Sprawnie zarządzana firma to taka, której kadra zarządzająca ma w każdej chwili dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, ponoszonych kosztów (może niektóre da się zmniejszyć?) czy stanu bieżących należności i zobowiązań.

Dlatego system Comarch ERP Optima wyposażony został w moduł Kasa/Bank, którego zadaniem jest nie tylko prosta ewidencja wydatków i wpływów.

Korzystając z tego modułu można między innymi znaleźć odpowiedzi na pytania:

• Jak wygląda przepływ środków pieniężnych w firmie? Odpowiedź może dotyczyć zarówno przeszłości – to raporty z dokonanych już zapisów kasowych/bankowych, jak i przyszłości – to analiza planowanych wpływów i wydatków.
• Jak wygląda Preliminarz naszych płatności? Do Preliminarza trafiają zarówno planowane terminy spłat należności przez naszych kontrahentów i spłaty naszych zobowiązań, daty płatności podatków (np. zaakceptowane do realizacji deklaracje VAT), zatwierdzone listy płac, planowany wpływ odsetek z lokat bankowych, daty spłat kolejnych rat kredytów czy miesięczne płatności za energię, telefony, itd. Preliminarz płatności pozwala, więc przewidzieć przychody i wydatki w nadchodzącym czasie i na tej podstawie podjąć odpowiednie decyzje finansowe.
• Jak wyglądają rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami? To wykonywane w różnych przekrojach zestawienia niezrealizowanych płatności, listy największych dłużników i wierzycieli, zaległości wg typów dokumentów itd.
• Co tak naprawdę przynosi nam zysk? W co inwestujemy? Co i dlaczego nas tak dużo kosztuje? – z każdym zapisem kasowym/bankowym skojarzona jest kategoria, której zapis dotyczy. Każdy zapis niesie, więc w sobie informację, jakiego rodzaju kosztu dotyczy lub jakiego typu przychód zwiększa nasze zyski. Na tej podstawie można wykonać bardzo pomocne zestawienia pokazujące rozkład kosztów i przychodów w firmie.

Funkcjonalność modułu Kasa/Bank obejmuje również:

• Rozliczenia ze wszelkimi podmiotami prawnymi – kontrahentami i urzędami, a także z pracownikami.
• Bankowość elektroniczną – a więc komunikację z systemami typu Home-Banking obejmującą zlecanie wykonania operacji do banku (przelewy wychodzące) oraz import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank.
• Słownik banków, który można uzupełnić ręcznie lub importując informacje o wszystkich bankach w Polsce z plików dostarczanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).
• Słownik urzędów (US, ZUS…), który raz uzupełniony jest dostępny ze wszystkich pozostałych modułów systemu Comarch ERP Optima.
• Inne słowniki – kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki, urzędy, kategorie, formy płatności…
• Definiowalne schematy numeracji dokumentów.
• Import części danych z programów serii Comarch ERP Klasyka – np. lista kontrahentów, wspólników, rejestry VAT, listy płac, ewidencja samochodów, spis z natury…

Moduł Kasa/Bank ze swoją funkcjonalnością i zawartymi w nim ewidencjami zawiera, więc kompletne dane o ruchu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Kompletność danych pozwala nie tylko na bieżące analizy wpływów i wydatków, ale również na generowanie precyzyjnych prognoz dotyczących przepływu środków pieniężnych. Takie prognozy stanowić mogą bardzo mocny instrument w rękach planistów, menedżerów i właścicieli firm, pozwalając skutecznie i z dużym wyprzedzeniem planować krótkofalową i długofalową strategię finansową.

Scenariusze: Jak wprowadzić bilans otwarcia dla pierwszego roku pracy z programem?

Aby dodać bilans otwarcia w przypadku rozpoczęcia pracy z programem:

1. Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
2. Nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
3. Po otwarciu okna bilans otwarcia w pierwszej kolejności wprowadzamy kategorię, która może zostać pobrana z listy lub wprowadzona z ręki.
4. Wprowadzamy datę księgowania dokumentu bilansu otwarcia.
5. Następnie przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia. Każdą pozycje dodajemy po ustawieniu się na liście i naciskając przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT>.
6. Wprowadzamy konto z ręki lub wybieramy go z listy po naciśnięciu prawego przycisku myszy.
7. Wprowadzamy wartość po odpowiedniej stronie konta.
8. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji bilansu zapisujemy go przyciskiem Zapisz zmiany , stosując kombinację klawiszy <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.
9. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia bilansu do bufora, gdzie może on być dowolnie modyfikowany lub go zatwierdzić. W tym celu należy odznaczyć parametr w buforze i zapisać zmiany.

Podczas wprowadzania pierwszego bilansu otwarcia należy pamiętać o poprawnym wprowadzeniu dokumentów nierozliczonych do Preliminarza Płatności (np. poprzez wprowadzanie pozycji BO przez formularz z generowaniem płatności).

Na kontach typu Rozliczenie zakupu czy Środki pieniężne w drodze, jeżeli będą na nich prowadzone rozrachunki, należy wprowadzać Bilans otwarcia poprzez formularz zaznaczając parametr Rozrachunek.

Scenariusze: Jak wprowadzić bilans otwarcia w kolejnym roku obrachunkowym?

Aby wprowadzić bilans w kolejnym roku obrachunkowym należy:

1. Należy wejść w Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.
2. Nacisnąć przycisk Dodaj  lub klawisz <INSERT> w celu dodania dokumentu bilansu otwarcia.
3. Następnie naciskamy przycisk Inicjalizuj bilans otwarcia , który powoduje przeniesienie bilansu zamknięcia z poprzedniego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia.
4. Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki:

W trakcie korzystania z programu w kolejnych latach użytkownik ma możliwość włączenia bądź wyłączenia obsługi kont walutowych. Również w tej sytuacji użytkownik może skorzystać z funkcji Import BO. Poniżej znajduje się Tabela przedstawiająca różne warianty dotyczące Importu BO, uwzględniająca możliwość włączenia/wyłączenia kont walutowych.

	Okres poprzedni	Okres bieżący	Działanie
1	Konto niewalutowe (włączona/wyłączona obsługa kont walutowych) 203-ALEX 5000PLN	Konto nie walutowe 203-ALEX 5000PLN	Import kwoty w PLN
2	Konto nie walutowe (włączona/wyłączona obsługa kont walutowych) 203-ALEX 5000PLN	Konto walutowe 203-ALEX-EUR 5000PLN / 0 EUR	Import kwoty w PLN i walucie Kurs nieokreślony Uwagi: - konieczność uzupełnienia wartości w walucie, - przed importem trzeba ustawić konto w przyszłym okresie
3	Konto walutowe 203-ALEX-EUR 5000PLN/ 20000EUR	Konto walutowe 203-ALEX-EUR 5000PLN/ 20000EUR	Import kwoty w PLN i walucie Kurs Nieokreślony
4	Konto walutowe 203-ALEX-EUR 5000PLN/ 20000EUR	Konto walutowe 203-ALEX-USD	Przerwanie importu na koncie niezgodnym. Komunikat o niezgodności kont. Kolejne konta nie importują się.
5	Konto walutowe 203-ALEX-EUR 5000PLN / 20000EUR	Konto niewalutowe (włączone konta walutowe) 203-ALEX 5000PLN	Import kwoty w PLN
6	Konto walutowe 203-ALEX-EUR 5000PLN / 20000EUR	Konto niewalutowe (wyłączone konta walutowe) 203-ALEX	Przerwanie importu na koncie niezgodnym. Komunikat o braku obsługi kont walutowych. Kolejne konta nie importują się.

 

Wydruki przelewów

Z poziomu zdarzenia w Preliminarzu istnieje możliwość wydrukowania przelewu wg zapisanych na formularzu informacji (bank, nr rachunku, kwota). Informacje o naszym rachunku bankowym pobierane są z rejestru, w którym zapisane jest zdarzenie.

Generując wydruk przelewu dla pracowników można w parametrach przed wydrukiem wskazać adres zamieszkania pracownika. Gdy na przelewie ma być drukowany adres zameldowania wówczas parametr nie powinien być zaznaczany.

Po wciśnięciu bezpośrednio przycisku , na drukarkę kierowany jest Pełny X 2.

Z poziomu menu dostępnego po wciśnięciu widocznej obok strzałki możliwe są wydruki:

W chwili wydruku można podać datę przelewu (podczas wpisywania daty można skorzystać z kalendarza wyświetlanego po wciśnięciu prawego przycisku myszy w polu). Aby data nie pojawiła się na przelewie należy odznaczyć parametr Drukuj datę na formularzu.

Istnieje również możliwość wydruku drugiej linii nazwy beneficjenta: 

Pracodawcy delegujący swoich pracowników w podróż służbową mają w stosunku do nich określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie przejazdy, dojazdy. Funkcjonalność rozliczania należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników dostępna jest w module Kasa/Bank Plus z poziomu listy Delegacje . Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania zarówno podróży służbowych krajowych w walucie systemowej, jak i delegacji zagranicznych. Delegacje mogą być dodawane z poziomu Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.

Na liście delegacji dostępne są następujące kolumny: Numer dokumentu, Data, Podmiot, Kwota, Status, Rodzaj, Comarch HRM. W kolumnie Rodzaj wyświetlana jest opcja Krajowa lub Zagraniczna. W kolumnach ukrytych (dostępnych po wyborze opcji Wybór kolumn) dostępna jest również kolumna Kategoria (z wyświetlaną kategorią z nagłówka delegacji) i Zakład (widoczną dla firm z ustawioną wielozakładowością).

W kolumnie Kwota widoczna jest suma Kwot do wypłaty w PLN z sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, ze wszystkich etapów delegacji.

Dodatkowo dostępne są następujące przyciski:

– Rozlicz zaznaczone dokumenty – służąca do rozliczenia delegacji

 – Usuń rozliczenia z zaznaczonych dokumentów – do usunięcia rozliczeń delegacji

– Księguj – służąca do zaksięgowania delegacji (zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i książki przychodów i rozchodów)

Comarch ERP Optima moduł Operacje wielofirmowe został stworzony z myślą o zdecydowanym uproszczeniu pracy w biurach rachunkowych i dla doradców podatkowych, którzy potrzebują wykonać pewne seryjne operacje na wybranych bazach danych jednocześnie. Wygląd oraz sposób działania modułu Operacje wielofirmowe jest czytelny i przejrzysty. Podobnie jest z Rejestratorem Czasu Pracy, który powinien w prosty i klarowny sposób zapewnić możliwość rejestrowania oraz raportowania czasu, jaki poszczególni operatorzy poświęcili na obsługę poszczególnych klientów. Programy działają jako oddzielne aplikacje i są ściśle powiązane z systemem Comarch ERP Optima. W niniejszej instrukcji szczegółowo przedstawiono funkcje programów oraz ich powiązanie z systemem Comarch ERP Optima.

Konfiguracja programu dotyczy wszystkich firm i ma wpływ na działanie systemu Comarch ERP Optima bez względu na wybraną bazę danych. Nie jest ona uzależniona od stanowiska, na którym uruchamiany jest program, czy od pracującego aktualnie operatora, a jej ustawienia są ściśle związane z przyjętymi zasadami funkcjonowania programu w Konfiguracji programu, w gałęzi Operacje wielofirmowe, zostały zebrane parametry wykorzystywane w trakcie pracy tego modułu.

Rejestrator Czasu Pracy – należy dokonać konfiguracji zarówno w Konfiguracji programu/ Operacje wielofirmowe/ Czas pracy, jak i w Konfiguracji stanowiska/ Operacje wielofirmowe.

Atrybuty

W Konfiguracji umożliwiono definiowanie dowolnych atrybutów dla baz danych. Operowanie w module Operacje wielofirmowe na zdefiniowanych w konfiguracji atrybutach (np. adres klienta, numer telefonu) pozwoli na szybszy dostęp do informacji i poprawi organizację ich przepływu. Program posiada predefiniowane grupy atrybutów, których wybór jest dostępny po rozwinięciu listy. Poszczególne atrybuty są dostępne w ramach grup.

Zdefiniowane domyślnie grupy i atrybuty przedstawia poniższa tabela:

