W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach – przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczania można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych na zakładce Rozliczenia dokumentów w polu Waluta rozl.: oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych w preliminarzu płatności na zakładce Rozliczenia w polu Waluta rozl.
Przykład
Dla kontrahenta FAMAX wystawiona została faktura sprzedaży FS/000417/20XX, na kwotę 500 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, z odroczonym terminem płatności (np. 10.05.20XX). Do preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 10 maja spodziewana jest zapłata 500 EUR za fakturę FS/000417/20XX. 11 maja, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 2000 zł, i że jest to zapłata za FS/000417/20XX. Wówczas z poziomu zakładki [Rozliczenia] tego zapisu ustawiamy walutę rozliczenia na EUR, odszukujemy w preliminarzu kontrahenta FAMAX nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: – dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000417/20XX), – zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000417/20XX w preliminarzu kontrahenta FAMAX otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego), – faktura FS/000417/20XX otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).
Przykład rozliczenia dokumentu w walucie został zaprezentowany na filmie instruktażowym dostępnym pod linkiem: https://youtu.be/7n4vgxJSH1k
Przykład
10 czerwca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BPHEUR zapis, z którego wynika, że zapłaciliśmy kontrahentowi COMPAQ 250 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, i że jest to zapłata za FZ/000201/20XX. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia odszukujemy w preliminarzu kontrahenta COMPAQ nierozliczoną płatność za fakturę, zmieniamy jej walutę rozliczenia na EUR i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: – dotyczący dokonanej zapłata w rejestrze BPHEUR otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FZ/000201/20XX), – zapis dotyczący planowanej płatności za FZ/000201/20XX w preliminarzu kontrahenta COMPAQ otrzyma status, rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BPHEUR, pochodzącego z wyciągu bankowego) – faktura FZ/000417/20XX otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Podczas rozliczania dokumentów jw. różnica kursowa jest tworzona automatycznie.
Dodatkowo w programie istnieje możliwość seryjnej zmiany waluty rozliczenia z poziomu preliminarza płatności.
Opcja ta jest dostępna poprzez użycie Funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników.
Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:
- Walutę z listy rozwijanej,
- Typ kursu z listy rozwijanej,
- Datę kursu – domyślnie inicjowaną jako data bieżąca z menu Narzędzia,
- Przelicznik.
Uwaga
Obecnie w programie Comarch ERP Optima nie można wprost rozliczyć ze sobą dokumentów posiadających różne waluty obce np. EUR i USD– w takim przypadku niezbędne jest tworzenie dodatkowych dokumentów.
Przykład
Jak w systemie dokonać rozliczenia dwóch dokumentów w różnych walutach? Np. nastąpiła wypłata dla pracownika zaliczka na delegację w walucie CHF, pracownik przedkłada faktury zakupowe w walucie CHF i EUR i należy dokonać rozliczenia zaliczki z fakturami. Wypłata nastąpiła z kasy walutowej.
Rozliczenia można dokonać na dwa sposoby: Można ustawić na zapisie kasowym (zaliczce pracownika) Nie podlega rozliczeniu. W momencie jak przyniesie Faktury należy w preliminarzu wprowadzić zapisy techniczne na kwotę płatności faktury w walucie CHF i EUR i skompensować z fakturami oczywiście po odpowiednich kursach tak, aby powstały różnice kursowe.
Można również zaliczkę pozostawić ze statusem Nie rozliczono. Jak pracownik przyniesie faktury w walucie CHF to rozliczyć je z zaliczką (powstanie różnica kursowa). Pozostanie jeszcze reszta zaliczki w walucie CHF. Należy w tym wypadku wprowadzić zapis techniczny do preliminarza płatności na pozostałą kwotę zaliczki w walucie CHF, po kursie z dnia wypłacenia zaliczki tak, aby zaliczka rozliczyła się do końca i nie powstała różnica kursowa. Faktury zaś w EUR należy skompensować z zapisem technicznym wprowadzonym do preliminarza również w walucie EUR. Przeliczyć pozostałe CHF z zaliczki na EUR i wprowadzić odpowiedni kurs tak, aby naliczyła się różnica kursowa dla EUR.
. Otworzy się okno z danymi banku, w jego prawym górnym rogu jest pole, w którym należy wprowadzić kod SWIFT/ BIC, a następnie zapisać te zmiany przyciskiem dyskietki. Po zapisaniu zmian kod SWIFT/ BIC będzie wyświetlać się na wydrukach dokumentów wystawionych w walucie obcej.
dostępna jest lista banków, tam należy odszukać bank, w którym posiadamy rachunek, następnie zaznaczyć go oraz otworzyć przyciskiem lupy. Otworzy się okno z danymi banku, w jego prawym górnym rogu jest pole, w którym należy wprowadzić kod SWIFT/ BIC, a następnie zapisać te zmiany przyciskiem dyskietki 
. Po zapisaniu zmian kod SWIFT/ BIC będzie wyświetlać się na wydrukach dokumentów wystawionych w walucie obcej.
należy wybrać- > Kompensaty – > Potwierdzenie kompensaty.
) konieczne jest wybranie waluty, kontrahenta oraz zaznaczenie parametru Tylko kompensaty. W przeciwnym wypadku program uniemożliwi wydrukowanie dokumentu kompensaty informując o tym stosownym komunikatem.