1. Dokonamy rozrachunku dla konta 201-2-1-ALOZA powstałego w wyniku wprowadzenia bezpośredniego zapisu księgowego w tym ćwiczeniu oraz zapisu bilansu otwarcia w tym ćwiczeniu.

• Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
• Otwieramy formatkę zapisu PK 02/20XX
• Odszukujemy pozycję z kontem 201-2-1-ALOZA.

2. Otwieramy formatkę wybranej pozycji zapisu księgowego

• Na formatce pozycji przechodzimy na zakładkę Rozrachunki
• Ikoną plusa na zakładce Rozrachunki wywołujemy listę nierozrachowanych dekretów danego konta rozrachunkowego. Lista jest zawężona tylko do tych zapisów, które mogą zostać rozrachowane  z danym dekretem.
• Zaznaczamy na liście zapis pochodzący z dokumentu BO i przyciskiem wybierz zatwierdzamy
• Zatwierdzamy formularz pozycji oraz całego zapisu księgowego.

Rozliczanie z listy:

• Otwieramy Listę rozrachunków z menu głównego Księgowość/ Rozrachunki.
• Po wejściu na listę w polu Konto wybieramy konto 202-2-1-BIUROWIEC.
• Ustawiamy inne parametry filtrowania.
• W tym momencie wyświetlą nam się nierozrachowane dekrety tego konta pochodzące z bezpośredniego zapisu księgowego z tego ćwiczenia  oraz zapisu bilansu otwarcia z tego ćwiczenia.
• Aby dokonać rozrachunku na tym koncie zaznaczamy wybrane dekrety i naciskamy ikonę pioruna.
• Rozrachunki, które zostały rozrachowane całkowicie, znikają z zakładki Nierozrachowane, a pojawią się na zakładce Rozrachowane.

Zmiana daty rozrachunku:

• Funkcja zmiany daty rozrachunku dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki zakładka Rozrachowane.
• W polu Konto wybieramy konto 202-2-1-BIUROWIEC.
• Ustawiamy się na gałęzi podrzędnej i w menu kontekstowym wybieramy opcję: Zmiana daty rozrachunku.
• Wyświetlana jest formatka z informacją o numerach rozrachowanych dekretów obecną datą rozrachunku oraz polem do wpisania nowej daty.

Ustawiamy nową datę na 20XX-02-07 i zatwierdzamy zmianę.

• Zaznaczamy miesiąc: 01
• Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
• Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
• Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

• wprowadzamy numer dokumentu: PK 01/20XX
• wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
• pole Kontrahent zostawiamy puste
• kategoria: wybieramy kategorię szczegółową KUP (amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodu)

• dekret w wysokości 2000,00 na konto 401-1-1 po stronie Wn i 071-2 po stronie Ma.

• Zaznaczamy miesiąc: 01
• Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
• Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony SPRZEDAŻ.
• Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

• wprowadzamy numer dokumentu: PK 02/20XX
• wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
• pole Kontrahent: ALOZA
• klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
• Wprowadzamy dekret w wysokości 615,00 na konto 201-2-1-ALOZA po stronie Wn
• Po podaniu konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek zaznacza się automatycznie, ponieważ w Konfiguracji został zaznaczony parametr Automatycznie zaznaczaj rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych.
• Termin rozrachunku: 20XX-01-31
• Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
• Forma płatności: przelew
• Termin: 20XX-01-31
• Wprowadzamy kolejne pozycje dekretu:
• dekret w wysokości 115,00 na konto 221-2 po stronie Ma
• dekret w wysokości 500,00 na konto 731-2 po stronie Ma 

• Zaznaczamy miesiąc: 01
• Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
• Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
• Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

• wprowadzamy numer dokumentu: PK 03/20XX
• wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
• pole Kontrahent : BIUROWIEC
• klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
• Wprowadzamy dekret w wysokości 28 116,00 na konto 202-2-1-BIUROWIEC po stronie Wn i 201-2-1-BIUROWIEC po stronie Ma. Aby zaznaczyć parametr Rozrachunek wprowadzamy dekret za pomocą dwóch pozycji. W sytuacji, kiedy oba konta rozrachunkowe wpisane są w jednej pozycji parametr Rozrachunek jest nieaktywny.
• Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
• Forma płatności: przelew
• Termin: 20XX-01-31 

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie deklaracji ZUS DRA dla właściciela.

• Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
• Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol W (Właściciel).
  • Rodzaj: Właściciel
  • data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca

W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu W za bieżący miesiąc.

