Funkcjonalność została szczegółowo opisana w Archiwum wydruków.

Dodatkowo lista rodzajów jest uzależniona od pobranych modułów. Jest zawężana do takich, jakie są dostępne w ramach wykorzystywanych modułów. Przykładowo, jeśli użytkownik nie zalogował się do modułu Comarch ERP Optima Kadry i Płace – automatycznie nie będzie widział wydruków wykonywanych z poziomu tego modułu.

Wydruki zapisywane jako kopia elektroniczna (widoczne w Archiwum wydruków) zawierają informacje pozwalające na ich łatwe zidentyfikowanie (wyszukanie):

Wysyłanie wydruku jako załącznik wiadomości e-mail

Z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, formularza deklaracji podatkowej pracownika, formularza wypłaty pracownika oraz formularza umowy możliwe jest wysłanie wybranego wydruku na E-mail podany na formularzu danych kadrowych (zakładka [Ogólne]).

Wysyłka  PIT-11 oraz PIT-8C jest  dostępna z poziomu otwartego formularza deklaracji w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  Wyślij . Pozostałe wydruki można wysłać wybierając opcję  Wyślij dostępną na górnej wstążce.

W momencie wybrania opcji Wyślij podnosi się okno wiadomości z uzupełnionym odbiorcą e-maila (adres e-mail pracownika) oraz załącznikiem.

Wydruk kaskadowy do e-maila

Z poziomu listy Deklaracje PIT pracowników dostępne są dla deklaracji PIT-11, PIT-8C i IFT-1/1R (dla najnowszych wersji tych deklaracji) wydruki kaskadowe do emaila z zapisem wydruku dla każdej zaznaczonej pozycji do oddzielnego pliku PDF. Omawiane wydruki są oznaczone jako nazwa wydruku plus informacja wiele plików – e-mail np.: PIT11(XX) – (wiele plików e-mail).

Z poziomu listy Wypłaty pracowników dostępne są również wydruki kaskadowe Kwitek wypłaty (wiele plików e‑mail), Kwitek wypłaty dla oddeleg.(wiele plików – e-mail) i Rachunek do umowy (wiele plików – e-mail).

Jeżeli użytkownik posiada licencję na moduł Comarch ERP Optima CRM i ma skonfigurowaną skrzynkę pocztową w programie Comarch ERP Optima, to może te wydruki wykorzystać do seryjnej wysyłki e-maili do pracowników. W takiej sytuacji dla każdego z zaznaczonych pracowników zostanie utworzona oddzielna wiadomość pocztowa z jego adresem i załączonym wydrukiem, dotyczącym konkretnego pracownika.

Poza standardowymi wydrukami program Comarch ERP Optima został wzbogacony o najczęściej używane wydruki, które są edytowane w programie Word i pozwalają na modyfikację jego treści. Wydruki edytowalne w programie MS Word (oznaczone jako Wydruki do Worda (XML)) dostępne są tylko z poziomu przycisku Wydruk danych . Nie jest możliwe wygenerowanie wydruku za pomocą Podglądu wydruku

W programie istnieje wiele standardowych wydruków, dostępnych z poziomów list i formularzy. Wydruki seryjne związane z  zatrudnieniem, struktura zatrudnienia i inne raporty dotyczące zatrudnienia dostępne są z poziomu Listy pracowników. Wydruki dotyczące konkretnych pracowników, takie jak np. świadectwo pracy, umowa o pracę, zaświadczenia  dostępne są z poziomu otwartego formularza danych kadrowych pracownika.

Zestawienia i podsumowania list płac dostępne są z poziomu zakładki listy płac. Natomiast  bardziej szczegółowe  wydruki dotyczące wypłat np. Kwitki wypłat dostępne są z poziomu otwartego formularza listy płac lub z poziomu zakładki [Wypłaty pracowników].

Aby sprawdzić z jakiego poziomu dostępny jest konkretny wydruk należy z dowolnego poziomu programu wybrać przycisk Podgląd wydruku/ Wydruk danych i wybrać opcję Szukaj…. a następnie wpisać opis wydruku.

Wyświetli się lista wydruków, które w nazwie mają ten opis z informacją z jakiego poziomu wydruk jest dostępny

Kilka uwag do wydruków:  

Zadaniem okna Informacji o firmie  jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna Informacje o firmie . Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca.

Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować indywidualny zestaw raportów, jaki będzie z nim związany-  Formularz karty operatora – zakładka Informacje.

W module Płace i Kadry Plus– można wyświetlać następujące informacje:

Sekcja Pracownicy:

Kończący się termin ważności badań – wyświetlana lista pracowników, dla których data ważności badań okresowych zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘30 dni przed i 30 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 30.01.2023r. będą wyświetlone osoby, dla których ważność badań okresowych wygasa w okresie 1.01.-28.02.2023. Z pozycji Informacji o firmie możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika. Datę wygaśnięcia ważności badań lekarskich należy wprowadzić na zakładce [PPK/Dodatkowe]. Analiza jest widoczna jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Pracownicy do badania.

Pracownicy po zwolnieniu chorobowym powyżej 30 dni – analiza umożliwia wyszukanie osób, które należy wysłać na badania lekarskie ze względu na dłuższą nieobecność. Analiza wykazuje pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy w okresie 5 dni przed datą bieżącą i 5 dni po tej dacie mają wprowadzoną nieobecność typu zwolnienie chorobowe, które trwa nieprzerwanie ponad 30 dni (nieobecność może być wprowadzona w kilku częściach, ale muszą być wprowadzone bez dnia przerwy) i wrócili do pracy. W analizie wykazany jest akronim, imię i nazwisko pracownika oraz data zakończenia zwolnienia chorobowego. Analiza jest widoczna jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Pracownicy po zwolnieniu chorob. powyżej 30 dni.

Pracownicy zatrudnieni (Comarch HRM) – analiza przedstawia liczbę zatrudnionych na etat, liczbę osób z umowami cywilno-prawnymi, osób z  umowami B2B, liczbę osób niebędących pracownikami, mających ustawiony dostęp do aplikacji Comarch HRM oraz łączną wartość ustaloną na dany dzień. Informacja o umowach cywilnoprawnych jest wyświetlana w zależności od ustawienia parametru w Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Comarch HRM Uwzględniaj osoby z umowami cywilnoprawnymi w Comarch HRM, natomiast o osobach z umowami  B2B,  od  zaznaczenia parametru Uwzględniaj osoby z umowami B2B w Comarch HRM.

Pracownik zatrudniony na kilku etatach jednocześnie (wieloetatowiec) wliczany jest zgodnie z ilością posiadanych etatów (sumowany jest etat główny i etaty dodatkowe)
Do liczby zatrudnionych pracowników etatowych wlicza się pracowników archiwalnych, u których nie odnotowano daty zwolnienia.
Raport Pracownicy zatrudnieni (Comarch HRM) jest widoczny jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Liczba zatrudnionych na dzień (Comarch HRM).

Sekcja Podatki i zaliczki:

Zaliczka na PIT-4R – informacja o statusie deklaracji oraz kwocie– wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca. Z poziomu analizy można naliczyć i podejrzeć deklarację.

Podatek na PIT-8AR– informacja o statusie deklaracji oraz kwocie- wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca. Z poziomu analizy można naliczyć i podejrzeć deklarację.

Sekcja Umowy:

Kończące się umowy o pracę – wyświetlana lista pracowników, dla których data rozwiązania umowy o pracę zawiera się w okresie 5 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘5 dni przed i 5 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 10.01.2021 r. będą wyświetlone osoby, dla których umowa o pracę wygasa w okresie 6-14.01.2023 r. z pozycji Informacji o firmie możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika i przedłużyć umowę. Analiza jest widoczna jeżeli operator ma w konfiguracji zaznaczony parametr Wygasające umowy o pracę.

Umowy cywilnoprawne do rozliczenia– lista umów cywilnoprawnych zakończonych (wpisana data zakończenia umowy), ale nierozliczonych. Aby umowa pokazała się na liście muszą być jednocześnie spełnione trzy warunki:
■ od daty zakończenia zapisanej w umowie do daty bieżącej upłynęło, co najmniej o 10 dni,
■ data zakończenia umowy jest wcześniejsza niż 1-szy dzień bieżącego miesiąca,
■ umowa nie jest w całości rozliczona.
Analiza jest widoczna jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Lista umów nierozliczonych.

Sekcja Uprawnienia:

Kończące się uprawnienia pracownika – informacja ta pojawia się, jeśli użytkownik na liście słownikowej uprawnień pracownika zaznaczy parametr przypomnienie o terminie ważności oraz wpisze datę ważności uprawnienia.
Informacje o kwalifikacjach danego pracownika należy wprowadzić na formularzu pracownika po rozwinięciu  menu dostępnych opcji obok przycisku  Dodatkowe dane kadrowe  i wybraniu zakładki [Kwalifikacje].
W raporcie wyświetlana jest lista pracowników, dla których data ważności uprawnienia zawiera się w okresie 30 dni wokół daty bieżącej (domyślny termin ‘30 dni przed i 30 dni po terminie’). Np. przy dacie bieżącej ustawionej na 30.01.2023 r. będą wyświetlone osoby, dla których ważność uprawnień wygasa w okresie 1.01.-28.02.2023.
Z pozycji Informacji o firmie możemy bezpośrednio przejść do formularza pracownika. Analiza jest widoczna jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Wygasające uprawnienia pracownika.

Sekcja Deklaracje:

Deklaracja DRA– prezentowany jest status deklaracji oraz kwota. Analiza wyświetlana na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji. Z pozycji Informacji o firmie możemy bezpośrednio naliczyć deklarację i ją podejrzeć.
Termin składania deklaracji ZUS należy ustawić w konfiguracji firmy (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON). Analiza jest widoczna jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Deklaracja DRA do realizacji.

Deklaracja PFRON – prezentowany jest status deklaracji oraz kwota. Analiza wyświetlana domyślnie na 7 dni przed terminem złożenia deklaracji, czyli od 13-go do 20-go dnia miesiąca. Z pozycji Informacji o firmie możemy naliczyć deklaracje. Analiza jest widoczna jeżeli w konfiguracji operatora zaznaczono parametr Deklaracja PFRON do realizacji.

Dane kadrowe

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne	Kod	kod pracownika
	Nazwisko	nazwisko pracownika
	Imie	pierwsze imię pracownika
	Archiwalny	0 – pracownik bez statusu Archiwalny, 1 – pracownik o statusie Archiwalny. Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza Excel za pomocą programu Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola. Arkusze Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych: nowego pracownika - parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0), ponowny import z opcją ‘Nadpisz’ - nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima. Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
	Drugie_imie	drugie imię pracownika
	Data_urodzenia	data urodzenia
	Miejsce_urodzenia	miejsce urodzenia
	Imie_ojca	imię ojca
	Imie_matki	imię matki
	Nazwisko_rodowe	nazwisko rodowe
	Nazwisko_rodowe_matki	nazwisko rodowe matki
	Plec	K - kobieta, M - mężczyzna
	Pesel	nr Pesel
	NIP	nr NIP
	Dowod_osobisty	seria i nr dowodu osobistego
	Dowod_wydany_przez
	Dowod_data_wydania	data wydania dowodu osobistego
	Dowod_data_ waznosci	data ważności dowodu osobistego
	Paszport	seria i nr paszportu
	Obywatelstwo	obywatelstwo
	Kod_kraju_obywatelstwa	kod kraju obywatelstwa
	Wydzial	nazwa wydziału (Płace i Kadry Plus)
	Wydzial_adres_wezla	Adres węzła wydziału, unikalny, występuje w strukturze organizacyjnej (Płace i Kadry Plus)
	RCP_Numer	numer karty RCP (Płace i Kadry Plus)
	RCP_OkresOd	okres od (Płace i Kadry Plus)
	RCP_OkresDo	okres do (Płace i Kadry Plus)
Dane adresowe	Kraj	nazwa kraju
	Kod_kraju	kod kraju
	Wojewodztwo	nazwa województwa
	Powiat	nazwa powiatu
	Gmina	nazwa gminy
	Miejscowosc	nazwa miejscowości
	Ulica	nazwa ulicy
	Nr_domu	nr domu
	Nr_lokalu	nr lokalu
	Kod_pocztowy	kod pocztowy np. 10-210
	Poczta	nazwa poczty
	Rodzaj_miejscowosci	0 - miasto, 1 - wieś
	Kod_gminy	kod gminy na podstawie specyfikacji NFZ
	Telefon	nr. telefonu
	Email	Adres E-mail
	Kraj_zamieszkania	Nazwa kraju w adresie zamieszkania
	Kod_kraju_zamieszkania	kod kraju w adresie zamieszkania
	Wojewodztwo_zamieszkania	Nazwa województwa w adresie zamieszkania
	Powiat_zamieszkania	Nazwa powiatu w adresie zamieszkania
	Gmina_zamieszkania	Nazwa gminy w adresie zamieszkania
	Miejscowosc_zamieszkania	Nazwa miejscowości w adresie zamieszkania
	Ulica_zamieszkania	Nazwa ulicy w adresie zamieszkania
	Nr_domu_zamieszkania	Numer domu w adresie zamieszkania
	Nr_lokalu_zamieszkania	Numer lokalu w adresie zamieszkania
	Kod_pocztowy_zamieszkania	Kod pocztowy w adresie zamieszkania
	Poczta_zamieszkania	Nazwa poczty w adresie zamieszkania
	Kraj_korespondencja	Nazwa kraju w adresie korespondecyjnym
	Kod_kraju_korespondencja	Kod kraju korespondencja
	Wojewodztwo_korespondencja	Nazwa województwa w adresie korespondencyjnym
	Powiat_korespondencja	Nazwa powiatu w adresie korespondencyjnym
	Gmina_korespondencja	Nazwa gminy w adresie korespondencyjnym
	Miejscowosc_korespondencja	Nazwa miejscowości w adresie korespondencyjnym
	Ulica_korespondencja	Nazwa ulicy w adresie korespondencyjnym
	Nr_domu_korespondencja	Numer domu w adresie korespondencyjnym
	Nr_lokalu_korespondencja	Numer lokalu w adresie korespondencyjnym
	Kod_pocztowy_korespondencja	Kod pocztowy w adresie korespondencyjnym
	Poczta_korespondencja	Nazwa poczty w adresie korespondencyjnym
Dane etatowe	Data_zatrudnienia	data zatrudnienia
	Data_zawarcia_umowy	data zawarcia umowy
	Data_rozpoczecia_pracy	data rozpoczęcia pracy
	Data_zwolnienia	data zwolnienia
	Rodzaj_zatrudnienia	0-pracownik, 1-właściciel, 2-os. współp., 4-uczeń i roku, 5-II roku, 6-III roku, 7-młodociany
	Rodzaj_umowy	na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próby, na czas nieokreślony, na czas określony (zastępstwo)
	Stanowisko	nazwa stanowiska
	Licznik_wymiaru_etatu	Licznik wymiaru etatu np. 1 dla 1/1
	Mianownik_wymiaru_etatu	Mianownik wymiaru etatu np. 2 dla 1/2
	Rodzaj_stawki	1 - miesięczna, 2 - godzinowa, 0 - brak etatu
	Czy_stawka_minimalna	0 - nie, 1 - stawka minimalna
	Stawka	wartość stawki zaszeregowania,
	Waluta	Waluta rozliczenia, np. PLN
	ZestawienieCzasuPracy	Pracownik rozliczany 0 – wg Kalendarza 1 – wg Obecności 2 – wg Zestawienia
	Procent_minimalnej	Wartość odczytywana z etatu pracownika, pole Gwarant%min (standardowo 100)
	Dobowa_norma_do_urlopu	Standardowo wartość 8h w przeliczeniu na minuty, czyli 480
	Limit_nadgodzin_w_minutach	Indywidualny limit nadgodzin danego pracownika (na formularzu etatu)
	Kod_zawodu	Kod zawodu zgodny ze specyfikacją GUS
	Kod_oddzialu_NFZ	Kod oddziału NFZ
	Data_przyst_do_NFZ	Data przystąpienia do NFZ
	Kod_wyksztalcenia	Kod wykształcenia funkcjonujący w ZUS
	Kod_wyksztalcenia_PFRON	Informacja zgodna z listą słownikową kodów wykształcenia PFRON dostępną na formularzu pracownika
	Wiek_emerytalny	Data osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego
	Procent_Zasadniczego_Koszty50	Informacja o procencie wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu
	Badania okresowe	Data badania okresowego
	Koszty_uzyskania_mnoznik	Standardowo wartość 1, dla kosztów uzyskania podwyższonych 1,25
	Ulga_podatkowa_licznik	Standardowo wartość 1 (czyli ulga jest potrącana), w przypadku gdy ma jej nie być wartość 0
	Ulga_podatkowa_mianownik	Standardowo wartość 12 (czyli ulga jest wyliczana jako 1/12 kwoty wolnej czyli 300 zł)
	Bez_FP_ponizej_minimalnej	0 – Fundusz Pracy będzie naliczany zawsze, 1 – Fundusz Pracy będzie naliczany dla podstawy równej lub wyższej od płacy minimalnej
	US_akronim	Akronim urzędu skarbowego, do którego przypisany jest pracownik
	US_nazwa	Nazwa urzędu skarbowego (pracownika)
	US_miejscowosc	Miejscowość, w której znajduje się urząd skarbowy pracownika
	US_ekod	Kod urzędu skarbowego
	US_ulica	Ulica, przy której jest urząd skarbowy
	US_nr_domu	Numer budynku urzędu skarbowego
	US_kod_pocztowy	Kod pocztowy urzędu skarbowego
Ubezpieczenia	Kod_tytułu_ubezpieczenia	kod tytułu ub. bez zer z przodu
	Prawo_do_renty_i_emerytury	0 - bez prawa, 1 - do emer., 2 - do renty
	Stopien_niepełnosprawnosci	numer zgodny ze specyfikacją Programu Płatnik
	Niepelnosprawnosc_od	Wskazanie zakresu dat ustalenia stopnia niepełnosprawności
	Niepelnosprawnosc_do
	Ubezpieczenie_ZUS_od	data powstania obowiązkowych ubezp. społ.
	Emerytalne	0 - brak ubezp., 1 - ubezpieczenie
	Rentowe	0 - brak ubezp., 1 - ubezpieczenie
	Chorobowe	0 - brak ubezp., 1 - ubezpieczenie
	Wypadkowe	0 - brak ubezp., 1 - ubezpieczenie
	Ubezpieczenia_zdrowotne_od	data powstania obowiązkowego ubezp. zdr.
	Emerytalne_dobr	Ubezp.dobrowolne 0 - brak ubezpieczenia, 1 - ubezpieczenie
	Emerytalne_dobr_od	Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
	Rentowe_dobr	Ubezp.dobrowolne 0 - brak ubezpieczenia, 1 - ubezpieczenie
	Rentowe_dobr_od	Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
	Chorobowe_dobr	Ubezp.dobrowolne 0 - brak ubezpieczenia, 1 - ubezpieczenie
	Chorobowe_dobr_od	Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
	Zdrowotne_dobr	Ubezp.dobrowolne 0 - brak ubezpieczenia, 1 - ubezpieczenie
	Zdrowotne_dobr_od	Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
	Praca_w_szczeg_warunk	Kod pracy w szczególnych warunkach zgodny z wytycznymi ZUS (pole 9-znakowe)
	Praca_w_szczeg_warunk_od	data od której, pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
	Praca_w_szczeg_warunk_do	data do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
	Szczeg_warunki_FEP_kod	Kod pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
	Szczeg_warunki_FEP_od	data od której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
	Szczeg_warunki_FEP_do	data do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
	PPK_przystapienie_od	data przystąpienia do PPK
	PPK_rezygnacja_od	data rezygnacji z PPK
	PPK_obnizenie_procent	procent obniżonej składki podstawowej pracownika
	PPK_obnizenie_wniosek_data	data złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie składki podstawowej
	PPK_skl_dodat_prac_procent	procent dodatkowej składki pracownika
	PPK_skl_dodat_wniosek_data	data złożenia deklaracji przez pracownika o pobieranie składki dodatkowej
	PPK_ind_dodat_firma	procent składki dodatkowej pracodawcy
	Nie_naliczac_FP	nie naliczać Funduszu Pracy 0 – nie jest zwolniony z opłacania składek 1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
	Nie_naliczac_FP_od_daty	okres zwolnienia z opłacania składek FP – data od
	Nie_naliczac_FP_do_daty	okres zwolnienia z opłacania składek FP – data do
	Nie_naliczac_FGSP	nie naliczać Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0 – nie jest zwolniony z opłacania składek 1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
	Nie_naliczac_FGSP_od_daty	okres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data od
	Nie_naliczac_FGSP_do_daty	okres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data do
Inne dane	Kategoria	kod kategorii z formularza kategorii
	Opis_kategorii	opis kategorii
	Opis_pracownika	opis pracownika

Formy płatności

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne	Kod	kod pracownika
	Nazwisko	nazwisko pracownika
	Imie	pierwsze imię pracownika
	Lp	kolejność zapisów
	Forma_platnosci_nazwa	gotówka, czek, przelew, kredyt, inna
	Forma_platnosci_typ	1 – gotówka, 2 – przelew
	Bank_akronim	akronim banku
	Bank_numer	nr rozliczeniowy banku
	Bank_nazwa	nazwa banku
	IBAN	0 - zwykły standard, 1 - standard IBAN
	Numer_rachunku	pełny numer rachunku
	Procent	przypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – procent
	Kwota	przypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – kwota
	Reszta	0 - brak nadwyżek, 1- nadwyżki nad zadeklarowane kwoty

Akordy

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne	Kod	kod pracownika
	Nazwisko	nazwisko pracownika
	Imie	pierwsze imię pracownika
	Nazwa	nazwa akordu
	Rodzaj	rodzaj akordu (prosty, progresywny, grupowy)
	Miesiac	akordy za miesiąc
	Rok	akordy za rok
	Ilosc	ilość wykonanych jednostek
	Czas_w_minutach	czas wykonania w minutach
	Kwota_akordu_grupowego	kwota całościowa akordu grupowego
	Udzial_akordu_grupowego	Udział akordu grupowego. Jest to współczynnik proporcjonalności przemnożony przez ilość godzin przepracowanych w akordzie.

Atrybuty

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne	Kod	kod pracownika
	Nazwisko	nazwisko pracownika
	Imie	pierwsze imię pracownika
	Nazwa	nazwa atrybutu
	Typ	typ atrybutu (1 – flaga, 2 – tekst, 3 – liczba, 4 – lista, 5 – sql, 6 – url)
	Data_od	okres obowiązywania od
	Data_do	okres obowiązywania do
	Wartosc	odpowiadająca typowi wartość atrybutu

Nieobecności

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Nieobecności	Kod	kod pracownika (akronim)
	Nazwisko	nazwisko pracownika (informacyjnie)
	Imie	pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
	Nazwa_do_importu	nazwa nieobecności
	Nazwa_zrodlowa	Przy eksporcie przepisywana nazwa; przy imporcie - ignorowana
	Data_od	Data rozpoczęcia nieobecności
	Data_do	Data zakończenia nieobecności
	Przyczyna	Przyczyna nieobecności – przy eksporcie tekst w arkuszu zapisywany zgodnie z wyświetlanym w słowniku przyczyn, przy imporcie tekst z arkusza zamieniamy na jego odpowiednią wartość w bazie
	Nieobecnosc_na_czesc_dnia	Czas nieobecności na część dnia w minutach. Kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku nieobecności typu urlop.
	Urlop_na_zadanie	Urlop na żądanie. Kolumna powinna być uzupełniona w przypadku wystąpienia urlopu na żądanie 0 – zwykły urlop wypoczynkowy 1 – urlop wypoczynkowy na żądanie

Plan pracy

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Plan pracy	Lp	Liczba porządkowa nr wiersza z danymi
	Kod	kod pracownika (akronim)
	Nazwisko	nazwisko pracownika (informacyjnie)
	Imie	pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
	Data
	TypDnia	Praca / wolny / święto – przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio P, W, S. Przy imporcie – opisy z arkusza zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie P=1, W=2, S=3
	RodzajDniaWol	Rodzaj dnia wolnego- kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku gdy TypDnia to Wolny lub Świeto. Przy eksporcie pobrana jest wartość z pola ‘Rodzaj dnia wolnego’ z planu pracy pracownika. Podczas importu jeśli w arkuszu nie ma oznaczenia lub znajduje się oznaczenie, którego nie ma w bazie w gałęzi ‘Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy’ dla dni wolnych domyślnie ustawia się ‘W’, dla dni świątecznych ‘ND’
	Wxx_GodzOd	Godzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
	Wxx_GodzDo	Godzina Do w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
	Wxx_Strefa	Akronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
	Wxx_Wydzial	Nazwa wydziału w  wejściu (pole informacyjne) oznaczonym numerem xx
	Wxx_Wydzial_adres_wezla	Adres węzła wydziału w  wejściu (potrzebne do importu) oznaczonym numerem xx
	Wxx_Projekt	Nazwa projektu w  wejściu (informacyjne) oznaczonym numerem xx
	Wxx_Projekt_adres_wezla	Adres węzła projektu w pierwszym wejściu oznaczonym numerem xx

Czas przepracowany

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Czas przepracowany	Kod	kod pracownika (akronim)
	Nazwisko	nazwisko pracownika (informacyjnie)
	Imię	pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
	Data
	TypDnia	Oznaczenie dnia: Pracy / Wolny / Święto / Nieobecność. Przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio: P - pracy, W - wolny, S - święto, N - nieobecność. Przy imporcie wartości P, w i S są ignorowane – niezapisywane w bazie, oznaczają tylko, że dany dzień może podlegać importowi. Wartość N (nieobecność) przy eksporcie domyślnie kolejne kolumny (godziny, strefy itp.) niewypełniane. Przy imporcie taki wiersz nie jest wczytywany do kalendarza pracownika, nawet jeśli byłyby dla niego wypełnione wejścia
	Wxx_GodzOd	Godzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
	Wxx_GodzDo	Godzina do w  wejściu oznaczonym numerem xx (gg:mm)
	Wxx_Strefa	Akronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
	Wxx_Opis_Nadg	Wartości odpowiadające dostępnym w kolumnie ‘Nadg’ w wejściu oznaczonym numerem xx – opisy ustawiane przy eksporcie zgodne z wyświetlanymi przy edycji dnia w kalendarzu. Przy imporcie zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie. Puste pole (brak zapisu)=1, O.BM=2, O.NM=3, W.PŁ=4, W.NP=5.
Czas przepracowany c.d.	Wxx_Wydzial	Nazwa wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
	Wxx_Wydzial_adres_wezla	Adres węzła wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (ważny do importu)
	Wxx_Projekt	Nazwa projektu w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
	Wxx_Projekt_adres_wezla	Adres węzła projektu w  wejściu (ważny do importu)

Czas zestawienia

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Czas zestawienia	Kod	kod pracownika (akronim)
	Nazwisko	nazwisko pracownika (informacyjnie)
	Imie	pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
	PozycjaZestawienia	Numer kolejnej pozycji zestawienia: 0 – dla wiersza nagłówkowego, 1 (do n) – dla pozycji zestawienia, widoczne na 2-ej zakładce
	DataOd	Data Od z zestawienia– uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
	DataDo	Data do z zestawienia – uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
	CzasPracyGodz	Liczba przepracowanych godzin – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia – wyświetlana w formacie gg:mm
	CzasPracyDni	Liczba przepracowanych dni – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia
	Nadgodziny50	Liczba nadgodzin płatnych 50%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
	Nadgodziny100	Liczba nadgodzin płatnych 100%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
	GodzinyNocne	Liczba godzin nocnych, odpowiednio dla nagłówka lub pozycji zestawienia (format gg:mm)
	Strefa	Akronim strefy dla danej pozycji zestawienia. Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
	Wydzial	Nazwa wydziału dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
	Wydzial_adres_wezla	Adres węzła wydziału dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
	Projekt	Nazwa projektu dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
	Projekt_adres_wezla	Adres węzła projektu dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie

Umowy

Rodzaj danych	Nazwa kolumny	Opis zawartości pola
Umowy	Kod	kod pracownika
	Nazwisko	nazwisko pracownika
	Imie	pierwsze imię pracownika
	Symbol_numeracji	Wypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu. W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
	Opis_umowy	Treść pojawi się w polu Opis umowy
	Data_zawarcia	Data zawarcia umowy
	Data_od	Data rozpoczęcia umowy
	Data_do	Data zakończenia umowy
	Rodzaj_umowy	Nazwa typu wypłaty (rodzaju umowy)
	Wartosc_brutto	Wartość umowy (kwota brutto)
	Stawka_godz	Stawka umowy godzinowej
	Przyrownanie_do_minimum	Przyjmowane wartości: 0 – parametr niezaznaczony, 1 – parametr zaznaczony
	Czas_pracy	Czas pobierany: 0 - z kalendarza nieobecności, 1 - z uproszczonego zestawienia w umowie
	Tytul	Tytuł umowy
	Kwota_nastepnej_wyplaty	Kwota następnej wypłaty brutto
	Kod_tytulu_ubezpieczenia	bez zer z przodu (np.411, nie 0411)Kod tytułu ubezpieczenia
	Ubezpieczenie_ZUS_od	Data zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
	Emerytalne	1 – podlega obowiązkowemu emerytalnemu; 0 – nie podlega
	Rentowe	1 – podlega obowiązkowemu rentowemu; 0 – nie podlega
	Chorobowe	1 – podlega obowiązkowemu chorobowemu; 0 – nie podlega
	Wypadkowe	1 – podlega obowiązkowemu wypadkowemu; 0 – nie podlega
	Ubezpieczenie_zdrowotne_od	Data zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
	Emerytalne_dobr	1 – podlega dobrowolnemu emerytalnemu; 0 – nie podlega;
	Emerytalne_dobr_od	Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. emerytalnego
	Rentowe_dobr	1 – podlega dobrowolnemu rentowemu; 0 – nie podlega
	Rentowe_dobr_od	Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. rentowego
	Chorobowe_dobr	1 – podlega dobrowolnemu chorobowemu; 0 – nie podlega
	Chorobowe_dobr_od	Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. Chorobowego
	Zdrowotne_dobr	1 – podlega dobrowolnemu zdrowotnemu; 0 – nie podlega
	Zdrowotne_dobr_od	Data zgłoszenia do dobrowolnego ub. zdrowotnego
	Data_wyrejestrowania	Data wyrejestrowania z ubezpieczeń
	Kod_wyrejestrowania	Kod przyczyny wyrejestrowania
	Symbol_listy	Symbol listy płac, z którą ma być powiązana umowa
Czas przepracowany	Kod	Akronim pracownika
	Nazwisko	Nazwisko pracownika,
	Imie	Imię pracownika
	Data	Kolejne dni ze wskazaniem okresu,
	TypDnia	P - jako pracy, W - wolny S - święto
	W1 GodzOD	Godzina od pierwszego wejścia
	W1 GodzDo	Godzina do pierwszego wejścia
	W1 Strefa	Strefa czasu pracy w danym wejściu
	W1_Opis_Nadg	Ustawienie w polu ‘Odbiór nadgodzin’ w danym wejściu,
	W1_Wydzial	Ustawiony wydział w danym wejściu
	W1_Wydzial_adres_wezla	Adres węzła ustawionego wydziału w czasie pracy
	W1_Projekt	Projekt ustawiony w danym wejściu
	W1_Projekt_adres_wezla	Adres węzła ustawionego projektu w czasie pracy
Zestawienia umowa	Kod	Akronim pracownika
	Nazwisko	Nazwisko pracownika,
	Imię	Imię pracownika,
	Numer_umowy	Pełny numer dokumentu,
	Miesiąc	Miesiąc, za który jest zestawienie,
	Rok	Rok, za który jest zestawienie
	Czas_pracy	Ilość godzin pracy w formacie ggg:mm, czyli ilość godzin i minut
Diety kierowcy	Kod	kod pracownika (akronim)
	Nazwisko	nazwisko pracownika (informacyjnie)
	Imię	pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
	Data_od	Data rozpoczęcia pobytu
	Data_do	Data zakończenia pobytu
	Kwota diety	Kwota diety kierowcy międzynarodowego
	Kraj	Kraj w którym przebywał kierowca.

Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem  na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.

Zakres informacji exportu do arkusza Excel:  

W programie wielokrotnie wykorzystujemy nazwy tych samych miejscowości, funkcji czy stanowisk. W celu zoptymalizowania pracy z programem stworzono słowniki. W module Płace i Kadry dostępne są:  

Jak dodać nowy rejestr VAT?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:

1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając System lub klikając przycisk w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
2. Wybrać gałąź Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Rejestr zakupów VAT lub Rejestr sprzedaży VAT. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak dodać nowy zapis do rejestru VAT?

Aby wprowadzić nowy dokument do rejestru VAT, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
3. Wybrać zakładkę poziomą: [Rejestr VAT], następnie wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień, miesiąc lub rok.
4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z rejestru?

Aby usunąć dokument z rejestru, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.

Jeżeli dokument jest już rozliczony, w celu automatycznego skasowania dokumentu (bez konieczności ręcznego kasowania rozliczeń) należy zaznaczyć parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Parametry). W Preliminarzu nie jest widoczna żadna planowana z nim płatność. Dla dokumentu płatnego gotówką, który spowodował powstanie zapisu kasowego, jeśli parametr jest zaznaczony – zapis kasowy zostanie usunięty z raportu.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

1. Zapis kasowy zostanie usunięty tylko jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
2. Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – usunięcie faktury jest możliwe tylko po wcześniejszym skasowaniu rozliczenia w module Kasa/Bank.
3. Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).

Jeżeli na liście zostanie zaznaczonych kilka pozycji, wówczas przycisk Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają operację seryjnego kasowania dokumentów.

Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA>, ewentualnie przez naciśnięcie prawego klawisza myszy i wybranie opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi Handlowej.
7. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
8. Program upewnia się czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
9. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów wybranym schematem księgowym, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski (Scenariusze: Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgi

Jak zaksięgować dokument z rejestru do KPiR?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
   
   Uwaga

   Aby przenieść zapisy z rejestru do Księgi podatkowej, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi przychodów i rozchodów.
7. Program upewnia się, czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Podatkowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak zaksięgować zbiorczo dokumenty sprzedaży do KPiR?

Aby zaksięgować zbiorczo dokumenty z rejestru sprzedaży:

1. Otworzyć konfigurację firmy, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracja w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
2. Wejść do Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry i zaznaczyć dla parametru Zbiorcze księgowanie dokumentów opcję Rejestry sprzedaży VAT.
3. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
4. Wybrać zakładkę [Rejestr sprzedaży].
5. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
6. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów. Wybór danego dnia lub miesiąca jest istotny ze względu na księgowanie dokumentów zbiorczych, które mogą być księgowane jako zestawienie dzienne lub miesięczne i otrzymują numer nadawany automatycznie przez program. W przypadku zestawienia dziennego jest to: nazwa rejestru/rok/miesiąc/dzień, za cały miesiąc: nazwa rejestru/ rok/miesiąc. W przypadku zaznaczenia opcji za rok lub okres i dodatkowo księgowania zbiorczego tworzone sa zapisy zbiorcze za poszczególne miesiące zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
7. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.

Wykonać księgowanie analogicznie jak w przypadku księgowań pojedynczych. Program wygeneruje jeden zbiorczy zapis w księdze, obejmujący sumaryczne zestawienie zaznaczonych dokumentów.

Jak zmienić zapis w rejestrze?

Aby zmienić zapis, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
3. Wybrać jedną z czterech zakładek w [Rejestrach VAT].
4. Po wyszukaniu dokumentu, który chcemy zmienić i ustawieniu się na nim klikamy przycisk Zmień .
5. Pojawi się formularz zapisu w rejestrze VAT, która pozwoli na zmianę zapisu.

Po dokonaniu zmian zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak przenumerować zapisy?

Aby przenumerować zapisy, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT] lub [Do VAT/JPK_V7], bo tylko te listy pozwalają na przenumerowanie zapisów.
4. Wybrać odpowiedni podrejestr, który będzie renumerowany.
5. Wybrać listę zapisów za miesiąc lub rok oraz wskazać rok i miesiąc, w obrębie którego będziemy dokonywać renumeracji.
6. Aby przenumerować dokumenty należy nacisnąć przycisk lub klawisz <F8>.

Program dokona renumeracji i wyświetli zestawienie informacji o dokonanej operacji.

Jak wyszukać dokument?

Aby odszukać w rejestrach VAT, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie.

Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.

Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.
Aby znaleźć fakturę, jeżeli znamy Nazwę kontrahenta, Numer dokumentu lub Opis zdarzenia (Kategorię), należy skorzystać z filtru uproszczonego.

1. Otworzyć listę faktur w rejestrze na zakładce [Rejestr VAT] lub [Wg atrybutów].
2. Wstępnie ograniczyć zawartość listy do zapisów w rejestrze oraz do odpowiedniego okresu. Można również otworzyć listę zapisów na zakładce [Rejestr VAT] i podać odpowiednio długi okres np. za cały rok.
3. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment nazwy kontrahenta lub wartość faktury.
4. Jeżeli pinezka  (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
5. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Jeżeli znamy inne dane faktury, możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

Generowanie pojedynczych dowodów wewnętrznych

Dowody Wewnętrzne służą do generowania kwot VAT-u należnego (FWS) i naliczonego (FWZ). Na podstawie tych dokumentów w pliku JPK_V7 wykazywany jest podatek należny oraz podatek naliczony np. Z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Dowody Wewnętrzne możemy wygenerować dla każdego rodzaju transakcji bez względu na stawkę VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT to dla transakcji wewnątrzunijnych oraz dokumentów z rodzajem Krajowa – podatnikiem jest nabywca i stawką 0% i NP  oraz dla Wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca i Pozaunijnych – podatnikiem jest nabywca w stawce NP dowody wewnętrzne generują się automatycznie tzn. po zapisaniu faktury wstaje formatka do generacji dokumentów wewnętrznych.

Okno Generowanie dowodu wewnętrznego nie pojawia się w przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym.

Dla pozostałych rodzajów transakcji generujemy je z poziomu Rejestru Zakupów lub z poziomu Rejestru Sprzedaży. Są dwie możliwości:

1. Z Rejestru Zakupów rozwinięcie strzałki obok ikony i wybór opcji generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży daje możliwość jednoczesnego wygenerowania Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży i Dowodu Wewnętrznego Zakupu.
2. Ewentualnie w  pierwszej kolejności z Rejestru Zakupów generowany jest Dowód Wewnętrzny Sprzedaży, a następnie z Rejestru Sprzedaży, w drugim kroku, tworzymy Dowód Wewnętrzny Zakupu – rozwijamy strzałkę obok ikony i wybieramy opcję generowanie dowodu wewnętrznego zakupu. Dowody Wewnętrzne Sprzedaży można również wprowadzić ręcznie z poziomu Rejestru Sprzedaży (te dokumenty, które nie mają powiązania z dokumentami wewnętrznymi zakupu).

FWZ po wygenerowaniu mają domyślnie ustawiane Odliczenie na TAK, natomiast w FWS parametr Uwzględniać w proporcji ustawiony jest jako Nie uwzględniać.

Przy generowaniu FWS z FZ zachowana jest zasada dotycząca „przenoszenia” rodzajów transakcji z faktur pierwotnych (FZ) na faktury końcowe (FWS):

Rodzaj FZ	Rodzaj FWS
Usługi	Usługi
Środki transportu	Środki transportu
Towary, Inne, Środki Trwałe, nieruchomości, Paliwo	Towary

Aby wygenerować dowód wewnętrzny należy najpierw zapisać Fakturę Zakupu, a następnie za pomocą odpowiedniej ikony wywołać funkcję przekształcenia do Dowodów Wewnętrznych.

Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dowodów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca. Podczas zapisywania takiej Faktury Zakupu pojawia się formatka Generowanie Dowodu Wewnętrznego,  na której należy wpisać numery dowodów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .

Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie Dowodu Wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania Dowodów Wewnętrznych.

Na dowód wewnętrzny sprzedaży przenoszą się następujące daty:

Daty powstania obowiązku i prawa do odliczenia ustawiają się wg tych samych zasad co dla dokumentów niewewnętrznych.

Przykładowy scenariusz generowania Dowodu Wewnętrznego

W Rejestrze Zakupów wprowadzamy fakturę dokumentującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów:

Zapisujemy dokument, a następnie rozwijamy strzałkę obok ikony  i wybieramy opcję generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży, dzięki czemu z listy faktur w Rejestrze Zakupów VAT uruchamiany generowanie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży. Po wyborze opcji otrzymujemy informacje o generowaniu Dowodu Wewnętrznego. Podpowiadają nam się dane dotyczące Rejestrów Sprzedaży i Zakupów, do których zostaną wygenerowane Dowody Wewnętrzne. Domyślnie podpowiadają się ostatnio wybrane w danej bazie firmowej Rejestry. Do pola Numer dokumentu automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego.

Klawiszem  akceptujemy generowanie Dowodów Wewnętrznych. W dalszej kolejności pokazuje nam się wygenerowany Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Wewnętrzny. Na dowody wewnętrzne przenoszona jest kwota netto z faktury pierwotnej. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, dla dowodów wewnętrznych w kolumnie Kolumna powinno być ustawione Nie księgować, dotyczy to zarówno modułu Księga Podatkowa jak i dowodów wewnętrznych importowanych w modelu Pracy rozproszonej.

Po zapisaniu formatki w kolejnym komunikacie pojawia się informacja, jakie dokumenty zostały wygenerowane i w jakim rejestrze się znajdują.

Zarówno na fakturze pierwotnej, jak i na Dowodach wewnętrznych, istnieje możliwość skorzystania z zakładki [Dokumenty], na której znajduje się informacja o dokumentach powiązanych z bieżącym dokumentem.

Na liście faktur w rejestrze zakupów VAT, przy Fakturze Zakupu, do której zostały wygenerowane Dowody Wewnętrzne, pojawia się litera W (oznacza, że z tego dokumentu powstał Dokument Wewnętrzny).

Jeśli wygenerowano dowód wewnętrzny do FZ, to FZ nie podlega edycji. Tak samo, jeśli do FWS wygenerujemy FWZ, to również FWS nie podlega już edycji. Edycji podlegają tylko dane dotyczące deklaracji VAT-7. Dokument FZ, do którego został wygenerowany dowód wewnętrzny sprzedaży, nie może być już rozliczony z poziomu zakładki [Kontrahent] na formularzu takiego dokumentu. Rozliczenia należy dokonać z poziomu modułu Kasa/Bank.

Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dowodów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dowodów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne. Podczas zapisywania takiej faktury zakupu pojawia się formatka Generowanie dowodu wewnętrznego, na której należy wpisać numery dowodów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .

Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie dowodu wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania dowodów wewnętrznych.

W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Na dokumencie wskazano rodzaj transakcji Krajowy – podatnikiem jest nabywca. Podatnik jednak nie jest podatnikiem VAT czynnym. Czy mimo to chcesz wystawić dowód wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dowodu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dokumentów wewnętrznych.

Seryjne generowanie dowodów wewnętrznych

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dowodów wewnętrznych sprzedaży. Po jej wybraniu pojawia się okno:

W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu źródłowego. Na formularz dowodu wewnętrznego sprzedaży do pola Data sprzedaży przenoszona jest data zakupu z dokumentu źródłowego. Na formularz dowodu wewnętrznego zakupu daty przenoszone są z dokumentu źródłowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu na dowodzie wewnętrznym zakupu. Data zakupu pobierana jest z dokumentu źródłowego. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie.

W polu Stawka VAT na dowodach wewnętrznych domyślnie wskazana jest stawka 23.00%. Po zmianie stawki, jest ona zapamiętywana podczas kolejnego seryjnego tworzenia dowodów wewnętrznych.

W nowych bazach w polu Rejestr sprzedaży/ Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dowodów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dowodów wewnętrznych.

Na liście dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dowodów wewnętrznych zakupu. Po jej wybraniu pojawia się okno:

W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu dowodu sprzedaży. Na formularz dowodu wewnętrznego zakupu do pola Data wystawienia, Data wpływu przenoszona jest data wystawienia z dowodu wewnętrznego sprzedaży, a do pola Data zakupu przenoszona jest data sprzedaży. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu. Data zakupu pobierana jest z dowodu wewnętrznego sprzedaży. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie.

W nowych bazach w polu Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dowodów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dokumentów wewnętrznych.

Numery dowodów wewnętrznych pobierane są z dokumentów źródłowych.

Dowód wewnętrzy nie zostanie utworzony jeżeli:

• na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Wewnętrzny,
• w rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną),
• w rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dowód wewnętrzny,
• w rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel lub zaimportowany za pomocą pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
• w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.

Istnieje możliwość seryjnego tworzenia pojedynczych dowodów wewnętrznych do dokumentów zaksięgowanych.

Generowanie zbiorczych dowodów wewnętrznych

Użytkownik ma możliwość generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego do zaznaczonych faktur. Dokument utworzy się, jeżeli wszystkie wskazane faktury wystawione zostały na ten sam podmiot oraz z takim samym miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT-7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data zakupu/sprzedaży. Kontrahent nadrzędny oraz kontrahent duplikat traktowani są jako różne podmioty. Zbiorczy dowód wewnętrzny generowany jest osobno dla każdego rodzaju transakcji.

Na liście dokumentów w Rejestrze VAT zakupu po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się okno:

Na liście dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego zakupu pojawia się okno:

Jeżeli użytkownik zaznaczy faktury z różnymi rodzajami transakcji to dla każdego rodzaju pojawi się osobne okno. Pole Rodzaj transakcji nie podlega edycji. Do pola Rozliczać w VAT przenoszona jest data rozliczenia w VAT z zaznaczonych dokumentów. Jeżeli wszystkie wskazane faktury są na metodzie kasowej to domyślnie podpowiada się miesiąc z daty zakupu/sprzedaży. Zaznaczenie parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji pozwala na uwzględnienie na zbiorczym dokumencie faktur z odznaczoną datą rozliczenia w VAT.
Jeżeli użytkownik nie zaznaczy parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji, a wszystkie wskazane faktury mają odznaczoną datę rozliczenia w VAT to zbiorczy dowód wewnętrzny nie powstanie.

Zbiorczy dowód wewnętrzy nie zostanie wygenerowany jeżeli:

Formularz zbiorczego dowodu wewnętrznego

Dane w nagłówku dokumentu: 

Pozycje dokumentu: 

Pozycje przenoszone są na dowód wewnętrzny pojedynczo.

Na każdym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu, do którego wygenerowano zbiorczy dowód wewnętrzny, na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dowód wewnętrzny sprzedaży.

Na zbiorczym dowodzie wewnętrznym sprzedaży na zakładce [Dokumenty] widoczne są wszystkie faktury zakupowe, na podstawie powstał zbiorczy dowód oraz dowód wewnętrzny zakupu.

Na zbiorczym dowodzie wewnętrznym zakupu na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dowód wewnętrzny sprzedaży.

W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie zbiorczego dowodu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Zaznaczono dokumenty dla podatnika VAT nieczynnego. Czy mimo to chcesz wystawić zbiorczy dowód wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dowodu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dowodów wewnętrznych.

Generowanie rozliczenia faktury VAT marża

Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada szczególne obowiązki rozliczania podatku należnego przez podatników stosujących metodę opodatkowania marży.

Zgodnie z art. 119 obecnie obowiązującej Ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Przez marżę rozumie się różnicę między kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty.

W celu wyliczenia podatku należnego od marży generowany jest dokument Rozliczenie faktury VAT marża.

W pierwszej kolejności w Rejestrze Sprzedaży wprowadzamy pierwotną Fakturę Sprzedaży: w stawce NP (za sprzedaż usług nabytych dla bezpośredniej korzyści turysty) oraz ewentualnie w stawkach opodatkowanych (za sprzedaż usług własnych). Faktura Sprzedaży może być wprowadzona dla dowolnego typu transakcji (krajowa, wewnątrzwspólnotowa lub zagraniczna).

Po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży zapisujemy taką fakturę. Następnie będąc na liście Faktur Sprzedaży wybieramy przycisk  znajdujący się obok ikony  i z rozwijalnego menu wybieramy opcję Generowanie rozliczenia marży.

W programie pojawia się informacja o Generowaniu rozliczenia marży z możliwością określenia:

Jeśli Faktura Sprzedaży VAT zostanie zaewidencjonowana w walucie obcej, to Rozliczenie faktury VAT marża będzie wyliczone od kwoty netto w PLN.

Po uzupełnieniu wszystkich informacji i zatwierdzeniu otrzymujemy dokument będący Rozliczeniem faktury VAT marża.
Ostatnim krokiem jest zapisanie tego dokumentu. Na ekranie pojawi się odpowiednia informacja:

W przypadku dokumentu rozliczenia marży, jeżeli podczas generowania tego dokumentu podana zostanie na oknie rozliczenia ujemna kwota w stawce NP zamiast domyślnie podpowiadanej dodatniej (czyli na dokumencie rozliczenia marży będzie dodatnia kwota w stawce NP) i wartość VAT dla stawki opodatkowanej jest równa 0, wówczas taki dokument oznaczany jest na potrzeby pliku JPK_V7 jako marża ujemna. Każdy inny dokument dodany ręcznie, który nie będzie rozliczeniem marży, nawet jeżeli będzie posiadał pozycje w stawce NP i ujemną pozycję z zerową kwotą VAT, będzie traktowany jako korekta dokumentu pierwotnego, a nie rozliczenie marzy ujemnej. Podczas aktualizacji do wersji 2021.4.1 z wersji programu wcześniejszej niż 2021.4.1, jeżeli w bazie będą znajdowały się dokumenty rozliczenia marży z dodatnią kwotą w stawce NP i zerową kwotą VAT dla stawki opodatkowanej, zostaną one oznaczone jako rozliczenie marży ujemnej.

Faktura VAT marża, znajdująca się na liście faktur w Rejestrze Sprzedaży, do której został wygenerowany dokument Rozliczenie marży, będzie posiadać w kolumnie Status znacznik M.

Z poziomu Rejestru Sprzedaży VAT Użytkownik ma możliwość wydruku Rejestru VAT marża. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Wydruki rejestrów VAT marża należy zdefiniować stawki, z jakich będziemy korzystać przy wydrukach.

Następnie z poziomu rejestru VAT sprzedaży wchodzimy na ikonę  pod przyciskiem drukarki i mamy dostępne następujące opcje:

dla Rejestru VAT marża mamy dostępne opcje:

Nieobecności na część dnia

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest wprowadzenie nieobecności „na godziny”, a nie tylko na cały dzień roboczy pracownika.

Pozwoli to między innymi na obsłużenie przypadku, gdy zwalnianemu pracownikowi pozostał do wykorzystania urlop, który w godzinach nie jest pełną dniówką pracownika (np. dzień pracy to 8 godz., a pozostało do wykorzystania 6 godz. urlopu).

Podczas dodawania nieobecności na część dnia „na godziny” wpisywana jest ilość godzin z minutami. Nieobecności „na godziny” można rejestrować dla jednodniowych nieobecności typu Urlop.

Dodawanie nieobecności na część dnia możliwe jest tylko w trybie indywidualnym z menu ikonki  pod opcją (Nie)obecności: 

Nieobecność odnotowana na część dnia z ilością godzin nie może być dłuższa niż jeden dzień.

Na liście nieobecności pracownika kolumna Nieobec. na część dnia pokazuje informację tylko dla nieobecności zapisanych na część dnia (ilość godzin).

Aby obsłużyć więcej niż jeden zapis dotyczący obecności/nieobecności na dany dzień na zakładce [Kalendarz], z opcji (Nie)obecności przy przyciskach można wykorzystać opcje:

-Dodaj nieobecność/Dodaj obecność:

• Dodaj nieobecność – na dniu, w którym jest już wpisana nieobecność, można dodać kolejną nieobecność, ale danego dnia nie może być wprowadzonych więcej niż 2 nieobecności (pojawi się stosowny komunikat). Jeśli w takim dniu jest już odnotowana obecność, pojawi się zapytanie „[…] Czy chcesz wpisać dodatkowo nieobecność?”, po potwierdzeniu otworzy się formularz nieobecności;
• Dodaj obecność – na dniu, w którym jest już wpisana obecność, pojawi się komunikat z zapytaniem, czy chcemy zmodyfikować zapis. Po zatwierdzeniu, wchodzimy w edycję dnia. W sytuacji, gdy jest wprowadzona całodzienna nieobecność nie ma możliwości dodania obecności (komunikat). Jeśli danego dnia jest wprowadzona nieobecność na część dnia, pojawi się stosowna informacja, po jej zaakceptowaniu otworzy się formularz dnia.

– Edytuj nieobecność/Edytuj obecność:

• Edytuj nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna), niezależnie od tego, czy jest w tym samym dniu odnotowana obecność, podnosi do edycji formularz nieobecności, która dotyczy tego dnia. Jeśli danego dnia jest wprowadzona więcej niż jedna nieobecność, wyświetli się lista nieobecności zawężona do dat obejmujących wskazany dzień pozwalająca na wskazanie która z nieobecności ma być usunięta, czy edytowana.
• Edytuj obecność – na dniu, w którym nie ma wpisu nieobecności podniesie do edycji formularz dnia. Jeśli tego dnia jest już całodzienna nieobecność, pojawi się stosowny komunikat. W sytuacji, gdy na część dnia jest wprowadzona co najmniej jedna nieobecność pojawi się stosowny komunikat i dopiero po jego potwierdzeniu, otworzy się formularz obecności.

– Usuń nieobecność/Usuń obecność:

• Usuń nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna) funkcja usunie tą nieobecność (całą nieobecność, niezależnie od tego czy trwa 1 dzień, czy dłużej). Jeśli danego dnia, odnotowano więcej niż jedną nieobecność, pojawi się komunikat, po jego zatwierdzeniu pomocnicza lista nieobecności obejmujących wskazany dzień.
• Usuń obecność – na dniu, na który jest zapis obecności, niezależnie od tego, czy jest w tym dniu inny zapis, usuwa obecność z tego dnia.

Uwaga

Przycisk  jest wyszarzany na dniu, dla którego nie ma żadnego wpisu o obecności/nieobecności.

Działanie parametru Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność

Parametr znajduje się na formularzu kalendarza w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze. Jeśli jest zaznaczony to w planie pracy pracownika zostanie przywrócona strefa PP (Czas pracy podstawowy) we wszystkich wejściach ze strefami wliczanymi do czasu pracy, niezależnie od tego, czy pracownikowi odnotowano nieobecność całodzienną, czy na część dnia.

Obliczanie czasu przepracowanego, a nieobecności na część dnia

Wyliczenie czasu pracy następuje na podstawie planu pracy z uwzględnieniem:

• nieobecności całodziennej: czas przepracowany wyniesie 0:00;
• nieobecności na część dnia typu Urlop: czas przepracowany = czas odczytany z planu pracy – pomniejszony o ilość godzin (z minutami) zapisanymi dla nieobecności. Domyślnie obliczony przez program czas przepracowany można edytować (Edytuj obecność) i zmienić np. odnotować pracownikowi nadgodziny. Wybranie opcji Edytuj obecność podniesie do edycji formularz dnia pracy z domyślnie wypełnionymi godzinami Od – Do pomniejszonymi o czas nieobecności od końca (We_6… We_2).