Na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki znajduje się również przycisk  pozwalający na pobranie numeru paczki.

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola:

Dokument – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki (domyślnie podpowiada się schemat numeracji wybrany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro – zakładka [Szablon spedycji]),

Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,

Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokumencie. Adres ten jest drukowany na liście przewozowym jako dane Nadawcy, w sytuacji kiedy na zleceniu jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Dla zleceń nadawanych w POP bądź w Paczkomacie na liście przewozowym jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo można wskazać osobę kontaktową będącą odbiorcą paczki. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta (formularz kontrahenta/ zakładka [Dodatkowe]/ Przedstawiciele). Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres e-mail i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki.

Na etykiecie paczki w sekcji Odbiorca drukowany jest adres e-mail i telefon wskazany na zleceniu w sekcji Odbiorca.

Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z formularza Odbiorcy zlecenia.

Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów

• Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.

• A (8 x 38 x 64 cm),
• B (19 x 38 x 64 cm),
• C (41 x 38 x 64 cm) – dla opcji Kurier24 dostępny jest wyłącznie rozmiar C.

Sprzedawca Allegro – identyfikator sprzedawcy Allegro. Dla zamówień Allegro realizowanych z wykorzystaniem Comarch e-Sklep, ID sprzedawcy jest przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki z zaimportowanego zamówienia. Na zleceniu tworzonym ręcznie będzie automatycznie ustawiany Sprzedawca wskazany w konfiguracji jako domyślny (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro).

ID transakcji – dla zamówień Allegro realizowanych z wykorzystaniem Comarch e-Sklep, ID transakcji jest przenoszone na Zlecenie Nadania Przesyłki z zaimportowanego zamówienia. Na zleceniach tworzonych ręcznie, identyfikator transakcji należy uzupełnić samodzielnie.

Na zleceniu można podać:

• Referencje drukowane na liście przewozowym w polu Kod referencyjny. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można ustawić, aby jako referencje program domyślnie podpowiadał Identyfikator transakcji Allegro, numer dokumentu źródłowego, z którego utworzono ZNP bądź Nr powiązanego z tym dokumentem zamówienia (RO).
• Kwotę pobrania – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna pobrania to 5 000,00 PLN.
• Wartość ubezpieczenia przesyłki – w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Wartość maksymalna ubezpieczenia to 20 000 PLN.

Następnie należy wybrać sposób dostarczenia paczki: Paczkomaty24/7/ miniKurier24/ Kurier24. W przypadku odbioru w Paczkomacie, należy podać Paczkomat, do którego ma trafić przesyłka. Można to zrobić poprzez wpisane kodu Paczkomatu bądź poprzez wybór z listy dostępny po naciśnięciu przycisku Paczkomat InPost.

Jako sposób nadania paczki dostępne są trzy opcje:

• Nadam przesyłkę w Paczkomacie – po wybraniu tej opcji należy wskazać Paczkomat nadawczy, z którego zostanie nadana paczka. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro można wskazać preferowany Paczkomat nadawczy, który będzie się podpowiadał domyślnie na zleceniu. Preferowany Paczkomat nadawczy można przypisać do danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wybrać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu Nadania Przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu oddziału.
• Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost – z poziomu listy zleceń na górnej wstążce programu dostępna jest funkcja umożliwiająca zamówienie kuriera po odbiór paczek Zamów kuriera InPost. Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.
• Nadam przesyłkę w POP – przesyłki należy samodzielnie dostarczyć do Punktu Obsługi Przesyłek.

• handlowych i magazynowych (innych niż Przesunięcia międzymagazynowe) agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na dokumencie handlowym/magazynowym, to przy tworzeniu Zlecenia Nadania Przesyłki z zaznaczonych dokumentów sprawdzany jest dodatkowo magazyn. Jeśli magazyny nie są przypisane do adresów oddziałów, to na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki jako adres nadawczy zostanie ustawiony adres domyślny.
• W momencie generowania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów z poziomu dokumentów MM agregowane są dokumenty wystawione na te same magazyny (tj. posiadają ten sam magazyn źródłowy oraz magazyn docelowy). Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki.

• Jeżeli wśród agregowanych dokumentów będą znajdowały się dokumenty wystawione na różne magazyny, to do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki zostaną zagregowane tylko te, które mają oprócz tego samego odbiorcy (danych teleadresowych, osoby kontaktowej) :
  • ten sam magazyn, jeżeli jest on powiązany z adresem nadawczym
  • różne magazyny, jeżeli nie są one powiązane z adresem nadawczym (jako adres odbiorcy brany jest domyślny adres z konfiguracji)
  • różne magazyny – jeden z nich jest powiązany jest z domyślnym adresem oddziału a na drugim dokumencie magazyn nie jest powiązany z żadnym adresem oddziału

• Jeśli na karcie operatora/karcie odbiorcy lub w konfiguracji przesyłek nie będą uzupełnione wymagane dane dla Zlecenia Nadania Przesyłki konkretnego kuriera, to w momencie podniesienia formularza Zlecenia Nadania Przesyłki do edycji wyświetlone zostaną ostrzeżenia przy wymaganych polach.
• Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to jeżeli na dokumentach występują te same pozycje, wagę wyliczamy na podstawie: ilość pozycji x waga i sumowana jest z wagą pozostałych towarów.
• Jeżeli w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) zaznaczymy parametr: Referencje i wybrana zostanie opcja: Nr dokumentu źródłowego w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. Jeżeli wybrana zostanie opcja: Nr powiązanego zamówienia (RO) w pole Referencje zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy kurierów: DHL, DPD, Poczty Polskiej) w polu Informacja o zawartości wybrana zostanie opcja:
  • Ustalona treść – wartość ta, zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nazwa pierwszej pozycji – przenoszona jest nazwa pierwszej pozycji z pierwszego wystawionego dokumentu na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Zawartość.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy Poczty Polskiej) w polu Opis/uwagi dla odbiorcy wybrana zostanie opcja:
  • Ustalona treść – wskazana wartość zostanie przeniesiona z konfiguracji na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Nr dokumentu źródłowego – przeniesione zostaną wszystkie numery dokumentów, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
  • Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostaną przeniesione wszystkie numery dokumentów Rezerwacji Odbiorcy, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Ogólne] w sekcji Dodatkowe pole Uwagi dla odbiorcy.
• Jeżeli w konfiguracji (dotyczy DHL, DPD) zaznaczony jest parametr Dokumenty zwrotne i wybrana opcja Nr dokumentu na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładkę [Paczki i usługi] w pole Dokumenty zwrotne przeniesione zostaną wszystkie numery powiązanych dokumentów.
• Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczony jest parametr Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: przelew i zostaną zaznaczone dokumenty, na których są różne formy płatności, utworzone zostanie jedno Zlecenie Nadania Przesyłki z zaznaczoną opcją Pobranie. Na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie zsumowana wartość brutto wszystkich zaznaczonych dokumentów, dlatego należy zweryfikować ostateczną kwotę pobrania. Jeżeli dla wszystkich zaznaczonych dokumentów forma płatności jest tożsama z ustawioną w konfiguracji, na Zleceniu Nadania Przesyłki zostanie zaznaczona opcja Pobranie.
• Jeżeli w konfiguracji dla parametru Kwota pobrania zaznaczona została opcja:
  •  z dokumentu – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona suma wartości zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości pobrania, to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera).
  • ustalona – w pole z kwotą pobrania zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota pobrania nie może przekroczyć maksymalnej wartości pobrania – maksymalna wartość pobrania jest indywidualna dla każdego kuriera.
• Jeżeli w konfiguracji dla parametru Deklarowana wartość/Ubezpieczenie (dla Poczty Polskiej parametr Wartość ubezpieczenia lub Deklarowana wartość) została zaznaczona opcja:
  • z dokumentu – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia przenoszona jest suma kwot z zaznaczonych dokumentów. W sytuacji gdy zostanie przekroczony maksymalny próg wartości ubezpieczenia to zostanie ustawiona kwota maksymalna (maksymalna wartość ubezpieczenia jest indywidualna dla każdego kuriera).
  • ustalona – w pole z kwotą deklarowanej wartości/ubezpieczenia zostanie przeniesiona kwota, która została określona w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki). Kwota deklarowanej wartości/ubezpieczenia nie może przekroczyć maksymalnej wartości, która jest indywidualna dla każdego kuriera.
• Na zakładce [Dokumenty] formularza Zlecenia Nadania Przesyłki widoczne jest powiązanie z wszystkimi dokumentami, które były zaznaczone przy jego generowaniu. Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki powiązane z danym dokumentem.
• Na dokumentach, z których powstał dokument Zlecenia Nadania Przesyłki po zamówieniu kuriera na zakładce [Kontrahent] widoczne jest powiązanie z listem przewozowym.

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

W ramach współpracy InPost z serwisem Allegro dostępne są następujące metody dostawy:

• Allegro Paczkomaty24/7 InPost,
• Allegro Kurier24 InPost,
• Allegro miniKurier24 InPost.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro należy podać dane dostępowe otrzymane od InPost oraz dane konta Allegro. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.

Zakładka [Ogólne]:

W tabeli Konto Allegro można dodać wiele kont podając ich Login i ID (z serwisu Allegro). Jeśli jedno z kont zostanie wskazane jako domyślne, będzie ono automatycznie ustawiane na tworzonym Zleceniu Nadania Przesyłki.

Poprzez przycisk Paczkomat InPost można wskazać preferowany Paczkomat, z którego chcemy nadawać przesyłki.

Domyślny Paczkomat nadawczy można wskazać również dla danego adresu nadawczego (który Użytkownik może wskazać na zleceniu) – menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Paczkomat z adresu nadawczego.

Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem. Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji – Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.

Zakładka [Szablon spedycji]:

Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu  Start/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania przesyłki.

Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu  Start/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Zakładka [Parametry przesyłki]:

Domyślna przesyłka – w tym miejscu można wskazać rodzaj przesyłki, który będzie się domyślnie podpowiadał na tworzonym Zleceniu nadania paczki. Do wyboru mamy:

• Paczkomaty 24/7,
• miniKurier24,
• Kurier24 – dla tej opcji należy wybrać rozmiar paczki C (41 x 38 x 64 cm).

Domyślna definicja paczki:

• Użytkownik może określić sposób nadania paczki, który będzie się domyślnie ustawiał na tworzonych zleceniach. Do wyboru mamy:
• Nadam paczkę w Paczkomacie,
• Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost,
• Nadam paczkę w POP (Punkcie Obsługi Paczek) – Mapa i wyszukiwarka Paczkomatów i Punktów Obsługi Paczek są dostępne na stronie Znajdź Paczkomat.
• Jako domyślny rozmiar nadawanych paczek ustawiony jest rozmiar A (8 x 38 x 64 cm). Użytkownik może zmienić na B (19 x 38 x 64 cm) / C (41 x 38 x 64 cm).

Z poziomu tworzonych zleceń można zmieniać zarówno sposób nadania, jak i rozmiar paczek.

W sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić co ma być drukowane na etykiecie paczki jako kod referencyjny. Do wyboru mamy:

• Numer dokumentu źródłowego – do którego utworzone Zlecenie Nadania Przesyłki,
• Nr powiązanego zamówienia (RO) – będzie drukowany zarówno, kiedy Zlecenie Nadania Przesyłki jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.
• ID transakcji Allegro.

Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych  zleceń nadania przesyłki :

• Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu tego parametru, na zleceniach nadania przesyłki  (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
• jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na zleceniach nadania przesyłki  będzie ustawione pobranie. Na Zleceniu Nadania Przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
• zostanie ustawione pobranie w sytuacji, kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
• dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na Zlecenia Nadania Przesyłki w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na  zleceniu nadania przesyłki  w oparciu o formę płatności z RO,
• dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na zleceniu nadania przesyłki  nie zostanie zaznaczone.
• Kwota pobrania:
• z dokumentu – wartość na zleceniu nadania przesyłki  zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na  zleceniu nadania przesyłki  na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (maksymalnie można podać 5 000,00 PLN).

• Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na Zlecenie Nadania Przesyłki na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu Nadania Przesyłki (maksymalnie 20 000,00 PLN).

Zakładka [Parametry wydruku]:

InPost udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).

W zależności od wybranego formatu dostępne są następujące rozszerzenia drukowanych plików:

• PDF dla formatu A4,
• PDF, ZPL lub EPL/EPL2 dla formatu A6 (etykieta).

Nadawanie paczek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest lista nadawanych paczek.

Lista zawiera kolumny:

Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia Nadania Paczki, nadany zgodnie ze stosowanym schematem numeracji wybranym w konfiguracji paczek.

Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do InPost.

Status – status dokumentu Zlecenia nadania paczki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.

Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest paczka.

Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy paczki.

Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.

E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.

Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.

Status przesyłki – status przesyłki pobierany z InPost.

Nr listu przewozowego – numer wysłanej przesyłki.

Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.

Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podane na zleceniu.

ID transakcji – identyfikator transakcji z Allegro.

Sprzedawca Allegro – identyfikator sprzedawcy z Allegro.

Sposób nadania – wybrany na zleceniu.

Rodzaj przesyłki – określony na zleceniu (Paczkomaty 24/ miniKurier24, Kurier24).

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według statusu Zlecenia (Wysłane/ Niewysłane/ Wszystkie) oraz statusu przesyłki nadawanego przez InPost.

Dodatkowo na liście paczek, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:

Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń – przycisk ten umożliwia pobranie numerów paczek. Pobierany jest numer listu przewozowego oraz link do śledzenia paczki, w przypadku gdy serwis Inpost nie zwrócił tych numerów od razu przy jej nadawaniu.

Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście, które mają być nadane w Paczkomacie lub POP). Wybranie tej opcji skutkuje zatwierdzeniem zleceń na stałe i ich nadaniem.

 Drukuj protokół odbioru – seryjny wydruk potwierdzenia nadania paczek. Dotyczy zleceń, na których jako sposób nadania wybrano odbiór paczek przez kuriera InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego w lokalizacji wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki.

 Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. LP można wygenerować wyłącznie dla przesyłek opłaconych. . W zależności od ustawień (menu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do pliku zapisywanego we wskazanej w menu System/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki lokalizacji.

Zamawianie kuriera InPost

Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń – , umożliwia zamówienie kuriera po odbiór paczek . Po jej wywołaniu następuje przekierowanie na stronę https://manager.paczkomaty.pl, skąd należy zamówić kuriera po odbiór przesyłek.

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów

Nadanie paczek jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury proforma oraz w przypadku modułów Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego oraz Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania Zlecenia Nadania Przesyłki jest dostępna na górnej wstążce programu . Utworzone w ten sposób Zlecenie Nadania Przesyłki jest  powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostało wygenerowane. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:

• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.

Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.

Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.

Na dokument, z którego utworzono Zlecenie Nadania Przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.

Zamówienia z Allegro przy współpracy z Comarch e-Sklep

Zamówienia złożone na Allegro mogą zostać przesłane do Comarch ERP Optima za pośrednictwem Comarch e-Sklep. W przypadku przekształcenia takiego zamówienia w Comarch ERP Optima do Zlecenia nadania paczki:

• przenoszone jest ID sprzedawcy Allegro i ID transakcji,
• jako Paczkomat Odbiorcy ustawiany jest Paczkomat z RO (wybrany przez Klienta w Allegro).
• ustawiany jest rodzaj paczki wybrany przez kupującego w Allegro (Paczkomaty24/7/ miniKurier24/ Kurier24).

Jeśli w Comarch e-Sklep do zamówienia utworzono już paczkę InPost, po imporcie Rezerwacji Odbiorcy do Comarch ERP Optima, przy próbie utworzenia do niego Zlecenia Nadania Paczki, wyświetlany jest odpowiedni komunikat: Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę? (Tak/ Nie).

Na formularzu ZNP znajduje się również przycisk pozwalający na pobranie numeru paczki.

Dokument – numer dokumentu ZNP (domyślnie podpowiada się schemat numeracji wybrany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Paczkomaty – zakładka [Szablon spedycji]),

Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,

Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokumencie. Adres ten jest drukowany na liście przewozowym jako dane Nadawcy, w sytuacji kiedy na zleceniu jako sposób nadania wybrano Utworzę zlecenie odbioru w Managerze Paczek – przesyłkę odbierze kurier InPost. Dla zleceń nadawanych w POP bądź w Paczkomacie na liście przewozowym jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo można wskazać osobę kontaktową będącą odbiorcą paczki. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta (formularz kontrahenta/ zakładka [Dodatkowe]/ Przedstawiciele). Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres e-mail i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokumencie Zlecenia nadania przesyłki.

Na etykiecie paczki w sekcji Odbiorca drukowany jest adres e-mail i telefon wskazany na zleceniu w sekcji Odbiorca.

Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z formularza Odbiorcy zlecenia.

Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów

• Po zaznaczeniu parametru Przesyłka do oddziału na dokumencie Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Odbiorca pojawi się pole Adres odbiorczy. Domyślnie adres odbiorczy jest nieuzupełniony. Z listy rozwijanej jest możliwość wskazania jednego spośród zdefiniowanych adresów w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów.

• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki, jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na Zlecenie Nadania Przesyłki
• Dla Zleceń Nadania Przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.

Mechanizm podzielonej płatności ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zastąpił on funkcjonujące dotychczas odwrotne obciążenie. Ma być stosowany obligatoryjnie dla faktur o jednorazowej wartości (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekraczającej 15 000 PLN – płatności do takich faktur muszą być dokonywane przelewem oraz wydruk faktury musi posiadać adnotację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W programie Comarch ERP Optima mechanizm podzielonej płatności został zrealizowany zgodnie z poniższym opisem.

Towary podlegające MPP

W oknie pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność.

Należy go zaznaczyć dla wszystkich towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wykaz towarów objętych MPP znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Na liście zasobów i w cenniku poprzez operację seryjną Zmiana parametrów karty można ten parametr seryjnie ustawić dla zaznaczonych towarów:

W arkuszu MS Excel zawierającym wyeksportowany cennik znajduje się kolumna Podzielona płatność, wartość 1 oznacza dla towaru zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (wartość 0 – parametr niezaznaczony). Podczas importu cennika z pliku MS Excel parametr jest ustawiany na dodawanych do bazy towarach zgodnie z informacją zawartą w arkuszu.

Kontrahenci

Kontrahenci, dla których ma być stosowany mechanizm podzielonej płatności powinni mieć określony status jako Krajowy – menu Ogólne/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Status.

Zmianę statusu kontrahenta można wykonać dla podmiotów zaznaczonych na liście poprzez Operacje seryjne/ Zmień status:

Aby sprawdzić na liście kontrahentów obecny status , należy z dodatkowych kolumn dodać do widoku kolumnę Status.

Mechanizm podzielonej płatności na dokumentach

• Zastosowanie podzielonej płatności na fakturze oznacza, że kwota VAT zostanie automatycznie przelana przez bank na specjalny rachunek VAT.
• Dla faktur sprzedaży, faktur proforma, faktur zaliczkowych, faktur zakupu oraz korekt do tych dokumentów, na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność umożliwiający rozliczenie faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.
• Na fakturze widoczna jest informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności:

W łącznej wartości dokumentu podlegającej MPP nie są uwzględniane pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN.

• Faktury, które podlegają mechanizmowi podzielonej płatności muszą mieć zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Płatności do takich dokumentów mają w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz wyodrębnioną kwotę podatku VAT.

• Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany na dokumencie automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
  • na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
  • kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
  • wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
  • przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,

Do czasu zapisania dokumentu na stałe, Użytkownik może ręcznie zmieniać ustawienie parametru MPP.

Jeśli spełnione są powyższe warunki, ale Użytkownik odznaczył parametr MPP na dokumencie, to przy zapisie dokumentu wyświetlana jest informacja: Na dokumencie są towary, które na mocy ustawy o VAT powinny być rozliczone za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).

Po wybraniu Tak parametr MPP – podzielona płatność zostanie zaznaczony.

• Nie ma możliwości seryjnego zatwierdzenia faktur, na których mimo spełnienia warunków obligatoryjnego stosowania MPP, nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność. Takie dokumenty należy zatwierdzać pojedynczo z poziomu otwartego formularza.
• W przypadku, kiedy na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Płatności] jest zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność to po wybraniu tego kontrahenta na dokument, parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie – nie są sprawdzane powyższe warunki.
• Ze względu na to, że należności za faktury, na których zastosowano mechanizm podzielonej płatności powinny być uiszczane na rachunek bankowy, jeśli na dokumencie wybrane są płatności powiązane z rejestrem kasowym bądź o typie gotówka, podczas zapisu dokumentu informujemy Użytkownika, że: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? (Tak/ Nie).
  
  Dodatkowo w polu Razem zawierającym łączną wartość brutto dokumentu, wyświetlane jest ostrzeżenie na ten temat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym.

Z uwagi, że Faktury proforma nie generują płatności, powyższa informacja nie jest wyświetlana na FPF.

• Na wydrukach faktur sprzedaży, faktur proforma, faktur zaliczkowych oraz korekt do tych dokumentów, dla których zastosowano MPP, widoczna jest adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.
• Parametr MPP – podzielona płatność nie jest automatycznie zaznaczany przez program na fakturach wystawianych na podmiot o typie Bank, Pracownik, Wspólnik.

Korekty

• Korekty (ilości/ wartości/ stawki VAT/ kursu waluty). W przypadku korekty zmniejszającej wartość transakcji do poniżej 15 tys. zł brutto, na takiej korekcie zgodnie z przepisami nie będzie zaznaczany automatycznie parametr Mechanizm podzielonej płatności. Jeśli natomiast korekta będzie zwiększać wartość transakcji do powyżej 15 tys. zł brutto (w tym przypadku wartość faktury korygowanej może opiewać na kwotę niższą niż 15 tys. zł, ale zostanie zwiększona korektą), to na korekcie zostanie automatycznie zaznaczony parametr MPP.

Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na korekcie.

• Na korekcie granicznej, z wyjątkiem sytuacji, kiedy kontrahent wskazany na FZKG ma na karcie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, parametr MPP – podzielona płatność jest zawsze domyślnie niezaznaczony.
• Korekta danych – jeżeli faktura sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.

Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.

Faktury zaliczkowe i finalne faktury sprzedaży rozliczające zaliczki

Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie na fakturze zaliczkowej, jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na fakturze proforma do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja z zaznaczonym na kartotece parametrem MPP – podzielona płatność. Na fakturze rozliczającej zaliczki parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli jej wartość przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto i przynajmniej jedna pozycja będzie posiadać na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Jeśli Użytkownik na fakturze proforma odznaczy parametr MPP – podzielona płatność, na powiązanej fakturze zaliczkowej i fakturze rozliczającej zaliczki, parametr ten zostanie automatycznie zaznaczony w sytuacji, kiedy faktura spełnia warunki do obligatoryjnego zastosowania podzielonej płatności.

Dokumenty w walutach obcych

Mechanizmowi podzielonej płatności podlegają wyłącznie faktury wystawione w walucie obcej dla krajowych podmiotów gospodarczych, na których płatność VAT naliczana jest w PLN (na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] musi być zaznaczony parametr VAT w PLN). W tym celu należy zaznaczyć w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.

• Ostrzegaj.
• Nie pozwalaj,
• Pozwalaj.