Grupa	Atrybut	Uwagi
Dane firmy	Adres firmy
	E-mail
	E-mail 2
	Kod pocztowy
	Miasto
	Nazwa firmy
	NIP
	Przedstawiciel CIT	Imię i nazwisko przedstawiciela CIT-8
	Przedstawiciel PIT-4R	Imię i nazwisko przedstawiciela PIT-4R
	Przedstawiciel VAT	Imię i nazwisko przedstawiciela VAT
	REGON
	Telefon	Numer telefonu pobierany z Pieczątki firmy
	Telefon 2	Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
	Telefon 3	Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
	Strona WWW	Adres URL wprowadzony na karcie kontrahenta w bazie biura rachunkowego
Deklaracje CIT	Data zaliczki CIT-8	Data obliczenia zaliczki
	Deklaracja CIT-8	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Deklaracja CIT-8E	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Kwota CIT-8	Kwota do zapłaty/zwrotu
	Okres zaliczek CIT-8	Miesięcznie/Kwartalnie
	Zaliczka CIT-8	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Deklaracja CIT-10Z	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
Deklaracje Intrastat	Data Intrastat	Data obliczenia deklaracji
	Deklaracja Intrastat	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje PIT	Data PIT‑4R	Data obliczenia zaliczki
	Data PIT-8AR	Data obliczenia podatku
	Deklaracja PIT-28	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Deklaracja PIT-36	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Deklaracja PIT-36L	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Deklaracja PIT-4R	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Deklaracja PIT-8AR	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy/ nie wysłano/ wysłano/nie odebrano UPO/ odebrano UPO/ błąd przetwarzania
	Kwota PIT-36/PIT-36L	Kwota do zapłaty/zwrotu na deklaracji – suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych deklaracji dla wspólników
	Kwota PIT-4R	Kwota do zapłaty/zwrotu
	Kwota PIT-8AR	Kwota obliczonego podatku
	PIT‑36 do policz.	Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
	PIT‑36 policzone	Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
	PIT‑36L do policz.	Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
	PIT‑36L policzone	Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
	Podatek PIT-8AR	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Zaliczka PIT‑4R	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje VAT	Data VAT-27	Data obliczenia deklaracji
	Data VAT-7	Data obliczenia deklaracji
	Data VAT-8	Data obliczenia deklaracji
	Data VAT‑9M	Data obliczenia deklaracji
	Data VAT-UE	Data obliczenia deklaracji
	Deklaracja VAT-27	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Deklaracja VAT-7	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Deklaracja VAT-8	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Deklaracja VAT-9M	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Deklaracja VAT-UE	Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
	Kwota VAT-7	Kwota do zapłaty/do zwrotu na VAT-7
	Kwota VAT-8	Kwota do zapłaty na VAT-8
	Kwota VAT-9M	Kwota do zapłaty na VAT-9M
	Metoda VAT	Zwykła/Kasowa
	Okres VAT-27	Miesięcznie/Kwartalnie
	Okres VAT-7	Miesięcznie/Kwartalnie
	Okres VAT-UE	Miesięcznie/Kwartalnie
	Płatnik VAT	Tak/Nie
	Składa VAT-8	Tak/Nie
	Składa VAT-9M	Tak/Nie
	Składa VAT-UE	Tak/Nie
Deklaracja ZUS DRA	Kwota ZUS DRA	Suma kwot płatności z deklaracji ZUS DRA
	ZUS DRA do policz.	Liczba deklaracji ZUS DRA jaka powinna zostać policzona we wskazanym miesiącu w danej bazie
	ZUS DRA policzone	Liczba obliczonych deklaracji ZUS DRA dla pracowników oraz właścicieli we wskazanym miesiącu w danej bazie
JPK	Data JPK_VAT/JPK_V7	Data utworzenia pliku JPK_VAT/JPK_V7
	Plik JPK_VAT/JPK_V7	Plik JPK_VAT/JPK_V7 wysłany Tak/Nie
	Składa JPK_V7	Tak/Nie
Ogólne	Akronim	Kod kontrahenta pobrany z karty kontrahenta w bazie firmowej Biura Rachunkowego
	Czy biuro zamknęło miesiąc?	Tak/Nie
	Czy dostarczono dokumenty?	Dostarczono/Nie dostarczono/Niekompletne
	Czy klient zamknął miesiąc?	Tak/Nie
	Firma wielozakładowa	Tak/Nie dotyczy
	Notatki
	Operator	Kod operatora
	Opiekun kadrowo-płacowy	Imię i nazwisko opiekuna kadrowo-płacowego
	Opiekun księgowy	Imię i nazwisko opiekuna księgowego
	Osoba do kontaktu	Imię i nazwisko osoby do kontaktu
	Rodzaj księgowości	KH/KPiR/Ryczałt
	Status klienta	VIP/Zwyczajny
	Stawka za usługi księgowe
	Wersja bazy danych
Parametry firm	Składka wypadkowa	Wartość procentowa
	Stawka podatku CIT	Wartość procentowa
Płace i Kadry	Aktywni właściciele	Liczba aktywnych właścicieli i osób współpracujących
	Wypłaty właścicieli	Liczba naliczonych wypłat właścicieli i osób współpracujących
Ryczałt	Kwota ryczałtu	Kwota do zapłaty/zwrotu na zaliczce - suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych zaliczek dla wspólników
	Ryczałt do policzenia	Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
	Ryczałt policzony	Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Środki trwałe	Ilość środków trwałych i WNIP	Liczba środków trwałych i wnip w użyciu
	Wygenerowane odpisy	Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip
Urzędy	Urząd Skarbowy dla JPK_V7, VAT-8, VAT-9M, VAT-UE
	Urząd Skarbowy dla PIT-4R, CIT-8

Jeśli dany atrybut nie dotyczy danego rodzaju księgowości (np. zaliczki CIT-8 nie przelicza się dla Księgi Podatkowej), wtedy w polu dla danego atrybutu pojawi się informacja nie dotyczy.

Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:

• Nazwa – pole wymagalne 20-znakowe.
• Opis – szczegółowa informacja o atrybucie (max. 100 znaków).
• Grupa – grupa, do której należy dany atrybut. Na atrybutach wprowadzonych przez użytkownika pole grupa jest modyfikowalne, więc można przesunąć atrybut z jednej grupy do drugiej.
• Typ – jest obowiązkowe może przyjmować następujące wartości: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Firma, SQL-Konfiguracja.
• Format – pole wymagalne i może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234; 1234.56; 1234.5678; Telefon; E-mail; Strona WWW.

Formularz atrybutu

• Jeśli wybrano Typ: Lista, wówczas jest widoczna druga zakładka – Pozycje listy – z możliwością uzupełnienia słownika pomocniczego

Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy

• Jeśli wybrano Typ: Lista SQL lub SQL-Konfiguracja, SQL-Firma, SQL-BazaBR – wówczas jest widoczna druga zakładka SQL – z możliwością wpisania zapytania SQL.

Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL

• Wartość domyślna – pozwala na uzupełnienie wartości domyślnej, która pojawi się przy atrybucie po uruchomieniu modułu Operacje wielofirmowe.
• Wartości miesięczne – jeśli zaznaczymy ten parametr, wartości uzupełniane będą miesięcznie.
• Pamiętaj historię zmian – zaznaczenie parametru spowoduje zapamiętanie wszystkich wprowadzonych wartości.
• Nieaktywny – po zaznaczeniu tego parametru atrybut, który nie jest wykorzystywany, nie będzie już widoczny w module Operacje wielofirmowe.

 

Przykłady atrybutów wg typów

Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):

• Najbardziej typowy przykład, to pobieranie Listy operatorów (jak na standardowym atrybucie Operator)

Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy

• Lista walut

Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy

• Lista typów kursów

Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy

• Lista stanowisk komputerowych

Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp

SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):

• Najprościej można odwołać się do pól z tabeli Bazy – wpisując nazwę pola. Przykładowo – chcąc wyświetlić datę i czas ostatniego wykonania archiwizacji wystarczy na zakładce SQL wpisać:
• Baz_TS_Arch
• Chcąc odwołać się do innej tabeli, trzeba zrobić Select… Można w nim wykorzystać zmienne @Rok, @Miesiąc, @OpeId (Id bieżącego operatora) oraz odwołanie do pola Baz_BazId (Id bieżącej bazy).
• Przykładowo – jeśli chcemy wyświetlić informację, ilu operatorów ma przypisany zakaz do danej bazy, należy wpisać:
• Select Count(*) From CDN.BazZakazy Where Bza_BazId = Baz_BazId

 

SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja.

Funkcja ma cztery parametry:

• @Tryb – 1 oznacza odwołanie do konfiguracji „niehistorycznej”, 2 do historycznej
• @Klucz – dla trybu 1 oznacza numer rekordu w tabeli CDN.Firma, dla trybu 2 oznacza „ścieżkę” dla parametru
• @Rok, @Miesiac – wykorzystywane tylko dla trybu 2 (historycznego).

