w danym roku podatkowym. Sporządza się ją za rok poprzedni do końca stycznia. Pamiętaj, że dla prawidłowego wystawienia deklaracji PIT-4R za cały rok należy naliczyć zaliczki na PIT-4R za poszczególne miesiące.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
2. Z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Deklaracja PIT-4R w odpowiedniej wersji.
3. Sprawdź rok, za który dodajesz deklarację PIT-4R i nalicz za pomocą ikony .
4. Zweryfikuj kwoty i zapisz formularz deklaracji .
5. W module Płace i Kadry istnieje możliwość wysyłki obliczonej deklaracji PIT-4R do Urzędu Skarbowego.
6. Przed wysyłką, należy zablokować deklarację przed zmianami. Opcja ta dostępna jest z poziomu otwartego formularza deklaracji, jako parametr Zablokuj deklarację przez zmianami (w sekcji Ogólne).
7. Po zablokowaniu pojawi się ikona umożliwiająca wysyłkę e-Deklaracji .
8. Rozwijając strzałkę obok ikony e-Deklaracji, mamy możliwość wyboru podpisu (kwalifikowany lub niekwalifikowany), którego chcemy użyć do wysyłki e-Deklaracji
9. Po wysłaniu deklaracji, pod przyciskiem dostępna będzie opcja pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania. Jeżeli po wysłaniu e-Deklaracji z programu Comarch ERP Optima na serwer Ministerstwa Finansów nie można pobrać UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), wówczas należy wejść na niniejszą stronę i odszukać UPO wpisując numer referencyjny deklaracji.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak przygotować deklarację roczną PIT-4R:

Deklarację PIT-4R składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobacz jak w programie naliczyć zaliczkę na PIT-4.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz zaliczki na PIT-4R w odpowiedniej wersji.
3. Określ miesiąc i rok, za który ma być obliczona zaliczka.
4. Używając ikony  przelicz deklarację.
5. Możesz zaznaczyć pole Zablokuj deklarację przed zmianami i za pomocą ikony  zapisz formularz.
6. Na liście pojawi się zamknięte zestawienie, które stanowi część składową dla deklaracji rocznej PIT-4R.
7. Przeliczenie deklaracji spowoduje automatyczne wygenerowanie płatności do Urzędu Skarbowego. Płatność pojawi się w module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R:

Jeśli masz już sprawdzone wszystkie listy płac możesz przejść do zaksięgowania list płac. Poniżej zobaczysz jak w kilku krokach zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Podświetl listę i wybierz ikonę  Księguj.
3. Zaksięgowana lista płac zmieni kolor na niebieski. Pamiętaj, że zaksięgować można tylko zamknięte listy płac.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej:

Zamknięcie listy płac oznacza potwierdzenie, że lista jest naliczona, została sprawdzona i nie będą na niej nanoszone żadne zmiany. Jak to zrobić?

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Podświetl listę i posługując się ikoną  wybierz opcję . Zamknięta lista płac zmieni kolor na czarny.
3. Innym sposobem na zmianę statusu listy płac jest podświetlenie listy i pod prawym przyciskiem myszki wybranie z menu kontekstowego opcji Zamknij/otwórz seryjnie listy płac.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zamknąć listę płac:

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sprawdźmy jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Program Comarch ERP Optima automatycznie wylicza ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ na liście płac o rodzaju Etat. Działanie to jest zależne od domyślnie zaznaczonego parametru ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’, który dostępny jest w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry na zakładce [3. Wynagrodzenie/Ekwiwalent za urlop].

1. Aby poprawnie naliczyć pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy uzupełnić datę zwolnienia na formularzu danych kadrowych. Zapisanie zmian sprawia, że limit urlopu wypoczynkowego, który miał przypisany pracownik jest przeliczany w tle.
2. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
3. W polu Lista płac wybierz listę płac etatową za ostatni miesiąc zatrudnienia pracownika i nalicz wypłatę za pomocą ikony .
4. Program automatycznie wyliczy ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
5. Zapisz Formularz wypłaty .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop:

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1  oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą wybierz zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony  lub <Insert>. Przejdź na zakładkę [2 Elementy wypłaty] – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca:

Zdarza się, iż firmy udzielają swoim pracownikom dodatkowych świadczeń. Jednym z najczęstszych są pożyczki udzielane przez pracodawcę pracownikowi. Zobacz jak wprowadzić taką pożyczkę w programie.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Pożyczka. Data wypłaty tej pożyczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi spłata raty pożyczki.
3. Zapisz zdefiniowaną listę , a następnie wybierz ją z listy.
4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw kursor na wybranym pracowniku.
5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce [2 Elementy wypłaty], za pomocą ikony dodaj nowy element Pożyczka i wpisz: Wartość, Wysokość raty oraz Kwotę odsetek.
7. Zapisz Formularz pożyczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak udzielić pracownikowi pożyczki:

Pokażemy teraz w kilku krokach, jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Zaliczka netto/Zaliczka brutto. Data wypłaty tej zaliczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi potrącenie zaliczki.
3. Zapisz zdefiniowana listę , a następnie wybierz ją z listy.
4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw się na wybranym pracowniku.
5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając na klawiaturze klawisz <Insert>.
6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce [2 Elementy wypłaty], za pomocą ikony   dodaj nowy element Zaliczka netto/ Zaliczka brutto i wpisz Wartość.
7. Zapisz Formularz zaliczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zrealizować wypłatę zaliczki do wynagrodzenia: