Wydania zewnętrzne

Co należy wiedzieć o Wydaniach Zewnętrznych

Wydania zewnętrzne to dokumenty, które powodują zmianę ilości i wartości magazynu.

Uwaga
Wszystkie Wydania Zewnętrzne, zatwierdzone na stałe i te w buforze, powodują zmianę ilości w magazynie i ilości dostępnej.

Dokumenty WZ powinny być skojarzone z Fakturą Sprzedaży. Kojarzenie może być wykonywane na różne sposoby:

  • możemy wystawić FS i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ,
  • możemy wystawić FS, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru),
  • możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży),
  • możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży.

Ten ostatni mechanizm – zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FS – daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży.

Warunki powodzenia takiej operacji to:

  • zgodność algorytmu – muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto),
  • wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:

  • w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FS/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
  • przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Wydań Zewnętrznych

Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu – Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Każda pozycja listy standardowo zawiera:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji

Status – w kolumnie wyświetlane są informacje na temat dokumentów powiązanych z WZ:

  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • FS – dokument jest powiązany z Fakturą Sprzedaży,
  • PA – dokument jest powiązany z Paragonem,
  • RO – dokument został utworzony z Rezerwacji Odbiorcy,
  • PF – dokument został utworzony z Faktury proforma.

Magazyn – magazyn, z którego wydano towar.

Kontrahent – kod kontrahenta, któremu wydano towar.

NIP – numer NIP kontrahenta.

Data wydania – data wydania towaru z magazynu.

Netto – wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Wartość zakupu – koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe]polu Koszt usługi lub wprowadzony na pozycji dokumentu, na zakładce [Szczegóły] w polu Koszt zakupu).

Lista Wydań Zewnętrznych

W oknie dostępne są przyciski:

 – księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego:

  • nie można korygować WZ będących w buforze,
  • korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży/Paragonem,
  • korekta WZ skojarzonego z FS/PA możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego, która spowoduje automatyczne wygenerowanie korekty do WZ. Przycisk „Utworzenie faktury sprzedaży” – utworzenie faktury sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednego lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji).

– przekształcenie do Paragonu. Do Paragonu mogą być przekształcane tylko dokumenty WZ liczone algorytmem „od brutto”.

tworzenie dokumentu kaucyjnego. Przycisk jest widoczny tylko w przypadku, gdy firma wykorzystuje funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje).

– Operacje seryjne umożliwiające:

  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.

Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz WZ – obsługa

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo TUTAJ.




Cennik

Cennik zawiera listę wszystkich towarów/ usług oferowanych przez firmę. Jest dostępny z menu Ogólne. Zapisane tu informacje są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module sprzedaży.

Cennik

Na liście dostępne jest drzewo grup. Użytkownik ma możliwość zawężenia listy do pozycji cennikowych należących do  dowolnej grupy/grup oraz podgrupy/podgrup, które mają być wyświetlane na liście.

Panel drzewa grup rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku „Wybrana grupa: …”, a ustawienie widoczności panelu filtrowania wg drzewa grup na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki:

      

Po zaznaczeniu bądź podświetleniu konkretnej grupy w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na dodawanej pozycji cennika jako grupa domyślna automatycznie podpowiada się grupa wskazana na liście grup.

Lista może być dodatkowo zawężona do konkretnego typu czy kombinacji typów pozycji cennikowych. W programie zdefiniowano cztery typy pozycji i są to:

  • Usługa prosta (UP)
  • Towar prosty (TP)
  • Usługa złożona (UZ)
  • Towar złożona (TZ)

W programie określenie złożony oznacza towar lub usługę (produkt) z którą związana jest jakaś receptura.

Uwaga
Towary proste, towary złożone oraz usługi złożone dostępne są jedynie w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury dostępne są wyłącznie usługi proste.

Listę pozycji w cenniku można dodatkowo ograniczyć do towarów/usług aktywnych. Służy do tego parametr Pokazuj Nieaktywne.  Po jego zaznaczeniu na liście pojawia się wszystkie pozycje, bez względu na to czy są aktywne czy nie (pozycje nieaktywne są wyświetlane w kolorze szarym). Stan danego towaru (aktywny/ nieaktywny) zaznaczamy na formularzu zasobu na zakładce [Dodatkowe].  Zmienna ta pozwala na „ukrycie” pozycji, których nie ma już w naszej ofercie w wyniku np. zmiany sprzedawanego asortymentu.

Jeżeli pozycje cennika mają przypisane kody kreskowe, możliwe jest wyszukanie towaru po wpisaniu tego kodu w pole EAN.

Po otwarciu listy zawsze wyświetlana jest cena domyślna – deklarowana na karcie towaru indywidualnie dla każdej pozycji. Zmiana wyświetlanej ceny jest możliwa po rozwinięciu listy dostępnej w polu Cena. Po dokonaniu zmiany (np. Z domyślnej na hurtową 1) wybrana cena obowiązuje dla wszystkich towarów.

W oknie możliwe jest dokonywanie wszelkich operacji dotyczących kart towarów jak przeglądanie, usuwanie czy dodawanie nowych pozycji.

Na liście w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) dostępne są opcje: Utwórz fakturę, Utwórz paragon. Dokument tworzony jest:

  • dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
  • na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
  • cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na liście towarów,
  • magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.

Na liście dostępne są przyciski:

 – dodanie pozycji <INSERT> – umożliwia dodanie nowej karty towaru,

 – edycja pozycji <CTRL>+<ENTER> – umożliwia podgląd karty towaru,

 – usunięcie <DEL> – usunięcie karty towaru jest możliwe tylko, jeśli dany towar nie jest pozycją na żadnym dokumencie,

 – zamknięcie okna,

 – eksport cennika. Funkcja umożliwia eksport listy cennikowej do pliku w formacie XML lub MS Excel na dysk lokalny lub do Comarch IBARD. Funkcja może być wykorzystywana podczas wymiany cennika pomiędzy różnymi bazami w systemie Comarch ERP Optima.

 – import cennika z pliku wygenerowanego przez program Comarch ERP Optima, programy Comarch ERP Klasyka (FPP lub FA) lub z pliku MS Excel z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD. Wszystkie pozycje zaimportowane z FA będą usługami, z FPP lub programu Comarch ERP Optima importowane pozycje będą przyjmowały status: towar lub usługi (analogicznie jak w programie FPP), przepisane zostaną również ustawienia dotyczące cen sprzedaży. Możliwe jest wskazanie pliku do importu poprzez przeciągnięcie go z eksploratora Windows.

Szczegółowe informacje na temat importu i eksportu cennika zostały opisane w artykule Eksport/ Import cennika. 

Historia towaru – analiza transakcji towaru.

Z poziomu listy cennikowej dostępnej w menu Ogólne/Cennik istnieje możliwość podglądu wszystkich atrybutów binarnych oraz załączników przypisanych do poszczególnych pozycji cennikowych.

W pasku narzędzi aktywne są przyciski:

 – funkcje dodatkowe <F11>:

Dla kart cennikowych umożliwiają:

  • Zmianę aktualizacji cen (należy wskazać cenę, dla której parametr aktualizacji ma zostać ustawiony i wybrać sposób aktualizacji Tak/Nie).
  • Zmianę waluty i wartości dla wybranej waluty (dla pozycji zaznaczonych na liście można zmienić walutę dla wybranej ceny i wykonać przeliczenie wg podanego kursu),
  • Zmianę stawki VAT/ nazwy,
  • Przecenę grup towarowych,
  • Konwersję PKWiU 2008 do PKWiU 2015,
  • Dotyczy wersji: 2020.3.1
    Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015
  • Zmianę kodu PKWiU (mechanizm umożliwiający seryjne usunięcie kodów PKWiU lub zdefiniowanie konkretnego numeru PKWiU dla pozycji cennikowych uprzednio zaznaczonych na liście),
  • Zmianę ustawienia parametru Odwrotne obciążenie (Nie/ Tak/ Powyżej limitu), dostępnego na karcie towaru na zakładce [Ogólne] po zaznaczeniu parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaruKonfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
  • Zmianę ustawienia parametrów: Kopiuj opis na fakturę, Pozwól na edycję nazwy na dokumencie, dostępnych na karcie towaru na zakładce [Dodatkowe],
  • Zmianę ceny domyślnej towarów i usług.

 

Konwersja PKWiU 2008 do PKWiU 2015:

Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU 2015) została wprowadzona Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. (DZ. U. z 2015 r. poz. 1676) do stosowania od dnia 1 stycznia 2016 r.

Do 31.12.2016 roku obowiązuje obecna klasyfikacja PKWiU (do celów statystycznych).

Do 31.12.2017 roku obowiązuje obecna klasyfikacja PKWiU (do celów podatkowych).

Aby usprawnić pracę klientom, dodano konwerter (na podstawie dostępnych tabeli transkrypcji), który zamienia kody PKWiU 2008 na kody PKWiU 2015 zgodnie z kluczem powiązań.

Informacje oraz tabele transkrypcji dostępne są na stronie: http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/

Funkcja jest dostępna w menu Ogólne/ Cennik pod przyciskiem Funkcje dodatkowe znajdującym się na górnej wstążce programu – Karty cennikowe/ Konwersja PKWiU 2008 do PKWiU 2015.

Konwersja PKWiU 2004 do PKWiU 2015

Konwersja kodów wykonywana jest dla wszystkich pozycji cennika.

Po wykonaniu konwersji zostaje wyświetlony raport zmian, który może składać się z trzech sekcji (w zależności od konwertowanych kodów PKWiU):

  • Pozycje cennika, dla których kod PKWiU nie został rozpoznany (sekcja zawiera kody towarów oraz PKWiU przed konwersją) – kod PKWiU jest niepoprawny lub nie został uwzględniony w kluczu powiązań, na podstawie którego wykonywana jest konwersja http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/
  • Pozycje cennika, dla których kod PKWiU musi być zweryfikowany (sekcja zawiera kody towarów, PKWiU przed i po konwersji) – kody, które w klasyfikacji PKWiU 2015 oznaczone są gwiazdką oznaczającą, że w klasyfikacji 2008 istniał jeden kod, który w klasyfikacji 2015 podzielono na kilka. Dlatego po konwersji użytkownik powinien zweryfikować przydzielony dla pozycji cennika kod.
  • Pozycje cennika, dla których nie napotkano problemów podczas zmiany kodu PKWiU (sekcja zawiera kody towarów, PKWiU przed i po konwersji).

Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015:

Funkcja umożliwia przypisanie do towarów kodów CN na podstawie numerów PKWiU 2015.

Uwaga
Uwaga: Funkcja Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015 jest aktywna po zalogowaniu na moduł Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus.

Funkcja – Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015

  • Funkcja jest wykonywana dla wszystkich pozycji cennikowych o typie towar.
  • Po jej wywołaniu do towarów, na podstawie przypisanych do nich numerów PKWiU 2015, zostaną nadane kody CN (zgodnie z kluczem powiązań Głównego Urzędu Statystycznego: PKWiU2015 – CN https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/index.html):
    • kody CN, których nie ma w programie, zostaną automatycznie dopisane do listy kodów CN wraz z przypisanym do nich Opisem (menu Ogólne/ Inne/ Kody CN).
      Uwaga
      Uwaga: Jeśli numer PKWiU 2015 posiada wiele kodów CN, do towaru zostanie automatycznie przypisany pierwszy kod CN. Użytkownik musi zweryfikować poprawność przypisania takiego kodu CN do towaru.
    • Operacja przypisania kodów CN jest nieodwracalna. Aby mieć wgląd do danych sprzed konwersji, przez rozpoczęciem należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.
    • Kody CN nie zostaną uzupełnione dla towarów, które posiadają numery PKWiU niezgodne z nomenklaturą 2015.
  • Po zakończeniu procesu, w Raporcie konwersji przedstawione zostaną wyniki operacji z podziałem na pozycje cennika, dla których:
    • kod PKWiU nie został rozpoznany.
    • należy zweryfikować kod CN (kod CN został uzupełniony na karcie towaru, ale jest niezgodny z nową matrycą kodów CN lub dla PKWiU 2015 jest przypisanych wiele kodów CN),
    • nie napotkano problemów podczas ustawiania kodu CN.

Uwaga
Uwaga: Funkcja Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015 jest niedostępna dla operatora mającego zakaz dodawania kodów CN (karta operatora, zakładka [Blokady dostępu] – procedura Formularz kodów CN).

Użytkownik ma możliwość tworzenia własnych funkcji dodatkowych.

 

 




Formularz kontrahenta – zakładka Płatności

Zakładka [Płatności] zawiera takie informacje o kontrahencie, jak dane rachunków bankowych kontrahenta, forma płatności.

Forma płatności – domyślna forma płatności, jaką udzielamy odbiorcy. Lista zdefiniowanych w programie form płatności jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej po prawej stronie okna. Z formą płatności zdefiniowany jest również termin płatności.

Termin płatności – indywidualny termin płatności kontrahenta. Po zaznaczeniu tego parametru mamy możliwość wpisania indywidualnego terminu płatności.

Przykład
W konfiguracji zdefiniowany jest przelew z terminem 7 dni. U  kontrahenta formą płatności jest przelew, termin płatności wynosi 10 dni. Wystawiamy fakturę sprzedaży w dniu 15.11.2001 . Program pobierze potrzebne dane z karty kontrahenta i na FA zostanie ustalony termin płatności na 25.11.2001. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru termin płatności na FA zostanie ustalony  na 22.11.2001.

Domyślna waluta – wybrana w tym miejscu waluta będzie podpowiadała się na wystawianych dla tego kontrahenta:

  • dokumentach w module Handel (w przypadku zaznaczenia parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentuKonfiguracji Firmy/ Handel/  Parametry),
  • dokumentach w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej,
  • zapisach kasowych/bankowych i zdarzeniach w Preliminarzu płatności (pod warunkiem, że walutą rejestru kasowego/bankowego jest PLN; w przypadku kiedy walutą rejestru jest waluta obca, zapis kasowy/bankowy bądź zdarzenie powstaje w walucie wskazanej na rejestrze),
  • dokumentach kompensaty, notach odsetkowych, ponagleniach zapłaty, potwierdzeniach salda oraz na liście Rozliczenia podmiotu.

 

Podczas zapisywania karty kontrahenta program sprawdza, czy dla wskazanej na zakładce [Płatności] domyślnej waluty kontrahenta istnieje domyślny rachunek w tej walucie. W przypadku braku takiego rachunku wyświetlany jest komunikat: Dla domyślnej waluty kontrahenta nie wybrano rachunku bankowego. Czy chcesz przypisać domyślny rachunek bankowy dla tej waluty? Po kliknięciu opcji Tak Użytkownik kierowany jest na zakładkę [Płatności], gdzie może dodać nowy rachunek w określonej walucie lub na którymś z istniejących rachunków w określonej walucie zaznaczyć parametr Domyślny. Jeżeli istnieje tylko jeden rachunek w określonej walucie i nie jest oznaczony jako domyślny, po kliknięciu opcji Tak program automatyczne oznacza go jako domyślny i zapisuje formularz kontrahenta. Wybór opcji Nie na komunikacie powoduje zamknięcie karty kontrahenta bez zapisania zmian dot. domyślnego rachunku bankowego .

Maksymalna zwłoka – maksymalna zwłoka, jaką dopuszczamy w regulowaniu należności przez tego klienta lub zwłoka jaką nasz dostawca dopuszcza przy realizowaniu naszych zobowiązań. Zwłoka jest doliczana do terminu realizacji w preliminarzu.

Nie rozliczaj płatności – parametr stosowany w przypadku, gdy z kontrahentem nie są prowadzone rozliczenia. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.

MPP – podzielona płatność– zaznaczenie tego parametru powoduje, że płatności złotówkowe trafiające do rejestru bankowego mają automatycznie ustawioną metodę podzielonej płatności.

Numery rachunków bankowych – lista jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w artykule Podstawowe elementy programu.

Lista rachunków bankowych kontrahenta zawiera kolumny:

  • Opis – opis rachunku bankowego kontrahenta,
  • Bank – nazwa oddziału banku,
  • Numer rachunku – pełny numer rachunku bankowego,
  • Waluta – informacja o walucie rachunku ,
  • Domyślny – informacja czy dany rachunek bankowy jest domyślnym rachunkiem kontrahenta; tylko jeden rachunek kontrahenta może być domyślny,
  • Data ostatniego sprawdzenia – data wykonania ostatniego sprawdzenia rachunku bankowego w wykazie podatników VAT,
  • W wykazie – kolumna określająca status weryfikacji i przyjmująca wartość Tak lub Nie – w zależności od tego czy określony rachunek widnieje w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów).

 

Na liście rachunków bankowych kontrahenta znajdą się wszystkie rachunki, zarówno te zweryfikowane pozytywnie jak i negatywnie w Wykazie podatników VAT. Automatyczna weryfikacja dotyczy kontrahentów krajowych, mających jako kod kraju przed numerem NIP wybrane PL bądź pusty przedrostek. Nie są weryfikowane numery rachunków bankowych kontrahentów bez uzupełnionego numeru NIP Automatyczna weryfikacja rachunku bankowego dotyczy też numeru wpisywanego ręcznie przez użytkownika. W tabelce Historia weryfikacji rachunku bankowego pojawia się wpis na datę bieżącą z wynikiem weryfikacji.. Po wprowadzeniu na formularzu rachunku bankowego kontrahenta nowego numeru rachunku, następuje automatyczna jego weryfikacja i w tabelce Historia weryfikacji rachunku bankowego pojawia się wpis na datę bieżącą z wynikiem weryfikacji.

Do listy rachunków bankowych kontrahenta automatycznie dopisywane są również nowe rachunki, które zostały wprowadzone bezpośrednio na płatności dotyczącej tego kontrahenta. Wyjątkiem jest karta kontrahenta o kodzie !NIEOKREŚLONY! – nie są na nią automatycznie dodawane numery rachunków bankowych.

Po wybraniu ikony  wyświetli się formularz rachunku bankowego kontrahenta, należy na nim uzupełnić:

Kod banku – można wybrać z wprowadzonej w programie listy banków lub w pole Bank wpisać z klawiatury akronim banku lub jego nr rozliczeniowy. Jeśli wpisany zostanie poprawny akronim/numer rozliczeniowy – program automatycznie pobierze dane o banku z listy banków.

Numer konta – numer rachunku bankowego kontrahenta. Pierwszy segment czyli Numer Rozliczeniowy Banku (dla numeru standardowego) lub Cyfra Kontrolna – NRB (dla numeru IBAN) zostaje pobrany z karty ewidencyjnej banku, natomiast numer rachunku należy uzupełnić. Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w rozdziale Zasady obsługi pól związanych z bankiem w instrukcji do modułu Kasa/Bank.

IBAN – czy numer konta zapisany jest w standardzie IBAN (dotyczy tylko rachunków polskich).

Nazwa banku – zostaje pobrana automatycznie po zatwierdzeniu akronimu banku.

Waluta – pole z rozwijalną listą walut. Dodając nowy rachunek bankowy, w tym polu podpowiadana jest waluta ustawiona w Konfiguracji Programu jako domyślna (najczęściej PLN). Operator może zmienić tę walutę na inną .

Zaznaczenie parametru Domyślny spowoduje wyświetlanie numeru konta kontrahenta np. na wyciągu bankowym. Jeżeli dla kontrahenta dodawany rachunek będzie pierwszym rachunkiem w określonej walucie, jest on oznaczany jako domyślny. Program pilnuje, żeby dla określonej waluty był tylko jeden domyślny rachunek bankowy. Jeżeli więc zostanie przez operatora na formularzu rachunku bankowego kontrahenta zaznaczony parametr Domyślny, na innym rachunku bankowym w tej samej walucie, który poprzednio był rachunkiem domyślnym, ten parametr zostanie odznaczony.

Sekcja Historia weryfikacji rachunku bankowego jest listą zawierającą kolumny:

  • Stan na dzień – uzupełniana datą sprawdzenia,
  • NIP – numer NIP, dla którego sprawdzony został rachunek,
  • W wykazie – informacja czy numer rachunku znajduje się w wykazie podatników VAT, kolumna przyjmuje wartości Tak / Nie,
  • Identyfikator wyszukiwania – unikalny identyfikator otrzymany po sprawdzeniu.

Możliwe jest również zaimportowanie rachunków bankowych kontrahenta na żądanie użytkownika. Na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] dostępny jest przycisk Import rachunków kontrahenta. Po jego kliknięciu wykonywany jest import rachunków z Wykazu podatników VAT na podstawie numeru NIP kontrahenta. Podobnie jak w przypadku importu wykonywanego automatycznie, jeżeli liczba rachunków kontrahenta jest większa od 5, wówczas przed pobraniem listy rachunków pojawia się pytanie czy pobrać wszystkie. Jeżeli na jego karcie kontrahenta były już wprowadzone numery rachunków bankowych, podczas importu nie są one usuwane ani nadpisywane. Dla importowanych rachunków bankowych ustawiana jest waluta PLN .

Informacje o dodaniu i weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów (zarówno tych zaczytywanych automatycznie jak i dodawanych ręcznie przez użytkownika) zapisywane są również w logu Historia zmian.

Windykacja należności:

Schemat windykacji należy wybrać schemat windykacji jaki ma być stosowany dla danego kontrahenta spośród zdefiniowanych uprzednio w module CRM Plus w menu CRM/ Schematy windykacji.

Osoba kontaktowa przedstawiciel kontrahenta zdefiniowany uprzednio na formularzu kontrahenta na zakładce [Dodatkowe] w tabeli Przedstawiciele.

E-mailnależy podać adres e-mail, na który mają być wysyłane wiadomości e-mail generowane automatycznie w trakcie realizacji schematu windykacji. Jeśli e-mail nie zostanie uzupełniony wiadomości wysyłane są na adres e‑mail z zakładki [Ogólne], z kartoteki kontrahenta. Jeśli na zakładce [Ogólne] również nie został uzupełniony e-mail, wiadomość wysłana przez automat windykacji trafia do folderu Elementy wysłane, natomiast na Skrzynkę odbiorczą przychodzi e-mail informujący o tym, że nie można dostarczyć wiadomości: Nie zdefiniowano adresata wiadomości e-mail. Nie można wysłać wiadomości o temacie [Nieuregulowane płatności[OPT!MA:EMAIL/761/2013]]

Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu, wykorzystywanego przy wysyłaniu przez automat windykacji wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM.  




Formularz kontrahenta – zakładka Ogólne

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje dotyczące nazwy oraz siedziby kontrahenta.