 

Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:

• brak
• sprzedaż/płace
• księgowość
• oddział

 

Wyrażenie będzie wyglądać tak:

Case CDN.Konfiguracja(1, '1470′, 0, 0) When '1′ Then 'BRAK’ When '2′ Then 'DZ. HANDLOWY’ When '3′ Then 'KSIĘGOWOŚĆ’ When '4′ Then 'ODDZIAŁ XL’ End

Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność.

Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze:

Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then 'JEST BUFOR’ Else 'NIE MA BUFORA’ End

SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:

• Telefon 2, Telefon 3 – jeżeli atrybut będzie miał taki typ, wówczas w module Operacje wielofirmowe będzie można, poprzez kliknięcie na taki atrybut, wywołać domyślny program do komunikacji np. Skype i zadzwonić do Klienta.
• E-mail – ten typ atrybutu pozwoli w module Operacje wielofirmowe na wywołanie okna nowej wiadomości e‑mail z wpisanym adresem mailowym kontrahenta, poprzez kliknięcie na atrybut o takim typie.
• Strona WWW – atrybut o takim typie będzie zachowywał się jak link do strony – pozwoli uruchomić przeglądarkę internetową i wyświetlić stronę www klienta.

Czas pracy

Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Operacjach wielofirmowych), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat.

Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.

Lista posiada następujące kolumny:

• Firma
• Rozpoczęcie (data i godzina rozpoczęcia)
• Zakończenie (data i godzina rozpoczęcia)
• Typ – A – sesja automatyczna, R – sesja ręczna.

Dostępne są standardowe przyciski:

Dodaj  – umożliwia dodanie sesji

Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji

Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji

Zamknij – zamyka konfigurację.

Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:

• Operator – pole niepodlegające edycji.
• Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w ten przycisk wybrać z listy.
• Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie, przy uzupełnianiu ręcznym sesji, wybrał z listy odpowiednią kategorię.
• Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina.
• Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia.
• Stanowisko – informacja na jakim stanowisku wykonywano pracę. Pole nieaktywne.
• Ręczna – parametr zaznaczony – sesja ręczna, brak parametru – sesja automatyczna.

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany   oraz Anuluj zmiany .

Grupy Atrybutów

Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.

Kategorie czasu pracy

Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.

Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.

Parametry

Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego.

Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków.

W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”.

Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione w bazie biura rachunkowego. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną do bazy Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.

Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.

Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności. Domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Operacje wielofirmowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.

Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.

• Automatycznie dostosuj ilość jednoczesnych konwersji – W przypadku zaznaczenia tego parametru zostanie wysłane zapytanie SQL, iloma rdzeniami dysponuje Server. Jeżeli Server SQL dysponuje 4 rdzeni lub mniej lub nie uzyskamy żadnej wartości to parametr przyjmie wartość 2. Jeśli rdzeni będzie więcej niż 4, wówczas parametr przyjmie wartość 4.
• Konwertuj jednocześnie wskazaną ilość firm – Użytkownik ma możliwość wskazania ile baz jednocześnie ma być konwertowanych. Przy ręcznym ustawieniu ilości firm będzie ograniczenie do 10, aby zbyt duża liczba wątków nie spowodowała spowolnienia wykonania konwersji, zamiast przyspieszenia.

 

W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe konwersji kilku baz równolegle  na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.

Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Operacje Wielofirmowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona  Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Konfiguracja firmy

Operator, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Operacje wielofirmowe, w zakładce Start/ Konfiguracja/ Firma ma dostęp do gałęzi Operacje wielofirmowe/ Parametry.

W gałęzi tej dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia.

• Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właściciela/właścicieli. Hasło do pliku z załącznika wiadomości pobierane jest z formularza właściciela (zakładka [1 Ogólne] w sekcji Hasło dla wydruków), jeśli ono jest puste to z pola PESEL a jeśli nie ma nr PESEL to jako hasło ustawiana jest data urodzenia w odpowiednim formacie. Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków (mała, duża litera i znak specjalny). Pole z hasłem dostępne jest dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Wiadomości wysyłane są do właścicieli, jeśli
  • są aktywni (na formularzu właściciela parametr Archiwalny nie jest zaznaczony)
  • mają uzupełniony adres mailowy i wpisane hasło lub numer PESEL
  • mają wprowadzone udziały (Kwoty indywidualne) pozwalające na wyliczenie zaliczki na PIT-28/36/36L w miesiącu, za który tworzona jest informacja o podatkach i składkach ZUS.

 

Uwaga

W sytuacji zawieszenia działalności gospodarczej, gdy wartość udziałów wspólnika wynosi 0 ale wyliczono dla niego indywidualną deklarację DRA, to mimo wszystko zostanie wysłana wiadomość mailowa z załącznikiem o podatkach.

Wiadomość z załącznikiem wysyłana jest zawsze na adres mailowy odczytany z ostatniego zapisu historycznego właściciela.

W sytuacji, gdy zaznaczona jest opcja Adres właściciela z zakładki Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa pobierana jest informacja o tym, które deklaracje z płatnościami są wyliczane w danej firmie. Każdy z właścicieli / współwłaścicieli dostaje informację o swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.

• Wskazany adres – po zaznaczeniu parametru aktywne stają się dwa pola. W pierwszym polu należy samodzielnie wpisać adres bądź adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość. W przypadku wpisania kilku adresów należy użyć separatora ;. Drugie pole służy do wpisania hasła do załącznika PDF. Hasło może zostać wpisane ręcznie lub korzystając z przycisku Generuj możemy wygenerować losowe hasło. Po zaznaczeniu parametru Pokaż hasło zostanie wyświetlone hasło, które należy przekazać Klientowi. Generowanie i podgląd hasła jest aktywne w przypadku zalogowania się na operatora z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Ustawione hasło powinno składać się z minimum 8 znaków, zawierać małą dużą literę oraz znak specjalny. W przypadku zaznaczenia opcji Wskazany adres pole z hasłem jest obowiązkowe do uzupełnienia, nie może pozostać puste gdyż wiadomość e-mail nie zostanie utworzona.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.

Zaznaczenie obu parametrów w konfiguracji skutkuje tym, że na adres właściciela/właścicieli oraz na wskazane adresy zostaną wysłanie informacje o płatnościach do urzędów skarbowych oraz ZUS.

W przypadku, gdy tworzona jest nowa baza danych w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry automatycznie zaznaczany jest parametr Adres właściciela.

W przypadku konwersji bazy danych weryfikowany jest rodzaj księgowości i czy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaznaczono CIT-8.

Jeśli w konwertowanej bazie ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księgowość kontowa oraz zaznaczono deklarację CIT-8 to po konwersji w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry automatycznie zaznaczany jest parametr Wskazany adres i uzupełniany jest adres e-mail z pieczątki firmy (Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy). W pozostałych przypadkach automatycznie zaznaczany jest parametr Adres właściciela.

W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP, KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.

Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Operacje wielofirmowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27,CUK-1, AKC-WW, VIU-DO zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.

Konfiguracja Stanowiska

W Konfiguracji stanowiska/ Operacje wielofirmowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:

• Automatyczne sterowanie rejestracją czasu – zaznaczenie spowoduje zapisywanie w Konfiguracji programu/Operacje wielofirmowe/Czas pracy poszczególnych sesji z Typem A – czyli sesja automatyczna.
• Automatyczne uruchamianie aplikacji RCP – zaznaczenie spowoduje automatyczne uruchomienie RCP wraz z uruchomieniem programu Comarch ERP Optima.
• Informacje o podatkach/ZUS – katalog dla plików pdf – miejsce zapisu zahasłowanego pliku z z informacją o  podatkach i składkach ZUS/PPK dot. właściciela/właścicieli lub firmy. Plik ten tworzy się po wybraniu w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe opcji Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS. We wskazanym katalogu dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. 

Operatorzy

W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart.

Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Operacje wielofirmowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Operacje wielofirmowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane.

W module Operacje wielofirmowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu.

Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:

• Podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,
• Zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.

Podział zdarzenia – funkcja Podziel

Jeśli okaże się, że wprowadzone zdarzenie nie jest zgodne z rzeczywistymi wpłatami (np. za fakturę wprowadzoną, jako jedno planowane zdarzenie klient płaci w dwóch ratach) istnieje możliwość podziału na dwa niezależne zdarzenia.

Funkcja podziału dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń.

Aby dokonać podziału zdarzenia należy:

Wyświetlone zostanie okno, w którym podać należy informacje nt. zdarzenia oryginalnego oraz nowego (wprowadzanego).

W części dotyczącej zdarzenia oryginalnego należy podać kwotę, która powinna pozostać na już istniejącym formularzu. Proponowana jest kwota nierozliczona ze zdarzenia. Informacje o terminie i formie płatności nie podlegają edycji.

W części dotyczącej nowego zdarzenia program automatycznie proponuje wartość dopełniającą kwotę do zapłaty (suma wartości z oryginalnego i nowego zdarzenia musi być równa pierwotnej wartości pozostającej do zapłaty). Można również zmienić termin i formę płatności.

Podczas podziału zdarzenia istnieje możliwość zadeklarowania czy nowe zdarzenie ma mieć określony termin płatności czy nie. Obok pola Termin znajduje się parametr, którego wyłączenie powoduje, że dla zdarzenia nie określa się terminu płatności.

Na nowe zdarzenie przepisywane są ze zdarzenia oryginalnego wszystkie pozostałe informacje: priorytet, dopuszczalna zwłoka, kategoria, opis, stan oraz informacje o podzielonej płatności. W przypadku podziału płatności dla której wybrano mechanizm podzielonej płatności,  program przepisuje parametry związane ze MPP (NIP. Numer dokumentu). Wartość podatku VAT jest wyliczona proporcjonalnie w stosunku do wartości podzielonych płatności.

Jeśli zdarzenie pierwotne związane jest z dokumentem (np. fakturą zakupu) wystawionym w innym module:

Realizacja zdarzenia – funkcja Realizuj

W systemie Comarch ERP Optima w module Kasa/Bank istnieje możliwość wpisania płatności za planowane zdarzenia (np. planowany zakup komputera, planowany wpływ z tytułu realizacji kontraktu itp.). Takie zdarzenia mogą (choć nie muszą) mieć określony podmiot czy szacunkowy termin realizacji.

W momencie, gdy zdarzenie jest realizowane otrzymujemy odpowiedni potwierdzający to dokument. Wraz z jego rejestracją w systemie zdarzenie w Preliminarzu powinno zostać zastąpione nowym – związanym z wprowadzonym dokumentem.

Aby rozwiązać tego typu sytuacje w module wprowadzono nową funkcję Realizuj zdarzenie. Funkcja wywoływana jest z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu.

Wybór opcji powoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych typów dokumentów klasy:

Wybór odpowiedniej pozycji z menu spowoduje otworzenie nowego formularza określonego dokumentu. Podmiot wpisany na zdarzenie jest automatycznie przepisany na otwarty dokument. Dodatkowo użytkownik ma możliwość wyboru rejestru kasowego/ bankowego, do którego ma być dodane zdarzenie (np. planujemy zdarzenie płatne gotówką, ale w momencie realizacji okazuje się, że jednak płacimy z naszego konta bankowego).

Po zapisaniu dokumentu realizowane zdarzenie zostaje zastąpione przez nowe – powiązane z nowo wprowadzonym dokumentem.

Rozliczanie zdarzeń – Rozlicz pojedynczo

Istnieje możliwość rozliczenia zdarzenia w Preliminarzu tak, aby tworzony zapis KP/KW automatycznie pobierał informacje z formularza zdarzenia, które będzie rozliczał.

W Preliminarzu płatności w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Rozlicz pojedynczo. Funkcja służy do rozliczenia jednej podświetlonej pozycji. Po wyborze Rozlicz pojedynczo z menu kontekstowego, z kolejnego podmenu należy wybrać typ tworzonego zapisu (schemat numeracji zapisu – np. DEK/RVZ/KW), a następnie wybrać rejestr, do którego ma trafić powstający zapis kasowy/bankowy.

Wyświetlony zostanie formularz zapisu kasowego/bankowego, na którym przepisane będą informacje ze zdarzenia:

Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane są zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu jak i zapisie).

Seryjne rozliczanie zdarzeń – funkcja Rozlicz

Funkcja Rozlicz dostępna w Preliminarzu płatności z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) i pod ikoną operacji seryjnych  daje możliwość seryjnego rozliczania zdarzeń. Po zaznaczeniu kilku dokumentów i użyciu funkcji Rozlicz generowane są zapisy kasowe/bankowe rozliczające wybrane płatności. Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane jest zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu, jak i zapisie).

Funkcja Rozlicz działa również dla jednego podświetlonego zdarzenia.

Zasady rozliczania zdarzeń przez funkcję Rozlicz: 

W polu Dokument należy wybrać odpowiedni schemat numeracji zapisów kasowych/bankowych.

W polu Rejestr należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane zapisy KP/KW.

Na oknie dostępny jest również parametr Zapisy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. Po jego zaznaczeniu dla zdarzeń na ten sam podmiot i w tej samej walucie utworzony zostanie jeden zbiorczy zapis KP/KW na łączną kwotę pozostającą do rozliczenia. Jeżeli jako data zapisów KP/KW wybrana zostanie data dokumentu, termin płatności lub data realizacji to utworzonych zostanie tyle zbiorczych zapisów KP/KW ile unikalnych dat jest na zaznaczonych zdarzeniach.

Przy zbiorczym rozliczaniu zdarzeń walutowych program sprawdza, czy wszystkie zaznaczone zdarzenia mają ten sam typ kursu, jeżeli tak to jest on przenoszony na powstały zbiorczy zapis KP/KW (wyjątkiem są zapisy o kursie ręcznym i nieokreślonym, dla których na zapis KP/KW podstawiany jest typ kursu ustawiony na formularzu rejestru K/B). Jeżeli na zdarzeniach są różne typy kursów, wówczas na rozliczającym je zbiorczym zapisie KP/KW ustawiany jest typ kursu z formularza rejestru K/B.

Do pola Opis na zbiorczym zapisie KP/KW przenoszone są numery wszystkich dokumentów biorących udział w rozliczeniu.

