Cel ćwiczenia: zdefiniowanie wykorzystywanych w firmie kategorii

• Otwieramy menu Ogólne/ Kategorie.
• Wprowadzamy kategorię ogólną kosztów (w oknie typ: Koszty).
  • Przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
    • Kod/Opis: KOSZTY INNE
    • Stawka VAT: 23%
    • Odliczenia: TAK
    • Rodzaj: Inne
  • Zatwierdzamy formularz.
• Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii KOSZTY INNE:
  • Ustawiamy kursor na kategorii ogólnej KOSZTY INNE i przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
    • Kod/Opis: ENERGIA
    • Stawka VAT: 23%
    • Odliczenia: TAK
    • Rodzaj: Inne
  • zatwierdzamy formularz
• Wprowadzamy kategorię ogólną przychodów (w oknie na dole wybieramy typ: Przychody)
  • przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
    • Kod/Opis: PRZYCHODY
    • Stawka VAT: 23%
  • zatwierdzamy formularz
• Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii PRZYCHODY:
  • ustawiamy kursor na kategorii ogólnej Przychody
  • przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
    • Kod: SPRZED.TOWARÓW
    • Opis: Przychody ze sprzedaży towarów
    • Stawka VAT: 23%

Import danych o kategoriach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy KATEGORIE
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kategorii do bazy NOVA

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Cel ćwiczenia: wprowadzenie informacji o bankach do programu

• Otwieramy menu Ogólne/ Inne/ Banki.
• Dodajemy nowy formularz. Uzupełniamy dane (zakładka [Ogólne]):
  • akronim: BPH I O./KRAKÓW
  • Numer Rozliczeniowy Banku: 10601376
  • nazwa: BPH I O. w Krakowie
  • adres: ul. Józefińska 18, 30-955 Kraków
• Uzupełniamy format elektronicznej wymiany danych z bankiem (zakładka [Dodatkowe]): Eliksir-0 BPH
• Zatwierdzamy formularz. Bank pojawił się na liście.

Import danych o bankach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy BANKI
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie listy banków do bazy NOVA

Po zakończeniu importu pojawia się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych. Należy je zamknąć. (Jeżeli okno automatycznie się zamknie tzn., że w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie Operatora na zakładce [Ogólne] zaznaczone jest przy Logowaniu operacji seryjnych: Podsumowanie automatyczne (brak błędów lub ostrzeżeń podczas importu spowoduje automatyczne zamknięcie okna) żeby okno nie zamykało się należy zaznaczyć Podsumowanie zawsze).

Cel ćwiczenia: skonfigurowanie bazy danych przy wykorzystaniu Kreatora widocznego przy pierwszym uruchomieniu programu.

• Konfigurowana będzie Sprzedaż (pozostałe opcje odznaczamy).
• Dane firmy :
  • Nazwa: Przedsiębiorstwo Handlowe NOVA;
  • NIP: 677-202-14-71;
  • REGON: 350058706;
  • Adres: ul. Zaczarowane Koło 89, 31-589 Kraków;
  • Przedstawiciel: Aleksander Olsza.
• Kasa/Bank:
  • bank: PKO I O./KRAKÓW;
  • numer rachunku: 11-10202892-3174938596430953;
  • na podstawie tych informacji program:
    • dopisuje bank PKO do listy;
    • zakłada rejestr bankowy;
    • formę płatności przelew wiąże z założonym rejestrem.
• Sprzedaż:
  • metoda rozliczenia: FIFO;
  • Faktury walutowe: zaznaczone;
  • Intrastat: zaznaczone;
  • Opakowania: zaznaczone.

(w materiałach są przygotowane ćwiczenia obejmujące tematykę dokumentów walutowych, deklaracji Intrastat oraz opakowań zwrotnych)

• Zatwierdzamy wprowadzone informacje.

W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy).

Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:

• ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
• rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.

Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje  zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:

• RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
• RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.

Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat].

RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania.

Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:

• uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
• puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.

Jeśli pole RCP reguła wygładzania w Wydziale pracownika jest:

• uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
• puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.

Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.

Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:

Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.

Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.

Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.

– Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo.

– Edycja karty RCP.

– Usunięcie zaznaczonej karty RCP

Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.

Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika.

Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika.

Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym.

Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona  po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP.

W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL.

– Eksport GUS Z-12 – mechanizm umożliwiający eksport danych pracowników do pliku o formacie *.csv pozwalający zaimportować dane do programu Z-12 GUS, w celu przygotowania i przesłania Sprawozdania o strukturze wynagrodzeń według zawodów GUS Z-12. Jest dostępny z poziomu Płace i Kadry/ Kadry/ Inne/ Eksport GUS Z-12.

