Rozliczanie zdarzenia z kilkoma zapisami

W przypadku, gdy zdarzenie rozliczane jest z kilkoma zapisami kasowymi/bankowymi, istnieją dwa sposoby wskazania tych zapisów:

Wprowadzanie kolejno rozliczanych zapisów – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę nierozliczonych zapisów, wybrać zapis, zatwierdzić. Kiedy zapis pojawi się na zakładce [Rozliczenia], należy ponownie otworzyć listę, wybrać kolejny zapis itd.
Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zapisów równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zapisów należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczane jest zdarzenie (zaznaczając pole widoczne obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu, wszystkie zaznaczone zapisy pojawiają się na zakładce [Rozliczenia]. Zaznaczone zapisy są rozliczane ze zdarzeniem kolejno – jeśli program napotka zapis, który nie może być rozliczony ze zdarzeniem, wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie z pozostałymi.

Podobna zasada rozliczania dotyczy kompensat.

Synchronizacja kwoty płatności z sumą rozliczeń

Na zakładce [Rozliczenia] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zdarzenia z sumą dokumentów rozliczających to zdarzenie.

Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zdarzeniach (do chwili wpisania kwoty zdarzenia). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zdarzenia.

Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zdarzeniu, przy czym kwota na zdarzeniu jest nadrzędna.

Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zdarzenia jest przyrównywana do sumy rozliczanych zapisów. Wprowadzenie rozliczenia powoduje zmianę kwoty na zdarzeniu.

Uwaga

Podczas synchronizacji kwot lista proponowanych zapisów jest zawężana do zapisów w walucie zgodnej z walutą na zdarzeniu.

Uwaga

Parametr nie jest dostępny na zdarzeniach w Preliminarzu powiązanych z fakturą.

Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot?

Planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 1500 zł. Zdarzenie zostało wprowadzone w Preliminarzu płatności. Następnie okazało się, że faktura zakupu ma wartość 1550 zł. (mamy na jej podstawie wprowadzony zapis kasowy). W związku z tym podczas rozliczania zdarzenia włączamy synchronizację kwot. Teraz wskazanie odpowiedniego zapisu bankowego do rozliczenia powoduje zmianę kwoty zdarzenia z 1500 zł na 1550 zł.

Może zdarzyć się, że sprzęt został zakupiony na dwie różne faktury 1000 zł i 550 zł. Wtedy dodajemy do rozliczeń pierwszą fakturę – kwota zdarzenia zostaje zmieniona na 1000 zł. Po dodaniu kolejnej faktury na kwotę 550 zł – wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1550 zł.

Uwaga

Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zdarzenia, którego kwota nie powinna zostać zmieniona.
Na zdarzeniach związanych z dokumentami (np. z fakturami sprzedaży) synchronizacja kwot podczas rozliczania nie jest możliwa.

Formularz zdarzenia – edycja danych

Edycja danych na zdarzeniu dotycząca podmiotu, kwoty czy terminu płatności nie jest możliwa dla zdarzenia z nadanym stanem zrealizowano (niezależnie od sposobu nadania tego stanu).

Przypomnijmy, że stan zrealizowano można nadać zdarzeniu:

„ręcznie” przez operatora, niezależnie od tego, czy dane zdarzenie jest już rozliczone. W takiej sytuacji odblokowanie zapisu następuje po zmianie stanu.
automatycznie po całkowitym rozliczeniu zdarzenia. W takiej sytuacji odblokowanie zdarzenia nastąpi po usunięciu wprowadzonego rozliczenia.

Na zdarzeniu zrealizowanym jedyną możliwością zmiany jest zmiana na zakładce [Rozliczenia] (dodawanie nowych lub usunięcie już wpisanych rozliczeń).

Edycja danych jest również ograniczona dla zdarzeń powiązanych z innym dokumentem wprowadzonym w systemie – wtedy nie ma możliwości zmiany informacji nt. kwoty czy kontrahenta. Tutaj ograniczenie nie jest w żaden sposób uzależnione od stanu dokumentu i wynika z faktu, że wszystkie informacje zostały określone wcześniej na powiązanym dokumencie.

Na zdarzeniach bankowych, które dotyczą kontrahenta lub urzędu i ich stan to Bufor lub Do realizacji mamy możliwość zmiany parametru MPP – podzielona płatność, numeru dokumentu oraz kwoty podatku. Kwota podatkuna zdarzeniu nie może być:

większa od kwoty VAT z dokumentu źródłowego. W przypadku wielu płatności do jednego dokumentu program uwzględnia wszystkie płatności MPP dla danego dokumentu. Łączna kwota VAT z takich zdarzeń nie może przekroczyć kwoty VAT z dokumentu źródłowego.
większa od kwoty płatności – jeśli zdarzenie zostało wprowadzone ‘ręcznie’.

W polu z numerem dokumentu wstawiany jest numer dokumentu źródłowego. Pole to podlega edycji, co może być wykorzystane w przypadku realizowania płatności do zaliczek. W Ustawie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw znalazł się zapis mówiący o tym, że w niektórych przypadkach w komunikacie przelewu wpisujemy słowo: zaliczka.

Na zdarzeniach wysłanych do banku lub zrealizowanych parametry związane z mechanizmem podzielonej płatnością są nieaktywne.

Formularz zdarzenia

Planowane zdarzenia do Preliminarza mogą być wprowadzane:

przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza.

Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności.

Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Dodawanie zdarzeń przez operatora jest możliwe wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Dzięki temu każdy wprowadzony dokument będzie jednoznacznie przypisany do jednego z rejestrów – a więc jednego z rachunków bankowych, jednej z kas lub jednej z firmowych kart kredytowych.

Zdarzenie dodajemy naciskając przycisk lub posługując się klawiszem <INSERT>. Formularz zdarzenia składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Rozliczenia] i [Dodatkowe].

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zdarzeniu.

Formularz zdarzenia – zakładka Ogólne

Na formularzu nowego zdarzenia wypełniamy (obowiązkowe pola są zaznaczone na formularzu pogrubioną czcionką):

Dokument – typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy. W zależności od wybranego typu automatycznie zaznaczane jest czy dany dokument jest przychodem czy rozchodem.

Numer – dla zdarzeń generowanych przez program pole jest wypełniane automatycznie (wpisywany jest tam numer dokumentu źródłowego), natomiast dla zdarzeń wpisywanych przez użytkownika pole pozostaje puste.

W przypadku zdarzenia powstającego automatycznie na podstawie wprowadzonego w systemie dokumentu opis pola przyjmuje formę przycisku i po jego wciśnięciu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego.

Numer obcy – pole jest edytowalne i umożliwia wpisanie dokumentu, na podstawie, którego powstało zdarzenie. W przypadku zdarzeń powiązanych z dokumentami zakupowymi – w pole przepisywany jest numer wpisany na dokumencie zakupowym, jako numer obcy.

Status – podobnie jak w przypadku zapisów kasowych/bankowych istnieje możliwość ustalenia, czy dana płatność powinna podlegać rozliczeniu (status Nie rozliczono), czy też nie będzie rozliczana (status Nie podlega).

Uwaga

Na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności]) znajduje się parametr Nie rozliczaj płatności. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.

Forma – forma płatności. Można ją wybrać z listy form płatności – strzałka z prawej strony pola rozwija tą listę. Z formą płatności (definiowaną przez użytkownika w Konfiguracji firmy/ Kasa Bank / Formy płatności) jest skojarzony proponowany termin płatności. W konfiguracji na formularzu formy płatności w sekcji Płatnik można wskazać podmiot na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumentach.

Kwota – kwota do zapłaty w walucie (domyślnie PLN).

Kwota rozliczona – wyliczana jest w walucie na podstawie wprowadzonych rozliczeń. Pole nie jest edytowalne.

Kwota pozostała – wyliczana jest jako różnica wartości zdarzenia i kwoty rozliczonej. Pole nie jest edytowalne.

Data dokumentu – data wystawienia danego dokumentu.

Termin – termin płatności. Jeśli zdarzenie do Preliminarza skojarzone jest z jakimś dokumentem w systemie (wprowadzane jest automatycznie przez program) – termin pobierany jest z terminu płatności na tym dokumencie. Wprowadzając zdarzenie z klawiatury termin ustala użytkownik (proponowany jest termin zgodny z ustalonym dla wykorzystanej formy płatności).

Obok pola Termin znajduje się pole wyboru (domyślnie włączone). Jego wyłączenie powoduje, że nie można określić ani terminu płatności ani daty realizacji. Zdarzenia bez terminu płatności na listach widoczne są na końcu (pod warunkiem, że na liście nie ma podanego zakresu dat).

Uwaga

Zdarzenia bez terminu nie mogą brać udziału w rozliczeniach i kompensatach innych dokumentów oraz nie mogą zostać rozliczone (przyciski na zakładce [Rozliczenia] nie są aktywne). Nie są widoczne również z poziomu funkcji Rozliczenia.

Dopuszczalna zwłoka – ilość dni, o którą można przesunąć datę realizacji płatności w stosunku do terminu płatności. Dopuszczalna zwłoka zależy od maksymalnej zwłoki zapisanej na karcie kontrahenta oraz od czasu realizacji polecenia przelewu przez bank obsługujący płatność.

Jeśli mamy do czynienia z należnością, realna data otrzymania pieniędzy będzie przesunięta w stosunku do terminu płatności o maksymalną zwłokę kontrahenta + czas realizacji przelewu przez bank kontrahenta.

Jeśli mamy do czynienia ze zobowiązaniem – aby zapłacić naszemu kontrahentowi w terminie, realna data wysłania pieniędzy powinna być przesunięta w stosunku do terminu o maksymalną zwłokę kontrahenta – czas realizacji polecenia przelewu przez nasz bank.

Przykład

Jeśli nasz kontrahent powinien nam zapłacić za fakturę w terminie 15 września, maksymalna zwłoka przewidziana dla tego kontrahenta wynosi 3 dni (np. zwyczajowo wiemy, ze kontrahent zawsze wykonuje przelew 3 dni po terminie), a bank obsługujący kontrahenta potrzebuje 2 dni na realizację polecenia przelewu – dopuszczalna zwłoka wyniesie 5 dni.

Przykład

Jeśli nasze zobowiązanie powinniśmy uregulować w terminie do 21 października, aby pieniądze w terminie trafiły do naszego kontrahenta, dopuszczalna zwłoka w ich wysłaniu wynosi: maksymalna zwłoka którą możemy wykorzysta, np. zwyczajowo ustalona z kontrahentem (np. 5 dni) – czas realizacji przelewu przez nasz bank (np. 2 dni), czyli zwłoka wynosi 3 dni. Pieniądze najpóźniej powinny zostać wysłane 24 października.

Data realizacji – rzeczywista data realizacji płatności. To data informująca kiedy rzeczywiście możemy spodziewać się wpływu pieniędzy lub kiedy powinniśmy dokonać płatności, aby zrealizować ją w terminie. Data realizacji to termin przesunięty o ilość dni z pola Dopuszczalna zwłoka oraz czas realizacji przelewu przez bank.

Na zdarzeniach powiązanych z dokumentem w innym module (np. zdarzenie powstałe po zatwierdzeniu faktury) automatycznie wyliczana jest data realizacji. Podczas wyliczania takiego terminu program uwzględnia dwie wprowadzone w systemie wielkości: czas realizacji przelewu przez bank (z formularza banku) oraz maksymalna zwłoka dla kontrahenta (z formularza kontrahenta).

Podczas wyliczania daty realizacji brane są pod uwagę również parametry związane z wykorzystaną formą płatności: typ płatności oraz jej termin. W zależności od dwóch ustawień do terminu płatności z dokumentu doliczane są odpowiednio czas realizacji przez bank lub zwłoka klienta:

od typu płatności: czas realizacji przelewu przez bank jest doliczany zawsze dla płatności typu przelew, natomiast dla pozostałych – nie,
od terminu płatności: maksymalna dopuszczalna zwłoka jest doliczana do płatności z odroczonym terminem (niezależnie od typu), natomiast nie jest doliczana do płatności z terminem 0.

Przykład

W zależności od parametrów zdefiniowanych dla formy płatności program podczas wyliczania terminu realizacji uwzględnia odpowiednio zwłokę i/lub czas realizacji:
Forma płatności: gotówka z terminem płatności 0 – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program nie doliczy żadnej wartości.
Forma płatności: gotówka z terminem 3 dni – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy tylko maksymalną zwłokę dla klienta.
Forma płatności: przelew z terminem 0 – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy tylko czas realizacji przez bank.
Forma płatności: przelew z terminem 7 dni – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy maksymalną zwłokę dla klienta oraz czas realizacji przez bank.

Uwaga

Jeśli data realizacji wpływu pieniędzy przypada na sobotę lub niedzielę – program automatycznie przesuwa ją na poniedziałek. Jeśli dotyczy to daty realizacji naszego zobowiązania – jest przesuwana na piątek.

Stan – pole stan jest edytowalne, w związku z czym użytkownik w zależności od stanu realizacji przelewu może sam zaznaczyć odpowiedni poziom:

Bufor – nadawany jest domyślnie nowo wprowadzanym zdarzeniom. Jeśli zdarzenie ma stan Bufor istnieje możliwość zmiany jedynie na stan Do realizacji. W przypadku zdarzeń powstałych w oparciu o zarejestrowany w systemie dokument stan Bufor nie jest dostępny.
Do realizacji – operator powinien ustawić dla zdarzenia, które zostało zatwierdzone do zrealizowania. Jeśli zdarzenie ma stan Do realizacji istnieje możliwość zmiany powtórnie na Wysłano lub Bufor (tylko jeśli zdarzenie nie posiada żadnych rozliczeń).
Wysłano – operator powinien nadać dla przelewu, którego polecenie zrealizowania zostało przesłane już do banku.
Jeśli przelew został wysłany w formie wydruku – operator musi stan Wysłano zaznaczyć ręcznie.
Jeśli użytkownik korzysta z elektronicznej wymiany danych – stan Wysłano zaznaczany jest automatycznie w chwili zapisania do pliku. Jeśli bank nie zrealizuje przelewu (np. z powodu błędnego numeru konta) – stan można cofnąć na Do realizacji. Możliwa jest również seryjna zmiana stanu z Wysłane na Do realizacji. Użytkownik zaznacza zdarzenia, którym chce zmienić stan i następnie wywołuje funkcję z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – funkcja „Zmień na do realizacji”.
Zrealizowano – w chwili nadania blokowana jest możliwość zmiany informacji wprowadzonych na zdarzeniu.

Stan może być nadawany:

ręcznie przez operatora, niezależnie od stanu rozliczenia zdarzenia. Nadanie stanu zrealizowano blokuje możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (z wyjątkiem zmiany stanu).
automatycznie dla zdarzenia rozliczonego całkowicie.

W chwili rozliczenia dokumentu nadawany jest stan Zrealizowano i możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (w tym również pola Stan) zostaje zablokowana. Dopiero w chwili usunięcia rozliczenia zdarzenie jest odblokowywane.

Podmiot – podmiot, którego dotyczy planowane zdarzenie w Preliminarzu. Podmiotem może być kontrahent, bank, pracownik, wspólnik lub urząd.

Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Lista jest aktywna, jeżeli stan zdarzenia to: Bufor, Do realizacji lub Wysłano. Natomiast w przypadku stanu zdarzenia Zrealizowano lista jest wyszarzana.

Bank – akronim banku właściwego dla podmiotu. Wprowadzając dane banku można wpisać jego akronim lub numer rozliczeniowy NRB. Można również wybrać bank z listy, wyświetlonej przyciskiem Bank. Jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełni się automatycznie.

Numer rachunku – jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełniane jest automatycznie. Numer rachunku podlega edycji i zmianie przez użytkownika do momentu, gdy stan zdarzenia nie będzie zrealizowany.

Urzędy ZUS i urzędy skarbowe mają kilka rachunków bankowych w zależności od tego, z jakiego tytułu wpłacane są pieniądze.

Dlatego jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybrany zostanie Urząd z listy widocznej obok pola z kodem urzędu można wybrać, z jakiego tytułu nastąpił przepływ pieniędzy.

Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [ZUS] – istnieje możliwość wyboru pomiędzy ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym a FP i FGŚP oraz FEP. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu ZUS (zakładka [Rachunki]).

Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [Urzędy skarbowe] z listy istnieje możliwość wyboru pomiędzy podatkiem od osób fizycznych, podatkiem od osób prawnych, podatkiem od towarów i usług oraz zaliczkami podatku od wynagrodzeń. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu skarbowego (zakładka [Rachunki]).

Obsługa pól jest zgodna z mechanizmem opisanym w rozdziale Obsługa pól związanych z bankiem.

Kategoria – kategoria, z którą skojarzone jest zdarzenie. Jeżeli dokument jest typu wpłata (zdarzenie przychodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (zdarzenie rozchodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu.

Przelew SEPA – parametr jest widoczny tylko na zdarzeniach rozchodowych, o walucie rozliczenia EURO i wprowadzonych do rejestru obsługującego wymianę danych za pomocą webservice. Więcej informacji w tym temacie znajduje się w rozdziale Eksport przelewów europejskich SEPA.

Priorytet – ważność zdarzenia w Preliminarzu – strzałka z prawej strony pola rozwija listę możliwych priorytetów.

Dotyczy wersji: 2020.5.1

W przypadku eksportu przelewów formatem Citi Handlowy – Przelewy krajowe (CDFF), Citi Handlowy – Przelewy MPP (CDFF), Citi Handlowy – Przelewy krajowe (Elixir), Citi Handlowy – Przelewy MPP (Elixir), Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml) płatność, która ma ustawiony priorytet Wysoki jest wysyłana jako przelew natychmiastowy (Express Elixir).

MPP – podzielona płatność – parametr widoczny jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrze bankowym i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega metodzie podzielonej płatności (parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota podatku, NIP i Numer dokumentu. W przypadku gdy płatność związana jest z dokumentem źródłowym edycji podlega pole podatku, oraz Numer dokumentu (istotne w przypadku płatności do faktur zaliczkowych, gdzie zamiast numeru dokumentu należy wpisać słowo zaliczka), dla zdarzeń wprowadzonych ręcznie wszystkie pola są aktywne

Formularz zdarzenia – zakładka Rozliczenia

Zakładka [Rozliczenia] podzielona jest na trzy części.

W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce [Ogólne], a więc rodzaj dokumentu, data dokumentu, kwota w walucie, termin i data realizacji, oraz status i kwota rozliczona.

Środkowa część okna to informacje o walucie, w jakiej wystawiony jest dokument oraz walucie rozliczenia, a w przypadku walut obcych również o typie kursu oraz notowaniu. Więcej informacji znajduje się w części poświęconej rejestracji dokumentów w walutach obcych.

Dolna część okna to lista dokumentów, z którymi zdarzenie zostało rozliczone.

Jeśli zdarzenie jest zatwierdzone do realizacji oraz ma status (N) – nierozliczony lub (C) – częściowo rozliczony – na liście aktywne są przyciski:

– dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowane zdarzenie.

Podczas rozliczania z poziomu zdarzenia w preliminarzu płatności pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone. W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.

Na liście widoczne są następujące kolumny:

kolumna z zaznaczeniami.
Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem.
Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie.
Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego.
Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu. W sytuacji, gdy termin płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przy wyliczaniu ilości dni po terminie jako termin przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych.
Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia.
Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania.
Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny:

Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia.
Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie.
Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
Numer wewnętrzny.
Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis.

Pod listą dostępne są następujące filtry:

Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru.
Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.
Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat.
Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.
Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.
W polu Opis widoczny jest Opis księgowy z rozliczanego zdarzenia.

Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:

Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu.
Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów.
Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

Pod listą dostępne są następujące przyciski:

– Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia”.

– Podgląd dokumentu – podnoszony jest odpowiednio formularz zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

– Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia.

– Zamknij okno – okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia.

Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób:

Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia przychodowego – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP.
Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia rozchodowego – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.

Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony.

Uwaga

Co to jest rozliczenie? Zdarzenie z Preliminarza można rozliczać z zapisami kasowymi/bankowymi. Czyli zaplanowany wcześniej w Preliminarzu przychód rozliczamy z faktycznym przychodem zapisanym w raporcie kasowym/bankowym (np. na podstawie wyciągu bankowego). Zarówno zapis, jak i zdarzenie mają ten sam kierunek przepływu środków finansowych. Obydwa są albo przychodami albo rozchodami.

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.

Przykład

Dla kontrahenta AGAT wystawiona została faktura sprzedaży FS/000123/2010, na kwotę 500 zł., z odroczonym terminem płatności (np. 15.06.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta AGAT automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 15 czerwca spodziewana jest zapłata 500 zł. za fakturę FS/000123/2010.
16 lipca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 500 zł, i że jest to zapłata za FS/000123/2010.
Wówczas z poziomu zakładki [Rozliczenia] zaplanowanego zdarzenia odszukujemy na liście zapisów kontrahenta AGAT wpłatę za fakturę i wprowadzamy ją na listę.
Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że:
zapis dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000123/2010),
zdarzenie dotyczące planowanej płatności za FS/000123/2010 w Preliminarzu kontrahenta AGAT otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego)
faktura FS/000123/2010 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).

Uwaga

Należy pamiętać, że aby rozliczyć zdarzenia mające różne waluty dokumentu, muszą one posiadać taką samą walutę rozliczenia

Uwaga

Co to jest kompensata? Zdarzenie w Preliminarzu można kompensować z innymi planowanymi zdarzeniami. Np. jeśli kontrahent jest zarówno dostawcą jak i odbiorcą naszych usług, może zdarzyć się, że w Preliminarzu znajdzie się zarówno planowana spłata naszego zobowiązania (za fakturę zakupu) jak i planowana spłata należności (za fakturę sprzedaży). Zamiast dokonywać obu płatności można już na poziomie Preliminarza skompensować ze sobą planowany przychód za FS z planowanym rozchodem za FZ. W przypadku kompensaty kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych zdarzeniach muszą być przeciwne. Jedno z nich musi być przychodem, drugie rozchodem.

Przykład

Dla kontrahenta wystawiliśmy fakturę sprzedaży FS/00023/2010 z odroczoną płatnością na kwotę 500 zł. Jednocześnie ten sam kontrahent wykonał dla nas usługę na kwotę 450 zł i wystawił fakturę FZ/567/2010, również z odroczoną płatnością. Obydwie płatności nie są zrealizowane i obydwie wprowadziły do Preliminarza zdarzenia związane z planowanymi spłatami. Te dwa zdarzenia można ze sobą skompensować. Ponieważ kwoty na fakturach nie są równe, po wykonaniu kompensaty w Preliminarzu zdarzenie dotyczące planowanego przychodu na kwotę 500 zł otrzyma status C – częściowo rozliczonego i pozostanie na nim do rozliczenia 50 zł. Zdarzenie dotyczące płatności za fakturę zakupu zostanie całkowicie rozliczone.

– podgląd pozycji –podgląd szczegółów na temat dokumentu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym dokumencie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian.

– usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Jeśli faktura jest rozliczona całkowicie – informacje na zakładce [Ogólne] nie są edytowalne. Jeśli usuniemy rozliczenie – informacje te są ponownie edytowalne. Opcja usuwania działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych rozliczeń. Przy próbie usunięcia kilku zaznaczonych rozliczeń te rozliczenia które można usunąć są usuwane, natomiast dla tych których nie można usunąć (bo np. jest uwzględnione na dokumencie kompensaty) pojawia się odpowiedni komunikat informujący o tym, dlaczego nie można usunąć rozliczenia.

– dostępny jest wydruk Dodatkowe: Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zdarzeniu również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce [Rozliczenia].

Lista dokumentów, z którymi rozliczane/kompensowane jest edytowane zdarzenie zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach:

Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego zdarzenie. W przypadku rozliczeń zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasze zdarzenie. W przypadku kompensat jest to numer obcy albo numer dokumentu (uzupełniany automatycznie dla zdarzeń skojarzonych z innym dokumentem), a jeśli te nie są wypełnione – pierwsza linia opisu zdarzenia.

Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany.

Termin – termin płatności zapisu lub zdarzenia rozliczającego lub kompensującego nasz zapis.

Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu.

Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu.

Formularz zdarzenia – zakładka Dodatkowe

Opis księgowy – dodatkowe pole opisujące zdarzenie. Standardowo w pierwszą linię tego pola wpisywany jest opis wybranej powyżej kategorii. Jeśli zdarzenie powstało w oparciu o wprowadzony w systemie dokument – w pole Opis przepisywany jest numer dokumentu.

Opis do banku – pole wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Mechanizm opisany dokładniej w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem. W przypadku zdarzeń generowanych do dokumentów źródłowych pierwsza linia opisu do banku jest wypełniana automatycznie. Automatyczny opis jest generowany w sytuacji, kiedy nie podstawi się z kategorii. Dla wynagrodzeń generowany jest opis: Wynagrodzenie za [miesiąc/rok], dla pozostałych dokumentów generowany jest opis Zapłata za [numer dokumentu].

Konto przeciwstawne B.O. – pole istotne przy współpracy z modułem Księga Handlowa (wykorzystywane przy inicjalizacji B.O. W Księdze Handlowej na podstawie Preliminarza płatności i zapisów kasowych/bankowych). Mechanizm został dokładnie opisany artykule Formularz bilansu otwarcia. Program umożliwia użytkownikom nie posiadającym licencji na KH lub KH Plus wybór właściwego konta z planu kont.

Wprowadził – operator, który wprowadził zdarzenie do Preliminarza.

Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Formularz zdarzenia – zakładka Windykacja

Uwaga

Zakładka dostępna, gdy użytkownik posiada licencję na moduł CRM Plus

Zakładka [Windykacja] zawiera:

Schemat windykacji – schemat, wg którego będą wykonywane kolejne operacje w ramach windykacji dla tej płatności.
Historię zdarzeń windykacyjnych zawierającą kolumny Data, Numer dokumentu, Typ, Temat. Przycisk Podgląd umożliwia podgląd wykonanego etapu schematu windykacji.

Na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności jest dostępna opcjonalnie wyświetlana kolumna Windykacja – schemat zawierająca kod schematu windykacji przypisanego do płatności.

Preliminarz płatności – zakładka Windykacja

Rejestrator Czasu Pracy

Uruchamianie

RCP może być uruchomiony tylko jeden raz. Uruchomienie stopera jest możliwe w następujący sposób:

Automatycznie, w momencie uruchomienia Comarch ERP Optima, jeśli w Konfiguracji stanowiska zaznaczony jest parametr Automatyczne sterowanie rejestracją czasu, z operatorem i firmą zgodną z Comarch ERP Optima oraz ostatnio wybraną kategorią.
z poziomu Operacji wielofirmowych dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy – do RCP zostaje przekazany Operator zalogowany do BR.
Ręcznie za pomocą pliku CDN.BiuroR.RCP.exe – wówczas jest sprawdzane, czy dla stanowiska jest otwarta sesja i jeśli tak, to stoper startuje z danymi tego operatora, jeśli nie – wymaga zalogowania. W tym przypadku pojawią się okno logowania:

W przypadku logowania domenowego okno Rejestracja w programie Comarch ERP Optima zostanie pominięte.

Uwaga

Nie można wstrzymać (zakończyć) ręcznie sesji automatycznej. Próba takiego działania zakończy się odpowiednim komunikatem. Aby przerwać sesję automatyczną należy zamknąć Comarch ERP Optima.

Wygląd

Rejestrator Czasu Pracy jest oknem niewielkich rozmiarów, tak, by nie przeszkadzał w normalnej pracy.

Zawiera następujące elementy:

Nagłówek, zawierający nazwę firmy i akronim pracującego operatora.

Zegar w układzie hh:mm – pokazuje czas z dokładnością do minuty.

Wskaźnik stanu, zawierający następujące informacje: rodzaj sesji (A – automatyczna, R – ręczna), a także alert w postaci wykrzyknika „!”, jeśli w ciągu 5 minut nie zanotowano pracy na Comarch ERP Optima, (okno innego programu jest „na wierzchu”).

Przyciski Uruchom/Zatrzymaj/Wstrzymaj .

Przycisk Parametry – pod którym dostępne są dwa pola: Firma i Kategoria z rozwijalnymi listami firm i kategorii.

Przycisk Informacje – pod którym dostępne są informacje o całkowitym czasie pracy operatora w danym dniu, o czasie pracy na bieżącej bazie.

Przyciski Minimalizuj/Zamknij

Pozostałe funkcje

W menu głównym System jest możliwość uruchomienia Comarch ERP Optima. Także na pasku narzędziowym jest ikona umożliwiająca uruchomienie Comarch ERP Optima i automatyczne zalogowanie się do aktualnie podświetlonej bazy danych.

Na pasku narzędziowym Operacje wielofirmowe, obok ikony do uruchamiania Comarch ERP Optima, dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy . Rejestrator Czasu Pracy uruchamia się w kontekście zalogowanego do Comarch ERP Optima Operatora.

Możliwość przelogowania się występuje zarówno w menu głównym System, jak i z użyciem ikony Logowanie .

W menu głównym, w operacjach seryjnych oraz w Rejestrach VAT dostępna jest sekcja iKsięgowość24. W sekcji tej dostępna jest opcja Klienci biura , która umożliwia dodawanie Klientów biura rachunkowego do Internetowej Wymiany Dokumentów.
Po naciśnięciu na przycisk pojawia się okno logowania:

Po uzupełnieniu danych otwierana jest lista Klientów biura rachunkowego – ta sama, która widoczna jest również na portalu iKsiegowosc24.pl na zakładce Moi Klienci:

Użytkownik z tego poziomu może za pomocą ikony plusa dodać Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów, może za pomocą ikony kosza usunąć Klienta z Internetowej Wymiany Dokumentów lub otworzyć okno Wiadomości od Klientów ikoną koperty.

Po kliknięciu ikony otwierane jest nowe okno Wiadomości w którym Biuro Rachunkowe może korespondować ze swoimi Klientami.

Szczegółowe informacje na temat sekcji iKsięgowośc24 znajdują się w artykule iKsięgowość24.

W przypadku, gdy Biuro Rachunkowe posiada nieprzeczytanie wiadomości, w programie pojawia się chmurka z informacją o ilości nieprzeczytanych wiadomości.

Chmurka jest widoczna przez 10s, chyba że Użytkownik zamknie ją za pomocą ikony X. Kolejne sprawdzenie ilości nieprzeczytanych wiadomości odbywa się co 30 minut.

W menu głównym Widok dostępne są również następujące opcje:

Ukryj/pokaż pasek narzędzi – włączenie/wyłączenie paska narzędziowego
Ukryj/pokaż pasek stanu – włączenie/wyłączenie paska stanu

Po wyborze operacji seryjnych w grupie Widok dostępne są następujące opcje:

Odśwież <F5> – odświeżenie podświetlonej bazy – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych
Odśwież wszystko <CTRL>+<F5> – odświeżenie wszystkich danych dotyczących wszystkich baz danych – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych.

Panel wyników

Panel wyników stanowi odrębną zakładkę i służy do wyświetlania wyników operacji seryjnych (wydruki, backupu itp.) oraz wyników raportów.

Panel wyników został wyposażony w możliwość eksportu do Excela.

Preliminarz płatności – zakładka Kalendarz

Zakładka [Kalendarz] to niejako zbiorcze zestawienie wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń).

Kalendarz ma budowę hierarchiczną. Każdy wiersz odpowiada jednemu tygodniowi. Wybrany tydzień można rozwinąć na poszczególne dni, a te na poszczególne zdarzenia.

Lista zawiera sześć kolumn:

Data/ Dokument – w zależności od poziomu zawiera albo daty tygodnia albo konkretny dzień. Dla poszczególnych zdarzeń i zapisów zawiera numer dokumentu związanego (lub jeśli takiego numeru nie ma – fragment opisu zdarzenia).

Podmiot – zawiera nazwę podmiotu związanego ze zdarzeniem lub zapisem (kolumna jest wypełniona tylko na poziomie konkretnego zdarzenia).

Przychód – wartość zapisów typu przychód oraz planowanych przychodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia.

Rozchód – wartość zapisów typu rozchód oraz planowanych rozchodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia.

Bilans – różnica pomiędzy wartością przychodu i rozchodu.

Saldo – saldo określa stan rachunku na koniec danego dnia/tygodnia. W przypadku zdarzenia saldo nie jest wyliczane.

Saldo wyliczane jest w oparciu o bilans otwarcia rejestru (wybranego lub wszystkich w zależności od ustawień Kalendarza) oraz wszystkich wprowadzonych zapisów kasowych/bankowych oraz zdarzeń w części pozostającej do rozliczenia, od początku istnienia danego rejestru do podanej daty.

Uwaga

Wartości zawsze wyliczane są w PLN zgodnie z kursem podanym na poszczególnych zdarzeniach/ zapisach.

Lista obsługiwana jest przez:

Zakres dat od… do… – zakres dat dla jakiego liczony ma być kalendarz. Proponowany jest okres obejmujący dwa tygodnie wstecz i cztery w przód.

Rejestr – istnieje możliwość by wartości wyliczone w kalendarzu obejmowały wszystkie zapisy i zdarzenia lub tylko z jednego wybranego rejestru.

Uwaga

Kalendarz jest zawsze wyliczany w walucie, w jakiej prowadzony jest wskazany rejestr kasowy/ bankowy. Jeśli Użytkownik wybierze opcję wszystkie – wartości zostaną wykazane w PLN.

Zapisy: preliminarz, zapisy k/b – przy odznaczonej opcji preliminarz wyświetlane będą tylko zapisy kasowe/bankowe, przy odznaczonej opcji zapisy k/b wyświetlane będą tylko zdarzenia z preliminarza płatności. Przy odznaczonych obu opcjach lista będzie pusta.

Pomijaj dni bez obrotów – zaznaczenie parametru spowoduje, że w kalendarzu nie pojawią się dni, w których nie ma żadnych planowanych operacji finansowych. Tygodnie bez obrotów będą widoczne na liście dla zachowania ciągłości czasu.

Pomijaj zdarzenia/zapisy ze statusem Nie podlega rozliczeniu – parametry odpowiadają za uwzględnianie płatności/zapisów w zależności od ich statusu (Nie rozliczone / Nie podlega):

jeśli jest odznaczony – w Kalendarzu uwzględniane są wszystkie płatności/ zapisy kasowe/bankowe,
jeśli parametr jest zaznaczony – uwzględniane są tylko te, które podlegają rozliczeniom.

– powoduje przeliczenie wartości w kalendarzu.

– przycisk zmienia wygląd jeśli kalendarz nie był jeszcze przeliczony lub zmieniono parametry listy. Oznacza to, że powinien zostać przeliczony na nowo.

Zasady obsługi Kalendarza:

Jeśli dana część listy (odpowiadająca tygodniowi czy dniowi) jest zwinięta – obok daty widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje rozwinięcie listy.
Jeśli dana lista jest rozwinięta to widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje zwinięcie listy.
Na poziomie poszczególnych zdarzeń nie pojawiają się przyciski służące zwijaniu/rozwijaniu list. Zdarzenia oznaczone są .
W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępne są dodatkowo funkcje Zwiń wszystko (powoduje zwinięcie całej listy do poziomu poszczególnych tygodni) oraz Rozwiń wszystko (powoduje rozwinięcie kalendarza aż do poziomu zdarzeń).
Po przeliczeniu kalendarz zawsze domyślnie wyświetlany jest jako zwinięty do poziomu tygodni.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

Preliminarz płatności – zakładka Preliminarz

Lista zdarzeń zawiera m.in. informacje:

Numer dokumentu – jako numer dokumentu wyświetlany jest:

numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia,
jeśli pole Numer obcy jest puste – wyświetlony jest numer dokumentu, (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program, jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima),
jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu.

Rejestr – nazwa rejestru, w którym wpisane zostało zdarzenie.

Termin – termin płatności zdarzenia.

Data realizacji – planowana data realizacji zdarzenia (niekoniecznie zgodna z terminem płatności właściwym dla zdarzenia). Szczegółowy opis daty realizacji znajduje się w rozdziale przedstawiającym formularz zdarzenia z Preliminarza płatności.

Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, z którym skojarzone jest zdarzenie.

Kategoria – nazwa kategorii, do której zdarzenie zostało przypisane.

Przychód – kwota przychodu.

Rozchód – kwota rozchodu.

(S) Status – status zdarzenia. Zdarzenia w Preliminarzu mogą przyjmować status:

(N) – Nierozliczone
(C) – rozliczone Częściowo
(R) – Rozliczone całkowicie

Kolorami oznaczony jest stan zdarzenia:

zielony oznacza zdarzenie w buforze – można na nim dokonywać wszelkich zmian, nie da się wprowadzać rozliczeń,
czarny to zdarzenia zatwierdzone do realizacji – można na nich wprowadzać zmiany i działa funkcja rozliczeń/kompensat,
niebieski to zlecenia wysłane do banku – aktywne przy wykorzystywaniu funkcji elektronicznej wymiany danych z bankiem. Zdarzenia, których stan to zlecenia wysłane do banku nie podlegają żadnym modyfikacjom.

Dodatkowa funkcjonalność na liście zdarzeń z Preliminarza to:

Zakres dat – listę zdarzeń można zawęzić do wskazanego okresu czasu. Wystarczy zaznaczyć pole Zakres dat i podać daty początkową i końcową.

Nierozliczone/Rozliczone (częściowo, całkowicie) / Nie podlega – to możliwość wyświetlenia na liście zdarzeń ze względu na stan ich rozliczenia:

Nie podlega – wyświetlane są wszystkie zdarzenia, którym w chwili wystawiania nadano status Nie podlega. Takie zdarzenia nie mogą zostać rozliczone.
Nierozliczone – wyświetlane są zdarzenia, które nie są rozliczone.
Rozliczone (częściowo, całkowicie) – wyświetlane są zdarzenia, które przynajmniej częściowo zostały rozliczone – o statusach (R) Rozliczone lub (C) rozliczone Częściowo.

Tylko MPP– lista zostanie zawężona do zdarzeń, które mają zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność.

Waluta – w systemie można wprowadzać dokumenty również w walutach obcych. Parametr pozwala określić czy na liście mają być wyświetlane wszystkie zdarzenia, niezależnie od waluty, czy też zdarzenia wystawione w jednej wybranej walucie.

Tylko przeterminowane (wg terminu płatności) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na termin płatności.

Tylko przeterminowane (wg daty realizacji) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na datę realizacji.

