Wprowadzenie

Aplikacja Comarch ERP Menadżer Kluczy jest niezbędnym elementem pozwalającym na aktywację i pobieranie zakupionych modułów produktów Comarch ERP. Może on współpracować zarówno z fizycznymi kluczami HASP, jak i z kluczami aktywowanymi w COMARCH (kluczami wirtualnymi). Aplikacja ta zastępuje Serwis klucza HASP oraz Zdalny Serwer Klucza.

Jedną z zalet Menadżera Kluczy jest możliwość pracy na maszynach wirtualnych z kluczami aktywowanymi w Comarch.

Instalacja

W celu zainstalowania serwisu należy kliknąć dwukrotnie na plik Comarch ERP Menadżer Kluczy.exe. Po jego uruchomieniu pojawi się okno z wyborem języka instalacji. Dostępne są cztery wersje językowe: polska, angielska, niemiecka oraz francuska.

Po wyborze języka pojawia się kreator instalacji, w którym można podać katalog, gdzie zostanie umieszczona aplikacja. Przy wyborze katalogu zaleca się pozostawienie wartości domyślnych.

Kolejnym parametrem podawanym w instalatorze Menadżera Kluczy, jest instancja SQL. Musi to być lokalna instancja dla komputera, na którym instalowany jest Menadżer Kluczy. Użytkownik, który będzie logował się do SQL niezależnie od tego czy to będzie Logowanie domenowe, czy serwerowe musi posiadać uprawnienia administracyjne na tym serwerze SQL. W przypadku, gdy wybrany login nie posiada wymaganych uprawnień wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat:

W przypadku, gdy na komputerze jest zainstalowana domyślna instancja „Optima” z domyślnym hasłem dla loginu SA, to instalator podpowie je podczas próby podłączania, wystarczy kliknąć dalej, aby połączyć się z serwerem SQL

W celu poprawnej aktywacji wszystkich zmian konfiguracyjnych zaleca się zrestartowanie usługi serwera SQL podczas instalacji Menadżera Kluczy. Można to zrobić automatycznie pozostawiając zaznaczony parametr Restartuj serwer SQL i klikając na przycisk Zakończ w kreatorze instalacji. Jeżeli zrestartowanie usługi SQL nie jest w danym momencie możliwe należy ten parametr odznaczyć i wykonać ponowne uruchomienie SQL w innym czasie.

W ramach instalacji wykonywane są następujące czynności: 

Poprawna instalacja powinna zakończyć się następującym komunikatem:

Po zakończeniu instalacji, uruchomieniu Comarch ERP Menadżer Klucza w prawym dolnym rogu ekranu powinna pojawić się ikona informująca o stanie gwarancji na program. Oczywiście wymagane jest jeszcze dodanie właściwych kluczy z modułami. Zielony kolor ikony kłódki informuje o  prawidłowym stanie pozwalającym na pracę
z najnowszymi wersjami oprogramowania dla zakupionych modułów.

Brak informacji o dostępnych modułach, lub zatrzymana usługa „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” – aplikacje Comarch mogą pracować jedynie w trybie DEMO

Program poza gwarancją – można pracować, ale tylko na wersjach, których data produkcji jest wcześniejsza od daty ważności zakupionych modułów. Zalecamy przedłużenie ważności gwarancji.

Program na gwarancji – prawidłowy stan pozwalający na pracę z najnowszymi wersjami oprogramowania dla zakupionych modułów.

Instalacja z linii komend

Istnieje możliwość instalacji Menadżera Kluczy z linii komend. W tym celu należy uruchomić plik instalacyjny z następującymi parametrami:

ComarchML.exe /s /bin /cfg „Nazwa_instancji_serwera_SQL” 5150 0 1800 /sql ” Nazwa_instancji_serwera_SQL ” „Użytkownik” „Hasło_użytkownika”

Gdzie:
/s – „cicha” instalacja
5150 – port serwera http MK
1800 – czas bezczynności
„Nazwa_instancji_serwera_SQL” – instancja serwera SQL, na którym zostaną zainstalowane procedury Menadżera Kluczy
„Użytkownik” – użytkownik SQL z uprawnieniami administratora np. sa.
„Hasło_użytkownika” – hasło SQL dla podanego użytkownika
Jeżeli pola „Użytkownik” i „Hasło_użytkownika” pozostaną puste, to instalator autoryzuje się na serwerze SQL za pomocą użytkownika domenowego.

Monitor Menadżera Kluczy

W skład Menadżera Kluczy wchodzi aplikacja monitora (ComarchMLTray). To ona odpowiada za wyświetlanie ikony kłódki w prawym dolnym rogu ekranu. Monitor uruchamiany jest przy logowaniu do systemu użytkownika, który zainstalował Menadżer Kluczy.

Po kliknięciu prawym klawiszem na ikonie kłódki dostępne są następujące opcje:

Pokaż konfigurację – wyświetla okno aplikacji

Uruchom usługę – uruchamia usługę „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” (ComarchML)

Restartuj usługę – restart usługi „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” (ComarchML)

Zatrzymaj usługę – zatrzymanie usługi „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” (ComarchML)

Zwolnij moduły – wylogowanie z usługi poszczególnych użytkowników i przez to zwolnienie pobranych modułów dla wybranych kluczy

Aktualizuj moduły w kluczu HASP – Aktualizacja modułów w kluczu HASP (programowanie klucza) może być wykonana na dwa sposoby: 

Wyłącz monitor Comarch ERP Menadżer Kluczy – wyłączenie ikony kłódki

Ponadto dwukrotne kliknięcie na ikonę zielonej (lub żółtej) kłódki spowoduje uruchomienie okna aplikacji monitora Comarch ERP Menadżer Kluczy, co jest tożsame z wybraniem opcji Pokaż konfigurację.

Po kliknięciu na opcję Pokaż konfigurację uruchamiane jest okno aplikacji z trzema zakładkami: Dostępne moduły, Pobrane moduły oraz Konfiguracja.

Jeżeli na komputerze jest włączony mechanizm kontroli konta (UAC) i jeżeli monitor Menadżera Kluczy nie zostanie uruchomiony jako administrator, to przy próbie użycia funkcji wymagających uprawnień administracyjnych takich jak: Uruchom usługę, Restartuj usługę, Zatrzymaj usługę lub przejście do zakładki Zaawansowane pojawi się monit z prośbą o zaakceptowanie ponownego uruchomienia monitora Menadżera Kluczy, jako administrator, co umożliwi skorzystanie z wymienionych funkcji.

Zakładka Dostępne moduły

Zakładka przedstawia listę dostępnych modułów pochodzących z podłączonego klucza HASP, bądź z modułów aktywowanych w Comarch (kluczy wirtualnych). Te same informacje dostępne są również na stronie http://localhost:5150.

W nagłówku okna widoczny jest numer wersji Menadżera Kluczy.

Okno składa się z kolumn:

Kolor wyświetlanych modułów informuje, czy dany moduł jest aktualny, czy jest już po gwarancji. Kolorem zielonym wyświetlane są moduły na gwarancji (data ważności późniejsza lub równa dacie bieżącej), natomiast kolorem żółtym oznaczane są moduły po gwarancji (data ważności wcześniejsza niż data bieżąca). Analogicznie jak to ma miejsce w przypadku koloru ikony kłódki w prawym dolnym rogu ekranu.

Moduły w modelu abonamentowym

Część modułów sprzedawanych jest w modelu abonamentowym, co oznacza, że po upłynięciu daty ważności takiego modułu, aplikacje nie mogą już z niego korzystać. W takim przypadku na zakładce Dostępne moduły oznaczany jest kolorem czerwonym i ilość początkowa resetowana jest do zera. Dodatkowo wyświetlana jest ikona trójkąta z wykrzyknikiem.

Zakładka Pobrane moduły

Zakładka zawiera informacje o modułach pobranych przez aplikacje, które korzystają z Menadżera Kluczy. W kolumnie Zalogowani użytkownicy znajdują się informacje pozwalające zidentyfikować użytkownika, który pobrał dany moduł.

Jeżeli użytkownik na tym samym komputerze uruchomi wielokrotnie program Comarch ERP Optima, to na zakładce Pobrane moduły będzie wyświetlone każde to uruchomienie, przy czym każdy unikalny moduł zostanie pobrany z serwera tylko jeden raz. W przypadku połączeń terminalowych takie działanie występuje w ramach jednego połączenia. Optima uruchomiona w kolejnym połączeniu do tego samego serwera (ale z innej sesji) spowoduje pobranie osobnego zestawu modułów.

Pobrane moduły, które nie zostaną odświeżone przez aplikację, przez czas określony za pomocą parametru „Czas do zwolnienia nieaktywnego modułu” (domyślnie 1800 s), są usuwane z listy pobranych i aktualizowana jest ilość dostępnych modułów.

Więcej informacji na temat pobierania modułów przez Comarch ERP Optima można znaleźć w biuletynie technicznym OPT007-SerwisHASP.pdf dostępnym na Indywidualnych Stronach Partnerów.

Odśwież <F5> – pozwala zaktualizować widok, opcja dostępna również poprzez klawisz <F5>.

 Usuń <Delete> – usuwa wszystkie pobrane moduły Comarch ERP Optima dla zaznaczonego użytkownika. Moduły dla Pulpitu Menadżera oraz Comarch ERP e-Sklep zwalniane są w momencie zamknięcia puli aplikacji IIS, na której działają. Nie można ich zwalniać z tego poziomu, dlatego dla tych modułów nie jest dostępna funkcja Usuń. Usuwanie modułów Comarch ERP możliwe jest również poprzez klawisz <Delete>.

Moduły nazwane

Moduły nazwane są modułami, które są przypisywane do konkretnego urządzenia lub użytkownika. Raz pobrane nie są zwalniane po wylogowaniu z aplikacji. Również restart usługi nie powoduje zwolnienia modułu nazwanego, który został przypisany do identyfikatora przesłanego przez urządzenie lub użytkownika. Reset takiego modułu można wykonać poprzez telefoniczny kontakt z Asystą Comarch.

Zakładka Konfiguracja

Lista kluczy

Na zakładce Konfiguracja podana jest nazwa serwera SQL, na którym zainstalowany jest serwis Menadżera Kluczy oraz lista wszystkich kluczy podłączonych do Menadżera Kluczy. Wśród nich może być klucz HASP lub klucze wirtualne.

Klucz standardowy przeznaczony dla Klientów na zakładce Konfiguracja ma kolor oliwkowy, natomiast klucz partnerski wyświetlany jest w kolorze fioletowym. W pierwszej kolumnie Dane identyfikacyjne firmy znajduje się numer NIP firmy, która jest właścicielem klucza lub jej akronim.

Dodatkowo wraz z wprowadzeniem mechanizmu kontroli NIP pojawiły się dwa nowe rodzaje kluczy: firmowy oraz wielofirmowy.

Klucz firmowy pokazywany jest na liście w kolorze jasnoniebieskim. Klucz ten może działać tylko z bazą, która w danych o firmie ma przypisany ten sam numer NIP, jaki związany jest z tym kluczem (kolumna Dane identyfikacyjne firmy). Klucz firmowy może występować w postaci klucza HASP bądź klucza wirtualnego.

Klucz wielofirmowy jest podświetlany na pomarańczowo. W przypadku tego klucza mamy do czynienia z przypisaniem więcej niż jednego numer NIP do klucza. Wszystkie numery NIP dla zaznaczonego klucza wielofirmowego wyświetlane są w dodatkowej tabeli poniżej listy kluczy. Klucz wielofirmowy jest rozszerzeniem klucza firmowego i działa analogicznie jak klucz firmowy, przy czym mamy możliwość połączenia z bazą, która zawiera jeden z numerów NIP przypisanych do tego klucza. Klucze wielofirmowe występują wyłącznie w postaci kluczy wirtualnych.

Jeżeli przynajmniej jeden z kluczy na liście posiada ograniczenie czasowe (niezależne od daty ważności modułów), to data tego ograniczenia wyświetlana jest w dodatkowej kolumnie Ograniczenie czasowe klucza. Pozostałe klucze na liście, które nie mają tego ograniczenia w tej kolumnie moją wpisane: Bez ograniczeń. Pole ograniczenia czasowego nie jest wyświetlane dla kluczy partnerskich. W przypadku gdy data ograniczenia czasowego zostanie przekroczona, to ten klucz zmienia kolor na czerwony i zostają wyzerowane ilości wszystkich modułów podłączonych do tego klucza.

Funkcje dostępne na zakładce Konfiguracja

 Aktualizuj moduły <Ctrl+F5> – wymusza połączenie z serwerami Comarch, aktualizuje widok. Opcja dostępna również poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+F5>.

 Aktualizacja modułów w przypadku braku połączenia internetowego <Ctrl+F6> – stosowana w przypadku braku sieci, pozwala na aktywację modułów na kolejne 24 h w przypadku modułów Optimy oraz kolejne 72 h dla modułów Altum/XL. Aktywację można przeprowadzić na trzy sposoby. Po pierwsze można wysłać wiadomość SMS pod numer 7148 (koszt 1 zł + VAT) o treści
awartej w ramce to znaczy: ERP PL Kod_aktywacji. Duże i małe litery nie są rozróżniane. Usługa aktywacji poprzez SMS jest dostępna tylko na terenie Polski. Jako odpowiedź na wysłaną wiadomość wysyłany jest SMS z kodem aktywacyjnym, który należy wpisać w puste pola na dole okna

Dodatkowo zamiast ręcznie wpisywać treść SMS można za pomocą aplikacji zeskanować kod QR. Po tej operacji odpowiedni SMS zostanie przygotowany i będzie czekał na zatwierdzenie wysłania przez Użytkownika.

Drugim sposobem aktywacji jest wysłanie wiadomości email na adres: mk@comarch.pl. W treści wiadomości należy wkleić cały ciąg aktywacji zawarty w ramce to znaczy: ERP kod_języka kod_aktywacji. Można również kliknąć w przycisk „Wyślij email, aby aktywować”, co przygotuje gotową do wysłania wiadomość. Funkcja ta wymaga skonfigurowanego domyślnego klienta poczty w systemie Windows, gdzie zainstalowany jest Menadżer Kluczy.

Trzecim sposobem aktywacji jest wykonanie telefonu pod numer +48 12 681 4300 i podanie konsultantowi kodu wyświetlanego w ramce. Na podstawie podanego kodu wygenerowany zostanie kod aktywacyjny, który należy wpisać w puste pola.

Opcja dostępna również poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+F6>. Po zastosowaniu tej opcji stan klucza w kolumnie Stan zmienia się na „Aktywny tymczasowo”.

Jeżeli czas do odnowienia klucza będzie mniejszy niż 2h, wyświetlony zostanie specjalny komunikat nad przyciskiem „Aktualizacji modułów w przypadku braku podłączenia internetowego” z informacją o możliwości tymczasowej aktywacji klucza wirtualnego przy użyciu SMS.

 Dodaj <Insert> – pozwala na dodanie klucza wirtualnego, który wymaga cyklicznego kontaktu z serwerami Comarch (minimum, co 24 godziny w przypadku modułów Comarch ERP Optima oraz co 72h dla Comarch ERP XL
i Comarch ERP Altum). W celu dodania takiego klucza w oknie „Dodaj klucz” należy podać: ID Klienta, Pin, Nr klucza oraz Adres e-mail, jeżeli nie jest jeszcze wpisany w Konfiguracji Menadżera Kluczy (Adres e-mail administratora). Opcja dostępna również poprzez klawisz <Insert>.

Dane te Klient otrzymuje przy zakupie modułów. Po dodaniu klucza należy wcisnąć przycisk Aktualizuj moduły. Połączenie z serwerami Comarch wykonywane jest co 2 godziny.

 Edytuj – opcja pozwala na edycję danych dotyczących klucza wirtualnego, może ona być wykorzystana tylko w przypadku, gdy klucz wirtualny nie jest jeszcze aktywny.

 Usuń <Delete> – usuwa klucz wirtualny (nie dotyczy kluczy HASP). Opcja dostępna również poprzez klawisz <Delete>. Po usunięciu klucza wirtualnego z Menadżera Kluczy, może on zostać aktywowany na innym komputerze.

W przypadku, gdy Menadżer Kluczy nie ma łączności z Internetem a próbujemy usunąć klucz wirtualny, wyświetlany jest następujący komunikat: Ze względu na brak połączenia z siecią Internet, po usunięciu klucza wirtualnego nie będzie można go podłączyć na innym komputerze. Podłącz komputer do sieci i spróbuj ponownie. Jeżeli jednak usuniesz klucz wirtualny, zadzwoń pod numer 12 681 43 00 wew. 2 w celu zresetowania tego klucza. Czy usunąć wybrany klucz wirtualny? (Tak/Nie) Po wybraniu opcji „Tak” klucz jest usuwany.

Odświeżenie widoku <F5> – po wybraniu klawisza <F5> następuje odświeżenie widoku tego okna, w szczególności odświeżany jest czas, jaki pozostał do następnej aktualizacji modułów.

Zaawansowane – uruchamia dodatkową zakładkę z zaawansowanymi parametrami konfiguracji

Czas do zwolnienia nieaktywnego modułu – jest to czas w sekundach po jakim moduły, które nie zostały prawidłowo zwolnione (np. w wyniku wymuszenia zamknięcia aplikacji z poziomu Menadżera zadań) są usuwane. Parametr ten był wcześniej konfigurowany z poziomu rejestru i nosił nazwę IdleTime.

Poziom logowania – określa stopień szczegółowości logowania: 0 – tylko wyjątki, 1 – mały, 2 – średni, 3 – największy. Domyślnie parametr ten ustawiony jest na 0.

Spakuj logi – kliknięcie na przycisk powoduje spakowanie wszystkich logów Menadżera Kluczy i umieszczenie ich w folderze %temp% użytkownika Windows.

Ustawienia Proxy – włącza komunikację poprzez zdefiniowany dalej serwer proxy

Adres IP/Nazwa serwera – Adres IP lub nazwa serwera Proxy

Port – port używany przez serwer Proxy.

Autoryzacja proxy – zaznaczenie tego parametru umożliwia podanie danych do uwierzytelnienia na serwerze proxy.

Użytkownik – nazwa użytkownika do uwierzytelnienia na serwerze proxy.

Hasło – hasło użytkownika do uwierzytelnienia na serwerze proxy.

Instalacja klastrowa – zaznaczenie włącza działanie Menadżera Kluczy na klastrze SQL.

Nazwa klastra SQL – nazwa sklastrowanej usługi serwera SQL.

Adres e-mail Administratora – adres e-mail, na który wysyłane są ważne wiadomości dotyczące Menadżera Kluczy oraz powiadomienia o utracie kontaktu z serwerami Comarch przez klucz wirtualny.

Powiadom, gdy klucz utraci kontakt z serwerami Comarch – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że na adres e-mail Administratora kluczy wirtualnych wysyłane jest powiadomienie, gdy jeden z kluczy wirtualnych podłączonych
w danej instalacji utracił kontakt z serwerami Comarch przynajmniej przez czas 8h.

Szyfrowanie komunikacji hasło – hasło do szyfrowania komunikacji bezpośredniej.

Zezwalaj tylko na szyfrowane połączenia – wymusza szyfrowanie połączenia w komunikacji bezpośredniej. Informacja: w dokumentacji systemu ERP należy szukać informacji, czy jest obsługiwana komunikacja szyfrowana. Jeżeli nie jest, a parametr zostanie zaznaczony, wówczas system ERP nie będzie mógł pobrać modułów.

Przywróć ustawienia domyślne – przywraca standardowe ustawienia zaawansowane.

Praca z kluczami HASP

Po podłączeniu klucza HASP do komputera należy odczekać kilkanaście do kilkudziesięciu sekund w celu zainstalowania klucza w systemie. Następnie w celu aktywacji klucza w Menadżerze Kluczy wymagany jest restart usługi Menadżera Kluczy.

Praca z wieloma kluczami

Od wersji 2013.3.1 Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL oraz od wersji 2015.0.1 Comarch ERP Altum wprowadzono możliwość pracy z wieloma kluczami zawierającymi moduły tej samej aplikacji.

Może to być klucz HASP oraz klucze wirtualne lub same klucze wirtualne. Każdy klucz tworzy osobną pulę modułów, ilości modułów nie sumują się pomiędzy kluczami. Poszczególne pule są identyfikowane poprzez numer danego klucza, dlatego w Comarch ERP Optima oraz w Detalu należy dodatkowo wskazać numer klucza.

W przypadku Pulpitu Menadżera, serwer SQL na którym zainstalowany został Menadżer Kluczy oraz numer klucza podawany jest w pliku appSettings.config, który znajduje się w katalogu programu, domyślnie C:\inetpub\wwwroot\pulpitm\.

Jeżeli w Menadżerze Kluczy zostanie aktywowany więcej niż jeden klucz to na zakładkach Dostępne moduły oraz Pobrane moduły pojawia się dodatkowa lista rozwijana: Wybierz klucz, gdzie można wskazać, dla którego klucza mają być wyświetlane informacje. Na liście jako pierwszy jest numer klucza, a za nim w nawiasach kwadratowych jest identyfikator Klienta, którym jest NIP firmy lub akronim firmy.

Funkcjonalność obsługi wielu kluczy może być wykorzystywana również w przypadku kilku firm, które chcą korzystać z jednego Menadżera Kluczy.

Interfejs WWW dla wielu kluczy

Wywołanie w przeglądarce adresu http://localhost:5150 pozwoli na wyświetlenie informacji o dostępnych i pobranych modułach z poziomu interfejsu www, gdy aktywowany jest jeden klucz. Jeżeli w Menadżerze Kluczy aktywowany jest więcej niż jeden klucz, wówczas aby wyświetlić informacje poprzez interfejs www należy podać numer jednego z aktywowanych kluczy po ukośniku w adresie: http://localhost:5150/nr_klucza, np. jeżeli jeden z kluczy ma numer 5000000107, wówczas w celu wyświetlenia stanu modułów dla niego należy wpisać w przeglądarce adres http://localhost:5150/5000000107.

Weryfikacja NIP

Od 1 lipca 2015 dla nowych Klientów Comarch ERP Optima, a od 1 września 2015 roku dla dotychczasowych Klientów Comarch ERP Optima zostanie uruchomiona funkcja weryfikacji NIP. Oznacza to przejście na klucze Firmowe i klucze Wielofirmowe. Poniżej lista wszystkich typów kluczy.

Mechanizm weryfikacji

Weryfikacja NIP aktywna jest tylko dla kluczy firmowych i wielofirmowych. W przypadku Comarch ERP Optima przy odpytaniu Menadżera Kluczy porównywany jest NIP z pieczątki firmy, z numerem NIP zapisanym w kluczu. Jeżeli numery są zgodne, program uruchamia się i pozwala na normalną pracę. Jeżeli natomiast numery nie są zgodne, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o niezgodności numerów NIP i krokach, które należy podjąć. Comarch ERP Optima umożliwia w takiej sytuacji zmianę numeru NIP przy wykorzystaniu logowania serwisowego lub podanie poprawnego adresu serwisu klucza HASP na oknie logowania. Oczywiście zmiana NIP musi być zgodna z warunkami gwarancji, to znaczy możemy użyć numeru NIP, do którego mamy prawo. Więcej informacji dotyczących weryfikacji można znaleźć w dokumentacji do poszczególnych aplikacji, które współpracują z Menadżerem Kluczy.

Praca na klastrze SQL

Wprowadzenie

Konfiguracja Menadżera Kluczy na klastrze SQL pozwala na zwiększenie dostępności tej usługi. Przełączenie klastra na nowy węzeł powoduje udostępnienie modułów w Menadżerze Kluczy na nowym, aktywnym węźle. Użytkownicy aplikacji ERP pobierającej moduły po przelogowaniu mogą normalnie pracować bez dodatkowych zmian i konfiguracji. Funkcjonalność przekazywania modułów pomiędzy węzłami klastra dostępna jest tylko dla kluczy wirtualnych, klucze HASP nie są obsługiwane w ten sposób.

Przed przystąpieniem do wykonywania instrukcji należy przygotować klaster windows oraz uruchomić na nim klastrowaną usługę SQL.

Instrukcja konfiguracji Menadżera Kluczy w środowisku klastra SQL

Instalacja klastrowa Menadżera kluczy dotyczy mechanizmu Microsoft SQL Server Failover Cluster. Mechanizm SQL Server Availability groups nie jest wspierany.

Poniższe kroki należy wykonać na każdym węźle klastra:

1. Zainstalować Menadżer Kluczy

2. Konfiguracja po stronie Menadżera Kluczy z poziomu zakładki Zaawansowane 

3. Ustawienia usługi Menadżera Kluczy – Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP 

We właściwościach usługi „Zarządzanie kluczami produktów Comarch ERP” na zakładce Logowanie ustawić utworzone wcześniej konto i podać hasło.

Po wykonaniu kroków 1-3 na wszystkich węzłach należy wykonać restart usługi Menadżera Kluczy.

4. Dodanie kluczy wirtualnego na każdym z węzłów klastra.

Na wszystkich węzłach dodajemy ten sam klucz (klucze).

Zasada działania

W klastrze pracy awaryjnej Windows mamy węzły, którymi są serwery tworzące klaster. Tylko jeden
z węzłów w danym momencie jest aktywny, pozostałe są nieaktywne. Do usługi klastrowanej, jaką jest np. SQL Server łączymy się poprzez jej nazwę. Pod tą nazwą dostępny jest aktywny w danym momencie węzeł klastra. Moduły w Menadżerze Kluczy znajdują się na aktywnym węźle, na pozostałych węzłach wyświetlana jest informacja o nieaktywności węzła i nie ma modułów do pobrania.

Na aktywnym węźle klastra w kolumnie stan powinien wyświetlać się komunikat: Aktywny. Natomiast na nieaktywnym węźle w kolumnie stan mamy: Nieaktywny, bądź jeżeli moduły jeszcze nie były pobierane to w kolumnie stan będzie komunikat: Moduły nie były jeszcze pobierane.

W momencie przełączenia klastra nowy węzeł staje się aktywny i na nim udostępniane są moduły. Uprzednio aktywny węzeł przechodzi w tryb nieaktywny, co za tym idzie klucz w Menadżerze na tym węźle dezaktywuje się i przestaje udostępniać moduły.

Model współpracy centrala – oddział

Współpraca pomiędzy centralą (system Comarch ERP XL) a oddziałem (Comarch ERP Optima) polega na odwzorowywaniu operacji przeprowadzonych w oddziale na jednym z magazynów znajdujących się w bazie centralnej. Wymiana informacji pomiędzy systemem Comarch ERP XL i systemem Comarch ERP Optima oparta jest o przesyłanie danych słownikowych (towary, kontrahenci, …) oraz przeprowadzonych transakcji (faktury, paragony, zamówienia, …) za pośrednictwem plików w formacie XLO.

Pliki XLO są w rzeczywistości spakowanymi plikami XML, zarówno system Comarch ERP XL jak i Comarch ERP Optima rozpoznają format pliku i potrafią odczytać zarówno plik XML jak i XLO).

W efekcie synchronizacji w centrali znajduje się pełna informacja o operacjach przeprowadzonych w oddziale (faktury sprzedaży, paragony, faktury zakupu, dokumenty wewnętrzne, raporty kasowe wraz z zapisami kasowymi).

W centrali istnieje magazyn wewnętrzny odpowiadający oddziałowi (dla każdego oddziału w centrali zakładany jest odrębny magazyn wewnętrzny).

W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładane są magazyny:

1. magazyn lokalny odpowiadający magazynowi wewnętrznemu zdefiniowanemu w centrali.
2. magazyn odległy odpowiadający centrali

Oddział może mieć wiele magazynów lokalnych. Jednak wszystkie magazyny oddziału są traktowane przez centralę tak, jakby w oddziale był tylko jeden magazyn. Można powiedzieć, że oddziały na własne potrzeby mogą (ale nie muszą) zakładać więcej magazynów lokalnych.

Na rysunku podano przykład centrali, w której funkcjonują 3 magazyny (MAG, M1, M2).

Magazyn M1 reprezentuje oddział pierwszy. Oddział M1 posiada trzy magazyny lokalne (ML1.1, ML1.2, ML1.3).

Magazyn M2 reprezentuje oddział drugi. Oddział M2 posiada dwa magazyny lokalne (ML2.1, ML2.2).

W oddziale pierwszym, magazyn centralny jest reprezentowany przez magazyn MAG. W oddziale pierwszym towary mogą być przesyłane tylko na magazyn centralny MAG oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału pierwszego (ML1.1, ML1.2, ML1.3).

W oddziale drugim, magazyn centralny jest reprezentowany również przez magazyn MAG. W oddziale drugim towary mogą być przesyłane na magazyn centralny M2 oraz między pozostałymi magazynami lokalnymi oddziału drugiego (ML2.1, ML2.2).

Komunikacja między oddziałami bez pośrednictwa centrali nie jest możliwa, dokumenty zawsze trafiają do Centrali.

W oddziałach dokumenty mogą być wystawiane na dowolnych magazynach. W centrali dokumenty te będą interpretowane tak, jakby były wystawione na oddziałowym magazynie głównym. 

Funkcjonalność w wersji oddziałowej

W związku z ograniczoną funkcjonalnością wersji oddziałowej programu Comarch ERP Optima wprowadzone są pewne modyfikacje interfejsu. Poniżej różnice w stosunku do wersji standardowej programu:

1. W menu głównym nie pojawiają się opcje związane z księgowością (Księgowość, Rejestry VAT, Środki Trwałe) oraz kadrami (Kadry i Płace).
2. W menu Ogólne nie ma dostępnych list urzędów, wspólników, pracowników, receptur (wykorzystywanych w produkcji), zestawów promocyjnych oraz rabatów (polityka rabatowa jest narzucana w centrali).
3. W menu Handel sekcja Handel nie ma dostępnych opcji:

4. W menu Handel sekcja Magazyn nie ma list dokumentów związanych z produkcją (Kompletacja – Przychody produktów oraz Kompletacja – Rozchody składników) oraz z Bilansem otwarcia (towary są wprowadzane do magazynu dokumentami MM z centrali) lub przez wprowadzenie Faktury Zakupu lub Przyjęcia Wewnętrznego.
5. W menu Kasa/Bank nie ma opcji dotyczących Różnic kursowych (w oddziale można wystawiać tylko dokumenty w walucie systemowej), Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda (rozrachunki są prowadzone w centrali).
6. W menu Narzędzia nie ma opcji Importu danych (z innej bazy lub innego programu) oraz Korekty danych. Pojawia się natomiast opcja Praca rozproszona centrala/ oddział, która służy do synchronizacji danych pomiędzy oddziałem a programem Comarch ERP XL.
7. W menu Ogólne nie jest dostępna opcja Nadawania przesyłek.
8. W wersji oddziałowej nie ma możliwości wskazania innego płatnika na dokumentach handlowych (wyszarzona sekcja Domyślny płatnik).
9. Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo – magazynowych z wykluczeniem korekt i kaucji. Zaimportować można identyfikator towaru i ilość, cena pobierana jest zawsze z programu. Struktura pliku TOWAR;ILOŚĆ gdzie Towar –kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN  lub dodatkowy/ PLU. Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku). Nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).

Magazyny

Podczas pierwszej synchronizacji na liście magazynów zakładany jest magazyn lokalny (odpowiadający oddziałowi). Kod magazynu w oddziale jest zgodny z kodem nadanym w centrali.

Równocześnie zakładany jest magazyn typu odległy, który odpowiada centrali. Magazyn odległy reprezentujący centralę jest niezbędny podczas przesyłania dokumentów MM pomiędzy magazynem a centralą. Na liście magazynów mogą pojawić się także inne magazyn oddziałowe (o statucie C). Wykorzystywane są one w funkcjonalności MM pomiędzy oddziałami (dokładny opis w podpunkcie 6.14).

Operator ma możliwość dopisywania nowych magazynów lokalnych. Odpowiadają one magazynom prowadzonym w oddziale. Należy jednak pamiętać, że podczas synchronizacji wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaży są zbiorczo przenoszone do centrali. W związku z tym z poziomu programu Comarch ERP XL nie ma informacji o tym, w którym „pod-magazynie” oddziału został wystawiony dokument.

Kontrahenci

W oddziale Użytkownik ma możliwość:

 edycji danych kontrahenta – w ograniczonym zakresie, nie ma możliwości zmiany informacji narzucanych w centrali

 dopisania nowego kontrahenta – zakres wprowadzanych danych jest ograniczony

 usunięcia kontrahenta – tylko wtedy jeśli nie ma przeprowadzonych z nim transakcji.

importu kontrahentów z arkusza MS Excel – informacje na temat struktury takiego pliku, wymaganych kolumn itd. zostały umieszczone w biuletynie „Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima” dostępnym na stronach dla Klientów/ Partnerów. Nie powinno się uzupełniać pól o dostępnym limicie kredytu dla kontrahenta, danych bankowych kontrahenta oraz o statusie kontrahenta. Dane te pochodzą z centrali.

Zasady obsługi listy oraz wypełniania formularza kontrahenta są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu.

Należy jednak pamiętać, że na formularzu kontrahenta Użytkownik ma możliwość edycji tylko niektórych informacji. Są to:

W trakcie synchronizacji…

1. Program uzupełnia informacje o stawkach VAT (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT). Lista jest uzupełniana o wszystkie stawki zdefiniowane w centrali (niezależnie od tego, czy są wykorzystane na przesyłanych kartach towarowych).
2. Program uzupełnia informacje o walutach (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty). Lista jest uzupełniana o waluty zdefiniowane w centrali. Wraz z walutami przesyłana jest informacja o aktualnym kursie. W oddziale operator nie ma uprawnień do wprowadzania notowania waluty.
3. Każdy towar ma nadany w centrali numer ID, na podstawie którego jest identyfikowany w trakcie synchronizacji. Numer ID jest widoczny na karcie towaru: zakładka Dodatkowe.

Cennik domyślny dla oddziału

Podczas synchronizacji może dojść do sytuacji, w której z centrali do oddziału jest przesyłana tylko jedna cena (np. hurtowa 1), podczas, gdy na karcie towarowej jest zadeklarowana cena domyślna stosowana w centrali (np. hurtowa 2).  Ponadto nawet jeśli do oddziału są wysyłane wszystkie ceny z centrali, to niekoniecznie ceną domyślną dla oddziału musi być ta, którą zadeklarowano jako domyślną w centrali.

Dlatego już na poziomie definiowania magazynu oddziałowego można zadeklarować cenę domyślną obowiązującą w oddziale.

Cennik autonomiczny

Comarch ERP Optima współpracująca z systemem Comarch ERP XL otrzymuje cenniki z centrali. Istnieje możliwość przesłania jednego wybranego lub wszystkich cenników dostępnych w centrali. W przypadku standardowych cenników oddział nie ma możliwości edycji cen w cennikach przysłanych z centrali.

W wielu firmach, głównie tych, w których sklepy i oddziały mają większą autonomię, istnieje potrzeba wykorzystywania cennika dodatkowego, całkowicie niezależnego od centrali (z cenami ustalanymi tylko w oddziale). Dlatego istnieje możliwość tworzenia cennika autonomicznego.

Zdefiniowanie cennika autonomicznego dla oddziału musi być wykonane w centrali. Dodatkowo w centrali definiowana jest cena domyślna, na podstawie której uzupełniana jest cena autonomiczna po pierwszym przesłaniu do oddziału.

Podczas kolejnych synchronizacji cena autonomiczna w oddziale nie jest nadpisywana przez ceny przysyłane z centrali.

Po wykonaniu synchronizacji cena autonomiczna jest dopisywana na karcie towaru, jako kolejna, ostatnia grupa cenowa. Jedna w odróżnieniu od pozostałych cen – cena autonomiczna może być modyfikowana przez Użytkownika. Zasady ustalania ceny autonomicznej są podobne jak w wersji standardowej systemu (ustalenie marży procentowej, wpisanie ceny, zmiana waluty).

W chwili zatwierdzania dokumentów zakupowych istnieje możliwość wyliczenia nowej ceny sprzedaży: na karcie towaru dla ceny autonomicznej powinien być ustawiony parametr Aktualizacja cen TAK/NIE (TAK).

Schematy opakowań

W przypadku wykorzystywania schematów opakowań w menu Cennik pojawia się Lista schematów opakowań. Cała lista schematów i same schematy są przenoszona w trakcie synchronizacji z Comarch ERP XL, z poziomu Oddziału nie ma możliwości zmian danego schematu opakowań. Istnieje możliwość podglądu danych.

Rabaty

Polityka rabatowa jest ustalana w centrali. W centrali istnieje możliwość ustalenia różnego typu rabatów m.in. od formy płatności, dla grupy towarowej, dla grupy kontrahentów. Informacje o upustach wraz z algorytmami ich przeliczania są w trakcie synchronizacji przesyłane z centrali do oddziału. Na tej podstawie wyliczany jest w trakcie wystawiania dokumentu rabat wynikowy.

Operator ma możliwość z poziomu programu Comarch ERP Optima podglądu ustalonych rabatów.

Upusty kontrahenta         

Rabaty ustalone dla kontrahenta są widoczne na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Upusty). Ustalony upust może dotyczyć : 

Faktury Sprzedaży i Paragony

W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:

1. Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży nie ma możliwości zatwierdzenia go na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego WZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr WZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu WZ).
2. W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
3. Podczas zatwierdzania paragonu płatnego gotówką z kontrahentem !Nieokreślonym!, w okienku potwierdzenia wpłaty/ wypłaty jest prowadzona dodatkowa kontrola, czy klient nie wpłaca kwoty mniejszej niż wynika z wartości brutto. Jeśli kwota wpisana jako wpłacana przez klienta będzie mniejsza niż kwota brutto dokumentu – program nie pozwoli na zatwierdzenia takiego dokumentu.
4. Na nowej fakturze sprzedaży proponowany jest kontrahent !Nieokreślony! (predefiniowany w trakcie tworzenia bazy danych). Jednak na każdej Fakturze Sprzedaży musi zostać określony kontrahent. Dlatego w momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony – w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu.
5. Na fakturze muszą być uzupełnione informacje o mieście i numerze NIP Jeśli te informacje nie zostaną uzupełnione na fakturze – program nie pozwoli na jego zatwierdzenie.
6. Istnieje możliwość wystawienia faktury sprzedaży dla kontrahenta bez określonego numeru NIP w przypadku, gdy na karcie kontrahenta parametr Płatnik VAT jest odznaczony.
7. Paragony mogą być wystawiane dla kontrahenta !Nieokreślonego!. Nie powoduje to problemów z synchronizacją. W centrali (Comarch ERP XL) będą widoczne jako dokumenty wystawione dla kontrahenta Jednorazowego.
8. Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
9. W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis KP musi być nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
10. W oddziale istnieje możliwość wystawiania korekt dotyczących ilości i wartości sprzedawanego towaru. Nie ma możliwości wystawiania korekt dotyczących stawki VAT – dokumenty tego typu wystawia centrala.
11. W przypadku anulowania Faktury Sprzedaży (Paragonu) automatycznie anulowany jest skojarzony dokument magazynowy WZ.
12. Jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
13. W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
14. Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.

W trakcie synchronizacji…

1. Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.
2. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
3. Pomijane są dokumenty w buforze.
4. Po zakończeniu synchronizacji dokumenty, które zostały wysłane do centrali otrzymują status E (wyeksportowany). Jest on widoczny na liście dokumentów w kolumnie Status.

Przekształcenie paragonu do faktury sprzedaży

1. Utworzenie dokumentu Faktura Sprzedaży na podstawie wystawionego wcześniej paragonu jest możliwe o ile prawo do wystawienia FS do PA zostało nadane w Comarch ERP XL. Takie prawo w Comarch ERP XL to ‘Ilość dni na wystawienie FS z PA’ i domyślnie w trakcie tworzenia oddziału po stronie Comarch ERP XL jest ustawiane na 7 dni. Oznacza to że oddział może wystawić FS do 7 dni od daty wystawienia PA. Takie prawo jest zapisywane na każdym dokumencie PA w bazie danych.
2. Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży do którego była podpięta kaucja (dokument WKA) nie powoduje przepięcia powiązania na Fakturę Sprzedaży (zakładka dokumenty na dokumencie WKA będzie wskazywać Paragon)
3. Podczas synchronizacji wraz z Paragonem zostaje wysłana Faktura Sprzedaży.
4. Jeśli Paragon nie został wysłany do centrali w trakcie synchronizacji – skojarzona z nim Faktura Sprzedaży również nie zostaje wysłana.
5. Aby anulować sprzedaż należy anulować dokument Faktura Sprzedaży. Anulowanie faktury powoduje pytanie czy anulować także PA. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA to program anuluje tylko FA, w przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie o anulowanie PA program automatyczne anuluje zarówno paragon jak i dokument WZ.
6. Anulowanie Faktury Sprzedaży skojarzonej z paragonem jest możliwe tylko jeśli z Comarch ERP XL powróci informacja że taka operacja jest dozwolona.

Anulowania Faktury Sprzedaży utworzonej z Paragonu

Jeśli Faktura Sprzedaży została utworzona na podstawie Paragonu podczas jej anulowania program pyta, czy równocześnie anulować PA.

1. Jeśli Użytkownik chce anulować PA w wyniku operacji zostaną anulowane FS, PA oraz dokument WZ. Należy jednak pamiętać o tym, że program nie pozwoli na anulowanie PA jeśli:

2. Jeśli Użytkownik nie chce anulować PA – w wyniku operacji anulowana zostanie tylko FS, natomiast PA i WZ zostaną.

Seryjne zatwierdzanie faktur i paragonów

Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów z bufora. Dokumenty, które powinny zostać zapisane na trwałe Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja zatwierdzania jest dostępna w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Zatwierdź dokumenty.

1. Seryjnie zatwierdzane mogą być zarówno faktury sprzedaży/ paragony jak i dokumenty korygujące.
2. Seryjnie zatwierdzane mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności.
3. Systemu program sprawdza wszystkie warunki, jakie muszą być spełnione dla prawidłowej synchronizacji (wypełnienie informacji o nazwie kontrahenta, ulicy, mieście). Dodatkowo dla Faktur Sprzedaży sprawdzana jest obecność numeru NIP.
4. Do zatwierdzanych dokumentów zawsze tworzone są dokumenty magazynowe WZ.

W trakcie zatwierdzania wybranych faktur/ paragonów Użytkownik widzi raport, które dokumenty zostały zatwierdzone, a które nie i z jakiego powodu.

Faktury zakupu

W oddziale Użytkownik ma możliwość wystawiania Faktur Zakupu wprowadzających towar do magazynu. Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia:

1. Podczas wystawiania faktury zakupu nie ma możliwości zatwierdzenia na trwałe bez automatycznego wygenerowania dokumentu magazynowego PZ. Dlatego jeśli na formularzu dokumentu nie jest zaznaczony parametr Bufor (co oznacza, że faktura jest zatwierdzana na trwałe) – program automatycznie zaznaczy parametr PZ (odpowiedzialny za tworzenie dokumentu przyjęcia do magazynu PZ).
2. W oddziale można dla jednego dokumentu zadeklarować kilka płatności (np. raty). Na zakładce Płatności edytowalna jest tabela, gdzie uzupełniany jest harmonogram wpłat (zasady obsługi są podobne jak w standardowej wersji programu). Po synchronizacji harmonogram będzie widoczny również w centrali.
3. Na Fakturze Zakupu musi zostać określony kontrahent. W momencie zatwierdzania dokumentu program sprawdza, czy kontrahent został uzupełniony i, w przeciwnym wypadku, nie pozwoli na zapisanie dokumentu nie można wystawić dokumentu na kontrahenta !Nieokreślony!).
4. Na zakładce Kontrahent została zablokowana możliwość zmiany statusu kontrahenta (dane te są również niedostępne na karcie ewidencyjnej kontrahenta).
5. W przypadku dokumentów wystawianych w oddziale istnieje bezpośredniego rozliczania zaliczek z poziomu faktury zakupu. Zasady są podobne jak w przypadku rozliczania dokumentów (zapis kasowy musi być wprowadzony w rejestrze aktywnym, innym niż !ROZ!, zapis kasowy musi być w całości nie rozliczony, a raport kasowy, w którym został zarejestrowany nie może być jeszcze wysłany do centrali).
6. W przypadku anulowania dokumentu FZ automatycznie anulowany jest skojarzony z nim dokument magazynowy PZ.
7. W przypadku oznaczenia dokumentu ‘do anulowania’ nie ma możliwości wystawienia korekty (taki dokument jest oznaczony na niebiesko).
8. Jeśli na karcie towaru załączony jest parametr ‘pozwalaj na edycje opisu na fakturze’, ‘kopiuj opis na fakturę’ to na dokumentach można edytować skopiowany opis. Ta informacja jest przesyłana do Comarch ERP XL jako opis elementu dokumentu.

Dodatkowo istnieje możliwość przekształcenia Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami – pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę.

Powiązanie pomiędzy FZ a FA jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce Dokumenty.

W trakcie synchronizacji…

1. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany.
2. Pomijane są dokumenty w
3. Jeśli dokument był płatny gotówką zostanie wysłany do centrali przy kolejnej synchronizacji. Dokument w centrali będzie nierozliczony. Dopiero po zamknięciu raportu kasowego i przesłaniu go do centrali zostanie on rozliczony.

Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO)

KGO uwidaczniany jest na dokumentach wystawionych w walucie systemowej PLN, na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach sprzedaży (FA), Paragonach (PA)

Na liście pozycji dokumentu dodano nową kolumnę KGO, w której umieszczana jest wartość KGO zawarta w cenie towaru.

Wartość KGO umieszczona jest również na oknie pozycji dokumentu obok pola Rabat.

Wartość KGO można edytować, przy czym edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat:

Jeśli wybierzemy Tak, wówczas wartość KGO zostanie zaktualizowana na formularzu towaru.

Wiele serii dla dokumentów

Dotychczas każdy oddział posiadał swoją unikalną serię, która stanowiła fragment definicji każdego z wystawianych dokumentów. Nie było żadnej możliwości zmiany oraz dodania nowej serii.

W wersji 16 Comarch ERP Optima wprowadzono obsługę wielu serii dla dokumentów. Zmiana ta została podyktowana potrzebą rozróżniania dokumentów pochodzących z różnych stanowisk Comarch ERP Optima DETAL.

Dodatkowe serie należy zdefiniować po stronie centrali. Po synchronizacji zostaną one udostępnione w oddziale.

Serie te wykorzystuje się do konfiguracji stanowisk Comarch ERP Optima DETAL. Istnieje natomiast możliwość wykorzystania ich jako fragment definicji dowolnego dokumentu wystawianego w oddziale. Zmianę tą należy dokonać na formularzu.

Tak wystawiony dokument zostanie przesłany do centrali z wybraną serią.

Comarch ERP Optima DETAL

Aby umożliwić działanie modułu Comarch ERP Optima DETAL w oddziale niezbędne będą dodatkowe serie dla dokumentów. Serie te przydzielane są w centrali i muszą zostać zsynchronizowane z oddziałem.

Szczegółowe informacje o działaniu i konfigurowanie modułu znajdują się pod następującym linkiem Comarch ERP Optima Detal.

Rozliczanie dokumentów z list PA, FA, FZ, WKA, PKA

Jeśli operator ma zaznaczony parametr ‘Rozliczanie/usuwanie rozliczeń z listy’ to pod prawym klawiszem myszy na listach pojawia się opcja ‘Rozlicz’. Umożliwia ona rozliczenia dokumentu bez potrzeby korzystania z Kasy / Banku. W przypadku korzystania z tej funkcji w oddziale są pewne ograniczenia: 

Zasady wystawiania dokumentów są podobne jak w przypadku wersji standardowej programu. Należy pamiętać, że w przypadku oddziału wprowadzone są pewne ograniczenia i zasady:

1. Dokumenty WKA / PKA są liczone zawsze ‘od brutto’
2. Dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ umożliwia dodanie tylko towarów lub usług o statusie ‘kaucja’ na karcie towaru
3. Na dokument WKA / PKA lub Zakładka ‘Kaucje’ na FA / PA / FZ jest możliwość ustawiania ‘płatności’. Zależy to od ustawienia na kontrahencie. Termin płatności kaucji jest także przenoszony z karty kontrahenta z możliwością zmiany
4. Do dokumentów WKA / PKA możemy wygenerować korekty ilości oraz wartości. Do dokumentów WKA / PKA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
5. Dokumenty WKA / PKA można przekształcić do FA / FZ. Takie FA / FZ są dokumentami zawsze ‘od brutto’
6. FA / FZ powstałe z dokumentów WKA / PKA mają zablokowaną możliwość zmiany ceny
7. W przypadku anulowania FA / FZ, która powstała z WKA / PKA (fakturujemy niezwrócone kaucje) program rozepnie powiązanie WKA / PKA. Jeśli najpierw był dokument FA / FZ a do niego generowane WKA / PKA anulowanie FA spowoduje anulowanie WKA / PKA oraz WZ / PZ
8. W przypadku anulowania FA/FZ która powstała z WZ/PZ powiązanego z WKA/PKA, anulowany jest tylko dokument handlowy, program rozepnie powiązanie pomiędzy dokumentem magazynowym WZ/PZ.
9. Nie ma możliwości ‘dodania nowego WKA / PKA’ do dokumentów FA / PA / FZ już zapisanych. Należy wystawić osobne WKA / PKA

W trakcie synchronizacji…

1. Pomijane są dokumenty o statusie anulowany
2. Pomijane są dokumenty w buforze

Dokumenty korygujące

W oddziale zostały wprowadzone pewne ograniczenia co do rodzaju wystawianych dokumentów korygujących:

1. Faktury sprzedaży – możliwe jest wystawianie korekt ilościowych i wartościowych. Nie ma możliwości wystawiania korekt VAT (robi to centrala). Do dokumentów faktura sprzedaży NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
2. Faktury sprzedaży powstale z PA – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura sprzedaży powstała z PA NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
3. Paragony – możliwe jest wystawianie korekt ilościowych.
4. Faktury zakupu – można korygować ilość i wartość. Do dokumentów faktura zakupu NIE można wystawiać korekt wartościowych do części ilości.
5. Wydania Zewnętrzne (WZ) – można korygować ilość lub wartość
6. Przyjęcia Zewnętrzne (PZ) – można korygować ilość lub wartość
7. Rozchody Wewnętrzne (RW) – można korygować ilość lub wartość
8. Przychody Wewnętrzne (PW) – możliwe wystawienie korekt ilości.
9. Przesunięcia Międzymagazynowe (MM) – nie ma możliwości wykonania korekty do dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) przysłanego z centrali oraz do przesunięcia wysłanego do centrali.

Istnieje jedynie możliwość korygowania dokumentów MM przesuwających towar pomiędzy magazynami lokalnymi. Korekty takie nie są uwzględniane podczas synchronizacji.

W przypadku korekt opis elementu na dokumencie nie jest przesyłany do Comarch ERP XL.

W przypadku oddziału można wystawić korektę do dokumentu o ile dokument pierwotny, do którego robimy korektę nie jest: anulowany, nie jest ‘oznaczony do anulowania’ (oddział czeka na potwierdzenie możliwości anulowania z Centrali), jest niepotwierdzony przez Centralę.

Pozostałe zasady jak i sposób wystawiania dokumentów korygujących w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do modułu Handel.

W trakcie synchronizacji…

… korekty wysyłane są do centrali tylko w przypadku, gdy dokument korygowany został już wyeksportowany.

Program sprawdza czy dokument, którego dotyczy korekta został już wysłany do centrali. 

Taka sytuacja także nie pozwoli na wygenerowanie ostatniego dokumentu (korekty ilości do faktury zakupu)

1. FZ 1, 100 szt towaru w cenie 1 PLN,
2. FA 1, 100 szt towaru
3. FZ 2, 100 szt towaru
4. 4. FZ korekta ilości do FZ 1, -100 szt[/alert]

Zamówienia u Dostawców

W oddziale nie ma możliwości zamawiania towaru u zewnętrznych dostawców. Towar może być zamawiany tylko w centrali. W oddziale mogą funkcjonować dwa rodzaje zamówień: 

Różnica pomiędzy dokumentami polega na tym, że w przypadku określenia kontrahenta na zamówieniu do centrali trafia informacja o tym, dla kogo towar jest zamawiany.

Tworzone zamówienia są w trakcie synchronizacji wysyłane do centrali. W centrali informacje o zamawianym towarze są wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów MM.

Dokumenty Zamówienia u Dostawcy są zawsze skierowane do centrali. Informacja o kontrahencie zamawiającym towar jest informacją dodatkową i nie jest wymagana podczas wystawiania dokumentu. Na liście dokumentów oraz na samym formularzu nie ma zakładek odpowiadających za dane Dostawcy.

Wystawiony dokument zamówienia jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do dokumentu MM). Kiedy MM zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument ZD otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali. Równocześnie utworzony na podstawie zamówienia dokument MM może zostać przesłany z centrali do oddziału.

Anulowanie zamówienia w oddziale jest możliwe kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument ZW również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).

Rezerwacje Odbiorcy

W oddziale istnieje również możliwość rejestrowania zamówień dokonanych przez klientów, które nie będą jednak realizowane przez oddział, lecz przez centralę.

Do rejestracji takich zamówień są wykorzystane dokumenty RO (Rezerwacji Odbiorcy).

Na dokumencie określany jest kontrahent zamawiający towar. W trakcie synchronizacji informacja o rezerwacji jest wysyłana do centrali. Centrala rejestruje fakt zamówienia towaru przez konkretnego klienta, jednak nie wysyła towarów do oddziału.

Różnica pomiędzy dokumentem Rezerwacji Odbiorcy oraz Zamówienia u Dostawcy ze wskazaniem kontrahenta polega na tym, że z dokumentem ZD wiąże się zwrotne przesłanie towaru do oddziału, natomiast rezerwacje na podstawie dokumentu RO są realizowane przez centralę.

Wystawiony dokument RO jest wysyłany do centrali. Otrzymuje status E. W centrali następuje jego potwierdzenie i realizacja (przekształcenie do faktury sprzedaży). Kiedy faktura zostanie zatwierdzona i zamówienie w centrali (Comarch ERP XL) otrzyma status zrealizowane informacja o tym jest przesyłana do oddziału. W oddziale (Comarch ERP Optima) odpowiedni dokument RO otrzymuje status XL, co oznacza, że zamówienie zostało zrealizowane w centrali.

Anulowanie rezerwacji w oddziale jest możliwe, kiedy dokument nie został jeszcze wysłany. Dokument wysłany można tylko anulować po stronie centrali. W takim przypadku informacja o anulowaniu dokumentu jest przesyłana do oddziału. W oddziale odpowiedni dokument RO również zostaje automatycznie anulowany (jest widoczny na liście w kolorze czerwonym).

Dokumenty MM

Towary przesuwane są z centrali do oddziału za pomocą dokumentów MM. Wystawiona w centrali MM powoduje przesunięcie towaru do magazynu wewnętrznego odpowiadającego oddziałowi.

Po wykonaniu synchronizacji w oddziale tworzony jest dokument MM z magazynu odległego (centrali) wprowadzający towar na stan.

W oddziale dokumenty MM są widoczne na liście w menu Magazyn/ Przesunięcia międzymagazynowe. Dokumenty MM przesłane z centrali mają status OL, co oznacza, że zostały przesłane z magazynu odległego. Po ponownej synchronizacji – dokument otrzymuje dodatkowy status E, co oznacza, że do centrali zostało wysłane potwierdzenie otrzymania MM. Potwierdzony dokument nie będzie już uwzględniany podczas kolejnych synchronizacji.

W oddziale wystawiane są dokumenty zakupu i sprzedaży. Stany magazynowe są aktualizowane na bieżąco.

Przy ponownej synchronizacji informacje o przeprowadzonych transakcjach są przenoszone do centrali. Na ich podstawie aktualizowane są stany magazynowe w magazynie wewnętrznym odpowiadającym oddziałowi.

Istnieje również możliwość zakładania magazynów lokalnych (wewnętrznych) w ramach oddziału. Towar może być przesyłany pomiędzy magazynami lokalnymi. Zasady przesuwania towarów za pomocą dokumentów MM są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu i więcej na ich temat można znaleźć w podręczniku do modułu Magazyn.

Warto pamiętać, że podczas przesuwania towaru pomiędzy magazynami lokalnymi jego globalna ilość w oddziale nie ulega zmianie. Zmienia się jedynie ilość dostępna na poszczególnych magazynach.

Istnieje możliwość zapisania dokumentu MM tworzonego w trakcie synchronizacji do bufora. Odpowiada za to parametr w konfiguracji oddziału w Comarch ERP XL

Dokumenty MM między oddziałami

Towary mogą być przesyłane między oddziałami bez pośrednictwa Użytkownika w centrali. Jest to o wiele szybszy proces wymiany danych pomiędzy dwoma oddziałami niż za pośrednictwem centrali. Aby można było skorzystać z przesyłania dokumentów między oddziałami, należy po stronie Comarch ERP XL w Strukturze Firmy dodać dla określonych oddziałów magazyny innych oddziałów.

Po synchronizacji takie magazyny będą widoczne po stronie Oddziału jako magazyny Centrali (Odległe). Na dokument MM będzie można wybrać taki magazyn i przesłać MM między dwoma oddziałami.

W trakcie synchronizacji…

…dokument MM oddział – oddział jest wysyłany do Centrali. Tam zostaje automatycznie zatwierdzony i wysłany do oddziału do którego był adresowany. Jeśli oddział zapisuje MM do bufora to taki dokument będzie krążył w pliku synchronizacji do momentu zatwierdzenia go przez oddział docelowy.

Dokumenty wewnętrzne RW i PW

Dokumenty wewnętrzne są dostępne w menu Magazyn: Przychody wewnętrzne i Rozchody wewnętrzne.

Dokumenty wewnętrzne od razu powodują ruch towaru w magazynie (przyjęcie lub rozchód). Nie są w żaden sposób powiązane z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że nie generują płatności.

Sposób wystawiania dokumentów jest identyczny jak w przypadku standardowej wersji systemu Comarch ERP Optima i został dokładniej opisany w podręczniku do modułu Magazyn.

Po wykonaniu synchronizacji w oddziale dokumenty PW i RW są rejestrowane w tworzonym pliku. Nadawany jest status E, który oznacza, że dokumenty te zostały już wysłane do centrali.

Nie są wysyłane dokumenty w buforze oraz anulowane.

Inwentaryzacja

Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów: 

Funkcja jest dostępna w menu Magazyn: Inwentaryzacja. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu Comarch ERP Optima (zostały dokładnie opisane w podręczniku do modułu Magazyn.), z pewnymi wyjątkami związanymi z późniejszą synchronizacją:

1. Zablokowano możliwość wystawiania jakiegokolwiek dokumentu w oddziale jeśli istnieje AI nie w buforze i niepotwierdzony (TrN_Bufor=0 i GID-y NULL-owe).
2. Zablokowano możliwość wystawiania AI na magazynie innym niż główny.
3. Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli na jakimkolwiek magazynie, poza głównym są niezerowe zasoby:
4. Zablokowano możliwość wystawiania AI, jeśli są inne AI w buforze lub zatwierdzone, ale jeszcze nie przekształcone. Oznacza to, że w oddziale może być tylko jeden arkusz AI nieprzekształcony do PW/RW.

Warto pamiętać, że informacja o przeprowadzonej inwentaryzacji zostanie przesłana do centrali dopiero po jej zakończeniu, czyli utworzeniu dokumentów PW i RW. Wraz z dokumentami RW i PW do centrali przesyłane są związane z nią arkusze inwentaryzacyjne.

Kasa i Bank

Rejestry kasowe

W trakcie pierwszej synchronizacji w oddziale zakładany jest rejestr kasowy. Użytkownik nie ma możliwości dodawania kolejnych rejestrów kasowych/ bankowych. Nie ma również możliwości usuwania rejestrów założonych w trakcie synchronizacji. Przyciski odpowiedzialne za dodawanie i usuwanie rejestrów nie są dostępne dla Użytkownika.