Na oknie z parametrami seryjnego rozliczania dostępny jest również parametr Inny podmiot – po jego zaznaczeniu pojawi się opcja wskazania podmiotu, który będzie wybrany na utworzonych zapisach KP/KW.

Jest również możliwość wskazania daty z jaką mają zostać utworzone zapisy KP/KW. Do wyboru jest data dokumentu, termin płatności, data realizacji (pobierane z formularza zdarzenia w preliminarzu płatności) oraz inna – z możliwością wskazania dowolnej daty (domyślnie podpowiadana jest zawsze data bieżąca). Przy wybranej dacie inna rozliczanie odbywa się wg kolejności zaznaczania.

Ustawienia na oknie Parametry seryjnego rozliczania są zapamiętywane i podpowiadane przy rozliczaniu kolejnych zdarzeń.

Wykorzystując funkcję Rozlicz nie dla kilku zaznaczonych, a dla jednej podświetlonej/zaznaczonej pozycji również pojawi się okno Parametry seryjnego rozliczania jednak bez widocznej opcji Zapisy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. W polu Dokument będzie można wybrać tylko taki typ dokumentu, jaki wynika ze zdarzenia (kierunek Wpłata lub Wypłata).

Seryjna zmiana waluty rozliczenia

Seryjna zmiana waluty rozliczenia w Preliminarzu płatności jest to dodatkowa możliwość, która jest dostępna poprzez użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników (patrz poniżej).

Będąc na liście zaznaczonych dokumentów w Preliminarzu płatności użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia powoduje wyświetlenie komunikatu Czy na pewno chcesz dokonać seryjnej zmiany waluty rozliczenia na zaznaczonych płatnościach? po zatwierdzeniu pojawi się poniższe okno Parametry seryjnej zmiany waluty na płatnościach.

Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:

Rozliczanie dokumentów w różnych walutach

W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach – przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczenia można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto warto wspomnieć, iż walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych.

Przenoszenie zdarzeń między rejestrami

W przypadku, gdy zdarzenie zostało wprowadzone do jednego rejestru kasowego/bankowego, ale okazało się, że jednak będzie płatne z innego rejestru (np. innego konta bankowego), program posiada funkcjonalność pozwalającą na przenoszenie między rejestrami.

Funkcja Zmień rejestr jest dostępna z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń.

Aby przenieść zdarzenie należy:

Seryjne dodawanie/zmiana kategorii

Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności. Działa na wszystkie zaznaczone zdarzenia inne niż o statusie Zrealizowane oraz Całkowicie rozliczone.

Seryjna zmiana statusu

Seryjna zmiana statusu zdarzenia z Nie podlega na Do rozliczenia oraz odwrotnie jest dostępna z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście zdarzeń w preliminarzu. Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych .

Seryjna zmiana stanu

W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępna jest seryjna zmiana stanu na do realizacji (ze stanu wysłane/ zrealizowane), na wysłane (ze stanu do realizacji) oraz na zrealizowane (ze stanu do realizacji). Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych.

Seryjna zmiana formy płatności

W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępna jest seryjna zmiany formy płatności (wraz z terminem płatności i datą realizacji) na zdarzeniach niezrealizowanych i nierozliczonych całkowicie. Funkcje dostępne są również z poziomu operacji seryjnych.

Seryjna zmiana podmiotu – aktualizacja rachunku /parametru MPP – podzielona płatność

W menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest funkcja Zmień podmiot. Wraz z podmiotem możemy zaktualizować numer rachunku bankowego oraz informację zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.  Zmiana podmiotu możliwa jest na zdarzeniach nierozliczonych o stanie Bufor lub Do realizacji.

Aktualizacja informacji o podzielonej płatności dotyczy zdarzeń znajdujących się w rejestrze bankowy, wystawionych w walucie systemowej (PLN). W przypadku zdarzeń znajdujących się w innych rejestrach, np. kasowym w logu z przebiegu operacji pojawi się komunikat: Nie ma możliwości oznaczenia przelewu jako MPP. Przelew znajduje się w rejestrze innym niż bankowy

W sytuacji, gdy operacja zmiany podmiotu z aktualizacją parametru MPP – podzielona płatność wykonywana jest dla zdarzeń niemających powiązania z dokumentem źródłowym, należy uzupełnić kwotę podatku . Numer NIP pobierany jest z karty kontrahenta, jako numer dokumentu wstawiany jest numer obcy ze zdarzenia.

Zmiana podmiotu na zdarzeniu, które związane jest z dokumentem handlowym (faktura zakupu, sprzedaży, zaliczkowa, finalna lub ich korekta) lub z dokumentem wprowadzonym do rejestru VAT powoduje aktualizację podmiotu na płatności, informacja o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności,  pobierana jest z kontrahenta głównego wskazanego na dokumencie źródłowym. Numer NIP i kwota VAT zawsze odczytywane są z dokumentu źródłowego. W przypadku zmiany rodzaju podmiotu z kontrahenta na pracownika/ wspólnika/ bank sekcja związana z metodą podzielonej płatności t nie będzie widoczna.

Seryjne ustawianie parametru MPP – podzielona płatność

W menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest funkcja Zmień ustawienia MPP. Działa ona zarówno dla aktualnie podświetlonej płatności jak i dla zaznaczonych zdarzeń. Funkcja ta powoduje zaznaczenie/odznaczenie parametru MPP- podzielona płatność na płatnościach znajdujących się w rejestrze bankowym. Jeśli wśród zaznaczonych płatności będzie zdarzenie np. z rejestru kasa parametr nie zostanie zaznaczony, a w logu z przebiegu operacji pojawi się komunikat: FA/2019/100: Nie ma możliwości zmiany ustawień MPP. Przelew znajduje się w rejestrze innym niż bankowy.

Seryjne usuwanie rozliczenia

W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Usuń rozliczenia. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji.

Przy próbie usunięcia rozliczeń opcją Usuń rozliczenia jeżeli przynajmniej jednego z rozliczeń danego dokumentu nie uda się usunąć, pojawia się odpowiedni komunikat np. Operacja nie została pomyślnie wykonana z powodu błędów. FA/10/2017: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty. i żadne z rozliczeń dokumentu nie jest usuwane.

Seryjna weryfikacja rachunków bankowych

W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Zweryfikuj numer rachunku. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji.

Weryfikacji podlegają płatności, które spełniają wszystkie wymienione poniżej warunki:

• płatność znajduje się w rejestrze bankowym,
• na płatności podano numer rachunku bankowego,
• jest to zdarzenie rozchodowe,
• płatność ma stan: Bufor lub Do realizacji,
• płatność nie jest rozliczona lub jest rozliczona częściowo,
• podmiotem płatności jest kontrahent posiadający polski numer NIP,

W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje o weryfikacji numeru rachunków bankowych oraz ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Informacja o pozytywnym bądź negatywnym wyniku weryfikacji zapisywana jest na karcie kontrahenta dla każdego sprawdzanego rachunku bankowego. W przypadku, gdy na płatności występuje numer rachunku, którego nie ma na karcie kontrahenta w trakcie weryfikacji jest on dodawany na kartę kontrahenta wraz z wynikiem jego weryfikacji.

Zasady dotyczące rozliczeń z Preliminarza płatności zostały omówione tutaj.

W przypadku, gdy zdarzenie rozliczane jest z kilkoma zapisami kasowymi/bankowymi, istnieją dwa sposoby wskazania tych zapisów: 

Na zakładce [Rozliczenia] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zdarzenia z sumą dokumentów rozliczających to zdarzenie.

Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zdarzeniach (do chwili wpisania kwoty zdarzenia). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zdarzenia.

Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zdarzeniu, przy czym kwota na zdarzeniu jest nadrzędna.

Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zdarzenia jest przyrównywana do sumy rozliczanych zapisów. Wprowadzenie rozliczenia powoduje zmianę kwoty na zdarzeniu.

Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot?

Planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 1500 zł. Zdarzenie zostało wprowadzone w Preliminarzu płatności. Następnie okazało się, że faktura zakupu ma wartość 1550 zł. (mamy na jej podstawie wprowadzony zapis kasowy). W związku z tym podczas rozliczania zdarzenia włączamy synchronizację kwot. Teraz wskazanie odpowiedniego zapisu bankowego do rozliczenia powoduje zmianę kwoty zdarzenia z 1500 zł na 1550 zł.

Może zdarzyć się, że sprzęt został zakupiony na dwie różne faktury 1000 zł i 550 zł. Wtedy dodajemy do rozliczeń pierwszą fakturę – kwota zdarzenia zostaje zmieniona na 1000 zł. Po dodaniu kolejnej faktury na kwotę 550 zł – wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1550 zł.

Edycja danych na zdarzeniu dotycząca podmiotu, kwoty czy terminu płatności nie jest możliwa dla zdarzenia z nadanym stanem zrealizowano (niezależnie od sposobu nadania tego stanu).

Przypomnijmy, że stan zrealizowano można nadać zdarzeniu: 

Planowane zdarzenia do Preliminarza mogą być wprowadzane: 

Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Dodawanie zdarzeń przez operatora jest możliwe wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Dzięki temu każdy wprowadzony dokument będzie jednoznacznie przypisany do jednego z rejestrów – a więc jednego z rachunków bankowych, jednej z kas lub jednej z firmowych kart kredytowych.

Zdarzenie dodajemy naciskając przycisk  lub posługując się klawiszem <INSERT>. Formularz zdarzenia składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Rozliczenia] i [Dodatkowe].

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zdarzeniu.

Formularz zdarzenia – zakładka Ogólne

Na formularzu nowego zdarzenia wypełniamy (obowiązkowe pola są zaznaczone na formularzu pogrubioną czcionką):

Dokument – typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy. W zależności od wybranego typu automatycznie zaznaczane jest czy dany dokument jest przychodem czy rozchodem.

Numer – dla zdarzeń generowanych przez program pole jest wypełniane automatycznie (wpisywany jest tam numer dokumentu źródłowego), natomiast dla zdarzeń wpisywanych przez użytkownika pole pozostaje puste.

W przypadku zdarzenia powstającego automatycznie na podstawie wprowadzonego w systemie dokumentu opis pola przyjmuje formę przycisku i po jego wciśnięciu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego.

Numer obcy – pole jest edytowalne i umożliwia wpisanie dokumentu, na podstawie, którego powstało zdarzenie. W przypadku zdarzeń powiązanych z dokumentami zakupowymi – w pole przepisywany jest numer wpisany na dokumencie zakupowym, jako numer obcy.

Status – podobnie jak w przypadku zapisów kasowych/bankowych istnieje możliwość ustalenia, czy dana płatność powinna podlegać rozliczeniu (status Nie rozliczono), czy też nie będzie rozliczana (status Nie podlega).

Forma – forma płatności. Można ją wybrać z listy form płatności – strzałka z prawej strony pola rozwija tą listę. Z formą płatności (definiowaną przez użytkownika w Konfiguracji firmy/ Kasa Bank / Formy płatności) jest skojarzony proponowany termin płatności. W konfiguracji na formularzu formy płatności w sekcji Płatnik można wskazać podmiot na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumentach.

Kwota – kwota do zapłaty w walucie (domyślnie PLN).

Kwota rozliczona – wyliczana jest w walucie na podstawie wprowadzonych rozliczeń. Pole nie jest edytowalne.

Kwota pozostała – wyliczana jest jako różnica wartości zdarzenia i kwoty rozliczonej. Pole nie jest edytowalne.

Data dokumentu – data wystawienia danego dokumentu.

Termin – termin płatności. Jeśli zdarzenie do Preliminarza skojarzone jest z jakimś dokumentem w systemie (wprowadzane jest automatycznie przez program) – termin pobierany jest z terminu płatności na tym dokumencie. Wprowadzając zdarzenie z klawiatury termin ustala użytkownik (proponowany jest termin zgodny z ustalonym dla wykorzystanej formy płatności).

Obok pola Termin znajduje się pole wyboru (domyślnie włączone). Jego wyłączenie powoduje, że nie można określić ani terminu płatności ani daty realizacji. Zdarzenia bez terminu płatności na listach widoczne są na końcu (pod warunkiem, że na liście nie ma podanego zakresu dat).

Dopuszczalna zwłoka – ilość dni, o którą można przesunąć datę realizacji płatności w stosunku do terminu płatności. Dopuszczalna zwłoka zależy od maksymalnej zwłoki zapisanej na karcie kontrahenta oraz od czasu realizacji polecenia przelewu przez bank obsługujący płatność.

Jeśli mamy do czynienia z należnością, realna data otrzymania pieniędzy będzie przesunięta w stosunku do terminu płatności o maksymalną zwłokę kontrahenta + czas realizacji przelewu przez bank kontrahenta.

Jeśli mamy do czynienia ze zobowiązaniem – aby zapłacić naszemu kontrahentowi w terminie, realna data wysłania pieniędzy powinna być przesunięta w stosunku do terminu o maksymalną zwłokę kontrahenta – czas realizacji polecenia przelewu przez nasz bank.

Na zdarzeniach powiązanych z dokumentem w innym module (np. zdarzenie powstałe po zatwierdzeniu faktury) automatycznie wyliczana jest data realizacji. Podczas wyliczania takiego terminu program uwzględnia dwie wprowadzone w systemie wielkości: czas realizacji przelewu przez bank (z formularza banku) oraz maksymalna zwłoka dla kontrahenta (z formularza kontrahenta).

Podczas wyliczania daty realizacji brane są pod uwagę również parametry związane z wykorzystaną formą płatności: typ płatności oraz jej termin. W zależności od dwóch ustawień do terminu płatności z dokumentu doliczane są odpowiednio czas realizacji przez bank lub zwłoka klienta: 

Stan – pole stan jest edytowalne, w związku z czym użytkownik w zależności od stanu realizacji przelewu może sam zaznaczyć odpowiedni poziom: 

W chwili rozliczenia dokumentu nadawany jest stan Zrealizowano i możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (w tym również pola Stan) zostaje zablokowana. Dopiero w chwili usunięcia rozliczenia zdarzenie jest odblokowywane.