• Ustawiamy kursor na osobie Tadeusz Nowak i ikoną plusa uruchamiamy naliczenie wypłaty.
• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
• Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
  • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
  • Właściciel – wybieramy nazwisko właściciela Tadeusz Nowak
  • Deklaracja za miesiąc: bieżący
  • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
• Na zakładce Płatności – Termin płatności: wyświetli się termin ustawiony w  konfiguracji  firmy (Konfiguracja/ Firma/ Zobowiązania wobec  ZUS/PFRON) w polu Kod terminu składania deklaracji ZUS
• Weryfikujemy kwotę płatności.

Cel ćwiczenia: Naliczenie deklaracji do ZUS i wyeksportowanie jej do programu Płatnika.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Pliki KEDU.
• Otwieramy nowy plik KEDU (zestaw) i uzupełniamy pola:
  • Nazwa: {rok_ bieżący miesiąc}
  • Zapisujemy formularz
• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
• Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
  • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
  • Deklaracja za miesiąc: bieżący
  • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
• Po uzupełnieniu tych danych, ikoną pioruna uruchamiamy procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami – po zakończeniu operacji pojawia się log informacyjny, który następnie należy zamknąć.
• Nim zapiszemy formularz deklaracji, sprawdzamy:
  • Zakładkę Dodatkowe – tutaj zostało uzupełnione pole: „Liczba ubezpieczonych”
  • Zakładkę Płatności – pojawiła się  kwota płatności do ZUS.
• Po zapisaniu deklaracji, ponownie ją edytujemy w celu wyeksportowania do programu Płatnik – dokonujemy tego za pomocą przycisku z literą P. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku z rozszerzeniem xml (np. c:\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik jeśli zaznaczono parametr „Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu” i pod warunkiem, że będzie zainstalowany lokalnie na tym komputerze.
• W programie Płatnik dokonujemy importu dokumentów (wskazując na zapisany plik xml).
• Po zweryfikowaniu poprawności raportów możemy zamknąć deklarację – w tym celu ponownie edytujemy formularz deklaracji i zaznaczamy pole (Na liście kolor deklaracji zmieni się z zielonej na czarny).

Informacja

Istnieje możliwość eksportu deklaracji ZUS DRA bezpośrednio do ZUS. W menu przy przycisku Eksport deklaracji znajduje się opcja ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’ . Wybranie opcji rozpocznie proces wysyłki deklaracji.

W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: „Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?”
Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.
Jeśli zostanie wybrana opcja TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie. Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji. Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.

Cel ćwiczenia: Obliczenie miesięcznej zaliczki podatkowej do wpłaty do urzędu skarbowego.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Zaliczki na PIT-4R.
• Dodajemy <plusem> formularz zaliczki na PIT-4R.
• Na zakładce 1.C – w polu „Podatek na PIT-4R za miesiąc” – wybieramy bieżący miesiąc
• Używając ikony pioruna przeliczamy kwoty deklaracji – przeglądamy zakładki.
• Zaznaczamy pole „Zablokuj deklarację przed zmianami” i zapisujemy deklarację.

Cel ćwiczenia: Pokazanie prostego mechanizmu księgowania zamkniętych list płac do KP.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy Listy płac.
• Podświetlamy listę płac etatową za bieżący miesiąc wyświetlaną w kolorze czarnym, czyli zamkniętą.
• Po użyciu ikony księgi pojawi się pytanie: „Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej?” – akceptujemy TAK.
• Lista automatycznie zmienia kolor na niebieski, co oznacza, że jest zaksięgowana.
• Edytujemy tę listę i widzimy w polu: Zapis księgowy z dnia. Dostępny jest przycisk lupy – po jej naciśnięciu przechodzimy do zapisu księgowego w KP.

• data księgowania: 20XX-01-01
• pozostawiamy zaznaczony bufor

3. Przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia:

• Bilans otwarcia dla kont rozrachunkowych, które posiadają nierozliczone zdarzenia z poprzedniego okresu (np. wystawiliśmy fakturę w poprzednim roku, która ma termin płatności przypadający na rok bieżący). W systemie Comarch ERP Optima rozrachunki mogą być prowadzone na kontach lub na dokumentach źródłowych. W tym drugim przypadku aby móc rozliczyć zdarzenie z okresu gdy jeszcze nie pracowaliśmy na systemie Comarch ERP Optima, należy je wprowadzić także jako zapis w Preliminarzu płatności.

• Konto: 201-2-1-GALERIA,
• Data: 20XX-12-29,
• Dokument: Fa/15645/20XX,
• Waluta: PLN
• Kwota Wn: 28 116,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Termin: 20XX-01-07,
• Generowanie płatności: Tak,
• Forma płatności: przelew_BPH,
• Termin płatności: 20XX‑01-12,
  • po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
  • po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 201-2-1-GALERIA, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.