Użytkownik nie ma również możliwości zmiany statusu rejestru aktywny/ nieaktywny, ani wprowadzania żadnych innych zmian na formularzu rejestru. wszystkie informacje są przesyłane z centrali.

Równocześnie zakładane są formy płatności skojarzone z założonym rejestrem. Formy płatności przesyłane są z centrali – mogą być typu: gotówka, przelew oraz karta. Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na zdefiniowanych formach płatności.

Raporty kasowe

W trakcie pierwszej synchronizacji równolegle z tworzeniem rejestru kasowego zakładany jest pierwszy raport.

Użytkownik ma możliwość zakładania nowych raportów w ramach utworzonego rejestru kasowego. Zasady otwierania kolejnych raportów w oddziale są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu (opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank).

Ze względu na konieczność zachowania chronologii zakładanych raportów kasowych/bankowych w wersji oddziałowej wprowadzono kilka ograniczeń: 

W trakcie synchronizacji…

Należy pamiętać, że raporty kasowe zakładane w oddziale są wysyłane w trakcie synchronizacji do centrali. Aby raport został wysłany przez rozpoczęciem synchronizacji musi zostać zamknięty. Raport można zamknąć zaznaczając na formularzu parametr Zamknięty (menu Kasa/Bank: Raporty kasowe/bankowe). RKB nie zostanie wysłany jeśli przed nim występuje RKB otwarty.

Po wykonaniu synchronizacji raport otrzymuje status E (widoczny na liście raportów) i nie można go ponownie otworzyć (co oznacza równocześnie zablokowanie wprowadzania jakichkolwiek zmian w zapisach raportu).

Zapisy kasowe

W oddziale istnieje możliwość rejestrowania dokumentów KP i KW, zarówno tych będących zapłatą za faktury, jak i niezależnych (np. zaliczek wpłacanych przez kontrahenta).

Zapisy kasowe mogą być wystawiane tylko z podmiotami typu kontrahent (wyłączona jest opcja zapisów dla podmiotów typu urząd, bank, pracownik, wspólnik). Zasady wystawiania dokumentów KP i KW są podobne jak w przypadku standardowej wersji programu i zostały dokładniej opisane w podręczniku do modułu Kasa/Bank.

Preliminarz płatności

W oddziale istnieje możliwość rejestrowania zaległych płatności związanych z wystawionymi dokumentami zakupu i sprzedaży. Użytkownik nie ma możliwości dopisywania niezależnych zdarzeń w Preliminarzu. W związku z tym w Preliminarzu nie są dostępne przyciski związane z dodawaniem i usuwaniem zdarzeń. Również edycja  jest ograniczona do podglądu (bez możliwości wprowadzania zmian).

W oddziale nie ma możliwości eksportu poleceń przelewu do banku (elektroniczna wymiana danych z bankiem).

W trakcie synchronizacji…

… do centrali przesyłane są informacje o wystawionych dokumentach z odroczonym terminem płatności. Natomiast w trakcie kolejnej synchronizacji z centrali do oddziału przesyłane są informacje o aktualnym stanie zadłużenia kontrahenta oraz o przeprowadzonych rozliczeniach.

Równocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta (widoczne na karcie kontrahenta: zakładka Handlowe). Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.

Rozliczanie płatności

W oddziale istnieje możliwość rozliczania wprowadzonych zapisów kasowych z wystawionymi dokumentami (Faktury Zakupu, Faktury Sprzedaży, Paragony).

Rozliczanie dokumentów jest możliwe z poziomu zapisu kasowego/ bankowego, płatności w Preliminarzu oraz z poziomu funkcji Rozliczenia (menu Kasa/Bank, dokumenty nierozliczone).

Funkcja Rozliczenia

Funkcja Rozliczenia działa tylko dla podmiotów typu Kontrahent. W oknie Rozliczenia pojawiają się wszystkie nie rozliczone do końca zapisy kasowe/ bankowe oraz płatności z Preliminarza. Widoczne są wszystkie dokumenty wystawione w danym oddziale, niezależnie od tego czy zostały już wysłane do centrali. Podczas rozliczania można zaznaczyć wszystkie dokumenty. Dla dokumentów wysłanych do centrali, przy próbie rozliczenia pojawi się komunikat „Rozliczenie niemożliwe. Jeden z dokumentów został już wysłany do centrali.”

Zasady rozliczeń są identyczne jak w przypadku standardowej wersji programu, z następującymi wyjątkami:

1. Rozliczać można tylko płatności związane z dokumentami, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie dokumentu zostaje zablokowane i można je wykonać tylko z poziomu systemu Comarch ERP XL.
2. Rozliczać można tylko zapisy kasowe z raportów, które nie zostały jeszcze wysłane do centrali. Po wykonaniu synchronizacji rozliczenie zapisu jest możliwe tylko w systemie Comarch ERP XL.
3. Rozliczać można tylko płatności i zapisy wprowadzone w oddziale (przy rozliczaniu nie pojawiają się płatności związane z dokumentami wystawionymi w centrali lub innym oddziale, z rejestru !Rozliczenia!).

Synchronizacja rozliczeń

Warto wiedzieć, że w trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest rejestr !ROZLICZENIA!. Rejestr ma status nieaktywny, w związku z czym nie widać go na standardowej liście rejestrów wyświetlanej w programie. Rejestr jest wykorzystywany do przechowywania informacji o zaległościach kontrahenta przesłanych z centrali, które nie są związane z dokumentami wystawionymi w oddziale.

W trakcie tworzenia bazy danych dla oddziału tworzony jest również kontrahent !ROZLICZENIA!. Kontrahent ma status nieaktywny i nie można go usunąć z bazy. Jest wykorzystywany do rejestrowania w oddziale rozliczeń dokonanych w centrali.

W trakcie synchronizacji z oddziału do centrali wysyłane są informacje o fakturach, które nie zostały zapłacone. Informacja ta jest zapisywana w centrali i tam możliwe jest rozliczenie płatności. Podczas zwrotnej synchronizacji (z centrali do oddziału) są wysyłane informacje o jeszcze nie rozliczonych dokumentach. Na tej podstawie w oddziale rozpoznawane jest, które dokumenty zostały zapłacone, a które nie.

Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie faktury (całkowite) – to podczas kolejnej synchronizacji dokument ten nie zostanie przesłany do oddziału jako nierozliczony. Na podstawie tej informacji w oddziale w rejestrze !ROZLICZENIA! tworzony jest zapis kasowy, który automatycznie rozlicza fakturę.

Jeśli w centrali zostanie dokonane rozliczenie częściowe faktury – to podczas kolejnej synchronizacji do oddziału przesyłana jest informacja tylko o kwocie zaległej. W takiej sytuacji w oddziale tworzony jest zapis kasowy w rejestrze !ROZLICZENIA! na kwotę pozostałą (czyli zapłaconą). Zapis automatycznie rozlicza fakturę.

Na tej samej zasadzie – jeśli faktura została zapłacona w oddziale, a następnie w centrali rozliczenie zostanie usunięte, w trakcie ponownej synchronizacji informacja o zaległości zostanie przesłana do oddziału i tam również zostanie rozpięte rozliczenie.

Na podstawie informacji o rozrachunkach z kontrahentem przesłanych z centrali program uaktualnia w trakcie synchronizacji informacje o aktualnym zadłużeniu kontrahenta, widocznym na karcie ewidencyjnej. Informacja ta jest wykorzystana podczas kontroli limitu kredytu dla kontrahenta.

Całkowity zwrot towaru do centrali

W przypadku, kiedy oddział przestaje funkcjonować wykonywany jest zwrot całkowity do centrali.

Funkcja jest dostępna z poziomu okna synchronizacji pod przyciskiem . Po jej uruchomieniu program wykonuje następujące operacje:

1. Sprawdza, czy warunki wykonania zwrotu całkowitego (opisane poniżej) są spełnione.
2. Importuje informacje z pliku przysłanego z centrali
3. Generuje automatycznie dokument MM z oddziału do centrali, zwracający całość towaru
4. Tworzy plik wymiany przeznaczony dla centrali.

Należy pamiętać, że wykonanie zwrotu całkowitego BLOKUJE pracę oddziału. Oznacza to, że w oddziale nie będą mogły być wystawiane dokumenty.

Synchronizacja przeprowadzona jako zwrot całkowity jest OSTATNIĄ synchronizacją z centralą.

Warunki wykonania zwrotu całkowitego:

1. wszystkie dokumenty muszą być zatwierdzone
2. wszystkie dokumenty muszą posiadać potwierdzenie przyjęcia z centrali.
3. zasoby towarowe mogą być wprowadzone tylko na magazynie głównym. Na pozostałych magazynach (lokalnych) ilość towaru musi wynosić 0. Oznacza to, że przed wykonaniem zwrotu całkowitego towar powinien być przesunięty z magazynów wewnętrznych (lokalnych) na magazyn główny.
4. wszystkie raporty kasowe muszą być zamknięte.

Jeśli którykolwiek z warunków nie zostanie spełniony program nie wykona zwrotu całkowitego. W wyświetlonym oknie pojawi się informacja, które dokumenty uniemożliwiają jej przeprowadzenie.

Jeśli wykonanie zwrotu całkowitego jest możliwe po wciśnięciu przycisku  program wywołuje proces synchronizacji. Podczas synchronizacji wszystkie towary z magazynu głównego w oddziel przesuwane są do centrali (tworzony jest dokument MM).

Równocześnie wszystkie pozycje w cenniku mają nadany status nieaktywny, co uniemożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży.

Na liście raportów kasowych/ bankowych blokowana jest możliwość dopisywania nowych raportów. Tym samym nie ma możliwości rejestrowania nowych zapisów kasowych.

Po odczytaniu pliku w centrali generowany jest plik zwrotny dla oddziału i magazyn wewnętrzny w centrali (odpowiadający oddziałowi) jest blokowany. Oznacza to, że w centrali nie będzie już możliwe wywołanie kolejnej synchronizacji.

Plik przesłany z centrali po ostatniej synchronizacji powinien być odczytany w oddziale po to, by uaktualnić informacje np. O płatnościach.

Synchronizacja – informacje szczegółowe

Proces synchronizacji

W przybliżeniu schemat synchronizacji można opisać w następujący sposób:

1. Pierwsza synchronizacja – zanim dojdzie do wysłania danych z centrali do oddziału, centrala powinna przygotować pracę oddziałom, czyli posiadać niezbędne dla nich dane. Centrala powinna więc mieć przygotowany:

Po przygotowaniu danych, centrala może wykonać wysłanie danych do oddziałów. Dane są zapisywane w pliku DLA_MAGAZYN.XLO.

2. Comarch ERP Optima w oddziale odczytuje plik wymiany – funkcja synchronizacji identyfikuje plik wymiany przeznaczony dla danego oddziału i aktualizuje dane (zakłada magazyn reprezentujący centralę odległą, operatorów, towary, rabaty, … ).
3. Funkcja synchronizacji zapisuje nowy plik wymiany z potwierdzeniami przyjętych danych i nowymi danymi (Faktury, paragony, …). Nowy plik wymiany ma nadany nowy identyfikator synchronizacji (o jeden większy od poprzedniego).
4. Wykonanie synchronizacji uprawnia oddział do wykonywania wszelkich działań (sprzedaż, zamawianie, dokumenty kasowe, rozliczenia nie wysłane do centrali).
5. Centrala odbiera kolejny plik wymiany, sprawdza Id synchronizacji i generuje kolejny plik wymiany z potwierdzeniem odebranych informacji oraz (jeśli jest taka potrzeba) z informacjami, które chce przesłać do oddziału (np. O rozliczonych płatnościach).
6. Kolejna synchronizacja po stronie oddziału odczytuje plik wymiany i zapisuje swoje nowe dane (faktury sprzedaży, zamówienia).

Podczas synchronizacji musi być spełniony warunek ciągłości numerów synchronizacji w ramach danego oddziału. Centrala lub oddział spodziewają się, że zanim zapiszą kolejny, wyjściowy plik wymiany, najpierw odczytają plik wymiany, który dla danego magazynu ma numer ostatniej synchronizacji (zapisany w pliku wymiany) o jeden większy od ostatniego zapisanego w bazie. Numer synchronizacji w ramach danego magazynu jest jakby „żetonem” przekazywanym poprzez plik wymiany.

Cykl synchronizacji danych z jednym magazynem przedstawia rysunek:

Funkcjonalność synchronizacji

Kontrahenci

Model synchronizacji kontrahentów opiera się na możliwości zakładania kart kontrahentów po obydwu stronach, tj. W centrali i oddziale.

Jeśli kontrahent jest założony w centrali, to jest mu nadawany GID i informacja o tym numerze jest przenoszona do oddziału.

Jeśli kontrahent jest założony w oddziale, to ma GID zerowy. Przy synchronizacji po stronie oddziału, po odczytaniu danych o kontrahentach w centrali są im nadawane GID-y i informacja ta jest zwracana z powrotem do oddziału jako potwierdzenie założenia kart kontrahentów.

Jeśli zdarzy się duplikacja kodu kontrahenta, to centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat.

Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale zakładana jest nowa karta dla kontrahenta, który ma takie same dane (NIP i miasto) jak już istniejący – nadawany jest GID -1. Dzięki temu kontrahent jest rozpoznawany w trakcie synchronizacji jako nowy (a nie zmodyfikowany już istniejący) i zakładana jest w centrali dla niego karta.

Podczas synchronizacji kontrahentów może zajść konflikt w sytuacji, kiedy ten sam kontrahent jest zmodyfikowany po stronie centrali i oddziału. O tym, która zmiana jest „ważniejsza” decyduje data ostatniej modyfikacji kontrahenta. Jeśli data ostatniej modyfikacji kontrahenta po stronie odbiorcy jest późniejsza od daty ostatniej modyfikacji kontrahenta w pliku wymiany, to nie jest on aktualizowany, ale jest wysyłany w pliku potwierdzającym synchronizację.

Dokumenty wystawione w oddziale (Comarch ERP Optima) dla kontrahenta !Nieokreślonego! są po synchronizacji widziane w centrali (Comarch ERP XL) jako dokumenty dla kontrahenta Jednorazowego.

Operatorzy

Operatorzy mogą być zakładani tylko po stronie centrali. Aby wykonać pierwszą synchronizację w oddziale musi być zalogowany domyślny operator (ADMIN). ADMIN po pierwszej synchronizacji pozostaje. W bazie nadawane jest mu jednak inne hasło oraz są przepisywani inni operatorzy z odpowiednimi hasłami. Operator ADMIN po stronie oddziału nie może być kasowany.

Towary

Towary są przesyłane tylko z centrali do oddziału. Z towarami są zawsze wysyłane: 

Inwentaryzacja

Proces inwentaryzacji w modelu współpracy Comarch ERP XL – Comarch ERP Optima opiera się wyłącznie na mechanizmach dostępnych w programie Comarch ERP Optima:

1. Otwarcie arkuszy inwentaryzacyjnych – oddział inicjuje swoje arkusze inwentaryzacyjne (AI).
2. Wypełnienie arkuszy inwentaryzacyjnych – po zatwierdzeniu arkusze są przygotowane do wypełnienia (możliwa edycja ilości, ale nie możliwe dodawanie towarów).
3. Przekształcenie do dokumentów wewnętrznych PW i RW – oddział ma za zadanie wypełnić arkusze inwentaryzacyjne i wykonać przekształcenie do PWAI (nadwyżki) lub RWAI (niedobory).
4. Synchronizacja w oddziale – po wykonaniu przekształcenia, do centrali wysłane są dokumenty PWAI/RWAI oraz (informacyjnie) wypełnione arkusze inwentaryzacyjne (AI).
5. Synchronizacja w centrali – funkcja synchronizacji po stronie Comarch ERP XL aktualizuje stany magazynowe na podstawie dokumentów RWAI i PWAI znajdujących się w pliku wymiany.

Weryfikacja stanów magazynowych

W oddziale (Comarch ERP Optima) zapis dokumentu aktualizuje stany magazynowe. W trakcie synchronizacji przesyłane dane zawierają aktualny stan ilościowy towarów. W oddziale dla każdego towaru sumowane są ilości ze wszystkich magazynów (centrala wszystkie te magazyny traktuje jak jeden magazyn).

Odrębne koszty sprzedaży, a synchronizacja dostaw

W modelu współpracy systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima przyjęto zasadę odrębnego liczenia kosztu własnego sprzedaży w centrali i oddziale.

O sposobie liczenia kosztu po stronie oddziału decyduje Użytkownik zakładający bazę danych w oddziale. Przy kreowaniu bazy musi wybrać jedną z metod (FIFO, LIFO, QUAN).

Podczas zatwierdzania dokumentu w oddziale towar jest zdejmowany z magazynu zgodnie z przyjętą metodą. W przypadku faktur zakupu i dokumentów PW towar jest automatycznie wprowadzany na magazyn.

W trakcie synchronizacji w centrali na podstawie przysłanych z oddziału dokumentów handlowych program Comarch ERP XL tworzy własne dokumenty magazynowe, które wprowadzają towar na magazyn lub zdejmują go z magazynu zgodnie z określonymi w centrali zasadami.

Istnieje możliwość, że zaistnieją niezgodności wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży między centralą i oddziałami. Jednak dzięki takiej funkcjonalności możliwe jest szacowanie wartości stanu i kosztu własnego sprzedaży (marży) po stronie oddziału.

Płatności

Po stronie oddziału można przyjmować tylko wpłaty gotówkowe, kartą kredytową lub czekiem. Oddział nie przyjmuje przelewów bankowych – przyjmuje je wyłącznie centrala (XL).

Tylko centrala rozlicza dokumenty (kojarzy zaległości i zapłaty). Informacja o aktualnych długach każdego kontrahenta jest przesyłana do oddziału, przy czym jest to informacja pochodząca ze wszystkich oddziałów oraz z centrali. Dzięki temu oddział na bieżąco jest informowany o stanie zaległości danego kontrahenta, niezależnie od miejsca, w którym te długi powstały.

W trakcie synchronizacji z oddziału wysyłane są dokumenty z kwotami Wartość i Zaległość. Ta informacja jest wysyłana tylko raz wraz z synchronizowanym dokumentem.

Na tej podstawie centrala uzupełnia informację o płatnościach do dokumentów oraz aktualnym zadłużeniu kontrahenta.

Z centrali do oddziału zawsze wędruje informacja o zaległościach wszystkich kontrahentów aktualnie synchronizowanych z oddziałem i o zaległościach wszystkich dokumentów związanych z oddziałem.

Na podstawie przesłanych informacji o aktualnych zaległościach w oddziale aktualizowane są informacje o: 

Parametry dotyczące synchronizacji baz ustawiane są w module Administrator Comarch ERP XL. Po ich ustawieniu, w Comarch ERP Optima w gałęzi Start/ Konfiguracja/ Płace/ Parametry współpracy z XL będą wyświetlane informacje o:

• Serwerze bazy danych systemu XL – nazwa serwera bazy danych systemu Comarch ERP XL,
• Bazie danych systemu XL – nazwa bazy danych, w której zapisywane będą informacje z modułu Comarch ERP Optima.

Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym stosowana jest dwukierunkowa synchronizacja danych. Dane między bazami są synchronizowane automatycznie podczas wykonywania dodawania/ zmiany/ usuwania danych podlegających synchronizacji.

Cel ćwiczenia: utworzenie filtra przy pomocy Konstruktora filtra.

Aby szybko odnaleźć dokument np. w Rejestrach VAT, Zapisach Kasowych/Bankowych czy Preliminarzu, znając jego numer, wystarczy w polu Filtr wpisać numer faktury (lub jego część)

1. Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
2. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Bezpośrednio w polu Filtr można wpisywać również nazwę kontrahenta czy kwotę – program zawęzi listę dokumentów do tych, które spełniają warunek zawarty w filtrze. Przy pomocy Konstruktora filtra , można natomiast tworzyć bardziej zaawansowane zapytania.

Filtr na zapisach kasowych/bankowych

W tym ćwiczeniu zbudowaliśmy schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych, który wykorzystuje konto przeciwstawne na zapisach kasowych/bankowych. Aby mieć pewność, że na każdym zapisie KP/KW, pole Konto przeciwstawne, zostało wypełnione, można użyć odpowiedniego filtra. Filtr będzie zawężał listę zapisów danego raportu do tych, na których pole Konto przeciwstawne jest puste. Aby zbudować taki filtr należy:

1. Wejść do menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, a następnie kliknąć na ikonę Konstruktora filtra,
2. W polu Nazwa wpisać np.: Brak konta przeciwstawnego,
3. Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wcisnąć przycisk aby dodać warunek.
4. W warunku kliknąć na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować zapisy,
5. Z listy wybrać: Bzp_KontoPrzeciwstawne – Konto przeciwstawne dla potrzeb prostych księgowań,
6. Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy z listy operator: Jest puste,
7. Następnie zatwierdzamy całą formatkę Konstruktor filtra.

Aby wypróbować działanie filtra, w rejestrze PKO i raporcie: RKB/1/20XX/PKO, można dodać dwa dokumenty: w jednym wypełniając pole Konto przeciwstawne, a w drugim nie, a następnie użyć filtra wybierając go z listy rozwijanej dostępnej w polu Filtr. Filtr wyświetli zapis, który nie ma wypełnionego pola Konto przeciwstawne.

Filtr w Rejestrach VAT

Dla firm rozliczających VAT wg struktury zakupów przydatny może być filtr, który wyszuka dokumenty oznaczone jako „Sprzedaż detaliczna”. Dlatego też zdefiniujemy filtr złożony wykorzystując Konstruktor filtra.

1. Otwieramy menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT, wybieramy Rejestr sprzedaży, podrejestr SPRZEDAŻ.
2. Klikamy na ikonę Konstruktora filtra .
3. W polu Nazwa wpisujemy: Sprzedaż detaliczna,
4. Na zakładce Ogólne, obok domyślnego operatora Oraz wciskamy przycisk aby dodać warunek.
5. W warunku klikamy na domyślnie podstawione pierwsze pole z bazy danych – pojawi się lista dostępnych pól, po których można filtrować faktury,
6. Z listy wybieramy VaN_Detal – Transakcja detaliczna,
7. Po kliknięciu na domyślnie wyświetlany operator wybieramy Jest równe,
8. Po kliknięciu w polu <wpisz wartość> podajemy wartość 1,
9. Na zakładce Zaawansowane pojawiło się następujące wyrażenie: VaN_Detal=1
10. Zatwierdzamy filtr ikoną . Opcja 1 oznacza, że dana transakcja jest transakcją detaliczną. Wśród wprowadzonych dokumentów w trakcie ćwiczeń nie została zarejestrowana żadna operacja tego typu, stąd po uruchomieniu filtra lista dokumentów w rejestrze jest pusta (dokumenty mają pole VaN_Detal=0).

Cel ćwiczenia: wprowadzenie środka trwałego do programu

Dodajemy środek trwały do ewidencji środków trwałych na podstawie faktury z rejestru zakupów VAT 

Z tego poziomu możliwe jest zaksięgowanie amortyzacji za pomocą ikony Księguj. Wcześniej należy zdefiniować schemat księgowy w menu Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań typ schematu: Amortyzacja s.t.

Cel ćwiczenia: wyliczenie zaliczek na deklarację PIT-36/PIT-36L na podstawie wprowadzonych wcześniej danych.

W celu przeliczenia zaliczek na PIT-36/PIT-36L konieczne jest uzupełnienie danych w konfiguracji, wprowadzenie danych o wspólnikach oraz podpięcie odpowiednich kont księgowych do gałęzi zestawienia systemowego PIT-36.

Dane o nazwie firmy uzupełniliśmy w ćwiczeniu 4.2, informacje na temat formy płatności deklaracji oraz stawek pozostawiamy ustawione domyślnie w konfiguracji. 

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu tworzenia oraz generowania zestawień księgowych na przykładzie bilansu firmy.

Definiujemy nagłówek zestawienia:

1. Otwieramy menu Księgowość/ Zestawienia księgowe.

Podpinamy definicję do pozycji zestawienia księgowego

1. Za pomocą ikony , lub przez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy edytujemy pozycję zestawienia Urządzenia techniczne i maszyny
2. Wybieramy przycisk  uruchamiający kreator wyrażenia
3. W polu Łącznik akceptujemy znak „+”
4. Cyfrę 1,00 pozostawiamy w polu współczynnik (wartość wyrażenia zostanie przemnożona przez 1)
5. Klikamy na przycisku Kwota i z podmenu wybieramy Funkcje kont.
6. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Wn, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
7. Pojawi się plan kont. Podświetlamy właściwe konto księgowe (011-2) i akceptujemy przyciskiem . Konto będące argumentem funkcji księgowej pojawi się automatycznie w polu Argument.
8. Aby wyrażenie zostało zapamiętane należy kliknąć na ikonie . Jego treść pojawi się w górnym polu zatytułowanym Kwota @SaldoWn (011-2)
9. W celu odjęcia Salda Ma konta 071-2, w polu łącznik wybieramy znak „-”
10. Akceptujemy cyfrę 1,00 w polu współczynnik
11. Klikamy na przycisku Kwota, z podmenu wybieramy Funkcje kont.
12. Kursorem ustawiamy się na pozycji Saldo Ma, akceptujemy ją przez kliknięcie lewym klawiszem myszy.
13. Z planu kont wybieramy konto 071-2, które pojawi się na formatce definicji wyrażenia jako argument.
14. Przyciskiem  akceptujemy definicję.
15. W górnym polu Kwota do pierwszego elementu wyrażenia zostaje dodany drugi.
16. Otrzymujemy następującą definicję wyrażenia @SaldoWn(011-2)-@SaldoMa(071-2)
17. Ostateczna akceptacja wyrażenia odbywa się przez wybranie ikony  i powrót do formatki Pozycja zestawienia, którą zatwierdzamy.
18. Przyciskiem  wycofujemy się do formatki z listą zestawień księgowych.

Generujemy zestawienie księgowe

1. Ikoną Przelicz  wybrane zestawienie wywołujemy obliczenie zestawienia i wyniki są prezentowane na ekranie. Z tego poziomu istnieje możliwość wydruku zestawienia lub eksportu do Excela.
2. Wycofujemy się z prezentowanych wyników. Ponownie podglądamy wyniki przeliczonego wcześniej zestawienia (w kolumnie Data obliczenia zestawienia widoczna jest data przeliczenia) przez użycie przycisku Wyniki zestawienia.

Uzupełniamy istniejące zestawienie księgowe w związku modyfikacją wzorcowego planu kont

1. W Ćwiczeniu dodaliśmy do wzorcowego planu kont wygenerowanego przez Konfigurator bazy danych, konto 233 Rozrachunki ze zleceniobiorcami. W związku z tym, że jest to konto, które wchodzi do zestawienia: BILANS FIRMY, należy je dodać w odpowiedniej pozycji. Dodajmy więc saldo Debet tego konta do gałęzi AKTYWÓW B.II.2.c Należności od pozostałych jednostek inne, natomiast Saldo Kredyt do gałęzi PASYWÓW B.III.2.h Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.
2. W menu Księgowość/ Zestawienia księgowe, na zakładce Ogólne podświetlamy zestawienie o symbolu: BILANS FIRMY. Za pomocą  ikony edytujemy zestawienie, ustawiamy kursor na pozycji AKTYWÓW B.II.2.c i edytujemy pozycję za pomocą ikony . Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Wn  i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
3. Ustawiamy kursor na gałęzi PASYWÓW B.III.2.h, edytujemy gałąź. Klikamy w przycisk , następnie Funkcje kont/Saldo Ma i wybieramy konto 233. Zatwierdzamy formatkę.
4. Za pomocą ikony  wycofujemy się z formularza pozycji zestawienia.
5. W ćwiczeniu dotyczącym modyfikacji planu kont dodaliśmy również konto 227, które należy podpiąć pod odpowiednie gałęzie zestawienia BILANS FIRMY.

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań listy płac wygenerowanej w module Kadry i Płace. Załóżmy że schemat księgowania listy płac w firmie NOVA wygląda następująco

Lp.	Konto Wn	Konto Ma	Kwota	Warunek
1	431	231	Brutto	bez kwoty zasiłków, pracownicy etatowi
2	431	233	Brutto	pracownicy na umowę-zlecenie
3	231	227-51	Składki na ub. społeczne płacone przez pracownika
4	231	227-52	Składki na ub. zdrowotne
5	445	227-51	Składki na ub. społeczne płacone przez firmę
6	445	227-53	FP i FGŚP
7	231	220	Podatek

1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Lista płac.

2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:

Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisów bezpośrednio do rejestrów VAT

Cel ćwiczenia: stworzenie automatycznych wzorców księgowań prostych z zastosowaniem konta przeciwstawnego na zapisach kasowych/bankowych.

Wykorzystując konto księgowe związane z danym rejestrem kasowym czy bankowym oraz konta przeciwstawne do nich znajdujące się na poszczególnych zapisach kasowych czy bankowych, stworzymy prosty wzorzec, który przeniesie poszczególne dowody KP/KW na odpowiednie konta księgowe.

Budowanie schematu księgowego

Aby zaksięgować raport kasowy na konto przypisane do danej kasy i po przeciwnej stronie na konto wypełnione na dowodzie KP/KW, należy stworzyć następujący schemat:

1. Z menu Księgowość wybieramy Inne/ Schematy księgowe, a następnie typ schematu: Raporty Kasa/Bank.
2. Dodajemy schemat ikoną , definiujemy nagłówek:

• Symbol: RAPORT_KASA
• Nazwa: Raport kasowy
• Dziennik: KASA
• Księgowanie przez bufor
• Data księgowania – domyślnie zaznaczony parametr Pobierz datę księgowania z konfiguracji
• Opis: Nr dokumentu/ Wewnętrzny + Rachunek/ Symbol (@NumerPelny+’ '+@Rachunek)

3. Dodajemy pierwszą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do zaksięgowania wpływu pieniędzy do kasy):

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Przychód. W okienku obok pojawia się makro @Przychod
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.
• pozycję schematu zapisujemy przyciskiem dyskietki.

4. Dodajemy drugą pozycję schematu przyciskiem  (będzie to pozycja służąca do księgowania wypłaty pieniędzy z kasy):

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto przeciwstawne. W okienku obok pojawia się makro @KontoPrzeciw,
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Konta/ Konto kasy (rachunku). W okienku obok pojawia się makro @KontoRach,
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwota i wybieramy Kwota/Rozchód. W okienku obok pojawia się makro @Rozchod
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.

5. Pozycję schematu zapisujemy przyciskiem .

6. Schemat zapisujemy przyciskiem .

Zakładając, że dla każdego KP/KW generowany jest jeden dekret – powyższy wzorzec jest wystarczający do zaksięgowania raportu kasowego. W praktyce zdarza się jednak, że np. dowód KW dokumentuje koszt, który dekretowany jest na konto zespołu „4” i równolegle na konta zespołu „5”. Aby w schemacie księgowym automatycznie została uwzględniona również taka sytuacja, można wykorzystać, znane z poprzedniego ćwiczenia, kwoty dodatkowe.

1. Edytujmy więc zapisany schemat: RAPORT_KASA i dodajmy jeszcze jedną pozycję:

• przyciskiem strzałki obok ikony KontoWn rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Wn. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatWn
• przyciskiem strzałki obok ikony KontoMa rozwijamy listę dostępnych opcji i wybieramy makro Kwoty dodatkowe/Konto Ma. W okienku obok pojawia się makro @KontoDodatMa
• podział na słowniki: Podmioty
• następnie klikamy na przycisku Kwoty i wybieramy Kwoty dodatkowe/Kwota. W okienku obok pojawia się makro @KwotaDodat
• jako Opis wybieramy Nr dokumentu/ Wewnętrzny. W okienku obok pojawia się makro @NumerPelny.

2. pozycję schematu, a następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem .

W naszych ćwiczeniach utworzyliśmy osobny dziennik do księgowania raportów kasowych i osobny do księgowania wyciągów bankowych. Raporty księgowane powyższym wzorcem trafią do dziennika: KASA (ponieważ tak ustaliliśmy w nagłówku schematu księgowego). Powyższy schemat jest jednak na tyle uniwersalny, że możemy wykorzystać go do księgowania raportów bankowych:

• na liście schematów dla raportów kasowych/bankowych, podświetlamy schemat o symbolu: RAPORT_KASA,
• kopiujemy schemat naciskając kombinację klawiszy <Ctrl>+<Ins>
• zmieniamy symbol schematu na: RAPORT_BANK i opis na: Raport bankowy
• zmieniamy dziennik do jakiego mają być księgowane raporty bankowe na dziennik BANK
• następnie cały schemat, zapisujemy przyciskiem Zapisz – schemat pojawił się na liście, zamykamy listę schematów księgowych.

Księgowanie raportu kasowego/bankowego

Z menu Kasa/Bank otwieramy Rejestry kasowe/bankowe i edytujemy kolejno rejestry:

• BPH – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-PLN i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• BPHEUR – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku BPH: 131-BPH-EUR i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• KASA – wpisując w polu Konto księgowe numer konta kasy gotówkowej: 100 i zapisujemy przyciskiem Zapisz,
• PKO – wpisując w polu Konto księgowe numer konta banku PKO: 131-PKO i zapisujemy przyciskiem Zapisz.

Z menu Kasa/Bank otwieramy Zapisy kasowe/bankowe i edytujemy kolejno zapisy dla rejestrów:

1. KASA i raportu: RKB/1/20XX/KASA:

• zapis KW/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,l
• zapis KP/1/20XX/KASA – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1, zapis KP/1/20XX/KASA został skompensowany w ćwiczeniu 8.7 z zapisem KW/1/20XX/KASA, w kwotach dodatkowych dodamy dekret odpowiadający tej operacji: przyciskiem Kwoty dodatkowe otwieramy formatkę kwot dodatkowych i dodajemy pierwszą pozycję:
  Wn 201-2-1, kwota 700 i druga pozycja: Ma 202-2-1, kwota 700 i zapisujemy formatkę kwot dodatkowych, a następnie formatkę KW,
• zapisy FZ 2/20XX i FZ 22/20XX – zapłata za fakturę wystawioną przez naszego dostawcę (ćwiczenie), w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę.

2. BPH i raportu: RKB/1/20XX/BPH:

• zapis KP/1/20XX/BPH – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z odbiorcami: 201-2-1,
• zapis KW/1/20XX/BPH – w polu Konto przeciwstawne wpisujemy konto rozrachunków z dostawcami: 202-2-1 i zapisujemy formatkę,

Aby zaksięgować poszczególne raporty kasowe/bankowe na konta, z menu Kasa/Bank otwieramy Raporty kasowe/bankowe:

1. Rejestr KASA

• edytujemy raport RKB/1/20XX/KASA i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
• zaznaczamy raport RKB/1/20XX/KASA i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_KASA i zatwierdzamy ikoną wybierz,
• dekret można obejrzeć edytując raport kasowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań KASA, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.

2. Rejestr BPH:

• edytujemy raport RKB/1/20XX/BPH i zaznaczamy parametr: Zamknięty, a następnie zapisujemy formatkę,
• zaznaczamy raport RKB/1/20XX/BPH i ikoną Księguj uruchamiamy księgowanie. Wybieramy schemat: RAPORT_BANK i zatwierdzamy ikoną wybierz,
• dekret można obejrzeć edytując raport bankowy i klikając przycisk lupki obok pola zapis księgowy lub z poziomu Księgowość/ Dzienniki wybierając dziennik księgowań BANK, bufor i miesiąc 01, raport został zaksięgowany z datą zamknięcia raportu.

W praktyce może się zdarzyć, że dodając poszczególne dowody KP/KW nie od razu będziemy wypełniać pole Konto przeciwstawne lub nie wszystkie dowody od razu będą predekretowane. Przed przystąpieniem do księgowania warto więc sprawdzić czy wśród zapisów kasowych/bankowych nie ma takiego, któremu nie wypełniliśmy pola Konto przeciwstawne aby później uniknąć błędów w trakcie księgowania schematem. Można do tego celu użyć odpowiedniego filtra – ćwiczenie 10.18