Podmiot – podmiot, którego dotyczy planowane zdarzenie w Preliminarzu. Podmiotem może być kontrahent, bank, pracownik, wspólnik lub urząd.

Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Lista jest aktywna, jeżeli stan zdarzenia to: Bufor, Do realizacji lub Wysłano. Natomiast w przypadku stanu zdarzenia Zrealizowano lista jest wyszarzana.

Bank – akronim banku właściwego dla podmiotu. Wprowadzając dane banku można wpisać jego akronim lub numer rozliczeniowy NRB. Można również wybrać bank z listy, wyświetlonej przyciskiem Bank. Jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełni się automatycznie.

Numer rachunku – jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełniane jest automatycznie. Numer rachunku podlega edycji i zmianie przez użytkownika do momentu, gdy stan zdarzenia nie będzie zrealizowany.

Urzędy ZUS i urzędy skarbowe mają kilka rachunków bankowych w zależności od tego, z jakiego tytułu wpłacane są pieniądze.

Dlatego jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybrany zostanie Urząd z listy widocznej obok pola z kodem urzędu można wybrać, z jakiego tytułu nastąpił przepływ pieniędzy.

Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [ZUS] – istnieje możliwość wyboru pomiędzy ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym a FP i FGŚP oraz FEP. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu ZUS (zakładka [Rachunki]).

Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [Urzędy skarbowe] z listy istnieje możliwość wyboru pomiędzy podatkiem od osób fizycznych, podatkiem od osób prawnych, podatkiem od towarów i usług oraz zaliczkami podatku od wynagrodzeń. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu skarbowego (zakładka [Rachunki]).

Obsługa pól jest zgodna z mechanizmem opisanym w rozdziale Obsługa pól związanych z bankiem.

Kategoria – kategoria, z którą skojarzone jest zdarzenie. Jeżeli dokument jest typu wpłata (zdarzenie przychodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (zdarzenie rozchodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu.

Przelew SEPA – parametr jest widoczny tylko na zdarzeniach rozchodowych, o walucie rozliczenia EURO i wprowadzonych do rejestru obsługującego wymianę danych za pomocą webservice. Więcej informacji w tym temacie znajduje się w rozdziale Eksport przelewów europejskich SEPA.

Priorytet – ważność zdarzenia w Preliminarzu – strzałka z prawej strony pola rozwija listę możliwych priorytetów.

MPP – podzielona płatność – parametr widoczny jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrze bankowym i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega metodzie podzielonej płatności (parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota podatku, NIP i Numer dokumentu. W przypadku gdy płatność związana jest z dokumentem źródłowym edycji podlega pole podatku, oraz Numer dokumentu (istotne w przypadku płatności do faktur zaliczkowych, gdzie zamiast numeru dokumentu należy wpisać słowo zaliczka), dla zdarzeń wprowadzonych ręcznie wszystkie pola są aktywne

Formularz zdarzenia – zakładka Rozliczenia

Zakładka [Rozliczenia] podzielona jest na trzy części.

W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce [Ogólne], a więc rodzaj dokumentu, data dokumentu, kwota w walucie, termin i data realizacji, oraz status i kwota rozliczona.

Środkowa część okna to informacje o walucie, w jakiej wystawiony jest dokument oraz walucie rozliczenia, a w przypadku walut obcych również o typie kursu oraz notowaniu. Więcej informacji znajduje się w części poświęconej rejestracji dokumentów w walutach obcych.

Dolna część okna to lista dokumentów, z którymi zdarzenie zostało rozliczone.

Jeśli zdarzenie jest zatwierdzone do realizacji oraz ma status (N) – nierozliczony lub (C) – częściowo rozliczony – na liście aktywne są przyciski:

 – dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowane zdarzenie.

Podczas rozliczania z poziomu zdarzenia w preliminarzu płatności pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone.  W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.

Na liście widoczne są następujące kolumny:

Pod listą dostępne są następujące przyciski:

 – Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia”.

 – Podgląd dokumentu – podnoszony jest odpowiednio formularz zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

 – Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia.

 – Zamknij okno – okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia.

Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób:

Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony.

 – podgląd pozycji –podgląd szczegółów na temat dokumentu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym dokumencie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian.

 – usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Jeśli faktura jest rozliczona całkowicie – informacje na zakładce [Ogólne] nie są edytowalne. Jeśli usuniemy rozliczenie – informacje te są ponownie edytowalne. Opcja usuwania działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych rozliczeń. Przy próbie usunięcia kilku zaznaczonych rozliczeń te rozliczenia które można usunąć są usuwane, natomiast dla tych których nie można usunąć (bo np. jest uwzględnione na dokumencie kompensaty) pojawia się odpowiedni komunikat informujący o tym, dlaczego nie można usunąć rozliczenia.

 – dostępny jest wydruk Dodatkowe: Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zdarzeniu również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce [Rozliczenia].

Lista dokumentów, z którymi rozliczane/kompensowane jest edytowane zdarzenie zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach:

Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego zdarzenie. W przypadku rozliczeń zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasze zdarzenie. W przypadku kompensat jest to numer obcy albo numer dokumentu (uzupełniany automatycznie dla zdarzeń skojarzonych z innym dokumentem), a jeśli te nie są wypełnione – pierwsza linia opisu zdarzenia.

Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany.

Termin – termin płatności zapisu lub zdarzenia rozliczającego lub kompensującego nasz zapis.

Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu.

Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu.

Formularz zdarzenia –  zakładka Dodatkowe

Opis księgowy – dodatkowe pole opisujące zdarzenie. Standardowo w pierwszą linię tego pola wpisywany jest opis wybranej powyżej kategorii. Jeśli zdarzenie powstało w oparciu o wprowadzony w systemie dokument – w pole Opis przepisywany jest numer dokumentu.

Opis do banku – pole wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Mechanizm opisany dokładniej w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem. W przypadku zdarzeń generowanych do dokumentów źródłowych pierwsza linia opisu do banku jest wypełniana automatycznie. Automatyczny opis jest generowany w sytuacji, kiedy nie podstawi się z kategorii. Dla wynagrodzeń generowany jest opis: Wynagrodzenie za [miesiąc/rok], dla pozostałych dokumentów generowany jest opis Zapłata za [numer dokumentu].

Konto przeciwstawne B.O. – pole istotne przy współpracy z modułem Księga Handlowa (wykorzystywane przy inicjalizacji B.O. W Księdze Handlowej na podstawie Preliminarza płatności i zapisów kasowych/bankowych). Mechanizm został dokładnie opisany artykule Formularz bilansu otwarcia. Program umożliwia użytkownikom nie posiadającym licencji na KH lub KH Plus wybór właściwego konta z planu kont.

Wprowadził – operator, który wprowadził zdarzenie do Preliminarza.

Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Formularz zdarzenia –  zakładka Windykacja

Zakładka [Windykacja] zawiera: 

Na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności jest dostępna opcjonalnie wyświetlana kolumna Windykacja – schemat zawierająca kod schematu windykacji przypisanego do płatności.