Po wskazaniu opcji Eksport GUS Z-12  pojawia się okno z parametrami dotyczącymi generowanego pliku. Należy podać rok, za który jest tworzony plik, nazwę pliku oraz ścieżkę.

Dodatkowo za pomocą parametru Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy jako godziny nadliczbowe (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop) użytkownik może zdecydować czy wynagrodzenie powyżej/poniżej normy ma być traktowane jako wynagrodzenie za nadgodziny  czy za czas nominalny. Działanie parametru:

• Zaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za nadgodziny,
• Niezaznaczony – wynagrodzenie powyżej/poniżej normy będzie wykazane jako wynagrodzenie za czas nominalny. [/version]

Dane będą zapisywane w formacie *.csv zgodnym ze specyfikacją opublikowaną przez GUS dla deklaracji Z-12 za dany rok. Do pliku będą eksportowane dane pracowników zatrudnionych na etat w dniu 31 października roku, za który ma być składana deklaracja Z-12, spełniających kryteria wymagane przez GUS. W pliku zapisują się dane wszystkich pracowników. Losowanie grupy pracowników jest wykonywane po stronie programu udostępnianego przez GUS, do którego należy zaczytać plik wygenerowany z Comarch ERP Optima.

Do wyeksportowania pełnych danych do Z-12, konieczne jest:

• uzupełnienie w zapisach historycznych pracowników aktualnych na 31.10 roku, za który jest generowane sprawozdanie wszystkich danych wykazywanych w GUS Z-12, w tym kody zawodów, symbole GUS dla poziomu wykształcenia i systemu czasu pracy na zakładce [6. Inne informacje],
• przeliczenie limitów urlopu wypoczynkowego za dany rok.,
• naliczenie wypłat za cały okres zatrudnienia w obrębie danego roku (za wszystkie miesiące).

Podczas importu do programu GUS Z12 pliku wygenerowanego z Comarch ERP Optima, należy wybrać opcję Importuj > Dane z systemów kadrowo-płacowych (plik csv). Następnie należy zaznaczyć pola do importu, podać numer linii, od której mają być importowane dane, ustawić kodowanie jako UTF-8 i wskazać plik *.csv, który zawiera dane pracowników wyeksportowane z programu Comarch ERP Optima. Po zaimportowaniu danych można wykonać losowanie pracowników i wysłanie danych do GUS.

W pozycji A2 należy podać liczbę osób zatrudnionych w jednostce sprawozdawczej (w osobach). Za pracowników zatrudnionych należy uważać osoby, które na podstawie stosunku pracy znajdowały się w ewidencji jednostki w okresie od 1 października do 31 października 2024 r. w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy obowiązującym w danym zakładzie pracy lub na danym stanowisku.
Przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych w pozycji A2 należy wykluczyć te osoby, które w październiku 2024 roku:

• były powyżej 10 dni roboczych opłaconych przez zakład pracy m.in. na:
  • • zwolnieniach lekarskich,
    •  urlopach wypoczynkowych,

nieobecność z ww. powodów należy liczyć łącznie;

• miały powyżej 2 dni roboczych nieopłaconych przez zakład pracy, np. z tytułu:
  •  urlopu bezpłatnego,
  • urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego lub rodzicielskiego, z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
  • urlopu wychowawczego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem,
  • zwolnienia lekarskiego (opłaconego przez ZUS),
  • opieki nad chorym dzieckiem lub dorosłym członkiem rodziny (opłaconej przez ZUS),
  •  nieobecności nieusprawiedliwionej,
  • strajku,
  • wezwania do sądu,

nieobecność z ww. powodów należy liczyć łącznie;

• zostały objęte przestojem, w tym ekonomicznym;
•  były na emeryturze i jednocześnie pracowały w jednostce sprawozdawczej;
•  były zatrudnione na podstawie umowy o pracę nakładczą, kontraktu menedżerskiego, w formie samozatrudnienia czy pracy tymczasowej lub weekendowej;
•  miały z jednostką sprawozdawczą zawartą umowę agencyjną lub na warunkach zlecenia o prowadzenie placówek (tj. agentów łącznie z osobami współpracującymi i zatrudnionymi przez agentów);
• były zatrudnione przy pracach interwencyjnych i robotach publicznych;
•  uczestniczyły w grupach roboczych zorganizowanych przez inne jednostki i delegowano je do pracy w jednostce sprawozdawczej (np. osoby skazane, uczestnicy hufców pracy);
•  powołano do pełnienia z wyboru funkcji w organizacjach społecznych poza zakładem pracy zatrudniającym pracownika;
•  skierowano do szkół stacjonarnych, na studia doktoranckie itp.;
•  były w szkołach lub na studiach i odbywały praktyki zawodowe;
•  przebywały za granicą z tytułu otrzymania stypendium w zagranicznych placówkach, wyższych uczelniach itp.;
•  były zatrudnione poza granicami kraju (w tym również na zasadzie eksportu robót i usług), z wyjątkiem osób przebywających za granicą na podstawie delegacji służbowej;
•  korzystały z urlopu profilaktycznego, dla poratowania zdrowia dla nauczycieli

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy.

Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat. Jest dostępny niezależnie od posiadanych modułów w menu Ogólne lub w menu Płace i Kadry z poziomu: listy pracowników, formularza pracownika, formularza umowy zlecenie,  listy wypłat pracowników i formularza wypłaty.

Na formularzu kalkulatora należy wskazać, czy wyliczana kwota dotyczy wypłaty dla pracownika etatowego, czy zleceniobiorcy oraz ustawić dodatkowe parametry takie jak:

• wyliczenie kwoty brutto od podanej netto,
• wyliczenie kwoty netto od podanej brutto,
• naliczanie składek emerytalno-rentowych,
• naliczanie składki chorobowej i wypadkowej (w przypadku zleceniobiorców),
• naliczanie składki zdrowotnej,
• naliczanie składek na FP i FGŚP,
• naliczanie ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodu,
• określenie procentu kosztów uzyskania przychodu,
• naliczanie podatku zryczałtowanego (w przypadku zleceniobiorców),
• określenie procentu zaliczki podatku,
• zwolnienie z PIT dla młodych,
• określenie procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Kolejne parametry wyświetlane są zależne od tego, czy wybrano naliczenie wynagrodzenia pracownika etatowego czy wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej:

Po wybraniu  opcji ‘Wynagrodzenie pracownika etatowego dostępne parametry:

• • Składki emerytalno-rentowe:
    • naliczać (domyślna)
    • nie naliczać
  • Składka na FP :
    • naliczać (domyślna)
    • nie naliczać
  • Składka na FGŚP:
    • naliczać (domyślna)
    • nie naliczać
  • Koszty uzyskania przychodu (ze stosunku pracy):
    • podstawowe (domyślna)
    • podwyższone
    • brak
  • Koszty uzyskania 50% (prawa autorskie):
    • naliczać
    • nie naliczać (domyślna)
  • Ulga podatkowa:
    • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)

• • Procent. wynagr. z 50% kosztami- pole aktywne  gdy w polu Koszty 50% ustawiona opcja 'naliczać’
  • Procent podatku – pole typu ‘procent’ z domyślnie podstawianą wartością 12%
  • Zwolnienie z PIT :
    • nie (domyślne)
    • tak

Po wybraniu  wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, dostępne są parametry:

• • • Składki emerytalno-rentowe:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka chorobowa :
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka wypadkowa:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka zdrowotna:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Składka na FGŚP:
      • naliczać (domyślna)
      • nie naliczać
    • Koszty uzyskania – z domyślnie ustawiona wartością 20,00%
    • Ulga podatkowa:
      • W polu należy wprowadzić zadeklarowaną przez pracownika w PIT-2 kwotę ulgi: 300 zł ,150 zł lub 100 zł (domyślnie podpowiada się 300 zł)
    • Procent podatku – z domyślnie ustawioną wartością 12%
    • Zwolnienie z PIT :
      • nie (domyślne)
      • tak
    • Podatek zryczałtowany:
      • nie (domyślna)
      • tak

Na końcu znajdują się wspólne dla obu rozliczeń parametry dotyczące określenia procentu składki podstawowej oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Po ustawieniu powyższych parametrów oraz wpisaniu kwoty następuje automatyczne wyliczenie: kwoty brutto lub netto (w zależności od tego czy wyliczenie dotyczy kwoty netto czy brutto), składek ZUS pracownika, składki zdrowotnej, zaliczki podatku, składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, składek na FP i FGŚP, składek podstawowych i dodatkowych pracownika i pracodawcy w ramach PPK oraz łącznego kosztu pracodawcy. Automatyczne przeliczenie kwot następuje również po każdej zmianie parametrów.

Przy wyliczaniu kwoty wynagrodzenia, stałe podatkowe i wartości zmiennych z Konfiguracji, np. procent składki wypadkowej, są uwzględniane w wysokości aktualnej na datę wypłaty uzupełnioną na formularzu kalkulatora wynagrodzeń. Kwoty wyliczone przez kalkulator można przenosić na inne formularze za pomocą funkcji kopiowania <CTRL>+<C> -> <CTRL>+<V>.