Zamawianie części

Uwaga
Zamawianie części jest możliwe, jeśli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima Serwis oraz Comarch ERP Optima Handel.

Z poziomu zlecenia serwisowego istnieje możliwość zamówienia części wykorzystywanych na zleceniu.

Na liście Części znajduje się przycisk   Przekształcenie do ZD. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce zamówić i wciska przycisk. Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument ZD. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument ZD na wskazane części. Jeżeli przekształcenie do ZD przebiegnie poprawnie części otrzymują na liście status zamówiono. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem ZD.

Uwaga
Dokument ZD zapisuje się do bufora (nie na trwałe), dlatego też można dokonywać pewnych zmian na dokumencie. Aby dokument zapisać na trwałe, należy przejść na zakładkę [Dokumenty] otworzyć dokument, odznaczyć parametr bufor i zapisać zmiany. Można również przejść do zakładki Handel/ Zamówienia u dostawcy i tam zapisać dokument na trwałe.

Dokument ZD tworzy się na magazyn określony jako źródłowy dla danej części. Jeżeli dokument ZD znajduje się w buforze wówczas jest możliwość dopisania nowych pozycji, zmiany magazynu.

Dokument ZD tworzy się z listą pozycji oraz z ilościami podanymi na zleceniu. Ceny na dokumencie określone są na podstawie karty towaru i jest to ostatnia cena zakupu.

Istnieje możliwość generowania dokumentów ZD na pozycje, które zostały już wcześniej pobrane lub zamówione.

Do zlecenia może być równocześnie tworzonych kilka dokumentów ZD na różne magazyny. W trakcie tworzenia dokumentów ZD wyświetlany jest tzw. „log” z przebiegu operacji, gdzie wyświetlana jest informacja ile dokumentów ZD i z jakimi numerami zostało utworzonych.

W sytuacji, gdy towar został już zamówiony, a użytkownik wybierze opcję usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części, dla której wygenerowano zamówienie nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu ZD. Usuń lub anuluj dokument ZD z poziomu listy Zamówień u dostawcy.

Jeżeli dodając część użytkownik wybrał magazyn serwisowy to ZD jest zawsze tworzone na magazyn główny (domyślnie zdefiniowany w programie). Poniżej przedstawiony jest przykład ilustrujący zamawianie części:

Przykład
Pobieramy na zlecenie:

  • Towar T1 z magazynu lokalnego głównego MAGAZYN,
  • Towar T2 z magazynu lokalnego głównego MAGAZYN,
  • Towar T3 z magazynu lokalnego MAGAZYN1,
  • Towar T4 z magazynu lokalnego MAGAZYN1,
  • Towar T5 z magazynu lokalnego serwisowego SERWIS,
  • Towar T6 z magazynu lokalnego serwisowego SERWIS.

Po zaznaczeniu na liście części powyższych pozycji utworzone zostaną następujące ZD:

  • ZD1 na części T1, T2 – magazyn główny MAGAZYN,
  • ZD2 na części T3, T4 – magazyn lokalny MAGAZYN1,
  • ZD3 na części T5, T6 – magazyn główny MAGAZYN. 

Uwaga
Program umożliwia usunięcie z listy części, która została już zamówiona. Usunięcie części zamówionej nie powoduje usunięcia dokumentu ZD.



Formularz dokumentu w Bibliotece – zakładka [Atrybuty]

Uwaga
 Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Na zakładce [Atrybuty] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do dokumentu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu Użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta.

Zasady definiowania atrybutów zostały opisane w podręczniku użytkownika do Konfiguracji.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlany jest Kod atrybutu i jego wartość. Użytkownik ma ciągłą możliwość dodawania i usuwania atrybutów.

Zakładka Atrybuty obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy.

 Zmień – możliwość zmiany/ edycji atrybutu.

 Usuń – pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów.

 Zapisz – zapisuje zmiany wprowadzone na całym dokumencie i zamyka formularz.

 Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Podczas wprowadzania atrybutu na dokument użytkownik może wpisać jego kod lub wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Atrybut. Do dokumentu może zostać przypisany atrybut typu dokumentu lub kontrahenta.

W zależności od definicji atrybutu użytkownik może potem:

  • dla atrybutu tekstowego – wprowadzić wartość tekstową,
  • dla atrybutu typu lista – wybrać wartość z listy,
  • dla atrybutu liczbowego – wprowadzić wartość liczbową,
  • dla atrybuty typu data – wprowadzić datę.

Atrybuty mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki, z zakładki [Wg atrybutów].



Formularz dokumentu w Bibliotece – zakładka [Dokumenty]

Uwaga
 Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Dokument w Bibliotece można wiązać z innymi dokumentami, zadaniami i kontaktami CRM oraz transakcjami zarejestrowanymi w programie Comarch ERP Optima. Na zakładce [Dokumenty] widoczne są tabele: Dokumenty skojarzone, Biblioteka dokumentów, Zadania i kontakty CRM (widoczna w przypadku posiadania licencji na moduł CRM).

Lista Dokumentów skojarzonych obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nowy dokument powiązany. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista dokumentów, na której użytkownik będzie mógł wskazać właściwy dokument. Domyślnie po wciśnięciu „plusa” wyświetlana jest lista dokumentów, z jakiej użytkownik korzystał ostatnio. Typ transakcji, z którym można wiązać dokumenty w Bibliotece, można wybrać z poziomu menu wyświetlanego po wciśnięciu strzałki obok.

 Otwórz – podnosi formularz podświetlonego dokumentu

 Usuń – usuwa powiązanie z dokumentem

Na liście wyświetlany jest numer oraz typ dokumentu skojarzonego, data wystawienia dokumentu oraz akronim (kod) podmiotu z tego dokumentu. Jeśli powiązane jest urządzenie serwisowe, wówczas w kolumnie [Numer] wyświetlany jest jego Kod. Dla środka trwałego – numer inwentarzowy, dla samochodu – numer rejestracyjny. W przypadku zapisu w Rejestrze Vat – będzie to wartość z pola Dokument,

Uwaga
 Wiązanie dokumentu w Bibliotece z transakcją w systemie Comarch ERP Optima jest wykonywane „obustronnie”. Oznacza to, że powiązanie będzie również widoczne z poziomu wybranych transakcji (na przykład Faktury sprzedaży).

Na formularzach, które mogą być powiązane z dokumentem w Bibliotece, znajduje się tabela, gdzie widać skojarzone dokumenty Biblioteki. Szczegóły zostały opisane w odrębnym rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.

Wiązanie dokumentu z innym dokumentem w Bibliotece odbywa się z poziomu dedykowanej tabeli – Biblioteka dokumentów.
W przypadku wiązania dokumentu z zadaniami i kontaktami CRM lub mailami ze skrzynki pocztowej, odbywa się to z poziomu tabeli – Zadania i kontakty CRM.

Uwaga
 Jeśli na dokumencie firmowym występuje dokładnie jeden podmiot (przypisany na zakładce [Podmioty]), wówczas Kod/Akronim oraz adres E-mail z karty tego podmiotu są automatycznie przenoszone do pól Podmiot i Adres na formularzu nowo tworzonej wiadomości e-mail, jeśli dodamy powiązanie poprzez opcję „Dodaj nowy e-mail.
Jeśli na dokumencie firmowym przypiszemy więcej niż jeden podmiot, wówczas wiążąc taki dokument z mailem, dane podmiotu nie są przenoszone ze względu na to, że w mailu może być wskazany tylko jeden podmiot

 



Zwrot niewykorzystanych części

Czasem zdarza się, że Serwisant pobiera części potrzebne do realizacji zlecenia, po czym okazuje się, że wykorzystał mniejszą ilość niż pobrał. Wtedy w pole Ilość wykorzystana na Formularzu części może wpisać ilość rzeczywiście wykorzystaną i za pomocą dokumentu MM zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Na liście części znajduje się przycisk  – Zwrot towaru. Po zaznaczeniu części do zwrotu i wciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części na ilość będącą różnicą między pobraną a wykorzystaną.

Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie w kolumnie Zwrot pojawia się ilość zwróconego towaru. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM.

MM tworzona jest dla zaznaczonych części pod warunkiem, że:

  • magazyn, z którego pobrano część nie jest magazynem serwisowym,
  • na formularzu Części występuje różnica pomiędzy ilością pobraną i wydaną.

Uwaga
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego też nie można dokonywać na nim żadnych zmian.

W przypadku generowania MM różnicowego dla wielu części, tworzona ilość dokumentów zależy od ilości magazynów, z których zostały one pobrane. Części pobrane z tego samego magazynu zwracane są na jednym dokumencie MM. Dla każdego magazynu lokalnego tworzone jest odrębne przesunięcie międzymagazynowe.

Część można zwrócić tylko raz. Po utworzeniu MM zwrotnego program blokuje powtórną próbę wykonania tej czynności, generując komunikat: Dokument nie będzie utworzony! Żadna z wybranych pozycji nie może być przeniesiona na dokument.

Po wygenerowaniu MM zwrotnego pole Ilość wykorzystana jest blokowane do edycji.

Uwaga
Usunięcie części pobranej nie powoduje automatycznego anulowania dokumentów MM.

Jeżeli na zleceniu występują części, dla których ilość pobrana jest większa od ilości wydanej i jednocześnie nie zostało na nie utworzone MM zwrotne, wówczas przy próbie zamknięcia zlecenia pojawi się ostrzeżenie: Na zlecenie pobrano więcej materiałów, niż zostanie wydane. Dotyczy towaru(ów): TOWAR_1 (2 szt), TOWAR_2 (0.5 szt). Czy na pewno zamknąć zlecenie? Po wybraniu opcji Nie zlecenie pozostanie otwarte – będzie możliwe skorzystanie z funkcji Zwrot towaru. W przypadku wybrania opcji Tak zlecenie zostanie zamknięte, a możliwość wykonanie MM zwrotnego będzie dopiero po odblokowaniu zlecenia.

Jeżeli zamknięcie zlecenia następuje w momencie jego przekształcania (np. podczas fakturowania), wówczas informacja o niezwróconych częściach zostanie wyświetlona w tzw. „logu” z przebiegu operacji.



Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka [Podmioty]

Uwaga
 Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Na zakładce [Podmioty] użytkownik ma możliwość powiązania dokumentu z kontrahentem, pracownikiem, wspólnikiem, urzędem lub bankiem. Jeden dokument może być powiązany z wieloma podmiotami.

Uwaga
 W przypadku wersji programu współpracującej z Comarch ERP XL (sprzedaż) istnieje możliwość wiązania dokumentów wyłącznie z podmiotami typu kontrahent oraz bank.

Lista jest obsługiwana przez przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego podmiotu na dokument. Wybór typu podmiotu jest możliwy po wciśnięciu przycisku strzałki obok „plusa”.

 Otwórz – umożliwia podgląd karty danego kontrahenta/ pracownika/ wspólnika/ urzędu/ banku. Formularz jest podnoszony tylko do odczytu, bez możliwości wprowadzania zmian.

 Usuń – umożliwia usuniecie powiązania dokumentu i podmiotu.

Powiązania dokumentu z podmiotem mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki (filtrowanie wg Podmiotu)

 



Formularz urządzenia – zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to:

W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskaza

  • Kod – dowolny 50-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający urządzenie;
  • Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 250 znaków;
  • Rodzaj – z listy rozwijalnej można wybrać rodzaj zdefiniowany na Liście Rodzajów urządzeń. Jeżeli na formularzu wskazanego rodzaju urządzenia zdefiniowane są atrybuty, to zostaną one przeniesione na formularz urządzenia, na zakładkę [Atrybuty].
  • Cennik – pole to umożliwia przypisanie karty cennikowej do danego urządzenia. Wybranie przycisku Cennik otwiera listę cennikową towarów. Urządzenie można powiązać tylko z towarem.
  • Kontrahent – do karty urządzenia można przypisać wybrany podmiot, domyślnie jest to Kontrahent. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika albo Urząd. Podmiot z tego pola jest przenoszony jako płatnik na dokumenty FS/PA/WZ. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
  • Odbiorca – na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż powyżej wskazany Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane identyczne z powyższymi. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent. Opcję wprowadzenia innego odbiorcy niż wskazany kontrahent można wykorzystać w przypadku kilku lokalizacji/oddziałów firmy. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.

W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskazani na tym zleceniu są automatycznie przenoszeni na formularz dodawanego urządzenia.

  • Zlecenia serwisowe – panel ten umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie ustawień domyślnych dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych, na których wybrano dane urządzenie. Panel pojawia się pod warunkiem, że w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry, w obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję: Urządzenia.
  • Opis – pole tekstowe przeznaczone na wprowadzenie dodatkowych informacji o urządzeniu.

Formularz urządzenia



Pobieranie części z magazynu

Uwaga
Pobieranie części z magazynu jest możliwe, jeśli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima Serwis oraz Comarch ERP Optima Handel/ Comarch ERP Optima Handel Plus.

Na formularzu zlecenia na pierwszej zakładce [Ogólne] określamy magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. W firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne do budowy materiały). Na formularzu zlecenia na zakładce [Części] określamy towary oraz magazyn, z którego mają one być przesunięte na magazyn serwisowy.

Na liście Części znajduje się przycisk  – przekształcenie do MM. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce pobrać z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy i wciska przycisk . Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części.

Uwaga
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego też nie można dokonywać na nim żadnych zmian.

Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie wydane części otrzymują na liście status pobrano, zaś w kolumnie Pobrano pojawia się ilość, która została przesunięta na magazyn serwisowy. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM. Dla części, które mają status pobrano nie można modyfikować: magazynu, ilości pobranej oraz j.m. Aktywne do edycji jest pole nazwa towaru, ilość wykorzystana, serwisant, cena netto/ brutto oraz rabat.

Jeżeli części są pobierane z różnych magazynów źródłowych – wtedy dla każdego magazynu źródłowego tworzy się odrębny dokument MM.

Jeżeli na magazynie lokalnym, z którego mają być przesunięte towary nie ma wystarczającej ilości, wówczas program nie wygeneruje dokumentu MM i wyświetli komunikat błędu.

W sytuacji, gdy towar został już pobrany na magazyn serwisowy a użytkownik wybierze opcję:

  • usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części pobranej z magazynu nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu MM.

Uwaga
Usunięcie części pobranej nie powoduje automatycznego anulowania dokumentów MM.

  • przekształcenie do MM – wyświetli się komunikat: Dla danej pozycji już wcześniej wygenerowano dokument MM, czy pobrać część ponownie?

Uwaga
Dokumenty MM utworzone na magazyn serwisowy nie mogą być wyeksportowane.

Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie Operatora – zakładka [Parametry], podzakładka [Handel,Serwis] – w sekcji Serwis – nie jest zaznaczony parametr Kontrola części pobranych – przy próbie ponownego wygenerowania MM na część już pobraną program wyświetla ostrzeżenie: Dla pozycji X już wcześniej wygenerowano dokument MM. Czy chcesz pobrać ją ponownie?, ale pozwala na jej ponowne pobranie.

Przy zaznaczonym parametrze:

  • przy próbie ponownego pobrania części program blokuje taką możliwość.
  • W przypadku, gdy zaznaczono więcej części do pobrania – te już pobrane są pomijane.
  • Operator nie może usunąć z listy części już pobranej.

Istnieje również możliwość pobrania części bezpośrednio z magazynu Serwisowego. Na formularzu dodania części można wybrać jako magazyn – magazyn serwisowy. Na liście Części pozycja pojawi się ze statusem bez pobrania.

W momencie fakturowania zlecenia (tworzenia dokumentów WZ i RW) dla takich części program nie będzie wymagał statusu pobrano. Części będą pobrane od razu z magazynu serwisowego.

Części z magazynu serwisowego

Opcja ta umożliwia serwisantom pobieranie części z magazynu głównego na serwisowy nie tylko dla konkretnego zlecenia, ale także dokumentem MM wystawionym z listy Przesunięć międzymagazynowych. Przy zatwierdzaniu zleceń, na które części pobrano z magazynu serwisowego, nie ma konieczności komunikacji z magazynem lokalnym.

Na karcie operatora (Start/Konfiguracja/ Program/Użytkowe/ Operatorzy, zakładka [Parametry], podzakładka [Handel,Serwis]) znajdują się parametry, które weryfikują możliwość pobierania części na zlecenia z magazynów lokalnych oraz magazynu serwisowego:

  • Prawo do pobrania części z mag. serwis. – (domyślnie zaznaczony). Jeżeli opcja zostanie wyłączona, operator nie będzie mógł pobierać na zlecenie części znajdujących się na magazynie serwisowym (na formularzu części magazyn serwisowy stanie się niewidoczny, aktywne będą tylko magazyny lokalne). W trakcie realizacji zlecenia operator będzie musiał każdą część pobrać z magazynu lokalnego dokumentem Przesunięcie Międzymagazynowe.
  • Prawo do pobrania części z mag. lokalnych –  (domyślnie zaznaczony). Jeżeli opcja zostanie wyłączona, operator nie będzie mógł pobierać na zlecenie części znajdujących się na magazynach lokalnych (na formularzu części magazyny lokalne staną się niewidoczne, aktywny będzie tylko magazyn serwisowy).

Gdy użytkownik-serwisant może fakturować zlecenia bez konieczności pobierania części z magazynu innego niż serwisowy można także założyć blokady na magazyny, dając serwisantowi dostęp jedynie do magazynu serwisowego. Ułatwia to kontrolę ilości towarów pobieranych do serwisu.

Uwaga
Jeżeli na zleceniu na zakładce [Ogólne] jest wybrany magazyn serwisowy natomiast na zakładce [Części] magazyn lokalny to do momentu pobrania części aktywna jest opcja zmiany magazynu serwisowego. Jeśli części zostaną pobrane nie ma możliwości zmiany magazynu. Jeżeli na zleceniu na zakładce [Ogólne] jak i zakładce [Części] jest wybrany magazyn serwisowy to nie można na zakładce [Ogólne] zmienić magazynu.



Formularz urządzenia

Na formularzu zapisywane są informacje dotyczące danego urządzenia.

Formularz urządzenia składa się z zakładek:

  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące urządzenia.
  • [Dokumenty] – zakładka widoczna tylko w przypadku współpracy z modułem Obieg Dokumentów, zawiera informacje o powiązanych dokumentach z Biblioteki dokumentów
  • [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do urządzenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego urządzenia (numer seryjny, dane techniczne, daty produkcji itp.).

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:

 – Zapisz zmiany,

 – Anuluj zmiany. 

Na formularzu urządzenia znajdują się ponadto przyciski:

– Wybierz rodzaj akcji – przycisk widoczny tylko dla nowo dodawanych urządzeń, w przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów. W ten sposób możemy wskazać jeden plik, który zostanie powiązany z urządzeniem.
Po naciśnięciu przycisku możemy wybrać jedną z opcji dodania powiązanego pliku:

Powyższe funkcje opisane są w artykule Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Ogólne.

– Podgląd dokumentu z biblioteki – przycisk widoczny na formularzu urządzenia, z którym powiązany jest co najmniej jeden plik graficzny lub PDF. Podgląd pliku wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli powiązanych plików jest więcej niż jeden, wówczas wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

 – Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla urządzenia. Do pola Kod wzorca i Nazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje w artykule Zlecenia cykliczne.

 



Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka [Ogólne]


Spis treści

Formularz dokumentu – zakładka [Ogólne]

Kojarzenie dokumentu w Bibliotece z plikiem

Skanowanie

Archiwum plików

Edycja plików – wersje kolejne

Usuwanie powiązanych plików na IBARD

Udostępnianie plików dla usługi OCR

Udostępnianie dokumentów z Comarch BI Point dla usługi OCR



Nowy dokument użytkownik może dodać z poziomu zakładki [Ogólne]. Formularz dokumentu w Bibliotece składa się z zakładek:

[Ogólne] – zawiera wszystkie podstawowe informacje dotyczące dokumentu.

[Podmioty] – zawiera listę podmiotów (kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki i urzędy), z którymi skojarzony jest dokument. Jeden dokument w Bibliotece może być skojarzony z wieloma podmiotami.

[Dokumenty] – dokument z Bibliotece użytkownik może wiązać z innymi transakcjami (dokumentami) wystawionymi w systemie Comarch ERP Optima oraz innymi elementami, jak np. urządzenia serwisowe, środki trwałe czy samochody.

[Atrybuty] – umożliwia przypisanie atrybutu do dokumentu.

[Obieg dokumentu] – umożliwia powiązanie dokumentu z procesem, wg którego będzie on „obsługiwany” w firmie. Na zakładce można kontrolować przepływ danego dokumentu w firmie.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz

 Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Formularz dokumentu – zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola, za pomocą których użytkownik może opisać (określić) dany dokument:

Numer – numer kolejny dokumentu. Dodając nowy dokument program proponuje schemat numeracji określony jako domyślny.

W przypadku, gdy dodawany jest dokument firmowy proponowany jest schemat z Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Dokumenty. Użytkownik może go zmienić. Po wciśnięciu przycisku Dokument pojawi się lista schematów numeracji zdefiniowanych dla dokumentów firmowych (w Konfiguracji firmy).

W przypadku, gdy dodawany jest dokument wspólny proponowany jest schemat domyślny z Start/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Dokumenty. Użytkownik może go zmienić. Po wciśnięciu przycisku Dokument pojawi się lista schematów numeracji zdefiniowanych dla dokumentów wspólnych (w Konfiguracji programu).

Zasady numerowania dokumentów wg wybranego schematu są zgodne z ogólnie przyjętymi w programie.

Operator/ Pracownik – w tym polu użytkownik może określić opiekuna dokumentu. Wybór typu opiekuna (operator/pracownik) jest możliwy z poziomu menu dostępnego pod strzałką. Domyślnie proponowany jest aktualnie zalogowany Operator.

Kontrola zakazów do katalogów wprowadzonych dla operatora jest prowadzona właśnie w oparciu o opiekuna dokumentów. Przykładowo kontrola zmiany dokumentów cudzych (zakaz: zmiana cudzych) porównuje Operatora aktualnie zalogowanego z operatorem wprowadzonym jako opiekun.

Dodatkowo podczas zapisywania dokumentu program sprawdza, czy Operator określony jako opiekun dokumentu nie ma przypadkiem założonego zakazu dostępu do katalogu, w którym został ten dokument „umieszczony”. Jeśli opiekun ma jakikolwiek ograniczenia dostępu do katalogu – wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat z zapytaniem, czy na pewno zapisać dokument z taka kombinacją ustawień opiekun/katalog.

Uwaga
 W przypadku dokumentów wspólnych opiekunem dokumentu może być tylko operator.

Numer obcy, Tytuł dokumentu oraz Opis – to pola pozwalające na „szersze” opisanie wprowadzanego dokumentu.

Data wprowadzenia – data wprowadzenia dokumentu do systemu. Proponowana jest data bieżąca. Pole jest edytowalne i użytkownik może je zmieniać w dowolnym momencie pracy z plikiem, w zależności od potrzeb.

Status – status dokumentu. Status można określić wybierając go z rozwijanej listy. Lista statusów jest tworzona w Konfiguracji firmy.

Uwaga
 Status można określić tylko dla dokumentu firmowego. W przypadku wprowadzania dokumentu wspólnego pole jest ukryte.

Typ – rodzaj dokumentu firmowy/ wspólny jest ustawiany automatycznie, w zależności od opcji wybranej podczas dodawania dokumentu. Użytkownik nie ma możliwości zmiany typu.

Katalog – w zależności od tego, czy dokument jest firmowy, czy wspólny na liście rozwijanej wyświetlane są katalogi firmowe (z konfiguracji firmy) lub katalogi wspólne (z konfiguracji programu). Każdy dokument może być przypisany tylko do jednego katalogu.

Wskazanie katalogu jest obowiązkowe. W Konfiguracji automatycznie tworzony jest katalog !Domyślny!, który jest proponowany podczas dodawania nowego dokumentu. Użytkownik może go zmienić na inny, utworzony przez siebie.

Kojarzenie dokumentu w Bibliotece z plikiem

Pola, które wypełnia użytkownik na formularzu, na zakładce [Ogólne], to tylko „nagłówek” dokumentu, pozwalający na jego jednoznaczny opis. Taki „nagłówek” można następnie powiązać z plikiem.

W programie istnieje możliwość wiązania pliku na kilka sposobów.

Wskaż plik na dysku i zapisz w IBARD

Opcja umożliwia wskazanie dokumentu na dysku lokalnym i przeniesienie go na IBARD. W bazie zapisany jest link do pliku. Po wybraniu opcji pojawia się okno „Wybierz plik„, w którym wskazujemy plik z dysku lokalnego.

W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na IBARD – plik jest kopiowany do odpowiedniego folderu na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD w skojarzonym folderze.

Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy

Wybór opcji spowoduje, że dokument zostanie zapisany od razu w bazie danych. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

  • w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z dokumentami,
  • zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Istnieje możliwość zapisu plików na dysku. W tabelce Archiwum plików w menu kontekstowym dla plików, dostępna jest opcja Zapisz plik na dysk.

Wskaż plik na dysku i zapisz link

Istnieje możliwość zarejestrowania pliku jedynie powiązania „nagłówka” dokumentu z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:

  • pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
  • wiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych. Może to mieć istotne znaczenie w przypadku instalacji programu z serwerem MSDE, gdzie rozmiar bazy danych jest ograniczony do 2 GB.

Wybierając opcję Link program wyświetli okno, gdzie użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku.

Skanuj dokument i zapisz w IBARD

Opcja umożliwia zapis zeskanowanego dokumentu na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w i IBARD w skojarzonym folderze. Po wybraniu opcji wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana nazwa zeskanowanego pliku. Po wpisaniu i zatwierdzeniu proponowanej nazwy pojawia się okno z wyborem interfejsu do skanowania. Po zakończeniu skanowania program tworzy plik. W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na IBARD i plik zapisywany jest w IBARD do odpowiedniego folderu. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD.

Skanuj dokument i zapisz do bazy

Opcja umożliwia nawiązanie połączenia ze skanerem. Przed zeskanowaniem wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana nazwa zeskanowanego pliku pod jaką skan zostanie zapisany w bazie. Dokument zostaje zeskanowany i zapisany od razu w bazie danych.

Współpraca ze skanerem jest realizowana przy wykorzystaniu interfejsu TWAIN.

Uwaga
 W programie zapamiętywane jest „źródło skanowania” wskazywane przez operatora podczas skanowania. Źródło jest wybierane za pierwszym razem i zapamiętywane aż do restartu programu. Dzięki temu przy kolejnym skanowaniu operator nie musi wskazywać źródła.

Wskaż plik z IBARD i zapisz do bazy

Opcja umożliwia skopiowanie dokumentu już istniejącego na IBARD do bazy Comarch ERP Optima. Po wybraniu opcji, wywoływana jest lista katalogów na IBARD. Użytkownik ma możliwość rozwijania poszczególnych podgałęzi katalogów i wskazania pliku, który ma zostać przeniesiony. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisany plik. Równocześnie ten sam plik pozostaje nadal w IBARD.

Wskaż plik z IBARD i zapisz link

Opcja umożliwia wskazanie dokumentu już istniejącego na IBARD jako linku na dokumencie w Bibliotece. Po wybraniu opcji wywoływana jest lista katalogów na IBARD, na której po rozwinięciu podgałęzi katalogu wskazujemy plik. W programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD.

Zapisz plik na dysku

Opcja umożliwia zapis pliku na dysku komputera. Działa zarówno w przypadku plików zapisanych w bazie, jak również w IBARD. W efekcie na dysku, we wskazanej lokalizacji, zapisana zostanie kopia pliku. Równocześnie plik ten pozostanie nadal w bazie (lub w IBARD) – nie jest usuwany.

Uwaga
W przypadku zmiany katalogu na dokumencie w Bibliotece nie jest zmieniana lokalizacja już załączonego pliku w IBARD, nawet jeśli nowy katalog ma inny folder powiązany IBARD.

Uwaga
Jeśli podejmiemy próbę zapisu w IBARD pliku o takiej samej nazwie jak plik, który już istnieje na koncie w danym folderze, wówczas program poinformuje o tym użytkownika i zaproponuje wprowadzenie nowej nazwy.

Przenieś plik na IBARD

Opcja umożliwia przeniesienie pliku zapisanego w bazie do IBARD. Opcja jest dostępna tylko dla plików zapisanych W bazie: Optima i w przypadku, gdy plik nie jest aktualnie edytowany. Po wybraniu opcji zmieniana jest wartość w kolumnie W bazie z Optima na IBARD. W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku z IBARD. Sam plik zostaje zapisany w IBARD, w folderze skojarzonym z danym katalogiem. Równocześnie jest usuwany z bazy.

Uwaga
Pliki zapisywane są na IBARD dopiero w momencie zatwierdzania dokumentu OBD, dlatego możliwe jest dodanie w jednej sesji tego samego pliku kilka razy.
Na IBARD zostanie on zapisany jako jeden plik, a jeżeli zawartość plików będzie różna (przy tej samej nazwie) wówczas IBARDzapisze je jako osobne wersje.

Jeśli wybierzemy jakąkolwiek opcję związaną z zapisem pliku w IBARD, sprawdzane jest:

  • Czy dany operator jest zalogowany na IBARD – jeśli nie, wówczas pojawi się okno logowania.
  • Czy katalog przypisany do dokumentu ma swój odpowiednik na IBARD. Jeśli katalog na IBARD nie został wskazany, wówczas zostanie wyświetlony komunikat: Nie ustalono folderu domyślnego dla IBARD! !a w szczegółach opis: Dla wybranego katalogu ustal powiązany folder w IBARD.
    • dla dokumentu firmowego sprawdź ustawienie w Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów
    • dla dokumentu wspólnego sprawdź ustawienie w Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi
  • Czy dany operator ma uprawnienia do zapisu we wskazanym katalogu IBARD. Jeśli nie, wówczas wyświetlona zostanie informacja Brak dostępu do zasobu.

Skanowanie

Jeśli wybierzemy jakąkolwiek opcje związaną ze skanowaniem dokumentu wywoływane jest okno Skanowanie dokumentu – parametry, na którym wybierany jest typ dokumentu (jednostronicowy, wielostronicowy), format zapisu skanowanego pliku oraz wprowadzana jest nazwa skanowanego pliku.

Przy wyborze opcji dokument jednostronicowy, skanowana jest strona i od razu dodawany plik. Dokumenty jednostronicowe mogą być zapisywane w wybranym formacie – TIFF, JPG, PNG, PDF.

Przy wyborze opcji dokument wielostronicowy, skanowane są strony i po każdej stronie pojawi się pytanie czy skanować następną. Dokumenty wielostronicowe zapisywane są tylko w formacie TIFF.

Ustawienia wybranych opcji są zapamiętywane i proponowane przy kolejnym skanowaniu.

Wykorzystanie skanera podczas pracy w środowisku terminalowym

Aby skorzystać ze skanera dokumentów pracując na stacjonarnej wersji programu Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym (poprzez protokół RDP) należy:

  • skopiować plik OnlineFP.exe z katalogu instalacyjnego programu Comarch ERP Optima (na serwerze) do komputera lokalnego,
  • przy wylogowanej sesji zdalnej należy zainstalować OnlineFP.exe na końcówce na prawach Administratora,
  • po zalogowaniu się poprzez pulpit zdalny do programu Comarch ERP Optima w menu Start\ Konfiguracja\ Stanowisko\ Ogólne\ Parametry należy zaznaczyć opcję Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.

Po wykonaniu powyższych czynności i ponownym zalogowaniu do programu Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Wykorzystanie skanera podczas pracy w środowisku terminalowym
Aby skorzystać ze skanera dokumentów pracując na stacjonarnej wersji programu Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym (poprzez protokół RDP) należy:

  • skopiować plik OnlineFP.exe z katalogu instalacyjnego programu Comarch ERP Optima (na serwerze) do komputera lokalnego,
  • przy wylogowanej sesji zdalnej należy zainstalować OnlineFP.exe na końcówce na prawach Administratora,
  • po zalogowaniu się poprzez pulpit zdalny do programu Comarch ERP Optima w menu Start\ Konfiguracja\ Stanowisko\ Ogólne\ Parametry należy zaznaczyć opcję Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.

Po wykonaniu powyższych czynności i ponownym zalogowaniu do programu Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.


Archiwum plików

W programie istnieje możliwość przypisania do jednego dokumentu wielu załączników. Na zakładce [Ogólne] znajduje się tabela Archiwum plików, gdzie użytkownik może przypisać kolejne załączniki.

Tabela zawiera informacje:

Nazwa dokumentu:

  • nazwę pliku w tej kolumnie widzimy dla:
    • pliku wskazanego z dysku i zapisanego w IBARD
    • zeskanowanego dokumentu i zapisanego w IBARD
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego do bazy
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego jako link
    • pliku wskazanego na dysku i zapisanego do bazy
    • ścieżkę dostępu do pliku w tej kolumnie widzimy dla pliku wskazanego na dysku i zapisanego jako link,
    • nazwę pliku TIFF w tej kolumnie widzimy dla zeskanowanego dokumentu i zapisanego do bazy.

Po ustawieniu kursora na pozycji powiązanej z plikiem umieszczonym na IBARD, w opisie pojawi się informacja o lokalizacji tego pliku na IBARD.

Wersja dokumentu – numer wersji dokumentu, dotyczy tylko dokumentów, które podlegają edycji. W przypadku załączników typu link i skan numer wersji jest zawsze 1.

Typ – typ załącznika: plik, link, skan.

  • Typ Plik widoczny dla:
    • pliku wskazanego z dysku i zapisanego w IBARD
    • zeskanowanego dokumentu i zapisanego w IBARD
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego do bazy
    • pliku wskazanego na dysku i zapisanego do bazy
    • pliku wskazanego z IBARD i zapisanego jako link
  • Typ Link widoczny dla:
    • pliku wskazanego na dysku i zapisanego jako link
  • Typ Skan widoczny dla:
    • zeskanowanego dokumentu i zapisanego do bazy

W bazie – informacja o tym, czy dokument jest zapisany w bazie programu (plik, skan) lub na IBARD, czy nie (link).

  • Plik jest zapisany w bazie Optima w przypadku wykorzystania opcji:
    • wskaż plik na dysku i zapisz do bazy
    • skanuj dokument i zapisz do bazy
    • wskaż plik z IBARDi zapisz do bazy
  • Plik jest zapisywany w IBARD w przypadku wykorzystania opcji:
    • wskaż plik na dysku i zapisz w IBARD
    • skanuj dokument i zapisz w IBARD
    • wskaż plik z IBARD i zapisz link
    • przenieś plik na IBARD

W przypadku funkcji, które są związane z dodawaniem nowego pliku w bazie Optima/ w IBARD Użytkownik ma możliwość zmiany opcji W bazie. Może to zrobić, klikając w kolumnie W bazie, gdzie pojawi się możliwość wyboru nowej wartości.

Przykład
Użytkownik wybrał opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy. Dla dodanego pliku ustawiona jest opcja W bazie: Optima. Użytkownik decyduje jednak, że ten plik powinien być umieszczony w IBARD. Może wtedy dla tego pliku zmienić wartość w kolumnie W bazie z Optima na IBARD, bez konieczności ponownego dodawania załącznika na dokumencie.  Podczas zatwierdzania dokumentu plik zostanie wysłany do IBARD.

Operator – akronim operatora, który wprowadził załącznik (ewentualnie kolejną jego wersję).

W edycji – stan załącznika związany możliwością jego edycji. Temat opisany został szczegółowo w punkcie Edycja plików – wersje kolejne niniejszego artykułu

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

 Podgląd – powoduje otwarcie załącznika. W przypadku załączników typu skan oraz link program nie umożliwia ich edycji i zapisu zmian z poziomu programu. W przypadku załączników typu plik program pozwala na edycje pliku i zapis zmian. Temat został opisany szczegółowo w punkcie Edycja plików – wersje kolejne niniejszego artykułu.

 Usuń – powoduje usunięcie załącznika. Usunięcie pliku bądź skanu z tabeli powoduje równocześnie jego usunięcie z bazy danych!

Dodanie nowego załącznika jest możliwe przy użyciu przycisku Wybierz rodzaj akcji . Po kliknięciu w przycisk wyświetlane jest menu, w którym Użytkownik może wybrać opcję:

Podczas dopisywania kolejnych załączników do dokumentu obowiązuje kilka zasad:

  • Dopisywane mogą być załączniki różnego typu.
  • Nie można dwukrotnie dopisać do dokumentu tego samego załącznika (o takiej samej nazwie).

Uwaga
Możliwe jest dodawanie plików poprzez przeciąganie ich za pomocą myszki. W  tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć plik do programu Comarch ERP Optima i upuścić w polu Archiwum plików. Jeśli dodatkowo podczas przeciągania naciśnięty będzie klawisz <ALT>, wówczas wybrany plik zostanie załączony jako link.

Edycja plików – wersje kolejne

W programie istnieje możliwość edycji plików skojarzonych z danym dokumentem.

Uwaga
 Możliwość edycji dotyczy tylko dokumentów, które zostały zaczytane do programu jako plik.

W momencie podnoszenia dokumentu do edycji program zapamiętuje ten fakt w bazie danych, zapisując informacje o operatorze, który plik edytuje. Informacja ta jest widoczna w kolumnie w Edycji:

  • nie – dokument nie jest edytowany i dostęp do niego mają wszyscy uprawnieni operatorzy,
  • tak – dokument jest edytowany. Obok pojawia się w nawiasie akronim operatora, który właśnie plik edytuje,
  • archiwalny – wersja archiwalna dokumentu, zawsze podnoszona jest w trybie „tylko do odczytu”. W wersji archiwalnej operator nie może wprowadzać zmian.
  • — (nie dotyczy) – widoczny dla dokumentów typu link oraz skan. Dla tego typu dokumentów nie działa mechanizm edycji i zapisu zmian z poziomu programu.

Fakt edycji pliku przez jednego z operatorów automatycznie blokuje możliwość podglądu dokumentu na innym stanowisku. Dokument zostaje odblokowany dopiero w momencie zamknięcia formularza dokumentu w Bibliotece.

Uwaga
 Przy współpracy z Office Starter – po otwarciu pliku załączonego do dokumentu, w Bibliotece nie jest rejestrowany fakt jego edycji (w kolumnie w Edycji nadal pozostaje wartość Nie). Tym samym plik może być równocześnie edytowany na innym stanowisku

W momencie zapisu dokumentu program porównuje plik zapisany w bazie danych z plikiem, jaki powstał w wyniku jego późniejszej edycji. Jeśli rozmiary tych dwóch plików są różne – wówczas program proponuje zapis nowego pliku w bazie. Przy zapisie dokumentu pojawi się okno:

Jeśli użytkownik wybierze opcję:

  • Zapisz załącznik jako nową wersję pliku – program zapisze edytowany plik w postaci przed edycją, natomiast dokument ze zmianami wprowadzi jako nowy załącznik.
  • Zapisz zmiany w tym samym pliku  – program zapisze zmiany w edytowanym pliku, bez tworzenia kolejnej wersji,
  • Anuluj zmiany – program nie zapisze zmian wprowadzonych w załączniku,

Zapis dokumentu jako nowej wersji spowoduje, że w tabeli Archiwum plików pojawią się dwie pozycje o identycznej nazwie. Różnić będą się tylko numerem wersji (każda nowa wersja ma nadawany kolejny numer):

Możliwość edycji istnieje tylko dla załącznika o najwyższym numerze wersji. Wszystkie wcześniejsze wersje ze statusem archiwalny są podglądane tylko w trybie do odczytu. Przy próbie odczytu pliku zapisanego w IBARD sprawdzane są uprawnienia użytkownika nadane w IBARD. Jeśli użytkownik zalogowany na IBARD w momencie odczytu nie ma odpowiednich uprawnień w programie  wyświetla się komunikat: Brak dostępu do zasobu.

Uwaga
 W przypadku usunięcia pliku o najwyższej wersji, jeśli pozostaną tylko dokumenty archiwalne to użytkownik straci możliwość edycji takiego pliku.

Uwaga
Konta na IBARD mogą przechowywać określoną ilość wersji dokumentu. Jeśli chcesz korzystać z wersjonowania plików w przypadku zapisu na IBARD upewnij się, czy masz ustawione odpowiednie opcja dla swojego konta IBARD.

Usuwanie powiązanych plików na IBARD

Podczas usuwania plików zapisanych na IBARD pojawia się komunikat Czy chcesz usunąć podświetlony rekord?, dotyczy on usunięcia informacji z bazy Comarch ERP Optima. Jeśli Operator wybierze TAK, wówczas dokument zostanie usunięty z bazy, a następnie pojawi się drugi komunikat: Wybrany do usunięcia plik jest składowany w usłudze IBARD. Czy usunąć też plik na IBARD? Odpowiedź TAK spowoduje usunięcie pliku z konta IBARD.

Podobnie w przypadku usuwania dokumentu z poziomu listy w Bibliotece dokumentów. Jeśli dokument ma powiązanie z plikiem na IBARD, wówczas przy próbie wykonania takiej operacji pojawi się ostrzeżenie:

Usuwany(e) dokument(y) zawierają powiązania do plików w usłudze IBARD.

Czy usunąć też powiązane pliki na IBARD?

Jeżeli usuwany jest plik główny, do którego istnieją pliki archiwalne, wówczas oprócz pliku głównego usunięte zostaną wszystkie pliki archiwalne powiązane z kasowanym plikiem głównym. Natomiast, ze względu na sposób obsługi wersji plików w IBARD, jeśli usuwany jest plik archiwalny, wówczas powiązany z nim plik z IBARD nie zostaje usunięty.



Udostępnianie plików dla usługi OCR

Dla operatorów, którzy w konfiguracji mają zaznaczony parametr Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR, na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików widoczna jest kolumna Udostępnij dla usługi OCR. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach, dla których wskazano Typ: Wspólny.

W kolumnie Udostępnij dla usługi OCR można zaznaczyć parametr udostępnienia , który jest widoczny tylko dla plików obsługiwanych przez obsługę OCR (obecnie są to pliki o rozszerzeniu *.pdf, *.jpg, *.jpeg, *.png oraz *.tiff). Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla funkcji OCR, uruchamianej z poziomu Rejestru VAT oraz z poziomu listy Faktur Zakupu w menu Handel.

Zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR możliwe jest również z poziomu listy dokumentów OBD. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybranym dokumencie firmowym OBD, dla operatora posiadającego uprawnienia do udostępniania plików dla usługi OCR widoczna będzie opcja Udostępnij dla OCR. Wywołanie tej funkcji spowoduje udostępnienie wszystkich plików obsługiwanych przez tą usługę, widocznych w sekcji Archiwum plików na formularzach wskazanych dokumentów OBD.

Udostępnione pliki będą widoczne po uruchomieniu funkcji OCR/ Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów, dostępnej z poziomu Rejestrów VAT oraz z poziomu listy Faktur Zakupu w menu Handel. Jeżeli dla danego katalogu w Obiegu Dokumentów jest założony dla operatora zakaz na podgląd, wówczas pliki powiązane z tym katalogiem nie będą widoczne na liście.

Informacje na temat działania usługi OCR znajdują się w artykule Usługa Comarch OCR

Udostępnianie dokumentów z Comarch BI Point dla usługi OCR

Za pośrednictwem modułu Obieg Dokumentów możliwe jest wczytywanie dokumentów z platformy Comarch BI Point w celu przetwarzania ich w usłudze OCR. Wybór opcji Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów, dostępnej pod przyciskiem OCR w Rejestrze VAT, powoduje pobranie dokumentów z Comarch BI Point i zapisanie ich w Obiegu Dokumentów, a następnie wyświetlenie listy plików zapisanych w Obiegu Dokumentów. Konfiguracja funkcji została szczegółowo opisana w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima [/version]



Lista urządzeń

Lista urządzeń jest dostępna w menu Handel/ Urządzenia.

Lista urządzeń

Lista zbudowana jest z następujących kolumn:

  • Kod – kod urządzenia,
  • Nazwa – nazwa urządzenia,
  • Kontrahent – pełna nazwa Kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia,
  • Odbiorca – pełna nazwa Odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia,
  • Rodzaj – kod rodzaju wskazanego na formularzu urządzenia.

Ponadto korzystając z opcji Wybór kolumn (dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn) można wyświetlić na liście kolumny odpowiadające wybranym atrybutom urządzenia.

Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj  , Filtruj na bieżąco  , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr  . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.

Listę urządzeń serwisowych można przeszukiwać korzystając z sekcji Dla kontrahenta uwzględniającego pola Kontrahent i Odbiorca: 

  • Zaznaczenie parametru Kontrahent skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Kontrahenta przypisanego do urządzenia.
  • Zaznaczenie parametru Odbiorca skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Odbiorcy przypisanego do urządzenia.

Listę urządzeń można również filtrować wykorzystując pole Cennik. Przykładowo wybór w polu Cennik karty towarowej Drukarki spowoduje, że na liście wyświetlone będą tylko te urządzenia, które są powiązane z kartą cennikową Drukarki.

W dolnej części okna dostępne są przyciski szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:

 – Dodaj,

 – Zmień,

 – Usuń

oraz przyciski:

 – Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla zaznaczonego na liście urządzenia. Do pola Kod wzorca i Nazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje na temat Zleceń cyklicznych zamieszczono w artykule Zlecenia cykliczne.

 – Dodaj nowe zlecenie serwisowe – po wybraniu funkcji dla zaznaczonego na liście urządzenia zostanie wygenerowane nowe Zlecenie serwisowe. Na powstałe zlecenie przeniesione zostaną dane Urządzenia wraz z atrybutami oraz Kontrahent i Odbiorca przypisany do urządzenia. Szczegółowe informacje na temat Zleceń serwisowych zamieszczono w artykule Zlecenia serwisowe. 

Z poziomu listy istnieje możliwość eksportu i importu urządzeń oraz ich rodzajów za pośrednictwem arkusza MS Excel.

Eksport
Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno, na którym należy wskazać lokalizację (dysk lokalny lub IBARD) i nazwę pliku. Plik będzie się składał z czterech arkuszy i zostaną do niego przeniesione następujące dane:

  • Urządzenia – kod i nazwa urządzenia, kod kontrahenta i odbiorcy, rodzaj urządzenia, powiązany towar, opis, informacja o fakturowaniu czynności i części,
  • Atrybuty urządzeń – kod urządzenia, kod i wartość atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy,
  • Rodzaje – kod i nazwa rodzaju urządzenia,
  • Atrybuty rodzajów – kod rodzaju, kod atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy.

Import

Pod przyciskiem  dostępny jest Z arkusza MS Excel importowane są analogiczne dane, jak w przypadku eksportu, przy czym należy pamiętać, że podczas importu do urządzeń i ich rodzajów dopisywane są wyłącznie atrybuty istniejące w bazie. Import nie powoduje dodania nowych atrybutów towaru oraz nowych wartości atrybutów (dla atrybutu typu lista) do programu.

Jeżeli do rodzaju urządzenia są przypisane atrybuty i rodzaj ten został powiązany w arkuszu z urządzeniem, podczas importu urządzenia do programu zostaną do niego dodane również atrybuty rodzaju.