• Konto: 202-2-1-BIUROWIEC,
• Data: 20XX-12-29,
• Dokument: Fz/256/20XX,
• Waluta: PLN
• Kwota Ma: 28 116,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Termin: 20XX-01-07,
• Generowanie płatności: Tak,
• Forma płatności: przelew_BPH,
• Termin płatności: 20XX-01-12,
  • po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
  • po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 202-2-1-BIUROWIEC, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.

Załóżmy, że 29 grudnia 20XX kontrahent ALOZA wpłacił na nasze konto w banku BPH zaliczkę za usługę w kwocie 300 zł, w związku z czym mamy nierozliczone zobowiązanie wobec kontrahenta ALOZA na dzień 20XX-01-01.

• Konto: 201-2-1-ALOZA,
• Data: 20XX-12-31,
• Dokument: KP 48/12/20XX,
• Waluta: PLN
• Kwota Ma: 300,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Termin: 20XX-12-31,
• Generowanie płatności: Tak,
• Forma płatności: przelew_BPH
• Termin płatności: 20XX-12-31,
  • po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
  • po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 201-2-1-ALOZA, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.

• Konto: 201-2-1-SOFTLAND,
• Data: 20XX-12-30,
• Waluta: PLN
• Kwota Wn: 1 000,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Generowanie płatności: Nie.

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie pliku Elixir-0 do banku BPH w celu zrealizowania przelewów
z wynagrodzeniami dla pracowników.

• Z menu modułu Kasa/ Bank wybieramy Preliminarz płatności.
• W pozycji Rejestr wybieramy założony podczas Konfiguracji rejestr bankowy Zaznaczamy pole „Przelewy do wysłania”.
• Na liście widzimy tylko płatności (zdarzenia) w kolorze czarnym, czyli zatwierdzone do realizacji.
• Zaznaczamy wszystkie płatności na liście <ctrl> + <A> i ikoną dyskietki uruchamiamy Eksport poleceń przelewów.
  • Wybieramy eksport dla zaznaczonych płatności
  • Katalog docelowy – wskazujemy konkretne miejsce na dysku
  • Nazwa pliku – wpisujemy np. przelewy_etat
  • Data przelewu – wybieramy datę realizacji
  • Zaznaczamy pole Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów w celu utworzenia jednego przelewu dla konkretnego pracownika (w przypadku kilku list płac)
  • Piorunkiem uruchamiamy proces generowania pliku elixir-0 (z rozszerzeniem pli)
• Pojawia się log z informacją o przebiegu eksportu, po zapoznaniu się z jego treścią należy go zamknąć.
• W oknie Preliminarz płatności zdarzenia zniknęły z okna, nie są już wyświetlane jako przelewy do wysłania. Po wyłączeniu tej opcji pojawiają się ponownie, wyświetlane w kolorze niebieskim, co oznacza, że zostały wysłane do banku. Edytujemy dowolną płatność i sprawdzamy stan – „Wysłane”.

Cel ćwiczenia: Pokazanie mechanizmu zamykania list płac.

• Z menu głównego Płace i Kadry otwieramy okno Listy płac i widzimy, że lista etatowa za bieżący miesiąc jest w kolorze zielonym, czyli jest otwarta. W kolumnie O/Z (Otwarta/Zamknięta) wyświetla się znaczek „wykrzyknika”, co oznacza niegodność statusu listy płac ze statusem wypłat. Przechodząc do wypłat dla tej listy widzimy, że wypłaty są w kolorze czarnym, czyli są zamknięte.
• Aby zamknąć listę płac naciskamy przycisk Zmiana statusu listy płac wybierając opcję Zamknij listę płac.
• Lista płac zmieniła kolor na czarny (brak oznaczenia „wykrzyknikiem”) lub niebieski jeśli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na  zakładce [Operacje automatyczne]  jest  zaznaczony parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań i jest zaznaczona opcja Lista płac.
• Zamkniętą listę płac możemy zaksięgować i dokonać rozliczenia płatności dla pracowników.

Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej w celu sprawdzenia kwot podstawy naliczania urlopu i zasiłku.

• Edytujemy poprzednią wypłatę dla pracownika Jan Kowalski na liście etatowej. W zakładce Elementy wypłaty przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas urlopu
• Z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) dostępny jest opcja ’Podstawa obliczeniowa’  z której możemy uzyskać informację o wyliczonej stawce za 1 godzinę urlopu ze składników stałych i zmiennych.
• W celu wydrukowania dokładniejszej informacji o okresach i składnikach wliczanych do podstawy urlopowej możemy wybrać wydruk naliczania podstawy urlopu > szczegóły – korzystamy z podglądu wydruku.
• Podobnie edytujemy kolejną wypłatę dla tego samego pracownika, w której przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas choroby za bieżący miesiąc.