Na karcie zduplikowanego kontrahenta na zakładce [Ogólne] widoczna jest informacja: To jest karta duplikująca kontrahenta [Kod kontrahenta głównego]. Używaj karty głównej. Karta oznaczona w ten sposób jest nieaktywna (nie można wprowadzać na niej żadnych zmian).

Pola na formularzu widoczne jako pogrubione muszą być koniecznie wypełnione:

Kod – pole pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego kontrahenta. Pole to może zawierać dowolny ciąg znaków (liter, cyfr), przy czym powinien być on nadawany w sposób pozwalający na łatwą identyfikacje kontrahenta (np. może być to skrót nazwy). Kod musi posiadać unikalną wartość, tzn. W ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie (program posiada zabezpieczenie uniemożliwiające wprowadzenie dwóch kontrahentów o identycznych kodach). Kod może być nadawany automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry: Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu.

Grupa – wybierana jest z listy pomocniczej przez przyciśnięcie klawisza . Aby dodać nową grupę należy wybrać <NOWA…>, wpisać nazwę, opis i zapisać zmiany dyskietką. Lista grup dostępna jest w konfiguracji firmy.

Rodzaj – pomocnicze pole pozwalające klasyfikować kontrahentów wg rodzaju. Program umożliwia przypisanie kontrahentowi statusu: odbiorca, dostawca, konkurencja lub partner: , gdzie:

O – odbiorca,

D – dostawca,

K – konkurencja,

P – partner,

PT – klient potencjalny

Istnieje możliwość zaznaczenia kilku parametrów równocześnie. Dzięki temu można określić dokładnie rodzaj kontrahenta w przypadku, gdy jest on zarówno dostawcą jak i odbiorcą. Określony rodzaj kontrahenta jest wykorzystywany podczas domyślnego zawężania listy wywoływanej na dokumentach przychodowych (kontrahenci typu Dostawca) i rozchodowych (kontrahenci typu Odbiorca).

NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej. Numer zapamiętywany jest w bazie w postaci pozwalającej na identyfikację kontrahenta wg numeru NIP niezależnie od sposobu wprowadzenia separatorów (kresek).

Format numeru jest dostosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Zarówno na karcie kontrahenta jak i wszystkich formularzach (dokumentach), gdzie numer NIP jest podawany, istnieje dodatkowe pole, gdzie można wpisać przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera kody krajów zgodne ISO 3166, uzupełnione o kody 5 krajów:

  • SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
  • BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
  • SS – Sudan Południowy,
  • CW – Curacao,
  • GR – Grecja.


Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy. Dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu kraju, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju. 5 najczęściej wybieranych prefiksów krajów wyświetlanych jest początku listy pogrubioną czcionką, bezpośrednio pod wierszem z pustym prefiksem. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego Operatora i każdej bazy firmowej.

Po wyborze na karcie kontrahenta prefiksu kraju przed numerem NIP, automatycznie na tej podstawie uzupełniane jest pole Kraj oraz pole Kraj ISO w sekcji Dane teleadresowe.

Jeżeli wybrany zostanie prefiks PL lub pusty prefiks – na zakładce [Handlowe] ustawiony zostanie rodzaj transakcji: Krajowy. Jeżeli wybrany zostanie prefiks któregoś z krajów UE – ustawiony zostanie rodzaj transakcji: Wewnątrzunijny, natomiast po wyborze prefiksu innego kraju niż należącego do UE – kontrahent otrzyma rodzaj transakcji: Pozaunijny.

Podczas zakładania nowej karty kontrahenta pole przeznaczone na przedrostek nie jest wypełniane.

Program posiada mechanizm ostrzegający w przypadku próby wprowadzenia dwóch kontrahentów o tym samym numerze NIP – w takim przypadku pojawia się odpowiedni komunikat, przy czym po wybraniu OK, program pozwala na wprowadzenie dwóch kontrahentów o takim samym numerze NIP.

Program sprawdza także poprawność podanego numeru NIP, w zależności od ustawień parametru konfiguracyjnego (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Parametry). Jeśli parametr jest aktywny program będzie sprawdzał poprawność wprowadzanych numerów tylko w takim przypadku, gdy pole przeznaczone na przedrostek jest puste lub zawiera skrót PL. W takim przypadku program nie pozwoli zatwierdzić formularza, jeśli numer nie będzie spełniał określonych algorytmów. Jeśli status sugeruje, że dany kontrahent jest kontrahentem zagranicznym – poprawność numeru NIP nie jest kontrolowana.

Podczas dodawania nowego kontrahenta i uzupełnieniu jego numeru NIP (bądź zmianie numeru NIP na karcie istniejącego już kontrahenta) i przejściu do innego pola, uruchamiany jest proces pobierania informacji o kontrahencie z GUS oraz weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE. Jeżeli przed wpisaniem numeru NIP kontrahenta wybrano przedrostek kraju UE inny niż PL, program rozpocznie pobieranie informacji o kontrahencie z bazy VIES (VAT Information Exchange System). Warunkiem jest  zaznaczenie w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy REGON/VIES oraz weryfikacja statusu w VAT. Dzięki temu Użytkownik może przenieść dane z bazy GUS na formularz kontrahenta w programie (przycisk Przenieś na formularz), jak również następuje ustawienie kontrahentowi statusu VAT/ VAT-UE zgodnie z danymi w bazie Ministerstwa Finansów lub w bazie VIES. Przed przeniesieniem na formularz dane kontrahenta mogą zostać przez Użytkownika zmienione. Warunkiem uruchomienia weryfikacji kontrahenta jest połączenie z siecią internet oraz to  żeby wpisany numer był poprawnym numerem NIP kontrahenta krajowego lub wewnątrzwspólnotowego.

Podczas dodawania nowego kontrahenta po wpisaniu krajowego numeru NIP następuje automatyczne pobranie danych z bazy REGON i przeniesienie ich na formularz kontrahenta w programie bez potrzeby zatwierdzania danych przed pobraniem przez Użytkownika. Funkcja ta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Podczas wprowadzania nowego kontrahenta mamy możliwość automatycznego pobierania rachunków bankowych kontrahentów z Wykazu podatników VAT (tzw. Białej listy). W tym celu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne pobieranie rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT. Jeżeli jest on zaznaczony (domyślne ustawienie), wówczas podczas wprowadzania nowego kontrahenta (bądź edycji istniejącego) po wpisaniu numeru NIP następuje pobranie listy rachunków bankowych tego kontrahenta z Wykazu podatników VAT. Jeżeli liczba rachunków kontrahenta jest większa od 5, wówczas przed pobraniem listy rachunków pojawia się pytanie: Liczba rachunków bankowych kontrahenta w Wykazie podatników VAT wynosi X. Czy pobrać wszystkie? Po wybraniu opcji Tak następuje pobranie listy rachunków kontrahenta. Wybór opcji Nie powoduje że rachunki bankowe kontrahenta nie zostaną pobrane. Dla każdego pobranego rachunku pojawia się informacja że na dzień bieżący występuje on w Wykazie podatników VAT. Pierwszy z zaimportowanych rachunków jest oznaczany jako Domyślny. W przypadku edycji numeru NIP istniejącego kontrahenta, jeżeli na jego karcie były już wprowadzone numery rachunków bankowych, zostaną one przed automatycznym importem usunięte.

Kontrahent może nie mieć wpisanego numeru NIP. W trakcie zapisu dokumentu, np. faktury sprzedaży, program o tym poinformuje odpowiednim komunikatem i umożliwi uzupełnienie brakującego numeru.

REGON – pole na wprowadzenie numeru REGON

EORI / Id SISC – pole na wprowadzenie 17-znakowego numeru EORI lub numeru Id SISC.

Uwaga
Numer EORI drukowany jest na wydruku EKO dokumentów, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury zaznaczony jest parametr Drukuj numer EORI. Informacja drukowana jest również na wydrukach EKO dokumentów korygujących oraz wydrukach faktury w języku angielskim.

PESEL – pole na wprowadzenie numeru PESEL. Program sprawdza poprawność numeru PESEL. W przypadku wpisania numeru nie spełniającego algorytmu poinformuje o tym odpowiednim komunikatem.

Dotyczy wersji: 2019.1.1
Dok. tożsamości – na potrzeby dokumentowania sprzedaży węgla w przypadku kontrahenta, który jest osobą fizyczną należy podać rodzaj i numer dowodu tożsamości (w przypadku dowodu osobistego wystarczy sam numer). Wartość jest przenoszona na Fakturę Sprzedaży, z możliwością ręcznej edycji z poziomu dokumentu. Informacja o dokumencie tożsamości jest pobierana z FS na wydruk oświadczenia nabywcy o przeznaczeniu wyrobów na cele uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego (dotyczy faktur wystawionych od 1 stycznia 2019 r.).

Nazwa – program pozwala na wprowadzenie nazwy kontrahenta składającej się z trzech linii. W dwóch pierwszych można wprowadzić po 50 znaków, w trzeciej 250 znaków.

Centralizacja jednostek budżetowych:

Jednostka podlega pod – możliwość wskazania głównej jednostki samorządowej (np. gminy), której podlega kontrahent.

Dane teleadresowe:

Kraj – kraj siedziby kontrahenta.

Kraj ISO – dwuznakowy kod kraju wg standardu  ISO 3166-1 alpha-2.  Wykorzystywany podczas wysyłania danych kontrahenta do Comarch e-Sklep.

Województwo – w polu tym można określić województwo, w jakim znajduje się siedziba kontrahenta. Województwo wybiera się z listy pomocniczej zawierającej wykaz aktualnych województw.

Powiat – powiat siedziby kontrahenta.

Gmina – gmina siedziby kontrahenta.

Miasto – miejscowość, w której kontrahent ma siedzibę.

Uzupełniając formularz z danymi adresowymi, na którym można wskazać województwo, powiat, gminę i miasto ze słownika, dostępna lista jest odpowiednio zawężana. W polu Powiat pojawia się lista powiatów zawężona do wybranego wcześniej województwa. Po wybraniu powiatu, w polu Gmina dostępne są gminy z danego powiatu, a w polach Miasto i Poczta – miejscowości z danej gminy. Po zmianie nadrzędnej jednostki administracyjnej (np. województwa), wybrane wcześniej wartości dla jednostek podrzędnych są czyszczone. Jeżeli w ramach wybranego powiatu jest tylko jedna gmina, jest ona od razu uzupełniana na formularzu. W polach Powiat, Gmina, Miasto i Poczta możliwe jest ręczne wpisanie nazwy niewystępującej w słowniku miejscowości.

Kod pocztowy – kod pocztowy siedziby kontrahenta. W systemie nie jest prowadzona kontrola formatu kodu pocztowego. Oznacza to, że w polu przeznaczonym na kod pocztowy można wpisywać dowolny ciąg znaków. Dzięki temu możliwe jest wpisywanie adresów dla kontrahentów zagranicznych

Uwaga
Jeśli podczas uzupełniania danych kontrahenta użytkownik w polu Kraj wpisze Polska, a w polu przeznaczonym na kod pocztowy – pięć cyfr, to przy zatwierdzaniu kodu program automatycznie dostosuje wpisany kod do formatu ##-### obowiązującego w Polsce.

Dodatkowe – w pole to można wprowadzić dodatkowe informacje związane z adresem, do 40 znaków.

Telefony – karta zawiera dwa pola na podanie numerów telefonów kontrahenta. Ponieważ miejsce na wpisanie numeru telefonu nie zawiera dodatkowych pól na wpisanie numeru kierunkowego, numery telefonu oraz faksu należy wpisywać wraz z numerami kierunkowymi, np. (022) 278-12-87; +39 (25) 239-01-23

Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu, wykorzystywanego przy wysyłaniu wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM. Szczegółowy opis tej funkcjonalności jest dostępny w podręczniku do modułu CRM.

Fax – pole przeznaczone na wpisanie numeru faksu kontrahenta

E-mail – pole to służy do wpisania adresu elektronicznego firmy. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk wyślij pocztę. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny kontrahenta, a jego wciśnięcie powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w programie pocztowym lub w module CRM (jeżeli w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail zostało zdefiniowane konto pocztowe oraz Operator należy do użytkowników takiego konta) z automatycznie wpisanym adresem. W przypadku, kiedy na zakładce [e-Sklep] został wskazany co najmniej jeden sklep, pole E-mail jest nieaktywne. Zmiana adresu e-mail jest wówczas możliwa z poziomu sklepu internetowego.

URL – miejsce na wpisanie adresu serwera WWW zawierającego dane o kontrahencie. Obok adresu URL znajduje się przycisk otwórz stronę www. Przycisk ten umożliwia otwarcie przeglądarki internetowej z automatycznym wpisaniem podanego adresu URL.

Kopiuj dane adresowe – funkcja jest dostępna pod przyciskiem . Umożliwia ona kopiowanie danych adresowych do schowka. Skopiowana zostaje zawartość pól: Nazwa, Kod pocztowy, Miasto/Poczta (jeśli pole Miasto jest puste), Ulica z numerami, NIP. Skopiowane dane można następnie wkleić poprzez <CTRL>+<V> do dokumentu Word lub Excel. Po rozwinięciu dodatkowych opcji dla tego przycisku pojawia się funkcja Kopiuj do adresu korespondencyjnego służąca do skopiowanie danych adresowych do adresu korespondencyjnego kontrahenta.

Adres korespondencyjny:

Grupę Adres korespondencyjny można rozwinąć przyciskiem . Obejmuje ona następujące pola: Miasto, Kraj, Poczta, Kod pocztowy, Ulica, Numer lokalu, Numer domu. Dane z grupy Adres korespondencyjny są drukowane na wydruku Etykiety adresowe (Gen Rap), jeżeli przed wykonaniem wydruku użytkownik zaznaczy parametr Etykiety wg adresu korespondencyjnego.

Inne:

Kategoria sprzedaży – po wyborze pola Kategoria sprzedaży użytkownik domyślnie dokonuje wyboru kategorii typu Przychody. Kategoria sprzedaży jest przenoszona przy dodawaniu dokumentów przychodowych, np. faktury sprzedaży, paragony, faktury proforma, rezerwacje, wydania zewnętrzne, zapisy kasa/bank oraz zdarzenia kasa/bank typu wpłata, noty odsetkowe, dokument w Rejestrze sprzedaży VAT oraz Ewidencji przychodów.

Kategoria zakupu – po wyborze pola Kategoria zakupu wyboru domyślnie dokonujemy z listy kategorii typu Koszty. Kategoria zakupu jest przenoszona przy dodawaniu dokumentów rozchodowych, np. faktury zakupu, przyjęcia zewnętrzne, zapisy kasa/bank oraz zdarzenia kasa/bank typu wypłata, dokument w Rejestrze zakupów VAT oraz Ewidencji kosztów.

W trakcie przekształcania dokumentów, np. faktury zakupu do faktury wewnętrznej sprzedaży, na dokumenty powstałe z przekształcenia przenoszona jest kategoria z dokumentu źródłowego.

Nr zezwolenia miejsce na wpisane numeru zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej.

ILN/GLN –  globalny numer identyfikacyjny nadawany firmie w Polsce przez EAN Polska (http://www.ean.pl/). Identyfikator (numer) wykorzystywany jest w elektronicznej wymianie informacji w formacie EDI (Electronic Data Interchange) pomiędzy Comarch ERP Optima, a innymi systemami informatycznymi (np. firmy Ahold).

EAN (karta) – Pole pozwala na wprowadzenie 13 znakowego kodu EAN, identyfikującego kontrahenta. Jeżeli kontrahent ma przydzielony numer GLN to nie ma potrzeby wprowadzania lokalnego kodu EAN. Kod EAN przypisany do kontrahenta musi stanowić unikatową wartość co oznacza, że w ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie. Kod EAN kontrahenta może być wykorzystywany podczas generowania karty stałego klienta czy też do oznaczania paczek numerem kontrahenta.




Formularz kontrahenta

Formularz karty kontrahenta służy do wprowadzania, zmiany oraz przeglądania szczegółowych danych o kontrahencie. Okno formularza podzielone jest na dziewięć-jedenaście zakładek (w zależności od posiadanych modułów):

  • [Ogólne] – zawiera ogólne dane dotyczące nazwy oraz siedziby kontrahenta.
  • [Płatności] zawiera informacje o formie płatności, numerach kont bankowych.
  • [Handlowe] – zawiera informacje dotyczące warunków handlowych, dodatkowe uwagi o kontrahencie.
  • [Księgowe] – zawiera informację o domyślnych kontach księgowych danego kontrahenta oraz listę kont księgowych skojarzonych z kontrahentem.
  • [Dodatkowe] – zawiera informacje personalne dotyczące przedstawiciela firmy oraz listę odbiorców.
  • Dotyczy wersji: 2018.5.1
     [Zgody] – zawiera listę zgód wyrażonych przez kontrahenta. 
  • [Atrybuty] – zawiera listę atrybutów (cech) skojarzonych z danym kontrahentem. Mechanizm definiowania i kojarzenia atrybutów jest dokładnie opisany w Podręczniku użytkownika systemu Comarch ERP Optima moduł Handel (Faktury).
  • [JPK] – zawiera listę kodów JPK_V7 przenoszonych na dokumenty handlowe i w Rejestrze VAT.
  • [e-Sklep] – służąca do określenia domyślnych cen dla kontrahenta stosowanych w Comarch e-Sklep.
  • [Komornik] – zawiera dane uzupełniane w przypadku, gdy podmiot jest komornikiem. Zaznaczenie parametru Komornik umożliwia wybranie danego podmiotu na liście zajęć wynagrodzenia pracownika w module Płace i Kadry Plus.
  • [Historia weryfikacji VAT/VIES] – zawiera dane o wyniku weryfikacji kontrahenta w VAT.

Formularz karty kontrahenta obsługują standardowe przyciski obsługi, opisane szczegółowo w rozdziale Ogólne uwagi na temat pracy z programem.

Na formularzu kontrahenta, pod przyciskami ZapiszAnuluj znajduje się przycisk Sprawdź w rejestrze REGON”. Funkcję można również wywołać za pomocą skrótu <CTRL>+<SHIFT>+<G>. Funkcja pozwala na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.

Przycisk jest aktywny, gdy w polu z prefiksem kraju (przed NIP-em) jest wybrany przedrostek PL lub przedrostek jest niewypełniony (kontrahent jest krajowy) i uzupełniony jest NIP.

Uwaga
Usługa importu danych z bazy GUS jest dostępna wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

Przycisk uruchamia nowe okno (formularz) z następującymi polami:

  • NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, bez przedrostka unijnego, pole edytowalne.
  • Stan danych na dzień.
  • Data rozpoczęcia działalności. Data nie jest podawana gdy firma jest zlikwidowana.
  • Data zakończenia działalności. Data nie jest wyświetlana gdy firma nadal działa.
  • Jeżeli firma jest zlikwidowana – pojawia się czerwony napis „Podmiot został wykreślony z rejestru REGON.
  • Jeżeli w nazwie firmy występuje „w likwidacji” – czerwony napis „Podmiot w stanie likwidacji”.
  • Jeżeli w nazwie firmy występuje „w upadłości” – czerwony napis „Podmiot w stanie upadłości”.
  • Jeżeli numer nie występuje w rejestrze - czarny napis „Numer identyfikacyjny [numer]
    nie występuje w rejestrze REGON”.

w tabelce pojawią się następujące informacje:

  • Nazwa
  • REGON
  • Forma prawna
  • Województwo
  • Powiat, Miejscowość, Ulica, nr domu i lokalu
  • Kod pocztowy, Poczta
  • Telefon, Fax, E-mail, adres www
  • Data powstania, PKD (nie przenoszone do programu)

Dane w tabelce są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz.

Po pobraniu danych pod tabelką dostępny jest przycisk „Przenieś na formularz”. Jego użycie powoduje przeniesienie (w tym nadpisanie) danych z tabelki na formularz kontrahenta i zamknięcie okna. Jeżeli nie uda się połączyć z usługą, wyświetli się komunikat: Wystąpił błąd: Nie udało się połączyć z usługą.

Uwaga
Dane są pobierane bezpośrednio ze strony www.stat.gov.pl/regon. Od dostępności i poprawnego działania wyszukiwarki na stronie zależy poprawne działanie opcji w programie.

Dodatkowo na działanie funkcji importu z GUS na platformach serwerowych mają wpływ ustawienia opcji internetowych. Należy m.in. włączyć opcję „Inicjowanie i wykonywanie skryptów formantów ActiveX niezaznaczonych jako bezpieczne do wykonania”.

Na formularzu kontrahenta znajduje się również przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Umożliwia on weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, pojawia się komunikat: Jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta nie był zaznaczony, następuje jego zaznaczenie. Jeżeli kontrahent w programie widniał jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy.

W przypadku kiedy kontrahent nie jest podatnikiem VAT, pojawia się komunikat: Nie jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta był zaznaczony, następuje jego odznaczenie.

Jeżeli kontrahent na swojej karcie w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych ma wskazany podmiot nadrzędny któremu podlega (np. gminę), wówczas podczas sprawdzania statusu VAT weryfikowany będzie numer NIP jednostki nadrzędnej. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl. Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Poniżej znajduje się również przycisk  Sprawdź w bazie VIES. Umożliwia weryfikację numeru indentyfikacyjnego VAT w przypadku podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Weryfikacja następuje na podstawie wprowadzonego numeru NIP wraz z przedrostkiem kraju UE. Po kliknięciu na ikonę otwierane jest okno z następującymi danymi:

  • NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, wraz z przedrostkiem unijnym, pole nieedytowalne,
  • Stan na dzień (pole nieedytowalne),
  • Wynik weryfikacji (pole nieedytowalne),
  • Nazwa,
  • Ulica, Numer domu, Numer mieszkania
  • Kod pocztowy,
  • Miasto,
  • Kraj.

Dane kontrahenta są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz.

Wybranie opcji Wyszukaj ponownie umożliwia ponowne wpisanie numeru NIP wraz z przedrostkiem na podstawie którego zostanie przeszukana baza VIES.

Uwaga
Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Po kliknięciu na karcie istniejącego kontrahenta przycisku  Sprawdź w bazie VIES a następnie przeniesieniu danych na formularz, jeżeli okaże się że kontrahent z przedrostkiem kraju UE innym niż PL ma aktywny numer VAT a w programie nie jest oznaczony jako wewnątrzunijny, wówczas Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe] i tam ustawiany jest status Wewnątrzunijny a w dymku pojawia się odpowiednia informacja.

Z poziomu formularz kontrahenta możliwy jest eksport danych osobowych kontrahenta do pliku XML za pomocą ikony  Eksport danych osobowych do XML. Jej kliknięcie powoduje otwarcie okna na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku:

Plik XML z danymi osobowymi kontrahenta może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z akronimem kontrahenta.

Dodatkowo w pasku narzędzi dostępne są przyciski:

 - wyświetlane jest okno z listą  zapisów kasowych/ bankowych kontrahenta,

- wyświetlenie preliminarza płatności kontrahenta,

- wyświetlenie rozliczeń kontrahenta,

- rabaty związane z danym kontrahentem. Sposób ustalania rabatów, ich rodzaje i działanie został opisany w rozdziale Udzielanie rabatów.

- Historia obrotów z kontrahentem – dotyczy głównie dokumentów handlowych i magazynowych.

- Kontakty z kontrahentem - pojawia się, gdy użytkownik posiada moduł CRM.

 - Historia zmian – po naciśnięciu przycisku otwierane jest nowe okno, na którym widoczna jest lista zmian dotycząca kontrahenta.

 

- Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z danym podmiotem. Lista wyświetlana jest na zakładce [Biblioteka dokumentów]: Podmiotu.

Sprawdź raport – wysłanie zapytania do Krajowego Rejestru Długów o szczegółowy raport dotyczący konkretnego kontrahenta. Weryfikacja kontrahenta odbywa się po numerze NIP określonym na jego karcie. Usługa wymaga posiadania konta w KRD i uzupełnienia loginu i hasła do usługi w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Krajowy Rejestr Długów. W przypadku kiedy w ciągu ostatnich 90 dni wysłano zapytanie o szczegółowy raport dotyczący kontrahenta, przy ponownym zapytaniu istnieje możliwość pobrania ostatniego raportu bądź wysłania nowego zapytania. Pobranie ostatniego raportu nie powoduje zmniejszenia limitu zapytań.

Po otwarciu karty kontrahenta mającego przeterminowane należności bądź zobowiązania pojawia się informacja: Kontrahent posiada przeterminowane płatności.




Lista kontrahentów

Ewidencja kontrahentów służy do gromadzenia i przechowywania informacji o współpracujących z firmą kontrahentach, przy czym gromadzone są tu informacje zarówno o dostawcach jak i odbiorcach. Zapisane dane są następnie wykorzystywane w programie jako słownik kontrahentów i mogą być używane do szybkiego wprowadzania danych kontrahentów np. na faktury czy do zapisów kasowych.

Ewidencja kontrahentów może zostać wyświetlona poprzez wywołanie funkcji Ogólne/ Kontrahenci z menu głównego programu lub z poziomu Paska skrótów Comarch ERP Optima/ Ogólne.

Na liście działają standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

W pasku zadań dostępne są również przyciski:

 – wyświetlenie listy zapisów kasowych/ bankowych kontrahenta zaznaczonego kursorem,

 – wyświetlenie preliminarza płatności kontrahenta zaznaczonego kursorem,

– wyświetlenie rozliczeń kontrahenta zaznaczonego kursorem,

 – Generacja dokumentów kasowych – z poziomu listy możliwe jest generowanie not odsetkowych, ponagleń zapłaty i potwierdzeń salda dla poszczególnych kontrahentów. W oknie generacji not odsetkowych oraz ponagleń zapłaty istnieje możliwość wskazania rodzaju odsetek, jakie mają być naliczone. Można również wskazać konkretną walutę, dla której mają być wygenerowane dokumenty. Opcja Wg statusu kontrahenta działa następująco: dla kontrahentów o statusie Osoba fizyczna będą wyliczane odsetki ustawowe od zaległości, dla kontrahentów o statusie Podmiot gospodarczy będą wyliczane odsetki od zaległości w transakcjach handlowych.

– Historia obrotów z kontrahentem – raport przedstawia historię dokumentów (głównie handlowych i magazynowych) wystawionych dla poszczególnych kontrahentów.

– Rabaty kontrahenta – zestawienie rabatów przyznanych kontrahentowi.

– Kontakty CRM – lista zadań i kontaktów z kontrahentem, zarejestrowanych w module Comarch ERP Optima CRM.

– Biblioteka dokumentów – pojawia się tylko w przypadku, gdy operator jest zalogowany do modułu Obieg Dokumentów. Przycisk wywołuje listę dokumentów w Bibliotece, zawężoną do dokumentów skojarzonych z kontrahentem, gdzie aktualnie ustawiony jest kursor.

 Zlecenia / Urządzenia – pozycja jest dostępna w przypadku pobrania modułu Serwis. Kliknięcie na opcję Zlecenia powoduje wyświetlenie listy zleceń serwisowych dla podświetlonego na liście kontrahenta. Po kliknięciu na opcję Urządzenia otwierane jest okno Lista urządzeń z wybranym kontrahentem, który był podświetlony na liście.

Sprawdzanie kontrahentów – funkcjonalność związana z integracją z Comarch Apfino. Po rozwinięciu widoczne są 3 opcje:

  • Przekaż do Comarch Apfino –zaznaczeni na liście kontrahenci są przekazywani do platformy Comarch Apfino. Warunkiem przekazania kontrahentów do Comarch Apfino jest uzupełnienie numeru NIP na karcie kontrahenta.
  • Oceń ryzyko (AML) – opcja widoczna wyłącznie dla biur rachunkowych w bazie firmowej biura (wskazanej w Konfiguracji Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry). Umożliwia weryfikację kontrahenta w usłudze AML dla biur rachunkowych.
  • Sprawdź w rejestrach dłużników powoduje seryjne sprawdzenie zaznaczonych na liście kontrahentów (lub podświetlonego kontrahenta, jeżeli żaden nie został zaznaczony). Sprawdzanie w rejestrach dłużników jest dostępne tylko dla kontrahentów krajowych, którzy mają uzupełniony numer NIP.

 

Połącz kontrahentów – funkcja służąca do łączenia zduplikowanych kart kontrahentów.

Przepnij dokumenty CRM, OBD i Serwis – funkcja służąca do przeniesienia dokumentów znajdujących się w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis z kontrahenta podrzędnego na głównego.

Na liście kontrahentów użytkownik ma możliwość definiowania poszczególnych kolumn – kolumny widoczne w układzie domyślnym to Kod, Nazwa, NIP, EAN, Kod pocztowy, Miasto, Ulica, Telefon, Uwagi. Kolumny możliwe do dodania na listę: e-mail, ILN/GLN, Limit kredytu, Nr rachunku, PESEL, Regon, URL, Windykacja – schemat, Windykacja e-mail (zawiera adres e-mail kontrahenta uzupełniony w sekcji Windykacja), Windykacja telefon  SMS, Telefon SMS. Kolumny dotyczące windykacji mają zastosowanie w module CRM Plus. Kolumna Kod jest obowiązkową kolumną i nie ma możliwości jej usunięcia.

Dostępne na liście kontrahentów kolumny: Należności PLN oraz Zobowiązania PLN prezentują kwoty płatności z preliminarza dotyczące sumy nierozliczonych należności i zobowiązań kontrahenta w walucie systemowej (PLN). Kwoty z dokumentów w walucie obcej są przeliczane na walutę PLN. Kolumny te są domyślnie widoczne na liście. Wyświetlane w nich kwoty prezentowane są w kolorze czarnym jeżeli kontrahent posiada nierozliczone odpowiednio: należności lub zobowiązania, ale nie minął jeszcze termin płatności żadnej z nich. Jeżeli natomiast termin płatności dla którejś należności lub zobowiązania minął, wówczas wartości w tych kolumnach wyświetlane są w kolorze czerwonym. Jeżeli dla kontrahenta nie ma żadnych nierozliczonych należności/zobowiązań, wspomniane kolumny dla tego kontrahenta pozostają puste.

Na liście kontrahentów dostępna jest kolumna Rejestry dłużników. Dla każdego z kontrahentów (z wyjątkiem kontrahenta !NIEOKREŚLONY!) widoczne są w niej informacje:

  • Sprawdź – informacja widoczna dla kontrahenta dla którego nie została zapisana data weryfikacji/raportu w Comarch Apfino, po kliknięciu na nią uruchamiane jest sprawdzanie pojedynczego kontrahenta, a po wygenerowaniu raportu opis Sprawdź w kolumnie zmieniany jest na Zobacz raport.
  • Zobacz raport – informacja widoczna dla kontrahenta, dla którego zapisana została data weryfikacji/raportu, po kliknięciu na nią otwierana jest strona Comarch Apfino ze szczegółowym raportem.

 

Kolumna Ocena ryzyka (AML), widoczna wyłącznie dla biur rachunkowych w bazie firmowej biura, dla poszczególnych kontrahentów(z wyjątkiem kontrahenta !NIEOKREŚLONY!)  może zawierać jedną z 2 wartości w formie klikalnych linków:

  • Oceń ryzyko – po kliknięciu, jeżeli okaże się że dany kontrahent został już oceniony w Comarch Apfino, pokazywana jest informacja o ocenie ryzyka; jeżeli natomiast nie został jeszcze oceniony, następuje wówczas przekierowanie do strony Comarch Apfino, gdzie jest możliwe wykonanie oceny,
  • Zobacz ocenę – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informację o uzyskanej ocenie i dacie oceny, z możliwością przejścia do Comarch Apfino w celu podejrzenia szczegółów oceny.

 

Lokator – aby działał lokator np. W kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury kod poszukiwanego kontrahenta, kursor ustawi się na żądanym kontrahencie.

Grupa – jest to pole służące do wyboru grupy kontrahentów. Pole to posiada listę pomocniczą, zawierającą nazwy grup kontrahentów, oraz dodatkowo pozycję wszystkie grupy. Jeżeli wybrane zostanie wszystkie grupy, wówczas lista zawierać będzie wszystkich kontrahentów, jeżeli wybrana zostanie konkretna grupa, wówczas lista zostanie ograniczona jedynie do kontrahentów należących do wybranej grupy.

Rodzaj – listę kontrahentów możemy zawęzić wybierając rodzaj kontrahenta określony na jego karcie (zakładka Ogólne/ Rodzaj).

Pokazuj nieaktywnych – kontrahenci, którzy zostali oznaczeni jako Nieaktywni (karta kontrahenta, zakładka Handlowe/ Nieaktywny), są pokazani na liście poprzez wyświetlenie ich kodów w kolorze szarym.

Pokaż duplikaty – po zaznaczeniu parametru na liście wyświetlani są kontrahenci oznaczeni jako podrzędni. Parametr aktywny po zaznaczeniu poprzedniego parametru.

Sekcja Kontrahenci z nierozliczonymi płatnościami służy do wyfiltrowania dłużników bądź wierzycieli. Jako parametry można wskazać minimalną kwotę należności/zobowiązań, przeterminowanie płatności bądź walutę.

Dodanie pozycji nowego kontrahenta do ewidencji może odbywać się również w trybie kopiowania – jeżeli przycisk  lub klawisz <INSERT> wciśniemy wraz z klawiszem <CTRL>, wówczas dla nowo dodawanej karty kontrahenta zostaną zaproponowane identyczne dane jak dane aktualnie podświetlonego na liście kontrahenta (konieczna jest zmiana kodu).

Lista kontrahentów

Usunięcie karty kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie zostały dla niego wprowadzone żadne zapisy w bazie.

Ponadto nie można usunąć kontrahentów zsynchronizowanych z Comarch eSklep, Comarch ERP Optima Detal oraz Comarch Mobile Sprzedaż.

Uwaga
Jeśli nie został zaznaczony żaden rekord, kasowany jest kontrahent podświetlony na liście. W przypadku zaznaczenia kontrahenta lub kilku kontrahentów (wypełniony checkbox) usunięcie będzie dotyczyć wszystkich zaznaczonych wierszy.

Dotyczy wersji: 2018.1.1

W przypadku modułów Faktury, Handel, Handel Plus na liście kontrahentów pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) dostępne są opcje: Utwórz fakturę, Utwórz paragon.

  • dokument tworzony jest dla kontrahenta podświetlonego na liście,
  • dokument tworzony jest zgodnie z warunkami handlowymi ustalonymi na karcie kontrahenta.
  • magazyn na tworzonym dokumencie podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
    • magazyn domyślny operatora,
    • magazyn domyślny stanowiska,
    • magazyn główny.

Dodatkowo na liście kontrahentów działają przyciski:

 – eksportuj kontrahentów do pliku MS Excel na dysk lokalny lub do Comarch IBARD,

– importuj kontrahentów z arkusza MS Excel z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD,

– operacje seryjne na kartach kontrahentów.

Po rozwinięciu przycisku strzałki  obok przycisku, widoczne są opcje:

 

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście kontrahentów w menu podręcznym dostępna jest grupa Inne funkcje, a w niej:

  • Sprawdź w KRD – możliwość sprawdzenia, którzy z zapisanych w bazie kontrahentów są zgłoszeni do Krajowego Rejestru Długów. Funkcjonalność polega na wysłaniu zestawu numerów NIP kontrahentów z bazy i porównaniu ich z numerami NIP kontrahentów zgłoszonych do KRD. Porównaniu podlega pierwsze 10 000 aktywnych kontrahentów z bazy, mających status krajowy lub podatnikiem jest nabywca. Użytkownicy Comarch ERP Optima posiadający aktualną Asystę mogą jednorazowo sprawdzić, którzy z zapisanych w ich bazie kontrahentów są zgłoszeni do KRD. Weryfikacja, czy Klient już wykonał odpytanie globalne, odbywa się na podstawie jego numeru ID, co oznacza, że w przypadku posiadania wielu baz/ wielu oddziałów, odpytanie globalne będzie mógł wykonać tylko na jednej z nich.
  • Monitoring w KRD – kliknięcie tej funkcji powoduje, że na liście kontrahentów jako druga kolumna obok kodu kontrahenta pojawi się kolumna Monitoring KRD. W kolumnie wyświetlane są informacje czy kontrahent podlega monitoringowi: Tak/Nie. Informacja pobierana jest z Krajowego Rejestru Długów. Usługa wymaga posiadania konta w KRD i uzupełnienia loginu i hasła do usługi w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Krajowy Rejestr Długów. Jeśli na kontrahenta jest założony monitoring to informacja o jakiekolwiek zmianie stanu jego zadłużenia jest wysyłana mailem do użytkownika. Usługa jest dostępna wyłącznie dla Klientów Comarch ERP Optima z aktualną gwarancją na program.
  • Dla kontrahentów nie mających włączonego monitoringu, po kliknięciu na kontrahenta prawym przyciskiem myszy pojawia się opcja Zgłoś do monitoringu KRD. Dla kontrahentów mających włączony monitoring, po kliknięciu na kontrahenta prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Wyłącz monitoring KRD.

 

Wszystkie funkcje działają dla kontrahentów zaznaczonych na liście, bądź w przypadku braku zaznaczenia – dla podświetlonego kontrahenta.

Przycisk  – wybór pozycji <ENTER> – widoczny jest tylko, jeżeli lista kontrahentów została otwarta w trybie wyboru, tzn. została wywołana jako lista pomocnicza, np. z poziomu zapisu kasowego. Powoduje on wprowadzenie danych wybranego kontrahenta do procedury wywołującej listę pomocniczą.

Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy na listach.