– edycja pozycji – możliwość podglądu szczegółów o zdarzeniu i ich zmiany. Zmiana zapisu jest możliwa jedynie wtedy, gdy zdarzenie nie jest powiązane z wystawionym w programie innym dokumentem (np. fakturą sprzedaży z odroczonym terminem płatności).

– usunięcie pozycji. Jeśli zdarzenie ma status (N) – Nierozliczonego, można je usunąć z listy (za potwierdzeniem). Usunięcie zdarzeń o statusie (C) – rozliczonych Częściowo i (R) – Rozliczonych całkowicie będzie możliwe dopiero zaznaczeniu parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry. Nie można usunąć zdarzeń powiązanych z transakcją.

– jest aktywny wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Szczegóły na temat wprowadzania nowych zdarzeń znajdują się w rozdziale: Preliminarz płatności – formularz zdarzenia.

Uwaga

Z poziomu Preliminarza dostępny jest dodatkowo wydruk Zestawienia nominałów. Wydruk jest tworzony dla zdarzeń rozchodowych, aktualnie zaznaczonych na liście

. Wydruk obejmuje wszystkie dostępne nominały wraz z ilościami potrzebnymi do wypłacenia poszczególnych kwot. Może być wykorzystany na przykład do przygotowania wypłat gotówkowych dla pracowników.

Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– dostępny jest wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru, jeśli wyświetlany rejestr jest typu BANK. Przycisk ten pozwala na przygotowywanie zestawu poleceń przelewów, które mają zostać zrealizowane przez bank. Lista zaznaczonych zdarzeń zapisywana jest, jako lista poleceń przelewu do pliku tekstowego. Szczegóły na temat eksportu przelewów do banku znajdują się w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem.

Uwaga

Dla wybranego konkretnego podmiotu oraz zapisów częściowo i/lub całkowicie rozliczonych dostępny jest dodatkowo wydruk Potwierdzenia kompensaty. Wydruk jest potwierdzeniem kompensat dokonanych w podanym okresie czasu dla ustalonego na liście podmiotu. Wydruk obejmuje m.in. informacje o kompensowanych dokumentach oraz kwotę kompensaty

– lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu z podświetlonego kursorem zdarzenia.

-Wymiana danych- po wejściu do Kasa/Bank lub do Preliminarza płatności mamy możliwość w szybki sposób skonfigurować, a później wymieniać dane z Klientem wykorzystując Internetową Wymianę Dokumentów (IWD). Sekcja zawiera trzy pozycje: Wyślij dane, Odbierz dane i Historia wymiany. Więcej szczegółów w rozdziale poświęconym wymianie danych.

– w programie Comarch ERP Optima w wersji dla Biur Rachunkowych po wejściu do Kasa/Bank lub do Preliminarza płatności dostępna jest sekcja iKsięgowość, która posiada dwie opcje: Klienci biura oraz Wiadomości od Klientów.

-z poziomu listy Klientów biura możemy dodać nowego Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów.

– opcja umożliwia komunikowanie się z Klientami biura rachunkowego bezpośrednio z poziomu programu Comarch ERP Optima

Więcej informacji na temat dodawania nowego Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów oraz prowadzenia korespondencji znajduje się w artykule iKsięgowość.

-usługi finansowe Comarch Apfino umożliwiają przekazanie faktur do faktoringu, windykacji oraz przesłanie płatności w celu ich uregulowania z poziomu platformy Comarch Apfino

Na liście zdarzeń w Preliminarzu część zapisów może być zaznaczona czerwonym wykrzyknikiem. Oznacza to:

na liście zdarzeń nierozliczonych – zdarzenia przeterminowane, których termin płatności już minął,
na liście zdarzeń rozliczonych – zdarzenia, które zostały rozliczone po terminie.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

Preliminarz płatności

Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie. Są tu też zdarzenia dotyczące przeszłości, a także zdarzenia rozliczone.

Preliminarz płatności w swojej strukturze odpowiada podziałowi na rejestry kasowe/bankowe. Planując, zatem przepływ środków finansowych w firmie od razu przypisujemy przyszłe przychody i rozchody do odpowiednich rejestrów (kont bankowych, kas czy firmowych kart płatniczych). Zdarzenia w preliminarzu generowane są na podmiot wskazany jako płatnik na dokumentach tak przychodowych jak i kosztowych lub na płatnika skojarzonego z formą płatności. Zdarzenie utworzy się z formą płatności oraz na rachunek bankowy skojarzony z płatnikiem.

Uwaga

Dla odróżnienia dokumentów pochodzących z Preliminarza od dokumentów pochodzących z rejestrów kasowych/bankowych: dokumenty z Preliminarza nazywamy zdarzeniami (planowanymi zdarzeniami), natomiast dokumenty z rejestrów kasowych/bankowych nazywamy jak dotychczas zapisami kasowymi/bankowymi.

Planowane zdarzenia w Preliminarzu mogą być:

wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.
Automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Na formularzach dokumentów znajduje się pole z wyborem domyślnego płatnika. Zdarzenie w preliminarzu wygeneruje się albo na podmiot wskazany w dokumencie jako domyślny płatnik, albo na płatnika skojarzonego z formą płatności. Płatność w pierwszej kolejności tworzona jest na płatnika skojarzonego z formą płatności. Gdy na formie płatności nie jest podpięty żaden płatnik to zdarzenie utworzy się na płatnika wskazanego w dokumencie źródłowym. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, faktura w buforze – niezależnie od formy płatności, dokumenty tworzone w rejestrach VAT i listy płac. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość:

dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,
dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,
możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,
prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,
oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

Preliminarz płatności dostępny jest w Kasa/Bank /Preliminarz płatności (również pod skrótem klawiszowym <CTRL>+<H>).

Preliminarz płatności posiada dwie zakładki: